Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực

Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện tốt trong nhiều tổ chức. Hãy nêu những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện hoạt động này và thông qua đó đánh giá thực tế công tác này tại tổ chức của anhchị.

BÀI TẬP NHÓM (MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC – MAN 305)

MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, nguồn lực con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế Con người được xem là nguồn lực quý báu, một tổ chức dù có máy móc hiện đại tài chính dồi dào, ban giám đốc đề ra chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng nhân viên công ty không có năng lực, không bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công, vì thế mà công tác quản trị nhân lực đã thực sự là vấn đề mà các doanh nghiệp đều rất quan tâm Quản trị nhân lực là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức

đó Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp

Trong các nội dung của quản trị nhân lực thì phân tích công việc được coi là một công cụ quan trọng nhất, là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, trả công lao động… Thực tế trong các doanh nghệp hiện nay, người lao động thường không nắm rõ được mình phải làm những công việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc đó có phù hợp với mình hay không? Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc

Cho nên phân tích công việc là không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào, có thể nói đây chính là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanh nghiệp bởi phân tích công việc tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạt động quản trị nhân lực, hay nói cách khác nó chính là cơ sở cho mọi vấn đề của quản trị nguồn nhân lực Một doanh nghiệp có một chương trình phân tích công việc tốt nghĩa là nắm trong tay chìa khoá thành công của doanh nghiệp

Vì vậy nhóm 7 xin chọn đề tài 2,

ĐỀ TÀI 2: “Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân

lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện tốt trong nhiều tổ chức Hãy nêu những thuận lợi và khó

khăn khi thực hiện hoạt động này và thông qua đó đánh giá thực tế công tác này tại tổ chức của anh/chị.”

Bài phân tích gồm những nội dung sau:

I.Nội dung về phân tích công việc

1 Khái niệm

3 Các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

4 Các phương pháp thu thập thông tin

5 Tầm quan trọng của phân tích công việc

6 Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc

II Những thuận lợi và khó khăn trong việc phân tích công việc trong công tác quản trị nguồn nhân lực, đánh giá thực tế công tác này tại Công ty cổ phần xây dựng hạ tầng Nam Thành

III Kết luận

2

Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn, nhóm chúng

em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này nhưng do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên không trách khỏi những sai sót, kính mong được sự đóng góp của giảng viên

I Nội dung về phân tích công việc

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động với sự cạnh tranh khốc liệt những thay đổi diễn

ra từng ngày, với sự bùng nổ của tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển thì

doanh nghiệp phải hội tụ đầy đủ mọi nguồn nhân lực

Ngày nay, nguồn nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức, công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc

1 Khái niệm

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc

Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể

Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc mỗi một công việc được tạo thành nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động

Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:

 Nhân viên thực hiện những công tác gì?

 Khi nào công việc được hoàn tất?

 Công việc được thực hiện ở đâu?

 Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

 Tại sao phải thực hiện công việc đó?

 Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

3

2 Nội dung:

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên

và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc

Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

 Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

 Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho người thực hiện

và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc

 Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác

 Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

 Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó

 Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ

Sơ đồ:

4

Xác định công

việc

Trách nhiệm Điều kiện làm

việc

Mô tả công việc

Tiêu chuẩn công việc

Phân tích công việc

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Định hướng

Đào tạo và phát triển

Đánh giá thực hiện

Trả công, khen thưởng

Quan hệ lao động Bảng yêu cầu

công việc

Tiêu chuẩn công việc

 Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc

+ Bảng mô tả công việc: là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều

kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến công việc cụ thể, thực tế bảng mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bảng mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng vẫn bao gồm các nội dung cơ bản sau:

o Xác định công việc: tên công việc, mã công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Phần này thường bao gồm một hoặc vài câu vắn tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc

o Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối liên hệ: phần này xác định chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc, phần này bao gồm các mô tả chính

5

xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó

o Điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về môi trường, vật chất (các máy móc, công

cụ, trang bị cần phải sử dụng) thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan

+ Bảng yêu cầu công việc đối với người thực hiện: là bảng liệt kê các đòi hỏi của công việc đối

với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục, đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực, các yêu cầu cụ thể khác

+ Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh các yêu

cầu về số lượng và chất lượng đối với việc hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong mô tả công việc Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì tiêu chuẩn công việc cũng khác nhau

 Để cho việc phân tích công việc được hiệu quả, chính xác, đầy đủ cần thực hiện các điều kiện sau

+ Cơ cấu tổ chức: phải rõ ràng, mối quan hệ giữa các phòng ban phải liên quan với nhau, thể hiện

sự nhất quán trong hệ thống báo cáo, phân chia chức năng quyền hạn, nhiệm vụ cho từng phòng ban, để việc phân tích công việc được hiệu quả thì việc phân công lao động phải hợp lý

+ Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động: để tránh xảy ra tình trạng bất hợp tác của người lao động đối với nhà quản lý trong quá trình phân tích công việc, nhà quản lý phải nhận thức được vai trò và nắm được mục đích của việc phân tích công việc thì mới nhận được sự ủng hộ, quan tâm và cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ của người lao động để việc phân tích công việc được hiệu quả

+ Vai trò của cán bộ phân tích công việc: là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc, do đó cán bộ phân tích có ảnh hưởng lớn đến hiệu quản công việc, cán bộ phân tích phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc

3 Các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc:

 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc: điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố

6

của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc

 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc: các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật

 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc

 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc: số lượng, chủng loại, quy trình

kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

4 Các phương pháp thu thập thông tin:

Các phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng, cán bộ phân tích công việc có thể sử dụng phương pháp nào phù hợp nhất:

+ Bảng câu hỏi: là phương pháp áp dụng rộng rãi, phổ biến vì nó diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí

+ Phỏng vấn: cán bộ phân tích công việc phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc hoặc giám sát hay quản lý trực tiếp, hoặc người lao động, phương pháp này dành cho lao động gián tiếp, lao động chuyên môn, lao động quản lý, cho những công việc mà hành vi không bộc lộ bên ngoài; công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế

- Ưu điểm: phương pháp này có thể thu nhập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết

- Nhược điểm: phỏng vấn tốn thời gian, chi phí

7

+ Tự ghi chép: là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã được thiết kế sẵn

+ Ghi chép các sự kiện quan trọng: phương pháp này người nghiên cứu chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và người lao động làm việc chưa hiệu quả, thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần

mô tả và các đòi hỏi của công việc

Việc ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, phương pháp này cho thấy sự biến thiên, tính linh động trong thực hiện

Nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi, khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình, việc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn

5 Tầm quan trọng của phân tích công việc.

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng trong các hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn

 Kế hoạch nguồn nhân lực: được sử dụng để đưa ra các loại công việc, được sử dụng để mô tả các công việc đang cần tuyển người và quảng cáo về các vị trí làm việc mới

 Định hướng: được sử dụng để giúp người lao động biết các hoạt động mà họ cần phải làm

 Đánh giá thực hiện công việc: được sử dụng để xác định các tiêu thức và mục đích thực hiện công việc mà căn cứ vào đó người lao động được đánh giá

 Đào tạo và phát triển: được sử dụng để đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xác định các hoạt động mà người lao động cần phải có khả năng để thực hiện

 Thù lao lao động: được sử dụng để đánh giá giá trị các công việc và là cơ sở cho việc đưa ra cơ

sở cơ cấu tiền lương

 Quan hệ lao động, an toàn lao động: được sử dụng để xác định các quy trình làm việc an toàn để nhằm thay đổi hoặc chấm dứt các hoạt động không an toàn

 Thiết kế lại công việc: được sử dụng để phân tích các đặc trưng của công việc cần phải thay đổi trong các chương trình thiết kế lại công việc

8

6 Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc

Công tác phân tích công việc phải giao cho cán bộ chuyên trách đảm nhiệm (cán bộ phân tích công việc) Phòng nhân sự có thể giao cho một hay một nhóm nhân viên của phòng đảm nhiệm công tác này Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc của tổ chức, có kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc Khi cần thiết tổ chức có thể thuê thêm chuyên gia phân tích công việc ngoài tổ chức, nhưng họ phải được giới thiệu làm quen tìm hiểu

về tổ chức Nhưng phân tích công việc là một công tác phức tạp, có liên quan tới tất cả công

việc trong tổ chức nên cần phải có sự tham gia, giúp đỡ, phối hợp thực hiện từ các phòng ban khác, từ mọi người lao động

Trách nhiệm của phòng chuyên trách nhân sự trong công tác phân tích công việc là lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc + Xác định trình tự các bước tiến hành phân tích công việc;

+ Xác định mục đích phân tích công việc và các công việc cần phân tích;

+ Lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạo họ…;

+ Tổ chức thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác phân tích công việc;

+ Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của mọi hoạt động cho văn bản phân tích công việc, tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận liên quan đến công tác phân tích công việc (nếu cần);

+ Phòng nhân sự đưa các văn bản phân tích công việc vào áp dụng trong các công tác quản lý nhân sự

II Những thuận lợi và khó khăn trong việc phân tích công việc trong công tác quản trị nguồn nhân lực, đánh giá thực tế công tác này tại Công ty cổ phần xây dựng hạ tầng Nam Thành:

Mục tiêu cơ bản của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là thu hút, lôi cuốn những người giỏi Nó giúp doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động

và nâng cao tính hiệu quả; động viên, tạo điều kiện cho người lao động bộc lộ, phát triển và cống hiến tài năng cho doanh nghiệp, giúp họ gắn bó, tận tâm, trung thành với doanh nghiệp Xét về mặt kinh tế, Quản trị nhân sự giúp khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp về nguồn nhân lực

Về mặt xã hội, Quản trị nhân sự thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức và người lao động Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp như vậy nên hiện nay các doanh nghiệp đều chú trọng đến vấn đề này Sự tiến

9

bộ của quản trị nhân sự được coi là một trong những nguyên nhân quan trọng thúc đẩy các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn

Thuận lợi: Phân tích công việc là một phần của quản trị nguồn nhân lực Mà quản trị nguồn nhân lực là một công việc luôn được coi trọng trong quá trình phát triển công ty, nên cho dù công ty có nhỏ thì cũng chú trọng đến việc tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc… cho dù không bài bản và đầy đủ nhưng lại không bị lãng quên

Bên cạnh mặt thuận lợi là luôn được biết đến thì công tác phân tích công việc lại gặp khó khăn là bị các doanh nghiệp xem nhẹ, không được coi trọng trong công tác quản lý nguồn nhân lực Đa số doanh nghiệp đều xem nhẹ công tác này, ví dụ như công ty Nam Thành là đơn vị mà đội nhóm chúng tôi khảo sát Thực trạng quản lý tại Công ty cổ phần Xây dựng Hạ tầng Nam Thành như sau:

- Đây là một công ty xây dựng, ngành nghề chính của công ty là xây dựng hạ tầng Ngay từ những ngày đầu công ty đã chủ trương tuyển dụng rất nhiều những kỹ sư lành nghề có kinh nghiệm vào làm việc, nên những công trình mà công ty xây dựng đều đạt được chất lượng cao

và thời gian thực hiện ngắn Nhưng bên cạnh những thành quả đạt được về kỹ thuật ngay từ những năm đầu hoạt động lại không giúp cho công ty ngày càng phát triển, càng về sau công ty lại càng thu nhập kém mặc dù khối lượng công việc hoàn thành không hề giảm so với những năm đầu khởi nghiệp Công ty bắt đầu cảm thấy đau đầu trong việc quản lý và kiểm soát đội ngũ công nhân của các công trình Nhân lực tuy nhiều nhưng lại không phân chia công việc phù hợp, dẫn đến tình trạng khâu thì thừa khâu thì thiếu Những thiết bị, máy móc tại các công trình cũng dần hao hụt do thiếu người kiểm soát, quản lý hợp lý

Qua việc phân tích tình hình của công ty Nam Thành, chúng ta thấy mấu chốt của vấn đề chính là quản lý nguồn nhân lực, mà cụ thể hơn là phân tích công việc Sau đây chúng ta trước hết suy xét về cấp độ quản lý:

1 Cán bộ quản lý trực tiếp chưa thực hiện tốt vai trò quản lý nguồn nhân lực

 Chưa nhận thức rõ vai trò quản lý nhân sự: Nhiều cán bộ các phòng ban (không phải phòng

nhân sự), các quản đốc hay phụ trách các bộ phận trong các đơn vị thường không nhận thức rõ vai trò của họ trong công tác quản lý nguồn nhân lực Chúng tôi cũng đã nghe câu tương tự như sau từ các chỉ huy trưởng của công trình công ty thực hiện: “Nhiệm vụ của tôi là phải làm sao hoàn thành được tiến độ thi công mà ban lãnh đạo đã giao cho Còn việc đào tạo, tuyển dụng,

10