Xây dựng hệ thống quản lý thống nhất về quy trình nghiệp vụ về chức năng quản lý và về cơ sở dữ liệu

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý doang nghiệp

LỜI NÓI ĐÂU

Để tồn tại và phát triển, con người phải tiến hành sản xuất Hoạt độngsản xuất là hoạt động tự giác và có ý thức của con người nhằm biến các vậtthể tự nhiên thành các vật phẩm có ích phục vụ mình Nếu xét trong quátrình liên tục và đổi mới không ngừng, quá trình sản xuất là một quá trìnhvận động liên tục, thường xuyên qua các giai đoạn khác nhau Đó cũng làquá trình tái sản xuất Con người khi tiến hành việc gì cũng muốn đạt hiệuquả cao Để đạt được hiệu quả cao, quá trình sản xuất cần phải được địnhhướng và tổ chức thực hiện theo những hướng đã định Từ đó xuất hiện nhucầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinhdoanh Kế toán là một trong những hoạt động đó

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọngtrong tổ chức công tác quản lý doang nghiệp Với chức năng cung cấpthông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệpnên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản

lý ở một doanh nghiệp Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứngcác yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng bên ngoài doanh nghiệpnhưng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối với hoạt động của doanhnghiệp, trong đó có cả các cơ quan chức năng của nhà nước như cơ quan tàichính, thuế, ngân hàng

Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, khi mà vấn đề cạnh tranh

để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp diễn ra có tính chất thườngxuyên, phức tạp và mang tính chất khốc liệt thì chất lượng thông tin của kếtoán được khẳng định như là một trong những tiêu chuẩn quan trọng đểđảm bảo sự an toàn, hiệu quả và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyếtđịnh kinh doanh

Vì những lý do trên, chúng em quyết định chọn đề tài này Mục đíchcủa hệ thống là xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất về quy trình

nghiệp vụ, về chức năng quản lý và về cơ sở dữ liệu Hệ thống này sẽ giúpcho quá trình phát triển kinh doanh của doanh nghiệp đi đúng hướng và gặpnhiều thuận lợi Điều này sẽ góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của toàndoanh nghiệp

Hệ thống này được thực hiện trong thời gian làm đồ án với các côngviệc sau :

 Khảo sát và đánh giá hệ thống hiện tại

 Xây dựng một mô hình quản lý tổng quát và thống nhất

 Phân tích thiết kế hệ thống mới

 Xây dựng chương trình

Hy vọng chương trình sẽ góp phần vào thành công của doanh nghiệp

Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2005

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình nghiên cứu, khảo sát, phân tích thiết kế và pháttriển đề tài, chúng em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của các thầy cô vàcác anh chị tại công ty

Trước hết chúng em xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới cô PhạmHuyền Linh - thạc sỹ, giảng viên khoa Toán – Tin ứng dụng Cô là ngườitrực tiếp hướng dẫn chúng em Với kinh nghiệm quý báu và sự giúp đỡ tậntình, cô đã giúp chúng em trong việc chọn đề tài, định hướng hệ thống,phân tích thiết kế hệ thống…

Tiếp theo chúng em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trongkhoa Toán – Tin ứng dụng đã đóng góp những lời khuyên rất quý báu vàtạo các điều kiện thuận lợi trong quá trình chúng em thực hiện đồ án này.Cuối cùng, chúng em xin chân thành cảm ơn đến gia đình, bạn bè vànhững người thân đã giúp đỡ, động viên chúng em để chúng em có thểhoàn thành được đồ án này

Mục lục

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG KẾ TOÁN

1.1.Một số vấn đề cơ bản về kế toán và hệ thống kế toán doanh nghiệp ViệtNam

3C……… 23

2.3.Tổng quan hệ tổng hiện tại của công ty

4.1.Phân tích chương trình Hệ thống kế toán doanh

5.1.1 Thiết kế các bảng dữ liệu của chương

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG KẾ TOÁN

1.1 Một số vấn đề cơ bản về kế toán và hệ thống kế toán doanh nghiệp

Việt Nam.

1.1.1 Bản chất của kế toán.

Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán Tuy nhiên các định nghĩanày đều xoay quanh 2 khía cạnh : Khía cạnh khoa học và khía cạnh nghềnghiệp

Xét trên khía cạnh khoa học thì kế toán đựơc xác định đó là khoa học

về thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính gắn liền với một tổchức nhất định ( gọi chung là chủ thể ) thông qua một hệ thống các phươngpháp riêng biệt

Xét trên khía cạnh nghề nghiệp thì kế toán được xác định là công việctính toán và ghi chéo bằng con số mọi hiện tượng kinh tế - tài chính phátsinh tại một tổ chức nhất định nhằm phản ánh và giám đốc tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp thông qua 3 thước đo : tiền, hiện vật và thời gianlao động trong đó tiền tệ là thước đo chủ yếu

Kế toán có 2 chức năng là chức năng phản ánh ( thông tin ) và chứcnăng giám đốc ( kiểm tra ) Hai chức năng này có mối liên hệ hữu cơ :chức năng phản ánh là cơ sở để thực hiện chức năng giám đốc và ngược lạithông qua chức năng giám đốc sẽ hoàn thiện chức năng phản ánh theo mụctiêu quản lý nhất định

1.1.2 Vai trò của kế toán.

Kế toán là công cụ quản lý có vai trò hết sức quan trọng không chỉ đốivới bản thân doanh nghiệp mà còn đối với các cơ quan chức năng của Nhà

nước cũng như các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối vớihoạt động của doanh nghiệp.

Đối với Nhà nước : thông tin của kế toán là căn cứ để tổng hợp, đểtính thuế, để kiểm tra và chỉ đạo theo yêu cầu quản lý chung

Đối với doanh nghiệp : thông tin của kế toán là cơ sở để lập kế hoạch,kiểm tra đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra chấphành luật pháp và là cơ sở để ra quyết định

Đối với các đối tượng khác : thông tin của kế toán là căn cứ để quyếtđịnh đầu tư, mua bán thanh toán cũng như xử lý những vấn đề liên quanđến quyền hạn, trách nhiệm giữa doanh nghiệp và các bên có liên quan.Trong hệ thống kế toán thì kế toán trưởng là người có vai trò rất quantrọng, thực hiện tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của đơn

vị, đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát các họat động kinh tếtài chính của đơn vị Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước thủtrưởng đợn vị và trước kế toán trưởng cấp trên về các công tác thuộc pham

vi quyền hạn của kế toán trưởng

1.1.3 Nội dung cấu thành hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam.

Bao gồm các chế độ sau :

* Chế độ chứng từ kế toán : dựa vào các chứng từ - là cơ sở pháp lýcủa mọi số liệu ghi chép trong các sổ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ Chứng từ phải lập theođúng quy định, ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

* Chế độ sổ kế toán : Sổ kế toán phải được mở theo hệ thống tàikhoản do Bộ tài chính ( hoặc do Bộ chủ quản ) quy định nhằm phân lọaicác nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ánh số hiện có và tình hình biếnđộng của từng đối tượng kế toán Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kếtoán chính thức

* Hệ thống tài khoản kế toán : là mô hình phân loại các đối tượng kếtoán theo yêu cầu xử lý thông tin để xác định và cung cấp những chỉ tiêuliên quan đến tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quảhoạt động của đơn vị Hiện nay hệ thống tài khoản bao gồm 74 tài khoảncấp 1 và nhiều tài khoản cấp 2 được phân bố trong 9 loại :

Loại 1 và 2 : phản ánh tài sản

Loại 3 và 4 : phản ánh nguồn vốn

Loại 5 – 9 : phản ánh các quá trình hoạt động khác nhau trong doanhnghiệp ( qua trình phát sinh chi phí và hình thành các loại doanh thu, thunhập )

Ngoài ra trong bảng hệ thống tài khoản còn có tài khoản loại 0 đểphản ánh một số đối tượng đặc biệt, không nằm trong bảng cân đối kế toánnên gọi là tài khoản ngoài bảng

* Hệ thống báo cáo kế toán :

Báo cáo kế toán là thông tin tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốncũng như tình hình về kết quả hoạt động của doanh nghiệp Báo cáo kếtoán bao gồm 2 phân hệ là : báo cáo tài chính (được lập ra để cung cấp chocác đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, mang tính chất bắtbuộc và phải đúng phương pháp, nội dung theo mẫu cũng như phải nộpđúng thời hạn quy định ) và báo cáo quản trị ( là những báo cáo lập ra chỉdành cho những người trong nội bộ công ty đó )

1.2.Một số nghiệp vụ kế toán hiện nay.

1.2.1 Kế toán vốn bằng tiền và các khoản ứng trước.

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm : Tiền mặttại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển.Với tính lưu hoạt cao nhất - vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầuthanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí

Kế toán vốn bằng tiền cần tuân theo các quy tắc :

Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thông nhất làVNĐ

Các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động SXKD phảiquy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam thep tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhànước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán.Đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo từng loại nguyên tệ trên TK

007 “ Ngoại tệ các loại ” ( TK ngoài bảng cân đối kế toán ) Nếu có chênhlệch thực tế giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ thì phản ánh khoản chênhlệch này vào TK 413 “ Chênh lệch tỷ giá ”

Vàng bạc đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng chocác doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc đá quý

Kế toán vốn bằng tiền bao gồm Kế toán tiền tại quỹ, kế toán tiềngửi ngân hàng và kế toán tiền đang chuyển Để minh họa cho cácnghiệp vụ này, tôi sẽ đưa ra một số dẫn chứng nghiệp vụ về kế toántiền tại quỹ :

Kế toán tổng hợpsử dụng TK 111 “ Tiền mặt ” để phản ánh sốhiện có và tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ

TK 111 có 3 TK cấp 2

TK 1111 : Tiền Việt nam

TK 1112 : Ngoại tệ

TK 1113 : Vàng bạc, đá quý, kim khí quý

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 “ Tiền mặt ”

- Bên Nợ :

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý nhập quỹ + Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

- Bên Có :

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý xuất quỹ.

+ Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

- Số dư bên Nợ :

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý tồn

quỹ vào cuối kỳ

Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam :

(1) Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ chokhách hàng và nhập quỹ :

và nhập quỹ :

Nợ TK 111 ( 1111 ) - Tiền mặt ( VNĐ )

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

(4) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt :

Nợ TK 111 ( 1111 ) - Tiền mặt ( VNĐ )

Có TK 121 ( 1211 ) - Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ) (5) Chi tiền mặt để ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 144 – Ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 244 - Ký cược, ký quỹ dài hạn

Có TK 111 ( 1111 ) - Tiền mặt ( VNĐ )…

1.2.2 Kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp.

Tài sản cố định là những tài sản có thể có hình thái vật chất cụ thể vàcũng có thể chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị được sử dụng để thực hiện mộthoặc một số chức năng nhất định trong quá trình sản xuất kinh doanh, cógiá trị lớn và sử dụng được trong thời gian dài

Kế toán tài sản cố định trong doang nghiệp có những nhiệm vụ sau :

Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tìnhhình tăng giảm TSCĐ của toàn doanh nghiệp cũng như ở từng bộ phận trêncác mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị, đồng thời kiểm soát chặt chẽviệc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau nhằmnâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ

Tính toán kịp thời, chính xác số khấu hao TSCĐ đồng thời phân bổđúng đắn chi phí khấu hao vào các đối tượng sử dụng TSCĐ

Phản ánh và kiểm tra các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ

Theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quá trình thanh lý, nhượng bánTSCĐ nhằm bảo đảm việc quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, hiệuquả

Lập các báo cáo về TSCĐ, tham gia phân tích tình hình trang bị, sửdụng và bảo quản các loại tài sản cố định

1.2.3 Kế toán các loại vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp.

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinhdoanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sảnphẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất Vậtliệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm : tham gia vào một chu kỳsản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn

bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra

Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ , dụng cụ trong doanh nghiệp :

Phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấpvật liệu trên các mặt : số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời giancung cấp.

Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng chocác đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêuhao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vậtliệu sai mục đích, lãng phí

Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu , pháthiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, chưa cần dùng và có biện pháp giảiphóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

Thực hiện việc kiểm tra vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báocáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiên kế hoạch thumua, dự trữ, sử dụng vật liệu

1.2.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Để tiến hành sản xuất kinh doanh cần 3 yếu tố cơ bản : tư liệu laođộng, đối tượng lao động và lao động, trong đó lao động là yếu tố có tínhchất quyết định Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động,tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa Ngoài tiền lương mà người lao động đượchưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình, người lao động cònđược hưởng các khoản tiền thưởng theo quy định của đơn vị như thưởngcho phát huy sáng kiến, do thi đua, do tăng năng suất lao động và cáckhoản tiền thưởng khác

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương :

Tổ chức ghi chép, phản ánh một cách trung thực, kịp thời tình hìnhhiện có về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian laođộng và kết quả lao động

Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiềnlương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động

Thực hiện viêc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tìnhhình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương, BHXH, BHYT

Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiềnlương, khoản trích bảo hiểm xã hội, BHYT, chi phí công đoàn vào chi phísản xuất kinh doanh Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thựchiện việc ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT

Lập các báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, chi phícông đoàn thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán Tổ chức phân tích tìnhhình sử dụng lao động, quỹ tiền lương và những quỹ khác Đấu tranh chốngnhững hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chínhsách , chế độ về lao động, tiền lương…

1.2.5 Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.

Chi phi sản xuất bao gồm rất nhiều khoản khác nhau như chi phí vềnguyên vật liệu, chi phí về nhân công, về khấu hao tài sản cố định…Nóimột cách tổng quát, chi phí sản xuất là toàn bộ các khoản hao phí vật chất

mà doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm Chiphí sản xuất có các đặc điểm : vận động, thay đổi không ngừng, mang tính

đa dạng và phức tạp gắn liền với tính đa dạng và phức tạp của nghành nghềsản xuất, quy trình sản xuất

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanhnghiệp cũng có những nhiệm vụ chung như những phân hệ kế toán khác

Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm như sau :

Phân loại chi phí sản xuất

Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính sản phẩm

Xác định phương pháp hạch toán chi phí sản xuất phát sinh vào đối tượng hạch toán chi phí sản xuất hoặc đối tượng tính

Xây dựng các loại sổ kế toán chi phí sản xuất

Xác định kỳ hạn tính giá thành và phương pháp đánh giá sản phẩm

Kế toán thành phẩm cần thực hiên những nhiệm vụ chủ yếu sau đây :

Phản ánh và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm

về các mặt số lượng, chất lượng và chủng loại mặt hàng sản phẩm, qua đócung cấp thông tin kịp thời cho việc chỉ đạo kiểm tra quá trình sản xuất ởtừng khâu, từng bộ phận sản xuất

Phản ánh và giám sát tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm vềmặt số lượng và giá trị, tình hình chấp hành định mức dự trữ và tình hìnhbảo quản thành phẩm trong kho

Kế toán thành phẩm sẽ bao gồm kế toán chi tiết thành phẩm và kếtoán tổng hợp thành phẩm Còn kế toán quá trình tiêu thụ thành phẩm sẽbao gồm các nghiệp vụ như : kế toán doanh thu bán hàng, kế toán - chiếtkhấu thương mại, kế toán giảm giá hàng bán, kế toán hàng bán bị trả lại, kếtoán chiết khấu hàng bán ( chiết khấu thanh toán ), kế toán thuế GTGT,thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp

1.2.7 Kế toán hoạt động tài chính và các khoản thu nhập, chi phí khác.

Đầu tư tài chính là hoạt động khai thác, sử dụng nguồn lực tiền nhànrỗi của doanh nghiệp để đầu tư ra ngoài doanh nghiệp nhằm tăng thunhậpvà nâng cao hiểu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Nhiệm vụ của kế toán họat động tài chính và các khoản thu nhập, chiphí khác :

Theo dõi số hiện có và tình hình tăng giảm giá trị các khoản đầu tưtài chính và kinh doanh về vốn khác một cách thường xuyên, liên tục vàchính xác, chi tiết theo từng lĩnh vực đầu tư và theo từng đối tác mà doanhnghiệp đã đầu tư

Theo dõi, phản ánh, kiểm tra các khoản thu nhập, chi phí hoạt độngtài chính Trên cơ sở đó tính toán đầy đủ, kịp thời và chính xác kết quả hoạtđộng tài chính xác kết quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Kế toán hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác bao gồm cácnghiệp vụ như : Kế toán các khoản đầu tư chứng khoán, kế toán các khoảngóp vốn liên doanh, kế toán các khoản đầu tư tài chính và kinh doanh vềvốn khác, kế toán giảm giá chứng khoán trong đầu tư tài chính, kế toándoanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính

1.2.8 Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp.

Đầu tư xây dựng cơ bản là quá trình bỏ vốn để thực hiện việc tái tạo,xây dựng tài sản cố định hoặc cơ sở vật chất kỹ thuật tạo nên năng lực sảnxuất mới cần thiết cho SXKD hoặc phục vụ cho đời sống cán bộ công nhânviên của doanh nghiệp

Vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp là bao gồm toàn bộ

số vốn phát sinh để đạt được mục đích đầu tư Đó là :

- Vốn sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư

vào khai thác sử dụng

Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản là nguồn vốn dùng đài thọcho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp bao gồm :

- Nguồn tài trợ từ bên ngoài

- Ngân sách nhà nước hoặc cấp trên cấp

- Nguồn vốn tín dụng

- Các tổ chức tham gia liên doanh góp vốn

- Nguồn tài trợ từ nguồn vốn tự có của doanh nghiệp : bổ sung từ kếtquả kinh doanh, từ quỹ đẩu tư phát triển

Đầu tư xây dựng cơ bản dù bằng nguồn nào cũng phải có kế hoạchXDCB được duyệt và làm đầy đủ các bước theo trình tự XDCB do Nhànước quy định

Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm : kế toánnguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán quá trình đầu tư XDCB vàquyết toán vốn đầu tư XDCB

Kế toán hàng hóa bao gồm kế toán quá trình mua hàng (mua hàngtrong nước vả nhập khẩu hàng hóa), kế toán quá trình bán hàng (bán hàngtrong nước và kế toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu), kế toán chi phí thumua hàng hóa và kế toán hàng tồn kho

Kế toán hàng tồn kho :

Sẽ bao gồm 3 địa điểm thực hiện nghiệp vụ là tại kho, tại quầy, cửahàng và tại phòng kế toán

Tại kho, thủ kho tiến hành ghi chép trên các thẻ kho theo từng lô hànghoặc theo từng mặt hàng Thẻ kho do phòng kế toán lập và sau khi ghi đầy

đủ các chỉ tiêu : tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng hóa sẽgiao cho thủ kho ghi chép hàng ngày Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếunhập kho, phiếu xuất kho ghi các cột tương ứng trong thẻ kho Mỗi chứng

từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho Định kỳ, thủ kho sẽ lập báo cáokho ( Bảng kê Xuất - Nhập - Tồn )

Để quản lý được hàng hóa ở quầy hàng và xác định được lượng hàngbán ra trong ca ( ngày ), nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy hàng chotừng mặt hàng để ghi chép hạch toán nghiệp vụ hàng ngày Thẻ quầy hàng

là cơ sở để lập báo cáo hàng bán sau một ca ( ngày )

Tại phòng kế toán, kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 156 để theo dõi

về số hiện có và sự biến động của hàng hóa trong kỳ Kế toán chi tiết theodõi từng loại hàng hóa lưu chuyển qua kho cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉtiêu giá trị Kế toán chi tiết hàng tồn kho được tiến hành trên các sổ, thẻ chitiết và bảng kê Nhập - Xuất –Tồn kho hàng hóa

1.3 Các hình thức kế toán áp dụng ở các doanh nghiệp Việt Nam

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa cácnghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp Số liệu của sổ cái cuốitháng được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và từ đó ghi vàobảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác

Sổ nhật ký đặc biệt được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phátsinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ có trở ngại vềnhiều mặt, cho nên phải mở sổ kế toán đặc biệt để ghi chép riêng cho từngloại nghiệp vụ chủ yếu.

Hình thức kế toán nhật ký chung sẽ theo trình tự như sau : hàng ngàycăn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chungtheo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổcái Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào cácchứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liênquan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặcbiệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái Cuối tháng tổng hợp sốliệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh cáctài khoản tổng hợp Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chitiết thì, sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổhoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập cácbảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối sốphát sinh

Sau khi kiểm tra đói chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối số phátsinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kếtoán khác

1.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.

Bao gồm những sổ sách sau : Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái,

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

1.4 Lập, đọc, phân tích hệ thống báo cáo tài chính.

1.4.1 Một số vấn đề chung về hệ thống báo cáo tài chính.

Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong một kỳ kế toán,

nó cung cấp thông tin một cách toàn diện về tình hình tài sản, nguồn vốncũng như tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kếtoán

Căn cứ vào mục đích cung cấp thông tin cũng như tính pháp lệnh củathông tin được cung cấp thì báo cáo kế toán trong doanh nghiệp được phânthành : Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Chúng ta sẽ tìm hiểu báo cáo kế toán quản trị trong phần cuối chươngnày

Báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tài sản, nguồn vốn, về tìnhhình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp cũng như các đối tượng khác ở bên ngoài, nhưng chủyếu là phục vụ cho các đối tượng ở bên ngoài

Theo quy định hiện nay thì hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệpViệt Nam bao gồm 4 báo cáo :

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Thuyết minh báo cáo tài chính

1.4.2 Bảng cân đối kế toán.

Bảng cân đối kế toán ( BCĐKT ) là báo cáo tài chính có các đặc điểm:

Phản ánh một cách tổng quát toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theomột hệ thống các chỉ tiêu được quy định thống nhất

 Phản ánh tình hình tài sản theo 2 cách phân loại : kết cấu của tài sản

và nguồn hình thành tài sản

 Phản ánh tài sản dưới hình thái giá trị ( dùng thươc đo bằng tiền )

 Phản ánh tình hình tài sản tại một thời điểm được quy định ( cuốitháng, cuối quý, cuối năm )

Kết cấu tổng thể của bảng cân đối kế toán gồm 2 phần là phần phảnánh kết cấu tài sản gọi là bên tài sản và phần phản ánh nguồn vốn hìnhthành tài sản gọi là bên nguồn vốn

Số liệu của BCĐKT dựa vào số liệu của BCĐKT được lập vào cuốinăm trước và số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và chi tiết tươngứng với các chỉ tiêu được quy định trong BCĐKT

1.4.3 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Báo cáo kết quả họat động kinh doanh ( BCKQHĐKD ) là báo cáo tàichính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trongmột kỳ kế toán của doanh nghiệp, chi tiết theo hoạt động kinh doanh chính

và các hoạt động khác; tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước về thuế

”

1.4.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Luu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hìnhthành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ này sẽ được công bố chung với nhữngbảng khác của báo cáo tài chính

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ bao gồm 3 phần là :

 Lưu chuyển tiền từ họat động kinh doanh

 Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

 Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

Có 2 phương pháp lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là phương pháp trụctiếp và phương pháp gián tiếp

1.4.5 Thuyết minh báo cáo tài chính.

Thuyết minh báo cáo tài chính là một bộ phận hợp thành hệ thống báocáo tài chính của doanh nghiệp, được lập để giải thích và bổ sung thông tin

về tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính của doanhnghiệp trong kỳ báo cáo mà các báo cáo tài chính khác không thể trình bày

rõ ràng và chi tiết được

Nguồn dữ liệu để lập báo cáo tài chính :

 Các sổ kế toán kỳ báo cáo

 Bảng cân đồi kế toán kỳ báo cáo ( Mẫu B02 – DN )

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo ( Mẫu B02 – DN )

 Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước (Mẫu B09 – DN)

1.4.6 Báo cáo kế toán quản trị.

Báo cáo kế toán quản trị đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích nhất chonhà quản lý Báo cáo phải được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và phù hợp vớinhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TRẠNG

2.1 Giới thiệu tổng công ty 3C.

Tổng công ty 3C là một doanh nghiệp lớn, hoạt động trong lĩnhvực máy tính, truyền thông và điều khiển (Computer –Communication–Control ) Các hoạt động kinh doanh của tổng công ty diễn ra độc lậpnhưng đều tuân theo các nguyên tắc hoạt động của một doanh nghiệpnói chung Cơ cấu của tổng công ty bao gồm công ty mẹ và các công

ty con, các trung tâm thực hiện các nghiệp vụ khác nhau trong cáccông ty con đó và các bộ phận của các trung tâm như : Ban quản lý( chịu trách nhiệm quản lý chung về các hoạt động của đơn vị, là nơiđưa ra các quyết định mang tính chiến lược…) , Bộ phận kế toán( chịu trách nhiệm quản lý, tính toán, báo cáo về mặt tài chính củađơn vị) , Bộ phận vật tư, văn phòng…

Mô hình tổng công ty được thể hiện như hình sau :

Tổng công ty

3C

Tổng công ty là đơn vị có tư cách pháp nhân thành lập ra cáccông ty con và quyết định mục đích kinh doanh cho các công ty đó.Các công ty con hoạt động độc lập như những đơn vị sản xuất kinhdoanh bình thường khác nhưng cũng chịu sự chi phối của tổng công

ty Trong các công ty con đó lại chia thành các trung tâm thực hiệnnhững nhiệm vụ chuyên biệt và các trung tâm lại chia ra thành các bộphận thực hiện những công việc được chuyên môn hóa Ví dụ : phòngquản lý, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng vật tư, phòng phầnmềm… Các bộ phận này không tách rời nhau mà có tác động tương hỗnhau trong lúc hoạt động : phòng phần mềm sẽ hoàn thành các dự án

để bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng mà phòng giao dịch đãthỏa thuận và ký kết với khách hàng đó… Các trung tâm, các bộ phận

và các công ty con đó luôn hỗ trợ nhau trong quá trình hoạt động, tạonên một môi trường làm việc thống nhất với hiệu quả cao nhất Cácnguồn thông tin luôn luôn được trao đổi với nhau trong quá trình thựchiện công việc

2.2 Một số vấn đề đặt ra tại công ty

Khi mới thành lập, các hệ thống của công ty là nhỏ gọn và tương

đối đơn giản Sau một thời gian hoạt động, công ty phát triển và có xuhướng mở rộng thêm các lĩnh vực kinh doanh khác Khi thực hiện điềunày, một số vấn đề trong hệ thống cũ sẽ không còn thích ứng với hệthống mới Cải tiến các hệ thống cũ để phù hợp với xu hướng pháttriển của công ty là một xu hướng tất yếu

2.3 Tổng quan hệ thống hiện tại của công ty

2.3.1 Cơ sở hạ tầng (phần cứng):

Công ty đã đầu tư xây dựng được một cơ sở hạ tầng khá tốt, đủ để đápứng được những nhu cầu thực tế hoạt động của doanh nghiệp :

nhân có cấu hình cao

sau đó chúng được nối vào mạng Internet với tốc độ cao

2.3.2 Các chương trình ứng dụng ( phần mềm ):

Mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện tại ở công ty :

Cập nhật các chỉ tiêu

Nạp số

dư đầu kỳ

Tạo CSDL nhiều kỳ

Lấy bản sao dữ liệu

Khoá sổ

dữ liệu

Báo cáo tài chính

Hệ thống kế toán doanh nghiệp

dữ liệu

Cập nhậtcác loạidanh mục

Báo cáo

kế toán

+ Cung cấp List User : cung cấp các User và các quyền trên các Userđó.

+ Đăng nhập

+ Cập nhật các loại danh mục : Danh mục tài khoản, chứng từ,khách hàng, vật tư - hàng hoá, yếu tố chi phí

+ Cập nhật các sổ kế toán : sổ công nợ, sổ phát sinh…

+ Cập nhật các chỉ tiêu : chỉ tiêu phải thu - phải trả, chỉ tiêu kiểm

kê hàng hoá…

+ Xử lý dữ liệu : xử lý dữ liệu cho phù hợp

+ Nạp số dư đầu kỳ : sẽ được thực hiện vào đầu mỗi kỳ kế toán.+ Tạo cơ sở dữ liệu nhiều kỳ : cho phép sao lưu dữ liệu trong các

+ Báo cáo kế toán

+ Báo cáo tài chính

2.4 Đánh giá ưu khuyết điểm của hệ thống hiện nay

Hệ thống hiện tại của công ty đã được dùng từ lúc công ty mới thànhlập Hệ thống này đã đáp ứng nhu cầu về kế toán của doanh nghiệp trongquá trình sản xuất kinh doanh Hệ thống này có thể hạch toán theo các hìnhthức kế toán hiện nay

Hệ thống hiện này sử dụng một kế toán viên cho nhiều phân hệ kếtoán Hệ thống này được cài đặt trên một máy và thực hiện tất cả các chứcnăng Trong quá trình phát triển của công ty, hệ thống kế toán cần đượcnâng cấp để phù hợp với sự phức tạp của các nghiệp vụ kế toán Thực tếđòi hỏi các nghiệp vụ kế toán phải ngày càng đáp ứng được những đòi hỏimới

Ví dụ : Khi các loại tiền tệ xuất hiện nhiều, chương trình phải mở rộngthêm để quản lý được các loại nguyên tệ mới như đồng Euro, Mark Đức …Khi các nghiệp vụ kế toán phức tạp lên, để đảm bảo tốc độ đòi hỏiphải có nhiều nghiệp vụ được xử lý một cách nhanh chóng Điều này làkhông phù hợp nếu chỉ có một kế toán viên thực hiên tất cả Do đó việc xâydựng hệ thống mới là điều hoàn toàn cần thiết

2.5 Đánh giá ưu nhược điểm của một số hệ thống kế toán đã có.

Các hệ thống kế toán trước đây như các phần mềm kế toán thôngthường hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng đã đáp ứng đượcnhu cầu về quản lý tài chính của các doanh nghiệp trong hoạt động sản xuấtkinh doanh Tuy nhiên do ra đời trong hoàn cảnh các doanh nghiệp cònphát triển chưa mạnh mẽ nên các hệ thống này còn nhiều hạn chế và chưađáp ứng được so với nhu cầu của thực tế Các phần mềm này còn chưaphân ra thành các phân hệ kế toán rõ ràng mà chỉ để cài đặt cho một kếtoán viên thực hiện Các hệ thống này còn chưa cho phép người dùng cóthể giao dịch với các loại ngoại tệ khác ngoài đồng đô-la Mỹ (USD) Ngoài

ra các hệ thống này thường chú trọng vào các vấn đề nhập dữ liệu nhằmmục đích lưu trữ số liệu hơn là xử lý các dữ liệu ấy để đem lại những thôngtin có ích cho người quản lý Tóm lại những hệ thống này không còn đápứng được công tác kế toán trong tình hình hiện tại và việc xây dựng những

hệ thống mới là điều tất yếu sẽ phải làm đối với các doanh nghiệp

2.6 Tính cấp thiết cần xây dựng hệ thống mới

Hệ thống mới ra đời để đáp ứng được những yêu cầu mà thực tế đặt

ra Hệ thống mới cần phân ra các phân hệ kế toán khác nhau và cài đặt trêncác máy khác nhau dùng cho mỗi phân hệ Mỗi phân hệ thực hiện các chứcnăng của mình và có một số quyền hạn nhất định Các phân hệ này đượcđiều hành bởi một Admin – là người có quyền cao nhất

CHƯƠNG 3 XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI

3.1 Các yêu cầu của hệ thống mới

Từ thực tế đã trình bày ở trên, nhu cầu xây dựng một hệ thống kế toándoanh nghiệp mới cho công ty trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyêndụng và khả năng truyền nhận dữ liệu giữa các phân hệ kế toán là hết sứccấp bách và cần thiết Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiệnnay, hệ thống mới phải được triển khai trên mạng cho phép nhiều ngườicùng có thể truy cập Những người dùng này có thể làm việc với nhau trongcùng một hệ thống này mặc dù họ hoàn cách xa nhau về mặt địa lý Việc đangười dùng như vậy là một yêu cầu mới đối với hệ thống nhưng cũng đặt racho nó một số vấn đề : hệ thống cần phải xây dựng hệ CSDL tập trung,việc bảo đảm tính bảo mật của hệ thống cần phải được quan tâm Hệ thốngmới cũng phải cho phép người dùng sao lưu, backup dữ liệu thuộc quyềnhạn của họ Ngoài ra sẽ có bảng ghi lại các hành động của người dùng khitruy cập vào hệ thống, điều này giúp cho hệ thống dễ tìm ra nguyên nhânkhi có sự cố xảy ra Mục đích của hệ thống là phải làm thế nào góp phầntăng hiệu quả quản lý kinh tế, do đó mà việc kinh doanh của công ty sẽthuận lợi và phát triển hơn Ngoài ra, hệ thống này còn có thể kết hợp vớicác hệ thống khác tạo nên một môi trường thống nhất, hiệu quả cho việcquản lý, phát triển kinh doanh, đồng thời giảm bớt lãng phí về tài nguyên

và nguồn lực của công ty… Do đó các yêu cầu đối với hệ thống mới là :

nhiều vấn đề, tạo ra môi trường quản lý thuận lợi và chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu thực tại của công ty

 Xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp gồm nhiều phân hệ kế toán Mỗi phân hệ có các chức năng khác nhau, hoạt độngđộc lập nhau và cùng được điều hành bởi Admin.

nhằm cung cấp thông tin chính xác, tức thời, cập nhật liên tục và có tínhbảo mật cao

chặt chẽ với nhau thông qua CSDL tập trung

tục về tình hình tài chính của doanh nghiệp, về công nợ, về tồn kho vậttư… giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt các thông tin trong việc quảnlý

lên đáp ứng những nhu cầu thực tế sau này

Trong các yêu cầu trên thì yêu cầu về CSDL tập trung là quan trọngnhất vì nó sẽ giúp cho các ứng dụng có thể liên kết với nhau, đồng thờiđảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán, bảo mật về dữ liệu

3.2 Giới thiệu đề tài

Đề tài này xây dựng hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp, cụ thể làtổng công ty 3C Vai trò quan trọng của hệ thống kế toán trong hoạt độngsản xuất kinh doanh là điều đã được khẳng định Trong điều kiện của nềnkinh tế thị trường, khi mà vấn đề cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữacác doanh nghiệp diễn ra có tính chất thường xuyên, phức tạp và mang tínhkhốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được khẳng định như là mộttrong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn, hiệu quả và khảnăng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh Mô hình kế toántrong thực tế đối với các doanh nghiệp khác nhau có thể khác nhau Đề tàinày là ứng dụng của một mô hình vào thực tế Đề tài này xây dựng hệ

thống kế toán cho một doanh nghiệp lớn và dễ dàng phát triển lên để đápứng với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp So với những hệ thống trướcđây, hệ thống này có nhiều điểm phù hợp và gần gũi hơn.

Cụ thể, chương trình kế toán mới xây dựng có những đặc điểm sau :

 Chương trình được triển khai trên mạng và cho phép đa người dùngtruy cập, những người dùng này sẽ được phân các quyền hạn nhất địnhthông qua Admin

 Cơ sở dữ liệu tập trung : một CSDL tập trung được cài đặt tại mộtServer, Admin sẽ là người trực tiếp thao tác với CSDL, các User theoquyền hạn của mình có thể làm việc với CSDL nhưng việc cập nhật, chỉnhsửa và xóa dữ liệu cần phải được Admin cho quyền thì mới thành công.Ngoài ra để tránh tình trạng lỗi dữ liệu do nhiều người sử dụng, một bảng

hệ thống sẽ ghi lại tất cả các hành động của các User khi truy cập vào hệthống

 Mức độ bảo mật : trong hệ thống đa người sử dụng, vấn đề bảo mậtluôn được đặt lên hàng đầu Chương trình cho phép bảo mật ở cả mứcchương trình và cả mức cơ sở dữ liệu Mỗi User sẽ có một Account nhấtđịnh được phân phát bởi Admin Ngoài ra, chương trình cũng cho phép saolưu, backup dữ liệu một cách dễ dàng User có thể kết xuất các dữ liệu cầnthiết ra Excel và đặt mật khẩu cho các file Excel đó để tránh tình trạngđánh mất và rò rỉ dữ liệu

Đây là một yêu cầu rất thực tế bởi với sự trao đổi buôn bán như hiện nay,việc giao dịch với những đồng ngoại tệ là rất phổ biến Trong chương trình,cho phép thực hiện với tất cả các loại ngoại tệ Đầu mỗi kỳ kế toán, phảinhập tỷ giá cho các loại ngoại tệ đó và tỷ giá đó phải được dùng cho trong

cả kỳ kế toán đó

 Đây là chương trình kế toán đã đảm bảo 2 phần là phần kế toán vàphần quản trị Cụ thể, các nghiệp vụ kế toán trong chương trình đã được

đưa về 5 phân hệ chính là Kế toán Tiền mặt, Kế toán bán mua hàng vàcông nợ phải thu phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tổng hợp vàAdmin Chương trình này đã bao gồm các nghiệp vụ chính trong quản lýdoanh nghiệp là Quản lý kho, Quản lý công nợ, Quản lý tiền mặt, tiền gửingân hàng và ngoại tệ Các thông tin chương trình mang lại không nhữngchỉ là những con số thể hiện kết quả kinh doanh mà còn giúp cho nhà quản

lý có được những thông tin bổ ích cho việc quản lý Những số liệu đó cóthể giúp nhà quản lý biết được nên mở rộng sản xuất kinh doanh sangnghành nghề nào, lĩnh vực cụ thể nào cũng như giảm bớt những chi phíkhông cần thiết khác

 Giao diện chương trình thân thiện, gần gũi với người sử dụng Cácchức năng đều có phím tắt, dễ nhớ và thao tác

Như vậy, ngoài ý nghĩa đơn thuần là chương trình kế toán cho tổngcông ty 3C, có thể nói rằng đây còn là sản phẩm đóng gói mang tínhthương mại và là chương trình kế toán doanh nghiệp nói chung

3.3 Phân tích lựa chọn môi trường và công cụ phát triển

Từ các yêu cầu của hệ thống quản lý đang xây dựng đòi hỏi sự lựa chọncông cụ phát triển một cách thích hợp trên cơ sở đảm bảo các yếu tố sau :

thống như các thiết bị mạng, server, nguồn… và đặc biệt là các tài nguyênphần mềm và cơ sở dữ liệu

 Năng lực xử lý tốt

 Thuận lợi ghép nối trong môi trường phân tán

 Hỗ trợ khả năng truy xuất dữ liệu và tài nguyên mạng

 Có khả năng hỗ trợ thiết kế giao diện người dùng

 Có công cụ hỗ trợ các thao tác giao tiếp với cơ sở dữ liệu

 Khả năng quản trị và bảo dưỡng hệ thống không bị gián đoạn trongquá trình vận hành Xây dựng được một hệ thống làm việc ổn định

 Phù hợp với cơ sở vật chất hiện có và môi trường phát triển, trình

độ đội ngũ phát triển hệ thống

Trên đây là các vấn đề cơ bản cho sự lựa chọn công cụ khi triển khaiviệc phân tích và thiết kế hệ thống kế toán doanh nghiệp Sau quá trìnhxem xét các yếu tố và thành phần theo mô hình tác nghiệp cũng như cácyêu cầu cần thiết khác mà hệ thống phải đạt được, chúng em lựa chọn cáccông cụ sau :

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2000.

 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.

Hệ thống đang phát triển cần một hệ điều hành có giao diện thân thiệnvới người sử dụng, có các dịch vụ do hệ điều hành cung cấp, có công cụphát triển, thuận lợi cho việc cài đặt các chương trình ứng dụng và các chứcnăng trợ giúp cho việc kết nối mạng để dễ dàng hoạt động trong một môitrường công tác Trên thực tế thì không thể có được một hệ điều hành cóthể đáp ứng hết các yêu cầu đặt ra Do vậy quan trọng là việc lựa chọnđược hệ điều hành đáp ứng tối ưu cho công việc của hệ thống, làm việc có

độ tin cậy và an toàn số liệu cao trong truyền thông

Hệ điều hành cho Server : Hệ điều hành Windows 2000 Server là

sản phẩm được phát triển, đóng gói và phân phối bởi Microsoft Hệ điềuhành này có những phẩm chất ưu việt như tính ổn định cao, khả năng bảomật, an toàn dữ liệu tốt, có các dịch vụ hướng mạng, có giao diện đồ hoạthân thiện, dễ cài đặt, có nhiều bộ công cụ phát triển đi kèm và hoạt độngtốt trên môi trường này

Chính những đặc tính đó, hệ điều hành này là một sự lựa chọn tin cậytrong việc xây dựng những hệ thống thông tin cho công ty, doanh nghiệp

Còn các hệ điều hành Win 9X, Win Me, XP phù hợp cho các máytrạm.

3.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thích hợp cho một môitrường khách chủ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu này có độ tin cậy cao và thuậnlợi cho việc nâng cấp Nó chiếm dụng tài nguyên máy chủ phù hợp với cấuhình máy hiện nay và rất thích hợp với hệ điều hành Windows 2000 Server.Ngoài ra, SQL Server còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ và công cụ pháttriển mạnh, và đặc biệt là công cụ trợ giúp thiết kế CASE thuận tiện làmgiảm thời gian phát triển hệ thống Hệ quản trị CSDL quan hệ SQL Servercung cấp các khả năng :

dữ liệu ở mức thuộc tính

mạng khác nhau như IPX/SPX, TCP/IP, SNA…

Chính từ các đặc tính trên của hệ quản trị CSDL quan hệ SQL Server,việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để phát triển hệ thống làphù hợp

Visual Basic 6.0 ( VB 6 ) là một công cụ phát triển mạnh, nó cung cấpmột giao diện đồ hoạ trực quan khi thiết kế và trợ giúp tốt khi bắt lỗi Nógiúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian và công sức trong lúc xây

dựng một ứng dụng Ngoài ra nó còn có tính năng ưu việt khác là cho phépngười dùng bổ sung các điều khiển theo mục đích lập trình Khi thiết kếchương trình với Visual Basic, ta có thể thấy ngay kết quả qua từng thaotác và giao diện chương trình thực hiện Điều đó cho phép thay đổi dễ dàng

và nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dạng… của các đối tượng trongứng dụng

Trong chương trình xây dựng hệ thống kế toán, ngoài các công cụthông thường, còn sử dụng công cụ Crystal Reports để sử dụng thiết kếbáo cáo trong môi trường VB 6

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

4.1 Phân tích chương trình quản lý hệ thống kế toán.

4.1.1 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống quản lý kế toán.

Hệ thống kế toán có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không những mang lại những thôngtin về kết quả sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp đó mà còn giúpnhững nhà quản lý có được những phương hướng phát triển mở rộng tốtnhất trong tương lai Hệ thống kế toán phải biết được kết quả của các hoạtđộng kinh doanh trong kỳ, lỗ hay lãi, nên phát triển vào lĩnh vực nào,nghành nào đem lại nhiều lợi nhuận nhất… Hệ thống kế toán là nơi phảnánh trung thực và chính xác nhất kết quả của các hoạt động sản xuất kinhdoanh Ngoài ra nó cũng phải thông tin kịp thời vào bất cứ lúc nào có nhucầu về thông tin Thông tin phải đa dạng, có tính cập nhật và chính xácnhất

4.1.2 Xác định mục tiêu và các tính năng cần xây dựng.

Mục tiêu mà đề tài xây dựng hệ thống kế toán này cũng không nằmngoài những mục tiêu chung trên Hệ thống kế toán ngoài việc đáp ứngđược những yêu cầu thực tế, yêu cầu của doanh nghiệp Hệ thống kế toánphải phù hợp với cách tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp đó

Dựa vào tình hình thực tế của công ty, hệ thống kế toán này cần cóđược những tính năng như sau:

 Phải tách thành các phân hệ khác nhau thực hiện các nghiệp vụ kếtoán khác nhau Các phân hệ này độc lập với nhau và hoạt động trên cácmáy tính khác nhau

được trực tiếp cập nhật cơ sở dữ liệu đó

 Các User chỉ có các quyền đối với các phân hệ mà họ thực hiện.Quyền cấp các List User và các quyền trên các User đó thuộc về Admin.

 Hệ thống này bao gồm 5 phân hệ chính :

 Các phân hệ liên hệ với nhau bằng mạng LAN của công ty

 Bảo mật cơ sở dữ liệu phải được đặt ở 2 mức là mức chương trình

và mức cơ sở dữ liệu

4.1.3 Kế hoạch thực hiện

Đánh giá sơ bộ công việc

Như đã trình bày ở trên về vai trò và nhiệm vụ của hệ thống, mặc dùcác nghiệp vụ kế toán thường rõ ràng, không phức tạp, nhưng vì nó đa dạngnên sẽ gây ra nhiều khó khăn trong khâu lập trình Do vậy việc tìm hiểuthực tế phải bao gồm đi khảo sát ở khá nhiều bộ phận của công ty, và việcnày cũng chiếm không ít thời gian

Bên cạnh đó, chúng em cố gắng đưa ra nhiều mục tiêu cần thực hiện

để hệ thống có thể đem lại những lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp Việcbiến những mục tiêu mang tính ý tưởng đó thành hiện thực cũng đòi hỏikhá nhiều công sức

Mặc dù phải đi thực tế nhiều như vậy, nhưng đó chính là điều kiện đểđược tiếp xúc với thực tế và mở rộng kiến thức của mình Và bên cạnh đó

là sự là sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các anh chị trong công ty tại những nơitìm hiểu Và có lẽ điều bất lợi lớn là quỹ thời gian không nhiều để có thể