SLIDE quản trị văn phòng CHƯƠNG 1 Tổng quan về quản trị văn phòng

1.1 Khái niệm về văn phòng Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tài, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp

Lập kế hoạch cho hoạt động Vp

Tổng quan về quản trị

văn phòng

1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt

động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối,

truyền tài, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị

(Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng, Trường ĐH

KTQD HN, 2005)

Theo nghĩa rộng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Theo nghĩa hẹpVăn phòng là một phòng làm việc cụ thể, là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, là nơi làm việc giấy tờ, làm công việc hành chính, nơi giao dịch giấy tờ

Văn phòng là bộ

máy làm việc

tổng hợp và trực

tiếp giúp việc cho

ban lãnh đạo của

doanh nghiệp

những công việc

giấy tờ, hành

chính

• Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị

cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức

•Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại

để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức

• Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại

để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị

KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

 Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực

tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

 Những đặc điểm chung của văn phòng :

- Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với

đặc điểm của từng cơ quan

- Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu

chuẩn nhất định

- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với

cơ sở vật chất nhất định

ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG

 Chức năng tham mưu tổng hợp

 Chức năng giúp việc điều hành

 Chức năng hậu cần

1.1.2 CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG

• Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt

• Xây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngày

• Tổ chức triển khai thực hiện.

• Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ

chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.

CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH

 Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý

các phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử dụng hiệu quả

CHỨC NĂNG HẬU CẦN

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của DN và BGĐ

Thu nhập, tổng hợp và xử lý thông tin giúp cho

Tổ chức giao tiếp nội bộ, đối ngoại của DN

Theo dõi tiến độ và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo của BGĐ

Theo dõi tiến độ và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo của BGĐ

Quản lý và thực hiện việc sử dụng kinh phí cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư sử dụng trong DN

Quản lý và thực hiện việc sử dụng kinh phí cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư sử dụng trong DN

• CÔNG TÁC VĂN THƯ

• CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ

 Quản lý thời gian

1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý

và sử dụng thông tin.

KHÁI NIỆM

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực của quản trị doanh nghiệp Hoạt động quản trị văn phòng mang theo nó tất cả những đặc điểm cơ bản của quản trị

doanh nghiệp

Quản trị văn phòng

là một hệ thống

Quản trị văn phòng

là một hệ thống

QUẢN TRỊ

VĂN

PHÒNG

Quản trị văn phòng vừa là khoa học vừa

là nghệ thuật

Quản trị văn phòng

có mục tiêu….

QTVP là quá trình thu thập, đánh giá, xử

lý, truyền tin

Giúp cho LĐ hoạch định các chương trình kế hoạch, tránh sa lầy vào các công tác sự vụ, để tập trung vào công

việc có ý nghĩa chiến lược.

Ý nghĩa

QTVP

Giúp lãnh đạo cơ quan điều phối các công việc chung bảo đảm sự hđ liên tục và thống nhất khắc phục những gián đoạn khi có sự thay đổi

Bảo đảm điều kiện vật chất kĩ thuật để cho hoạt động được trôi

chảy liên tục.

Mục tiêu

Thực hiện MT

Đảm bảo hoàn thành MT

Rà soát CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Phân tích dự báo

Xây dựng kế hoạch

Lãnh đạo điều hành Phân công thực hiện

NỘI DUNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.3 Tổ chức văn phòng

1.3 Tổ chức văn phòng

Tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức VP

Trang thiết bị VP Bố trí văn

phòng

Cơ cấu tổ chức VP được phân chia theo cấp bậc

Các yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP

- Tính phức tạp của công việc

- Mức độ trách nhiệm đối với công việc / Mức độ

trách nhiệm đối với người khác

- Mức độ giám sát theo yêu cầu

- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu

1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng

án giải quyết cho các cấp qtrị

+ Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh đạo/cấp quản trị + Theo dõi, tổng hợp tình hình hđ + Đề xuất phương

án giải quyết cho các cấp qtrị

+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu

+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu

+ Cung cấp trang thiết bị cho hđ vp + Sửa chữa, bảo trì trang thiết bị

+ …

+ Cung cấp trang thiết bị cho hđ vp + Sửa chữa, bảo trì trang thiết bị

1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng

Lãnh đạo văn phòng

• Trưởng phòng hành chính/Chánh văn phòng:

Là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, hoạch định các kế hoạch công tác, kiểm tra đôn đốc điều chỉnh các quá trình thực hiện

 Nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra kiểm soát

các hoạt động của văn phòng

 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm với mọi hoạt động của văn

phòng

 Quyền hạn: Quản lý nhân sự, phân bổ công việc

 Nghĩa vụ: Chịu trách nhiệm báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo cấp cao

Lãnh đạo văn phòng

• Phó phòng hành chính/Phó văn phòng

Là người giúp việc hỗ trợ cho trưởng phòng, tư vấn các kế hoạch, thay mặt cho trưởng phòng phổ biến các kế hoạch, giám sát thực hiện công việc của nhân viên, phát hiện những bất cập để đề xuất hướng giải quyết

 Nhiệm vụ: Hỗ trợ cho trưởng phòng

 Quyền hạn: Giám sát các hoạt động, tiến độ thực hiện công việc của nhân viên

 Nghĩa vụ: Báo cáo cho trưởng phòng tiến trình công việc

1.3.2 Bố trí văn phòng

• Khái niệm:

Bố trí VP là cách sắp xếp vị trí ngồi làm việc theo từng khu vực chuyên môn nhằm tạo điều kiện thuận tiện trong công việc

Yêu cầu chung

• Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan

• Tính thuận lợi phục vụ công việc

• Tính dễ dàng liên hệ giao dịch

• Tính bảo mật

Nguyên tắc cơ bản bố trí VP

Tập trung tối

đa diện tích mặt bằng nơi làm việc.

Bố trí phải tính đến mối quan hệ với các bộ phận

khác

Text in here

Giảm tối đa

Bố trí văn phòng

Bố trí văn phòng

Bố trí văn phòng

Bố trí phải cho

QT viên có tầm quan sát bao quát và gần gũi

với NV

Khi bố trí sắp đặt phải thuận lợi cho việc thu thập và xử lí thông tin

Phải đảm bảo các yếu tố môi trường thuận lợi

Sắp xếp bố trí nơi làm việc

• Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: Cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư thế nhất Các phòng bố trí theo nguyên tắc đảm bảo giải quyết dây chuyền công việc, các phòng ban có mối quan hệ thường xuyên được bố trí gần nhau, nơi tiếp khách bố trí gần lối ra vào

• Các phòng có máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí biệt lập

• Diện tích phòng làm việc phù hợp với từng bộ phận

• Đồ dùng văn phòng… bố trí phù hợp với động tác làm việc

• Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh

Các hình thức bố trí văn phòng

1.Văn phòng bố trí mở: bao gồm khoảng không gian rộng được

trang bị như một thể thống nhất được ngăn thành từng ô, từng khoang

Bố trí văn phòng mở

- Dễ giám sát mọi người.

- Giao tiếp giữa các viên chức dễ

dàng hơn.

- Thực hiện công việc sẽ trở nên

nhanh chóng hơn( đi từ bàn này

sang bàn khác thay vì đi từ phòng

này sang phòng khác).

- Dễ tập trung hoạt động trong VP.

- Chi phí bảo dưỡng đỡ tốn kém

- Ở góc độ tâm lí các quan chức cao cấp muốn có phòng riêng được coi là biểu tượng đặt trưng cho vị trí công tác của họ.

THUẬN LỢI

THUẬN LỢI KHĂN KHĂN KHÓ KHÓ

Bố trí văn phòng mở

Văn phòng bố trí kín:

Là cách bố trí Vp truyền thống, từng bộ phận bố trí phòng riêng, có tường ngăn, cửa ra vào đóng kín

Văn phòng bố trí kín:

đối với công việc cần có sự tập

trung tư tưởng.

- Dễ thỏa mãn các yếu tố môi

trường.

- Có điều kiện đặc biệt cho các

thiết bị đòi hỏi nhiệt độ, độ ẩm,

khống chế.

- Trong nhiều DN hình thức VP

này thể hiện sự đơn giản khi

thực hiện công việc.

- Chiếm nhiều diện tích.

NV có thể không sd hết khoảng không gian dành cho mình

-> Lãng phí.

- Chi phí bảo dưỡng lau chùi, chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh sẽ tốn kém hơn → Tăng chi phí DN

- Cần có sự giám sát nhiều hơn

vì NV làm việc trong VP đóng kín.

KHÓ KHĂN

THUẬN LỢI

tăng năng suất lao động của nhân viên);

5 Ánh sáng (thiên nhiên

và nhân tạo): đảm bảo

độ sáng thích hợp sẽ làm tăng năng suất lao động

và gia tăng chất lượng công việc;

1 Không khí thoáng mát (nắng gió hài hoà);

2 Cảm giác tâm lý dễ chịu (để hăng hái và

tự tin trong công việc);

3 Âm thanh (tiếng động, tiếng ồn ở mức

độ tối thiểu) đủ đảm bảo tinh thần sảng khoái cho tất cả nhân viên;

1.3.3 Hiện đại hóa công tác văn phòng

a Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:

+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức

+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức + Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công

nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất

+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

1.3.3 Hiện đại hóa công tác văn phòng

b Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:

• Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng

• Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless…

• Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động

• Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng

• Sử dụng 5S trong việc bố trí sắp xếp VP

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt, bố trí văn phòng

• Seri - Sàng lọc - Loại bỏ những thứ không cần thiết

• Seiton - Sắp xếp – Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

• Seiso - Sạch sẽ - Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

• Seikesu - Săn sóc - Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao

• Shiketsuke - Sẵn sàng - Thực hiện các S trên một cách

tự giác mà không cần ai đó ra lệnh hay nhắc nhở

L/O/G/O