Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt

Vì vậy yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải quản lý và hạch toán đầy đủ chínhxác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố cơ bản của công tác hạch toán là: chính xác, kịp th

Lời Mở Đầu

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đang có những biến đổi sâu sắc, rõ rệt từ cơ chếtập trung sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, đời sống dân trí và kinh tế xãhội có những bước nhảy vọt Cơ chế thị trường đã và đang ngày càng tỏ rõ tính hợp lý, tính hiệu quảcao với cơ chế quản lý cũ Sự nhạy bén trước những thông tin kinh tế đang từng bước mở cửa đểgiao lưu hàng hoá với một số nước bạn, đời sống của nhân dân đang bước sang một nền kinh tếhiện đại

Từ cơ chế đó, nó đòi hỏi bản thân các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới các thiết bịcông nghệ tiên tiến hiện đại theo hướng đi tắt, đón đầu để trong một thời gian ngắn các doanhnghiệp đó có thể hội nhập với khu vực và thế giới Để tồn tại và phát triển trong sự cạnh tranh găygắt của nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp phải tổ chức, quản lý một cách có hiệu qủa cáchoạt động sản xuất kinh doanh bằng nhiều công cụ quản lý khác nhau Hay nói cách khác doanhnghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất Trong đó nguyên vật liệu làyếu tố quan trọng giữ vai trò quyết định tới sản phẩm, nó là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trìnhsản xuất, là yếu tố cấu thành chủ yếu nên sản phẩm, hàng hoá Chính vì vậy, việc hạch toán nguyênvật liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác kế toán nói riêng và trong công tác quản lýdoanh nghiệp nói chung

Vì vậy yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải quản lý và hạch toán đầy đủ chínhxác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố cơ bản của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời

và toàn diện

Việc hạch toán đầy đủ, chính xác có tác dụng quan trọng đến vệc tập hợp đầy đủ chi phí sảnxuất và giá thành sản phẩm Để tăng cường hạch toán kế toán đồng thời góp phần làm giảm chi phínguyên vật liệu và hạ thấp giá thành tăng doanh số tiêu thụ Vì vậy phải quản lý nguyên vật liệu thậtchặt chẽ, khong có sự thất thoát, lãng phí nhằm làm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận chodoanh nghiệp, hoàn thành được nhiệm vụ Nhà nước giao

Trong thời gian thực tập tại công ty, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh, các chịtrong phòng kế toán, các phòng ban khác và đặc biệt là sự hướng dẫn chu đáo của giáo viên hướng

dẫn Em đã mạnh dạn tìm hiểu và nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt” với mong muốn sau khi nghiên cứu xong em sẽ hiểu sâu sắc hơn về

kế toán nguyên vật liệu trong công ty

Nội dung nghiên cứu gồm 3 phần:

Phần 1: Đặc điểm tình hình chung của công ty cổ phần Nam Việt.

Phần 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt

Phần 3:Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty

Phần I Đặc điểm tình hình chung của công ty cổ phần Nam Việt

1.1- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần Nam Việt:

Đăng ký kinh doanh số : 2603000098 do Sở Kế hoạch - Đầu tư Tỉnh Thanh Hoá cấp ngày 04 tháng 9 năm 2000

Cấp lại, bổ sung giấy phép đăng ký kinh doanh lần thứ 01 số 2603000098 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Thanh Hoá cấp ngày 02 tháng 6 năm 2005

Trụ sở chính : Số 59 B đường Thọ Hạc - phường Đông Thọ - Thành phố Thanh Hoá

Số điện thoại : 037 3948 296

Mã số thuế : 2800769207

Tổng số cán bộ nhân viên: 119 người

- Đại học Tài chính Kế toán : 02 người

- Đại học Quản trị kinh doanh : 02 người

- Cao đẳng Thủy lợi , Xây dựng : 03 người

- Trung cấp Kế toán : 02 người

Thu nhập bình quân tháng: 1.800.000đồng/ người

Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất cũng như nâng cao đội ngũ cán bộ, công nhân

kỹ thuật các nghề, Công ty có khả năng hợp tác liên doanh với nhiều Công ty trong nước để chuyểngiao công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong nước và khu vực

Trong những năm Công ty cổ phần Nam Việt sẽ tăng cường thêm năng lực về mọi mặt đểphù hợp với sự phát triển lớn mạnh trong tỉnh, trong nước và khu vực Để củng cố và tạo uy tín trên

thương trường với mục tiêu " Năng suất - uy tín - Chất lượng - Bền vững và hiệu quả"

1.2- Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy.

1.2.1- Chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh

- Ngành nghề kinh doanh:

Ngành nghề kinh doanh chính: Xây dựng công nghiệp dân dụng, giao thông, thuỷ lợi.Xây lắp đường điện đến 35KV Lắp đặt điện nước, san lấp mặt bằng, trang trí nội thất Đầu tư sảnxuất kinh doanh các ngành xây dựng và cơ khí Tư vấn thiết kế xây dựng Kinh doanh dịch vụthương mại du lịch Lập dự án đầu tư xây dựng Đầu tư xây dựng phát triển nhà Lập thiết kế quyhoạch mặt bằng xây dựng Kinh doanh vận tải, máy móc thiết bị.

- Chức năng, nhiệm vụ:

+ Thực hiện nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành

+ Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định trong Bộ luật lao động để đảm bảo đờisống cho người lao động

+ Thực hiện chế độ Báo cáo thống kê, kế toán, Báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước, chịutrách nhiệm về tính xác thực của Báo cáo đã phát hành

1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ

Hiện nay Công ty đang đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thủy lợi, thủyđiện, hệ thống cấp nước sạch, đường giao thông nông thôn

1.2.3 Đặc điểm Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty

Bộ máy quản lý điều hành của Công ty cổ phần Nam Việt

* Đại hội đồng cổ đông (HĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty có quyềnbầu và bãi nhiệm các thành viên trong HĐQT

* Hội đồng quản trị (HĐQT) : Là các thành viên quản lý bao gồm những thành viên sáng lập

ra công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề đảm bảo quyền lợi cho côngty

* Các phòng ban trong công ty:

Có 4 phòng ban nghiệp vụ: Phòng Quản trị nhân sự, Phòng kinh tế kỹ thuật, Phòng kế toánthống kê, Phòng kế hoạch

Công ty có 6 đội xây lắp trực thuộc

- Phòng kinh tế kỹ thuật: Có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vựckinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, thiết bị xe, máy thi công, cung ứng vật tư, tổ chức quản lý hệthống kho tàng của Công ty, tham mưu giúp việc giám đốc trong công tác quản lý xây lắp, giám sátchất lượng công trình, quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công và an toàn lao động

- Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty về côngtác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tronghoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức, hướng dẫn và chỉ đạo hoạt động tài chính kếtoán của Công ty

- Phòng Quản trị nhân : có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực quản lý nhân

sự, sắp xếp cải tiến tổ chức quản lý, bồi dưỡng đào tạo cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách Nhànước đối với người lao động, thực hiện chức năng lao động tiền lương và quản lý hành chính vănphòng của Công ty.

- Phòng kế hoạch : tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực kinh tế, hợp đồng,

kế hoạch sản xuất, thiết bị xe, máy thi công, cung ứng vật tư, tổ chức quản lý hệ thống kho tàng củaCông ty

Với cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ theo kiểu trực tuyến chức năng, Công ty cổ phần xây dựng

thương mại Thịnh Lộc có thể phát huy năng lực chuyên môn của các phòng, ban chuyên môn

nghiệp vụ trong khi vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến Tổ chức bộ máy quản lý

doanh nghiệp của Công ty cổ phần xây dựng thương mại Thịnh Lộc đã đáp ứng được các yêu cầu.

Thực hiện đầy đủ, toàn diện chức năng quản lý doanh nghiệp, thực hiện nghiêm túc chế độ một thủtrưởng phù hợp với quy mô sản xuất và loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng của Công ty

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty:

1.3- Nội dung tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Nam việt:

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Theo Luật Kế toán thì kế toán tài chính là việc thu nhập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cungcấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tincủa doanh nghiệp

+ Nhiệm vụ phòng kế toán: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nộidung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểmtra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi viphạm pháp luật về tài chính kế toán

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quảntrị và quyết định kinh tế, tài chính của doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

+ Yêu cầu kế toán: Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chứng từ kế toán sổ kế

HĐ cổ đông

HĐ quản trị

Giám đốc công ty

Phó giám đốc KD Phó giám đốc xây lắp

Phòng kinh tế

kỹ thuật

Phòng quản trị nhân sự

Phòng kế toán

Đội xây lắp

Đội

xây

lắp

Đội xây lắp

Đội xây lắp

Đội xây lắp

Đội xây lắp

toán và báo cáo tài chính

- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, sự kiện kế toán

- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

- Phản ánh trung thực bản chất, hiện trạng, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tàichính

- Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạtđộng kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán Số liệu kếtoán kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán kỳ trước

- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánhđược

* Nguyên tắc kế toán: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 “Chuẩn mực chung”

Hình thức kế toán áp dụng:

Công ty cổ phần xây dựng thương mại Thịnh Lộc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán

tập trung Toàn công ty hạch toán thống nhất (hạch toán độc lập) đảm bảo sự chỉ đạo tập trung của

kế toán trưởng

Các đội là thành viên trực thuộc Công ty không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ được hướngdẫn lập và thu thập kiểm tra chứng từ rồi chuyển về phòng kế toán Công ty

Phòng kế toán Công ty có 4 người gồm: 1 Kế toán trưởng, 2 kế toán viên, 1 thủ quỹ

Kế toán trưởng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty, chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kếtoán thống kê của toàn Công ty, có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Nhà nước chịu tráchnhiệm theo dõi các khoản chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm xác định kết quả sản xuấtkinh doanh của Công ty

Kế toán viên (2 người) phụ trách các phần hành kế toán sau:

- Kiểm tra duyệt chứng từ thanh toán, theo dõi thanh toán nội bộ, làm báo cáo định kỳ, năm.+ Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi việc thanh toán thu chi tiền mặt hàngngày tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng và các khoản vay tín dụng

+ Kế toán công nợ thanh toán: Theo dõi khoản tiền hàng mua chưa trả, khoản tiền công trìnhhoàn thành bàn giao nhưng chưa thu về hết; khoản tạm ứng cho các đội xây lắp thành viên ứng vốnsản xuất, khoản ứng trước cho người bán, các khoản phải thu, phải trả nội bộ

- Theo dõi các khoản còn phải thanh toán với công nhân viên

- Theo dõi các khoản nộp ngân sách

- Nộp BHXH, BHYT.

+ Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang:

Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ kế toán từ bảng tổng hợp chi tiết của các phầnhành kế toán (đối tượng kế toán) - có kiểm tra, đối chiếu, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc lên chứng

từ ghi sổ, vào sổ cái và lên bảng cân đối số phát sinh, lên báo cáo tài chính

+ Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi biến động vật tư hàng hoá của Công ty Làm thủ tục nhập xuất vật tư cho các công trình theo kế hoạch sản xuất, theo dõi hàng hoá vật tư tồn kho, vật tư đang

-đi trên đường, vật tư còn tồn kho ở các đội, vật tư đã tiêu hao vào công trình hoàn thành, công trình

dở dang

Lên bảng tổng hợp nhập, xuất, vật tư trong kỳ chuyển cho kế toán tổng hợp

+ Kế toán tiền lương: Tính toán lương cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty, tính toán chế

độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và các chế độ phụ cấp, lên bảng tổng hợp lương và phân bổ tiềnlương

+ Kế toán tài sản cố định, theo dõi biến động của TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, theo dõi tìnhtrạng tài sản cố định

+ Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, thu chi theo lệnh thu chi quỹ Lên nhật

ký quỹ kịp thời để báo cáo kế toán trưởng nắm được và có kế hoạch chuẩn bị

+ Tại các đội trực thuộc: Đội trưởng hoặc nhân viên phụ trách làm công tác thống kê

tại đơn vị, chức năng tập hợp chứng từ phát sinh tại đơn vị hàng ngày và chuyển về phòng kếtoán Công ty để hạch toán theo quy định 5 ngày/1 lần

TGNH

Kế toán NVL, CCDC

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền lương

Kế toán công nợ

Kế toán viên

trong Công ty, đối chiếu, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh liên quan giữa các phần hành kế toán, đểkịp thời điều chỉnh sai số Bộ phận kế toán chi tiết phải cung cấp đầy đủ chứng từ bảng kê, bảngtổng hợp chi tiết cho kế toán tổng hợp đúng kỳ hạn để không gây chậm trễ cho công tác hạch toántổng hợp và lên báo cáo tài chính định kỳ

1.3.2- Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán:

1.3.2.1 Đặc điểm chung:

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 cùng với văn bản bổ sung, sửa đổi như thông tư 10 TC/CĐKT ngày20/3/1997 Thông tư 110/1998/TC-BTC ngày 15/7/1998 QĐ số 167/2000/QĐ-BTC ngày25/10/2000 thông tư 89/2002/QĐBTC ngày 09/10/2002 và Quyết định số 15/QĐ- BTC của Bộ tàichính ngày 20/03/2006

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết địnhsố: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính

Các loại số sách sử dụng ở Công ty theo QĐ 1171/TC/CDKT ngày 01/11/1995 và theo mẫu quyđịnh trong hình thức chính từ ghi sổ như:

- Chứng từ gốc; Bảng tổng hợp chứng từ gốc; Bảng tổng hợp chi tiết; Chứng từ ghi sổ

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết; Sổ cái; Sổ quỹ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Bảng cân đối số phát sinh

- Báo cáo tài chính

Đây là hình thức kế toán đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu Hình thức

kế toán chứng từ ghi sổ được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kếtoán chi tiết, được tiến hành song song tạo ra lối làm việc có tính ràng buộc lẫn nhau, thúc đẩy nhau,đảm bảo tiến độ hạch toán đồng đều ở các phần hành của phòng kế toán

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ :

Ghi chú :

Vào sổ hàng ngày

Ghi định kỳ

Đối chiếu

Khai báo chế độ kế toán: Việc khai báo này phải được giữ nguyên trong một niên độ kế toán

vì nếu thay đổi khai báo sẽ làm sai lệch kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Đánh giá hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc

+ Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Giá thực tế đích danh

+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

+ Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ

+ Niên độ kế toán: Niên độ kế toán thống nhất áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc31/12 theo năm dương lịch

- Kỳ hạch toán: Theo tháng, quyết toán theo quý

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số

Báo cáo tài chính

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt nam đồng

1.3.2.2 Các phần hành kế toán tại Công ty cổ phần Nam Việt

* Kế toán vốn bằng tiền:

- Chứng từ sử dụng:

+ Phiếu thu (Mẫu 01.TT/BB) ; Phiếu chi (Mẫu 02.TT/BB)

+ Bảng Kiểm kê quỹ (Mẫu 08a.TT và 08b.TT)

+ Giấy báo có, giấy báo nợ ; Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi

+ Séc chuyển khoản ; Phiếu chuyển tiền

- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111, 112, 113

- Sổ kế toán sử dụng:

+ Sổ quỹ tiền mặt

+ Sổ Cái TK 111, 112, 113

+ Sổ chi tiết tiền mặt,

+ Sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng

- Quy trình luân chuyển kế toán vốn bằng tiền :

z

Ghi chú :

Vào sổ hàng ngày

Ghi định kỳ Đối chiếu

* Kế toán Tài sản cố định (TSCĐ):

- Chứng từ sử dụng:

+ Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01 - TSCĐ/HD)

Chứng từ gốc PT,PC, giấy báo nợ, giấy

+ Biên bản thanh lý, TSCĐ (MS 01 - TSCĐ/HD)

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ (MS 05 - TSCĐ/HD)

+ Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

+ Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02- LĐTL)

+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 01- LĐTL)

+ Hợp đồng giao khoán (Mẫu 08 - LĐTL)

Chứng từ gốc Biên bán giao nhận TSCĐ, Biên bán thanh lý TSCĐ,Bảng tính và phân

Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết tăng

Bảng tính và phân bổ TSCĐ

Sổ Cái TK

211, 214,

ơ

Sổ chi tiết TSCĐ

+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 06 - LĐTL)

- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 334, 338 (3382,3383,3384), 3388, 335

+ Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT)

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)

+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ

+ Thẻ kho

- Tài khoản sử dụng: TK 152, 153

Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương, v.v…

+ Sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627, 154

+ Sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 154

+ Sổ chi phí giá thành công trình

- Quy trình luân chuyển kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm:

+ Giấy đề nghị thanh toán

+ Phiếu chi, giấy báo nợ, séc chuyển khoản

+ Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu

- Quy trình luân chuyển kế toán thanh toán với người bán:

- Cuối kỳ khoá sổ thực hiện các bút toán kết chuyển và lập Báo cáo tài chính

1.3.3- Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính

- Công ty Cổ phần Nam Việt định kỳ lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm Niên độ kếtoán được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

- Báo cáo tài chính Công ty lập bao gồm:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu 03 - DN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 - DN)

+ Báo cáo tình hình chi phí sản xuất kinh doanh

Chứng từ gốc Hoá đơn bán hàng, PC, UNC, UNT, Giấy báo

+ Báo cáo tình hình công nợ phải thu, phải trả

1.3.4- Tổ chức kiểm tra công tác kế toán

- Bộ phận thực hiện:

Phòng kế toán phối hợp cùng với thủ kho, bảo vệ, cán bộ cung ứng vật tư và các phòng liênquan cùng đồng bộ tiến hành tổ chức kiểm tra công tác kế toán mang lại hiệu quả cao và tránh đượcnhững sai sót do khách quan mang lại

- Phương pháp và cơ sở kiểm tra:

Định kỳ hàng tháng lập ban kiểm kê bao gồm: phòng kế toán, bảo vệ, thủ kho kiểm kê lạitình hình tài sản hiện có trong công ty để nắm bắt được tình hình thực tế so với sổ sách Thủ kho đốichiếu với kế toán chi tiết vật tư nếu có sai sót sẽ phát hiện kịp thời và có biện pháp điều chỉnh

Kế toán trưởng và các phần hành kế toán cùng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ củachứng từ sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán, bảo đảm tuân thủ đầy đủ các chế độ kế toán hiệnhành

Phần II Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần Nam Việt

2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động xây lắp tai công ty là theo các hợp đồng xây lắp đã kýkết giữa các bên Hoạt động xây lắp tại công ty là đa dạng và phong phú về hạng mục công trình vàquy cách công trình

Hiện nay, các loại vật liệu sử dụng để xây lắp đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động Nó

là các sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh của các công ty chuyên sản xuất thiết bị điện, công ty chỉ thựchiện việc xây lắp Do đó công ty có thuận tiện là không phải dự trữ quá nhiều các loại vật liệu hànghoá ở kho

Công ty nhập vật tư từ nhiều nguồn khác nhau, có loại vật tư nhập trong nước có loại phải nhập

từ nước ngoài Ngoài ra còn có vật liệu hoặc phế liệu thừa kỳ trước thu nhặt được nhập kho

Cũng như các công ty hoạt động xây lắp khác, công ty cổ phần Nam Vịêt có dặc thù là thựchiện việc đấu thầu và ký kết các hợp đồng xây lắp với các đối tác, sau đó căn cứ vào bảng dự toánvật tư đã được ban giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc nhập các vật liệu cầnthiết nhằm bổ sung số còn thiếu Làm như thế vừa đảm bảo việc cung cấp vật liệu cho hoạt độngxây lắp được đầy đủ và kịp thời, mà tránh được tình trạng mua quá nhiều làm ứ đọng vốn và ảnhhưởng tới chất lượng của vật liệu, đồng thời cũng tránh được tình trạng thiếu hụt vật liệu gây giánđoạn cho xây lắp

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cuả công ty chủ yếu từ các đơn vị đã có quan hệ mua bánlâu dài Thông thường với nhưng lô hàng lớn thì công ty phải ký kết các hợp đồng kinh tế mua vậtliệu với các công ty chuyên sản xuất thiết bị trong nước hoặc các công thượng mại chuyên nhập vật

tư của nước ngoài Còn đối với các vật liệu phụ có giá trị thấp thì công ty mua trên thị trường tự do,sau đó xuất trực tiếp cho công trình

Đặc thù của vật liệu mà công ty sử dụng là có giá trị lớn nên đòi hỏi công ty phải có khohàng đầy đủ tiêu chuẩn qui định, vận chuyễn đúng quy cách, kỹ thuật để tránh tình trạng hư hỏng,tài sản của doanh nghiệp

2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nam Việt:

Trong doanh nghiệp nguyên vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tínhnăng, phẩm chất Mặt khác, nguyên vật liệu thường xuyên biến động, do đó để hạch toán và quản lýcần thiết phải quản lý nguyên vật liệu Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tínhnăng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu mà có biện pháp quản lý phù hợp.Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệutrong hoạt động xây lắp, vật liệu được chia thành các loại sau:

- Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên công trình xây lắp Bao gồm cácloại: xi măng, gạch, đá, sắt thép….Số lượng vật liệu này nhiều cả về mặt số lượng và cả về mặtchủng loại, quy cách

- Vật liệu phụ: Gồm những nguyên vật liệu không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sảnphẩm mà chỉ làm thay đổi hình dáng bề ngoài sản phẩm thuộc loại này gồm có: sơn, ve, bột bả, sơnchống thấm…

- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế, sửa chữa thiết bị, phươngtiện phục vụ cho hoạt động xây lắp của công ty, thực hiện việc bảo hành, sữa chữa các vật liệu hànghoá khi bị hư hỏng

- Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình xây lắp công trình

2.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty:

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệutheo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác, thống nhất Việc đánhgiá nguyên vật liệu là khâu quan trọng trong công tác tổ chức công tác kế toán

ở công ty cổ phần Nam Việt các nghiệp vụ xuất nhập nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, mỗilần nhập giá cả có sự thay đổi Việc xác định ra chính xác nguyên vật liệu xuất dùng hết sức cầnthiết Trên thực tế tại công áp dụng phương pháp xác định giá xuất kho là phương pháp nhập trướcxuất trước

* Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

Do vật liệu của công ty chủ yếu là do mua ngoài nhập kho, công ty không đủ đội xe vận tảiriêng nên khi công ty mua vật liệu với khối lượng lớn thì công việc vận chuyển thường do bên bánđảm nhiệm và chi phí vận chuyển này được cộng luôn vào giá mua Còn khi công ty mua với khốilượng nhỏ thì bộ phận cung ứng vật tư của công ty cử người đi mua, chi phí vận chuyển được tínhriêng Như vậy trị giá thực tế của nguyên vật liệu do mua ngoài chỉ bao gồm giá mua ghi trên hoáđơn( giá chưa có thuế GTGT )

Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 96 ngày 03 tháng 10 năm 2009, công ty cp Nam Việt mua củacông ty cp Bê tông và xây dựng Thanh Hóa 5 cột bê tông ly tâm LT- 10 m Giá mua ghi trên hoáđơn là ( chưa có thuế VAT) là 7.733.575 đồng, thuế VAT 5% là 386.678 đồng Tổng giá thanh toán

là 8.120.253 đồng Như vậy kế toán ghi số tiền là 7.733.575 đồng vào cột thành tiền của sổ kế toánchi tiết

* Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Tại công ty, kế toán tính giá thực tế của vật liệu xuất kho theo giá nhập trước xuất trước Trướchết ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và số lượng của từng lần nhập kho.Sau đó căn cứ vào số lượng xuất ta xác định được đơn giá xuất, tuân thủ theo nguyên tắc nhập trướcxuất trước

Ví dụ: Đầu quý IV năm 2009 còn tồn kho 10 tấn xi măng đơn giá được xác định là 880.000đồng/tấn Ngày 10/ 10/ 2009 công ty nhập kho 20 tấn xi măng đơn giá nhập là 900 000 đồng/ tấn.Ngày 13/ 10/ 2009 công ty xuất kho 20 tấn xi măng Xác định giá xi măng xuất kho ngày 13/ 10/

2009 ?

2.4 Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty:

Mỗi quyết định của nhà quản trị đưa ra như: Có nên mua thêm nguyên vật liệu hay không, muavới số lượng bao nhiêu, với giá cả như thế nào, nên mua chịu hay thanh toán ngay điều đó khôngphải dễ dàng có được Nó là sự trăn trở suy nghĩ và phân tích các yếu tố, các điều kiện cụ thể củadoanh nghiệp Quyết định của nhà quản trị là đúng hay sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sảnxuất kinh doanh, đến sự sống còn của doanh nghiệp

Có thể nói, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là một công việc khôngthể thiếu được đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào và nó đòi hỏi phải tiến hành thườngxuyên, có khoa học

Để hiểu sâu hơn về công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty chúng ta bắt đầu tìmhiểu từ khâu thu mua nguyên vật liệu cho đến công việc tiếp theo như tiếp nhận, bảo quản, sử dụng,

dự trữ và phân tích thông tin liên quan đến nguyên vật liệu tại công ty

2.4.1 Công tác thu mua nguyên vật liệu

Đây là khâu cực kỳ quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu Để thu mua nguyên vậtliệu doanh nghiệp phải thiếp cận thị trường để sao tìm được nguồn nhập nguyên vật liệu vừa ổnđinh vừa có giá cả hợp lý

Công ty đã tân dụng tối đa nguồn nguyên vật liệu trong nước Công ty mua nguyên vật liệu củacác doanh nghiệp đã có thương hiệu, chính vì vậy đã tao được sự chủ động trong công tác thu muanguyên vật liệu khi có nhu cầu

2.4.2 Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu:

Để thực hiện tốt công tác tiếp nhận nguyên vật liệu, yêu cầu đặt ra là phải tiếp nhận chính xác

cả về số lượng và chất lượng, xác định rõ trách nhiệm trong trường hợp có hao hụt mất mát Phảichuẩn bị sẵn sàng các điều kiện tiếp nhận, đảm bảo tiếp nhận nhanh chóng, đồng thời tiến hànhphân loại và sắp xếp nguyên vật liệu vào một cách hợp lý đúng quy định

Khi mua nguyên vật liệu về tới kho công ty, phòng kế hoạch công ty sẽ tiến hành kiểm tra chấtlượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho đồng thời thủ kho củng kiểm tra, nếu đảm bảo đúng yêucầu mới nhập kho Khi nhập kho, tại kho có đầy đủ các phương tiện và đội ngũ tiếp liệu nhanhchóng, có trách nhiệm

Khi kiểm tra phải dùng phương thức thích hợp: cân đo, đong, đếm….và việc kiểm tra không chỉchú trọng mặt chất lượng mà còn đảm bảo cả về chất lượng

Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm Mọikết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập để kịp thời vào sổsách trước khi lập báo cáo

Biên bản này được lập cho từng kho, theo từng đơn vị sử dụng hoặc có trường hợp lập chung

cho từng nhóm vật tư có tính chất tương đồng giống nhau.

Tuỳ tường loại nguyên vật liệu mà sẽ phân loại sắp xếp vào các kho cho phù hợp để thuận tiệncho việc nhập, xuất kiểm tra nguyên vật liệu

2.4.3 Công tác bảo quản nguyên vật liệu:

Để bảo quản tốt về nguyên vật liệu thì không chỉ bảo quản về số lợng mà còn phải cả về mặtchất lượng nguyên vật liệu, nắm vững tình hình nguyên vật liệu tồn kho, sắp xếp để thuận tiện trongcông tác xuất nhập, kiểm kê Để đảo bảo các yêu cầu trên cần có sự kết hợp thống nhất giữa cácphương tiện và nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản Về phương tiện bảo quản phải đảm bảo đầy đủ đồng

bộ gồm các phương tiện trực tiếp bảo quản, phượng tiện đo lường vận chuyển…

Về nghiệp vụ và kỹ thuật bảo quản phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm kỹ thuật về bảoquản, phải nghiên cứu sắp xếp nguyên vật liệu một cách khoa học vừa tiết kiệm vừa thuận lợi chosản xuất, phải có nội quy phòng kho để phòng tránh cháy nổ mất mát nguyên vật liệu

2.4.5 Công tác sử dụng nguyên vật liệu:

Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng là vấn đề đã và đang được ban lanh đạocủa công ty quan tâm Bởi lẽ sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ góp phần làm giảm chi phí xâylắp, từ đó làm giản giá thành của công trình đồng thời góp phần làm tăng lợi nhuận cho công ty Để

sử dụng tốt nguyên vật liệu công ty đã sử dụng một số các biện pháp nh nâng cao tay nghề và ý thứccủa cán bộ công nhân viên về sử dụng và tiết kiệm nguyên vật liệu Tổ chức chức tốt việc chuyênchở, bảo quản, tránh hư hỏng, hao hụt mất mát, triệt để thu hồi và tận dụng phế phẩm, phế liệu

2.4.6 Công tác dự trữ:

Để đảm bảo cho hoạt động của công ty được tiến hành liên tục, đồng thời không để vốn lưuđộng ứ đọng, doanh nghiệp đã xác định cho mình mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp trong sảnxuất kinh doanh

Nếu như công ty dự trữ qua nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, đồng thời phải bỏ ra khoản chi phí bảoquản không cần thiết Xong dự trữ nguyên vật liệu qua ít sẽ làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinhdoanh Vì vậy doanh nghiệp phải lập định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu

2.5 Tổ chức hoạch toán nguyên vật liệu tại công ty

2.5.1 Tổ chức hạch toán ban đầu:

Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là:

- Phiếu xuất kho vật tư ( mẫu số 02 - VT)

Việc nhập kho nguyên vật liệu ở công ty thực hiện chủ yếu trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tưthông qua việc thực hiện ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp Khối lượng, chủng loại, chất l-ượng nguyên vật liệu mua về phải căn cứ vào các dự toán về công trình xây lắp và giá cả thị trường

2.5.1.1 Thủ tục nhập kho

Căn cứ vào tiến độ sản xuất và hạn mức vật tư phòng kế toán kỹ thuật phải lập kế hoạch và hợpđồng mua vật liệu Khi vật liệu mua về phải qua kiểm tra chất lượng theo đúng quy cách, chất lượngmẫu mã quy định Khi đạt yêu cầu mới chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục nhập kho

Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên :

- Một liên lưu tại quyển gốc

- Một liên giao thủ kho

- Một liên giao cho người đi mua giữ cùng với hoá đơn mua hàng giao lại chophòng kế toán để làm cơ sở thanh toán sau này

Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nên yêu cầu khimua hàng phải lấy hoá đơn GTGT của người bán hàng do Bộ tài chính phát hành Để làm thủ tụcnhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, có đóng dấu của Bộ tài chính và dấu của đơn

Ví dụ ngày 31/12 năm 2009 kế toán nhận được hoá đơn GTGT số 003952

Hoá đơn

giá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 2 tháng 10 năm 2009

Đơn vị bán: DNTN Vân Giang chi nhánh Trường Sơn

Địa chỉ: 72 - Nguyễn Chí Thanh- Đông Thọ- Thanh Hoá

Số TK:

Mẫu số: 01 GTKT- 3LL CS/2007B

Mã số thuế: 2700271866001

Họ tên người mua: Nguyễn Mạnh Hùng

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Nam Việt

Địa chỉ: 59B Thọ hạc- Đông Thọ- Tp.Thanh Hoá

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,, ghi rõ họ tên)

Hoá đơn Mẫu số 01 GTKT- 3LL giá trị gia tăng KE/2007B

Liên 2: Giao cho khách hàng

Ngày 12 tháng 10 năm 2009

Đơn vị: Công ty cổ phần Hàm Rồng Thanh Hoá

Địa chỉ: Phường Hàm Rồng – Tp Thanh Hoá

Mã số thuế: 2800228455-1

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hương Trà

Tên đơn vị: Công ty cổ phần Nam Việt

Địa chỉ: 59B Thọ hạc- Đông Thọ- TP Thanh Hoá

Hình thức thanh toán:

Mã số thuế: 2800769207

Cộng tiền hàng: 14.000.000Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 1.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.400.000 Bằng chữ: (Mười lăm triệu bốn trăm nghìn đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

lượng

Hoá đơn giá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng

Ngày 15 tháng 10 năm 2009

Đơn vị bán: DNTN Vân Giang chi nhánh Trường Sơn

Địa chỉ: 72 - Nguyễn Chí Thanh- Đông Thọ- Thanh Hoá

Số TK:

Mã số thuế: 2700271866001

Họ tên người mua: Vũ Đức Nguyên

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Nam Việt

Địa chỉ: 59B Thọ hạc- Đông Thọ- Tp.Thanh Hoá

Số TK: 421.101.000.153

Hình thức thanh toán:…TM….MS: 2800769207

Bằng chữ: (sáu mươi triệu bốn trăm mười sáu nghìn bảy trăm đồng chẵn)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán và hợp đồng mua hàng để kế toán tiến hành nhập

Mẫu số: 01 GTKT- 3LL CS/2007B