Báo cáo thực tập tại công ty thực phẩm và dịch vụ tổng hợp

Báo cáo thực tập tại công ty thực phẩm và dịch vụ tổng hợp

Chương I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC PHẨM VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP

1.1 Tổng quan về công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp:

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

1.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty:

- Tên công ty: Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp

- Tên giao dịch quốc tế: GENECOFOV (General Company of Food and Service)

- Trụ sở chính: 64 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3, Tp HCM

- Điện thoại: 9.325.366

- Fax: 9.325.428

- Telex: 811420 GENECO.VT

- Email: gencofov@hcm.fpt.vn

- Hình thức sở hữu: Doanh nghiệp nhà nước

- Số tài khoản: 710 A00239 tại sở giao dịch II Ngân hàng Công Thuơng Việt Nam.Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc sự quản lý của Bộ Thương Mại, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh mà nhà nước cho phép

1.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Thành lập từ năm 1957, công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là tên gọi hiện nay, nhưng trước đây công ty đã trải qua nhiều giai đoạn tách lập với nhiều tên gọi khác nhau:

- Ngày đầu thành lập, công ty có tên là Cục Thực Phẩm hoạt độâng ở miền Bắc Do hoàn cảnh chiến tranh nên chức năng chủ yếu lúc này của công ty là sản xuất, chăn nuôi, kinh doanh lương thực - thực phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

- Tháng 5 năm 1970 Cục Thực Phẩm được tách thành hai bộ phận: Cục Thực Phẩm Công Nghệ và Cục Thực Phẩm Tươi Sống

- Năm 1971, Cục Thực Phẩm Công Nghệ đổi tên thành công ty Thực Phẩm Công Nghệ, đồng thời có thêm nhiều chi nhánh như: Công ty Thuỷ Sản, công ty Muối… Còn Cục Thực Phẩm Tươi Sống thì đổi tên thành Công ty Thực Phẩm

- Năm 1987, Công ty thực phẩm Công Nghệvà công ty Thực Phẩm đổi tên thành Tổng công ty Thực phẩm Công Nghệ và Tổng công ty Thực Phẩm

- Ngày 10 tháng 12 năm 1987, căn cứ theo quyết định số 25/NT-QĐ1 của Bộ Nội Thương hợp nhất Tổng công ty Thực Phẩm Công Nghệ với công ty Bánh Kẹo Hữu Nghị thành Tổng công ty Thực Phẩm, có nhieệm vụ quản lý các đơn vị kinh doanh trực thuộâc từ Bắc đến Nam

- Ngày 13 tháng 8 năm 1996, theo quyết định số 698/TM-TCCB của Bộ Thương

Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp được thành lập trên cơ sở tổ chức lại văn phòng Tổng công ty Thực Phẩm tại Thành Phố Hồ Chí Minh và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thực Phẩm theo chủ trương của Nhà Nước, Bộ Thương Mại về việc sắp xếp, đổi mới, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp Nhà Nước:

• Văn phòng Tổng công ty Thực phẩm cũ

• Công ty Thực Phẩm Nam Trung Bộ

• Công ty Xuất Nhập Khẩu Thực Phẩm và Dịch Vụ

• Một số đơn vị trực thuộc: công ty Thực Phẩm Miền Nam, Tổng Kho Thực Phẩm Nội Thương, Xí nghiệp Đông Lạnh An Phú…

- Tháng 11 năm 1996 Bộ Thương Mại xác nhập thêm công ty Thực phẩm Quy Nhơn vào công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp

- Từ năm 1996 đến nay phạm vi hoạt động của công ty đã được mở rộng hơn trước với nhiều đơn vị trực thuộc:

Các đơn vị hạch toán đầy đủ:

- Chi nhánh Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Hà Nội, có trụ sở tại 212 Trần Quang Khải, Thủ đô Hà Nội

- Chi nhánh Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Nha Trang, có trụ sở tại Thành Phố Nha Trang

- Xí nghiệp Đông Lạnh Thực Phẩm Quy Nhơn, có trụ sở tại 33A Quang Trung, Tp Quy Nhơn

- Trung Tâm Thương Mại Khách Sạn và Dịch Vụ Du Lịch, có trụ sở tại số 155A Bùi Viện, Quận I, Tp.HCM

- Công ty Thực Phẩm Thương Mại và Dịch vụ Tổng Hợp tại số 64 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7,Quận 3,Tp.HCM

 Các đơn vị hạch toán báo sổ:

- Trung tâm kinh doanh Rượu Bia – Nước Giải Khát số 01 Xa lộ Hà Nội, Phường

An Phú, Quận 2, Tp.HCM

- Tổng kho Thực Phẩm, Quận 2, Tp.HCM

- Trung tâm kinh doanh Chế Biến Nông Sản Toàn Thắng, 288/4 khu phố 2, An Lạc, Bình Chánh (Cửa hàng Thực Phẩm Tổng Hợp tại số 141 Bình Tây, Quận 6, Tp.HCM)

- Trung tâm Nông Sản Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Đông Nam Bộ – 109 đường 30/4, phường 2, thị xã Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh

- Cửa hàng Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Hoa Hồng tại số 195 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3, Tp.HCM

- Cửa hàng Thực Phẩm I12 - I13 tại Trung tâm Thương Mại Lý Thường Kiệt, Tp.HCM

- Cửa hàng Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp tại số 4 Vạn Tường, Quận 5, Tp.HCM

- Cửa hàng Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp tại số 242, Trần Hưng Đạo, Quận I, Tp.HCM.

- Cửa hàng Thực Phẩm Tổng Hợp, tại số 64 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3, Tp.HCM

- Nhà hàng Đêm Sài Gòn – 26 Nguyễn Thị Nghĩa, Quận I, Tp.HCM

- Nhà hàng 67 Sương Nguyệt Aùnh, Quận I, Tp HCM

Trong những năm đầu năm, công ty chưa có thị trường tiêu thụ trong nước và chưa có thị trường xuất nhập khẩu ổn định, đủ lớn, bạn hàng mua bán ít Các đơn vị cơ sở còn tư tưởng “trông chờ” công ty, “trông chờ” Bộ Đơn vị nào may mắn có kho, bãi, nhà xưởng, mặt bằng thì cho thuê, chưa mạnh dạn trực tiếp khai thác kinh doanh, chưa mạnh dạn liên kết – liên doanh, hợp tác đầu tư với các thành phần kinh tế để mở rộng kinh doanh.Giai đoạn đầu, công ty một mặt phải củng cố tổ chức, đội ngũ cán bộ, khai thác lợi thế kho – bãi – mặt bằng sẵn có để cho thuê, thực hành tiết kiệm, tạm thời đảm bảo đời sống tối thiểu cho cán bộ, công nhân viên, thanh lý những tài sản không sử dụng hoặc trước đó đầu tư không hiệu quả để trả nợ ngân hàng, làm lành mạnh tài chính Mặt khác phát huy tinh thần dân chủ, thực hiện đoàn kết, động viên toàn thể cán bộ, công nhân viên, các đơn vị cơ sở tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh, thực hiện chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân, phân cấp và từng bước quy chế hoá quá trình quản trị kinh doanh của công ty

Tháng 8/1997, Giám Đốc và Chủ tịch công đoàn công ty đã xây dựng và ký kết thoả ước lao động tập thể, hàng năm tại Đại hội Đại biểu công nhân viên chức có xem xét, sửa đổi, bổ sung vả cứ hai năm thì xây dựng và ban hành thoả ước mới Đến nay, nội dung Thoả ước lao động tập thể có nhiều điều tiến bộ, không ngừng cải thiện và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cán bộ, công nhân viên

Trong những năm gần đây, doanh thu của công ty ngày càng tăng và ngày càng có nhiều khách hàng mua bán trong và ngoài nước

Qua 8 năm hoạt động (1997 – 2004), công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp đã

“trụ” lại đươc và đang từng bước phát triển

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty:

1.1.2.1 Chức năng:

Theo quyết định số 773/TM – TCCB ngày 09/09/1996, công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là một doanh nghiệp Nhà Nước có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Nhà Nước, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà Nước quy định, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập và chịu sự quản lý của Bộ Thương Mại

 Công ty có các chức năng sau :

- Kinh doanh các mặt hàng thực phẩm công nghệ: đường, sữa, rượu, bia, nước giải khát…

- Kinh doanh các mặt hàng thực phẩm tươi sống, nông sản như: đậu các loại, hạt tiêu, hạt điều, rau củ quả….

- Cao su, thuỷ hải sản, các mặt hàng tiêu dùng, vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, phương tiện vận chuyển thực phẩm…

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống

- Tổ chức gia công, chế biến các mặt hàng thực phẩm, nông sản, thuỷ sản, bia, rượu, bánh kẹo, đường, sữa…

- Trực tiếp xuất nhập khẩu các mặt hàng trong phạm vi kinh doanh của công ty, do liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức trong và ngoài nước sản xuất ra

- Làm đại lý mua bán, kinh doanh kho bãi

- Nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà Nước

1.1.2.2 Nhiệm vụ:

 Công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật hiện hành và theo hướng dẫn cua Bộ Thương Mại về thực hiện mục đích và nội dung sản xuất kinh doanh của Công ty

- Quản lý và sử dụng vốn của Công ty theo đúng chế độ chính sách nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo tự trang trải về tài chính, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ với Nhà Nước, chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà Nước cũng như các quy định của Bộ Thương Mại

- Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước

- Sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng chính sách Nhà Nước, luôn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên,

- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu trong và ngoài nước để xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các phương án sản xuất kinh doanh Tổ chức lực lượng hàng hoá đa dạng về cơ cấu mặt hàng, phong phú về chủng loại, chất lượng cao, mẫu mã phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng trong và ngoài nước

1.1.2.3 Quyền hạn:

Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là một doanh nghiệp Nhà Nước, vì vậy khi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ được quy định trong luật doanh nghiệp Nhà Nước và các văn bản dưới luật, cụ thể gồm các quyền sau:

- Được chủ động đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước

- Được vay vốn tại các Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam, được huy động các nguồn vốn trong và ngoài nước để phát triển sản xuất kinh doanh theo đúng các chính sách pháp luật hiện hành của Nhà Nước

- Được chủ động trong việc sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo nguyên tắc bảo tồn và phát triển vốn.

- Được quyết định trong việc tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ được giao, lựa chọn thị trường, quyền quyết định giá cả, lao động…

- Được quyền tham gia các hội chợ quảng cáo, triển lãm hàng hoá trong và ngoài nước

- Được quyền chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp, ký cược, ký quỹ, cầm cố các tài sản thuộâc quyền quản lý của Công ty nhưng phải tuân thủ theo nguyên tắc bảo tồn và phát triển Quyền này bị giới hạn đối với các thiết bị, nhà xưởng… quan trọng, có giá trị lớn, tức phải được sự đồng ý hay cho phép của Bộ Thương Mại

- Được khiếu nại, tố tụng trước cơ quan pháp luật Nhà Nước đối với các tổ chức cá nhân vi phạm các điều khoản trong hợp đồng kinh tế đã ký kết, vi phạm chế độ quản lý kinh tế và tài chính của Nhà Nước làm thiệt hại tài sản, hàng hoá của Công ty

- Được hưởng chế độ trợ cấp, trợ giá khi bị thiệt hại không đủ bù đắp chi phí, do thiên tai, lạm phát

1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty:

1.2.1 Các phòng ban và chức năng :

Ban điều hành Công ty bao gồm:

 Đứng đầu là giám đốc: Giám đốc Công ty do Bộ Thương Mại bổ nhiệm, bãi

nhiệm, là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, chịu sự giám sát, quản lý của Bộ Thương Mại, chịu trách nhiệm trước cấp trên chủ quản và pháp luật Nhà Nước hiện hành

 Dưới Giám đốc là Phó Giám đốc: Phó Giám đốc là người trợ giúp đắc lực, tham

mưu cho Giám đốc, trực tiếp quản lý công tác tổ chức trong nội bộ Công ty, hoàn thành các nhiệm vụ do Giám đốc giao, được quyền thay mặt Giám đốc giải quyết, điều hành việc kinh doanh trong phạm vi cho phép khi Giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc

 Các đơn vị hạch toán đầy đủ: Ở các đơn vị hạch toán đầy đủ, tổ chức kế toán

riêng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, được Công ty uỷ nhiệm mở tài khoản riêng tại Ngân hàng, tuy nhiên phần thuế thu nhâïp doanh nghiệp, phân phối lợi nhuận phải thông qua Công ty, định kỳ các đơn vị trực thuộc này gởi báo cáo quyết toán về Công ty

 Các đơn vị hạch toán báo sổ: Ở các đơn vị kế toán báo sổ, nhân viên kế toán có

nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gởi các chứng từ về phòng kế toán Công ty

 Các phòng ban: Công ty có 4 phòng ban, mỗi phòng ban điều có chức năng riêng

biệt, luôn có mối quan hệ hỗ tương với mục đích phục vụ cho công tác quản lý, điều hành cho Công ty một cách khoa học, hiệu quả

• Phòng tổ chức hành chính thanh tra:

- Là cầu nối giữa các phòng ban, thực hiện công tác về chức năng hành chính như: giao nhận, lưu trữ, quản ký hồ sơ, công văn tài liệu và các con dấu của công ty Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, pháp luật của Nhà Nước trong lĩnh vực thương mại từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc Tăng cường kiểm tra giải quyết kịp thời các việc có liên quan đến Công ty như khiếu nại, kiện cáo

- Thực hiện các công tác quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, đề bạc, điều động, bố trí… Ngoài ra còn thực hiện chức năng đánh máy, soạn thaỏ văn bản, điều xe, tiềp khách, tổ chức hội họp…

• Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu:

- Nắêm bắt, nghiên cứu những biến động của thị trường để có biện pháp, phương thức kinh doanh phù hợp mang lại hiệu quả cao nhất, tham mưu cho ban giám đốc trong việc hạch định và thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh hàng hoá, nhập khẩu và nội thương của toàn Công ty

- Hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phân tích các hoạt động kinh tế

- Lập kế hoạch mua bán, đặc biệt khai thác các mặt hàng nhập khẩu, mở rộng kinh doanh của Công ty bằng cách tìm phương hướng, đẩy mạnh việc xuất khẩu những mặt hàng đang kinh doanh và đã ổn định, mở rộng thị trường trong nước và nâng cao khả năng của tổ tiếp thị

• Phòng đầu tư Xuất Nhập Khẩu :

- Tìm kiếm, khai thác thị trường nước ngoài, các cơ hội đầu tư, hợp tác nước ngoài

- Tiến hành các phương án đầu tư chế biến hàng xuất khẩu, tiến tới xuất khẩu các mặt hàng do đơn vị nước ngoài có nhu cầu, tìm nguồn hàng mới để tăng kinh ngạch cho Công ty

• Phòng tài chính kế toán:

- Ghi chép và phản ảnh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối tài khoản, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo kế toán hiện thời theo chế độ quy định hiện hành… giúp đỡ và hướng dẫn các đơn vị, các phòng ban thực hiện tốt các chế độ, chính sách về kế toán, thuế…

- Xây dựng kế hoạch tài chính, quản lý vả theo dõi tình hình tài chính toàn Công ty, quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, thanh toán công nợ, nộp thuế và các khoản nộp khác vào Ngân sách Nhà Nước

 Tổng số cán bộ, công nhân viên của toàn Công ty: 477 (người), trong đó:

+ Lao động dài hạn: 222 người (lao động thường xuyên)

+ Lao động ngắn hạn: 255 người (từ 1 năm trở xuống)

+ Nam: 290 người

+ Nữ: 187 người

 Văn phòng Công ty co 40 người (28 nam, 12 nữ)

1.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

Chương II: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THỰC PHẨM VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP

2.1 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty:

2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:

2.1.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:

Với mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng lớn nằm rải rác ở các tỉnh thành từ Bắc vào Nam, vừa phải đảm bảo tập trung thống nhất, chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán của toàn Công ty vừa pahỉ đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc nắm được tình hình kinh doanh của đơn vị mình một cách chính xác, nên Công ty áp dụng song song hai hình thức tổ chức kế toán là: kế toán phân tán và kế toán tập trung

 Kế toán phân tán:

Công ty cho phép phân cấp hạch toán kế toán, một số các chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán độc lập tuy nhiên phần quan hệ với Ngân hàng Nhà Nước thì phải thông qua Công ty như phần thuế thu nhập doanh nghiệp, cũng như công tác phân phối lợi nhuận đều phải thông qua Công ty Định kỳ các đơn vị trực thuộc này gởi báo cáo quyết toán về Công ty Các chi nhánh này cũng được Công ty uỷ nhiệm mở tài khoản riêng tại Ngân hàng, tự ký kết các hợp đồng kinh doanh

Các chi nhánh áp dụng hình thức này:

 Chi nhánh Công ty Thực Phẩm và Dịch vụ Tổng hợp tại Hà Nội

 Xí nghiệp Thực Phẩm Quy Nhơn

 Chi nhánh Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp tại Nha Trang

 Trung Tâm Thương Mại – Khách Sạn và Dịch Vụ Du Lịch

 Kế toán tập trung:

Ở các đơn vị hạch toán báo sổ, nhân viên kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gởi các chứng từ về phòng kế toán Công ty Từ các chứng từ này và báo cáo tổng hợp của các đơn vị hạch toán đầy đủ, phòng kế toán Công ty có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm tiếp các nghiệp vụ kế toán còn lại của các chi nhánh đưa về, cuối kỳ kế toán tại Công ty sẽ lập báo cáo tài chính chung cho toàn Công ty

Các chi nhánh còn lại hạch toán theo phương pháp này

2.1.1.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng thành viên trong bộ máy kế toán:

Hiện nay, phòng tài chính kế toán của Công ty có 6 người, gồm: 1 kế toán trưởng,

2 phó phòng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ

 Kế toán trưởng:

Là người hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo, thực hiện công tác tài chính kế toán và thống kê tại Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc tổ chức công tác kế toán của toàn Công ty.

- Giải quyết cho vay đối với các đơn vị trực thuộc

- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm cho Công ty và các đơn vị

- Giải quyết và đề xuất cho Ban Giám đốc Công ty việc xử lý và thu hồi công nợ tồn đọng toàn Công ty

- Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Trung ương về các vấn đề liên quan đến Công ty

- Theo dõi và xử lý toàn bộ tài sản của Công ty

- Đại diệân cho Giám đốc Công ty theo uỷ quyền để giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu kiện

 Phó phòng kế toán (phụ trách tài chính)

- Trợ giúp cho kế toán trưởng trong việc phụ trách tài chính từ văn phòng xuống các đơn vị trực thuộc Nghiên cứu chức năng tổ chức vốn nhằm đảm bảo khai thác và cung cấp đầy đủ vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty

- Phân tích hiệu quả sử dụng vốn: Quản lý, theo dõi, giám sát việc sử dụng vốn được cấp, vốn vay của các đơn vị trực thuộc nhằm hạn chế tình trạng sử dụng vốn sai mục đích và bị chiếm dụng vốn Đồng thời kiêm nhiệâm chức năng kế toán Ngân hàng Trực tiếp theo dõi, xử lý các công việc liên quan đến mảng Ngân hàng (vay vốn Ngân hàng, thanh toán L/C, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, lập uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giao dịch với các Ngân hàng…)

 Phó phòng kế toán ( phụ trách kế toán tổng hợp):

- Trợ giúp cho kế toán trưởng trong việc phụ trách công tác kế toán tổng hợp từ văn phòng Công ty cho đến các đơn vị trực thuộc Định kỳ hàng quý, năm tiến hành lập các báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh tại văn phòng Công ty và tổng hợp các báo cáo từ các đơn vị trực thuộc, lập báo cáo quyết toán chung cho toàn Công ty

- Giám sát và kiểm tra viêc thực hiện thuế, chi phí trực tiếp tại văn phòng Công ty và gián tiếp đối với các đơn vị trực thuộc

 Kế toán tiền mặt và thanh toán:

Lập phiếu thu, phiếu chi theo chứng từ gốc được Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt Hàng ngày, theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền mặt Cuối ngày đối chiếu số dư với thủ quỹ Ngoài ra còn theo dõi các tài khoản:

141, 138, 338

 Kế toán hàng hoá và công nợ:

- Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hoá, hướng dẫn các chi nhánh làm những vấn đề có liên quan đến giá vốn, giá bán, hoá đơn… Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất hàng hoá, theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả cho từng khách hàng Cuối tháng lập báo cáo chi tiết về Nhập_Xuất_Tồn theo từng mặt hàng Cuối quý lập

báo cáo tổng hợp về phần hành của mình cho kế toán tổng hợp Ngoài ra còn theo dõi tài khoản 136 và 336.

 Thủ quỹ:

Quản lý và thực hiện các khoản thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập; ghi chép vào sổ quỹ theo thứ tự các nghiệp vụ phát sinh Cuối ngày kiểm tra tồn quỹ và đối chiếu số dư với kế toán thanh toán Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra, tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý

2.1.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2.1.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty:

2.1.2.1 Hệ thống tài khoản đang sử dụng:

Hiện tại doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT do Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995

Ngoài quyết định trên hệ thống tài khoản kế toán còn được bổ sung theo các thông tư sau:

- Thông tư 89/ 2002/ TT – BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 09/12/2002

- Thông tư 105/2003/ TT – BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 04/11/2002

2.1.2.2 Hệ thống sổ sách tại Công ty :

- Mỗi hình thức kế toán phù hợp với một loại hình công ty nhất định vì nó phụ thuộc vào khối lượng công việc và trình độ của nhân viên kế toán

Vì vậy, việc lựa chọn hình thức kế toán bao gồm: Số lượng sổ kế toán, kết cấu sổ, phương pháp ghi sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, phương pháp kiểm tra đối chiếu số liệu, trình tự lập báo cáo tài chính nhằm hệ thống hoá các thông tin kinh tế tài chính cần thiết phục vụ cho lãnh đạo và quản lý phải phù hợp với những yêu cầu trên

Do đó, Công ty đã chọn hình thức “Nhật ký chứng từ”

- Là Công ty có quy mô nên việc lựa chọn hình thức sổ sách kế toán “Nhật ký chứng từ” là đúng đắn và phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty

- Theo hình thức này: Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc để phản ảnh vào nhật ký chứng từ Cuối tháng căn cứ vào số liệ tổng hợp của các nhật ký chứng từ lần lượt ghi vào sổ cái

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

- Caùc loái soơ saùch keâ toaùn lieđn quan: Nhaôt kyù chöùng töø, bạng keđ, soơ hoaịc thẹ chi tieât, soơ caùi.

 Trình töï ghi soơ :

- Haøng ngaøy caín cöù vaøo chöùng töø goâc ñaõ ñöôïc kieơm tra, ghi cheùp caùc nghieôp vú ñoù vaøo soơ nhaôt kyù hay bạng keđ Tröôøng hôïp ghi bạng keđ haøng ngaøy thì cuoâi thaùng toơng coông soẫ lieôu ñeơ chuyeơn vaøo nhaôt kyù chöùng töø Ñoâi vôùi caùc chöùng töø coù lieđn quan ñeân caùc soơ saùch vaø thẹ keâ toaùn chi tieât thì ñöôïc ghi vaøo soơ vaø thẹ lieđn quan

- Cuoâi thaùng phại thöïc hieôn cođng vieôc khoaù soơ keâ toaùn Soâ lieôu toơng coông ôû nhaôt kyù chöùng töø vaø bạng keđ seõ ñöôïc duøng laøm caín cöù ghi vaøo soơ caùi vaø töø ñoù môùi söû dúng laøm caín cöù laôp baùo caùo taøi chính

2.1.2.3 Caùc phöông phaùp keâ toaùn cô bạn ñang ñöôïc thöïc hieôn tái Cođng ty:

- Phöông phaùp hách toaùn haøng toăn kho: Theo phöông phaùp keđ khai thöôøng

xuyeđn

- Phöông phaùp tính giaù haøng xuaât kho: Theo phöông phaùp FIFO

- Phöông phaùp tính khaâu hao: Theo QÑ 206/ 2003/ QÑ – BTC ngaøy 12/12/2003

- Phöông phaùp thueâ GTGT: theo phöông phaùp khaâu tröø

2.1.2.4 Toơ chöùc trang bò caùc phöông tieôn cođng ngheô phúc vú cho cođng taùc keâ toaùn:

Ñeơ cođng taùc quạn lyù ñöôïc thuaôn lôïi hôn, hieôn nay Cođng ty ñaõ trang bò maùy vi tính cho haău heât caùc phoøng ban nhaât laø phoøng Taøi chính Keâ toaùn ñeơ nađng cao hieôu quạ cođng vieôc Cođng ty cuõng ñaõ laĩp ñaịt phaăn meăn keâ toaùn cho caùc maùy vi tính trong phoøng Taøi chính Keâ toaùn Vì vaôy cođng taùc keâ toaùn cuõng ñaõ bôùt phaăn thụ cođng hôn Haøng ngaøy nhađn vieđn keâ toaùn chư löu tröõ caùc soâ lieôu lieđn quan töø caùc chöùng töø vaøo maùy tính Cuôùi thaùng chư ñoâi chieâu kieơm tra keât quạ tređn maùy tính Ngoaøøi ra, Cođng ty cuõng ñaõ thöïc hieôn noâi máng Internet ñeơ deê daøng hôn trong vieôc thu thaôp caùc thođng tin giöõa caùc phoøng ban

