báo cáo dự án phân tích công việc trưởng phòng nhân sự trung tâm dịch vụ di động khu vực III

báo cáo về báo cáo dự án phân tích công việc trưởng phòng nhân sự trung tâm dịch vụ di động khu vực III

BAO CAO DY AN PHAN TICH CONG VIEC

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRUNG TÂM DỊCH

VU DI DONG KHU VUC III

I Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu công việc:

1.Mục đích của phân tích công việc

> Phân tích công việc nhằm cung cấp thông tin về : yêu cầu của công việc là

gì, những đặc điểm nhân viên cân có đề thực hiên công việc đó để phục

vụ cho việc chiêu mộ và tuyển chọn nhân viên

Phân tích công việc nhằm thu thập tư liệu cần thiết để phát triển chưong

trình đảo tạo và hệ thống đánh giá thành tích

Xá định được các công việc tương tự nhau và làm cơ sở để bố trí, luân

chuyển đào tạo nhân viên, với mức chỉ phí thấp nhất

Đánh giá công việc một cách chính xác và thông qua đó xác lập cầu trúc lương công bằng

Dự đoán tính chất của công việc tương lai và từ đó có thể chuẩn bị cho đội ngũ nhân viên hiện thời những kiến thức và kĩ năng cần thiết cho tương lai nhằm bố trí lại nhân viên cho các công việc mới khi các công việc cũ không còn thích hợp nữa

Kết quá của phân tích công việc cho công ty bảng mô tá công việc và bảng

tiêu chuẩn thực hiện công việc

Từ bảng mô tả công việc sẽ rút ra được những công việc cụ thể, các chức

năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiêm tra, giảm sát và các tiêu chuẩn cần đạt được đối với công việc của một

trưởng phòng hành chính nhân sự Từ bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ rút

ra được những yêu cầu về năng lực cá nhân như: trình độ chuyên môn, trình độ quản lý, các kỹ năng khác, các kinh nghiệm trong công việc đối với một trưởng phòng hành chính nhân sự

2 Xác định công việc cần phân tích:

Công việc chúng tôi phân tích ở đây là: trưởng phòng hành chính nhân sự

Bởi vì:

Trong một tô chức thì nguồn lực con người là quan trọng nhất quyết định đến sự

ton tai hay diét vong cua tô chức Đề có được đội ngũ nhân viên chất lượng bắt buộc phải có được một sự lựa chọn đúng đắn trong khâu tuyến chọn và quản lý

con người Vì vậy chúng tôi thấy công việc của một trưởng phòng hành chính nhân sự là một công việc cực kì quan trọng trong một tô chức.Do đó chúng tôi đã lựa chọn công việc này để phân tích

3 Người tiến hành phân tích:

Đó là nhóm SEVEN-GIRL , nhóm gồm 7 thành viên sau:

1.ĐẶNG THỊ THỊNH

2.BÙI THỊ MAI

3.TRAN THỊ LAN

4.PHẠM THỊ THỦY

5.HUỲNH THỊ ĐÀO

6.VO THI KIM HONG

7.LE TH] THANH HUE

II Giai đoạn 2: Chuẩn bị phân tích công việc

1 Loại thông tin cần thu thập:

Liệt kê các thông tin cần thu thập:

a, Thông tin chung về nghề nghiệp

- Chức danh

- Trình độ học vấn

- Thù lao

b, Mô tả công việc

- Danh sách các hoạt động

- Tầm quan trọng của các hoạt động

- Những tiêu chuân đánh giá công việc

- Các lĩnh vực ra quyết định

- Mức độ vai trò của việc ra quyết định

- Giám sắt và chịu sự giám sát

- Ngôn ngữ sử dụng

- Giao tiếp bên trong và bên ngoài

c, Diéu kién lam việc

- Môi trường làm việc

- Mối quan hệ trong công việc

- Trang thiết bị sử dụng trong công việc

- Các yêu cầu về điều kiện vật chất

- Điều kiện khác

d, Yêu cầu của công việc:

- Trình độ phải có

- Kỹ năng/Kinh nghiệm cần thiết

- Yêu cầu năm kinh nghiệm

- Các yêu cầu khác như hoạt động thể thao, các kỹ năng mềm, v.v

e, Các thông tin khác

- Di lai

- Thoi gian lam viéc

- Các chính sách, chế độ làm việc nghỉ ngơi

2 Nguôn thông tin thu thập:

a, Nguôn phi con người gôm có:

- Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiên tại

- Các tài liệu trong công ty

- Báo chí

- Tài liệu trên mạng Internet

b, Nguôn con người

- Sự hiệu biệt vê công việc của các thành viên trong nhóm

- Nhân viên thực hiện công việc

3 Lwa chon phương pháp thu thập thông tín

3.1 Đành giá các phương pháp:

© Quan sát:

Ưu điểm: Chỉ phí không cao, trực tiếp thay được công việc, độ chính xác

cao

Nhược điểm: Khó khăn trong việc thực hiện, thời gian nhiều, ảnh hưởng tới

người khác

e Phong van:

Uu diém: Tiép can dugc déi tuong, tén ít thời gian, độ chính xác cao

Nhược điểm: Thông tin đễ bị bóp méo, sai sự that, chi phi kha cao

e Ban cau hỏi:

Uu diém: Chi phi thap, thực hiện dễ dàng, có thé thu thập được một lượng

thông tin lớn trong một khoảng thời gian ngắn

Nhược điểm: Việc xử lý thông tin khó khăn và phức tạp, thiết lập bản câu hỏi phải kĩ càng

© Nhat ki lam việc:

Uu diém: Thông tin thu thập có độ chính xác cao, tón ít thời gian

Nhựoc điểm: Không có tính khả thi, hầu hết nhân viên không có thói quen

này

3.2 Lựa chọn phương pháp tôi ưu:

Phương háp thu thập Tiêu chuân thông tin Quansát | Phỏng vân | Bảng câu Nhật kí ngày

Nhiéu théng tin 3 8 7 8

( Thang điểm 10 )

Tiêu chuẩn thông tin Trọng sô

Tiêu chuân Phương pháp thu thập

thông tin Quan sat Phong van Bảng câu hỏi | Nhat kí

ngày làm

VIỆC

phi

thap

Kết luận: Sau khi phân tích ưu và nhược điển của 4 phương pháp trên nhóm quyết định chọn phương pháp chọn bán câu hới vì nó phù hợp với điều kiện

hiện tại và các tiêu chuân mà nhóm da dé ra

33 Các thông tin cân thu thập được thể hiện trong bản câu hồi như sau:

Chức danh

Trình độ

M6 ta cong viéc

Những tiêu chuân đánh giá công việc Câu 5

Mức độ vai trò của việc ra quyết định Câu 9, 10

Giám sát và chịu sự giám sát Câu 11,12 ,13, 14

Diéu kién lam viéc

Trang thiết bị sử dụng trong công việc Câu18, 19, 20

Các yêu câu vê điêu kiện vật chât Câu21, 22

Điều kiện khác Câu 23

Yêu câu của công việc:

Kỷ năng/ Kinh nghiệm cân thiết Câu25, 26, 27

Các yêu câu khác như hoạt động thê Câu29, 30, 31

thao, các kỹ năng mềm, v.v

Các thông tin khác

Các chính sách, chê độ làm việc nghỉ

BAN CAU HOI PHAN TICH CONG VIEC TRUONG PHONG

HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ - TRUNG TÂM THÔNG TIN DI DONG

KHU VỰC II

Chào anh (chị), chúng tôi là Sinh viên Trường Đại học Kiến Trúc - Đà Nẵng

Chúng tôi đang thực hiện một dự án nghiên cứu phục vụ cho việc học tập Mục

đích của dự án là “Phân tích công việc của một trưởng phòng nhân sự” Xin

anh (chị) vui lòng dành chút ít thời gian quí báu để trả lời giúp chúng tôi một số

câu hỏi dưới đây

yyvyvvgvvgvgvgvvgvvgvvgvvvvgvgvvgvvgvvgvvgvvvvvvvvvvvvy

Xin vui lòng cho biết một số thông tin cá nhân của anh (chị):

Họ và Tên: Giới tính:

Câu 1: Vui lòng cho biết mức lương hiện tại của anh (chị)

Cầu 2: Các công việc chính mà anh chị chịu trách nhiệm

Câu 3: Tâm quan trọng của các hoạt động?

Câu 4: Công việc của anh(chị) có ảnh hưởng như thế nào đối với các bộ khác trong công ty ?

Anh (chị)hãy cho biết những hoạt động nào là quan trọng nhất?

Cầu 3: Cách thức anh (chị) đánh giá hiệu quả của công việc?

L_] Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn

[1 Kha năng đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc

[Khả năng vượt qua kiểm tra chất lượng cuỗi cùng

LL] Các khả năng khác Đó là:

Câu 6: Các lĩnh vực mà anh(chị) thường xuyên phải ra quyết định:

Câu 7: Vai trò của anh (chị) trong việc đưa ra quyết định là gì?

[1 Cung cấp thông tin Đưa khuyến nghị

[Ra quyết định Thâm quyên phê chuẩn cao nhất

Câu 8: Cách thức anh (chị) đánh giá kết quả của quá trình ra quyết định?

L] Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn

L] Khả năng đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc

L] Khả năng vượt qua kiểm tra chất lượng cuối cùng

LÌ Các khả năng khác Đó là: .- -.-. . -s<-

Câu 9: Vai trò của anh (chị) trong việc thỉ hành các quyết định là gì?

LÌ Giao việc thi hành cho người khác

LÌ Làm việc với những người khác để thi hành

LÌ Tự mình thi hành

LÌ] Không có

Câu 10 : Mức độ vai trò của việc ra quyết định

Câu 11: Anh (chị) có chịu trách nhiềêm quản lý giám sát, nhân viên nhân sự

Câu 12: Người kiểm soát công việc của anh(chị) là:

L] Giám đốc bộ phận

L] Các giám đốc khác trong công ty

[_]1 Cá nhân, tô chức khác ngoài công ty Đó là: L] Không bị ai giám sat

Câu 13: Việc giám sát kiểm soát này được thực hiện thường xuyên như thế nào?

[Các trách nhiệm công việc chính và phụ được giám sát liên tục

1Chỉ có các trách nhiệm công việc chính và được giám sát thường xuyên

L] Các trách nhiệm công việc chính và phụ được giám sát thỉnh thoảng

L]ÌChỉ có các trách nhiệm công việc chính và không được giám sát thường xuyên

Câu 14: Mức độ ảnh hưởng của việc giám sát đối với việc hoàn thành công việc của anh (chị)

[1 Phần nhỏ

Cầu 15: Công việc của anh(chị) thường xuyên sử dụng loại ngôn ngữ nào ?

Tiếng Việt

L 1 Ngôn ngữ khác

Câu 16: Trong công ty, trưởng phòng nhân sự thường xuyên giao tiếp với:

L_I Nhân viên tập sự L_] Giám sắt viên

L] Nhân viên hành chính/nhân viên hỗ trợ [Nha quản trị cấp trung gian

[1 Nhà quan tri cấp cao, người điều hành T] Không giao tiếp

Cầu 17: Công việc của anh(chị) thường làm việc trong môi trường nào?

L]Làm việc nhóm

LJ Lam viéc cá nhân

Câu 18: Những thiết bị văn phòng và phương tiện cá nhân mà công việc

anh (chị) cần sử dụng là:

[] Máy tính lớn nhiều người sử dụng LJ] Xe cơ quan

L] Thiết bị văn phòng (photocopy, điện thoại,fax ) [LRl Khác

Câu19: Mức độ sử dụng thường xuyên các thiết bị và phương tiện kế trên?

LJ Hang Nam

Câu 20: Công ty có đáp ứng đầy đủ những trang thiết bị mà anh(chị) cần sử dụng cho công việc hay không?

Câu 21: Công việc của anh (chị) có cần phòng làm việc riêng không?

Câu 22: Điều kiện làm việc của anh (chị) có phải tiếp xúc với những môi trường làm việc khắc nghiệt không?(thiếu ánh sáng,chịu những rung động cao,nhiệt độ quá cao hay quá thấp )Nếu có thì hậu quả dễ xảy ra nhất là gì?

Câu 24: Trình độ học vẫn mà công việc đòi hỏi là:

Câu 25 : Công việc của anh (chị) có những yêu cầu về kiến thức/kỹ năng trong các lĩnh vực nào dưới đây:

L_1 Khác

Câu 26 : Kiến thức hay kĩ năng này thiết yếu như thế nào đối với công việc hành chính nhân sự

[] Là một phần nhỏ của công việc

1 Cần thiết

[_] Rất cần thiết.

Câu 27: Anh (chị) có được kĩ năng này bang cách nào?

LL] Qua kinh nghiệm thu được trong quá trình làm việc

LL] Qua quá trình đào tạo tại trường

LL] Chương trình đào tạo thêm

Câu 28: Số năm kinh nghiệm can có khi anh chị vào làm việc ở vị trí này?

Câu 29: Anh(chị) có thể chơi một hoặc một số môn thế thao nào không ?

L] Có Đó là các môn

L] Không

Câu 30: Anh(chị) có năng khiếu về văn nghệ không ?

(1 Khong

Câu 31: Những hoạt động thé thao , văn nghệ có ảnh hưởng như thế nao

đến công việc của anh(chị) ?

L] Làm giảm hừng thú làm việc

Câu 32: Anh(chị) đi làm bằng phương tiện øì?

LÌ Phương tiện cá nhân

LJ Phương tiện của công ty

Câu 33: Thời gian làm việc trong một tuần của anh (chị)

[Toàn thời gian và số giờ cô định ] Toàn thời gian, số giờ không cô định

1Bán thời gian và số giờ có định 1 Bán thời gian & số giờ không cô

di

Câu 34: Anh (chị) vào thời gian nào trong tuân :

L] Từ thứ 2 đến thứ 6

L] Làm cả tuần

L] Tuỳ vào khối lương công việc cần phải hoàn thành

Câu 35: Anh (chị)có được nghĩ vào nhũng ngày lễ :

L] Không (Chuyên sang câu 36)

Câu 36: Công ty có những chế độ ,chính sách gì khi anh (chị) làm việc vào những ngày đó

LÌ Tăng lương

LÌ] Tuyên đương khen thưởng

LÌ Hay có chế độ chính sách khác - 22s +s+£+xx+z

Câu 37: Yếu tố chế độ làm việc có ảnh hướng đến công việc:

L] Có (Chuyên sang câu 38)

LlKhông (Chuyển sang câu 39)

Câu 38: Nó ảnh hưởng dến công viêc như thế nào?

L] Mức độ hoàn thành công việc

L] Hiệu quả công việc

Câu 39: Chính sách ưu đãi (khuyến khích, tiền thưởng) mà anh (chị) được

hưởng:

[1 Dựa trên kết quả hoàn thành công việc chung

Dựa trên chất lượng công việc

Dựa trên khối lượng công việc

Dựa trên kết quả hoàn thành công việc của cả tôổ/nhóm

Câu 40: Anh (chị) thường muốn làm gì khi thấy mệt mỏi hay khi công việc

quá áp lực

L] Giải trí bằng cách :nghe nhạc, xem phim

[1 Di du lich , viếng thăm danh lam thăng cảnh

LJ Hay hình thức giải trí khác

Giai đoạn 3: Thu thập dữ liệu và phân tích:

1 Thụ thập dữ liệu công việc:

Báng câu hỏi hỏi trực tiếp người thực hiện công việc đề phòng nguồn sai

lệch bản câu hỏi đã được kiểm soát kĩ các câu hỏi về mặt thời gian đối với công

việc trưởng phòng nhân sự là công việc thường xuyên có sự thay đôi Bản câu hỏi được gửi trực tiếp đến người thực hiện công việc nên tính chính xác cao Dựa vào bản câu hỏi đã thu thập được ở trên, Nhóm 8 mô tả công việc trưởng phòng nhân

sự Trung tâm thông tin di động khu vực III như sau:

Bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự

Tên công việc: Trưởng phòng nhân sự

Mô tả chung về công việc: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tô chức: tuyến

dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; xây đựng và kiện toàn cơ cấu tô chức, quy chế quản lý, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc; quản trị hành chính —

văn phòng, cung các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các Phòng ban; làm việc với

các cơ quan truyền thông về hoạt động của Công ty, các cơ quan Nhà nước về các

vẫn đề lao động, hành chính v v

Các chức năng, nhiệm vụ:

> Lập kế hoạch tuyến dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ

năm, quý, thang

> Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cong ty

> Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự

> Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh

và chiến lược của công ty

> Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích — kích

thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao

động

> Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ

và theo yêu cầu của Ban Giám đốc

> Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tỉnh trật

tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nỗ

> Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công

ty, xây dựng, co cau tô chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện Đề xuất cơ cau tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó

> Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực TỔ

chức-Hành chánh-Nhân sự.