Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng công thương Thanh Xuân

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng công thương Thanh Xuân

Mục lục

Phần mở đầu Chơng I

Lý luận chung về thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng

I/ Sự cần thiết và vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt nói chung

và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng .5

1 Sự cần thiết: 5

2 Vai trò : 6

3 Các nguyên tắc: 6

a Quy định đối với khách hàng: 6

b Quy định đối với ngân hàng (ngời thực hiện thanh toán) 7 4 Các phơng thức thanh toán: 8 a/ Phơng thức thanh toán liên hàng: 9

b/ Phơng thức thanh toán bù trừ: 10

c/ Phơng thức thanh toán qua TKTG tại NHNN hoặc qua TKTG tại tổ chức tín dụng khác: 11

II - Phơng thức thanh toán điện tử ở NHCT Việt Nam : 13

1- Khái niệm và các quy định chung: 13

2- Tài khoản và chứng từ sử dụng: 14

a/ Tài khoản: 14

b/ Chứng từ điện tử: 15

3/ Quy trình thanh toán điện tử: 19

3.1/ Tại Ngân hàng khởi tạo: (NHCT A) 19

4.3/ Kiểm soát, đối chiếu: 26

5/ Điều chỉnh sai lầm: 27

a/ Nhầm lẫn và điều chỉnh tại NH khởi tạo: 27

b/ Xử lý nhầm lẫn tại NH nhận tiền: 30

6/ Quyết toán cuối ngày: 34

a/ Quyết toán cuối ngày: 34

b/ Quyết toán tháng: 35

c/ Quyết toán năm: 36

Chơng II Thực trạng tổ chức thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân - Hà nội I/ Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân .38

1/ Đặc điểm chung và những thuận lợi, khó khăn của NHCT Thanh Xuân 38

2/ Định hớng phát triển của NHCT Thanh Xuân: 40

II/ Khái quát kết quả kinh doanh của NHCT Thanh Xuân: 40

1/ Mô hình tổ chức mạng lới: 40

2/ Kết quả công tác nguồn vốn: 41

3/ Kết quả kinh doanh sử dụng vốn: 42

4/ Kết quả kinh doanh: 43

5/ Kết quả tài chính: 43

III/ Một số nét về tình hình thực hiện các nghịêp vụ thanh toán nói chung: 44

IV - Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân 44

1/ Ngân hàng khởi tạo: 45

3/ Trờng hợp sai lầm: (Nhầm lẫn và Điều chỉnh) 51

4/ Đối chiếu cuối ngày: 53

5/ Đối chiếu quyết toán tháng: 54

6/ Quyết toán năm: 54

Chơng III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân I/ Những kiến nghị chung: 55

1/ Tuyên truyền quảng cáo: 55

2/ Cơ sở vật chất, kỹ thuật: 55

3/ Tổ chức đạo tào cán bộ: 56

II/ Kiến nghị cụ thể .56

Kết luận Tài liệu tham khảo

Phần mở đầu

Hiện nay với sự hoạt động của hệ thống ngân hàng 2 cấp, Ngân hàng Nhà nớc và các Ngân hàng thơng mại đã đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế, phục vụ tốt các đối tợng của mình Đặc biệt trong thời kỳ mở cửa của nền kinh tế, với sự hoạt đông của nhiều thành phần kinh tế, dới sự quản

lý của nhà nớc Nó tạo ra môi trờng hoạt động thuận lợi làm cho các chức năng của ngân hàng ngày càng đợc hoàn thiện và bộc lộ rõ nét nhất.

Cùng với sự phát triển của các ngành kinh tế trong cả nớc, hệ thống Ngân hàng đã có một bớc phát triển về mọi mặt theo định hớng của đất nớc

và phục vụ tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội trên phạm vi cả nớc.

Trớc đây ngân hàng tồn tại hình thức mà ở đó các nhà kinh doanh tiền tệ tức là ngân hàng nhận giữ tiền cho khách hàng, rồi tiến tới các nghiệp vụ đổi tiền, chuyển tiền, thanh toán hộ Và ngân hàng chính thức ra

đời gắn liền với nghiệp vụ chính là huy động tiền gửi để cho vay và là trung gian để thanh toán cho nền kinh tế Nhng lúc đó Ngân hàng tồn tại theo một hệ thống trong đó các ngân hàng độc lập với nhau gọi là hệ thống ngân hàng 1 cấp Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và đòi hỏi sự ổn định trong lu thông thì hệ thông ngân hàng 2 cấp ra đời, với chức năng của Ngân hàng Thơng mại là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán đối với nền kinh tế Đây là cả một quá trình phát triển và là những bớc ngoặc trong quan hệ lu thông kinh tế, khi hệ thống ngân hàng ra đời cùng với sự

ra đời của chức năng trung gian, thanh toán không dùng tiền mặt đã mang lại một ý nghĩa hết sức to lớn Từ đó ngân hàng đứng ra thực hiện các dịch

vụ thanh toán cho khách hàng nh: (chuyển tiền, thanh toán tiền hàng, dịch

vụ ) trên cở sở tổ chức một mạng lới thanh toán, dịch vụ trên phạm vi toàn

hệ thống.

Để thực hiện chủ trơng không ngừng đổi mới công nghệ thanh toán của ngân hàng nh hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới phơng thức phục vụ khách hàng, từng bớc hội nhập với ngân hàng tế giới Nh tăng nhanh tốc độ thanh toán, luân chuyển vốn, chuyên môn hoá việc thanh toán, tăng nguồn vốn của ngân hàng v.v Là một yêu cầu cần thiết và khách quan của nền kinh tế nói chung và của ngành ngân hàng nói riêng Trong đó có hệ thống Ngân hàng Công thong Việt Nam đã nhanh chóng thực hiện áp dụng phơng thức thanh toán điện tử đã ra đời theo quyết định

số 966 ngày 25/06/1995 của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thơng Việt Nam.

Tuy phơng thức thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng Công thơng Việt Nam mới đợc thực hiện từ ngày 01/07/1996 đến nay nhng kết quả đã cho thấy việc thanh toán điện tử là rất cần thiết, và việc thanh toán rất nhanh chóng, từ đó giảm đợc một khối lợng tiền mặt trong lu thông trên thị trờng, thúc đẩy quá trình đổi mới công nghệ thanh toán ngân hàng Bên cạnh những u điểm thì phong thức thanh toán điện tử cũng còn một số hạn chế cần đợc nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa.

Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của Ngân hàng th-

ơng mại nói chung và của Chi nhánh Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân nói riêng Vì vậy tôi đã mạnh dạn chọn đề tài :

“ Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phơng thức thanh

toán điện tử tại Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân”.

Nội dung của đề tài : Ngoài lời đầu và kết luận, luận văn đợc bố cục thành 3 chơng.

Ch

ơng I : Cơ sở lý luận về thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và

thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng.

Ch

ong II : Thực trạng tổ chức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công

thơng Thanh Xuân.

Ch

ong III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện

tử tại Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân

Chơng I

Lý luận chung về thanh toán không dùng tiền mặt

nói chung và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng

I/ Sự cần thiết và vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng.

1 Sự cần thiết:

Quá trình tồn tại và phát triển của sản xuất, trao đổi lu thông hànghoá gắn liền với sự ra đời và phát triển của tiền tệ Trong mối quan hệ này(cùng với sự chuyển hoá chung của sản phẩm lao động thành hàng hoá, thìhàng hoá cũng chuyển thành tiền tệ) “Các Mác”, tiền tệ có thể biểu hiệntheo định nghĩa sau: Tiền tệ là phơng tiện trao đổi (H - T - H) với tính chấtmôi giới làm cho mọi quan hệ trở nên dễ dàng và cùng với sự phát triển củasản xuất lu thông hàng hoá, tiền là phơng tiện để thanh toán các khoản nợ

về hàng hoá , dịch vụ trao đổi trớc đây Khi chức năng phơng tiện thanhtoán xuất hiện tức là phát sinh quan hệ tín dụng giữa ngời mua và bán chịuhàng hóa điều đó làm thay đổi khối lợng cần thiết cho lu thông

Trong quá trình tái sản xuất, xã hội đợc diễn ra liên tục và khôngngừng mở rộng, trong đó phát sinh nhiều quan hệ phức tạp đa dạng giữa ng-

ời sản xuất này và ngời sản xuất khác, giữa các đơn vị với nhau Thực hiệnchức năng phơng tiện thanh toán nh thanh toán về các khoản mua bán vềhàng hoá, dịch vụ nộp thuế, trả lơng.v.v cho nên việc tổ chức thanh toán

khối lợng giá trị lớn thì rất khó mà còn là nguyên nhân ảnh hởng đến nềnkinh tế Nh việc quan hệ thanh toán ngày càng nhiều với giá trị lớn, các bênthanh toán lại ở xa nhau thì đòi hỏi phải cần một khối lợng tiền mặt rất lớn

để đáp ứng nhu cầu thanh toán trên Trong trờng hợp này sẽ làm mất ổn

định về tiền tệ, không an toàn trong việc thanh toán

Để khắc phục đợc những tồn tại trên, phơng thức thanh toán khôngdùng tiền mặt ra đời Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trongnền kinh tế một cách dễ dàng, nhanh chóng mà còn đem lại hiệu quả to lớncho nền kinh tế

2 Vai trò :

Ngân hàng đóng một vài trò rất quan trọng trong nên kinh tế cùngvới sự chuyển đổi sang nền cơ chế thị trờng và hoạt động đa năng của hệthống Ngân

hàng trong cả nớc Nền kinh tế chỉ có thể phát triển với tốc độ phát triển caonếu có một hệ thông Ngân hàng mạnh Không thể có một nền kinh tế pháttriển trong khi hệ thống tổ chức và hoạt động của Ngân hàng yếu kém vàlạc hậu Xuất phát từ nhiều yêu cầu trên đòi hỏi Ngành ngân hàng ViệtNam phát triển tơng xứng và hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực lu thôngTiền tệ - Tín dụng Thúc đẩy quá trình luân chuyển vốn, tập trung nguồnvốn nhàn rỗi trong nền kinh tế

Bên cạnh đó Ngân hàng với vai trò là tổ chức trung gian tài chính đãtập trung đợc các nguồn lực trong nền kinh tế đem lại cho các Doanhnghiệp và các tầng lớp dân c trong XH vay, tạo điều kiện và thúc đẩy nềnkinh tế phát triển Có thể nói đây là nét nổi bật của hệ thống Ngân hàng

Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các Ngân hàng trong nền kinh

tế đợc nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần phát triển nhanh tốc độ luânchuyển vốn Tăng cờng quá trình kiểm soát và nghiệp vụ thanh toán, hạnchế việc thanh toán bằng tiền mặt giữa các địa phơng với nhau , tránh hiệntợng tham ô, đảm bảo an toàn về tài sản, giảm chi phí

Phát huy vai trò của Ngân hàng trong việc tập trung công tác thanhtoán của nền kinh tế, tăng cờng nguồn vốn cho hoạt động Ngân hàng Quátrình thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau là một khâu của quá trìnhthanh toán không dùng tiền mặt Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị tr-ờng, sản xuất phát triển việc lu thông hàng hoá ngày càng phát triển chonên việc thanh toán giữa các tổ chức , đơn vị kinh tế, hoặc cá nhân với nhau

đòi hỏi phải đợc nhanh chóng và đa dạng vì thực tế hiện nay các đơn vị, tổchức kinh tế cá nhân họ có quyền mở tài khoản ở các Ngân hàng khác nhau.Vì vậy việc thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau là một yêu cầu rất cầnthiết và khách quan

3 Các nguyên tắc:

a Quy định đối với khách hàng:

* Quy định đối với bên mua (bên phải trả)

''Để thực hiện thanh toán đầy đủ, kịp thời, các chủ tài khoản (bên trảtiền) phải có đủ số d trên tài khoản Mọi trờng hợp thanh toán vợt quá số dtrên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nớc là vi phạm chế độthanh toán và phải bị xử lý theo pháp luật ''

Quy định này nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau giữacác bên tham gia thanh toán, giúp cho ngời chi trả cũng nh ngời thụ hởngchủ động vốn của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần tăngnhanh vòng quay vốn của các đơn vị kinh tế cũng nh tăng nhanh tốc độ luân

* Quy định đối với bên bán (bên thụ hởng)

''Ngời thụ hởng khi nhận đợc các chứng từ thanh toán phải kiểm tratính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ này (ghi đầy đủ mọi yếu tố quy định,không sửa chữa tẩy xoá các chữ ký và dấu phải đúng với mẫu chữ ký đã

đăng ký ở ngân hàng) Nộp các chứng từ thanh toán vào ngân hàng đúngvới thời gian quy định cho từng loại chứng từ Nếu thiếu một trong các điềukiện trên, giấy tờ thanh toán sẽ không hợp lệ, không có giá trị thanh toán ''

Quy định này nhằm bảo vệ an toàn tài sản cho các khách hàng kể cảngời chi trả, ngời thụ hởng và ngân hàng tránh tình trạng sơ hở để kẻ gianlợi dụng tham ô

b Quy định đối với ngân hàng (ngời thực hiện thanh toán).

Ngân hàng Thơng mại và kho bạc nhà nớc có trách nhiệm thực hiệncác uỷ nhiệm thanh toán của chủ tài khoản, đảm bảo chính xác, kịp thời, antoàn, thuận tiện Các Ngân hàng Thơng mại và kho bạc nhà nớc có tráchnhiệm chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản trong phạm vi số d tài khoảntiền gửi theo yêu cầu của chủ tài khoản

Ngân hàng Thơng mại và kho bạc Nhà nớc có trách nhiệm kiểm trakhả năng thanh toán của chủ tài khoản (bên trả tiền) trớc khi thực hiện việcthanh toán, đồng thời đợc quyền từ chối thanh toán nếu tài khoản không đủtiền hoặc chứng từ thanh toán không đầy đủ các yếu tố quy định Ngânhàng Thơng mại hay kho bạc nhà nớc không chịu trách nhiệm về nội dungliên đới của hai bên khách hàng Nếu do thiếu sót trong quá trình thanhtoán gây thiệt hại cho khách hàng thì ngân hàng và kho bạc nhà nớc phảibồi thờng thiệt hại tuỳ theo mức độ

- Ngân hàng Thơng mại và kho bạc nhà nớc chỉ cung cấp số liệutrên tài khoản khách hàng cho các cơ quan bên ngoài khi có văn bản của cơquan có thẩm quyền theo qui định của pháp luật

- Khi thực hiện các dịnh vụ thanh toán cho khách hàng, ngân hàng

đợc thu phí theo qui định của Thống đốc ngân hàng nhà nớc

Qui định này đã hoàn toàn xoá bỏ mặc cảm trớc đây của khách hàng

về thanh toán ngân hàng, tạo sự tin tởng tuyệt đối của khách hàng khi mà

họ có số lợng vốn không nhỏ giữ tại ngân hàng và uỷ quyền cho ngân hàngthanh toán

Qui định cũng phân biệt trách nhiệm vật chất, pháp lý rõ ràng giữangân hàng và khách hàng khi một trong hai bên vi phạm chế độ thanh toán,nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và quy định những khoản phí mà

họ phải trả cho ngân hàng khi thực hiện thanh toán Việc thu phí dịch vụthanh toán làm tăng khoản thu nhập của ngân hàng

4 Các phơng thức thanh toán:

Để phù hợp với điều kiện phát triển của nền kinh tế và ngày cànghoàn thiện phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt Ngân hàng Nhà nớcViệt Nam luôn đa ra các văn bản, thể lệ, qui định mới nhằm đổi mới nângcấp và mở rộng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Đặc biệt các vănbản gần đây nhất ban hành năm 1994, đa ra một số vấn đề đổi mới phơngthức thanh toán không dùng tiền mặt với sự mở rộng của phơng thức thanhtoán bằng ngân phiếu và séc cá nhân

Về thanh toán không dùng tiền mặt quyết định của Thống đốc

NHNN ban hành “ Thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt ” số 22/QH

 Phơng thức thanh toán liên hàng

 Phơng thức thanh toán bù trừ

 Phơng thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàngNhà nớc hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác

 Phơng thức thanh toán uỷ nhiệm chi thu hộ, chi hộ

Sau đây là nội dung của từng phơng thức từ đó nêu lên u nhợc điểm,của phơng thức đó

a/ Phơng thức thanh toán liên hàng:

Phơng thức thanh toán liên hàng đợc áp dụng trong cùng một hệthống, mỗi Chi nhánh NH tham gia thanh toán liên hàng có số hiệu liênhàng riêng do Tổng giám đốc Ngân hàng Thơng mại đó qui định

Các nghiệp vụ giao dịch thanh toán liên hàng của các Chi nhánh theo

sự uỷ nhiệm của Ngân hàng Thơng mại cấp trên và đợc áp dụng theo quy

định hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong toàn hệ thống

Đối với phơng thức thanh toán liên hàng thì thực hiện kiểm soát tậptrung và đối chiếu tập trung: phơng thức này đòi hỏi việc sử lý của NHA vàNHB và của Trung tâm thanh toán phải chính xác, nhanh chóng đồng thời

điều kiện về kỹ thuật tin học, thông tin giữa các NH và Trung tâm thanhtoán phải đồng bộ, đạt trình độ phát triển cao

Thực hiện chủ trơng của Chủ tịch hội đồng quản trị NHCT Việt Nam,cải tiến công tác thanh toán từng bớc tiến tới hiện đại hóa Ngân hàng,NHCT Việt Nam đã thực hiện phơng thức thanh toán điện tử từ ngày01/07/1997

b/ Phơng thức thanh toán bù trừ:

Thanh toán bù trừ giữa các NH khác hệ thống trên cùng một địa bàn

có mở tài khoản tiền gửi tại NHNN do NHNN đó tổ chức, là thành viên củaTrung

tâm thanh toán bù trừ, thực hiện theo nguyên tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp

vụ thanh toán bù trừ giữa các NH với nhau theo QĐ số 181 NH - QĐ ngày10/10/1991 của Thống đốc NHNN Việt Nam Còn các NH cùng hệ thốngthì chỉ tham gia giao nhận séc ngoại bảng , Uỷ nhiệm thu với nhau tạiTrung tâm thanh toán bù trừ

 Điều kiện tham gia thanh toán bù trừ:

 Phải có tài khoản tiền gửi tại NHNN

 Phải tuân thủ và thực hiện đúng đầy đủ các nguyên tắc tổ chức

kỹ thuật nghiệp vụ của NHNN chủ trì

 Phải có giấy đề nghị tham gia thanh toán bù trừ

 Phải đảm bảo số liệu nhất trí với nhau, số liệu trong thanh toán

bù trừ phản ánh đúng

 Nguyên tắc thanh toán bù trừ:

+ Xác định kết quả thanh toán bù trừ của các thành viên NHthì NHNN (chủ trì ) phải tổng hợp số liệu phải thu hoặc phải trả, phải thanhtoán giữa các NH thành viên này với tất cả các thành viên khác

+ Nếu thiếu khả năng thanh toán thì các NH thành viên phảikhẩn trơng nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu và TKTG tại NHNN Trờng hợp

NH thành viên không có đủ tiền mặt hoặc ngân phiếu để nộp, thì NH thànhviên đó xin vay bù đắp thiếu hụt trong thanh toán bù trừ (với lãi suất ngày0,06 % ngày)

+ Nếu 3 lần liên tiếp các NH thành viên đó không có khả năngthanh toán NHNN chủ trì sẽ đình trỉ việc thanh toán bù trừ của NH thànhviên đó

 Tài khoản sử dụng:

Tại NHNN (chủ trì ) thanh toán bù trừ sử dụng TK 5010 Tài khoảndùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của các NH thành viên thamgia thanh toán bừ trừ

Tại các NH thành viên tham gia thanh toán bù trừ sử dụng TK 5012dùng để phản ánh toàn bộ các khoản phải thu hoặc phải trả có tham giathanh toán bù trừ:

 Chứng từ thanh toán trong thanh toán bù trừ:

- Chứng từ làm cơ sơ trong thanh toán bù trừ:

 Bảng kê nộp séc

 Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi

- Các loại bảng kê do NH lập:

+ NH thành viên lập  Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (biểu 12)

 Bảng kê thanh toán bù trừ (biểu 14)

- NH chủ trì hoặc Trung tâm thanh toán bù trừ lập

 Bảng tổng hợp kết quả thanh toán bù trừ (biều 15)

 Bảng tổng hợp kết quả thanh toán bù trừ (biều 16)

Các bên tham gia thanh toán bù trừ các NH thành viên, NHNN (chủtrì) phải chấp hành đầy đủ các quy định trong thanh toán Vì vậy các NHphải tăng cờng nghiên cứu, đổi mới công nghệ, phục vụ tốt cho công tácthanh toán bù trừ, vì đây là phơng thức thanh toán phổ biến hiện nay

c/ Phơng thức thanh toán qua TKTG tại NHNN hoặc qua TKTG tại tổ chức tín dụng khác:

 Tại NHNN bên trả tiền:

Đối với khoản thanh toán của khách hàng trả tiền cho đơn vị bánhàng, hoặc cung ứng lao vụ.v.v tại NHB mà khác hệ thống, khác thànhphố, tỉnh thì NH phục vụ bên mua phải lập 3 bảng kê (mẫu số 3) kèm vớichứng từ của khách hàng mang đến NHNN, nơi NH mình mở TKTG đểnộp Bảng kê chứng từ đợc lập riêng cho từng Ngân hàng

Ngân hàng Nhà nớc nhận đợc bảng kê và kèm chứng từ trên, sau khikiểm soát hợp lệ, đủ điều kiện để thanh toán, NHNN tiến hành thanh toánngay Đối với NH thụ hởng mở TK khác tỉnh, thành phố

+ 1 liên bảng kê kèm chứng từ

Nợ : TKTG của NH bên trả tiền

Có : TK thích hợp (liên hành đi)+ 1 liên bảng kê và kèm chứng từ làm giấy báo nợ cho NH trả tiền (vìNHNN thực hiện thanh toán điện tử)

- Đối với NH thụ hởng mở TK tại NHNN trên cùng tỉnh, thành phố,sau khi NHNN nhận đợc chứng từ và kèm bảng kê sau khi kiểm tra kiểmsoát chứng từ hợp lệ kế toán hạch toán:

Nợ : TKTG Ngân hàng bên trả tiền

( Đối với trờng hợp này thì rất ít vì chủ yếu các NH đều tham giathanh toán bù trừ).

Đồng thời giữ giấy báo có cho các thành viên Ngân hàng

Căn cứ vào giấy báo có cho khách hàng phơng thức thanh toán qua

TK tiền gửi tại NHNN của trờng hợp trên hiện nay ít thực hiện, vì thực tếchủ yếu những món liên hàng đến hết giờ thanh toán bù trừ thì NHNN mớihạch toán vào TK tiền gửi của các NH thành viên Thanh toán theo phơngthức trên thì làm cho tốc độ thanh toán vốn chậm

 Phơng thức thanh toán Uỷ nhiệm Thu - Chi hộ:

Đây là việc tổ chức tín dụng mở TK Tiền gửi thanh toán tại 1 NHkhác để giao dịch thanh toán - Uỷ nhiệm, Chi hộ, Thu hộ giữa các NH, tổchức tín dụng có quan hệ thanh toán với nhau theo hợp đồng 2 bên đã kýquy định và thỏa thuận với nhau

Trờng hợp phát sinh các khoản Thu hộ - Chi hộ NH phát sinh phảigiữ các chứng từ thanh toán cho NH có quan hệ

Phơng thức này ít áp dụng, hiện nay chủ yếu các kho bạc nhà nớc sửdụng phơng thức này

Trong những năm qua hệ thống NH nói chung và NH công thơng nóiriêng đã thực hiện chủ trơng hiện đại hoá công nghệ NH, đây là một trong

định hớng lớn của ban lãnh đoạ NHNN đề ra cho toàn nghành thực hiệntrong giai đoạn 1996 - 2000

Thực hiện chủ trơng trên, trong lĩnh vực thanh toán của các NH

th-ơng mại đã đợc những kết quả to lớn và rất cơ bản, đã chuyển từ phth-ơngpháp thủ công sang điện tử tin học, từng bớc hội nhập với các hoạt động của

tổ chức tài chính tiền tệ trong khu vực và trên thế giơí Kể từ ngày01/07/1996 NHCT Việt Nam đã thực hiện quy trình thanh toán điện tử

II - Phơng thức thanh toán điện tử ở NHCT Việt Nam :

1- Khái niệm và các quy định chung:

Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng

là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thốngNHCT Việt Nam

Mọi khách hàng giao dịch với NHCT Việt Nam đều đợc tham gia hệthống thanh toán diện tử theo cơ chế thanh toán qua NH ban hành theoquyết định số 22 - QĐ NH1 của Thống đốc NHNN và các văn bản hớngdẫn của Tổng giám đốc NHCT Việt Nam.

Khi có nhu cầu thanh toán điện tử trong hệ thống NHCT, khách hàng(Ngời khởi tạo lệnh thanh toán) phải lập và nộp chứng từ vào Chi nhánhNHCT nơi phục vụ mình (NH khởi tạo) theo đúng quy định đã đợc NHCTViệt Nam hớng dẫn

Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử đợc hoàn tất trongmột ngày làm việc Trờng hợp khách hàng yêu cầu Chi nhánh NHCT phục

vụ chuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian từ 1  3 giờ, khách hàng phảichịu thêm chi phí theo quy định

Mọi khoản thanh toán điện tử đều phải áp dụng khoá điệm mật củanghiệp vụ thanh toán và của kỹ thuật điện toán

Hệ thống thanh toán điện tử gắn liền nghiệp vụ thanh toán và quản lývốn của NHCT Việt Nam đối với từng Chi nhánh

Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm hớng dẫn quy trình nghiệp vụthanh toán đồng thời tổ chức việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ

NH khởi tạo đến NH nhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ cácnghiệp vụ thanh toán và hạn mức vốn, đồng thời tính lãi điều hòa vốn chocác Chi nhánh và ngày 20 hàng tháng

Trung tâm điện toán căn cứ vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ trongquy chế này để thiết kế và viết chơng trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảmbảo kỹ thuật nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thốngnhất trong toàn hệ thống NHCT Việt Nam đảm bảo nhanh chóng - chínhxác - an toàn

Các trởng phòng kế toán Chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trớcGiám đốc về việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán,

về các quyết định chuyển tiền Đi và Đến cũng nh hạch toán vào các TKthích hợp

Trung tâm điện toán NHCT Việt Nam chịu trách nhiệm về đảm bảo

kỹ thuật các thông tin trên đờng truyền từ trung tâm thanh toán đến các Chinhánh NHCT

Căn cứ chức năng nhiệm vụ đợc giao, cá nhân tham gia quy trìnhthanh toán chấp hành nghiêm túc quy định và thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ đợckhen thởng kịp thời, cá nhân vi phạm chế độ, tuỳ theo mức độ hậu quả sẽphải bồi thờng vật chất hoặc bị kỷ luật hành chính thích đáng

2- Tài khoản và chứng từ sử dụng:

a/ Tài khoản:

TK 5191.01 Điều chuyển vốn trong kế hoạch

Các TK trên đợc thực hiện qua mạng máy tính trên cơ sở các chứng

từ thanh toán điện tử Đi và Đến Các TK còn lại chỉ để hach toán đối ứngtại CN NHCT hoặc Trung tâm thanh toán (TTTT) trên cơ sở thực hiện móiquan hệ với 2 TK trên

TK 5191.04 Điều chuyển vốn uỷ thác đến

TK 5191.05 Điều chuyển vốn khoan nợ

TK 5191.06 Điều chuyển vốn kỹ quỹ

TK 5191.08 Điều chuyển vốn chờ thanh toán

b/ Chứng từ điện tử:

NHCT Việt Nam quy định chứng từ hạch toán tại CNNHCT trongthanh toán điện tử, sau khi các chứng từ nhận chứng từ của khách hàng và

đợc kiểm soát hợp lệ, hợp pháp đợc chuyển sang bộ phận thanh toán viên

điện tử, nếu đủ điều kiện thì thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành 1lệnh chuyển tiền điện tử theo từng thể thức thanh toán theo mẫu quy địnhthống nhất và có đủ các điều kiện

 Có ký mật do trởng phòng kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyềntính)

 Giải mã thanh toán điện tử Đi và Đến

 Chứng từ gốc đợc chuyển hoá thành chứng từ điện tử gồm có:

+ Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu+ Séc chuyển khoản

+ Séc bảo chi+ Nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu+ Chuyển tiền nội bộ (Chứng từ chuyển khoản)+ Điện tra soát

Chứng từ điện tử đợc lập và sử dụng đối với khách hàng có quan hệthanh toán qua NH trừ các nghiệp vụ tiêng gửi tiết kiệm, phát hành cổphiếu, tín phiếu kho bạc

Chứng từ điện tử đợc lập chính xác, có đầy đủ các cyếu tố trên chứng

từ, có ký hiệu mật, khi nhận đợc chứng từ của bộ phận kiểm soát chuyểnsang thì thanh toán viên điện tử phải chuyển hóa ngay thành chứng từ điện

tử theo đúng yêu cầu của khách hàng (nh chuyển thờng hoặc khẩn)

Mẫu chứng từ điện tử

NH khởi tạo : Mã NH (đã đợc cài đặt sẵn)

NH nhận : Thanh toán viên điện tử nhập mã NHB

Mã tỉnh NH B : (nếu có) (Đối với chứng từ chuyển khác hệ thống, khác tỉnh, thành

C¸c yÕu tè cßn l¹i trªn chøng tõ thanh to¸n ®iÖn tö:

- §¬n vÞ tr¶ tiÒn:

Sè tµi kho¶n :T¹i Ng©n hµng :

- §¬n vÞ nhËn tiÒn:

Sè tµi kho¶n :T¹i Ng©n hµng : Sè tiÒn b»ng sè:

Néi dung thanh to¸n:

 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Chứng từ kế toán gồm nhiều loại chứng từ: Uỷ nhiệm chi (UNC), Uỷnhiệm thu (UNT), Séc.v.v mỗi loại chứng từ trên đều có giá trị thanh toántiền hàng, cung ứng dịch vụ

Trong những năm qua ngành NH có nhiều bớc đổi mới, trên cơ sởcác chứng từ thanh toán nửa thủ công, nửa máy móc, đến nay đã đợc quyết

định của Thống đốc NHNN chuyển sang loại chứng từ thanh toán theo côngnghệ kỹ thuật mới phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế

Chứng từ thanh toán điện tử đợc lập, chuyển hóa theo đúng mẫu quy

định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, đợc hạch toán ghi chép vào sổsách của kế toán NH một cách chính xác và đầy đủ Việc lập và sử dụngchứng từ thanh toán điện tử đều tự động trên máy vi tính, giữa các Chinhánh, với Trung tâm thanh toán với nhau là kết quả của một quá trình côngnghiệp hóa, hiện đại hóa ngành NH, có thể nói đây là một bớc ngoặc, mộtthành quả lao động mang tính chất cách mạng khoa học, công nghệ Ngânhàng

Thay vì việc lập chứng từ liên hàng thủ công trớc đây.Từ ngày01/07/1996 hệ thống NHCT Việt Nam đã triển khai thực hiện quy trìnhthanh toán điện tử, đã đợc cài đặt sẵn trên các file do Trung tâm thanh toánquy định cụ thể: (mã NH, ký hiệu mật, các ký hiệu mật mã cần thiết) giữacác chi nhánh NHCT khi chuyển chứng từ thanh toán liên hàng hoặc cungứng lao vụ.v.v mà không cần phải đối chiếu dấu hoặc chữ ký giữa các chinhánh NHCT với nhau

Đối với quy trình thanh toán điện tử của hệ thống NHCT Việt Nam làmột bớc nhảy vọt trong hiện đại hóa công nghiệp Ngành Ngân hàng, đãkhắc phục đợc của công việc làm thủ công, phát huy những mặt u điểm củaquy trình thanh toán điện tử việc luân chuyển chứng từ rất nhanh chóng,chính xác, kịp thời, an toàn vốn vì khi tính ký hiệu mật chỉ có kê toán trởng(hoặc ngời đợc uỷ quyền) tính trên máy do Trung tâm thanh toán đã đợc cài

đặt sẵn trên file và dùng đĩa bảo mật để tính, cho nên đối với chứng từ điện

tử thì điểm nổi bật trên đó là chữ ký và ký hiệu mật bởi việc tính ký hiệumật là do kế toán trởng (hoặc ngời đợc uỷ quyền ) tính Vì vậy tránh và hạnchế đợc việc tham ô trên chứng từ điện tử vì nó đã gắn liền với trách nhiệm,quyền hạn và chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân trên chứng từ đó

Trong quá trình luân chuyển chứng từ thanh toán điện tử là cả mộtquá trình khép kín và đợc kiểm soát rất chặc chẽ, cẩn thận, sau khi nhậnchứng từ của khách hàng thanh toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp củachứng từ sau đó chuyển sang bộ phận kiểm soát chứng từ Kiểm soát chứng

từ phân loại các chứng từ đi các NH theo đúng các yêu cầu của khách hàng

Đối với chứng từ đi trong hệ thống NHCT (hoặc NH đầu t, cty bank.v.v.đã

đợc ký hợp đồng giữa các NH trên với NHCT Việt Nam ) đối với chứng từ

đi khác hệ thống, khác tỉnh dới 200 triệu đồng thì sẽ đợc chuyển qua cácchi nhánh NH B nhờ chuyển tiếp đến các Ngân hàng Chứng từ có số tiềntrên 200 triệu đồng chuyển tiền khác hệ thống, khác tỉnh thì đi qua TKTGtại NHNN Còn chứng từ Thanh toán điện tử bộ phận kiểm soát chuyển chothanh toán viên điện tử và thanh toán điện tử nhập vào máy, phân loại các

NH cho chứng từ đi, rồi chuyển cho kế toán trởng (hoặc ngời uỷ quyền) đểkiểm tra lại toàn bộ tính chất của chứng từ cho đi có đúng không, tên Tàikhoản, số hiệu Tài khoản, NHB v.v nếu đúng thì kế toán trởng (hoặc ngời

đợc uỷ quyền) sẽ ghi ký hiệu mật lên chứng từ, ký trên chứng từ và chuyểnchứng từ đó cho NHB , cho nên việc luân chuyển chứng từ thanh toán điện

tử đều đợc thực hiện đúng quy trình công nghệ trên máy tự động và đợc cài

đặt sẵn rất khoa học và chính xác, đảm bảo và tiết kiệm thời gian, thời gianchuyển chứng từ và nhận chứng từ giữa các chi nhánh NHCT là thực hiệntrong ngày đợc đối chiếu với Trung tâm thanh toán ngay hết 1 ngày làmviệc Tuy nhiên việc thực hiện quy trình thanh toán điện tử rất thuận tiện vàhiện đại, nhng cũng cần đợc bảo toàn và phát huy tác dụng của nó thôngqua việc bảo bệ và giữ an toàn tuyệt đối chống sự lấy cắp, lợi dụng khaithác, xâm nhập và khai thác, sao chép hoặc sử dụng quy trình thanh toán

điện tử, lợi dụng tham ô trái với quy định của pháp luật Nhng thực tế quytrình luân chuyển chứng từ điện tử đã đợc sử dụng và thực hiện rất có hiệuquả chiếm tỷ trọng rất lớn, cho nên đòi hỏi phải có một chế độ rất nghiêmngặt và thờng xuyên đợc thay đổi, đổi mới mã ký hiệu, dần dần hoàn thiệnhơn về mặt chất lợng, đảm bảo an toàn vốn một cách tuyệt đối

3/ Quy trình thanh toán điện tử:

- Thanh toán viên in chứng từ đến, xắp xếp chứng từ và

chia báo có cho thanh toán viên để làm chứng từ báo nợ

hoặc báo có cho khách hàng khi chấm sổ xong.

- Nếu có chứng từ đi khác hệ thống thì chuyển tiếp cho

bộ phận bù trừ.

3.1/ Tại Ngân hàng khởi tạo: (NHCT A)

Khách hàng có nhu cầu thanh toán lập và nộp vào Chi nhánh NHCTnơi mình mở TK, các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán qua

NH của NHNN và hớng dẫn của NHCT Việt Nam đối với từng thể thứcthanh toán

Thanh toán viên nhận chứng từ của khách hàng nộp vào phải tiếnhành kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiẻm tra số d trênTKTG của khách hàng Nếu đủ điều kiện thanh toán sẽ xử lý: Lập chứng

từ thanh toán điện tử đối với nơi giao dịch tức thời và đủ điều kiện kỹ thuậthoặc ký tên trên chứng từ rồi chuyển sang bộ phận thanh toán điện tửchuyên trách

Bộ phận thanh toán điện tử nhận chứng từ có trách nhiệm kiểm tra lạicác yếu tố trên chứng từ và chữ ký của thanh toán viên tiến hành chuyển

hóa chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng với phơng thức thanh toán(nh UNC, Séc.v.v của Doanh Nghiệp hoặc cá nhân), chứng từ thanh toán

điện tử chuyển hoá thành 1 lệnh chuyển tiền điện tử

Sau khi thanh toán viên lập song chứng từ điện tử bằng máy, tiếnhành in chứng từ chuyển tiền, ký tên kèm theo chứng từ gốc chuyển cho Tr-ởng phòng kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyền)

Trởng phòng kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyền) kiểm soát tính hợppháp, hợp lệ của chứng từ gốc, khớp đúng giữa chứng từ gốc với chứng từ in

ra và chứng từ trên máy tính Nếu hợp pháp , hợp lệ và khớp đúng sẽ chấpnhận tính ký hiệu mật cho chứng từ tay hiển thị trên máy, ghi ký hiệu mật

và ký tên vào chứng từ lu trớc khi quyết định chuyển đi

Chứng từ gốc, chứng từ thanh toán điện tử đợc giao lại cho thanhtoán viên điện tử để hạch toán và lu trữ Nội dung hạch toán nh sau:

 Đối với chuyển tiền ghi Có bằng (UNC, UNT, Séc chuyển khoản )trên cùng địa bàn thành phố đợc hạch toán:

Nợ : TKTG hoặc Tiền vay của khách hàng

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

 Đối với chuyển tiền ghi Có thanh toán bằng (Séc bảo chi, Séc địnhmức, Séc chuyển tiền) Kế toán hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TKTG hoặ c Tiền vay của khách hàng

 Đối với chuyển tiền ghi Có bằng giấy nộp tiền, ngân phiếu

Nợ : Tiền mặt ,ngân phiếu

Có : TK đièu chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

 Đối với chuyển tiền bằng th tín dụng

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch( 5191.01)

Có : TKTG, tiền vay khách hàng hoặc (TK thích hợp)

 Đối với chuyển vốn cố định, chuyển chênh lệnh giữa thu nhập, chiphí về NHCT Việt Nam (Số liệu liên hàng100)

+Đối với các chuyển tiền thanh toán ra ngoài hệ thống đến NH kháccùng địa bàn có tham gia Thanh toán bù trừ thì Chi nhánh chuyển sangThanh toán bù trừ.

+Đối với chuyển tiền ra ngoài hệ thống đến các NH khác tỉnh, thànhphố không tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn thì các Chi nhánh NHCTchuyển tiền về Trung tâm thanh toán của NHCT Việt Nam NHCT ViệtNam sẽ căn cứ vào địa chỉ và tên khách hàng lập chứng từ thanh toán đểthực hiện qua TKTG của NHCT Việt Nam tại NHNN TW thanh toán cho

đơn vị đợng hởng Trờng hợp nà không có lệnh chuyển tiền ghi Nợ mà chỉ

có lệnh chuyển tiền ghi Có bằng (UNC, UNT )

Nợ : TKTG, Tiền vay khách hàng

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (Số hiệu 999

TTTT NHCT Việt Nam).

+Đối với chuyển vốn về NHCT Việt Nam qua NHNN:

Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tạiNHCT Việt Nam vợt tỷ lệ quy định, Chi nhánh NHCT tự động chuyển vốn

về NHCT Việt Nam Trên cơ sở số vốn phải nộp, Thanh toán viên lập chứng

từ trích từ TKTG của Chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanhtoán qua NH để

chuyển sang NHNN thực hiện Đồng thời căn cứ vào chứng từ trên đểchuyển hóa thành chứng từ điện tử về NHCT Việt Nam kèm lệnh chuyểntiền Chi nhánh lập 3 liên chuyển khoản (hạch toán Chi nhánh) và (3 UNCkèm 3 bảng kê đi NHNN) :

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Có : TKTG tại NHNNNgoài việc nộp vốn thờng xuyên các Chi nhánh NHCT đợc giao chỉtiêu phát hành kỳ phiếu để bổ xung vốn cho toàn hệ thống thì số vốn nộp vềNHCT Việt Nam phải đợc lập chứng từ để chuyển riêng Khi lập chứng từ

điện tử Chi nhánh phải ghi rõ nội dung, loại vốn nộp về NHCT Việt Nam,lãi suất của loại vốn huy động để chơng trình máy tính có thể tự động phânloại vốn, hạch toán vào TK thích hợp và tính lãi cho các Chi nhánh mộtcách chính xác

+ Đối với những khoản vốn nhận điều hoà của NHCT Việt Nam có

kỳ hạn Chi nhánh có trách nhiệm theo dõi kỳ hạn trả vốn đúng thời gianquy định, đến hạn Chi nhánh chủ động lập phiếu hạch toán

Nợ : TK điều chuyền vốn kế hạch

Có : TKTG tại NHNN+ Đối với việc nhận và trả vốn tài trợ uỷ thác đầu t:

- Hạch toán nhận:

Căn cứ thông báo duyệt dự án vốn tài trợ của NHCT Việt Nam

đối với từng dự án, Chi nhánh thực hiện đầu t vốn đến đâu sẽ chủ động hạchtoán đến đó Hạch toán từ TK điều chuyển vốn trong kế hoạch sang TK

điều chuyển vốn tài trợ uỷ thác đầu t

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn uỷ thác đầu t (5191.04)

- Hạch toán trả :

Đồng thời với việc thu nợ của khách hàng, Chi nhánh hạchtoán trả lại NHCT Việt Nam số vốn tài trợ uỷ thác đầu t đã thu hồi

Nợ : TK điều chuyển vốn uỷ thác đầu t (5191.04)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) + Đối với vốn khoanh nợ:

Khi nhận thông báo chỉ tiêu khoanh nợ của NHCT Việt Nam lậpchứng từ hạch toán chuyển từ nhận vốn điều chuyển trong kế hạch sangnhận vốn điều chuyển khoanh nợ

Nợ : TK điều chuyền vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn khoanh nợ (5191.05)+ Đối với ký quỹ bắt buộc:

Vốn kỹ quỹ bắt buộc của Chi nhánh NHCT chủ động tính và hạchtoán chuyển về Chi nhánh Nhng hiện nay cha đủ điều kiện để thực hiện, dovậy tạm thời Chi nhánh chủ động tính và chuyển về Trung tâm thanhtoán( ngày 5

của tháng sau) Hàng tháng căn cứ chỉ tiêu hớng dẫn tại công văn số 638NHCT- CĐ ngày 22/04/1996 Chi nhánh tự xác định số vốn ký quỹ để lậpphiếu hạch toán tăng hoặc giảm vốn điều chuyển trong kế hoạch

- Tăng ký quỹ:

Nợ : TK điều chuyển vốn ký quỹ (5191.06)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

- Giảm ký quỹ

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn ký quỹ (5191.06)+ Phí chuyển tiền: Chi nhánh NHCT Việt Nam tính và thu của kháchhàng theo hỡng dẫn cụ thể cho từng loại chuyển tiền căn cứ vào căn bảnquy định ở từng thời điểm

3.2/ Ngân hàng nhận lệnh chuyển tiền đến : (CTB)

Bộ phận Thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực, đảmbảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến Khi phát sinh nhiệm vụ thanhtoán đến, bộ phận Thanh toán điện tử thông báo kịp thời cho Trởng phòng

kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyề) để giải mã và kiểm tra ký hiệu mật

thống kê các chứng từ thanh toán điện tử đến đã đợc kiểm tra ký hiệu mật

để làm cơ sở kiểm tra và ký tên trên chứng từ phục hồi

Thanh toán viên phục hồi xong chứng từ sắp xếp chứng từ vế Nợriêng, vế Có riêng, theo thứ tự số hiệu NH khởi tạo (NHCT Việt Nam) từnhỏ đến lớn ký tên vào nơi quy định trên chứng từ chuyển cho Trởng phòng

kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyền ký)

Nhận đợc chứng từ do Trởng phòng kế toán (hoặc ngời đợc uỷquyền) chuyển đến, Thanh toán viên phải hạch toán kịp thời các khoảnchuyển

tiền nhanh để đáp ứng nhu cầu chi trả của khách hàng Đối với các khoảnthanh toán trong ngày thì khách hàng chỉ đợc phép sử dụng số vốn mớinhận trong ngày vào ngày tiếp theo

Tích chất Nợ hay Có của chứng từ phục hồi phù hợp với nội dụng ghi

Nợ hay ghi Có của TK điều chuyển vốn Căn cứ vào đó NH nhận kiểm tra

và hạch toán vế đối ứng

+ Đối với chuyển tiền thanh toán :

- Nếu là chứng từ Nợ hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Có : TKTG, Tiền vay của khách hàng (TK thích hợp)

- Nếu là chứng từ Có hạch toán:

Nợ : TK thích hợp

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch+ Đối với chuyển tiền nhận tiếp vốn trong và ngoài kế hạch củaNHCT Việt Nam qua NHNN

Khi nhận chuyển tiền qua hệ thống thanh toán điện tử từ Trung tâmthanh toán chuyển về Chi nhánh hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.09)

Có : TK điều chuyển vốn trong hoặc ngoài kế hoạch

(5191.01 hoặc 5191.02)Khi nhận đợc giấy báo Có từ NHNN chuyển về Chi nhánh hạch toán

Nợ : TKTG tại NHNN

Có : TK điều chuyển vốn khác hệ thống (5191.09)Hàng ngày do Chi nhánh sử dụng vốn vợt hạn mức vốn trong kế hạchNHCT Việt Nam đã chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn Khi Chinhánh nhận đợc chứng từ điện tử hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.09)

Có : TK điều chuyển vốn quá hạn (5191.07)Khi TK điều chuyển vốn trong kế hạch của Chi nhánh thấp so vớihạn mức của NHCT Việt Nam hạch toán giảm số TK điều chuyển vốn quáhạn cho Chi nhánh, chi nhánh nhận đợc chứng từ hạch toán.

Nợ : TK điều chuyển vốn quá hạn (5191.07)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)Việc tính lãi nhận và gửi vốn điều hòa do NHCT Việt Nam tính vàhạch toán chuyển về Chi nhánh Tại Chi nhánh NHCT nhận đợc chuyểntiền thu lãi vốn điều hoà của NHCT Việt Nam thống báo thì hạch toán

Nợ : TK chi lãi điều chuyển vốn (8111.03)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)Khi nhận tiền trả lãi gửi vốn điều hòa Chi nhánh hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Có : TK thu lãi điều chuyển vốn (7010.03)Chi nhánh NHCT nhận tiếp vốn của NHCT Việt Nam gồm nhiều loại(trong kế hạch, ngoài kế hạch, vốn tài trợ uỷ thác đầu t) do vậy ngoài sổsách hạch toán nội bảng Chi nhánh phải mở sổ sách theo dõi kỳ hạn và lãisuất của từng món nhận tiếp vốn để có kế hạch sử dụng và nộp trả NHCTViệt Nam đúng hạn, vận dụng lãi suất theo cơ chế hiện hành

4.3/ Kiểm soát, đối chiếu:

Mô hình kiểm soát đối chiếu của các Chi nhánh NHCT với Trungtâm thanh toán

Trung tâm thanh toán

Trung tâm thanh toán

4 2 5 3

1

CN NHCT NH khác hệ thống

1- CN NHCT chuyển chứng từ về TTTT 2- TTTT chuyển tiếp chứng từ của CNNHCT cho NH khác hệ

thống (nh NHĐT và PT, Kho bạc TW) 3- NHĐT và PT, Kho bạc TW chuyển chứng từ về TTTT 4- TTTT chuyển chứng từ của NH khác hệ thống về cho CNNHCT

Phơng thức kiểm soát đối chiếu: Quá trình kiểm soát đối chiếu trongthanh toán điện tử qua mạng vi tính của NHCT Việt Nam đợc thực hiệntheo phơng thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung

Các Chi nhánh NHCT gửi điện đối chiếu về TTTT vào cuối ngày giaodịch gồm:

- Tổng số bảng kê chuyển tiền đi

- Tổng số bảng kê chuyển tiền đếnTại Trung tâm thanh toán sẽ đối chiếu xem có khớp đúng tổng sốbảng kê chuyển tiền đi và đến của CN NHCT chuyển lên có khớp đúngkhông Nếu có chênh lệch thì 2 bên phải sử lý ngay trong thời gian đốichiếu Nếu đúng thì

Trung tâm thanh toán mới cho phép các CN NHCT đợc phép lu trữ cuốingày

5/ Điều chỉnh sai lầm:

a/ Nhầm lẫn và điều chỉnh tại NH khởi tạo:

Nhầm lẫn phát hiện khi Thanh toán viên lập chứng từ điện tử Trởngphòng kế toán cha tính ký hiệu mật thì thanh toán viên điện tử đợc phép sửachữa và in lại chứng từ đúng

Nhầm lẫn phát hiện sau khi Trởng phòng kế toán đã tính ký hiệu mậtnhng cha quuyết định chuyển đi

Trờng hợp này thì tuyệt đối không đợc sửa chữa, không đợc huỷ bỏ vìchơng trình vài đặt tự động nên khi Trởng phòng kế toán đã ghi chấp nhậntính ký hiệu mật thì chứng từ lập tức đã ghi vào bộ nhớ để chuyển đi

Mặc dù sau đó CN vào sửa chữa hay huỷ bỏ thì cũng chỉ sử lý đợcphần hạch toán tại CN còn chứng còn sai vẫn theo chơng trình tự độngchuyển đến Trung tâm thanh toán và NH nhận Do vậy phải sử lý đúng theocách sau đây.

- Nhầm lẫn phát hiện sau khi chuyển đi:

+ Tr ờng hợp sai thiếu : Ngân hàng khởi tạo phải điện thông báo ngay

về NH nhận, thông báo rõ chứng từ chuyển thiếu để NH nhận sử lý kịp thời(thông báo gửi bằng th tín điện tử đợc cài đặt trong chơng trình thanh toánqua mạng máy tính của NHCT Việt Nam) Sau khi điện thông báo cho NHnhận, NH khởi tạo lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm và căn

cứ vào biên bản lập chuyển tiền bổ xung số tiền thiếu chuyển tiếp về NHnhận

Trong nội dung của chuyển tiền phải ghi rõ (chuyển bổ xung theo

lệnh chuyển tiền số: ngày : tháng năm số tiền đã chuyển )

chuyển kèm bảng kê đã lập trên

+ Tr ờng hợp sai thừa :

Phát hiện tiền thừa Chi nhánh NH khởi tạo phải điện boá (bằng th tín

điện tử) ngay cho NH nhận chuyển tiền biết Sau khi gửi thông báo NHkhởi tạo lập ngay biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhângây sai lầm đồng thời lập chuyển tiền ngợc vế thu hồi số tiền đã chuyển tiềnthừa đi NH nhận:

Ví dụ :

Lẽ ra chứng từ gốc chuyển Có đi là 10.000.000đ nhng thanh toánviên điện tử đã lập chứng từ chuyển Có đi 100.000.000đ Kế toán trởng khitính ký hiệu mật đã không phát hiện ra nên vẫn quyết định chuyển đi CNkhởi tạo đã hạch toán

Nợ: TK tiền tiền vay khách hàng

Có :TK Đ/c vốn trong kế hoạch 100.000.000 đChi nhánh đã chuyển thừa 90.000.000đ CN phải lập ngay biên bảncùng xác nhận nguyên nhân chuyển tiền thừa, NH khởi tạo lập chứng từ

điện tử chuyển ngợc vế số tiền đã chuyển tiền thừa đi NH nhận để hạchtoán

Nợ : TK Đ/C vốn trong kế hoạch 90.000.000 đ

Có : TK tiền gửi, tiền vay khách hàng

- Trờng hợp sai thừa đã chuyển đi NH nhận, nhng NH nhận khôngthu hồi đợc chuyển trả lại kèm theo các hồ sơ pháp và biên bản nói rõ lý do,

NH khởi tạo nhận đợc phải kiểm tra đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa

đã lập trớc đây để xác định số đã thu hồi đợc, số còn lại cha thu hồi và xác

định ngời chịu trách nhiệm để hạch toán :

Đồng thời lập hội đồng để xử lý thu hồi theo chế độ hiện hành.

- Trờng hợp sai ngợc vế : Lẽ ra chuyển Nợ đi nhng Chi nhánh đã lậpchứng từ điện tử chuyển Có đi NH nhận NH khởi tạo cũng phải điện báocho NH nhận chuyển tiền biết (bằng th tín đụng) Đồng lập biên bản xác

định nguyên nhân chuyển ngợc vế Sau đó lập chuyển tiền ngợc vế xử lý tấttoán chuyển tiền sai (kèm theo biên bản đã lập) và lập chuyển tiền đúng đibình thờng

Nợ : 710A.00002 5.000.000 đ

Có : 5191.01999

Xử lý: Lập biên bản theo quy định, căn cứ biên bản lập chứng từ

chuuyển đi NH nhận để xử lý bút toán sai và hạch toán

Nợ :5191.01999 5.000.000 đ

Có :710A.00002Sau đó lập chng từ chuyển tiền đúng

Nợ : 5191.01999

Có : 710A.00002 5.000.000 đTơng tự nh vậy đối với chuyển tiền Có bị ngợc vế

Tất cả các chuyển tiền nhầm lẫn khi chuyển đi để NH nhận xử lý

NH khởi tạo phải chuyển tiền thông báo đi tức thời và thống kê theo dõi Khi nhận đợc th tra soát của NH nhận , NH khởi tạo phải kiểm tra và trả lờicho NH nhận ngay trong ngày làm việc đó không để chậm trễ Nếu do việctrả lời th tra soát chậm làm thất thoát tài sản hay tổn thất nào đó NH khởitạo phải chịu trách nhiệm theo luật định

b/ Xử lý nhầm lẫn tại NH nhận tiền:

Sai tài khoản: Khi nhận đợc chuyển tiền cho NH khởi tạo chuyển đếnsai TK hoặc sai tên khách hàng NH nhận điện th trả soát NH khởi tạo (qua

th tín dụng)

Khi nhận đợc th trả lời tra soát của NH khởi tạo xác nhận đúng tênkhách hàng xác nhận TK đúng thi căn cứ nội dụng trả lời tra soát sửa TKhoặc tên khách hàng vào chứng từ Đính kèm điện tra soát vào chứng từ vàhạch toán cho khách hàng Trờng hợp trong ngày cha nhận đợc trả lời th trasoát của NH khởi tạo thì Chi nhánh hạch toán

+ Đối với chứng từ Nợ:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)+ Hoặc đối với chứng từ Có:

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Khi nhận đợc trả lời th tra soát của NH khởi tạo thì NH nhận hạchtoán tất toán điều chuyển vốn chờ thanh toán

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TKTG của khách hàng (hoặc TK thích hợp)Hoặc ngợc vế

Nhận tiền sai địa chỉ: Khi nhận chuyển tiền sai địa chỉ NH nhận hạchtoán chuyển trả lại NH khởi tạo

+ Khi nhận hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)Hoặc ngợc lại

+ Khi chuyển trả hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)Hoặc hạch toán và xử lý ngợc lại đối với chứng từ Nợ

NH khởi tạo chuyển sai địa chỉ phải chịu phạt chi phí đền cho nhữnglần chuyển đi, chuyển lại Đồng thời NH khởi tạo phải chị tiền phạt củakhách hàng do chuyển tiền chậm Nếu lỗi do cá nhân gây ra thì cá nhân gây

ra lỗi phải chịu phạt các khoản tiền trên