Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại Phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá Hưng Yên

Nhận thức được yêu cầu quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin, trước những điều kiện thuận lợi đó, thì Sở Tài chính- Vật Giá HưngYên xác định cần thiết phải xây dựng và triển k

Lời mở đầu

Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế do đó cũngkhông tránh khỏi những xu hướng toàn cầu Tin học hoá trong mọi lĩnh vựcđang là mối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặcbiệt là các nước phát triển nh Việt Nam

Hoà chung vào xu thế của thế giới Nhà nước ta đã ban hành các chủtrương chính sách kêu gọi đẩy nhanh đẩy mạnh công nghệ thông tin còng nhtin học vào các ngành nghề, các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội Hơn nữa

để đứng vững trong nền kinh tế thị trường thì hầu hết các doanh nghiệp tưnhân, các doanh nghiệp nhà nước đều cố gắng đưa tin học áp dụng trong cáchoạt động của mình Và sự tin học hóa này cũng khẳng định vai trò của mìnhthông qua những lợi Ých thực tế mà nó mang lại Riêng đối với khối cơ quanĐảng, Nhà nước, các đoàn thể nhân dân thì Bộ bưu chính – Viễn và Bộ Khoahọc – Công nghệ đã trình Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hoá quản lýhành chính nhà nước ( gọi tắt là Đề án 112) Đề án này đã được triển khaiđồng bộ trên khắp 64 tỉnh thành trong cả nước, riêng đối với tỉnh Hưng Yêncông tác triển khai đề án được bắt đầu từ năm 2001, đề án được triển khaitheo các lộ trình từ 2001 đến 2005 và từ 2005 đến 2010 Từ thực tế đó bêncạnh việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực quản lý Nhà nước chuyên ngànhthì ứng dụng tin học trong công tác văn phòng cũng theo xu thế tích hợp vàtin học hoá toàn bộ

Nhận thức được yêu cầu quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin, trước những điều kiện thuận lợi đó, thì Sở Tài chính- Vật Giá HưngYên xác định cần thiết phải xây dựng và triển khai ứng dụng với mục tiêu rõ ràng, giải pháp kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương và kế hoạch triển khai khả thi là một yếu tố đảm bảo cho sự thành công lâu dài của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý Tài chính và đồng thời cũng làm căn cứ bảo đảm hiệu quả vốn đầu tư từ Ngân sách

Dưới sự dẫn dắt tận tình của Cô Nguyễn Thị Thuý và sự giúp đỡ nhiệttình của Anh Nguyễn Thế Trung cùng anh chị em trong phòng em đã lựa

chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại Phòng

Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá Hưng Yên”

Chương I Tổng quan về Sở Tài Chính Vật Giá- Hưng Yên

I Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Sở Tài chính tỉnh Hưng Yên

1.1 Các chức năng nhiệm vô chung

Sở Tài chính tỉnh Hưng Yên là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân tỉnh, có chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước

về tài chính giá và giá cả trong phạm vi nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh

theo quy định của pháp luật và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của

Bộ Tài chính

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Tàichính Hưng Yên được quy định tại Thông tư liên tịch số 115/2003/TTLT-BTC-BNV ngày 28 tháng 11 năm 2003 của liên Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ;Quyết định số 02/2004/QĐ-UB ngày 06 tháng 01 năm 2004 của Uỷ ban nhândân tỉnh Hưng Yên Ngoài ra còn có Thông tư số 109/1999/TT-BTC ngày 11tháng 09 năm 1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn nhiệm vụ, quyền hạn và tổchức bộ máy quản lý Tài chính doanh nghiệp của Sở và Thông tư số138/1999/TT- BTC ngày 26 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài chính hướng dẫnnhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy quản lý Tài chính đầu tư của Sở.Theo các văn bản hướng dẫn ở trên thì tổ chức của Sở có không quá 05 phòngchuyên môn, nghiệp vụ; Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định số lương, tên gọicác phòng ban chuyên môn nghiệp vụ theo đề nghị của Giám đốc Sở Tàichính và Giám đốc Sở Nội vụ Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở do Uỷ ban nhândân tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật Quy định chức năng nhiệm

vụ tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động và mối quan hệ công tác của Sở Tàichính Hưng Yên được quy định rõ tại quyết định số 493 QĐ/TC ngày 01tháng 05 năm 2004 của Giám đốc Sở Tài chính

1.2 Chức năng của Sở Tài chính

1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản triển khai thựchiện chính sách chê độ và pháp luật về lĩnh vực Tài chính trên địabàn tỉnh

2 Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dântỉnh, huyện xây dựng dự toán hàng năm; xây dựng dự toán ngânsách của tỉnh theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh và hướngdẫn của Bộ Tài chính, Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồngnhân dân tỉnh quyết định

3 Lập dự toán thu Ngân sách nhà nước đối với những khoản thu đượcphân cấp quản lý, dự toán chi Ngân sách tỉnh và tổng hợp dự toánNgân sách cấp huyện, phương án phân bổ Ngân sách trình Uỷ bannhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định; Lập dựtoán điều chỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhândân tỉnh quyết định Lập quyết toán thu, chi Ngân sách nhà nướctrình Uỷ ban nhân nhân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh phêchuẩn; Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, quyết toán Ngân sách cấphuyện.

4 Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý tài chính, ngân sách, giá, thựchiện chế độ kế toán của chính quyền cấp huyện, tài chính của liênminh các hợp tác xã các doanh nghiệp nhà nước của tỉnh, các cơquan, các đơn vị sở ban ngành hành chính sự nghiệp của Nhà nướcthuộc cấp tỉnh; Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lýcông tác thu Ngân sách Nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật

5 Thẩm tra quyết toán dự toán các dự án đầu tư do tỉnh quản lý, thẩmđịnh và chịu trách nhiệm quyết toán thu chi Ngân sách huyện; Lậpquyết toán thu chi Ngân sách tỉnh Tổng hợp, báo cáo quyết toán thuchi Ngân sách Nhà nước trên địa bàn tỉnh và quyết toán thu chiNgân sách cấp tỉnh (bao gồm quyết toán thu, chi Ngân sách cấp tỉnh

và quyết toán thu chi Ngân sách cấp huyện) trình Uỷ ban nhân dântỉnh xem xét gửi Bộ Tài chính; Báo cáo bổ sung quyết toán gửi BộTài chính sau khi được Hội đồng nhân dân phê chuẩn Tổ chức thẩmtra quyết toán các dự án đầu tư hoàn thành, trình Uỷ ban nhân dântỉnh phê duyệt theo thẩm quyền Thẩm tra và phê duyệt quyết toáncác dự án đầu tư bằng nguồn vốn sự nghiệp thuộc Ngân sách tỉnhquản lý

6 Quản lý tài sản nhà nước tại các cơ quan Hành chính sự nghiệpthuộc tỉnh theo quy định của Chính phủ và Hướng dẫn của Bộ Tàichính.

