SLIDE quản trị văn phòng CHƯƠNG 2- Lập kế hoạch cho hoạt động vp

Hoạch định công việc văn phòng• Tầm quan trọng của công tác hoạch định: - Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP - Giúp các nhà QTVP chủ động trong việc điều hành và tổ chức thực

Chương 2:

Hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát hoạt

động văn phòng

Hoạch định công việc văn phòng

Là quá trình thu thập

thông tin, sử dụng, duy trì, bảo quản những thông tin cần thiết, cập nhật hoá, chính xác hoá để triển khai hoặc tham khảo khi cần đến.

Hoạch định công việc văn phòng

• Tầm quan trọng của công tác hoạch định:

- Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP

- Giúp các nhà QTVP chủ động trong việc điều hành và tổ

chức thực hiện

- Gắn kết mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, DN

- Giúp cho nhà QTVP phối hợp hiệu quả các nguồn lực của VP

(ngân sách, nhân sự, thời gian, cơ sở vật chất, thông tin )

- căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá nhân trong văn phòng

Vai trò của các cấp quản trị trong lập kế

hoạch hoạt động văn phòng

Các nguyên tắc lập kế hoạch

văn phòng

 Nguyên tắc hệ thống

Nguyên tắc này đòi hỏi sự thống nhất đồng

bộ của kế hoạch, không được để hoạt động bị trùng lắp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm và nhân sự Ngoài ra, còn đảm bảo thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới, giữa ngắn hạn và dài hạn không bị chồng chéo nhau

Các nguyên tắc lập kế hoạch

văn phòng

 Nguyên tắc ưu tiên

Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi trong hàng loạt những vấn đề của kế hoạch, phải tìm ra các nhiệm

vụ trọng tâm của kế hoạch, các hoạt động mang tính chất quyết định đến kết quả của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết.

Văn phòng cần yêu cầu các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình đến văn phòng trước một thời gian quy định để có kế hoạch sắp xếp, bố trí (về thời gian, địa điểm, nhân

sự và tầm quan trọng của hoạt động đó).

để hạn chế rủi ro…

Các căn cứ lập kế hoạch

• Dựa theo chương trình, mục tiêu kế hoạch dài hạn,

kế hoạch ngắn hạn của cơ quan, doanh nghiệp.

• Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan doanh nghiệp.

• Tình hình thực tế của từng giai đoạn.

• Thời gian làm việc

• Nguồn lực văn phòng (con người, trang thiết bị, cơ

sở vật chất)

Các công cụ lập kế hoạch

Để hoạch định HC-VP/lập kế hoạch sử dụng

một số công cụ sau:

• Lịch thời gian biểu công tác.

• Danh sách các công việc phải làm hôm nay

• Bảng danh sách các công việc trong tuần

• Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần

• Sử dụng phầm mềm vi tính.

• Sổ tay, sổ nhật ký.

Nội dung chính trong hoạch định văn

phòng

Mô hình 5W-1H

 Xác định nhiệm vụ kế hoạch (What)

+ Nhiệm vụ, công việc, vấn đề phải giải quyết hay khối lượng công tác đặt ra là gì?

+ Kế hoạch được đặt ra giải quyết vấn đề gì? Gồm các nội dung, yêu cầu nào? Phạm vi ảnh hưởng của nó ra sao? Nội dung công việc được đặt ra có hợp lý, hợp pháp hay không?

 Xác định thời gian thực hiện công việc (When)

+ Nhiệm vụ công việc đó thực hiện khi nào? Thời gian chi tiết để thực hiện nhiệm vụ?

+ Xác định mức độ khẩn cấp của từng công việc, Việc gì

trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào?

Nội dung chính trong hoạch định/lập

kế hoạch hoạt động văn phòng

 Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where)

Các nhiệm vụ công việc được đặt ra sẽ thực hiện ở địa điểm, địa bàn, cấp nào? Kiểm tra ở bộ phận nào? …

 Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)

+ Tại sao làm?

+ Ý nghĩa như thế nào?

+ Hậu quả nếu như không làm?

+ Mục tiêu đảm bảo các yêu cầu của công việc

Nội dung chính trong hoạch định/lập

kế hoạch hoạt động văn phòng

 Xác định người thực hiện công việc (Who) và

Nội dung chính trong hoạch định/lập

kế hoạch hoạt động văn phòng

 Xác định phương pháp thực hiện công việc

(How)

+ Tài liệu hướng dẫn là gì?

+ Cách thức thực hiện như thế nào?

Nội dung chính trong hoạch định/lập

kế hoạch hoạt động văn phòng

• Xác định phương pháp kiểm tra:

+ Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra? + Tần suất kiểm tra như thế nào?

+ Ai là người kiểm tra?

+ Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Ban hành kế hoạch

Giai đoạn 1: Chuẩn bị

• Để lập kế hoạch giai đoạn đầu tiên cần xác định rõ vấn đề:

1 Kế hoạch nhằm giải quyết những vấn đề gì?

2 Đạt được mục tiêu nào?

3.Tại sao lại chọn mục tiêu đó?

4 Thực hiện như thế nào?

5 Ai thực hiện? Bao giờ thực hiện?

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự thảo

- Nêu ra một số phương án, đồng thời nêu lên các điểm mạnh, điểm yếu và các điều kiện cần thiết khi lựa chọn của từng phương án

- VP tổ chức chuẩn bị trưng cầu ý kiến cho bản dự thảo kế hoạch, trong đó đưa ra các vấn đề cần tập trung lấy ý kiến về từng phương án (khi cần và có thể chỉ đạo thực hiện thí điểm để chứng minh cho khả năng thực thi của từng phương án), vạch rõ điểm mạnh, yếu của từng phương án, để cuối cùng bàn bạc để chọn ra phương án tối ưu

Giai đoạn 3: Trưng cầu ý kiến kế hoạch

dự thảo

Có thể trưng cầu ý kiến các đối tượng sau:

• Những đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch

• Những nhà quản lý cấp trên, đồng cấp và một số đơn vị tương đương

• Những nhà khoa học, những người có kinh nghiệm

• Khảo sát và trưng cầu ý kiến ở một vài cơ sở, bộ phận

- Khi đã thu thập đủ ý kiến của các đối tượng dự kiến, ban soạn thảo kế hoạch bổ sung, hoàn chỉnh bản dự thảo để thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Thảo luận thông qua kế hoạch HC-VP dự thảo

- Viết lại bản kế hoạch hoàn chỉnh sau khi lấy ý kiến

- Trình cấp trên phê duyệt

Giai đoạn 4: Ban hành kế hoạch

• Chuẩn bị các văn bản ban hành gồm: bản kế hoạch, các bản phụ lục

nếu có, văn bản hướng dẫn thực hiện.

• Xây dựng kế hoạch tuyên truyền, thông tin về văn bản kế hoạch và

các phương tiện thực hiện.

• Dự kiến kế hoạch triển khai thực hiện kế hoạch.

• Dự kiến các cơ quan, bộ phận thực hiện.

• Văn phòng trình lãnh đạo ký duyệt ban hành kế hoạch cùng với các

văn bản nêu trên để tạo thuận lợi cho việc tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch.

Kế hoạch năm

 Nguồn thông tin để lập kế hoạch năm bao gồm:

– Từ chiến lược công ty

– Từ các dự án tham gia

– Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao

– Từ nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

 Nội dung của kế hoạch năm:

– Nội dung các mục tiêu công việc

– Thời gian thực hiện

– Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận

có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)

Kế hoạch tháng

 Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:

– Các công việc trong kế hoạch năm

– Các công việc tháng trước còn tồn tại

– Các công việc mới phát sinh do công ty giao

 Nội dung kế hoạch tháng:

– Các công việc quan trọng trong tháng

– Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện

– Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong các tháng sau)

Kế hoạch tuần

 Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

– Các cv trong kế hoạch tháng

– Các cv trong tuần trước chưa thực hiện xong

– Các cv phát sinh do công ty giao thêm

– Kế hoạch ngày

 Nội dung bản kế hoạch tuần:

– Phần các cv cụ thể gồm: nội dung cv, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả)

– Các cv chưa xác định được lịch (nhưng phải trong tuần

và trong tuần sau)

– Các cv trong tuần phải được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng và các ô cần phải làm ngay và nên làm

• Tạo thời gian rảnh cho cá nhân

vì trong một ngày làm việc có thể có những công tác đột xuất

• Tự mỗi cá nhân phân tích tình hình sử dụng thời gian làm việc của mình sao cho hiệu quả nhất

thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3)

+ Dùng bút để đánh dấu công việc: Việc cần làm ngay dùng

bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen

+ Phân loại các giấy tờ cv vào các cặp tài liệu có màu khác

nhau: Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ;việc bình

thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp

Kế hoạch ngày

Các bước lập kế hoạch:

• Bước 1: Lập bảng danh sách các cv phải làm trong ngày

• Bước 2: Phân bổ thời gian cho từng cv

• Bước 3: Sắp xếp thứ tự cv theo các mức ưu tiên.

→ Kết thúc ngày làm việc cần xem lại việc xử lý công văn, giấy tờ, lập danh sách các khách hẹn ngày hôm sau, thông báo cho nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ chuẩn bị hồ

sơ, tài liệu cho lãnh đạo về những cuộc họp bên ngoài, lưu

ý cv ngày hôm sau, thu xếp lại nơi làm việc, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Kế hoạch ngày

Những việc cần làm trong ngày

• 1

• 2

• 3

• 4

• 5

• 6

• 7

Các cuộc hẹn

h………

h………

h………

h………

h………

Nội dung của hoạch định VP

• Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

thường kỳ; lịch công tác tuần, tháng, qúy, năm.

• Kế hoạch tổ chức các phong trào, các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỷ niệm, sự kiện của DN…

• Kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong cơ quan, DN

• Kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng

hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của

cơ quan, DN

• Kế hoạch nhân sự, phúc lợi…

Thực hành

Hãy xây dựng kế hoạch trong một ngày

Kế hoạch ngày

TO DAY Ngày….tháng….năm … Hoàn thành

1………

2………

3………

4………

5………

6………

7………

8………

9………

10………

11………

“Kế hoạch không đi đôi với hành động giống như sự mơ mộng Nhưng hành động mà thiếu kế hoạch thì chỉ là cơn ác mộng mà thôi”

Ngạn ngữ Nhật Bản

Thực hành lý thuyết

1 Bạn đang bận giải quyết một văn bản giấy tờ quan

trọng và gấp nhưng trưởng phòng lại giao thêm cho bạn một việc khác và yêu cầu bạn phải giải quyết ngay lập tức Nhưng bạn không thể giải quyết hai việc cùng một lúc Hành động của anh/chị.

Tổ chức, lãnh đạo hoạt động VP

a, Thiết kế công việc: là phân chia các công việc lớn,

nhỏ hợp lý

* Yêu cầu:

+ Phù hợp với mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp.

+ Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế.

+ Công việc phải có ý nghĩa đối với nhiệm vụ chung + Tạo ra khả năng sáng tạo cho nhân viên (phát huy tính tự chủ, thời gian hợp lý, cách thức giải quyết công việc)

+ Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc + Có khả năng k.tra việc thi hành công việc thuận lợi.

Tổ chức, lãnh đạo hoạt động VP

b.Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế.

+ Phân công theo chuyên môn hoá

+ Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể + Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên

Kiểm tra công việc hành chính VP

Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục

tiêu kỳ vọng của tổ chức

Kiểm tra công việc hành chính VP

• Mục đích:

- Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp

- Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động, hành vi không phù hợp

Thực hành lý thuyết

dựng chương trình và kế hoạch làm việc của cty và lịch làm việc của giám đốc Bạn đã làm việc rất chuyên tâm và hầu như chưa có sai sót trong công việc Tuy nhiên, một sự cố xảy ra ngoài ý muốn của bạn: một khách hàng VIP đã đăng

kí trước với cty về kế hoạch và tgian làm việc với GĐ Tuy nhiên vì nhiều việc và do sơ xuất nào đó bạn đã quên không đưa nội dung này vào kế hoạch Do vậy khi khách hàng VIP đến GĐ lại đang đi ctác, vì vậy mà khách hàng đã không gặp được và họ đã to tiếng với bạn và bắt bạn phải có trách nhiệm do làm mất tgian, kinh phí đi lại của họ… dù bạn đã giải thích hết mọi cách.

Vậy nếu là bạn thì bạn sẽ xử lý thế nào với tình huống trên?

Thank you!