Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp bộ

Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng các cơ quan cấp Bộ, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phò

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Lâm Thu Hằng

NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC,

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC Ngành:Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC NGƯT - PGS Vương Đình Quyền

HÀ NỘI- 2011

Trang

Chương 1

VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA LÃNH

ĐẠO VĂN PHÒNG

10

1.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp

Bộ

1.1.1.Sơ lược về trách nhiệm quản lý công tác văn thư- lưu trữ cấp Bộ

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ

1.2 Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức quản lý của

lãnh đạo văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thư- lưu trữ

1.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư-

lưu trữ

1.2.2.Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng

đối với công

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ 24

2.1 Khái quát chung về số lượng và trình độ chuyên môn của đội

2.2.2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư- lưu

trữ

37

2.2.3.Tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

về công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan cấp Bộ

39

2.2.4 Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư 53

2.2.6 Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư- lưu trữ

2.2.7 Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN

PHÒNG CẤP BỘ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN

THƯ- LƯU TRỮ

71

3.1 Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn

thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các Bộ ngành và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của của Nhà nước, cơ quan cấp Bộ và nhưng đã được chú thích

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

TÁC GIẢ

Lâm Thu Hằng

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

01 Bộ VH- TT và DL Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch

02 Bộ LĐ- TB & XH Bộ Lao động Thương binh và Xã hội

04 Bộ NN và PTNN Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

07 ĐH VTLT Đại học Văn thư Lưu trữ

A PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

Công tác văn thư- lưu trữ là hoat động không thể thiếu được của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ bằng chứng làm căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan chính xác Muốn làm được điều này trước hết công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan phải được tổ chức, quản lý điều hành khoa học, hiệu quả Mà công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan do văn phòng phụ trách hay nói cách khác là thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Chính vì vậy mà các văn bản, chỉ đạo, điều hành của cơ quan đạt chất lượng, hiệu quả hay không là nhờ vào sự phân công,

tổ chức công việc của lãnh đạo văn phòng Văn phòng được coi là một trong những bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu của tất cả các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, ra đời cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, là đầu mối thu thập, xử lý thông tin, tham mưu cho lãnh đạo, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan được văn phòng tổ chức khoa học, có trật tự, nền nếp, sẽ giúp cho các lãnh đạo có đầy đủ thông tin, làm căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, chất lượng cao và ngược lại Văn phòng là bộ máy, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, trong đó phải kể đến các hoạt động như: xây dựng, ban hành, giải quyết văn bản và quản lý văn bản, tài liệu thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ là những yếu tố góp phần làm cho công tác tham mưu tư vấn của văn phòng đạt hiệu quả Để làm được điều đó, trước hết phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành từ phía văn phòng mà cụ thể là lãnh đạo văn phòng

Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, cải cách hành chính là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm xây dựng một nền hành chính đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước Đổi mới nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức là một trong những nội dung của chương trình cải cách hành chính Nhà nước, nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo cũng không nằm ngoài mục tiêu đó Muốn nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo thì phải nâng cao năng lực quản lý từ các đơn vị tham mưu, đặc biệt là lãnh đạo văn phòng - nơi chỉ đạo, điều hành toàn bộ công tác hành chính của cơ quan, là nơi tham mưu, tư vấn cho bộ máy lãnh đạo của cơ quan Để làm được điều đó, trước hết phải nâng cao nhận thức và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ Vì làm tốt công tác văn thư- lưu trữ sẽ đảm bảo thông

tin cho hoạt động quản lý của cơ quan Muốn làm tốt công tác này trước hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng, đặc biệt là những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, quy trình ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trong những năm gần đây, cùng với công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước vấn đề xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ công chức là mục tiêu quan trọng đã và đang được thực hiện nghiêm túc Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo văn phòng cũng không nằm ngoài mục tiêu

đó Vì rằng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo để hình thành một đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp có năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ sẽ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan đạt hiệu quả cao

Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng cấp Bộ còn có những hạn chế về nhận thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thư- lưu trữ cho nên chưa phát huy được đầy đủ chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ của văn phòng dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của văn phòng trong công tác chuyên môn nghiệp vụ như: việc hướng dẫn thể thức, quy trình soạn thảo văn bản trong cơ quan chưa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chưa được hướng dẫn cụ thể khiến cho việc ban hành văn bản chưa đúng với quy định của Nhà nước làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến uy tín của lãnh đạo

cơ quan; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ không đúng phương pháp , khi cần nghiên cứu hoặc làm các bằng chứng thì không có đầy đủ thông tin Do vậy, văn phòng chưa phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình, chưa tham mưu kịp thời, đầy đủ để lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Đây chính là một trong những yếu tố làm ảnh hưởng đến chức năng tham mưu - tư vấn của văn phòng Nâng cao nhận thức cũng như năng lực tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng là một trong những nội dung góp phần nâng cao chất lượng tham

mưu của văn phòng Chính vì những lí do đó, chúng tôi chọn đề tài “ Nâng cao

năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài của chúng tôi hướng tới các mục tiêu sau:

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chỉ ra những ưu điểm và đặc biệt là những hạn chế và nguyên nhân

Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu: Năng lực tổ chức, quản lý công tác Văn thư- Lưu trữ của lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phòng và Phó Chánh văn phòng cấp Bộ)

b Phạm vi nghiên cứu: Với quy mô của một luận văn cao học, đề tài chỉ nghiên cứu về năng lực tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ hiện nay qua nghiên cứu, khảo sát một số cơ quan bộ như: Bộ

Tư pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi đi sâu tìm hiểu các vấn đề sau:

- Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư- lưu trữ

- Khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, gồm các vấn đề cụ thể như sau:

+ Quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác Văn thư- Lưu trữ + Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ + Thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư- Lưu trữ

+ Tổ chức, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư- Lưu trữ + Nghiên cứu đề xuất giải pháp để nâng cao năng lực và chất lượng quản

lý, chỉ đạo công tác Văn thư- Lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan cấp Bộ nói chung đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan Chính vì vậy từ những năm đầu thống nhất đất nước, Nhà nước ta đã quan tâm đến vấn đề này cụ thể là nhiều văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã được ban hành Ví dụ như Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ, tiếp đến năm

1969 Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư số 10- BT ngày 22 tháng 03 năm 1969

về việc đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ở các cơ quan Trung ương và địa phương , Nghị định 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ và nhiều văn bản chỉ đạo khác

Về mặt lý luận, vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thư- lưu trữ cũng thu hút được sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm, bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là:

- Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại học như: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trường đại học kinh tế Quốc dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004) “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005)“Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),

- Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như:

“ Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số 2/2008); “Phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ ở các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí LTVN số 02/1994)

“Một số ý kiến xung quanh việc thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP tại các cơ quan trung ương” (Nguyễn Thiên Ân, Tạp chí VTLTVN

Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn

ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán

bộ làm công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chưa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ Vì vậy, đề tài không trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu với các công trình nghiên cứu trước

6 Các nguồn tài liệu chính được sử dụng

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:

- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư và công tác lưu trữ như: Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 1996 (sửa đổi, bổ sung năm 2002); Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư: Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số văn bản của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư- lưu trữ và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư- lưu trữ của các cơ quan Bộ, ngành trung ương

- Các giáo trình Lý luận và Phương pháp công tác văn thư, Quản trị Hành chính văn phòng, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Tổ chức lao động khoa học đã đề cập ở trên

- Các luận văn thạc sỹ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thư- lưu trữ tại các Bộ và văn phòng cơ quan Bộ

- Các đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng cơ quan Bộ; quy chế về công tác văn thư- lưu trữ tại các cơ quan bộ (Bộ

Tư pháp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên Môi trường,

Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Bộ Công thương, Bộ Khoa học và Công nghệ )

- Website của Chính phủ, các Bộ

- Công báo nước CHXHCNVN

- Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, phỏng vấn

- Tài liệu của các văn phòng cấp Bộ báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh , dựa trên các quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh Cụ thể:

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng các cơ quan cấp Bộ, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ trong công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư- lưu trữ Ngoài ra chúng tôi còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số đồng chí lãnh đạo văn phòng các cơ quan cấp Bộ

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế

và một số báo cáo của các Bộ về công tác văn thư- lưu trữ, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các cơ quan cấp Bộ

- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu được phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế

tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ với các quy định của Nhà nước

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt

8 Đóng góp của đề tài

- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm trách nhiệm và năng

lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ

ở văn phòng cấp Bộ

- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng nhận thức được

những ưu, nhược điểm, năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại

cơ quan mình, đồng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung được kết cấu thành 3

chương sau đây:

Chương 1 Văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm, yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ của lãnh đạo văn phòng

Trong chương này chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức cũng như yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng cơ cấp Bộ trong công tác văn thư- lưu trữ

Chương 2: Khảo sát, đánh giá năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo VP cấp Bộ

Qua kết quả, khảo sát, tại một số cơ quan Bộ như Bộ Tư Pháp, Bộ Công thương, Bộ Khoa học và Công nghệ được chúng tôi tổng hợp và nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của lãnh đạo văn phòng

cấp Bộ thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể như: tổ chức bộ máy và nhân sự

làm công tác văn thư- lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ; tổ chức công tác kiểm tra, đánh giá; bố trí cơ sở vật chất; ứng dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ ở văn phòng cấp Bộ

Chương 3 Các giải pháp nâng cao năng lực của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò, năng lực của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ như: năng lực quản lý, trách nhiệm tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự phù hợp với công tác văn thư- lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, sự chỉ đạo điều hành tổ chức công việc, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư- lưu trữ của văn phòng cấp Bộ

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận được sự đồng tình ủng hộ và sự giúp đỡ của nhiều lãnh đạo văn phòng Bộ, thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của NGƯT- PGS Vương Đình Quyền Qua đây cho phép chúng tôi gửi lời

cảm ơn chân thành đến các thầy hướng dẫn PGS NGƯT Vương Đình Quyền, lãnh đạo văn phòng Bộ, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn như đề tài chưa có nhiều nghiên cứu đi trước, tài liệu tham khảo, nghiên cứu về vấn đề này chưa nhiều, hơn nữa việc khảo sát và tìm hiểu thực tế tại văn phòng cơ quan cấp Bộ đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo văn phòng rất khó khăn Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy

cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2011

Học viên

Lâm Thu Hằng

B NỘI DUNG Chương 1

VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

1.1.Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ

1.1.1 Sơ lược về trách nhiệm quản lý công tác văn thư - lưu trữ cấp Bộ

Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Để công tác văn thư - lưu trữ thực sự có ý nghĩa và đảm bảo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình Chính phủ đã ban hành Nghị định 178/2007/NĐ- CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ Nghị định chỉ rõ, “Bộ,

cơ quan ngang Bộ (dưới đây gọi chung là Bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các ngành, lĩnh vực được giao trong phạm

vi cả nước; quản lý Nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ” [40]

Trên cơ sở quy định nêu trên, các cơ quan cấp Bộ đã ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và của văn phòng Bộ (phần phụ lục) Về công tác văn thư- lưu trữ, chúng tôi xin khái quát lại như sau:

Đối với công tác văn thư- lưu trữ, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Bộ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, có trách nhiệm:

- Quyết định việc thành lập các phòng văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ;

- Ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng văn thư- lưu trữ;

- Xây dựng và ban hành các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế

độ, các quy định về công tác văn thư- lưu trữ;

- Xây dựng và ban hành các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư- lưu trữ;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư- lưu trữ;

- Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư- lưu trữ, quản lý thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư- lưu trữ;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư- lưu trữ trong phạm vi ngành, lĩnh vực

Như vậy công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan làm tốt hay không tốt, trước hết thuộc trách nhiệm của Bộ trưởng Để thực hiện nhiệm vụ này, Bộ trưởng có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình Bộ trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan, có thể giao cho lãnh đạo Văn phòng giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó; phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước; có thể giao cho Thứ trưởng ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền Bộ trưởng; giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng như chỉ đạo điều hành công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan

Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, Bộ trưởng có thể làm một số việc cụ thể khác như: xem xét và cho ý kiến

về việc phân phối, giải quyết văn bản đến, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư

ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc (văn bản phân công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ )

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp

Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan Chính vì lẽ đó, Văn phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ thống Người ta thường ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản

lý của lãnh đạo Bộ Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trước hết là

tổ chức lao động trong Văn phòng.Văn phòng Bộ được tổ chức khoa học, có trật

tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất lượng và hiệu quả cao.Văn phòng đảm nhiệm 2 chức năng chính sau:

- Chức năng tham mưu tổng hợp:

Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên:

- Tham mưu: Đóng góp những ý kiến có tính chất chỉ đạo: Giúp người lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch

- Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được hiệu quả cao nhất Người ta thường nói tham mưu là hiến kế, kiến nghị những đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan và đơn vị nhằm đạt kết quả cao [72]

Tham mưu của Văn phòng Bộ là tham mưu về tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý ví dụ như: tham mưu cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư- lưu trữ, trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan; xây dựng và giám sát việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan và văn phòng

Để công tác lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đạt hiệu quả, Thủ trưởng cơ quan cần có những ý kiến tham mưu chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin từ phía văn phòng Do vậy, công tác tham mưu của văn phòng được thể hiện qua các nhiệm vụ cụ thể sau:

+ Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, quý, tháng, năm của cơ quan; xây dựng quy chế làm việc của cơ quan; điều phối, giám sát, đôn đốc kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện các chương trình kế hoạch công tác; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện các kế hoạch công tác, quy chế làm việc của cơ quan; là đầu mối phối hợp với các đơn vị để triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan

+ Kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn quy trình, thủ tục kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

+ Xây dựng và đề xuất các quy chế, quy định quản lý trong phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cấp Bộ

+ Phối hợp với các đơn vị trong việc kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của Bộ trưởng, kiểm tra việc chấp hành, nội quy, quy chế

làm việc của cơ quan; kiến nghị với Bộ trưởng các giải pháp nhằm đảm bảo tính thực thi của các quyết định quản lý

+ Trình lãnh đạo Bộ các dự án, đề án được giao; tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan và đánh giá các kết quả thực hiện kế hoạch

+ Chủ trì tổ chức cuộc họp giao ban theo uỷ quyền của Bộ trưởng

- Tổ chức và thực hiện các công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

để tham mưu cho lãnh đạo:

+ Tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thư- lưu trữ (để đảm bảo nguồn thông tin văn bản)

+ Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng (thông tin bằng lời)

+ Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí: Ứng dụng công nghệ thông tin (thông tin đại chúng)

+ Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng

- Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị trong việc:

+ Đôn đốc các đơn vị về thực hiện kế hoạch

+ Chuẩn bị chương trình, nội dung, đôn đốc các đơn vị thuộc văn phòng

và các đơn vị có liên quan, chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan đối với các cơ quan khác; ghi biên bản và lập hồ sơ hội nghị, hội họp của cơ quan

+ Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:

+ Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp

với khách

+ Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp

+ Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép + Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu

+ Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách

Công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của Bộ có hiệu quả hay không phụ thuộc vào công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng Bộ Tham mưu tốt sẽ giúp cho Bộ trưởng có những quyết định đúng đắn và ngược lại

- Chức năng hậu cần:

Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công tác lãnh

cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan trong đó văn phòng là nơi đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện này đảm bảo mọi lúc, mọi nơi Nội dung tham mưu của văn phòng được thể hiện qua các công việc sau:

- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan:

+ Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa nâng cấp, cơ sở hạ tầng (Trụ

sở làm việc, phòng làm việc )

+ Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan + Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ cho lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan

+ Quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng

Qua các nhiệm vụ nêu trên chúng tôi thấy rằng công tác tham mưu của văn phòng chiếm một vị trí không nhỏ trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm cơ quan Như vậy công tác văn thư - lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác này được coi là một nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Để 2 nhiệm vụ nêu trên thực sự có hiệu quả thì trước hết phải kể đến công tác tổ chức bộ máy và nhân sự Bộ máy ổn định, phù hợp và đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trọng trách mà bộ máy đó đảm nhiệm Qua khảo sát thực tế cho thấy tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm của từng Bộ mà cơ cấu tổ chức văn phòng có sự khác nhau nhất định Nhìn chung văn phòng cơ quan cấp Bộ thường được tổ chức như sau:

Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng Bộ là Chánh văn phòng

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ công tác

văn phòng Phụ trách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác như: Tổ chức bộ máy, bảo vệ bí mật, công tác văn thư, lưu trữ Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, được Bộ trưởng giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan ban hành và ký trực tiếp một số văn bản thuộc thẩm quyền của văn phòng ban hành

Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh văn phòng và được phân

công phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng

+ Phòng Văn thư - Lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và Bộ trưởng quản

lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc; trực tiếp làm công tác văn thư- lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan Theo Thông tư số 02/2010/TT- BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và tổ chức văn thư- lưu trữ trong đó phòng Văn thư- Lưu trữ thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn cụ thể như sau:

- Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ văn thư- lưu trữ của cơ quan đồng thời chỉ đạo các đơn vị chuyên môn về văn thư - lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước

và của Bộ về văn thư - lưu trữ;

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư - lưu trữ trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư - lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho cán bộ công chức, viên chức của Bộ;

- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư - lưu trữ;

+ Phòng Tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin,

tổng hợp, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan, tư vấn cho Chánh văn phòng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và đề xuất các phương án giải quyết

+ Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện

công tác văn thư, đánh máy, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, bảo mật, quản lý

sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.(quản lý công tác văn thư đối với một số Bộ chưa hoặc không thiết lập phòng văn thư riêng mà vẫn thuộc phòng Hành chính quản lý)

+ Phòng Quản trị: Cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện

vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý, sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

+ Phòng Tài chính: Có nhiệm vụ dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ

quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi, sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

+ Phòng Thi đua - Khen thưởng: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thi đua khen thưởng của văn phòng và cơ quan

+ Bộ phận Tổ chức - Nhân sự: ( nếu cơ quan không có phòng tổ chức cán

bộ): Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự

+ Phòng Quản lý xe (hoặc đội xe đối với cơ quan không thành lập

phòng): Có chức năng giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác quản lý, điều hành, đăng ký sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện ô tô phục vụ các nhiệm vụ của cơ quan Bộ

1.2 Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thư- lưu trữ

1.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư - lưu trữ

Trên cơ sở Nghị định 178/ 2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ, các cơ quan cấp Bộ đã cụ thể hoá văn bản này bằng một số Quyết định như: Quyết định số 19/2008/QĐ- BVHTTDL, Quyết định số 3566/QĐ- BGTVT, Quyết định số 36/QĐ- BNV quy định chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn của Văn phòng, chúng tôi xin khái quát lại như sau:

Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Bộ trưởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp

vụ ở các Cục, Vụ, Viện và các đơn vị trực thuộc

Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm sau:

- Trên cơ sở các quy định về công tác văn thư - lưu trữ, Chánh Văn phòng các cơ quan cấp Bộ tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác văn thư - lưu trữ;

- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan;

- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư- lưu trữ cho toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan; mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý công tác văn thư- lưu trữ cho lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan;

- Xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa

- Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Bộ;

- Xây dựng quy chế tổ chức công tác văn thư- lưu trữ và hướng dẫn việc thực hiện các quy định, quy chế này;

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Bộ trưởng về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản và ký trực tiếp một số văn bản

do Văn phòng ban hành;

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng ;

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi;

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ;

- Bố trí, sắp xếp, điều động nhận sự làm công tác văn thư- lưu trữ;

- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, chuyên viên làm công tác văn thư- lưu trữ;

Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

1.2.2 Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư- lưu trữ

Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng phê chủ biên thì năng lực được hiểu

là khả năng, điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt động nào đó hoặc một phẩm chất tâm lý, sinh lý tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao[72]

Từ định nghĩa trên, năng lực của lãnh đạo văn phòng đối với công tác này được hiểu là khả năng, điều kiện để thực hiện việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư- lưu trữ nhằm mang lại hiệu quả và chất lượng cao, được thể hiện ở các mặt sau:

1.2.2.1 Nhận thức đầy đủ và đúng đắn về tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ đối với hoạt động quản lý của Bộ

Trên cơ sở những quy định của Nhà nước và của các cơ quan cấp Bộ trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo văn phòng mà chúng tôi đã nêu ở mục 1.1.1., lãnh đạo văn phòng Bộ cần nhận thức được rằng công tác văn

tác này giúp cho cơ quan có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công việc, giảm tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan cũng như của Nhà nước Bằng nhận thức của mình lãnh đạo văn phòng dựa trên các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư- lưu trữ hiện hành để:

- Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư- lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư-lưu trữ, Quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Bộ, quy trình giải quyết văn bản đi- đến;

- Hướng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện các quy chế, quy định về công tác này;

- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư- lưu trữ phù hợp với tính chất công việc của cơ quan Bộ;

- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòng phân công, tổ chức công việc cho phù hợp;

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên mà văn phòng phụ trách;

- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư- lưu trữ;

- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi- đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ;

- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu;

- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu huỷ tài liệu;

- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từng đối tượng khác nhau trong cơ quan như: lớp dành cho chuyên viên, lớp dành cho trưởng các Cục, Vụ, Viện và lãnh đạo văn phòng;

- Tham mưu cho Bộ trưởng xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ;

- Xây dựng các đề án thành lập phòng văn thư, phòng lưu trữ;

- Xây dựng các đề án về quy hoạch cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ;

- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ nguồn quản lý trong công tác văn thư- lưu trữ

1.2.2.2 Tổ chức bộ máy và tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư- lưu trữ

Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công tác tham mưu tổng hợp là phải xây dựng được bộ máy giúp việc hợp lý, tuyển dụng được đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất tốt, điều này được thể hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự Lãnh đạo văn phòng là người tham mưu cho thủ trưởng cơ quan thiết lập ra cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng và tuyển dụng nhân sự, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phận làm công tác văn thư- lưu trữ

Nhằm đảm bảo tính thống nhất về cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các cơ quan cấp Bộ ngày 03 tháng 12 năm 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 178/2007/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ Tiếp đó Bộ Nội vụ đã ban hành Thông

tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm

vụ và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

và Uỷ ban nhân dân các cấp Theo quy định tại văn bản này thì ở văn phòng Bộ thành lập phòng văn thư- lưu trữ giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại các

cơ quan và đơn vị trực thuộc; lãnh đạo văn phòng cần xác định rõ về tổ chức bộ máy làm công tác văn thư- lưu trữ, bao gồm:

- Sự cần thiết thành lập phòng Văn thư hay bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính và phòng Lưu trữ hoặc phòng văn thư- lưu trữ thuộc văn phòng;

- Xây dựng đề án thành lập phòng trình lãnh đạo Bộ

- Mô tả chức năng nhiệm vụ cho các phòng dự đinh thành lập

- Soạn thảo văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cho các phòng dự kiến thành lập

- Thảo quyết định thành lập phòng

- Xây dựng bản mô tả công việc cho các phòng

- Thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, tuyển dụng nhân sự

- Điều chỉnh, giải thể, tách, nhập các phòng, bộ phận làm công tác văn thư- lưu trữ cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan

Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản quy định về tuyển dụng; tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức ngành văn thư - lưu trữ như: Luật Cán bộ Công chức ban hành ngày 13/11/2008, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành năm 2010 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý

cán bộ công chức; Quyết định số 420/ TCCP- CCVC ngày 29 tháng 5 năm 1993

và Quyết định số 650/TCCP- CCVC ngày 20 tháng 8 năm 1993 về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ và tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư- lưu trữ Theo đó thì chuyên viên văn thư- lưu trữ phải có trình độ đại học văn thư- lưu trữ; chuyên viên chính văn thư- lưu trữ phải có trình độ đại học lưu trữ trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên tối thiểu 09 năm trở lên; chuyên viên cao cấp văn thư- lưu trữ thì phải có trình độ đại học lưu trữ có thâm niên ở ngạch chuyên viên chính tối thiểu 06 năm trở lên đã qua khoá đào tạo quản lý Hành chính Nhà nước cao cấp Trên cơ sở những quy định nêu trên trong vai trò và trách nhiệm của mình, Chánh văn phòng xây dựng và tham mưu cho lãnh đạo Bộ về số lượng nhân sự; tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ văn thư- lưu trữ; bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với tính chất chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm

về chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc lưu trữ và quản trị văn phòng trình độ từ trung cấp trở lên tuyệt đối không tuyển dụng ứng viên không đúng chuyên ngành

Trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, sắp xếp nhân sự, ngoài các tiêu chuẩn của Nhà nước đã ban hành, thì văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng về tiêu chí tuyển dụng, phân công sắp xếp, bố trí, phân công công việc cụ thể rõ ràng cho cán bộ nhằm đảm bảo về số lượng, chất lượng đồng thời theo dõi, giúp

đỡ để nhân sự thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình

1.2.2.3 Tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý các văn bản của cơ quan

Hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ một cơ quan nào cũng không thể thiếu được công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để các văn bản của cơ quan khi ban hành có giá trị về mặt pháp lý thì khi soạn thảo phải đảm bảo đúng về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, quy trình thủ tục phải theo đúng quy định của Nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng Như vậy có nghĩa là các cơ quan

cấp Bộ phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình để cụ thể hoá bằng việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy định hướng dẫn như Quy chế về công tác văn thư- lưu trữ, quy trình quản lý văn bản đi- đến Sau khi có

quy chế về công tác văn thư- lưu trữ, lãnh đạo văn phòng phải tham mưu cho Bộ

trưởng về hình thức, cách thức phổ biến và hướng dẫn quy trình thực hiện cho

các đơn vị, bộ phận cũng như toàn thể cán bộ công chức, nhằm đảm bảo tính thống nhất và khoa học trong quá trình thực hiện công việc như:

- Trong phạm vi nhiệm vụ của cơ quan mình cần xác định soạn thảo những loại văn bản gì, loại nào được ban hành nhiều nhất;

- Xác định đối tượng soạn thảo văn bản của cơ quan;

- Xây dưng các tiêu chí, các yêu cầu về soạn thảo văn bản;

- Xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản;

-Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc hướng dẫn, kiểm tra, duyệt các văn bản sau khi đã soạn thảo tại các đơn vị

Để làm tốt những công việc này, ngoài năng lực quản lý, điều hành thì lãnh đạo văn phòng phải là người nắm vững các nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, văn thư- lưu trữ

Bên cạnh nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản ở các đơn

vị thuộc Bộ, lãnh đạo văn phòng phải thẩm tra, kiểm tra các văn bản của cơ quan

và đơn vị trực thuộc trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký và trước khi văn thư làm thủ tục phát hành

Đối với văn bản đến, sau khi văn thư cơ quan tiếp nhận, tuỳ thuộc vào sự phân công của Bộ trưởng ở một số cơ quan Bộ, Chánh văn phòng giúp Bộ trưởng (được Bộ trưởng giao nhiệm vụ) cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến

1.2.2.4 Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

Cũng như công tác văn thư, nhằm tổ chức tốt công tác lưu trữ và đưa công

tác này đi vào nền nếp, thống nhất về nghiệp vụ, lãnh đạo văn phòng cần phải tham mưu cho Bộ trưởng trong việc hướng dẫn, phổ biến các văn bản quy định

về công tác lưu trữ, thường xuyên tổ chức hội nghị tập huấn, tuyên truyền về công tác này Ngay sau khi có các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về công tác lưu trữ, lãnh đạo văn phòng giúp Bộ trưởng soạn thảo, ban hành các quy chế, quy định về công tác lưu trữ; hướng dẫn việc tổ chức, thực hiện trong toàn cơ quan Ngoài ra có thể ban hành các văn bản quy định nghiệp

liệu của cơ quan; về xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu lưu trữ của

cơ quan; về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước; về các chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về công tác lưu trữ

1.2.2.5 Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư- lưu trữ

Đảng và Nhà nước đã xác định được tầm quan trọng của thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành quốc gia, do vậy đã đề ra nhiều chủ trương, biện pháp về ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước điều này được thể hiện ở các văn bản: Chỉ thị số 58- TC/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá VII về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá; Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg ngày 24 tháng 5 năm

2001 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58- CT/TW; Quyết định số 112/2001/QĐ- TTg ngày 27 tháng 5 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước Quyết định số 1755/QĐ- TTg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề

án “đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông”

Trong thời đại bùng nổ thông tin và công nghệ số như hiện nay đòi hỏi các nhà tham mưu, giúp việc phải xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả Văn phòng với cách hiểu truyền thống, là chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự

vụ trong một cơ quan, một doanh nghiệp đã không còn thích hợp nữa.Văn phòng phải hướng toàn bộ hoạt động của mình vào hoạt động xử lý thông tin và trở thành một trung tâm xử lý thông tin để tiến hành xử lý thông tin được nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất Để làm được điều này lãnh đạo văn phòng cần phải:

- Xây dựng mô hình văn phòng không giấy ( văn phòng điện tử);

- Xác định những lĩnh vực cần phải ứng dụng công nghệ thông tin;

- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc quyết định những lĩnh vực cần ứng dụng, cách thức, hình thức và phương pháp ứng dụng;

- Xây dựng mạng thông tin điện tử (website)

- Xây dựng các quy trình về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Xây dựng các văn bản quản lý chất lượng công tác văn thư- lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO

- Tham mưu về kinh phí để ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công tác văn phòng

Bên cạnh việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ là sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát của Chánh văn phòng đối với trách nhiệm thực hiện công tác này trong

cơ quan cấp bộ

1.2.2.6 Tổ chức kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thưởng

Song song với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư- lưu trữ, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu và giúp Bộ trưởng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong phạm vi cơ quan và các đơn

vị trực thuộc Theo định kỳ 6 tháng, hàng năm văn phòng cấp Bộ phải gửi báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư- lưu trữ cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư- lưu trữ Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ nhằm hướng dẫn và chấn chỉnh công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi đến; công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu, khai thác tài liệu lưu trữ

Qua các kết quả kiểm tra cuối năm, văn phòng tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ để bình xét khen thưởng đối với các cá nhân và đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời văn phòng phải rà soát, kiểm điểm những khuyết điểm và hạn chế trong quá trình thực hiện; xem xét những khó khăn, vướng mắc giữa các quy chế, quy định của Nhà nước

so với tình hình thực tế áp dụng tại cơ quan mình để kịp thời đưa ra những giải pháp khắc phục phù hợp

Tóm lại, công tác văn thư- lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Bộ, do vậy để công tác này thực sự có hiệu quả, đảm bảo thường xuyên, liên tục thì trước hết Chánh văn phòng phải:

- Có sự nhận thức đầy đủ, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc;

- Về trình độ học vấn: Đại học, thạc sỹ hoặc tiến sỹ về chuyên môn mà cơ quan bộ phụ trách

- Đã qua đào tạo các lớp quản lý Nhà nước và lý luận chính trị

- Về trình độ chuyên môn: Phải được đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn hoặc trung cấp về Hành chính văn phòng, văn thư- lưu trữ hoặc quản trị văn phòng

Trên cơ sở khảo sát thực tế tại các cơ quan cấp bộ như Bộ Công thương,

Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ và căn cứ vào các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm

vụ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan cấp Bộ, chúng tôi đã phân tích, tổng hợp thông tin số liệu và đưa ra các kết quả sau:

2.1.1 Số lượng cán bộ lãnh đạo văn phòng và sự phân công trách nhiệm

STT Tên cơ quan Số lượng lãnh

đạo VP

Chánh Văn phòng

Những công việc mà các Chánh, Phó Chánh văn phòng được phân công phụ trách qua thực tế khảo sát, phỏng vấn được chúng tôi khái quát lại như sau:

+ Ký văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; các văn bản về quan hệ công tác với cơ quan bên ngoài theo sự phân công của Bộ trưởng

+ Chánh Văn phòng là người phát ngôn của Bộ trưởng, được Bộ trưởng

uỷ quyền thông báo các hoạt động thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ với các cơ quan thông tấn, báo chí theo quy định

+ Chủ tài khoản của Văn phòng Bộ;

- Các phó Chánh văn phòng:

Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng; được Chánh văn phòng phân công trực tiếp quản lý một số lĩnh vực, nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những lĩnh vực được phân công:

- Giúp Chánh Văn phòng về công tác nhân sự, tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, các hội nghị chuyên đề và xử lý văn bản đến khi Chánh văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp đi vắng;

- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo các đơn vị: Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ

và Phòng Lễ tân, Tổng hợp;

- Phụ trách công tác bảo đảm phương tiện xe cộ phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ, công tác bảo vệ, quân sự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão; thư ký tổng hợp, công tác báo chí tuyên truyền;

- Chủ trì việc soạn thảo, ban hành thông báo, biên bản các hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo Bộ theo phân công công việc và nhiệm vụ được giao;

- Đại diện Văn phòng tham gia các chương trình về tin học hóa công tác quản lý của Bộ;

- Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền của Chánh Văn phòng

Qua phỏng vấn của chúng tôi đối với Chánh văn phòng các cơ quan cấp

Bộ thấy rằng tuỳ thuộc vào tính chất, mức độ và nội dung công việc, Chánh văn phòng tham mưu, đề xuất với Bộ trưởng bổ nhiệm cấp phó, đề xuất về số lượng nhân sự phụ trách văn phòng Hiện tại, số lượng cán bộ lãnh đạo văn phòng ở các Bộ không đồng đều, có Bộ thì có tới 07 nhưng có Bộ cũng chỉ bố trí 04 hoặc

03 lãnh đạo

Theo nhận xét của một số Chánh văn phòng cấp Bộ thì về nguồn nhân lực quản lý, cơ bản đáp ứng được nhu cầu tham mưu, giúp việc, cho cơ quan và lãnh đạo Bộ Tuỳ theo tính chất và đặc thù công việc của từng cơ quan cấp Bộ mà số lượng lãnh đạo văn phòng được bố trí nhiều hay ít

LT và QTVP

Được đào tạo các chuyên môn khác

Hầu hết các lãnh đạo văn phòng đều có trình độ đại học và trên đại học,

đã qua các lớp đào tạo trung cấp, cao cấp Lý luận chính trị và Hành chính Nhà nước Theo khảo sát thực tế của chúng tôi, đa phần lãnh đạo văn phòng có bằng cấp cao như thạc sĩ, tiến sĩ về chuyên ngành mà bộ phụ trách nhưng phần lớn trong số đó lại chưa qua trường lớp đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư- lưu trữ

Ví dụ như Bộ Xây dựng, Chánh Văn phòng tốt nghiệp thạc sỹ ngành Xây dựng; ở Bộ Công thương thì Chánh văn phòng được đào tạo từ ngành Luật; Bộ

Tư pháp thì Chánh Văn phòng Bộ có bằng cử nhân Luật, còn Chánh văn phòng

Bộ Cônganđược đào tạo từ chuyên ngành an ninh

Vì không được đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, Văn thư- lưu trữ hoặc Hành chính Văn thư…, cho nên ngay trong nhận thức và suy nghĩ của nhiều lãnh đạo, công tác này chỉ là những công việc sự vụ không cần có chuyên môn cũng có thể làm được Điều này làm cho công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả và nền nếp, bởi vì bản thân các lãnh đạo cũng chưa nắm bắt được hết các nghiệp vụ văn thư- lưu trữ phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho không ít các văn bản của cơ quan cấp Bộ ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định của Nhà nước, hoặc hạn chế về chất lượng Mặt khác, nhận thức nói trên của một số lãnh đạo văn phòng đã phần nào ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ chưa đúng với chuyên môn nghiệp

vụ Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho việc tổ chức khâu nghiệp vụ quản lý văn bản đi- đến chưa theo đúng quy định của Nhà nước dẫn đến hiệu quả công việc không cao

2.2 Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ

Để tìm hiểu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của cấp lãnh đạo này chúng tôi đã thực hiện phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo văn phòng một số Bộ Các câu hỏi được đặt ra là: “ Ông đánh giá như thế nào về vị trí, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ?, nhận thức về trách nhiệm của mình ra sao? đã tập trung vào những vấn đề gì, những vấn đề gì chưa được quan tâm đến”?

Lãnh đạo văn phòng Bộ Công thương cho rằng: “Công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan, là phương tiện, công cụ để văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mưu của mình Vì muốn quản lý, điều hành tốt các hoạt động của cơ quan cần phải có văn bản nhưng văn bản ban hành phải đảm bảo đúng quy trình, quy định, thẩm quyền thì mới đạt hiệu quả Điều này, phần nhiều phụ thuộc vào tổ chức, điều hành của lãnh đạo văn phòng trong việc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, kiểm tra quy trình, hoàn thiện thủ tục phát hành văn bản Khi giao nhiệm vụ phải giao

đúng người, đúng chuyên môn nghiệp vụ và phải giám sát chặt chẽ các nhiệm vụ được giao để đánh giá kết quả công việc.”

