tiểu luận quản trị marketing Các khả năng có gian lận và sai sót trong môi trường máy tính

 Khi thực hiện phân quyền người dùng, phần hành kế toán chỉ cho phép chọn1, trong khi một người có thể đảm nhận nhiều phần hành, mặc dù không ảnhhưởng tới việc nhập liệu sau này, nhưng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



CÁC KHẢ NĂNG CÓ GIAN LẬN VÀ SAI SÓT TRONG

MÔI TRƯỜNG MÁY TÍNH

GVHD: ThS Nguyễn Phước Bảo Ấn

NHÓM SV THỰC HIỆN:

2 Đặc điểm của hệ thống thông tin

4

3 Phân loại hệ thống thông tin

4

2 Sự ra đời của các phần mềm kế toán

7

3 Giới thiệu các phần mềm kế toán

7

4 Cơ sở lựa chọn phần mềm kế toán

8

5 Những đánh giá ban đầu của người sử dụng phần mềm kế toán

10

III Đặc điểm kế toán máy

1 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp12

2 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

3 Kiểm soát máy tính trong hệ thống thông tin kế toán14

3.1 Những kiểm soát thông thường cho tổ chức 14

14

3.3 Kiểm soát thông thường trong môi trường công nghệ thông tin 15

4 Các nguy cơ gây ra gian lận và sai sót18

II.Minh họa các gian lận và sai sót trong kế toán máy bằng phần mềm TTSoft19

5 Sai sót và gian lận về thông tin đầu ra

28

C KẾT LUẬN

29

Tài liệu tham khảo

31

DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN NHÓM 8 – K33

1 Phạm Thị Hồng – STT: 18 – Kiểm toán 5

2 Vũ Thị Hồng Minh – STT: 26 – Kiểm toán 5

3 Bùi Ngọc Thiện – STT: 41 – Kiểm toán 5

4 Võ Thị Kim Ngân – STT: 25 – Kiểm toán 6

5 Phạm Thị Thùy Thanh – STT: 51 – Kiểm toán 6

6 Lê Thùy Mỹ Trâm – STT:41 – Kiểm toán 6

Đánh giá phần mềm.

Lúc đăng nhập:

 Không giới hạn số lần truy cập

 Không giới hạn số kí tự trong password

 Không có chức năng nhắc nhở người dùng thay đổi mật khẩu

 Không có giới hạn số lần nhập sai tối đa của mật khẩu nên mức độ an toànkiểm soát đăng nhập của phần mềm không cao

Ví dụ: đối tượng có là IBM Thinkpaq T1, nhưng nhập sai là Compaq deskpromuốn quay lại sửa không được

Nếu phân quyền chức năng “sửa” của “Danh sách nghiệp vụ” trong quản lý người dùng thì người dùng có thể sửa được nhưng kèm theo đó thì người dùng có thể sửa luôn cả những nghiệp vụ không bị sai và có thể dẫn đến gian lận.

 Khi thực hiện phân quyền người dùng, phần hành kế toán chỉ cho phép chọn

1, trong khi một người có thể đảm nhận nhiều phần hành, mặc dù không ảnhhưởng tới việc nhập liệu sau này, nhưng sẽ không biết chính xác được ngườidùng đó thực hiện những công việc nào mà phải xem qua phần nghiệp vụmới biết được

Ví dụ: Người dùng Bùi Thị Hồng Vân vừa đảm nhận công việc kế toánmua hàng trong nước, vừa đảm nhận kế toán các hoạt động khác như:CCDC, dịch vụ mua ngoài, trích các quỹ….nhưng phần mềm chỉ cho phépchọn 1 phần hành

 Phần mềm chỉ theo dõi tên và thời gian đăng nhập của người dùng màkhông theo dõi chi tiết nội dung người đăng nhập đã sử dụng phần mềm do

đó dễ xảy ra gian lận khi có kẻ lạ truy cập vào phần mềm để sửa, xóa dữliệu

 Phần mềm không có đầy đủ các phần hành kế toán, các danh mục cần thiếtcho việc khai báo khi xảy ra các nghiệp vụ không thường xuyên

 Việc sắp xếp các nghiệp vụ của một phần hành rất lộn xộn, người dùngkhông biết nên check vào đâu.

 Khi thay đổi những nội dung trong quản lý người dùng, người dùng phảiđóng CSDL, sau đó lại mở CSDL, mà không tác động ngay khi thay đổi

 Liệt kê quá nhiều báo cáo không cần thiết hoặc bị trùng lắp Khi thiết lậpthông tin về người dùng đã xác định phần hành kế toán mà người dùng phảithực hiện thì khi đó ứng với phần hành nào, sẽ đưa ra các báo cáo thích hợp

sẽ đỡ tốn công phải xem báo cáo nào phù hợp

Khai báo ban đầu

 Khi khai báo trong hệ thống tài khoản chỉ cho phép theo dõi một đối tượng trongkhi một tài khoản có thể theo dõi ở nhiều đối tượng

Ví dụ: TK hàng hóa thiếu chờ xử lý muốn vừa theo dõi theo hàng hóa, vừa theo dõi theonhân viên nhưng phần mềm chỉ cho phép chọn 1

 Khi khai báo hệ thống tài khoản, phần mềm phân loại TK sai.

Ví dụ: TS thiếu chờ xử lý mà lại phân loại là các khoản đầu tư tài chính

Nhập liệu:

 Nhập liệu các nội dung bắt buộc ở phần thông tin chung, sau đó nhập liệu các ôtài khoản và lưu mà không nhập liệu các ô số lượng, đơn giá, thành tiền phầnmềm vẫn cho Điều này đã tạo ra các chứng từ không hợp lý, tính tuần tự củaphần mềm không đáp ứng được

 Phần mềm cho phép xuất kho vượt số lượng tồn kho ảnh hưởng đến kiểm soát tính hợp lý

 Mua hàng nhập khẩu khi ghi nhận vào Hóa đơn thuế GTGT đầu vào, phần mềm chỉ ghi nhận thuế theo giá mua từ người bán mà không tính theo giá có thuế nhập khẩu

 Một số danh mục đối tượng không có trong Danh mục, khi nhập danh mục đầu kỳgặp khó khăn.

 Ví dụ như muốn nhập danh mục Đầu tư XDCB đầu kỳ rõ ràng không có danh mục này trong “Danh mục”, mà chỉ có thể nhập liệu trong “Đối tượng quản lý” của “Thiết lập” mà chức năng này không thể được phân quyền cho bất kỳ ai trừ

kế toán trưởng, kế toán tổng hợp

 Phần mềm không cho phép sửa báo cáo và chứng từ Thời gian lập chứng từ báo cáo không cập nhật theo kỳ làm việc

 Đối với nghiệp vụ ngoại bảng không cho lưu, ghi sổ mà phải lập thêm một tài khoản đối ứng 000, mới cho ghi sổ

 Hồ sơ TSCĐ ghi tăng, giảm TSCĐ trong kỳ không nhập được, chỉ nhập được khi quản lý người dùng kế toán TSCĐ là vật tư – hàng hóa.

 Mua CCDC xuất dùng ngay thì cũng phải hạch toán nhập, xuất kho thì nguyên giáphân bổ mới đúng là giá chưa thuế

Nếu không hạch toán như trên mà lập thêm một chứng từ khác thì nguyên giá phân bổ bao gồm cả thuế

1 Tổ chức kiểm soát và đánh giá hệ thống

1.1 Hệ thống hóa quy trình và thủ tục kiểm soát

 Thủ tục kiểm soát đối với các chu trình:

Chu trình doanh thu Thủ tục kiểm soát Rủi ro kiểm soát được

o Thực hiện nghiệp vụ bán hàng bởingười có nhiệm vụ

Xuất kho - Giao hàng:

o Phân chia TN giữa BP bán hàng, kho,

o Tránh lập hóa đơn sai

o Tránh lập hóa đơn cho NV bán hàng không có thực

o Kiểm soát nhập liệu

o Đảm bảo ghi nhận yêu cầu hàng chính xác, xuất phát từ YC thực tế

o Kiểm nhận hàng trước khi nhập kho và

lập BB kiểm nhận hàng, đồng thời kiểm

tra đối chiếu chứng từ: PGH, ĐĐH

o Kiểm soát nhập liệu: PNK, PGH

o Kiểm soát nhập liệu hóa đơn

o Tránh ghi nhận hóa đơn sai

o Tránh số tiền trên hóa đơn không đúng

o Tránh ghi nhận hóa đơn không có thực

Trả tiền

o Xét duyệt thanh toán bởi kế toán trưởng

với số tiền dưới 10 triệu, nếu trên 10

triệu thì PGĐ phụ trách tài chính ký

duyệt

o Kiểm tra đối chiếu chứng từ: ĐĐH,

PGH, BB giao hàng, PNK, hóa đơn

trước khi ký duyệt

o Tránh mất cấp tiền

o Tránh việc thanh toán cho hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn không có thực, thanh toán cho hàng không nhận được

o Được hưởng chiết khấu khi thanh toán đúng hạn

o Đánh dấu đối với các chứng từ đã thanhtoán

o Theo dõi thời hạn thanh toán trên chứng từ để được hưởng chiết khấu

o Phân chia chức năng giữa kế toán thanhtoán và thủ quỹ

o Hạn chế tiền mặt tồn quỹ

 Thủ tục kiểm soát nhập liệu

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP & KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ mua chịu hàng hóa

 Bộ phận nhập liệu : Kế toán mua hàng

 Cơ sở nhập liệu : Phiếu Nhập kho

 Chứng từ tham chiếu : Đơn đặt hàng, Phiếu YCMH đã duyệt, Phiếu Giao hàng

Tín

h có thực

Kiể u dữ liệu

Đầ y đủ

Số tự độn g

Thôn

g báo lỗi

Mặ c địn h

Địn h dạn g

Giớ i hạn

Kiể m soát số tổng

Nhập trùn g

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP & KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ nhập kho hàng mua đang đi đường.

 Bộ phận nhập liệu : Kế toán mua hàng

 Cơ sở nhập liệu : Phiếu nhập kho do bộ phận kho chuyển đến

 Chứng từ tham chiếu :Hóa đơn mua hàng, Phiếu Giao hàng, hóa đơn vận chuyển

Tín

h có thực

Kiể

u dữ liệu

Đầ y đủ

Số tự độn g

Thôn

g báo lỗi

Mặ c địn h

Giớ i hạn

Kiể m soát số tổng

Nhập trùn g

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP & KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ bán chịu hàng hóa

 Bộ phận nhập liệu : Kế toán bán hàng

 Cơ sở nhập liệu : Hóa đơn GTGT do phòng Kinh doanh chuyển đến

 Chứng từ tham chiếu : Phiếu Xuất kho, Phiếu Giao hàng

Dấ u dữ liệ u

Tín h có thự c

Kiể u dữ liệu

Đầ y đủ

Số tự độn g

Thô ng báo lỗi

Mặ c địn h

Gi ới hạ n

Kiể m soát số tổn g

Nhậ p trùn g

h có thự c

Kiể u dữ liệu

Đầ y đủ

Số tự độn g

Thôn

g báo lỗi

Mặ c địn h

Giớ i hạn

Kiể m soát số tổng

Nhậ p trùn g

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP & KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ bán hàng qua đại lý

 Bộ phận nhập liệu : Kế toán Bán hàng

 Cơ sở nhập liệu : Phiếu xuất kho bán hàng đại lý

 Chứng từ tham chiếu : Đơn đặt hàng, Phiếu gửi hàng

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP & KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ thu tiền bán hàng

 Bộ phận nhập liệu : Kế toán thanh toán

 Cơ sở nhập liệu : Phiếu Thu

 Chứng từ tham chiếu : Hóa đơn GTGT

Tín

h có thực

Kiể

u dữ liệu

Đầ y đủ

Số tự độn g

Thôn

g báo lỗi

Mặ c địn h

Giớ i hạn

Kiể m soát số tổng

Nhập trùn g

Tín

h có thự c

Kiể u dữ liệu

Đầ y đủ

Số tự độn g

Thôn

g báo lỗi

Mặ c địn h

Giớ i hạn

Kiể m soát số tổng

Nhậ p trùn g

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP & KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng TGNH

 Bộ phận nhập liệu : Kế toán Thanh toán

 Cơ sở nhập liệu : Giấy báo có

 Chứng từ tham chiếu : Hóa đơn GTGT

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP VÀ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ thanh toán mua hàng trả ngay bằng tiền mặt

 Bộ phận nhập liệu: Kế toán thanh toán

 Cơ sở nhập liệu: hóa đơn GTGT do phòng mua hàng (bộ phận nhận hàng) chuyểnsang

 Chứng từ tham chiếu: phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bảnnhận hàng, giấy giao hàng…

 Yêu cầu nhập liệu: việc nhập liệu cần thực hiện ngay khi nhận và kiểm tra, đốichiếu chứng từ Đảm bảo nhập đầy đủ và chính xác các dữ liệu vào hệ thống

Dấ u

Tín h

Kiể u

Đầ y

Thô ng

Gi ới

Dun g

Vùn g

Số tự

Địn h Nhậ p

p

lý dữ liệ u

có thự c

dữ liệu

đủ báo lỗi

hạ n

lượ ng

dữ liệu

độn g

dạn g

trùn g

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP VÀ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Nghiệp vụ thanh toán mua hàng qua ngân hàng

Bộ phận nhập liệu : Kế toán thanh toán

Cơ sở nhập liệu : Giấy báo có

Chứng từ tham chiếu : Hóa đơn GTGT

Dấ

u dữ liệ u

Tín

h

có thự c

Kiể

u

dữ liệu

Đầ

y đủ

Thô

ng báo lỗi

Gi

ới hạ n

Dun

g lượ ng

Vùn

g

dữ liệu

Số

tự độn g

Địn

h dạn g

Kiể

m soát nhậ

p trùn

1.2 Tổ chức kiểm toán nội bộ và đánh giá hệ thống

Việc tổ chức kiểm toán nội bộ và đánh giá hệ thống giúp cho doanh nghiệp

Duy trì sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp Đặc biệt khi quy

mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, doanh nghiệp mở ra nhiều các chi nhánh hơn, số lượng chủng loại hàng ngày càng đa dạng

Đưa ra các mặt yếu kém trong các thủ tục kiểm soát của các chu trình cũng như phát hiện

ra các sai sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ

Đề ra các giải pháp, thủ tục kiểm soát cần thiết đối với các chu trình để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Tư vấn cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhằm cải thiện mô hình quản trị doanh nghiệp

A TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

I Khái niệm về hệ thống thông tin

1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống nhân tạo thường gồm một tập hợp các cấu thànhchạy trên máy vi tính và làm bằng tay được tích hợp lại và được thiết lập để thu thập dữliệu cho cất trữ và thao tác dữ liệu này, cung cấp thông tin kết xuất cho người sử dụng

Dữ liệu: là những sự kiện, hình ảnh, con số chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng.Thông tin: là dữ liệu được xử lý, có ý nghĩa và hữu ích đối với người sử dụng

2 Đặc điểm của hệ thống thông tin

Đặc điểm của hệ thống thông tin bao gồm các đặc điểm về mục tiêu, đầu vào, quy trình

xử lý, các thiết bị xử lý thông tin, con người trong quá trình xử lý môi trường hệ thống.Mục tiêu của hệ thống thông tin là trả lời cho câu hỏi cung cấp thông tin gì và cung cấpthông tin cho ai

Đầu vào nguyên liệu, các dữ liệu liên quan phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Phản hồi

Tất cả các hệ thống thông tin đều có quy trình xử lý Các công việc bao gồm thu thập

dữ liệu: lập chứng từ; Phân tích ảnh hưởng tài chính: ghi nhật ký; Ghi chép theo phân loạitài chính: sổ chi tiết, sổ tổng hợp; Kiểm tra đối chiếu; Tổng hợp, lập báo cáo; Truyềnthông Các thiết bị xử lý cho việc thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông cụ thể là hệthống máy tính điện tử, hệ thống truyền thông, hoặc cụ thể chỉ là giấy tờ hằng ngày.Trong hệ thống thông tin luôn có sự tham gia của con người Đây cũng là nguyên nhângây ra sự gian lận hay sai sót trong thông tin đầu ra

Môi trường hệ thống thông tin và những nhân tố bên ngoài hệ thống cũng ảnh hưởng,tác động đến hệ thống: đó là các yếu tố luật pháp, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp,

kỹ thuật thiết bị…

3 Phân loại hệ thống thông tin

Bao gồm hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin kế toán

3.1 Hệ thống thông tin quản lý

Là một hệ thống thông tin để làm cho thuận tiện các chức năng vận hành của tổ chức và

hỗ trợ việc ra quyết định quản lý bằng cách cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức,thực hiện việc kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức

23

Mô hình xử lý của HTTTKT (KTQT)

Director

Sale Dep’t Acc Dep’t

Purchasing Dep’t Manufacturing

Store 1 Store 2 Store 3 Plan 1 Plan 2

ROI=20%,

I = 1,000Mil S=800Mil (800 units)

S1=500Mil

Exp=50mil

S2=200Mil Exp=20Mil

S3=100Mil

E=40mil E=40mil

3.2 Hệ thống thông tin kế toán ( HTTTKT )

Là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu từ các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh trongmột tổ chức thành thông tin phục vụ cho việc ra quyết định

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho người sử dụng bênngoài doanh nghiệp và cho cả nội bộ của doanh nghiệp đó

 Chức năng của HTTTKT: Gồm có các chức năng chính sau:

- Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện và nghiệp vụ trong doanh nghiệp

- Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế

- Kiểm soát nguồn lực trong doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài của doanhnghiệp

- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hằng ngày

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

 Phân loại HTTTKT: Có 2 cách phân loại như sau:

- Phân loại theo phương thức xử lý: Gồm hệ thống thông tin kế toán thủ công và hệ thốngthông tin kế toán trên máy tính

- Phân loại theo cách tổ chức xử lý - cung cấp thông tin có các phần hành kế toán, các hệthống ứng dụng: Kế toán tiền, kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định và các chu trình kếtoán: chu trình bán hàng, chu trình tài chính, chu trình nhân sự…

II Quá trình phát triển của kế toán và sự ra đời của các phần mềm kế toán

1 Quá trình phát triển của kế toán

Kế toán là một công cụ hữu hiệu giúp cho không chỉ các nhà quản lý nắm được thựctrạng tài chính nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của công ty mà còn làmối quan tâm của các nhà đầu tư tài chính, các ngân hàng, Nhà nước…nhằm phục vụ chonhững mục đích của mình Tầm quan trọng của ngành nghề này đã được thừa nhận ở mọidoanh nghiệp, tổ chức Để đạt đến trình độ ngày hôm nay, nghề kế toán đã trải qua mộtquá trình phát triển lâu dài

Hạch toán kế toán gắn liền với sản xuất do đó ngay từ nguyên thủy người ta đã sửdụng hạch toán kế toán để ghi chép theo dõi quá trình sản xuất Các bản ghi kế toán đãxuất hiện từ năm 8500 trước công nguyên ở Trung Á, viết bằng đất sét thể hiện các hànghóa như bánh mì, dê, quần áo…Bản ghi này được gọi là bullae, một dạng hóa đơn ngàynay Bullae được gửi cùng với hàng hóa nhằm giúp người nhận kiểm tra chất lượng vàgiá cả của số hàng mình nhận được Lúc này vẫn chưa có hệ số đếm khác nhau cho đếnnăm 850 trước công nguyên, hệ số đếm Hindus-Arabic ra đời và được sử dụng cho đếnngày nay Việc giữ các bản ghi vẫn chưa được hình thức hóa cho mãi tới thế kỷ thứ 13,xuất phát từ các giao dịch kinh doanh và ngân hàng tại Florence, Venice and Genoa Tuy

nhiên, các tài khoản không thực sự thễ hiện được bản chất nghiệp vụ giao dịch và hiếmkhi cân đối.

Tuy nhiên, vào năm 1299 con người phát hiện hệ thống thông tin tài chính gồm tất cảcác yếu tố cấu thành của hệ thống kế toán kép và vào năm 1494 Luca Pacioli tác giả cuốnSumma hệ thống kế toán kép mới được miêu tả một cách cụ thể và rõ nét Sau đó 377năm Josial Wedwood là người đầu tiên hoàn thiện hệ thống kế toán giá thành Hệ thống

kế toán từ đó đã ngày càng được hoàn chỉnh hơn với việc hoàn thiện hệ thống kế toán giáthành hiện đại của Donaldson Brown - Giám đốc điều hành của General Motor

Hiện nay trên thế giới đã có một tổ chức riêng ban hành các chuẩn mực kế toán quốc

tế Tổ chức thiết lập chuẩn mực kế toán quốc tế gồm: Tổ chức Ủy ban chuẩn mực kế toánquốc tế ( IASCF), Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB), Hội đồng cố vấn chuẩnmực ( SAC ) Hội đồng hướng dẫn báo cáo tài chính quốc tế (IFRIC)

Tại Việt Nam hệ thống tài chính kế toán đã phát triển qua ba giai đoạn chính như sau:

- Trước những năm 1990: Đây là giai đoạn mà nền kinh tế của nước ta là nền kinh tế baocấp, các thành phần kinh tế chỉ có quốc doanh, tập thể và cá thể mà thành phần chủ đạo lànền kinh tế quốc doanh và không có các hoạt động thương mại mua bán thị trường Dođặc điểm này mà hoạt động nghề nghiệp của các kế toán viên chủ yếu tuân thủ theo nộiquy, quy định của Bộ Tài chính - cơ quan cao nhất chịu trách nhiệm quản lý tài sảnXHCN

- Từ năm 1991 đến năm 1994: Đất nước ta chuyển đổi nền kinh tế từ nền kinh tế bao cấpsang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thànhphần đã tác động đến bản chất và đặc thù của nghề kế toán Nhiều thuật ngữ trong lĩnhvực kế toán ra đời như khái niệm lãi, lỗ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… mà đối với kếtoán viên chỉ quen làm trong nền kinh tế bao cấp là khá trừu tượng

- Giai đoạn 1995 đến nay chính là thời gian mà hệ thống kế toán tài chính nước ta cónhững bước phát triển cao nhất và hoàn thiện nhất Đặc biệt là từ những năm 1995 đếnnay hệ thống kế toán tài chính nước ta đã hình thành và phát triển trong lĩnh vực kiểmtoán Sự phát triển vượt bậc này được đánh dấu bởi sự ra đời của Luật kế toán Việt Nam

do Quốc hội khóa XI kỳ họp thứ 3 thông qua cũng như các chuẩn mực về kế toán tàichính của Việt nam đã ban hành

Kế toán tài chính Việt Nam không còn phát triển một cách đơn lẻ tự phát nội bộ mà

đã có hệ thống và liên kết với thế giới Đánh dấu bước phát triển quan trọng này là vàonăm 1996 Hội kế toán Việt Nam ( VAA ) ra đời và trở thành thành viên của Liên đoàn kếtoánquốc tế ( IFAC ) cũng như là thành viên của Liên đoàn kế toán các nước ASEAN( AFA )

2 Sự ra đời của các phần mềm kế toán

Song song với quá trình phát triển của hoạt động kế toán là sự ra đời và phát triển củacác phần mềm kế toán Ngày nay, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácquản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của doanhnghiệp, do đó sự phát triển của các phần mềm kế toán là một hệ quả tất yếu cho nhu cầunày

Nếu hiểu kế toán trong doanh nghiệp đó là:

- Thu thập thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp

- Xử lý thông tin và trình bày dưới dạng dễ hiểu - được gọi là báo cáo

Thì phần mềm kế toán chính là công cụ giúp người làm kế toán thực hiện công việcmột cách nhanh chóng, dễ dàng, và tự động hóa trên máy tính

Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, điều đơn giản mà bất cứ

cá nhân nào cũng nghĩ là phần mềm phải giống với thực tế hoạt động hiện có của doanhnghiệp, điều này đúng nhưng chưa đủ vì các nhà tư vấn, ứng dụng công nghệ thông tinchỉ là công cụ để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nâng cao tính cạnh tranh Điềucốt lõi là doanh nghiệp phải nhận thức, tổ chức hoạt động sản xuất có chuẩn mực Từ đócác ứng dụng công nghệ thông tin mới phát huy vai trò là công cụ giúp doanh nghiệpthực hiện tin học hóa

Công việc kế toán là một công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ rất cao và dễ sai sót nếu làm thủcông Cùng một chứng từ mà phải được ghi nhận ở nhiều nơi, nhiều số và khi tổng hợplại thì phải tìm ở nhiều sổ Trong khi đó đòi hỏi kế toán phải phản ánh đầy đủ thông tinphải đáng tin cậy và kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chính vì vậy mà nhu cầu

về phần mềm kế toán có chất lượng cao với nhiều tính năng đa dạng, thuận tiện và dễ sửdụng là hết sức hợp lý

Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh, số lượng chứng từ phát sinhcũng tăng theo, dẫn đến quản lý kế toán thủ công sẽ không thể đáp ứng tính kịp thời.Ngay cả khi tăng thêm số lượng kế toán viên cũng không thể nào giải quyết được Dovậy, nhu cầu về quản trị doanh nghiệp có sự trợ giúp của công nghệ thông tin, mà phầnmềm kế toán là một phần trong tin học hóa công tác quản trị

3 Giới thiệu các phần mềm kế toán

Theo báo Thời báo kinh tế Việt Nam số ra ngày 18/12/2008, nhìn nhận thị trườngphần mềm kế toán chia thành hai giai đoạn: Trước năm 2002 là thời kỳ hoàng kim củacác phần mềm kế toán ngoại như: Sun System, Exact Software, AccPark,… Nhưng từnăm 2002 đến nay, với sự ra đời của hàng loạt các giải pháp kế toán từ các doanh nghiệpphần mềm Việt Nam, các phần mềm ngoại dường như đã bị lấn át Hàng loạt các giảipháp kế toán được các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam sản xuất bán ra thị trường vớimức giá cạnh tranh đã tạo nên một cuộc cạnh tranh sôi nổi

Trong những năm gần nay, các doanh nghiệp trong nước đã dần sử dụng rộng rãi cácphần mềm kế toán trong và ngoài nước Các phần mềm kế toán Việt Nam gồm các phầnmềm là do doanh nghiệp tự viết, hoặc thuê viết, phần mềm kế toán đóng gói còn gọi làphần mềm kế toán thương phẩm

Có nhiều phần mềm kế toán thương phẩm ngoại đang được sử dụng rộng rãi tại ViệtNam như: Solomon, Sun System, Exact Software, Peechtre Frist Accounting, Quikbooks,MYOB,… Trên thị trường có hai loại phần mềm kế toán chính là: Phần mềm kế toánchung và phần mềm kế toán chuyên biệt cho từng ngành Những phần mềm kế toán đượcthiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực kinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặcđiểm, tính năng ưu việt, song với mức giá khá cao, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàngcũng khó khăn hơn Những phần mềm kế toán chung thường là lựa chọn tốt nhất với chủdoanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể cho phí đầu vào, dễ sử dụng, và dịch vụhậu mãi cũng đa dạng hơn

Không giống như các mảng thị trường khác, thị trường phần mềm kế toán được xem

là “lãnh địa” của các sản phẩm trong nước vì phần mềm trong nước chiếm tới 80% thịphần nội địa Thị trường phần mềm kế toán hiện đang có tới 60 sản phẩm lớn nhỏ khácnhau của 30 nhà cung cấp như: Fast, 1-V, Misa, Bravo, Metadata, ANSI, BORO,… Doyêu cầu đặt ra của các phần mềm kế toán thường phải mang tính đặc thù, chẳng hạn như:khả năng đáp ứng các chuẩn mực, quy định của Nhà nước và phù hợp với nền kinh tếViệt Nam, nên đó là lý do mà tại sao phần mềm nội địa lại được ưa chuộng

4 Cơ sở lựa chọn phần mềm

Dù là phần mềm viết tay hay thương phẩm, một phần mềm kế toán phải đáp ứngnhững tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo hoàn thành được chức năng của nó Các tiêuchuẩn này có thể khác nhau, đứng dưới những góc độ khác nhau, thí dụ vấn đề giá cả củaphần mềm rất quan trọng đối với người quản lý nhưng không phải là một tiêu thức quantrọng đối với người sử dụng bằng tính chất kiểm soát của phần mềm Tuy nhiên, việchiểu biết về các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho công việccủa mỗi bên Thí dụ người kiểm tra cần hiểu các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó lòng đầu

tư cho một phần mềm giá cao, ngược lại người quản lý cần hiểu rằng việc mua một phầnmềm có tính kiểm soát cao sẽ tạo được sự tin tưởng cao hơn ở người sử dụng

Các tiêu chuẩn tổng quát làm cơ sở để lựa chọn phần mềm kế toán là:

 Tính kiểm soát

Khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận, phá hủy dữ liệu… rất cao

Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm soát cao Tính kiểm soát của mộtphần mềm kế toán sẽ được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật - kiểm soát truy cập

hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghinhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát việc nhập liệu, xử lý

dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm soátviệc cung cấp thông tin

 Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao

Tính phổ biến và tính ổn định của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện

có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích của phần mềm với phần cứng và các chươngtrình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết dữ liệu với các phần mềm ứngdụng thông dụng như Excel, Access… Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thôngqua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới,hội nghị khách hàng…của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán Đồng thời, một phầnmềm kế toán có thể phải tích hợp với các hệ thống khác, do đó, nhà cung cấp phần mềmphải có các giải pháp hỗ trợ tích hợp

 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanhnghiệp Các yêu cầu này có thể phân thành các nhóm sau:

- Phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký,bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giáxuất kho hàng hóa, vật tư, phương pháp hạch toán tài sản cố định, phương pháp tính khấuhao, phương pháp hạch toán ngoại tệ…

- Phù hợp với đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của danh nghiệp, baogồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, các tiêu thứcquản lý, các phương pháp tập hợp - phân bổ chi phí, các phương pháp tính giá thành sảnphẩm…

- Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanhnghiệp Doanh nghiệp không thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên máy đơn trong khidoanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc hạch toán báo sổ

- Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán Doanh nghiệp hằng ngày cần

xử lý rất nhiều dữ liệu kế toán Các dữ liệu này thường khác nhau đối với các doanhnghiệp khác nhau Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn cần phải cung cấp thông tin cho cácđối tượng sử dụng thông tin Các thông tin này có thể là thông tin kế toán tài chính được