Cần có 1 hình thức thực hiện mới để áp dụng qui trình quản lý chất lượng ISO 9001-2008 vào trong việc quản lý chất lượng đào tạo nghề hiện tại, đó là hình thức tin học hóa ISO, sẽ thực
Trang 1GVHD: GS TSKH HOÀNG KIẾM SVTH: Võ Đức Thiện
MSSV: CH1201067 LỚP: Cao học khóa 7
Đề tài
TRƯỜN
G HỌC
ĐIỆN
TỬ (E-SCHOOL
SYSTEM)
PP NC
Khoa
Học
Trang 2MỤC LỤC
PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 2
I Giới thiệu qui trình quản lý chất lượng ISO 9001-2008 áp dụng trong hệ thống đào tạo dạy nghề tại Việt Nam: 2
A Tổng quan: 2
B Ưu điểm khi áp dụng qui trình ISO 9001-2008: 3
C Khuyết điểm của hệ thống quản lý ISO 9001-2008 hiện tại: 3
II Mục tiêu kỹ thuật của đề tài: 6
PHẦN II: CÁC NGUYÊN TẮC SÁNG TẠO TRONG ĐỀ TÀI “E-SCHOOL” 9
I.Nguyên tắc phân nhỏ: 9
II Nguyên tắc tách khỏi: 9
III Nguyên tắc kết hợp: 10
IV Nguyên tắc chứa trong: 10
V Nguyên tắc dự phòng: 10
VI Nguyên tắc sao chép: 11
PHẦN III: TỰ ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP ĐỀ TÀI 12
I Tính mới và sáng tạo: 12
II Áp dụng và triển khai vào thực tế: 12
III Các hiệu quả kỹ thuật, công nghệ, kinh tế xã hội: 13
1 Về kỹ thuật, công nghệ : 13
2 Về kinh tế : 13
3 Về xã hội: 13
PHẦN IV: LỜI KẾT LUẬN 14
Trang 3PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI
I Giới thiệu qui trình quản lý chất lượng ISO 9001-2008 áp dụng trong hệ thống đào tạo dạy nghề tại Việt Nam:
A Tổng quan:
- Theo số lượng báo cáo của tổng cục dạy nghề thì hiện tại cả nước có 1233 cơ sở dạy nghề, bao gồm 123 trường Cao đẳng nghề (CĐN), 300 trường Trung cấp nghề (TCN)
và 810 Trung tâm dạy nghề(TTDN), ngoài ra còn có trên một ngàn cơ sở dạy nghề khác có tổ chức tuyển sinh học nghề theo 3 cấp trình độ
- Theo qui trình quản lý chất lượng ISO
9001-2008 thì hiện tại các trường đang áp dụng khoảng 20 qui trình cho các hình thức quản lý tại trường bao gồm:
1 SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG
4 QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG & ĐÀO TẠO NHÂN SỰ
5 THỦ TỤC KIỂM SOÁT THIẾT BỊ
6 QUI TRÌNH MỞ LỚP & TUYỂN SINH HỆ SCN-DNTX
7 QUI TRÌNH CHUẨN BỊ GIẢNG DẠY
8 QT XÂY DỰNG CTDT HỆ TCN-SCN-DNTX
9 QT BIÊN SOẠN TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
10 QT MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ
11 THỦ TỤC TUYỂN CHỌN GV-CTV
12 QT ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC TẬP HS HỆ TCN
13 QUI TRÌNH THI CUỐI KHÓA HỆ SCN-DNTX
14 QT QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG GIẢNG DẠY
15 QT NHẬN DẠNG TRUY TÌM NGUỒN GỐC DỊCH VỤ ĐÀO TẠO
16 QT THĂM DÒ VÀ PHÂN TÍCH Ý KIẾN HV TRONG ĐÀO TẠO
17 QT THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH Ý KIẾN HV SAU ĐÀO TẠO
18 TT ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
19 TT KIỂM SOÁT DỊCH VỤ ĐÀO TẠO KHÔNG PHÙ HỢP
Trang 420 TT KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA
- Tất cả các hoạt động bên trong nhà trường đều được phân tích và đưa vào qui trình, thực hiện dựa trên lưu đồ và các biểu mẫu(BM) thống nhất chung Được giám sát chặt chẽ của phòng đảm bảo chất lượng và các phòng ban liên quan, hàng năm đều có các cuộc đánh giá nội bộ và kiểm định đánh giá bên ngoài đến từng bộ phận và thành viên bên trong nhà trường
B Ưu điểm khi áp dụng qui trình ISO 9001-2008:
- Từ khi trường áp dụng theo chuẩn ISO 9001-2008 thì các trường triển khai đã có nhiều thay đổi tích cực về chất lượng quản lý, giáo dục đào tạo, số lượng học viên các hệ đào tạo tại các trường ngày càng tăng về số lượng lẫn chất lượng, đồng thời cũng nâng cao uy tín về thương hiệu của các trường
(hình minh họa: phòng lab thực hành của các trường dạy nghề)
C Khuyết điểm của hệ thống quản lý ISO 9001-2008 hiện tại:
- Do tất cả thủ tục quản lý và điều hành đều dựa trên các biểu mẫu văn bảng vì thế sinh
ra một số lượng rất lớn các giấy tờ sinh ra hàng năm, công tác kiểm soát hồ sơ sổ sách trở nên rất nặng nề và cồng kềnh cho các phòng ban và các khoa/trung tâm trong nhà trường, có thể liệt kê chi tiết như sau:
Trang 5+ Phòng đào tạo : phải lưu trữ các kế hoạch đào tạo hàng năm, các bộ chương trình đào tạo các ngành nghề và đề cương chi tiết các môn học của các khoa, phải lưu trữ số lượng lớn các kế hoạch giảng dạy của từng giáo viên tham gia giảng dạy các hệ dài hạn và ngắn hạn tại trường qua nhiều năm
+ Các khoa/Trung tâm : phải lưu trữ các biểu mẫu trong qui trình quản lý qui trình chuẩn bị giảng dạy của giáo viên bao gồm: sổ lên lớp, giáo án, số tay giáo viên,bảng điểm
+ Phòng hành chánh : phải lưu trữ hồ sơ về qui trình quản lý thiết bị, qui trình tuyển chọn và quản lý nhân sự, các biểu mẫu về lịch công tác hàng tuần
+ Phòng đảm bảo chất lượng : lưu trữ các biểu mẫu trong qui trình kiểm soát hành động khắc phục phòng ngừa
(Hình minh họa: quản lý hồ sơ giấy)
- Với số lượng biểu mẫu hồ sơ rất lớn thế này gây khó khăn cho bộ phận quản lý trong việc kiểm soát chất lượng, và khó khăn trong việc thống kê tìm kiếm, tốn chi phí rất lơn khi thay đổi và cập nhật nội dung & biểu mẫu
- Chi phí in ấn các biểu mẫu trước khi được phê duyệt (approve) và phải sửa đổi in lại nhiều lần khi không được lãnh đạo phê duyệt (reject) là 1 chi phí khá cao, đây cũng là
1 hạn chế khá lớn trong việc áp dụng qui trình ISO hiện tại
- Trên thực tế cán bộ, công nhân viên, giáo viên các trường triển khai cảm thấy khá phiền toái và mất thời gian khi thực hiện theo đúng qui trình ISO theo cách thủ công hiện tại, do đó chất lượng của việc áp dụng qui trình ISO sẽ kém hiệu quả, hình thức
Cần có 1 hình thức thực hiện mới để áp dụng qui trình quản lý chất lượng ISO
9001-2008 vào trong việc quản lý chất lượng đào tạo nghề hiện tại, đó là hình thức tin học hóa ISO, sẽ thực hiện và áp dụng hệ thống ISO 9001-2008 Online trên máy tính dựa trên 1 cổng thông tin trực tuyến (website portal) đối với tất cả các bộ phận, phòng ban trong
các trường nghề Vì thế "Hệ thống trường học điện tử (E-School)" ra đời để khắc phục
các điểm yếu của qui trình ISO truyền thống đối với nghiệp vụ sư phạm đào tạo nghề trong phạm vi các trường đào tạo dạy nghề trong cả nước.
