SLIDE quản trị văn phòng CHUONG 5- Quản lý hồ sơ, tài liệu.PPT

QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ, TÀI LIỆU  Quản lý hồ sơ, tài liệu  Tổ chức giải quyết quản lý hồ sơ, tài liệu  Lưu trữ hồ sơ, tài liệu... Một số khái niệm Hồ sơ là các loại giấy tờ liên

CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT

HỒ SƠ, TÀI LIỆU

 Quản lý hồ sơ, tài liệu

 Tổ chức giải quyết quản lý hồ sơ, tài liệu

 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Một số khái niệm

Hồ sơ là các loại giấy tờ liên quan đến một người, giải

quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó …, qua đó nói lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một

cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ mời giảng, hồ sơ mua sắm hàng hoá,…

Hồ sơ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện,

hồ sơ gồm hồ sơ thực hiện xong rồi, lưu và hồ sơ đang thực hiện

Một số khái niệm

 Tài liệu, theo cách hiểu của ISO là các loại văn

bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn

cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị nhất định

Một số khái niệm

 Tài liệu là cái bắt buộc ta phải thực hiện theo, tài liệu

gồm có tài liệu bên trong (tài liệu ISO, SA, tài liệu kỹ thuật, qui định của Công ty) và tài liệu bên ngoài (qui định pháp luật của nhà nước, qui định của khách hàng

- của đối tác mà Công ty cam kết thực hiện)

 Nếu tài liệu là cái ta bắt buộc phải thực hiện theo thì hồ

sơ là bằng chứng về việc ta đã, đang tuân thủ theo tài liệu

Một số khái niệm

 Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc sắp xếp, thiết

kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ, tài liệu trong

tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm

vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hồ sơ trong sự hoạt động của một tổ chức

Vai trò của việc quản lý hồ sơ

 Giảm chi phí mua sắm thiết bị

 Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

 Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

 Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc

riêng

 Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi

nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

 Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp

 Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh

nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp

 Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách

đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp

 Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài

liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ

 Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình

hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

 tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi,

chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.

 tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó.

Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

 Sử dụng hồ sơ

 Xác định hồ sơ lưu

 Lập danh mục hồ sơ

 Nhận dạng, phân loại hồ sơ

 Sắp xếp, bảo quản hồ sơ

 Cập nhật hồ sơ

 Kiểm tra thời gian lưu giữ

 Hủy hồ sơ

Tổ chức giải quyết hồ sơ

Giải quyết văn bản: là áp dụng các biện pháp về

nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận,

giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

 Kiểm tra phân loại văn bản

 Xử lý sơ bộ Đóng dấu và vào sổ đăng ký văn

bản đến

 Phân chuyển văn bản Đến

 Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn

bản Đến

Lưu ý khi giải quyết văn bản đến

 Văn bản đến được phân sơ bộ thành 3 loại:

- Loại không vào sổ: thư riêng, sách báo, các bản tin;

- Loại cần bóc bì và vào sổ chi tiết: ngoài bì ghi tên CQ/

DN hoặc gửi thủ trưởng CQ/DN; ngoài bì ghi tên các đơn vị chức năng trong CQ/DN

- Loại vào sổ nhưng không bóc bì: Loại gửi đích danh

thủ trưởng CQ/DN, đơn vị, thư bảo đảm, thư cá nhân

Lưu ý khi giải quyết văn bản đến (tiếp theo)

 Loại văn bản cần giữ lại phong bì:

- Thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh;

- Ngày nhận cách quá xa ngày gửi;

- Có dấu hoả tốc hẹn giờ trên phong bì

 Trách nhiệm kiểm tra và giải quyết văn bản đến:

Thủ trưởng CQ/DN và trưởng các đơn vị

 Kiểm tra hồ sơ

 Kiểm tra thể thức văn bản

 Vào số đăng ký văn bản Đi

 Sắp xếp lưu văn bản

QUẢN LÝ VĂN BẢN NỘI BỘ VÀ VĂN BẢN MẬT

- Khái niệm: Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan,

doanh nghiệp ban hành và lưu hành, sử dụng trong nội bộ

cơ quan/doanh nghiệp

- Phương thức tổ chức và quản lý văn bản nội bộ: Văn

bản nội bộ được soạn thảo và ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến

VĂN BẢN MẬT

 Khái niệm: Văn bản mật là những văn bản có nội dung

chứa đựng thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan/doanh nghiệp

 Trách nhiệm xác định mức độ mật của thông tin

trong văn bản: Thủ trưởng cơ quan/ doanh nghiệp

 Phương thức tổ chức quản lý văn bản mật: tuân theo

những quy định của Nhà nước về bảo mật

PHƯƠNG TIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN

 Lập thư mục quản lý văn bản trong máy tính

 Cặp lưu văn bản

CÁC BIỆN PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ

Vai trò của việc lưu giữ hồ sơ

 Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

 Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

 Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh,

nghỉ việc riêng

 Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ

khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc …

NHỮNG NGUYÊN TẮC LƯU TRỮ HỒ SƠ

 Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.

 Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ

và tài liệu lưu trữ.

 Trang bị các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

 Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;

 Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài

liệu

HỒ SƠ TỐI CẦN THIẾT

tại của tổ chức.Đó là các hồ sơ không thể thay thế được bao gồm:

HỒ SƠ KHÔNG CẦN THIẾT

thúc công việc sau khi đã lưu trữ 1 vài ngày, vài tuần hay vài tháng

THEO VẦN MẪU TỰ

ABC

THEO SỐ THỨ TỰ

đơn giản, không hết số

THEO SỐ THỨ TỰ

đơn giản, không hết số

ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA LƯU TRỮ THỦ CÔNG

LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI

Tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu

1 Thu thập tài liệu

2 Phân loại tài liệu

3 Xác định giá trị tài liệu

4 Bảo quản tài liệu

5 Tổ chức khai thác, sử dụng