Xây dựng phần mềm quản lý quán Cafe Khoảng Lặng

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thời gian… Trong thời gian học tập tại Trường Đại h

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU 3

PHẦN MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 :KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 6

1.1Mục đích yêu cầu : 6

1.2Tìm hiểu chung về quản lý quán Cafe : 7

1.2.1Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý quán Cafe : 7

1.2.2Tổ chức quản lý các quán Cafe hiện nay : 7

1.2.2.1Quản lý kho hàng : 7

1.2.2.2Phục vụ khách hàng : 7

1.2.2.3Quản lý bán hàng, doanh thu : 8

1.2.2.4Ưu nhược điểm của hệ thống quản lý quán Cafe trên : 8

1.3Khảo sát hiện trạng của quán Cafe : 8

CHƯƠNG 2 :PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HỆ THỐNG & THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 11 2.1PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HỆ THỐNG : 11

2.1.1Biểu đồ ngữ cảnh : 11

2.1.1.1Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống : 11

2.1.1.2Biểu đồ ngữ cảnh chức năng bán hàng : 12

2.1.1.3Biểu đồ ngữ cảnh chức năng quản lý kho : 13

2.1.1.4Biểu đồ ngữ cảnh chức năng báo cáo : 14

2.1.1.5Biểu đồ quản lý : 14

2.1.2Mô hình phân cấp chức năng : 17

2.1.2.1Hệ thống : 17

Trang 1

2.1.2.2Quản lý khu vực : 17

2.1.2.3Quản lý khách hàng : 18

2.1.2.4Quản lý nhân sự : 19

2.1.2.5Quản lý bán hàng : 21

2.1.2.6Quản lý kho hàng : 23

2.1.2.7Quản lý quỹ : 24

2.1.3Mô hình luồng dữ liệu : 25

2.1.3.1Quản lý nhân sự : 25

2.1.3.2Quản lý bán hàng : 28

2.1.3.3Quản lý kho hàng : 29

2.1.3.4Quản lý quỹ : 30

2.2THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU : 31

2.2.1Cơ sở dữ liệu chi tiết : 31

2.2.2Mô hình cơ sở dữ liệu : 34

CHƯƠNG 3 :XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 35

3.1Một số giao diện của chương trình : 35

3.1.1Đăng nhập : 35

3.1.2Menu : 36

3.1.3 Quản lý mặt hàng : 36

3.1.4Quản lý nhân viên : 37

3.1.5Lập hóa đơn : 38

3.1.6Thống kê doanh thu : 38

CHƯƠNG 4 :KẾT LUẬN 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU

Hình 2-1 : Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 11

Hình 2-2 : Biểu đồ ngữ cảnh chức năng bán hàng 12

Hình 2-3 : Biểu đồ ngữ cảnh chức năng quản lý kho 13

Hình 2-4 : Biểu đồ ngữ cảnh chức năng báo cáo 14

Hình 2-5 : Biểu đồ quản lý khách hàng 14

Hình 2-6 : Biểu đồ quản lý khu vực 14

Hình 2-7 : Biểu đồ quản lý bàn 15

Hình 2-8 : Biểu đồ quản lý bán hàng 15

Hình 2-9 : Biểu đồ quản lý nhân sự 16

Hình 2-10 : Biểu đồ quản lý kho hàng 16

Hình 2-11 : Biểu đồ quản lý quỹ 17

Hình 2-12 : Mô hình phân cấp chức năng hệ thống 17

Hình 2-13 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý khu vực 17

Hình 2-14 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý khách hàng 18

Hình 2-15 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý nhân sự 19

Hình 2-16 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý bán hàng 21

Hình 2-17 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý kho hàng 23

Hình 2-18 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý quỹ 24

Hình 2-19 : Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức đỉnh 26

Hình 2-20 : Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng quản lý nhân viên 27 Hình 2-21 Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng quản

lý lương 28

Trang 3

Hình 2-22 : Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng

quản lý ca làm việc 28

Hình 2-23 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của quản lý bán hàng 29

Hình 2-24 : Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của quản lý kho hàng 30

Hình 2-25 : Mô hình cơ sở dữ liệu mức đỉnh của quản lý quỹ 31

Hình 2-26 : Mô hình cơ sở dữ liệu 34

Hình 3-27 : Giao diện đăng nhập 35

Hình 3-28 : Giao diện quản lý 36

Hình 3-29 : Giao diện quản lý mặt hàng 36

Hình 3-30 : Giao diện quản lý nhân viên 37

Hình 3-31 : Giao diện lập hóa đơn 38

Hình 3-32 : Giao diện thống kê doanh thu 38

Bảng 2-1 : Cơ sở dữ liệu chi tiết 31

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong quá trình phát triển của xã hội, công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh mẽ, ngày càng thâm nhập sâu, trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực

Trong những năm gần đây, nước ta đã có rất nhiều cố gắng để tiến kịp xu thế đổi mới và phát triển của khu vực và thế giới Một trong các bước đi đúng đắn của nhà nước

ta là ưu tiên phát triển ngành công nghệ thông tin, ngành mũi nhọn quan trọng trong mục tiêu công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Vì lẽ đó tin học ngày nay đã đi sâu vào mọi lĩnh vực của xã hội và đời sống con người

Lý do chọn đề tài :

Trong xu thế phát triển hiện nay trên thế giới khoa học và công nghệ luôn có những thay đổi mạnh mẽ Một phần trong đó là việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống hàng ngày của con người Loài người chúng ta đang hướng tới thiết lập một hành tinh thông minh Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT kết hợp với sự phát triển của mạng Internet đã kết nối được toàn thế giới lại với nhau thành một thể thống nhất

Nó đã trở thành công cụ đắc lực cho nhiều ngành nghề : giao thông, quân sự, y học…và đặc biệt là trong công tác quản lý nói chung và quản lý quán Cafe nói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi các công việc quản lý đều được thực hiện một cách thủ công nên rất tốn thời gian, nhân lực cũng như tài chính Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thời gian…

Trong thời gian học tập tại Trường Đại học Điện Lực chuyên ngành công nghệ thông tin, chúng em đã hiểu thế mạnh mà các chương trình ứng dụng mang lại Qua quá trình khảo sát một vài quán cafe, chúng em đã xây dựng lên đề tài quản lý quán Cafe với mong muốn giúp cho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, thuận tiện và giảm thiểu được các sai sót Vì vậy chúng em chọn đề tài : “Xây dựng phần mềm quản lý quán Cafe Khoảng Lặng”

Chúng em đã hoàn thành đề tài với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của thầy Nguyễn Mạnh Hùng Nhưng do thời gian còn hạn chế và sự tìm hiểu chưa được sâu nên còn có nhiều thiếu sót Chúng em rất mong được sự đóng góp nhiệt tình của các thầy cô

và bạn bè để đề tài của em có thể hoàn thiện hơn

Tên đề tài

“Xây dựng phần mềm quản lý quán Cafe Khoảng Lặng”

Đối tượng nghiên cứu :

Trang 5

Các khả năng xảy ra khi quản lý một quán Cafe, ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài với quán Cafe và các biện pháp xử lý

+ Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý quán Cafe + Khảo sát phân tích hệ thống quản lý quán theo đúng yêu cầu

+ Thiết kế được chương trình với các chức năng đã được phân tích

1.2 Tìm hiểu chung về quản lý quán Cafe :

1.2.1 Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý quán Cafe :

Một hệ thống quản lý quán Cafe có nhiệm vụ quản lý bàn và khu vực nhằm tiện lợi cho việc kiểm tra bàn nào đang được sử dụng hay đang ở trạng thái trống, quản lý các sản phẩm, giá cả, hóa đơn để tiện lợi cho khách hàng trong việc thanh toán Quản lý được kho hàng và các thống kê như thống kê bán hàng, nhập xuất kho, thu chi, doanh thu để tiện lợi cho quản lý cũng như chủ cửa hàng trong việc kiểm tra sự phát triển của quán Cafe, tiền lãi và lỗ Hệ thống phải quản lý được việc bán hàng nhằm tiện lợi cho quản lý trong việc quản lý sản phẩm bán ra Quản lý được nhân sự để tiện lợi cho quản lý trong việc trả lương cũng như sắp xếp lịch làm việc cho các nhân viên Quản lý được khách hàng nhằm tiện lợi cho khách hàng, khách quen sẽ có nhiều ưu đãi nhằm thu hút khách hàng tới quán nhiều hơn

1.2.2 Tổ chức quản lý các quán Cafe hiện nay :

Hệ thống quản lý các quán Cafe hiện nay hoạt động như sau :

Trang 7

1.2.2.3 Quản lý bán hàng, doanh thu :

Sau mỗi ngày quản lý tổng hợp các sản phẩm đã bán trong ngày, tính tiền và ghi chép lại

1.2.2.4 Ưu nhược điểm của hệ thống quản lý quán Cafe trên :

1.3 Khảo sát hiện trạng của quán Cafe :

Quán Cafe Khoảng Lặng nằm trên địa phận Tổ 22 Thị trấn Đông Anh Thành Phố

Hà Nội Nằm trong ngã rẽ Thiết Bị Điện, đối diện Trường Cao Đẳng Nghề Kỹ Thuật Công Nghệ Đi sâu vào trong sẽ thấy quán nằm trên dọc đường phía tay phải

Điện thoại liên hệ : 04.3968.9119

Quá trình hình thành và phát triển của quán :

Được hình thành và phát triển từ năm 2010 nhằm phục vụ nhu cầu giải khát cũng như thưởng thức Cafe và xem đá bóng của nhiều khách hàng Hiện nay quán đã trang bị thêm nhiều TiVi và đầu kỹ thuật số nhằm phục vụ cho những khách muốn vừa thả mình chìm đắm trong không gian của quán, vừa nhâm nhi ly Cafe đắng vừa thưởng thức những trận cầu đỉnh cao của mùa Euro cũng như các mùa giải khác

Những ngày đầu thành lập, quán bài trí khá sơ sài cũng như Menu sản phẩm đơn giản, chỉ gồm Cafe và một số thức uống như trà xanh, coca,pepsi…Càng ngày, với lượng

khách càng đông đảo và nhu cầu tăng cao, quán đã tiếp tục đầu tư thiết kế lại không gian cũng như mua sắm thêm trang thiết bị nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng.

Bước vào quán, điều đầu tiên đập vào mắt khách là không gian mang đậm chất

“thiên nhiên” Được sắp xếp với 15 dãy bàn phân bố đều trong khu vực quán, cũng với 4

bể cả 2 bên, các chậu cây cảnh được bố trí một cách hợp lý, ánh sáng nhẹ và hài hòa, trên tường trang trí bằng các nhánh phong lan tạo nên một cảm giác vừa nhẹ nhàng vừa ấm cũng cho những ai vào quán “Một phần do yêu thiên nhiên, một phần do sở thích nên quán mới được bài trí như vậy” – anh Hùng chủ quán cho biết Quán có thực đơn phong phú với nhiều thức uống như cafe, cocktail, nước ngọt…cũng như nhiều loại đồ ăn vặt dành cho những ai thích nhâm nhi như hướng dương, hạt bí, bánh, kem…Những khi không có bóng đá, tivi thường chiếu các bộ phim hành động, đôi khi là các bộ phim tình cảm, hài hước nhằm thư giãn cho khách hàng cũng như tạo thành nơi dừng chân nghỉ ngơi lý tưởng cho những ai muốn thư giãn sau những giờ phút học tập và làm việc căng thẳng

Công việc quản lý của quán chủ yếu dựa trên giấy tờ ghi chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công là nhiều, từ việc cập nhật danh sách sản phẩm đến thống kê, sắp xếp lịch làm việc Do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực Thêm vào đó do công tác quản

lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều thời gian, và công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn, và do vậy việc sai sót khi cần cập nhật thông tin mới và tẩy xóa là điều không tránh khỏi mặc dù quán có được trang bị máy tính

Tóm lại, việc quản lý quán chủ yếu làm thủ công và dựa vào người quản lý, máy tính chưa hỗ trợ được nhiều và chưa có phần mềm quản lý

Nguyên tắc quản lý của quán :

− Nhân viên phải phục vụ khách hàng chu đáo, không được ăn nói bất cẩn cũng như có hành vi xúc phạm khách hàng, nếu vi phạm sẽ bị trừ lương cảnh cáo hoặc đuổi việc

− Nhân viên phải ghi nhớ rõ ràng những sản phẩm mà khách đã gọi, những sản phẩm mà khách gọi thêm cũng như những sản phầm mà quán có để tư vấn cho khách hàng nếu cầu thiết

Trang 9

− Nhân viên thu ngân phải tổng hợp thông tin sản phẩm như loại, số lượng, giá bán và tổng hợp lại vào cuối mỗi ngày để chủ quán kiểm tra.

− Cấm mọi hành vi gian lận, nếu vi phạm sẽ bị đuổi việc

− Chủ quán xử lý mọi hoạt động nhập hàng và nguyên liệu cũng như doanh thu của quán

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HỆ THỐNG & THIẾT

2.1.1.2 Biểu đồ ngữ cảnh chức năng bán hàng :

Hình 2-2 : Biểu đồ ngữ cảnh chức năng bán hàng

2.1.1.3 Biểu đồ ngữ cảnh chức năng quản lý kho :

Hình 2-3 : Biểu đồ ngữ cảnh chức năng quản lý kho

Trang 13

2.1.1.4 Biểu đồ ngữ cảnh chức năng báo cáo :

Hình 2-4 : Biểu đồ ngữ cảnh chức năng báo cáo

2.1.1.5.7 Quỹ :

Hình 2-11 : Biểu đồ quản lý quỹ

2.1.2 Mô hình phân cấp chức năng :

+ Thêm bàn mới : Thêm mới một bàn Ví dụ : Bàn 1, Bàn 2…

+ Sửa thông tin bàn : Cập nhật thông tin của một bàn như tên bàn, thuộc khu vực nào, ghi chú cho bàn

+ Xóa bàn được chỉ định

2.1.2.3 Quản lý khách hàng :

Hình 2-14 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý khách hàng

+ Xóa khách hàng : Xóa khách hàng được chỉ định

2.1.2.4 Quản lý nhân sự :

Hình 2-15 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý nhân sự

Mô tả chức năng lá :

− Quản lý nhân viên :

+ Thêm mới nhân viên : Thêm mới một nhân viên làm việc tại quán.+ Sửa thông tin nhân viên : Cập nhật thông tin của một nhân viên như tên nhân viên, tuổi, địa chỉ…

+ Xóa nhân viên : Xóa một nhân viên được chỉ định

Trang 19

+ Đăng ký làm thêm ca : Xem xét tăng ca cho nhân viên đăng ký làm thêm ca.

− Quản lý lương :

+ Chấm công : Xây dựng bảng chấm công (ngày đi làm) theo thời gian Gồm có ngày đi làm, ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép (trừ lương) Dựa vào đây để ta có thế thí ra tiền lương cho một nhân viên.+ Ứng lương : Ứng trước tiền lương cho nhân viên, sau này khi tính lương sẽ trừ đi số tiền đã ứng trước đó

+ Trả lương : Trả lương cho nhân viên Lương được tính bằng công thức

: Lương nhân viên = (Ngày công × lương ngày ) + (Ngày nghỉ x lương ngày) + tiền thưởng + tiền tăng ca – tiền ứng trước.

2.1.2.5 Quản lý bán hàng :

Hình 2-16 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý bán hàng

Mô tả chức năng lá :

− Quản lý hóa đơn :

+ Thêm sản phẩm vào hóa đơn : Thêm một sản phầm vào hóa đơn, hóa đơn giúp cho ta biết được danh sách các sản phẩm mà khách hàng đã gọi

+ Xóa sản phẩm khỏi hóa đơn : Xóa đi sản phẩm đc chỉ định khỏi hóa đơn trong trường hợp thêm nhầm

+ In hóa đơn : In hóa đơn ra cho khách hàng kiểm tra

− Quản lý bàn :

Trang 21

+ Gộp bàn : Gộp nhiều bàn lại với nhau khi số lượng khách muốn ngồi cùng nhau nhiều hơn số lượng ghế của một bàn Kho đó hóa đơn của các bàn sẽ được gộp lại tại một bàn.

+ Chuyển bàn : Chuyển hóa đơn của bàn này sang bàn kia khi khách chuyển bàn

− Quản lý khách hàng :

+ Thêm khách hàng : Nếu có khách quen ngồi tại bàn ta sẽ thêm khách hàng vào danh sách khách hàng tại bàn để xét việc giảm giá cho khách+ Xóa khách hàng : Xóa khách hàng khỏi danh sách khách tại bàn trong một số trường hợp như thêm nhầm…

2.1.2.6 Quản lý kho hàng :

Hình 2-17 : Mô hình phân cấp chức năng quản lý kho hàng

Mô tả chức năng lá :

− Quản lý hàng hóa :

+ Thêm hàng vào kho : Thêm mới một hàng hóa vào kho hàng

+ Sửa thông tin hàng hóa : Cập nhật thông tin của một hàng hóa như tên hàng hóa, loại hàng hóa, do ai cung cấp…

+ Xóa hàng hóa : Xóa hàng hóa được chỉ định

+ Xóa nhà cung cấp : Xóa nhà cung cấp được chỉ định

− Quản lý hóa đơn :

Trang 23

+ Thêm phiếu nhập : Thêm mới một phiếu nhập cho các lần nhập hàng vào kho.

+ Sửa thông tin phiếu nhập : Cập nhật thông tin của một phiếu nhập như tên phiếu, ngày lập, số lượng hàng nhập…

+ Xóa phiếu nhập : Xóa phiếu nhập được chỉ định

− Quản lý phiếu thu

+ Thêm mới phiếu thu : Thêm mới một phiếu thu tiền, ví dụ : cửa hàng nhận được 10 triệu VND từ ngân hàng…

+ Sửa thông tin phiếu thu : Cập nhật thông tin của một phiếu thu như số phiếu, người gửi, số tiền…

+ Xóa phiếu thu : Xóa phiếu thu được chỉ định

+ In phiếu thu : In phiếu thu ra ngoài để lưu trữ và kiểm tra

− Quản lý phiếu chi :

+ Thêm mới phiếu chi : Thêm mới một phiếu thu tiền, ví dụ : cửa hàng chi 10 triệu cho việc mua bàn ghế mới…

+ Sửa thông tin phiếu chi : Cập nhật thông tin của một phiếu chi như số phiếu, ngày lập, số tiền…

+ Xóa phiếu chi : Xóa phiếu chi được chỉ định

+ In phiếu chi : In phiếu chi ra ngoài để lưu trữ và kiểm tra

Hình 2-19 : Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức đỉnh

Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng quản

lý nhân viên :

Hình 2-20 : Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng

quản lý nhân viên

Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng quản

lý lương :

Trang 27

Hình 2-21 Mô hình luồng dữ liệu của quản lý nhân sự mức dưới đỉnh của chức năng quản

Hình 2-23 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của quản lý bán hàng

2.1.3.3 Quản lý kho hàng :

Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh :

Trang 29