Thảo luận môn Quản lý chức năng hoạt động của tổ chức: Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc

KHÁI NIỆM: Hội nhập vào môi trường làm việc là một chương trình nhằm giúp cho người lao động mới có điều kiện tìm hiểu thêm các thông tin về doanh nghiệp có liên quan đến chính sách, quy

Quản lý các chức năng hoạt động của tổ

chức

Quản lý Chương trình hội nhập vào môi trường

làm việc

Nội dung chính

I Lý thuyết chung

II Minh họa ở một tổ chức cụ thể

I Lý thuyết chung

1 KHÁI NIỆM:

Hội nhập vào môi trường làm việc là một chương trình nhằm giúp cho người lao động mới có điều kiện tìm hiểu thêm các thông tin về doanh nghiệp có liên quan đến chính sách, quy định, phúc lợi…đồng thời cũng giúp cho người lao động mới

có điều kiện làm quen với môi trường làm việc mới, tránh những sai sót ban đầu có thể xảy ra. NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI

HỘI NHẬP

TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP

NGƯỜI LAO ĐỘNG CÓ KINH NGHIỆM HỘI NHẬP

NGƯỜI LAO ĐỘNG CŨ

(QUAY LẠI, CHUYỂN TỪ CÁC VÙNG KHÁC ĐẾN)

HỘI NHẬP

2 MỤC ĐÍCH:

Người lao động mới hiểu rõ về tổ chức doanh nghiệp

Cung cấp những thông tin liên quan đến công việc

Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới

Giảm bớt sự sai sót có thể xảy ra, nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc

Thích nghi với phương pháp làm việc, thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, văn hóa tổ chức mới

3 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình 1: hội nhập tổng quát

Do bộ phận nhân sự của công ty đảm trách

Mục đích:

• Cung cấp thông tin tổng quát về tổ chức

• Thông tin về quy định, chính sách

• Thông tin về lương thưởng, phúc lợi, trợ cấp

• Thông tin về an toàn lao động, kỷ luật lao động

Chương trình 2: hội nhập chuyên môn

Là giai đoạn mà cấp quản lý trực tiếp của nhân viên mới đảm nhận

Mục đích :

• Trang bị cho nhân viên mới thông tin về chức năng của bộ phận phòng

ban, nhiệm vụ trách nhiệm với công việc, thủ tục, chính sách luật lệ và quy định

• Hướng dẫn tham quan giới thiệu đồng nghiệp, tạo cho nhân viên mới an tâm thoải mái không lạc lõng, tránh những sự kỳ thị

• Giúp cho nhân viên mới làm việc hăng say, có năng suất hơn, thỏa mãn

với công việc, số người bỏ việc thấp hơn

Hoạt động cụ thể:

• Giới thiệu chức năng bộ phận phòng ban

• Mô tả nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc

• Tham quan đơn vị phòng ban

Chương trình 3: đánh giá và theo dõi

Mục đích : nhằm động viên, giúp đỡ và để điều chỉnh và cải tiến kịp thời, dùng thông tin phản hồi từ nhân viên để đánh giá.

Các phương pháp nhận phản hồi từ nhân viên :

• Yêu cầu nhân viên điền vào bảng câu hỏi, không ký tên.

• Phỏng vấn theo mẫu ngẫu nhiên.

• Các buổi thảo luận nhóm với nhân viên đã thích ứng.

 Đánh giá và điều chỉnh lại chương trình hội nhập cho phù hợp với người nhân viên mới đó.

II Minh họa ở một tổ chức cụ thể

CÔNG TY TNHH MINH HOÀNG

1.Giới thiệu chung.

• Công ty TNHH minh hoàng là một công ty TNHH được thành lập cách từ năm 2001 Sau một thời gian thành lập công ty đã có đội ngũ công nhân viên quản lý có nhiều năm kinh nghiệm

• Số lượng nhân viên: tính đến 2012 là khoảng 100 nhân viên

• Hoạt động chủ yếu của công ty là lĩnh vực xây lắp

• Địa bàn hoạt động trong phạm vi cả nước

• Trụ sở chính của công ty: 36 lê hồng phong – f4 – tp vũng tàu – tỉnh

bà rịa vũng tàu

NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

• Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện, công trình kỹ thuật hạ tầng ở các đô thị, khu công nghiệp

• Đầu tư phát triển và kinh doanh nhà ở, cơ sở kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp

• Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng

• Đầu tư xây dựng các dự án đường bộ, cầu, cống

3.CƠ CẤU BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

Công trình xây dựng C

Công trình xây dựng D

2 Quy trình tiếp nhập, hội nhập nhân viên mới.

1 Ban Điều hành Giới thiệu định hướng Công ty

Mô hình hoạt động Văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi.

2 Trưởng phòng tổ chức hành

chính dẫn nội quy, các quy định chi tiết về giao tiếp, bảo mật Giới thiệu nhân sự,cầu nối tâm lý giữa NS mới và các bộ phận, phòng ban chức năng Hướng

Thiết bị, công cụ làm việc, hướng dẫn sử dụng Các chính sách, chế độ của Công ty

Các vấn đề đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt.

Sổ tay nhân sự

3 Cấp quản lý chuyên môn Giới thiệu nhân sự phòng ban

Bản mô tả công việc Hướng dẫn công việc Chỉ tiêu

Các quy định liên quan nghiệp vụ Chính sách hỗ trợ, phối hợp, tương tác các thành viên phòng ban

4 Các đồng nghiệp cùng phòng

ban Theo phân công cụ thể của cấp quản lý chuyên môn

2.2 Tiến trình hội nhập của công ty

2.2.1.Lập kế hoạch cho nhân viên mới.

• Giai đoạn hòa nhập: 6 tháng đầu năm 2012

• Số lượng nhân viên hòa nhập: 2 nhân viên

• Vị trí công việc: nhân viên kế toán vật tư

2.2.2 Hòa nhập vào công ty ( hội nhập tổng quát )

• Đảm bảo nhân viên mới được chào đón và hòa đồng vào công ty ngay từ khởi đầu

• Tạo những ấn tượng tốt nhằm làm cho nhân viên mới hứng khởi và vinh dự khi được trở thành một phần của một đội ngũ đoàn kết và làm việc hiệu quả

• Đảm bảo nhân viên mới sẽ bắt đầu công việc tại công ty một cách tích cực

CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH

• Trao đổi về mô hình nhân sự công ty, giá trị cốt lõi, văn hóa công ty

• Trao đổi về quy tắc trang phục nơi làm việc, giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, người cần xin phép khi nghỉ đột xuất

• Hướng dẫn về giao tế, tiếp khách, ứng xử công sở

• Trao đổi về các quy định bảo mật

• Trao đổi về lịch trả lương, lịch nghỉ, chính sách làm thêm giờ, phụ cấp

• Bàn giao sổ tay nhân sự

2.2.3 Chương trình hòa nhập chuyên môn

Trưởng phòng tài chính kế toán và kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập bản danh sách theo dõi những công việc và công đoạn cần làm trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới

CÁC HOẠT ĐỘNG BAO GỒM:

• Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống các nguồn vốn cấp

và vốn vay Giải quyết các loại vốn, thực hiện cho huy động vật tư, vật

liệu và hàng hóa trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, thống kê phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện kế hoạch của công ty.

• Thực hiện quyết toán tháng, quý, năm đúng niên độ kế toán

Trao đổi về mục đích làm việc của phòng kế toán với toàn công ty:

Giúp giám đốc công ty nắm rõ tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc công ty chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các chế độ quản lý tài chính Giám sát giá cả đầu vào, đầu ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Giới thiệu về thành viên trong bộ phận bao gồm: 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ, 3 kế toán tổng hợp TSCĐ, 3 kế toán vật tư(chưa kể 2 nhân viên kế toán vật tư mới), 4 kế toán công nợ TGNH, 4 kế toán giá

thành

Tour vòng quanh khu làm việc, phòng họp, các khu vực hạn chế

hoặc phân quyền ra vào, cầu thang, máy photo và máy fax, tài liệu và lưu trữ, WC, kho, bãi xe, bảo quản cá nhân,…

Mô tả nhiệm vụ công việc của kế toán vật tư:

• Theo dõi nhập, xuất, tồn các loại nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ, hàng hóa, thành phẩm ( từng công trình thông qua hóa đơn xuất, nhập kho cả về số lượng lẫn chất lượng và giá trị) cuối tháng gửi hóa đơn, chứng từ cho kế toán giá thành tính toán tập hợp và chi phí sản phẩm

• Gửi các sổ chi tiết, theo dõi các tài khoản từ tài khoản 151 đến tài

khoản 159 lập báo cáo thống kê về phần công việc của mình khi có yêu cầu

• Theo dõi nghiệp vụ thuế đầu ra, đầu vào.

• Kiểm kê kho định kỳ 6 tháng 1 lần

• Cuối tháng đối chiếu với kế toán công nợ: đối chiếu theo số, theo

ngày, theo số tiền Đồng thời đối chiếu với kế toán giá thành theo sổ chi tiết vật tư và sổ giá thành

Bàn giao thiết bị và chìa khóa

Hướng dẫn về cách sử dụng cơ bản của những thiết bị hiện có (điện thoại, máy tính, mail, hệ thống văn bản, máy in, thông tin )

2.2.4.Theo dõi và đánh giá hoạt động

• Trong suốt giai đoạn quan trọng này, lên lịch thường xuyên cho

những buổi đánh giá hiệu quả công việc chính thức và không chính thức

• Tham khảo ý kiến đánh giá của những bộ phận khác (ý thức, khả

năng)

• Kế toán trưởng trực tiếp hướng dẫn đánh giá nhân viên sẽ làm điền thông tin theo mẫu sau, đồng thời yêu cầu nhân viên điền vào mục ý kiến cá nhân mà không cần ký tên

BẢN MẪU THEO DÕI ĐÁNH GIÁ CỦA CÔNG TY

Họ và tên: Phòng/Ban/Bộ phận:

Vị trí công tác: Người được giao hướng

dẫn:

Thời điểm bắt đầu vào làm việc:

Nhiệm vụ được giao trong thời gian thử

việc:

STT Tiêu chí đánh giá Yêu cầu

Người hướng dẫn đánh giá

Đạt Không đạt

1 Công việc chuyên môn Hoàn thành công việc được giao, cơ bản đạt chất lượng và

đúng hạn

2 Khả năng nắm bắt công việc Tiếp thu và trình bày ý tưởng thực hiện công việc

3 Khả năng học hỏi trong công việc Tiếp nhận kiến thức, kỹ năng làm việc từ đồng nghiệp

4 Ý thức tổ chức kỷ luật Ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, thực hiện các nội quy, quy

chế của Công ty

Ý KIẾN CỦA CÁ NHÂN: Có Không

 Công việc được giao có phù hợp với khả năng

Cám ơn cô và các bạn đã lắng nghe !

^^!