Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)

Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS) Bôi tượng chương: l Đặc điểm của hệ thong thông tin kế toán hiệu quả (The features o f an effective accounting information systems) 2. Hệ thong kế toán bằng tay và bằng máy vì tỉnh (How computerised and manual accounting systems work) 3. Tổng quan về một hệ thong thông tin kế toán (Overview o f an accounting information system) 4. Nhật kỷ bán hàng (Sales Journal) 5. Nhật hỷ thu tiền (Cash Receipts Journal) 6. Nhật kỷ mua hàng (Purchase Journal) 7. Nhật kỷ chi tiền (Cash Payment Journal) 8. Vai trò của Nhật kỷ chung (The roỉes o f the General Journal).

Chương 8

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

(ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)

Bôi tượng chương:

l' Đặc điểm của hệ thong thông tin kế toán hiệu quả

(The features o f an effective accounting information systems)

2 Hệ thong kế toán bằng tay và bằng máy vì tỉnh

(How computerised and manual accounting systems work)

3 Tổng quan về một hệ thong thông tin kế toán

(Overview o f an accounting information system)

4 Nhật kỷ bán hàng (Sales Journal)

5 Nhật hỷ thu tiền (Cash Receipts Journal)

6 'Nhật kỷ mua hàng (Purchase Journal)

7 Nhật kỷ chi tiền (Cash Payment Journal)

8 Vai trò của Nhật kỷ chung (The roỉes o f the General Journal).

***

1 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán hiệu quả

(The features of an effecti ve accounting information systems)

Mỗi tổ chức có các nhu cầu thông tin khác nhau và sử dụng một hệ thống thông tin kế toán khác nhau Tất cả các tổ chức đều cần một một hệ thống kế toán Hệ thống thông tin kế toán

là sự kết hợp giữa con người, các g h i chép và các thủ tục mà một thực thể dùng để cung cấp

các thông tin tài chính Chương này trình bày việc thiết kế một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả và làm thế nào để vận hành Ĩ1Ó Một hệ thống kế'toán đơn giản mà chúng ta đã thảo luận ở chương trước bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái phù hợp với các doanh nghiệp có quy

mô nhỏ, ít giao dịch Tuy nhiên đối với các công ty ỉớn và có các hoạt động phức tạp, nhiều giao dịch cần phải có hệ thống hiệu quả hơn Có hai cách thường dùng là vi tính hóa, hoặc chuyên môn hóa Vi tính hóa hệ thống kế toán làm cho hệ thống kế toán nhanh chóng hơn, chính xác hơn và đáng tin cậy hơn Chuyên môn hóa là kết họp các giao dịch giống nhau để ghi chép, làm nhanh chóng hơn quá trình ghi chép và xử lý số liệu Chúng ta sẽ giải thích sâu hơn các sổ nhật ký trong các phần sau của chương này

1.1 Thiết kế hệ thống (System design)

Một hệ thống thông tin kế toán bắt đầu từ việc thiết kế hệ thống Các nhà quản lý và nhà thiết

kế hệ thống nghiên cứu các mục tiêu củâ doanh nghiệp và cấu trúc tổ chức Họ xác định các

200 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG ỈASB/VAS

nhu cầu thông tin mà các nhà quản lý các cấp cần thiết để quản lý, điều hành doanh nghiệp (báo cáo kế toán quản trị) cũng như để báo cáo ra bên ngoài cho các nhà đầu tư theo yêu cầu của pháp luật Sau đó họ chia nhỏ các thông tin được yêu cầu thành các nhiệm vụ để thu thập

và xử lý các thông tin đó Nhà thiết kế hệ thống cần phải quan tâm cả về con người sẽ vận hành hệ thống, các thiết bị và phần mềm máy tính được sử dụng, các chứng từ gốc và các báo cáo cần phải (sản xuất) tạo ra Đẻ có được một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, các doanh nghiệp cần các nhà thiết kế hệ thống thông tin kế toán có kiến thức sâu rộng và có nhiều kinh nghiệm thực tế về quản lý và hệ thống kế toán

1.2 Cài đặt hệ thống (System installation)

Lắp đặt hệ thống thường bao gồm việc lựa chọn và đào tạo nhân viên để vận hành hệ thống, kiểm tra hệ thống và chỉnh sửa nếu cần Các hệ thống phần mềm lớn như SAP, Oracle, việc lấp đặt thường tốn nhiều tháng, thậm chí tính theo năm, mặc dù rất cẩn thận trong giai đoạn thiết kế, nhưng khó khăn không lường trước có thể vẫn phát sinh Theo thống kê trên thế gỉới, hầu hết các công ty sử đụng phần mềm mói, trong giai đoạn đầu lắp đặt và sử dụng phần mềm (trong khoảng 6 tháng đầu) thường có rất nhiều trục trặc ảnh hưởng đến việc kinh doanh thông thường của đoanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải lường trước điều này

1.3 Mô hình cơ bản của xử lý thông tin

(Basic Model o f information Processing)

Xử lý thông tin nghĩa là thu thập, tổ chức, phân loại và xử lý các số liệu và truyền đạt các thông tin đến những người sử dụng nó (người ngoài công ty và các nhà quản lý công ty) Mô hình cơ bản của hệ thống kế toán bao gồm thiết kế thủ tục ghi chép (1) các chứng từ gốc, (2)

tổ chức và xử lý số liệu (ghi sổ nhật ký rồi chuyển vào sổ cái) và (3) truyền đạt các thông tin thông qua việc đưa ra các báo cáo và bố cáo tài chính như sau:

Bàng 8-1 R/IÔ HÌNH xử LÝ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN

Mô hỉnh cơ bàn Hệ thống kế toán (Accounting system)

KỂ TOÁN TÀÍ CHÍNH

C h ư ơ n g 8 : Các h ệ thống th ô n g tin k ế toán 201

1 C hửng từ gốc hay số liệu nguồn (source data) của hệ thống kế toán là các chứng từ gốc (source documents) như các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất kho, phiếu chấm công phiếu tính số sản phâm sản xuât, ủy nhiệm chi, séc, giấy báo Nợ, giấy báo Có

2 Tổ chức và xử lý số liệu (Organizing & processing data) yêu cầu việc phân tích các giao dich và ghi vào sổ nhật ký, chuyển vào sổ cái và lập các bản nháp cân đối thử

3 Truyền đ ạ t các thông tin đầu ra là các bố cáo tài chính (Financial statements) và các

báo cáo tài chính (Financial reports) cho việc quản trị ở các bộ phận và toàn doanh nghiệp

(Hiện nay ở Việt Nam chưa phân biệt các Bố cáo tài chính cho công chúng và các báo cáo tài chính mà đều dùng chung từ Báo cáo tài chính)

1.4 Đặc điểm của một hệ thống kế toán hiệu quả

(The feature o f an effective Accounting System)

Mỗi hệ thống kế toán đều bao gồm các yếu tố như đã chỉ ra trong bảng minh họa 8-1 ở trên Tuy nhiên một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt là nó có tính kiểm soát (Control), tính thích hợp (compatibility), tính linh hoạt (flexibility) và có mối liên hệ lợi ích và chi phí ở mức độ chấp nhận được (acceptable cost/benefit relationship)

Một hệ thống thông tin được coi là thích hợp khi nó làm việc một cách trơn tru với cấu trúc, con người và các đặc điểm đặc thù cụ thể của doanh nghiệp Ví dụ một công ty có thể có cấu trúc theo ngành hàng (product line) công ty khác có thể cấu trúc theo khu vực địa lý (geographical region) Kế toán cho loại công ty thứ nhất phải ghi chép, cộng dồn doanh thu, chi phí theo từng ngành hàng Nhưng kế toán cho loại công ty thứ hai lại cần cộng dồn theo khu vực địa lý Rất nhiều công ty hàng tiêu dùng nhanh (như đầu gội đầu, xà bông, kem đánh răng, nước ngọt, thuốc lá, bánh kẹo, sữa) kết hợp cả hai loại cấu trúc, vừa quản lý theo ngành hàng vừa quản lý theo khu vực địa ỉý Ví dụ Giám đốc bán hàng một doanh nghiệp hàng tiêu dùng nhanh muốn kiểm soát (1) doanh số bán hàn g theo từ n g m ặt hàng, từng nhóm mặt hàng cả về số lượng, giá trị, chi phí, lợi nhuận (2) theo khu vực địa lý như từng tỉnh, khu vực

202 Phần li: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS

Bắc, Trung và Nam (3) theo từ ng ngày, tu ần , th án g hay bất cứ quãng thời gian nào mà anh

ta muốn, hơn thế nữa anh ta cũng muốn biết được doanh thu của mặt hàng, và (4) theo từ ng kênh bán hàng (kênh truyền thống, kênh hiện đại như các siêu thị, các khách hàng quan trọng) Việc quản trị một công ty hàng tiêu dùng nhanh khác với một công ty hàng công nghiệp bởi vậy không nên lấy một mô hình kế toán cho một công ty hàng tiêu dùng nhanh như Unilever hay Coca-cola áp dụng cho một công ty sản xuất hàng công nghiệp như LILAMA Việc thiết kế một hệ thống kế toán phải thích hợp với loại hình kinh doanh của công ty, cấu trúc và con người cụ thể ở đó

1.4.3 Tính lin h h o ạ t (Flexibilities)

Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, các doanh nghiệp cũng phải thay đổi để phù hợp với môi trường kinh doanh mới Doanh nghiệp thường xuyên phát triển sản phẩm mới, hay có thể bán các bộ phận không có lãi, hay điều chỉnh hệ thống lương thưởng, điều chinh quy trinh sản xuất hay bán hàng Các thay đổi trong hoạt động của đoanh nghiệp thường yêu cầu đẫn đến sự thay đổi trong hệ thống kế toán của công ty Một hệ thống được thiết kế tốt phải đáp ứng được tính linh hoạt để có thể phù hợp với các thay đổi trong kinh doanh mà không cần phải có một

sự thay đổi hoàn toàn hay gần như hoàĩì toàn hệ thống kế toán

1.4.4 M ối liên hệ chi p h í và lợi ích ử m ức độ chấp nhận đư ợc

(A cceptable co st/b en efit relationship)

Một hệ thống kế toán có thể đáp úng được các yêu cầu về tính kiểm soát, tính phù hợp và tính linh hoạt nhưng chúng đều phải có chi phí Các nhà quản lý phải làm sao để có được một hệ thống kế toán với các lợi ích tối đa và với một giá phí thấp nhất có thể Tất nhiên các lợi ích

mà hệ thống mang lại phải lớn hơn các chi phí mà công ty phải bỏ ra Các doanh nghiệp tư nhân nhỏ thường dùng hệ thống kế toán bằng tay đơn giản, có thể không cần dùng hệ thống

kế toán trên các phần mềm máy tính đắt tiền Tuy nhiên các tập đoàn hay các công íy lớn, hoạt động phức tạp thường phải dùng các phần mềm kế toán hay các phần mềm ERP (Hoạch định nguồn lực công ty) lớn như SAP, Oracle Mặc dù các phần mềm này rất đắt tiền, tổng chi phí có thể lên đến cả triệu USD nhưng nó mang ỉại lợi ích to ỉớn hơn so với các chi phí để có

nó, do vậy quyết định mua và đưa vào sử dụng chúng lại có thể là hợp lý

1.5 Các bộ phận của hệ thống kế toán trên máy vi tính

(Components o f a cumputerised accounting system)

Có ba bộ phận chính trong một hệ thống kế toán trên máy tính gồm (1) Phần cứng (hardware), (2) phần mềm (software) và (3) con người của doanh nghiệp Mỗi bộ phận đều có tầm quan trọng riêng của nó trong sự thành công chung của hệ thống

Phần cứng (hardware) là các thiết bị điện tử bao gồm bộ vi xử lý máy tính, đĩa iưu thông tin, màn hình, bàn phím, máy in và các thiết bị mạng kết nối chúng Hầu hết các hệ thống kế toán hiện đại yêu cầu hệ thống mạng kết nối điện tử mà chúng cho phép các máy tính cá nhân có

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH

Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 203

thể dùng chung một số thông tin Trong một hệ thống mạng, server lưa trữ các chương trình

và các số liệu Với một mạng máy tính, một nhà quản lý ngồi ở Anh hay Mỹ đều có thể truy cập vào mạng xem hoặc lấy các dữ liệu trong hệ thống ở Việt Nam nếu anh ta được cấp quyền truy cập vào hệ thống đó

Phần mềm (software) là một bộ chương trình điều kiển máy tính để thực hiện các công việc mong muốn Một phần mềm kế toán chấp nhận việc chỉnh sửa, thay thế và lưu trữ câc dữ liệu giao dịch và tạo nên các báo cáo mà các nhậ quản lý cần dùng nó để quản trị doanh nghiệp ISÍhiều phần mềm kế toán hoạt động độc lập với các hoạt động máy tính khác của hệ thống Ví

dụ một công ty có thể vi tính hóa một phần, có thể sử dụng phần mềm tính lương và kế toán bán hàng và khoản phải thu Các phần khác của hệ thống kế toán có thể làm bằng tay Rất nhiều công ty lớn như Unilever, Coca-cola, Scancom phần mềm kế toán là tích hợp với các

dữ liệu kinh doanh khác trong toàn bộ công ty như sản xuất, quản lý kho, bán hàng, phân phối

và kế toán Những công ty như vậy các hệ thống thông tin quản trị (management information systems) bao gồm cả số liệu kế toán và không kế toán

Con người (personnel) nhân sự vi tính trong hệ thống chính bao gồm người phân tích hệ thống (system analyst), người lập trình (programmer) và người điều khiển máy tính (machine operator) Người phân tích hệ thống thiết kế ra hệ thống, trên cơ sở các thông tin cần thiết của các nhà quản lý, các bộ phận và các thông tin kế toán có sẵn Công việc của nhà phân tích là thiết kế hệ thống để chuyển các số liệu (data) thành các thông tin hữu ích (useful information) cho việc ra quyết định với chi phí thấp nhất Nhà ỉập trình viết các chương trình (các hướng dẫn) để điều khiển các hoạt động của máy vi tính Người vận hành máy vi tính (computer operator) thao tác cho máy ví tính chạy suôn sẻ

2, Hệ thống kế toán bằng tay và bằng máy vi tính

(How computerised and manual accounting systems work)

2.1 Sự vận hành của một hệ thống kế toán bằng tay và bằng máy vi tính

Ngày nay hệ thống kế toán bằng máy tính đã thay thế các hệ thống kế toán bằng tay ở rất nhiều tổ chức và công ty, thậm chí những doanh nghiệp nhỏ Bảng 8-1 ở trên đã minh họa 3 bước cơ bản của hệ thống xử lý số liệu đó có thể tóm lược đơn giản là (1) nhập dữ liệu (input data) (2) xử lý số liệu (processing) và (3) đầu ra (outputs) là các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Hệ thống kế toán trên máý tính cũng được thiết kế trên nguyên tắc tương tự như Bảng minh họa 8-2 trang sau Các giao dịch được ghi chép và nhập vào hệ thống máy vi tính Phần mềm

sẽ tổ chức xử lý các thông tin như đã iập trình sẵn và sẽ chạy ra các sồ nhật ký, sổ cái, sổ cái phụ và các ghi chép thống kễ khác đồng thời chạy ra các báo cáo tài chính và quản trị như đã lập trình sẵn Các nhà quản trị có thể in cậc báo cáo ra giấy hay xem ừên màn hình máy tính

2.2 Thiết kế một hệ thống kế toán hiệu quả

2.2.1 Hệ thống các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính

Nhân sự (personnel)

Nhập cẩc giao dịch, yêu cầu các báo cáo, bảo vệ các ghi chép

Như đã đề cập ở phần trên, kế toán là một quá trình thu thập và xử ỉý thông tin để ra các báo cáo tài chính và quản trị cho người sử dụng nó ra các quyết định kinh doanh Cũng như khi giải một bài toán phức tạp, chúng ta luôn phải bắt đầu từ phân tích yêu cầu của bài toán, trong thiết kế hệ thống kế toán, nhà thiết kế hệ thống phải bắt đầu bằng việc phân tích các yêu cầu thông tin của người quản trị trong việc ra các báo cáo quản trị của tất cả các bộ phận trong công ty cũng như yêu cầu của các báo cáo tài chính ra bên ngoài Thông tíiường yêu cầu thông tin nội bộ để quản lý công ty cần rất chi tiết, đa dạng, đa chiều hơrĩ so với các thông tin lên báo cáo tài chính ra bên ngoài Bởi vậy nhà thiết kế hệ thống phải làm việc với các giám đốc, trưởng phòng chức năng để tìm hiểu các nhu cầu thông tin của họ, làm và thống nhất các form báo cáo cần thiết cho từng bộ phận và toàn bộ công ty Phần phụ lục A ở cuối chương là

m ật ví đụ về yêu cầu các báo cáo quản trị của các bộ phận của một công ty hàng tiêu dùng

nhanh để nhà thiết kế hệ thống lập hệ thống tài khoản kế toán cho công tỵ

2.2.2, Hệ thống tài khoản (C hart o f accounts)

Từ các yêu cầu thông tin và các báo cáo đã xác định ở phần trên, nhà thiết kế phân tích và đưa

ra một hệ thống tài khoản phù hợp mà nó có thể đáp ứng được các báo cáo tài chính và báo cảo quản trị Lưu ý rằng việc đáp ứng các yêu cầu của các báo cáo quản trị cần nhiều tài khoản hơn so với yêu cầu để ra được các báo cáo tài chính theo luật định Ở hầu hết các nước, không có khái niệm hệ thống tài khoản kế toán thống nhất chung cho một quốc gia vì họ hiểu rằng điều đó là không cần thiết vì mỗi công ty có nhu cầu thông tin, quân trị khác nhau nên

KỂ TOÁN TÀỈ CHÍNH

Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 205

các công ty sẽ tự xây dựng cho mình sẽ là họp lý nhất Ở Việt Nam Bộ Tài chính ban hành môt hệ thống tài khoản kê toán thông nhất dùng cho các doanh nghiệp Tuy nhiên cần phải hiểu rằng hệ thống tài khoản này chỉ đáp ứng được việc ra các báo cáo tài chính thông thường cho người ngoài Các công ty muốn có một hệ thống kế toán hiệu quả cần phải thiết kế riêng cho mình một hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và các nhu cầu thông tin quản trị nội bộ của công ty Hệ thống tài khoản kế toán đó phải đáp ứng được yêu cầu của không những các báo cáo tài chính cho bên ngoài mà điều quan trọng là cho các báo cáo quản trị nội bộ của công ty Ví đụ về hệ thống tài khoản kế toán cho báo cáo kết quả kinh đoanh của một công ty hàng tiêu dùng nhanh như bảng minh họa 8-3

Công íy hàng tiêu dùng nhanh XYZ

Kế toán tài chính KTquản trị p.bộ 3 p bộ 4 p.bộ 5 p.bộ 6 p.bộ 7

- Có hai loại tài khoản (1) đành cho kế toán tài chính và (2) đành cho kế toán quản trị Nó cho phép ghi chép kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính Mỗi tài khoản là tổ hợp của 7 phân bộ (segment) có thể lên tới 25 ký tự

- Kế toán tài chính: gồm 6 ký tự, đành cho kế toán tài chính (Căn bản theo hệ thống tài khoản

kế toán Việt Nam)

- tcế toán quản trị (Segment 2), 3 ký tự: Tài khoản cấp 1 của kế toán quản trị

- Phân bộ 3 (Segment 3), 4 ký tự: Tài khoản cấp 2, tài khoản chi tiết của kế toán quản trị (và

kế toán tài chính nếu cần)

- Các phân bộ 4, 5, 6 và 7 (segment 4-7):' dùng cho Kê toán quản trị ià chủ yếu (và Kế toán tài chính nếu cần)

206 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/ VAS

Để dễ hiểu hơn, bạn có thể tham khảo hệ thống tài khoản các phân bộ 1, 2 và 3 (Tài khoản kế toán tài chính, tài khoản chính và tài khoản chi tiết của kế toán quản trị) của hệ thống tài khoản của một công ty hàng tiêu dùng nhanh ở phần phụ lục B của chương này

2.2.3 H ệ th ố n g sổ sác h kế to á n (A ccounting books)

Tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các giao dịch kinh doanh cũng như việc sử dụng máy vi tính cho kế toán đến đâu để nhà thiết kế đưa ra một hệ thống sổ sách cho phù hợp.Một hệ thống đơn giản chỉ bao gồm một sổ nhật kỷ chung và các sè cái Tuy nhiên đối với các công ty lớn, hoạt động phức tạp và có rất nhiều giao dịch thường các sồ nhật ký phải được tách ra nhiều loại sổ nhật ký để nhóm các ỉoại nghiệp vụ giống nhau về cùng một sổ nhật ký

và do vậy nhiều người có thể cùng làm và việc tổng hợp được thuận tiện hơn Việc thiết kế chi tiết các sổ sách này sẽ được đề cập ở các phần sau của chương này

2.2.4 H ệ th ốn g các ch ứ n g từ gốc (Source docum ents)

Sau khi thiết kế được các báo cáo đầu ra cần thiết cho các nhà quản trị, người thiết kế phải tiếp tục thiết kế các chứng từ gốc để thu thập các thông tin từ gốc và đo vậy mới có thể đáp ứng được các báo cáo đầu ra Ở Việt Nam, mặc dù Bộ Tài chinh đã ban hành hệ thống chứng

từ ban đầu, tuy nhiên nó không thể đầy đủ và phù hơp với tất cả các công ty Các công ty íùy thuộc vào yêu cầu báo cáo đầu ra để thiết kế các chứng từ gốc cho phù hợp và thuận tiện cho việc thực hiện của các phòng ban cũng như việc quản trị của công ty

2.3 Xử lý các giao dịch: Hệ thống bằng tay và bằng máy vi tính

(Processing transactions: Manual and menu-driven systems)

Việc ghi chép các giao dịch trong một hệ thống kế toán thực tế thường rất khác nhau tùy theo từng công ty Tuy nhiên hầu hết các hệ thống kế toán đơn giản bao gồm ít nhất hai bộ phận là ghi vào sổ nhật ký và ghi vào sổ cái các tài khoản Tuy nhiên ở các công ty có số lượng các giao dịch nhiều, có nhiều kế toán viên thường yêu cầu có các sổ nhật ký đặc biệt chuyên cho các giao dịch giống nhau Đa phần các công ty phân loại các giao địch thành năm loại giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được hiệu quả nhất Trong một hệ thống kế toán làm tay các giao dịch được phân loại để ghi chép vào các nhật ký đặc biệt như sau:

- Bán hàng chịu (Credit sales) được ghi chép vào sổ nhật ký bán hàng (Sales Journal)

- Thu tiền (Cash receipts) được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal)

" Mua hàng trả sau (hàng và tàí sản khác) được ghi trong sổ Nhật ký mua (Purchase Journal)

KỂ TOÁN TÀi CHÍNH

Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 207

-■ Chi tiền (Cash payments) được ghi vào sổ Nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal)

- Các giao dịch khác không íhuộc các loại trên được ghi vào sổ Nhật ký chung (General Journal) như ghi khấu hao TSCĐ, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ

Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết các sổ nhật ký này ở các phần sau của chương này Tuy nhiên phải nói thêm, một số công ty có thể mở thêm một số sổ nhật ký đặc biệt khác nữa Rất nhiều công ty thường mở thêm sổ “Nhật ký chi tiền lặt vặt” (Petty cash Journal) Một số công ty có lượng hàng bán bị trả lại nhiều hay mua hàng bị trả lại nhiều và muốn quan tâm nhiều vẩn đề này có thể mở thêm các sổ nhật ký “Hàng bán bị trả lại và giảm giá” và sổ nhật ký “Hàng mua trả lại và giảm giá”

Các hệ thống máy vi tính được tổ chức theo các chức năng (function) hay nhiệm vụ (task) Việc truy cập vào các chức năng được sắp xếp trong các menu Một M ENU là một danh sách các khả năng để lựa chọn các chức năng của máy vi tính Trong một hệ thống được điều khiển các menu, trước tiên bạn truy cập vào nhóm chung nhất của các chức năng, gọi là menu chính (main menu) Sau đó bạn chọn một hoặc nhiều hơn các menu phụ cho đến khi nào bạn tìm được chức năng mà bạn cần

Bảng 8-4 dưới đây minh họa một loại cấu trúc menu Dòng đầu trên cùng chi ra các menu chính Kê toán viên chọn menu “General” (Viết tắt của General ledger, nhật ký chung), con

ưỏ trên màn hình sễ làm nổi bật (highlighted) menu Hành động này đã mở ra một chuỗi 4 menu phụ là Transactions (Giao dịch), Posting (chuyển vào sổ cái), Account maitenance (duy trì tài khoản) và Closing (đóng tài khoản) Menu phụ Transactions đã được lựa chọn làm nồi bật-màu đen

Bàng 8- 4: CÁC MENU CHÍNH CỦA MỘT HỆ THỐNG KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH

General Receivaies Payables Inventory Payroll Reports (Chung) (Phải thu) (Phải trả) {Hàng ton kho) (Lương) (Báo cáo)

Closing {đóng íài khoản)

Use arrow keys to make choice.

Press <Reiurn> to access choice.

Press F7 <escape> to leave menu

Các menu chính (Main menu)

COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM 6.1

MAIN (CHÍNH)

208 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/VAS

Trong hệ thống vi tính, việc chuyển vào sổ cái (posting) có thể được thực hiện liên tục khi các giao dịch được ghi nhận (xử lý trực tuyến/ online processing) hoặc được chuyển sau đó theo từng nhóm hoặc từng lô (batch) của các giao dịch giống nhau (Batch Processing) Trong cả haí trường hợp trên nó đều ỉà tự động Xử lý theo lô (batch) của các số liệu kế toán, cho phép các kế toán viên kiểm tra sự chính xác của các bút toán trước khi chuyển nó vào sổ cái Trong thực tế các số liệu của các giao dịch phải đợi trong máy vi tính chờ chuyển vào sổ cái, nó chỉ đơn giản là sự cập nhật các số dư các tài khoản

Đầu ra của hệ thống kế toán là các báo cáo Ĩ1Ó bao gồm báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị là bước cuối cùng của xử lý số liệu Trong hệ thống vi tính, nó có thể được in tự động bất

cứ lúc nào mà nhà quản lý muốn hoặc họ chỉ cần xem trên màn hình

2.4 Phần mềm kế toán tích hợp: Bảng tính điện tử

(Integrated accounting software: spreadsheet)

Một bộ phần mềm kế toán thường được tổ chức dưới dạng các module, chúng có thể tách biệt nhưng có thể tích hợp thành một đơn vị mà chúng tương thích với nhau và các chức năng có thể làm việc bình thường cùng nhau Những sự thay đổi ảnh hưởng đến một module có thể ảnh hưởng đến các mudule khác Ví dụ nhập và chuyển số liệu vào sổ cái một giao dịch bán hàng chịu (trả sau) sẽ cập nhật hai module: Các khoản phải thu/ bán hàng và Hàng tồn kho/ Giá vốn hàng bán Rất nhiều công ty mua và đưa vào áp dụng các phần mềm kế toán theo từng module theo từng thời kỳ khác nhau chứ không nhất thiết phải áp dụng tất cả các module cùng một lúc Tuy nhiên khi thiết kế hệ thống phải xác định trước việc sử dụng các module như thế nào trong tương lai để tiết kiệm nhất thời gian và tiền của công ty

Các bản tính đỉện tử (Spreadsheets trong excel) ỉà các chương trình máy tính mà chúng

kết nối các số liệu bằng các phương tiện là các công thức, các hàm số Cạc bảng tính điện tử rất hữu dụng khi một số lượng lớn các số liệu cần được phân tích Nó làm giảm đi rất nhiều

thời gian và công sức so với làm tay thông thường và chính xác hon Bởi vậy rất nhiều kế

toán viên sử dụng các bảng tính điện từ trong Excel để làm nhiều công vỉệc kế toán mà các phần mềm kế toán chưa được thực hiện ở đó

3 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

(Overview of an accounting information system)

3.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

(Overview o f accounting information system)

Mục đích của một hệ thống thông tin kế toán là sản xuất ra được các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị khác để sử dụng cho các nhà quản trị công ty, các nhà đầu tư và nhũng người

có liên quan Các công ty tùy theo nhu cầu thông tin để thiết kế và sử dụng các hệ thống kế toán cho phù hợp Đó có thể ỉà một hệ thống kế toán làm bằng tay, hay làm một phần bằng

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 209

máy vi tính (thường phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ, số lượng giao dịch không nhiều) hay làm toàn bộ trên máy vi tính (dùng các phần mềm tích hợp toàn bộ hệ thống, thường dùng cho c á c công ty lớn, hoạt động phức tạp, có nhiều giao dịch) Mỗi công ty thiết kế hệ thống thông tin để có thể đáp ứng được các yêu cầu tính kiểm soát, tính phù họp, tính linh hoạt và

có mức phí chấp nhận được Bảng 8-5 mô tả hệ thống kế toán điển hình cho một doanh nghiệp thương mại

3.2 Các sổ nhật ký kế toán đặc biệt (Special Accounting Journals)

3.2.1 Tổng quan về các sổ nhật ký đặc biệt (O verview o f s p e c ia l Journals)

Các bút toán nhật ký được mô tả cho đến nay trong cuốn sách này là sổ nhật ký chung (General Journal) Nếu chúng ta ghi tất cả các giao dịch của một công ty vào trong sổ nhật ký chung sẽ không hiệu quả, nhất là đối với những công ty có nhiều giao dịch

Trên thực tế, hầu hết các giao dịch của m ột doanh nghiệp đều rơi vào một trong bốn loại chính, do vậy kế toán sử đụng các nhật ký đặc biệt đế ghi chép các giao dịch này

Hệ thống này sẽ giảm thời gian và chi phí so với việc chỉ dùng một sổ nhật ký chung như đã

đề cập ở trên Bốn loại giao dịch chủ yếu liên quan đến các sổ nhật ký đặc biệt được liệt kênhư dưới đây:

Các giao dịch sổ nhật ký đặc biệt _ Viết tắt chuyến sỏ

1 Bán hàng chịu (Sales or? credit) Nhật ký bán hàng {Sales Journal) s

2 Thu tỉền (Cash receipts) Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal) CR

3 Mua chịu (Purchase on credit) Nhật ký mua (Purchase Journal) p

4 Chi tiền {Cash Payment) Nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal) CP

Doanh nghiệp chỉ sử dụng sổ nhật ký chung (General journal) để ghi chép các giao dịch

khác không nằm trong 4 loại giao dịch ở trên như khấu hao tài sản cố định, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ Chữ viết tắt dùng trong việc chuyển sổ của nhật ký chung là J

Trong các hệ thống phần mềm kế toán cũng hoạt động theo một nguyên lý tương tự, nó cũng chia thành các chuyên ngành đặc biệt bằng việc tổ chức việc nhập các giao dịch theo phân loại các giao dịch, do vậy các số liệu được nhập thông qua nhiều module kế toán Ví dụ Module Các khoản phải thu (Account receivables) cho các giao dịch bán hàng chịu

210 Phần ii: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/VAS

Bàng 8-5: TổNG QUAN HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI CÁC NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT CHO MỘT CỐNG TY THƯƠNG MẠI

3.2.2 Sử dụng các chứng từ như là các sổ nhật ký (U sing docum ents as Journals)

Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ tổ chức hệ thống kế toán của họ hợp lý để tiết kiệm tiền của bằng việc sử dụng các chứng từ gốc thực tế như ỉà các sẳ nhật ký Ví dụ doanh nghiệp có thể giữ toàn

bộ hóa đơn bán hàng của họ phục vụ như là một sổ nhật ký bán hàng và giữ tất cả các hóa đơn bán hàng chịu ưong một file hồ sơ riêng mà chúng có thể tháo dở từng tờ một Cuối kỳ (tháng, quý), kế toán viên chỉ đơn giản cộng tổng số tiền bán hàng chịu và chuyển số tiền vào sổ cái tài khoản Các khoản phải thu và Doanh thu Kế toán viên cũng có thể chuyển vào sổ cái trực tiếp từ các hóa đơn bán hàng vào tài khoản phải thu của khách hàng trong sổ cái các khoản phải thu Hệ thống “không cần sổ nhật ký” này giảm thiểu được chi phí kế toán vì các kế toán viên không phải vào các sổ nhật ký các thông tin mà nó đã có trong các chứng từ gốc

Tuy nhiên điều này chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, với ít giao dịch Nó có rủi ro lớn là các chứng từ gốc dễ bị sót hay bị thất lạc Nếu bị thất lạc chứng từ sẽ không có gì để đối chiếu xem việc ghi chép và lưu chứng từ có đúng không

4 Nhật ký bán hàng (Sales journal)

Hầu hết các doanh nghiệp thương mại bán chịu (bán thiếu) ít nhất là cho một số loại hàng hóa Những giao dịch bán chịu hàng hóa này được ghi vào sè nhật ký bán hàng Do vậy nó còn được gọi là Sổ nhật ký bán chịu (Credit Sales Journal) Tuy nhiên bán chịu những tài sản khác không phải là hàng tồn kho như bán tài sản cố định xảy ra không thường xuyên nên không được ghi vào sổ nhật ký bán hàng này mà được ghi vào sổ nhật ký chung

KỂ TOÁN TÀÍ CHÍNH

Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 211

Doanh thu không thuế *

Thuế VAT

Tiền gôp (DT&VAT) 06/6 325 Ông Đông V 1000 100 - 1100 600

(TK131) !

(TK 632,156)

Tồng số cố thể được chuyển vào

sổ cái vào cuối tháng

Tổng số có thề được chuyển vào

sổ cái vào cuối tháng

Phần 8: Chuyển từ sổ nhật ký vào sổ cái

Ông Đông

t

25/6 S.5 605 605 Ngày T.chiêu Nơ Có Số dư

Cột này có thể được tách thành nhiều cột cho doanh thu các nhóm hay ngành hàng

Bảng 8-6 minh họa nhật ký bán hàng (phần A) và các công việc chuyển vào sổ cái (phần B) của Công ty Thương mại Nguyễn Kim,, chuyên bán hàng điện tử dân dựng Mỗi một giao dịch

212 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASBIVAS

đều được ghi bút toán Nợ các khoản phải thu, Có Doanh thu và Có Thuế VAT phải nộp như

là tiêu để trên đầu cột lớn đã chi ra Cho mỗi giao dịch, kế toán viên nhập số liệu ngày, số hóa đơn bán hàng, tài khoản khách hàng và số tiền của giao dịch

Trong việc ghi chép doanh thu bán chịu ở chương 5 “Kế toán Doanh thu và thương mại”, chúng ta không ghi vào sổ cái phụ (sổ chi tiết) cho từng khách hàng mua chịu Trên thực tế, doanh nghiệp cần biết số tiền phải thu của từng khách hàng, khi nào đến hạn để đòi nợ chứ không chỉ có con số tồng phải thu Bởi vậy kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng này

Quan tâm đến giao địch đầu tiên trong phần A Ngày ố/ố Công ty Nguyễn Kim bán chịu hàng cho ông Đông tổng trị giá lồ hàng là 1.100 triệu đồng (đ) trong đó giá trị trước thuế là 1.000

triệu đ và thuế VAT là 100 triệu đ, hóa đơn số 325 Tất cả thông tin này xuất hiện trên một

dòng đầu của Nhật ký bán hàng, không cần có lời giải thích Sự xuất hiện của các giao dịch trong Nhật ký bán hàng nghĩa là bán hàng chịu, ghi Nợ Các khoản phải thu-ông Đông, ghi Có Doanh thu và ghi Có Thuế VAT phải nộp Khi cần tìm hiểu nhiều hơn các thông tin trên về giao dịch hãy xem hóa đơn bán hảng số 325

Công ty Nguyễn Kim sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho thường xuyên Khi ghi chép doanh thu bán hàng đồng thời công ty cũng ghi nhận giảm hàng tồn kho và ghi tăng giá vốn; hàng bán Người lập trình máy tính rất dễ dàng lập cho việc ghi chép đồng thời Hai bút toán bán hàng và giá vốn hàng bán này 0 0 vậy ở cột cuối cùng bên tay phải của Nhật ký bán hàng;: ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và ghi Có “Hàng hóa” theo giá vốn của hàng đã bán cho Ông;; Đông là 600 triệu đ Nếu Công ty Nguyễn Kim sử dụng phương pháp hàng tồn kho định kỳ,vị

nó sẽ không cần ghi bút toán cuối này vào thời điểm bán hàng Để quản lý chặt chẽ hơn, trên;; thực tế ở Việt Nam đa phần các công ty sử dụng phương pháp hàng tồn kho thường xuyên

Chuyển vào sổ cáỉ (Posting to the general Ledger), sổ cái mà chúng ta đã đề cập tù’ trước

đến nay là sổ cái chung (general ledger), mà chúng giữ các tài khoản để lên các báo cáo tài chính Bây giờ chúng ta sẽ giới thiệu thêm các sổ cái khác

Chuyển tò sổ áhật ký bán hàng vào sổ cái chung chỉ được thực hiện vào cuối mỗi tháng Trong bảng minh họa 8-6 phần A, tháng 6/2009 tổng số bốn chịu là 3.608 triệu đ Cột này có

ba tiêu đề Các khoản phải thu (số tiền gộp 3.608), doanh thu thuần 3.280 triệu và thuế VAX

328 triệu đ Khi chuyển tổng số tiền 3.608 triệu đ vào các tài khoản này trong sổ cái chung,

số tài khoản của chúng được viết ngay phía dưới dòng tống của sổ Nhật ký bán hàng Trong phần B của bảng minh họa 8-ố, số tài khoản phải thu là 131, Doanh thu bán hàng là 511 và Thuế VAT phải nộp là 3331 Các số tiền tương ứng được chuyển vào các tài khoản này trong

sổ cái chung

Tổng số tiền ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và Có “Hàng hóa” cho tháng ố/2009 với tổng số tiền

là 1.968 triệu đ cũng được chuyển vào sồ cái tương ứng vào cuối tháng

Chuyển vào sổ cái phụ các khoản phải thu (Posting to the accounts receivable subsidiary

ledger) Tổng số tiền 3.Ố08 triệu đồng phải thu của khách hàng không xác định cụ thề số tiên phải thu từ khách hàng cụ thể nào Một doanh nghiệp có thể có hàng trăm, hàng ngàn khách hàng thậm chí hàng triệu khách hàng như các công ty điện thoại Bởi vậy các doanh nghiệp phải kiểm soát việc trả tiền của từng khách hàng, do vậy từng khách hàng riêng rẽ phải được

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH

Số tiền trong sồ nhật ký bán hàng được chuyển vào sổ cái phụ hàng ngày để ghi chép số phải thu tính đến thời điểm hiện thời đó cho mỗi khách hàng Việc chuyển vào sổ cái phụ hàng ngày cho phép doanh nghiệp nắm và trả lời các câu hỏi liên quan đến từng khách hàng nếu như khách hàng điện thoại hỏi số tiền họ còn nợ Trong sổ cái phụ tài khoản phải thu của Ông Đông trong Bảng 8-6 là 1.100 triệu đồng, c ầ n lưu ý rằng các phần mềm kế toán hiện đại thường chuyển sổ online ngay sau khi phê duyệt giao dịch đó Do vậy doanh nghiệp sẽ nấm bắt được số phải thu của từng khách hàng đúng theo số thực tế cập nhật từng phút.

Khi mỗi số tiền của một giao dịch đã được chuyển vào sổ cái phụ, kế toán có ghi chú hay đánh ký hiệu V trong cột “chuyển sổ” để tham chiếu trong sổ nhật ký bán hàng (Phần.A)

Tham chiếu nhật ký trong sổ cái (Journal references in the ledgers) Khi số tiền đã được

chuyển vào sổ cái, số trang của nhật ký sẽ được ghi trong sổ cái tài khoản để nhận diện nguồn của số liệu đi từ đâu tới Tất cả các giao dịch trong Bảng 8-6 đều bắt nguồn từ trang 5 của sổ Nhật ký bán hàng, do vậy tất cả các tham chiếu nhật ký trong tài khoản sổ cái đều ghi S.5 Chữ “S” là chỉ Nhật ký bán hàng ghi theo tiếng Anh “Sales Journal”

Cách hiệu quả nhất để học về hệ thống kế toán và các nhật ký đặc biệt là học dòng chảy cùa các số liệu Mũi tên chỉ hướng đi của dòng thông tin Nó cũng chỉ mối liên hệ giữa các khoản phải thu của khách hàng trong sổ cái phụ và tài khoản các khoản phải thu trong sổ cái chung

Số dư Nợ của tài khoản Các khoản phải thu trong sổ cái chung sẽ bằng với tồng số dư Nợ của các tài khoản riêng rẽ của từng khách hàng ữong sổ cái phụ như sau:

Sổ cái chung (General ỉeđger)

Các khoản phải thu, dư Nợ

Sổ cái phụ (Susidiary leder): Các khoản phải thu khách hàng

Ông Đông

Ông Tây

Ong Nam

Ông Bắc

Tổng các khoản phải thu

Các khoản phải thu trong sổ cái chung được gọi là tài khoản kiểm soát (Control account), số

dư của nó bằng với tổng số dư của tất cả các tài khoản phải thu liên quan trong sổ cái phụ.Gác thông tin thêm có thể được ghi chép trong sổ nhật ký bán hàng Ví dụ công ty có thể thêm cột để ghi vắn tắt các điều khoản bán hàng, như 2/10 n/30 (theo thông lệ quốc tế nghĩa là phải thu/ trả trong vòng 30 ngày, ừả trong vòng 10 ngày đầu sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán sớm 2%) Thiết kế của nhật ký tùy thuộc vào các nhu cầu thông tin của các nhà quản lý bộ

3.608

5 Nhật ký thu tiền (C ash receip ts jou rn al)

Bảng 8*7: NHẬT KÝ THU TIỀN (CASH RECEIPTS JOURNAL)

Số

phiếu

thu

gửi NH

Chiết kháu bán

Thuế VAT

Phải thu

Doanh thu thuần

Thuế VAT

Tài khoản

Số tiền

Số TK

hàng bán,

Có Hàng tồn kho 3/6

12/6

115 116

Bán hàng tiền mặt Thu tiền ông Đông

Bán hàng tiền mặt Thu tiền ông Tây

Các khoản phai thu riêng

biệt được chuyển sổ cái hàng ngày

SỐ tiền riêng rẽ được chuyển vảo

sổ cái cuối tháng

Tống TK khác, không được rhnvồn RO

Tổng số có thể được chuyền vào sổ cái cuối

1.-

X

rrtan tí: unuyen vao so ca! cac ị ỈV.

Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng

(Account Receivables Subsidiary ledger)

Ông Đông

Sổ cáí {General ledger)

Lãỉ tiền gửi ngân hang 515X

Các giao dịch về tiền rất phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp, thu tiền từ khách hàng được

ví như dòng máu sống của doanh nghiệp Để hợp lý hóa việc ghi chép các giao dịch lặp đi lặp ỉại về thu tiền, kế toán viên sử dụng sổ Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal)

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH

Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 215

Bảng 8-7, Phần A minh họa Nhật ký thu tiền Việc chuyển vào sổ cái các tài khoản liên quan đươc chỉ ra trong phần B Bảng minh họa cho các giao dịch của Công ty Thương mại Nguyễn Kim trong tháng 6/2009

"Mỗi một giao dịch được ghi chép trong nhật ký này là một khoản thu tiền, do vậy cột đầu tiên

là ghi Nợ cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng Ngày nay hầu hết các khoản mua bán đều được thanh toán qua ngân hàng, nên việc chi bằng tiền mặt ngày càng hạn chế Cột tiếp theo là Nợ cho chiết khấu bán hàng (Sales discount) và Thuế VAT cho việc chiết khấu Bán hàng (chiết khấu thanh toán sớm) Trong một doanh nghiệp thương mại điển hình, nguồn tiền thu chính là

từ các khoản phải thu và bán hàng thu tiền trực tiếp (Cash Sales) Vì vậy Nhật ký thu tiền có các cột ghi Có cho Các khoản phải thu và Doanh thu bán hàng Nhật ký cũng có một cột ghi

Có cho các tài khoản khác, nó liệt kê các nguồn tiền khác hơn là từ các khoản phải thu và doanh thu tiền ngay Cột các tài khoản khác cũng được sử dụng để ghi tên của các khách hàng

mà công ty thu tiền từ họ

Trong bảng 8-7, bán hàng thu tiền mặt ngày 3/Ó và 18/6 Quan sát bút toán Nợ tài khoản Tiền gửi ngân hàng và Có tài khoản Doanh thu bán hàng (500 và 100 triệu đ) và Thuế VAT phải nộp (tương ứng 10% là 50 và 10 triệu đ) Mỗi bút toán bán hàng thường đi kèm với bút toán ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và Có “Hàng hóa” nếu công ty sử dụng phương pháp hàng tồn kho thường xuyên Trong bảng minh họa trên, giá vốn hàng bán của hai giao dịch trên tương ứng là 300 và 60 triệu đ

Ngày 12/6 công ty đã thu được tiền của Ông Đông với số tiền là 1.076 triệu đ Trong bảng 8-6

“Nhật ký bán hàng” ngày 6/6 công ty đã bán cho Ông Đông với số tiền là 1.100 triệu đồng Tuy nhiên Ông Đông trả tiền sớm trong hạn đừợc hưởng chiết khấu thanh toán sớm, nên được hưởng chiết khấu thanh toán 24 triệu đồng Trong 24 triệu đồng ông Đông được hưởng, có 22 triệu đồng là giảm giá tiền hàng còn lại là 2 triệu đồng là giảm Thuế VAT

Ngày 26/6 công ty nhận được tiền lãi cho vay là 50 triệu đồng Tài khoản được ghi Có là Lãi tiền gửi (TK số 515, thu nhập tài chính), phải được ghi trong cột các tài khoản khác Mỗi loại hình doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau về các loại hình giao dịch, nên các nhà thiết

kế các sổ nhật ký sao cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể của họ Trong trường hợp này, cột các tài khoản khác là ghi cho các giao dịch không thường xuyên về thu tiền

Tổng số ghi Nợ phải bằng với tổng số ghi Có trong sổ Nhật ký thu tiền, sự cân bằng này cho mỗi giao dịch cũng như cho tổng số cuối tháng Giao dịch thu tiền của ông Đông tồng Nợ (1.076 + 22 + 2 = 1.100 triệu đồng) cân bằng với tổng Có 1.100 triệu đồng Tổng các giao

dịch trong tháng, tổng Nợ là (2.891 + 22 + 2 =2.915 triệu đồng) bằng với tổng Có (2.205 +

600 + 60 + 5 0 - 2 9 1 5 triệu đồng) Cột ghi Nợ “Giá vốn hàng bán” và ghi Có “Hàng hóa” là tách biệt

Chuyển vào sổ cái chung (Posting to the General Ledger), số tiền tổng của các cột sẽ được

chuyển vào sổ cái chung cuối tháng (trừ cột tổng của các tài khoản khác) Bao gồm số tiền tổng của các tài khoản Tiền gửi ngân hàng (112) 2.891 triệu đ, Chiết khấu bán hàng (635X-