Chương 9 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÁC GIAO DỊCH VỂ TIỀN

Chương 9 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÁC GIAO DỊCH VỂ TIỀN (INTERNAL CONTROL CASH TRANSACTIONS) Bôi tượng chương; ỉ. Hệ thống kiểm soát nột bộ (Internal control system) 2. Kiểm soát nội bộ về thu và chi tiền (Internal control over cash receipts disbursements) 3. Hệ thong chứng từ và kiểm soát nội bộ (The voucher system internal control); 4. Ke toán tiền gửi ngân hàng (Accounting fo r cash at bank) 5. Kế toán tiền ỉặt vặt (Petty cash) 6. Các thủ tục kiếm soát nội bộ khấc (Other internal control procedures

Chương 9

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÁC GIAO DỊCH VỂ TIỀN

(INTERNAL CONTROL & CASH TRANSACTIONS)

B ôi tượng chương;

ỉ Hệ thống kiểm soát nột bộ (Internal control system)

2 Kiểm soát nội bộ về thu và chi tiền (Internal control over cash receipts & disbursements)

3 Hệ thong chứng từ và kiểm soát nội bộ (The voucher system & internal control);

4 Ke toán tiền gửi ngân hàng (Accounting fo r cash at bank)

5 Kế toán tiền ỉặt vặt (Petty cash)

6 Các thủ tục kiếm soát nội bộ khấc (Other internal control procedures)

* * *

Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp đụng cho tất cả các tài sản thuộc sở hữu hay kiểm soát lâu dài của một doanh nghiệp và cho tất cả các khâu trong quá trình hoạt động kinh doanh Nhưng chúng đặc biệt quan trọng đối với tiền Tiền có thể chuyển thành loại tài sản khác, dùng để mua dịch vụ hoặc trả nợ dễ dàng hơn mọi loại tài sản khác Do vậy, tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất Cho nên tiền cũng là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình kế toán tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ tiền khỏi sự ăn cắp hoặc sự lạm dụng là rất quan

trọng Các giao dịch về ngoại tệ sẽ được thảo luận ở C hương 20 “Kê toán các khoản đầu tư

và ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giá hối đoái”

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal control system)

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

(Overview o f internal control system)

Trong các doanh nghiệp nhỏ, chủ sở hữu thường kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh thông qua sự giám sát của chính bản thân và trực tiếp tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp Thí dụ chủ sở hữu thường mua tất cả các tài sản hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng Họ cũng tự thuê mướn và giám sát các rửiân viên, thương lượng các hợp đồng và ký séc Kết quả ìà tự họ biết được doanh nghiệp thực tế nhận được bao nhiêu tài sản và dịch vụ

từ số tiền bỏ ra Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì việc duy trì mối quan hệ

cá nhân với các hoạt động của doanh nghiệp trở nên khó khăn Do đó, trên một số phương

điện, người quản lý phải ủy quyền trách nhiệm và dựa trên các thủ tục kiểm soát nội bộ để

kiểm soát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trần Xuân Nam - MBA

234 Phần U: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS

Một hệ thống kiểm soát nột bộ được xây dựng đúng đắn giúp cho sự tôn trọ n g triệt để các chiến lược q u ản lý đã vạch ra Nó cũng nâng cao tình hiệu quả của hoạt động, trá n h lãng phí gian lận và ăn cắp và đảm bảo tính chính xác, tin cậy số liệu kế toán

Các thủ tục kiểm soát nội bộ thay đổi giữa các công ty và phụ thuộc vào những yếu tố như bản chất ngành kinh doanh và quy mô của công ty Tuy vậy, các nguyên tắc chung về kiểm soát nội bộ tương tự như nhau được vận dụng cho tất cả các công ty

Đ ịnh nghĩa kiểm soát nội bộ (Internal Control) ỉà một kế hoạch tố chức và tất cả các biện pháp ỉỉên quan đến một thực thể, đơn vị (Entity) để đạt được:

a) An toàn về tài sản

b) Đảm bảo việc ghi chép kế toán chính xác và đảng tin cậy (Reliable)

c) Tăng cường tính hiệu quả các hoạt động

d) Khuyến khích việc tuân thủ triệt để các chính sách của công ty.

Kiểm soát nột bộ bao gồm: Kiểm soát hành chírứi (Administrative controls) và kiểm soát kế toán (Accounting controls)

Kiểm soát hành chỉnh (Administrative controls) bao gồm kế hoạch tổ chức (Plan o f organization), các phương pháp và các thủ tục đế giúp các nhà quản lý đạt được hiệu quả của các hoạt động

và tuân thủ triệt để các chính sách của công ty Mục đích của kiểm soát hành chỉnh là để ỉoạỉ trừ những ỉãngphí.

Kiểm soát k ế toán (Accounting controls) bao gồm các phương pháp và các thủ tục để đảm bảo sự an toàn về tài sản và đảm bảớ việc ghi chép báo cáo kế toán chỉnh xác Trong chương này chúng ta đặc biệt quan tâm về hệ thống kiểm S ỡ ả t kế toán.

1.2 Đặc điềm của hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

(Effective system o f internal controls)

1) Con người có khả năng, đáng tin cậy và đạo đức (Competent & Reliable and ethical

personel) Nhân viên phải có khả năng giỏi và đáng tin cậy Trả lương cao để thu hút những

nhân viên giỏi, phù hợp và đào tạo để họ làm công việc củâ họ được tốt nhất, quan tâm quản

lý công việc của họ Những điều này giúp tạo nên một nhân viên giỏi Một doanh nghiệp sẽ thêm phần linh hoạt đối với các nhân viên của mình bằng việc luân phiên, thay đổi công việc cho các nhân viên Như vậy khi một nhân viên bị ốm, hay vì lý do nào đó không đi làm được thì công ty cũng đã có một người khác được đào tạo có thể thay thế làm việc đó

Việc luân phiên các nhân viên thông qua các công việc khác nhau cũng thúc đẩy tính đáng tin

cậy đối với các nhân viên Một nhân viên ít có khả năng thực hiện công việc không phù hợp với

khả năng của mình nếu anh ta biết rằng việc thực hỉện công việc của anh ta kém hoặc đo đạo đức, thái độ xấu có thể dẫn đến chỗ một nhân viên thứ hai khác thay thể anh ta làm việc đó

2) Quỵ định trách nhiệm rõ ràng (Assignm ent o f Responsibilities) Để có hệ thống kiểm soát

nội bộ tốt, trách nhiệm phải được qui định một cách rõ ràng và mỗi cá nhân phải có trách nhiệm với công việc của mình Các công ty thường có sơ đồ tổ chức và các quy định của công

KỂ TOÁN TÀi CHÍNH

Chương 9' Kiểm soát nộị bộ và các giao dịch về tiền 235

ty của các bộ phận để quy định trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng người Khi trách nhiêm lchông được quy định rõ ràng, nếu có điều gì sai sót, rất khó xác định ai là người có lỗi

Ví dụ: Khi có 2 nhân viên cùng chịu trách nhiệm vê ngăn kéo đê tiên và có sự thiếu tiền xảy

ra thì thường không thể xác minh được người nào phải chịu trách nhiệm Để giải quyết vấn đề này mỗi nhân viên phải có một ngăn kéo để tiền riêng, hoặc một trong 2 người đó sẽ được trao trách nhiệm chính

3) Tách biệt người giữ tài sản và công việc k ế toán (Separation o f the custody o f assets

from accounting) Một nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ yêu cầu cá nhân nào có trách

nhiệm đối với một tài sản không được giữ sổ sách kế toán đối với ỉoại tài sản đó Khi nguyên tắc này được chấp hành, người trông coi một tài sản hiểu rằng sổ sách về tài sản đó đang được người khác nắm giữ, với tài sản đó, không có lý do gì để giả mạo sổ sách Hơn nữa nếu muốn biển thủ tài sản và giấu diếm trong sổ sách thì cần phải có sự thông đồng

4) Tách biệt ngivời có thầm quyền quyết định các giao dịch với người giữ các tài sản liên quan (Separation o f the authorization o f transactions from the custody o f related assets) Vi

dụ nếu một người có thẩm quyền quyết định trả tiền các hóa đơn cho các nhà cung cấp và vừa

có quyền ký trên các séc hoặc vừa ỉà người giữ tiền thi rất có thể anh ta sẽ ra quyết định trả tiền cho anh ta hoặc người thân rồi sau đó ký séc trả tiền hoặc rút tiền ra Vì vậy Trưởng phòng mua hàng có quyền kỷ đơn mua hàng nhưng không có quyền ký phiếu chi hay ký séc

để chi tiền

5) Phân chìa trách nhiệm để có thể kiểm tra chéo lẫn nhau (Cross check) Trách nhiệm đối với một nghiệp vụ kinh tế có thể chia nhỏ ra được hoặc một dãy các nghiệp vụ kinh tế liên quan với nhau phải được chia ra cho các cá nhân hoặc phòng để công việc của người này là sự kiểm tra công việc của người khác Điều này không có nghĩa là phải nhân đôi công việc Mỗi nhân viên hoặc phòng phải hoàn thành phần việc của cá nhân mình Ví dụ trách nhiệm với việc nhận đơn đặt hàng, hàng hóa và trả tiền cho bên bán hàng không được giao cho chỉ một người hoặc chỉ một bộ phận Làm như vậy sẽ khiến việc kiểm tra chất và lượng của hàng hóa nhận được bị ỉỏng lẻo, gây cẩu thả khi kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của hóa đơn Điều này cũng tạo điều kiện cho một nhân viên mua hàng cho nhu cầu cá nhãn và chi tiền cho các hóa đơn giả

6) Hệ thống chứng từ và sẳ k ế toán ph ải hợp lý, số liệu đầy đả (Documents & Records).

Các chứng từ phải được đánh số trước (Pre-numbering) Một tập chứng tò đánh số trước theo một ưật tự giúp chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát khi có một chứng từ nào đó bị mất Nếu tất

cả các hóa đơn bán hàng đều được đánh số trước và được kiểm soát, mỗi nhân viên bán hàng

sẽ có trách nhiệm đối với số hóa đơn bán hàng thuộc quyền kiểm soát của họ Như vậy, một nhân viên bán hàng không có khả năng thực hiện một vụ bán, hủy hóa đơn bán hàng và bỏ túi riêng số tiền mặt nhận được Rất nhiều dạng chứng từ nội bộ doanh nghiệp được thiết kế và được dừng chính thức để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ Ví dụ, nếu các phiếu bán hàng được thiết kế chính xác, nhân viên bán hàng có thể điền nhanh thông tin đúng đắn mà không làm mất thì giờ của khách hàng

Để bảo vệ tài sản và đảm bảo nhân viên tuân thủ các thủ tục đã được vạch ra cần phải ghi sổ

chính xác số liệu đáng tin cậy là nguồn thông tin mà nhà quản lý sử dụng giám sát các hoạt

Trần Xuân Nam - MBA

236 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/VAS

động của doanh nghiệp Ví dụ, nếu số liệu chi tiết về máy móc và công cụ sản suẩt không được giữ gìn, nhiều khoản mục có thể biến mất mà không biết được tại sao Nếu hệ thống tai khoản không được cung cấp các chứng từ gốc một cách cẩn trọng và không tuân thủ nghiêm túc các thủ tục, một số chi phí có thể được ghi “Nợ” sai vào tài khoản Ket quả là nhà quản lý

sẽ không bao giờ phát hiện được một sô khoản chi phí vượt quá định mức

7) Bảo vệ vật chất (Physical safegards) Rõ ràng việc mất tiền, hàng tồn kho và tài sản sế

được giảm thiểu bằng các biện pháp khóa, két sắt, đội bảo vệ, đoàn chó bảo vệ, hệ thống đèn chiếu sáng đặc biệt, và việc hạn chế người không có trách nhiệm ra vào các khu vực nhạy cảm, dễ mất tiền, hàng Bởi vậy nhiều công ty yêu cầu tất cả các khách thăm công ty phải ký vào sổ đăng ký và đeo thẻ “Khách” Các nhân viên cũng thường xuyên đeo các thẻ nhân viên

mà chúng có thể được mã hóa và có các máy quay camera để có thể nhận biết được nhân viên hay ai đó đã vào khu vực nào Cửa các văn phòng đặc biệt các khu vực của R&D hay máy vi tính thường được cài đặt các chương trình không hiển thị nếu không sử dụng máy, và máy chỉ được mở nếu đánh đúng password hay dùng ký hiệu đặc biệt như vân tay

8) Bảo hiểm tài sản (purchase insurance fo r assets), nhân viên giữ tiền và tài sản nên kỷ

q u ỹ Tài sản phải được bảo hiểm các rủi ro cháy nổ thiệt hại và nhân viên giữ tiền, các tài sản

có thể chuyển thành tiền nên ký quỹ Việc ký quỹ của nhân viên bao gồm việc mua bảo hiểm

về những mất mát do nhân viên ăn cắp Ký quỹ cũng có khuynh hướng ngăn chặn ăn cắp, vì

nhân viên đã ký quỹ ít có khả năng lấy tài sản nếu họ biết rằng công ty họ ký quỹ sẽ phải giải ■ :

quyết khi hiện tượng thiếu tiền bị phát hiện

9) Sử dụng các thiết bị điện tử và máy tính cho việc kiểm soát ( Use electronic devices and

computer control) Máy tính tiền, máy bấm thẻ (tính giờ), máy chấm, công vân tay và các loại

máy tương tự là những ví dụ về các thiết bị phải được dùng bất cứ ỉúc nào có thể dùng được Máy tính giờ ghi lại chính xác giờ một nhân viên đến làm việc và khi nhân viên đó ra về

10) Thường xuyên xem xét lại hệ thông nội kiểm và ngoại kiểm (Internal & Extral Audits/

Independent Check) Cho dù hệ thống kiểm tra nội bộ được thiết kế tốt, vẫn có khuynh

hướng giảm dần giá trị theo thời gian Những thay đổi về nhân sự và sức ép của thời gian có khuynh hướng dẫn đến cách ỉàm tắt và cắt giảm bớt c ầ n phải thường xuyên duyệt lại các thủ tục kiểm tra nội bộ để đảm bảo là các thủ tục đó được chấp hành Công việc này phải được thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ là những người không trực tiếp dính dáng vào các hoạt động sản xuất kinh doanh Từ tầm nhìn độc lập này, các kiểm toán viên nội bộ có thể đánh giá hiệu quả chung của các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nhiều công ty sử dụng các kiểm toán viên từ bên ngoài Sau khi kiểm tra các sổ sách báo cáo tài chính của công ty, các kiểm toán viên này sẽ cho biết quan điểm về các báo cáo tài chính của công ty có được trình bày một cách trung thực phù hợp với các chuẩn mực, các nguyên tắc kế toán được thừa nhận chung hay không Tuy nhiên, trước khi các kiểm toán viên này có thể quyết định có bao nhiêu công việc họ phải kiểm tra, trước hết họ phải đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH

Chương 9: Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền 237

Phân tích giữa lợi ích và chỉ phí (Cost-benefit Analysis)

iCi'm soát nội bộ càng chặt, chi phí càng cao bởi vậy khi thiết lập một hệ thống hay một biện hat) kiểm soát nội bộ bạn luôn phải quan tâm đến mối liên hệ giữa chi phí và lợi ích của giải háp Tất nhiên giải pháp chỉ có thể được châp nhận nêu lợi ích của nó lớn hơn chi phí Tuy nhien trong rất nhiều trường hợp việc xác định lợi ích và chi phí của giải pháp không hề đơn gian nó đòi hỏi các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực đó

2 Kiểm soát nội bộ về thu và chi tiền

(Internal control over cash receipts & disbursements)

Hê thống kiểm soát nội bộ đối với tiền phải cung cấp những thủ tục thích hợp đối với việc quản ỉý cả thu và chi tiền Trong các thủ tục này, ba nguyên tắc cơ bản phải luôn luôn được quan tâm Trước hết là phải có sự phân biệt trách nhiệm, sao cho những người có trách nhiệm đối với tiền và đối với những công việc dính dáng đến tiền không phải là những người giữ các

sổ sách theo đõi tiền Hai là, tất cả các khoản thu tiền đều phải gửi vào ngân hàng nguyên vẹn mỗi ngày Ba là tất cả hoặc hầu hết các khoản chi tiền phải được thực hiện qua ngân hàng chỉ trừ một số ngoại lệ là các khoản chi tiền lặt vặt được thực hiện bằng tiền mặt từ một quỹ chi lặt vặt (Petty cash)

Lý do của nguyên tắc thứ nhất là khi sự phân chia nhiệm vụ thì cần phải có sự thông đồng giữa hai hoặc nhiều người nếu muốn biển thù tiền mặt và sự ăn cắp được giấu diếm trong sổ sách kế toán Nguyên tắc thứ hai, đòi hỏi tất cả các khoản thu tiền mặt phải được gửi nguyên vẹn mỗi ngày, ngăn cản việc sử dụng tiền mặt cho tiêu dùng cá nhân, hay cho nhân viên giữ một vài ngày trước khi gửi vào ngân hàng Nêu mọi khoản thu tiền mặt được giữ nguyên vẹn

và mọi khoản chi tiền được thực hiện bằng séc, sổ sách ngân hàng sẽ cung cấp số liệu riêng biệt của tất cả các giao dịch kinh tế bằng tiền

Các thủ tục chính xác sử đụng đề kiểm soát có thể khác nhau giữa các công ty Chúng phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô của công ty, số lượng nhân viên, nguồn tiền mặt Do đó bạn phải hiểu rằng các thủ tục được mô tả ở trên chỉ là sự minh họa của một số công ty sử dụng chúng

2.1 Thu tiền bán hàng (Cash receipts)

Doanh số bán hàng bằng tiền sẽ được ghi vào máy tính tiền mỗi khi việc bán được thực hiện

Để đảm bảo là các số tiền chính xác được ghi vào máy, mỗi máy tính tiền phải được để sao cho khách hàng có thể thấy được số tiền được ghi Hơn nữa, nhân viên cần có thói quen tính tiền xong mỗi ỉần bán trước khi gói hàng cho khách Cuối cùng, mỗi máy tính tiền phải được thực hiện bởi một mạng nối trực tiếp giữa máy tính tiền với một máy vi tính (computer) Computer được lập trình để nhận các giao dịch của máy tính tiền rồi nhập chúng vào sổ kế toán Trong những trường hợp khác, máy tính tiền in số tiền của từng giao dịch phát sinh vào một băng giấy để sẵn trong máy tính tiền

Như đã trình bày ở trên, những người đã có dính dáng đến tiền mặt phải được cách ly với việc ghi số tiền mặt Đối với việc bán thu tiền mặt, sự cách ly này bắt đầu bằng chiếc máy tính

Trần Xuân Nam - MBA

238 Phần II; CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS

: tiền Nhân viên thu tiền có quan hệ với tiền mặt trong máy tính tiền không được quan hệ với băng giấy trong máy Cuối mỗi ngày, nhân viên thu tiền có trách nhiệm đếm tiền trong mây

và chuyển số tiền mặt đó cho một nhân viên trong văn phòng thủ quỹ Người nhân viên này giống như nhân viên thu tiền trên, do có quan hệ với tiền mặt nên không được quan hệ với sổ sách kế toán của máy tính (hoặc băng giấy trong máy tính) Nhân viên thứ ba, thường thuộc phòng kế toán, kiểm tra bản ghi sổ các giao địch của máy vi tính (hoặc băng giấy của máy vi tính) và so sánh nó với tổng số tiền mặt thu được mỗi ngày do văn phòng thủ quỹ báo cáo

Nếu sử dụng băng giấy của máy tính tiền thì băng giấy này trở thành căn cứ của bút toán nhật

kỳ để ghi sồ doanh số bán Nhân viên phòng kế toán đã quan hệ với sổ sách về tiền mặt sẽ không được quan hệ với số tiền mặt thực tế Nhân viên phòng thủ quỹ không có dính líu với

sổ sách kế toán nên không thể rút bớt tiền mặt mà không bị phát hiện ngay sự thiếu hụt

2.2 Tiền được nhận thông qua đường bưu điện (Incoming mail)

Kiềm soát đối với tiền nhận được thông qua đường bưu điện bắt đầu với người có trách nhiệm

mở bưu phẩm Tốt nhất nên có hai người cùng có mặt khi mở bưu phẩm Một người phải lập thành 3 bản sao tiền nhận được Bảng ỉiệt kê phái có tên người gửi, mục đích gửi và số tiền, một bản được nhân viên có trách nhiệm với bưu phẩm giữ lại Thủ quỹ mang tiền đi gửi ngân hàng và nhân viên ghi sổ vào sổ số tiền nhận được vào sổ sách kế toán Sau đó, nếu số dư ơ : ngân hàng được điều hòa (sẽ bàn sau) bởi người thứ tư, sai lầm hoặc sự gian ỉận của nhân viên bưu phẩm, của thủ quỹ hoặc của nhân viên ghi sổ sẽ được tìm ra Hơn nữa sự gian lận không thể có được, trừ khi có sự thông đồng Nhân viên bưu phẩm phải báo cáo tất cả số tiền nhận được hoặc khách hàng sẽ hỏi về số dư tài khoản của họ Thủ quỹ phải gửi tất cả số tiền nhận được vào ngân hàng vì số dư của tài khoản ‘T iền gửi ngân hàng” phải giống với số dư của tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” trong sổ sách kế toán Nhân viên vào sổ sách kế toán và nhân viên điều hòa tài khoản “Tiền gửi ngân hang'’ không có dính líu với tiền mặt, do đỏ không có cơ hội để giấu bớt

2.3 Tiền mặt thừa thĩếu (Cash short & over)

Cho dù người thủ quỹ rất cẩn thận khi phải trả lại tiền, khách hàng thường đưa tiền phải trả lại quá nhiều hoặc số tiền trả lại quá nhỏ Và kết quả là, vào cuối ngày, tiền mặt thực tế máy tính tiền thường không đúng bằng với tiền mặt bán được báo trên máy tính tiền Thí dụ, giả sử, một máy tính tiền cho biết tiền mặt bán được là 1.000$ nhưng tiền mặt thực tế đếm được trong máy tính tiền là 985$

Bút toán phản ánh tiền mặt bán được và tiền thừa như sau:

Có 811 Tiền mặt thừa thiếu (Cash Short & Over) 15

Tiền mặt bản được trong ngày và tiền thừa

Ngược lại, nếu thiếu tiền mặt trong máy đếm tiền, bút toán phản ánh tiền mặt bán được và sự thiếu hụt tiền mặt như sau:

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH

C h ư ơ n g 9' Kiểm s o á t n ộ i b ộ v à các giao dịch về tiề n 239

Nợ 811 Tiền mặt thừa thiếu (Cash Short & Over) 15

Tiền mặt bản được trong ngày và thiếu hụt tiền mặt

Thông thường, khách hàng thường khiếu nại khi bị thối lại thiếu tiền hơn là khi được thối lại

nhiều hơn Và kết quả là, vào cuối mỗi kỳ kế toán “Tiền mặt thừa, thiếu” thường có số dư Nợ

Theo thông lệ kế toán quốc tế, số dư phản áĩứì một khoản chi phí Bạn có thể phản ánh khoản chi phí này trên báo cáo kết quả như một khoản mục chi phí riêng biệt trong phần chi phí

quản lý chung Hoặc nếu số tiền rất nhỏ, bạn có thể kết hợp nó vào một khoản chi nhỏ khác và báo cáo chung trong cùng một khoản mục có tên là chi phí linh tinh Nếu tài khoản “Tiền thừa, thiếu” có số đư “Có” vào cuối kỳ thì nó thường được phản ánh trên báo cáo kết quả trong khoản mục có tên là thu nhập linh tinh Theo hệ thống kế toán mới của Việt Nam

Khoản tiền thừa thiếu này được báo cáo theo loại thu nhập, chi phí khác.

2.4 Chỉ tiền (Cash disbursements)

Kiểm soát được tiền nhận được là điều quan trọng nhưng đa số các vụ biển thủ lớn đều từ việc chi tiền Đúng hơn, chúng được thực hiện dựa trên các hóa đơn giả Do đó, các thủ tục nhằm kiểm soát chi tiền cũng quan trọng tương đương và đôi lúc còn quan trọng hơn các thủ tục đối với thu tiền

Để kiếm soát chi tiền, tất cả các khoản chi tiền phải trả qua ngân hàng (bằng séc, ủy nhiệm chi) ngoại trừ một số khoản chi rất nhỏ từ quỹ lặt vặt Neu quyền ký séc được ủy quyền cho người nào khác chủ nhân của doanh nghiệp thỉ người đó không được dính líu với các sổ sách

kế toán Điều này giúp ngăn cản các khoản chi gian được che giấu trong các sổ sách kế toán.Trong các đoanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường tự ký séc và thường tự biết khoản nào phải trả Tuy nhiên, trong doanh nghiệp lớn điều này không thực hiện được mà phải sử dụng

hệ thống kiểm soát nội bộ Các thủ tục này sẽ chỉ cho nhân viên ký séc (Check - signer) biết rằng món nợ mà séc đã ký là món nợ đúng, thật sự phát sinh và phải được trả Các thủ tục này thường có dùng trong một hệ thống chứng từ (Vourcher system)

3 Hệ thống chứng từ và kiểm soát nội bộ

(The voucher system & internal control)

Hệ thống chúng từ (The voucher system) để ghi chép các khoản chi tiền, tạo cho doanh nghiệp một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hom bởi thủ tục cho quá trình xử lý phê duyệt và ghi chép các khoản chi tiền Đó là hệ thống: (1) cho phép chỉ những cá nhân được ủy quyền mới được mua chịu; (2) xây dựng các thủ tục đối với việc phát sinh các khoản nợ này đối với việc xác minh, phê chuẩn và ghi sổ chúng; (3) cho phép séc được ký chỉ cho những món nợ đã được xác minh đúng, đã được phê chuẩn và ghi sổ; và (4) đòi hỏi mỗi món nợ phải được ghi sổ vào lúc nó phát sinh và mỗi lần mua phải được xem là một giao địch kinh tế độc lập Điều này cũng áp dụng cả khi có nhiều lần mua được thực hiện trong cùng một công ty trong vòng một tháng hoặc một kỳ tính tiền khác

Trần Xuân Nam - MBA

240 Phần li: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS

Khi hệ thống chứng từ được sử dụng, kiểm soát chi tiền bắt đầu với sự tạo thành khoản nơ phải được trả bằng tiền Chỉ có những bộ phận và những cá nhân được ủy quyên mới được tạo

ra các khoản nợ nảy và phạm vi mỗi khoản nợ được phép tạo ra bị hạn chế Ví dụ, trong các công ty lớn, chỉ có phòng mua hàng mới được tạo ra những khoản nợ từ sự mua hàng hóa Tuy nhiên, để kiểm soát được các thủ tục mua, nhận và chi trả được chỉ định cho một số bô phận như phòng mua, phòng nhận hàng, phòng kế toán Để liên kết và kiểm soát tính trách nhiệm của các phòng này, có một số chứng từ kinh đoanh được sử dụng như minh họa ở bảng 9-1; 9-2; 9-3; 9-4

3.1 Phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition/ Buying Request)

Bắt đầu từ bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa hay tài sản nói chung, bộ phận này phải lập phiếu yêu cầu mua hàng để chuyển tới cho phòng mua hàng (Purchasing department) Nói chung tất cả việc mua hàng hóa tài sản trong một công ty nên chỉ để cho một phòng mua mà thôi Trong một cửa hàng lớn, các quản lý gian hàng không được phép đặt hàng trực tiếp với bên cung cấp Nếu mỗi người quản lý đều được quyền quan hệ trực tiếp với bên bán thì số lượng hàng hóa mua vào và tổng số nợ phát sinh sẽ không thể kiểm soát được Do đó, để kiềm soát được hàng hóa m ua vào và số nợ phát sinh, người quản lý gian hàng buộc phải đề đạt yêu cầu của mình thông qua phòng mua Trong những trường hợp này, chức năng của người quản lý khâu bán (gian hàng) trong thủ tục mua hàng ià cung cấp nhu cầu của mỉnli; cho phòng mua biết Mỗi người quản lý thực hiện chức năng này bằng cách lập thành ba bảri^

có ký têrỉ phía dưới, phiếu yêu cầu mua hàng Trên phiếu yêu cầu, nhà quản lý liệt kê các loại

hàng hóa mà gian hàng của mình cần Phiếu chính và bản sao thứ hai của nó được gửi cho phòng mua Bộ phận yêu cầu giữ lại bản thứ ba để làm căn cứ kiểm tra hàng hóa đo phòng mua mua về sau này

3.2 Đơn đặt hàng (Purchase Order)

Đơn đặt hàng do phòng mua sử dụng để đặt hàng cho bên bán Nó cho biết số hàng hóa mấ bên bán có thể chở đến cho bên mua Khi nhận được phiếu yêu cầu của một gian hàng, phòng mua sẽ lập ít nhất 4 liên (bản) của Đơn đặt hàng Các liên này được phân phối như sau:

Bản 1, bản gốc, được gửi cho bên bán như yêu cầu mua hàng và như một sự cho phép bên bán chở số hàng liệt kê đến

Bản 2, cùng với một số bản sao của phiếu yêu cầu, được gửi cho phòng kế toán, tại đây sau này sẽ được dừng trong việc phê chuẩn chi trả cho hóa đom mua hàng

Bản 3, được lưu giữ tại phòng mua

Bản 4, được gửi cho bộ phận đã gửi phiếu yêu cầu mua hàng để báo cho biết đã nhận được phiếu và để cho biết đã thi hành

3.3 Hóa đơn (Invoice)

Hóa đơn là một bản liệt kê các mục hàng hóa được bán Hóa đơn thường do bên bán lập và nếu nhìn theo quan điểm bên bán thì đây là một hóa đơn bán hàng Bên bán gửi hóa đơn cho

KẾ TOÁN TÀ! CHÍNH

Chương 9- Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền 241

bên mua bên mua xem hóa đơn như là một hóa đơn mua hàng Khi nhận được lệnh mua hàng hoăc bên bán nhận được lệnh chuyên chở cho bên mua và lệnh gửi đi một bản sao của hóa đơn về số hàng hóa gửi đi Hàng hóa được gửi tới phòng kho (nhận hàng) của bên mua và hóa đơn được gửi thẳng đến phòng kế toán của bên mua hoặc phòng mua hàng để rồi sau đó phòng mua hàng sẽ chuyển đến phòng kế toán cùng với đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng và phiếu nhập kho

3 4 Phiếu nhập kho (Receiving Reports/ Goods Received Notes)

Khi hàng về, bộ phận kho sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho (Receiving Report) Đa số các công ty lớn duy trì một phòng đặc biệt để nhận tất cả hàng hóa hoặc các tài sản khác được mua về Khi mỗi chuyến hàng chở đến, nó sẽ được đếm và kiểm tra, phòng kho nhập hàng sẽ ỉập 4 liên (bản) phiếu nhập kho (hay báo cáo nhận hàng) Báo cáo này phải liệt kê số lượng, mẫu mã và điều kiện về mỗi loại hàng hóa nhận được Một bản được gửi tới phòng kế toán

Để nhắc các phòng yêu cầu và phòng mua là hàng hóa đã tới nơi, người ta sẽ gửi tới họ các phiếu nhập kho hay bản báo cáo này Cuối cùng, phòng nhận hàng lưu giữ lại một bản trong

hồ sơ của mình

-3.5 Phiếu kiểm tra chất lương (Quality Acceptance).

Hầu hết các hàng hóa đều phải kiểm tra chất lượng cho dù đó là kiểm tra cảm quan (bằng tay, bằng mắt) hay kiểm tra hóa lý (phòng thí nghiệm, hay đo lường các thông số hóa, lý) Phòng kiểm tra chất lượng (Quality Control-QC) phải kiểm tra hàng đầu vào và thông báo cho thủ kho biết hàng nhập về đã đạt chất lượng hay không Hàng đạt chất lượng, thủ kho mới được chính thức chuyển vào kho và đưa vào sử dụng Hàng trong thời gian kiểm tra hóa lý thường được để tách riêng vớí những hàng đã đạt chất lượng tránh tình trạng hàng đạt và chưa đạt để lẫn cùng nhau Công ty chỉ trả tiền cho các loại hàng hóa đã nhận và đạt yêu cầu chất lượng Nếu hàng không đạt chất lượng, sẽ trả lại chọ nhà cung cấp

3.6 Mầu phê chuẩn hóa đơn (Invoice Approval Form)

Khi phiếu nhập kho chuyển đến phòng kế toán, phòng kế toán lúc đó phải có:

- Phiếu yêu cầu, liệt kê các khoản mục cần được mua;

- Đơn đặt hàng, liệt kê các loại hàng hóa thực tế được đặt mua;

- Hóa đơn nêu rõ số lượng, mẫu mã, đơn giá và tổng giá của hàng hóa đã được bên bán gửi đến.

- Phiếu nhập kho liệt kê số ỉượng và tỉnh trạng của hàng hóa nhận được từ bên bán

- Phiếu đạt chất lượng của phòng QC để chứng minh rằng hàng đã đạt chất lượng yêu cầu.Với thông tin trên các chứng tò này, phòng kế toán tiến hành phê chuẩn hóa đơn Khi phê chuẩn hóa đơn, phòng kế toán kiểm tra và so sánh các thông tin trên tất cả các chứng từ Để đom giản hóa thủ tục kiểm tra và để đảm bảo là không có khâu nào bị bỏ qua, mẫu phê chuẩn

Trần Xuân Nam - MBA

242 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/ VAS

hóa đơn thường được sử dụng Mầu này có thể ỉà một loại chứng từ kinh doanh riêng đươc đính kèm với hóa đơn, hoặc là một con dấu như minh họa trên Bảng 9 -ỉ được đóng trực tiep vào hóa đơn

Khi mỗi khâu trong thủ tục kiểm tra hoàn tất, nhân viên kiểm tra ký tắt vào mẫu phê chuẩn

Ký tắt vào mỗi phần của mẫu cho biết:

1- Kiểm tra phiếu yêu cầu Các khoản mục trên hóa đơn thống nhất với phiếu yêu cầu và đã yêu cầu

2- Kiểm tra Đơn đặt hàng Các khoản mục ỉrên hóa đơn thống nhấí với Đơn đặt hàng.

3- Kiểm tra phiếu nhập kho/ Báo cáo Các khoản mục trên hóa đơn thống nhất với báo cáo nhận hàng và đã nhận hàng nhận hàng.

4- Phiếu kiểm tra chất lượng Các hàng hóa mua về đạt yêu cầu chấỉ lượng

5- Kiểm tra hỏa đơn

Giá Giá trên hóa đơn là giá đã chấp nhận

Phần tính toán Hóa đơn không có sai sóỉ về cách tính toán

Phương thức thanh toán Phương íhức đã thỏa thuận

Bảng 9 1 : MẨU PHÊ CHUẦN HÓA ĐƠN

Kiểm tra Đon đặt hàng số

Kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng

Kiểm tra Đơn €ặt hàng

Kiểm tra phiếu nhập kho {báo cáo nhận hồng)

Kiểm tra phiếu đạt chất ỉượng

Kiểm tra hóa đơn

Chương 9' Kiểm soát nội bộ và các giao dịch vê tiên 243

Bảng 9-2

Tài Hếu (BusinessDocument)

Phiếu yêu cầu mua hàng

Ngu»ửi lập (Prepared by) Gửi đến (Send to)

Phòng có yêu cầu mua (phòng bán hàng trong cấc cửa hàng) Phòng mua hàng

Phòng kiểm tra chấí íượng (QC) Phòng kế toán

Phòng kho, p Kế toán Người kỷ séc

3.7 Hệ thống chửng từ (Voucher system)

Khi một hệ thống chứng từ được sử dụng, sau khi một hóa đơn được kiểm tra và phê chuẩn, một chứng tù' được lập Đó là một chứng từ kinh doanh mà trên đó giao dịch được tổng hợp, tỉnh hợp lệ của chứng từ được công nhận và nội dung trên chứng từ được phê chuẩn Chứng

từ giữa các công ty có khác nhau Nhưng nói chung, chúng được thiết kế sao cho hóa đơn, hoặc chứng từ khác là căn cứ của chứng từ, sẽ được đính kèm và được đề vào bên trong chứng từ Điều này tạo sự dễ dàng khi lưu trữ Mặt trong của chứng tò được minh họa trên Bảng 9-3 và mặt ngoài trên 9-4 Việc lập một chứng từ chỉ đòi hỏi nhân viên điền các thông tin được yêu cầu vào chỗ trống thích hợp của chứng từ Thông tin được lấy từ hóa đơn và các chứng từ phụ trợ của nó được đính kèm và gấp vào bên trong chứng từ Chứng từ sau đó được gửi cho nhân viên kiểm tra là người thực hiện kiểm tra lần nữa, xác nhận sự phân loại định khoản hay bút toán (tài khoản được ghi Nợ) và xác nhận chứng từ được vào sồ

Sau khi chứng tò được chuẩn y vào sổ, nó được lưu trữ cho đến kỳ hạn của nó, khi đó nó được gửi đến phòng quỹ của công ty hoặc phòng chi trả khác để chi trả Tại đây, nhà quản lý nào có trách nhiệm ký séc, dựa trên chứng từ đã được xem xét và các chứng từ phụ trợ đã được chuẩn y kèm theo để kiểm tra món nợ có đúng đã phát sinh và phải được trả hay không

Ví dụ: Phiếu yêu cầu và Đơn đặt hàng đính kèm với chứng từ xác nhận việc mua đó đã được phê chuẩn Báo cáo nhận hàng cho thấy các khoản mục đã nhận đủ, Phiếu đạt chất lượng cho biết hàng hóa đã đạt yêu cầu chất lượng và mẫu Phê chuẩn hóa đơn không bị nhầm lẫn Như vậy, rất ít có khả năng gian lận trừ khi tất cả các chứng từ đã bị ăn cắp và các chữ ký đã bị giả mạo hoặc có sự thông đồng

3.8 Hệ thống chứng từ và các khoản chi phí

Theo hệ thống chứng từ, các món nợ phải được duyệt chi và vào sổ như một khoản nợ khi chúng phát sinh hoặc ngay sau đó Điều nàỳ bao gồm mọi khoản chi phí Thí dụ, khi Gông ty nhận được hóa đơn tính tiền điện thoại hàng tháng, số tiền, bao gồm cả tiền điện thoại đường

Trần Xuân Nam - MBA

244 Phẩn II: CÁC HỆ THÕNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG iASBIVAS

dài, phải được kiểm tra xem có đúng không Khi đó chứng từ được lập và hóa đơn tính tiền điện thoại được đính kèm trong đó Sau đó chứng từ được vào sổ và séc được ký cho khoản chi này hoặc chứng từ sẽ được lưu giữ lại để chí sau

Yêu cầu mọi khoản chi phải được phê chuẩn và vào sổ khi chúng phát sinh giúp đảm bảo mọi khoản chi tiền đều được phê chuẩn nếu thông tin đầy đủ Tuy nhiên, các hóa đơn hoặc hóa đơn đối với các sự việc như sửa chữa máy móc thiết bị thường chỉ nhận được cả tuần lễ sau khi công việc hóàn thành Nếu không có chứng từ kèm theo thì khó mà xác định ngay lúc đó

là hóa đơn có là một bản đúng về món nợ hay không Hơn nữa, nếu không có chứng từ sẽ tạo điều kiện cho nhân viên xấu cấu kết với bên ngoài gian lận số tiền phải chi hoặc chi mà không

hề nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ

Bảng 9-3: Mặt ttw c của chứng từ

CÔNG TY CAGAVi Chứng từ số 199

Ngáy: 24 / 08 / 2009 .

Tra cho: BA HA

Địa chỉ: Hà Nội

Ngày đến hạn

Ngày của hóa đơn Phương thức Số hóa đơn và các chí tiết khác Số tiền

12/08/2009 2/10, n/30 999, bàn Xuân Hòa 2.000 USD

Bảng 9-4: Mặt sau cùa chứng từ

Số chứng từ 199 Ghì Nợ các tàỉ khoản Số hiệu TK Số tiền

Số tiền ỉrên hỏa đơn: 2.000

Chiết khắu: 40

Giá trị thuần: 1.960

Ngày đến hạn: 12/09/2009

Ngày trà: - 22/08/2009 Tổng 2.000

4 Kế toán tiền gửi ngân hàng (Accounting for cash at bank)

4.1 Sự khác nhau giữa kế toán Việt Nam và thông lệ kế toán quốc tế

Theo truyền thốiìg cũng như chế độ quy định kế toán tiền gửi ngân hàng cùa Việt Nam, tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” được ghi Nợ (tức ghi tăng) và Có (giảm) căn cứ vào các giấy báo

Có, báo Nợ hoặc sổ phụ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như các séc, ủy nhiệm chi Theo nguyên tắc ghi chép kế toán này, tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” của doanh nghiệp nói chung phản ánh đúng số tiền công ty đang có tại ngân hàng Tuy nhiên thông thường thời điểm ghi chép của ngân hàng (tăng, giảm tiền gửi của doanh nghiệp) khác với thời điểm giấy báo Nợ, báo Có gửi về đến doanh nghiệp, do vậy điều này tạo nên sự khó

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH

Chương 9' K ề m soát nội bộ và các giao dịch về tiền 245

khăn cho doanh nghiệp trong việc ghi nhật ký theo đúng trật tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ Khó khăn thứ hai đối với doanh nghiệp là bị hoàn toàn phụ thuộc vào ngân hàng Nêu ĩlgân hàng có lỗi, vì lý do nào đó họ quên không gửi sổ phụ cho doanh nghiệp, hoặc sổ phụ bị thất lạc thì doanh nghiệp không có chứng từ để ghi tăng giảm tiền gửi ngân hàng Mặc

du nghiệp vụ đó trên thực tế đã diễn ra Khó khăn thứ ba đối với doanh nghiệp có quan hệ với các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng có vốn đầu tư nước ngoài Theo thông lệ của hệ thống ngân hàng quốc tể, hàng ngày các ngân hàng thường không gửi các sổ phụ, hay giấy báo Nợ, bao Có cho các doanh nghiệp Thay vào đó, cuối tháng ngân hàng lập một bảng báo cáo tiền gửi (Bank Statement) cho mỗi tài khoản một bản báo cáo, đẻ báo cáo các hoạt động của tài khoản trong tháng Như vậy chúng ta thấy rằng với kiểu truyền thống ghi chép tài khoản tiền gửi ngân hàng như hiện tại của Việt Nam sẽ không phù hợp với các hoạt động dịch vụ của các ngân hàng quốc tế

Để phù họp với các kiểu dịch vụ của ngân hàng quốc tế, để tăng cường tính chủ động của doanh nghiệp và đặc biệt để kiểm soát tiền của doanh nghiệp được tốt hơn, hệ thống kế toán quốc tế ghi chép khác với chế độ kế toáỉì của Việt Nam hiện hành

Trên nguyên tắc tất cả các khoản tiền chi ra khỏi công ty (chi tiền mặt cũng như chi séc, chi bằng tiền gửi ngân hàng) đều phải được kiểm soát rất chặt chẽ như đã thảo luận ở phần đầu của chương này Trước khi người có thẩm quyền ký vào tờ séc, thì nguyên tắc cơ bản là phiếu chi đã được lập và phê chuẩn (tất nhiện phải kèm theo các chứng từ gốc cần thiết) Và khi phiếu chi đã được phê chuẩn, trong đó đã chi rõ ghi Nợ, Có cho những tài khoản nào rồi, thì

kế toán viên chỉ căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi đã được duyệt để vào sổ Nhật ký Họ không nhất thiết phải đợi đến khi nào ngân hàng báo cho biết phần chi đã ghi vào tài khoản của doanh nghiệp ở ngân hàng rồi mới ghi vào sổ

Tóm lại theo thông lệ kế toán quốc tế, việc ghi sổ tăng, giảm tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” được thực hiện ngay sau khi lập và phê duyệt các phiếu thu, phiếu chi có liên quan đến tiền gửi ngân hàng Việc thu chi tiền nói chung (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) đều phải lập các Phiếu thu và Phiếu chi Phiếu chi được đánh số liên tục bao gồm cả chi tiền mặt cũng như tiền séc, chi tiền Việt cũng như chi ngoại tệ mà không nhất thiết phải tách và đánh số phiếu chi theo từng loại tiền này (Công ty bạn vẫn có thể tách riêng phiếu thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) Tuy nhiên nếụ muốn xem chi tiết việc thu, chi của từng ỉoại tiền này, bạn chỉ cần xem sổ cái phụ của các tài khoản tương ứng Các phiếu thu cũng được sử dụng tương tự

về việc ghi chép Nợ, Có đối với tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” ở kế toán Việt cũng giống như kế toán quốc tế Bên Nợ phản ánh tất cả các khoản tiền gửi ngân hàng tăng lên và bên Có phản ánh các khoản tiền gửi giảm đi s ố dư N ợ thề hiện số tiền hiện có trong TK tiền gửi ngân hàng

4.2 Ghi chép tiền gửi ngân hàng theo thông lệ quốc tế

(Recording cash at bank-international practices)

Trong hệ thống kế toán quốc tế, vì có sự khác nhau về thời điểm ghi chép của kế toán ở doanh nghiệp với kế toán ở ngân hàng, nên số dư cuối tháng của tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” của