SLIDE quản trị văn phòng CHUONG 3- Một số nghiệp vụ văn phòng

Chương 3 Một số nghiệp vụ văn phòngQuản lý thời gian Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo... Company Logo Quản lý thời gian  Tập trung dành nh

Chương 3 Một số nghiệp vụ văn phòng

Quản lý thời gian Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo

Một số nghiệp vụ văn phòng

Quản lý thời gian

Bạn nhìn thấy cái gì?

Company Logo

Câu chuyện hòn đá cuội

V

Company Logo

Quy tắc gieo và gặt

Thời gian hình thành nên tuổi tác

Thái độ hình thành nên con người

Company Logo

 Giá trị của thời gian

 Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vô hình và không thể nắm bắt được nhưng nó có tác động chi phối và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh cuộc sống của chúng ta.

 Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu và độc đáo

mà mỗi người được hưởng như nhau Thời gian tự đến và

tự đi, không bao giờ quay trở lại.

 Thời gian là nguồn lực có giới hạn, không thể tái tạo,

không thể thuê mướn hay mua lại của người khác.

 Thời gian là vàng.

 Thời gian là chất liệu của cuộc sống.

Quản lý thời gian

Company Logo

 Quản lý thời gian

 Tập trung dành nhiều thời gian cho những việc

quan trọng

 Quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất

 Làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định

 Không lãng phí thời gian vào những việc không

liên quan

 Kiểm soát thời gian tốt hơn

 Tránh được việc vội vã hoàn thành công việc vào phút cuối

Quản lý thời gian

Company Logo

Quản lý thời gian có nghĩa là

kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và

đưa ra những quyết định sáng suốt

về cách sử dụng nó Quản lý thời gian

Quản lý thời gian?

 Không ai quản lý được Thời gian Cái duy

nhất mà chúng ta quản lý được chính là

cách sử dụng thời gian của bản thân.

11Tính khẩn cấp

Xác định thứ tự ưu tiên cho công

việc

C

A

B B

Ví dụ về quản lý thời gian

phải thực hiện

và hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên

Lịch làm việc cá nhân: sử dụng lịch năm để có một

cái nhìn toàn cảnh về các sự kiện trong năm

Thời khóa biểu tuần, tháng: những việc thực hiện

trong tháng hoặc tuần

Danh sách việc phải làm – to-do list

Các phần mềm quản lý lịch làm việc: Microsoft

Outlook,…

Các công cụ

Sắp xếp lịch làm việc (1)

Nắm rõ mục tiêu

Biết thứ tự ưu tiên

Phân biệt kế hoạch dài hạn, ngắn hạn

và hàng ngày

Có kế hoạch dự phòng

Các nguyên tắc

Sắp xếp lịch làm việc (2)

Company Logo

 Các nguyên nhân gây mất thời gian

 Các cuộc điện thoại

 Các cuộc viếng thăm xã giao, tiếp khách

 Các câu hỏi của nhân viên

 Đọc và trả lời thư tín

 Các cuộc họp kéo dài

 Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn

 Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp

đọc nhanh.

 Khung cảnh văn phòng

Quản lý thời gian

Nêu các cách giải quyết các yếu tố là kẻ

trộm thời gian?

Bí quyết đối phĩ kẻ trộm thời gian

Kẻ trộm thời gian Biện pháp

Giấy tờ  Dành một khoảng thời gian nhất định để giải quyết giấy tờ

 Cĩ khay hồ sơ trên bàn làm việc

 Cĩ chỗ để lưu trữ hồ sơ

Khơng cĩ mục tiêu rõ

ràng

 Biết rõ bạn muốn gì

 Xác lập khung thời gian

 Đặt thời hạn khởi đầu và kết thúc

Hội họp  Cĩ chương trình họp rõ ràng

 Bắt đầu đúng giờ

 Kết thúc đúng giờ

 Chia thời gian cho từng chương trình thảo luận

 Nên chương trình họp ít nhất một ngày trước khi cuộc họp bắt đầu

Điện thoại  Lập danh sách những người cần gọi

 Lựa chọn thời gian thích nhất để gọi

 Nhóm các cuộc họp lại

 Nói ngắn gọn

Khách viếng thăm  Quyết định xem cĩ cần thiết hay khơng

 Kết thúc nhanh

 Đứng để tiếp chuyện

 Đặt nội qui cho khách viếng thăm

Khơng thể nĩi “Khơng”  Đưa ra lý do

 Thương lượng

 “Có ai khác có thể làm việc này?”

Sự ngắt quãng  Đây là thời gian cho cơng việc hay là “kẻ trộm thời gian”?

 Kiên nhẫn nhưng khéo léo

 Cho mọi người biết kế hoạch làm việc của bạn

Company Logo

 Các biện pháp quản trị thời gian

 Các công cụ hoạch định thời gian biểu

 Tiết kiệm thời gian đọc thư tín

 Tiết kiệm thời gian bằng cách dụng máy đọc hay máy ghi âm

 Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

 Tiết kiệm thời gian tiếp khách

 Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

 Tiết kiệm thời gian hội họp

Company Logo

 Các công cụ hoạch định thời gian biểu

 Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày

 Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn

 Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký

 Tiết kiệm thời gian thư tín

 Các cán bộ mỗi ngày bỏ ra 2-3 tiếng để đọc và trả lời thư từ, để tiết kiệm nên mang về nhà, lúc đi

máy bay, ngồi trên xe…

Quản lý thời gian

Company Logo

 Tiết kiệm thời gian hội họp

 Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động, trao

đổi thông tin, đề ra các chính sách

 Cuộc họp cần có nhiều người tham gia để giải

Company LogoQuản lý thời gian

Company LogoQuản lý thời gian

Company Logo

Quản lý thời gian

 Để có thể kiểm soát và sử dụng thời gian của mình có hiệu quả, bạn cần phải dự tính và lập kế hoạch trước cho thời gian của mình Hai trong số những công cụ cần thiết: CUỐN NHẬT KÝ và LỊCH CÔNG VIỆC

 CUỐN NHẬT KÝ: dành cho việc lập kế hoạch dài

hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện và những cam kết cho một thời điểm nào đó trong tương lai.

Company LogoMẫu nhật ký

theo trong một chuỗi các công việc.

 Lập lịch làm việc như thế nào?

Company Logo

Lịch làm việc

Lập danh sách công việc

Phân bổ thời gian cho công việc

Quyết định trình tự giải quyết

có các yêu cầu đặc biệt vào những khoảng thời gian hợp lý

 Nên có thời gian trống để giải quyết những điều không mong đợi

 Cố gắng kết hợp công việc để có thể tiết kiệm thời gian

 Khi có sự thay đổi nên có ghi chú để điều chỉnh hợp lý,

không phá vỡ lịch trình công việc của bạn.

 Ghi lại kết quả thực hiện để rút kinh nghiệm.

Company Logo

Làm sao sử dụng thời gian hiệu quả

 Làm việc có tổ chức

 Lập kế hoạch trước

 Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất

 Tập tính kỷ luật đối với bản thân

 Ghi lại những thắc mắc trong khi thực hiện

 Việc hôm nay không để ngày mai

 Kiểm soát sự lãng phí

 Có thể lực tốt

LÊN KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP

Một số nghiệp vụ văn phòng

Company Logo

MỤC TIÊU

BIẾT PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỌP.

NẮM ĐƯỢC CÁC BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

THỰC HÀNH CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ MỘT HỘI NGHỊ,

VÀ SOẠN THẢO ĐƯỢC CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ

1

3

3

Company Logo

NỘI DUNG

Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CUỘC HỌP

PHÂN LOẠI CUỘC HỌP

TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

NỘI DUNG

để cùng đóng góp vào quá trình

ra quyết định

Là nơi phát huy quyền làm chủ,

để cùng đóng góp vào quá trình

4 2

Triển khai thực hiện quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắt, lệch lạc trong quản lý

Company Logo

PHÂN LOẠI

CUỘC HỌP QUY MÔ LỚN,TRANG TRỌNG, NGHI THỨC

Company Logo

- Cuộc họp kiểm điểm, khen thưởng

- Cuộc họp thường kỳ hàng tháng, quý, năm

- Cuộc họp giao ban, họp bất thường

- Họp các bộ phận để triển khai quyết định.

- ……

QUY MÔ CUỌC HỌP NHỎ, KHÔNG NGHI THỨC

- Cuộc họp thông qua những quyết định quan trọng

của doanh nghiệp

-…

Cuộc họp quy mô lớn, trang trọng nghi thức

Company Logo

Tiến trình tổ chức hội

nghị

Company Logo

HỘI

NGHỊ

HỘI NGHỊ RA QUYẾT ĐỊNH HỘI NGHỊ PHỔ BIẾN TRIỂN KHAI HỘI NGHỊ KIỂM TRA, ĐÔN ĐỐC

TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

HỘI NGHỊ SƠ KẾT, TỔNG KẾT

Kinh phí

4 Thông báo gửi giấy mời

5.Soạn thảo chương trình

6 Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật

7 Dự trù kinh phí

8 Kiểm tra công tác chuẩn bị

Company LogoCHUẨN BỊ

Company Logo

Kính gửi: Các Khoa, Viện, Trung tâm và Phòng Ban Trường ĐHCT Được sự đồng ý của Ban Giám hiệu, Trung tâm Học liệu sẽ tổ chức

Hội thảo “Kỹ năng quản lý” do giáo sư Giáo sư, Tiến sĩ Bùi Tùng - Giảng

viên Khoa Kinh Tế- Trường Đại học Tổng hợp Hawaii (Mỹ) trình bày

* Thời gian: Từ ngày 09- 10/10/2008 (02 ngày)

Sáng: 8h00 - 11h00; Chiều: 13h30 - 16h30

* Địa điểm: Hội trường tầng 4 Trung tâm Học liệu - Đại học CT

khu 2, đường 3/2, quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ

* Ngôn ngữ hội thảo: Tiếng Việt

Nay Trung tâm Học liệu trân trọng kính mời mỗi Quý Khoa, Viện,

Trung tâm, Phòng Ban cử 03 cán bộ lãnh đạo (cán bộ Qui hoạch lãnh đạo)

đến tham dự Hội thảo trên

Trân trọng

GIÁM ĐỐC

Điều hành

Company Logo

SAU HỘI NGHỊ

Tổ chức thực hiện các nghị quyết

Thanh toán các chi phí

Chiêu đãi, tiễn khách (nếu có)

Tặng quà Hoàn thiện các văn kiện

Đánh giá kết quả tổ chức

Rút bài học kinh nghiệm

Company Logo

Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành công

1 Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

2 Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết

3 Nên thảo luận trước với hội đồng về nội dung của cuộc họp

4 Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ

5 Ghi biên bản những điểm quan trọng trong lúc họp

6 Hướng dẫn mọi người tham gia thảo luận và yêu cầu họ

trình bày ngắn gọn

Company Logo

Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành công

7 Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp

8 Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình

9 Phát biểu trong cuộc họp là nên nói với nhiều người chứ không chỉ riêng với một người

10 Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt là đối với người vắng mặt

11 Sau buổi họp nên gặp từng người và trò chuyện thân mật

Company Logo

Bài tập

Hãy xây dựng chương trình hội nghị “ khách hàng” của Công ty A Hội nghị được diễn ra trong 1 ngày

Bắt đầu lúc 7h30 và kết thúc lúc 16h 30

LÊN KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO

Một số nghiệp vụ văn phòng

Company Logo

MỤC ĐÍCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

• Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực hiện chức năng quản lý nói chung.

• Giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức.

Company Logo

MỤC ĐÍCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

•Giải quyết những công việc cụ thể nằm trong kế hoạch công tác hằng năm của tổ chức.

• Giao lưu và hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, ……

Company Logo

PHÂN LOẠI CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

1 Chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ:

2 Chuyến đi công tác không định trước:

Company Logo

PHÂN LOẠI CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

1 Chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến đi

trong tuần, tháng có thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan

2 Chuyến đi công tác không định trước: Những chuyến đi khảo sát

tình hình, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngoài nước, chuyến đi công tác với mục đích nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp đồng,…Chuyến đi công tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,…

Company Logo

LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

Đối với chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ:

-Đưa vào kế hoạch năm, hoặc căn cứ vào công văn mời để

bố trí thời gian thích hợp

Đối với chuyến đi công tác không định trước:

-Lên kế hoạch cụ thể

Company Logo

LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

•Có thể thực hiện việc lên kế hoạch theo bảng gợi ý sau:

dự

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

2.Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn

3.Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,…(mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…)

Company Logo

LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

• Yêu cầu: Làm việc theo nhóm:

1 Từ nhóm 1 đến nhóm 9 làm đề số 1, Nhóm 10 đến nhóm

19 làm đế số 2

2 Mỗi nhóm đại diện 1 người, lên bảng trình bày bảng kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo (căn cứ giấy mời)

Company Logo

LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

Đề 1: Lập một kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:

Nội dung chuyến đi: Công ty các bạn nhận được một giấy mời ngày

28/12/2011 tham gia một hội thảo tại Cần Thơ (xem giấy mời )

Công ty bạn cử 3 cán bộ Phòng KH&CN.(1 trưởng Phòng, 1 phó Phòng và 1 nhân viên)

Với tư cách là nhân viên thư ký giám đốc, bạn cần lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo như thế nào? Hãy phác thảo nội dung của bảng kế hoạch cho chuyến đi đó

Company Logo

Kính gửi: Các Khoa, Viện, Trung tâm và Phòng Ban Được sự đồng ý của Ban Giám hiệu, Trung tâm Học liệu sẽ tổ chức Hội thảo “Kỹ năng quản lý” do Giáo sư, Tiến sĩ Bùi Tùng - Giảng

viên Khoa Kinh Tế- Trường Đại học Tổng hợp Hawaii (Mỹ) trình bày

* Thời gian: Từ ngày 28- 30/12/2011 (03 ngày)

Sáng: 8h00 - 11h00; Chiều: 13h30 - 16h30

* Địa điểm: Hội trường tầng 4 Trung tâm Học liệu - Đại học CT

khu 2, đường 3/2, quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ

* Ngôn ngữ hội thảo: Tiếng Việt

Nay Trung tâm Học liệu trân trọng kính mời mỗi Quý Khoa, Viện,

Trung tâm, Phòng Ban cử 03 cán bộ lãnh đạo (cán bộ Qui hoạch lãnh đạo)

đến tham dự Hội thảo trên

Trân trọng

GIÁM ĐỐC

Company Logo

LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

Đề 2: Lập một kế hoạch cho chuyến đi của lãnh đạo

Nội dung chuyến đi: Công ty các bạn nhận được một giấy mời ngày

20/12/2011 tham gia một toạ đàm (xem giấy mời )

Phòng Tư Pháp cử 3 cán bộ.(1 trưởng Phòng, 1 phó Phòng và 1 nhân viên).

Với tư cách là nhân viên thư ký giám đốc, bạn cần lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo như thế nào Hãy phác thảo nội dung của bảng kế hoạch cho chuyến đi đó

Trong khuôn khổ hoạt động hợp tác với Dự án STAR- Việt Nam, Bộ Tư pháp tổ chức

Tọa đàm về “Định hướng hoàn thiện pháp luật về trọng tài thương mại ở Việt

Nam”, với sự tham gia của chuyên gia về trọng tài thương mại của Hồng Kông và một

số chuyên gia Việt Nam

* Thời gian: 01 ngày, bắt đầu từ 8 giờ ngày 31/10/2008 (Thứ tư).

* Địa điểm: Hội trường Đa Năng, Nhà khách Trung ương, Số 8, Chu Văn An - Hà Nội.

Bộ Tư pháp kính mời Ông/Bà, Quý Cơ quan, tổ chức cử 3 đại diện tham dự Tọa đàm

* Chế độ đối với đại biểu ngoại tỉnh: (Xem phụ lục đính kèm).

Để biết thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ với chị Phương- Vụ Bổ trợ tư pháp, Bộ

Tư pháp theo số điện thoại: 08048997, 0904261682 hoặc chị Thành - 04- 7342344, 0913038412

Nơi nhận: TL BỘ TRƯỞNG

- Như trên; VỤ TRƯỞNG VỤ BỔ TRỢ TƯ

PHÁP

- Bộ trưởng Uông Chu Lưu (để b/c);

- Thứ trưởng Hoàng Thế Liên (để b/c);

-Lưu: VT, Vụ BTTP

Company Logo

CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

2 Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài, và các địa chỉ liên lạc của những nơi quen biết.

3 Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân.

4 Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác

Company Logo

B LIÊN HỆ VỚI NƠI ĐẾN CÔNG TÁC

1 Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác

2 Cần thông báo cho nơi đến biết về kế hoạch thời gian của chuyến đi

Company Logo

C CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

• Nếu chuyến đi công tác để ký hợp đồng thì cần có bản hợp đồng cho các đơn vị chức năng

• Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của

hội nghị để soạn thảo các bài phát biểu, bài tham luận.

Company Logo

C CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài liệu tham khảo như:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật

+ Các tài liệu chuyên môn

+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ

Company Logo

D CHUẨN BỊ PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG

Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp

Văn phòng thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hành đặt vé và chuẩn bị tư liệu cho chuyến đi.

Company Logo

NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VÀ VĂN PHÒNG TRONG

THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC

Trước khi lãnh đạo đi công tác

• Dự các cuộc họp bàn giao

• Ghi chép các công việc do cấp phó uỷ quyền cho văn phòng thư ký giải quyết

Company Logo

NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VÀ VĂN PHÒNG TRONG

THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC

Đối với văn phòng

- Giúp các phó thủ trưởng giải quyết các công việc do thủ

trưởng phân công.

- Giải quyết các công việc được thủ trưởng uỷ quyền.

- Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị, tổng

hợp tình hình báo cáo cho phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc