Tìm hiểu về ERP, giải pháp phần mềm quản lý đa năng dùng trong các doanh nghiệp

Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác. Mới đây mình có nghiên cứu về ERP, và mặc dù nó là phần mềm cho doanh nghiệp nhưng sẵn tiện mình xin chia sẻ cho anh em biết thêm vài thông tin về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nó trong đời sống như thế nào.

Tìm hiểu về ERP, giải pháp phần mềm quản lý đa năng dùng trong các doanh

nghiệp

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

MỞ ĐẦU 3

1 GIỚI THIỆU ERP 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Thành phần của ERP 6

1.3 Chức năng của ERP 9

2 TẠI SAO DN CÓ XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PM KT KHÁC10 2.1 Sự khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống 11

2.2 Ưu – Nhược điểm của ERP 15

2.2.1 Ưu điểm 15

2.2.2 Nhược điểm 15

2.3 Lợi ích khi sử dụng ERP 16

2.3.1 Đối với bản thân doanh nghiệp 16

2.3.2 Đối với nhà quản lý 16

2.3.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên 17

2.4 Khó khăn khi áp dụng ERP 17

2.4.1 Nguồn nhân lực 20

2.4.2 Công nghệ 20

2.4.3 Chi phí 20

3 THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG ERP Ở VIỆT NAM 21

3.1 Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay 22

3.2 Băn khoăn của các doanh nghiệp 22

3.3 Các doanh nghiệp sử dụng ERP 24

3.3.1 Các doanh nghiệp ứng dụng thành công 24

3.3.2 Các doanh nghiệp ứng dụng thất bại 28

KẾT LUẬN 30

PHỤ LỤC 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

MỞ ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăngbuộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tớikhách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này,doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất cácnguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm

ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty Phần mềmnày không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạtđộng thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, côngty) trong cái tên của nó Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòngban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễtheo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khácnhau Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ,

nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗicung ứng và rất rất nhiều những thứ khác Mới đây mình có nghiên cứu về ERP,

và mặc dù nó là phần mềm cho doanh nghiệp nhưng sẵn tiện mình xin chia sẻ choanh em biết thêm vài thông tin về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nótrong đời sống như thế nào

NỘI DUNG

1. GIỚI THIỆU ERP

1.1 Khái niệm

Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP

 E: Interprise (Doanh nghiệp)

 R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phầncứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụngERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên

 P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trongquản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạchnhư thế nào?

ERP là gì? Từ này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng

nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phầnmềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa Đến khoảng giữa nhữngnăm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứkhông chỉ dùng cho bên sản xuất Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủcũng bắt đầu ứng dụng ERP Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện

và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web đểtruy cập và sử dụng ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả kháchhàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin.Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty vớinhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗiphòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau Khi dùng từng appriêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất làkhi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sựphối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thờigian Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một

cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào

và chia sẻ dữ liệu cho nhau

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau

1.2 Thành phần của ERP

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ Những phân hệ chức năngchính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tàichính kế toán, sản xuất và phân phối Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệthống lõi

Ví dụ, một doanh nghiệp cần một phân hệ bán hàng mạnh để giúp họ duy trì

cơ hội bán hàng, dữ liệu nhân viên bán hàng, dữ liệu thống kê bán hàng, Đápứng yêu cầu này thường SFA (Sales Force Automation) - là một phân hệ mà tất cảthông tin bán hàng và tiếp thị được lưu giữ, cập nhật một cách nhanh chóng vàphân tích

 Financials – Kế toán tài chính

Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính củaminh và cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thácthông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động

của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chínhxác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vậnhành doanh nghiệp Các phân hệ chính của Oracle Financials là General Legder,Account Receipables, Account Payables, Assets…

 Procurement – Quản lí mua hàng

Oracle Procurement gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việcmua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắm chophép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công tác mua sắm,quản lý và lựa chọn nhà cung cấp Các phân hệ của quản lí mau sắm gồm: PurchasingIntelligence, iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal

 Logistics- Cung ứng

Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đếnvận chuyển và trả lại hàng cho các phân hệ Inventory Management, Mobile SupplyChain, Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse Management,…

 Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng

Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềmdỏe, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơnhàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phầnlàm giảm các chi phí bán hàng gồm Oracle Management, configurator, AdvancedPricing, iStore, Supply Chain Intelligence…

 Manufacturing – Quản lí sản xuất

Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyênliệu đến thành phẩm cuối cùng Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn(Discrete Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (ProcessManufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản

xuất tốt hơn Các phân hệ chính của Quản lí sản xuất là MDS, MPS, MRP,BOM/Formula, WIP,…

 Human Resources – Quản Trị nhân sự

Các phân hệ Quản trị nhân sự của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệuquả nguồn nhân lực của mình Oracle cung cấp các công cụ để gắn người lao độngvới các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyểndụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human Resources, Payroll, TrianningAdministration, Self-service HR, HR Intelligence, Time & Labor, Advance Benefits,iLearning, iRecruitment

 Project – Quản lý dự án

Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phùhợp cho những người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịpnhàng, tối ưu hóa việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời Các phân hệ gồmProjects Billing, Projects Costing, Project Intelligence, Project Resource Mgmt,Project Contracts, Project Collaboration…

 Planning & Schedule – Lập kế hoạch

Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạchcung ứng cũng như kế hoạch sản xuất Các phân hệ chính gồm Supply ChainPlanning, Adv Supply Chain Planning, Demand Planning, Global OrderPromising, Mfg.Scheduling, Inventory Optimization, Collaborative Planning,Supply Chain Intelligence

 Intelligence – Báo Cáo Phân Tích

Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phântích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các

cán bộ quản lý vá tác nghiệp Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵntrong giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai.

 Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng

Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance,Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch vàthực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác duy

tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảotính an toàn và độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị

Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERPvới việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệkhách hàng) và SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng)

1.3 Chức năng của ERP

Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinhdoanh thông thường Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương,mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự,thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sảnxuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng

 ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hànhsản xuất kinh doanh của DN Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạchcung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến

độ, năng suất, khả năng cung ứng Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuấtnhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn

 ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trongsản xuất kinh doanh Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểumua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuấttối ưu Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ

 ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòngban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ

để thành viên trong công ty tuân theo

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanhnghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn,thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp

2. TẠI SAO DN CÓ XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PM KT KHÁC

Chúng ta hãy lấy ví dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop Bình thường, khi người

đó bắt đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, chi phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua cho bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, nhất là với các công ty hoạt động trên nhiều khu vực địa lý.Song song đó, không ai trong công ty thật sự biết được tình trạng của đơn hàng

đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền truy cập vào tất cả mọi phần mềm Một người làm bên mảng tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào truy cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng

đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ở tít Bình Dương trong khi cô nhân viên đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ yêu cầu truy vấn của mình, rất tốn thời gian.

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không

bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những năm

90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắt tiền.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ

có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù

hợp nhất Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.

2.1 Sự khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống

o Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghinhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụđược chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chiathành nhiều cặp bút toán khác nhau

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thốngERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạchtoán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau

o Thiết lập tài khoản trung gian

Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều sovới cách hạch toán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thốngtài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian

o Hạch toán tự động

Điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra mộtcách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thếnhững sai sót về định khoản hầu như không xảy ra

o Bút toán đảo

Hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đãhạch toán vào hệ thống Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiệnbút toán đảo

o Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu chúng ta cắtđứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệthống sẽ không còn ý nghĩa Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khókhăn.

Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ đượckiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thựchiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo

o Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, chúng ta có thểxây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin theo yêu cầu của đơn vịquản lý

o Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các

DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng Việc duy nhất mà họ phải làm làtruy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp

o Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.

Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.

Nói tóm lại, có một số mặt mà ERP có thể giúp các công ty như sau:

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên

trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự

động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy

từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số Mình có biết một hội nghị về ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất sắp

diễn ra vào ngày 26/3 tới đây, nếu quan tâm

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong

chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm

hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang

chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu,

nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra

về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa

lý khác nhau Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì

không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau Mình biết có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,

Giao diện khu vực tương tác xã hội trên hệ thống ERP của Infor Trên đây chỉ là một số ứng dụng tiêu biểu thôi, chứ thật ra ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng

rãi mà ta không thể nào kể hết ra đây được.

2.2 Ưu – Nhược điểm của ERP

2.2.2 Nhược điểm

- Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD

- Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dámchấp nhận và biết cách thay đổi

2.3 Lợi ích khi sử dụng ERP

2.3.1 Đối với bản thân doanh nghiệp

 Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trongquản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quytrình đó vào sản xuất – kinh doanh

 Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêutrên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tốquan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay

 Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạntoàn cầu hóa kinh tế hiện nay

 Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp cácthông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nướctrong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp

 Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Việc sửdụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năngthích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng,tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng

2.3.2 Đối với nhà quản lý

 Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng cáccông cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lýthực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng

 Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành

 Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuấtkinh doanh

 Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more Giải quyết vấn đềtăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện

ít nhất

2.3.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên

 Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giảipháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv

 Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa

 Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động

 Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trongcông việc

 Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình côngviệc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc

đó thì không phải là vấn đề của bộ phận, nó là rắc rối của người khác Còn với ERP, chuyện này không còn như vậy nữa Một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ gõ thông tin rồi nhấn Enter nữa Người này sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệu người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người đó ra sao, người đó đã từng mua những gì, và có thể họ sẽ phải update những thông tin này luôn Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa Nếu họ không làm như thế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang không có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội kiếm tiền Ngoài ra, con người thường không thích thay đổi, trong khi ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới Đây cũng là một trong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận