Báo cáo tôt nghiệp quản trị nhân lực công ty TNHH EXSECO

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Công ty TNHH EXSECO đi vào hoạt động được 8 năm, hiện nay công ty có 6phòng ban được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TNHH EXSECO

Tên công ty: Công ty TNHH MTV thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

Tên giao dịch quốc tế: Export Import and Sesrvice Commeral, Ltd Co

Tên viết tắt: EXSECO

Ngày thành lập: 22/11/2005

Phương châm: “Doanh nghiệp cần thiết cho xã hội”

Trụ sở giao dịch: Ngõ 149 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội

Vốn điều lệ: 1000.000.000 VND

Số điện thoại : (84) 48464994/ 48464997

Fax : (84) 47337800

Một số mốc phát triển của công ty: 11/2005: Nhận giấy phép đầu tư; 2008 – 2011:

Mở rộng hoạt động kinh doanh: nhập khẩu buôn bán hàng tiêu dùng và các thiết bịmáy móc; Kinh doanh khách sạn; 2009: Công dy đón nhận huân chương lao động

hạng ba của thành phố Hà Nội; 2010: Nhận doanh nghiệp tiêu biểu Hà Nội năm 2010.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH EXSECO

1.2.1 Chức năng

EXSECO là một công ty thương mại dịch vụ, công ty tổ chức các hoạt động kinhdoanh thương mại tổng hợp với các nghành nghề sau: Nội thương hàng tiêu dùng;kinh doanh khách sạn; Cung ứng vật tư; Đại lý ký gửi mua hàng, bán hàng; Thu muanông lâm hải sản Hiện nay, công ty đang kinh doanh hơn 200 mặt hàng khác nhau,song có thể phân ra thành các mảng lớn Các sản phẩm hầu hết là hàng tiêu dùng dễvận chuyển, bảo quản

1.2.2 Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch và tổ chức đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành nghĩa

vụ đối với Nhà nước; Phát triển thị trường tiêu thụ hàng hóa và tiếp tục thực hiệnchính sách đa dạng hóa hàng hóa và ngành nghề kinh doanh; Bảo đảm an toàn sảnxuất, con người, bảo vệ môi sinh môi trường; Chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinhthần, điều kiện làm việc cho người lao động; Đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũnhân viên trưởng thành về mọi mặt nhằm không ngừng nâng cao trình độ quản lý,trình độ ngoại ngữ, khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu

nhiệm vụ kinh doanh và phát triển.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Công ty TNHH EXSECO đi vào hoạt động được 8 năm, hiện nay công ty có 6phòng ban được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH EXSECO

Nguồn: Phòng tổ chức hành chính

Có thể nhận thấy rằng, bộ máy hoạt động của công ty EXSECO được tổ chức gọnnhẹ Hiện tại công ty đang duy trì hoạt động với 6 phòng, mỗi phòng đều có chứcnăng và quyền hạn rõ ràng, song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trìnhhoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt động đều diễn ra một cách nhịp nhàng,nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu của doanh nghiệp

1.3 Lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của công ty

1.3.1 Lĩnh vực hoạt động

Công ty TNHH EXSECO là một công ty kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩutổng hợp Cụ thể, sản phẩm và mặt hàng chính của công ty bao gồm: Hàng tiêu dùng;Hàng tư liệu sản xuất; Hàng lương thực thực phẩm; Kinh doanh khách sạn…

Phòngtàichính -

kế toán

Phòngkinhdoanhdịchvụ

Phòngxuấtnhậpkhẩu

Phòngbảo vệ

Phòng

tổ chức

hành

chính

và phát triển thị trường với việc mở rộng phạm vi họat động ra các tỉnh như HảiPhòng, Hải Dương, Quảng Ninh…

1.4 Khái quát về các hoạt động kinh tế và nguồn lực của công ty

1.4.1 Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị

Công ty TNHH EXSECO có trụ sở chính ở ngõ 149 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa,

Hà Nội Văn phòng của công ty có tổng diện tích xấp xỉ 200m2 với đầy đủ trang thiết

bị để thực hiện các hoạt động kinh doanh Trong đó bao gồm 35 máy vi tính, 6 máyPhotocopy, 6 máy in, 4 máy fax

1.4.2 Tài sản và nguồn vốn của công ty

Qua 8 năm xây dựng và phát triển, hiện tại công ty TNHH EXSECO có hệ thốngtài sản và nguồn vốn như sau:

Bảng 1.1: Bảng cân đối kế toán rút gọn năm công ty TNHH EXSECO 2011 -2013

Nguồn: Phòng tài chính – kế toán

Có thể thấy, nguồn vốn chủ sở hữu của công ty tăng đều qua các năm: năm 2012 tăng

1951 triệu đồng (3.56%) so với 2011, năm 2013 tăng 3781 triệu đồng (6.67%) so với

2012 và tăng 5732 triệu đồng (10.47%) so với 2011; Tổng tài sản của công ty cũng tăngđều qua các năm: năm 2012 tăng 7352 triệu đồng (7.11%) so với 2011, năm 2013 tăng

8264 triệu đồng (7.46%) so với 2012 và tăng 7516 triệu đồng (7.27%) so với 2011

1.4.3 Nhân lực của công ty

Cùng với sự mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh, nhân lực công ty TNHHEXSECO cũng không ngừng tăng lên cả về số lượng và chất lượng

Bảng 1.2: Cơ cấu nhân lực của công ty TNHH EXSECO 2011 - 2013

Chỉ tiêu 2011 Tỷ trọng (%) 2012

Tỷ trọng (%)

2013

Tỷ trọng (%)

Hiện tại, có 286 công nhân viên, trong đó chủ yếu là lao động nữ, số lao động nữ là

238 người (83.22%), nam là 48 người (16.78%); lao động có trình độ trung cấp, cao đẳng

là chủ yếu chiếm 188 người (65.73%), 66 người (23.08) là lao động THPT, còn lại 32người (11.19%) là lao động có trình độ đại học; đội ngũ lao động của công ty là lao độngtrẻ, số người có độ tuổi từ 18 – 35 tuổi chiếm tỷ trọng cao nhất là 260 người (90.9%)

1.5 Một số kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty

Trong suốt quá trình họat động công ty TNHH EXSECO đã gặt hái được nhữngthành tựu nhất định về kinh doanh, đặc biệt trong giai đoạn 2011 – 2013 công ty đãkhông ngừng nâng cao kết quả doanh thu và lợi nhuận

Bảng 1.3: Báo cáo kết quả doanh thu và lợi nhuận công ty 2011 – 2013

Năm 2012

Năm 2013

2012/2011 2013/2012

Tuyệt đối

Tươn

g đối

Tuyệt đối

Nguồn: Phòng tài chính – kế toán

Có thể thấy rằng, các chỉ tiêu về doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH

EXSECO có nhiều sự biến động Cụ thể:

Về doanh thu thuần: Năm 2012 tăng 3145 triệu đồng (13.01%) so với 2011, năm

2013 tăng 1830 triệu đồng (6.7%) so với 2012 và tăng 4975 triệu đồng (20.57%) sovới 2011

Về tổng chi phí: Năm 2012 tăng 3828 triệu đồng (19.58%) so với 2011, năm 2013 tăng

91544 triệu đồng (6.60%) so với 2012 và tăng 5372 triệu đồng (27.48%) so với 2011

Về lợi nhuận sau thuế: 2012 giảm 512 triệu đồng (14.75%) so với 2011, năm 2013tăng 214 triệu đồng (7.25%) so với 2012 và 298 triệu đồng (8.58%) so với 2011.Như vậy, hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012 là kém hơn so với năm

2011 Tuy nhiên, năm 2013 hoạt động kinh doanh của công ty đã dần hồi phục và pháttriển trở lại do công ty đã kiểm soát tốt tổng chi phí đầu ra

PHẦN 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG QTNL CỦA CÔNG TY TNHH EXSECO 2.1 Tình hình nhân lực và chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tổ chức quản trị nhân lực của công ty TNHH EXSECO

2.1.1 Tình hình nhân lực của bộ phận tổ chức quản trị nhân lực

Nhân lực của bộ phận tổ chức quản trị nhân lực của công ty TNHH EXSECO đượcthể hiện trong bảng sau:

Bảng 2.1: Bảng thống kê lao động bộ phận tổ chức quản trị nhân lực

2011 – 2013của công ty TNHH EXSECO

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận tổ chức quản trị nhân lực trong công ty

a Chức năng

Tuyển dụng, quản lý và đảm bảo nguồn nhân lực của công ty; Thực hiện chế độ, chínhsách đối với người lao động, thực hiện BHXH, BHYT cùng các chế độ phúc lợi xã hộikhác; Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, công tác đoàn thể và xã hội khác;

Hỗ trợ Ban giám đốc tổng hợp thông tin hậu cần bên trong nội bộ của công ty

b Nhiệm vụ

Tham mưu, tư vấn cho tổng giám đốc về tình hình nhân sự của các phòng ban; Tổchức các hoạt động truyền thông nội bộ, tuyển dụng, đào tạo, trả công, đánh giá; Giải

quyết các công việc phát sinh đột xuất theo ủy nhiệm của tổng giám đốc; Tổ chức phục

vụ các ngày lễ tết, hội họp; Xây dựng, hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lựcđáp ứng kịp thời yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty; Tổ chức theo dõiquản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, ký kếthợp đồng lao động, bổ nhiệm, miến nhiệm, thi đua khen thưởng, kỷ luật đối vớiCBCNV trong công ty; Tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ lýlịch CBCNV đảm bảo bí mật tài liệu hồ sơ theo qui định của pháp luật Nhà nước

2.1.3 Tổ chức bộ phận quản trị nhân lực trong công ty

Hiện tại, tổ chức bộ phận nhân lực của công ty chia làm 3 mảng chính như sau:

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ phận tổ chức quản trị nhân lực công ty EXSECO

2.2.2 Thị trường lao động

Trưởng bộ phận nhânsự

Nhân lực phụtrách đánh giá,tiền lương vàcác chế độ bảohiểm

Nhân lực phụtrách đào tạo

Nhân lực phụ

trách tuyển

dụng

Hiện nay, Việt Nam đang trong thời kỳ “dân số vàng”, dân số cả nước xấp xỉ 88triệu người, nói riêng ở Hà Nội là xấp xỉ 7 triệu người và số người trong độ tuổi laođộng ngày càng tăng cao, điều này vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với việc xâydựng và duy trì đội ngũ lao động có chất lượng cho công ty.

Công ty có nhiều sự lựa chọn trong công tác tuyển dụng nhân lực nhờ vào nguồn laođộng dồi dào cả về số lượng và chất lượng: Năm 2013 công ty đã tuyển thêm 91 laođộng Đồng thời, làm cơ sở cho việc thực hiện các công tác về quản trị nhân lực trongcông ty được diễn ra có hiệu quả

2.2.3 Đối thủ cạnh tranh và khách hàng

Nếu như mấy năm trở về trước các sản phẩm nhập ngoại luôn được người tiêu dùng

ưa chuộng, thì gần đây xu hướng “người Việt dùng hàng Việt” lại là sự lựa chọn ưutiên của người tiêu dùng Tập khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh hàng tiêu dùngnhập khẩu đang dần bị thu hẹp, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp trong ngànhxuất – nhập khẩu không ngừng cạnh tranh nhau Điều này tạo sức ép không nhỏ đếntoàn bộ hệ thống hoạt động của công ty TNHH EXSECO, trong đó có hoạt động quảntrị nhân lực

2.2.4 Chiến lược, chính sách của công ty

Năm 2008 – 2011 EXSECO đưa ra chiến lược mở rộng hoạt động kinh doanh sangnhập khẩu buôn bán hàng tiêu dùng, các thiết bị máy móc và kinh doanh khách sạn;theo đó số lao động cũng được tăng lên đáng kể (Năm 2011: 195 lao động, tăng 87 laođộng so với năm 2008) Nhìn chung, chiến lược chính sách của công ty tương đối rõràng, cụ thể do vậy hoạt động quản trị nhân lực của công ty cũng được quan tâm và tổchức tương đối hợp lý

2.2.5 Quan điểm nhà quản trị

Ở EXSECO, tổng giám đốc là người lãnh đạo với phong cách quản trị dân chủ Vìvậy, hoạt động quản trị nhân lực con người luôn được coi là yếu tố trung tâm, nênhoạt động quản trị nhân lực tại công ty luôn được quan tâm đúng mức

2.3 Thực trạng hoạt động quản trị nhân lực tại công ty TNHH EXSECO

2.3.1 Thực trạng về quan hệ lao động của công ty TNHH EXSECO

a Tổ chức công đoàn tại công ty

Công đoàn của công ty TNHH EXSECO được thành lập vào năm 2009 với chủ tịchcông đoàn là bà Nguyễn Thị Thùy Trang- Trưởng phòng Tổ chức – hành chính Hiệntại công đoàn của công ty có 17 thành viên, trong đó: 1 chủ tịch công đoàn, 3 tổtrưởng công đoàn và 13 ủy viên Công đoàn công ty TNHH EXSECO đã thực hiện

được các hoạt động sau: Đảm bảo quyền lợi cho người lao động được đi tham quan,nghỉ mát vào mỗi dịp hè hàng năm; Tổ chức các kỳ sinh hoạt văn hóa tập thể vào cácdịp lễ Tết đặc biệt: ngày 8/3, ngày 20/10…; Tham gia đại diện đối thoại, thương lượngcho người lao động khi có tranh chấp lao động xảy ra…

b Các căn cứ pháp lý của quan hệ lao động tại công ty

Hợp đồng lao động: Các điều khoản trong hợp đồng lao động của EXSECO với

người lao động được quy định rõ ràng, cụ thể và đặc biệt đã nghiêm chỉnh tuân thủtheo pháp luật lao động nhà nước Việt Nam (Bộ luật Lao động) Tính đến năm 2013,toàn công ty có 289 lao động, trong đó có hơn 80 lao động kí hợp đồng lao độngkhông xác định thời hạn, hơn 150 hợp đồng lao động có thời hạn và xấp xỉ 60 laođộng theo mùa vụ

Thỏa ước lao động: Thỏa ước lao động công ty TNHH EXSECO được ký kết năm

2009 Nó là những quy định nội bộ của công ty, được thiết lập trên cơ sở đối thoại,thương lượng giữa hai bên: Tổng giám đốc và đại diện cho tập thể người lao động Về

cơ bản, các điều khoản của thỏa ước tại công ty đã đạt yêu cầu và tuân thủ theo quyđịnh của pháp luật

Nội quy lao động: Quy định rõ ràng những yêu cầu buộc người lao động phải tuân thủ

khi làm việc Ví dụ: mặc đồng phục khi làm việc, đi làm đúng giờ, tuân thủ các quy chế,

kỷ luật nơi làm việc…

c Cơ chế đối thoại tại công ty

Cơ chế đối thoại tại công ty chủ yếu là cơ chế đối thoại 2 bên: giữa tổng giám đốc,

và ban chấp hành công đoàn công ty TNHH EXSECO

Từ khi thành lập đến nay, công ty TNHH EXSECO chưa xảy ra vụ đình công nào, cómột số vụ tranh chấp lao động đã xảy ra và được giải quyết thỏa đáng thông qua việcđối thoại, thương lượng giữa hai bên

Như vậy, có thể nói thực trạng quan hệ lao động tại EXSECO từ khi thành lập đếnnay là tương đối ổn định

2.3.2 Thực trạng về tổ chức và định mức lao động

 Về tổ chức lao động:

Chế độ làm việc, nghỉ ngơi của người lao động trong công ty được bố trí như sau:

Thời gian làm việc: tuân thủ theo quy định của Bộ luật Lao độn 2013/QH - Chương

VII Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

+ Số ngày làm việc trong năm, số ngày nghỉ trong năm: Trong năm 2013: Số ngàylàm việc là 295 ngày, số ngày nghỉ là 65 ngày

+ Số ngày làm việc trong tháng, số giờ làm việc trong ngày: Số ngày làm việc trongtháng: 24 ngày/tháng; Số giờ làm việc trong ngày: 8h/ngày.

Giờ làm việc: Làm việc theo giờ hành chính: buổi sáng: 7h30 – 12h, buổi chiều:

13h – 16h30; Làm việc theo ca: Tùy theo điều kiện hoạt động kinh doanh của đơn vị,tổng giám đốc và cán bộ nhân sự quy định thời giờ làm việc theo ca trên cơ sở khôngtrái với những quy định của Bộ luật lao động về thời giờ làm việc Trong đó Thời giờlàm thêm: thời giờ làm thêm của người lao động không quá 4h/ngày Không quá 14htrong 4 ngày liên tục, không quá 16h /tuần và không quá 200h/năm

Thời gian nghỉ ngơi: tuân thủ theo quy định của Bộ luật Lao động 2013/QH

-Chương VII Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi Lao động làm việc tại công tyđược nghỉ các ngày chủ nhật, được phép xin nghỉ phép tối đa 17 ngày trong 1 năm,thời gian nghỉ giữa ca và ăn trưa: 1h

Các hoạt động tổ chức lao động khác của công ty: Văn phòng của công ty có tổng

diện tích xấp xỉ 200m2 với đầy đủ trang thiết bị để thực hiện các hoạt động kinhdoanh Trong đó bao gồm 35 máy vi tính, 6 máy Photocopy, 6 máy in, 4 máy fax

 Về định mức lao động:

Hiện tại, công ty vẫn dùng phương pháp định biên để định mức lao động Đầu mỗinăm kinh doanh, tổng giám đốc công ty và trưởng các phòng ban sẽ căn cứ vào tình hìnhthực hiện nhiệm vụ kinh doanh năm trước và mục tiêu của ngành, định hướng phát triểncủa công ty năm đó để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu: chỉ tiêu doanh thu, chỉtiêu lãi, xây dựng bảng định mức lao động theo phương pháp định biên áp dụng cho từng

bộ phận, số lao động định biên là số lao động theo kế hoạch cần thiết để hoàn thành cácchỉ tiêu đề ra Số lao động định biên năm đăng ký phải đảm bảo được tốc độ tăng năngsuất lao động sẽ tăng nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân

2.3.3 Thực trạng về hoạch định nhân lực

Hàng năm trên cơ sở nhu cầu nhân lực dựa vào bản kế hoạch kinh doanh do tổnggiám đốc công ty đề ra kết hợp với sự đề xuất của các phòng, cán bộ nhân sự lậpchương trình, kế hoạch đào tạo trình tổng giám đốc công ty phê duyệt Tuy nhiên,hoạch định nguồn nhân lực của công ty hiện nay chưa dự báo dài hạn mà chỉ hạn chếtrong dự báo ngắn hạn Đây là một trong những hạn chế khiến công ty có những thờiđiểm không thể đáp ứng được sự thiếu hụt cũng như thừa lao động một cách khoa học

và hợp lý

2.3.4 Thực trạng về phân tích công việc

Công tác phân tích công việc tại EXSECO được thực hiện theo quy trình sau đây:

Nhìn chung, quá trình phân tích công việc của công ty TNHH EXSECO diễn ra khábài bản và có quy trình cụ thể với kết quả là các bản mô tả và tiêu chuẩn công việcđược lưu trữ cẩn thận để thuận tiện cho việc mang vào sử dụng.

Phòng tổ chức hành chính gửi công văn yêu cầu

trưởng các phòng ban thực hiện công tác phân tích

công việc cho các vị trí của phòng

Trưởng các phòng ban trực tiếp viết văn bản phântích công việc

Trưởng các phòng ban gửi văn bản phân tíchcông việc cho phòng tổ chức hành chính và cùngthống nhất đưa ra bản TCCV và bản MTCV

Phòng tổ chức hành chính trình bản TCCV vàbản MTCV lên tổng giám đốc phê duyệt