Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của viện Khoa học Địa chất và khoáng sản thuộc bộ Tài nguyên và môi trường

Mặt khác, ngành lưu trữ Việt Nam ngày càng phát triển yêu cầu đối với tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học công nghệ nói riêng ngày càng khắt khe hơn, nên việc thực hiện các q

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- - - - -- - -

HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN

THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGÀNH: LƯU TRỮ

Hà Nội, 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN

THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ

Mã số: 60320301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

Hà Nội, 2014

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN 13

1.1 Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản 13

1.2 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Viện 20

1.2.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Viện 32

1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Viện 20

1.3 Khái niệm cơ bản về tổ chức khoa học tài liệu: 37

1.4 Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 37

1.4.1 Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 37

1.4.2 Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 38

1.5 Tiểu kết Chương 1 40

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN 41

2.1 Nhận thức và sự chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản 41

2.2 Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 45

2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện 47

2.4 Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Viện 48

2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của Viện 48

2.4.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 50

2.4.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ……… ……… 52

2.4.4 Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu 55

2.5 Tiểu kết Chương 2 57

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ

KHOÁNG SẢN 59

3.1 Các đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành 60

3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan về công tác lưu trữ 60

3.1.2 Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của cán bộ làm công tác lưu trữ 60

3.1.3 Ban hành thêm các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ 61

3.1.4 Bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lưu trữ cơ quan 62

3.1.5 Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 62

3.2 Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lưu trữ 63

3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 63

3.2.2 Phân định đơn vị bảo quản 78

3.2.3 Sắp xếp các đơn vị bảo quản 79

3.2.4 Biên mục các đơn vị bảo quản 80

3.2.5 Xác định giá trị tài liệu 85

3.2.6 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin 85

3.3 Tiểu kết Chương 3 92

KẾT LUẬN 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

PHỤ LỤC 100

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa, sự cấp thiết của đề tài

Đất và Khoáng sản là một trong những nguồn tài nguyên quốc gia vô cùng quý giá Vì vậy, việc quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên này một cách hợp lý sẽ có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của nền kinh tế cũng như đảm bảo mục tiêu chính trị và phát triển xã hội

Đối với nước ta, do tầm quan trọng như vậy đồng thời cũng do hoạt động này được chú trọng nên đã và đang thu hút sự quan tâm, nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa học, đặc biệt là sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước Đó là một trong những nguyên nhân chính hình thành nên một cơ quan - Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản (gọi tắt là Viện), có chức năng, nhiệm vụ chuyên nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ về địa chất, khoáng sản, tài nguyên nước dưới đất, địa chất biển, địa chất môi trường, địa chất đô thị, địa chất y học, địa kỹ thuật (sau đây gọi chung là địa chất, khoáng sản); đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản Trong quá trình hoạt động

từ khi thành lập cho đến nay, Viện đã sản sinh ra một khối tài liệu lớn về lượng, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung Tuy nhiên, hiện nay công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản chưa được quan tâm đúng mức Tài liệu đang trong tình trạng bó gói, cuộn tròn thành từng tập, bảo quản trong điều kiện nhà kho chật chội, bụi bặm Việc phân loại tài liệu chỉ mới được tiến hành hết sức sơ bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu tra tìm tài liệu, thậm chí có khâu còn chưa được tiến hành như thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu

Với thực trạng tài liệu hiện có tại cơ quan như trên nếu không được khắc phục sẽ dẫn đến tình trạng tích đống ngày một lớn Bởi lẽ bên cạch tài liệu chưa xử lý qua những năm tiếp theo sẽ sản sinh thêm khối lượng khổng lồ tài liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn đặc thù Đến lúc này nguy cơ hư hại tài

liệu sẽ khó lường, đặc biệt những tài liệu có giá trị cao cũng sẽ mất đi, điều đó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động nghiên cứu, sản xuất, đến việc xây dựng, thi công, đến sự an toàn của con người Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại Viện

Mặt khác, do hoạt động thực tiễn hiện nay tại cơ quan cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi trước để tham khảo (bởi tài liệu nghiên cứu khoa học luôn có tính kế thừa và sáng tạo) Vậy nên khối tài liệu đang chất đống, xếp lộn xộn trong các giá, tủ nếu không được tổ chức khoa học sẽ gây mất mát, thiệt hại lớn cho cơ quan không chỉ trước mắt mà còn cả lâu dài sau này

Như vậy, khối tài liệu khoa học nếu được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và rõ ràng thì sẽ phát huy tối đa vai trò, tác dụng của tài liệu khoa học - công nghệ (bao gồm cả tài liệu chuyên môn đặc thù), phục vụ đắc lực cho hoạt động thực tế hàng ngày của cơ quan, cũng như giữ gìn được khối tài sản

vô cùng quí giá cho Nhà nước, cho ngành địa chất và khoáng sản Nói cách khác, nếu tài liệu khoa học - công nghệ được tổ chức một cách khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cũng như công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan

Đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ tại cơ quan nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu hút được sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu Đặc biệt sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệu khoa học công nghệ sẽ là một trong những yếu

tố rất quan trọng đối với người khai thác, sử dụng tài liệu Mặc khác, hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng có tác dụng tích cực góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo, của từng cán bộ viên chức trong cơ

quan Vì tổ chức khoa học tài liệu sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc, đặc biệt là công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hàng ngày Từ đó mỗi cán bộ

sẽ thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, đồng thời sẽ nghiêm túc thực hiện những quy định về công tác này

Việc tổ chức khoa học tài liệu nếu làm tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu, ngăn chặn những thiệt hại không đáng có

Mặt khác, ngành lưu trữ Việt Nam ngày càng phát triển yêu cầu đối với tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học công nghệ nói riêng ngày càng khắt khe hơn, nên việc thực hiện các quy định của Nhà nước, các quy định của ngành trong lĩnh vực này là điều bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức, đặc biệt đối với một cơ quan nghiên cứu khoa học như Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản Với thực trạng tình hình tài liệu hiện có tại cơ quan như đã trình bày ở trên thì một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải tổ chức khoa học khối tài liệu này, có như vậy mới chấp hành đúng, đầy đủ, kịp thời các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ

Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề rất phổ cập hiện nay, công việc này giúp người sử dụng rút ngắn được thời gian tra tìm được chính xác tài liệu chứa đựng trong đó những nội dung cần thiết Tuy nhiên, chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì việc ứng dụng công nghệ thông tin mới đạt hiệu quả cao Bởi vì, các phần mềm được lập trình của máy tính sẽ tự động cập nhật thông tin từ khoá theo những trường mà chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì mới có thể tìm kiếm hoặc phân loại theo cách này

Nói tóm lại, trong tình hình hiện nay, để bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu địa chất khoáng sản nói riêng được hình thành trong quá trình hoạt động của Viện, một trong những nhiệm vụ cấp thiết là phải tiến hành tổ chức khoa học khối tài

liệu này, có như vậy tài liệu lưu trữ của Viện mới phát huy tối đa vai trò, giá trị của nó trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao cho, cũng như đúng chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước, của ngành lưu trữ đối với công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

Xuất phát từ những lý do nêu trên chúng tôi đã mạnh dạn chọn đề tài:

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường” làm đề tài luận văn cao học của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Dựa vào kết quả nghiên cứu lý luận, phân tích thực trạng tổ chức tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, đề xuất một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan này

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục tiêu trên đây, đề tài cần phải giải quyết một số nhiệm

vụ sau đây:

- Nghiên cứu lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung

- Nghiên cứu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản về các phương diện như nguồn gốc xuất

xứ, thành phần, khối lượng, đặc điểm về hình thức bề ngoài, phương thức chế tác, về phương diện nội dung và các đặc điểm trong tổ chức khoa học khối tài liệu này

- Khảo sát, phân tích, tổng hợp thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khối tài liệu đó nhằm phát hiện những ưu điểm và hạn chế làm cơ sở thực tiễn cho việc giải quyết mục tiêu nêu trên của đề tài

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiêu cứu của đề tài: là tài liệu lưu trữ, tổ chức tài liệu lưu

trữ nói chung và của Viện nói riêng, trong đó chú ý vào công tác tổ chức khoa

học tài liệu chuyên môn đặc thù hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn của Viện

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Do chức năng, nhiệm vụ của Viện là

nghiên cứu khoa học về địa chất và khoáng sản, mỗi phòng trong Viện lại có những tài liệu chuyên ngành khác nhau Chính vì vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh vực nghiên cứu địa chất và khoáng sản Loại tài liệu này chiếm khối lượng lớn nhất của Viện, tài liệu hành chính chỉ chiếm khối lượng nhỏ Vì vậy, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu khối tài liệu chuyên môn đặc thù hiện có trong kho lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản và công tác tổ chức khoa học đối với khối tài liệu đó

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu đã nêu, ngoài sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin chúng tôi đã sử dụng các phương pháp như: phân tích tổng hợp, phương pháp điều tra, mô tả, khảo sát thực tế và phỏng vấn, cụ thể là:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin về nhận thức khoa học giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho

những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng khi phân tích, xử lý số

liệu, tổng hợp thông tin qua quá trình khảo sát thực tế thu được

- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện trong quá trình thu thập thông

tin, ý kiến cán bộ viên chức trong cơ quan

- Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có

những số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng như các vấn đề đang phải giải quyết trong thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ cơ quan – nơi được khảo sát Đề tài

có tính ứng dụng cao hay không, trước hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả khảo sát này

- Phương pháp sử liệu học: nhằm đánh giá độ chính xác và giá trị tài liệu

lý, các nhà khoa học Do đó, đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề này như:

Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn công

tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình

Quyền và Nguyễn Văn Thâm thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu

Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, vấn đề cụ thể của tài liệu lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa

học tài liệu nói riêng thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào

kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận

và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vương Đình

Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng công cụ thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây

dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” - Nguyễn Minh Phương; “Tổ chức Quản lý tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường” - Nguyễn Liên Hương

Vấn đề này còn được đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam Đã có rất nhiều bài đăng trên các tạp chí chuyên ngành này

như: “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện

ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc – Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01

(2-2002), tr 40 - 48; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi

mới” của tác giả Phan Đình Nham – Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994;

“Vài nét về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn” của tác giả Nguyễn Lan Phương – Tạp chí Lưu trữ Việt Nam 2 - 1998; “Trao đổi ý kiến về thuật ngữ

phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu” của tác giả Vương Đình Quyền –

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/1982; các bài viết này tập trung nghiên cứu mặt lý luận chung của công tác tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ, một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể

Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo cáo khoa học của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này Qua nghiên cứu tôi thấy có một số đề tài nghiên cứu liên quan tới đề tài của mình như:

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ năm 2004 của Lê Tuấn Hùng:

“Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để

hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học và Công nghệ”

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ năm 2008 của Nguyễn Mai

Hương: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại trung tâm kiểm định kỹ thuật

an toàn xây dựng Bộ Xây dựng”

- Luận văn thạc sỹ năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn, Chuyên Ngành Lưu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III – Thực trạng và giải pháp”

- Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Hồ Anh Tú, Chuyên ngành Lưu trữ học: “ Tổ chức Khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố”

- Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Vũ Ngọc Thúy, Chuyên ngành Lưu trữ học: “ Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ tổng

bí thư tại kho lưu trữ trung ương Đảng”,

Ngoài ra còn có các khóa luận tốt nghiệp như:

- Khoá luận tốt nghiệp năm 2005 của sinh viên Vũ Thị Hằng, Chuyên ngành Lưu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Văn hóa Thể thao tỉnh Bắc Giang – Nhận xét và kiến nghị”

- Khoá luận tốt nghiệp năm 2008 của sinh viên Phạm Văn Hải, Chuyên ngành Lưu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực

Hà Nội”,

Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Vì vậy, đề tài của tôi có tính chất kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước

7 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã tham khảo các nguồn sau:

- Sách, giáo trình chuyên môn về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ;

- Những văn bản quy định của Nhà nước, của cơ quan Đảng, đặc biệt cơ quan về đối tượng nghiên cứu;

- Những công trình nghiên cứu đã công bố (báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, ) về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, những

đề tài nghiên cứu liên quan;

- Các bài viết trên báo, tạp chí chuyên ngành về Lưu trữ và Địa chất, các website có liên quan đến nội dung nghiên cứu

Phần này trình bày khái quát về các khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ,

tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cũng như mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Những kết quả nghiên cứu chương này sẽ là cơ sở, nền tảng để chúng ta so sánh, đối chiếu với thực tiễn

và đề xuất một phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tối ưu nhất

Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

Phần này đi sâu tìm hiểu quá trình hình thành tài liệu của cơ quan, công tác chỉ đạo điều hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan và hiện trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại bộ phận lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

Đặc biệt trong chương này đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu việc phân loại tài liệu của cơ quan, tìm hiểu thực trạng công tác biên mục, thống

kê, xác định giá trị và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, kèm theo đó là sự phân tích, nhận xét về các mặt mạnh và tồn tại của thực trạng đó, chỉ ra nguyên nhân của mặt mạnh và những tồn tại trong tổ chức tài liệu lưu trữ để kế thừa

ưu điểm và khắc phục tồn tại trong tổ chức tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

Trên cơ sở phân tích những ưu điểm và tồn tại của công tác tổ chức tài liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, căn cứ vào cơ sở lý luận và pháp lý, đề tài đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu Các giải pháp đó gồm: Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản nghiệp vụ về tổ chức tài liệu; giải pháp nhằm xây dựng phương án tối ưu để tổ chức tài liệu lưu trữ thực sự khoa học, nâng cao chất lượng thu thập, phân loại, xác định giá trị, biên mục, thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tự động tài liệu Ngoài các biện pháp về nghiệp vụ, công tác tổ chức – cán

bộ cũng được đề cập trong chương này

Mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn

Qua đây, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của TS Nguyễn Cảnh Đương đã giúp tôi hoàn thành đề luận văn này

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 6 năm 2014

Học viên

Hoàng Thị Hương Giang

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN

1.1 Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản được thành lập theo Quyết định số 95/CP của Chính phủ ngày 16/6/1976 trên cơ sở Đoàn Địa chất 45 (Quyết định thành lập số 500/ĐC ngày 15/5/1965 của Tổng cục Địa chất) Ngày 17/12/1980, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số: 309/TTg thành lập Ban đào tạo và giao nhiệm vụ đào tạo trên đại học cho Viện Căn cứ Quyết định số: 782/TTg ngày 24/10/1996 của Thủ tướng Chính phủ về việc sắp xếp các

cơ quan nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ, ngày 31/12/1996, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ký Quyết định số: 4014/QĐ - TCCB thành lập Viện Nghiên cứu Địa chất và Khoáng sản trực thuộc Bộ Công nghiệp Theo Nghị định số: 91/2002/NĐ - CP của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số: 16/2003/QĐ - BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Viện trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường Theo Quyết định số: 1238/QĐ - TTg ngày 18 tháng 9 năm 2006 của Thủ tướng Chính Phủ, Viện đổi tên là Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản Chức năng

Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là Viện nghiên cứu cơ bản trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, có chức năng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ về địa chất và khoáng sản, tài nguyên địa chất, tài nguyên nước dưới đất, địa chất biển, địa chất môi trường, địa chất đô thị, địa chất y học, địa chất kỹ thuật (gọi chung là địa chất khoáng sản); đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản

Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; được ngân sách của Nhà nước bảo đảm kinh phí hoạt động thường xuyên theo chế độ của tổ chức khoa học

và công nghệ nghiên cứu cơ bản

Nhiệm vụ và quyền hạn

+ Trình Bộ trưởng kế hoạch nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ

dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản; tổ chức thực hiện sau khi

kế hoạch được phê duyệt;

+ Nghiên cứu cơ bản về vỏ trái đất, cấu trúc và thành phần vật chất của các thành tạo địa chất, điều tra tài nguyên khoáng sản, tai biến địa chất và môi trường địa chất;

+ Tham gia xây dựng chiến lược phát triển, chính sách, pháp luật về địa chất, khoáng sản ;

+ Xây dựng kế hoạch nghiên cứu dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

+ Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học - công nghệ về địa chất, khoáng sản;

+ Tổ chức hoặc tham gia thực hiện các chương trình nghiên cứu khoa học -công nghệ về địa chất, khoáng sản với nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế; + Xây dựng quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế -

kỹ thuật về địa chất, khoáng sản;

+ Thực hiện công tác đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản;

+ Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ về địa chất, khoáng sản

Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản:

Mối quan hệ giữa các phòng trong quá trình lập ra tài liệu chuyên môn

- Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý về nhân sự của Đề án

- Phòng Khoa học – Kế hoạch – Hợp tác quốc tế: Quản lý về mặt kế

hoạch triển khai công việc của Đề án

- Phòng Tài chính Kế toán: Quản lý tài chính, chính sách, lương

của Đề án

- Phòng Viễn thám – Toán địa chất:

+ Phòng ĐCTV - ĐCCT: Phối hợp thành lập bản đồ địa chất thủy văn ảnh, giải đoán thủy văn, lập sơ đồ lưu vực dòng chảy

+ Phòng Địa mạo: Thành lập bản đồ địa mạo, trắc lượng hình thái

+ Thạch luận: Giải đoán, thành lập các bồn trầm tích, đánh giá khoáng sản, phân tích cấu trúc địa chất

+ Viễn thám giúp Khoáng sản Không kim loại: Xử lý số liệu, làm rõ bản chất của các mối quan hệ giữa Khoáng sản Không kim loại với quá trình, đối tượng địa chất liên quan Viễn thám được coi là một trong các phương pháp nghiên cứu điều tra khoáng sản

+ Qua ảnh Viễn thám phát hiện đứt gãy sẽ giúp cho công tác Địa vật lý khảo sát đứt gãy hiệu quả hơn

+ Khoáng vật cho Viễn thám Toán địa chất: Với mỗi loại khoáng vật

có phổ xác định, do đó nghiên cứu khoáng vật sẽ phục vụ cho phân tích ảnh viễn thám

+ Khoáng vật cho Cổ sinh: Khoáng vật nghiên cứu đá trầm tích có chứa

cổ sinh, phân tích mẫu Microsond

+ Khoáng vật cho Địa hóa: các khoáng vật tìm được trong đất chính là mẫu địa hóa vì vậy khoáng vật nghiên cứu giúp phân loại địa hóa ra thành Địa hóa nguyên sinh, địa hóa thứ sinh

+ Khoáng vật cho Địa chất thủy văn - Địa chất công trình: Với tập hợp khoáng vật nằm trong đất quyết định chất lượng đất, độ ổn định công trình, thủy văn

+ Khoáng vật phục vụ Kinh tế địa chất: Loại khoáng vật tùy theo mức độ phổ biến trong vỏ trái đất sẽ tạo ra các mỏ có giá trị khác nhau

- Phòng Khoáng sản Kim loại và Không kim loại:

+ Khoáng sản Không kim loại cùng Khoáng sản kim loại: là 2 đơn vị cùng chuyên môn (Cùng phương pháp nghiên cứu chung nhưng có những phương pháp nghiên cứu đặc thù riêng cho từng loại khoáng sản kim loại và không kim loại)

+ Giúp cho Kiến tạo – Địa mạo: Nghiên cứu mối liên quan, khả năng sinh khoáng của các cấu trúc địa chất,các hoạt động kiến tạo, các dạng địa mạo đối với các loại khoáng sản kim loại (không kim loại) với quá trình hình thành và bảo tồn vỏ phong hóa

+ Giúp cho Thạch luận nghiên cứu mối quan hệ sinh khoáng kim loại (không kim loại) đối với quá trình địa chất nghiên cứu tiềm năng khoáng sản không kim loại trong các thành tạo địa chất

+ Đối với Kinh tế Nguyên liệu khoáng: Khoáng sản kim loại (không kim loại) sẽ cung cấp tài nguyên, trữ lượng, chất lượng của khoáng sản phục vụ giải các bài toán về kinh tế nguyên liệu khoáng

- Phòng Thạch luận – Trầm tích luận:

+ Thạch luận giúp Cổ sinh lát mỏng thạch học

+ Nghiên cứu quá trình địa chất (magma, trầm tích, biến chất), thành tạo các đối tượng (đá) chứa khoáng sản không kim loại

- Phòng Kinh tế nguyên liệu khoáng:

+ Phòng Kinh tế nguyên liệu khoáng tham gia xây dựng định mức đơn giá mẫu cổ sinh các loại

+ Tính toán giá trị kinh tế, khả năng khai thác, sử dụng của các tích tụ khoáng sản không kim loại

- Phòng Phân tích:

+ Phòng phân tích giúp Khoáng sản không kim loại: Xác định thành phần vật chất (hóa học, khoáng vật) của Khoáng sản Không kim loại và các đối tượng địa chất liên quan, cung cấp các số liệu để luận giải các quá trình sinh khoáng quá trình tạo vỏ phong hóa

+Phòng phân tích giúp phòng Thạch luận: Gia công các loại mẫu: thạch học, thạch học định hướng, khoáng tướng, trọng sa, vi cổ sinh, bao thể, hoá, quang phổ, microsonde; Phân tích các loại mẫu: thạch học, khoáng tướng, trọng sa theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Viện

+ Phòng Phân tích với Phòng Kim loại: Nghiên cứu thành phần vật chất các loại của đá và quặng

- Phòng Địa chất thủy văn – Địa chất công trình:

+Xác định điều kiện địa chất thủy văn, địa chất công trình trong khai thác khoáng sản kim loại, không kim loại;

+ Xác định ảnh hưởng môi trường do khai thác khoáng sản gây ra;

+ Xác định các thông số cơ lý của vỏ phong hóa;

+ Xác định điều kiện thủy văn đối với các quá trình phong hóa

+ Địa chất thủy văn – địa chất công trình cho Địa vật lý: Định hướng sơ

bộ vị trí khảo sát, độ sâu, chiều dày tầng chứa nước phục vụ công tác đo địa vật lý

- Phòng Kiến tạo Địa mạo:

+ Với phòng Khoáng sản không kim loại: Nghiên cứu cấu trúc địa chất, các hoạt động kiến tạo, các quá trình và các hình thái địa mạo phục vụ nghiên cứu, điều tra, đánh giá khoáng sản không kim loại, nghiên cứu điều tra vỏ phong hóa

+ Với phòng Thạch luận: nghiên cứu liên quan về tổ hợp thạch - kiến tạo,

vi kiến tạo

+ Với phòng Cổ sinh - Địa tầng: Nghiên cứu liên quan về bào tử phấn hoa định tuổi Đệ tứ, di sản địa chất hóa thạch cổ sinh, di sản địa chất địa tầng + Với phòng Khoáng sản: nghiên cứu liên quan cấu trúc - trường quặng,

di sản địa chất khoáng sản

+ Với phòng Địa chất thủy văn - Địa chất công trình: Nghiên cứu liên quan về thủy văn karst, tai biến địa chất, di sản địa chất hang động và hệ thống thủy văn v.v

+ Với phòng Địa hóa môi trường: nghiên cứu kiến tạo đóng góp rất nhiều cho nghiên cứu địa hóa Từ những nghiên cứu kiến tạo, chúng ta có thể chứng minh được nguồn gốc hình thành từ nhiều loại khoáng vật tại những nơi khác nhau

+ Với phòng Khoáng vật - Địa chất Đồng vị: Nghiên cứu liên quan về định tuổi Đồng vị: K - Ag, di sản địa chất khoáng vật

+ Với phòng Toán viễn thám: Nghiên cứu về xử lý ảnh vệ tinh

+ Với phòng Phân tích: Nghiên cứu liên quan về các mẫu thạch học định hướng, thạch học đá kiến tạo

- Phòng Địa vật lý:

+ Địa vật lý cho Không kim loại: Nghiên cứu điều tra vỏ phong hóa phục

vụ điều tra, đánh giá khoáng sản phi kim loại

+ Địa vật lý cho Kiến tạo Địa mạo: Tham gia thực hiện công tác địa vật

lý liên quan đến tai biến địa chất, đánh giá hoạt động của đứt gãy

+ Địa vật lý cho Địa chất thủy văn – Địa chất công trình: Tìm kiếm nước ngầm, xác định các tham số vật lý (vận tốc truyền sóng của đất đá, tham số cơ lý) phục vụ thiết kế, thi công nền móng công trình, khảo sát môi trường

- Phòng Địa hóa:

+ Phòng Địa hóa có mối quan hệ chặt chẽ với Địa vật lý và Khoáng sản Trong công tác thăm dò, tìm kiếm, Địa hóa thường đi đầu trong việc xác định các tiền đề tìm kiếm, đưa ra nhận định ban đầu để phục vụ toàn bộ công tác Địa vật lý và Khoáng sản mang tính thực hiện những công tác tiếp theo mang tính chất chuyên sâu, đòi hỏi thời gian và công sức

+ Nhiệm vụ của Địa hóa và Thạch Luận gắn kết với nhau Cả hai đều nghiên cứu chung một đối tượng là các loại đá Cả hai đều nghiên cứu thành phần các loại đá, bất kỳ đá nào cũng chứa các nguyên tố trong hệ thống tuần hoàn Việc nghiên cứu sự phân bố các nguyên tố trong các đá khác nhau là nhiệm vụ gắn kết Địa hóa và Thạch Luận

+ Địa hóa cho Kiến tạo: Từ những dấu hiệu Địa hóa các nhà Kiến tạo có thể xác định được những hoạt động kiến tạo đã xảy ra trong giai đoạn trước Như vậy, ở Viện mỗi phòng ban đều ở phương diện này hay phương diện khác đều tham gia hoặc chủ trì trong việc tạo lập lưu trữ và sử dụng tài liệu chuyên môn đặc thù Đây là một đặc điểm cần chú ý khi tổ chức khoa học tài liệu

1.2 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Viện

1.2.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Viện

a, Đặc điểm về thành phần, khối lượng, nội dung của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Viện

Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là một cơ quan nhà nước trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, thực hiện chức năng nghiên cứu đồng thời cũng đào tạo sau đại học về địa chất và khoáng sản Quá trình hoạt động của Viện sản sinh ra khối tài liệu rất phong phú

Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện rất đa dạng gồm có:

- Một khối lượng là tài liệu hành chính: tài liệu thi đua khen thưởng; quản lý hành chính; kế hoạch tháng, quý, năm, kế hoạch dài hạn về các mặt hoạt động của Viện; các báo cáo về tình hình kế hoạch; các văn bản hướng dẫn xây dựng, trình duyệt, giao chỉ tiêu biên chế, tuyển dụng lao động, các bản kế hoạch tài chính của Viện, văn bản kiểm tra, xét duyệt vấn đề tài chính kế toán của đơn vị, Ngoài ra, còn có các văn bản do Chính phủ, các

Bộ, ban ngành và cơ quan cấp trên gửi đến như Nghị định, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị,…

- Tài liệu khoa học (trong đó chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù) là thành phần tài liệu rất quan trọng, chiếm khối lượng lớn nhất của Viện, vì thực chất chức năng, nhiệm vụ của Viện là nghiên cứu khoa học Gồm có: Tài liệu xét duyệt đề tài

+ Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;

+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ,

dự án;

+ Thuyết minh đề tài;

+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm;

+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng xét duyệt;

+ Phiếu nhận xét của ủy viên Hội đồng xét duyệt;

+ Phiếu đánh giá kết quả xét duyệt đề tài;

+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài; + Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài

+ Phiếu thuyết minh đề tài;

+ Quyết định phê duyệt

Tài liệu về tổ chức thực hiện nghiên cứu

+ Hợp đồng khoa học và công nghệ;

+ Thuyết minh đề tài đã được phê duyệt;

+ Báo cáo khoa học;

+ Các báo cáo định kỳ;

+ Các sản phẩm khoa học của đề tài (bản đồ - bản vẽ);

+ Các tài liệu nguyên thủy: số liệu gốc, nhật ký thực địa, kết quả phân tích, báo cáo kết quả khảo sát nước ngoài (nếu có), tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm – ghi hình (băng đĩa)

Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở

+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở;

+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp cơ sở;

+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp cơ sở;

+ Phiếu tự đánh giá cấp cơ sở;

+ Biên bản kiểm phiếu cấp cơ sở

Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp bộ

+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp bộ;

+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp bộ;

+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp bộ;

+ Phiếu tự đánh giá nghiệm thu cấp bộ;

+ Biên bản kiểm phiếu cấp bộ;

+ Biên bản thanh lý

Trong khối tài liệu về khoa học nà đa phần là tài liệu chuyên môn Đó

là các thuyết minh, báo cáo, sản phẩm khoa học của các đề tài nghiên cứu địa chất, khoáng sản và các tài liệu nguyên thủy của nó

Nội dung tài liệu lưu trữ của Viện

Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Cũng như vậy, tài liệu lưu trữ của Viện đã phản ánh bao trùm tất cả các mặt, lĩnh vực hoạt động của Viện Bao gồm:

- Tài liệu về kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn của Viện;

- Tài liệu về lập dự toán thu chi ngân sách của Viện

- Hồ sơ cán bộ, công tác đào tạo, tài liệu liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật;

- Tài liệu chuyên môn đặc thù của cơ quan gồm:

+ Các báo cáo lập bản đồ địa chất trình bày các kết quả đo vẽ bản đồ địa chất ở các tỷ lệ 1:500.000, 1:200.000, 1:100.000, 1:50.000, 1:25.000 Tài liệu bao gồm các bản báo cáo, thuyết minh, bản vẽ, nhật ký về các kết quả nghiên cứu về địa chất (địa tầng, cấu trúc, thạch luận, trầm tích, xâm nhập, phun trào, kiến tạo, địa mạo, trầm tích đệ tứ, vỏ phong hoá, trọng sa, kim lượng, )

Ví dụ: Đề án Đánh giá tai biến địa chất ở các tỉnh ven biển miền Trung

từ Quảng Bình đến Phú Yên - Hiện trạng, nguyên nhân, dự báo và đề xuất biện pháp phòng tránh, giảm thiểu hậu quả; Đề án Nghiên cứu dẫy ngang các thành hệ địa chất Việt Nam và mối quan hệ của chúng với quặng hoá và thành lập phức hệ bản đồ nói trên tỷ lệ 1/1.000.000;…

+ Các báo cáo điều tra khoáng sản trình bày các kết quả tìm kiếm, thăm

dò, đánh giá về khoáng sản gồm các bản thuyết minh về kết quả điều tra về địa chất mỏ, cấu trúc mỏ, trữ lượng khoáng sản, chất lượng, v.v và các đánh giá về giá trị và điều kiện khai thác mỏ, các bản đồ địa hình, địa chất, khoáng sản, các bình đồ mặt cắt tính trữ lượng khoáng sản, các phụ lục trình bày về các số liệu phân tích, các kết quả nghiên cứu kỹ thuật làm giàu và chế biến khoáng sản, các bảng tính và thống kê trữ lượng khoáng sản, các số liệu về địa chất thuỷ văn, địa chất công trình phục vụ cho việc nghiên cứu các điều kiện khai thác mỏ

Ví dụ: Đề án nghiên cứu triển vọng Cu – Ni và các khoáng sản quý hiếm

đi kèm Tây bắc Việt Nam và chi tiết hoá một số vùng quan trọng; Đề án nghiên cứu triển vọng và khả năng sử dụng Vermiculit trên một số diện tích thuộc đới sông Hồng và đới Phan Si Pan;…

+ Các báo cáo Địa vật lý trình bày các kết quả nghiên cứu về địa vật lý theo các phương pháp: điện, trường từ (mặt đất và hàng không), trọng lực, phóng xạ v.v , gồm các bản thuyết minh, các phân tích dị thường, các bản đồ trường từ, bản đồ phóng xạ, bản đồ trường trọng lực, bản đồ điện trở xuất, v.v , các số liệu đo vẽ và các kết quả tính toán về các tham số địa vật lý tại các vùng điều tra

Ví dụ: Đề án Xây dựng quy phạm kỹ thuật thăm dò phóng xạ và hoàn thiện quy phạm kỹ thuật thăm dò điện từ mặt đất; Đề án áp dụng tổ hợp các phương pháp địa vật lý trên mặt để xác định sự tồn tại tầng chứa nước trong các đứt gãy, hang Karst đới dập vỡ nứt nẻ; Đề án nghiên thử nghiệm các phương pháp với thiết bị công nghệ và kỹ thuật mới của địa vật lý có khả năng phát hiện các thân quặng ẩn sâu, …

+ Các báo cáo địa chất thuỷ văn - địa chất công trình: trình bày các kết quả điều tra, đánh giá và dự báo các điều kiện địa chất thuỷ văn, địa chất công

trình của các tầng chứa nước, nghiên cứu động thái, đánh giá trữ lượng và chất lượng nước dưới đất v.v , gồm các bản thuyết minh, các bản đồ địa chất thuỷ văn địa chất công trình, các biểu đồ quan trắc động thái nước dưới đất v.v , các số liệu quan trắc về động thái, các số liệu phân tích thành phần hoá học, thành phân vi trùng của nước, các số liệu phân tích tính chất cơ lý của đất đá, các tính toán tham số địa chất thuỷ văn địa chất công trình, các tính toán trữ lượng nước v.v

+ Các báo cáo địa chất đô thị trình bày các kết quả điều tra về địa chất, địa mạo, địa chất thuỷ văn, địa chất công trình, địa chất môi trường, tình trạng

sử dụng đất, hiện trạng đô thị v.v gồm các bản thuyết minh, các bản đồ, số liệu minh giải về các kết quả điều tra về các lĩnh vực đã nêu

Ví dụ: Điều tra địa chất đô thị Đà Nẵng - Hội An; Điều tra đia chất đô thị khu vực thành phố Huế;…

+ Các báo cáo địa chất môi trường gồm các bản thuyết minh, các bản đồ,

số liệu minh giải về các kết quả điều tra;

Rõ ràng là tài liệu của Viện rất đa dạng, nội dung phong phú phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan về các lĩnh vực địa chất và khoáng sản trên phạm vi toàn quốc Do đó, khối lượng tài liệu lưu trữ này đặc biệt có giá trị không những đối với Viện mà còn có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, đối với lĩnh vực nghiên cứu lịch sử nói chung và nhiều hoạt động khác

b, Đặc điểm về quá trình hình thành tài liệu lưu trữ của Viện

Thông thường các Đề tài nghiên cứu khoa học chia làm 3 loại: Đề tài cấp Nhà nước (đề tài cấp Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ và đề tài cấp nhà nước thuộc Chương trình khoa học và công nghệ đặc thù do Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý); đề tài cấp Bộ; đề tài cấp cơ sở

Đề tài thuộc Chương trình khoa học và công nghệ trọng điểm cấp Nhà nước, đề tài độc lập cấp Nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý là

đề tài cấp Nhà nước có mục tiêu nhằm giải quyết những vấn đề quan trọng, cấp bách hoặc có phạm vi rộng, liên quan đến nhiều Bộ, ngành và địa phương, nhiều lĩnh vực chuyên ngành khác nhau

Đề tài thuộc các Chương trình khoa học và công nghệ đặc thù do Bộ Tài nguyên và Môi trường chủ trì quản lý là đề tài cấp Nhà nước có mục tiêu nhằm giải quyết những vấn đề quan trọng, cấp bách, có nội dung phù hợp với khung các Chương trình khoa học và công nghệ đặc thù đã được Bộ trưởng

Bộ Khoa học và Công nghệ phê duyệt

Đề tài cấp Bộ là đề tài có mục tiêu nhằm giải quyết những nhiệm vụ cấp bách, trọng tâm của Chiến lược, Chương trình mục tiêu, Chương trình hành động, kế hoạch khoa học và công nghệ 05 năm, quy hoạch các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Tài nguyên và Môi trường

Đề tài cấp cơ sở là đề tài có mục tiêu giải quyết những vấn đề khoa học

và công nghệ có phạm vi nhỏ, do các đơn vị thuộc Bộ đề xuất và được Bộ cho phép thực hiện; có tổng kinh phí được phê duyệt không quá 300 triệu đồng và thời gian thực hiện không quá 12 tháng

Trình tự tiến hành thực hiện đề tài và lập báo cáo:

Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ thành lập Hội đồng cơ sở và tổ chức họp Hội đồng xác định danh mục các đề tài cấp Bộ đề xuất hàng năm, báo cáo Thứ trưởng phụ trách chuyên ngành

Các đơn vị trực thuộc Bộ hoàn chỉnh hồ sơ gồm: danh mục đề tài sắp xếp theo thứ tự ưu tiên; phiếu đề xuất của từng đề tài; biên bản họp Hội đồng xác định danh mục đề tài của đơn vị gửi về Bộ Tài nguyên và Môi trường (qua Vụ Khoa học và Công nghệ) theo thời hạn quy định

Riêng đối với đề tài cấp Nhà nước do Bộ Khoa học Công nghệ quản lý thì sau khi hoàn chỉnh hồ sơ Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường ký văn bản gửi Bộ Khoa học Công nghệ

Trên cơ sở ý kiến của Hội đồng (xin ý kiến Bộ Khoa học và Công nghệ

về Danh mục đề tài đối với đề tài cấp Nhà nước) tổng hợp trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường xem xét, phê duyệt Danh mục các đề tài để công bố

* Đối với đề tài cấp cơ sở thì đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức họp Hội đồng xác định danh mục đề tài cấp cơ sở

Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ lựa chọn danh mục đề tài (theo thứ tự

ưu tiên) và dự kiến kinh phí gửi Bộ Tài nguyên và Môi trường (qua Vụ Khoa học và Công nghệ)

Vụ Khoa học và Công nghệ tổ chức thẩm định, xin ý kiến các Thứ trưởng phụ trách chuyên ngành; hoàn chỉnh, trình Bộ trưởng xem xét, phê

duyệt danh mục, tổng kinh phí đề tài cấp cơ sở mở mới hàng năm và thông báo cho đơn vị bằng văn bản

+ Trình tự xét duyệt thuyết minh

Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường thành lập Hội đồng xét duyệt, tuyển trọn đề tài;

Hội đồng tuyển chọn, xét chọn tổ chức họp cho ý kiến về Thuyết minh

đề tài, năng lực nghiên cứu của các tổ chức, cá nhân đề xuất thực hiện đề tài; kiến nghị Ban chủ nhiệm lựa chọn tổ chức, cá nhân thực hiện đối với mỗi đề tài thuộc Danh mục đề tài Sau đó, trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường phê duyệt tổ chức, cá nhân trúng tuyển chủ trì các đề tài thuộc Danh mục đề tài

+ Thẩm định, phê duyệt thuyết minh đề tài

Đối với các đề tài cấp Nhà nước do Bộ Khoa học Công nghệ quản lý thì

do Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định nội dung và kinh phí của các đề tài Đối với các đề tài cấp Nhà nước thuộc Chương trình khoa học và công nghệ đặc thù do Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý, Ban chủ nhiệm Chương trình tổ chức thẩm định nội dung và kinh phí của các đề tài trình Bộ trưởng xem xét, phê duyệt

Đối với đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ thì Vụ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế (đối với các đề tài có nội dung hợp tác quốc tế) và các cơ quan có liên quan tổ chức thẩm định nội dung thuyết minh;

Vụ Tài chính thẩm định dự toán kinh phí của đề tài Vụ Khoa học và Công nghệ tổng hợp, xin ý kiến các Thứ trưởng phụ trách chuyên ngành; hoàn chỉnh, trình

Bộ trưởng phê duyệt thuyết minh và dự toán kinh phí đề tài

Đề tài cấp Bộ giao trực tiếp, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức ký hợp đồng khoa học và công nghệ Đề tài cấp Bộ tuyển chọn, Vụ Khoa học và Công nghệ tổ chức ký hợp đồng khoa học và công nghệ

Đối với đề tài khoa học công nghệ cấp cơ sở thì đơn vị quản lý khoa học

và công nghệ của các đơn vị trực thuộc Bộ chủ trì, phối hợp với đơn vị quản

lý tài chính của đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức thẩm định thuyết minh và dự toán kinh phí của đề tài Trong trường hợp tổng dự toán vượt quá 10% kinh phí đã được Bộ phê duyệt phải báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường xem xét, quyết định

+ Tiến hành khảo sát, thực địa và làm báo cáo

Sau khi đề tài được cấp trên phê duyệt các cán bộ, tổ chức thực hiện đề

tài bắt đầu tiến hành công tác đi thực địa để điều tra, khảo sát, đo đạc, lấy số liệu, tổng hợp số liệu viết báo cáo, lập bản đồ

+ Trình tự đánh giá, nghiệm thu

Việc đánh giá, nghiệm thu đề tài cấp Nhà nước thực hiện theo Thông tư

số 12/2009/TT-BKHCN ngày 08 tháng 5 năm 2009 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học và công nghệ, dự

+ Đăng ký, lưu giữ và sử dụng thông tin

Sau khi Đề tài kết thúc phải giao nộp:

Nộp 01 bộ về Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (đối với

đề tài cấp Nhà nước và cấp Bộ)

Nộp 01 bộ về Bộ Tài nguyên và Môi trường (đối với đề tài cấp Nhà nước

và cấp Bộ)

Nộp 01 bộ về Trung tâm Lưu trữ Địa chất

Chủ nhiệm đề tài nộp 01 bộ tại Lưu trữ của Cơ quan chủ trì đề tài

Khuyến khích ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ theo quy định tại Điều 31 Nghị định số: 81/2002/NĐ - CP

Kết quả nghiên cứu của đề tài được công bố trên Tạp chí Tài nguyên và Môi trường và trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài nguyên và Môi trường Thành phần giao nộp gồm: báo cáo tổng kết, báo cáo tóm tắt, 02 trang tóm tắt kết quả nghiên cứu (tiếng Việt và tiếng Anh) và đĩa CD lưu trữ đầy đủ sản phẩm và các báo cáo chuyên đề (đối với tài liệu được cấp kinh phí Nhà nước)

c, Đặc điểm về thể loại và cách trình bày

Tài liệu lưu trữ của Viện rất đa dạng về thể loại: báo cáo, bản đồ, bản vẽ, thuyết minh, thông tư, quyết định, hợp đồng,,

Cách thức trình bày rất phong phú có yếu tố toán học, hình học, ký hiệu, qui ước ngành Ví dụ:

- Ký hiệu

Ký hiệu nhóm đá trầm tích, núi lửa và vụn núi lửa (theo Quy chế tạm thời về lập bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản , Bộ Công nghiệp, Hà Nội - 2001) như sau:

- Quy ƣớc

Bản đồ địa hình hệ quy chiếu mới VN – 2000 (theo Quy chế tạm thời về lập bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản , Bộ Công nghiệp, Hà Nội - 2001) gồm các loại sau:

+ Bản đồ tỷ lệ 1/200.000 (1/100.000): Bản đồ khái quát;

+ Bản đồ tỷ lệ 1/ 50.000 (1/25.000): Bản đồ sử dụng làm việc và thành lập báo cáo

- Yếu tố hình học (theo Quy chế tạm thời về lập bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản , Bộ Công nghiệp, Hà Nội - 2001) đƣợc quy định nhƣ sau:

Quazit (224,224,0) Đá phiến kết tinh cao nhôm

(255,236,176)

(vi kết tinh) (237,255,208) (255,220,208)

- Yếu tố toán học

+ Tham số độ dốc địa hình sẽ đƣợc tính toán dựa theo công thức của Evens -Young là:

2 2

G H 100

Trong đó:

xi – giá trị của kênh i

xj – giá trị của kênh

Do đó, đòi hỏi người tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải có hiểu biết

về chuyên môn của ngành, nếu người làm công tác tổ chức khoa học tài liệu không có sự am hiểu về chuyên môn riêng biệt thì không thể hiểu được nội dung tài liệu mình đang làm, không thể đọc được các ký hiệu, bản vẽ Bởi vậy, muốn tổ chức được khối tài liệu này đòi hỏi người làm công tác tổ chức khoa học tài liệu phải tự nghiên cứu, tìm tòi, cơ bản hiểu được lĩnh vực hoạt động của cơ quan mình Đồng thời ngay từ khi đầu vào cũng như trong quá trình tổ chức nên phối hợp với các cán bộ công tác chuyên môn, bởi họ là những người thực sự am hiểu chuyên môn sâu

1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Viện

Tài liệu chuyên môn đặc thù của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản

có ý nghĩa hết sức đặc biệt Nó vừa là nguồn tài sản vô cùng quý báu đối với Viện nói riêng và của cả nước nói chung:

Nó là bằng chứng chứng minh cho sự hình thành, phát triển của Viện

Sở dĩ nói như vậy là vì không có cơ quan, đơn vị, tổ chức nào có thể tồn tại và hoạt động được mà không cần sản sinh ra một khối lượng tài liệu nhất định Đồng thời tài liệu lưu trữ cũng là căn cứ để cán bộ, viên chức trong Viện có thể giải quyết công việc của mình

Phục vụ công tác quản lý nhà nước

Dựa trên các tài liệu nghiên cứu - điều tra về địa chất Khoáng sản đã tạo luận cứ khoa học phục vụ công tác quản lý các hoạt động khoáng sản, cũng như xây dựng quy hoạch phát triển công nghiệp khai khoáng ở Việt Nam Trên thực tế, dựa vào những tài liệu điều tra nghiên cứu có được Viện đã đề xuất nhiều quy trình, quy phạm kỹ thuật như: (Quy chế phương pháp địa hoá

tìm kiếm khoáng sản rắn; Quy phạm kỹ thuật thăm dò phóng xạ và hoàn thiện Quy phạm kỹ thuật thăm dò điện và từ mặt đất; Tiêu chuẩn nước khoáng Việt Nam; Quy trình công nghệ tìm kiếm nước dưới đất trong hang Karst, đứt gãy, đới đập vỡ nứt nẻ bằng tổ hợp phương pháp địa vật lý), xây dựng tiêu chuẩn ngành: (Quy trình công nghệ Địa vật lý tìm kiếm quặng vàng gốc, đồng và chì kẽm ở Việt Nam);…

Là căn cứ phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các vụ việc, công trình Đồng thời là căn cứ pháp lý để quy trách nhiệm cho các bên liên quan

Ví dụ với tài liệu khảo sát công trình A, với nền đất đá này thì phải sử dụng vật liệu B, với nền đất kia thì sử dụng vật liệu C Nhưng khi thi công lại rút ruột sử dụng những vật liệu không đạt tiêu chuẩn, không đúng quy định

Do đó nhìn vào tài liệu khảo sát và thực tế cán bộ thanh tra, kiểm tra có thể đánh giá chất lượng cũng như mức độ vi phạm mắc phải (nếu có)

Ý nghĩa về mặt kinh tế

Vượt qua nhiều khó khăn, bằng trí tuệ sáng tạo, kinh nghiệm thực tế và

sự đoàn kết Viện Khoa học Địa chất đã góp phần làm rõ bức tranh về cấu trúc

vỏ trái đất, môi trường địa chất và phát hiện, thăm dò các loại tài nguyên, từ dầu mỏ đến các loại khoáng sản rắn và nước dưới đất Do đó các tài liệu điều tra cơ bản hình thành trong hoạt động của Viện đã, đang và sẽ được khai thác triệt để sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng tổ quốc Việt Nam giàu mạnh

Trong các năm gần đây, công tác nghiên cứu, điều tra địa chất khoáng sản đã liên tục phát hiện các vùng mỏ mới có quy mô lớn, giá trị kinh tế cao như titan – zircon, bauxit, sắt laterit, đồng, chì - kẽm, magnesit, liti… đã tìm được nhiều nguồn nước dưới đất phục vụ sinh hoạt và phát triển kinh tế tại các vùng đảo, vùng sâu, vùng xa đặc biệt khó khăn

Các công trình đã xuất bản như: “Tài nguyên khoáng sản Việt Nam” (1996) và kết quả nghiên cứu đề tài “Xác lập luận cứ khoa học, đánh giá định lượng, định hướng phát triển việc sử dụng hợp lý tài nguyên khoáng sản Việt Nam đến năm 2020” là những công trình tổng hợp thông qua việc kiểm kê một cách có hệ thống hiện trạng tiềm năng nguồn tài nguyên khoáng sản của đất nước Đồng thời, các yếu tố về kinh tế địa chất, tác động môi trường và phát triển bền vững đối với từng loại khoáng sản chủ yếu cũng đã được phân tích theo hướng dự báo nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và xu thế phát triển công nghiệp khai khoáng của khu vực và thế giới Các luận cứ khoa học được

đề xuất trên mang một ý nghĩa thực tế quan trọng, góp phần định hướng sử dụng hợp lý tài nguyên khoáng sản trong một chiến lược phát triển công nghiệp khai khoáng nhất quán của Việt Nam từ nay đến 2020

Tài liệu của Viện còn là căn cứ để xây dựng công trình, sản phẩm

Các công trình lớn như nhà cửa, cầu đường, hầm mỏ trước khi thi công đều cần phải có tài liệu về khảo sát, thiết kế như: Nghiên cứu tiêu chuẩn về địa chất công trình, cơ học đất đá và nền móng; Khảo sát độ sụt lún, độ sâu; Ứng dụng các kết quả nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới trong khảo sát, thiết kế, thi công nền móng công trình;… Những tài liệu khảo sát về địa chất

sẽ giúp cho các công trình thi công được thuận lợi, đảm bảo độ an toàn, tránh những nguy hiểm, rủi ro, tốn kém và giảm tối đa chi phí cho chủ đầu tư

Tài liệu còn là căn cứ để sửa chữa, bão dưỡng các công trình khi các công trình ấy xảy ra sự cố

Ví dụ: Đập thuỷ điện Ban Tiện ở huyện Sóc Sơn, Hà Nội Đập được xây dựng trước những năm 70 của thế kỷ trước, từ năm 2010 do điều kiện nắng nóng kéo dài, ở đập đã phát hiện thấy 7 vết nứt ngang thân đập, có chiều rộng

1 - 3 cm, xuyên thông từ thượng lưu về hạ lưu, gây nguy cơ rò rỉ nước và vỡ đập khi mùa mưa lũ đến Vì vậy cần thiết phải tiến hành khảo sát, đánh giá

nguyên nhân hình thành vết nứt, đánh giá an toàn đập và lựa chọn giải pháp

xử lý khẩn cấp trước mùa mưa lũ Do đó đã hình thành Đề án nghiên cứu nguyên nhân hình thành vết nứt, đánh giá an toàn và giải pháp xử lý khẩn cấp cho đập Ban Tiện, huyện Sóc Sơn, Hà Nội

Ý nghĩa về mặt xã hội

Căn cứ vào các tài liệu nghiên cứu của Viện về điều tra địa chất môi trường, tai biến địa chất góp phần phòng ngừa và giảm thiểu tác hại của các hiện tượng thiên nhiên như: đặc điểm tai biến địa chất dọc sông Đà đoạn từ Hoà Bình đến Việt Trì liên quan với hoạt động kiến tạo hiện đại; trượt lở đất vùng nhiệt đới ẩm và vấn đề cảnh báo chúng - lấy thí dụ ở các tỉnh Cao Bằng

và Hà Giang; Ứng dụng trồng cỏ vectiver để ngăn chặn sự mất dinh dưỡng và sói mòn đất; Hiện trạng ô nhiễm môi trường nước biển ven bờ ở cửa sông Hồng tại Thái Bình và Nam Định; Đặc điểm phân bố các khoáng sản đặc biệt

và độc hại ở tỉnh Quảng Nam, các giải pháp phòng ngừa tác động của chúng đến môi trường; tài liệu nghiên cứu về khảo sát đánh giá hiện trạng, nguy cơ trượt lở đất một số đoạn trên tuyến đường Hồ Chí Minh, quốc lộ 1 và đề xuất biện pháp xử lý đảm bảo an toàn giao thông, sản xuất, sinh hoạt của các vùng dân cư

Ý nghĩa về mặt văn hoá

Một số di sản địa chất đã được phát hiện và nghiên cứu làm sáng danh các di sản thiên nhiên Việt Nam Trong thập kỷ qua, tiếp cận và hội nhập với phong trào nghiên cứu bảo tồn di sản địa chất, các nhà địa chất của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đã gặt hái được những thành công đáng kích lệ Đã nghiên cứu, lập hồ sơ, trình duyệt và được UNESCO và được công nhận 2 di sản thiên nhiên thế giới là vịnh Hạ Long và vùng Karst Phong Nha _ Kẻ Bàng Đã điều tra đánh giá sơ bộ được tiềm năng di sản địa chất Việt Nam Đã nghiên cứu chi tiết di sản địa chất và các lĩnh vực liên quan

theo các tiêu chí về công viên địa chất để xây dựng hồ sơ đề nghị UNESCO xét duyệt, công nhận công viên địa chất quốc tế Cao nguyên đá Đồng Văn (Hà Giang) Vì vậy, khi muốn tìm hiểu về các di sản văn hoá này cần phải tìm đến những tài liệu nghiên cứu về nó Hay nói cách khác những tài liệu nghiên cứu khoa học được lưu trữ lại này như một minh chứng về những nét đẹp văn hoá độc đáo của nước ta

Ý nghĩa về mặt khoa học

Tài liệu khoa học tại cơ quan bản thân nội dung của nó đã thể hiện trình độ tiến bộ khoa học công nghệ, là cơ sở để các công trình điều tra nghiên cứu sau tham khảo, kế thừa và phát triển, giúp cho những người đi sau có được thông tin

về lịch sử vấn đề đã nghiên cứu sau tham khảo, kế thừa, phát triển, giúp cho những người đi sau có được thông tin về lịch sử vấn đề đã nghiên cứu từ đó có thể kế thừa, xác định hướng nghiên cứu mới, tránh được nghiên cứu lặp

Hơn nữa các báo cáo kết quả nghiên cứu điều tra trình bày tại Hội nghị khoa học địa chất và khoáng sản không chỉ có ý nghĩa rất quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước nói chung mà còn có ý nghĩa đặc biệt

để phát triển năng lực khoa học và công nghệ của ngành địa chất khoáng sản Việt Nam nói riêng

Từ cuối những năm 90 trở về trước, Viện đã thực hiện một số nhiệm vụ

đo vẽ lập bản đồ địa chất, điều tra khoáng sản tỷ lệ: 1: 50.000 (Các nhóm tờ Thanh Sơn – Thanh Thuỷ, Bình Gia, Thanh Mọi, Thuận Châu, Tú Lệ - Văn Bàn, Cẩm Phả…) Trên cơ sở kết quả thu được và thực trạng của công tác này Viện đã đề xuất việc đổi mới theo hướng rút ngắn thời gian đo vẽ và tập trung đầu tư chủ yếu vào công tác đánh giá và dự báo tài nguyên địa chất, cũng như

xu thế hội nhập khu vực và thế giới Các bản đồ địa chất tỷ lệ: 1:1.000.000 (phần miền bắc và toàn lãnh thổ) là những công trình có tính tổng hợp cao, có

giá trị tham khảo khá tốt, kịp thời đáp ứng cho ngành Địa chất triển khai những nhiệm vụ nghiên cứu – đánh giá tài nguyên

Ý nghĩa về mặt lịch sử

Bản thân tài liệu lưu trữ nói chung và của Viện nói riêng thời gian sử dụng lâu dài, phản ánh chân thực các mặt đời sống của xã hội, điều kiện tự nhiên – môi trường sống của loài người, sự tác động của con người đối với tự nhiên Nếu nghiên cứu tổng hợp, phân tích các nguồn sử liệu đó sẽ hiểu được các quy luật vận động, phát triển của khoa học trái đất, góp phần làm giàu cho kho tàng tri thức nhân loại và xã hội loài người

Ý nghĩa to lớn đó của tài liệu do Viện sản sinh ra được bắt nguồn từ các đặc điểm riêng biệt của chúng

1.3 Khái niệm cơ bản về tổ chức khoa học tài liệu:

Là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm

tài liệu

Nói cách khác, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài liệu vào một trật tự khoa học với một hệ thống các công cụ tra cứu phụ vụ công tác thống kê, bảo quản và công tác tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ Trong tổ chức khoa học tài liệu việc phân loại chúng là nội dung cơ bản

1.4 Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.4.1 Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Mục đích cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ vào một hệ thống thống nhất nhằm bảo quản sự vẹn toàn và phát huy giá trị của chúng, cụ thể là:

+ Thông qua tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ nắm chắc được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ hiện đang bảo

quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được thực hiễn dễ dàng và chuẩn xác

+ Tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ được thuận lợi, qua việc phát huy phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự thiếu đủ của tài liệu lưu trữ Đối với từng loại tài liệu được phân loại

rõ ràng sẽ giúp cơ quan có những biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ

an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật tài liệu

+ Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả Thể hiện là công việc tra tìm ở nội bộ và mạng Lan diện rộng có thể phục vụ nhiều độc giả cùng khai thác

+ Tổ chức khoa học giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, chính sách an ninh quốc gia Tài liệu lưu trữ thu thập đầy đủ thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu khác một cách hiệu quả Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu cũng như ý thức bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy hiệu quả tài liệu lưu trữ trong công cuộc hiện đại hóa công nghiệp hóa đất nước

1.4.2 Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Ba yêu cầu cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó là:

- Phải đảm bảo tính khoa học: Cấp độ phân loại tài liệu lưu trữ phải phù hợp, không được lẫn lộn giữa bộ tài liệu (hay hồ sơ) với các đơn vị bảo quản