Dự án thiết kế và xây dựng tầng một quán Café Hoa

- Giai đoạn thực hiện Dựa trên kết quả của quá trình khảo sát địa hình, ban quản lý dự án lựa chọn đơn vị thiết kế phù hợp để lập bản thiết kế xây dựng trên mặt bằng đã tiếp nhận.. Sau

PHẦN MỘT: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN

1 Tổng quan về dự án

- Tên dự án: Dự án thiết kế và xây dựng tầng một quán Café Hoa

- Người thực hiện dự án: Sinh viên Bùi Thị Quỳnh Trang

Sinh viên Bùi Thị Mai Hương

- Chủ đầu tư: ông Lê Văn Hùng và bà Trương Ngọc Hoa

- Các bên liên quan khác

+ Các công ty thiết kế nội thất, mặt bằng

+ Công ty xây dựng trúng thầu

- Quy mô dự án: qui mô diện tích khoảng 80m2 nhà

- Địa điểm lựa chọn: Hà Nội

- Tài nguyên của dự án

+ Thành viên ban quản lý dự án

+ Thành viên ban cố vấn

+ Các phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý dự án

+ Các phương tiện sử dụng trong khi thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện ước tính của dự án: 68 ngày, tương đương 2 tháng 8 ngày

cứ nơi đâu Và người mê cà phê không chỉ đòi hỏi một tách cà phê nóng hổi khôngthôi, họ muốn vừa nhâm nhi cà phê vừa chơi game, đọc sách, thưởng thức nghệthuật v v

Café Hoa là sự kết hợp giữa những tách café và hoa theo phong cách sang trọng

và lãng mạn của châu Âu, thể hiện qua cách bài trí đồ vật trong quán, cách cắm hoa,những giỏ hoa được treo trong phòng và menu đồ uống và ăn nhẹ của châu Âu.Đếnvới Café Hoa, khách hàng được thưởng thức vẻ đẹp của các loài hoa bên ly café trongkhông gian được thiết kế theo phong cách Châu Âu Thêm vào đó, Café Hoa khôngchỉ phục vụ đồ uống mà còn kết hợp bán lẵng hoa, giỏ hoa, bó hoa, cả chậu hoa đc bàytrong quán Nghĩa là khách hàng đến Café Hoa có thể chọn cho mình những loại hoa

ưa thích đang trưng bày tại quán để mang về Café Hoa cũng sẵn sàng phục vụ nhữngyêu cầu khác của khách hàng muốn tìm và cắm hoa theo ý tưởng của mình

1

- Hiện trạng: Theo Tổng cục thống kê thông qua số liệu điều tra mức sống dân cư

Việt Nam, cho biết bình quân người dân Việt Nam tiêu thụ 1,25kg café mỗi năm.Người dân thành thị mua café uống 2,4kg mỗi năm Có thể nói Café không chỉ là mộtthức uống mà còn trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống hàng ngày củangười dân Ở Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng, các quán café là điểm đến củamọi tầng lớp, là địa chỉ không thể thiếu cho nhu cầu vui chơi, giải trí của nhân dân.Thêm vào đó, kinh doanh dich vụ café là loại hình kinh doanh không đòi hỏi nhiềuvốn, lại tạo ra lợi nhuận cao

Lý do lựa chọn ý tưởng: Hiện nay ở Hà Nội, loại hình kinh doanh café đã hếtsức phát triển Để thu hút khách hàng đòi hỏi các quán café phải tìm cho mình một nétđộc đáo, mới lạ Chính vì vậy, ngày càng xuất hiện nhiều quán café “độc” như: Café

“Sách”, Café “Mèo”, Café “Cinema”, Café “Game”, Café “Studio”… Café Hoa làmột nét mới lạ, hiện vẫn chưa có ở Hà Nội

- Mục đích:

+ Café Hoa phục vụ đối tượng khách hàng sẵn sàng chi trả số tiền trên mức trung bình

để đổi lấy không gian sang trọng, lãng mạn cùng với sự phục vụ chuyên nghiệp, đồ ănuống chất lượng

+ Café Hoa tập trung xây dựng hình ảnh về quán café có phong cách mới lạ, độc đáo

và cũng không kém phần sang trọng, lãng mạn

- Mục tiêu: Đáp ứng nhu cầu về thưởng thức café của các khách hàng trẻ yêu hoa và

văn hóa, kiến trúc phương Tây cổ điển

3 Các căn cứ pháp lý

Theo luật doanh nghiệp Việt Nam, nguồn vốn đầu tư cần thiết cho dự án nàynhỏ hơn 10 tỉ, lĩnh vực dự án đề cập đến không thuộc 1 trong số các lĩnh vực bị cấmnên việc thành lập và thực hiện dự án này không mấy phức tạp

- Căn cứ Nghị định số 17/CP ngày 23-12-1992 của Chính phủ, Thông tư số 03/BNVngày 27-3-1993 và Quyết định số 446/BNV-QĐ ngày 25-11-1993 của Bộ Nội vụ vềviệc cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh của các nhà hàng ăn uống

- Căn cứ Thông tư của liên bộ tổng cục du lịch, bộ thương mại số 27/LB.TCDL-TMngày 10 tháng 1 năm 1996 quy định về điều kiện kinh doanh tại cơ sở lưu trú du lịch

và nhà hàng ăn uống

- Căn cứ Luật Đầu Tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005

- Căn cứ Pháp lệnh Vệ sinh an toàn thực phẩm ngày 26 tháng 7 năm 2003

- Căn cứ Quyết định số: 143/QĐ-UB ngày 31 tháng 10 năm 2002 của Uỷ ban nhân dânThành phố ban hành quy chế về hoạt động kinh doanh ăn, uống bình dân trên địa bànThành phố Hà Nội

2

4 Các nội dung đầu tư và các hạng mục thiết kế chính

4.1 Nội dung đầu tư

3

+ Một số sản phẩm trang trí thêm như rèm cửa (được trang trí với hoa)….

+ Kiểm tra phạm vi

+ Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án

4

- Mô tả sản phẩm: Tầng 1 được thiết kế theo phong cách rực rỡ gam màu nóng với

những loại hoa có màu sắc sặc sỡ, là nơi dành cho những vị khách ưa sắc màu sặc sỡ,

có tính cách sôi nổi

- Phạm vi dự án:

+ Khảo sát địa hình, địa điểm

+ Thuê thiết kế mô hình sản phẩm của dự án

+ Tổ chức đấu thầu xây dựng

+ Tổ chức thi công và nghiệm thu công trình

- Phạm vi sản phẩm

Sản phầm của dự án không chỉ dừng lại là bản thiết kế mà còn là xây dựng tầng mộtcủa quán cà phê mang phong cách châu Âu kết hợp với không gian lãng mạn của hoangay khi khách hàng bước chân vào quán Đó cũng chính là nét nổi bật đặc trưng củaquán

- Trách nhiệm của Ban Quản lý

Điều hành, tổ chức thực hiện và giám sát các công việc của dự án

- Cơ cấu phân tách công việc và WBS (Work Breakdown Structure)

1 1 1 Tiếp nhận mặt bằng Ban giám sát, ban thông tin,

ban tư vấn

1 2 Khảo sát địa hình

Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế xây

2.2 Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế xây Ban điều hành + giám sát

5

3 1 Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế nội thất

3 2 Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế nội thất

5 2 Tổ chức đấu thầu

6 6 1 Đánh giá hồ sơ dự thầu Ban điều hành dự án, phòng

thiết kế, phòng hành chính,phòng thông tin

6 2 Xét duyệt trúng thầu

7 7.1 Phê duyệt kết quả trúng thầu

7 2 Thông báo kết quả trúng thầu

8 8 Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư Phòng thông tin

9 9 1 Thương thảo với đơn vị trúng thầu Bam điều hành, phòng hành

chính

9 2 Kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu

10 10 Đơn vị trúng thầu tổ chức thi công các hạng

11 11 1 Hoàn thiện xây dựng Ban điều hành, ban thanh tra

giám sát

11 2 Trình chủ đầu tư bản báo cáo

12 12 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt Ban thông tin

13 13 Hoàn thiện và bàn giao công trình Ban giám sát

Thực hiện

3 Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế xây dựng,thẩm định và phê duyệt bản thiết kế xây dựng Tháng 1/20124

Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế nội thất, thẩmđịnh và phê duyệt bản thiết kế nội thất tầng một củaquán

Tháng 1/2012

6 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 1 /2012

7 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 1/2012

8 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Tháng 1/2012

9 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Tháng 1/2012

6

10 Thương thảo, kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu Tháng 2/2012

11 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công

Kết thúc

12 Hoàn thiện và trình chủ đầu tư bản thiết kế xây

13 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt Tháng 2/2012

14 Sửa chữa và hoàn thiện và bàn giao công trình Tháng 3/2012

Công việc trước

Công việc sau

TÊN CHI TIẾT CÔNG VIỆC

F1 E F2 Lập bản thiết kế nội thất tầng một của quánF2 F1 G Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế xây

dựng

H H1H2 GH1 H2I1 Chuẩn bị đấu thầuTổ chức đấu thầu

J J1 I2 J2, K Lựa chọn nhà thầu trúng thầu

J2 J1 L1 Thông báo kết quả trúng thầu

K K J1 L1 Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư

L L1L2 K, J2L1 L2M Thương thảo với đơn vị trúng thầuKí hợp đồng với đơn vị trúng thầu

M M L2 N1 Đơn vị trúng thầu và đơn vị thiết kế thực

hiện công việc

Kết

thúc

N2 N1 O Trình chủ đầu tư bản báo cáo

- Giai đoạn khởi đầu:

7

Chỉ sau khi tiếp nhận mặt bằng của dự án, ban quản lý dự án mới có thể tiến hành

ngay công tác khảo sát địa hình mặt bằng

- Giai đoạn thực hiện

Dựa trên kết quả của quá trình khảo sát địa hình, ban quản lý dự án lựa chọn đơn vị

thiết kế phù hợp để lập bản thiết kế xây dựng trên mặt bằng đã tiếp nhận Sau khi đơn

vị thiết kế hoàn thành xong bản thiết kế xây dựng, bản thiết kế xây dựng được thẩm

định và phê duyệt Sau khi xác định rõ diện tích và vị trí khu vực tầng một trong bản

thiết kế, ban quản lý dự án sẽ lựa chọn và thuê công ty thiết kế có khả năng để lập bản

thiết kế tầng một chi tiết và kế hoạch mua sắm các thiết bị, nguyên liệu và các chi tiết

trang trí khác (như quyết định loại hoa, bàn ghế… ) Bản thiết kế cũng được thẩm

định và phê duyệt sau khi hoàn thành Hai bản thiết kế xây dựng và nội thất hoàn chỉnh

là cơ sở để lập dự toán chi phí toàn dự án Sau khi đã lập dự toán chi phí rõ ràng, ban

quản lý dự án tổ chức đấu thầu, đánh giá tính hợp lệ của các hồ sơ dự thầu, xét duyệt

trúng thầu từ đó lựa chọn nhà thầu thích hợp và hông báo kết quả trúng thầu cho cả

đơn vị trúng thầu và chủ đầu tư của dự án.Việc thông báo cho cả hai bên có thể được

tiến hành đồng thời Sau khi đơn vị trúng thầu và chủ đầu tư nhận được thông báo, nếu

không có vấn đề gì, ban quản lý dự án sẽ tiến hành thương thảo với đơn vị trúng thầu

về các điều kiện của hợp đồng Khi đã thống nhất các điều kiện trong hợp

đồng, tiến hành ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu Ngay sau khi hợp đồng được ký,

đơn vị trúng thầu cũng đơn vị thiết kế tiến hành thực hiện công việc xây dựng

- Giai đoạn kết thúc:

Đơn vị nhận thầu hoàn thiện các hạng mục công trình, ban quản lý dự án sẽ trình

lên chủ đầu tư bản báo cáo Chủ đầu tư xem xét báo cáo, nhận xét và phê

duyệt Sau đó, đơn vị thiết kế và ban quản lý dự án mới có thể hòan thiện

nốt công trình trong hoạt động mua sắm thiết bị đồ dùng để có thể bàn

giao công trình cho chủ đầu tư Khi đó, dự án kết thúc.

Thời gian lạc quan

Thời gian thông thường

Thời gian dự tính

Phương sai

J2 Thông báo kết quả trúng thầu

K K Báo cáo kết quả trúng thầu cho

M M Đơn vị trúng thầu và đơn vị

O O Chủ đầu tư nhận xét và phê

Đường Gantt của dự án là: D1 – D2 – E – F2 – G – H1 – H2 –I1 – I2 –J2- K – L1 –L2– M – N1 – N2 – O – P – Q

- Thời gian dự tính là: 68 ngày, tương đương với 2 tháng 8 ngày

- Phương sai: 5.52 ngày

2.3 Kiểm soát tiến độ dự án

Sơ đồ quản lí tiến độ kế hoạch

Khởi đầu

F2G

H1H2

PQ

2.172.67

1.53.5

22.17

4.3314.5

1

11.17

Điều chỉnh khác có liên quan đến kế hoạch

Hình thành kế hoạch tiến

độ thực hiện dự án mới.

Tìm hiểu tình hình tiến

triển hoạt động

Đề xuất biện pháp thay đổi

Phân tích nguyên nhân sinh

ra sai lệch và ảnh hưởng đối với việc tiếp tục công việc của dự án.

Thực hiện kế hoạch tiến độ dự án

3 Quản trị chi phí

Ban quản lý dự án lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phảithực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan Khi lập dựtoán chi phí, ban quản lý dự án đã tham khảo mức chi phí của các dự án tương tự vềquy mô, tính chất, sản phẩm… , đồng thời cũng đã tham khảo thêm giá cả thị trường

Cơ sở lập dự toán dựa theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/200, công văn

số 15/2008/BXD ngày 17-11-2008

Khối lượng theo bản vẽ thiết kế

Đơn giá thiết kế được lập theo định mức dự toán do BXD ban hành

Nội dung chi phí dự án:

+ Chi phí lập dự án xây dựng gồm: chi phí điều tra thu thập tài liệu, số liệu hiện trạng

và dự báo liên quan đến dự án xây dựng

+ Chi phí thực hiện dự án xây dựng gồm: chi phí khảo sát, thiết kế xây dựng, chi phícông nhân, nhân viên dự án…

+ Chi phí thẩm định và phê duyệt dự án xây dựng

Ước tính chi phí của toàn bộ dự án là 680.014.000 đồng

3.1.2 Chi phí chi tiết

11

- Chi tiết lương

Đơn vị tính: VNĐ

tháng

Số lượng

Tổng chi phí

1 tháng

Tổng chi phí lương toàn

Đơn vị tính: VNĐ

b) Thuê thiết kế nội thất công trình 102.675.000

3.1.2 Lập kế hoạch phân bổ chi phí

Bảng phân bổ chi phí dự án cho từng công việc

3 Thuê thiết kế nội 3.017.500 128.000 8.850.000 11.995.500

13

thất tầng mộtThẩm định và phê duyệt bản thiết kế nội thất tầng một quán

Tổng cộng 179.463.750 4.760.000 495.790.250 680.014.000 3.2 Kiểm soát chi phí

14

3.2.1 Quản lý tổng mức đầu tư

- Khi lập dự án chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư, từ

đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu chủ đầu tư

- Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu

để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp

3.2.2 Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình

Tổng dự toán, dự toán công trình được chuyển qua Hội đồng thẩm định để thẩmđịnh Trong đó đội đồng thẩm định sẽ thực hiện:

- Kiểm tra sự phù hợp và tính đúng đắn giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dựtoán, các định mức kĩ thuật, đơn giá, các chế độ chính sách

- Lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 5% tổng chi phí: 34.000.700 VNĐ.Khoản dự phòng này sẽ được sử dụng trong trường hợp chi phí có sự thiếu hụt cần bổsung do những yếu tố khách quan, lạm phát…

Sau đó, bản dự toán đã được thẩm định chuyển cho giám đốc dự án phê duyệt tổng dựtoán, dự toán công trình và giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước quyếtđịnh phê duyệt của mình

15

Phòng thanh tra giám sát

Phòng tư vấn

Phòng hành chính

Phòng thông tin

Phòng tài chính

Ban điều hành dự án

4 Quản trị nhân lực của dự án

4.1 Lập kế hoạch quản lý nhân sự

Sau khi hình thành ý tưởng và xác định mục đích chung của toàn dự án, chúngtôi đã thiết lập mô hình ban quản lý dự án như sau:

MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Qua website: vietnamwork.com.vn, jobvietnam.com

Qua báo: Lao động, Tiền Phong, Mua và Bán…

Đăng trực tiếp trên bảng tin của phòng thông tin

- Bước 2: Tìm kiếm Hồ sơ ứng viên (1 tuần):

Tìm kiếm những hồ sơ ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu.Xem chi tiết trực tuyến từng hồ sơ ứng viên

Lưu lại những hồ sơ ứng viên quan tâm sử dụng sau

Liên lạc trực tiếp với các ứng viên để phỏng vấn: qua email hoặc gọi điện trực tiếp

Những ứng viên đạt yêu cầu trong lần phỏng vấn 1 tiếp tục phỏng vấn lần 2 để kiếmtra trình độ chuyên môn cũng như kiến thức của ứng viên Các ứng viên sẽ làm 1 bàitest trình độ kiến thức, thực tế và ngoại ngữ.

- Bước 5: Phỏng vấn lần cuối (1 tuần) :

Do Giám đốc dự án hoặc Phó giám đốc dự án và các Trưởng phòng Có thể mời một

số người liên quan tham gia buổi phỏng vấn để có thể đánh giá khách quan và thấu đáohơn về ứng viên Ngoài cấp quản lí và đại diện phòng nhân sự ra có thể mời thêm mộtnhân viên khác làm việc chung bộ phận với ứng viên sau này

4.1.2 Yêu cầu cụ thể đối với từng vị trí tuyển dụng

- Giám đốc: tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kiến trúc hoặc xây dựng (ưu tiên người

có bằng trên đại học), có bằng hoặc chứng chỉ Quản trị Kinh Doanh, có ít nhất 5 nămkinh nghiệm ở vị trí tương đương, có trình độ quản lý, có khả năng kiểm soát

- Phó giám đốc phụ trách chuyên môn: tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kiến trúchoặc xây dựng, (ưu tiên người có bằng trên đại học), có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vịtrí tương đương, có tinh thần trách nhiệm

- Phó giám đốc phụ trách tài chính: tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính,(ưu tiên người có bằng trên đại học), có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tươngđương, có tinh thần trách nhiệm

- Trưởng phòng: tốt nghiệp đại học chuyên ngành có liên quan, (ưu tiên người có bằngtrên đại học), có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, nhiệt tình, chịu được

áp lực công việc

- Phó phòng: tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan, ( ưu tiên người có bằng trênđại học), kinh nghiệm 1 năm trở lên, tinh thần làm việc tập thể cao

- Nhân viên: tốt nghiệp đại học, cao đẳng các chuyên ngành liên quan (ưu tiên người

có bằng trên đại học), năng động nhiệt tình với công việc, có khả năng chịu được áplực

4.2 Chính sách quản lý nhân lực của dự án

4.2.1 Đào tạo nhân viên cho dự án

- Huấn luyện tại nơi làm việc

- Huấn luyện ngoài nơi làm việc

4.2.2 Khen thưởng và kỉ luật

- Đánh giá việc thực hiện công việc bằng cách đối chiếu so sánh sự hoàn thành côngviệc của mỗi nhân viên, thành viên với tiêu chuẩn đã đề ra (Phương pháp thang điểm)

- Có hệ thống phát hiện sai sót, hình thức khen thưởng cụ thể khi nhân viên liên tụcgiữu vững mức điểm cao trong thang điểm tiêu chuẩn trong vòng 1 năm

4.3 Phân công chức năng và nhiệm vụ

4.3.1 Ban điều hành dự án

17

- Số lượng: 3 người bao gồm giám đốc dự án, phó giám đốc chuyên môn, phó giámđốc tài chính

- Nhiệm vụ: Gắn kết các bộ phận khác của dự án và tổng hợp và xử lí các thông tin,điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác

 Là bộ phận quan trọng nhất và có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án

- Yêu cầu: Có khả năng lãnh đạo, quản lý, biết cách phân bổ công việc tới từng bộphận một cách hợp lý

Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác

Có khả năng ngoại ngữ

Bảng phân công công việc của ban điều hành dự án

1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu

2 Nghiên cứu và đóng góp ý kiến cho

3 Thông tin lại cho chủ đầu tư

4 Họp toàn bộ các phòng và liên kế

hoạch

Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận củachủ đầu tư

5 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích Lưu ý bám sát tư tưởng quản lý dự án xây

dựng nhà hàng tinh hoa Việt

7 Ký kết hợp đồng với nhà thầu

Có tham khảo ý kiến của các phòng

8 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế

9 Lập nhóm thẩm định thiết kế Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian

thẩm định bao gồm những đại diện củatừng ban

10 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của

nhà thầu

11 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối Phải thông qua các phòng chức năng

12 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ

làm việc của các phòng

Phối hợp chặt chẽ với phòng kiểm tragiám sát

18

13 Kết thúc dự án.

14 Họp tổng kết rút kinh nghiệm

4.3.2 Phòng hành chính

- Số lượng: 3 người gồm 1 trưởng phòng, 2 nhân viên

- Nhiệm vụ: Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án, in sao, photo và chuyển tài liệucho các bộ phận, làm các công tác hành chính, nhân sự

- Yêu cầu:

Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp

Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính, máy in, máy photo

Bảng phân công công việc của phòng hành chính

1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành Có công văn kèm theo

2 Ghi lại mọi văn bản trong các cuộc họp, lưu trữ mọi hồ

sơ cần thiết của dự án

Bám sát yêu cầu từphía chủ đầu tư, Banđiều hành

3 Chấm công, quản lý nhân sự hàng ngày

4 Lên kế hoạch họp bàn giữa các phòng và với chủ đầu tư

5 Thông tin cho các phòng ban khi có yêu cầu từ ban điều

hành hoặc phòng thông tin

6 Phụ trách thu nhận, liên lạc, đào tạo nhân viên, lưu trữ

hồ hơ nhân viên

4.3.3 Phòng tài chính

- Số lượng: 3 người bao gồm1 kế tóan trưởng,2 nhân viên

- Nhiệm vụ:

+Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn

+Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính.+Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chấtlượng công trình

+Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo

đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án

+Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư

19

- Yêu cầu:

Trung thực, có kinh nghiệm trong quản lý tài chính

Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra

Bảng phân công công việc của phòng tài chính

1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều

2 Phân tích thông tin Khách quan, trung thực

3 Tổng hợp thông tin Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ Báo cáo phải

văn bản hóa

4 Báo cáo cho ban điều hành

5 Lập kế hoạch chi phí Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban

liên quan

6 Phân bổ chi phí cho từng giai

7 Lập báo cáo định kỳ Vào cuối mỗi tháng

8 Lập báo cáo thanh quyết toán Vào cuối mỗi quý

9 Thanh quyết toán số tiền còn lại

+ Đảm bảo nguồn thông tin chính xác, độ tin cậy cao, cập nhật thường xuyên thông tinmới

+ Theo dõi và truyền tải thông tin đa phương giữa các bên có liên quan: chủ côngtrình, ban quản trị, các nhóm thực hiện và các thông tin bên ngoài

+ Phân tích thông tin và dự tính rủi ro dựa vào số liệu thu thập được

+ Lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành

- Yêu cầu: Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt

Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin

Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án và quản trị thông tin

Bảng phân công công việc của phòng thông tin

1 Tiếp nhận công việc tới giám đốc dự án Nội dung công việc được văn bản hóa

2 Xử lý, phân tích thông tin đến Tham khảo ý kiến của các ban liên

20