Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu

Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tinđóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng ngày càng rộng rãi.Đặc biệt, đối với công tác quản lý tin học là một bộ

Lời mở đầuThời gian thực tập trôi qua thật nhanh, đã đến lúc chúng em phảiđưa ra các kết quả nghiên cứu và học tập sau đợt thực tập vừa qua

Báo cáo thực tập lần này thể hiện quá trình biến đổi từ lý thuyết tới thựctiễn, là khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn của sinh viên Đại họcKinh tế Quốc Dân nói chung và sinh viên chuyên ngành Tin học nóiriêng

Sau quá trình khảo sát thực trạng tin học, đồng thời tìm hiểu những yêucầu về mặt quản lý của cơ quan thực tập, em đã lựa chọn đề tài:

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu.

Đề tài này giải quyết một khâu quan trọng trong việc quản lý hoạt độngXuất nhập khẩu của các công ty gia công vừa và nhỏ trên lãnh thổ ViệtNam

Để có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài, em đã nhận được sự hỗtrợ và giúp đỡ rất nhiều từ phía các thầy cô, các anh chị trong cơ quanthực tập cùng các bạn bè trong và ngoài lớp Em xin gởi lời cảm ơn cácthầy cô, các anh chị và các bạn!

Em xin cảm ơn K.S Hồ Thị Bích Hà - giáo viên hướng dẫn chính củachuyên đề này, đồng thời cô là giáo viên chủ nhiệm của lớp em suốt 4năm qua Cô đã hướng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt 4 năm học

và đặc biệt trong thời gian em thực hiện chuyên đề của mình!

Em xin cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty TNHH Hanotex đã hướngdẫn và tạo điều kiện để em có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài!

Em xin cảm ơn các bạn bè đã đóng góp ý kiến và hỗ trợ em trong quátrình thực hiện đề tài này!

Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề chưa phát huyđược hết các công dụng của đề tài Xong trong tương lai em nhất định sẽphát triển chuyên đề của mình lên một tầm cao hơn nữa với kinh nghiệm

và sự nỗ lực Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, cácanh chị và các bạn Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiệnCAO THỊ THUÝ CHINH

Chương I

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

1 Tổng quan về công ty TNHH Hanotex

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH HANOTEX được thành lập theo quyết định số2032-QĐ/UB ngày 14/08/1997 của UBND Thành phố Hà Nội Công tychuyên ngành kinh doanh sản xuất và xuất khẩu mặt hàng may mặc cácloại

Tên giao dịch: Công ty TNHH HANOTEX

Trụ sở: Ngõ 538 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội

Tổng sè lao động: 1000 công nhân lành nghề

Trang thiết bị: 1000 máy may công nghiệp, 01 hệ thống thiết kế mẫugác sơ đồ, hệ thống là hơi công nghiệp và nhiều thiết bị chuyên dụng hiệnđại khác

Phân xưởng sản xuất: gồm 2 phân xưởng với 10 dây chuyền may vàmột xưởng giặt

- Năng lực sản xuất: 400.000 quần âu hoặc 1.000.000 áo dệt kim mỗinăm

- Ngân hàng: TECHCOMBANK HOAN KIEM- 25 Lý Thường Kiệt,Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam.

Ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Công ty đã xác định phương hướnghoạt động chủ yếu là gia công xuất khẩu sang thị trường nước ngoài

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu mọi trách

nhiệm với pháp luật và là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinhdoanh

-Phó giám đốc 1: Chỉ đạo các phòng Lao động tiền lương, Tổ chức

hành chính, Phân xưởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may Sau đó báo cáolên giám đốc kế hoạch của các phòng ban Giám đốc đọc và quyết địnhrồi chỉ thị cho các phòng ban Nh vậy, Phó Giám đốc 1 là người chịutrách nhiệm chung về tổ chức hành chính trong Công ty

-Phó giám đốc 2: Phụ trách 2 phòng là phòng xuất nhập khẩu và

phòng Kinh doanh và nghiên cứu thị trường Khi có hợp đồng sản xuất,Phó giám đốc 2 có thể ký hợp đồng sau đó chỉ thị cho phòng kinh doanh

và nghiên cứu thị trường rồi trình lên giám đốc duyệt Nhìn chung, phógiám đốc 2 là người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất và làmcông tác đối ngoại

-Kế toán trưởng: Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký các lệnh, chứng từ,

công văn có liên quan đến công tác tài chính Theo dõi đưa hàng đi giacông ở đơn vị khác, điều hành cân đối tài chính toàn Công ty

-Phòng lao động tiền lương: Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây

dựng định mức lao động, định mức tiền lương, thanh toán tiền lương vàthực hiện chính sách xã hội nh hưu trí, bệnh tật, tài sản đối với người laođộng

- Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hạch toán

kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị Tổ chức thực hiệncác biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật tư, tài sản, lập báo cáo tổchức thống kê theo quy định của nhà nước

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý lao động, sắp xếp

và tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng tay nghề, trình độnghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, chỉ đạo công tác thi đua, khen thư-ởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty

-Phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm

thị trường và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thịtrường mới, thị trường phi quota và thực hiện thị trường mới, thị trườngphi hạn ngạch và thực hiện các hợp đồng ký theo điều kiện FOB vớikhách hàng nước ngoài, tìm thị trường sản xuất - tiêu thụ, thực hiện cáccông tác đối ngoại, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trực tiếp hànghoá

-Phòng kỹ thuật may: Có nhiệm vụ tiếp cận kỹ thuật may, gốc mẫu,

may mẫu đối, đối mẫu, làm định mức vật tư với khách hàng, viết quytrình công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm chỉ đạo kỹ thuậttoàn Công ty

-Phân xưởng sản xuất: bao gồm 2 xưởng may và 1 xưởng giặt

-Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất cả hàng hoá khi sản

xuất ra, trước khi xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá đúngtheo mẫu của hợp đồng

-Phân xưởng I,II: Thực hiện nhiệm vụ may các loại áo, quần bảo

đảm chất lượng, mẫu mã, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đã ký

-Xưởng giặt : Giặt hàng của những khách hàng có yêu cầu, ngoài ra

Công ty còn nhận hàng giặt nội địa khác

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

- Công ty sản xuất một số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc

- Hoạt động chủ yếu của công ty là thực hiện gia công hàng dệt may cho công ty và thương nhân nước ngoài

Công ty may Hanotex thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng với các công ty của nước ngoài, cụ thể là thực hiện gia công hàng dệt mayvới nguyên vật liệu do phía nước ngoài cung cấp Hợp đồng có nội dung chính nh sau :

- Bên A sẽ gửi nguyên phụ liệu cho bên B theo điều kiện C.I.F Hải phòng hoặc C&F sân bay Nội Bài

Bên B có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu

về đến Công ty của mình và có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế

độ quy định của Việt Nam

- Bên A cung cấp cho bên B mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình…Bên B có trách nhiệm may hàng mẫu theo đúng nh quy trình mà bên A đưa đến để làm mẫu đối kiểm tra và nhận xét trước khi đưa vào sản xuất hang loạt

- Bên A có trách nhiệm bổ sung cho bên B mượn một số máy móc thiết

bị còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng của bên A Số thiết bị máy móc do bên A bổ sung có thể gửi sang làm nhiều đợt

Bên B phải chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất thành phẩm theo hướng dẫncủa bên A và giao hàng đến tận cảng Hải phòng hoặc sân bay Nội Bài theo điều kiện F.O.B Hải phòng hoặc Nội bài Bên B có trách nhiệm lo Quota

(Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu.)

1.4 Thực trạng ứng dụng tin học của công ty:

Hệ thống máy tính của công ty đã được nối mạng Internet Mỗiphòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối màyLan, đồng thời bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu có thể trực tiếp liên

hệ với Hải quan thông qua mạng máy tính Internet

Phần cứng: Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB.Phần mềm: Hệ điều hành Windows 98 SE, phần mềm MicrosoftOffice 2000 Hệ điều hành màng winddows NT

Nhân lực: Trình độ Tin văn phòng

Thực trạng ứng dụng tin học của bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu:Dùng phần mềm Ms Excel để quản lý và theo dõi các tờ khai và lưu trữhợp đồng Với tính năng xử lý tính toán cao, có thể nói Ms Excel có thểđảm nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu qua các tờ khai

Tuy nhiên do khối lượng tờ khai càng ngày càng lớn, số hợp đồng giacông thực hiện ngày một nhiều Mặt khác, doanh nghiệp có nhu cầu mởrộng kinh doanh Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm quản lý hiệuquả

2 Đề tài nghiên cứu

2.1 Tên đề tài

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty

TNHH Hanotex

2.2 Lý do lựa chọn đề tài

Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tinđóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng ngày càng rộng rãi.Đặc biệt, đối với công tác quản lý tin học là một bộ phận không thể thiếucủa các nhà quản lý nếu muốn quản lý có hiệu quả, có những quyết địnhchính xác, kịp thời Trên thực tế từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụcho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng nhưthời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót,nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sảnxuất kinh doanh nghiên cứu đề tài này để góp phần xây dựng một hệthống quản lý tốt hơn này đồng thời phát huy những kiến thức đã đượchọc trong nhà trường Sau giai đoạn tìm hiểu và nghiên cứu về vai tròchức năng của hoạt động quản lý.

Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tàixây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanhmức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo racác báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khảnăng đưa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế

2.3 Mục tiêu của đề tài

- Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty

- Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanhchóng và chính xác

- Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công

2.4 Các phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

+ Sử dụng các mô hình:

Trong một hệ thống thông tin có 3 mô hình đó là : Mô hình lô gíc, môhình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

- Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu ma nãthu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữliệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thồng sản sinh ra

Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì?” và “ Để làm gì?” Nó không quantâm tơí phương tiện được sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà

dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụkhách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này

- Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìnthấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quảcũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tácvới hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác tronghoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểmthực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Môhình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về nhữngthời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câuhỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thôngtin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

- Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnhvật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng

mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quantới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kholưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho dữ liệu trongkho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hìnhgiải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống

tự động hoá ở quầy giao dịch0 theo mô hình vật lý trong này

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kếtquả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, và

mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổnđịnh khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong làhay biến đổi nhất.

+ Mã hoá dữ liệu:

Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu Việc

mã hoá dữ liệu mang lại những lợi Ých sau:

-Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng

-Mô tả nhanh chóng các đối tượng

-Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

Định nghĩa mã hoá dữ liệu

Mã hiệu được xem nh là biểu diễn theo quy ước, thông thường làngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiênngười ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy kýhiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho mét ý nghĩa mangtính ước lệ

Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thứcmang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách choliên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn

Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin Cóthể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “ tự nhiên” thành một dãy kýhiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng Mục tiêu đó có thể lànhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ vàthời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lô gíc hình thức hoặc thểhiện vài đặc tính của đối tượng

Các phương pháp mã hoá cơ bản

Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá

nh sau:

Phương pháp mã hoá phân cấp

Nguyên tắc tạo lập bộ mã rất đơn giản Người ta phân cấp đốitượng từ trên xuống Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ sốđược kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.Phương pháp mã liên tiếp

Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Chẳnghạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số 999 thìngười tiếp theo mang mã số 1000

Ưu điểm : Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.

Nhược điểm : Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa

hai mã cũ

Phương pháp mã hoá tổng hợp

Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta cóphương pháp mã hoá tổng hợp

Phương pháp mã hoá theo xeri

Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi làxeri Xeri được coi nh một giấy phép theo mã quy định

Phương pháp mã hoá gợi nhớ

Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã nh mã tiền tệ quốctế: VND, USD

Ưu điểm: Gợi nhí cao, có thể mở rộng dễ dàng.

Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những

đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa

Yêu cầu đối với bộ mã

Để sử dụng có hiệu quả việc mã hoá phải đảm bảo các tiêu chuẩn

cơ bản sau :

Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1

Chất lượng của một bộ mã được đo lường bằng hai con số tỷ lệsau:

Số lượng đối tượng thoả mãn được lọc ra

Tỷ lệ kén chọn=

Tổng số đối tượng được lọc ra

Số lượng đối tượng thoả mãn lọc ra

Tỷ lệ sâu sắc=

Tổng số đối tượng thoả mãn có trong tập tin

Mã số là phương tiện để nhận diện hay truy tìm đối tượng do đó phải đảmbảo tỷ lệ lựa chọn và sâu sắc bằng một đối với các tiêu chuẩn tìm kiếm đãđặt ra

Có tính uyển chuyển và lâu bền

Một bộ mã phải tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượngquản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó Một bộ mã được xem

là có tính chất này khi nã cho phép nới rộng và bổ sung mã mới

Tiện lợi khi sử dụng

Bộ mã càng ngắn gọn càng tốt Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiếtkiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng Kinh nghiệm chothấy nếu mã số tăng lên một kỹ tự thì sai sót khi nhập mã số sẽ tăng gấpđôi

Kiểm tra dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xétkhi xây dựng bộ mã Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầuphân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số Tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn,nhập nhanh hơn

Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễndịch dễ và rõ ràng

Cách thức tiến hành mã hoá

1.Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá

2.Xác định các xử lý cần thực hiện

3.Lựa chọn giải pháp mã hoá.

- Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

- Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

- Tham khảo ý kiến của người sử dụng

- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

- Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng

Triển khai mã hoá

ở đây bao gồm các công việc nh: Lập kế hoạch, xác định đội ngũ

và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã chocác đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời

Mã hoá là công việc rất quan trọng của việc xây dựng hệ thốngthông tin Chúng bắt đầu ngay cả khi người thiết kế hệ thống thông tinchưa ý thức rõ ràng về việc sử dụng chúng Mã hoá và sử dụng mã xẩy ratrong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thốngthông tin

2.5 Công cụ thực hiện đề tài

2.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Cho đến nay Microsoft Access đã trở thành phần mềm CSDL liên tụcphát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sửdụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo các CSDL hữu Ých củariêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh

Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềmmạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc Chúng ta hãy xem xét lợi Ých củaviệc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL nh Microsoft Access.Các khả năng của một hệ CSDL là cho chóng ta quyền kiểm soát hoàntoàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệuvới người khác Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu,

xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu

Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ củaMicrosoft Access.

