Truyền thông trong các sự kiện nghệ thuật ở Việt Nam năm 2012 (Khảo sát 03 sự kiện nghệ thuật Nhiếp ảnh, Đồ họa và Điêu khắc nổi bật năm 2012)

Làm thế nào để các sự kiện nghệ thuật được tổ chức thu hút sự quan tâm, ủng hộ của công chúng, giúp công chúng hiểu và hưởng thụ những bộ môn nghệ thuật đặc biệt này, là vấn đề cần

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN HẠNH CHI

TRUYỀN THÔNG TRONG CÁC SỰ KIỆN NGHỆ THUẬT

Ở VIỆT NAM NĂM 2012

(Khảo sát 03 sự kiện nghệ thuật Nhiếp ảnh, Đồ họa và Điêu khắc

nổi bật năm 2012)

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Báo chí học

Hà Nội – 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN HẠNH CHI

TRUYỀN THÔNG TRONG CÁC SỰ KIỆN NGHỆ THUẬT

Ở VIỆT NAM NĂM 2012

LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Báo chí học

Mã số: 60.32.01.01

Người hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Thanh Huyền

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình khoa học của riêng tôi

Các số liệu, kết quả, dẫn chứng nêu ra trong luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực; chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Trần Hạnh Chi

Lời cảm ơn

Trong suốt quá trình ho ̣c tâ ̣p và hoàn thành luâ ̣n văn này , tôi đã nhâ ̣n được sự hướng dẫn , giúp đỡ quý báu của các thầy cô giáo , các anh chị đồng nghiệp, các em và các bạn cùng lớp Cao học K 15 Với lòng kính tro ̣ng và biết

ơn sâu sắc tôi xin được bày tỏ lới cảm ơn chân thành tới:

Ban giám hiệu , Phòng đào tạo sau đại học , Khoa Báo chí và Truyền thông trường Đa ̣i học Khoa học xã hội và Nhân văn , các thầy cô giáo trong Khoa Báo chí và Truyền thông đã dạy bảo, động viên, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu hoàn thành luận văn

Tiến sĩ Nguyễn Thị Thanh Huyền - Phó Trưởng Khoa Báo chí và

Truyền thông, một cô giáo trẻ nghiêm túc trong công việc, nhưng cũng rất chân tình trong cuộc sống đã động viên giúp đỡ, chỉ bảo cho tôi để tôi có thể hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Hội đồng chấm luận văn đã cho tôi những đóng góp quý báu để hoàn chỉnh luâ ̣n văn này

Chân thành cảm ơn chị Chu Thu Hảo, anh Nguyễn Đức Bình, Trịnh Tuấn Hiệp, bạn Dương Thanh Tú, Phan Thảo Linh Chi, em Nguyễn Thị Việt Hưng, Hoàng Thị Hằng, Lê Công Minh Đức, Nguyễn Thị Thu Huyền, Hoàng Thị Tuyết Chinh, Trần Thị Kim Anh, Cù Bích Thủy, Phạm Thị Nga, Trần Đình Hậu, Hồ Vĩnh Sơn, Nguyễn Thị Hằng, Nguyễn Phương Ly, … là những đồng nghiệp, đồng môn đã luôn bên cạnh động viên, nhiê ̣t tình giúp đỡ tôi trong quá trình ho ̣c tâ ̣p cũng như quá trình làm luận văn

Lời cảm ơn cuối cùng xin dành để gửi tới bố mẹ, chồng và các con đã luôn ủng hộ, tạo điều kiện để tôi có thời gian học tập, làm việc và hoàn thành luận văn

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2014

MỤC LỤC

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG TRUYỀN

1.3.1 Vai trò của truyền thông trong các sự kiện 18

1.3.2 Quy trình tổ chức hoạt động truyền thông trong các sự kiện 22

1.4.1 Vai trò của truyền thông trong việc tổ chức sự kiện văn hóa nghệ thuật 28

1.4.2 Quy trình truyền thông trong việc tổ chức sự kiện về nghệ thuật 31

Chương 2: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG CỦA BA SỰ KIỆN

2.1 Giới thiệu về ba sự kiện Nhiếp ảnh, Đồ họa, Điêu khắc nổi bật năm 2012 39

2.1.2 Cuộc thi và Triển lãm tranh Đồ họa ASEAN 39

2.1.3 Trại sáng tác điêu khắc quốc tế “Tình hữu nghị Việt - Lào” 43

2.2 Quy trình truyền thông của ba sự kiện Nhiếp ảnh, Đồ họa, Điêu khắc nổi

2.2.2 Cuộc thi và Triển lãm tranh Đồ họa 10 nước ASEAN 50

2.2.3 Trại sáng tác điêu khắc quốc tế “Tình hữu nghị Việt - Lào” 53

2.3 Khảo sát hoạt động truyền thông trên báo chí về ba sự kiện Nhiếp ảnh,

2.3.1 Số lượng tin, bài và loại hình truyền thông đưa tin về ba sự kiện 58

2.3.2 Nội dung tin, bài đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng về ba sự kiện 61

2.3.3 Hình thức tin, bài đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng về ba

2.4 Khảo sát hiệu quả truyền thông về ba sự kiện nghệ thuật nổi bật năm 2012 78

Chương 3: NHẬN XÉT VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG

TRUYỀN THÔNG TRONG SỰ KIỆN NGHỆ THUẬT NỔI BẬT NĂM 2012 89

3.1 Đánh giá chung về hoạt động truyền thông trong các sự kiện nghệ thuật 89

3.1.1 Những ưu điểm nổi bật của công tác truyền thông về sự kiện nghệ thuật 89

3.1.2 Những hạn chế của công tác truyền thông về sự kiện nghệ thuật 92

3.2 Bài học kinh nghiệm về việc truyền thông sự kiện văn hóa nghệ thuật 97

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 Bộ VHTTDL Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2 PTTTĐC Phương tiện thông tin đại chúng

4 Sở VHTTDL Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng tin, bài về ba sự kiện nghệ thuật 55 Bảng 2.2 Bảng phân chia tỉ lệ tin bài về ba sự kiện nghệ thuật theo

loại hình phương tiện truyền thông

57

Bảng 2.3 Bảng thể hiện nội dung các nguồn tin đăng tải về ba sự kiện

nghệ thuật trên các phương tiện thông tin đại chúng

59

Bảng 2.4 Bảng thể hiện mức độ đánh giá của các phương tiện thông

tin đại chúng về sự kiện nghệ thuật nổi bật năm 2012

68

Bảng 2.5 Thống kê lượng tin, bài đăng tải trên báo chí về ba sự kiện

nghệ thuật nổi bật năm 2012 chia theo thể loại

71

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Trang

Hình 2.1 Quy trình truyền thông của ba sự kiện nghệ thuật nổi bật

năm 2012

43

Hình 2.2 Biểu đồ thể hiện tỉ lệ tin bài về ba sự kiện nghệ thuật theo

loại hình phương tiện truyền thông

57

Hình 2.3 Biểu đồ thể hiện cơ cấu nguồn tin đăng tải về ba sự kiện nghệ

thuật trên các phương tiện thông tin đại chúng

60

Hình 2.4 Biểu đồ thể hiện mức độ đánh giá của các phương tiện thông

tin đại chúng về các sự kiện nghệ thuật nổi bật năm 2012

68

Hình 2.5 Biểu đồ thể hiện cơ cấu các thể loại tin bài được sử dụng

trong quá trình truyền thông về 3 sự kiện nghệ thuật nổi bật năm 2012

71

Hình 2.6 Biểu đồ thể hiện mức độ nhận biết của khán giả về ba sự

kiện nghệ thuật nổi bật năm 2012

78

Hình 2.7 Biểu đồ thể hiện nguồn tiếp cận thông tin của khán giả về

các sự kiện nghệ thuật năm 2012

79

Hình 2.8 Biểu đồ thể hiện mức độ nhận biết về đơn vị tổ chức của sự

kiện nghệ thuật

81

Hình 2.9 Biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng của khán giả về công tác

truyền thông sự kiện nghệ thuật năm 2012

82

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam là một đất nước đã có hàng nghìn năm lịch sử với một nền văn hóa mang bản sắc riêng Chính bản sắc văn hóa đó đã làm nên cốt cách, hình hài và bản sắc của dân tộc Việt Nam Nghệ thuật đã góp phần không nhỏ vào kho tàng văn hóa của dân tộc Việt Nam, trở thành nhu cầu không thể thiếu trong đời sống nhằm thỏa mãn nhu cầu hưởng thụ và sáng tạo văn hóa của nhân dân

Trong công cuộc đổi mới đất nước do Đảng lãnh đạo, nghệ thuật được coi là nền tảng tinh thần của xã hội, là lĩnh vực có vai trò quan trọng góp phần tăng trưởng kinh tế và tiến bộ xã hội, xây dựng nhân cách con người phát triển và hội nhập quốc tế

Nghệ thuật được giới thiệu với công chúng một cách nhanh và kịp thời nhất thông qua nhiều hình thức đa dạng, trong đó có hoạt động tổ chức các sự kiện văn hóa nghệ thuật

Hoạt động truyền thông các sự kiện nghệ thuật là rất quan trọng, bởi

truyền thông, đúng như thành ngữ “trăm nghe không bằng một thấy” là giải pháp

hữu hiệu nhất, hiệu quả nhất, nhanh nhất trong việc đưa nghệ thuật đến với công chúng Mặc dù là hoạt động không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện nghệ thuật nói chung, đặc biệt là những sự kiện về nhiếp ảnh, đồ họa, điêu khắc nói riêng, song cho đến nay còn rất ít tài liệu, công trình khoa học nghiên cứu về sâu

về hoạt động này Làm thế nào để các sự kiện nghệ thuật được tổ chức thu hút sự quan tâm, ủng hộ của công chúng, giúp công chúng hiểu và hưởng thụ những bộ môn nghệ thuật đặc biệt này, là vấn đề cần được quan tâm, nghiên cứu và là trách nhiệm của những người thực hiện công tác truyền thông

Do vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Truyền thông trong các sự kiện

nghệ thuật ở Việt Nam năm 2012” (khảo sát trường hợp ba sự kiện nghệ

thuật Nhiếp ảnh, Đồ họa và Điêu khắc) làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Báo

chí học Đề tài được thực hiện nhằm tổng hợp các cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động truyền thông trong các sự kiện nghệ thuật nói chung, sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, đồ họa và điêu khắc nói riêng Đồng thời, đề tài phân tích quy trình truyền thông và bước đầu đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông về

các sự kiện nghệ thuật nổi bật năm 2012 cụ thể là: Cuộc thi và triển lãm “Ảnh ý

tưởng”, Cuộc thi và triển lãm tranh Đồ họa ASEAN, Trại sáng tác điêu khắc

quốc tế “Tình hữu nghị Việt - Lào” Trên cơ sở đó, đề tài góp phần đưa ra các

giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông về các sự kiện nghệ thuật nói

chung và sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, đồ họa và điêu khắc nói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Các loại hình nghệ thuật mà cụ thể là nghệ thuật nhiếp ảnh, tranh đồ họa

và nghệ thuật điêu khắc là các bộ môn nghệ thuật có sức ảnh hưởng to lớn đến đời sống xã hội Việt Nam do đó đây cũng là lĩnh vực luôn được các nhà, nghiên cứu văn hóa - nghệ thuật ở Việt Nam quan tâm, theo dõi

Như trên đã khẳng định, truyền thông là một hoạt động hiệu quả trong công

tác tổ chức các sự kiện Năm 2007, sự ra đời của cuốn sách Tổ chức sự kiện của

PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, chủ nhiệm bộ môn Quảng cáo, khoa marketing, trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội đã đánh dấu trong lịch sử nghiên cứu

về truyền thông và hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam, là một công trình khá

dày dặn, đầy đủ tất cả những “công việc bếp núc” của hoạt động này Tuy nhiên,

cuốn sách hầu như chỉ đề cập đến hoạt động tổ chức sự kiện nói chung, mà không đi sâu về một loại hình tổ chức sự kiện cụ thể, chẳng hạn như sự kiện nghệ thuật và càng chưa làm rõ được công việc tổ chức truyền thông cho các sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, tranh đồ họa và nghệ thuật điêu khắc

Những năm gần đây, có rất nhiều sinh viên chuyên ngành Báo chí học lựa chọn truyền thông và tổ chức sự kiện để thực hiện khóa luận, luận văn tốt

nghiệp Có thể kể đến luận văn “Truyền thông sự kiện Festival Huế định kỳ

trên báo Thừa Thiên Huế, VietNamnet, VnExpress” của tác giả Hồ Thị Diệu

Trang, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; luận văn “Hoạt động tổ

chức sự kiện văn hóa văn nghệ trên báo in Việt Nam đầu thế kỷ XXI” của tác

giả Phạm Thành Huyên, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, 2010; Khóa luận tốt nghiệp của Vũ Hạnh Ngân, Học viện Báo chí & Tuyên truyền,

2012 với đề tài “Quy trình tổ chức và hiệu quả truyền thông của các sự kiện

âm nhạc giải trí Hàn Quốc ở Việt Nam trong hai năm 2011 - 2012”; Luận văn

“Truyền thông về các sự kiện âm nhạc” của tác giả Hoàng Thị Tuyết Chinh, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 2014 Các công trình đó hầu hết tập trung nghiên cứu từng hoạt động tổ chức sự kiện văn hóa, văn nghệ riêng biệt, từ đó khái quát mô hình truyền thông nhằm đề xuất những giải pháp,

mô hình truyền thông có hiệu quả đối với các sự kiện nói trên

Tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài “Truyền thông trong các sự kiện nghệ thuật Việt Nam năm 2012” (khảo sát ba sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, tranh đồ họa và nghệ thuật điêu khắc nổi bật năm 2012) với mục đích nghiên cứu và tìm

hiểu mô hình, hiệu quả hoạt động truyền thông qua quá trình tổ chức ba sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, điêu khắc, tranh đồ họa nổi bật trong năm 2012, từ đó đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng của hoạt động truyền thông về các sự kiện này Đây là những sự kiện nghệ thuật nổi bật trong năm 2012 bởi tính quy mô, tầm vóc quốc gia, quốc tế, đặc biệt tham gia sự kiện còn có người nước ngoài, đồng thời còn là sự kiện mang tính chính trị xã hội, ngoại giao quan trọng Việc lựa chọn khảo sát ba sự kiện nói trên như vậy một mặt tác giả muốn nghiên cứu quá trình truyền thông nói chung nhưng có yếu tố nước ngoài Mặt khác, đề tài lựa chọn nghiên cứu trên một loại hình thống nhất là sự kiện nghệ thuật mang tính sáng tạo cao, là lĩnh vực hầu như chưa có nghiên cứu nào đề cập đến do vậy công trình hoàn toàn mới, không bị trùng lặp về ý tưởng, nội dung, kết quả với các công trình

đã được thực hiện trước đó và vẫn đảm bảo tính hệ thống của nghiên cứu

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu quá trình truyền thông các sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, tranh đồ họa và nghệ thuật điêu khắc, từ đó xây dựng mô hình truyền thông về các sự kiện trên, đánh giá hiệu quả truyền thông trong các sự kiện đó nhằm rút ra các bài học, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tuyên truyền, quảng bá sự kiện nghệ thuật mang tính sáng tạo đặc thù khác

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đích của nghiên cứu, luận văn phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về truyền thông, truyền thông trong tổ chức sự kiện, vai trò và quy trình truyền thông trong tổ chức sự kiện nghệ thuật

- Khảo sát việc truyền thông về sự kiện trên báo chí và thu thập, phân tích ý kiến chuyên gia, công chúng

- Bước đầu đánh giá quy trình truyền thông và hiệu quả truyền thông của các sự kiện để xây dựng giải pháp

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình và hiệu quả truyền thông trong các sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh, tranh đồ họa và nghệ thuật điêu khắc

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu truyền thông trong ba sự kiện nghệ thuật cụ

thể là: Cuộc thi và Triển lãm “Ảnh ý tưởng”, Cuộc thi và Triển lãm tranh Đồ

họa ASEAN, Trại sáng tác điêu khắc quốc tế “Tình hữu nghị Việt - Lào” Đây

là ba sự kiện nghệ thuật được đánh giá là có quy mô lớn, có tầm cỡ quốc gia

và quốc tế, có những điểm nhấn quan trọng trong sáng tác nghệ thuật đặc thù

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

* Các vấn đề lý luận được luận giải trên cơ sở các lý thuyết khoa học có

liên quan:

+ Các lý thuyết về truyền thông đại chúng, bao gồm:

 Khái niệm truyền thông và truyền thông đại chúng

 Các loại hình truyền thông đại chúng

 Mô hình truyền thông

 Hiệu quả xã hội của truyền thông đại chúng

+ Các lý thuyết về quản trị sự kiện, quản trị truyền thông trong các sự kiện nói chung, sự kiện văn hóa nghệ thuật nói riêng

+ Lý thuyết về các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện; kỹ năng tổ chức sự kiện

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Trong luận văn này có sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu các hoạt động truyền thông của các sự kiện nghệ thuật

nổi bật năm 2012: Tiến hành tìm hiểu các hoạt động truyền thông được thực

hiện trước, trong và sau các sự kiện

- Phỏng vấn sâu: Tiến hành phỏng vấn sâu các đối tượng là: nhà quản lý

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm, Tạp chí

Mỹ thuật và Nhiếp ảnh - đơn vị phụ trách công tác tuyên truyền về các sự kiện nghệ thuật nêu trên, phóng viên Tạp chí Mỹ thuật và Nhiếp ảnh là người trực tiếp tham gia tổ chức và thực hiện kế hoạch truyền thông về sự kiện đã được nêu trên, một số nghệ sĩ tham gia sự kiện và chuyên gia truyền thông đánh giá về chiến dịch này Thống kê, điều tra sơ bộ các đối tượng công chúng, sinh viên các trường nghệ thuật, các nghệ sĩ đang hoạt động nghệ thuật chuyên và không chuyên…

- Sử dụng các phương pháp thống kê, phân tích, so sánh: thu thập và

phân tích các nguồn tư liệu phục vụ đề tài, bao gồm tài liệu thống kê, các văn bản, báo cáo liên quan đến vấn đề này

- Nghiên cứu tài liệu: Tìm kiếm thông tin trên mạng Internet và sử

dụng những kết quả tổng kết có sẵn của Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm

- đơn vị tổ chức thực hiện các sự nghệ thuật nổi bật nêu trên

- Phương pháp phân tích nội dung dựa trên 100 tin bài đăng tải trên

các báo in, báo mạng và các trang tin điện tử về các sự kiện trên

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

* Về mặt lý luận: Đề tài làm rõ các lý thuyết tổ chức sự kiện; truyền

thông trong sự kiện; phân tích và làm rõ luận cứ khoa học xung quanh hoạt động truyền thông các sự kiện nghệ thuật nói chung và tập trung vào sự kiện nhiếp ảnh, hội họa, điêu khắc

* Về mặt thực tiễn: Đề tài mong muốn góp phần quan trọng trong việc

đưa ra bài học kinh nghiệm, thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động truyền thông về các sự kiện nghệ thuật hội họa, điêu khắc và nhiếp ảnh Đề tài

có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo trong việc giảng dạy, đào tạo về lĩnh vực quan hệ công chúng và truyền thông, trong việc tổ chức sự kiện văn hóa nghệ thuật nói chung, mỹ thuật và nhiếp ảnh nói riêng

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo luận văn gồm 3 chương chính như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động truyền thông trong tổ

chức sự kiện

Chương 2 Khảo sát hoạt động truyền thông của ba sự kiện nhiếp ảnh,

đồ họa và điêu khắc năm 2012

Chương 3 Nhận xét và bài học kinh nghiệm về hoạt động truyền thông

trong ba sự kiện nhiếp ảnh, đồ họa và điêu khắc năm 2012

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG

TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1 Khái niệm về truyền thông và truyền thông đại chúng

1.1.1 Truyền thông

* Khái niệm:

Lịch sử loài người cho thấy con người có thể sống được với nhau, giao tiếp và tương tác lẫn nhau trước hết là nhờ vào hành vi truyền thông (thông qua ngôn ngữ hoặc cử chỉ, điệu bộ, hành vi để chuyển tải những thông điệp, biểu

lộ cảm xúc) Qua quá trình truyền thông liên tục, con người sẽ có sự gắn kết với nhau, đồng thời có những nhận thức và hành vi Chính vì vậy truyền thông được xem là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ giữa con người với con người,

là nền tảng hình thành nên cộng đồng, xã hội Nói cách khác, truyền thông là một trong những hoạt động căn bản của bất cứ một tổ chức xã hội nào

Hiểu một cách đơn giản, truyền thông (commutication) là quá trình truyền đạt, chia sẻ thông tin; là một kiểu tương tác xã hội với sự tham gia của ít nhất 02 tác nhân Hiện nay trên thế giới tùy theo góc độ tìm hiểu và nghiên cứu người ta

đã đưa ra rất nhiều định nghĩa khác nhau về truyền thông Mỗi định nghĩa, quan điểm lại có những khía cạnh hợp lý riêng Tuy nhiên, các định nghĩa, quan niệm khác nhau này vẫn có những điểm chung, với những nét tương

đồng rất cơ bản đồng thời lại có những hạn chế nhất định

Về thực chất, đó chính là quá trình trao đổi, tương tác thông tin, tư tưởng, tình cảm, kiến thức và kinh nghiệm với nhau về các vấn đề của đời sống cá nhân/nhóm/xã hội, từ đó tăng vốn hiểu biết chung, hình thành hoặc thay đổi nhận thức, thái độ, chuyển đổi hành vi cá nhân/nhóm/xã hội theo hướng có lợi cho cộng đồng, cho sự phát triển bền vững Mục đích cuối cùng của truyền thông là thay đổi nhận thức, thái

độ và hành vi xã hội đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của cộng đồng xã hội

Từ thực tiễn vận động của truyền thông có thể đưa ra một định nghĩa

chung nhất về truyền thông như sau: “Truyền thông là quá trình liên tục trao

đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm…, chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người với nhau để gia tăng hiểu biết lẫn nhau và hiểu biết về môi trường xung quanh, nhằm thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân, của nhóm hoặc của cộng đồng xã hội nói chung, bảo đảm sự phát triển bền vững.” [2, tr.15]

1.1.2 Truyền thông đại chúng

* Khái niệm

Sự ra đời của các phương tiện kỹ thuật hiện đại đã giúp tăng cường quy

mô, tính đa dạng và hiệu quả của hoạt động truyền thông Ngày càng có nhiều người tham gia vào cùng một hoạt động giao tiếp xã hội làm cho truyền thông trực tiếp giữa các cá nhân không thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của xã hội Vì thế, truyền thông đại chúng ra đời

Nếu truyền thông là một hành vi xuất hiện từ trước khi hình thành xã hội loài người và có thể diễn ra không có chủ đích, thì truyền thông đại chúng (mass communication) với tư cách là một quá trình xã hội có chủ đích – quá trình truyền đạt thông tin một cách rộng rãi đến mọi người trong xã hội thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng – thuật ngữ truyền thông đại chúng chỉ xuất hiện trên thế giới từ khoảng cuối thế kỷ XVI trên cơ sở của nhiều loại tiến bộ khác nhau đặc biệt là kỹ thuật in ấn Bước sang thế kỷ XX, với sự ra đời của phát thanh, truyền hình, điện thoại và tiếp đó là sự xuất hiện của máy tính điện tử cá nhân rồi đến mạng máy tính toàn cầu và mạng internet, truyền thông đại chúng đã có sự phát triển mạnh mẽ cả về quy mô lẫn mức độ ảnh hưởng tới từng cá nhân riêng lẻ đến toàn xã hội Truyền thông đại chúng không chỉ là một định chế đóng vai trò quan trọng trong việc phổ biến thông tin và kiến thức cho dân chúng, mà còn tác động trở lại một cách

sâu xa và mạnh mẽ vào tất cả các định chế xã hội khác từ chính trị, kinh tế cho đến văn hóa, gia đình Ở Việt Nam hiện nay có một số tài liệu đưa ra định nghĩa về truyền thông đại chúng

Trong cuốn Truyền thông đại chúng, tác giả Tạ Ngọc Tấn cho rằng

“Truyền thông đại chúng là hoạt động giao tiếp xã hội rộng rãi, thông qua các phương tiện thông tin đại chúng” [29, tr.10]

Trên cơ sở xem xét các bình diện, từ phương tiện, đối tượng tác động

đến mục đích, các tác giả của cuốn Truyền thông - Lý thuyết và kỹ năng cơ

bản đưa ra định nghĩa như sau: “Truyền thông đại chúng là hệ thống các

phương tiện truyền thông hướng vào đông đảo công chúng xã hội (nhân dân các vùng miền, cả nước, khu vực hay toàn bộ thế giới) nhằm thông tin, chia sẻ, nhằm lôi kéo và tập hợp, giáo dục thuyết phục và tổ chức đông đảo nhân dân tham gia giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội đã và đang đặt ra.” [3, tr.112]

Có thể dễ dàng nhận thấy điểm chung của những định nghĩa này là các tác giả đều nhận mạnh đến đối tượng tham gia truyền thông đại chúng là các nhóm, các cộng đồng xã hội rộng rãi và thông qua các phương tiện kỹ thuật, phương tiện truyền thông

1.2 Khái niệm và quy trình tổ chức sự kiện

1.2.1 Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện:

Khái niệm “sự kiện” có nguồn gốc từ thuật ngữ tiếng Anh là “event”, được sử dụng để chỉ một điều gì đó xảy ra hoặc được coi là xảy ra ở một địa điểm cụ thể và trong thời gian nhất định (theo từ điển Oxford) Thuật ngữ này xuất hiện nhiều ở Việt Nam từ giữa thập niên 90 với sự “đổ bộ” của một số công ty nước ngoài kinh doanh nghề “event” cùng nhiều hoạt động lớn được

tổ chức như: lễ ra mắt thương hiệu mới, sự ghé thăm của các nhân vật hoặc ban nhạc nổi tiếng (Bi Rain, Nick Vujicic, Air Supply)… Trước đây, những hoạt động thế này ở nước ta thường chỉ được gọi tên hoặc miêu tả theo tính

chất sự việc như: cuộc thi, chương trình, buổi lễ… Sau này, chúng được tóm chung lại bởi khái niệm “sự kiện”, đánh dấu một bước phát triển mới của ngành nghề này tại Việt Nam

Sự kiện là gì? Sự kiện hay là Event - đó có thể là một live show ca nhạc, một đêm trình diễn thời trang, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo, một triển lãm giới thiệu sản phẩm mới hay tác phẩm mỹ thuật, nhiếp ảnh, giới thiệu một cuốn sách mới… Tất cả những hoạt động có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi

huớng tới đối tượng của họ Tất cả những yếu tố trên đều là Event - Sự kiện

Có thể nói, sự kiện và tổ chức sự kiện chiếm một phần rất quan trọng và không thể thiếu được trong đời sống của mỗi con người cũng như của toàn xã hội

Từ những hoạt động với quy mô nhỏ như một buổi tiệc sinh nhật, một chuyến dã ngoại, một cuộc gặp mặt nhóm,… cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỷ niệm của doanh nghiệp hay thậm chí là các kì họp Quốc hội, Đại hội Đảng,… đều được xem là những sự kiện Cuộc sống của chúng ta được tạo nên bởi các sự kiện, “các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn những trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chính quyền địa phương, chính phủ; giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần Tuy nhiên, cũng chính bởi tính đa dạng và phong phú về loại hình cũng như

về qui mô tổ chức của các sự kiện mà cho đến nay, vẫn còn rất nhiều những quan điểm khác nhau về hoạt động này Trong đó, nổi bật là định nghĩa hết sức ngắn gọn của của nhà nghiên cứu Laurence Carter: “Sự kiện là tập hợp của một nhóm người

vì một mục đích cụ thể” Các sự kiện thường được tổ chức với các mục đích khác nhau và tùy thuộc vào những đối tượng nhận tin khác nhau mà người tổ chức sẽ có các cách để cụ thể hóa thông điệp riêng biệt Đây là hướng tiếp cận mang tính khái quát cao, được khá nhiều chuyên gia và nhà nghiên cứu trên thế giới ủng hộ

Ngoài ra, cũng có thể coi tổ chức sự kiện là “một quá trình hoạch định việc thực hiện và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực: văn hóa - nghệ thuật - tuyên truyền - công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng với mục đích của nhà tổ chức” Mặc dù định nghĩa này chưa bao quát được hết các thể loại và lĩnh vực của sự kiện (như thiếu các sự kiện mang tính cá nhân, những lễ kỉ niệm, ăn mừng, các buổi họp mặt, hội nghị, hội thảo nhằm giao lưu, trao đổi ý kiến…) nhưng nó đã thể hiện được phần nào những yêu cầu cụ thể và cơ bản nhất của một sự kiện Có thể coi định nghĩa này là sự tổng hợp lại quan điểm của hai nhà nghiên cứu nêu trên, nó nhấn mạnh vào các yếu tố: Mục đích cụ thể - Việc lên kế hoạch (hoạch định) - Thời gian, địa điểm nhất định và Tính công khai của sự kiện

Nhìn chung thì việc xác định khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện chỉ mang tính tương đối, khó có thể đưa ra một định nghĩa đầy đủ và chính xác vì chưa có một định hình rõ ràng cho lĩnh vực còn khá mới mẻ và phức tạp này Tuy nhiên, theo ý kiến của cá nhân người viết, có thể hiểu sự kiện là các chương trình, hoạt động có kế hoạch, có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và thời gian nhất định, nhằm truyền tải những thông điệp và nội dung cần thiết đến với các đối tượng tham dự Bất kỳ sự kiện nào muốn được thành công thì việc truyền thông để đến với công chúng là việc làm đầu tiên cần nghĩ đến khi nhà tổ chức muốn tổ chức một sự kiện nào đó

công việc từ lúc sự kiện bắt đầu diễn ra đến khi nó kết thúc Cuối cùng là giai đoạn sau

sự kiện liên quan đến việc báo cáo tổng kết và đánh giá lại quá trình tổ chức sự kiện

Trình bày một cách cụ thể hơn từng bước trong quá trình thực hiện, PGS.TS Lưu Văn Nghiêm đã đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện bao gồm 7

bước: hình thành ý tưởng, thiết kế sự kiện, lập kế hoạch, triển khai thực hiện

và giám sát, tiến hành tổ chức, kết thúc, đánh giá

Hình 1.1 Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện [Nguồn: Internet]

Hình thành ý tưởng là bước đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện Để

hình thành ý tưởng, người tổ chức sự kiện phải xác định rõ: Mục đích của sự

kiện tức là xác định loại sự kiện, tổ chức cho phù hợp; Mục tiêu sự kiện chính

là đánh giá hiệu quả sự kiện; Đối tượng chính của sự kiện; Địa điểm; Thời gian diễn ra sự kiện; Ngân sách cho sự kiện; Đặc tính sản phẩm và dịch vụ - tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả

Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vấn đề về quy mô như địa điểm tổ chức (venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual effects)…

1.Hình thành ý tưởng 2 Thiết kế sự kiện

3 Lập kế hoạch 4 Triển khai thực hiện, giám sát

7 Đánh giá

Bước thứ hai - Thiết kế sự kiện: trong một thời gian ngắn phải thiết kế một

chương trình khá hoàn hảo Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng Khi thiết kế sự kiện, người tổ chức cần lưu ý: bản thiết kế

sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point và phải thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá Thông thường đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo ra sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo được

sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Nội dung chính bản thiết kế sự kiện thường gồm: Nền tảng, mục đích sự

kiện nêu thông tin tổng quát và nói ra được điều khách hàng cần; Các ý tưởng phác thảo một cách tổng quát về chương trình; Thiết kế nên có các thiết kế hoặc hình ảnh mình họa cho bản thiết kế sự kiện, không cần quá chi tiết nhưng

cụ thể hóa được ý tưởng của người tổ chức; Tính thực thi của chương trình nêu

rõ lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thuyết phục

Ngoài ra, nếu mở rộng có thể kể thêm: Mục tiêu định lượng và định tính

hóa những gì cần đạt được thông qua sự kiện; Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức như

sơ đồ, mặt bằng, địa điểm…; Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ; Kế hoạch tuyên truyền, quảng cáo cho sự kiện; Cấu trúc nhân sự nhóm làm sự kiện; Kinh phí dự kiến; Nhà tổ chức cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua sự kiện; Tại sao họ nên chọn công ty của bạn…

Tiếp theo, bước thứ ba - Lập kế hoạch, hoạch định: Để thực hiện sự

kiện thành công, cần quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện tổ chức sự kiện (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện - giám sát các hoạt động đó một cách chi tiết nhất Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện

Những hạng mục thường có trong một bản kế hoạch như: Những công

việc cần làm gồm: kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistic, kế hoạch biểu diễn, vấn đề an ninh, ngoại giao, các thủ tục pháp lý…) tùy vào từng sự kiện mà có kế hoạch

và danh sách những việc cần làm khác nhau; Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy sự kiện

Sau khi lập kế hoạch, hoạch định là triển khai công tác thực hiện và giám sát Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và có sự

giám sát của các trưởng bộ phận Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngoài (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…) Đồng thời, tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia

tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai

Bước thứ năm - Tiến hành tổ chức: trước khi diễn ra sự kiện chính

thức sẽ có một buổi tổng duyệt, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suôn sẻ và có hiệu quả hơn, mức

độ rủi ro của phòng truyền thông - sự kiện cũng thấp hơn

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết vấn đề tại chỗ

Bước thứ sáu - Kết thúc: nhà tổ chức cần dọn dẹp nơi tổ chức

(cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

Sau khi sự kiện kết thúc phải thực hiện công tác đánh giá, mỗi bộ phận

sẽ báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và

quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

1.3 Vai trò và quy trình truyền thông trong các sự kiện

1.3.1 Vai trò của truyền thông trong các sự kiện

Thời đại chúng ta đang chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của các phương tiện truyền thông Truyền thông làm thay đổi nhận thức của chúng ta về thế giới, vị trí của con người cá nhân được đề cao kéo theo sự thay đổi cả hệ giá trị chuẩn mục văn hóa thẩm mỹ truyền thống, trong đó có những thay đổi về quan niệm sáng tạo và thưởng thức nghệ thuật Hiểu một cách đơn giản, truyền thông (commutication) là quá trình truyền đạt, chia sẻ thông tin; là một kiểu tương tác

xã hội với sự tham gia của ít nhất 02 tác nhân Theo đó, thời đại truyền thông

mở ra khả năng liên kết và thông hiểu giữa con người với con người thông qua việc nắm bắt ý nghĩa của âm thanh, biểu tượng, ngôn ngữ

Về thực chất, đó chính là quá trình trao đổi, tương tác thông tin, tư tưởng, tình cảm, kiến thức và kinh nghiệm với nhau về các vấn đề của đời sống cá nhân/nhóm/xã hội, từ đó tăng vốn hiểu biết chung, hình thành hoặc thay đổi nhận thức, thái độ, chuyển đổi hành vi cá nhân/nhóm/xã hội theo hướng có lợi cho cộng đồng, cho sự phát triển bền vững Mục đích cuối cùng của truyền thông là thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi xã hội đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của cộng đồng xã hội

Sự ra đời của các phương tiện kỹ thuật hiện đại đã giúp tăng cường quy

mô, tính đa dạng và hiệu quả của hoạt động truyền thông Ngày càng có nhiều người tham gia vào cùng một hoạt động giao tiếp xã hội làm cho truyền thông trực tiếp giữa các cá nhân không thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của xã hội Nếu truyền thông là một hành vi xuất hiện từ trước khi hình thành xã hội loài người và có thể diễn ra không có chủ đích, thì truyền thông đại chúng (mass communication) với tư cách là một quá trình xã hội có chủ đích - quá trình truyền đạt thông tin một cách rộng rãi đến mọi người trong xã hội thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng - thuật ngữ truyền thông đại chúng chỉ xuất hiện trên thế giới từ khoảng cuối thế kỷ XVI trên cơ sở của

nhiều loại tiến bộ khác nhau đặc biệt là kỹ thuật in ấn Bước sang thế kỷ XX, với sự ra đời của phát thanh, truyền hình, điện thoại và tiếp đó là sự xuất hiện của máy tính điện tử cá nhân rồi đến mạng máy tính toàn cầu và mạng internet, truyền thông đại chúng đã có sự phát triển mạnh mẽ cả về quy mô lẫn mức độ ảnh hưởng tới từng cá nhân riêng lẻ đến toàn xã hội Truyền thông đại chúng không chỉ là một định chế đóng vai trò quan trọng trong việc phổ biến thông tin và kiến thức cho dân chúng, mà còn tác động trở lại một cách sâu xa và mạnh mẽ vào tất cả các định chế xã hội khác từ chính trị, kinh tế cho đến văn hóa, gia đình

Có thể dễ dàng nhận thấy điểm chung của những định nghĩa này là các tác giả đều nhận mạnh đến đối tượng tham gia truyền thông đại chúng là các nhóm, các cộng đồng xã hội rộng rãi và thông qua các phương tiện kỹ thuật, phương tiện truyền thông

Trong các tổ chức doanh nghiệp hiện nay, tổ chức sự kiện đang trở thành một công việc hết sức quan trọng, tùy vào mức độ của từng sự kiện như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành… để có thể có

kế hoạch dành kinh phí cho hoạt động này

Có thể nói, các sự kiện đang ngày càng được nâng tầm và đầu tư đúng mức

do các tổ chức, doanh nghiệp đã nhận thức đúng đắn hơn về vai trò và vị trí của

sự kiện trong chiến lược truyền thông của mình Tổ chức sự kiện là việc “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm; là “cơ hội để các đơn vị, doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường mối quan hệ bền vững, có lợi cho doanh nghiệp” Tóm lại, tổ chức sự kiện là phương thức truyền thông hiệu quả để doanh nghiệp có thể quảng bá được hình ảnh của mình cũng như hình ảnh của sản phẩm đến công chúng mục tiêu, từ đó tiếp cận và truyền tải thông điệp cần thiết tới khách hàng, làm tăng doanh số bán hàng và thu lợi nhuận

cho công ty Tuy nhiên, để công chúng có được một cái nhìn thiện cảm và có ấn tượng tốt đẹp hơn về công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện thì còn phụ thuộc nhiều vào việc sự kiện đó đã được truyền thông như thế nào

Vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng Hiệu quả truyền thông là một trong những thước đo đầu tiên đánh giá mức độ thành bại của bất cứ sự kiện nào Một sự kiện thành công là được nhiều người biết đến và được đánh giá tốt, chính vì vậy mà có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi đến 30% ngân sách cho việc truyền thông trong sự kiện Nhưng nếu truyền thông không đúng cách thì sẽ gây lãng phí mà lại không đạt được kết quả như mong muốn Bởi truyền thông trong sự kiện là sự kết hợp của nhiều hình thức truyền thông khác nhau nên chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định đối tượng công chúng mục tiêu, trong việc truyền đạt nội dung thông điệp hay chọn kênh truyền thông không phù hợp cũng có thể dẫn đến những hậu quả khó lường Nó không chỉ gây ra những ảnh hưởng trực tiếp (có thể là cả về vật chất lẫn tinh thần) tới những người tham dự sự kiện mà nguy hiểm hơn, còn có thể làm sụt giảm uy tín, danh dự và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt công chúng Cho nên, người làm PR cần phải có một chiến lược rõ ràng, bài bản cùng một sự kiểm soát cẩn thận, chặt chẽ trong quá trình truyền thông cho sự kiện Có như vậy, các tổ chức, doanh nghiệp mới có thể sử dụng sự kiện như một công cụ hiệu quả và hợp lý để tiến thêm một bước gần hơn trong việc chinh phục lòng tin của khách hàng và công chúng

Tóm lại, tùy vào tính chất và mục đích của mỗi sự kiện, nhà tổ chức sẽ lựa chọn cho mình những phương thức và công cụ truyền thông phù hợp Từ các kênh báo chí, tạp chí, ấn phẩm; các phương tiện quảng cáo ngoài trời như poster, tờ rơi, banner đến mạng xã hội, website, diễn đàn… những người làm truyền thông có thể thoải mái vận dụng các công cụ này một cách linh hoạt và sáng tạo để việc truyền thông cho sự kiện trở nên hiệu quả hơn

1.3.2 Quy trình tổ chức hoạt động truyền thông trong các sự kiện

Truyền thông là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong

tổ chức sự kiện Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích là thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của chương trình, công ty, thương hiệu Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có hai giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện đó diễn ra, tương ứng với các thời điểm

đó là những công cụ để truyền thông thích hợp

Hình 1.2 Các phương tiện truyền thông

(Nguồn: Các công cụ để truyền thông trong tổ chức sự kiện – Event

channe-Internet)

Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra thường sử dụng các

nhóm công cụ truyền thông cơ bản như: biểu ngữ, thông cáo, tờ rơi; các phương tiện truyền thông đại chúng (báo in, truyền hình, phát thanh); các phương tiện công nghệ số và hoạt động activion (thúc đẩy) Trong đó, mỗi

loại công cụ sẽ mang lại những hiệu quả truyền thông khác nhau cho sự kiện được tổ chức

Biểu ngữ, thông cáo, tờ rơi: đây là những công cụ cơ bản và tiêu biểu

nhất cho bất cứ chương trình, sự kiện nào Hình ảnh thông tin được thể hiện trên biểu ngữ, thông cáo, tờ rơi là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng Tùy tính chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm

để treo, dán, phát biểu ngữ, thông cáo, tờ rơi sẽ khác nhau

Biểu ngữ (Banner): là tấm bảng đại diện, là cái người ta đem treo ở

nhưng nơi nhiều người qua lại nhất nhằm thu hút sự chú ý, tạo dấu ấn thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ

Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người đi đường Tuy nhiên một số địa phương như Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm truyền thông event cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá Và việc treo banner ở những tuyến phố nào cũng phải được sự cho phép của cơ quan chủ quản như Sở VHTTDL Hà Nội hoặc Tp Hồ Chí Minh

Thông cáo (Poster): là một tác phẩm nghệ thuật được thiết kế mang

tính thẩm mỹ cao nhằm mục đích truyền đạt đến người xem những thông tin

về một sản phẩm, một sự kiện hay một vấn đề gì đó Poster thường được dán tại một vị trí cố định trên tường - ngoài đường phố, trong nhà hoặc trên những khung kệ được thiết kế chuyên biệt

Tờ rơi (Flyer): là một trong những công cụ truyền bá thông tin tới công

chúng theo cách đại trà Có thể sử dụng phát trực tiếp tới đối tượng tiếp nhận,

hỗ trợ các đại lý trong việc giới thiệu chi tiết các sản phẩm, dịch vụ cụ thể của doanh nghiệp, tổ chức Hình thức phát tờ rơi đặc biệt phát huy tác dụng tại các kỳ triển lãm, hội chợ hoặc để tại các showroom trưng bày sản phẩm

Việc phát tờ rơi thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện

ở cổng trường đại học, quán café rock… trong khi một event dành cho nữ giới

từ có thể phát tờ rơi ở các tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ…, hoặc là các sự kiện về nghệ thuật nhiếp ảnh hay hội họa thì việc phát tờ rơi thường được thực hiện ở trường Đại học chuyên ngành nghệ thuật

đó Riêng về các sự kiện nghệ thuật như triển lãm tranh, ảnh thì việc in ấn giấy mời để gửi đi cũng là một hình thức tương tự như phát tờ rơi, bởi trên những giấy mời đó đã có giới thiệu những hình ảnh bắt mắt, thu hút người nhận và để khiến họ sẽ tham gia Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi

Các phương tiện truyền thông đại chúng với ba loại hình nổi bật gồm:

báo in, truyền hình, phát thanh Đối với báo in, để tiếp cận đúng khán giả mục

tiêu và đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, cần lưu ý tìm hiểu các điểm

cơ bản như: đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng, số bản phát hành mỗi kỳ và tính chất chương trình sẽ tổ chức Dù đang

sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối

tượng nhắm đến của chương trình cũng là hết sức quan trọng

Đối với truyền hình: chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút

ngắn ngủi sẽ rất tốn kém cho nên truyền hình không phải là sự lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện nếu những event họ tổ chức không phải là sự kiện quy

mô hoặc đòi hỏi số lượng lớn người tham gia Với những event có quy mô lớn thì truyền hình lại là một phương tiện truyền thông hợp lý và hữu hiệu

Phát thanh là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo

in, nhưng việc tiếp cận về mặt “nhìn” bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa

điểm… nếu họ không nghe kịp Tuy nhiên, nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio Chẳng hạn: một sự kiện ca nhạc dành cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ phát sóng Xone FM là phù hợp nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng nên tận dụng phương tiện radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe vừa nghe radio

Các phuơng tiện công nghệ số như: báo điện tử, truyền thông xã hội (social media), tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email marketing…

Đối với những sự kiện mà đối tượng mục tiêu thường dành nhiều thời gian truy cập internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet Những phương thức truyền thông trước sự kiện cơ bản trên

Internet như: quảng cáo banner trên các website; gửi email thông báo về sự kiện; đăng bài quảng bá trên báo điện tử hoặc đưa tin lên trang facebook

Đặc biệt, trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện

truyền thông xã hội thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này

lại rất được ưa chuộng với hiệu quả cao mà mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ bằng vài phần trăm so với quảng cáo trên báo in và truyền hình Nhiều thương hiệu thực hiện một chiến dịch tiếp thị lan truyền trên Internet hoặc phối hợp với chủ một mạng xã hội nào đó để tổ chức những hoạt động trực tuyến thật hoành tráng trước khi sự kiện bắt đầu

Hoạt động Activation (thúc đẩy) với hình thức sơ khai nhất là những

chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng quanh các con đường trong những thập niên 90 Cách làm này hiện này hiện nay vẫn còn nhưng là đối với sự kiện ít được quan tâm như chương trình biểu diễn xiếc, hoặc buổi trình diễn

ca nhạc của một số ca sĩ chưa có tên tuổi Ngày nay, những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy dù ở hình thức này hay hình thức khác

cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo bandrol, phướn… trên đường Đôi khi chúng ta lại bắt gặp một roadshow đi

xe đạp ngoài đường với banner thông báo về sự kiện, một sản phẩm chăm sóc sức khỏe mới ra mắt, một hãng sữa tươi mới thay đổi mẫu mã và có thêm vi

chất thu hút sự chú ý lớn của khán giả

Công tác truyền thông sau sự kiện là một trong những thao tác nhằm

đem lại hình ảnh của sự kiện quảng bá rộng rãi hơn, từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của mọi người Các công cụ truyền thông thường xuyên sử dụng

nhất là: Báo - Truyền hình - Internet

Nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia event thì việc truyền thông sau sự kiện có nhiều mục đích khác như: khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm

Người tổ chức sự kiện cần lưu ý đến vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông đại chúng phù hợp với mục đích truyền thông sau

sự kiện Chẳng hạn: một chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức mong muốn tham dự sự kiện là những người có tấm lòng từ thiện cho nên trước sự kiện người làm event có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh niên… để công chúng biết đến và tham dự Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau chương trình có thể nhắm vào việc thông báo cho các đối tác, cổ đông của nhà tài trợ biết rằng nhà tài trợ của chúng ta đang thực hiện một nghĩa cử có ích cho cộng đồng Vì vậy, lúc này tin tổng kết sự kiện lại có thể được đăng trên các báo kinh doanh, doanh nhân, tài chính chứng khoán…

Đánh giá hiệu quả truyền thông sau sự kiện không phải là một giai đoạn

trong quá trình truyền thông cho sự kiện, song lại là công tác không thể thiếu trong bất cứ một quy trình tổ chức sự kiện nào Việc đánh giá hiệu quả truyền thông sau

sự kiện là phần cuối cùng trong kế hoạch truyền thông của người làm sự kiện Đánh giá hiệu quả truyền thông của sự kiện là một việc rất khó khăn và nó thường

bị lờ đi bởi: việc tìm một công cụ đo lường cho các hoạt động hết sức đa dạng của

một chiến dịch truyền thông quả là một thử thách, khách hàng không thoải mái khi phải trả phí cho hoạt động đánh giá, thiếu các tiêu chí đánh giá chuẩn cho thành công của mạng xã hội hay nhu cầu truyền thông liên tục, nhanh chóng đẩy người tổ chức sự kiện chưa thực hiện xong chiến dịch này đã lo đến chiến dịch khác Việc đánh giá hiệu quả truyền thông sau sự kiện giúp đo lường độ thành

công của chiến dịch truyền thông đã thực hiện

Nếu chia giai đoạn thực hiện, cũng phải chia giai đoạn đánh giá Việc

chia giai đoạn này giúp thực hiện những việc phù hợp nếu như các hoạt động trước đó không đem lại kết quả như mong muốn Người làm sự kiện nên xem lại các mốc thời gian khác nhau vừa đặt ra và đưa ra các điểm đánh giá tương ứng

Nếu có thể thì cố gắng đặt ra các điểm chuẩn cho quá trình đánh giá Cho dù là kế hoạch bán hàng, nâng cao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin hay thay đổi thái độ hoặc các tiêu chí khác thì đánh giá cũng sẽ có tính thuyết phục hơn nếu đưa ra được các so sánh trước và sau

Các thước đo tiềm năng bao gồm: tần suất xuất hiện trên báo, tương

tác trên mạng, các đối tượng liên quan, đón nhận từ phía công chúng, giọng

điệu báo chí, mốc quan trọng Trong đó:

Tần suất xuất hiện trên báo: có bao nhiêu bài báo viết về sự kiện?

Giọng điệu của các bài báo này (tích cực hay tiêu cực)? Những tờ báo nào đã đưa tin? Đưa tin ở trang nào, phần nào? Công chúng của họ là ai? Sự kiện có đạt được hình ảnh mong muốn không? Có truyền tải thông điệp của sự kiện

không? Người phát ngôn của sự kiện có được dẫn lời không? Các bài báo viết

về sự kiện như là nội dung chính hay chỉ là nội dung điểm qua, thêm thắt

Tương tác trên mạng: bao nhiêu người đọc bài viết về sự kiện? Thời

gian họ lưu trên trang về sự kiện? Những trang nào người đọc click vào? Có trang đặc biệt nào mà người đọc ghé thăm nhiều nhất? Tỷ lệ tham gia thực sự vào như thế nào (tùy thuộc vào mục đích chỉ là lôi kéo người đọc hay còn mục đích khác nữa…) Đo lường hiệu quả của mạng xã hội hiện nay còn gây nhiều tranh cãi Các comment, các liên kết ngược… khá tuyệt nhưng đôi khi

nó lại ảo nhiều hơn là có ý nghĩa đo lường thực tế

Các đối tượng liên quan phản ứng như thế nào? Đón nhận từ phía công chúng: bao nhiêu thư/email/cuộc điện thoại từ phía công chúng về vấn đề này? Nhiều hơn hay ít hơn thường lệ? Giọng điệu báo chí như thế nào? Các nhà báo đã hỏi/nói gì, các chuyên gia được hỏi đã nói gì?

Mốc quan trọng: tiến hành các nghiên cứu/khảo sát thị trường trước,

sau (thậm chí trong) khi đang thực hiện truyền thông và chỉ ra được sự cải thiện về chỉ số Tập trung vào từng nhóm đối tượng

Nhìn chung, việc đánh giá hiệu quả truyền thông sau sự kiện rất đa dạng, người làm sự kiện có thể thiết kế sao cho phù hợp với chương trình của mình

1.4 Quy trình truyền thông trong sự kiện văn hóa nghệ thuật

1.4.1 Vai trò của truyền thông trong hoạt động tổ chức sự kiện văn hóa nghệ thuật

Chúng ta đang sống trong một thời đại chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của các phương tiện truyền thông Truyền thông làm thay đổi nhận thức của chúng ta về thế giới, vị trí của con người cá nhân được đề cao kéo theo sự thay đổi cả hệ giá trị chuẩn mực văn hoá thẩm mỹ truyền thống, trong đó có

những thay đổi về quan niệm sáng tạo và thưởng thức nghệ thuật

Truyền thông có thể hiểu là quá trình tương tác xã hội để chia sẻ thông tin Theo đó, thời đại truyền thông mở ra khả năng liên kết và thông hiểu giữa con người với con người thông qua việc nắm bắt ý nghĩa của âm thanh, biểu tượng, ngôn ngữ

Trước những tác động mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật số đến mọi lĩnh vực của đời sống con người, việc nắm bắt những đặc trưng tiêu biểu của nghệ thuật là cần thiết Nghệ thuật trong thời đại truyền thông có ba đặc trưng cơ bản

đó là: đa phương tiện, siêu văn bản và tương tác Tính đa phương tiện của nghệ thuật được thể hiện ở việc các phương tiện truyền thông hiện đại đều có thể tham gia vào sản xuất và truyền tải nghệ thuật Khi nghệ thuật sử dụng đa phương tiện truyền thông trong sản xuất và truyền tải thì tính tương tác giữa nghệ sĩ với công chúng, giữa công chúng với tác phẩm ngày càng cao Tính tương tác giúp người xem nối mạng với ngôi làng toàn cầu Đồng thời, tính tương tác trong nghệ thuật còn mở ra sự dân chủ trong thưởng thức và sáng tạo nghệ thuật Dưới tác động của truyền thông, tính đa phương tiện và tính tương tác trong nghệ thuật được kết nối thông qua những siêu văn bản Siêu văn bản là một loại văn bản thông thường nhưng lại chứa một hay nhiều tham chiếu tới các văn bản khác Người sử dụng có thể đi từ tài liệu này sang tài liệu khác thông qua các tham chiếu Nhờ

đó, chúng ta có thể đi vào xa lộ thông tin của thế giới bằng việc kết nối máy chủ với internet Kỹ thuật siêu văn bản giúp người sử dụng có thể thu thập được những tư liệu quý về lịch sử nghệ thuật từ các văn bản văn chương cổ điển đến hiện đại thông qua các bản dịch mới kèm theo các hình ảnh thị giác

Ở Việt Nam, với sự mở cửa, hội nhập quốc tế trong bối cảnh toàn cầu hoá

đã trở thành xu thế khách quan, những đặc trưng của nghệ thuật thời đại truyền thông cũng đã ít nhiều thâm nhập vào quá trình sáng tạo và thưởng thức nghệ thuật của công chúng Từ sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đường lối đổi mới của Đảng Cộng sản Việt Nam đã tạo nên sự biến đổi tích cực trên toàn bộ các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Là sản phẩm của đời sống xã hội, hoạt động văn hóa

nghệ thuật đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ Sự phong phú và đa dạng của đời sống nghệ thuật phản ánh thực tiễn sinh động của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, thời kỳ phát triển mạnh mẽ của truyền thông, của giao lưu, tiếp nhận văn hóa giữa Việt Nam và thế giới Thực tiễn đó đã thúc đẩy giới văn nghệ sĩ nước ta tích cực tìm tòi cái mới trong nội dung và hình thức nghệ thuật, mở ra những khuynh hướng sáng tác và tiếp nhận mới so với trước đây

Nếu ở thời kỳ trước đổi mới, nghệ thuật chú ý nhiều đến việc thể hiện chủ nghĩa anh hùng cách mạng Việt Nam trong các cuộc chiến tranh giải phóng và bảo vệ Tổ quốc, thì từ khi đổi mới, với sự tác động của truyền thông đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, bên cạnh đề tài này, còn xuất hiện nhiều đề tài khác, phản ánh những vấn đề nóng bỏng của cuộc sống, những góc cạnh đa dạng trong đời sống con người với nhiều phương tiện và hình thức thể hiện Đồng thời, sự phát triển của truyền thông còn tạo điều kiện cho công việc khai thác, phổ biến, lưu giữ và mang lại sự hồi sinh cho nghệ thuật truyền thống

Mặt khác, sự phát triển của truyền thông còn thúc đẩy quá trình giao lưu văn hóa nghệ thuật giữa Việt Nam và thế giới Nhờ các phương tiện truyền thông, những thể loại nghệ thuật “bác học” của nhân loại không còn bị giới hạn trong phạm vi hạn hẹp của một đối tượng công chúng nhất định; chúng ngày càng được phổ biến rộng rãi Sự mở rộng giao lưu văn hóa nghệ thuật đã giúp cho giới sáng tác và công chúng yêu nghệ thuật có điều kiện nâng cao trình độ, nhu cầu và thị hiếu nghệ thuật

Như vậy, vai trò của hoạt động truyền thông trong tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng Hiệu quả truyền thông chính là một trong những thước đo đầu tiên đánh giá mức độ thành bại của bất cứ sự kiện nào Một sự kiện chỉ thành công khi thu hút được nhiều người biết đến, cùng tham gia và đánh giá tốt, chính

vì vậy ngân sách chi cho hoạt động truyền thông các sự kiện thường rất cao Tuy

nhiên, việc lựa chọn các phương tiện truyền thông không đúng cách thì không

những gây lãng phí mà lại không đạt được kết quả như mong muốn Bởi vậy, những người làm truyền thông cần có kế hoạch cụ thể rõ ràng, lựa chọn phương tiện truyền thông hiệu quả, sự kiện được tổ chức thành công giúp nâng tầm ảnh hưởng sự kiện nhưng đồng thời cũng khẳng định uy tín, vai trò của Ban tổ chức

1.4.2 Quy trình truyền thông trong việc tổ chức sự kiện về nghệ thuật

Sự kiện nghệ thuật là một dạng sự kiện mang tính giải trí cao, tuy nhiên cũng là hoạt động mang tính đặc thù cả trên phương diện người sáng tạo lẫn người thưởng thức Khán giả của những môn nghệ thuật đặc thù như Hội họa, Nhiếp ảnh, Điêu khắc không mang tính đại chúng mà chỉ gói gọn trong một

số lượng công chúng nhất định Nhất là trong xu thế hội nhập, đô thị hóa nông thôn diễn ra hết sức nhanh chóng, nhưng sự hưởng thụ nghệ thuật nói chung

và nghệ thuật hội họa, nhiếp ảnh, điêu khắc nói riêng của công chúng lại rất thiếu hụt Nhu cầu hưởng thụ thẩm mỹ trong không gian đô thị văn minh hiện đại vẫn còn xa lạ với người dân Nhiều tác phẩm nghệ thuật đến từ các cuộc triển lãm, các gallery dường như bị lãng quên, chưa phát huy được hết vai trò giáo dục cảm thụ thẩm mỹ cho người dân Trong nhiều năm trở lại đây, có nhiều triển lãm, phòng trưng bày các tác phẩm nghệ thuật thị giác có tính đặc thù được tổ chức công phu với nhiều tâm huyết và được báo chí quan tâm thông tin, tuy nhiên giới thưởng lãm hầu hết chỉ toàn là người trong nghề Số lượng khán giả ngoại đạo không nhiều và hầu hết đến xem chỉ là vì tò mò Quy trình truyền thông các hoạt động sự kiện nghệ thuật do đó cũng tuân thủ các nguyên tắc nhất định, tuy nhiên có thể áp dụng những cách thức mềm dẻo, phù hợp với từng loại nghệ thuật, bởi tương ứng với mỗi loại nghệ thuật

sẽ có công cụ truyền thông thích hợp, cụ thể:

 Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra:

+ Chọn lọc đối tượng công chúng cần hướng tới:

Trước mỗi sự kiện, chúng ta cần xác định đối tượng công chúng đó là ai

từ đó mới lập kế hoạch để truyền thông hướng tới Tuy nhiên, đối với sự kiện nghệ thuật nói chung, công chúng thường là đối tượng cụ thể yêu thích nghệ thuật Ngoài ra đối tượng còn là các nhà quản lý, các doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực nghệ thuật Việc xác định đúng đối tượng để tuyên truyền sẽ khiến cho sự kiện được truyền thông đúng và đủ, hiệu quả truyền thông sẽ cao và sự kiện đó sẽ chắc chắn thành công

Ví dụ: đối với sự kiện nghệ thuật nhiếp ảnh: đối tượng được hướng tới chủ

yếu là các nghệ sĩ nhiếp ảnh (để họ biết và tham gia dự thi); các nhà lý luận phê bình nhiếp ảnh (để họ tham gia với vai trò chuyên gia thẩm định, phê bình lý luận); các nhà quản lý về lĩnh vực VHNT với vai trò hưởng ứng chủ trương và phê duyệt kinh phí; công chúng với vai trò là người thưởng lãm nghệ thuật; và các nhà làm truyền thông với vai trò vừa là người thưởng lãm vừa là người truyền thông về sự kiện tới đại đa số công chúng sâu rộng nhất

Đối với sự kiện nghệ thuật tranh Đồ họa ASEAN: đối tượng hướng đến

là các họa sĩ (trường hợp này là các họa sĩ chuyên ngành Đồ họa, không chỉ là các họa sĩ nói chung) của các nước ASEAN, các nhà quản lý lĩnh vực nghệ thuật tạo hình của các nước ASEAN, và đương nhiên không thể thiếu đối tượng là nhà truyền thông cũng như công chúng với vai trò như trên đã nêu Đối với sự kiện Trại sáng tác điêu khắc Việt Lào, đối tượng để truyền thông hướng đến chủ yếu là các nghệ sĩ điêu khắc của hai nước Việt Nam và Lào, các nhà quản lý về VHNT của hai nước, công chúng và báo chí truyền thông

+ Lập kế hoạch truyền thông, lựa chọn thông tin gửi đi:

Khi bắt đầu vào một kế hoạch truyền thông, nhà tổ chức cần nắm rõ yêu cầu cơ bản nhất của sự kiện Kế hoạch đó được gói gọn trong một văn bản mà còn gọi là thông cáo báo chí Trong đó nêu rõ mục đích ý nghĩa của sự kiện nghệ thuật sắp được diễn ra Mục tiêu hướng đến của sự kiện này Đơn vị chỉ đạo và

đơn vị thực hiện là ai Thời gian và địa điểm sẽ diễn ra sự kiện Nguồn kinh phí

để tổ chức sự kiện và đặc điểm nổi bật của sự kiện nghệ thuật này là gì

Nhà tổ chức sự kiện nghệ thuật sẽ tổ chức một buổi họp báo trước khi sự kiện chính thức diễn ra Tại buổi họp báo, một số thông tin, số liệu, hình ảnh cụ thể, chính xác sẽ được cung cấp cho báo chí bằng văn bản và đĩa in hình ảnh Ngoài ra, đại diện Ban tổ chức sẽ đứng ra giải đáp những yêu cầu, thắc mắc, hoặc thông tin cụ thể hơn khi được các phóng viên trao đổi Mỗi một sự kiện, Ban tổ chức sẽ lựa chọn báo chí để gửi thông tin tới Tùy từng sự kiện

cụ thể mà sẽ có sự lựa chọn những tờ báo thích hợp nhưng chủ yếu vẫn là báo Văn hóa, Thể thao - Văn hóa, Nhân Dân, Hà nội mới, Tiền Phong, Lao động, Thanh Niên, Tuổi trẻ, một số tạp chí chuyên ngành nghệ thuật… và một số báo, táp chí khác có chuyên mục văn hóa nghệ thuật và các báo mạng điện tử

+ Lựa chọn phương tiện truyền thông đại chúng hiệu quả, phù hợp để

đăng tải thông tin

Hiện nay có rất nhiều loại hình phương tiện khác nhau tham gia vào các hình thức truyền thông đại chúng: in ấn, truyền hình, phát thanh, video, phim nhựa, băng hát, băng ghi âm, truyền bản sao (fax), đĩa âm thanh, cáp quang, vệ tinh nhân tạo, máy tính cá nhân Dựa vào tính chất kỹ thuật và phương thức thực hiện truyền thông, truyền thông đại chúng có thể được chia thành các loại hình: sách, báo in (báo, tạp chí, bản tin…), báo nói (chương trình phát thanh), báo hình (chương trình truyền hình), báo trực tuyến (được thực hiện trên mạng thông tin máy tính) Đối với sự kiện nghệ thuật, việc lựa chọn tổng hợp cả ba loại hình báo chí

để tuyên truyền hiệu quả nhất Bởi mỗi loại hình sẽ đưa tin về sự kiện theo từng thời điểm diễn ra sự kiện đó Báo in, phát thanh sẽ đồng loạt đưa tin về sự kiện nghệ thuật trước khi diễn ra từ 2-3 ngày Sau đó, khi sự kiện đã chính thức diễn

ra thì các báo, tạp chí, phát thanh, truyền hình sẽ đưa tin sâu về những hoạt động sẽ cùng diễn ra, thành phần tới dự, có thể phỏng vấn một số người như

người đứng đầu Ban tổ chức, hoặc bất kỳ một khán giả nào đó Sau đó sẽ có nhiều báo chí (báo in) đưa tin hoặc những bài bình luận và phản ánh về sự kiện

có thành công hay chưa Ban tổ chức sẽ phải đứng trước một áp lực rất lớn khi báo chí thường tìm tòi, móc máy, đào sâu những chi tiết sai sót hoặc chưa thực hiệu quả trong khâu tổ chức hoặc “có vấn đề” trong mỗi sự kiện

+ Sử dụng các phương tiện hỗ trợ khác phù hợp cho mục đích truyền

thông: băng rôn, cờ đuôi nheo, giấy mời

Ngoài các phương tiện truyền thông chính đã nêu ở trên mà Ban tổ chức đã lựa chọn thì các phương tiện hỗ trợ khác phù hợp cho mục đích truyền thông cũng sẽ được Ban tổ chức lựa chọn như băng rôn, cờ đuôi nheo, postcard, giấy mời, quà tặng

* Băng rôn: là một hình thức in ấn thông điệp đơn giản nhất trên một băng ngang và treo ở nơi công cộng, thường treo ngang qua những con phố chính gần nơi tổ chức sự kiện và những phố một chiều, có lượng người tham gia lưu hành nhiều Trên băng rôn thường ghi tên đầy đủ của sự kiện, thời gian và địa điểm sẽ diễn ra sự kiện mục đích để thu hút công chúng biết đến

và sẽ tham gia sự kiện

* Cờ đuôi nheo: cũng là một hình thức in ấn trên những cờ hình đuôi nheo, được treo dọc theo một đoạn đường gần địa điểm tổ chức Đây cũng là một hình thức để giới thiệu sự kiện và cũng góp phần làm đẹp cho không gian của sự kiện sắp diễn ra

* Giấy mời: Khi sự kiện sắp chính thức khai mạc, việc gửi giấy mời tới một số quan chức, đối tượng cụ thể để họ có mặt trong buổi khai mạc đã được thực hiện trước đó Trên giấy mời, logo của sự kiện hoặc một số hình ảnh đại diện về sự kiện đã được in ấn nhằm tạo điểm nhấn thu hút thị giác người được nhận Ngoài ra, các thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức, đơn vị tổ chức…

sẽ được ghi đầy đủ trong giấy mời

* Công tác truyền thông trong khi sự kiện diễn ra:

Các sự kiện nghệ thuật thường kéo dài nhiều ngày Trong khi diễn ra sự kiện đó, công tác truyền thông vẫn tiếp tục Công cụ được lựa chọn vẫn là băng rôn, cờ đuôi nheo, báo chí truyền thông Có nghĩa các băng ron vẫn được treo cho đến khi sự kiện kết thúc Ví dụ: ở gần Công viên Thống Nhất hoặc Trung tâm Triển lãm Giảng Võ, Trung tâm Triển lãm Văn hóa nghệ thuật Việt Nam (Vân Hồ), Cung Hữu nghị Việt Xô hoặc các Trung tâm văn hóa khác thường xuyên diễn sự kiện Hội chợ hàng tiêu dùng; Hội chợ Xuân, Hội chợ khuyến mại, hàng công nghệ điện tử kéo dài từ 5-10 ngày Các băng rôn treo để quảng bá sự kiện cũng treo đủ số ngày đó trên các đường phố có lượng người tham gia giao thông đông đúc, mục đích vẫn là nhằm thu hút công chúng để ý tới sự kiện

Tuy nhiên, trong thời điểm này, báo in vẫn là lựa chọn số 1 bởi nó vẫn tiếp tục đăng tải những thông tin, hình ảnh từng ngày Đăng tải những ý kiến nhận xét và thái độ của công chúng đối với sự kiện Báo in cũng có thể nói tổng quát về toàn bộ sự kiện cũng có thể chỉ nêu một khía cạnh nào đó bật của

sự kiện Cũng có thể, khi sự kiện diễn ra gặp sự cố đáng tiếc, đó cũng là vấn

đề báo chí nhằm vào lên tiếng đả kích hoặc cũng nêu quan điểm của Ban tổ chức, hoặc là cung cấp thông tin chi tiết về sự việc không ngoại trừ báo chí lấy sự việc đó để viết bài, giật tít thật kêu để câu khách

Ví dụ: Sự kiện Festival Mỹ thuật trẻ diễn ra năm 2011 tại Trung tâm

Triển lãm Văn hóa Nghệ thuật Việt Nam Đây là một sự kiện nghệ thuật lớn

có quy mô toàn quốc dành cho các nghệ sĩ trẻ dưới 35 tuổi, đã diễn ra rất thành công Nhưng sau đó BTC đã nhận được đơn thư khiếu nại về vấn đề tranh chấp bản quyền giữa tác giả Nguyễn Trung Kiên và tác giả Nguyễn Quang Hải BTC đã phải lập tức giải quyết vấn đề bằng cách xem xét, thẩm định lại những hồ sơ, tư liệu có liên quan do hai bên cung cấp Sau đó lấy ý kiến của tập thể Hội đồng nghệ thuật Sau khi đã xem xét biết đúng sai, ý kiến

chung đều nhất trí ra quyết định hạ bức tranh của tác giả Nguyễn Trung Kiên không cho trưng bày triển lãm, không cho in vựng tập, gửi công văn về nơi làm việc của tác giả Trung Kiên đề cập đến vấn đề giáo dục đạo đức nghề nghiệp của người nghệ sĩ vì đã có hành vi vi phạm bản quyền tác giả

Đây là một vấn đề rất nhỏ trong một sự kiện lớn Tuy nhiên, báo chí đã đăng tải rất nhiều thông tin trái chiều chỉ đề cập, moi móc, đào sâu về “vấn đề nhỏ này” Vì thế, cả một sự kiện lớn như Festival Mỹ thuật trẻ mà Ban tổ chức dành nhiều tâm huyết, ý tưởng để mong thành công tốt đẹp lại bị báo chí lên tiếng chỉ trích, đương nhiên sự kiện sẽ không thành công mỹ mãn như mong đợi Ban tổ chức bị đánh giá là kém khi để xảy ra trường hợp đáng tiếc, không nên có như đã nêu trên…

Lúc này vai trò của truyền hình và phát thanh chỉ là thứ yếu, bởi loại hình này chỉ thích hợp với công việc trước khi sự kiện diễn ra Và để truyền thông về sự kiện trên truyền hình được thường xuyên, Ban tổ thức thường phải trả một khoản tiền không nhỏ

*Công tác truyền thông sau khi sự kiện diễn ra

Truyền thông sau khi sự kiện kết thúc là một trong những thao tác nhằm đem lại hình ảnh của sự kiện quảng bá rộng rãi hơn, từ đó tạo độ tin cậy

về chương trình của mọi người và các công cụ thường xuyên sử dụng nhất là:

Báo in - Truyền hình - Internet

Nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất thu hút công chúng tham gia sự kiện thì việc truyền thông sau sự kiện có nhiều mục đích khác như: khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm

Người tổ chức sự kiện cần lưu ý đến vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông đại chúng phù hợp với mục đích truyền thông sau