Quản lý điểm Bộ Môn Mạng HTTT khoa CNTT Trường ĐH Giao thông

Công Nghệ thông Tin mét trong những ngành khoa học đang được ưu tiên phát triển bậc nhât ở nước ta hiện nay nó đã mở ra những hướng đi mới về khoa học kỹ thuật nghiên cứu, giảng dậy và p

Lời mở đầu

Trong cuộc sống của chúng ta hiện nay sự phát triển của một nền công nghiệp vững mạnh là yếu tố quyết định trong nền kinh tế quốc dân nó đựoc thể hiên ở nhiều mặt trong xã hội và đặc biệt hơn nữa đó là sự phát triển của khoa học công nghệ Trong lĩnh vựcthông tin con người càng ý thức được sự ưu việt của nó thì cũng là lúc hội nhập quốc tế ồ ạt để tạo những hướng đi mới cho nền công nghiệp nước nhà

Cuối thế kỷ XX và đầu thế kỷ XXI công nghệ thông tin được coi

là một trong những lĩnh vực tương đối mới nhưng cũng đã vá đang được cả thế giới coi trọng và ưu tiên hàng đầu nhằm đưa Công Nghệ Thông Tin lên một tầm cao mới sự phát triển vượt bậc về các kiến trúc, cấu trúc xa hội Đã làm tiền đề cho sự phát triển của toàn nhân loại

Công Nghệ thông Tin mét trong những ngành khoa học đang được

ưu tiên phát triển bậc nhât ở nước ta hiện nay nó đã mở ra những hướng đi mới về khoa học kỹ thuật nghiên cứu, giảng dậy và phát triển xã hội tuy mới hình thành nhưng đã đóng góp không nhỏ vào đời sống của con người thời đại mới những cơ hội mới và đặc biệt hơn nữa công nghệ tin học còn giữ một vai trò khá quan trọng (cực kỳ quan trọng)trong nên kinh tế nước nhà

Tuy mới được thành lập được hơn 10 năm qua nhưng thầy và trò trường đại học dân lập phương đông đã tạo ra được một đội ngũ sinh viên học sinh tương đối hoàn thiện nhằm mục đích chực tiếp gánh vác nhiệm vụ của đảng và nhà nước đề ra.

Em là một học sinh của trường như bao học sinh khác đều muốn đem một phần công sức kiến thức nhỏ bé mà chúng em được học tại trường trước hết là góp phần xây dựng một ngôi trường trong sạch lành mạnh và tiên tiến sau đó là để làm một công dân có Ých cho xã hội

Qua thời gian báo cáo thực tập, bằng sự giúp đỡ tận tình và sự chu đáo của nhà trường, quan trọng hơn cả là nhờ sự hướng dẫnchỉ bảo của thầy Nguyễn Đức Dư và sự nỗ lực của bản thân nên em đã hoàn thành bài tập báo cáo đúng thời gian và khối lượng yêu cầu “ Em xin cam đoan dưới đây là công trình nghiên cứu của riêng

em số liệu và tài liệu nêu trong báo cáo là trung thực Các kết quả nghiên cứu do chính em thực hiện dưới sự chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn ”

I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI.

Hiện nay công tác tổ chức quản lý và khai thác thông tin của công nghệ thông tin ở các cơ quan có những chuyển biến nhất định nhằm áp dụng nhu cầu thông tin ngày càng cao của người sử dụng Bằng công nghệ thông tin hiện đại mà những người có chức vụ cao có thể nắm vững được tất cả các thông tin về công ty của mình, cụ thể hơn về đề tài quản lý điểm thì những giáo viên quản lý nhờ có công nghệ thông tin mà có thể biết được sinh viên nào học tốt học kém, tình trạng của sinh viên Để dễ quản lý hơn Tuy nhiên hoạt động thông tin trong quản lý điểm còn hạn chế như:

- Công tác tổ chức và quản lý các thông tin của công nghệ thông tin chưa phát huy hết thế mạnh

- Công tác khai thác thông tin trong công nghệ thông tin chưa đáp ứng đầy

đủ nhu cầu phục vụ công tác tổ chức quản lý

- Trong việc quản lý điểm hiện nay cần có những phương hướng mục tiêu chiến lược trong việc tổ chức quản lý các thông tin của công nghệ thông tin phục vụ cho việc quản lý điểm

Từ thực tế trên, em đã lựa chọn đề tài : “Quản lý điểm Bộ Môn Mạng & HTTT khoa CNTT Trường ĐH Giao thông” với mong muốn tổ chức sâu sắc hơn về công tác tổ chức quản lý điểm của trường đồng thời muốn góp phần trí lực nhỏ bé của mình vào sự nghiệp phát triển của xã hội

II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI.

Nghiên cứu xây dựng các luận chứng khoa học và thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công nghệ thông tin Trên cơ sở đó tổ chức quản lý cho phù hợp với điều kiện hiện nay của người sử dụng

III ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU.

- Đề tài lấy hoạt động quản lý điểm ở trường Giao thông làm đối tượng nghiên cứu

- Phạm vi đề tài: Quản Lý Điểm Bộ môn Mạng & HTTT khoa CNTT trường

ĐH Giao Thông

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.

Đề tài sử dụng phương pháp chủ yếu là: Phương pháp tiếp cận, phân tích và tổng hợp các hoạt động quản lý

V KẾT CẤU BÁO CÁO.

Lời cảm ơn.

Lời mở đầu.

Chương I: Tầm quan trọng của đề tài.

Chương II: Tổng quan hệ thống điểm.

Chương III: Phân tích bài toán quản lý điểm

Chương IV: Giới thiệu ngôn ngữ mircroft access

ChươngV: Thiết kế hệ thống.

Kết luận.

Tài liệu tham khảo.

Mục lục.

CHƯƠNG II

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM

I CỞ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM.

Trong chương trình này chúng ta tập chung nghiên cứu những vấn đề có liên quan đến việc quản lý một cách có hiệu quả, về điểm của sinh viên trong trường Giao thông Quản lý điểm là một trong những lĩnh vực quan trọng trong bất kì một trường nào Đây là một quá trình tổ chức, kiểm soát nhằm duy trì, sử dụng và phát triển: Đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, để đạt được những mục tiêu của các trường

Quản lý điểm là hoạt động quản lý liên quan đến việc duy trì, phát triển và

sử dụng có hiệu quả đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu chung của các trường một cách tốt nhất

Do đó việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý điểm của các trường đại học, trung học cung cấp các thông tin Do đó để thỏa mãn một cách có hiệu quả nhu cầu phát triển đòi hỏi phải nghiên cứu kĩ các vấn đề về quản lý

Cơ sở về mặt quản lý: Tất cả mọi thông tin đều nhằm vào quá trình quyết định vấn đề và giải quyết vấn đề Do đó tạo ra cơ sở thiết lập, cơ sở đảm bảo thông tin cho họat động quản lý có nghĩa xem xét hoạt động quản lý cần những thông tin gì? Nội dung của các thông tin đó ra sao? Nh vậy sẽ tạo được tiền đề cần thiết giúp cho việc quản lý có khoa học và hiệu quả

Cơ sở về mặt công nghệ: Hoạt động thông tin hiện đại không thể thiếu được

sự có mặt của công nghệ thông tin Với số lượng thông tin tăng nhưng hiện nay kèm theo tính chất phức tạp về mặt cấu trúc, đa dạng về hình thức thì việc

áp dụng công nghệ thông tin và quá trình quản lý trở thành xu thế tất yếu Từ

đó, đặt ra vấn đề quá trình thông tin cần phải được tổ chức lại theo hướng tiêu chuẩn hóa và quy cách hóa ở các cấp độ khác nhau.

Việc thực hiện các tiêu chuẩn hóa, quy cách hóa sẽ giúp cho việc truy cập thông tin một cách dễ dàng và thuận lợi hơn

II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG NHẤT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

ĐIỂM.

1 Sơ lược về hệ thống.

Gồm các bước xây dựng hẹ thống quản lý:

- xác định vấn đề cần giải quyết và yêu cầu

- xác định các mục tiêu

- Thiết kế

- Cài đặt thử nghiệm chương trình

- Khai thác và bảo trì

2 Khảo sát và phân tích yêu cầu.

Công việc đầu tiên của người xây dựng hệ thống quản lý cần phải tiến hành nghien cứu khảo sát hoạt động của tưng khoa, lớp các yêu cầu quản lý của lãnh đạo, các thông tin phục vụ quản lý từ đó nắm đươc yêu cầu của chương trình, các rằng buộc về mặt thiết kế, các yêu cầu cần phải giải quyết và dạt được để lập báo cáo

CHƯƠNG III

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ ĐIỂM

A Phân tích hệ thống.

Yêu cầu về hệ thống chương trình

Để đưa ra những tiêu chuẩn cần thiết đối với chương trình, dòng thời có cơ

sở để sử dụng chương trình một cách dễ dàng nên ta có yêu cầu về bài toán như sau:

I Yêu cầu về hệ thống dữ liệu và cơ sở dữ liệu của chương trình.

Căn cứ vào thực tế, mục đích của hệ thống quản lý điểm vào quá trình quản

lý và sử dụng thông tin, báo cáo thông tin về tình hình điểm của sinh viên.Yêu cầu của hệ thống chương trình:

+ Hệ thống phải dễ sử dụng, có tinh khả thi, thông tin phải đầy đủ

+ Tự động hóa vè các bước tổng hợp, báo cáo tim kiếm thong tin

+ Cung cấp thông tin một cách chính xác , kip thời theo yêu cầu quản lý.+ Tiết kiệm được công sức người sử dụng

+ Dao diện chương trình phải dễ nhìn

II Phân tích chi tiết chương trình.

1 Cơ sở dữ liệu của hệ thống điểm bộ môn Mạng & HTTT của sinh viên trong trường Giao Thông.

- Điểm và tình trạng của sinh viên

- Bổ xung thay đổi về các thông tin của sinh viên trong bộ môn

2 Ứng dụng của hệ thống.

Thông tin chi tiết về lý lịch của một sinh viên trong trương dại học

- Các mẫu biểu thống kê chính.

+ Mẫu biểu thống kê chính

+ Mẫu biểu tìm kiếm thông tin

+ Mẫy biểu báo cáo thông tin

Trong các form chính của chương trình có đủ các chức năng cần thiết ch0o một thông tin

Các thông tin tìm kiếm, báo cáo chính là các thông tin đầu ra đẻ trả lời câu hỏi tìm kiếm của người sử dụng Hay báo cáo chi tiết về điểm của một sinh viên nào đó trong trường cho càc thầy cô lắm được

III Biểu đồ chức năng chính.

Qua phân tích các cơ sở dữ liệu, các thông tin chi tiết và mục tiêu của chương trình Ta có biểu đò phân cấp chức năng sau:

- Chức năng nhập dữ liệu

- Chức năng tim kiếm

- Chức năng báo cáo

- Giới thiệu chương trình quản lý điểm

- Thoát khỏi chương trình

2 Nhập dữ liệu.

- Nhập dữ liệu danh sách sinh viên

4 Báo cáo.

Chức năng chính của nút này là in ra những mẫu biểu đẻ tiện trong việc quản

lý của người quản lý và lãnh đạo

- Mẫu biểu 1: Danh mục môn

- Mẫu biểu 2: Danh sách sinh viên

- Mẫu biểu 3: Điểm của sinh viên

- Mẫu biểu 4: kết quả tra cứu

5 Trợ giúp.

Trong nút này thì nhiệm vụ chủ yếu là: Hướng dẫn người sử dụng chương trình vì trong chương trình có sử dụng một phím nóng cho một số chức năng điều khiển và qua lời hướng dẫn em hy vọng người sử dụng thấy được tính cấp thiết của đề tài

Trong các form của chương trình thì cũng có đày đủ các chức năng cần thiết sau

- Nhập dữ liệu: khi vào chương trình thi người sử dụng sẽ phải nhập dữ liệu cho chương trình nếu như co nhu cầu sử dụng trong các chức năng của nó.

- Sửa dữ liệu: modul nay tạo diều khiện thuận lợi cho người quản lý sủa đổi thông tinvề một sinh vien nào đó Hoặc khi người sử dụng có nhập nhàm dữ liệu thì chức năng nay sẽ là một công cụ tích cựccho công việc chỉnh sửa

- Xóa dữ liệu: Do một nguyên nhân nào đó như kết quả thi lại của sinh viên lân1 hay lần 2 bị nhầm lẫn

- In dữ liệu: Trong trường hợp càn thiết yêu cầu của công việc nh tổng kết điểm cuối kỳ nên chức năng nay sẽ in các mẫu biểu ngay mà không phải vảo trình nút báo cáo để in

IV Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu có tác dụng mô tả được hoạt động của chương trình.ở đây luồng dữ liệu cho việc quản lý điểm sẽ thể hiện chức năng tổng thể các luồng thông tin vào và mối quan hệ của chương trình với các tác nhân bên ngoài

Áp dụng phương pháp phân tích từ trên xuống ta có biểu đồ mức phong cảnh nh sau:

Danh sách sinh viên

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

CHƯƠNG IV

GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ MICROSOFT ACCESS

Giới thiệu chung.

Microsoft access đã cung cấp các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tưi động sản sinh chương trình giải quyết hàng loạt các vấn đề then chốt trong việc quản trị cơ sở dữ liệu, với Microsoft access ta không cần viết chương trình mà vẫn nhanh chóng có được một phần mềm hoàn chỉnh với giao diện thuận tiện cho khá nhiều bài toán quản lý, kế toán, thống kê

Tuy nhiên trong mỗi bài toán đều có những phân việc lắt léo mà công cụ sẵn

có của Microsoft access không thực hiện được vì vậyngôn ngữ access basic sẽ giải quyết những phần việc lắt léo mà các công cụ của access không thực hiện dược

Access basic là một ngôn ngữ lập trình hoàn thiện với các thành phần cơ bản:

+ Các kiểu dữ liệu chuẩn(số, chuỗi, data/time,logic )

+ Kiểu tự tạo (user - defined type)

+ Các thủ tục /hàm vào ra trên bàn phím tự tạo

+ Các toán tử điều kiện rẽ nhánh và lặp

+ Các hàm, thủ tục kể cả khả năng đệ quy trong các hàm, thủ tục.

Cửa sổ CSDL là giao diện chính thao tác với các đối tượng của CSDL:

Tạo bảng - Table chức năng của nó dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu, tạo mới một số cơ sở dữ liệu và một bảng, dặt tên trường, thuộc tính và trường khoá, nhập dữ liệu vào bảng, sắp xếp các bảng ghi

Queries chức năng của queries là dùng đểlựa chọn dữ liệu.Tạo và sử dụng các queries lựa chọn nhiều bảng biểu, tạo các mối quan hệ trong cửa sổ queries, tạo các cột tính toán trong queries, sử dụng tổng các queries, sử dụng tổng queries winzards để tạo một queries, tạo và sử dụng các queries dang hoạt động

Form(mẫu biểu) chức năng của nó là dùng dể nhập dữ liệu vào bảng table Tạo mẫu biểu bằng cách sử dụng các mẵu có sẵn, tạo và sử dụng nhiều bảng biểu mẫu, chỉnh sửa biểu mẫu, thêm dường và nhãn cho biểu mẫu

Reports chức năng của nó là dùng để tạo một báo cáo bằng việc sử dụng autoreport hay winzard , tạo và xem trước nhãn

Pages chức năng của nó là dùng để tạo trang

Maccro và modul chức năng của nó là dùng để hiển thị lệnh khi được kết hợp với các tổ hợp bàn phím để thực hiện lệnh

5.1.1.1 Các định nghĩa về hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin: có một số định nghĩa khác nhau Các định nghĩa nay đều

nhắc tới các cức năng về thông tin của hệ thống và mục tiêu là phục vụ tổ

chức, định nghĩa dưới đây là gần với định nghĩa chung và cho mô tả đày đủ hơn về hệ thống thông tin

Về mặt kỹ thuật: hệ thống thông tin được xác định nh một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quýet định và kiẻm soát trong một tổ chức

Dữ liệu (data): dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chung ta gặp bằng cách thẻ hiện khác nhau

Thông tin: Thông tin có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau dưới góc độ khác nhau nh: đo lường, người sử dụng, quá trình xử lý

Các hoạt động thông tin: là các hoạt dộng xảy ra trong một hệ thống thông tin, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ,trình diễn dữ liệu và kiểm

tra các hoạt động trong hệ thống thông tin.

5.1.2 Vòng đời phát triển một hệ thốngthông tin.

Hệ thống thông tin được xây dựng là một sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống

Vòng đời phát triển hệ thống thông tin là một phương pháp luận chọ việc

phát triển các hệ thống thông tin trong nhiều tổ chức.

5.1.2.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án.

Việc hình thành dự án như một yêu cầu bắt buộc để có thể tiến hành những bước sau: Không có dự án thì cũng không có việc xây dựng hệ thống thông tin

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lạp kế hoạch dự án là phát triển ban

đầu chính thức về những ván đề của hệ thống và các cơ hội của nó: Trình bày

lÝ do tại sao tổ chức cần hay không cần phát triển hệ thống dự kiến

Sau khi nghiên cứu hệ thống phải đưa ra một kế hoạch dự án cơ bản Kế hoạch dự án này cần được phân tích khả thi trên ba mặt:

- Khả thi kỹ thuật

- Khả thi kinh tế

+ Khả năng tài chính cho phép

+ Lợi Ých mà hệ thống mang lại

+ Những chi phí thường xuyên cho hệ thống

- Khả thi về thời gian

- Khả thi về pháp lý và hoạt động

5.1.2.2 Phân tích hệ thống.

Phân tích hệ thống nhằm xác định yêu cầu thông tin của tổ chức

Phân tích bao gồm một vài pha nhá:

- Xác định nhu cầu

- Nghiên cứu nhu cầu và cấu trúc.

- Phác thảo một số thiết kế ban đầu

- So sánh để lựa chọn

5.1.2.3 Thiết kế hệ thống.

Trong thiết kế các đặc tả giải pháp được đề nghị ở pha trước được chuyển thành đặc tả hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý

- Thiết kế logic có thể được áp dụng trên bất kì phần cứng và phàn mềm nào

- Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

5.1.2.4.2 Cài đặt và chuyển đổi hệ thống.

Cài đặt các chương trình trên hệ thống cứng đang tồn tại hay hệ thống phần cứng mới lắp đặt, chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức trong hệ thống cũ sang bộ hoạt động của tổ chức trong hệ thống mới bao gồm việc chuyển đổi

dữ liệu, sắp xếp danh sách trên hệ thống mới và đào tạo sử dụng, khai thác hệ thống

5.1.2.5.Vận hành và bảo trì hệ thống.

Sau khi hệ thống được lắp đặt và chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắt đầu: trong thời gian nay thì người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu dặt ra ban đầu như thế nào, dề xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ xung.

