Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng

Ở nước ta, công nghệ thông tin khôngcòn xa lạ, nó được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội cũngnhư trong công tác quản lý: quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện vừa qua trong trường em đãđược các thầy cô cung cấp và truyền đạt các kiến thức chuyên môn cũng nhưtinh thần học tập sáng tạo, là nền tảng để chúng em bước vào cuộc sống

Giai đoạn thực tập là khoảng thời gian rất cần thiết và quan trọng đối vớimỗi sinh viên trường Kinh tế nói chung và sinh viên chuyên ngành Tin học kinh

tế nói riêng; bởi đây là giai đoạn đầu tiên chúng em được tiếp xúc với thực tếcông việc Chuyên đề thực tập là kết quả của gần 4 tháng thực tập, là cơ hội để

áp dụng những kiến thức đã học và rút ra những kinh nghiệm quý báu cho côngviệc sau này của bản thân mỗi sinh viên

Sau thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài tại công ty Tin học Xây dựng

và công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng, dưới sự hướng dẫn cẩnthận, khoa học, chu đáo của cô giáo Trần Thị Song Minh cùng sự chỉ bảo nhiệttình của các anh chị trong công ty Tin học Xây dựng -Bộ Xây dựng và công tyCông nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng đó giỳp em hoàn thành chuyên đềthực tập này

Bên cạnh những kết quả đạt được, chuyên đề không tránh khỏi nhữngthiếu sót, kính mong các thầy cô thông cảm Sự góp ý, phê bình của các thầy cô

và các bạn là những ý kiến quý báu giúp em hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới cô giáo TS Trần ThịSong Minh cùng toàn thể cán bộ giáo viên khoa Tin học kinh tế, kĩ sư NguyễnĐắc Tuấn - trưởng phòng xí nghiệp phần mềm quản lý, công ty Tin học Xâydựng và tất cả các nhân viên trong công ty Tin học Xây dựng và công ty Côngnghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng đã giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiệnthuận lợi cho em trong suốt thời gian vừa qua

Hà Nội, tháng 05 năm 2005

Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Chinh

LỜI MỞ ĐẦU

Thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong kinh tế cũng như trongđời sống xã hội Lượng thông tin ngày càng nhiều và phức tạp nên việc lựa chọn,phân tích, khai thác và quản lý thông tin bằng thủ công ngày càng gặp nhiều khókhăn Bởi thế, tin học hoá là vấn đề cần thiết, nhờ đó các hoạt động sản xuất, quản

lý trở nên thuận tiện, mang lại nhiều lợi ích Ở nước ta, công nghệ thông tin khôngcòn xa lạ, nó được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội cũngnhư trong công tác quản lý: quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý sản xuất; quản

lý kho, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng…Hệ thống thông tin kinh doanh và sảnxuất có mặt trong tất cả mọi doanh nghiệp, nó quyết định các hoạt động khác, đòihỏi phải có hệ thống quản lý tốt, hiệu quả; nhất là trong khâu quản lý sản phẩm

Dựa trên nhu cầu, thị hiếu của khách hàng cùng sự phát triển chung của

xã hội công ty Tin học Xây dựng đã được thành lập Sản phẩm của công ty đã vàđang được nhiều doanh nghiệp sử dụng, đặc biệt là những doanh nghiệp trongngành Xây dựng, trong đó có công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xâydựng muốn xây dựng một phần mềm để quản lý việc tiêu thụ sản phẩm Công tyCông nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng là đơn vị sản xuất kinh doanh nênviệc tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa quyết định để xác định chỗ đứng trên thịtrường Do đó, hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm có vai trò quantrọng, nó không chỉ nói lên hiện trạng kinh doanh của công ty mà còn phản ánhnhu cầu thị trường người tiêu dùng Công việc quản lý tiêu thụ sản phẩm đòi hỏicác nhà quản lý phải luôn nắm bắt, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chínhxác để đưa ra quyết định đúng đắn Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản

lý tiêu thụ sản phẩm sẽ góp phần giúp công ty xây dựng chiến lược kinh doanhphù hợp, nâng cao hiệu quả kinh doanh

Qua quá trình tìm hiểu và thực tập tại công ty Tin học Xây dựng và công

ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng, em đã hoàn thành chuyên đề thực

tập tốt nghiệp của mình với đề tài: “Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng”.

Mục đích của đề tài nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lýtiêu thụ sản phẩm, giỳp phũng thị trường của công ty nắm bắt, xử lý thông tinnhanh chóng, chính xác, làm cơ sở trợ giúp việc ra quyết định, lập kế hoạch củacác nhà quản lý và các hệ thống chức năng khác.

Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm 3 chương :

Chương I: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và tổng quan về đề tài nghiên cứu : trình bày khái quát về cơ quan thực tập, sự cần thiết ứng dụng tin

học trong công tác quản lý và đưa ra lý do lựa chọn đề tài

Chương II: Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu : trình bày phương pháp

luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, một số vấn đề về hệ thốngthông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệuXây dựng và công cụ thực hiện đề tài

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng : trình bày việc

phân tích chi tiết hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Côngnghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng từ đó thiết kế và xây dựng một giải phápgiúp hệ thống hoạt động tốt hơn

Đề tài được đưa vào sử dụng sẽ giúp cho hoạt động quản lý tiêu thụ sảnphẩm của công ty hiệu quả hơn Tuy nhiên, do khuôn khổ thời gian và năng lực

có hạn, mặc dù đã rất cố gắng nhưng chuyên đề còn nhiều hạn chế Hy vọng nộidung nghiên cứu của đề tài sẽ được bổ sung và phát triển trong tương lai

CHƯƠNG I GIỚi THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP

VÀ TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Giới thiệu chung về công ty Tin học Xây dựng - Bộ Xây dựng

Công ty Tin học Xây dựng là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Xâydựng, được thành lập theo Quyết định số 243/QĐ-BXD ngày 16 tháng 02 năm

2000 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng trên cơ sở Trung tâm Tin học Xây dựngthành lập ngày 27 tháng 11 năm 1990

Tiền thân từ phòng ứng dụng Toán và Máy tính (5 / 1974) phát triểnthành Trung tâm Tin học Xây dựng Công ty đã không ngừng phát triển trongcác hoạt động nghiên cứu - sản xuất - tư vấn, chuyển giao công nghệ và đượcNhà nước chứng nhận bản quyền cho nhiều sản phẩm phần mềm công nghệthông tin Các sản phẩm phần mềm của công ty đã được ứng dụng rộng rãitrong nhiều năm qua

Với những thành quả của mình công ty đã góp phần thúc đẩy sự pháttriển của ngành công nghệ thông tin Việt Nam Công ty đã được Thủ tướngChính phủ tặng bằng khen năm 2000 và được Bộ Xây dựng đề nghị Nhà nướctặng thưởng Huân chương Lao động hạng 3 năm 2002

Tên chính thức của công ty: Công ty Tin học Xây dựng.

Tên giao dịch quốc tế: Contruction Informatics Corporation - CIC

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty có gần 13 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tinchuyên ngành xây dựng với các chức năng nhiệm vụ chính sau đây:

 Nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, khai thác phát triển và cung cấp phầnmềm về CNTT phục vụ quản lý, kinh tế, kỹ thuật

 Tư vấn các giải pháp tổng thể về hệ thống thiết bị tin học, viễn thông;nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao các giải pháp CNTT, thực hiệnlắp đặt các hệ thống thiết bị tin học viễn thông

 Thực hiện các nội dung công tác tư vấn xây dựng đối với các công trìnhtin học viễn thông, các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kỹthuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp

 Xuất nhập khẩu và cung cấp các thiết bị, các sản phẩm CNTT và cácứng dụng công nghệ khác

 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CNTT và các ứng dụng công nghệ khác

 Liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước để phát triển vàđầu tư công nghệ

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ xây dựng giao

Mỗi bộ phận trong công ty có một chức năng và nhiệm vụ cụ thể riêng

để hoàn thành mục tiêu chung của Công ty Công ty thường xuyên tổ chức đàotạo và cấp chứng chỉ về Tin học xây dựng cho các học viên về: Tin học cơ bản,tin học văn phòng, tin học chuyên ngành xây dựng, đào tạo quản trị mạng, sửdụng Intranet, Internet…sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Archicard,Sap… Chuyển giao các phần mềm theo các hình thức chọn gói, nghiên cứu vàphát triển các hệ thống quản lý trên mạng phục vụ cho công tác quản lý điềuhành và kết nối dữ liệu giữa các đơn vị, xây dựng các cơ sở dữ liệu giữa cácđơn vị…

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Từ một đơn vị có khoảng 30 cán bộ trong thời kỳ 1990 – 1995, đến nay,công ty đã có đội ngũ hơn 200 cán bộ, hầu hết có trình độ đại học trở lên, trong

đó có gần 20 cán bộ đang theo học cao học, tiến sỹ ở trong và ngoài nước

Cơ cấu tổ chức của Công ty có 9 đơn vị thành viên gồm:

- Trung tâm Nghiên cứu và phát triển công nghệ thông tin

- Trung tâm Đào tạo và chuyển giao công nghệ

- Xí nghiệp phát triển phần mềm tư vấn xây dựng

- Xí nghiệp phát triển phần mềm quản lý

- Xí nghiệp xuất nhập khẩu thiết bị CNTT

- Xí nghiệp Tự động hoá thiết kế và tư vấn xây dựng

- Trung tâm GIS trong xây dựng

- Phòng Dự án và Thị trường

- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Cần Thơ

Tổ chức của công ty theo cấp bậc, phân nhánh, quản lý theo phân quyền

và theo chức năng Cấp cao nhất là Ban giám đốc có quyền điều hành mọi côngviệc chung của Công ty, chịu trách nhiệm phân bổ quản lý các đơn vị Các đơn

vị có quy chế hoạt động chuyên môn sâu rộng theo sự phân công của Ban giámđốc Công ty

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty Tin học Xây dựng

1.1.3 Tình hình hoạt động của Công ty

Công ty Tin học Xây dựng là cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo pháttriển CNTT của Bộ Xây dựng, đơn vị tham gia chủ yếu trong Ban soạn thảo Đề

án phát triển CNTT ngành Xây dựng đến 2005, 2010 Là đơn vị nghiên cứu vàsản xuất phần mềm và chuyển giao công nghệ phục vụ các cơ quan quản lý nhànước, đơn vị nghiên cứu, đào tạo và doanh nghiệp trong ngành Hoạt động củaCông ty chủ yếu diễn ra trờn cỏc lĩnh vực sau:

Hoạt động đào tạo: Công ty đã đào tạo và cấp chứng chỉ trình độ CNTTcho cán bộ chuyên viên, là đầu mối triển khai các hoạt động về CNTT, tư vấn

tư vấn xâydựng

XN xuất nhậpkhẩu và kinhdoanh thiết bịtin học

XN tự độnghóa và tư vấnxây dựng

Trung tâm đào

tạo và chuyển

giao công nghệ

Trungtâm GIS

Trung tâmnghiên cứu vàphát triển CNTT

xây dựng hệ thống thiết bị và mạng, tham gia xây dựng một số cơ sở dữ liệuquản lý ngành

Hoạt động nghiên cứu phần mềm: Đã hoàn thiện trên 30 bộ sản phẩmphần mềm phục vụ quản lý, kinh tế, kỹ thuật của ngành như: bộ phần mềmphục vụ công tác tư vấn thiết kế, quản lý và thiết kế qui hoạch, quản lý cơ quandoanh nghiệp… được nhà nước cấp bản quyền và đã giao sử dụng cho hơn

3000 khách hàng trong và ngoài ngành Xây dựng, góp phần đẩy mạnh hiện đạihóa ngành Xây dựng

Về công tác đào tạo, phổ biến kiến thức: Đã đào tạo và ứng dụng tin họccho hơn 5000 lượt cán bộ chuyên viên trong ngành về phổ cập tin học, sử dụng

và khai thác phần mềm, internet, các chương trình phục vụ thiết kế, dự toán,tính toán kết cấu, kế toán, nhân sự- tiền lương, hợp đồng…

Hoạt động cung cấp trang thiết bị tin học: trang bị hàng ngàn bộ máy vitớnh-mạng cho gần 800 đơn vị, trong đó có mạng XD.NET-01 của Bộ Xâydựng, mạng các Viện, các trường cao đẳng và trung học xây dựng, các Ủy bannhân dân tỉnh - thành phố, các tổng công ty và đơn vị thuộc Bộ

Về hoạt động sản xuất kinh doanh: Trong các năm 2000- 2002, tình hìnhsản xuất kinh doanh của Công ty đã phát triển vững chắc, hoàn thành tốt cácchỉ tiêu kế hoạch hàng năm

Việc đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ đượcCông ty rất coi trọng, có nhiều người đang theo học cao học, tiến sỹ ở trong vàngoài nước Tất cả lao động đều có việc làm ổn định, thu nhập bình quân toànCông ty đạt mức hơn 1,6 triệu đồng/ người/ tháng

Hoạt động đầu tư công nghệ mới: Do CNTT phát triển với tốc độ caonên việc đầu tư cho công nghệ mới được Công ty chú trọng Hàng năm Công tytiếp tục đầu tư thay thế, nâng cấp thiết bị cũ và mua sắm thiết bị hiện đại.Trong năm 2001 đã đầu tư 1.6 tỷ để hiện đại hóa thiết bị công nghệ

Công tác hợp tác quốc tế: Công ty đã quan hệ với 25 hãng của hơn 20nước trên thế giới về hợp tác phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ,đào tạo… Đặc biệt, công ty đã trở thành đối tác của cỏc cụng tỵ nhưNemetscheck (CHLB Đức), EagePoint (Mỹ), Soft Promotion (Hàn Quốc),TEKLA (Phần Lan), Viện hàn lâm Khoa học xây dựng (Trung Quốc), MVA(Vương quốc Anh),… trong việc phát triển và ứng dụng phần mềm tại ViệtNam theo các tiêu chuẩn trong nước.

1.1.4 Sản phẩm và thị trường của Công ty

Các sản phẩm phần mềm của Công ty đã chiếm lĩnh trên toàn bộ 61 tỉnhthành trong cả nước, góp phần tích cực trong việc đẩy mạnh công nghiệp hóa

và hiện đại hóa ngành Xây dựng Công ty là một trong số ít đơn vị chuyờn sõutrong lĩnh vực CNTT xây dựng với các phần mềm có tính tự động hóa cao,phương pháp tính hiện đại trở thành công cụ trợ giúp cho nhiều kỹ sư và cán bộchuyên môn Ngoài ra, công ty cũng sản xuất đa dạng các phần mềm khác nhưQuản lý kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, quản lý đô thị, quản lý nhân sự,quản lý học phí, quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng và thu tiền nước…

Công ty không ngừng mở rộng thị trường và tăng cường các hoạt độngtrong lĩnh vực CNTT với việc mở các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, mởthờm phũng giới thiệu và bán sản phẩm tại 177 Bùi Thị Xuân, Hà Nội để tăngcường hoạt động hỗ trợ khách hàng Tại đây trưng bày các công nghệ mới nhất vềmáy tính, thiết bị mạng và khách hàng sẽ được tư vấn, giải đáp về phần mềm, xemDemo giới thiệu sản phẩm phần mềm của Công ty Đến nay Công ty đã cung cấp,đào tạo và chuyển giao phần mềm cho trên 1200 đơn vị trong và ngoài ngành Xâydựng Cùng với các cơ quan cùng ngành trong nước Công ty đã và đang góp sứcđẩy mạnh sự phát triển của Việt Nam trên thế giới

1.2 Giới thiệu về công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng

Ở Việt Nam hiện nay máy tính và khoa học máy tính phát triển rộng khắp,ngày càng có nhiều các công ty, các trung tâm về công nghệ thông tin với các

sản phẩm, dịch vụ ngày càng tốt hơn Nhưng cũng ngày càng có nhiều nhu cầuhơn về sử dụng các ứng dụng tin học cả về phần cứng và phần mềm bởi mộtdoanh nghiệp muốn đón đầu thành công thì không thể không cần đến nhữngsản phẩm và dịch vụ mà công nghệ máy tính mang lại Nắm bắt được nhữngnhu cầu của các doanh nghiệp, thị hiếu của khách hàng cùng cơ hội do sự pháttriển chung của xã hội Công ty Tin học Xây dựng đã được thành lập Một trongcác chức năng của công ty là: Nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, khai thác pháttriển và cung cấp phần mềm về CNTT phục vụ quản lý, kinh tế, kỹ thuật Công

ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng là một khách hàng công ty muốnxây dựng một phần mềm để quản lý việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Công

ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng là một công ty chuyên sản xuấtvật liệu xây dựng trong đó sản phẩm gạch men ốp lát cao cấp là sản phẩmchính

Công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng tiền thân là Nhà máy

Bê tông Việt Trì, trực thuộc Tổng Công ty xây dựng Sông Hồng – Bộ Xây Dựng

là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định Số 126A/BXD –TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng

Trụ sở Công ty đặt tại phường Tiờn Cỏt, Thành Phố Việt Trỡ,Tỉnh PhỳThọ có hệ thống giao thông đường sắt, đường thủy rất thuận lợi Hoạt động sảnxuất kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất vật liệu xây dựng, trong đó sảnphẩm gạch men ốp lát cao cấp là sản phẩm mũi nhọn

Với đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật, công nhân lành nghề chiếm hơn 80% tổng số

580 CBCNV và công nghệ tiên tiến của Italia và Tây Ban Nha Tổng giá trị sảnlượng của Công ty tăng nhanh trong nhiều năm liền Năm 1996 là 74,3 tỷ đồng,năm 1999 là 122 tỷ đồng, sản lượng gạch năm 2002 đạt 3817187 m2 Công tyhiện đang áp dụng hệ thống kiểm tra chất lượng phù hợp với các tiêu chuẩn củaISO 9001 cho qui trình sản xuất của mình không ngừng nâng cao năng suất vàchất lựợng đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng cũng như đòi hỏi

khắt khe của thị trường Gạch men ốp lát của Công ty đã đạt huy chương vàngtại các kỳ hội chợ quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam năm 1997, 1998, 1999,

2000, 2001, 2002, 2003 tại Giảng Võ Huy chương vàng hội chợ quốc tế tại CầnThơ và Thành phố Hồ Chí Minh – “Quả cầu vàng” Hội chợ MADE INVIETNAM 2001 và hai huy chương vàng năm 2001

Sản phẩm của công ty đa dạng về mẫu mã, bền đẹp, đạt tiêu chuẩn Châu

Âu Đặc biệt gạch ốp lát CMC đã được tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩnquốc tế BVQI (Vương quốc Anh) và QUACERT (Việt Nam) chứng nhận hệthống quản lý chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 : 1994 vàtiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9002 : năm 1996

Thị trường tiêu thụ của công ty tiêu thụ trên cả nước với khoảng 30 đại lý

ở miền Bắc, 4 đại lý ở miền Trung và 6 đại lý ở miền Nam

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu xây dựng là một doanh nghiệpnhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng sông Hồng - Bộ Xây Dựng Công tythực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, chịu trách nhiệmkinh tế và dân sự về các hoạt động và tài sản của mình tổ chức quản lý “ trựctuyến chức năng ” theo 2 cấp:

+ Cấp công ty : Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều được chỉ đạo bởiban giám đốc Ban giám đốc gồm một giám đốc, 3 phó giám đốc và cỏc phũngban chức năng: phòng tổ chức lao động, phòng tài chính kế toán, phòng kỹthuật kế hoạch, phòng thị trường, phòng vật tư, xưởng bao bì , xưởng cơ giới

cơ khí, nhà máy Gạch, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh Đà Nẵng.Giám đốc công ty, là người lãnh đạo cao nhất điều hành mọi hoạt động củacông ty theo định hướng của Nhà nước và của tổng công ty Giám đốc cũng làngười chịu trách nhiệm cao nhất về hiệu quả hoạt động của công ty trước Nhà

nước, tổng công ty và toàn bộ công nhân viên trong công ty Giúp việc choGiám đốc cú cỏc phó giám đốc:

Phó giám đốc Kỹ thuật: quản lý chỉ đạo kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuấtcủa công ty, giao nhiệm vụ cho cỏc phũng ban chức năng và các xưởng sản xuất

Phó giám đốc Kinh doanh: phụ trách việc kinh doanh và tình hình tiêu thụsản phẩm của công ty

Phó giám đốc Nội chính: phụ trách, chỉ đạo công tác Đảng, công tácCông Đoàn, công tác Đoàn thanh niên của công ty, phụ trách khối nội chínhcủa công ty về công tác tổ chức, lao động, tiền lương, hành chính

+ Cấp chi nhánh, phân xưởng: Đứng đầu là giám đốc chi nhánh, quảnđốc phân xưởng và giúp việc cho giám đốc chi nhánh, quản đốc phân xưởng làcác trưởng bộ phận, các nhân viên tác nghiệp, nhân viên tiền lương, nhân viêncấp phát phân phối Cấp chi nhánh xưởng không có bộ máy kế toán mà chỉ cónhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho phòng kế toán công ty hạch toán

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của công ty

Phòng

tổ chứclao động

Phòngthịtrường

Chi nhánh

Đà Nẵng

XưởngBao bì

Xưởng cơgiới cơ khí

Phòngtài chính

kế toán

Nhà máyGạch

Chi nhánh

TP HCM

Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ cỏc phũng ban trong công ty

Phòng Thị trường: có chức năng hoạt động bán sản phẩm thông qua hoạtđộng kinh doanh xây dựng và thực hiện chiến lược Maketing tìm hiểu thị phầntrên thị trường, xây dựng và phát triển các đại lý, cửa hàng của công ty đem lạidoanh thu cao nhất và hiệu quả nhất; tìm hiểu thị hiếu khách hnàg, năng lực bánhàng của đại lí để có kế hoạch tốt nhất cho sản phẩm

Phòng Kỹ thuật kế hoạch: Chức năng lập kế hoạch sản xuất cho công ty,nghiên cứu và ứng dụng các sáng kiến kỹ thuật vào sản xuất

Phòng tổ chức lao động : Tham mưu cho giám đốc về bộ máy quản lý, sửdụng và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên, thực hiện chính sách đối vớingười lao động và kế hoạch cho các quỹ lương hàng năm

Phòng vật tư: tổ chức nhận và bảo quản toàn bộ vật tư, cấp phát vật tư,thiết bị theo qui định của công ty

Phòng tài chính kế toán: quản lý việc thu chi ngân sách của công ty chịutrách nhiệm về các báo cáo tài chính, hạch toán các khoản thu chi trước giámđốc và cơ quan nhà nước; tổ chức và phối hợp với phòng Thị trường bán sảnphẩm cho khách hàng, tổ chức xem xét hợp đồng bán hàng

1.2.3 Thực trạng áp dụng tin học trong việc quản lý tiêu thụ sản phẩm tại

công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng

Hiện nay, các bộ phận quản lý của công ty đều sử dụng máy tính để theodõi và tiến hành công việc Bộ phận quản lý kho của công ty được sử dụng mộtmáy tính giúp nhân viên theo dõi tồn kho theo dõi được tình hình nhập - xuất -tồn kho của sản phẩm Bộ phận tiêu thụ sản phẩm cũng được trang bị máy tính

để theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm như theo dõi việc nhập - xuất sản phẩm,nhập hàng trả lại của khách, theo dõi lượng tiêu thụ…

Bộ phận kế toán của công ty cũng đều đã được trang bị máy tính để làmviệc, mỗi kế toán chi tiết được sử dụng một máy tính riêng.

Hiện nay, tuy đã sử dụng máy tính để quản lý, song các phần hành kếtoán đều đang thực hiện công việc một cách bán tự động bằng phần mềmExcel Mới chỉ có phần hành kế toán tiền mặt - ngân hàng đang áp dụng phầnmềm kế toán EFFECT do đặc thù công việc của công ty nờn cỏc phần hành kếtoán khác đều chưa thể áp dụng Công ty cho biết trong thời gian tới sẽ cố gắngtìm một phần mềm kế toán phù hợp với công tác kế toán ở công ty

Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty cũng đều đã nối mạng nội bộ

1.3 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

1.3.1 Lý do lựa chọn đề tài

Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tin đóngvai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng ngày càng rộng rãi Đặc biệt, côngtác quản lý tin học là một bộ phận không thể thiếu của các nhà quản lý nếumuốn quản lý có hiệu quả, có những quyết định chính xác, kịp thời Trên thực

tế, từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tàichính, nhân sự, tín dụng, marketing cỏc tổ chức doanh nghiệp không nhữngtiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động,khắc phục được những thiếu sót trong quản lý, đem lại hiệu quả cao cho quátrình sản xuất kinh doanh

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất có mặt tất cả trong cácloại hình tổ chức doanh nghiệp để sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ phục vụnhu cầu người tiêu dùng Các hệ thống này hỗ trợ quá trình ra quyết định đốivới các hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực kinh doanh và sảnxuất

Công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng là một doanh nghiệptương đối lớn trong cả nước, chuyên sản xuất vật liệu xây dựng trong đó sản

phẩm gạch men ốp lát cao cấp là sản phẩm chủ yếu, là nguồn cung cấp hỏng húacho rất nhiều đại lý và khách hàng trên cả nước Do vậy, việc xây dựng hệ thốngthông tin quản lý sản phẩm cho công ty là vấn đề cần thiết.

Do qui mô lớn, hàng năm công ty sản xuất hàng triệu vật liệu xây dựngnên nhu cầu quản lý tốt số lượng sản phẩm là rất lớn, việc quản lý sản phẩm vàtiêu thụ sản phẩm phải chặt chẽ, chính xác Bởi vậy, hệ thống quản lý tiêu thụsản phẩm cần phải được tin học hoá và xây dựng một chương trình quản lý đểđáp ứng yêu cầu đó

Sau khi khảo sát hệ thống em nhận thấy ở công ty tình trạng công việc của

bộ phận quản lý sản phẩm cũng như kế toán kho và kế toán tiêu thụ thường bịdồn vào cuối tháng và cuối năm Nguyên nhân là do doanh nghiệp sử dụngphương pháp tính giá xuất kho “Bỡnh quõn cả kỳ dự trữ”, phải đợi đến cuốitháng mới tiến hành tớnh giỏ sản phẩm, sau đó mới ghi sổ, lờn bỏo cỏo dẫnđến thông tin có khi cung cấp không kịp thời Do đó, cần thiết phải xây dựngmột hệ thống thông tin tự động giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhânviên vào cuối kỳ, nhằm phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch thịtrường, cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục nhữngsai sót trong quá trình thực hiện công việc

Ngoài ra, hệ thống còn tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính),năng lực con người (đội ngũ cán bộ của công ty) nhằm nâng cao hiệu quả côngtác quản lý, giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảmđội ngũ nhân công, tiết kiệm chi phí thất thoát sản phẩm, giảm thiểu sai sót cóthể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho người lao động trong

công việc Do vậy, em quyết định chọn đề tài: “Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng” để góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tốt hơn này đồng thời

phát huy những kiến thức đã được học trong nhà trường Đây là một đề tàimang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích

phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin mộtcách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấptrên, giúp họ có khả năng đưa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế.

1.3.2 Mục đích của đề tài

Mục đích cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là nhằmcung cấp cho người sử dụng công cụ quản lý tốt nhất Vì vậy, mong muốntrước hết của đề tài là được người sử dụng chấp nhận Ngoài ra, đề tài cần phảigiải quyết được các vấn đề khó khăn của công ty:

+ Tình trạng công việc của nhân viên kế toán bị dồn vào cuối tháng dẫnđến không cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên

+ Tình trạng khó khăn trong việc quản lý một số lượng sản phẩm quá lớn + Cung cấp thông tin báo cáo một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ phục

vụ tốt quá trình quản tiêu thụ sản phẩm, cho kế hoạch sản xuất của công ty.Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người (độingũ cán bộ của công ty) nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội ngũnhân công, tiết kiệm chi phí thất thoát lãng phí nguyên vật liệu, giảm thiểu saisót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho người lao độngtrong công việc quản lý sản phẩm

1.3.3 Công cụ sử dụng xây dựng chương trình

Để thực hiện chương trình quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Côngnghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng em lựa chọn ngôn ngữ lập trình VisualBasic và cơ sở dữ liệu Access, bởi vì :

Lập trình với Visual Basic ngày càng được sử dụng nhiều Visual Basic

là một công cụ lập trình hướng đối tượng rất mạnh, có khả năng liên hợp vớicác tính năng của office không khó khăn như Word, Excel, Access…

Visual Basic 6 có rất nhiều tính năng mới so với phiên bản khỏc, cú cỏcđiều khiển mới cho phép viết chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách

xử lý và tính năng của office 2000 và trình duyệt Web Internet Explorer

Visual Basic giúp chúng ta triển khai các ứng dụng một cách dễ dànghơn, giảm bớt được khối lượng lập trình phức tạp, làm cho cơ sở dữ liệu dễ bảotrì hơn, có thể thiết kế giao diện của chương trình rất đa dạng, phong phú vàthân thiện với người sử dụng…

Việc sử dụng Visual Basic để xây dựng một ứng dụng tin học trong quản

lý là rất thuận tiện, do vậy em chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic dựa trênnền cơ sở dữ liệu Access để viết chương trình cho đề tài này

CHƯƠNG II

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

Nhân loại đang sống trong một thời đại bùng nổ về thông tin Chưa khinào vai trò của thông tin lại lớn như lúc này, thậm chí cú lỳc thông tin cònđược coi là nguồn tài nguyên đáng giá nhất đối với hoạt động sản xuất kinhdoanh nghiệp của tổ chức Thế giới ngày càng văn minh thì nhu cầu của conngười ngày càng tăng đòi hỏi sự phải nhanh nhậy trong việc nắm bắt thông tin

Hệ thống thông tin quản lý ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu đó Hệ thống thôngtin quản lý là loại hình hệ thống thông tin đã và đang được sử dụng rộng rãi đểphục vụ công việc quản lý trong hầu khắp các đơn vị và tổ chức Hệ thốngthông tin quản lý một mặt làm tăng chất lượng cuộc sống của con người, mặtkhác kích thích sự tìm tòi, sáng tạo của con người để phát triển hệ thống thôngtin ngày càng hoàn thiện hơn

2.1.1.Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thànhtựu của công nghệ của tin học vào tổ chức Xây dựng thành công một hệ thốngthông tin không thể theo một thực đơn có sẵn Trước hết cần phải hiểu biết về

tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về các quátrình hình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một hệ thốngthông tin thích hợp cho nó

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu

và các thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (inputs) của hệ thống thôngtin được lấy từ các nguồn (sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùngvới các dữ liệu đã được lưu giữ từ trước Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đếncỏc đớch (destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Sau đây là mô hình tổng quát của một hệ thống thông tin

Hình 2.1: Sơ đồ mô hình tổng quát của một hệ thống thông tin

Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm thu thập các dữ liệu

về hợp đồng bán hàng, các lệnh nhập sản phẩm, phiếu yêu cầu xuất sảnphẩm…từ bộ phận kế toán, bộ phận sản xuất… Xử lý chúng cùng với các dữliệu về sản phẩm, khách hàng đã được lưu trữ trong kho dữ liệu để tạo ra phiếuxuất/ nhập sản phẩm, các báo cáo về lượng sản phẩm tiêu thụ của một loại sảnphẩm hay năng lực tiêu thụ của một khách hàng, đaị lý phục vụ cho các nhânviên quản lý sản phẩm của phòng thị trường Vì vậy đây là một hệ thống thôngtin Hệ thống này có thể thực hiện thủ công hoặc bằng phương tiện máy móc

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin trong các tổ chức thường có hai cách phân loại: mộtcách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấynghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

Các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúngphân biệt trước hết với nhau bởi họat động mà chúng trợ giúp, theo cách này ta

cú cỏc hệ thống thông tin sau:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcesingSystem) Là hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thựchiện hoặc là với khách hàng hoặc với nhà cung cấp, những người cho vay, hoặc

Kho dữ liệu

những nhân viên của nó Ví dụ: Hệ thống trả lương , lập hoá đơn , theo dõikhách hàng, theo dõi nhà cung cấp.

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạtđộng này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý học tập hoặclập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo rabởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nóichung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặctheo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đócủa tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phảntình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tạivới một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vỡ cỏc hệ thốngthông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giaodịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vàoviệc vận hành tốt hay xấu của hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống phân tíchnăng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt củanhân viên, nghiên cứu về thì trường là các hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Lànhững hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động raquyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trìnhđược tạo ra từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphương án giải quyết và lựa chọn một phương án

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là hệ thống cơ sở trí tuệ,

có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằngcác công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem Competitive Advantage): Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnhtranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức , có

thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, và cũng có thể là một tổ chức khácthuộc cùng một ngành cụng nghiệp Chỳng cho phép các tổ chức thành côngtrong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh.

 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia thành các cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụđược gọi là phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Để hiểu cách phân loại này ta xét bảng sau:

Tài chính

chiến lược

Markettingchiến lược

Nhânlựcchiếnlược

Kinhdoanh vàsản xuất

thốngthôngtinvănphòng

Tài chính

chiến thuật

Markettingchiếnthuật

Nhânlựcchiếnthuật

Kinhdoanh vàsản xuấtchiến thuậtTài chính

tác nghiệp

Markettingtác nghiệp

Nhânlựctácnghiệp

Kinhdoanh vàsản xuấttác nghiệp

Hình 2.2: Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết

định

Ví dụ: Hệ thống quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bê tông

và Vật liệu Xây dựng là một hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở mức tácnghiệp

2.1.3 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất

Nhưng việc người ta nhận ra lợi điểm phát triển hệ thống thông tin là chưa đủ

để bắt đầu phát triển một hệ thống thông tin mới mà còn xuất phát từ một sốnguyên nhân sau đây:

Những vấn đề về quản lý:

Trong sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin lạc hậu, những vấn đề

về quản lý và vịờc thâm hụt ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩyyêu cầu phát triển một hệ thống thông tin Trước khi có máy tính, vấn đề quản

lý đối với một doanh nghiệp thực sự là khó khăn và phức tạp Ví dụ như việctruyền yêu cầu và các mệnh lệnh từ các nhà lãnh đạo tới nhân viên sẽ phảithông qua nhiều người, nhiều ngày thậm chí có thể bị biến dạng Trong khi đónếu dựa vào hệ thống thông tin trong tổ chức và sự kết nối mạng thì thông tin

sẽ được truyền đi một cách nhanh chóng và chính xác Ngoài vấn đề về truyềncác yêu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách tiền lương,luật lao động, các chế độ… cũng được nhanh chóng và chính xác hơn Căn cứvào những thông tin được cập nhật cán bộ quản lý có thể ra những quyết địnhnhanh chóng mang tính chiến lược

Yêu cầu mới của nhà quản lý:

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết một dự

án phát triển một hệ thống thông tin mới Sự hoạt động của tổ chức có trôichảy, nhanh nhạy hay không được thể hiện rõ ràng nhất thông qua sự thực hiệnqua mệnh lệnh của lãnh đạo Điều này không chỉ phụ thuộc vào cấp dưới màcòn phụ thuộc vào tính chất của mệnh lệnh Một mệnh lệnh đưa ra yêu cầu phải

có căn cứ xác đáng , mệnh lệnh phải được xây dựng dựa trên cơ sở nguồnthông tin bên ngoài và nội bộ, dựa trên những vấn đề đó cú đang và sẽ quantâm, tuy vậy nó phải có khả năng thực hiện được Đó là một điều hết sức khókhăn đối với người quản lý, họ không thể một mình thu thập hết tài liệu, phântích và nghiên cứu chúng để đưa ra quyết định Do đó, họ cần những công cụ

bổ trợ đắc lực và luôn luôn phục vụ sẵn sàng Cái mà họ cần chính là một hệ

thống thông tin có tính chuyên nghiệp sâu và có hiệu quả cao Những luật mớicủa chính phủ, việc ký kết một hiệp tác mới hay sự biến đổi của môi trườngbuộc tổ chức có những hành động đáp ứng và ngày càng phải phát triển hơn.

Yêu cầu của công nghệ:

Việc xuất hiện các công nghệ mới hay các hệ quản trị mới làm cho tổchức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình

áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ của riêng doanhnghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xã hội Nói đến việc áp dụngcông nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến công nghệ trong sản xuất màphải áp dụng cả trong công tác quản lý

Khi một công nghệ mới ra đời thì để sử dụng được nó, doanh nghiệpphải có những thay đổi tương thích với nó Việc thay đổi như vậy sẽ khiến cho

hệ thống thông tin trở nên lạc hậu và nhu cầu phát sinh lúc này đó là cần một

hệ thống thông tin mới có thể đáp ứng được những yêu cầu của công nghệcũng như của người sử dụng Tất nhiên việc thay đổi như vậy là không thể thựchiện một cách nhanh chóng, nó sẽ làm xáo trộn toàn bộ hệ thống quản lý cũngnhư sản xuất của doanh nghiệp

Sự thay đổi về sách lược chính trị:

Một nguyên nhân rất lớn buộc các tổ chức, doanh nghiệp phải thay đổi

hệ thống thông tin cũ đó là các sách lược chính trị Các sách lược đưa ra mangtính cưỡng chế thi hành và không có sự lựa chọn Việc cập nhật những thôngtin kinh tế chính trị là hết sức quan trọng đối với một tổ chức, doanh nghiệp để

có những quyết định chính xác Có những hệ thống thông tin được phát triểnchỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực khi thông tin là phương tiện thựchiện điều đó

“ Hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng ” được tin học hoá do nhu cầu cần thiết của công việc

quản lý sản phẩm tại công ty Công việc này đang gặp nhiều khó khăn cho cácnhân viên kế toán kho và kế toán tiêu thụ vì công việc thường bị dồn vào cuối kỳ.

Hệ thống cần được tin học hóa để đáp ứng được các yêu cầu của cấp trên là mởrộng qui mô sản xuất, nắm bắt thị hiếu tiêu thụ sản phẩm trên thị trường và để phùhợp với sự phát triển của các phần mềm tin học quản lý hiện nay Do đó, tin họchóa hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp Bờtụngvà Vật liệu Xây dựng là nhu cầu tất yếu của sự phát triển

2.1.4 Mục đích xây dựng một hệ thống thông tin

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thôngtin do các hệ thống thông tin chính sản sinh ra Những hệ thống thông tin tốtluôn là các công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý và sản xuất Trở thành công cụ

hỗ trợ đắc lực chính là lý do và mục tiêu duy nhất để xây dựng một hệ thống.Vậy những tiêu chuẩn gì để có thể đánh giá một hệ thống là tốt ? Ta có thể căn

cứ vào những thuận tiện của hệ thống, tính thân thiện của nú…nhưng quantrọng nhất vẫn là chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Thông tin đầu ra

mà một hệ thống cung cấp phải đảm bảo thoả mãn được yêu cầu của người sửdụng Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin là: tin cậy, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu,được bảo vệ và đúng thời điểm

Trên đây là những tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin trongdoanh nghiệp nói chung, nhưng tuỳ từng doanh nghiệp áp dụng hệ thống thôngtin mà nó sẽ cũn cú thờm những tiêu chuẩn khác nhau

2.1.5 Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin

Như ta đã biết mục đích chính của công việc phát triển hệ thống thôngtin đó là cung cấp cho mọi người dùng một sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhữngyêu cầu mà họ đặt ra cũng như các tiêu chuẩn, quy định chung về thông tin, kỹthuật, về tài chính và thời gian Cho nên tuỳ từng người thiết kế có nhữngphong cách khác nhau sẽ có những thiết kế khác nhau Tuy nhiên đối với

những hệ thống thông tin lớn hay những phong cách chuyên nghiệp thì thiết lậpmột phương pháp cụ thể, khoa học là rất quan trọng

Có thể chia phương pháp làm 3 loại như sau :

- Xây dựng hệ thống thông tin theo phương pháp tổng hợp: Phương phápnày bắt đầu từ những vấn đề tổng quát nhất, các yêu cầu chủ yếu bao quát đượctoàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vị cần giải quyết thành các nhiệm vụ

cụ thể , tức là chuyển dần các module chính tới các module con từ lớn đến nhỏ.Đối với phương pháp này, hệ thống thông tin có thể hoạt động theo từng bộphận và nhanh chóng đạt đến kết quả Đồng thời ta có thể phát triển hệ thốngngay cả khi hệ thống đã hoàn thiện Tuy nhiên, đối với phương pháp này dểmắc phải những lỗi như tạo thông tin trùng lặp trong hệ thống hay có nhữngthao tác không cần thiết

- Xây dựng hệ thống thông tin theo phương pháp phân tích chi tiết: Quanđiểm của phương pháp này ngược lại với phương pháp trên Trứơc hết ta sẽ đi

từ những vấn đề chi tiết nhất của bài toán Trên cơ sở đánh giá sự tương đồngcủa các vấn đề chi tiết mà ta sẽ gộp chúng lại thành những vấn đề lớn hơn chotới vấn đề tổng quan của hệ thống Khi áp dụng thiết kế theo phương pháp này,

hệ thống sẽ hoạt động được khi hoàn tất mọi việc Do đó, phương pháp nàyloại bỏ được phần lớn các thông tin trùng lặp và không cần thiết cho hệ thống

- Xây dựng kết hợp theo 2 phương pháp trên: Phương pháp này là sự kếthợp đồng thời 2 phương pháp trờn Cỏc vấn đề được tiến hành song song nhằmđảm bảo sự kết hợp chặt chẽ thông tin Đây là phương pháp nhằm giải quyếtnhững nhược điểm của 2 phương pháp trên, nhưng nó cũng không phải là tối ưunhất Tuỳ đối với từng người thiết kế, với những hệ thống thông tin khác nhau sẽ

có những phương pháp thích hợp

Cho dù áp dụng một phương pháp nào để phát triển một hệ thống thôngtin cũng phải tuân thủ các nguyên tắc sau :

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình: Các mô hình được sử dụng ở đây là

mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cỏi riờng Để hiểu tốt một hệthống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Khi phântích thì đi từ vật lý sang logic và ngược lại khi thiết kế đi từ vật lý sang logic

“ Hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công nghiệp

Bê tông và Vật liệu Xây dựng ” khi xây dựng cũng tuân thủ ba nguyên tắc trên

và áp dụng kết hợp cả hai phương pháp tổng hợp và phương pháp phân tích chitiết

2.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin bảy giai đoạn

Phương pháp này dựa vào ba nguyên tắc cơ sở trên, đồng thời nú cũn chitiết hơn bao gồm nhiều kỹ thuật phân tích chi tiết hệ thống như phỏng vấn,phân tích chi phí, lợi nhuận, quản lý dự án, thủ tục mua phần cứng, phầnmềm… Phương pháp phát triển hệ thống thông tin bảy giai đoạn phương pháphiện đại, thể hiện cách tiếp cận hệ thống chặt chẽ và hiệu quả Đây là cũng làphương pháp được áp dụng để thực hiện đề tài này, mặc dù khi xây dựng đề tàikhông trải qua hết tất cả các công việc của các giai đoạn như chưa phân tích chiphí, lợi nhuận một cách cụ thể

Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ muốn xây dựng thì không thể tuỳtiện làm mà phải tuân theo những giai đoạn nhất định được mô phỏng trong sơ

đồ sau:

Hình 2.3: Sơ đồ quá trình xây dựng hệ thống thông tin

2.2.1- Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Đánh giá đúng yêu cầu là yếu tố quyết định cho sự thành công của một

dự án Chỉ cần một điểm sai nhỏ là có thể gây ra tổn thất lớn, thậm chí có thể

phá hỏng dự án

Phân tích hệ thống

Thiết kế logic hệ thống

Đề xuất các phương án của giải pháp

Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của

dự án và những thay đổi có thể, đánh giá các tác động của những thay đổi vàtính khả thi của dự án, những gợi ý hỗ trợ cho người ra quyết định Giai đoạnnày được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không làm mất nhiều chiphí thời gian và tiền của

Giai đoạn này gồm các công việc cụ thể như sau :

o Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

o Làm rõ yêu cầu

o Đánh giá khả năng thực thi

o Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2.2.2- Giai đoạn phân tích hệ thống thông tin

Đây là giai đoạn giúp cho cán bộ phân tích hiểu sâu sắc về hệ thốngthông tin đang tồn tại: xác định các công việc phải làm, công cụ cần sử dụngcũng như mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới Các công việc cần thực hiệntrong giai đoạn này gồm:

o Lập kế hoạch chi tiết

o Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

o Nghiên cứu hệ thống thực tại

o Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

o Đánh giá lại tính khả thi

o Thay đổi đề xuất của dự án

o Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Để có thể nghiên cứu chính xác được môi trường của hệ thống cũ, trướchết phải tiến hành thu thập thông tin của hệ thống cũ

 Các phương pháp thu thập gồm:

- Phỏng vấn.

- Sử dụng phiếu điều tra

- Quan sát

 Các thông tin thu thập bao gồm:

- Hoạt động chung của hệ thống

- Dữ liệu đầu vào

- Thông tin ra

- Xử lý

- Cơ sở dữ liệu

Sau bước thu thập thông tin, dữ liệu được tập trung cho chuẩn bị phântích, nhưng trước hết phải mó hoỏ

 Các phương pháp mó hoỏ cơ bản:

- Phương pháp mó hoỏ phân cấp

- Phương pháp mó hoỏ liên tiếp

- Phương pháp mã tổng hợp

- Phương pháp mó hoỏ theo xeri

- Phương pháp mó hoỏ gợi nhớ

- Phương pháp mó hoỏ ghộp nối

 Kiểm tra lại những bộ mã tiến hành.

 Tham khảo ý kiến của người đã sử dụng

 Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

 Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng

 Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết :

Để có cái nhìn tổng quát về hệ thống thông tin, cán bộ phân tích phảitiến hành mô hình hoá hệ thống đó Nghĩa là phải biểu diễn hệ thống đó dướidạng các mô hình , sơ đồ hay hình hoạ nhằm giúp mọi người có thể hiểu nhanhchóng hệ thống Hiện nay cú cỏc công cụ để mô hình hoỏ cỏc hệ thống thôngtin là:

 Sơ đồ luồng thông tin ( information flow diagram- IFD):

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý trong thế giới vật

lý bằng các sơ đồ

 Các ký pháp của IFD:

- Xử lý:

Thủ công Giao tác người máy Tin học hoá

- Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ công Tin học hoá

- Dòng thông tin: - Điều khiển:

- Phích luồng thông tin

- Phích kho chứa dữ liệu

- Phích xử lý

 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như IFD nhưng trên góc độtrừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ

dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm đến nơi, thời điểm và đốitượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thốngthông tin làm gì và để làm gì

Tên tiến trình xử lý

- Sơ đồ mức 0 và các mức chi tiết hơn: nhằm mô tả chitiết hơn nội dung của hệ thống Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta sẽ phânthành sơ đồ mức 0, mức 1, mức 2, …

3.2

Cập nhật thông tin kiểm kê

Thẻ kho thủ công

Chứng từ nhập/ xuất sản phẩm

 Cỏc phớch lụgic (SD - System Dictionary) :

2.2.3 Thiết kế lụgic hệ thống thông tin

Mục đích của công đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xácnhững hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ cácgiai đoạn trước

Các công việc chính của giai đoạn này gồm:

o Thiết kế cơ sở dữ liệu

o Thiết kế các luồng dữ liệu vào

o Chỉnh sửa tài liệu cho mức lụgic

o Hợp thức hoá mô hình lụgic

Thiết kế cơ sở dữ liệu là một công việc rất khó khăn và phức tạp Do đó,phân tích viên phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ sở dữ liệu cũ của hệ thống Phântích viên có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra:

Phương pháp này dựa trên các văn bản hay báo cáo đầu ra để từ đó xácđịnh các trường dữ liệu cần thiết.Vấn đề quan trọng nhất của phương pháp này

là chuẩn hoá, bao gồm các mức sau:

Chuẩn hoá mức 1: Trong các danh sách dữ liệu không được chứa cácthuộc tính lặp

Chuẩn hoá mức 2: Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộcvào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá

Chuẩn hoá mức 3: Trong một danh sách không được phép có sự phụthuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá:

Đây là phương pháp dựa trên sự thể hiện giữa các thực thể với nhau thôngqua các liên kết Sự thể hiện này được biểu diễn trên mô hình quan hệ thực thểbằng cách chuyển đổi các quan hệ giữa các thực thể Các quan hệ đó gồm cácloại: quan hệ một - một (1 @ 1), quan hệ một – nhiều (1 @ N), quan hệ nhiều–nhiều (N @ N)

2.2.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Đề xuất các giải pháp là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụthể hoá mô hình lụgic Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lýthoả mãn tốt hơn các mục tiêu cần thực hiện các công đoạn sau:

o Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

o Xây dựng các phương án của giải pháp

o Đánh giá các phương án của giải pháp

o Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án củagiải pháp

2.2.5 Thiết kế vật lý ngoài hệ thống thông tin

Giai đoạn này mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn.Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu là: tài liệu bao chứa tất cả các đặctrưng của hệ thống mới về kỹ thuật và tài liệu mô tả cả phần thủ công và cảgiao diện với những phần tin học hoá

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

o Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

o Thiết kế chi tiết các giao diện

o Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá

o Thiết kế các thủ tục thủ công

o Chuẩn bi và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống thông tin

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệthống thông tin, có nghĩa là phần mềm; các tài liệu là bản hướng dẫn sử dụng

và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống

Các công đoạn chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là:

o Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

o Thiết kế vật lý trong

o Lập trình

o Thử nghiệm hệ thống

o Chuẩn bị tài liệu cho hệ thống

Thiết kế vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận tới dữ liệu và xử

lý nhanh và hiệu quả, bảo đảm độ chính xác của thông tin và làm cho hệ thốngmềm dẻo, ít chi phí

Một số khái niệm cơ sở cần lưu ý khi thiết kế:

+ Sự kiện (Evenement) là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việcthực hiện của một hoặc nhiều xử lý nào đó

+ Công việc (Operation) là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh.+ Tiến trình (Process) là một dãy các công việc mà các xử lý bên trongcủa nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ

+ Nhiệm vụ là một xử lý được xác định thờm cỏc yếu tố về tổ chức: Ai,

ở đâu và khi nào thực hiện nó

+ Pha xử lý là một tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức

và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụthuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu

+ Mô đun xử lý là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha

và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các xử lý

Lập trình là công việc quan trọng nhất trong giai đoạn này, đây là quátrình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phân tích thành phầnmềm máy tính do các lập trình viên đảm nhậ n và tiến trình thử nghiệm cungđược tiến hành song song Thử nghiệm chương trình là quá trình tìm lỗi nhằmđảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được thiết kế và triểnkhai đúng với yêu cầu đề ra

2.2.7 Cài đặt và khai thác hệ thống thông tin

Cài đặt hệ thống là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và để việcchuyển đổi này dược thực hiện với nhưng va chạm ít nhất cần phải có kế hoạchcẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

o Lập kế hoạch cài đặt

o Chuyển đổi

o Khai thác và bảo trì

Công việc

o Đánh giá.

2.3 Các bước chi tiết của việc phân tích thiết kế hệ thống

Dựa trên phương pháp phát triển hệ thống thông tin bảy giai đoạn trên tatiến hành phân tích thiết kế một hệ thống thông tin với ba bước cơ bản sau, đâycũng là các bước được sử dụng để thực hiện đề tài này

2.3.1 Khảo sát hệ thống thông tin hiện tại

Khảo sát hệ thống thường tiến hành qua hai giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ: xác định tính khả thi của đề tài Giai đoạn này giải quyếtnhững câu hỏi như có cần thiết tiến hành không, cần làm trong bao lâu, lợi ích

và cản trở…

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định tính chính xác của những gì sẽ đượcthực hiện và lợi ích kèm theo, tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tàichính, thời gian và các ràng buộc khác Kết quả của giai đoạn này là báo cáo vềcác yêu cầu của người sử dụng, xác định dòng thông tin, đánh giá và lựa chọngiải pháp, nêu kiến nghị vời người sử dụng

2.3.2.Phõn tích hệ thống thông tin

Trong giai đoạn này nhà thiết kế phải làm việc ở hai mức có liên quan đếnxem xét tình huống để trả lời hai câu hỏi: cái gì và như thế nào

Việc tiến hành phân tích hệ thống được tiến hành theo các bước:

- Khảo sát thực tế để xây dựng mô hình chức năng nhiệm vụ BFD, xâydựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD, sơ đồ luồng thông tin IFD, mô hình quan hệERD, từ điển dữ liệu SD

- Phân tích chức năng : nắm được những ràng buộc do người sử dụng ápđặt lên hệ thống Một chức năng được xem xét gồm các thành phần : tên chứcnăng, mô tả, dữ liệu, các sự kiện Sơ đồ chức năng chỉ cho ta biết cần phải thựchiện những gì chứ không chỉ ra phải làm thế nào

- Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu: nêu ra một mô hình có hệ thống cân xứngcho cả dữ liệu và quá trình Sơ đồ dữ liệu là một trong những công cụ quantrọng nhất trong công việc, phân tích hệ thống có cấu trúc nó đưa ra phươngpháp thiết lập mối quan hệ giữa các chức năng và quá trình của hệ thống thôngtin Đó là phần đặc tả yêu cầu của hệ thống, vỡ nú xác định thông tin nào phải cómặt khi quá trình đó được tiến hành DFD vật lí biểu thị cho một điều thực tếxảy ra hoặc sẽ xảy ra, DFG lụgic biểu thị cho chức năng cần tiến hành DFDđược xây dựng bằng cách dựng các chức năng đã được xác định trong việc môhình hóa cho sơ đồ chức năng nghiệp vụ

- Phân tích mô hình dữ liệu là một phương pháp xác định các sơ sở thôngtin có ích cho hệ thống và xác định mối quan hệ giữa chúng Để xây dựng môhình dữ liệu người ta sử dụng các yếu tố : kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ

Mô hình quan hệ được sử dụng như việc kế tục của quỏ trớnh mô hìnhhóa dữ liệu nhằm kiểm tra và mở rộng mô hình dữ liệu đã xây dựng Để xâydựng mô hình quan hệ người ta tiến hành chuẩn hóa mô hình dữ liệu Áp dụngcác quy tắc chuẩn hóa để xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm bảo đảm tính vẹn toàn dữliệu và hiệu quả cho người sử dụng

2.3.3 Thiết kế hệ thống thông tin

- Xác định hệ thống máy tính với mục đích là xác định bộ phận nào của

hệ thống cần có và phải có những xử lí bằng máy tính, phần nào do người dùng

xử lí Phương pháp được sử dụng là dùng DFD nghiệp vụ từ đặc tả yêu cầu vàlàm việc qua toàn bộ tiến trình, xem xét vai trò của máy tính phải làm như thếnào trong mỗi tiến trình

- Thiết kế cơ sở dữ liệu: là xác định thông tin của người sử dụng, côngviệc này có tầm quan trọng lớn quyết định chất lượng phầm mềm Cơ sở dữ liệuphải đảm bảo cung cấp đủ thông tin thực hiện chức năng nghiệp vụ yêu cầu Cóhai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu là đi từ thông tin đầu ra và phương pháp

mô hình hóa

- Thiết kế giao diện người/ máy : là một giai đoạn quan trọng để phù hợpvới nhiệm vụ đặt ra.Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người sử dụng ít kinhnghiệm, tốc độ thao tác hiệu quả, người sử dụng dễ kiểm soát và có khả năngphát triển.

Một số dạng cơ bản của thiết kế giao diện người/ máy là hỏi và đáp, bảngmenu, các biểu tượng, biểu mẫu, ngôn ngữ lệnh, thiết kế giao diện đối thoại.Mỗi loại thiết kế đều cú cỏc đặc điểm và hình thức khác nhau, nhưng dù chokiểu nào cũng phải đáp ứng được các tiêu chuẩn dễ sử dụng, dễ học, tốc độ xử lýnhanh, chính xác và hiệu quả, dễ kiểm soát và dễ phát triển

- Thiết kế màn hình phải sáng sủa, không lộn xộn, dễ diễn đạt cài gì cầnthực hiện đưa ra chỉ thị rõ ràng cung cấp sự trợ giúp và có thể thoát ra khi cầnthiết Đưa ra hai mức thao tác cho mọi người sử dụng và cho những người sửdụng có kinh nghiệm

- Thiết kế báo cáo: Đây là công việc cần thiết cho việc kết xuất thông tindưới dạng các báo cáo, phục vụ các yêu cầu thực tế trong công tác quản lý

- Thiết kế giải thuật có một số các phương pháp như phương pháp phân

rã, phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống, phương pháp thiết kế từ đỏy lờn

- Hoàn thiện chương trình: công việc của giai đoạn này là viết các modulchương trình nhằm giải quyết những vấn đề của bài toán Giai đoạn này sẽ dùngngôn ngữ cụ thể để thực hiện thuật toán Chương trình khi viết xong phải được kiểmtra kỹ sao cho không để xảy ra các sai sót đặc biệt là sai sót về mặt thuật toán

2.4 Hệ thống thông tin quản lý tiêu thụ sản phẩm

Công ty Công nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng sản xuất và kinhdoanh các loại gạch men cao cấp Ceramic với các kích thước, mẫu mã phongphú Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh điều mà họ quan tâm đầutiên là chính bản thân sản phẩm của họ có được thị trường chấp nhận hay

không Chỉ khi sản phẩm của họ được thi trường chấp nhận thì mới có căn cứ đểxác định các yếu tố khác.

Tiêu thụ sản phẩm là một nghiệp vụ kinh doanh cực kỳ quan trọng bởi vìchỉ có tiêu thụ được sản phẩm doanh nghiệp mới thu hồi được vốn, thu được lợinhuận Tiêu thụ sản phẩm là khâu trung tâm chi phối các hoạt động khác củacông ty và kết quả của hoạt động này phản ánh đỳng cỏc mục tiêu chiến lượckinh doanh của công ty đồng thời thể hiện được năng lực của công ty

2.4.1 Qui trình nghiệp vụ quản lý tiêu thụ sản phẩm tại công ty Công

nghiệp Bê tông và Vật liệu Xây dựng

Sản phẩm được quản lý theo từng mã hàng phân theo từng loại hàng vớicác kích thước tương ứng,trong từng mã hàng lại cú cỏc phẩm cấp khác nhau

từ loại 1 đến loại 4, cú cỏc màu sắc, hoa văn khác nhau

Công ty hiện có 4 kho với 2 kho chính chứa gạch loại 1, loại 2 và 2 kho cònlại chứa gạch loại 3, loại 4 Công ty phân phối gạch cho các đại lý, các cửa hàng,các công ty TNHH và khách lẻ theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Nhân viên bán hàng thuộc Phòng Tài chính Kế toán trực tiếp nhận đơn đặthàng của khách hàng qua Fax, điện thoại, trực tiếp hoặc đơn Sau khi Phòng Tàichính Kế toán thẩm tra khách hàng và kiểm tra hàng thông qua báo cáo tồn khođầu ngày do bộ phận kho thuộc phòng Thị trường gửi lên sẽ tiến hành lập hợpđồng bán hàng cho khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ gửi bản sao hợp đồng bánhàng lờn phũng thị trường để tiến hành xuất hàng cho khách hàng

Bộ phận sản xuất nhập sản phẩm vào kho, bộ phận kế toán hạch toántính giá thành nhập kho cho sản phẩm dựa vào các chi phí bỏ ra Phòng thịtrường căn cứ vào giá thành đó để tính giá bán cho các khách hàng và đại lý.Công ty hỗ trợ tiền vận chuyển, tiền lưu kho và hoa hồng cho các đại lý

Công ty xuất cho khách hàng và đại lý theo hóa đơn bán hàng và hàngtháng đại lý báo cáo về lượng tiêu thụ về công ty để có công ty có kế hoạch