7 Quản lý nguồn thu kinh phí được uỷ quyền của cấp trên; quản lý cácdịch vụ tài chính theo quy định của pháp luật

8 Quản lý giá theo quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh; Báo cáo tìnhhình giá cả thị trường trên địa bàn tỉnh; Kiểm tra việc chấp hànhniêm yết giá của các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn

9 Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về Tài chính, Ngân sách và giátheo quy định của pháp luật

10 Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan kiểm tra,thanh tra việc thi hành pháp luật tài chính giúp Uỷ ban nhân dân tỉnhgiải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về tài chính theo quyđịnh của pháp luật

1.3 Bộ máy của sở Tài chính tỉnh Hưng Yên

Về tổ chức và biên chế, Sở Tài chính Hưng Yên có một Giám đốc vàhai Phó giám đốc Giám đốc Sở Tài chính chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạtđộng của Sở Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về lĩnhvực công tác được phân công Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó giám đốc SởTài chính do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo tiêu chuẩnchuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Tài chính quy định và theo các quy định củaNhà nước về quản lý cán bộ

Cơ cấu của Sở Tài chính Hưng Yên gồm:

1 Phòng kế hoạch và Quản lý Ngân sách tỉnh

2 Phòng quản lý Ngân sách huyện xã

3 Phòng Giá - Quản lý công sản

4 Thanh tra Sở

5 Phòng Tài chính doanh nghiệp

6 Phũng Tài chớnh đầu tư.

7 Phũng Tổ chức hành chớnh

Cơ cấu của Sở Tài chớnh tỉnh Hưng Yờn được mụ tả bằng mụ hỡnh

sau đõy:

II Vị trớ, chức năng, nhiờm vụ và quyền hạn của phũng Tổ chức – Hành chớnh

2.1 Vị trớ, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Phũng Tổ chức – Hành chớnh

2.1.1 Vị trớ và chức năng

Giám đốc Sở

Phó giám đốc

Giám đốc TT giá

Phòng tài chính doanh nghiệp

Phòng tổ chức hành chính là tổ chức của Sở Tài chính, có chức năngtham mưu giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức bộ máyhành chính nhà nước và biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở.

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Xây dựng, trình Giám đốc các quy định về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, và cơ cấu tổ chức các đơn vị thuộc Sở Nghiên cứu đề xuất và tổchức thực hiện các đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của Sở

2 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Sở xây dựng các văn bản, đề

án về công tác cán bộ, công chức viên chức trình Giám đốc ban hành vàhướng dẫn tổ chức thực hiện:

a Quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức;

b Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chứccủa Sở

c Đề án về phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chứcđối với cán bộ của Sở

d Các quy chế quản lý công tác tổ chức cán bộ nội bộ, mối quan hệcông tác của các tổ chức thuộc Sở, thẩm quyền và trách nhiệm của ngườiđứng đầu tổ chức thuộc cơ cấu của Sở;

e Hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản sau khi được phê duyệt

3 Thẩm định và trình Giám đốc sở quyết định các vấn đề thuộc thẩmquyền các vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chứcđối với cán bộ, công chức lãnh đạo; thi tuyển, tuyển dụng, tiếp nhận, điềuđộng, phân công công tác, cử đi công tác, học tập, bồi dưỡng trong và ngoàinước, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu… đối với cán bộ, công chứccủa Sở; các quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh công chức, viênchức đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Sở Hướng dẫn và tổchức thực hiện các quyết định sau khi Giám đốc Sở ban hành

4 Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ về công tác xây dựng và pháttriển ngành Tổ chức Nhà nước:

a Xây dựng các quy định về tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của cácTrưởng phòng Tài chính huyện thuộc Uỷ ban nhân dân huyện

b Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm về đào tạo, và bồidưỡng chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về công tác tổ chức nhànước cho đội ngũ cán bộ, công chức của Sở và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở

c Theo dõi tình hình và thống kê số lượng, chất lượng chuyên môn,nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức của ngành

5 Xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt, phân bổ biên chế và tổ chứcthực hiện kế hoạch biên chế, tiền lương hàng năm

6 Tổ chức thực hiện các quy định về nhận xét, tổng hợp đánh giá kếtquả công tác hàng năm của cán bộ, công chức viên chức thuộc Sở theo cácquy định chung của Nhà nước và quy định của cơ quan

7 Tổ chức và phối hợp với các tổ chức thuộc Sở thực hiện các quy địnhcủa Đảng, Nhà nước và quy định của cơ quan về các biện pháp tăng cường kỷcương, kỷ luật, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu và các biểu hiện tiêucực trong cán bộ, công chức viên chức của Sở

8 Tổ chức thực hiện công tác quốc phòng toàn dân của cơ quan theo sựchỉ đạo của Giám đốc Sở

9 Thực hiện công tác văn phòng Ban cán sự Đảng của Sở và Đảng uỷ

cơ quan

10 Tổng hợp nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác tổ chức cán

bộ của Sở, ngành để phục vụ công tác sơ kết, tổng kết của Sở

11 Tổ chức công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cơquan theo quy định của Nhà nước

12 Xây dựng hình thức tổ chức cho hoạt động văn thư trong cơ quan,hình thức tổ chức lưu trữ văn bản một cách khoa học nhằm giữ lại những tàiliệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân

để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ

2.2 Ứng dụng và triển khai CNTT tại phòng Tổ chức – Hành chính

Hiện tại, phòng được trang bị 4 máy tính PIV 1.7/128/40G và được nốimạng với mạng nội bộ của Sở Các chương trình ứng dụng cơ bản của ngànhđược triển khai tại phòng như Kế toán hành chính sự nghiệp, Trao đổi dữ liệuthu chi, bên cạnh đó còn có chương trình Quản lý cán bộ và Quản lý lươngđược cài đặt theo đề án 112 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Các chương trình tuy

đã được triển khai đồng bộ nhưng chưa đầy đủ để bao quát hết các nghiệp vụcủa công tác văn phòng như chương trình quản lý công văn, chương trình lậplịch công tác…Do vậy trong thời gian tới cùng với hướng phát triển cácchương trình ứng dụng trong ngành thì việc tin học hoá công tác văn thư làmột yêu cầu cấp bách thực tế đòi hỏi

III Tổng quan về đề tài nghiên cứu

đã mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý công văn đến nhằm mục đích tinhọc hoá công tác văn thư Các nghiệp vụ văn thư ở đây đều được thực hiệnthủ công: Từ việc nhận công văn, sau phân loại và lưu trữ công văn Côngviệc khó khăn nhất là tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như :Tìm theo nội dung công văn, tìm theo tên công văn …Việc tìm kiếm này mấtrất nhiều thời gian mà không đem lại hiệu quả như mong muốn Bên cạnh đóthì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc côngvăn và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ Để góp phần làm hiện

đại hoá công tác văn thư, với trình độ còn hạn chế của mình em xin đưa ragiải pháp là xây dựng “ Hệ thống thông tin Quản lý công văn đến”.

3.2 Kết cấu của đề tài

Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại

phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá Hưng Yên.”

Đề tài được bố cục gồm có 3 Chương:

Chương I : Tổng quan về Sở Tài Chính – Vật Giá Hưng Yên

Chương này trình bày các vấn đề tổng quát về cơ sở thực tập, tìm hiểu

về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Nêu khái quát về đề tài nghiêncứu và ý nghĩa của đề tài

Chương II : Phương pháp luận nghiên cứu

Chương này trình bày có chọn lọc các vấn đề phương pháp luận cơ bảnlàm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài:

- Tổ chức và thông tin trong tổ chức

- Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

- Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin

- Công cụ mô hình hoá

Chương III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn đến tạiphòng Tổ chức – Hành chính

Chương này sẽ trình bày những kết quả quan trọng nhất của việcnghiên cứu đề tài bao gồm : Qui trình phân tích hệ thống, qui trình thiết kế dữliệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, và kết quả thử nghiệmchương trình

Với nội dung của đề tài được bố cục nh trên em đã hoàn thiện và xâydựng tương đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụđắc lực cho công tác nghiệp vụ văn phòng nhằm đổi mới công tác văn thưtheo xu hướng tin học hoá, hiện đại hoá quản lý

3.3 Mục tiêu chính của đề tài

Chương trình quản lý công văn đến quản lý công văn đến giúp quản lýcác loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả Chương trình quản lý đượctoàn bộ nội dụng văn bản cũng như các qui trinh xử lý văn bản Các loại vănbản được quản lý trong chương trình bao gồm: Công văn, Tờ trình, QuyếtĐịnh …Việc cập nhật thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ giúp giảmthiểu thao tác của nhân viên văn thư

Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản,thông tin về văn bản được chia sẻ linh hoạt cho các thành viên trong đơn vị.Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất, cho phép người sửdụng có thể tra cứu, tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóngtheo nhiều tiêu chí khác nhau

Chương trình cũng đưa ra một hệ thống báo cáo thống kê tình hình xử

lý văn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanhchóng

Em hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ýnghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các phương diện sau đây :

a Tin học hoá hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trường traođổi và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan

b Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành cáchoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn,tài liệu, các văn bản cũng nh qui trình xử lý văn bản của văn thư các

bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị; Trao đổi, lưutrữ, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành củalãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên

c Nâng cao năng suất lao động

d Lưu trữ và tổ chức văn bản khoa học hơn, tạo khả năng khai tháckho dữ liệu dùng chung

e Lãnh đạo có thể theo dõi được tình trạng xử lý công việc và cóthông kịp thời khi ra quyết định.

f Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy

mà tạo được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản, thuận tiệntrong sử dụng

3.4 Ý nghĩa của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã được ứngdụng trong nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi Ých

vô cùng to lớn Đã có rất nhiều quốc gia trên thế giới coi Công nghệ thông tin

là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công cuộc công nghiệp hoá

và hiện đại hoá đất nước, đưa đất nước thoát khỏi tình trạng đói nghèo, lạchậu Chiếc máy tính cá nhân ngày nay không còn xa lạ với con người nữa mà

đã trở nên rất quen thuộc và không thể thiếu được trong bất kỳ một cơ quanhay tổ chức nào Không chỉ xuất hiện ở các công ty, tổ chức mà ngày naychiếc máy tính cá nhân còn xuất hiện ở cả các gia đình và trở nên rất quenthuộc và thân thiết với con người, ngay cả với người già hay trẻ em cũng cóthể sử dụng thành thạo máy tính

Trước đây khi chưa có máy tính và các chương trình phần mềm ứngdụng, mọi hoạt động của con người đều được tiến hành một cách thủ cônggây nhiều sai sót, nhầm lẫn, hiệu quả công việc không cao Ngày nay cùngvới máy tính thì các chương trình phần mềm đã được ứng dụng trong rấtnhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi Ých vô cùng tolớn, tăng năng suất và chất lượng, giảm những chi phí không đáng có

Hiện nay xu hướng chung của các công ty và các tổ chức là ứng dụngtin học hoá vào quá trình sản xuất Với sự trợ giúp của máy tính và cácchương trình phần mềm ứng dụng đã làm giảm sai sót, nhầm lẫn và tăng chấtlượng quản lý của lãnh đạo lên rất nhiều Tuy nhiên, ngày nay kinh tế thế giớinói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang chuyển từ chiều rộng sangchiều sâu nên cơ chế quản lý của nhà nước cũng như hoạt động của các công

ty ngày càng có nhiều thay đổi theo hướng quản lý hiện đại Nhà nước ta đã

có nhiều chính sách để tạo cơ chế pháp lý, giải quyết các thủ tục nhanh gọngiảm thời gian ra quyết định cũng như ban hành văn bản Bên cạnh đó cácdịch vụ công của Nhà nước cũng được cải tiến nhằm phục vụ với thời gianngắn nhất, chính xác theo cơ chế một cửa đối với các thủ tục hành chính.Chính vì vậy các chương trình phần mềm ứng dụng trong các cơ quan luônđược bảo trì, đổi mới để phù hợp để phục vụ tốt hơn trong hoạt động quản lýnhất là một loạt các chương trình nhằm làm hiện đại hoá công tác văn phòng(Edocman) trong đó chương trình quản lý công văn đến là một chương trìnhđiển hình Vì đây là công việc quan trong mỗi cơ quan và trong các tổ chức

3.6 Các phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

3.6.1 Phương pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn;

- Quan sát;

- Nghiên cứu tài liệu

3.6.2 Công cụ để thực hiện đề tài

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Chương II Phương pháp luận cơ bản phát triển hệ thống thông tin quản lý

I Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

1 Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin

1.1 Thông tin

1.1.1 Khái niệm

Thông tin: Được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay

tin nhắn được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào

đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện hiện tượng

Thông tin tồn tại dưới hai hình thức:

- Bằng ngôn ngữ

- Hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện…

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và đưa

ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này cóthể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy Quá trình thu thập thông tin – truyềntin – xử lý tin – lựa chọn quyết định – rồi tiếp tục tiếp nhận tin… là một chutrình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

1.1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tương đối của thông tin

- Tính định hướng của thông tin

- Thời điểm của thông tin

- Tính cục bộ của thông tin

1.1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thôngtin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Thông tin quản lý là thông tin mà có Ýt nhất một cán bộ quản lý cầnhoặc có ý muốn dùng và việc ra quyết định quản lý của mình

Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý

và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyểnđược mô tả trong mô hình sau:

- Thông tin vào

- Thông tin ra

- Thông tin quản lý

- Thông tin phản hồi

Sơ đồ quản lý mét tổ chức dưới giác độ điều khiển học

1.2 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhaucùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằmmục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điềuphối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trongnhững kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho cóthể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được càiđặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các

HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý

§èi t îng qu¶n lýTh«ng tin tõ m«i tr êng Th«ng tin ra m«i tr êng

chương trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi là ngânhàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.

1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra các thông tin giúp conngười trong sản xuất quản lý và ra quyết định là hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở

dữ liệu, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý

và ra quyết định

1.2.3 Mô hình của hệ thống thông tin

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý (Processing) bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage) Mọi

hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Mô hình hệ thống thông tin 1.2.4 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức

Nguån

§Ých

Kho d÷ liÖu

Hệ thống thụng tin trong một tổ chức cú cỏc chức năng nh sau:

 Thu thập (Collection).

 Lưu trữ (Storage).

 Xử lý (Processing).

 Phõn phối (Distribution).

Vị trớ và vai trũ của hệ thống thụng tin quản lý trong một tổ chức được thểhiện qua mụ hỡnh ba cấp do R.N Anthony đưa ra Anthony trỡnh bày tổ chứcnhư là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý cú tờn là lập kế hoạch chiếnlược, kiểm soỏt quản lý chiến thuật và điều hành tỏc nghiệp

Hệ thống thụng tin quản lý cú chức năng chớnh là cung cấp thụng tincho cỏc nhà quản lý cỏc cấp ra quyết định phự hợp với cấp quyết định củamỡnh: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tỏc nghiệp

Và được thể hiện qua thỏp quản lý nh sau:

Hệ quyết định

Hệ thông tin

Hệ tác nghiệp

Thỏp quản lý 1.3 Hệ thống thụng tin trong một tổ chức

Phõn loại theo mục đớch phục vụ của thụng tin đầu ra:

a.Hệ thống thụng tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System)

Hệ thống thụng tin xử lý giao dịch, xử lý cỏc dữ liệu đến từ cỏc từ cỏc

giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khỏch hàng, với cỏc nhà cung cấp,

những người cho vay hoặc với nhõn viờn của họ Cỏc giao dịch sản sinh ra

cỏc tài liệu giao dịch và giấy tờ thể hiện những giao dịch đú Cỏc hệ thống xử

lý cỏc giao dịch cú nhiệm vụ tập hợp tất cả cỏc dữ liệu cho phộp theo dừi cỏc

hoạt động của tổ chức Chỳng trợ giỳp cỏc hoạt động ở mức tỏc nghiệp

b Hệ thống thụng tin quản lý MIS ( Management Information System)

Là những hệ thống quản lý cỏc hoạt động của tổ chức, cỏc hoạt động

này nằm ở mức điều khiển tỏc nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch

chiến lược Chỳng dựa chủ yếu vào cỏc cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi cỏc hệ

xử lý giao dịch cũng nh từ cỏc nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Núi chung tạo ra

cỏc bỏo cỏo cho cỏc nhà quản lý một cỏch định kỳ hoặc theo yờu cầu Cỏc bỏo

cỏo này túm tắt tỡnh hỡnh về một mặt đặc biệt nào đú của tổ chức Chỳng

thường cú tớnh chất so sỏnh, làm tương phản tỡnh hỡnh hiện tại với tỡnh hỡnh

Quyết định chiến l ợc hoặc kế

đã được dự tính trước, tình hình hiện tại với tình hình hiện thời của các doanhnghiệp trong cùng một ngành công nghiệp Vì vậy hệ thống thông tin quản lýphần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ thống xử lý giao dịch do đóchất lượng của thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất lớn vào việc vậnhành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch.

c Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System)

Là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là mộtquy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánhgiá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một

hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người raquyết định xác định rõ tình hình của quyết định cần phải ra Thêm vào đó nócòn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá cấc giảipháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận hoặcnhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánhgiá tình hình

d Hệ thống chuyên gia ES ( Export System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng công cụ tin học những trí thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởimột cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem bởi một lĩnh vực hệthống chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của một lĩnh vực hệ thống trợ giúplao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một kỹthuật trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ baochứa các sự kiện và các quy tắc liên

e Hệ thống thông tin tăng cường khả năng canh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage)

Được sử dụng nh một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một hệthống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc

cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta chỉ nghĩ đơngiản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợgiúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia

2 Quan điểm tiếp cận hệ thống

Quan điểm tiếp cận khi bắt tay vào việc xây dựng một hệ thống thôngtin mới là phải hiểu rõ các cách thức của việc phát triển một hệ thống Pháttriển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế một hệ thống mới, thực hiện tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệthống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra đượcchẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận củamột hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các

mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệthống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới

và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tíchhợp nó vào hoạt động của tổ chức

3 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng làkhoa học công nghệ và thông tin Hệ thống thông tin ngày càng có vai tròquan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chấtlượng của việc ra quyết đÞnh Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệthống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao.Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phânphối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầukhách hàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức và tạo rasức mạnh cạnh tranh

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là: “Cái

gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?” Nhchóng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề quản

lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một

yêu cầu phát triển hệ thống Nhng một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầucủa nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị Cóthể tóm tắt các nguyên nhân đó như sau:

sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với môi trường xung quanh khi môitrường luôn có sự vận động phát triển không ngừng theo các xu thế mới

 Yêu cầu của lãnh đạo

Đây là yêu cầu rất quan trọng và có tính chất quyết định để có thể đi tớiviệc phát triển một hệ thống thông tin mới Người xây dựng hệ thống phảihiểu rất rõ điều này vì đây là yêu cầu mang tính chủ quan của một chủ thểtrong hệ thống mới của mình xây dựng nhưng lại có tính chất quyết định cho

sù ra đời của hệ thống đó Chẳng hạn, chẳng phải là không có những hệ thốngthông tin được phát triển chỉ vì người lãnh đạo muốn mở rộng sự ảnh hưởngquyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thựchiện điều đó

 Yêu cầu của công nghệ

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chứcphải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Chẳng hạn khi xuất hiện các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc tổ chức kinh

tế, tổ chức xã hội, doanh nghiệp phải rà soát lại các hệ thống thông tin của họ

để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệmới này

4 Mục đích xây dùng một hệ thống thông tin

Mục đích cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển một hệ thống thông tin mới phải có mục đích rõ ràng và phù hợp với sựphát triển của tổ chức đó, phù hợp với mục tiêu lâu dài của tổ chức chứ không

vì một mục đích nhất thời có tính chất thời điểm Vì phát triển một hệ thốngphải có tính chiến lược và lâu dài thì mới mang lại hiệu quả khác biệt to lớn

mà lợi Ých thực sự của nó mang lại

5 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Phát triển một hệ thống thông tin là tạo ra cho các thành viên của tổchức những công cụ quản lý tốt nhất trên cơ sở ứng dụng những công nghệhiện đại của Tin học Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận khôngthể thiếu của bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức hiện đại, nó giống nh một

bộ não và hệ thần kinh tốt của một con người

II Phương pháp xây dùng một hệ thống thông tin

2.1 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích chính của việc phát triển mộ hệ thống thông tin là có đượcmột sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, nó phải được hoà hợp vàotrong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giớihạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi mộtphương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không

có phương pháp thì ta có nguy cơ là không đạt được những mục tiêu đinhtrước Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp , vận độngtrong một môi trường rất phức tạp Để làm chủ được sự phức tạp đó đó phântích viên phải có một phương sách tiến hành bài toán một cách bài bản, haynói cách khác là họ phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin một cách

có phương pháp khoa học

Phương pháp được định nghĩa nh một tập hợp các bước và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lýhơn Phương pháp được cập nhật ở đây dựa vào bảy nguyên tắc cơ sở chung

của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin.Bảy nguyên tắc cơ bản đó là:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng cách tiếp cận hệ thống

 Nguyên tắc 2: Sử dụng các mô hình

 Nguyên tắc 3: Đi từ cái chung sang cái riêng

 Nguyên tắc 4: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khiphân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

 Nguyên tắc 5: Luôn tính toán chi phí và hiệu quả

 Nguyên tắc 6: Phát triển dần và lặp lại

 Nguyên tắc 7: Làm việc tập thể

Nguyên tắc tiếp cận hệ thống xuất phát từ sự phức tạp của hệ thốngthông tin Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, môhình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách mô tả về một đối tượng,

ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau

Nguyên tắc đi từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc đơn giảnhoá Thực tế, người ta khẳng định rằng nếu hiểu tốt một hệ thống thì trước hếtphải hiểu các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết Sự cần thiết áp dụngnguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sửdụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệthống bằng khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn rấtnhiều lần bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sanglogic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Việc lựa chọn giảipháp bao giờ cũng phải tính toán chi phí và lợi Ých Công việc phát triểnkhông thể tiến hành một cách tuyến tính, nhiều khi đang ở bước sau phải quay

về bước trước để xử lý lại Việc nhiều đối tượng tham gia phát triển hệ thốngthông tin là điều dễ hiểu bao gồm nhà quản lý, cán bộ chuyên nghiệp thôngtin, lập trình viên…

2.2 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Có nhiều phương pháp phát triển một hệ thống thông tin nh phương

pháp nguyên mẫu ( Prototyping), phương pháp phát triển nhanh (RAD), phương pháp thác nước ( Waterfall) Có thể quy về phương pháp cơ bản bao

gồm có bảy giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn đượcliệt kê kèm theo Sau mỗi giai đoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấmdứt sự phát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dungbáo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sửdụng Phát triển hệ thống thông tin là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả củamột giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiêt phải quay về giai đoạn trước đểtìm cách khác khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trongsuốt quá trình đó là lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ

đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây

là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

2.2.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu quản lý

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng, giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thựchiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nã bao gồm các côngđoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Bản kế hoạch này được lập để đưa ra tiến độ làm việc cho giai đoạn này vànhững công việc cần thực hiện, những tác vụ cần triển khai trong giai đoạnnày

 Làm rõ yêu cầu

Sau khi lập kế hoạch và đưa ra tiến độ thì việc làm rõ các yêu cầu thốngnhất các bước tiến hành của các phân tích viên trong nhãm là rất quan trọng.Các yêu cầu quản lý được giải phẫu và mổ xẻ bằng các tác vụ để đưa ra đánhgiá xác thực nhất, chân thật nhất các yêu cầu cho hệ thống mới xây dựngnhằm thoả mãn các điều kiện là phải thân thiện và đáp ứng mọi đòi hỏi yêucầu quản lý và đưa ra được hướng mở của chương trình

 Đánh giá khả năng thực thi

Đây là công đoạn có vai trò quyết định vì nó dẫn đến các lựa chọn hệchương trình tương lai cùng các đảm bảo tài chính cụ thể như sau:

- Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếuhoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự các điểm quan trọng cần giải quyết

- Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận

- Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định tổng thể cácgiải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm :chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu khuyếtđiểm, chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự

- Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu tráchnhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trởlại từ đầu bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ :không tìm được người chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dù ánquá cao, v.v…

- Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là “Sổđiều kiện thức”

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Hoàn thiện các công đoạn nh trên thì các phân tích viên tổng hợp và đưa ramột báo cáo tổng quát cụ thể nhất về giai đoạn đánh giá yêu cầu

2.2.2 Giai đoạn phân tích hệ thống

Phân tích thiết kế được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của nhữngvấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống vàxác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dungcủa báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triểnmột hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cáccông đoạn sau đây:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Việc lập kế hoạch này để đưa ra tiến độ làm việc cho giai đoạn này vànhững công việc cần thực hiện, những tác vụ cần triển khai trong giai đoạnnày

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Công đoạn này được tiến hành để nghiên cứu sự tác động của môi trườngxung quanh có tác động thông tin nh thế nào đến hệ thống đang tồn tại và tácđộng tới hệ thống mới nh thế nào để phục vụ cho việc xây dựng sơ đồ luồngthông tin cho hệ thông mới

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

Công đoạn này áp dụng theo từng lĩnh vực và theo dự kiến đã xác định ở

kế hoạch

Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý Để tiếnhành giai đoạn này cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức (nghiêncứu hồ sơ, qui trình, v.v…) Làm quen với công việc tại cơ quan liên quan về

hệ thống cũ, từ đó nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để có các

đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế

Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia các lĩnh vực hoặc cácchức năng Việc phân chia lại thực chất có liên quan đến cơ sở hoặc độ phứctạp của lĩnh vực nghiên cứu

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp

Công đoạn này được thực hiện khi phân tích chi tiết các yếu tố có chứcnăng chuẩn đoán ra các yếu tố tác động tới các đề xuất dựa trên kinh nghiệmlàm việc của phân tích viên

 Đánh giá lại tính khả thi

Tính khả thi của một dự án phải được xem xét trên nhiều góc độ khácnhau, bên cạnh việc xem xét trên khía cạnh tài chính của dự án thì dưới góc

độ của việc thiết kế hệ thống thì hệ thống phải đạt được các tiêu chuẩn đặt ra

và sẽ lựa chọn dự án nào có tính khả thi cao nhất để thực hiện hoặc phải xemxét lại các công đoạn trước hay thậm chí còn phải tiến hành lại giai đoạn đánh

giá yêu cầu nếu giai đoạn này đến giai đoạn này mới phát sinh nhiều bất cậpkhông hợp lý

 Thay đổi đề xuất của dự án

Đây là công đoạn xem xét lại phương hướng giải quyết hay phương pháptiến hành dự án, dựa vào tình hình thực tế hay qua các công đoạn tiến hànhphân tích chi tiết thì kiểm tra lại tính hợp lý của giải pháp dư án đưa ra Cóthể thay đổi hoặc bổ sung thêm các yếu tố

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Cuối cùng đây là công đoạn đưa ra một cách tổng quan nhất về việc phântích chi tiết đối với một hệ thống dưới góc độ quản lý và góc độ kỹ thuật

2.2.3 Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn để của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hinh logic của hệthống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra ( nội dung của

Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu( các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các

xử lý hợp thức hóa sẽ phải thực hiện ( các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập

vào ( Inputs) Mô hinh logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và

chuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là công đoạn cực kỳ quan trọng bởi nó quyết địnhchất lượng của một hệ thống thông tin quản lý Thiết kế cơ sở dữ liệu có rấtnhiều cách thiết kế khác nhau nhưng kết quả cuối cùng phải đưa ra một cơ sở

dữ liệu tối ưu cho chương trình đảm bảo tính vẹn toàn của dữ liệu, đảm bảotính mở cao khi chương trình có yêu cầu mở rộng và bao quát toàn bộ đượccác mối quan hệ trong quản lý Công đoạn này xác định các file cho chươngtrình, nội dung mỗi file như thế nào? Cấu trúc ra sao?

 Thiết kế xử lý

Các xử lý của chương trình là tác nghiệp trong quản lý được mô hình hoásau đó dựa vào ngôn ngữ tin học để biểu thị thành các xử lý toán học được thểhiện bằng các ngôn ngữ lập trình.

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

Các luồng dữ liệu vào hệ thống phải được cập nhật theo các phương thứckhác nhau do công đoạn xử lý yêu cầu Các thông tin nào được nhập và khôngđược nhập đều do công đoạn xử lý quy định, và các thông tin nào được lấy vàthông tin nào loại bỏ cũng dựa trên các xử lý

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

Sau khi tài liệu phân tích thiết kế đã tiến hành được một số công đoạnquan trọng thì bước tiếp theo đây là chỉnh sửa tài liệu thiết kế đến mức logic

để xem xét sử dụng ngôn ngữ lập trình nào cho phù hợp nhất và đạt hiệu quảcao nhất

 Hợp thức hoá mô hình logic

Dùa theo các chuẩn khác nhau tiến hành hợp thức hoá mô hình logic saocho tài liệu thiết kế là một tài liệu chuẩn dùng để trình bày một cách tổng quátnhất cho người sử dụng chọn lựa cũng như hiểu biết căn bản về hệ thống đangđược xây dựng

2.2.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về phương tiện để thực hiện hệ thốngnày Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hìnhlogic Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thốngnhưng chưa phải là mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dànghơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiếtnhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơncác mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi

phí và lợi Ých (hữu hình và vô hình ) cả mỗi phương án và phải có nhữngkhuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng

và một buổi buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọnlấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọngcác ràng buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất cácphương án giải pháp:

 Xác đinh các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

Hệ thống mới được xây dựng phải dựa trên các ràng buộc tin học của tổchức, của cơ quan mà hệ thống đó được cài đặt Nó phải phù hợp và có khảnăng tương thích cao, bên cạnh đó thì ràng buộc về quản lý trong tổ chứccũng là một ràng buộc mà hệ thống cần phải tuân thủ

 Xây dựng các phương án của giải pháp

Theo những xác định về ràng buộc tin học và ràng buộc trong quản lý thìcác phân tích viên xây dựng ra các phương án cho giải pháp tích hợp hệ thống

đó

 Đánh giá các phương án của giải pháp

Sau khi xây dựng được một số giải pháp cho các đề xuất thì tiến hành đánhgiá các mức độ của các giải pháp đó theo các khía cạnh tài chính, kỹ thuật, cảtài chính và kỹ thuật

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giảipháp

Lập ra báo cáo và chuẩn bị trình bày toàn bộ các công đoạn đã làm của giai đoạnnày và đưa ra một số giải pháp có tính khả thi cao

2.2.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tàiliệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện

kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ

công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạnchính của thiết kế vật lý ngoài là:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Đây là tài liệu đưa ra các bước cần thực hiện cho việc thiết kế vật lý ngoàicho hệ thống bao gồm các thiết bị, các sơ đồ triển khai v.v…

 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra )

Các giao diện vào ra của chương trình cần phải được thiết kế sao cho thânthiện với người dùng và dựa trên các phân tích yêu cầu sao cho hợp lý vừa đạtđược hiệu quả lại mang tính thẩm mỹ và mang tính chuyên nghiệp cao

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

Các công đoạn trong nghiệp vụ mà hệ thống giải quyết được cần phải cónhững quy trình cụ thể khi thao tác với chức năng này của hệ thống Thiết kếcách thức tương tác với phần tin học hoá nhằm mục đích đưa ra mét quy trìnhcho người dùng phải tuân thủ khi muốn thao tác với chương trình song cũng

để thấy được mức độ xử lý của chương trình

 Thiết kế các thủ tục thủ công

Không phải bất cứ công việc nào mà cũng được thực hiện hoàn toàn bằngmáy tính Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực hiện thủcông và máy tính (ví dụ: thu thập các thông tin về khách hàng…)

 Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Khi đã hoàn thiện các công đoạn của giai đoạn này thì cần đưa ra được haitài liệu đó là tài liệu đặc tả bao hàm các đặc trưng kỹ thuật của hệ thống và tàiliệu và tài liệu mô tả phần thủ công và phần tin học hoá cho người sử dụng

2.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiệm kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hướng dẫn sửdụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính củaviệc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là nh sau:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.

Trong tay đã có các báo cáo cụ thể của các công đoạn trước thì việc quantrọng bây giờ là chương trình Việc lập kế hoạch chi tiết cho việc này có mụcđích không những đảm bảo tiến độ xây dựng của hệ thống mà còn đưa ra cácphương án thực hiện kỹ thuật một cách tối ưu sao cho sản phẩm đầu ra làchương trình có chất lượng cao nhất

 Thử nghiệm hệ thống

Công đoạn này là thử nghiệm hệ thống trong một môi trường tương tự nhmôi trường thật, và xem xét tính ổn định của hệ thống Ghi lại những lỗi màchương trình gặp phải để kịp thời sửa chữa Và đưa ra phiên bản của sảnphẩm, quản lý sản phẩm

 Chuẩn bị tài liệu

Các tài liệu sau giai đoạn lập trình gồm các tài liệu thiết kế module chi tiết,tài liệu mô tả chức năng của hệ thống, tài liệu hướng dẫn cài đặt, bản mô tảthành phần sản phẩm, bộ chương trình, bộ công cụ cài đặt, yêu cầu thay đổithiết kế nếu cần

2.2.7 Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển đổi này được thực hiện vớinhững va chạm Ýt nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạnnày bao gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch cài đặt

Kế hoạch cài đặt được lập ra để tiến hành thao tác với hệ thống mới, việclập kế hoạch này là cần thiết bởi đây là việc cần được tiến hành theo quy trình

cụ thể

 Chuyển đổi

Một hệ thống mới bao giê khi triển khai cũng phải có bước chuyển đổi để

hệ thống mới thâm nhập dần và hiệu quả mang lại cao hơn

 Khai thác và bảo trì

Đây là vấn đề được tiến hành ngay sau khi hệ thống được cài đặt Nókhông chỉ mang ý nghĩa là bảo trì phần cứng mà còn tiến hành sửa đổi cácnghiệp vụ của người sử dụng sao cho phù hợp với hệ thống mới và cập nhậtcác nghiệp vụ mới để tiện cho việc nâng cấp phiên bản chương trình của hệthống

 Đánh giá

Sau toàn bộ quá trình từ phân tích yêu cầu, thiết kế, thiết kế giải pháp, lậptrình và cài đặt triển khai bảo trì hệ thống thì cũng có những đánh giá kháchquan và chủ quan về hệ thống mới được xây dựng

Cần phải lưu ý rằng kết qủa của quá trình phân tích thiết kế bao gồm hai phầnlớn: hệ thống thông tin và tài liệu hệ thống

III phân tích hệ thống thông tin quản lý

Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyếttrình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định

sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong trường hợp thuận lợi thìgiai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành

Không cần phải nói nhiều về tầm quan trọng của giai đoạn này, JamesMckeen đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng một nhận định: “Những người có thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất cácràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất,cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phântích chi tiết và thiết kế logic”

Mục đích chính của giai đoạn phân tích là đưa ra được chuẩn đoán về

hệ thống đang tồn tại – nghĩa là phải xác định được những vấn đề chính cũng

nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu hoạt động của

hệ thống mới và đề xuất được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mụctiêu trên Để làm điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môitrường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệthống

3.1 Các phương pháp thu thập thông tin

3.1.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắclực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấncho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu Phỏngvấn thường được thực hiện theo các bước sau:

 ChuÈn bị phỏng vấn

 Tiến hành phỏng vấn

 Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu kỹ càng tỉ mỉ về nhiềukhía cạnh của tổ chức Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ,hiện tại và tương lai của tổ chức

3.1.2 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên mộtphạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên giấyphải rõ ràng, cùng kiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

3.1.3 Quan sát

Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp đểthu được những thông tin theo yêu cầu

3.2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhng có mối quan hệchặt chẽ với nhau Việc thay đổi phần tử này sẽ kéo theo sù thay đổi của cácphần tử khác dẫn tới sự thay đổi của toàn bộ hệ thống Chẳng hạn, đối với hệ

thống thông tin việc thay đổi phần cứng kéo theo những thay đổi về chươngtrình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiệnđại hoá lại toàn bộ ứng dụng Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết

kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra phươngthức tiếp cận hệ thống theo từng mức Đó cũng chính là nội dung của phương

pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE (Metlidole pour Rassambler les

Ideés Sans Effort – Các phương pháp để tập hợp các ý tưởng không cần cốgắng), là phương pháp phân tích có nguồn gốc từ nước Pháp Theo phươngpháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra bayếu tố:

 Xử lý (Treatment)

 Dữ liệu (Data)

 Truyền tin (Communication)

Và bốn mức tiếp cận:

- Khái niệm (Conceptural)

Ở mức này hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc kháiquát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận(Ai?) vị trí (ở đâu?) và thời điểm (bao giờ?) Mức này tương đương với việcxác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó làcái gì?

Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêuràng buộc của hệ thống

- Tổ chức (Organization)

Mức này thể hiện các mục tiêu đã được khái niệm hoá ở mức khái niệmlên mức tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức

Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đưa

ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tượng trong hệ thống, cố gắng tìm racách tổ chức tốt nhất

- Logic ( Logic)

Mức này đề cập tới những công cụ tin học mà người sử dụng sẽ dùngtrong xử lý nh: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE,EXCEL bảng tính điện tử …).

- Mô hình khái niệm truyền tin (MCC) có các chức năng:

1 Phân rã lĩnh vực nhiệm vụ thành các chức năng nhiệm vụ

2 Mô tả quan hệ giữa các chức năng nhiệm vụ và sự trao đổi thông tingiữa chúng với các đối tượng bên ngoài

- Mô hình khái niệm xử lý ( MCT): ở mô hình này, một lĩnh vực,

một quy trình, một chức năng ( thao tác) sẽ được mô tả và mỗithao tác này được xem như một phép biến đổi thông tin Nóichung, mét thao tác có thể có điều kiện khởi động là các sự kiệnhoặc thông báo mà khi xuất hiện chúng thì thao tác được thựchiện

- Mô hình khái niệm dữ liệu (MCD): Mô hình này chỉ mô tả những

khái niệm dữ liệu thông qua ngôn ngữ, thực thể quan hệ, cùngvới thuộc tính của các thực thể và các quan hệ giữa các thực thể

- Mô hình tổ chức truyền tin (MOC): Có nhiệm vụ mô tả một lĩnh

vực, nhiệm vụ, đơn vị, tổ chức: Mô tả các vị trí làm việc luânchuyển thông tin trong tổ chức

- Mô hình tổ chức xử lý(MOT): Mô hình xử lý ở mức tổ chức, có

nhiệm vụ thể hiện quá trình làm việc, trong đó nhấn mạnh tínhtuần tự của các thao tác và nêu rõ những ràng buộc về thời điểmbắt đầu xử lý hay truyền thông tin

- Mô hình tổ chức dữ liệu (MOD): Mô tả dữ liệu cần ghi nhí trong

từng đặc điểm và vị trí thực hiện

- Mô hình truyền tin logic (MLC): Có nhiệm vụ xác định sự trao

đổi giữa người với người, giữa người với máy tính cũng nhưgiữa các phần mềm với nhau

- Mô hình xử lý logic (MLT): Mô tả các công cụ tin học.

- Mô hình dữ liệu logic (MLD): Dùng để chuyển mô hình dữ liệu ở

mức tổ chức sang dạng quen thuộc cho các chuyên gia tin học

- Mô hình truyền tin vật lý (MPC).

- Xây dựng mô hình dữ liệu logic

- Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý

- Hợp thức hoá

IV Các vấn đề về thiết kế hệ thống thông tin

4.1 Mục đích của giai đoạn thiết kế logic

Mục đích của thiết kế logic xác định một cách chi tiết và chính xácnhững cái gì mà hệ thống mới cần phải làm để đạt được những mục tiêu đãđược thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn luôn tuân thủ nhữngràng buộc về môi trường Sản phẩm đưa ra của giai đoạn này là mô hình hệthống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram), các sơ đồcấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu vàcác phích logic của từng từ điÓn hệ thống Mô hình này phải được người sửdụng xem xét và thông qua để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt nhu cầu củahọ

Xây dựng mô hình logic của hệ thống mới là một quá trình tương đốiphức tạp, cần có một sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống thông tin đang nghiêncứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệthống mức logic và cần am hiểu tinh tế các khái niệm cơ bản của cơ sở dữliệu Cần phải có một phương pháp thực hiện các công việc thiết kế logic mộtcách cấu trúc.

Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệthống thông tin mới Cách tiếp cận nh vậy đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết

và chỉ có những dữ liệu đó được nhập vào và lưu trữ hệ thống

Phương pháp sẽ thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theotrật tự sau: thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào ra Với mỗinhiệm vụ trên cần phải phân bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá môhình logic

4.2 Các công cụ thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Trong thực tế các hệ thống thông tin thường rất phức tạp, do đó tồn tạimột số các công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tàiliệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information FlowDiagram), sơ đồ luồng dữ liệu (DSD: Data Flow Diagram), và từ điển hệthống (SD: System Dictionary)

4.2.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin nh sau:

 Xử lý

4.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồluồng thông tin nh góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các kho lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quantâm tới nơi hay thời điểm xử lý dữ liệu và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý

Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Sơ đồ DFD dùng các ký pháp cơ bản là: Thực thể, tiến trình, kho dữliệu và dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý Kho dữ liệu

Các mức của DFD có các mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1 …Tuỳ theo các trường hợp khác nhau và tuỳ vào tính chất khác nhau của hệthống mà cần phải phân rã các mức DFD khác nhau

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả saocho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật

phân rã ( Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rãthành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 …

4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý

4.3.1 Các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu

Tªn ngêi/ bé phËn

ph¸t/ nhËn tin

Tªn tiÕn tr×nh xö

Tªn dßng d÷ liÖu

Để hiểu về cơ sở dữ liệu trước hết ta cần tìm hiểu về một số khái niệm

có liên quan đến vấn đề này:

Trước khi có máy tính điện tử thì người ta vẫn phải thu thập lưu trữ, xử

lý, phân tích và cập nhật thường xuyên dữ liệu Các dữ liệu này thường đượclưu trữ trên giấy hay phương tiện nhớ khác nh băng đĩa từ, đĩa cứng, thậm chí

là trên trí óc của những cá nhân làm công tác này Công việc này thường tốnkém cả về người và thời gian xử lý, đồng thời kết quả xử lý thông tin thường

là không cao và thiếu chính xác, quy trình xử lý phức tạp, rườm rà, khả năngtìm kiếm thông tin hạn chế nếu lượng thông tin lưu trữ là lớn và đương nhiênkết quả thường không cao Khi có máy tính điện tử người ta đã dùng các hệquản trị cơ sở dữ liệu để lưu trữ, bảo quản, cập nhật, xử lý và tìm kiếm từ một

cơ sở dữ liệu hay tập hợp từ cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu liên quan đến một số khái niệm nh sau:

Thực thể (Entity) là một đối tượng nào đó mà người ta muốn quản lý

thông tin liên quan đến nó, thực thể có thể là người, sự vật hiện tượng haymột khái niệm nào đó, chẳng hạn thực thể cán bộ, thực thể sinh viên, thực thểphòng ban

Mỗi thực thể thông tin liên quan mà ta cần lưu trữ gọi là các thuộc tính

(Attribute), các thuộc tính là các yếu tố dữ liệu tách biệt mà không thể chianhỏ được nữa, ví dụ nh thực thể cán bộ có các thuộc tính nh Mã cán bộ, họtên, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, số điện thoại, email…

Bảng (Table): Dùng để chứa thông tin liên quan đến một chủ thể:

Mỗi bảng có các dòng (Row) hay còn gọi là một bản ghi (Record) Mỗi bản

ghi lưu trữ các thông tin đầy đủ về một cá thể (Instance) tức là một biểu hiện

cụ thể, riêng biệt của thực thể

Mỗi bảng còn có các cột (Column) hay còn gọi là các trường (Field),

các cột ghi lại một thuộc tính của tất cả các cá thể trong thực thể

Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên

quan với nhau Tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau gọi là hệ quản