tóm tắt luận văn Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội Tỉnh Bình Định

Tính cấp thiết của đề tài Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế, giúp cho các đơn vị thực hiệ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ TỐ QUYÊN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: KẾ TOÁN

Mã số: 60.34.30

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học : PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Phản biện 1: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Phản biện 2: TS NGUYỄN PHÙNG

Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà

Nẵng vào ngày 07 tháng 11 năm 2013

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế, giúp cho các đơn vị thực hiện tốt các chức năng của kế toán, góp phần vào việc hoạch định và kiểm soát toàn hệ thống, qua đó tạo nên các báo cáo có chất lượng chuyên môn cao, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị

Với quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng, hoạt động chi BHXH tại đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung đa dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận làm giả chứng từ để hưởng chế độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn lao động nhằm trục lợi tiền BHXH gây thất thoát quỹ BHXH Mặc

dù công tác chi BHXH được tin học hóa song các phần mềm này mới chỉ đáp ứng các xử lý nghiệp vụ độc lập tại các đơn vị BHXH cấp huyện và một phần ở cấp tỉnh, hiện tại các phần mềm này chưa được tập trung tại cấp tỉnh, tính bảo mật chưa được đảm bảo

Từ những hạn chế trong thực tế nêu trên, xét thấy việc tìm hiểu cặn kẽ chu trình chi trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những khuyết điểm, tồn tại của hệ thống thông tin kế toán, qua đó đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống trong chu trình chi trả bảo hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài

“Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp cao học

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình chi BHXH

- Về thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ

chức thông tin kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan

hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế toán trong chu trình chi BHXH, xác định những bất cập còn tồn tại trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu

trình chi BHXH

- Phạm vi nghiên cứu: thực trạng tổ chức thông tin kế toán

trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định Đối với phạm vi không gian nghiên cứu, luận văn chỉ nghiên cứu tại Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH TP Quy Nhơn để minh họa cho BHXH các huyện

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để

mô tả các quy trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị; phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích

để làm rõ tình hình thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp cụ thể

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa

quan trọng của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH thông qua việc hệ thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH

- Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ

chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH, rút ra những ưu, nhược điểm của công tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải

pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH

6 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức thành 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong

chu trình chi bảo hiểm xã hội

- Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu

trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế

toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh

1.1.2 Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị BHXH

a Khái ni ệm

Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH Việt Nam) là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Chính phủ, có chức năng tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung là BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (sau đây gọi chung là BHYT) theo quy định của pháp luật

b Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị BHXH

- Thông tin về tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị

- Thông tin về tình hình tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân theo quy định pháp luật

- Thông tin về tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH, BHYT theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, đúng mục đích theo quy định của pháp luật

- Thông tin về tình hình thu, chi và cân đối quỹ BHXH, BHYT theo kế hoạch và nhiệm vụ chi phát sinh là căn cứ quan trọng đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị

- Thông tin kế toán là cơ sở để thực hiện dự báo các nguồn thu, dự báo các khoản chi nhằm cân đối thu – chi

- Thông tin trong đơn vị BHXH được trình bày theo quy định

và khuôn khổ của nhà nước thông qua chế độ kế toán BHXH (QĐ số 51/2007/QĐ-BTC) được ban hành và có tính thống nhất áp dụng riêng cho hệ thống BHXH

- Thông tin kế toán trong tổ chức BHXH phải được công khai hóa, được kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước

c Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán

cho các đối tượng sử dụng trong đơn vị BHXH

Cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức đoàn thể chính trị

xã hội có sử dụng lao động, các cá nhân là thủ trưởng, công chức, viên chức và người lao động có hợp đồng lao động với đơn vị, có quyền lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị

d Ch ế độ kế toán áp dụng [5]

1.2 TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH [6]

1.2.1 Khái niệm

- Bảo hiểm xã hội: là sự đảm bảo đời sống vật chất cho người

lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bị giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy động từ người tham gia và sự tài trợ của Nhà nước

- Chi BHXH: là quá trình phân phối, sử dụng quỹ BHXH để

chi trả các chế độ BHXH cho người được thụ hưởng theo quy định của pháp luật về BHXH nhằm góp phần ổn định cuộc sống của người tham gia BHXH

- Quản lý chi BHXH: là các hoạt động có tổ chức, theo quy

định của pháp luật để thực hiện công tác chi trả các chế độ BHXH

1.2.2 Đặc điểm chi BHXH

a Đặc điểm các loại hình BHXH

- Bảo hiểm xã hội bắt buộc

- Bảo hiểm xã hội tự nguyện

- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

b Đặc điểm về nguồn chi BHXH

Các hoạt động chi trả các chế độ BHXH thực hiện từ 2 nguồn khác nhau:

- Nguồn chi từ Ngân sách Nhà nước

- Nguồn chi từ quỹ BHXH

1.2.3 Chu trình quản lý chi BHXH

a Nguyên t ắc của chi BHXH

Xác định rõ nhiệm vụ của mình, ngành BHXH đã luôn đặt ra tiêu chí cho công tác chi trả: chi đúng, chi đủ, chi kịp thời, chi an toàn

b Chu trình chi BHXH

Chu trình chi trả các chế độ BHXH

Hình 1.1 Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH

Chu trình quản lý chi BHXH

Hình 1.2: Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH

Các nội dung thực hiện trong chu trình chi BHXH

Lập dự toán chi BHXH

Tổ chức chi trả BHXH

Lập BC, xét duyệt quyết toán chi BHXH

Thẩm định chi các chế

độ BHXH

(4)

BHXH tỉnh thành phố

Đơn vị sử dụng lao động và người lao động

BHXH quận, huyện

Đối tượng hưởng BHXH hàng tháng

BHXH Việt Nam

(6)

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH

1.3.1 Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH [2]

Chu trình lập dự toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.3: Sơ đồ chu trình lập dự toán chi BHXH

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH hàng tháng [1]

Phòng KHTC Bảng tổng hợp dự toán toàn tỉnh

Thông tin đầu vào phục vụ cho công tác chi trả chế độ BHXH hàng tháng bao gồm:

- Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng

- Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng

1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH một lần [1]

Thẩm định, xét duyệt hồ sơ

Tổ chức chi chế độ BHXH

Chu trình được thể hiện qua sơ đồ:

Hình 1.5: Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH một lần 1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK [1]

Đơn vị SDLĐ

(3) (5) (7)

(2)

(4a) (4b) (6)

BHXH huyện

(6)

- Công tác xác định nhu cầu về nguồn kinh phí chi trả BHXH

phải được tính toán một cách chính xác, đầy đủ

- Các khoản chi phí được theo dõi đầy đủ cụ thể cho từng loại

chế độ, phân rõ cho từng loại nguồn kinh phí

- Các chứng từ phải được thể hiện đầy đủ chữ ký xác nhận

- Phương thức chi trả cần áp dụng phù hợp với điều kiện từng

địa phương

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 1995, BHXH Việt Nam thành lập đi vào hoạt động, là

cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ tổ chức các chính sách, chế độ về BHXH

BHXH tỉnh Bình Định được thành lập theo Quyết định số 78/QĐ-TCCB ngày 27/07/1995 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

a Ch ức năng

b Nhi ệm vụ

2.1.3.Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định

Tình hình thực hiện chi BHXH của BHXH tỉnh Bình Định:

Bảng 2.1 Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013)

bộ máy

Kế toán chi quỹ BHXH

Thủ quỹ

Kế toán quỹ KCB

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH

2.2.1 Chức năng cơ bản của chu trình chi BHXH

Là đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam đóng trên địa bàn tỉnh với chức năng, nhiệm vụ là tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH; quản lý quỹ BHXH

Tiến trình thực hiện theo các bước tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH gồm có 4 nút xử lý tương ứng với các chức năng cơ bản của chu trình, đó là: (1) Tiếp nhận, xử lý yêu cầu chi các chế độ BHXH, (2) Tổ chức chi BHXH, (3) Thẩm định chi BHXH, (4) Báo cáo

Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chi BHXH

Quản lý đối tượng

Dữ liệu đối tượng

Thông tin về số tiền chi các chế độ BHXH

Dữ liệu về nguồn kinh phí

Đối tượng

Chi trả trực tiếp

Đại lý

Tạm ứng kinh phí Thông

tin thực

chi

Chứng từ thanh toán

Tổ chức chi BHXH (2.0)

Thẩm định chi BHXH (3.0)

Báo cáo (4.0)

2.2.2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu

b Th ực trạng tổ chức thông tin kế toán trong tổ chức chi

ch ế độ BHXH hàng tháng

Thẩm định và xét duyệt hồ sơ

Trong khâu này, bộ phận thực hiện là: Phòng Chế độ BHXH (BHXH tỉnh) Để thực hiện công việc này, Phòng Chế độ BHXH sử dụng 02 chương trình phần mềm:

Ở đây, luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu phương thức chi trả thông qua đại lý Với phương thức này sẽ thực hiện những giai đoạn sau: (1) Phòng KHTC cấp kinh phí tạm ứng chi lương hưu cho BHXH huyện, (2) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho đại lý chi trả, (3) Đại lý chi trả chi trực tiếp cho đối tượng, (4) Cuối quý, BHXH huyện quyết toán với BHXH tỉnh

(1) Phòng KHTC cấp kinh phí tạm ứng chi lương hưu cho BHXH huyện: Phòng KHTC nhận bảng 2.3 do Phòng Chế độ BHXH chuyển sang và căn cứ vào tổng số tiền phải chi để cấp kinh phí cho BHXH TP Quy Nhơn Phương thức cấp kinh phí hiện nay thông qua

Ủy nhiệm chi, BHXH tỉnh cấp tiền thông qua hệ thống ngân hàng cấp

huyện

Khi lập Ủy nhiệm chi, kế toán hạch toán vào TK 354 – Thanh

toán về chi BHXH giữa tỉnh với huyện

(2) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho đại lý chi trả: BHXH

huyện nhận bảng 2.3 và bảng 2.4, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với

số kinh phí tạm ứng mà BHXH tỉnh cấp để thực hiện chi trả Sau khi kiểm tra, căn cứ vào bảng 2.4, Đại lý chi trả Phường Nhơn Phú lập

Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH để tạm ứng tiền tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tượng

(3) Đại lý chi trả chi trực tiếp cho đối tượng: Đại lý chi trả

nhận được bảng 2.4 và tiền chi lương hưu thì thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tượng tại UBND phường

(4) BHXH huyện quyết toán với BHXH tỉnh: Các khoản chi sau

khi thẩm định thì được hạch toán vào chi phí chi tiết cho từng chế độ, nguồn kinh phí Để tập hợp và theo dõi tình hình chi chế độ hưu trí, đơn vị sử dụng Tài khoản 664 – chi BHXH do nguồn NSNN đảm bảo và Tài khoản 67123 – chi hưu trí do quỹ BHXH đảm bảo Sổ

sách kế toán dùng để theo dõi khoản chi BHXH hàng tháng cũng được mở theo TK 664 và TK 67123

c Th ực trạng tổ chức thông tin kế toán trong tổ chức chi chế

Tài khoản sử dụng là 67123

Đối tượng

Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ Nhập dữ liệu

Tính mức hưởng,

số tiền hưởng

Hiển thị kết quả

Dữ liệu hồ sơ hưởng

Đối với những đơn vị do BHXH huyện quản lý thu và ghi sổ BHXH thì BHXH huyện trực tiếp xét duyệt và chi trả trợ cấp một lần

d Th ực trạng tổ chức thông tin kế toán trong tổ chức chi

ch ế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK

Kiểm tra quá trình

lương của đối tượng

Hiển thị kết quả

Dữ liệu hồ sơ hưởng

N

Dữ liệu đóng BHXH

Danh sách

người lao động

hưởng chế độ

Báo cáo Phiếu duyệt

chi và bàn giao chứng từ

Danh sách người lao động hưởng chế độ

P KHTC

Đối với chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK, Phòng Chế

độ BHXH sử dụng Phần mềm Xét duyệt các chế độ BHXH ngắn hạn

(OĐTS, DS) dùng để giải quyết và chi trả kịp thời các chế độ ôm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức cho NLĐ; hàng quý cơ quan BHXH thẩm định quyết toán với đơn vị

Tổ chức chi BHXH

Căn cứ vào Phiếu duyệt chi và bàn giao chứng từ, cán bộ kế

toán kiểm tra tên đối tượng, đơn vị SDLĐ, số tiền giữa Phiếu bàn giao, file dữ liệu và danh sách được duyệt Sau khi đối chiếu, kiểm tra, cán

bộ kế toán chấp nhận dữ liệu Khi chấp nhận dữ liệu, phần mềm sẽ tự động tính toán 2% trên quỹ lương của đơn vị SDLĐ được giữ lại để đơn vị SDLĐ ứng trước chi cho đối tượng; So sánh số thực chi chế độ trong quý và số 2% được giữ lại, nếu số thực chi lớn hơn 2% giữ lại thì

lập Ủy nhiệm chi chuyển tiền cho đơn vị, nếu số thực chi nhỏ hơn 2%

thì chuyển số còn thừa thì đơn vị phải nộp lại cho cơ quan BHXH Kết

quả xử lý dữ liệu của phần mềm được thể hiện qua bảng Tổng hợp quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động:

Kinh phí 2% được giữ lại phản ánh trên TK 3432, cuối kỳ quyết toán thì khoản chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK được phản ánh qua TK 67121

e Th ực trạng tổ chức thông tin kế toán trong khâu Thẩm định chi các chế độ BHXH

Hàng tháng hoặc hàng quý, BHXH tỉnh tổ chức xét duyệt, quyết toán chi các chế độ BHXH cho BHXH huyện theo quy định chế độ kế toán hiện hành Đồng thời căn cứ vào kết quả thẩm định của các đối tượng hưởng chế độ do Phòng Chế độ BHXH gửi đến, Phòng KHTC có trách nhiệm kiểm tra trước khi chuyển tiền cho BHXH huyện hoặc các đơn vị SDLĐ do BHXH tỉnh quản lý để chi