Một số lãnh đạo văn phòng văn phòng cấp Bộ khác cho rằng: “Chánh văn phòng như là người lái đò, còn nhân viên là khách qua đò” lãnh đạo văn phòng

là người định hướng cho các nhân viên của mình thực thi nhiệm vụ, do vậy phải hiểu được nhiệm vụ của mình từ đó đi vào tổ chức thực hiện công tác mà văn phòng đảm nhiệm chủ yếu tập trung vào những vấn đề:

+ Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư- lưu trữ + Tổ chức tuyển dụng nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ + Tổ chức xây dựng các quy định, quy chế về văn thư- lưu trữ + Hướng dẫn và tổ chức thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản đi

- đến, lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, khai thác hồ sơ

+ Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự + Kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thưởng

Có thể nói rằng, về cơ bản các lãnh đạo đã thực hiện được một số nội dung chính trong tổ chức công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan như: tổ chức bộ máy và nhân sự; ban hành và hướng dẫn việc thực hiện quy chế văn thư- lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nhân sự, đảm bảo các trang thiết bị và phương tiện phục vụ công tác này Tuy nhiên hiệu quả của những công việc này đến đâu, ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động quản lý, điều hành chung của văn phòng cũng còn có những vấn đề cần quan tâm hơn nữa, như về chất lượng của:

+ Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư

+ Bồi dưỡng nhân sự theo nhu cầu công việc

+ Kiểm tra, đánh giá chất lượng sau đào tạo, bồi dưỡng

+ Kiểm tra công tác xây dựng, ban hành và hướng dẫn việc thực hiện quy chế văn thư- lưu trữ

+ Kiểm tra công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Đầu tư kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu Qua đây có thể thấy rằng nhận thức và hành động của lãnh đạo văn phòng cũng đã dần thay đổi theo chiều hướng tích cực từ cách nhìn, cách hiểu về tầm quan trọng của công tác này đến các khâu tổ chức điều hành công việc Tuy nhiên năng lực tổ chức quản lý về công tác này còn phải xem xét từ cách tham mưu cho Bộ trưởng đến cách tổ chức thực hiện các nhiệm vụ như: tổ chức bộ máy, nhân sự, bố tri, sắp xếp, phân công, tổ chức công việc có phù hợp không, hiệu quả đạt được ở mức độ nào Điều này thể hiện ở những nội dung cụ thể dưới đây

2.2.1.Năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ máy và nhân sự

2.2.1.1 Năng lực về tổ chức bộ máy

Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước quy định về bộ máy làm công tác văn thư- lưu trữ chúng tôi đã trình bày 1.2.2.2., Chánh văn phòng Bộ tham mưu cho lãnh đạo Bộ tổ chức thành lập phòng Hành chính và phòng Lưu trữ hoặc phòng Văn thư- Lưu trữ nhằm quản lý, điều hành công tác văn thư- lưu trữ của

cơ quan mang lại hiệu quả và chất lượng

Tuy nhiên để làm được điều này, phải xuất phát từ tình hình thực tiễn của từng cơ quan, sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo văn phòng và sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo cơ quan cấp Bộ

Với câu hỏi “Tham mưu của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ máy làm công tác văn thư- lưu trữ đã mang lại kết quả như thế nào?” phần lớn lãnh đạo đều trả lời rằng: “chúng tôi đã làm được rất tốt nội dung này, cụ thể như tại văn phòng đều thành lập bộ máy làm công tác văn thư- lưu trữ; các lãnh đạo văn phòng trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình đã đề xuất, tham mưu với lãnh đạo Bộ xây dựng đề án thành lập phòng Hành chính có chức năng quản lý công tác văn thư và phòng Lưu trữ quản lý công tác lưu trữ của cơ quan”, một số cơ quan thành lập phòng Văn thư- Lưu trữ hoặc phòng Hành chính- Văn thư- Lưu trữ Trước đây các cơ quan này chỉ có phòng Hành chính quản lý công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan

Bảng số liệu khảo sát của chúng tôi dưới đây là một minh chứng cho nội dung này

BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU BỘ MÁY LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CẤP BỘ

STT Tên cơ quan P HC-

VT- LT

Bộ phận Văn thư thuộc phòng

HC

Phòng Văn thư Phòng Lưu trữ

Phòng VT- LT

có 15 cơ quan thành lập Bộ phận Văn thư trực thuộc phòng Hành chính, 12 cơ quan thành lập phòng Lưu trữ, 02 cơ quan thành lập phòng Văn thư - Lưu trữ,

01 cơ quan thành lập tổ Văn thư - Lưu trữ thuộc phòng Hành chính, 02 cơ quan thành lập phòng Lưu trữ và Thư viện

Thực tế khảo sát cho thấy rằng tổ chức công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan cấp bộ chưa thống nhất, vẫn còn tình trạng mỗi cơ quan có một cách thức

- Lãnh đạo văn phòng chưa phát huy hết năng lực và trách nhiệm của mình trong việc tham mưu, đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Bộ về tổ chức bộ máy văn thư- lưu trữ của cơ quan

- Nhận thức của lãnh đạo chưa được đầy đủ về tầm quan trọng, tính chất của công tác này

- Cơ cấu tổ chức của văn phòng đã ổn định, nên lãnh đạo văn phòng sợ thay đổi sẽ gây ra xáo trộn về tổ chức làm ảnh hưởng đến công việc

Những tồn tại nêu trên thể hiện phần nào vai trò và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức bộ máy văn thư- lưu trữ của các cơ quan cấp Bộ còn có những hạn chế nhất định

2.2.1.2 Trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong Công tác tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ

Tuyển dụng và bố trí nhân sự cũng là một trong những yếu tố góp phần làm nên thành công trong công tác quản lý của lãnh đạo cơ quan bộ nói chung

và lãnh đạo văn phòng nói riêng Bố trí, sắp xếp nhân sự có trình độ, bằng cấp vào làm đúng chuyên môn nghiệp vụ là một yêu cầu đặt ra cho các nhà lãnh đạo,

vì rằng văn phòng là “ đầu mối” của thông tin và là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo, là “bộ mặt” của cơ quan, nếu công tác tổ chức và bố trí nhân sự không phù hợp sẽ làm giảm hiệu quả công việc thuộc chức năng nhiệm vụ mà văn phòng đảm nhiệm Ví dụ, văn phòng là nơi giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra, hướng dẫn và soát xét tất cả các văn bản trước khi ban hành, nếu các cán bộ làm công tác này không nắm vững kiến thức về soạn thảo văn bản, công tác văn thư nói chung thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong khâu kiểm tra, rà soát và đưa ra những nhận xét chính xác