Trang 7(Hình minh họa: Hệ thống phần mềm E-School)
II Mục tiêu kỹ thuật của đề tài:
"E-School" sẽ cung cấp 1 giải pháp để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đào tạo nghề
theo chuẩn ISO 9001-2008 thực hiện hoàn toàn trên máy tính dựa trên nền tảng website portal là 1 cổng thông tin điện tử tập trung cho toàn bộ các qui trình đang được áp dụng trong ISO tại trường đào tạo nghề trong cả nước
(Hình minh họa: các module tích hợp vào trong E-School)
- Tất cả các biểu mẫu trong các qui trình chuẩn của ISO được đưa vào áp dụng thực hiện
và lưu trữ tập trung trên 1 maý chủ (server), các thành viên tham gia vào trong qui trình
sẽ là 1 client sử dụng trình duyệt web (browser) để truy cập và thực hiện theo đúng nghiệp vụ như trong các lưu đồ đã được định nghĩa trong ISO Cơ chế thiết lập tạo mới biễu mẫu và duyệt (review) online thật sự tiện lợi thể hiện tính minh bạch công khai khi thực hiện tiến độ công việc, linh động khi lãnh đạo đi công tác có thể duyệt văn bản online không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của các qui trình
- Cơ chế bảo mật dữ liệu và phân quyền đúng đối tượng có quyền hạn thao tác với biểu mẫu và văn bảng giúp cho hệ thống luôn hoạt động ổn định và nhất quán dữ liệu
Trang 8- Vì là đặc thù của 1 trường dạy nghề nên trong hệ thống ISO có định nghĩa và đưa vào
áp dụng " QUI TRÌNH CHUẨN BỊ GIẢNG DẠY" và " QT QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
GIẢNG DẠY", các qui trình này đáp ứng theo đúng tiêu chí của quyết định
62/2008/QĐ-BLĐTBXH ban hành ngày 4/11/2008 của Bộ lao động thương binh & xã hội qui định về
việc thực hiện các hệ thống biểu mẫu, sổ sách quản lý dạy và học trong đào tạo nghề Trong các biểu mẫu trên thì có việc quản lý tình hình học tập và điểm danh học sinh, để
thay thế cho hình thức điểm danh truyền thống bằng sổ sách giấy tờ hiện tại thì
"E-School" đã tích hợp vào công nghệ mới & tiên tiến là hệ thống điểm danh & chấm công bằng máy quét thẻ từ dành cho giáo viên và học sinh trong quá trình lên lớp giảng
dạy & học tập Với hệ thống này đã giúp cho việc điểm danh của học sinh nhanh chóng
& chính xác tuyệt đối, giúp cho việc chấm công giờ dạy của giáo viên thuận tiện và hiệu quả, nhưng quan trọng hơn là hệ thống điểm danh này là 1 component tích hợp vào hệ
thống website portal của hệ thống E-School giúp thực hiện xuất ra dữ liệu các biểu mẫu
về "Sổ tay giáo viên" và "Sổ lên lớp" theo đúng quyết định 62/2008/QĐ-BLĐTBXH.
(Hình minh họa: học sinh trường nghề điểm danh bằng máy quét thẻ từ)
- Tiếp đến để khắc phục 1 tình trạng thực tế đang xảy ra trong đào tạo dạy nghề hiện nay
là "sự khác biệt giữa kế hoạch giảng dạy đề ra trên giấy và nội dung giảng dạy thực tế
trên lớp" của các giáo viên, "E-School" đã tích hợp thành công hệ thống đào tạo dạy
học trực tuyến moodle (e-learning) vào trong website portal hệ thống ISO 9001-2008
để syncronized dữ liệu từ Kế Hoạch Giảng Dạy & Giáo Án được giáo viên biên soạn trên
hệ thống ISO qua hệ thống moodle, từ đó việc dạy và học của giáo viên và học sinh đều được thực hiện thông qua hệ thống moodle này, giúp cho việc đồng nhất giữa giấy tờ và thực tế Tích hợp và vận hành được hệ thống e-learning (moodle) vào trong đào tạo nghề
đã giúp cho việc giảng dạy và học tập của giáo viên & học sinh trở nên thật sự chuyên nghiệp và hiệu quả, đây là 1 hình thức dạy học tiên tiến trên thế giới
Trang 9(Hình minh họa: tích hợp hệ thống moodle vào E-school)
Mục tiêu kĩ thuật tiếp theo của "Eschool" là đã xây dựng và tích hợp vào được hệ thống quản lý "Sổ liên lạc điện tử" giữa nhà trường và phụ huynh, học sinh thông qua hình thức tổng đài tin nhắn SMS Phụ huynh dễ dàng tra cứu thông tin về điểm số, thời khóa
biểu, tình hình học tập(điểm danh) của con em mình thông qua tổng đài tin nhắn SMS, hệ thống SMS này được tích hợp vào cơ sở dữ liệu trung tâm của hệ thống ISO 9001-2008, phân tích yêu cầu và sending về dữ liệu thu thập được
(Hình minh họa: hệ thống tổng đài tin nhắn SMS)
Với 1 hệ thống trung tâm thực hiện các nghiệp vụ quản lý theo ISO
9001-2008 kết hợp với các hệ thống tiên tiến tích hợp vào đã tạo nên được 1 hệ
thống quản lý giáo dục đào tạo nghề toàn diện và mang lại hiệu quả cao cho các trường dạy nghề trong cả nước.
Trang 10PHẦN II: CÁC NGUYÊN TẮC SÁNG TẠO TRONG ĐỀ TÀI “E-SCHOOL”
I.Nguyên t c phân nh : ắc phân nhỏ: ỏ:
Định nghĩa:
a Chia vật thể thành những phần độc lập
b Tạo một vật thể lắp ghép
c Tăng mức độ phân chia của vật thể
Áp dụng:
- Đề tài “E-School” áp dụng nguyên tắc phân nhỏ trong việc chia tách 1 hệ thống lớn thành các module nhỏ sau đó gôm các module này tích hợp lại để có 1 hệ thống lớn hoàn chỉnh
Trong qui trình quản lý ISO 9001-2008 mà các trường đang áp dụng thì có trên 20 qui trình Khi tin học hóa toàn bộ hệ thống này thì phải áp dụng nguyên tắc phân chia này để tách biệt phát triển từng qui trình thành các module như:
- Module quản lý qui trình chuẩn bị giảng dạy của giáo viên E-school đã xây dựng 1 hệ thống web application dựa trên nền tảng JAVA/SQL Server Với module này thì các giáo viên có thể soạn các biểu mẫu sau trực tiếp trên website như:
Chương trình đào tạo
Đề cương môn học
Kế hoạch giảng dạy
Giáo án
- Module E-learning, module Điểm danh máy quét thẻ, module khắc phục phòng ngừa cũng là kết quả của việc ứng dụng nguyên tắc phân nhỏ
- Việc phân nhỏ module riêng lẽ này sẽ không hiệu quả nếu không có sự lắp ghép và liên kết lại để tạo ra 1 sản phẩm hoàn chỉnh, nhờ cơ chế web portal nên có thể tích hợp các module này lại với nhau, giúp cho người sử dụng có thể truy xuất tài nguyên các module được cho phép với 1 lần đăng nhập duy nhất, thuận tiện nhất cho người sử dụng
II Nguyên t c tách kh i: ắc phân nhỏ: ỏ:
Định nghĩa:
a Trích (bỏ hoặc tách) phần hoặc tính chất « nhiễu loạn » ra khỏi vật thể hoặc,
b Trích phần hoặc tính chất cần thiết
Áp dụng:
Trong hệ thống này có 1 module được tách biệt ra khỏi các module khác chính là module
“Moodle Service”, đây là 1 window application dùng để tự động đồng bộ hóa dữ liệu là các kế hoạch giảng dạy và giáo án mà giáo viên tạo trên hệ thống website portal và tích hợp vào database của Moodle (e-learning) Do toàn bộ hệ thống E-School sử dụng nền tảng web JAVA và database SQL Server, tuy nhiên trong hệ thống có sử dụng 1 hệ thống mã nguồn mở E-learning nổi tiếng trên thế giới là Moodle (sử dụng database
Trang 11MySQL), vì thế phải xây dựng 1 module là 1 window service chuyên dùng để
synchronized dữ liệu từ hệ thống website portal và đổ vào database mysql của moodle để toàn bộ dữ liệu trên kế hoạch của giáo viên được đổ qua bên E-learning để giáo viên thuận tiện trong việc giảng dạy
- Việc áp dụng nguyên tắc này đã tạo ra được 1 module chức năng rất quan trọng giúp cho những người quản lý có thể theo dõi được các giáo viên có giảng dạy đúng những gì trong kế hoạch đã soạn không nhờ sự kết hợp hệ thống E-school và 1 mã nguồn mở thông minh Moodle
III Nguyên t c k t h p: ắc phân nhỏ: ết hợp: ợp:
Định nghĩa:
a Kết hợp về không gian những vật thể đồng nhất hoặc những vật thể dành cho những thao tác kề nhau
b Kết hợp về thời gian những thao tác đồng nhất hoặc kề nhau
Áp dụng:
Trong hệ thống E-school thì vận dụng rất nhiều nguyên lý kết hợp này để tạo ra sản phẩm nhiều chức năng có thể liệt kê ra như sau:
- Kết hợp 2 biểu mẫu Chương trình đào tạo và Đề cương môn học lại thành 1 quá trình xử
lý, vì đây thuộc phân quyền xử lý của vai trò trưởng bộ môn
- Kết hợp 2 biểu mẫu Kế hoạch giảng dạy và Giáo án thuộc phân quyền của Giáo viên
- Kết hợp giữa biểu mẫu Thời khóa biểu và lịch phân công giáo viên thuộc quyền xử lý của trưởng khoa
Nhờ vận dụng tốt nguyên lý kết hợp này đã tạo ra được 1 sản phẩm có sự phân nhóm rõ ràng từng vai trò, từng thành phần tham gia vào qui trình nghiệp vụ
IV Nguyên t c ch a trong: ắc phân nhỏ: ứa trong:
- Có thể thấy trong các qui trình quản lý ISO 9001-2008 trên hệ thống E-School đều có vận dụng nguyên tắc chứa trong, 1 qui trình nghiệp vụ của trưởng khoa là tạo Thời khóa biểu, phân công giáo viên, sắp lịch sử dụng phòng … Đều có sự tham gia của các vai trò khác như sự kiểm duyệt biểu mẫu của phòng đảm bảo chất lượng hay sự phê duyệt của Ban giám hiệu hay sự góp ý về phân bố tiến độ giảng dạy của phòng đào tạo
- Khi tin học hóa các qui trình này lên hệ thống E-School đòi hỏi phải có sự vận dụng hiệu quả nguyên lý chứa trong này cho các vai trò và thành phần bên trong liên quan và
có ảnh hưởng đến qui trình đang xây dựng
V Nguyên t c d phòng: ắc phân nhỏ: ự phòng:
- E-school áp dụng nguyên tắc dự phòng này vào trong kỹ thuật lập trình và xây dựng ứng dụng phần mềm trong khâu backup dữ liệu khi có sự cố Như chúng ta biết việc triển khai 1 ứng dụng ra cho 1 đơn vị sử dụng đòi hỏi phải có hệ thống máy chủ server để lưu
Trang 12trữ dữ liệu cũng như tài nguyên cho ứng dụng Qui tắc dự phòng được áp dụng để có 1 hệ thống server chuyên dụng có thể vượt qua được các sự cố liên quan đến hạ tầng nhơ cơ chế dự phòng đối với database được lưu trữ
VI Nguyên t c sao chép: ắc phân nhỏ:
Một đặc điểm nổi bật của E-school là sự thuận tiện cho người sử dụng bằng cách áp dụng nguyên tắc sao chép Giáo viên hàng năm giảng dạy các môn học đều phải xây dựng 1 bộ
hồ sơ bao gồm: đề cương, kế hoạch giảng dạy, giáo án….E-School có chức năng giúp cho giáo viên có thể sao chép các hồ sơ mình đã soạn 1 cách nhanh nhất giúp giảm thiểu thời gian soạn lại các biểu mẫu hồ sơ này Nhờ vận dụng tốt nguyên tắc này đã giúp cho
hệ thống E-School dễ dàng được End-user chấp nhận khi vận hành và triển khai vì có nhờ
có E-School giúp cho End-user 1 khối lượng công việc rất lớn