Bài thuyết trình môn kiểm toán hoạt động Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự

Đối với phòng tổ chức nhân sự:Tiêu chí để đánh giá phòng xuất phát từ:  Tuân thủ các mục tiêu của doanh nghiệp và của phòng tổ chức nhân sự  Mức độ thừa nhận của các bộ phận khác trong

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

* * *

BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

Giảng viên: TS Nguyễn Thị Mỹ

Đề bài: Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự

LỜI MỞ ĐẦU

Nguồn nhân lực là một trong ba nguồn lực đóng vai trò to lớn đối với sự thànhcông của một doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh Bởi vậy việc đánh giá hoạt độngquản lý và sử dụng nguồn nhân lực là vô cùng cần thiết Việc kiểm toán sẽ kém giátrị nếu như không có một hệ thống chỉ tiêu giúp đánh giá hoạt động quản lý và sửdụng nhân sự

Xuất phát từ sự cần thiết này, nhóm thuyết trình 2 đã thực hiện nghiên cứ theo

đề tài: “Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý và sử dụng nhân sự”.

Vì trình độ nghiên cứu còn hạn chế, nhóm rất mong nhận được sự góp ý và sửađổi của cô và các bạn để hoàn thiện đề tài này

I Đối với phòng tổ chức nhân sự:

Tiêu chí để đánh giá phòng xuất phát từ:

 Tuân thủ các mục tiêu của doanh nghiệp và của phòng tổ chức nhân sự

 Mức độ thừa nhận của các bộ phận khác trong doanh nghiệp đối với phòng

tổ chức nhân sự

 Thực tế quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến

 Các yêu cầu của luật pháp

 So sánh với thị trường và so với ngành

 Các yêu cầu điều tiết

Cùng phân tích 6 tiêu chí đánh giá hoạt động của phòng tổ chức nhân sự:

1 Việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và của phòng tổ chức nhân sự:

Mức độ đạt được các mục tiêu của DN và của phòng tổ chức nhân sự phản ánhđược kết quả hoạt động của phòng

Câu hỏi đánh giá:

 Các nhiệm vụ của phòng TCNS có được xác lập rõ ràng hay không?

 Mục tiêu chủ yếu được xác lập cho phòng TCNS là gì? Có được nhất quán vớinhiệm vụ của phòng hay không?

 Các mục tiêu chủ yếu đó có hợp lý hay không? Về khái niệm, về nhân lực thựchiện, về kinh phí? Trên cơ sở nào mà mục tiêu này được xác lập?

 Các mục tiêu đề ra có đạt được hay không? Đạt được như thế nào về mặt thời gian

và kinh phí? (mất thời gian ngắn, chi phí thấp)

 Nếu mục tiêu đề ra không đạt được thì nguyên nhân tại sao? Có vấn đề gì xảy ra

và ảnh hưởng như thế nào tới các hoạt động khác của DN? (ảnh hưởng dây chuyền)

2 Sự thừa nhận của các bộ phận khác trong DN đối với phòng TCNS:

Bộ phận QLNS sẽ hoạt động càng hiệu quả nếu có thể tạo được mối quan hệ tốtđối với nhà quản lý và các phòng ban khác Nhà quản lý cấp cao ý thức được sự quantrọng của phòng đối với DN thì sự hỗ trợ tài chính phòng nhận được sẽ nhiều hơn.Mỗi khi phòng đưa ra 1 chính sách mới, thay đổi mới sẽ nhận được sự ủng hộ và nhấttrí thực hiện của cả nhà quản lý và các phòng ban khác.

Câu hỏi đánh giá:

 Phòng TCNS có hỗ trợ giả quyết các vấn đề của Doanh nghiệp hay không? (thiếtlập các chính sách, kế hoạch )

 Các mục tiêu của phòng TCNS và của DN có hỗ trợ lẫn nhau hay không?

 Phòng TCNS có phản ứng hiệu quả đối với các vấn đề đặc biệt và các thay đổitrong các bộ phận khác của doanh nghiệp hay không? (Khi các phòng ban đưa ra thayđổi mới, thì phản ứng của bộ phận QLNS có tìm được sự đồng thuận của nhà quản lýcũng như các phòng ban hay không? Các đề xuất phòng QLNS đưa ra có được thừanhận và áp dụng hay không?)

 Những lĩnh vực ưu tiên của phòng của phản ánh nhu cầu của toàn doanh nghiệphay không?

 Các nhà quản lý cấp cao có đánh giá thấp năng lực của phòng TCNS hay không?(đôi khi có trường hợp CEO được lưu ý rằng HR chỉ có chức năng hỗ trợ công việccông ty là hết, không làm được việc gì khác HR được thành lập chỉ để giải quyết mộtđống các thủ tục về luật lao động, các chính sách khen thưởng của công ty HR chỉ hỗtrợ hoạt động cho công ty thay vì tạo ra giá trị thực tế.)

 Phòng có được phân bổ đủ nguồn lực để hoạt động hiệu quả không? (Sự đáp ứngnguồn lực cho các hoạt động của phòng TCNS: được cung cấp đầy đủ thể hiện mốiquan hệ tốt đối với nhà quản lý cấp cao Và ngược lại)

 Các cấp quản lý thấp hơn có cộng tác và hỗ trợ phòng hay không?

 Các cán bộ nhân viên trong phòng có đủ năng lực để thực hiện công việc haykhông?

 Phòng TCNS có thiên quá nhiều vào công việc giấy tờ hay không? (Tình trạngthiếu những chuyên gia nhân sự trình độ cao, có khả năng “trợ lực” cho sản xuất,thường bị làm trầm trọng thêm bằng việc phòng nhân sự chỉ đổ quá nhiều sức lực ra

để soạn thảo các quy trình rắc rối, khó quản lý với lý do là tìm cách giúp đỡ công tymột cách thiết thực nhất.)

3 Thực tiễn quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến:

Đây là cơ sở vững chắc để thiết kế các tiêu chí đánh giá các hoạt động của DN.Thực tế hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực của phòng QLNS có được thừa nhậnrộng rãi hay không

Các câu hỏi đánh giá:

 Công tác lập kế hoạch nhân sự được phát triển tốt đến mức nào? Trong khung thờigian nào? Kế hoạch nhân sự có phù hợp với kế hoạch hoạt động chung của DN haykhông?

 Liệu có đủ dự trù về kỹ năng làm việc của nhân viên không? (Tuyển dụng, đào tạongười giỏi đòi hỏi sự hiểu biết về vị thế hiện tại của công ty và xu hướng phát triểncủa công ty trong tương lai là gì Từ những tiêu chuẩn đó, HR mới lên kế hoạchtuyển dụng người có tính chất, kỹ năng thích hợp để thực hiện những mục tiêu đó Vìvậy, HR cần phải chuyên nghiệp trong hoạt động để phù hợp với sự phát triển chungcủa công ty và luôn kiểm tra các hoạt động của công ty để đảm bảo mọi hoạt động điđúng hướng đã vạch ra, bao gồm cả thách thức tài chính và phi tài chính mà công ty

sẽ phải đối mặt.)

 Thực tế tuyển dụng và đào tạo có mang lại cho DN những người lao động phù hợp

về số lượng và chất lượng hay không? (hiệu quả)

 Chính sách lương và phúc lợi có đáp ứng được nhu cầu của người lao động và của

DN hay không? (sự phân cấp lương cho các vị trí, đảm bảo phúc lợi và có chế độlương thưởng hợp lý nhằm kích thích năng suất lao động.)

 Có kế hoạch kế tiếp hay không?

 Trách nhiệm và cơ cấu phòng TCNS có rõ ràng và thuận tiện cho các hoạt độngcủa DN hay không?

 Cơ cấu phòng TCNS có cho phép liên hệ hiệu quả trong phạm vi phòng haykhông?

 Chương trình phát triển quản lý hiện tại có bảo đảm cung cấp các nhà quản lý cấpcao hay không?

 Nhân viên phụ trách quan hệ lao động có thông tin từ nhân viên giám sát và quản

lý trực tiếp trước khi đàm phán và ký hợp đồng với người lao động hay không? (sựphối kết hợp giữa các vị trí trong phòng và các nguồn thông tin để có cái nhìn tổngquan đối với ứng viên)

 Mối quan hệ giữa công đoàn và nhân viên phụ trách quan hệ lao động có tốtkhông?

 Các chính sách nhân sự có dựa trên các nguyên tắc vững chắc và hợp lý không?

4 Các yêu cầu của Luật pháp: (Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012)

- Xác định mức độ tuân thủ các yêu cầu về tuyển dụng và bố trí công việc đối vớingười thiểu số:

 DN có phân biệt đối xử với người dân tộc thiểu số, người tàn tật trongquá trình tuyển dụng và bố trí công việc hay ko (điều 33 luật người khuyết tật)

 Có trả lương cho người lao động công bằng, đúng hạn hay koXác địnhmức độ tuân thủ về giám sát các khu vực làm việc, về an toàn lao động củaDN:

 Đối với người tàn tật, DN có thực hiện đúng khoản 4 điều 125 Bộ luật

LĐ “Thời giờ làm việc của người tàn tật không được quá bảy giờ một ngàyhoặc 42 giờ một tuần” hay ko

 Điều 127 quy định: “Cấm sử dụng người tàn tật đã bị suy giảm khả nănglao động từ 51% trở lên làm thêm giờ, làm việc ban đêm” và “ Người sử dụnglao động không được sử dụng lao động là người tàn tật làm những công việcnặng nhọc, nguy hiểm hoặc tiếp xúc với các chất độc hại theo danh mục do BộLao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế ban hành.” DN có tuân thủđúng hay ko

 Có đc hưởng chế độ nghỉ ngơi theo đúng qui định tại Mục 2 và 3 Bộ luật

LĐ hay ko

 DN có “Trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ lao động, bảo đảm an toànlao động, vệ sinh lao động và cải thiện điều kiện lao động cho người laođộng” (điều 95) hay ko

- Xác định mức độ tuân thủ về chế độ lập và gửi các báo cáo cần thiết về lao độngcho cơ quan quản lý:

 Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động của từng nhân viên có đầy đủ nhữngnội dung chủ yếu sau đây: công việc phải làm, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉngơi, tiền lương, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, điều kiện về an toànlao động, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội đối với người lao động hay ko

5 So sánh với thị trường và với ngành

- Tiền lương, phúc lợi: (so sánh với các DN cùng ngành, trung bình ngành và qui định của Liên đoàn LĐ)

Trung bình lương của CNV trong DN là ntn so với các DN cùng ngành và vớitrung bình ngành

Chi phí phúc lợi Giúp xác định chi phí các gói phúc lợi đầu tư cho nhân viên.Công thức tính: Tổng chi phí phúc lợi cho nhân viên / Tổng số nhân viên

Tỷ lệ phúc lợi trên lương Xác định tỷ lệ phần trăm của chi phí phúc lợi so vớichi phí lương

Được tính như sau: Chi phí phúc lợi hằng năm/Chi phí lương hằng năm

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển (hay suy thoái), DN có chính sách tăng(giảm) lương và chi phí phúc lợi hay ko? Nếu có thì tỷ lệ này so với trung bìnhngành và so với các DN khác là ntn

- Chương trình đào tạo và phát triển nhân lực:

Số đợt tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nhân lực so với các DN cùng ngành là caohơn hay thấp hơn

Tỷ lệ lao động tham gia đào tạo đạt bao nhiêu phần trăm so với toàn Dn, tỷ lệnày so với các DN khác là cao hay thấp

Chất lượng nguồn nhân lực sau đào tạo có đc nâng lên ko

Thời gian đào tạo trung bình (thường được tính bằng tổng số giờ đào tạo chiatổng số nhân viên) so với các DN cùng ngành là ở mức nào so với các DN cùngngành

- Tình trạng CNV vắng mặt, thôi việc (so sánh với các DN trong ngành và TB ngành):

Tỷ lệ nhân viên vắng mặt Chỉ số này cho biết số ngày nhân viên không đi làm

và có thể được xem là một thước đo đánh giá sự thỏa mãn của nhân viên trongcông việc Công thức tính: Số ngày vắng mặt trong tháng của nhân viên / (Sốnhân viên trung bình trong tháng x Số ngày làm việc trung bình của tháng)

Thời gian làm việc trung bình Đo lường thời gian trung bình một nhân viêngắn bó với doanh nghiệp, được tính bằng số năm làm việc trung bình của tất cảcác nhân viên

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc Công thức tính: Tổng số nhân viên thôi việc trongmột năm/Số nhân viên làm việc thực tế trung bình trong năm

- Chi phí cho các chương trình về nhân sự:

Chi phí cho một nhân viên mới Xác định chi phí đầu tư cho một nhân viênmới Cách tính: Chi phí tuyển dụng / (Chi phí đền bù + Chi phí phúc lợi)

Chi phí cho các chương trình đào tạo

Tuy nhiên, khi so sánh các chỉ tiêu cần xem xét trong mối liên hệ với qui mô DN

và hiệu quả của hoạt động

6 Yêu cầu điều tiết:

Trước sự biến đổi không ngừng của môi trường bên ngoài, hoạt động quản lý củaphòng nhân sự cũng cần có sự thích ứng linh hoạt, nghiên cứu và đề xuất những giảipháp nhằm giảm thiểu chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo sự phát triển ổn định, bềnvững cho Doanh nghiệp

 Quyết định liệu có tồn tại các cơ hội hiện tại hay tương lai để nhằm giảm thiểu chiphí về nhân sự:

 Định lượng các khoản tiết kiệm có thể và các kết quả có thể xảy ra nhằm giảm chiphí

 Tìm các cơ hội cải thiện mong đợi đối với dịch vụ

 Khuyến nghị những thay đổi hay nghiên cứu bổ sung cho những cải thiện

 Mô tả bằng văn bản việc quản lý nguồn nhân lực nhằm phục vụ cơ quan quản lýnhà nước về lao động

 Đề cập đến những vấn đề cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về lao động đề ra

Ví dụ:

Để đánh giá một cách tổng quan về BP QLNS cũng như các hoạt động chứcnăng của nó cần XD nhiều hệ thống tiêu chí đánh giá phù hợp với tình hình DN, sauđây là 2 hệ thống tiêu chí cơ bản

Hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu lực của bộ phận quản lý nhân sự

I Đánh giá hiệu lực của bộ phận quản lý nhân sự.

I.01 Mức hiệu lực của quá trình điều hành

I.01.01 Có hệ thống các yêu cầu, nhiệm vụ đối với bộ phận quản lý nhân sự.I.01.02 Xây dựng cơ cấu của bộ phận quản lý nhân sự

I.01.03 Xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát đối với chứng từ, thủ tục quy

định liên quan đến hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự

I.01.04 Có thực hiện các nguyên tắc phân công phân nhiệm, ủy quyền phê

chuẩn, bất kiêm nhiệm

I.01.05 Các bộ phận, thành viên thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng có liên

quan

I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin

I.02.01 Có xây dựng các mức kiểm tra, giám sát các hoạt động của bộ phận

quản lý nhân sự

I.02.02 Có sự kiểm tra định kì của nhà quản lý liên quan đến hoạt của bộ phận

quản lý nhân sự

I.02.03 Có những cuộc kiểm tra đột xuất với bộ phận quản lý nhân sự

I.02.04 Có sự kiểm tra đối chiếu giữa các bên liên quan trong bộ phận quản lý

nhân sự

I.02.05 Đối chiếu, kiểm tra công việc giữa các cá nhân trong bộ phận quản lý

nhân sự

I.03 Mức toàn dụng của hệ thống thông tin cho quyết định quản lý

I.03.01 Có hệ thống đầy đủ về hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự

I.03.02 Có báo cáo về hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự

I.03.03 Có báo cáo về công tác kiểm tra hoạt động bộ phận quản lý nhân sự.I.03.04 Có thông tin về các nhân viên hoạt động bộ phận quản lý nhân sự

I.03.05 Báo cáo về mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoạt động bộ phận quản lý

nhân sự

II Đánh giá hiệu quả bộ phận quản lý nhân sự

II.01 Hoạt động của bộ phận quản lý nhân sự

II.01.01 Số lượng nhân viên được tuyển dụng so với kế hoạch

II.01.02 Số lượng nhân viên được đào tạo/tổng số nhân viên

II.01.03 Số lượng nhân viên tăng thêm hay cắt giảm so với kế hoạch

II.01.04 Số lượng nhân viên/số lượng phòng ban

II.01.05 Số lượng hồ sơ nhân sự thay đổi/tổng số hồ sơ nhân sự

II.02 Sức sinh lợi của bộ phận quản lý nhân sự

II.02.01 Chi phí quản lý bộ phận nhân sự năm nay so với năm trước

II.02.02 Tổng số tiền lương chi trả công nhân viên cán bộ năm nay so với năm

trước

II.02.03 Chi phí tuyển dụng, đào tạo năm nay so với năm trước

II.03 Mức tiết kiệm

II.03.01 Giảm số lượng nhân sự không cần thiết

II.03.02 Mức độ phù hợp với hoạt động nhân sự của tổ chức

II.03.03 Giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo

II.03.04 Giảm chi phí phục vụ việc quản lý của bộ phận quản lý nhân sự

III Hiệu năng của hoạt động quản lý nhân lực

III.01 Mức đảm bảo nguồn lực của bộ phận quản lý nhân sự

III.01.01 Nhân sự liên quan đến việc quản lý nhân sự.

III.01.02 Chi phí dành cho việc tuyển dụng, đào tạo

III.01.03 Số lượng nhân viên

III.02 Mức phù hợp giữa kết quả đạt được với mục tiêu

III.02.01 Số nhân sự tuyển dụng so với kế hoạch đặt ra

III.02.02 Chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo so với kế hoạch

III.02.03 Số nhân sự được đào tạo so với kế hoạch

III.02.04 Chi phí tiết kiệm được so với kế hoạch

III.03 Mức năng động của quá trình điều hành

III.03.01 Có nhiều phương pháp tuyển dụng sáng tạo

III.03.02 Số lần tuyển dụng

III.03.03 Lựa chọn các hình thức đào tạo với chi phí phù hợp

III.03.04 Có sự linh hoạt việc phân bổ nguồn lực nhân sự cho các bộ phận.III.03.05 Có sự am hiểu nhân viên trong đơn vị

Hệ thống chỉ tiêu để đánh giá hoạt động đào tạo của phòng QLNS:

I Đánh giá hiệu lực của chương trình đào tạo

I.01 Mức hiệu lực của quá trình điều hành

I.01.01 Có hệ thống các mục tiêu và kế hoạch cụ thể liên quan đến hoạtđộng đào tạo và bồi dưỡng

I.01.02 Có xây dựng những quy trình của hoạt động đào tạo và bồidưỡng.

I.01.03 Các bộ phận các thành viên có thực hiện đúng chức năng đãđược phân công

I.01.04 Xây dựng các chỉ tiêu về chất lượng đào tạo và bồi dưỡng

I.01.05 Có thực hiện các nguyên tắc kiểm soát, phân công phân nhiệm,bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn

I.02 Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin

I.02.01 Kiểm tra, theo dõi quy trình hoạt động đào tạo và bồi dưỡng đãphù hợp chưa

I.02.02 Kiểm tra, kiểm soát chất lượng giảng dạy

I.02.03 Có xây dựng các cách thức kiểm tra, giám sát bộ phận liên quanđến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng

I.02.04 Có sự kiểm tra đột xuất bất thường kiến thức của lao động trongquá trình đào tạo và bồi dưỡng

I.02.05 Có sự kiểm tra định kỳ của Ban Giám Đốc và quản lý công ty.I.03 Mức toàn dụng của hệ thống thông tin cho quyết định quản lý

I.03.01 Có hệ thống báo cáo đầy đủ về hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.I.03.02 Có thông tin đầy đủ về chất lượng của từng lao động sau đào tạo

và bồi dưỡng

I.03.03 Báo cáo về chi phí hoạt động đào tạo và bồi dưỡng

I.03.04 Báo cáo về số lượng lao động đạt chỉ tiêu sau đào tạo và bồidưỡng.

I.03.05 Báo cáo về công tác kiểm tra giám sát hoạt động đào tạo và bồidưỡng

II Hiệu quả hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

II.01 Năng suất thu được từ hoạt động đào tạo và bồi dưỡng

II.01.01 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng/Tổng số lao độngII.01.02 Số lượng lao động được đào tạo và bồi dưỡng/Số lượng laođộng cần được đào tạo và bồi dưỡng

II.01.03 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng/thời gian đào tạo.II.01.04 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng đạt tiêu chuẩn sau đàotạo / Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng

II.01.05 Số lượng lao động đào tạo và bồi dưỡng tại từng bộ phận từngphòng ban

II.02 Sức sinh lợi của hoạt động đào tạo và bồi dưỡng

II.02.01 Xác định phần đóng góp của đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhânlực vào lợi nhuận của doanh nghiệp năm nay > năm trước

II.02.02 Chi phí liên quan đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng < Lợinhuận thu được từ hoạt động đào tạo và bồi dưỡng

II.02.03 Số lượng lao động đạt tiêu chuẩn sau hoạt động đào tạo và bồidưỡng năm nay so với năm trước