Bảng (Table):

Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu Mỗibảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định Mỗi bảng gồm cáctrường (field) hay còn gọi là các cột (Column) lưu giữ các loại dữ liệukhác nhau và các bản ghi ( Record ) hay còn gọi là các hàng ( Row ) lưugiữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó Có thể nóimột khoá cơ bản ( Primary ) ( gồm một hoặc nhiều trường ) và một hoặcnhiều chỉ mục ( Index ) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữliệu

Mẫu biểu ( Form ):

Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiểnthị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng Các Mẫu biểuđược dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất

+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu

+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng

+ Nhập các dữ liệu

+ Hiển thị các thông báo

Báo cáo ( Report ):

Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định quy cách, tính toán, in

và tổng hợp các dữ liệu được chọn

2.5.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Sơ lược về Visual Basic

- Visual Basic (VB) laứ saỷn phaồm phần mềm cuỷa Microsoft

- VB laứ moọt ngõn ngửừ laọp trỡnh hửụựng ủoỏi tửụùng

- Hieọn nay phiẽn baỷn mụựi nhaỏt laứ phiẽn baỷn 6.0 (naờm 1998), cung caỏp moọt soỏ tớnh naờng

mụựi phúc vú cho laọp trỡnh trẽn Internet

- VB 6.0 laứ chửụng trỡnh 32 bit, chổ cháy trẽn mõi trửụứng Win95 trụỷ lẽn

- Phiẽn baỷn chửụng trỡnh sửỷ dúng laứ phiẽn baỷn 6.0

Tính năng của Visual Basic

* ệu ủieồm:

- Tieỏt kieọm ủửụùc thụứi gian vaứ cõng sửực so vụựi moọt soỏ ngõn ngửừ laọp trỡnh coự caỏu truực khaực vỡ bán coự theồ thieỏt laọp caực hoát ủoọng trẽn tửứng ủoỏi tửụùng ủửụùc VB cung caỏp

- Khi thieỏt keỏ chửụng trỡnh coự theồ thaỏy ngay keỏt quaỷ qua tửứng thao taực vaứ giao dieọn khi thi haứnh chửụng trỡnh

- Cho pheựp chổnh sửỷa deĩ daứng, ủụn giaỷn

- Khaỷ naờng keỏt hụùp vụựi caực thử vieọn liẽn keỏt ủoọng DLL

* Nhửụùc ủieồm:

- Yẽu cầu caỏu hỡnh maựy khaự cao

- Chổ cháy ủửụùc trẽn mõi trửụứng Win95 trụỷ lẽn

Một số yêu cầu khi sử dụng Visual Basic

Maựy tớnh cuỷa bán phaỷi ủửụùc caứi ủaởt phần mềm Visual Basic (5.0 hoaởc 6.0) vì trong

chửụng trỡnh khõng cung caỏp phần mềm VB

Bán coự theồ tỡm mua phần mềm VB (caực phiẽn baỷn) tái caực cửỷa haứng dũch vú tin hóc

* Caựch caứi ủaởt Visual Basic (5.0 hoaởc 6.0): Caựch caứi ủaởt

VB cuừng gioỏng nhử caựch caứi ủaởt caực chửụng trỡnh phần mềm khaực trẽn Win95

- ẹửa CD chửụng trỡnh nguồn vaứo oồ ủúa CD ROM, chửụng trỡnh AutoRun tửù ủoọng hieồn thũ

- Bán thửùc hieọn theo tửứng bửụực hửụựng daĩn cuỷa chửụng trỡnh caứi ủaởt

- Lửu yự bán coự theồ chón thử múc lửu giửừ chửụng trỡnh

VB khaực vụựi hửụựng daĩn maởc ủũnh maứ chửụng trỡnh caứi ủaởt ủửa ra nhửng phaỷi nhụự chớnh xaực ủeồ khõng gãy raộc roỏi về sau

- Sau khi caứi ủaởt, VB seừ táo trẽn ủúa cửựng moọt thử múc chớnh theo ủửụứng daĩn ủửụùc chổ

ủũnh trong quaự trỡnh caứi ủaởt, trong ủoự chửựa caực dửừ lieọu khaực nhau duứng cho vieọc thieỏt keỏ hay nhửừng cõng cú ủeồ laứm vieọc vụựi VB

Các thao tác cơ bản khi xây dựng chương trình trong Visual Basic

Moọt soỏ ủũnh nghúa:

Moọt chửụng trỡnh baống VB coự 2 phần: Form vaứ Code

- Form laứ "boọ maởt" cuỷa chửụng trỡnh vaứ ngửụứi sửỷ dúng laứm vieọc vụựi chửụng trỡnh qua ủoỏi

tửụùng naứy, trẽn ủoự theồ hieọn caực nuựt ủiều khieồn hay moọt trỡnh ủụn qui ủũnh caựch laứm vieọc cuỷa Form

- Code laứ phần bẽn trong cuỷa chửụng trỡnh ủeồ ủiều khieồn toaứn chửụng trỡnh Phần naứy chổ ngửụứi laọp trỡnh mụựi coự theồ thaỏu suoỏt noự vaứ thieỏt laọp nhửừng ủoán leọnh ra leọnh cho ủoỏi tửụùng thửùc hieọn moọt cõng vieọc naứo ủoự

- Khi ủaừ thửùc hieọn xong vieọc táo hai bửụực trẽn nghúa laứ bán ủaừ laọp moọt dửù aựn (Project)

Moĩi dửù aựn coự theồ coự nhiều Form, hoaởc cần coự nhửừng taọp tin chửựa maừ leọnh riẽng ủeồ xửỷ lyự

nhửừng thao taực ủaởc bieọt, hoaởc moọt soỏ taọp tin duứng ủeồ quaỷn lyự toaứn boọ dửù aựn Nhử vaọy,

moọt dửù aựn (Project) gồm coự (caực ủiều kieọn lieọt kẽ dửụựi ủãycoự theồ coự hoaởc khõng trong

moọt Project tuứy tửứng dửù aựn):

+ Taọp tin FRM cho moĩi Form ủửụùc thieỏt keỏ

+ Taọp tin FRX cho Form ủửụùc thieỏt keỏ vụựi caực cõng cú coự dửừ lieọu ủaởc bieọt

+ Taọp tin BAS cho caực maừ leọnh riẽng

+ Taọp tin RES chửựa caực taứi nguyẽn cuỷa dửù aựn nhử bitmap, icon

+ Taọp tin duy nhaỏt VBP (chửụng trỡnh chớnh) cho toaứn boọ dửù aựn

Caực thao taực cụ baỷn khi xãy dửùng chửụng trỡnh baống VB:

* Caựch thẽm moọt ủoỏi tửụùng trẽn thanh ToolBox:

- RightClick vaứo ủoỏi tửụùng Pointer trẽn thanh ToolBox, chón Component…, hoọp thoái

Component xuaỏt hieọn

- ẹaựnh daỏu Check vaứo ủoỏi tửụùng muoỏn chón, sau ủoự Click OK ủeồ ghi nhaọn

* Táo mụựi moọt Project:

- Click chón bieồu tửụùng New Project hoaởc vaứo trỡnh ủụn File\New Project.

- Trong hoọp thoái New Project qui ủũnh chửụng trỡnh bán muoỏn vieỏt ụỷ mửực ủoọ naứo, ụỷ mửực ủoọ caờn baỷn bán chón Standard EXE vaứ click OK Caực lửùa chón khaực bán seừ tỡm hieồu

ụỷ

mửực laọp trỡnh cao hơn

- Maứn hỡnh xuaỏt hieọn moọt Project mụựi chửựa moọt Form traộng tửụng ửựng

* Lửu Project:

- Click chón bieồu tửụùng Save hoaởc vaứo trỡnh ủụn File\Save Project ủeồ lửu Project vaứ

File\Save Form ủeồ lửu Form

- ẹaởt tẽn cho Project hay Form vaứ click OK ủeồ chaỏp nhaọn

* Mụỷ Project coự saỹn:

- Click chón bieồu tửụùng Open hoaởc vaứo trỡnh ủụn File\OpenProject

- Hoọp thoái Open Project xuaỏt hieọn, chón tẽn Project cần mụỷ trong khung File name vaứ click Open ủeồ mụỷ Project

* Táo Form: Tửứ trỡnh ủụn Project, chón Add Form hoaởc chón bieồu tửụùng Add Form

trẽn thanh Standard

* Caựch gói thi haứnh hay mụỷ moọt Form: Trong moọt Project coự theồ coự nhiều Form, neỏu bán muoỏn mụỷ Form naứy khi taực ủoọng ủeỏn moọt bieỏn coỏ naứo ủoự trẽn Form ủang hoát ủoọng báncoự theồ duứng leọnh:

Tẽn Form cần mụỷ.Show

@ Vớ dú: Giaỷ sửỷ Form frmMain ủang hieọn haứnh, bán

muoỏn khi Click vaứo nuựt Tỡmkieỏm ủeồ tỡm moọt ngửụứi naứo ủoự trong dửừ lieọu cuỷa bán Caực thõng tin về ngửụứi cần tỡm ủửụùc hieồn thũ trong Form frmTim, do ủoự bán phaỷi cho hieồn thũ Form naứy lẽn trửụực baống caựch vieỏt leọnh cho bieỏn coỏ Click cuỷa nuựt Tỡm kieỏm cuỷa Form frmMain:

Private Sub Timkiem_Click()

frmTim.Show

End

* ẹaởt moọt ủoỏi tửụùng lẽn Form: Coự hai caựch:

Caựch 1: DoubleClick lẽn ủoỏi tửụùng cần ủaởt lẽn Form trẽnthanh cõng cú ToolBox

Caựch 2: Click chuoọt lẽn ủoỏi tửụùng trẽn thanh ToolBox, sau ủoự ủửa troỷ chuoọt lẽn Form vaứ Click and Drag ủeỏn vũ trớ vaứ kớch thửụực thớch hụùp

* Chón ủoỏi tửụùng ủaừ coự trẽn Form: ẹửa troỷ chuoọt ủeỏn ủoỏi tửụùng vaứ Click, coự theồ nhaỏn giửừ phớm Shift vaứ Click ủeỏn caực ủoỏi tửụùng khaực ủeồ chón nhiều ủoỏi tửụùng

* Di chuyeồn moọt ủoỏi tửụùng trẽn Form: Chón ủoỏi tửụùng cần di chuyeồn vaứ Click and Drag

ủeỏn vị trớ mụựi hoaởc nhaỏn toồ hụùp phớm Ctrl + caực phớm di

hoaởc nhaỏn toồ hụùp phớm Shift + Caực phớm di chuyeồn

* Xoựa moọt ủoỏi tửụùng trẽn Form: Chón ủoỏi tửụùng cần xoựa vaứ nhaỏn phớm Delete

* Mõ taỷ caỏu truực cuỷa chửụng trỡnh:

Chửụng trỡnh Visual Basic ủửụùc thửùc hieọn theo hai bửụực:

- Táo Form (Thieỏt keỏ giao dieọn): Thieỏt keỏ hỡnh daựng Form vaứ boỏ trớ caực ủoỏi tửụùng trẽn Form

- Vieỏt Code (vieỏt ủoán maừ leọnh cho caực ủoỏi tửụùng): Duứng caực cãu leọnh cuỷa VB ủeồ qui ủũnh caựch laứm vieọc cuỷa moĩi Form hay moĩi ủoỏi tửụùng

Chương 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG

THƠNG TIN QUẢN LÝ

1 Hệ thống thơng tin - hệ thống thơng tin quản lý (HTTTQL)

chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(Storage).

1.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System )

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý họctập hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữliệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệungoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lýmột cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình

về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính

so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đãđược dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiệnthời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớndựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượngthông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốthay xấu của hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bánhàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhânviên, nghiên cứ u về thì trường là các hệ thống thông tin quản lý

- Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống Nhữngthông tin có Ých được cấu trúc hoá để có thể khai thác trên cácphương tiện tin học.

- Xử lý thông tin: thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhómchỉ tiêu, thực hiện tính toán tạo ra các thông tin kết quả

- Phân phối cung cấp thông tin

1.3 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin quản lý

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sù thay đổi của của công nghệ

 Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chínhphủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn ), việc ký kết một hiệp tác mới, đadạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch

vụ mới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tácđộng mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đápứng Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tựđộng, thực tế, sẽ bắt các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trướctrong việc tự động hoá

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các

hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khimuốn sử dụng những công nghệ mới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua

Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống

thông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tinđược phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình

và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó

1.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chứcnhững dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tương đốinhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó,xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống vàcác mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Nội dung của báocáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một

hệ thống mới

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT,cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgíc của hệ thốngmới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dungcủa cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu được nhập vào

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá môhình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống Mỗiphưong án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưngchưa phải là một mô tả chi tiết

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệuchứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹthuật và tài liệu hướng dẫn người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công

và cả những giao diện với những phần tin học hoá

Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phầntin học hoá của hệ thống thông tin Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn nàychính là phần mềm Giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sửdụng và thao tác, cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm Ýt nhất,cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận

2 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý

hệ thống khác có hoạt động tương tự, hay nói cách khác là có cơ Cấu đầuvào, đầu ra tương tự để từ đó có thể rót ra những giả thiết về cơ chế hoạtđộng của hệ thống hiện tại

Phương pháp mô hình hoá :

Được sử dụng rộng rãi để nghiên cức hệ thống Các bước chính cầnthực hiện: Nghiên cức sơ bộ hệ thống; Lập mô hình hệ thống; Xử lý, thửnghiệm mô hình; Thực hiện điều hành;

Phương pháp tiếp cận hệ thống:

Mét trong những kĩ thuật thường dùng là phân rã hệ thống thànhcác phân hệ có kích thước nhỏ hơn có quan hệ ràng buộc lẫn nhau Mặtkhác, cũng cần nghiên cứu hệ thống ở dạng mở, có nghĩa là đặt nó vàotrong một hệ thống khác lớn hơn nó, chứa nó

2.1.2 Khảo sát hệ thống

2.1.2.1 Khảo sát sơ bộ

Việc khảo sát sơ bộ diễn ra trên ba phạm vi, khảo sát về công việcchức năng, khảo sát về thông tin dữ liệu, về cách thức sử dụng dữ liệu,cách thức lưu trữ dữ liệu, khảo sát về người sử dụng trong hệ thống

Các thông tin dữ liệu thu thập được phải đầy đủ, có tính thực tiễn

và tính hệ thống

2.1.2.2 Khảo sát chi tiết

Mục tiêu là thu thập các thông tin, dữ liệu để có thể giúp cho nhómchuyên gia về toàn bộ các thao tác đang được thực hiện trong hệ thống.Với mỗi phân hệ trong hệ thống cần phải đánh giá được mức độ cần thựchiện, xác định được các chi phí, tìm ra những giải pháp tối ưu về kĩ thuật,tài chính và thời gian

Các vấn đề cần xem xét chi tiết:

- Nghiên cứu những ứng dụng của hệ thống trong các lĩnh vực

- Xem xét lại các nguồn thông tin đã thu được và lập kế hoạch khảo sátthêm

Phân tích dữ liệu là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu Nhiệm

vụ của phân tích viên là phải xác định xem mỗi đối tượng có ý nghĩa gì

đối với hệ thống, thụng tin chứa trong nú cú cần thiết đối với hệ thốnghay khụng và cú thể cấu trỳc hoỏ để lưu trữ trờn cỏc phương tiện tin họchay khụng.

Cụng cụ mụ hỡnh hoỏ

1.0 Xác định

các yêu cầu

hệ thống

1.0 Xác định

các yêu cầu

hệ thống

2.0 Cấu trúc hoá yêu cầu

2.0 Cấu trúc hoá yêu cầu

3.0 Tìm và lựa chọn giải pháp

3.0 Tìm và lựa chọn giải pháp

Các yêu cầu

hệ t hống

Mô tả vê HT hiện tại và HT mới

Mô tả vê HT mới

Chiến l ợc đề xuất cho HT mới

Các b ớc của giai đoạn phân tích hệ thống

1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Được dùng để mô tả hệ thống thông

tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử

lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Thủ công Tin học hoá

-Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng.

Tµi liÖu

-Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đốitượng được biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thểhiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục

xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này

Có 3 loại phích: Phích luồng thông tin, Phích kho chứa dữ liệu, Phích xửlý

Lo i th nh t: ại thứ nhất: ứ nhất: ất: Phích lu ng thông tin có m uồng thông tin có mẫu ẫu

Tên tài liệu:

Phích luồng thông tin có mẫu

Lo i th hai: ại thứ nhất: ứ nhất: Phích kho ch a d li uứa dữ liệu ữ liệu ệu

Tên kho dữ liệu:

Mô tả:

Tên IFD có liên quan :

Vật mang :

Chương trình hoặc người truy nhập :

Phích kho chứa dữ liệu

Lo i th ba : ại thứ nhất: ứ nhất: Phích x lýử lý

Tên xử lý:

Mô tả :

Tên IFD có liên quan :

Phân ra thành các IFD con :

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống

2- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhưng trên góc độtrừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lưutrữ dữ liệu , nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm vàđối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệthống làm gì và để làm gì

CÁC KÝ PHÁP DÙNG CHO SƠ ĐỒ DFD :

Nguồn hoặc đích : Yếu tố bên ngoài biểu thị thông tin xuất phát từ đâu,đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào

Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu

là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chứcnăng Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thông tin trải quathay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp Trong thực tế thông tin nghiệp

vụ có thế được vận chuyển qua các công văn giấy tờ và bằng các phươngtiện vận chuyển truyền thông nhưng các dòng dữ liệu và tên được gắncho chúng phải ra được thông tin lôgic tương ứng chứ không chỉ là têncác tài liệu vật lý

Tiến trình xử lý : là quá trình biến đổi thông tin

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu: thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trênđĩa

Kho dữ liệu

TÖp d÷ liÖu

Tªn tiÕntr×nh xö lý

Tªn tiÕntr×nh xö lý

Tªn ng êi/ bé phËn ph¸t/nhËn th«ng tin

Tªn ng êi/ bé phËn ph¸t/nhËn th«ng tin

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chỉ tiết, mà mô tảsao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Đểcho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏqua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành

sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

Các phích lô gíc

Giống như phích vật lý, phích lô gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệthống Có 5 loại phích lô gíc Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữliệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

-M u phích x lý logicẫu ử lý

Tên xử lý

Mô tả

Tên DFD liên quan :

Các luồng dữ liệu vào :

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

Mô tả logic của xử lý:

Phích x lý logicử lý

Tên luồng :

Ngôn ngữ này chứa các động từ như: đọc, ghi, sắp xếp, chuyểnsang, trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện Các phép toán số học và

lô gíc thường dùng

Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong

từ điển hệ thống

Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ

Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu:1.Tiếp theo (Sequence)

Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế

Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write, Sort, Move,Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do , Các phép toán số học

và lô gíc thường dùng

Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong

từ điển hệ thống

Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ

Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu1.Tiếp theo (Sequence

Một sè quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

1.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

2.Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhauthì có thể chỉ tạo ra một luồng duy nhất.

3.Xử lý luôn phải được đánh mã số

4.Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

5.Tên cho xử lý phải là một động từ

6.Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khácvới luồng ra từ một xử lý

Đối việc phân rã DFD

7.Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiểm một trang giấy thì không phân rã tiếp.8.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9.Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

10 Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFDcon mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng

ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó

Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD

11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thườngdùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức môhình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống

Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng vớimức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡcủa tổ chức to hay nhỏ Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vìvậy có thêm nhiều phần mêm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu củamột hệ thống Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồngthời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống Tuy nhiên, các công cụchỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quangiữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công

việc của nhà phõn tớch và việc phỏt hiện lỗi trờn sơ đồ vẫn thuộc trỏchnhiệm nhà phõn tớch.

Cỏc cụng cụ phõn tớch và thiết kế HTTT

( Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thụng tin

SD(System Dictionary)

Từ điển hệ thống.Cỏc phớch vật lý

(Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu

SD(System Dictionary)

Từ điển hệ thống.Cỏc phớch lụ gớc

2.3 Thiết kế hệ thống

2.3.1 Thiết kế lụgớc

Các b ớc của giai đoạn phân tích hệ thống

1.0 Thiết kế biểu

mẫu và báo

cáo

1.0 Thiết kế biểu

mẫu và báo

cáo

2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại

2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại

3.0 Thiết kế CSDL lôgic

3.0 Thiết kế CSDL lôgic

Hồ sơ dự án

Các dòng dữ liệu, các mô

hình E-R, các Mẫu báo biểu

Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ra, khuôn dạng các biểu Mẫu và báo cáo

Đầu vào/ra, các mô hình dữ liệu, mô

hình tiến trình

Các thực

đơn, biểu

t ợng, giao diện

và các

đặc tả hội thoại

Các dòng dl, kho dl, sơ

đồ e-r, các đầu vào/ra

Các quan hệ đa chuẩn hoá

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống Việc thiết kế lôgíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới Cách tiếp cận như vậy bảo đảm tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu

đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu

sẽ được thực hiện Phương pháp sẽ thiết kế các bộ phận HTTT mới theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào Với mỗi nhiệm vụ trên cần bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình lôgic

2.3.1.1 Thiết kế CSDL lôgic đi từ các thông tin ra

Bước1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT( Nội dung, khốilượng, tần suất và nơi nhận của chúng )

Bước2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra

Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu

ra đó

- Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán

ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khái danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì

phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng

và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.

Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc

vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách

những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh

sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong mét danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Nhận xét thấy cả 5 danh sách trên đều không xảy ra sự phụ thuộc hàm bắc cầu, dó đó chúng đều ở dạng chuẩn 3.NF

Công việc 5: Mô tả các tệp

Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về

tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các

ô, thuộc tính khoá có gạch chân

Bước3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra mét CSDL

Từ mỗi đầu ra, theo các thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danhsách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồntại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thựcthể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằngcách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sáchđó

Bước4:Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ: Xác định khối lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài chomột thuộc tính

Bước5:Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấutrúc dữ liệu

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũitên hai chiều, nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.Biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp:

2.3.1.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá

Phương pháp này có một số khái niệm cơ bản:

- Thực thể: Trong mô hình lô gic dữ liệu được dùng để biểu hiện nhữngđối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữthông tin về chúng Vấn đề quan trọng là phải hiểu khái niệm thực thểcho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặctrưng chứ không phải là một đối tượng riêng biệt

- Liên kết: Một thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có

sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi là có

quan hệ với nhau Khái niệm liên kết được dùng để trình bày, thể hiệnnhững mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.

- Liên kết loại Nhiều – Nhiều (N@N): Một lần xuất của thực thể Ađược liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuấtcủa thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

2.3.1.3 Thiết kế lôgíc xử lý

Các khái niệm cơ sở:

- Sự kiện: Việc thực thi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặcnhiều việc khác

- Đồng bé: một điều kiện lôgíc kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắcquản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các côngviệc

- Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sựkiện khởi sinh

- Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho

ra kết quả của một công việc

- Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc Kết quả cóchung một bản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thựchiện một công việc khác

Do đó, phần thiết kế xử lý lôgíc chỉ bàn đến các mô hình

- Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có được nhữngthông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL

Phân tích tra cứu một Mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kếCSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ sản sinh các đầu ra haykhông, Mặt khác nó phát triển một phần lôgíc xử lý để tạo các thôngtin ra Kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồphân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống.

- Phân tích cập nhật: Thông tin CSDL phải được cập nhật thường xuyênđảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nóquản lý

2.3.2 Thiết kế Vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đãđược lựa chọn ở giai đoạn trước đây

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài:

Phân tích viên lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra,xác định cách thức hội thoại tin học hoá của hệ thống và cách thức thựchiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và lập danh mục các sảnphẩm

- Thiết kế chi tiết vào/ra

Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin chongười sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhậnxét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào nhữngyếu tố vào/ra này

- Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá

Mét HTTT thường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cậpnhật, in Ên báo cáo, tra cứu CSDL, sao chép bảo đảm an toàn dữliệu Thao tác viên hay người sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thịcho hệ thống công việc cần phải làm Chính bằng cách thông qua các giaotác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì vàkiểm soát trật tự hiện thống tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin

đầu ra Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tinhọc hoá.

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên ban phím

+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác dựa vào các biểu tượng

- Nguồn ( Sources ) của hệ thống:

 Bên trong :

Bộ phận xuất nhập khẩuPhân xưởng sản xuất

- Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệthống

- Kho ( Storage ) là nơi lưu giữ dữ liệu

Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ được thu thập trong suốt quá trình từ khinhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống vàcác kho dữ liệu đã lưu trữ từ trước, đưa ra kết quả, chuyển kết quả tớiđích hoặc các kho dữ liệu

- Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lýxuất nhập khẩu của công ty

 Những vấn đề về quản lý:

Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lượng hàng gia công ngàycàng lớn, lưu lượng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lưu trữ ngày càngphức tạp

Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học,tuy vậy vẫn cần một lực lượng đông đảo để quản lý các hoạt động xuấtnhập khẩu

Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấptrong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độquản lý cũng khác nhau

 Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhậpkhẩu mặt hàng gia công: