Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu

Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu

Lời nói đầu

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thốngcông cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành

và kiểm soát các hoạt động kinh tế của Nhà nớc

Trong điều kiện kinh tế thị trờng đang phát triển nhanh chóng, sự cạnhtranh ngày càng gay gắt cùng với cơ chế quản lý kinh tế thực hiện hạch toánkinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển đợc đòi hỏi các đơn vị sản xuấtphải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi Muốnthực hiện đợc điều đó, mỗi doanh nghiệp phải không ngừng củng cố vàhoàn thiện bộ máy quản lý, bộ mày kế toán, cải tiến máy móc thiết bị, quytrình công nghệ, nâng cao tay nghề của công nhân và trình độ chuyên môncủa cán bộ

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí Nguyên vậtliệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanhnghiệp, bất cứ một sự biến động nào của yếu tố chi phí Nguyên vật liệu đềulàm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp Vìvậy, quản lý tốt khâu thu, mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng Nguyên vật liệu

sẽ là một biện pháp hữu hiệu nhất để giảm chi phí, hạ giá thành đi đôi vớiviệc nâng cao chất lợng sản phẩm từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh vàtăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp Nhà nớc nằm dới sự quản lý của Tổng công tyHàng Không Việt Nam nhng lại là đơn vị sản xuất kinh doanh, hạch toán

độc lập trực thuộc Tổ ng công ty Hàng Không Việt Nam, công ty In HàngKhông trong thời gian qua đã hỗ trợ đắc lực cho vai trò của ngành HàngKhông trong nền Kinh tế quốc dân Để làm đợc điều đó, công ty đã tổ chức

bộ máy kế toán nói chung, bộ máy quản lý Nguyên vật liệu nói riêng mộtcách khoa học, hợp lý và có hiệu quả, phục vụ cho việc ban hành các quyết

định quản lý và chuyên môn của lãnh đạo công ty

Sau một thời gian thực tập tại công ty In Hàng Không, nhận thấy đợctầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và

nắm đợc phần công tác hạnh toán Nguyên vật liệu em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu”..

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, chuyên đề tốtnghiệp đợc trình bày trong ba phần sau:

Phần I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu.

Phần II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty In Hàng Không

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập, xuất

và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty In Hàng Không

Phần I

Lý luận chung về tổ chức công tác kế

toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu

I Khái niệm, đặc điểm, tầm quan trọng của tổ chức kế toán trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh

1 Khái niệm và đặc điểm Nguyên vật liệu

Trong thực tiễn, bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuấtkinh doanh đều cần phải có đủ ba yếu tố cơ bản là: t liệu lao động, đối tợnglao động và lao động sống Trong đó, đối tợng lao động chính là yếu tố vậtchất của sản phẩm, là tất cả những vật mà lao động của con ngời tác

độngvào nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của con ngời

Đối tợng lao động có hai loại: thứ nhất là những vật liệu có sẵn trong

tự nhiên nh quặng trong lòng đất, cá dới biển, gỗ trong rừng nguyên thuỷ ;thứ hai là những vật liệu đã qua chế biến nh gang trong lò luyện thép, sợi

trong nhà máy dệt, bột gỗ trong nhà máy giấy Đối tợng lao động đã quachế biến gọi là nguyên liệu.

Những đặc điểm nổi bật của Nguyên vật liệu đợc thể hiện rõ nét là:

- Hoạt động sản xuất: Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trìnhsản xuất và nó là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của sản phẩm

- Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thìNguyên vật liệu là một loại TSLĐ nên nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao

động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất của sảnphẩm Do vậy, toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phísản xuất kinh doanh trong kỳ

- Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí Nguyên vật liệu ờng chiếm tỷ trọng lớn và nó là yếu tố cơ bảncủa giá thành sản xuất sảnphẩm Do đó, việc hạ chi phí Nguyên vật liệu trên cơ sở tiết kiệm Nguyênvật liệu nó là yếu tố chính để hạ chi phí sản xuất và giảm giá thành sảnphẩm

th-Tất cả các đặc điểm trên đây đều là căn cứ cho công tác tổ chức hạchtoán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán ci tiết đến hạch toán tổnghợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

Việc tiến hành sản xuất có thuận lợi hay không là tuỳ thuộc vào nhiềuquá trình cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lợng hay không,bảo quản có tốt không Nếu quá trình cung cấp và bảo quản Nguyên vật liệutốt sẽ tạo điều kiện cho sản xuất sản phẩm có chất lợng và có khả năng cạnhtranh với các sản phẩm khác trên thị trờng kể cả trong và ngoài nớc

2 Vai trò của tổ chức kế toán Nguyên vật liệu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh

Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong hệthống quản lý kinh tế, là công cụ quan trọng thực hiện quản lý, điều hành,kiểm tra, giám sát các hoạt động của quá trình nhập, xuất và bảo quảnNguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cũng nh trong phạm vi toàn bộ nềnkinh tế quốc dân

Rõ ràng, khi nền sản xuất hàng hoá càng phát triển thì tổ chức kế toánNguyên vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn ở nớc ta trongnhững năm qua, tổ chức công tác kế toán nói chung, tổ chức công tác kếtoán Nguyên vật liệu nói riêng đã đợc Đảng và Nhà nớc ta luôn quantâm.Và sự quan tâm đó ngày càng tăng qua các giai đoạn phát triển kinh tế

– xã hội của đất nớc Các chế độ, thể lệ kế toán luôn đợc nghiên cứu đổimới, việc chỉ đạo thc hiện chế độ, thể lệ kế toán luôn đợc cải tiến, hoànthiện, tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu trong các đơn vị cũng đợchoàn thiện và không ngừng đổi mới nhằm tăng hiệu lực của thông tin kếtoán, tăng cờng vai trò của kế toán trong quản lý.

II Yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiêp:

1 Yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc củaquá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp Vì vậy, quản lý tốtkhâu thu, mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để

đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợinhuận cho doanh nghiệp

Để đạt đợc điều đó thì doanh nghiệp cần thực hiện:

- Yêu cầu thứ 1: Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán

Nguyên vật liệu trớc hết các doanh nghiệp phải xây dựng đựoc hệ thốngdanh điểm và đánh số danh điểm cho Nguyên vật liệu Hệ thống danh điểm

và số danh điẻm của Nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tơng ứng vớiquy cách, chủng loại của Nguyên vật liệu Nói chung, phải thực hiện đầy đủcác quy định về lập sổ danh điểm Nguyên vật liệu, thủ tục lập và luânchuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu theo

đúng chế độ quy định để theo dõi sự biến động của Nguyên vật liệu kết hợptheo dõi kiểm tra đối chiếu Nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán, xây dựng chế độ trách nhiệm trong công tác quản lý, sử dụng Nguyên vật liệucho toàn doanh nghiệp nói chung và các phân xởng, tổ, đội sản xuất nóiriêng

- Yêu cầu thứ 2: Trong doanh nghiệp, vật liệu luôn đợc dự trữ ở một

mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh

đợc liên tục Do vậy, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa

và tối thiểu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quánhiều hoặc quá ít một loại Nguyên vật liệu nào đó Định mức tồn kho củaNguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua Nguyên vậtliệuvà kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

-Yêu cầu thứ 3: Để bảo quản tốt Nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu h

hao, mất mát các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bãi bến

đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đợc trang bị các phơng tiện bao quản cân, đong, đo,

đếm cần thiết; bố trí thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyênmôn để quản lý Nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập,xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp niệu và

kế toán vật t

2 Nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm,chi phí Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm chonên yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và công tác tổ chức hạch toán Nguyênvật liệu là điều kiện quan trọng luôn luôn song hành cùng nhau Hạch toánNguyên vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt đợctình hình thu, mua, dự trữ, sử dụng và bảo quản Nguyên vật liệu cả về kếhoạch và thực hiện, từ đó có biện pháp thích hợp trong quản lý

Mặt khác, tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán Nguyên vậtliệu sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp chính xác Xuất phát từ yêu cầu quản lý, vai trò và đặc điểm của Nguyên vật liệu,công tác hạch toán Nguyên vật liệu có những nhiệm vụ sau:

- Tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phù hợp với phơng pháp

kế toán để ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời hiện

có và tình hình luân chuyển của Nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật đểcung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lợng và giá trịNguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêuhao Nguyên vật liệu

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại Nguyên vật liệu phù hợp với cácnguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị củadoanh nghiệp

- Tổ chức việc phân tích, đánh giá tình hìnhthực hiện kế hoạch mua vậtliệu, dự trữ Nguyên vật liệu và tình hình sử dụngvật liệu trong quá trình sảnxuất

III Phân loại và tính giá Nguyên vật liệu

1 Phân loại Nguyên vật liệu

Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinhdoanh nên cần phải sử dụng nhiều nguyên liệu, vật liệu Trong điều kiện

đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại Nguyên vật liệu thì mới tổ chứctốt việc quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu

Nh vậy, phân loại Nguyên vật liệu là sắp xếp những vật liệu cùng loạivới nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiệncho việc quản lý và hạch toán.

Có nhiều cách phân loại Nguyên vật liệu khác nhau:

1.1 Phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh

- Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình

sản xuất thì nó sẽ cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, nếu không có nó thì

sẽ không hình thành nên thực thể của sản phẩm đợc, nó bao gồm cả bánthành phẩm mua ngoài Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyênliệu, vật liệu chính khác nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên liệu, vật liệuchính là sắt, thép ở doanh nghiệp sản xuất đờng nguyên vật liệu chính làcây mía còn ở doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thì Nguyên vật liệu là đờng,nha, bột cũng có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên liệu, vậtliệu cho doanh nghiệp khác đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục

đích để tiếp tục gia công chế biến đợc coi là nguyên liệu, vật liệu chính ví

dụ nh doanh nghiệp dệt mua sợi về dệt vải

- Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật liệu

chính để hoàn thiện sản phẩm, làmtăng chất lợng cho sản phẩm, tạo dángcho sản phẩm ví dụ: thuốc tẩy, thuốc nhuộm, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may

- Nhiên liệu: là những loại vật liệu có khả năng tạo ra động lực để

phục vụ cho sản xuất sản phẩm nh là phục vụ cho phơng tiện vận tải, chomáy móc thiết bị

Nhiên liệu có thể tồn tại ở 3 trạng thái khí khác nhau:

+ Thể rắn: than, củi

+ Thể lỏng: xăng, dầu

+ Thể khí: gas, hơi đốt

- Phụ tùng thay thế: đây là những chi tiết đợc sử dụng khi thay thế khi

sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: đây là những loại thiết bị, máy móc đợc

dùng trong ngành xây dựng cơ bản nh: công cụ, khí cụ, vật kết cấu Nó baogồm thiết bị cần lắp hay không cần lắp

- Vật liệu khác: là những loại vật liệu khác 5 loại trên nh phế liệu thu

hồi từ thanh lý TSCĐ, vật liệu do quá trình sản xuất loại ra và đợc thu hồi

1.2.Phân loại theo mục đích sử dụng:

Nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: nó bao gồm

cả vật liệu chính, vật liệu phụ, bán thành phẩm mua ngoài, nó tạo nên thựcthể vật chất của sản phẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho các nhu cầu khác: nó là những loại

Nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý phân xởng, quản lý chung,bán thành phẩm hàng hoá

1.3.Phân loại theo nguồn gốc hình thành Nguyên vật liệu:

- Nguyên vật liệu mua ngoài: là những loại vật liệu mà doanh nghiêp

đi mua của các đơn vị khác về dùng cho sản xuất sản phẩm

- Nguyên vật liệu tự chế: là loại vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất

chế biến để dùng cho sản xuất sản phẩm khác

- Nguyên vật liệu nhận góp vốn tham gia liên doanh hoặc vốn cổ

đông, biếu tặng

Trên cơ sở phân loại Nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tụcchi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu” ,sổ này xác định thốngnhất tên gọi, ký hiệu mã, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán củatừng danh điểm Nguyên vật liệu( theo mẫu dới đây):

Ký hiệu

Tên, nhãn hiệuquy cách NVL

Đơn vịtính

Đơn giá

hạch toán

GhichúNhóm

Danh điểmNVL

2 Đánh giá Nguyên vật liệu:

Đánh giá Nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổchức hạch toán Nguyên vật liệu Tính giá Nguyên vật liệu là dùng tiền đểbiểu hiện giá trị của chúng

2.1 Đánh giá Nguyên vật liệu theo giá thực tế:

Giá thực tế của Nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sởcác chứng từ hợp lệ chứng minh các chi phí hợp pháp của doanh nghiệp đểtạo ra nguyên vật liệu

2.1.1.Xác định trị giá vốn thực tế Nguyên vật liệu nhâp kho

Giá thực tế của Nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từngnguồn nhập

- Đối với Nguyên vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế bao gồm giá

mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảoquản trong quá trình mua Nguyên vật liệu và các chi phí khác có liên quantrực tiếp đến việc mua Nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu thơngmại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất

Trờng hợp Nguyên vật liệu mua vào sử dụng cho các đối tợng chịuthuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ, giá mua là giá cha thuế GTGT.Trờng hợp Nguyên vật liệu mua vào đợc sử dụng cho các đối tợngkhông chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ( tức là sử dụng ph-

ơng pháp trực tiếp) hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi và các dự

án thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT( tổng giá thanh toán)

- Đối với các vật liệu tự gia công chế biến: giá thực tế bao gồm giá

xuất kho Nguyên vật liệu đa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chiphí vận chuyển, bốc dỡ

- Đối với Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn

thực tế nhập kho là bao gồm trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuêngoài gia công chế biến, số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến vàcác chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi giao nhận

- Đối với Nguyên vật liệu nhận vốn góp của các bên tham gia liên doanh hoặc các cổ đông: nó đợc xác định dựa trên cơ sở giá thoả thuận

thống nhất đánh giá của các bên tham gia liên doanh hoặc các cổ đông

- Đối với Nguyên vật liệu nhận từ cấp trên cấp: trị giá vốn thực tế

của Nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận và các chiphí phát sinh khi giao nhận

- Đối với các Nguyên vật liệu do đợc biếu tặng,đợc tài trợ: trị giá thực

tế nhập kho là giá trị hợp lý và các chi phí phát sinh khác

- Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: thì giá vốn đợc tính theo giá thực tế hoặc theo giá bán trên

thị trờng

2.1.2.Xác định giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho:

Nguyên liệu, vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời

điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó, khi xuất kho Nguyênvật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động yêu cầu, trình độ quản lý và điềukiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán của từng doanh nghiệp mà lạchọn phơng pháp tính giá thực tế Nguyên vật liệu xất kho

(1) Phơng pháp bình quân gia quyền:

Trị giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào

số lợng nguyên liệu, vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theocông thức sau:

điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời

- Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơngiá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động Theo cách này, xác

định đợc trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu hàng ngày, cung cấp thôngtin đợc kịp thời Tuy nhiên khối lợng tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng phápnày rất thích hợp với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy

(2) Phơng pháp Nhập trớc – Xuất tr ớc ( FIFO):

Theo phơng pháp này, kế toán giả định Nguyên vật liệu nào nhậpkho trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá mua của lần nhập đó để tính trị giáhàng xuất kho Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo số lợng hàng tồnkho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng

(3) Phơng pháp Nhập sau – Xuất tr ớc (LIFO):

Theo phơng pháp này đợc dựa trên giả định hàng nào nhập sau thì xuấttrớc và trị giá hàng xuất kho đợc tính bằng cách căn cứ vào số lợng hàngxuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới phát hiện có trong kho Trịgiá của hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo số lợng hàng tồn kho và đơn giá

+

+

của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuốitính theo thời điễmác định sốtồn kho Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát( giá cả có xuhớng tăng) Khi giá cả có xu hớng tăng thì lợng hàng xuất có giá trị cao, lợinhuận giảm và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là thấp nhất và ngợclại.

(4) Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ:

Đợc tính trên cơ sở số lợng Nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực

tế Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ:

Giá vốn thực tế Số lợng NVL Đơn giá thực tế NVLNVL xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ

(5) Phơng pháp theo giá trị thực tế đích danh:

Phơng pháp này thờng áp dụng đối với những loại Nguyên vật liệu cógiá trị cao, các Nguyên vật liệu đặc biệt, ít chủng loại nh vàng, bạc, đá quý,các chi tiết của ô tô, xe máy và có thể nhận diện đợc từng thứ, từng nhómhoặc từng loại theo từng lần nhập kho Khi xuất kho Nguyên vật liệu thuộclô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế củalô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho

(6) Phơng pháp cân đối:

Theo phơng pháp này thì phải tính trị giá mua thực tế của Nguyên vậtliệu còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lợng Nguyên vật liệu còn lại cuối kỳnhân với đơn giá mua còn lại cuối kỳ trong tháng

Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của Nguyênvật liệu xuất kho:

Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua thực tế NVL = thực tế NVL + thực tế NVL - thực tế NVL xuất kho đầu kỳ nhập trong kỳ còn cuối kỳ

=

Để tính đợc trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cần phải phân bổ chiphí mua cho số hàng đã xuất kho theo công thức:

CP mua CP phân bổ cho CP mua phân bổ cho Trị giá phân bổ NVL đầu kỳ NVL phát sinh trong kỳ mua cho hàng của xuất kho Trị giá mua của NVL Trị giá mua của NVL NVL còn lại đầu kỳ nhập trong kỳ xuất khoTrên cơ sở trị giá mua thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho đã đợctính kế hoạch tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của Nguyên vậtliệu xuất kho.

2.2 Đánh giá theo giá hạch toán:

Giá hạch toán là loại giá do doanh nghiệp tự xây dựng, nó đợc xác

định trong một thời kỳ nhất định, để làm giá hạch toán Nguyên vật liệuthông thờng nó đợc sử dụng ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối l-ợng chủng loại nhiều, việc nhập xuất Nguyên vật liệu đợc diễn ra thờngxuyên, liên tục hàng ngày kế toán khó tính giá thực tế theo từng nghiệp vụkinh tế phát sinh do đó hàng ngày nhập, xuất Nguyên vật liệu theo giá hạchtoán, đến cuối tháng hay cuối kỳ căn cứ vào chứng từ để tính giá Nguyênvật liệu nhập kho

Sau đó thực hiện việc điều chỉnh sổ sách kế toán

- Tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán (H):

Trị giá thực tế NVL Trị giá thực tế NVL

tồn kho đầu kỳ nhập vào trong kỳ

H =

Trị giá hạch toán NVL Trị giá hạch toán NVL

tồn kho đầu kỳ nhập vào trong kỳ

- Tính trị giá thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho:

Trị giá thực tế Trị giá hạch toán Hệ số

NVL xuất kho NVL xuất kho chênh lệch

Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiệm vụ nhập , xuất,tồn kho Nguyên vật liệu nhiều, giá mua thực tế biến động lớn, thông tin vềgiá không kịp thời

Có nhiều phơng pháp tính giá khác nhau, tuy nhiên phải tuỳ thuộc vàotừng đặc điểm của từng doanh nghiệp mà vận dụng một phơng pháp tính giáNguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của từngdoanh nghiệp Về nguyên tắc, phơng pháp tính giá Nguyên vật liệu phải đợc

áp dụng một cách cố định ít nhất là một niên độ kế toán và khi thay đổi

ph-ơng pháp tính giá Nguyên vật liệu xuất kho phải xác định đợc mức biến

độnggiá trị Nguyên vật liệu xuất kho do sự thay thế phơng pháp tính giá

IV Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu

1 Chứng từ kế toán

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất Nguyên vật liệu đều phải lậpchứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.Theo chế độ chứng từ kếtoán ban hành theo quyết định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theoquyết định 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trởng Bộ tài chính,các chứng từ kế toán bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT )

- Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT )

- Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu ( mẫu 08 – VT )

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH )

- Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho ( mẫu 01 – BH )

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định

về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh

Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc,các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất kho nguyên liệu theo hạn mức (mẫu 04 – VT ).

- Phiếu báo nguyên liệu, vật liệu cuối kỳ ( mẫu 07 – VT )

- Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu, vật liệu ( mẫu 05 – VT )

2 Sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu

Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, trên cơ sở chứng

từ kế toán hợp lý, hợp pháp sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu phục vụ choviệc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Nguyên vật liệu.Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán về Nguyên vật liệu áp dụng trong doanhnghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) chi tiết Nguyên vật liệu, sổ đốichiếu luân chuyển, sổ số d, ngoài ra còn có thể mở thêm bảng kê nhập,bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho Nguyênvật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết, giản đơn, nhanh chóng, kịpthời

3 Phơng pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu:

Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủkho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm

đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, từngnhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu về số lợng và giá trị Các doanhnghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và vận dụngphơng pháp hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phù hợp để góp phầntăng cờng quản lý nguyên liệu, vật liệu

3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song:

Phơng pháp này tiến hành theo dõi chi tiết Nguyên vật liệu song songcả ở kho và ở phòng kế toán theo từng loại Nguyên vật liệu với cách ghichép gần nh nhau Chỉ khác nhau ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập,xuất, tồn kho Nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng, còn kế toán theo dõi cảchỉ tiêu giá trị trên sổ kế toán Nguyên vật liệu Cơ sở để ghi sổ( thẻ) kế toánNguyên vật liệu là các chứng từ Nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu do thủkho gửi đến sau khi kế toán đã kiểm tra loại, hoàn chỉnh đầy đủ chứng từghi chép các loại Nguyên vật liệu trong sổ kế toán chi tiết và the kho phảiphù hợp, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếuvới thẻ kho Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợpcần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổnghợp nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu theo từng nhóm Nguyên vật liệu Phơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loạiNguyên vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không th-

ờng xuyên, trình độ kế toán cha cao Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễkiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tinvà khảnăng cung cấp thông tin nhanh cho giá trị hàng tồn kho, khối lợng ghi chéplớn, ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm Nguyên vật liệu và

số lợng chứng từ nhập, xuất Nguyên vật liệu không nhiều thì phơng phápthích hợp để hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu là phơng pháp đối chiếuluân chuyển

Theo phơng pháp này, kế toán chỉ mở “ Sổ dối chiếu luân chuyểnNguyên vật liệu” theo từng kho, kế toán lập bảng “ Bảng kê nhập vật liệu”.,

“ Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào những bảng kê này để ghi vào “ Sổ luânchuyển Nguyên vật liệu” Khi nhận đợc thẻ kho với “Sổ luân chuyểnNguyên vật liệu” đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên vật liệu”

để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu Nh vậy, phơng pháp nàygiảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế toán, nhng vì dồn công việc

ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trờng hợp số lợng chứng từnhập, xuất của từng danh điểm Nguyên vật liệu khá nhiều thì công việckiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến

độ thực hiện các khâu kế toán khác

Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu

theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển:

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập

vật liệu Sổ

kế toán

tổng

Sổ đối chiếu hợp Thẻ kho luân chuyển về

Kế toán dựa vào số lợng nhập , xuất của từng danh điểm Nguyên vậtliệu đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểmtra các kho theo định kỳ 3,5 hoăc 10 ngày một lần ( kèm theo “ Phiếu giao

nhận chng từ”.) và giá hạch toán dể trị giá thành tiền Nguyên vật liệu nhập,xuất theo từng danh điểm, từ dó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất,tồn”

( bảng này mở theo từng kho” Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số d” dothủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm Nguyên vật liệutrên “Sổ số d” với tồn kho trên “ Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” Từ bảngnày,kế toán lập bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn vât liệu để đối chiếu với sổ kếtoán tổng hợp về vật liệu

Phơng pháp này tránh việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công viêc ghi

sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ nhng việc kiểm tra, đốichiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn Vì vâỵ, phơng pháp này đòihỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao

Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phơng pháp số d:

Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận

chứng từ nhập Sổ kế

toán

Thẻ kho d xuất, tồn kho NVL hợp

về vật

Phiếu giao nhận

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

V Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu

1 Các phơng pháp hạch toán tổng hợp về Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp và dợc nhập, xuấtkho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm Nguyên vật liệu của từngdoanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phơng thức kiểm kê khác nhau

Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho( mỗi lần nhập xuất kho đều có cân, đong, đo, đếm ) nhng cũng có nhữngdoanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào cuối kỳ bằng cách cân, đong, đếm, -

ớc lợng Nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Tơng ứng với hai phơng thức kiểm kêtrên, trong kế toán Nguyên vật liệu nói riêng và kế toán các loại hàng tồnkho nói chung có hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thờngxuyên và kiểm kê định kỳ

1.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên,liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồnkho vật t, hàng hoá trên sổ kếtoán

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX thì các tài khoản hàngtồn kho nói chung là tài khoản Nguyên vật liệu nói riêng đợc dùng để phản

ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t, hàng hoá Vì vậy,giá trị vật t, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nàotrong kỳ hạch toán

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số lợng kiểm kê thực tế vật t, hàng hoátồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trê sổ kế toán để xác định số l ợngvật t thừa, thiếu, truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời

Phơng pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất

và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

1.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm

kê thực tế để phanr ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổnghợp và từ đó tính ra trị giá vật t , hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật t Trị giá vật t Trị giá vật t Trị giá vật t

hàng hoá = hàng hoá mua + hàng hoá - hàng hoá xuất kho vào trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ

Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động vật t, hàng hoá không theodõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật t, hàng hoá mua

và nhập kho đợc phản ánh trên một tài khoản riêng( tài khoản “ Muahàng”.)

Công tác kiểm kê vật t, hàng hoá đợc tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán

để xác định giá trị vật t, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toánphản ánh các tài khoản hàng tồn kho Nh vậy, khi áp dụng phhơng phápKKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán ( để kếtchuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số d cuối kỳ).Phơng pháp KKĐK thờng dợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiềuchủng loại vật t, hàng hoá với quy cách mãu mã khác nhau, giá trị thấp và

đợc xuất hàng thờng xuyên

Phơng pháp KKĐK hàng tồn kho có những u điểm là giảm nhẹ khối ợng công việc hạch toán, nhng độ chính xác về vật t, hàng hoá xuất dùngcho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tạikho, quầy, bến, bãi

l-2 Hạch toán tổng hợp về Nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK

2.1 Tài khoản sử dụng

2.1.1 Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu“ ”

- Công dụng: tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có với tình hìnhtăng, giảm Nguyên vật liệu theo giá thực tế

- Nội dung, kết cấu:

+ Bên Nợ:

Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài, tự chế, thuê ngoàigia công, nhận vốn góp liên doanh, đợc cấp hoặc nhập từ các nguồn khác Trị giá Nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Bên Có:

Giá thực tế Nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoàigia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh

Trị giá Nguyên vật liệu đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán

Trị giá Nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

+ D Nợ: giá trị thực tế Nguyên vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiếttheo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanhnghiệp, thông thờng các do anh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò vàcông dụng của Nguyên vật liệu nh:

TK 1521: Nguyên vật liệu chính

TK 1522: Vật liệu phụ

TK 1523: Nhiên liệu

2.1.2 Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đ“ ờng”.

- Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật t, hàng hoá

mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha

về nhập kho doanh và tình hình hàng về

- Nội dung, kết cấu:

+ Bên Nợ: giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng

+ Bên Có: giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng đã về nhập kho hoặcchuyển giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng

+ D Nợ: giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho

2.1.3 Tài khoản 611 Mua hàng“ ”

- Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh nhập, xuất vật liệu củadoanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK

- Nội dung, kết cấu:

+ Bên Nợ:

Kết chuyển giá trị Nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ

Mua vật liệu nhập kho

+ Bên Có:

Xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất hoặc các nhu cầu khác

Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

+ Không có số d cuối kỳ

2.1.4 Tài khoản 133 Thuế GTGT đ“ ợc khấu trừ”.

- Công dụng: dùng để phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ

- Nội dung, kết cấu:

+ Bên Nợ: pphản ánh số thuế GTGT phải đợc khấu trừ

+ Bên Có:

Phản ánh số thuế GTGT đã đợc khấu trừ

Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ khi mua Nguyên vật liệu nếu

đ-ợc hởng các khoản chiết khấu thơng mại, khoản giảm giá Nguyên vật liệuhoặc Nguyên vật liệu mua trả lại

+ Số D Nợ: phản ánh số thuế GTGT còn phải khấu trừ

2.1.5 Tài khoản 331 Phải trả ng“ ời bán”.

- Công dụng: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợphải trả của doanh nghiệp cho ngời bán Nguyên vật liệu, ngời cung cấpdịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, nó cũng dùng để phản ánh tìnhhình thanh toán các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu về XDCB

- Nội dung, kết cấu:

Phản ánh số tiền trả cho ngời bán Nguyên vật liệu, ngời cung cấp lao

vụ, dịch vụ và ngời nhận thầu XDCB

Điều chỉnh giá tạm tính và giá thực tế của số Nguyên vật liệu, lao vụdịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

+ Số D Có: phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp, ngờinhận thầu

Tài khoản này có thể có số d nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trớccho ngời bán hoặc số tiền trả nhiều hơn số phải trả theo chi tiết của từng đốitợng cụ thể nên khi lập bảng cân đối kế toán phải lấy số d chi tiết của từng

đối tợng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào 2 chỉ tiêu bên

Tài sản và Nguồn vốn

2.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho Nguyên vật liệu

2.2.1 Nguyên vật liệu thu mua nhập kho

Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho Nguyên vật liệu thì doanh nghiệpphải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là hoá đơn khi mua hàng“Hoá

đơnGTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” (do ngời bán lập giao cho doanhnghiệp) và phiếu xuất kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp), trờnghợp Nguyên vật liệu là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của ngời sảnxuất thì doanh nghiệp lập “ bảng kê mua hàng” thay cho hóa đơn Ngoài ra,trong các trờng hợp đặc biệt, doanh nghiệp cần phải lập một số chứng từkhác nh: “Biên bản kiểm kê vật t”., “ Biên bản xử lý vật t thiếu”

Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu của kếtoán phụ thuộc vào tình hìnhthu nhận các chứng từ trên

Có 331: Hoá đơn cha trả ngời bán (theo giá thanh toán).

Có 111,112,311: Thanh toán bằng tiền

Có 331: Cha thanh toán

- Trờng hợp hàng đang đi đờng:

Khi kế toán chỉ nhận đợc hoá đơn mà cha nhận đợc phiếu nhậpkho thì lu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đờng, nếu trong tháng hàng

về thì ghi bình thờng nh trờng hợp trên, nhng cuối tháng hàng vẫn cha về thìcăn cứ vào hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi:

Nợ 151: Trị giá Nguyên vật liệu đang đi đờng

Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 111,112,311: đã thanh toán bằng tiền

Có 331: Cha thanh toán

Sang các tháng sau, khi số hàng đã về kho,căn cứ vào phiếu nhập kho

kế toán ghi:

Nợ 152

Có 151

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Khi kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập, cha nhận đợc hoá đơn thì căn

cứ vào lợng Nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính(giá hạch toán)

kế toán ghi:

Nợ 152: Giá tạm tính

Có 331: Giá tạm tính

Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số

âm để điều chỉnh giá tạm tính giá thành hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT

đợc khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) Chẳng hạnkhi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung:

Nợ 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính

Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 331: Giá thanh toán trừ giá tạm tính

- Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán:

Khi ứng trớc tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nợ 331: ứng trớc tiền cho ngời bán

Có 331: Giá thanh toán

- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu:

Nợ 152: Chi phí thu mua Nguyên vật liệu

Nợ 1388: Yêu cầu bồi thờng

Có 111,112,311,331: Giá thanh toán của số Nguyên vật liệu thiếu

- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy Nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn thì: kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “ Vật t, hàng hoá

giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đncủa Nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi:

Nợ 152

Có 3388

- Trờng hợp khi nhận đợc Hoá đơn GTGT , Hoá đơn bán hàng ,“ ” “ ”

Hoá đơn c

“ ớc vận chuyển mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần,”

số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với ngời bán thì kế toán căn cứ hoá đơn

để ghi:

Nợ 151,152: Giá không có thuế GTGT

Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn

Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi:

Nợ 331: Số tiền đã thanh toán

Có 111,112,141,331

2.2.2 Nhập kho Nguyên vật liệu từ các nguồn khác

Nguyên vật liệu của các doanh nghiệp có thể nhập từ các nguồn khácnh: nhập kho Nguyên vật liệu tự chế, gia công xong, do nhận vốn kinhdoanh bằng giá trị Nguyên vật liệu phản ánh nghiệp vụ nhập kho trongcác trờng này, kế toán ghi:

Nợ 152: Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho

Có 154: Nhập kho Nguyên vật liệu tự chế hoặc gia công

Có 411: Nhận vốn kinh doanh bằng Nguyên vật liệu

Có 128, 222: Nhận vốn góp liên doanh bằng Nguyên vật liệu

Có 338: Nguyên vật liệu vay mợn tạm thời của đơn vị khác

Có 721: Phế liệu thu hồi từ hoạt độngthanh lý TSCĐ

2.3 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho Nguyên vật liệu:

Với những doanh nghiệp sử dụng phơng pháp KKTX thì khi xuất khoNguyên vật liệu phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “ Phiếu xuất vật t theo hạnmức”., thủ kho và ngời nhập Nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận l-ợng Nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất

Kế toán tổng hợp các phiếu xuất Nguyên vật liệu cho từng bộ phận sửdụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị Nguyên vật liệu xuấtdùng cho chi phí sản xuất kinh doanh và ghi:

Nợ 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm

Nợ 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất

Nợ 641: Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng

Nợ 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp

Có 152: Giá thực tế NVL xuất kho

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất Nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh,căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi:

Nợ 222: Góp vốn liên doanh

Nợ 411: Trả vốn góp liêndoanh (theo giá thoả thuận)

Nợ (Có) 412: Chên lệch giá (nếu có)

Có 152: Ghi theo giá thực tế xuất kho

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất kho Nguyên vật liệu để gia công chếbiến thêm trớc khi đa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của Nguyên vậtliệu xuất kho, kế toán ghi:

Nợ 154: Chi phí sản xuất kinh doanh đở dang

Có 152: Nguyên vật liệu

TËp hîp chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh gia c«ng hoÆc tù chÕ biÕnNguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n ghi:

Nợ 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

Có 334,338: Chi phí nhân viên

Có 331: Tiền thuê gia công

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất kho Nguyên vật liệu để bán thì căn cứvào giá trị thực tế, kế toán ghi:

Nợ 111,112,331: Giá thanh toán

2.4 Hạch toán kết quả kiểm kê cho Nguyên vật liệu

Định kỳ hoăc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê khoNguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác

định lợng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổsách và xác định số thừa, thiếu:

- Trờng hợp khi kiểm kê phát hiện Nguyên vật liệu thiếu, căn cứ vàobiên bản kiểm kê và biên bản xử lý(nếu có) kế toán ghi:

- Trờng hợp khi kiểm kê phát hiện Nguyên vật liệu thừa so với sổ sách,doanh nghiệp phải xác định số Nguyên vật liệu thừa là của mình hay phảitrả cho đơn vị, cá nhân khác.

Nếu Nguyên vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ 152: Trị giá Nguyên vật liệu thừa

Có 721: Trị giá Nguyên vật liệu thừa

Nếu Nguyên vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toánghi vào bên Nợ TK 002

Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì cần thông báocho bên bán Căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ ngời bán, kế toán ghi:

Hàng mua Hàng đi đờng NVL xuất thuê

đang đi đờng về nhập kho ngoài gia công

trả lại vốn góp liên doanh

Giảm giá hàng mua

hoặc trả lại NVL cho ngời bán

3 Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK

- Đầu kỳ hạch toán, kế toán tiến hành kết chuyển Nguyên vật liệu tồnkho và Nguyên vật liệu đang đi đờng:

Nợ 611: Kết chuyển Nguyên vật liệu

Có 152: Kết chuyển Nguyên vật liệu

- Trong kỳ mua Nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn vàchứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nợ 611: Trị giá NVL mua ngoài về nhập kho

Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào

Có 111,112: Trả bằng tiền

Có 331: Cha thanh toán

Phản ánh giảm giá đợc hởng hoặc trả lại Nguyên vật liệu cho nhà cungcấp, kế toán ghi:

Nợ 111,112: Giá thanh toán

Có 133: Giảm thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 611:

- Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê Nguyên vật liệu tồn kho và đang

đi đờng, kế toán tính giá và ghi:

Nợ 151,152

Có 611

Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế củaNguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ và ghi:

Nợ 621,627,641,642

Có 611Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK đợc thểhiện theo sơ đồ sau:

Trị giá NVL mua Giảm giá hàng mua

vào trong kỳ hoặc trả lại cho ngời bán

TK 621,641,642

Trị giá NVL

sử dụng trong kỳ

Phần II Thực trạng về công tác tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu tại

công ty in hàng không.

I Đặc điểm, tình hình chung của công ty in hàng không:

Đơn vị thực tập: Công ty In Hàng không

Tên giao dịch quốc tế: AVITATION PRINTING COMPANY

Trụ sở chính: Sân bay Gia Lâm – Hà Nội

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty in Hàng không:

Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp nhà Nhà nớc hạch toánkinh tế độc lập, tự củ tài chính, có t cách pháp nhân Công ty là một doanhnghiệp in tổng hợp của ngành hàng không dân dụng Nguyên vật liệu vàchịu sự quản lý của Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam

Tiền thân của công ty In Hàng không là xởng In Hàng không thuộcbinh đoàn 919 ( Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam ) đợc thành lậptheo quyết định 472/ QP ngày 19/3/1985 của Bộ trởng Bộ quốc phòng vớinhiệm vụ in báo, tập san và các chứng từ sổ sách của ngành Hàng không.Ngày 01/4/1985 xởng In Hàng không chính thức đi vào hoạt động theoquyết định số 205/TCHK của Tổng cục trởng Tổng Cục Hàng không dândụng Việt Nam

Đến tháng 3/1992 đổi thành xí nghiệp In Hàng không Ngày14/9/1994 Bộ trởng Bộ GTVT ký quyết định số 1481/QĐ/TCCB - LĐ thànhlập doanh nghiệp Nhà nớc với tên gọi công ty In Hàng không với tên giaodịch quốc tế Aviation Priting Company viết tắt IHK

Từ một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, sau 20 năm xâydựng công ty In Hàng không đã có cơ ngơi bề thế trên mặt bằng có diệntích 4000 m2 tại sân bay Gia Lâm - Hà Nội Công ty đã đầu t hàng chục tỷ

đồng xây dựng 2.500 m2 nhà xởng và công trình phục vụ cho sản xuất kinhdoanh và phúc lợi, trong đó có 3 nhà tầng với tổng diện tích 2.000 m2.Công ty đã có chi nhánh phía Nam tại 126 đờng Hồng Hà - Phờng 2 –Q.Tân Bình - TP.Hồ Chí Minh, thành lập xởng giấy trên diện tích mặt bằng

2000m2 chuyên sản xuất các mặt hàng về giấy cho ngành Hàng không vàtiêu dùng xã hội Công ty còn mở rộng thêm chi nhánh ở miền Trung.

Về công nghệ, từ 3 máy in Typo ban đầu do Trung Quốc chế tạo, đợc

sự giúp đỡ của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Cục Hàng không dândụng Việt Nam, Bộ văn hoá thông tin và các cơ quan ban hành trung ơng,

đến nay công ty đã xây dựng đợc 5 phân xởng sản xuất hoàn thiện, đồng

bộ Đặc biệt, công ty đã tạo lập đợc dây chuyền in OFFSET khép kín, gồm

7 máy in OFFSET hiện đại do CH Liên bang Đức, CH Pháp chế tạo; 2 dâychuyền in FLEXO hiện đại do Mỹ và Đài Loan chế tạo, đồng bộ dâychuyền hoàn thiện sản phẩm, 3 dây truyền gia công và sản xuất giấy

Từ chỗ chỉ in đợc các ấn phẩm đơn giản nh hoá đơn, chứng từ và từ tinHàng không, đến nay công ty đã đảm nhận đợc tất cả các sản phẩm cao cấpphục vụ cho ngành Hàng không bao gồm vé máy bay, sản xuất các sảnphẩm bao bì, nhãn mác bằng PP, PE, OPP, màng xốp Các loại giấy hộp,khăn giấy thơm, giấy vệ sinh các loại phục vụ cho ngành dịch vụ Hàngkhông và xã hội Hiện nay, công ty đã có hàng trăm bạn hàng thờng xuyên

ở khắp mọi niền đất nớc và đã in sản phẩm cho nớc bạn Lào, Nhật Bản.Những năm 1986 – 1987 mỗi năm công ty chỉ sản xuất trên 40 triệutrang in Sau khi chuyển đổi tù công nghệ TYPO sang in OFFSET, với thiết

bị đồng bộ đã đa công xuất từ 40 triệu trang in lên đến 1740,70 triệu trang

in, mỗi năm tăng từ 15% - 20% đã in đợc thể gắn băng từ và các ấn phẩmcao cấp khác của ngành Hàng không, các sản phẩm đa dạng về mẫu mã,phong phú về chủng loại đã đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng và đ-

ợc khách hàng tín nhiệm

Năm 1990 doanh thu của công ty chỉ có 850 triệu đồng nhng đến năm

2004 đã tăng lên 57 tỷ đồng và dự tính đến năm 2005 doanh thu còn tănglên nữa

Về đội ngũ cán bộ, công nhân viên, từ 23 cán bộ, công nhân viên đếnnay công ty đã có 280 cán bộ công nhân viên trong đó số cán bộ kỹ thuật,quản lý có trình độ đại học và trên đại học đợc đào tạo chuyên ngành introng nớc và quốc tế chiếm 45%; số công nhân kỹ thuật chuyên ngành từ bậ

2 đến bậc 7 chiếm 75% và 100% công nhân kỹ thuật có trình độ trung họctrở lên đợc đào tạo ngắn hạn và dài hạn chuyên ngành in

Để đáp ứng nhu cầu trớc mắt,cũng nh lâu dài đối với công ty, ngoàithiết bị sẵn có công ty không ngừng đổi mới công nghệ, đã đàu t thêm 15 tỷ

đồng để hiện đại hoá dây truyền in FLEXO và dây truyền này đã đi vào

hoạt đoọng từ tháng 8 năm 2001 Công ty tiếp tục đầu t hơn 17 tỷ đồngchodây truyền in OFFSET 4 màu và đầu t mở rộng dây truyền sản xuất giấynhằm đáp ứng nhu cầu thị trờng của ngành về chất lợng và sản lợng, đápứng một phần thị trờng ngoài ngành ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh và cácthị trờng khác trong nớc.

Khi nền kinh tế chuyển sang kinh tế thị trờng, công ty đã có nhữngthời kỳ khó khăn về vốn, thị trờng song với sự đầu t đúng hớng có hiệuquả, sự nỗ lực, năng động của ban lãnh đạo cũng nh nhân viên công ty đãphát triển ổn định, mở rộng mối quan hệ kinh tế với bên ngoài, tận dụngmột cách tối đa công suất máy móc hiện có, tạo nguồn in ổn định, một mặt

đáp ứng nhu cầu thị trờng, mặt khác đảm bảo việc làm cho cán bộ côngnhân viên, đem lại nguồn thu nhập cho ngời lao động, đạt đợc múc doanhthu tăng từ 15% - 20% đồng thời khẳng định vị trí của mình trên thị trờng

ấn phẩm tham gia cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp bạn

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.1 Chức năng

Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp Nhà nớc giữ vai trò quantrọng trong ngành Hàng không dân dụng Việt Nam

2.2 Nhiệm vụ

Công ty In Hàng không có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- In vé máy bay và các ấn phẩm tem nhãn, sách báo trong và ngoàingành Hàng không

- In các loại thẻ, vé có gắn sẵn băng từ, vỏ bao thuốc lá, các loại thẻhành lý, thẻ lên máy bay và các loại văn hoá phẩm, chứng từ và các loạithông tin giải trí trên máy bay

- In các loại giấy tờ, biểu mẫu quản lý kinh tế và các biểu mẫu khác

- In các loại bao bì bằng nhựa OPP, PE, OPE, bao bì bằng giấy

- Kinh doanh vật t, thiết bị ngành in

- Sản xuất các mặt hàng về giấy (giấy khăn thơm, giấy tập, giấy hộp,giấy vệ sinh cao cấp )

3 Tổ chức mạng lới hoạt động của công ty

Trụ sở hoạt động chính của công ty In Hàng không là tại sân bay GiaLâm – Hà Nội

Ngoài ra, công ty còn có thêm 2 chi nhánh: một chi nhánh ở phía Nam

và một chi nhánh ở miền Trung

Công ty In Hàng không

Chi nhánh phía Nam Chi nhánh miền Trung

- Chi nhánh phía Nam (126 Hồng Hà - Phờng 2 - Q.Tân Bình – TP.

Hồ Chí Minh: sản xuất và gia công chế biến các sản phẩm giấy cung cấpcho thị trờng phía Nam

- Chi nhánh miền Trung (sân bay quốc tế Đà Nẵng): in lới, cung cấp

và khai thác nguồn khách hàng tại miền Trung

Giữa công ty In Hàng không và các chi nhánh có mối quan hệ chặt chẽvới nhau, phối hợp hoạt động nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao và phục vụ

đắc lực cho ngành dịch vụ hàng không của cả trong và ngoài nớc

5 Tổ chức bộ máy và dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty In Hàng không:

Để bắt nhịp cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng.Công ty đã xác dịnh mục tiêu chính để phát triển là đầu t mạnh vào hệthống dây truyền công nghệ in và công nghệ hoàn thiện sản phẩm, hệ thốngnày phải đòng bộ và hiện đại thì mới có khả năng cạnh tranh trên trị trờngngành in và khẳng định vị trí của công ty trên thị trờng Để làm đợc điều đó

đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ thị trờng, cán bộ kỹthuật, công nhân tay nghề bậc cao thờng xuyên đợc đào tạo ở các lớp dongành in tổ chức

5.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty In Hàng không

Hiện nay, tổng số cán bộ, công nhân viên của công ty là 280 ngời.Công ty chức bộ máy theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹtheo chế độ một thủ trởng

Đứng đầu là giám đốc công ty có quyền lực cao nhất, chịu mọi tráchnhiệm với Nhà nớc, với tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty vàtrong sản xuất kinh doanh

Hỗ trợ cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc thể hiện theo mô hìnhdới đây:

Bảng phân công trách nhiệm của tổ chức trực thuộc:

3 PhòngTài chính

Kế toán

Xây dựng kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồnvốn theo dõi thanh toán, thống kê và kinhdoanhvốn nhàn dỗi, kiểm soát chi phí, thanh toán l-

ơng cho công nhân và giám sát hợp đồng Kếtoán thống kê theo pháp lệnh kế toán và quychế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Kinh doanh

Khai thác, cung ứng vật t, Nguyên vật liệu đápứng nhu cầu sản xuất Kinh doanh vật t, thiết bịngành in, giảm thiểu dự trữ tồn kho, quản lýkho vật t, bán thành phẩm

5 PhòngQuản lý

Chất lợng

Duy trì hệ thống chất lợng, kiểm tra, kiểm soátsản phẩm đầu ra, đầu vào nhằm đáp ứng nhucầu của khách hàng

6 Phân xởng

Offset

Tổ chức in đảm bảo thời gian giao hàng đạtchấtlợng theo phiếu sản xuất và mẫu, phối hợp chặtchẽ với khâu chế bản, gia công thành phẩm

9 Phân xởng

Sách Chuẩn bị giấy in và gia công, kiểm tra, đónggói thành phẩm

10 Phân xởng

Giấy Sản xuất và gia công các loại giấy cung cấp chongành Hàng không và thị trờng phía Bắc

5.2 Dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm

Công ty In Hàng không là doanh nghiệp hạch toán độc lập, trực thuộcTổng công ty Hàng Không Việt Nam Là doanh nghiệp in duy nhất trongngành nên quy trình sản xuất mang tính chất riêng, hoạt động sản xuất kinhdoanh đặc thù trong ngành hàng hoá Quy trình sản xuất, kinh doanh khépkín, đồng bộ phù hợp với cơ sở in công nghiệp, in chứng từ chuyên ngành.Quá trình tập hợp các nguồn lực để biến đổi đầu vào thành đầu ra của công

ty In Hàng không đợc trình bày nh trong hình vẽ dới đây:

Ngêi §Çu vµo Qu¸ tr×nh §Çu ra Kh¸ch hµng

PX chÕ b¶n Phßng kÕ ho¹ch PX offset

PX flexo

PX s¸ch

PX giÊy Phßng kinh doanh Kh¸ch hµng

Nh©n lùcThiÕt bÞPh¬ng ph¸p

6 Tổ chức công tác kế toán của công ty In Hàng không

6.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máyphù hợp với yêu cấu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán Công ty InHàng không tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo hình thức kiêm nhiệm.Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện trộn vẹn ởphòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báocáo và kiểm tra kế toán, tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo kịp thời của giám

đốc công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kếtoán của doanh nghiệp Hình thức này thuận tiện trong phân công vàchuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán trong việc trang bị cácphơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin, mọi vấn đề liên quan đến tàichính kế toán của công ty đều tập trung giải quyết ở phòng kế toán

6.2 Hình thức kế toán áp dụng và các sổ kế toán tại công ty In Hàng không

Hiện nay, công ty In Hàng không đang áp dụng chế độ kế toán theoquyết định số 1141 TC/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Căn cứvào tình hình quản lý thực tế của công ty, hình thức kế toán mà công ty đã

áp dụng là Nhật ký – Sổ cái với các sổ:

- Sổ chi tiết: sổ chi tiết Nguyên vật liệu, sổ chi tiết theo dõi thanh toán

với khách hàng, sổ theo dõi công nợ

- Sổ tổng hợp: sổ cái tài khoản 152, 331, 621