Bảo trì không phải là một pha tách biệt mà là sự lặp lại các pha của một vòng đời khác, đòi hỏi phải nghiên cứu và áp dụng những thay đổi cần thiết

5.1.3 Các phương pháp khác nhau xây dựng hệ thống thông tin.

Rất nhiều tiến trình phát triển hệ thống thông tin khac nhau được áp dụng trên cơ sở của những phương pháp (mô hình ) vòng đời phát triển khác nhau

5.2.Phát triển hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin được hiểu một cách đơn gian là một hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm, khi hoạt dộng đáp ứng được những nhu cầu hoạt động nhất định của một tổ chức

Liên quan đến quá trình phát triển một hệ thống thông tin có ba vấn đề lớn:Các công việc phát triển một hệ thống thông tin và trình tự thực hiện chúng (gọi là phương pháp luận phát triển hệ thống)

Các phương pháp, công nghệ và kỹ thuật được sử dụng

Tổ chức và quản lý quá trình phát triển

5.2.1 Bản chất của việc phát triển hệ thống thông tin trong một tổ chức.

Không phải ngẫu nhiên mà một tổ chức lại đi xây dựng một hệ thống thông tin, vì đó là một công việc tốn công, tốn của Nhưng việc phát triển hệ thống thông tin là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà tổ chức gặp phải Sự thúc bách phát triển một hệ thống thông tin của một tổ chức thường nảy sinh trong những trường hợp sau:

Tổ chức gặp phải những vấn đề làm cản trở hoặc hạn chế không cho phép tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi(hay mục tiêu đặt ra) hiện nay của họ.

Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của tổ chức Chẳng hạn, ủy ban nhân dân các tỉnh cần có hệ thống thông tin để thục hiện việc quản lý điều hành thường xuyên từ văn phòng Chinh phủ tới các địa phương

5.2.2 Sự tiến hóa thông qua khung kiến trúc.

Khi phát triển một ISA có thể thực hiện một sự tiến hóa qua các ô của khung

kiến trúc từ trên xuống dưới Một mô hình biểu diễn trong một ô có thể nhận được từ ở trên nó bằng cách thêm vào những chi tiết Khung khổ có thể sử dụng để tăng cường tính nguyên tắc trong phát triển các hệ thống mới Cách tiếp cận này có thể thực hiện theo hai nguyên tắc phát triển sau:

Các đối tượng trong các dòng được ánh sạ theo chiều ngang Mỗi tiến trình được ánh sạ với các dữ liệu mà nó sử dụng, cả dữ liệu và tiến trình được ánh

sạ vào mạng địa phương hoặc các đối tượng mà ở đó chúng được phân tán

Sự chuyển đổi của dữ liệu, các tiến trình và mạng sảy ra khi chuyển từ một dòng đến dòng sau

5.2.3 Tiến trình tổng quát phát triển hệ thống thông tin.

Tiến trình phát triển một hệ thống thông tin được hiểu là phương pháp luận

về một quá trình vận dụng các phương pháp, công cụ và công nghệ trên cơ sở phương pháp luận chung về vòng đời phát triển hệ thống để nhận được hệ thống thông tin một cách có hiệu quả

Tìm kiếm một kỹ nghệ phát triển một hệ thống thông tin là một thách thức lớn đối với đa số tổ chức ngày nay vì rằng:

- Mỗi tổ chức có những đặc thù riêng của nó

- Những nhà phát triển khác nhau có kỹ năng, kinh nghiệm và phương tiện khác nhau.

- Vấn đề nảy sinh ở mỗi tổ chức là khác nhau và yêu cầu của họ về hệ thống thông tin cũng khác nhau

- Sù thay đổi nhanh chóng của tất cả vấn đề nêu ra: Sù thay đổi môi trường của hệ thống thông tin còng nh môi trường về công nghệ thông tin trong thời gian phát triển

Tiến trình phát triển là phương pháp luận từ trên xuống mà bắt đầu từ mô hình nghiệp vụ và sau đó trợ giúp xây dựng các mô hình dữ liệu và các mô hình tiến trình và liên kết với mô hình nghiệp vụ

- Phương pháp luận này được áp dụng rộng rãi trong phạm vi xí nghiệp và liên quan chặt chẽ với phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin

- Kỹ nghệ hệ thống thông tin là hướng dữ liệu

- Nó tương thích với khung khổ kiến trúc hệ thống thông tin đã được mô tả ở trên

5.2.4 Nội dung các giai đoạn của tiến trình phát triển.

5.2.4.1 Lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch phát triển hệ thống.

Lập kế hoạch phát triển là giai đoạn đầu tiên của quá trình kỹ nghệ hệ thống thông tin

5.2.4.2 Xác định các yếu tố của kế hoạch chiến lược.

Mục dích là chỉ ra các yếu tố kế hoạch chiến lược của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức là một trong nhiều đặc trưng về trạng thái của tổ chức trong tương lai

Nhiệm vụ của tổ chức được diễn đạt bằng những lời lẽ đơn giản, ngắn gọn, chỉ rõ tổ chức cần làm cái gì? phục vụ ai? Chính điều này giúp ta hình dung môi trường và điều kiện có liên quan cần xem xét khi lập kế hoạch

Chiến lược cạnh tranh là một phương pháp mà tổ chức dự kiến áp dụng để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của mình Một chiến lược cạnh tranh là một phương án hoạt động mà tổ chức sẽ tiến hành trong thị trường cạnh tranh:

- Sản xuất với chi phí thấp

- Đa dạng hóa sản phẩm

- Chọn thị trường thích hợp

5.2.4.3 Xác định các đối tượng hợp thành của kế hoạch nghiệp vụ.

Các đối tượng thành phần quan trọng của kế hoạch bao gồm:

Các đơn vị tổ chức và biểu đồ tổ chức của nó

Biểu đồ bố trí các đơn vị của tổ chức theo không gian

Chức năng nhiệm vụ là một tập hợp các quá trình nghiệp vụ có quan hệ với nhau để hỗ trợ một nhiệm vụ của tổ chức

Các thực thể

5.2.4.4 Phát triển mô hình nghiệp vụ.

Bước này gồm ba bước con:

- Xây dựng mô hình phân rã chức năng

- Xây dựng biểu đồ thực thể - quan hệ

- Xây dựng các ma trân liên kết khác nhau được sử dụng là:

+ Ma trận yếu tố quyết định thành công - chứ năng cho phép xác định các chức năng gộp(hay đơn vị tổ chức) cần đưa vào xem xét để xây dựng hệ thống thông tin

+ Ma trận chức năng - thực thể để lựa chọn các thực thể và chức năng cần giữ lại để nghiên cứu phát triển hệ thống

+ Ma trận chức năng - vị trí để định vị các chức năng theo vị trí không gian

+ Ma trận chức năng - đơn vị tổ chức để định vị chức năng theo đơn vị nghiệp vụ.

5.2.4.5 Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin.

a Phát triển mô hình hệ thống.

- Xác định phạm vi của hệ thống

- Xác định các hệ thống con

- Mô tả những chưc năng và các ràng buộc

- Liệt kê các thực thể dữ liệu nghiệp vụ chính

b Xác định kế hoạch phát triển hệ thống thông tin.

Phác họa các dự án khác nhau để phát triển hệ thống, đánh giá và phân tích khả thi và chọn ra một phương án tốt nhất gồm các dự án chấp nhận được Từ

đó hình thành lên kế hoạch hệ thống thông tin

- Mục tiêu, nhiệm vụ và chiến lược kinh doanh

- Bảng kê về yêu cầu thông tin

- Nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống thông tin

5.2.5 Phân tích.

Được gọi là giai đoạn phân tích nhu cầu thông tin

Mục đích của giai đoạn là phát triển các đặc tả chi tiết về hệ thống thông tin của tổ chức

Nhiệm vụ là chuyển đổi tất cả những nghiên cứu về hiện trạng của hệ thống nghiệp vụ và hệ thống thông tin hiện thời thành các đặc tả yêu cầu thông tin của một hệ thống mới

Một số tiêu chuẩn sau được sử dụng để xác định một lĩnh vực nghiệp vụ:

- Có một sự chia cắt rõ ràng nhờ các giới hạn có thể xác định

- Đủ nhỏ để dễ hiểu và dễ quản lý

- Đủ lớn để đòi hỏi các dữ liệu đươc chia sẻ.

- Không trùng lặp với những lĩnh vực nghiệp vụ khác

Một số vấn đề có liên quan đến các tiêu chuẩn được ưu tiên để lựa chọn lĩnh vực nghiệp vụ là:

- Những lợi Ých tiềm năng mà nó mang lại

- Những tác động có tính tổ chức và chiến lược

- Các nhu cầu từ người dùng nghiệp vụ

- Sự phù hợp đối với các hệ thống tồn tại

- Mức độ rủi ro và chi phí có thể chấp nhận được

5.2.5.1 Phát triển mô hình dữ liệu quan niệm

Mô hình dữ liệu quan niệm là mô hình chi tiết bao quát toàn bộ cấu trúc dữ liệu của tổ chức và không phụ thuộc vào bất cứ hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào,cũng như không phụ thuộc vào một ứng dụng dự kiến nào

Dạng phổ biến nhất là biểu đồ thực thể - mối quan hệ và mô hình dữ liệu hướng đối tượng

5.2.5.2 Phát triển các mô hình sử lý.

Mô hình sử lý cho ta mô tả logic của các tiến trình mà các bộ phận chức năng thực hiện và các dòng dữ liệu giữa các tiến trình đó

Một tiến trình là một tập các tác vụ logic được xác định một cách chính xác

sẽ được thực hiện nhiều lần để hỗ trợ một hoặc vài chức năng nghiệp vụ

Có hai loại tiến trình:

- Tiến trình vật lý

- Tiến trình thông tin

Biểu đồ luồng dữ liệu là một mô tả đồ thị bao gồm: luồng dữ liêu, viêc sử dụng và chuyển đổi dữ liệu thông qua một tập hợp các tiến trình và các điểm nguồn hay đích của các luồng dữ liệu dược gọi là tác nhân ngoài.

Một biểu đồ luồng dữ liệu khác với mô hình luồng dữ liệu mà ở đó người ta

sử dụng các ký hiệu là các thực thể - mối quan hệ

Người ta thường phát triển nhiều loại biểu đồ luồng dữ liệu khác nhau khi phân tích một hệ thống thông tin:

- Bước một: Ta vẽ biểu dồ luồng dữ liệu vật lý của hệ thống hiện thời để chỉ

ra những con người, các công nghệ và phương tiện được sử dụng để di chuyển, lưu trữ, sử lý và biểu diễn dữ liệu và thông tin

- Bước hai: Biểu dồ luồng dữ liệu logic của hệ thống hiện thời sau khi đã bỏ

đi tất cả cái gì có liên quan đến việc triển khai thực hiện cụ thể của hệ thống

- Bước ba: Xây dựng một biểu đồ luồng dữ liệu logic cho hệ thống mới bao gồm các đầu vào mới, đầu ra mới, dữ liệu mới và các khả năng xử lý

- Bước bốn: phát triển một biểu đồ luồng dữ liệu vật lý của hệ thống thông tin mới

5.2.6 Thiết kế.

Mục đích của giai đoạn này là chuyển các mô hình thông tin đã được phát triển trong giai đoạn phân tích thành mô hình phù hợp với công nghệ dự kiến

mà ta sẽ sử dụng cho việc cài đặt hệ thống thông tin

Loại công việc trong giai đoạn thiết kế là:

- Thiết kế cơ sở dư liệu

Mục tiêu của thiết kế cơ sở dữ liệu là ánh xạ mô hình dữ liệu quan niệm thành một mô hình thực hiện mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể có thể vận hành tốt với nó và được toàn bộ người dùng trong tổ chức chấp nhận.

a Thiết kế cơ sở dữ liệu logic

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic là quá trình ánh xạ mô hình dữ liệu quan niệm thành một cấu trúc thích hợp với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

b Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Quá trình ánh xạ mô hình dữ liệu thiết kế logic thành một cấu trúc vật lý như các file, các bảng và các chỉ số được xác định, cùng với các phương pháp truy cập và các nhân tố vật lý khác tương ứng với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

5.2.6.2 Thiết kế hệ thống.

Thiết kế hệ thống bao gồm các bước thiết kế sau:

a.Xây dựng biểu đồ luồng hệ thống

Xây dựng biểu đồ luồng hệ thống được tién hành với từng biểu đồ luồng dữ liệu mức sơ cấp

b Thiết kế các thành phần hệ thống

Mục đích của thiết kế các thành phần hệ thống là chuyển mỗi biểu đồ luồng

dữ liệu hệ thống thành một thành phần của hệ thống và làm rõ logic chi tiết cho mỗi tiến trình thuộc thành phần này

c Thiết kế kiến trúc của hệ thống

Thiết kế kiến trúc của hệ thống là cấu trúc lại toàn bộ hệ thống thành một hệ phân cấp gồm các hệ thống con, trong các hệ thống con là các thành phần Trong mỗi thành phần gồm các Modul

5.2.6.3 Thiết kế giao diện người dùng.

Một thành phần quan trọng của hệ thống là các giao diện người dùng

Nã bao gồm các thực đơn, các mẫu biểu, các báo cáo

5.2.6.4.Thiết kế an toàn và bảo mật hệ thống.

5.2.7 Triển khai thực hiện.

Triển khai thực hiện hệ thống thông tin bao gồm một loạt bước đi đến một

hệ thống thông tin vận hành, công việc gồm: tạo cơ sở dữ liệu, mã hóa chương trình, kiểm thử hệ thống, phát triển các thủ tục thực thi và làm tài liệu, đào tạo, thao tác cơ sở dữ liệu

5.3 Xác định yêu cầu của hệ thống.

Xác định yêu cầu của hệ thống là bứơc đầu tien của quá trình phân tích hệ thống

Trong chương trình nay sẽ trình bày những nôi dung sau:

- Quá trình thu thập thông tin, dữ liệu của hệ thống

- Các phương pháp khác nhau để tiến hành thu thập thông tin

- Xác định mô hình nghiệp vụ của tổ chức và phạm vi của hệ thống thông tin

5.3.1 Nội dung xác định yêu cầu thông tin của hệ thống.

5.3.1.1 Quá trình xác định yêu cầu.

Việc khảo sát hệ thống được chia làm hai giai đoạn:

- Giai đoạn khảo sát sơ bộ

- Giai đoạn khảo sát chi tiết

5.3.1.1.1 Cách tiếp cận với một tổ chức.

Mỗi tổ chức là một hệ thống với những đặc trưng riêng của nó, xem một tổ chức là một hệ thống kỹ thuật - xã hội, nó bao gồm hình thức cơ cấu tổ chức,

mô hình quản lý và một truyền thống văn hóa riêng, các nội dung hoạt động nghiệp vụ.

Về tổ chức: Bắt đầu từ bộ phận cao nhất đến các bộ phận thấp nhất

Về quản lý: Bắt đầu từ nhà quản lý cao nhất đến người thực hiện cụ thể

Về công việc : Từ nhiệm vô chung nhất đến công việc cụ thể tại mỗi chỗ làm việc

5.3.1.1.2 Tiến hành khảo sát và thu thập thông tin.

Tiến hành khảo sát và thu thập thông tin cần trải qua các bước:

- Tiến hành thu thập dữ liệu thông tin bằng các phương pháp khác nhau

- Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

- Tổng hợp kết quả khảo sát

- Hợp thức hóa kết quả khảo sát

5.3.1.1.3 Tiến hành một số phân tích.

- Mô tả sơ đồ tổ chức và xây dựng sơ đồ phân rã chức năng

- Phân tích để xác định phạm vi của tổ chức cần triển khai hệ thống

- Phân tích dể lựa chọn các chức năng và các dữ liệu cụ thể cho việc triển khai chi tiết

5.3.1.1.4 Các yêu cầu đặt ra.

Việc thu thập thông tin, dữ liệu được thực hiện bằng cách phỏng vấn, điều tra và quan sát người sử dụng, xem xét các báo cáo, các quy trình, thủ tục trong quản lý và tổng hợp các thông tin thu thập được theo một cách tốt nhất

và đầy đủ nhất

5.3.2 sản phẩm của xác định yêu cầu.

Những sản phẩm đầu ra của pha xác định yêu cầu là các dạng tài liệu khác nhau đựợc hình thànhtừ quá trình xác định yêu cầu

5.3.2.1 Các loại hình thông tin - dữ liệu cần xác định

- Thông tin khảo sát

- Thông tin lưu trữ

- Thông tin trên máy tính

Trình tự thực hiện các chức năng nghiệp vụ cũng như các thông tin dữ liệu liên quan

- Các quy tắc chi phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử lý và phân phối các dữ liệu và thông tin còng nh các yêu cầu kỹ thuật

- Các chính sách và các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh doanh, thị trường và môi trường mà trong đó nó hoạt động

- Các nguồn lực

- Các điều kiện môi trường

- Sù mong đợi về hệ thống thay thế của người dùng

5.3.2.2 Các mô hình phân tích và mô tả cần hình thành.

- Sơ đồ tổ phân cấp tổ chứ bộ máy

- Mô hình phân rã chức năng gắn liền với hoat động nghiệp vụ

- Các ma trận phân tích khác nhau

5.3.3 Các phương pháp truyền thông xác định yêu cầu.

- Phỏng vấn

- Quan sát

- Điều tra bằng bảng hỏi

- Nghiên cứu các thủ tục, tài liệu

5.3.3.1 Phỏng vấn.

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan

Kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố sau:

- Sự chẩn bị

- Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép

- Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn

5.3.3.1.2 Lựa chọn câu hỏi.

Lựa chọn câu hỏi mở và câu hỏi đóng

Có thể kết hợp sử dụng câu hỏi đóng trong các trường hợp cần thiết Câu hỏi đóng cung cấp một giới hạn về phạm vi trả lời dự kiến

5.3.3.1.3 Tiến hành phỏng vấn.

Nên tiến hành phỏng vấn theo nhóm, Ýt nhất là có hai người

Khi phỏng vấn một người hỏi, một người ghi

5.3.4 Điều tra bằng bảng hỏi

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi được sử dụng để bổ sung cho các phương pháp nêu trên Mục tiêu của nó nhằm thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng rộng rãi, có xu hướng liên

quan đến các hoạt động chung của tổ chức và đến việc phát triển hệ thống thông tin.

Những nội dung cần thăm dò có thể là các vấn đề sau:

Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải, các nguyên nhân có thể có của các khó khăn đó, những yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động thành công của tổ chức, giải pháp xây dựng hệ thống thông tin có phải là giải pháp tốt nhất, khó khăn chính khi triển khai một hệ thống thông tin, sự hiểu biết và quan niệm của người dùng về hệ thống thông tin sẽ xây dựng, những mong đợi của người dùng về hệ thống thông tin sẽ xây dựng

5.3.4.2 Tiến hành điều tra.

Sau khi bảng hỏi được chuẩn bị sẽ phân phát cho đối tượng được hỏi để họ điền vào bảng hỏi hoặc cử người đi điều tra trực tiếp Trong trường hợp cuối cùng này, những nhân viên điều tra cần được huấn luyện cách hỏi và cách ghi chép

5.3.4.3 Ưu điểm và hạn chế của phương pháp.

Phương pháp này thường được dùng để bổ sung cho các phương pháp trên

Ưu điểm là nhanh và rẻ hơn phỏng vấn, dễ tổng kết, việc đào tạo người điều tra Ýt tốn kém cả về thời gian và chi phí

5.3.5 Quan sát.

Con người không phải luôn nhớ hết và kể đủ mọi điều họ biết, họ nghĩ, đặc biệt những sự kiện Ýt xảy ra và những sự kiện xảy ra trong quá khứ