Luận văn Lưu Trữ Học Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Bởi vì tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách đầy đủ và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện; là cơ sở, là tiền đề để cơ quan lưu trữ cấp trên nắm được tình hình thự

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.Vương Đình Quyền

Hà Nội – 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các các huyện, tỉnh, luận văn thạc

sỹ và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của của Nhà nước, cơ quan cấp Bộ, cấp tỉnh, cấp huyện nhưng đã được chú thích

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

TÁC GIẢ

Trần Văn Quang

MỤC LỤC

Trang

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH 12

CHƯƠNG 1 CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY 12

1.1 Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện 12

1.2 Tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp huyện 14

1.2.1 Hội đồng nhân dân huyện 14

1.2.2 Ủy ban nhân dân huyện 16

1.2.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện 17

1.2.4 Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân 19

1.2.5 Các cơ quan nhà nước trực thuộc ngành dọc 20

1.2.6 Các doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước 22

1.3 Các loại hình tài liệu của lưu trữ cấp huyện 23

1.4 Khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước cấp huyện 25

1.5 Nội dung của tài liệu lưu trữ cấp huyện 29

1.5.1 Tài liệu của HĐND 29

1.5.2 Tài liệu của UBND 30

1.5.3 Tài liệu của Phòng Nội vụ 36

1.5.4 Tài liệu của Phòng Tư pháp 38

1.5.5 Tài liệu của Phòng Tài chính – Kế hoạch 39

1.5.6 Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường 40

1.5.7 Tài liệu của Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội 40

1.5.8 Tài liệu của Phòng Văn hóa Thông tin 41

1.5.9 Tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo 41

1.5.10 Tài liệu của Phòng Y tế 41

1.5.11 Tài liệu của Phòng Công thương 42

1.5.12 Tài liệu của Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 42

1.5.13 Tài liệu của Thanh tra huyện 43

1.5.14 Tài liệu của Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân huyện 43

1.5.15 Tài liệu của Kho bạc nhà nước, Chi cục thống kê và Chi cục thuế 44

1.6 Giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nước cấp huyện 45

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY 51

2.1 Khái niệm về tổ chức, quản lý và quản lý nhà nước 51

2.2 Tổng quan các quy định của Nhà nước về tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện 54

2.3 Thực trạng tổ chức và cán bộ của lưu trữ cấp huyện 60

2.3.1 Tình hình tổ chức bộ máy của lưu trữ cấp huyện 60

2.3.2 Tình hình cán bộ phụ trách quản lý lưu trữ cấp huyện 65

2.4 Thực trạng quản lý Nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện 70

2.4.1 Ban hành văn bản quản lý 70

2.4.2 Chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 74

2.4.2.1 Quản lý công tác thu thập, bổ sung của lưu trữ huyện 74

2.4.2.2 Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 79

2.4.2.3 Quản lý công tác bảo quản tài liệu của lưu trữ huyện 80 2.4.2.4 Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu của lưu trữ huyện 83

2.4.3 Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác lưu trữ tại cấp huyện 85 2.4.4 Kiểm tra về công tác lưu trữ tại cấp huyện 87 2.4.5 Quản lý nhà nước của cấp huyện đối với lưu trữ cấp xã 89

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ

3.1 Khái quát ưu điểm, hạn chế trong tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện 94 3.1.1 Ưu điểm trong tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện 94 3.1.2 Hạn chế trong tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện 94 3.2 Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức và quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện 97 3.2.1 Lãnh đạo các cấp chưa coi trọng đúng mức công tác lưu trữ cấp huyện 97 3.2.2 Sự thiếu thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ 97 3.2.3 Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước 99 3.2.4 Còn thiếu công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm và thiếu các công trình nghiên khoa học chuyên sâu đối với lưu trữ cấp huyện 100 3.3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện 100 3.3.1 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về tổ chức lưu trữ cấp huyện 100

3.3.1.1 Về mặt tổ chức cần ổn định cho lưu trữ cấp huyện 100 3.3.1.2 Phương án một cơ quan quản lý nhà nước và nhiều lưu

trữ cơ quan ở cấp huyện 102 3.3.1.3 Phương án một cơ quan quản lý nhà nước, một lưu trữ lịch sử và nhiều lưu trữ cơ quan ở cấp huyện 106 3.3.1.4 Bố trí đủ số lượng và nâng cao chất đội ngũ cán bộ lưu trữ cấp huyện 109

3.3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quản lý lưu trữ cấp huyện 111

3.3.2.1 Lãnh đạo cấp huyện cần phải được trang bị những kiến thức cần thiết về công tác lưu trữ 111 3.3.2.2 Cần thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện 112 3.3.2.3 Tăng cường vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ trung ương đến điạ phương 114 3.3.2.4 Nhà nước cần tăng cường đầu tư kinh phí cho lưu trữ cấp huyện 116 3.3.2.5.Cần phải quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lưu trữ tại cấp huyện 117 3.3.2.6 Cần phải thực hiện các công trình nghiên cứu chuyên sâu thiết thực đối với lưu trữ cấp huyện 118 3.3.2.7 Đối với việc quản lý lưu trữ cấp xã hiện nay 118 3.3.2.8 Cần phải thu thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ những năm trước đây 119

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 122 PHẦN PHỤ LỤC 132

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

02 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá Việt Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác Những giá trị văn hoá đó được ghi dấu và lưu giữ lại thông qua các di sản văn hoá, trong đó tài liệu lưu trữ là dạng di phi sản vật thể có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nước và giữ nước của dân tộc ta Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển công tác lưu trữ Việt Nam nói chung và tổ chức, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói riêng là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳng định những thành tựu đã đạt được, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn công tác lưu trữ nước nhà trong thời gian tới

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục cũng được thành lập sau

đó không lâu Đây là cơ quan quản lý công tác lưu trữ đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Nhưng có thể nói, hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta chỉ thực sự được hình thành kể từ khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng

ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chính phủ ngày 04/9/1962 Trong suốt hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đến nay một hệ thống tổ chức lưu trữ đã được hình thành tương đối rõ nét từ trung ương đến địa phương, với nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý ngành ở trung ương đến Trung tâm Lưu trữ ở các tỉnh (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ), các lưu trữ chuyên ngành, các phòng lưu trữ trực thuộc văn phòng các Bộ, Đặc biệt, ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông

tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp Có thể nói, Thông tư 40 ra đời đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với

ngành lưu trữ Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ ở các địa phương, trong đó có huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện) Lưu trữ cấp huyện trong thời gian qua

đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ, phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ trên các mặt của đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì lưu trữ cấp huyện đã và đang phải đối mặt với nhiều vấn đề nan giải, những tồn tại, cần phải được nhanh chóng tháo gỡ, củng cố và hoàn thiện Một trong nhiều vấn

đề mà lưu trữ cấp huyện cần phải được củng cố, hoàn thiện đó là tổ chức và quản

lý nhà nước về công tác này Đây là vấn đề đang được xã hội quan tâm, nhất là những năm gần đây, công tác lưu trữ ngày càng đóng góp quan trọng vào sự phát triển của cơ quan, tổ chức nói riêng và xã hội nói chung Xung quanh vấn đề này vẫn còn nhiều những ý kiến trái chiều, chưa đi đến thống nhất Cho đến nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng để tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

ở địa phương, trong đó bao gồm quản lý nhà nước về lưu trữ ở quận, huyện, thị

xã, thành phố thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động tổ chức, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại cấp huyện vẫn còn nhiều bất cập

Nguyên nhân của thực trạng này là mặc dù Nhà nước đã ban hành những văn bản quy phạm pháp luật quy định về nội dung trên, song vẫn còn một số quy định trong các văn bản chưa nhất quán, chưa rõ ràng; hệ thống văn bản ban hành chồng chéo; một số nội dung của văn bản sau phủ định văn bản ban hành trước Cùng với đó là sự thay đổi liên tục về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ và cơ quan quản lý, khiến hoạt động của lưu trữ cấp huyện không

ổn định Do đó, dẫn đến thiếu thống nhất trong việc tổ chức, quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ tại cấp huyện Trong khi đó, muốn quản lý tập trung công tác lưu trữ trong cả nước cần phải có sự thống nhất về mặt tổ chức, quản lý từ trung ương đến địa phương

Công tác lưu trữ là một nội dung giữ vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của cấp huyện Bởi vì tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách đầy đủ và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện; là cơ sở, là tiền đề

để cơ quan lưu trữ cấp trên nắm được tình hình thực tế nhằm giúp cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện được thực hiện tốt hơn Vì vậy,

để công tác lưu trữ cấp huyện đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả, ngày càng phục vụ hơn nữa phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện thì trước hết, việc tổ chức, quản lý lưu trữ cấp huyện được đặt ra và cần phải giải quyết

Với mong muốn giúp độc giả, các cơ quan hữu quan có một cái nhìn khái quát, tổng thể về thực trạng và đề xuất các giải pháp về tổ chức, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp huyện trong giai đoạn hiện nay đã khiến

chúng tôi quyết định chọn đề tài:“Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:

- Thứ nhất, làm rõ hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước cấp huyện trên cơ

sở đó trình bày khái quát thành phần, nội dung, khối lượng và giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống này;

- Thứ hai, nghiên cứu phản ảnh, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp huyện hiện nay, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của vấn đề này;

- Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp

về tổ chức và quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp huyện để mang lại hiệu quả cao

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này chúng tôi tập trung chủ yếu vào nghiên cứu:

- Hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước cấp huyện (làm rõ chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy);

- Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nước cấp huyện;

- Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp huyện hiện nay;

- Các giải pháp tổ chức và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp huyện

* Về phạm vi nghiên cứu

Với quy mô của một luận văn cao học, do điều kiện và khả năng vì vậy chúng tôi chủ yếu nghiên cứu về tổ chức và quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý của UBND và sự chi phối

của HĐND cấp huyện Về thời gian nghiên cứu đề tài “Tổ chức và quản lý lưu

trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” từ năm 1998 - tính từ thời

điểm Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP

về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp cho đến nay

Mặt khác, trong Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 có công nhận sự tồn tại song song của hai hệ thống lưu trữ là Lưu trữ Nhà nước Việt Nam và Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Hiện nay, lưu trữ Đảng được tổ chức có hệ thống từ trung ương đến địa phương Cụ thể ở cấp địa phương (tại cấp tỉnh thành lập phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy đặt trong văn phòng tỉnh ủy; cấp huyện thành lập kho lưu trữ huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy đặt trong văn phòng huyện ủy) Vì vậy, để đảm bảo tính trọn vẹn của đối tượng nghiên cứu, trong phạm vi luận văn này, chúng tôi chỉ đề cập tới việc tổ chức và quản lý

về lưu trữ Nhà nước ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện)

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này chúng tôi tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Làm rõ hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước cấp huyện;

- Khái quát thành phần, nội dung, khối lượng và giá trị tài liệu lưu trữ của bộ máy nhà nước cấp huyện;

- Thực trạng tổ chức, biên chế lưu trữ cấp huyện hiện nay;

- Tình hình quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện;

- Những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện;

- Những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đề tài “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố

thuộc tỉnh” không phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên được đề cập

tới Tổ chức và quản lý lưu trữ ở cấp địa phương nói chung đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và chất lượng công tác của các cơ quan tại địa phương Chính vì vậy đã có các công trình nghiên cứu về lưu trữ ở địa phương được thực hiện một cách nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng như thực tiễn Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, chúng tôi đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học…có liên quan đến đề tài Cụ thể là:

- Hệ thống lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái

quát trong các xuất bản phẩm như: “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 2002; “Lưu trữ Việt Nam - những

chặng đường phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ

Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của

PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vương Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;

- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các

kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề tài

Đề tài đã khái quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan, đưa ra những luận giải dựa trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ chức lưu trữ các cấp và đề xuất xây dựng hệ thống lưu trữ từ cấp trung ương đến địa phương trong đó bao gồm cả cấp huyện;

- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà

nước về công tác văn thư lưu trữ, năm 2001, do PGS.TS.Dương Văn Khảm

UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, tập san Văn thư Lưu trữ

số 1/1980;“Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã”

của tác giả Vương Đình Quyền, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1990; “Quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của

Nguyễn Mạnh Cường, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, số 8/2010;

- Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học viên cao học khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các nghiên cứu, tìm hiểu về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ

thống lưu trữ các cấp, như luận văn thạc sỹ của Trần Thanh Tùng “Hoàn

thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; nghiên cứu riêng cho

lưu trữ huyện như luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học

để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm

2003, đề tài này tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở để thực hiện một

nghiệp vụ cụ thể công tác lưu trữ cấp huyện; luận văn thạc sỹ của Phạm Thị

Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp

huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009, đề tài này phản ánh công tác lưu

trữ cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố Hà Nội nhưng ở một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp huyện Trong luận văn này, chúng tôi có kế thừa và phát triển một phương án về tổ chức lưu trữ cấp huyện của tác giả Ngoài ra còn có các khóa

luận tốt nghiệp như: “Mạng lưới các kho, các Trung tâm Lưu trữ Nhà nước

qua 40 năm chặng đường hình thành và phát triển’’ của Nguyễn Thị Chinh,

năm 2002; “Tổng luận các nghiên cứu về vấn đề quản lý lưu trữ địa phương ở

nước ta” của Vũ Thị Ngoan, năm 2011; “Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng” của Nguyễn Thị

Minh Thu, năm 2011;

Tuy nhiên, trong các nghiên cứu đó, chưa một nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về: Thực trạng tổ chức, biên chế; tình hình quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện; những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện; những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện trên phạm vi rộng gồm một số tỉnh, thành phố của khu vực miền Bắc, khu vực miền Trung, khu vực Tây Nguyên Đây chính là điểm khác biệt trong đề tài của chúng tôi so với các đề tài trước đó

6 Tài liệu tham khảo

- Các giáo trình, sách chuyên khảo về lịch sử tổ chức các cơ quan nhà nước, lịch sử hành chính nhà nước, lịch sử ngành lưu trữ Việt Nam như: Lịch

sử nhà nước và pháp luật Việt Nam của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, xuất bản năm 1997; Lịch sử hành chính nhà nước Việt Nam của Học viện Hành chính, xuất bản năm 2009; Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của PGS.Vương Đình Quyền xuất bản năm 2002; Lịch

sử Lưu trữ Việt Nam của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vương Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;

-Các văn bản của Nhà nước quy định về tổ chức và hoạt động của các

cơ quan nhà nước cấp huyện qua các thời kỳ; những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác lưu trữ, các hướng dẫn về lưu trữ cấp huyện của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như: Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư số 04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Công văn số 26/LTNN – NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện;

- Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sỹ, các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học liên quan đến công tác lưu trữ địa

phương đặc biệt lưu trữ cấp huyện như: Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý

luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do

PGS.Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề tài; luận văn thạc sỹ của Nguyễn

Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà

nước ở cấp huyện”, năm 2003, luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh

“Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của

7 Phương pháp nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, trước hết chúng tôi vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng và thường xuyên mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo các phòng Nội vụ, cán bộ lưu trữ về công tác lưu trữ tại các huyện, quận như:

Quận Cầu Giấy, quận Tây Hồ (thành phố Hà Nội); thành phố Hải Dương,

huyện Thanh Miện (tỉnh Hải Dương); huyện Yên Lạc, huyện Vĩnh Tường (tỉnh Vĩnh phúc); thành phố Tuyên Quang, huyện Na Hang (tỉnh Tuyên Quang), huyện Tiền Hải (tỉnh Thái Bình) Về nội dung khảo sát tập trung chủ yếu vào các nội dung như tình hình thực hiện các văn bản của nhà nước,

tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ sở vật chất, tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, những khó khăn, thuận lợi của lưu trữ cấp huyện;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm phương pháp được chúng tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài Do phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú Vì vậy, đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này;

- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu được phân tích, tổng hợp và thống kê chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lưu trữ cấp huyện với các quy định hiện hành của Nhà nước Trên cơ sở đó để tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt cũng như các quan điểm, ý kiến, đánh giá của các huyện tại các khu vực mà chúng tôi khảo sát

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn của đề tài

- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận, thực tiễn đã cung cấp các giải pháp nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả trong việc tổ chức

và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện ở các khu vực đến khảo sát nói riêng và các huyện trên phạm vi toàn quốc nói chung

9 Bố cục của luận văn

Luận văn của chúng tôi được cấu tạo gồm 03 phần:

- Phần mở đầu: giới thiệu chung về đề tài, trong đó nêu các cơ sở để triển khai và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong qúa trình thực hiện

- Phần nội dung chính gồm 03 chương:

Chương 1 Cơ quan nhà nước cấp huyện và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của hệ thống cơ quan này

Trong chương này chúng tôi trình bày hệ thống các cơ quan nhà nước cấp huyện; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống cơ quan này

Chương 2 Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện hiện nay

Với những thông tin thu thập được qua việc khảo sát tại một số khu vực như đã nêu ở trên, chúng tôi phản ảnh, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ huyện hiện nay ở các khía cạnh như: tổ chức bộ

máy lưu trữ; công tác cán bộ lưu trữ; tổ chức thực hiện các văn bản về công

tác lưu trữ; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ; bố trí cơ sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ; mối quan hệ giữa lưu trữ cấp huyện và lưu trữ cấp

xã trong giai đoạn hiện nay

Chương 3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện

Trên cơ sở thực trạng như đã phân tích ở chương 2, từ đó chúng tôi chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện

Phần 3: Kết luận

Phần này là tổng kết của tác giả về qúa trình thực hiện và kết quả triển khai đề tài đồng thời, đề xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần được tiếp tục nghiên cứu trong các công trình tiếp theo

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả cũng nhận được sự đồng tình ủng hộ và sự giúp đỡ, cộng tác các cán bộ, công chức, viên chức đang công tác trong ngành lưu trữ từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ tại các huyện; lãnh đạo các Phòng Nội vụ, Văn phòng mà tác giả đến thực tế khảo sát; thầy, cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các bạn đồng nghiệp Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của NGƯT.PGS.Vương Đình Quyền Qua đây cho phép tác giả gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến sự giúp đỡ quý báu đó

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn về địa bàn khảo sát rộng, đề tài chưa có nhiều nghiên cứu, tài liệu tham khảo và những biến động về tổ chức lưu trữ cấp huyện Hơn nữa việc khảo sát và tìm hiểu thực tế tại các huyện đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo Phòng nội vụ, Văn phòng UBND huyện để trao đổi rất khó khăn Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định Tác giả mong nhận được

sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2014

Học viên

Trần Văn Quang

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH

CHƯƠNG 1 CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN VÀ

THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY

1.1 Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện

Huyện là đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh, đã hàng nghìn năm tồn tại

ở nước ta Nhìn tổng thể, trong thời kỳ phong kiến, đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh ( đạo, lộ, trấn) được chia thành các cấp phủ, huyện, châu

Phủ được đặt ở đồng bằng và trung du, là cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và huyện Mỗi phủ gồm một số huyện, dưới huyện là tổng, dưới tổng là xã Tổng được đặt dưới thời vua Minh Mạng, là cấp hành chính trung gian giữa huyện và xã Châu là đơn vị hành chính tương đương với huyện được đặt ở miền núi Đứng đầu phủ, huyện, châu có tri phủ, tri huyện và tri châu Đây là cấp hành chính chịu sự kiểm soát và chi phối chặt chẽ của chính quyền cấp tỉnh (đạo, lộ, trấn)

Sau khi xâm lược nước ta, thực hiện chính sách “chia để trị’’ thực dân

Pháp đã chia vùng Đông Dương làm 5 xứ, trong đó Việt Nam được tách thành 3

kỳ, dưới kỳ là các tỉnh, dưới cấp tỉnh là cấp huyện, dưới cấp huyện là cấp xã

Quản lý cấp xã là các “Hội đồng tộc biểu’’ và “Hội đồng kỳ mục’’ 1

kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa I đã thông qua bản Hiến pháp đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Theo điều 57, Hiến pháp 1946, lãnh thổ nước ta chia thành bộ: Bắc Bộ, Trung Bộ, Nam Bộ Mỗi bộ chia thành tỉnh; mỗi tỉnh chia thành huyện; mỗi huyện chia thành xã Điều 58, Hiến pháp 1946 đã khảng định: Mỗi tỉnh, thành phố, thi xã và xã có Hội đồng nhân dân và Ủy ban hành chính Riêng ở bộ và huyện, chỉ có ủy ban hành chính, trong đó ủy ban hành chính bộ do Hội đồng các tỉnh và thành phố bầu ra, còn Ủy ban

hành chính huyện do Hội đồng các xã bầu ra [39;21]

Sau khi Hiến pháp 1946 có hiệu lực, mặc dù có một vài thay đổi trong thời gian đầu khi mới bắt đầu hoạt động, nhưng cấp huyện được xác định là một cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và xã Việc chia tách và sáp nhập các đơn vị hành chính ở Việt Nam được diễn ra nhiều lần do hoàn cảnh chiến tranh và sự thay đổi trong quy định của các bản Hiến pháp từ Hiến pháp 1946 đến Hiến pháp 1992, Hiến pháp 2013 Sự thay đổi này chủ yếu diễn ra ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, còn cấp huyện từ khi được quy định trong Hiến pháp 1946 đến nay về cơ bản không thay đổi vị trí pháp lý Khi Hiến pháp 2013 được ban hành, các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc trung ương vẫn được là đơn vị hành chính cấp trung gian giữa cấp tỉnh và cấp

xã Quận, huyện đều là đơn vị hành chính có vị trí pháp lý như nhau, nhưng quận là đơn vị hành chính trong nội thành của các thành phố trực thuộc trung ương; huyện là đơn vị hành chính của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Tương đương với quận, huyện còn có các thị xã và các thành phố trực thuộc tỉnh Quận và thành phố thuộc tỉnh có tính chất đặc trưng của đô thị, huyện có đặc trưng của nông thôn; thị xã là tên gọi của cấp hành chính tương đương quận, huyện nhưng có tính chất của vùng nông thôn bán đô thị Các thành phố

và thị xã trực thuộc tỉnh thường là trung tâm hành chính của tỉnh nên trong một tỉnh thường chỉ có thành phố hoặc thị xã, còn quận là đơn vị hành chính trong nội thành, một thành phố có thể gồm nhiều quận Vì thế, cấp huyện là

khái niệm mà chúng tôi sử dụng kể từ đây là để gọi chung cho các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc các tỉnh, thành phố đến khảo sát

Với vị trí là một đơn vị hành chính cấp trung gian, cấp huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh được thiết lập bộ máy nhà nước với đầy đủ ba hệ thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính - hành pháp

và và cơ quan tư pháp Bên cạnh các cơ quan trong bộ máy nhà nước thì nhiều

cơ quan khác cũng được thiết lập ở cấp huyện phối hợp với bộ máy nhà nước trong việc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ kinh tế - xã hội trên địa bàn

1.2 Tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp huyện

Bộ máy nhà nước ở địa phương được thiết lập ở các cấp hành chính lãnh thổ: cấp tỉnh, huyện, xã Các cơ quan này được thiết lập để quản lý địa phương bảo đảm thực hiện thống nhất có hiệu quả Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên trên địa bàn lãnh thổ Căn cứ vào việc tổ chức bộ máy hành chính theo lãnh thổ, bộ máy nhà nước cấp huyện bao gồm các cơ quan:

1.2.1 Hội đồng nhân dân huyện

Cơ quan quyền lực nhà nước là HĐND huyện “Hội đồng nhân dân là

cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng

và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên’’ [48;5]

Với vị trí pháp lý là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, HĐND huyện thực hiện hai chức năng cơ bản:

Một là, Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa

vụ của địa phương đối với cả nước

Hai là, Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh

tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương

Về nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND huyện được quy định thống nhất tại các điều từ điều 19 đến điều 25 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân năm 2003 Các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định cụ thể trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; lĩnh vực thi hành pháp luật; lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính [48;19-23]

Trên đây là những chức năng, nhiệm vụ chung cho HĐND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Tuy nhiên, do tính chất khác biệt về địa bàn quản lý giữa quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cho nên Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 quy định thêm những nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND quận và HĐND thị xã, thành phố thuộc tỉnh

HĐND làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm Trong mỗi nhiệm kỳ, HĐND thảo luận và ra nghị quyết về các vấn đề thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của mình tại các

kỳ họp HĐND HĐND họp thường lệ mỗi năm hai kỳ, trong trường hợp cần thiết, HĐND có thể tổ chức các kỳ họp chuyên đề hoặc họp bất thường

Cơ cấu tổ chức của HĐND gồm thường trực HĐND và các ban của HĐND (Ban Kinh tế - xã hội; Ban Pháp chế) Thường trực HĐND huyện gồm chủ tịch, phó chủ tịch và ủy viên thường trực, là cơ quan làm việc thường xuyên của HĐND, thực hiện những nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và những nhiệm vụ do HĐND giao trong thời gian HĐND không họp

1.2.2 Ủy ban nhân dân huyện

Vị trí pháp lý: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan

chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên” [48;6]

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Về nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện được quy định thống nhất tại các điều từ Điều 97 đến Điều 110 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân năm 2003 Các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định cụ thể trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai; lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải; lĩnh vực thương mại, dịch vụ

và du lịch; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính [48; 78]

Do có những khác biệt khác biệt về địa bàn quản lý giữa quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cho nên Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 quy định thêm những nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận và UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh

UBND huyện làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm UBND huyện được tổ

ủy viên Luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003 cũng phân định rõ những vấn

đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và những vấn đề do Chủ tịch UBND quyết định

Để đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, đáp ứng yêu cầu thực tiễn và triển khai thực hiện các quyết định đó được chính xác, đầy đủ và kịp thời, UBND huyện được sự tham mưu, giúp việc của các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND

1.2.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND cấp huyện gồm có các

cơ quan chuyên môn sau:

Phòng Nội vụ Phòng Tài nguyên và Môi trường Phòng Tư pháp Phòng Văn hoá và Thông tin Phòng Tài chính-Kế hoạch Phòng Giáo dục và Đào tạo Phòng Lao động -Thương binh và Xã hội Phòng Y tế

Văn phòng HĐND-UBND Thanh tra huyện

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Nghị định này quy định tổ chức một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện như: Ở các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, các huyện có tốc độ phát triển kinh tế - xã hội nhanh và tốc độ đô thị hóa cao được thành lập Phòng Kinh tế; Phòng Quản lý đô thị Ở các huyện thành lập Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Phòng Công Thương

Đối với việc tổ chức các cơ quan chuyên môn ở các huyện đảo: Căn cứ vào các điều kiện cụ thể của từng huyện đảo, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn

thuộc Ủy ban nhân dân huyện đảo; số lượng cơ quan chuyên môn của Ủy ban

nhân dân huyện đảo không quá 10 phòng

Về vị trí và chức năng của cơ quan chuyên môn

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương Cụ thể như, Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng Phòng Tài chính - Kế hoạch: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư; đăng

ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh [27;2]

Qua nội dung trên ta thấy, so với HĐND thì tính chất hoạt động chấp hành và điều hành của UBND phức tạp hơn nhiều về hình thức, đa dạng về nội dung, bám sát với những thay đổi trên các mặt của đời sống kinh tế - xã hội trên địa bàn, nên tổ chức và hoạt động của UBND huyện đa dạng hơn Với tính chất hoạt động như vậy, sẽ chi phối đến khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện

1.2.4 Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân

Các cơ quan kiểm sát và xét xử gồm Viện kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân Đây là cơ quan tư pháp ở cấp huyện, có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ sự nghiêm minh của pháp luật trên địa bàn

Theo Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2002: Tòa án nhân dân huyện

là cơ quan xét xử của địa phương, xét xử những vụ án hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh tế, hành chính và giải quyết những việc khác

theo quy định của pháp luật [49;68-69]

Tòa án Nhân dân huyện có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản

là bảo vệ sự nghiêm minh của pháp luật và góp phần giáo dục ý thức pháp luật cho công dân Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân huyện là xét xử sơ thẩm những vụ án theo quy định của pháp luật tố tụng

Để thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn trên, Tòa án nhân dân huyện có Chánh án, một hoặc hai Phó chánh án, Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân và Thư ký tòa án Giúp việc cho Tòa án nhân dân huyện gồm các bộ phận hành chính, văn thư-lưu trữ, kế toán và những bộ phận khác nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của Tòa án

Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002: Viện kiểm sát nhân dân huyện là cơ quan thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp ở địa phương theo quy định của pháp luật [49;100-101]

Viện kiểm sát nhân dân thực hiện chức năng, nhiệm vụ bằng những công tác sau đây:

- Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc điều tra các vụ án hình sự của các cơ quan điều tra và các cơ quan khác được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra;

- Điều tra một số loại tội phạm hoạt động tư pháp mà người phạm tội là cán bộ thuộc các cơ quan tư pháp;

- Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc xét xử các vụ án hình sự;

- Kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, hành chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật;

- Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc thi hành bản án, quyết định của Tòa án nhân dân;

- Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tạm giam, quản

lý và giáo dục người chấp hành án phạt tù [49;101-102]

Giúp việc cho Viện kiểm sát nhân dân huyện gồm các bộ phận hành chính, văn thư-lưu trữ, kế toán và những bộ phận khác nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan này

Như vậy, các cơ quan tư pháp hoạt động tương đối độc lập với chính quyền địa phương Mối liên hệ của cơ quan tư pháp với chính quyền địa phương thể hiện chủ yếu và rõ nhất ở sự ràng buộc về tổ chức và hoạt động với vai trò của HĐND, trong đó HĐND có quyền giám sát hoạt động của các

cơ quan này và bầu ra Chánh án Tòa án nhân dân nhằm đảm bảo thực hiện quyền lực của nhân dân địa phương Mặt khác, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan tư pháp có sự phối hợp chặt chẽ với UBND trong việc triển khai công tác điều tra, xét xử, giáo dục cho người dân Đồng thời UBND cần đảm bảo các điều kiện cần thiết để cơ quan tư pháp có thể tiếp cận tài liệu, con người nhằm phục vụ cho hoạt động điều tra, xét xử Ngoài ra, UBND huyện còn quản lý và thực hiện công tác thi hành những bản

án do Chánh án Tòa án nhân dân quyết định dưới sự giám sát của Viện Kiểm sát Nhân dân

1.2.5 Các cơ quan nhà nước trực thuộc ngành dọc

Bên cạnh sự tồn tại và phối hợp hoạt động giữa ba hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước, hành chính- hành pháp và tư pháp, thì trên địa bàn ở cấp huyện còn có những cơ quan nhà nước thực hiện những nhiệm vụ kinh tế - xã hội như: Cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, công an huyện, ban chỉ huy quân sự huyện, bưu điện huyện, ngân hàng, kho bạc, quản lý thị trường

Theo quy định, các cơ quan này không chịu sự quản lý, chỉ đạo của HĐND và UBND mà chịu sự quản lý trực tiếp của cấp trên theo ngành dọc Tuy nhiên, trong qúa trình hoạt động để thực thi nhiệm vụ cũng như đảm bảo vai trò giám sát của HĐND và vai trò điều hành của UBND tại địa phương, các cơ quan này có mối liện hệ chặt chẽ với các cơ quan trong bộ máy chính quyền Đồng thời để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế-xã hội trên địa bàn, các cơ quan chính quyền cũng phải kết hợp chặt chẽ với những ngành có liên quan trong quá trình thực thi nhiệm vụ của mình Các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành dọc ở cấp huyện bao gồm:

Công an huyện: Là đơn vị lực lượng vũ trang địa phương có chức

năng đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn huyện và thực hiện các nhiệm vụ do cấp trên giao

Ban chỉ huy quân sự huyện: Có chức năng đảm bảo hoạt động quân

sự trên địa bàn huyện, đảm bảo chính sách quân nhân dự bị, thực hiện chính sách dự bị động viên, tuyển quân, huấn luyện

Chi cục thuế huyện: Chi cục Thuế huyện là đơn vị chức năng thuộc

Cục thuế có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

Tổ chức và hoạt động của Chi cục Thuế tương đối độc lập với cơ quan của chính quyền địa phương, nhưng việc thực hiện các nhiệm vụ về quản lý thuế trên địa bàn huyện có vai trò rất quan trọng đối với việc triển khai các nhiệm vụ kinh tế - xã hội ở địa phương Vì vậy, Chi cục Thuế phải đảm bảo việc báo cáo tình hình công tác thu ngân sách cho UBND huyện, tham mưu cho chính quyền địa phương để lập và thực hiện dự toán ngân sách nhà nước

Bảo hiểm xã hội huyện: Là tổ chức sự nghiệp, có chức năng thực hiện

các chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm

xã hội trên địa bàn huyện Với chức năng này, Bảo hiểm xã hội huyện là cơ quan có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức và các chế độ bảo hiểm khác đối với công dân tại địa phương

Kho bạc nhà nước huyện: Là tổ chức trực thuộc Kho bạc nhà nước

tỉnh, thành phố, có chức năng thực hiện nhiệm vụ của Kho bạc nhà nước trên địa bàn Theo Quyết định số 748/KB/TCCQ ngày 24 tháng 12 năm 2003 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Kho bạc nhà nước huyện thì Kho bạc nhà nước huyện là đơn vị thực hiện dịch vụ tín dụng cho các cơ quan nhà nước ở địa phương, thiết lập và quản lý tài khoản của các cơ quan này Đồng thời trong quá trình hoạt động, Kho bạc nhà nước huyện có mối liên hệ với chính quyền địa phương trong việc đảm bảo quản lý và sử dụng hiệu quả ngân sách nhà nước và thực hiện nghĩa vụ ngân sách với cấp trên

1.2.6 Các doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước

Cùng với hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước trên địa bàn huyện, còn có hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị sự nghiệp Các cơ quan này thực hiện nhiệm vụ công dưới sự quản lý của nhà nước tại địa phương

Các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn huyện: Các doanh nghiệp

nhà nước thuộc sự quản lý trực tiếp của chính quyền địa phương và do UBND quyết định thành lập nhằm đảm bảo phục vụ các hoạt động về sản xuất, kinh doanh, sinh hoạt tại cấp huyện như các doanh nghiệp kinh doanh về nước sạch, điện lực huyện, bưu điện huyện

Các đơn vị sự nghiệp của huyện: Các đơn vị sự nghiệp của huyện bao

gồm các đơn vị được thành lập theo quyết định của UBND huyện, hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ công theo các nhiệm vụ do chính quyền giao Các đơn vị sự nghiệp này chủ yếu hoạt động trong các lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thể dục – thể thao, y tế với các đơn vị như: Nhà văn hóa, Nhà thi đấu, Thư viện, Trung tâm y tế, Trung tâm thể dục - thể thao, các trường cán bộ, trường dạy nghề, các trường phổ thông

Ngoài ra còn có các hội hoạt động bằng ngân sách nhà nước: Là những

tổ chức xã hội không thuộc cơ quan nhà nước được thành lập theo quyết định của UBND huyện và hoạt động dựa trên sự hỗ trợ của ngân sách nhà nước Các hội này hoạt động trong nhiều lĩnh vực và tùy thuộc vào nhu cầu quản lý, thực tiễn của từng địa phương mà chính quyền thành lập các hội khác nhau Các hội này không thuộc thành phần trong bộ máy nhà nước và không phải là các cơ quan nhà nước nhưng hoạt động của các hội này liên quan chặt chẽ với hoạt động quản lý của chính quyền và các nhiệm vụ tại địa phương, cho nên chúng có vị trí khá quan trọng trong hệ thống các cơ quan ở cấp huyện Các hội được thành lập khá phổ biến ở cấp huyện như: Hội Khuyến nông; Hội Khuyến học; Hội Chữ thập đỏ; Hội Người cao tuổi

Qua việc trình bày ở nội dung trên ta thấy, hệ thống các cơ quan nhà nước cấp huyện tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với số lượng lớn

cơ quan, tổ chức thuộc các loại hình cơ quan khác nhau và hoạt động trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Mỗi cơ quan, tổ chức trong hệ thống có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một vai trò nhất định trong việc đảm bảo sự phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện Sự đa dạng trong tổ chức

và hoạt động của các cơ quan này là yếu tố quan trọng quyết định khối lượng, loại hình, thành phần, nội dung, giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện

1.3 Các loại hình tài liệu của lưu trữ cấp huyện

Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan,

tổ chức tại cấp huyện cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng Theo lý luận của lưu trữ học, có nhiều cách phân loại tài liệu của các cơ quan, tổ chức như: Phân loại tài liệu theo vật mang tin (tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử), phân loại tài liệu theo nội dung (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật và công nghệ ) Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin thì tài liệu giấy và tài liệu nghe nhìn là hai loại hình tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện hiện nay

a.Tài liệu giấy: gồm hai loại chủ yếu

- Thứ nhất, tài liệu hành chính: Chủ yếu là hệ thống các văn bản quản

lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn trong lưu trữ cấp huyện và được hình thành từ các nguồn sau:

+ Tài liệu do các cơ quan nhà nước cấp huyện ban hành Đây là loại tài liệu có giá trị thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nước cấp huyện Bởi vì nội dung của những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước cấp huyện

+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cấp trung ương, cấp tỉnh) chỉ đạo trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kế hoạch Nội dung tài liệu do các cơ quan cấp trên gửi xuống cấp huyện phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách, quy định của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước cấp huyện có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phương

+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghị quyết, thông báo, công văn để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện

+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm tờ trình, báo cáo, công văn để báo cáo tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương, biện pháp, cách thức giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của các cơ quan nhà nước cấp huyện

+ Ngoài ra, trong thành phần tài liệu hành chính có đơn, thư, góp ý, kiến nghị, khiếu nại tố cáo của cán bộ, công chức, viên chức, của quần chúng nhân dân về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của các

cơ quan nhà nước cấp huyện

- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nhà nước đã dành phần

ngân sách đáng kể trong đó có cấp huyện để thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khọc học; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên tại địa phương Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa

b.Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn là tài liệu hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm Loại tài liệu này có đặc điểm chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn, sinh động thu hút sự chú ý bằng

âm thanh, hình ảnh Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim Tài liệu nghe nhìn ở cấp huyện chủ yếu tài liệu ảnh với những hình ảnh về các kỳ họp của HĐND – UBND, hình ảnh về các sự kiện quan trọng của địa phương như khởi công các công trình xây dựng lớn,

tổ chức các lễ kỷ niệm

c Tài liệu điện tử: Với quá trình tin học hóa ngày càng sâu rộng trong

nhiều lĩnh vực, trong đó có quản lý hành chính nhà nước đang tạo ra xu thế hình thành tài liệu điện tử ở cấp huyện Theo đó, tài liệu lưu trữ điện tử là thành phần quan trọng sẽ xuất hiện trong tương lai ở cấp huyện

Như vậy, xuất phát từ sự đa dạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện nên tài liệu lưu trữ hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan này khá đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại cấp huyện

1.4 Khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước cấp huyện

Cấp huyện, là một trong ba cấp của chính quyền Nhà nước địa phương Trong quá trình hoạt động các cơ quan Nhà nước cấp huyện đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn Điều đó được thể hiện qua bảng thống kê một số phòng ban chuyên môn của UBND các quận, huyện, thị xã, thành phố năm 2012

Các quận thuộc thành phố Hà Nội

bản đi

Số văn bản đến Số cặp

quận Cầu Giấy – thành phố Hà Nội

1 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 921 342

quận Tây Hồ – thành phố Hà Nội

1 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 1021 382

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Hải Dương

STT UBND các huyện, thành phố Số văn

bản đi

Số văn bản đến Số cặp thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương

2 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 560 1265

1 Phòng Văn hóa và Thông tin 218 981

2 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 460 965

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Tuyên Quang

STT UBND các huyện, thành phố Số văn

bản đi

Số văn bản đến Số cặp thành phố Tuyên Quang – tỉnh Tuyên Quang

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo 296 864

5 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 580 2055 12

Các huyện, thành phố thuộc tỉnh Hà Giang

STT UBND các huyện, thành phố Cặp ba dây Số mét

huyện Bắc Quang – tỉnh Hà Giang

Qua số liệu trên ta thấy, trong quá trình hoạt động các cơ quan Nhà nước cấp huyện hàng năm đã sản sinh ra một khối lượng văn bản, tài liệu lớn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp huyện Khối lượng văn bản, tài liệu các cơ quan của Nhà nước cấp huyện được hình thành liên quan trực tiếp đến việc xây dựng phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu Đặc biệt, liên quan đến bố trí đội ngũ cán bộ làm lưu trữ tại các phòng ban chuyên môn cũng như cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện phải đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng để thực hiện tốt công việc này Mặt khác, khi xem xét khối lượng tài liệu để xây dựng kho lưu trữ, bố trí cán bộ lưu trữ không chỉ căn cứ vào khối lượng đã hình thành, mà phải tính đến trong tương lai khối lượng tài liệu sẽ hình thành ngày càng nhiều, đóng góp ngày càng lớn vào hoạt động thực tiễn

và nghiên cứu lịch sử tại địa phương

1.5 Nội dung của tài liệu lưu trữ cấp huyện

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá tình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện qua các thời kỳ lịch sử khác nhau có ý nghĩa trên nhiều phương diện như chính trị, kinh tế, văn hóa- xã hội, an ninh quốc phòng, quản

lý lãnh thổ Tài liệu lưu trữ như bức tranh phản ánh đầy đủ, toàn diện các lĩnh vực hoạt động của cấp huyện Nội dung tài liệu lưu trữ cấp huyện được thể hiện như sau:

1.5.1 Tài liệu của HĐND: Tài liệu của các HĐND phản ảnh quá trình

hình thành HĐND; quá trình HĐND đại diện cho nhân dân địa phương đề ra các chính sách, biện pháp phát triển kinh tế trên địa bàn Điều đó chủ yếu thể hiện ở những nội dung sau:

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về tổ chức và hoạt động của HĐND các cấp;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo HĐND, thường trực HĐND, các ban HĐND huyện về tình hình công tác;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo của UBND huyện về việc thực hiện Nghị quyết của HĐND huyện;

- Hồ sơ về việc tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết của HĐND huyện;

- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi; đến của HĐND huyện;

- Hồ sơ các kỳ họp của HĐND huyện;

- Hồ sơ các phiên họp của thường trực HĐND huyện;

- Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát của HĐND, thường trực HĐND và các ban của HĐND huyện;

- Hồ sơ giải quyết đơn thư, tố cáo của HĐND huyện;

- Văn bản của cấp trên chỉ đạo, hướng dẫn về việc tổ chức bầu cử đại biểu HĐND cấp huyện;

-Danh dách ứng cử viên và hồ sơ ứng cử viên; danh sách cử tri; biên bản các cuộc họp hiệp thương, tiếp xúc cử tri; kết quả bầu cử;

- Tài liệu của HĐND cấp xã gửi cấp huyện để báo cáo các nhiệm vụ

1.5.2 Tài liệu của UBND: Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá

trình hình thành UBND; quá trình hoạt động tổ chức, điều hành các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn huyện theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ Nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan này trên các phương diện cụ thể như:

* Nhóm tài liệu tổng hợp:

- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về các vấn đề kinh tế - xã hội; hồ sơ kiểm tra tình hình chỉ đạo, thực hiện các chế độ, quy định về các vấn đề kinh tế - xã hội; hồ sơ về các hội nghị, kỳ họp của huyện; kỳ họp của UBND, thường trực UBND;

- Tài liệu về quy hoạch – kế hoạch – đầu tư: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về các vấn đề quy hoạch, kế hoạch, đầu tư; chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quy hoạch, kế hoạch, đầu tư của huyện;

hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện và đánh giá kết qủa các đề án, dự án, chương trình, mục tiêu, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của địa phương;

- Tài liệu về thống kê: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh

về lĩnh vực công tác thống kê, điều tra; chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác thống kê, điều tra của huyện; hồ sơ thống kê, điều tra cơ bản trên địa bàn huyện;

- Tài liệu về thi đua, khen thưởng: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về công tác thi đua, khen thưởng; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của huyện; hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân ở cấp khen thưởng Nhà nước và UBND huyện;

- Nhóm tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Tài liệu chỉ đạo của

cơ quan trung ương, của tỉnh về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác; báo cáo thống kê tổng hợp của UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

* Nhóm tài liệu kinh tế:

- Tài liệu tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí; chương trình, kế hoạch, báo cáo về tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí;

- Tài liệu về giá, thuế và quản lý thị trường: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về công tác giá cả, thuế và quản lý thị trường; báo cáo về tình hình giá cả, thị trường và công tác quản lý định hướng điều hành giá cả, thuế và quản lý thị trường của huyện;

- Tài liệu về tài chính doanh nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về hoạt động tài chính doanh nghiệp; báo cáo đánh giá tài chính doanh nghiệp hàng năm của huyện; tài liệu giải thể, phá sản doanh nghiệp;

- Ngân hàng, Kho Bạc: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về lĩnh vực ngân hàng, kho bạc; kế hoạch, báo cáo về tình hình hoạt động của các Ngân hàng, Kho bạc huyện

*Nhóm tài liệu Nông nghiệp-Lâm nghiệp-Ngư nghiệp-Thủy Thuỷ lợi:

sản Nông nghiệpsản Chính sách phát triển nông thôn: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về nông nghiệp và chính sách phát triển nông thôn; chương trình, kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực nông nghiệp và chính sách phát triển nông thôn của huyện; sổ sách thống kê theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp

về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của huyện

- Lâm nghiệp, ngư, thủy lợi: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về lĩnh vực lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi; tài liệu quản lý việc sử dụng đất lâm nghiệp; tài liệu về công tác hỗ trợ ngư dân, về công tác phòng chống bão lụt và bảo vệ hệ thống đê điều

* Nhóm tài liệu Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp

- Công nghiệp; tiểu-thủ công nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh; hồ sơ quản lý việc thực hiện chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây dựng và phát triển của các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế; tiểu-thủ công nghiệp

- Điện: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về lĩnh vực điện lực; kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực điện của huyện; hồ sơ xây dựng các công trình điện do cấp tỉnh đầu tư

- Giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh

về lĩnh vực giao thông vận tải; chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác giao thông vận tải của huyện; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải

* Nhóm tài liệu quản lý, xây dựng và phát triển đô thị

- Quản lý xây dựng cơ bản: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về công tác quản lý xây dựng cơ bản; chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng cơ bản của huyện; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa bàn (tổng thể, chi tiết )