Tuy nhiên dựa trên tính chất, đặc điểm của cơ quan mình mà có thể áp dụng quy định của Nhà nước một cách linh hoạt trong vấn đề tuyển dụng nhân

văn thư- lưu trữ cần thêm 04 biên chế, hiện tại có 02 ứng viên có chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ và Quản trị văn phòng, 02 ứng viên còn lại tốt nghiệp đại học ngành luật nhưng đã qua đào tạo sơ cấp về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, căn cứ vào nhu cầu công việc và năng lực của các ứng viên đó mà văn phòng đều tuyển dụng cả 04 ứng viên này Đây là một trong những điểm khác mà cơ quan này áp dụng trong tuyển dụng nhân sự

Thực tế hiện nay ở các cơ quan cấp Bộ, việc bố trí nhân sự còn chưa phù hợp với tính chất công việc và nhiệm vụ chuyên môn, phần lớn các cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ mặc dù có trình độ từ cao đẳng trở lên nhưng lại không thuộc chuyên ngành văn thư- lưu trữ Hàng năm, số lượng sinh viên của Học viện Hành chính thuộc học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, trường Trung học Văn thư Lưu trữ đào tạo trên khoảng 2000 sinh viên chuyên ngành văn phòng, văn thư - lưu trữ, chưa kể các

cơ sở đào tạo khác, nhưng số sinh viên này ra trường được vào công tác tại văn phòng các cơ quan cấp Bộ chỉ chiếm con số rất ít, còn lại là sinh viên của nhiều chuyên ngành khác Trong một phòng hoặc bộ phận làm công tác văn thư có từ 4 -

7 cán bộ nhưng chỉ có 1- 3 cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành Hơn nữa số cán

bộ này hầu hết chỉ có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp, sơ cấp Ví dụ như ở Văn phòng Bộ Xây dựng, Phòng Hành chính có 7 cán bộ đều có trình độ đại học, nhưng trong đó chỉ có 01 cán bộ tốt nghiệp đại học ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Phòng Lưu trữ có 4 cán bộ trong đó chỉ có 01 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư- lưu trữ số còn lại tốt nghiệp các ngành khác Như vậy trong số 11 cán bộ của 02 phòng nói trên chỉ có 02 người, 01 đại học và 01 trung cấp làm việc đúng chuyên môn nghiệp vụ Hay ở Phòng Hành chính Bộ Công thương có 12 cán bộ, trong đó có

2 cán bộ được đào tạo cử nhân chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; Phòng Lưu trữ có 6 cán bộ, trong đó 04 cán bộ có trình độ đại học, nhưng chỉ 01 cán

bộ có trình độ cử nhân ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Bảng thống kê dưới đây về tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ ở các cơ quan cấp Bộ phần nào nói lên năng lực và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác này

SỐ LIỆU THỐNG KÊ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ

QUAN CẤP BỘ (từ 2004 đến nay)

(tính đến tháng 5 năm 2010 - Số liệu do phòng tổ chức cán bộ - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cung cấp và qua kết quả

khảo sát của chúng tôi thực hiện tại các cơ quan cấp Bộ)

Qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo văn phòng mà chúng tôi thực hiện tại 14 cơ quan Bộ: thì nhận thức về vấn đề này của các lãnh đạo có nhiều quan điểm khác nhau Ví dụ như Chánh Văn phòng Bộ Công thương, Bộ Khoa học và Công nghệ cho rằng “ làm tốt công tác văn thư- lưu trữ sẽ góp phần tạo nên một đội ngũ cán

bộ công chức văn thư- lưu trữ vững mạnh Tuy nhiên điều này phụ thuộc nhiều vào công tác tuyển dụng, phân công, bố trí, sắp xếp công việc hợp lý, đúng người, đúng chuyên môn của lãnh đạo văn phòng Bộ" Một số lãnh đạo văn phòng cấp Bộ phát biểu:

“ Điều căn bản nhất để có một đội ngũ làm công tác chuyên nghiệp có năng lực và phẩm chất đao đức là phải coi trọng khâu tuyển dụng: phải căn cứ vào nhu cầu công việc thực tế để tuyển dụng đúng người, đúng việc và chúng tôi được quyền tuyển theo nhu cầu hiện có, như nếu cần cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan chỉ cần tuyển dung nhân sự có trình độ trung cấp hoặc cử nhân văn thư, nhưng thiếu cán bộ quản lý công tác văn thư thì chúng tôi đưa ra tiêu chỉ tuyển dụng những người có trình độ cử nhân hoặc thạc sỹ về văn thư - lưu trữ đã có kinh nghiệm công tác và qua lớp đào tạo trung cấp lý luận chính trị Tuy vậy, có lãnh đạo lại quan niệm rằng “ văn thư- lưu trữ chỉ là những công việc sự vụ đơn giản, không cần tuyển người có bằng cấp và trình độ chuyên môn cao mà chỉ cần có kinh nghiệm thực tế là đủ” Quan niệm này cũng đã ảnh hưởng nhất định đến việc tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ

Nhìn chung, công tác này bước đầu đã được các lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo văn phòng quan tâm.Tuy nhiên, vẫn còn có những quan điểm trái ngược nhau, chưa thống nhất trong tư tưởng lẫn cách thức thực hiện Do vậy, trong việc tổ chức công tác văn thư- lưu trữ nói chung và bố trí, sắp xếp nhân sự nói riêng tại các cơ quan này có sự khác biệt nhất định như hình thức, cách thức, tiêu chí tuyển dụng…; trong tuyển dụng mới chỉ tham mưu cho Bộ trưởng quy trình tuyển dụng và đa phần là thi tuyển, nhưng trong đó các tiêu chí tuyển dụng còn chưa rõ ràng, sau khi nhân sự được phân công bố trí, sắp xếp công việc coi như công tác này đã xong không có sự kiểm tra, điều động, phân công lại công việc mặc dù đôi khi sự phân công chưa phù hợp với năng lực của các cán bộ Điều này theo chúng tôi có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chính là do nhận thức của lãnh đạo văn phòng về công tác này chỉ là những nội dung đơn giản ai cũng làm được nên không cần phải kiểm tra, đánh giá, điều động lại Bên cạnh đó cũng có một số ít Bộ, lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo văn phòng đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư - lưu trữ nói riêng, do vậy khi tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân