Hệ Thống Quản Lý Hoạt Động Nhập Và Bán Hàng Cửa Hàng Sách Bán Lẻ

Sự nắm bắt được nhu cầu thực tế xã hội, những thông tin chính xác, nhanh nhậy lànhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy môngày càng đóng vai trò cốt y

-** -Báo Cáo Thực Tập Phát Triển Dự Án Phần Mềm

ĐỀ TÀI: Hệ Thống Quản Lý Hoạt Động Nhập Và Bán

Hàng Cửa Hàng Sách Bán Lẻ

Giáo viên hướng dẫn: Lê Mạnh Hùng

Thành viên nhóm:

Đỗ Quang Huy Nguyễn Minh Đức

Hà Nội, ngày 21 tháng 1 năm 2013

Mục Lục

Lời Nói Đầu 5

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHẬP VÀ BÁN SÁCH CỦA CỬA HÀNG SÁCH BÁN LẺ 6

1.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng 6

1.1.1 Mục đích khảo sát hiện trạng 6

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá thực hiện 6

1.1.3 Các yêu cầu khi điều tra 6

1.1.4 Các phương pháp điều tra 7

1.1.5 Các nguyên tác đảm bảo 8

1.2 Hệ thống quản lý nhà sách bán lẻ 8

1.2.1 Tìm hiểu hệ thống 8

1.2.2 Mô tả bài toán quản lý cửa hàng sách bán lẻ 9

1.2.3 Danh Sách Các Quy Trình Nghiệp Vụ 9

1.2.4 Đặc Tả Quy Trình Nghiệp Vụ 9

1.2.5 Yêu cầu đặt ra 14

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 16

2.1 Xác Định Tác Nhân Chính Và Usecase tổng quát 16

2.2 Phân Tích Các Usecase 17

2.2.1 Usecase Quản Lý Nhập Và Bán Sách 17

2.2.2 Usecase Thống Kê 18

2.2.3 Usecase Lưu Trữ Thông Tin 19

2.2.4 Usecase Tìm Kiếm 20

2.3 Biểu Đồ Lớp 21

2.3.1 Biểu Đồ Lớp Hệ Thống 21

2.3.2 Biểu Đồ Lớp Quản Lý Thông Tin Sách 22

2.3.4 Biểu Đồ Lớp Quản Lý Phiếu Nhập 23

2.3.5 Biểu Đồ Lớp Quản Lý Hóa Đơn 23

2.3.6 Biểu Đồ Lớp Thống Kê 24

2.3.7 Biểu Đồ Lớp Tìm Kiếm 25

2.4 Biểu Đồ Hoạt Động 25

2.4.1 Chức Năng Tìm Kiếm 25

2.4.2 Chức Năng Quản Lý Phiếu Nhập 26

2.4.3 Chức Năng Quản Lý Hóa Đơn 27

2.4.4 Chức Năng Quản Lý Thông Tin Sách 28

2.4.5 Chức Năng Quản Lý Thông Tin Nhà Cung Cấp 29

2.5 Biểu Đồ Tuần Tự 30

2.5.1 Lập Phiếu Nhập 30

2.5.2 Chức Năng Lập Hóa Đơn 31

2.5.3 Chức Năng Báo Cáo Thu Chi 32

2.5.4 Chức Năng Báo Cáo Hàng Tồn 33

2.5.5 Chức Năng Tìm Kiếm Sách 34

2.5.6 Chức Năng Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp 34

2.5.7 Chức Năng Tìm Kiếm Phiếu Nhập 35

2.5.8 Chức Năng Tìm Kiếm Hóa Đơn 35

CHƯƠNG 3 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 36

3.1 Đánh Giá Chương Trình 36

3.2 Cơ Sở Dữ Liệu 36

3.3 Giao Diện Chương Trình 37

3.3.1 Form Chính 37

3.3.2 Form Quản Lý Thông Tin Sách 37

3.3.3 Form Quản Lý Phiếu Nhập 38

3.3.4 Form Lập Phiếu Nhập 38

3.3.5 Form Quản Lý Hóa Đơn 39

3.3.6 Form Lập Hóa Đơn 39

KẾT LUẬN 40

Danh Mục Hình Hình 1 1 Mô Hình Nghiệp Vụ Nhập Hàng 10

Hình 1 2 Mô Hình Nghiệp Vụ Bán Hàng 11

Hình 1 3 Mô Hình Nghiệp Vụ Báo Cáo Thống Kê Thu Chi 12

Hình 1 4 Mô Hình Nghiệp Vụ Báo Cáo Hàng Tồn 13

Hình 2 1 Mô Hình Usecase Tổng Quát 16

Hình 2 2 Mô Hình Usecase Lập Phiếu Nhập 17

Hình 2 3 Mô Hình Usecase Quản Lý Phiếu Nhập 17

Hình 2 4 Mô Hình Usecase Quản Lý Hóa Đơn 18

Hình 2 5 Mô Hình Uescase Thống Kê 18

Hình 2 6 Mô Hình Usecase Lưu Trữ Thông Tin 19

Hình 2 7 Mô Hình Usecase Quản Lý Thông Tin Sách 19

Hình 2 8 Mô Hình Usecase Quản Lý Thông Tin Nhà Cung Cấp 20

Hình 2 9 Mô Hình Usecase Tìm Kiếm 20

Hình 2 10 Biểu Đồ Lớp Hệ Thống 21

Hình 2 11 Mô Hình Lớp Chức Năng Quản Lý Thông Tin Sách 22

Hình 2 12 Mô Hình Lớp Chức Năng Quản Lý Thông Tin Nhà Cung Cấp 22

Hình 2 13 Mô Hình Lớp Chức Năng Quản Lý Phiếu Nhập 23

Hình 2 14 Mô Hình Lớp Chức Năng Quản Lý Hóa Đơn 23

Hình 2 15 Mô Hình Lớp Chức Năng Báo Cáo 24

Hình 2 16 Mô Hình Lớp Chức Năng Tìm Kiếm 25

Hình 2 17 Biểu Đồ Hoạt Động Chức Năng Tìm Kiếm 26

Hình 2 18 Biểu Đồ Hoạt Động Chức Năng Quản Lý Phiếu Nhập 27

Hình 2 19 Biểu Dồ Hoạt Động Chức Năng Quản Lý Hóa Đơn 28

Hình 2 20 Biểu Đồ Hoạt Động Chức Năng Quản Lý Thông Tin 29

Hình 2 21 Biểu Đồ Hoạt Động Chức Năng Quản Lý Thông Tin Nhà Cung Cấp

29

Hình 2 22 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Lập Phiếu Nhập 30

Hình 2 23 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Lập Hóa Đơn 31

Hình 2 24 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Báo Cáo Thu Chi 32

Hình 2 25 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Báo Cáo Hàng Tồn 33

Hình 2 26 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Tìm Kiếm Sách 34

Hình 2 27 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp 34

Hình 2 28 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Tìm Kiếm Phiếu Nhập 35

Hình 2 29 Biểu Đồ Tuần Tự Chức Năng Tìm Kiếm Hóa Đơn 35

Hình 3 1 Biểu Đồ Cơ Sở Dữ Liệu Của Chương Trình ……… 36

Hình 3 2 Giao Diện Form Chính 37

Hình 3 3 Giao Diện Form Quản Lý Thông Tin Sách 37

Hình 3 4 Giao Diện Form Quản Lý Phiếu Nhập 38

Hình 3 5 Giao Diện Form Lập Phiếu Nhập 38

Hình 3 6 Giao Diện Form Quản Lý Hóa Đơn 39

Hình 3 7 Giao Diện Form Lập Hóa Đơn 39

Lời Nói Đầu

Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin đối với đời sống xãhội Sự nắm bắt được nhu cầu thực tế xã hội, những thông tin chính xác, nhanh nhậy lànhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy môngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý và điều hành

Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa học điện tử,

đã và đang được quan tâm đầu tư, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Trong đó,việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành chính đoàn thể, trong các Xínghiệp và Công ty, trong các trường Đại học, Viện nghiên cứu và thiết kế rất là quantrọng

Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh chóngnhư: Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý bán hàng mà trướckia khi tin học chưa được phổ biến thì các công việc này đã làm chúng ta mất rất nhiềuthời gian và công sức Sự phát triển nhanh chóng của máy tính đã làm thay đổi cụcdiện của lĩnh vực quản lý Các phần mềm linh hoạt và thông minh đó đã giúp chúng tacho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng trong việc thống kê, tìm kiếm, tínhtoán, thông báo kịp thời những thông tin cần thiết, giảm nhẹ không gian lưu trữ, thaythế cho việc làm thủ công với hiệu quả thấp lại cồng kềnh

Xuất phát từ các yêu cầu thực tế chúng em chọn đề tài quản lý hoạt động nhập vàbán sách của cửa hàng sách bán lẻ

Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng với kinh nghiệm chưa nhiều và kiếnthức có hạn nên khó tránh khỏi sai sót, chúng em mong nhận được nhiều ý kiến đónggóp và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHẬP VÀ BÁN SÁCH CỦA CỬA HÀNG SÁCH BÁN LẺ

1.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đềhay nghiên cứu sơ bộ Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên mônnghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó,tập hợp các thông tin cần thiết Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữliệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng

1.1.1 Mục đích khảo sát hiện trạng

Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phầnkhông phù hợp với nhu cầu của người dùng Việc khảo sát nhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn và môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống , cần được kế thừa và các chố bất hợp

lý của hệ thống , cần được nghiên cứu khắc phục

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá thực hiện

 Tìm hiểu môi trường kinh doanh , nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

chủ quản

 Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong hệ

thống , và sự phân cấp quyền hạn

 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách , các tệp cùng với các phương thức

xử lý thông tin trong hệ thống

 Thống kê các phương tiện tài nguyên đã và có thể sử dụng

 Thu thập các đòi hỏi về thông tin , các ý kiến phê phán phàn nàn về hiện

trạng , các dự đoán , nguyện vọng và các kế hoạch tương lai

 Đánh giá , phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết

 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

1.1.3 Các yêu cầu khi điều tra

 Trung thực , khách quan , phản ánh đúng tình hình hiện tại

 Không bỏ sót thông tin

 Không trùng lặp , nghĩa là phải tiến hành có trật tự có kế hoạch sao cho mỗingười được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại một vấn đề.

 Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra : luôn gợi

mở , tế nhị , tuyệt đối không can thiệp vào nội bộ của họ hay gây mâu thuẫn

ở noi diều tra

1.1.4 Các phương pháp điều tra

Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau:

 Nghiên cứu tài liệu viết: Đây là sự quan sát gián tiếp bằng mắt qua

giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệu tổnghợp như: thống kê, biên bản, …

 Quan sát: là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc

một cách thụ động.Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian Hơn nữa quansát tỷ mỉ từng chi tiết Công việc này chỉ có hiệu quả khi kết hợp nó vớiphỏng vấn ngay tại nơi làm việc là một cách làm rất có hiệu quả

 Phỏng vấn: là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm người,

trong đó người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tincần thiết qua các câu trả lời của người được điều tra Đây là phươngpháp cơ bản của điều tra Có hai loại câu hỏi:

 Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người hỏichưa hình dung hết được Câu hỏi mở dùng khi người hỏi chưa có ýđịnh rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người trả lờiphải là người có hiểu biết rộng bao quát tất cả (Lãnh đạo chẳnghạn )

 Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà ta đã có sẵn các phương án trả lời cóthể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định lại Câu hỏi đóng dùng khi tamuốn xác định lại một vấn đề cho khả quan hơn

Các câu hỏi phải sắp xếp theo trật tự cụ thể:

o Thu hẹp dần: bắt đầu từ những câu hỏi khái quát về sau thuhẹp dần tập trung vào một vấn đề

o Mở rộng dần: ban đầu là đề cập một vài vấn đề cụ thể rồi mởrộng dần

o Thắt rồi mở: tập trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung nó

Ngoài ra thu được kết quả tốt khi điều tra ta cần kết hợp nhiều yếu tố Phải tạocho người được phỏng vấn một mối quan hệ để họ đồng cảm và cùng hợp tác để takhai thác thông tin Người đi phỏng vấn cũng phải tỏ ra lắng nghe, tôn trọng ý kiếncủa họ Trung thực chính là đối sách tốt nhất Phải thể hiện sự tin cậy, thiện cảm và tôntrọng

 Phiếu điều tra: Đây là một hình thức phỏng vấn không giáp mặt Các

câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra, và người được điều tra sẽ trảlời vào phiếu đó.Tuy nhiên phương pháp này mang lại hiệu quả khôngcao

1.1.5 Các nguyên tác đảm bảo

Để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu về mọi mặt

ta phải dựa trên các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: thông tin được tích lũy và cập nhậtthường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý Chúng ta nên tổ chức thôngtin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thông tin và để đảm bảo thông tinđược nhất quán, thống nhất

 Nguyên tắc linh hoạt thông tin: ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải

có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thờidựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có trích từ mảng cơ bản

 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra: Đây là nguyên tắc có ýnghĩa rất lớn đối với việc làm tăng thêm hiệu xuất sử dụng phần mềm quản

lý bán hàng

1.2 Hệ thống quản lý nhà sách bán lẻ

1.2.1 Tìm hiểu hệ thống

Chủ Cửa Hàng : Có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của cửa hàng.

Chủ cửa hàng phải nắm được tình hình mua bán , doanh thu của cửa hàng và

nhận báo cáo từ người quản lý Việc nhận báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi nhận báo cáo đột xuất.

Người quản lý : Có nhiệm vụ quản lý các hoạt động hàng ngày của cửa

hàng Cùng với đó người quản lý có nhiệm vụ báo cáo tình hình hoạt độngcủa cửa hàng cho chủ cửa hàng

Nhân Viên : Có nhiệm vụ thu ngân, kiểm kê hàng hóa , giúp đỡ khách mua

hàng

1.2.2 Mô tả bài toán quản lý cửa hàng sách bán lẻ

Yêu cầu xây dựng một hệ thống cửa hàng sách Khi nhà cung cấp đem hang tớingười quản lý sẽ ra kiểm tra chất lượng và số lượng sách nếu đáp ứng sẽ lập phiếunhập hàng để nhận hàng và thanh toán Phiếu nhập có các thông tin: mã số phiếu, ngàytạo, họ tên người lập, chức vụ, tên nhà cung cấp, địa chỉ , số điện thoại , mã sách , tênsách, số lượng, đơn giá, thành tiền.Sách được phân loại trước khi chuyển tới kho Sách

có các thông tin: mã sách, tên sách, thể loại, giá bán, tên tác giả nhà xuất bản

Khi khách hàng chọn được sách ưng ý và đem ra quầy thanh toán và nhận hóađơn, tại quầy nhân viên bán hàng quét mã vạch sản phẩm, nếu không scan được nhânviên sẽ nhập thủ công mã sản phẩm Sau đó nhân viên bán hàng sẽ in hóa đơn trao chokhách hàng khi khách thanh toán đầy đủ Hóa đơn có các thông tin: mã số hóa đơn,ngày lập, tên sách, mã sản phẩm, số lượng, giá sản phẩm, thành tiền, total

Hàng tuần, hàng tháng người quản lý tổng hợp hóa đơn, phiếu nhập và bản kiểm

kê để báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng để có phương hướng kinh doanh

1.2.3 Danh Sách Các Quy Trình Nghiệp Vụ

1 Nhập Hàng

2 Bán Hàng

3 Báo Cáo Thống Kê Thu Chi

4 Báo Cáo Thông Kê Hàng Tồn

1.2.4 Đặc Tả Quy Trình Nghiệp Vụ

1.2.4.1 Nghiệp Vụ Nhập Hàng

Hình 1 1 Mô Hình Nghiệp Vụ Nhập Hàng

1.2.4.2 Nghiệp Vụ Bán Hàng

Hình 1 2 Mô Hình Nghiệp Vụ Bán Hàng

1.2.4.3 Nghiệp Vụ Báo Cáo Thống Kê Thu Chi

Hình 1 3 Mô Hình Nghiệp Vụ Báo Cáo Thống Kê Thu Chi

1.2.4.4 Nghiệp Vụ Báo Cáo Thống Kê Hàng Tồn

Hình 1 4 Mô Hình Nghiệp Vụ Báo Cáo Hàng Tồn

1.2.5 Yêu cầu đặt ra

1.2.5.1 Yêu cầu phần mềm

Phần mềm quản lý nhà sách phải đảm bảo các yêu cầu sau :

(1) Yêu cầu về chức năng

Hệ thống phải đảm bảo được những chức năng sau :

 Phân quyền truy cập :

o Người quản lý : được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc: lập phiếu nhập sách , thống kê , lập hóa đơn

o Nhân viên : được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc :lập hóa đơn , lập bản kiểm kê

 Quản Lý Thông Tin:

o Sách : hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng hóa như: tênsách, thể loại , số lượng , giá bán, tên tác giả,mã nhà xuất bản … thể loạiTrong đó có các thao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa

o Nhà cung cấp : thông tin về nhà cung cấp sách như : tên nhà cung cấp ,địa chỉ , số điện thoại

 Lập phiếu nhâp :

o Phiếu nhập : quản lý các thông tin phiếu nhập : mã số phiếu, ngày tạo, họtên người lập, chức vụ, nhà cung cấp, địa chỉ, mã sách, số lượng, đơn giá,thành tiền Cùng với các thao tác thêm, sửa, xóa

 Lập Hóa đơn :

o Hóa đơn : quản lý các thông tin về hóa đơn như : mã số hóa đơn, ngàylập, mã sách, số lượng, thành tiền

 Tìm Kiếm

o Sách : thông tin về sách , tên sách , thể loại …

o Phiếu nhập : thông tin về sách , thời gian , số lượng …

o Hóa đơn : thông tin về hóa đơn , số lượng , đơn giá …

o Nhà cung cấp : thông tin về nhà cung cấp

 Thống Kê

o Báo cáo thống kê thu chi

o Báo cáo thống kê sách

 Có chức năng in ấn các văn bản như phiếu nhập , hóa đơn, báo cáo thu chi ,báo cáo sách

(2) Yêu Cầu Hệ Thống

Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng.

Có thể chạy trên các windown từ windown xp cho đến windown7

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Xác Định Tác Nhân Chính Và Usecase tổng quát

 Tác nhân chính của hệ thống bao gồm :

o Nhân Viên

o Người Quản Lý

 Mô Hình Usecas tổng quát

Hình 2 1 Mô Hình Usecase Tổng Quát

2.2 Phân Tích Các Usecase

2.2.1 Usecase Quản Lý Nhập Và Bán Sách

Hình 2 2 Mô Hình Usecase Lập Phiếu Nhập

2.2.1.1 Usecase Quản Lý Phiếu Nhập

Hình 2 3 Mô Hình Usecase Quản Lý Phiếu Nhập

2.2.1.2 Usecase Quản Lý Hóa Đơn

Hình 2 4 Mô Hình Usecase Quản Lý Hóa Đơn

2.2.2 Usecase Thống Kê

Hình 2 5 Mô Hình Uescase Thống Kê

2.2.3 Usecase Lưu Trữ Thông Tin

Hình 2 6 Mô Hình Usecase Lưu Trữ Thông Tin

2.2.3.1 Usecas Quản Lý Thông Tin Sách

Hình 2 7 Mô Hình Usecase Quản Lý Thông Tin Sách