Phát triển và quản lý trang email nội bộ cho công ty xây dựng 319

Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thứccủa đầu vào và của đầu ra, phương tiện để tha

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin phát triển với tốc độchóng mặt Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinh tế, kỹthuật đang ngày càng mở rộng và phát triển Công nghệ thông tin đang ngàycàng trở thành một phần tất yếu trong cuộc sống của con người Công nghệthông tin đang là một trong những mũi nhọn được ưu tiên hàng đầu để đưa đấtnước phát triển sánh ngang cùng với các nước trong khu vực và trên toàn thếgiới

Công nghệ thông tin đã thay đổi toàn bộ thói quen, hoạt động và lốisống của con người Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ, truyền tin bằng cácphương pháp thủ công truyền thống mang tính chất lạc hậu, chậm chạp Giờđây, công nghệ thông tin đã đi vào mọi ngõ nghách của cuộc sống con người.Một trong những ứng dụng to lớn của công nghệ thông tin là mạng internethay cụ thể hơn là thư điện tử Thư điện tử xuất hiện đã thay đổi toàn bộ cáchthức truyền và gửi tin truyền thống, từ việc viêt tin và chuyền tin truyền thốngvới thời gian chuyền tin lâu và tốn kém, nay chỉ bằng một cú kick chuột làtoàn bộ thông tin cần gửi sẽ ngay lập tức đến được tay người nhận với thờigian cực nhanh và chi phí cực nhỏ, hầu như không đáng kể

Trong kinh doanh thì một trong những yếu tố giúp kinh doanh thànhcông là thông tin Thông tin đóng góp một vai trò rát lớn trong doanh nghiệp.Thông tin có nhanh nhạy, chính xác, kịp thời thì việc điều hành, quản lý và raquyết đinh mới chính xác, có hiệu quả Ngược lại, thông tin thiếu chính xác,lỗi thời thì sẽ dẫn đến việc điều hành, quản lý va ra quyết định sẽ thiếu chínhxác, kịp thời, gây ra năng xuât thấp Một công ty có thể chỉ vì một thông tinthiếu chính xác mà có thể dẫn đến phá sản, làm ăn thua lỗ, ngược lại chỉ với

một thông tin chính xác, kịp thời có thể giúp công ty thu được rất nhiều lợinhuận Do vậy, thông tin trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.

Công ty xây dựng 319 - Bộ Quốc Phòng là một doanh nghiệp nên cũngkhông nằm ngoài quy luật đó Việc trao đổi thông tin trong công ty đóng mộtvai trò vô cùng quan trọng Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban trongcông ty, các xí nghiệp, các nhân viên trong công ty diễn ra thường xuyên hàngngày hàng giờ Việc trao đổi thông tin trong công ty theo cách truyền thống làbằng giấy tờ văn bản, cách này vừa tốn kém về tiền bạc và thời gian Việcứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho quá trình trao đổi thông tin giữacác bộ phận, nhân viên nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm được rấtnhiều thời gian và tiền bạc

Xuất phát từ những đặc điểm thực tế và nhu cầu muốn tin học hoá hệ

thống thông tin trong công ty mà em chọn đề tài: “ Phát triển và quản lý trang email nội bộ cho công ty xây dựng 319 ” để làm đề tài cho chuyên đề

tốt nghiệp của mình

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập này gồm có 3 chương:

Chương I: Trình bày tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài phát

triển và quản lý trang email nội bộ cho công ty xây dựng 319

Chương này giới thiệu những nét khái quát nhất về Công ty xây dựng

319 cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và lý do chọn đề tài

Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông

tin quản lý

Trong chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận cơ bảnlàm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý trang

email nội bộ cho công ty xây dựng 319.

Chương này trình bày việc phân tích chi tiết về quy trình phân tích hệthống, các mô hình BDF, mô hình DFD, quá trình chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế

dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, kết quả thử nghiệmtrương trình, in ra một số giao diện, màn hình tiêu biểu

Ngoài ra còn có danh mục tài liệu tham khảo liệt kê các tài liệu đã sửdụng

Sau một thời gian dài học tập tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân,đây là sản phẩm đầu tay của em nên không tránh khỏi những sai xót, do vậy

em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến phê bình giúp đỡ của thầy cô, bạn

bè để đề tài em hoàn thiện hơn và có ý nghĩa thực tế cao hơn

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc các thầy, cô giáo đặc biệt là các thầy

cô giáo trong Khoa tin học kinh tế, các thầy cô là người truyền dạy cho emnhững kiến thức chuyên ngành trong suốt thời gian dài em học tập và nghiêncứu dưới mái trường đại học kinh tế quốc dân Trong thời gian học tập tạiđây, em đã được các thầy cô trang bị cho rất nhiều kiến thức bổ ích và cầnthiết Để hoàn thành chuyên đề này có sự đóng góp rất lớn của các thầy côtrong khoa tin học kinh tế đã hướng dẫn chỉ bảo em trong suốt thời gian qua.Đặc biệt, Em xin chân thành cám ơn sâu sắc thầy Trần Công Uẩn đã trực tiếphướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập cũng như hoàn thành chuyên đềthực tập này

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty xây dựng 319 và toàn

bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là thiếu tá Phạm Đức Vinh đã tạohướng dẫn và tạo điều kiện tốt cho em hoàn thành đề tài này

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ

THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI “PHÁT TRIỂN VÀ QUẢN LÝ TRANG EMAIL NỘI BỘ CHO CÔNG TY XÂY DỰNG 319”

I Giới thiệu tổng quan về công ty xây dựng 319

1 Giới thiệu chung về công ty xây dựng 319

 Tên công ty: Công ty xây dựng 319

Tên giao dịch nước ngoài: Construction Company 319

Địa chỉ trụ sở chính: Ngõ 145/154 - Phường Ngọc Lâm - Quận Long Biên –

Hà Nội

Email: quocphong319@hn.vnn.vn

Điện thoại: (04) 8272533/ 8271747; (84-69) 554025

Fax: (04) 8731458

 Tư cách pháp nhân của công ty 319

Công ty 319 là doanh nghiệp nhà nước thuộc Quân khu 3 quản lý, đượcthành lập theo thông báo số 1119/ĐMDN ngày 13 tháng 3 năm 1996 của vănphòng Chính Phủ và Quyết định số 564/QĐQP ngày 22 tháng 4 năm 1995 của

bộ trưởng Bộ Quốc Phòng

Công ty 319 có đăng ký kinh doanh số: 110749 do Uỷ ban Kế HoạchThành phố Hà Nội cấp ngày 27 thánh 6 năm 1996

 Các ngành nghề kinh doanh của công ty (Theo quyết định 564/QĐQD)

- Thi công xây lắp các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi,thuỷ điện, đường dây, trạm điện,các công trình ngầm, nhà máy nước;

- Tư vấn khảo sát thiết kế các công trình xây dựng, giao thông thuỷ lợi;

- Đầu tư phát triển hạ tầng và kinh doanh nhà

- Lắp đặt thiết bị dây chuyền công nghệ;

- Sản xuất nước uống có cồn và không có cồn;

- Khảo sát, dò tìm, xử lý bom mìn, vật nổ;

- Khai thác, sản xuất kinh doanh khoáng sản, đất sét, cao lanh, vật liệu xây dựng, xi măng, gạch ngói và đại lý xăng dầu;

- Vận tải đường thuỷ, đường bộ;

- Nhập khẩu các loại vật tư, thiết bị, máy móc và phương tiện vận tải phục vụ xây dựng

Công nghệ chủ yếu đang áp dụng tại Doanh nghiệp:

* Ứng dụng 28 tiến bộ khoa học kỹ thuật và khoa học công nghệ;

* Trang bị mới máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại:

- 150 xe ôtô các loại;

- 189 đầu thiết bị thi công;

- 06 trạm trộn bê tông nhựa ASPHALT và trạm trộn bê tông xi măng;

- 01 dây chuyền sản xuất gạch 24 triệu viên/năm;

- 01 dây chuyền sản xuất xi măng 35.000 tấn /năm;

- 06 dây chuyền sản xuất đá với tổng công suất 183m3/h

Công ty Xây dựng 319 là doanh nghiệp xếp hạng I, được thành lập ngày 07/3/1979 Năm 2002, Công ty được Chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt Nam phong tặng danh hiệu “Anh hùng lao động” trong thời kỳ đổi mới Hiện nay Công ty Xây dựng 319 có 12 đơn vị thành viên:

- Xí nghiệp 7 có trụ sở tại quận Kiến An - Hải Phòng;

- Xí nghiệp 359 có trụ sở tại quận Kiến An - Hải Phòng;

- Xí nghiệp 9 có trụ sở tại quận Long Biên - Hà Nội;

- Xí nghiệp 487 có trụ sở tại TP Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh;

- Xí nghiệp 11 có trụ sở tại quận Long Biên - Hà Nội;

- Xí nghiệp xây lắp và dạy nghề

- Xí nghiệp 19 có trụ sở tại TP Thái Bình - tỉnh Thái Bình;

- Nhà máy xi măng Vạn Chánh có trụ sở tại huyện Kinh Môn - tỉnh Hải

Dương;

- Xí nghiệp 29 có trụ sở tại Thanh Xuân - Hà Nội;

- Trung tâm xử lý bom mìn & Phát triển hạ tầng có trụ sở tại quận Long Biên

- Hà Nội;

- Xí nghiệp 296 có trụ sở tại thị xã Hà Đông - tỉnh Hà Tây;

- Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở tại quận 10 - TP Hồ Chí Minh

Với thiết bị máy móc được đầu tư, trang bị đồng bộ, Công ty Xây dựng

319 đủ khả năng thi công các dự án lớn thuộc các chuyên ngành: giao thông, xây dựng, thuỷ lợi, thuỷ điện và kinh doanh vận tải; thiết kế và tư vấn xây dựng các công trình xây dựng, giao thông thuỷ lợi, rà phá bom mìn, vật nổ; khắc phục vật cản trên cạn và dưới nước

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty xây dựng 319

Cơ cấu tổ chức của công ty xây dựng 319 bao gồm Giám đốc công ty,phó giám đốc, các phòng ban như phòng chính trj, phòng tài chính, phòng kếhoạch, phòng hậu cần, phòng vật tư, phòng tổ chức nhân sự, ban kiểm toán

Bộ máy quản lý Công ty

2.Chế độ làm việc của công ty xây dựng 319

Giám đốc công ty là người chỉ huy cao nhất của công ty, là người quản

lý chính các mặt hoạt động của toàn công ty

Giám đốc công ty giao trách nhiệm cho các Phó Giám đốc, để chỉ đạocác phòng ban nghiệp vụ và theo dõi chỉ đạo các đơn vị thành viên Trong cáctrường hợp cần thiết Giám đốc Công ty chỉ đạo trực tiếp các phòng bannghiệp vụ, các đơn vị thành viên không phải thông qua các Phó Giám đốc phụtrách

Giám đốc công ty

Chủ nhiệm Chính trịTrưởng phòng

Giám đốcĐơn vị thành viên

Đội trưởng, quản đốc

Phân xưởng phụ thuộc

Phó giám đốc đơn vị thành viên

Trưởng ban nghiệp vụTrưởng ban tài chính

Đội trưởng, Quản đốc PX

Giám đốc Công ty chụi trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn Giám đốc cácđơn vị trực thuộc, là cấp trên trực tiếp của các đơn vị trường hợp có các ýkiến khác nhau giữa Giám đốc các đơn vị trực thuộc với các Phó Giám đốcđược phân công theo dõi, các phòng chức năng Công ty thì quyết địn cuốicùng là quyết định của Giám đốc công ty.

Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, chụi tráchnhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã được phân công phụ trách.Trường hợp phải giải quyết các vấn đề trong sản xuất kinh doanh và xây dựngđơn vị vượt quá lĩnh vực và quyền hạn chuyên môn của mình Phó giám đốcchủ động đề xuất, bàn bạc với Giám đốc Công ty Trường hợp có ý kiến khácnhau thì Giám đốc công ty là người quyết định cuối cùng

Theo chức năng nhiệm vụ được phân công trong quy định này, phógiám đốc Công ty khi triển khai cac hướng dẫn chỉ thị của cấp trên có liênquan đến việc huy động nhân lực, tài chính, xe máy, thời gian, phải chủđộng đề xuất, bàn bạc với Giám đốc Công ty Trường hợp có ý kiến khácnhau thì Giám đốc công ty là người quyết định cuối cùng

Phó Giám đốc công ty Căn cứ nhiệm vụ và quyền hạn đã được quyđịnh các Phòng, Ban chụi trách nhiệm về những biện pháp đề xuất thuộcchuyên môn của mình đối với Công ty và các đơn vị trực thuộc

Quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ Công ty đối với các đơn vị trựcthuộc là quan hệ hướng dẫn thực hiện trong phạm vi chức năng nhiệm vụ củaphòng, ban, đồng thời phòng, ban là đơn vị đơn vị được giám đốc công ty uỷnhiệm kiểm tra đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện và hoàn thành các chỉtiêu sản xuất kinh doanh và xây dựng đơn vị theo kế hoạch hàng năm

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu có các ý kiến khác nhau giữacác phòng ban nghiệp vụ công ty với giám đốc các đơn vị thành viên thìTrưởng Phòng, Ban có trách nhiệm báo cáo với phó giám đốc phụ trách Nếuvượt qua quyền hạn giải quyết thì Phó Giám Đốc bàn bạc với Giám đốc công

Ngoài các nhiệm vụ được phân công theo chức năng, các phòng, ban,nghiệp vụ công ty có trách nhiệm phối hợp nghiên cứu, tham mưu đề xuất cácbiện pháp giải quyết các công trình chung cho Giám đốc, Phó giám đốc công

ty, tạo thành sức mạnh truyền thống trong chỉ huy, chỉ đạo các đơn vị

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu

1 Tên đề tài

Phát triển và quản lý trang email nội bộ cho công ty xây dựng 319

2 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và lý do chọn đề tài.

Một trong những nhân tố thúc đẩy cho xã hội chúng ta phát triển chođến ngày nay chính là ngôn ngữ Nó giúp chúng ta khác biệt với tất cả cácđộng vật khác trên trái đất này Ngôn ngữ chính là một trong những yếu tốkhông thể thiếu trong xã hội của chúng ta Việc giao tiếp thông qua ngôn ngữchính là việc chúng ta trao đổi thông tin với nhau Xã hội càng phát triển thìnhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng Chúng ta xem phim, thời sự, đihọc, đọc chuyện, nghe nhạc đều là chúng ta đang trao đổi thông tin vớinhau Tất cả mọi thứ xung quanh chúng ta đều bao hàm một lượng thông tinnhất định

Việc trao đổi thông tin diễn ra hàng ngày, hàng giờ, nó diễn ra trên tất

cả mọi nơi trên thế giới, nó có thể là ở trong phòng học, trong hội nghị, ngoàiđường phố hay bất cứ một nơi nào trong thế giới Trao đổi thông tin đã trởthành một nhu cầu thông thể thiếu của con người

Với một công ty lớn như công ty xây dựng 319 thì nhu cầu trao đổithông tin lại càng trở nên thiết yếu hơn Việc trao đổi thông tin trong công ty

sẽ giúp cho công ty hoạt động có hiểu quả hơn, hoạt động của toàn bộ các bộphận công ty thống nhất hơn tạo nên hiệu quả cao hơn Việc trao đổi thông tintrong toàn công ty giúp cho các nhân viên nắm rõ tình hình của công ty hơn

và ngược lại giúp cho ban lãnh đạo công ty hiểu rõ hơn về tình hình hoạt độngcủa công ty cũng như tình hình của nhân viên hơn Nó sẽ tạo một mối quan hệ

gần gũi thân thiết giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên và ngườiquản lý, giữa nhân viên và nhân viên

Tuy nhiên việc trao đổi thông tin trong công ty hoàn toàn theo cáchtruyền thống là trên giấy tờ văn bản hoặc trao đổi trực tiếp Khi một thông báonào đó muốn đền với toàn công ty thì trươc tiên nó phải được in ra thànhnhiều bản sau đó được gửi đến từng phòng ban, đồng thời được dán trên bảngthông báo chung Việc bảo quản và lưu trữ thông tin cũng được diễn ra hoàntoàn theo cách truyền thống đó là được lưu trữ vào trong tệp hồ sơ rồi mangcất đi, khi nào cần thì lại lục ra tìm lại Theo cách này thì sẽ rất tốn kém vềmặt thời gian và tiền bạc Thông tin nhiều khi không đến đúng lúc với ngườinhận Đặc biệt là khi tìm kiếm lại một thông tin nào đó sẽ mất rất nhiều thờigian và gặp nhiều khó khăn Đặc biệt việc trao đổi thông tin giữa các nhânviên trong công ty cũng gặp nhiều khó khăn theo phương pháp trên Khimuốn trao đổi với một nhân viên khác thì phải gọi điện, đến tận nơi hoặc hẹngặp trước tại một chỗ có định, vừa mất thời gian và tiền bạc vừa làm giảmnăng xuất lao động đồng thời có thể làm trì trệ công việc nếu thông tin đó liênquan đến công việc hiện thời

Do vậy cần thiết phải xây dựng một hệ thống và quản lý email nội bộ

để có thể trao đổi thông tin dễ dàng trong công ty, vừa tận dụng được thiết bị

vi tính sẵn có trong công ty vừa tiết kiệm được thời gian và tiền bạc Đồngthời làm tăng hiệu quả tìm kiếm thông tin trong công ty Nó cũng giúp chothông tin đến với nhân viên nhanh nhất và có thông tin phản hồi nhanh vàhiệu quả nhất

Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài xâydựng và quản lý trang mail nội bộ là đề tài mang tính thiết thực và có thể triểnkhai trên thực tế Vì vậy, áp dụng những kiến thức đã được học và qua nghiêncứu tiếp thu em quyết định chọn đề tài “Phát triển và quản lý trang email nội

bộ cho công ty xây dựng 319”

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH

VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

1 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin một tập các ràng buộc gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bịtin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy

từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả sử lý (Outputs) được chuyển đến cácđích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Strorage)

Như hình minh hoạ trên, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộphận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Đầu vào của hệ thống: đó là các loại chứng từ: phiếu xuất kho, phiếuxuât kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho

Thu thập

(Input) (Processing)Xử lý

Kho dữ liệu (Storage)

Phân phát (Output) Nguồn

(Source) (Destination)Đích

Nguồn của hệ thống: Bên trong là bộ phận kho, bên ngoài là kháchhàng (bên mua hàng ) và nhà cung cấp( bên khách hàng).

Kết quả xử lý của hệ thống: là các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuấttồn được gửi đến đích là các bộ phận có yêu cầu hoặc được cập nhật vàokho dữ liệu

Đích của hệ thống là các bộ phận có yêu cầu đó là bộ phận kế toánphòng kinh doanh, khách hàng

Kho là nơi lưu trữ dữ liệu Dữ liệu về hàng hoá sẽ được thu thập trongsuốt quá trình từ khi nhập kho, xuất kho, được xử lý bởi hệ thống và các kho

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước, đưa ra kết quả chuyển kết quả tới đích hoặctới các kho dữ liệu

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức hay được dùng.Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin làm cơ sở để phân loại

 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin được phân biệt với nhau trươc hết bởi loại hoạtđộng mà chúng trợ giúp Có 5 loại hệ thống thông tin được phân ra theo cáchnày: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tintrợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnhtranh

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem)

HTTT xử lý giao dịch là một HTTT nghiệp vụ Nó phục vụ cho hoạtđộng của tổ chức ở mức vận hành Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịchhàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức Có thể kể ra các hệthống loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theodõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp,cho mượn sách và tài liệu trong mộtthư viện

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lược Nó trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch,kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên

cơ sở các quy trình thủ tục cho trước

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ thống trợ giúp ra quyết định là những hệ thống được thiết kế vớimục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Nó được sử dụng ởmức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hànhcác phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra nhữngquyết định có quy trình (bán cầu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biếttrước (không có cấu trúc)

Hệ thống chuyên gia ES( Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trítuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thứccủa một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia là một hệtrợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinh nghiệmcủa các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn cso thể trang bị các thiết bịcảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau Hệ có thể xử lý vàdựa vào các quy luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữu ích và thiếtthực

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem for Competition Advantage)

Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sửdụng là người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp vàmột cũng có thể là một tổ chức khác của từng ngành công nghiệp (trong khi

ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ tổ chức) Hệ thống

tăng cường khả năng cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiếnlược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược)

 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.Theo cách phân chia này có ba loại HTTT là: HTTT chiến lược, HTTT chiếnthuật và HTTT tác nghiệp

3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theoquan điểm của người mô tả Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùngmột hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lýtrong

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các sử lý

và những thông tin và hệ thống sản sinh Mô hình này trả lời cho câu hỏi “cáigì” và “để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng

Mô hình vật lý ngoài: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thốngtuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹthuật Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thứccủa đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống

Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thốngtuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹthuật Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc làkết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng,

và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổnđịnh khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là haybiến đổi nhất

II Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đangtồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tíchmột hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa rađược chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm mục xác định các bộphận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xâydựng các mô hinh lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thựchiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệthống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới

và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tíchhợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Sư hoạtđộng tồi tệ của HTTT, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ

là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển HTTT

Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiếtcủa một dự án phát triển hệ thống thông tin mới Những luật mới Chính Phủmới ban hành, các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có mộttác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đápứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổchức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình Khi các hệquản trị cơ sở dữ liệu ra đờì nhiều tổ chức phải rà soái lại các HTTT của mình

để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệmới này Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng là nguyênnhân dẫn đến việc phát triển một HTTT

“Hệ thông thông tin quản lý email nội bộ” được tin học hóa do nhu cầu

về trao đổi thông tin trong công ty là vô cùng lớn và bức thiết Việc trao đổithông tin trong công ty xây dựng 319 đang rất tốn kém cả về thời gian và tiềnbạc Mặt khác các phòng ban trong công ty đều được trang bị máy tính và nốimạng LAN, do vậy yêu cầu mới về trao đổi thông tin trong công ty thông quaemail nội bộ là vô cùng đúng đắn và cấp thiết Nó sẽ giải quyết những khókhăn trong việc trao đổi thông tin liên lạc của công ty và giảm bớt chi phí cầnthiết

2 Phương pháp phát triển HTTT

Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong cáchoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tàichính và thời gian định trước Một HTTT là một đối tượng phức tạp, vậnđộng trong một môi trường cũng rất phức tạp Có ba nguyên tắc cơ sở chung

đề phát triển HTTT Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Một HTTT bao gồm ba mô hình: mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài

và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng một mô tả về một đối tượng chúng ta

đã thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau

Nguyên tăc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giảnhoá Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khixem xét chi tiết, Sư cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân

tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng các ứng dụng nguyêntắc đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế.Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại Nguồn dữ liệuchính là những người sử dụng Các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cungcấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý email nội bộ được xây dựng dựa trên sự kếthợp của cả ba nguyên tắc trên nhưng chủ yếu vẫn là nguyên tắc chuyển từ môhình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hìnhvật lý khi cân thiết

3 Các giai đoạn phát triển HTTT

Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ muốn xây dựng không thể tuỳtiện làm mà phải tuân theo những giai đoạn nhất định – giai đoạn phân tíchthiết kế

3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặcđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và tính hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống

3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuân lợi về yêucầu Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống

nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó Xácđịnh những đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác địnhmục tiêu mà HTTT mới phải đạt được.

3.3 Giai đoạn thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của mộtHTTT Cho phép loại bỏ được vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgic của hệ thống mới

sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra(nội dung của Outputs),nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý vàhợp thức hoá sẽ phải thực hiện( các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào(các Inputs) Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y

3.4 Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm KHi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viênphải xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗimột phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưngchưa phải là một mô tả chi tiết

3.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Sau khi chọn được phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiếnhành Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có đó là: một tài liệubao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹthuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cảnhững giao diện với những phần tin học hoá

3.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá củaHTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chụi trách nhiệm về giai đoạnnày phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như các tài liệu mô tả hệ thống

3.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những

va chạm ít nhất cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận

4 Phân tích hệ thống thông tin

4.1 Các phương pháp thu thập thông tin

 Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhấtdùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu đượcnhững xử lý theo các khác với mô tả trong tài liệu

 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ và kỹ về nhiều khía cạnh của tổ chức như:lịch sử hình thành và phát triền của công ty,tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn

và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nộidung và hình dạng của các thông tin vào/ra

 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trênmột phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra

 Quan sát

Việc quan sát sẽ giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện trêntài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai Quan sát sẽ cókhi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống thường ngày

Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích chitiết “Hệ thống thông tin quản lý email nội bộ “ chủ yếu là nghiên cứu tài liệu,quan sát và phỏng vấn

4.2 Mã hoá dữ liệu

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đổi tượngcần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thốngthông tin kế toán

Xây dựng HTTT rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu Việc mã hoá dữ liệumang lại những lợi ích sau đây:

- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đổi tượng nhanh hơn

- Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý

- Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặctính cho đối tượng

 Các phương pháp mã hoá cơ bản

Một hệ thống mã gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp

lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm

- Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắctạo dãy nhất định

- Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mãhóa liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tínhcủa đối tượng để xây dựng

- Phương pháp mã hóa theo seri: Phương pháp chính này là sử dụng mộttập hợp theo dãy gọi là seri Seri được coi như là một giấy phép theo

mã quy đinh

- Phương pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơngiản Người ta phân cấp đổi tượng tử trên xuống, và mã số được xâydựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phái bên phải để thểhiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn

- Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thànhnhiều trường hợp Mỗi trường hợp tương ứng với một đặc tính, nhữngliên hệ có thể cso giữa những tập hợp con khác nhau với đổi tượngđược gán mã

4.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

 Sơ đồ luồng thông tin IFD( Information Flow Control)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trũtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

 Các ký pháp của sơ đồ luông thông tin

- Xử lý

- Kho lưu trữ dữ liệu

- Dòng thông tin

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồngthông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đò chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, cac nguồn và đích nhưng không hề quantâm tơi nơi, thời điểm và đối tượng chụi trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ

mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

 Ký pháp dùng cho sơ đồ DFD

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thựcthể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tài liệu

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất từ đâu, đích đến của nó là bộphận nào hoặc cá nhân nào.

Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiếntrình, một chức năng Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thôngtin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp

Tiến trình xử lý: Được hiểu là các quá trình biến đổi thông tin, từ thôngtin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo rathông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệthống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phận khác

Kho dữ liệu: dùng để thể hiện các thông tin cần lưu trũ Dươi dạng vật

lý các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệpthông tin trên đĩa

 Các mức của DFD

Khách hàng

Bản sao đơn đặt hàng

Quản lý nhập kho

Phiếu xuât kho

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dungchính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả saocho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống.

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuậtphân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã rathành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

“Hệ thống thông tin quản lý email nội bộ” sử dụng cả hai công cụ sơ đồ luồngthông tin (IFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) để mô hình hoá hệ thống này

5 Thiết kế cơ sở dữ liệu

5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống làphương pháp cổ điển và cơ bản nhất của việc thiết kế CSDL

Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin ra:

Bước1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từngđầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi làcác thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (R) là những thuộc tính có thể nhận nhiềugiá trị dữ liệu

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán

ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ đề lại các thuộc tính

cơ sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính lặp không có ý nghĩa trongquản lý

 Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sách không được phépchứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách cácthuộc tính đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độquản lý

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

 Thực hiện chuyển hoá mức 2 (2.NF)

- Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc và mộtphần của khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộctính phụ thuộc hàm vào bộ phận cảu khoá thành một danh sách conmới

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách khoá mới Đặt cho danhsách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộctính trong danh sách

 Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hóa 3.NF quy định rằng: trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc đẩu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụthuộc hàm với thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải táchchúng ra vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan

hệ Y với X

- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

 Mô tả các tệp

Một danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3.NF sẽ là một tệp

cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngũ của cơ sở dữ liệu về tệp Têntệp viếc chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tínhkhoá có gạch chân

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều dnahsách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tạiriêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thìphải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợptất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó.

Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.Xác định mội liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên haichiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó

5.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá

 Khái niệm cơ bản

Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng đểbiểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà tamuốn lưu trữ thông tin về chúng Thực thể được bỉểu diễn bằng một hình chữnhật có ghi tên thực thể bên trong Ví dụ:

Liên kết (association): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lậpvới các thực thể khác Có sự liên kết qua lại giữa các thực thể với nhau Cũng

có thể gọi là cso quan hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết được dùng đểtrình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tịa giữa các thực thể Ví dụ:

Số mức độ của liên kết:

Nhà cung cấp

Những cặp số lượng: Một - Một, Một - Nhiều, Nhiều - Nhiều được gọi

là số mức độ của liên kết

1@1 - Liên kết loại Một - Một

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thựcthể B và ngược lại Ví dụ:

1@N - Liên kết loại Một - Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thựcthể B và mỗi lân xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuấtcủa thực thể A Ví dụ:

N@M - Loại liên kết Nhiều - Nhiều

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuấtcủa thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặcnhiều lần xuất của thực thể A Ví dụ:

 Chiều của một liên kết

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan

hệ đó Có ba loại quan hệ: một chiều, hai chiều và nhiều chiều

Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể đượcquan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết vớinhau

1 1

N 1

M N

Chi tiết

Hàng hoá

N 1

Quan hệ nhiều - nhiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể thamgia.

 Thuộc tính:

Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc mộtquan hệ Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh vàthuộc tính quan hệ

- Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhấtmỗi lần xuất của thực thể Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối vớimọi lần xuất của thực thể

- Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể

- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thểquan hệ

Cơ sở dữ liệu logic của “Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho”được thiết kế từ các thông tin ra, đó là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếuxuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Khi thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin

ra thì không dùng đến bước 4 tức là xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp

và toàn bộ sơ đồ

6 Hệ thống thông tin quản lý email nội bộ

Đối với một doanh nghiệp thì việc trao đổi thông tin là vô cùng quantrọng, nó không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng đếnhiệu quả kinh doanh Thông tin đên chậm một chút có thể làm cho toàn bộ kếhoạch của công ty bị chậm lại Ví dụ như công ty cần đầu tư cho một lĩnh vựcnào đó mà thông tin về tài chính chưa đến thì không thể quyết định được

N 1

Nhà cung cấp

1

Quy trình trao đôi thông tin trong công ty xây dựng 319

Khi muốn gửi thông tin đến một bộ phân nào đó, ví dụ như thông báothì đầu tiên người đưa ra thông báo phải soạn thảo thông báo thành văn bảnsau đó sao ra thành nhiều bản

Các bản đó được gửi đến cho ban thư ký Ban thư ký nhận được cácthông báo này mới lần lượt đến từng phòng ban đưa cho các phòng và dán lênthông báo chung của công ty

Các nhân viên trong công ty muôn biết được nội dung thông báo gì thìphải xem trong phòng hoặc bảng thông báo của công ty

Khi muốn có ý kiến hoặc kiến nghị gì thì lại phải gửi vào hòm thưchung của cơ quan.Sau một thời gian định kỳ thường la một ngày thì hòm thư

đó được mở và gửi đến nơi cần đến

Việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công ty cũng diễn ratương tự Muốn trao đổi thông tin với bất cứ nhân viên nào trong công ty phải

ra gặp trục tiếp hoăc gửi giấy

7 Giới thiệu qua về cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình.

7.1 Cơ sở dữ liệu.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý

cơ sở dữ liệu, tức là những số liệu và tài liệu thu thập được Dữ liệu được coi

là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiêu dùng và có ích choviệc ban hành các quyết định Ngày nay ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữliệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu mộtcách thành công Mối quan tâm hàng đầu của những cán bộ thiết kế hệ thốngthông tin quản lý là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tậptrung dữ liệu trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ chonhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau Ngân hàng dữ liệu là làmthế nào giảm thiểu được sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, tạo điều kiện thuậnlợi nhất cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu Muốn đạt được yêu cầu trên thì

phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với các thành tựu mớinhất của công nghệ thông tin

Những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất hiện nay ở nước ta vàtrên thế giới là Microaccess, Microsoft FoxPro/Visual Foxpro và Oracle.Access là một trong những chưong trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chươngtrình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperationsản xuất

Do sự tiện dụng và phổ dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access mà

em quyết đinh chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu này làm hệ quản trị cơ sở dữ liệucủa chương trình

7.2 Giới thiệu về công nghệ ASP (Active Server Page)

Microsoft Active Server Page (ASP) không hẳn là một ngôn ngữ lậptrình Microsoft gọi nó là môi trường kịch bản trên máy chủ (Server-sideScripting Environment) Môi trường này dùng để tạo và chạy các ứng dụngWeb động, tương tác, có hiệu quả cao, làm nội dung trang Web linh hoạt hơn.Với người dùng khác nhau khi truy cập những trang Web này có thể sẽ nhậnđược kết quả khác nhau Nhờ những đối tượng có sẵn (Built in Object) và khảnăng hỗ trợ các ngôn ngữ lập kịch bản như VBScript và JavaScript, cùng một

số thành phần ActiveX khác kèm theo, ASP cung cấp giao diện lập trìnhmạnh mẽ và dễ dàng trong việc triển khai ứng dụng Web

Những yêu điểm của ASP là so với một số ngôn ngữ lập trình máy chủkhác như CGI, Perl, Python thì ASP dễ học hơn Nếu sử dụng ngôn ngữmặc định VBScript bạn sẽ thấy mã lệnh tương tự như Visual Basic, cho nên

dễ thực hành và mất ít thời gian so với Perl Với ASP, các nhà phát triển ứngdụng web dễ dàng tiếp cận công nghệ này và nhanh chóng tạo ra các sảnphẩm có giá trị Góp phần tạo nên một đội ngũ lập trình Web lớn mạnh Khácvới CGI, các trang ASP không cần phải hợp dịch

Dễ dàng tương thích với các công nghệ Microsoft ASP sử dụng ActiveData Object (ADO) để thao tác với cơ sở dữ liệu hết sức tiện lợi

ASP có tính năng truy cập cơ sở dữ liệu tuyệt vời, nhất là với SQL Server,nên so với CGI (Common Gateway Interface) thì ASP hơn hẳn ở mặt này.

ASP có tính năng mở, cho phép các nhà lập trình xây dựng các thànhphần và đăng ký sử dụng dễ dàng Hay nói cách khác ASP có tính năng COM(Component Object Model)

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ EMAIL NỘI BỘ

CHO CÔNG TY XẤY DỰNG 319

1.Khái quát hệ thống thông tin quản email hiện tại

Hệ thống thông tin quản lý email hiện tại của công ty diễn ra theo thứ

tự ba bước sau đây: viết thư, gửi thư, nhận thư

 Gửi thư:

- Khi nhân viên trong công ty muốn trao đổi thông tin với nhân viên kháctrong cùng công ty hoặc khác xí nghiệp nhưng trong cùng công ty thì

có rất nhiều cách, một là nhân viên đó trực tiếp tiếp xúc với nhân viên

đó, hai là nhân viên đó viết giấy gửi tới cho nhân viên kia Hoặc gọiđiện trực tiếp tới nhân viên đó Cách này rất truyền thống vừa mất thờigian và tiền bạc

- Trong trường hợp nhân viên muốn gửi thư góp ý đến ban lãnh đạo công

ty thì cũng phải qua viêt thư rồi gửi vào hòm thư góp ý Sau đó thì cuốingày sẽ hòm thư sẽ được mở và thư sẽ được chuyển vào cho ban lãnhđạo

- Những thông báo chung muốn gửi tới toàn công ty hoặc các phòng banthì phải được in ra thành nhiều bản sau đó được dán ở những nơi cóbảng thông báo chung của công ty và đồng thời gửi tới những phòngban đó Cách này thường tốn kém và mất công vì phải in ra nhiều bản

- Với những trường hợp nhân viên trong công ty muốn hỏi kinh nghiệmcủa những nhân viên làm việc trước đó để giúp đỡ cho công vịêc hiệntại của mình thì nhân viên đó cũng phải làm theo cách truyền thống đó

là gặp mặt trao đổi trực tiếp, gọi điện thoại hay viết thư hỏi và nhận thưtrả lời

 Gửi thư:

- Khi thư đã được viết thì sẽ được gửi đi tùy theo loại thư Với thư viếtcủa nhân viên với nhân viên trong công ty thì thư sẽ được gửi trực tiếpđến cho nhân viên đó thông qua địa chỉ và tên người nhận trong thư.Trong trường hợp là thư góp ý thì công ty sẽ có những hòm thư góp ýriêng được đặt ở những nơi dễ nhìn thấy Nhân viên chỉ việc bỏ thư góp

ý của mình vào đấy Sau một thời gian nhất định thường là 2 ngày mộtlần vào lúc hết giờ làm vịêc thì hòm thư sẽ được mở ra và gửi lại choban lãnh đạo công ty

- Với thông báo chung thì thông tin sẽ được in ra thành nhiều bản rồi gửitới các phòng ban và tơi toàn công ty Việc này sẽ do một người haymột nhóm người đảm nhiệm

- Với thông báo phòng ban thì sẽ in ra thành nhiều bản và gửi tới cácthành viên trong phòng ban Nếu cần thông báo cho toàn công ty thì gửithông báo này tới các phòng ban trong công ty

 Nhận thư

- Khi có thư gửi đến nó sẽ được chuyển vào tay người nhận là một nhânviên trong công ty Thường thì thời gian gửi và thời gian nhận cáchnhau một ngày do thư gửi trong công ty đến cuối ngày mới mở hòm thư

và gửi đi Thư ngày hôm sau mới đến được tay người nhận

- Với thư phòng ban thì việc nhận thư diễn ra nhanh hơn Sau khi thưđược in xong thì sẽ được gửi ngay lập tức tới cách thành viên trongphòng ban Nếu thư được gửi cho toàn công ty thì cũng chỉ một thời

gian ngắn là toàn bộ nhân viên trong công ty đều biết được thông tinnội dung đó.

- Với thư góp ý thì ngay sau khi mở hòm thư góp ý thì sẽ được chuyểntới ban lãnh đạo ngay Tuy nhiên thư thường được chuyển vào lúc gầnhết giờ làm việc nên thường ban lãnh đạo nhận được vào ngày hôm sau.Tất cả các cách thức trao đổi thông tin trên của công ty hoàn toàn diễn

ra theo cách truyền thống, nó thường có nhược điểm là mất thời gian, làmgiảm năng suất lao động và mất nhiều chi phí cho việc đó

 Đầu vào : Nhập các tiêu đề tìm kiếm như: theo người nhận, theo ngườigửi, theo tiêu đề, theo nội dung, theo ngày gửi, ngày nhận

 Xử lý: Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thư mà thoả mãn các

trường điều kiện

 Đầu ra: Hiển thị tất cả các thư thoả mãn điều kiện tìm kiếm

2.1.2 Viết thư

 Mô tả: cho phép nhân viên có thể viết thư đến các nhân viên khác trongcông ty

 Đầu vào: Nhập tên người nhận, tiêu đề, nội dung

 Xử lý: Thư sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo thành công và hiển thị thư trong thư đã được gửi đi

và hiển thị thư trong thư đến của người nhận

2.1.3 Nhận thư

 Mô tả: Chức năng này cho phép nhân viên có thể nhận được thư củacác nhân viên khác gửi cho

 Đầu vào: Để nhận được thư gửi đến thì nhân viên cần phải đăng nhậpvào hệ thống.

 Xử lý: Thư sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Hiển thị thư trong hộp thư đến của nhân viên

 Xử lý: Thư phòng ban sẽ được xuất ra từ cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông tin thư phòng ban sẽ có trong hộp thư phòng ban

2.1.5 Viết thư phòng ban

 Mô tả: Cho phép nhân viên có thể gửi thư cho toàn phòng ban mình

 Đầu vào: Nhập các trường cần thiết như: tiêu đề, nội dung

 Xử lý: Thư gửi phòng ban sẽ được nhập vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư gửi phòng ban sẽ được gửivào trong hộp thư phòng ban

2.1.6 Nhận thông báo chung

 Mô tả: Cho phép nhân viên có thể nhận được thông báo chung của toàncông ty

 Đầu vào: Đề nhận được thư thông báo chung thì cần phải đăng nhập vàchọn vào mục thông báo chung

 Xử lý: Thông báo chung sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo chung sẽ có trong hộp thư thông báo chung

 Xử lý: Thư góp ý sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu.

 Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư góp ý sẽ được gửi tới bangiám đốc trong mục thư góp ý

2.1.8 Viết thư hỏi đáp

 Mô tả: Khi nhân viên muốn gặp phải vấn đề gì đó về nghiệp vụ màmuốn hỏi ý kiến của ai đó trong công ty thì sẽ viết thư hỏi đáp Thư này

sẽ được gửi trong toàn công ty Hoặc ngược lại muốn trả lời vấn đề củanhân viên nào đó hỏi trong công ty thì cũng có thể viết thư hỏi đáp đểtrả lời

 Đầu vào: Viết thư hỏi đáp thì cần nhập tiêu đề, nội dung muốn hỏi

 Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư hỏi đáp sẽ được gửi đi toàncông ty trong hộp thư hỏi đáp

2.1.9 Nhận thư hỏi đáp

 Mô tả: Cho phép nhân viên có thể nhận được thư hỏi đáp của nhân viênkhác trong công ty đồng thời cũng nhận được thư hồi đáp nếu có

 Đầu vào: Chọn vào mục thư hỏi đáp

 Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lấy từ trong cơ sở dữ liệu ra

 Đầu ra: Thư hỏi đáp sẽ được tìm thấy trong thư mục hộp thư hỏi đáp.2.1.10 Xoá thư

 Mô tả: cho phép xoá những thư không cần thiết trong hòm thư củamình

 Đầu vào: chọn thư cần xoá rồi nhấn nút xóa

 Xử lý: Thư sẽ được xoá khỏi cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: thông báo xoá thành công

2.1.11 Viết và xem ghi chú

 Mô tả: cho phép nhân viên ghi lại những thứ quan trọng và xem khi cầnthiết

 Đầu vào: để viết ghi chú thì chọn mục viết ghi chú sau đó nhập vào tiêu

đề và ghi chú

 Xử lý: Ghi chú sẽ được ghi vào trong cơ sở dữ liệu sau đó lấy ra

 Đầu ra: Hiển thị thông tin ghi chú ghi được

2.1.12 Xem danh sách email nhân viên

 Mô tả: cho phép nhân viên trong công ty biết được hết tên tài khoảnemail của nhân viên khác trong công ty tiện cho việc gửi thư

 Đầu vào: Chọn danh sách user

 Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu danh sách tài khoản email của toàn

bộ nhân viên trong công ty

 Đầu ra: Hiển thị toàn bộ danh sách tên tài khoản email trong công tycùng với thông tin cá nhân và thông tin cơ quan của user đó

2.1.13 Danh sách cơ quan

 Mô tả: cho phép biết cơ cấu và địa chỉ của các thành cơ quan thànhviên trong công ty

 Đầu vào: Chọn danh sách cơ quan trên menu

 Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu ra danh sách các cơ quan trong công

 Đầu vào : Nhập các tiêu đề tìm kiếm như: theo người nhận, theo ngườigửi, theo tiêu đề, theo nội dung, theo ngày gửi, ngày nhận

 Xử lý: Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thư mà thoả mãn các

 Đầu ra: Hiển thị tất cả các thư thoả mãn điều kiện tìm kiếm

2.2.2 Viết thư

 Mô tả: cho phép ban giám đốc có thể viết thư đến các nhân viên kháctrong công ty

 Đầu vào: Nhập tên người nhận, tiêu đề, nội dung

 Xử lý: Thư sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo thành công và hiển thị thư trong thư đã được gửi đi

và hiển thị thư trong thư đến của người nhận

 Xử lý: Thư sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Hiển thị thư trong hộp thư đến của ban giám đốc

 Xử lý: Thư phòng ban sẽ được xuất ra từ cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông tin thư phòng ban sẽ có trong hộp thư phòng ban

2.2.5 Viết thư phòng ban

 Mô tả: Cho phép ban giám đốc có thể gửi thư cho toàn phòng banmình

 Đầu vào: Nhập các trường cần thiết như: tiêu đề, nội dung

 Xử lý: Thư gửi phòng ban sẽ được nhập vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư gửi phòng ban sẽ được gửivào trong hộp thư phòng ban

2.2.6 Nhận thông báo chung

 Mô tả: Cho phép ban giám đốc xem thông báo chung của toàn công ty

 Đầu vào: Đề xem được thư thông báo chung thì cần phải đăng nhập vàchọn vào mục thông báo chung

 Xử lý: Thông báo chung sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo chung sẽ có trong hộp thư thông báo chung

2.2.7 Gửi thông báo chung

 Mô tả: Cho phép ban giám đốc gửi thông báo đến toàn công ty

 Đầu vào: Cần đăng nhập vào với tài khoản ban giám đốc và chọn phầngửi thông báo chung

 Xử lý: Thông báo chung sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo gửi thành công

2.2.8 Nhận góp ý

 Mô tả: Khi nhân viên có gì cần góp ý với ban lãnh đạo công ty thì cóthể viết thư góp ý gửi lên cho ban giám đốc công ty Ban giám đốc sẽnhận thư góp ý này để biết thêm tình hình cụ thể công ty

 Đầu vào: Để nhận góp ý thì ta cần là chọn mục góp ý

 Xử lý: Thư góp ý sẽ được lấy ra từ trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Danh sách các góp ý của nhân viên sẽ được gọi hiện ra

2.2.9 Viết thư hỏi đáp

 Mô tả: Khi ban giám đốc muốn gặp phải vấn đề gì đó về nghiệp vụ màmuốn hỏi ý kiến của ai đó trong công ty thì sẽ viết thư hỏi đáp Thư này

sẽ được gửi trong toàn công ty Hoặc ngược lại muốn trả lời vấn đề củanhân viên nào đó hỏi trong công ty thì cũng có thể viết thư hỏi đáp đểtrả lời

 Đầu vào: Viết thư hỏi đáp thì cần nhập tiêu đề, nội dung muốn hỏi

 Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư hỏi đáp sẽ được gửi đi toàn

2.2.10 Nhận thư hỏi đáp

 Mô tả: Cho phép ban giám đốc có thể nhận được thư hỏi đáp của nhânviên khác trong công ty đồng thời cũng nhận được thư hồi đáp nếu có

 Đầu vào: Chọn vào mục thư hỏi đáp

 Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lấy từ trong cơ sở dữ liệu ra

 Đầu ra: Thư hỏi đáp sẽ được tìm thấy trong thư mục hộp thư hỏi đáp.2.2.11 Xoá thư

 Mô tả: cho phép xoá những thư không cần thiết trong hòm thư củamình

 Đầu vào: chọn thư cần xoá rồi nhấn nút xóa

 Xử lý: Thư sẽ được xoá khỏi cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: thông báo xoá thành công

2.2.12 Viết và xem ghi chú

 Mô tả: cho phép ghi lại những thứ quan trọng và xem khi cần thiết

 Đầu vào: để viết ghi chú thì chọn mục viết ghi chú sau đó nhập vào tiêu

đề và ghi chú

 Xử lý: Ghi chú sẽ được ghi vào trong cơ sở dữ liệu sau đó lấy ra

 Đầu ra: Hiển thị thông tin ghi chú ghi được

2.2.13 Xem danh sách email nhân viên

 Mô tả: cho phép ban giám đốc trong công ty biết được hết tên tài khoảnemail của nhân viên khác trong công ty tiện cho việc gửi thư

 Đầu vào: Chọn danh sách user

 Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu danh sách tài khoản email của toàn

bộ nhân viên trong công ty

 Đầu ra: Hiển thị toàn bộ danh sách tên tài khoản email trong công tycùng với thông tin cá nhân và thông tin cơ quan của user đó

2.2.14 Danh sách cơ quan

 Mô tả: cho phép biết cơ cấu và địa chỉ của các thành cơ quan thànhviên trong công ty

 Đầu vào: Chọn danh sách cơ quan trên menu.

 Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu ra danh sách các cơ quan trong công

 Đầu vào : Nhập các tiêu đề tìm kiếm như: theo người nhận, theo ngườigửi, theo tiêu đề, theo nội dung, theo ngày gửi, ngày nhận

 Xử lý: Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thư mà thoả mãn các

trường điều kiện

 Đầu ra: Hiển thị tất cả các thư thoả mãn điều kiện tìm kiếm

2.3.2 Viết thư

 Mô tả: cho phép viết thư đến các nhân viên khác trong công ty

 Đầu vào: Nhập tên người nhận, tiêu đề, nội dung

 Xử lý: Thư sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Thông báo thành công và hiển thị thư trong thư đã được gửi đi

và hiển thị thư trong thư đến của người nhận

2.3.3 Nhận thư

 Mô tả: Chức năng này cho phép nhận được thư của các nhân viên khácgửi cho

 Đầu vào: Để nhận được thư gửi đến cần phải đăng nhập vào hệ thống

 Xử lý: Thư sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu

 Đầu ra: Hiển thị thư trong hộp thư đến