2.2 Ñaịc ñieơm tình hình kinh doanh thöông mái tái Cođng ty:

- Vôùi nhòp ñoô kinh doanh nhö vuõ baõo, hieôn nay Cođng ty ñang ñöùng tröôùc söï cánh tranh gay gaĩt vôùi caùc ñôn vò cuøng ngaønh veă caùc maịt haøng cuõng nhö khaùch haøng Ñoù laø moôt thaùch thöùc khođng nhoû ñoâi vôùi moêi ñôn vò, doanh nghieôp tham gia vaøo hoát ñoông sạn xuaât kinh doanh Vì vaôy, söï toăn tái vaø phaùt trieơn cụa Cođng ty phú thuoôc raât nhieău vaøo khạ naíng quạn lyù

Cođng ty ñaõ nghieđn cöùu tình hình chung, ñöa ra nhöõng maịt thuaôn lôïi, khoù khaín ñeơ töø ñoù tìm ra giại phaùp thích hôïp

2.2.1 Thuaôn lôïi:

- Ñöôïc söï chư ñáo, giuùp ñôõ thöôøng xuyeđn vaø kòp thôøi cụa Boô Thöông Mái vaø Ñạng uyû khoâi Boô Thöông Mái

- Múc tieđu, phöông höôùng sạn xuaât kinh doanh vaø cung öùng dòch vú cụa Cođng

ty ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng cú theơ trong nghò quyeât cụa Ñạng boô Cođng ty trong keâ hoách haøng naím vaø keâ hách 5 naím cụa Cođng ty

- Tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên Công ty là một tập thể đoàn kết, nhất trí, có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác và quyết tâm thực hiện vượt mức các chỉ tiêu của Bộ Thương Mại giao cho.

- Có hệ thống quy chế quản lý tốt để điều hành hoạt động của Công ty tại văn phòng cũng như tại các đơn vị cơ sở

- Uy tín của Công ty đối với khách hàng trong và ngoài nước ngày càng cao

- Từ năm 2002 trở đi, Công ty đã áp dụng rộng rãi các chế độ khoán trong sản xuất kinh doanh, xoá bỏ dần chế độ tập trung bao cấp, đã tạo cho các đơn vị chủ động hoàn thành kế hoạch của đơn vị mình nói riêng và của toàn Công ty nói chung

2.2.2 Khó khăn:

Một số khó khăn lớn vẫn còn tồn đọng trong Công ty trong nhiều năm qua:

- Ngành nghề hoạt động có tỷ suất sinh lợi nhuận thấp Vốn kinh doanh phải đi vay Ngân hàng là chủ yếu do vốn lưu động đã bị khê? động trong các khoản lỗ từ năm 1992 và công nợ không có khả năng thu hồi luỹ kế từ Tổng Công ty Thực Phẩm cũ

- Mặt hàng thực phẩm là mặt hàng được kinh doanh rộng rãi, do đó sức cạnh tranh rất cao, bên cạnh đó Công ty không được độc quyền sản xuất kinh doanh và chưa có mặt hàng nào tự sản xuất để kinh doanh

- Lực lượng lao động có độ tuổi trung bình cao, ít được đào tạo và đào tạo lại, nhất là về mặt ngoại ngữ, tin học… nên chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển kinh tế xã hội hiện nay Nhìn chung, Công ty còn thiếu cán bộ lãnh đạo và nhân viên có trình độ chuyên sâu về tiếp cận thị trường, về sản xuất chế biến thuỷ hải sản, nông sản thực phẩm…

- Nhiều tài sản cùa Công ty chưa hoàn tất pháp lý về quyền sở hữu

2.2.3 Phương hướng, mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch năm 2005:

Phương hướng, mục tiêu phát triển của Công ty đã được thống nhất trong việc xây

dựng kế hoạch 5 năm (2001 – 2005) và được xác định tại Đại hội Đảng bộ Công ty nhiệm kỳ III là:

- Tiếp tục nay mạnh sản xuất kinh doanh dịch vụ tổng hợp, trong đó hoạt động kinh doanh dịch vụ chuyên ngành thực phẩm là chính: Kết hợp kinh doanh bán buôn với bán lẻ Ưu tiên đầu tư cho hoạt động xuất khẩu, trước mắt đẩy mạnh công tác kinh doanh xuất khẩu, phấn đấu những năm tới Công ty có thể trự tiếp tổ chức sản xuất, chế biến hàng nông sản, thuỷ hải sản xuất khẩu, từng bước đưa tỷ lệ doanh thu sản xuất, chế biến, gia công lên 10-20% torng tổng doanh thu Mở rộng hoạt động dịch vụ từ 10-20% trong tổng doanh thu Quan tâm tạo nhiều việc làm cho người lao động, thu nhập thực tế bình quân đầu người năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo an toàn lao động và bảo hiểm xã hội cho người lao động Xây dựng và phát triển thong hiệu GENCOFOV của Công ty; Phấn đấu trong nhiều năm tới Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp luôn giữ vững doanh nghiệp nhà nước hạng 1 Quán triệt và thống nhất thực hiện thắng lợi nghị quyết Hội nghị Ban chấp hành Trung Ương 3 Xây dựng Đảng bộ luôn trong sạch vững mạnh,

Công ty kinh doanh co hiệu quả và phát triển, làm tốt nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước, đời sống vật chất của người lai động luôn được cải thiện và nâng cao.

- Cụ thể như sau:

Chỉ tiêu kế hoạch 2005 của Công ty được Bộ Thương Mại giao theo Quyết định số 1883/2004/ QĐ/ BTM ngày 20/12/2004 như sau:

• Nộp ngân sách Nhà Nước : 17,5 tỷ đồng

• Kim ngạch Nhập khẩu : 2,1 triệu đồng

• Kim ngạch Xuất khẩu : 2,0 triệu đồng

• Tổng doanh thu : 500 tỷ đồng

• Lợi nhuận ròng : 2,6 tỷ đồng

2.3 Khái quát tình hình tài chính của Công ty:

2.4 Kế toán nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty:

2.4.1 Những vấn đề chung về hoạt động kinh doanh tại Công ty:

Như đã trình bày ở chương I, đặc điểm hoạt động của Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp (Genecofov) là vừa thực hiện hoạt đông mua bán hàng hoá vừa thực hiện hoạt động dịch vụ Chính vì vậy, quá trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty trở thành hoạt động chủ yếu, với ý nghĩa quan trọng đó nếu tổ chức tốt công tác lưu chuyển hàng hoá

sẽ giúp cho Công ty quản lý chặt chẽ tình hình tài sản, đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ, từ đóù mới có thể đưa ra những phương huớng chi tiêu kế hoạch và quyết định đúng đắn cho kỳ kinh doanh sau.

 Nguồn hàng chủ yếu:

Là một doanh nghiệp thương mại nên nguồn hàng mua bán tại Công ty là hàng nội địa mua từ các đơn vị sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu

Hàng được mua về nhập kho hoặc bán thẳng cho các đơn vị trong nước hay bán xuất khẩu

- Hàng nội địa: gồm các mặt hàng chủ yếu là đường, bia, rượu, sữa nội địa,

bánh, kẹo, mì, nước khoáng, hàng nông sản (tấm, gạo, bắp, sắn lát, đậu xanh, cà phê)… Trong đó đường là mặt hàng chiếm tỷ trọng khá lớn

- Hàng nhập khẩu trực tiếp bao gồm: rượu vang Pháp, sữa Meiji…

- Hàng nhập khẩu uỷ thác: các loại máy móc đã qua sử dụng…

- Hàng nhận uỷ thác xuất khẩu: bao gồm da trâu bò muối, thuỷø hải sản, gốm

mỹ nghệ, sản phẩm mây tre cói…

 Thị trường hoạt động chủ yếu:

 Về kinh doanh hàng nội địa:

Công ty có mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng khắp nằm rải rác từ Bắc vào Nam Qua một thời gian dài hoạt động, Công ty đã khẳng định được mình là một khách hàng đáng tin cậy cho nhiều nhà cung cấp trong nước

- Đối với mặt hàng đường, Công ty đã thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp với hầu hết các nhà máy sản xuất ở khu vực phía Nam Hệ thống khách hàng và mạng lưới khách hàng tiêu thụ của Công ty ngày càng được mở rộng hơn Công ty từng bước đa dạng hoá chủng loại hàng hoá với nhiều thương hiệu khác nhau Các loại đường được mua bán hiện nay tại Công ty thuộc: Công ty cổ phần mía đường La Ngà, Công ty đường Hiệp Hoà, Công ty mía đường Trị An, Công ty đường Khánh Hoà, Công ty đường bến Tre…

Công tác kinh doanh đường năm 2004 có sự phát triển mạnh kể cả về doanh thu và lợi nhuận Sản lượng bán tăng 28,67% so với 2003, doanh thu tăng 66,24% và chiếm tỷ trọng 41,25% trong tổng doanh thu của Công ty (năm 2003 là 27,9%)

- Đối với các mặt hàng bia, sữa nội địa,… hoạt đông kinh doanh mở rộng đến nhiều cửa hàng, đơn vị cơ sở và đã kinh doanh có lãi So với năm 2003, Công tác kinh doanh bia 2004 có sự ổn định về sản lượng chung (tăng 1,62%) nhưng doanh số giảm 8,17% (91,840 tỷ đồng so với 100,014 tỷ đồng) Trong khi đó năm 2004 doanh thu bán sữa nội địa giảm mạnh và chỉ bằng 62,25% năm 2003 (32,749 tỷ đồng so với 52,608 tỷ đồng)- chiếm 6,79% trong tổng doanh thu

Đồng thời từng đơn vị cơ sở cũng đã chủ động thực hiện đa dạng hoá mặt hàng, phương thức kinh doanh, hoạt động bán lẻ đã chiếm tỷ trọng tronh doanh số ngày càng cao

- Đối với hàng lương thực, nông sản thực phẩm (gạo, tấm, cám, sắn lát, cà phê… ) doanh số còn chiếm tỷ trọng rất thấp trong tổng doang số của Công ty Công ty chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh hàng nông sản, chưa có khách háng mua bán ổn định… thường là phải dựa vào liên kết, liên doanh với các doanh nghiệp khác Cụ thể: doanh số giảm 27,42% so với 2003(17,327 tỷ đồng so với 23,873 tỷ đồng) và chỉ còn chiếm 3,59% trong tổng doanh thu năm 2004 (năm 2003 là 5,57%) Kinh doanh hàng lương thực, nông sản thực phẩm tại các đơn vị phòng đầøu tư Xuất Nhập Khẩu, Trung Tâm Nông Sản Thực Phẩm & Dịch Vụ Tổng Hợp và xí nghiệp Quy Nhơn đều giảm sút dẫn đến sự giảm sút chung Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu cán bộ nghiệp vụ chuyên sâu mặt hàng và thiếu đầu tư của các cán bộ lãnh đạo trực tiếp.

 Về kinh doanh hàng xuất khẩu:

Kim ngạch xuất khẩu còn thấp do chưa khai thác được mặt hàng trực tiếp xuất khẩu chủ yếu thông qua cung ứng xuất khẩu uỷ thác nên doanh số bán hàng xuất khẩu còn rất thấp và khi khách hàng chấm dứt việc nhờ uỷ thác thì kim ngạch sụt giảm Mặt hàng xuất khẩu chính là mây tre lá chiếm tỷ trọng 51,15% tổng kim ngạch xuất khẩu do phòng đầu tư Xuất Nhập Khẩu thực hiện và thuỷ hải sản (38%) do chi nhánh Nha Trang thực hiện Mặc dù kim ngạch xuất khẩu tại phòng đầu tư Xuất Nhập Khẩu chưa đạt kế hoạch nhưng do sự tăng trưởng mạnh tại chi nhánh Nha Trang nên kim ngạch xuất khẩu chung của Công ty đã hoàn thành và vượt mức kế hoạch Bộ giao

- Hiện nay Công ty có 2 nhà máy sản xuất, chế biến thuỷ hải sản xuất khẩu ở chi nhánh Nha Trang và xí nghiệp Thực Phẩm Quy Nhơn, hoạt động chủ yếu là gia công, cho thuê hoặc cung ứng xuất khẩu

- Ngoài ra, doanh nghiệp chưa có đầu tư xuất tiến thương mại ra thị trường nước ngoài, và chưa có mặt hàng, khách hàng đầu ra ổn định

- Từ năm 2005 trở đi, việc sản xuất – chế biến thuỷ hải sản tại Nha Trang và Quy Nhơn gặp nhiều khó khăn, do yêu cầu về vệ sinh môi trường của địa phương Do đó, trong phương hướng phát triển, trước mắt sử dụng có hiệu quả điều kiện vật chất sẵn có, lâu dài từng bước chuyển hướng kinh doanh phù hợp yêu cầu quy hoạch của địa phương

 Về kinh doanh nhập khẩu:

- Kinh doanh nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu hàng tiêu dùng là hoạt động không được khuyến khích cao từ các chính sách cuả Nhà Nước, nhưng đối với doanh nghiệp thì đây là hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp tỷ trọng lớn cho chỉ tiêu nộp ngân sách thông qua thuế nhập khẩu, thuế tiêu thu đặc biệt, thuế GTGT Đây là mảng kinh doanh được Công ty chú trọng duy trì và phát triển

- Kinh doanh nhập khẩu mặt hàng rượu vang Pháp của Công ty giảm sút mạnh trong năm qua do sự cạnh tranh quyết liệt của khu vực kinh tế tư nhân, đặc biệt tình hình hàng gian, hàng giả, hàng trốn thuế không ngăn chặn được

- Mặt hàng sữa bột Meiji, Công ty đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác tốt với tập đoàn sữa Meiji Nhật Hiện Công ty là nhà nhập khẩu độc quyền và trực tiếp điều

hành hệ thống phân phối tại các tỉnh phía Nam Hoạt động kinh doanh có lãi, ổn định và tiếp tục phát triển.

- Đối với hàng nhập khẩu uỷ thác, Công ty đã phát triển thêm nhiều loại hàng hoá khác nhau: thực phẩm, máy móc thiết bị, máy vi tính, nguyên liệu dệt len… Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu uỷ thác thường không ổn định do phải phụ thuộc vào khách hàng

 Về kinh doanh dịch vụ:

- Tổng doanh thu dịch vụ gồm cho thuê kho bãi, dịch vụ nhà khách, ăn uống, vận tải, dịch vụ sửa chữa ô tô… Năm 2004 tăng 3,8% so với năm 2003 và chiếm tỷ trọng 6,98% trong tổng doanh thu, trong đó: hoạt động cho thuê kho bãi đem lai nguồn thu khá và ổn định cho Công ty Tuy nhiên, các đơn vị cần chú ý về công tác quản lý chi phí để nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoat động kinh doanh dịch vụ

2.4.2 Các phương thức bán hàng:

2.4.2.1 Các phương thức bán hàng trong nước:

 Bán buôn:

Mọi hoạt động bán buôn của Công ty đều thông qua phòng kinh doanh, sau khi hợp đồng bán hàng được ký kết, khách hàng đến nhận hàng tại kho Toàn Thắng, tại các cửa hàng hay tại một địa điểm đã qui định trong hợp đồng Chi phí vận chuyển thường được thoả thuận trong hợp đồng, thường là người mua chịu, chi phí bốc dỡ “đầu nào đầu đó chịu”

- Đối với hàng mua do khách hàng thuê ngoài chở thì Công ty không chịu trách nhiệm trong quá trình vận chuyển

- Khi hàng được xuất khỏi Công ty, ký hoá đơn và thanh toán hay chấp nhận thanh toán, nghiệp vụ sẽ được ghi nhận

- Ngoài ra, Công ty còn thực hiện bán thẳng không qua nhập kho, tức chuyển thẳng từ kho người bán đến kho người mua mà không nhập kho Công ty (hình thức bán hàng tay ba)

 Bán lẻ:

Mạng lưới bán lẻ của Công ty rất đa dạng, ngoài bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty, Công ty còn nhận làm đại lý bán hàng cho một số nhà cung cấp và hưởng hoa hồng Đồng thời Công ty còn có một mạng lưới tiếp thị tại các đại lý bán hàng

- Đối với bán lẻ, nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm về phần tiền hàng thu được

2.4.2.2 Các phương thức bán hàng xuất khẩu:

Tuy được phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp, nhưng hiện nay Công ty vẫn chưa phát huy được ưu thế của mình, công tác xuất khẩu trực tiếp tại Công ty không thường xuyên nên doanh thu đem lại không đáng kể, chỉ có chi nhánh Nha Trang và Xí nghiệp Thực Phẩm uy Nhơn là tham gia xuất khẩu trực tiếp Điều này đã làm cho Công ty mất đi một thị trường, một lợi thế mà đáng lẽ Công ty có thể đạt được do ưu thế của mình

Bên cạnh đó Công ty còn thực hiện dịch vụ xuất khẩu uỷ thác để hưởng hoa hồng.

2.4.3 Thời điểm ghi nhận doanh thu:

- Trường hợp bán hàng trong nước: Khi giao hàng xong, bên mua ký nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh thu bán hàng được ghi nhận

- Trường hợp bán hàng xuất khẩu: Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng thì mới ghi nhận doanh thu

- Trường hợp xuất nhập khẩu uỷ thác: Khi giao hàng cho bên nhờ uỷ thác nhập khẩu hay khi giao hàng cho nhà nhập khẩu thì kế toán sẽ ghi nhận doanh thu hoa hồng uỷ thác

2.4.4 Cách tính giá háng xuất kho tại Công ty:

2.4.4.1 Giá vốn hàng bán:

 Tại cửa hàng :

Xuất theo giá Công ty đưa xuống hoặc tính theo giá bình quân gia quyền, cuối tháng đối chiếu với kế toán hàng hoá – công nợ để tính giá vốn

 Tại văn phòng Công ty :

Do đặc thù là Công ty thương mại nên giá của các loại hàng hoá cũng có những đặc điểm khác nhau:

- Đối với mặt hàng đường: do đặc điểm hay biến động và thường được bán theo

“lô” nên Công ty áp dụng giá Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

- Đối với các mặt hàng khác: giá ít biến động như: bánh, kẹo, sữa nội địa, rượu, bia… Công ty áp dụng giá bình quân gia quyền

- Đối với hàng bán giao thẳng: Công ty áp dụng giá thực tế đích danh

- Đối với hàng nhập khẩu: Công ty áp dụng giá Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

 Dẫn chứng minh họa:

 Ví dụ 1 : Đối vơiù mặt hàng đường

Ngày 20/11/2004 Công ty nhập kho đường REJUNA số lượng là 12.000 kg, đơn giá: 5.350 đồng/kg theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 035791 Đến ngày 25/02/2005 lô hàng này còn tồn kho là: 3.500 kg; đồng thời Công ty nhập lô hàng mới số lượng: 6.000 kg, đơn giá: 5.250 đồng/kg

Ngày 28/02/2005 Công ty xuất bán cho khách hàng 7.500 kg cho Công ty TNHH Kim Hà

Công ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp FIFO như sau:

3.500 * 5.350 + 4000 * 5.250 = 39.725.000 đồng

 Ví dụ 2 : Đối với những mặt hàng ít biến động về giá

Ngày 20/02/2005 Công ty nhập kho 2.400 hộp Sữa đặc Ong Thọ, đơn giá: 6.930 đồng/hộp Hoa hồng được hưởng là: 30 đồng/hộp

Ngày 25/02/2005 Công ty nhập thêm 600 hộp Sữa đặc Ong Thọ, đơn giá: 6.920 đồng/hộp

Giá vốn hàng bán tính theo phương pháp bình quân gia quyền như sau:

600 * 6.920 + 2.400 * (6.930 – 30)

600 + 2.400

 Ví dụ 3 : Hàng bán giao thẳng:

Ngày 15/10/2004 Công ty mua 50.000kg đường RS Nghệ An, đơn giá: 5.151,9 đồng/kg theo hoá đơn GTGT số 035809 Chi phí vận chuyển 100 đồng/kg tiền hàng trả trước, chi phí trả bằng tiền tạm ứng Công ty bán thẳng 45.000 kg cho Công ty TNHH Minh Vân

Giá vốn hàng bán thẳng được xác định như sau:

45.000 (5.151,9 + 100) = 236.355.500 đồng

2.4.4.2 Giá bán hàng hoá:

Phòng kế toán không có nhiệm vụ định giá bán hàng hoá, phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu quyết định giá bán và viết hoá đơn

- Đối với hàng làm đại lý, Công ty bán theo giá bên giao quy định và được điều chỉnh theo từng thời kỳ thích hợp

- Đối với hàng hoá bán buôn, thì quá trình mua bán diễn ra tại Công ty, giá cả

do Công ty quy định phù hợp với sự biến động giá cả trên thị trường, thường giá bán tại Công ty chênh lệch 1% so với giá bán lẻ

- Đối với quá trình bán lẻ thì quá trình mua bán diễn ra tại các cửa hàng và do tổ tiếp thị giao hàng tận nơi cho các đầu mối

2.4.5 Kế toán quá trình bán hàng:

2.4.4.1 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước:

 Chứng từ kế toán sử dụng:

- Hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng

- Hoá đơn vận chuyển nội bộ

- Biên bản giao nhận

- Lệnh xuất kho

 Luân chuyển chứng từ:

 Tại cửa hàng :

Nhân viên bán hàng sẽ vào sổ bán hàng, cuối ngày lập báo cáo bán hàng và lập phiếu xuất kho cho hàng bán hàng ngày Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

Liên 1: Nhân viên bán hàng lưu

= 6.904 đồng/hộp

Giá bán = Tổng giá trị + Thuế GTGT của lô hàng (giá trị lô hàng * thuế suất)

Liên 2: Giao cho khách hàng.

Liên 3: Kế toán cửa hàng lưu

 Tại văn phòng Công ty:

Sau khi ký hợp đồng bán hàng với khách hàng, cán bộ phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn phải có chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng Hoá đơn GTGT được lập thàng 3 liên

Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh

Liên 2: giao cho khach hàng

Liên 3: Kế toán hàng hoá và công nợ lưu

- Sau khi hoá đơn đã được xác nhận đầy đủ, khách hàng đem hoá đơn xuống tổng kho để nhận hàng Sau khi giao hàng đầy đủ, thủ kho xác nhận số hàng thực xuất Thường đối với nghiệp vụ bán buôn thì hàng xuất tại tổng kho

- Đối với hàng xuất nội bộ (hàng được nhập tại tổng kho, sau đó xuất cho các cửa hàng trong nội bộ Công ty): Phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho nhân viên xuống tổng kho nhận hàng

- Đối với hàng xuất khẩu uỷ thác: Công ty mua hàng tại kho người bán, sau khi hoàn tất thủ tục, Công ty nhận hàng tại kho người bán và chuyển thẳng đến cảng xuất

- Khi xuất hàng để quảng cáo hoặc có trường hợp bên bán mua lại hàng thì phòng kinh doanh lập lệnh xuất kho Cuối kỳ kế toán kho sẽ đóng toán bộ chứng từ nhập xuất theo thứ tự thời gian, theo thứ tự nhập hàng, hàng xuất nộp về kế toán hàng hoá – công nợ Các chứng từ liên quan sẽ do cán bộ phòng kinh doanh chuyển sang cho kế toán sau khi nghiệp vụ kết thúc

 Tài khoản sử dụng:

- TK 156: Hàng hoá

- TK 632: Giá vốn

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 131: Phải thu khách hàng

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- TK 521: Chiết khấu thương mại

- TK 531: Hàng bán bị trả lại

- TK 532: Giảm giá hàng bán

Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 641,

TK 136, TK 141, TK 512…

Để tiện theo dõi công nợ phải thu khách hàng và doanh thu, kế toán hàng hoá công nợ chỉ sử dụng tài khoản 131 để ghi nhận tất cả các khoản khách hàng trả tiền hàng, cho dù khách hàng trả tiền mặt ngay Do đó tài khoản này phản ảnh toàn bộ doanh thu bán hàng tại Công ty

 Phương pháp hạch toán:

 Hạch toán chi tiết:

 Tại cửa hàng :

Kế toán cửa hàng căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết hàng bán Sổ này được mở theo dõi chi tiết hàng nhập, xuất và hạch toán các nghiệp vụ, công việc này được ghi hàng ngày Cuối tháng lập bảng kê TK131, TK136, bảng cân đối hàng hoá nộp lên kế toán hàng hoá – công nợ

 Tại công ty:

- Sổ chi tiết TK131: Được mở chi tiết cho từng khách hàng, ghi hàng ngày căn cứ

 Tại cửa hàng:

 Tại tổng kho: