Ngoài ra, để xử lý hồ sơ củakhách hàng, luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba.Chẳng hạn, luật sư có thể phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác củakhách h
Trang 1MỘT SỐ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG
HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT
1 Đặt vấn đề
Người ta thường hình dung luật sư là một nhà hùng biện mà hiếm khi nghĩ luật
sư cũng là một người soạn thảo giỏi Thế nhưng, kỹ năng soạn thảo văn bản lại
là một trong những kỹ năng căn bản nhất mà bất kỳ luật sư nào cũng phải nắmvững trong suốt cuộc đời hành nghề của mình Thực tế, một luật sư không chỉbiết tranh tụng mà còn phải biết giao dịch bằng văn bản với một ngôn ngữ lịch
sự, trang trọng Luật sư phải biết đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản mộtcách rành mạch, chính xác nhằm đưa những thông tin thiết thực cho kháchhàng Ý kiến pháp lý đưa ra phải đủ rõ ràng, nhằm tránh việc khách hàng hiểulầm ý của luật sư dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc mà nhiều khi luật sư phảichịu trách nhiệm nghề nghiệp Có không ít những vụ kiện tụng đã có thể tránhđược nhờ vào một văn bản tư vấn cẩn thận
Trước kia, theo truyền thống, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tớilĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng cónhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh củamình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp Vìvậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng Trong hoạt động
tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau Nếu tínhtrong mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng thì những văn bản sau thườngđược sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổsung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngoài ra, để xử lý hồ sơ củakhách hàng, luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba.Chẳng hạn, luật sư có thể phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác củakhách hàng thanh toán, làm một việc hay không làm một việc Hoặc trong quátrình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có những vấn đề luật pháp chưa rõ ràng hoặcchưa quy định, luật sư có thể phải soạn thảo công văn hỏi ý kiến chính thức của
cơ quan hữu quan Còn có rất nhiều tình huống khách hàng yêu cầu luật sưsoạn thảo, ví dụ như ghi biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hộiđồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thoả thuận, biên bản ghi nhớ hay hợpđồng giữa khách hàng và đối tác…
Làm thế nào để trở thành một người soạn thảo giỏi? Người xưa vẫn có câu:
“trăm hay không bằng tay quen” nhằm đề cao tầm quan trọng của kinh nghiệm.Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm sẽđến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo tốt, vẫncần nắm vững một số vấn đề thuộc về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạnthảo các văn bản mang tính pháp lý Vì vậy, đã từ lâu, ở các nước phương Tây,môn học về kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý rất được chú trọng trong cácchương trình đào tạo sinh viên luật cũng như đào tạo các luật sư
Bài viết này nhằm cung cấp cho người đọc một số kỹ năng cơ bản của luật sưkhi soạn thảo các văn bản tư vấn1 Do đã có một chuyên đề riêng về soạn thảo
1 Tài liệu tham khảo: Giáo trình REDACTION (Soạn thảo các văn bản pháp lý), của Trường đào tạo
Trang 2hợp đồng nên bài viết này chỉ giới hạn đối với kỹ năng soạn thảo các thư tíntrong hoạt động tư vấn của luật sư.
2 Kỹ năng chung khi soạn thảo các văn bản trong hoạt động tư vấn
2.1 Tính lôgic
Tất cả các văn bản do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải đượctrình bày trong một trật tự lôgic Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khibắt tay vào soạn thảo, người soạn thảo cần hình dung trong đầu những nội dungchính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, một trật tự
mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là:
- Khẳng định phạm vi tư vấn
- Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra
- Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn
- Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên
- Kết thúc (chào cuối thư)
Nếu trong một thư cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cốgắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B thìphải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B Nên cố gắng tránh việc khách hàng phảiđọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư
2.2 Tính súc tích
Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng cóthể Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùngmột sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà kháchhàng đặt ra Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạtquá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì Ví dụ,không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều
122 Bộ luật dân sự 2005 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợpđồng lại bị xem là vô hiệu
2.3 Tính chính xác
Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụngnhững từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Mục đích của tiêu chí này lànhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo Như đã nói ởtrên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiểu nhầm cóthể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường Vìvậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khichọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình
Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hìnhthức thể hiện văn bản Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dàidòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lạinhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đãquy ước cách viết tắt đó ngay từ đầu thư Chẳng hạn, một ý kiến pháp lý cầnviện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 1998của Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủtướng Chính Phủ ngày 4 tháng 4 năm 1998 về mã số thuế Nhằm tránh phảidiễn đạt dài dòng, có thể quy ước thông tư này được viết tắt là “Thông tư 79”
Để hiểu rõ ràng hơn thông lệ này, đề nghị xem mẫu thư tư vấn tại Mục 3.2 bàiviết này
Trang 32.4 Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự
Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạođức nghề nghiệp của nghề luật sư Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thểphải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đốiphương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối mộtyêu cầu của phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lờiphải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránhtrong chừng mực có thể, những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phậtlòng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trongtương lai
Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản
do luật sư soạn thảo Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ýkiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt.Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểuđược thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặcđịnh nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó Nhìn chung, tuỳ thuộc vào đối tượngkhách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểubiết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp
2.5 Trả lời đúng hẹn
Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phươngcách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của luật sư và khiến cho kháchhàng có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng để làm hài lòng họ Ngoài
ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến luật sưkhác Vì vậy, nếu chưa thể đưa ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với kháchhàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời Một thực tế cho thấy nhiều vănphòng luật sư Việt Nam chưa thực sự coi trọng tính đúng hẹn Tôi có mộtngười bạn làm việc cho một công ty của nước ngoài Công ty này đang triểnkhai các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nên có ý định mở văn phòng đạidiện hoặc công ty tại thị trường này Người bạn tôi đại diện cho công ty hỏi giádịch vụ tư vấn ở một số văn phòng luật sư của Việt Nam cũng như một số chinhánh văn phòng luật sư nước ngoài tại Việt Nam nhưng chỉ nhận được bảnchào giá dịch vụ rất chi tiết từ các chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài, còncác văn phòng luật sư Việt Nam được hỏi thì hoặc không có câu trả lời hoặc chỉtrả lời vắn tắt qua điện thoại hoặc cả tuần sau mới gửi một bản chào giá rất sơsài Và đương nhiên, trong hoàn cảnh như vậy, khách hàng đã lựa chọn dịch vụcủa một chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài vì họ thấy cho dù phí dịch vụ
có thể đắt hơn nhưng bù lại họ có được một cảm giác an tâm khi giao việc chocác luật sư mà họ đánh giá là chuyên nghiệp Qua câu chuyện nhỏ này có thểrút ra bài học là chỉ có quyết tâm theo định hướng chuyên nghiệp mới có thểtăng tính cạnh tranh cho các văn phòng luật sư Việt Nam, nhất là trong bốicảnh mở cửa thị trường như hiện nay
2.6 Kỹ thuật trình bày văn bản
Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản Một thưtín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm chongười đọc nó Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản Việcchia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt
Trang 4nội dung của văn bản Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗitrang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn
Ngoài ra, khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lạitoàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót nào về hình thức (như lỗi chính
tả, lỗi ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay về nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…) Tốtnhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại vănbản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi ngườisoạn thảo không thấy
3 Kỹ năng soạn thảo một số các thư tín thường dùng
3.1 Thư chào phí
Sau khi tiếp xúc với khách hàng và nghiên cứu sơ bộ hồ sơ của khách hàngcung cấp, luật sư thường làm công việc là viết bản chào dịch vụ pháp lý nhằm
đề xuất mức phí tư vấn Để khách hàng có thể dễ dàng chấp nhận mức phí màluật sư đưa ra, nội dung bản chào dịch vụ pháp lý phải cho khách hàng biết họ
sẽ được hưởng những dịch vụ cụ thể nào Điều này không phải dễ dàng Nếumột người đặt một cửa hàng đồ gỗ gia công một chiếc tủ, kết quả của hợp đồngrất dễ đánh giá bằng mắt thường nhưng sản phẩm tư vấn của luật sư lại là sảnphẩm của chất xám, nhiều khi rất trìu tượng Cách tốt nhất để thuyết phụckhách hàng là nêu tên gọi càng chi tiết càng tốt các phần việc mà mình dự địnhcung cấp cho khách hàng Qua đó, khách hàng có thể mường tượng được tươngđối cụ thể cường độ làm việc và mức độ chất xám mà luật sư bỏ ra để hoànthành yêu cầu của khách hàng, từ đó mới có cơ sở chấp nhận mức phí đượcchào
Ngoài ra, vì bản chào dịch vụ pháp lý có thể được xem như là đề nghị giao kếthợp đồng dịch vụ pháp lý nên nội dung các điều khoản của hợp đồng này cũng
có thể được thể hiện ngay trong văn bản này, chẳng hạn như các cam kết về giá
tư vấn, phương thức thanh toán, hiệu lực hợp đồng, cam kết bảo mật các thôngtin của khách hàng
Chúng ta thử xem bản chào dịch vụ pháp lý dưới đây liên quan đến dịch vụ tưvấn thành lập một công ty có vốn đầu tư nước ngoài
“Thưa Ông,
Trên cơ sở những nội dung thảo luận với Ông tại buổi họp ngày 14 tháng
4 vừa qua, chúng tôi xin ghi nhận rằng, Ông đã thay mặt cho [tên doanh nghiệp hoặc cá nhân tuỳ theo trường hợp] đề nghị sự trợ giúp của chúng
tôi liên quan đến vấn đề dưới đây
[Tóm tắt địa vị pháp lý và hoạt động kinh doanh của khách hàng – Tình tiết 1].
[Tóm tắt địa vị pháp lý và hoạt động kinh doanh của đối tác theo mô tả của khách hàng – Tình tiết 2.]
Do vậy, Ông thay mặt cho [tên doanh nghiệp] đề nghị chúng tôi tư vấn
để lựa chọn hình thức hợp tác đầu tư phù hợp theo luật Việt Nam và cungcấp các dịch vụ pháp lý khác liên quan đến việc thực hiện dự án kinhdoanh chung của các bên
Trên tinh thần đó, chúng tôi xin làm rõ với Ông (i) những công việc màchúng tôi sẽ thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu của quý Công ty và (ii) phí
Trang 5luật sư (tính theo mức khoán) để thực hiện dịch vụ này.
1 Công việc của chúng tôi gồm hai phần như sau : [Các công việc cụ thể
có thể khác nhau đối với từng hồ sơ]
1.1 Đánh giá các điều kiện hợp tác và đề xuất phương án đầu tư
Trong giai đoạn này, các cuộc tiếp xúc và trao đổi với Ông hoặcđại diện của Công ty hoặc các cơ quan có liên quan sẽ được thựchiện nhằm :
- Hiểu rõ hơn tư cách pháp lý và hoạt động kinh doanh của
[tên doanh nghiệp], cũng như nắm bắt các thông tin liên
quan đến tư cách pháp lý và khả năng hợp tác đầu tư củacác đối tác,
- Làm rõ những điều kiện và lợi ích mà các bên mong muốn
đạt tới khi tham gia dự án này,
- Phân tích các quy định của pháp luật Việt Nam về đầu tư
nước ngoài nhằm đề xuất với quý Công ty một hay nhữnghình thức hợp tác đầu tư thích hợp để các bên xem xét vàquyết định,
- Tiếp xúc với cơ quan có thẩm quyền để nắm được thông tin
về chính sách của địa phương đối với một dự án như vậy,và
- Soạn thảo thư tư vấn pháp lý về các phương án đầu tư đưa
ra, trong đó sẽ nêu rõ tính khả thi, các chế độ thuế và ưu đãikhác có thể được áp dụng cho dự án
1.2 Sau khi các bên đã thống nhất được phương thức hợp tác đầu tư
phù hợp dựa trên đề xuất của chúng tôi, và quyết định thực hiện dự
án, công việc tiếp theo của chúng tôi chủ yếu là :
- Soạn thảo các tài liệu cần thiết của hồ sơ xin cấp phép đầu
tư, bao gồm: đơn xin phép đầu tư và các giải trình, hợpđồng đầu tư, điều lệ công ty (nếu có), hợp đồng thuê trụ sở(nếu có) vv
- Hoàn chỉnh hồ sơ với sự cộng tác của các đối tác nước
ngoài về các giấy tờ và thủ tục liên quan đến tư cách pháp
lý và khả năng tài chính để đầu tư của họ, và thay mặt Công
ty nộp tới cơ quan có thẩm quyền để xin cấp phép đầu tư.Mọi công việc nêu trên đều được thực hiện với sự cộng tác của các luật
sư Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành
2 Phí luật sư được tính cụ thể như sau :
- Đối với công việc được nêu tại điểm 1.1 trên đây, phí luật sư là
triệu đồng Việt Nam (chưa có thuế VAT) và chưa tính đếncác chi phí bên ngoài liên quan như đi lại, liên lạc, vv
- Phí luật sư đối với giai đoạn 2 tương ứng các công việc nêu tại
điểm 1.2 trên đây là triệu đồng Việt Nam (chưa có thuếVAT) và chưa tính đến các chi phí liên quan như đi lại, liên lạc,vv
Chúng tôi rất mong nhận được hồi âm của Ông về vấn đề này và luôn sẵnsàng trao đổi với Ông những thông tin cần thiết
3.2 Kỹ năng soạn thảo ý kiến pháp lý (Thư tư vấn)
Trang 63.2.1 Khái niệm ý kiến pháp lý hay thư tư vấn
Ý kiến pháp lý là một dạng thư từ trao đổi giữa luật sư và khách hàng nênngười ta còn gọi nói dưới cái tên thư tư vấn Thư tư vấn có mục đích cung cấpthông tin và đưa ra lời khuyên cho khách hàng về một chủ đề hoặc một câu hỏi
có bản chất pháp lý Thông thường, khách hàng mang đến cho luật sư nhữngcâu hỏi như: liệu anh ta có nên tiến hành một việc, liệu anh ta có cơ may thắngkiện trong một vụ kiện với X hay không, đâu là hậu quả pháp lý của một điềukhoản mà anh ta là một bên trong hợp đồng đó, làm cách nào để chấm dứt hợpđồng lao động trước thời hạn đối với một nhân viên làm việc không hiệu quả…Trên thực tế, những vấn đề của khách hàng rất đa dạng, động chạm đến rấtnhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau như hợp đồng, công ty, hôn nhân gia đình,thừa kế, thuế má, tài chính, ngân hàng, lao động…
Khách hàng của luật sư là các cá nhân, tổ chức (đa phần là các doanh nghiệp).Cùng có khi luật sư có khách hàng đặc biệt là một cơ quan tài phán nước ngoàihoặc văn phòng luật sư nước ngoài Chẳng hạn như trường hợp một cơ quan tàiphán nước ngoài khi xét xử một tranh chấp có dẫn chiếu tới pháp luật ViệtNam, họ buộc phải có văn bản yêu cầu một văn phòng luật sư uy tín của Việtnam cho ý kiến pháp lý về điều khoản nào đó của luật Việt Nam được áp dụng
để giải quyết tranh chấp Người đọc có thể tham khảo mẫu ý kiến pháp lý trongtrường hợp này ở phần phụ lục của bài viết
Soạn thảo thư tư vấn là một trong các công việc chủ yếu của luật sư và cũng làcông việc khó nhất, đòi hỏi lao động hết sức nghiêm túc và cẩn trọng Một luật
sư khi đưa ra một ý kiến pháp lý sẽ phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp đối vớikhách hàng, vì vậy, nếu luật sư đưa ý kiến sai, gây thiệt hại cho khách hàng thìluật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường cho khách hàng2 Cho nên, trước khiquyết định nhận yêu cầu của khách hàng, luật sư nên xem xét kỹ liệu vấn đề đó
có thuộc chuyên môn của mình hay không hoặc có luật sư chuyên môn trợ giúp
để xử lý yêu cầu của khách hàng hay không
Nội dung của thư tư vấn đương nhiên phụ thuộc vào bản chất vấn đề kháchhàng yêu cầu luật sư làm sáng tỏ Dưới đây chỉ xin đề cập tới cách trình bàymột thư tư vấn thông thường
3.2.2 Cấu trúc thư tư vấn
Một thư tư vấn chuẩn mực và chuyên nghiệp thường bao gồm các phần sau:
- Phần mở đầu
- Mô tả tóm tắt sự việc và nêu các tài liệu mà khách hàng cung cấp
- Liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật áp dụng hoặc các
phương tiện giải thích bổ trợ
- Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn
- Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên của luật sư
2 Luật Luật sư, Điều 40 khoản 5, Điều 52 khoản 1 điểm c.
Trang 7gì khó khăn nhưng nếu khách hàng là tổ chức thì cần lưu ý kiểm tra người nhậnchính xác để đảm bảo rằng thư được gửi cho đúng đối tượng chịu trách nhiệm
xử lý hồ sơ
Cũng nên ghi chú thích đối tượng của thư tư vấn bằng một vài từ khoá hoặc kýhiệu để khi khách hàng liếc qua thư có thể nắm bắt ngay được tài liệu này đangbàn đến vấn đề gì Trên thực tế, nếu vụ việc liên quan đến tranh chấp, thường
dùng cách tóm tắt sau: Về việc: Tranh chấp hợp đồng giữa Công ty TNHH ABC và Công ty TNHH XYZ, nếu không phải là hồ sơ tranh chấp thì có thể dùng từ khoá để mô tả hồ sơ, chẳng hạn: Về việc: Bình luận dự thảo hợp đồng cung cấp đồ mỹ nghệ cao cấp giữa Công ty CP ABC và Công ty TNHH XYZ.
Cuối cùng, đừng quên đề ngày tháng năm gửi thư vì ý kiến pháp lý đưa ra chotừng thời điểm có thể khác nhau tuỳ thuộc vào sự thay đổi của hoàn cảnh vàđặc biệt là sự thay đổi của luật pháp
Ngoài phần tiêu đề, một nội dung khác rất quan trọng khi soạn mở đầu ý kiếnpháp lý là khẳng định phạm vi tư vấn Khách hàng có thể xin ý kiến tư vấn quađiện thoại hoặc đã có cuộc trao đổi trực tiếp với luật sư nên đoạn mở đầu thưthường nêu lại ngày tháng đã diễn ra cuộc trao đổi điện thoại hoặc gặp gỡ trựctiếp đó Việc nêu lại ngày tháng khách hàng đưa ra yêu cầu là rất quan trọng vì
có thể gắn liền với thời hiệu giải quyết vụ việc Khách hàng sẽ không thể trách
cứ luật sư đã không đốc thúc họ hành động sớm hơn vì nhiều khi thời hiệu khởikiện đã hết trước khi khách hàng đến gặp luật sư
Mô tả phạm vi tư vấn cũng rất quan trọng Nên nêu thẳng và ngắn gọn, chínhxác yêu cầu của khách hàng Chẳng hạn, khách hàng yêu cầu bình luận dự thảohợp đồng mua bán thức ăn gia súc do đối tác của khách hàng soạn, có thể nêu
tóm tắt phạm vi tư vấn như sau : "Theo yêu cầu của ông trong cuộc trao đổi ngày …, chúng tôi xin đưa ra dưới đây ý kiến pháp lý của chúng tôi đối với dự thảo hợp đồng mua bán thức ăn gia súc do công ty ABC soạn ngày…".
3.2.2.2 Mô tả tóm tắt sự việc
Trong phần này, thông thường luật sư phải liệt kê các tài liệu mà khách hàngcung cấp và tóm tắt sự việc dựa trên những thông tin, tài liệu mà khách hàngcung cấp Khi mô tả tóm tắt sự việc, cần lưu ý chắt lọc để loại bỏ những chi tiếtrườm rà và chỉ nêu những sự kiện có ý nghĩa pháp lý Cách mô tả khoa họcnhất là sử dụng bảng sơ đồ theo dòng thời gian và dòng sự kiện
Có thể tham khảo cách tóm tắt dưới đây về một tranh chấp hợp đồng mua bánống gang xám giữa hai công ty ABC và XYZ Theo lời khách hàng và căn cứvào hồ sơ khách hàng cung cấp thì công ty ABC là một nhà thầu nước ngoàihoạt động hợp pháp tại Việt Nam nhận thầu dự án “Hệ thống cấp thoát nướcthành phố V.” Công ty XYZ là doanh nghiệp nhà nước, có trụ sở chính ở H.,hoạt động sản xuất các sản phẩm gang thép Thực hiện dự án nói trên, trong cácnăm 1999-2000 ABC và XYZ đã ký nhiều hợp đồng theo đó XYZ cung cấpống gang xám và các phụ kiện cho ABC Việc ký kết và thực hiện các hợpđồng diễn ra suôn sẻ cho đến khi phát sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện đơnđặt hàng ngày 26/2/2000 Theo đơn đặt hàng ngày 26/2/2000, XYZ sẽ cung cấpcho ABC các ống gang đúc và phụ kiện với tổng giá trị hợp đồng là5.579.731.500 đồng Thời hạn bảo hành là 1 năm, được nêu trong báo giá củaXYZ
Trang 8Khi thực hiện hợp đồng, ABC phát hiện có một số ống gang không đạt tiêuchuẩn kỹ thuật như đã thoả thuận trong hợp đồng Ngày 11/8/2000 và 5/2/2001,ABC đã gửi thông báo cho XYZ về sự việc trên và yêu cầu XYZ cử người đếncông trường để hai bên cùng tiến hành kiểm tra chất lượng đối với lô hàng này.ABC đã thanh toán hết giá trị hợp đồng này cho XYZ Ngày 21/8/2001, XYZgửi công văn khẳng định tất cả các ống gang đã được thử áp lực đạt 25 bar khixuất xưởng, nghĩa là không thừa nhận có vi phạm, mặc dù không cung cấpđược chứng chỉ thử thuỷ lực.
Trong thời gian sau đó, ABC và XYZ vẫn tiếp tục ký kết và thực hiện các hợpđồng ngày 26/3/2002 trị giá 809.834.000 đồng; hợp đồng ngày 12/6/2002 trịgiá 171.037.352 đồng và hợp đồng ngày 18/7/2002 trị giá 34.933.000 đồng.Phía ABC trong thư đề ngày 19/11/2002 gửi cho XYZ cho rằng, do vi phạmchất lượng (bị vỡ 4 ống gang đúc) của XYZ từ việc thực hiện hợp đồng ngày26/2/2000 mà họ đã phải gánh chịu tổn thất lên đến 197.100.000 đồng để chiphí cho việc khắc phục hậu quả như thuê thiết bị, nhân công, xe cộ, mua ốngthay thế… (thiệt hại nảy sinh từ mỗi ống gang bị vỡ là 3.285 USD - tươngđương 49.275.000 đồng) Vì thế, theo thư ngày 19/11/2002 thì ABC đã yêu cầuXYZ đền bù khoản tiền 197.100.000 đồng nêu trên
Tuy nhiên, do phía XYZ không thừa nhận và cũng không thanh toán khoản bồithường trên, nên ABC đã giữ lại một khoản tiền là 384.246.000 đồng từ cáchợp đồng được ký ngày 26/3/2002, 12/6/2002 và 18/7/2002 (trong đó có180.451.700 đồng giữ lại từ hợp đồng ký ngày 26/3/2002 - hoàn thành việcgiao hàng của hợp đồng này là 31/5/2002)
Cuối tháng 8/2002, XYZ đã một lần đòi ABC thanh toán khoản tiền384.246.400 đồng nhưng ABC không thanh toán Ngày 20/11/2002, XYZthông báo cho ABC rằng sau ngày 15/12/2002 sẽ làm thủ tục khởi kiện ra toà
án Trên thực tế, XYZ đã có đơn khởi kiện ngày 3/1/2003 ra toà án
Rõ ràng, nếu tóm tắt sự việc theo lối diễn giải như trên sẽ làm cho người đọcrất khó nắm bắt ngay vấn đề Việc sử dụng bảng mô tả theo dòng thời gian vàdòng sự kiện dưới đây chắc chắn sẽ làm cho sự việc trở nên sáng sủa
1999-2000 ABC và XYZ đã ký nhiều hợp đồng theo đó XYZ cung cấp
các ống gang xám và các phụ kiện cho ABC
12/6/2000 XYZ gửi Báo giá cho ABC, trong đó có nêu điều kiện bảo
hành hàng bán trong vòng 1 năm kể từ ngày giao hàng
26/2/2000 ABC đặt mua các ống gang đúc và phụ kiện Tổng giá trị hợp
đồng là 5.579.731.500 đồng (Sau đây gọi tắt là “Hợp đồng số1”) Đơn đặt hàng có xác nhận của ông N.T, phó giám đốc củaXYZ Trong đơn đặt hàng không nêu lại điều kiện về bảohành
11/8/2000 ABC thông báo cho XYZ biết có một vài ống gang không đạt
tiêu chuẩn kỹ thuật như đã thỏa thuận đồng thời yêu cầu XYZ
cử người đến công trường để hai bên cùng tiến hành kiểm trachất lượng đối với lô hàng này
5/3/2001 ABC thông báo cho XYZ biết lại có một vài ống gang khác bị
Trang 9hỏng và lại yêu cầu XYZ cử người đến công trường để hai bêncùng tiến hành kiểm tra chất lượng đối với lô hàng này.
21/8/2001 XYZ gửi công văn từ chối việc đến công trường và khẳng định
tất cả các ống gang đều đã được thử áp lực đạt 25 bar khi xuấtxưởng, đồng thời yêu cầu ABC cử người đến nhà máy kiểmtra Công văn do ông B.L, giám đốc XYZ ký
4/9/2001 ABC từ chối đến nhà máy, đồng thời yêu cầu XYZ cung cấp
các tài liệu cần thiết khẳng định thông số thử nghiệm các ốnggang bao gồm:
- Chứng chỉ nơi sản xuất
- Báo cáo thử nghiệm thuỷ tĩnh,
- Báo cáo về nguồn gốc vật liệu26/3/2002 ABC và XYZ ký hợp đồng với giá trị 809.843.000 đồng (Sau
đây gọi tắt là “Hợp đồng số 2”) Giao hàng xong ngày31/5/2002
12/6/2002 ABC và XYZ ký hợp đồng với giá trị 171.037.352 đồng (Sau
đây gọi tắt là “Hợp đồng số 3”)18/7/2002 ABC và XYZ ký hợp đồng với giá trị 34.933 đồng (Sau đây
gọi tắt là “Hợp đồng số 4”)29/8/2002 XYZ yêu cầu ABC thanh toán nốt tiền hàng từ các Hợp đồng
số 2, 3, 4, với tổng giá trị là 384.246.000 đồng, trong đó có180.451.700 đồng của Hợp đồng số 2
19/11/2002 ABC gửi thư thông báo do việc vỡ 4 ống gang đúc mua theo
đơn đặt hàng ngày 26/2/2000 mà ABC đã phải chịu tổn thất là3.285 USD tương đương 197.100.000 đồng và yêu cầu XYZbồi thường
20/11/2002 XYZ đòi ABC thanh toán tiền, nếu không sẽ khởi kiện ra toà.3/1/2003 XYZ gửi đơn khởi kiện ra TAND tỉnh Quảng Ninh, yêu cầu
ABC thanh toán 384.246.000 đồng
Việc gợi lại sự việc và liệt kê các tài liệu mà khách hàng cung cấp mang nhiều
ý nghĩa Thứ nhất, nó giúp khách hàng có một cái nhìn toàn diện về toàn bộ câuchuyện Thứ hai, trong một chừng mực nào đó, cũng giống như việc tuyên mộtbản án, ý kiến pháp lý của luật sư phải dựa trên các sự kiện mà khách hàngcung cấp, nếu khách hàng cung cấp thông tin sai hoặc thiếu có thể làm cho ýkiến pháp lý bị sai lệch Vì vậy, việc nêu tóm tắt sự việc và liệt kê các tài liệukhách hàng cung cấp còn nhằm giới hạn trách nhiệm của luật sư Chúng tathường thấy trong các ý kiến pháp lý của luật sư những câu mang tính chất bảo
lưu như sau : "Do chúng tôi không có cơ hội xác minh chi tiết mọi sự kiện đã diễn ra cũng như tính hợp pháp của một số tài liệu giao dịch có liên quan [do khách hàng cung cấp], sự phân tích của chúng tôi sẽ dựa trên cơ sở giả định là bản sao các tài liệu nói trên hoàn toàn xác thực về hình thức và nội dung so với bản gốc của tài liệu đó Nếu có bất kỳ sự kiện quan trọng nào mà chúng tôi không đề cập đến do không được các tài liệu phản ánh đầy đủ, xin Quý công ty vui lòng thông báo để chúng tôi điều chỉnh ý kiến của mình một cách phù hợp" 3.2.2.3 Liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật áp dụng hoặc các phương tiện giải thích bổ trợ
Trang 10Trong mục này, luật sư liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng
để giải quyết vụ việc của khách hàng Mục đích của việc liệt kê tài liệu nàynhằm chỉ cho khách hàng thấy căn cứ pháp lý mà luật sư dựa vào đó để đưa ra
ý kiến Ngoài việc liệt kê các văn bản pháp luật, cũng nên kể thêm các phươngtiện giải thích bổ trợ Chẳng hạn, liên quan đến một vấn đề khách hàng hỏi màluật pháp không rõ ràng, luật sư thường gửi công văn hỏi ý kiến của cơ quannhà nước có thẩm quyền, công văn trả lời được xem như một trong các căn cứpháp lý cho ý kiến của luật sư
Tuy nhiên, cũng cần biết rằng, việc liệt kê văn bản quy phạm pháp luật khôngphải là yêu cầu tuyệt đối trong tất cả các thư tư vấn Một số văn phòng luật sưchọn cách chú thích mỗi khi cần viện dẫn căn cứ pháp luật Quả thực, nếu sốlượng văn bản quá nhiều mà lại lựa chọn cách liệt kê sẽ dẫn đến sự mất cân đối
về hình thức giữa phần này với các phần còn lại của thư Vì vậy, tuỳ thuộc vàotừng hoàn cảnh, luật sư lựa chọn cách thức diễn đạt cho phù hợp
3.2.2.4 Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn
Thực ra, ngay trong phần mở đầu khi khẳng định phạm vi tư vấn đã cho thấyvấn đề mà luật sư được yêu cầu tư vấn Tuy nhiên, trong mục này, cần diễn đạtyêu cầu của khách hàng dưới dạng câu hỏi pháp lý cụ thể Nên nêu các câu hỏipháp lý cụ thể vì phần phân tích sự việc tiếp theo chính là câu trả lời của luật sưđối với các câu hỏi pháp lý ở trên
3.2.2.5 Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên
Đây là nội dung chính và quan trọng nhất của thư tư vấn Để có thể đi đến câutrả lời hoặc đề xuất giải pháp, luật sư phải suy nghĩ, lập luận, áp dụng các quytắc pháp lý vào trường hợp cụ thể của khách hàng Cuối cùng, phải viết ranhững lập luận đó theo một trình tự lôgic
Khi trả lời hoặc đưa ra giải pháp cho khách hàng, luật sư cần giải thích lý do tạisao mình lại đề xuất như vậy Không nhất thiết là luật sư phải đưa ra một giờhọc về kiến thức pháp luật mà chỉ cần đưa ra những thông tin đủ để cho vấn đềđược sáng tỏ Có thể sử dụng các phương pháp biện luận diễn giải hoặc quynạp, trong đó thường áp dụng phương pháp tam đoạn luận Phương pháp tamđoạn luận là phép suy luận lôgic bao gồm ba vế (tiền đề lớn, tiền đề nhỏ và kếtluận) trong đó mệnh đề kết luận được rút ra từ hai mệnh đề tiền đề,ví dụ:
Mọi người đều sẽ chết
Tôi là con người
Vậy tôi sẽ chết
Ví dụ, một khách hàng đến văn phòng anh (chị) trình bày sự việc sau: công tycủa họ ký hợp đồng thuê tàu trong vòng 3 năm để chở khách du lịch nhưnghoạt động hơn một năm vẫn chưa có hiệu quả Họ tính chuyện chấm dứt hợpđồng trước thời hạn nhưng còn e ngại vì hợp đồng có điều khoản phạt vi phạmvới mức phạt rất cao Khách hàng đề nghị luật sư cho biết ý kiến pháp lý củamình và tìm ra giải pháp khả thi nhằm chấm dứt hợp đồng trước thời hạn saocho họ không phải nộp tiền phạt vi phạm Như vậy, câu hỏi pháp lý đặt ra làliệu khách hàng có quyền chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hay không? Nếukhông thì hậu quả pháp lý gì sẽ xảy ra khi khách hàng đơn phương chấm dứthợp đồng Xem xét các quy định của pháp luật về hợp đồng thì thấy kháchhàng có thể chấm dứt hợp đồng khi xảy ra một trong các sự kiện sau: (i) hợp
Trang 11đồng bị vô hiệu; (ii) người cho thuê vi phạm căn bản nghĩa vụ hợp đồng; (iii)xảy ra sự kiện bất khả kháng kéo dài Đối chiếu với tình huống của khách hàngthì thấy vì không xảy ra các sự kiện kể trên nên không có căn cứ để có thểchấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp Vậy phải xem xét đến hậu quả pháp lýcủa việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn Hợp đồng chịu sự điềuchỉnh của Luật Thương mại 2005, theo Điều 301 Luật này thì mức phạt viphạm không được quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm Vì vậy, điều khoảnphạt trong hợp đồng chắc chắn sẽ được thẩm phán điều chỉnh lại theo quy địnhcủa luật pháp và như vậy, khách hàng chịu một mức phạt thấp hơn nhiều so vớiquy định của hợp đồng Tuy nhiên, Điều 307 khoản 2 Luật Thương mại
2005 quy định: "Trường hợp các bên có thỏa thuận phạt vi phạm thì bên bị
vi phạm có quyền áp dụng cả chế tài phạt vi phạm và buộc bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp Luật này có quy định khác” Vì vậy, rất có thể thẩm phán
sẽ xem xét việc bồi thường thiệt hại nếu bên cho thuê chứng minh được thiệthại thực tế xảy ra Như vậy, sau khi được luật sư phân tích các khía cạnh pháp
lý của hồ sơ, khách hàng đã hiểu rõ vị thế của của mình, nhờ vậy, các giải pháp(mà trước hết là tiến hành thương lượng với bên thuê) do luật sư đề xuất sẽ dễdàng được khách hàng chấp nhận
Sau khi phân tích các khía cạnh pháp lý của vụ việc, luật sư cần đưa ra kết luậnkhuyến nghị hay giải pháp Một số luật sư thích đưa phần kết luận trước phầnlập luận, phân tích khi kết luận rõ ràng và có lợi cho khách hàng Cách thứcnày có ưu điểm là thông tin ngay cho khách hàng kết luận mà họ muốn Hơnnữa, có một số khách hàng chỉ quan tâm đến phần phân tích, lập luận khi phầnkết luận chưa chắc chắn hoặc kết luận bất lợi cho họ Khi phần kết luận tỏ rachưa chắc chắn hoặc bất lợi cho khách hàng thì nên phân tích, lập luận trướcrồi mới đưa ra kết luận
Đối với những trường hợp kết luận chưa chắc chắn ví dụ như liên quan đến một
vụ kiện mà sự thắng thua phụ thuộc phần nhiều vào chứng cứ sẽ phải tìm trongtương lai, luật sư cần cố gắng trình bày sự việc thật sáng tỏ và giải thích chokhách hàng những yếu tố khiến cho câu trả lời không dứt khoát Tránh trả lời
theo kiểu “về điểm này, tôi không biết” vì cách nói này có thể làm cho khách
hàng hiểu lầm rằng luật sư thiếu hiểu biết hoặc đọc chưa kỹ hồ sơ của họ Kinhnghiệm soạn thảo ý kiến pháp lý trong trường hợp câu trả lời không chắc chắn
là luật sư nên phân tích các khả năng khác nhau có thể xảy ra, hậu quả pháp lýcủa từng khả năng đó, các giải pháp có thể sử dụng để thay đổi tình thế, những
cơ may thành công và rủi ro có thể gặp phải đối với từng giải pháp… Trongmọi trường hợp, một khi kết luận không chắc chắn thì luật sư không thể diễnđạt theo lối dứt khoát bởi vì sau này có thể khách hàng sẽ quy trách nhiệm củaluật sư đã khiến cho họ nhầm lẫn về hoàn cảnh
Cuối cùng, đừng quên đưa ra những khuyến nghị của luật sư Cũng đã từng cónhững luật sư trẻ, sau khi phân tích các khía cạnh pháp lý và kết luận đã quênnhắc nhở khách hàng những việc cần phải làm Chẳng hạn, sau khi đưa ra bìnhluận cho một điều khoản trong dự thảo hợp đồng, luật sư quên không hướngdẫn khách hàng cách thức để đàm phán lại điều khoản đó hay quên khôngchỉnh sửa lại nội dung điều khoản đó
Trang 12Mặt khác, cũng không hiếm những trường hợp khách hàng cần tiến hành ngaymột số thủ tục trong một thời hạn nhất định, chẳng hạn, cần phải làm đơn khởikiện hay đơn phản tố trong thời hạn nhất định nếu không thì hết thời hiệu khởikiện Trong những trường hợp này, luật sư cần nhấn mạnh để khách hàng
không quên Không nên diễn đạt một cách chung chung như : “ ông (bà) cần phải làm đơn gửi cơ quan X trong vòng 1 tháng…” mà hãy nêu đính xác ngày chậm nhất có thể, chẳng hạn: “muộn nhất là ngày 15 tháng 1 năm 2007, ông (bà) phải gửi đơn cho cơ quan X…” Trong một số trường hợp cần thời gian để
soạn thảo một số văn bản hay thực hiện một thủ tục, luật sư cần tính toán thờigian tối thiểu để hoàn thành việc này và nhắc nhở khách hàng Tránh tình trạngkhách hàng liên lạc với luật sư vào ngày chót khiến cho công việc không thểhoàn thành hoặc không được ưng ý
3.2.2.6 Phần kết thúc
Như đối với tất cả các thư tín thông thường, cuối cùng là lời chào cuối thư vàkhẳng định thiện chí cung cấp các thông tin bổ sung vì rất có thể khách hàngcần phải hỏi thêm một số vấn đề trong nội dung của thư tư vấn Thường thấy
trong các thư tư vấn những câu như: Chúng tôi rất mong nhận được hồi âm của Ông về vấn đề này và luôn sẵn sàng trao đổi với Ông những thông tin cần thiết.
Cuối cùng, để minh hoạ, chúng ta có thể tham khảo thư tư vấn sau đây mà mộtvăn phòng luật sư đã trả lời cho một khách hàng - một trung tâm giáo dục, hỏi
về việc liệu họ có được phép phát hành các hoá đơn tài chính đối với nhữnghoạt động có thu phí của mình hay không
[Giấy tiêu đề; tên, logo văn phòng, địa chỉ liên lạc]
Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2001
Ông Daniel LE DUC
Cố vấn pháp lý Trung tâm hợp tác đào tạo ABC
Gửi qua fax : 0240-888-888
Về việc: Quy chế của Trung tâm hợp tác đào tạo
Thưa Ông,
[Khẳng định phạm vi tư vấn]
Qua các trao đổi tại cuộc họp ngày 2 tháng 11 vừa qua, chúng tôi hiểu rằngÔng muốn được văn phòng chúng tôi tư vấn, xem liệu Trung tâm hợp tácđào tạo ABC (sau đây gọi tắt là “Trung tâm”) có được phép phát hành cáchoá đơn chính thức theo mẫu chung của Tổng cục thuế đối với những hoạtđộng có thu phí của Trung tâm hay không
[Mô tả sự việc]
Chúng tôi hiểu rằng, Trung tâm đã được thành lập từ năm 1992 bằng mộtThoả thuận hợp tác ký giữa Chính Phủ Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa ViệtNam và Chính phủ X (sau đây gọi là “Hiệp định hợp tác”) Theo Thoả