luận văn quản trị nhân lực Xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi

LỜI NÓI ĐẦUTrong thời đại công nghệ thông tin hiện nay việc quản lý dựa vào máytính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết mọi tổ chức kinh tế cũng như xãhội, trong hoàn cảnh đó công việc

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay việc quản lý dựa vào máytính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết mọi tổ chức kinh tế cũng như xãhội, trong hoàn cảnh đó công việc quản lí nhân sự từ lâu đã sớm được tin họchoá Tuy nhiên trong một tổ chức quá trình biến động nhân sự là không thểtránh khỏi Do đó đòi hỏi công tác quản lí nhân sự phải đáp ứng được nhữngthay đổi đó

Công việc quản lí nhân sự chủ yếu tập trung vào quá trình thay đổicông nhân viên theo các giai đoạn khác nhau Đề tài chỉ dừng lại ở mứcnghiên cứu phân tích, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHHthương mại và dịch vụ Quảng Lợi

Từ những yêu cầu trên em đã tiến hành xây dựng một phần mềm quản

lý nhân sự của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi Với mụctiêu là sau khi phần mềm hoàn thành ta có thể dễ dàng kiểm soát được hệthống nhân sự toàn công ty theo sơ đồ vị trí, các phòng ban

Đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với lĩnh vực nghiên cứu khoa họcnày lên trong cách suy nghĩ cũng như trình bày không tránh khỏi thiếu sót vậyrất mong nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn để bài viết thuđược kết quả tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT

VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUẢNG LỢI

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀDỊCH VỤ QUẢNG LỢI

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Ngày 10/6/2001 Công ty TNHH thương mại và dich vụ Quảng Lợi chínhthức ra đời Ban đầu thành lập công ty chỉ có 30 người Với đội ngũ năngđộng, nhiệt huyết công ty Quảng Lợi đã dám vay vốn để thực hiện các hợpđồng quan trọng Nhờ những hợp đồng này Quảng Lợi đã dần dần tạo đượctiềm lực kinh tế cũng như tạo tiền đề cho sự phát triển của công ty sau này.Công ty được thành lập với hoạt động chính là cung cấp các sản phẩmmáy tính của các hàng trên thế giới tại thị trường Việt Nam Nhưng với sự tìmtòi sáng tạo của Ban Giám đốc cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung đầy nhiệthuyết với công việc công ty đã đưa ra những phần mềm ứng dụng đáp ứngđược nhu cầu người tiêu dùng và những hoạt động kinh doanh ban đầu đãthành công đã thúc đẩy Ban lãnh đạo công ty mạnh dạn mở rộng quy mô củacông ty, qua mỗi năm số lượng nhân viên của công ty đều tăng lên Cùng với

sự mở rộng của công ty thì các phòng ban được hình thành rõ rêt và đi vàohoạt động có chiều sâu như: Phòng Marketing, phòng kinh doanh, trung tâmcung ứng và sửa chữa thiết bị văn phòng

Trong tương lai với những ý tưởng mạnh bạo trong kinh doanh và côngnghệ cùng với sự nhiệt huyết và năng động, sáng tạo của các thành viên trongcông ty, công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi chắc chắn đạt đượcnhững thành công nhất định

Địa chỉ: 113 Hoàng Văn Thái , quận Thanh Xuân-thành phố Hà Nội

Số đăng ký kinh doanh: 0102004770

Phòng kinh doanh

Phòng

kế toán chăm sóc khách Trung tâm

hàng

Phòng kế hoạch

lý công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh, công tác tài chính kế toán, lưuchuyển hàng hoá, liên doanh liên kết và các hoạt động khác

Chức năng của công ty thể hiện trong các lĩnh vực sau:

- Nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, chuyển giao công nghệ tin học và ứngdụng vào các công nghệ khác; nhập khẩu các thiết bị, sản phẩm công nghệ tinhọc và công nghệ khác;

- Nhập khẩu và kinh doanh máy điện thoại cầm tay, di động, máy nhắntin và các thiết bị viễn thông khác

- Sản xuất, chế tạo và lắp ráp tủ bảng điện

- Cung cấp dịch vụ Internet công cộng (ISP); Dịch vụ tư vấn đầu tư nướcngoài

- Đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu cho công nghiệp phát triển phần mềm

- Nhập khẩu, chuyển giao công nghệ và kinh doanh các thiết bị khoa học

kỹ thuật và thiết bị giáo dục đào tạo

3 Cơ cấu tổ chức của công ty

* Sơ đồ tổ chức của công ty:

4.Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi

4.1 Dịch vụ cung cấp và lắp đặt thiết bị tin học:

- Máy tính cá nhân và các phụ kiện của các hãng IBM, COMPAQ,OLIVETTI

- Máy mini IBM: RS/6000, AS/400

- Thiết bị mạng: 3COM, CISCO SYSTEM,

- Hệ điều hành : Netware, NT, UNIX, OS/400

- Cơ sở dữ liệu: ORCLE

- Dịch vụ bảo trì cho các hãng máy tính IBM, COMPAQ

- Sửa chữa nâng cấp các thiết bị tin học

- Nhận bảo hành tại công trình

- Nhận bảo hành định kỳ

4.4 Dịch vụ đào tạo :

- Chương trình nhập môn tin học

- Tin học cho học sinh phổ thông

- Kế toán và tự động hoá văn phòng

- Lập trình các loại ngôn ngữ

- Chương trình nâng cao: Thiết kế và phân tích hệ thống, mạng và quảntrị mạng Novell Netware, NT UNIX

- Internet

4.5 Dịch vụ tư vấn:

- Xây dựng kế hoạch phát triển công nghệ thông tin cho các ngành

- Xây dựng các đề án tin học

- Tư vấn phát triển và quản lý dự án

4.6 Dịch vụ mạng thông tin diện rộng Internet :

Những thành công trên của công ty TNHH thương mại và dịch vụQuảng Lợi ngoài nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên còn nhờ vào sựlãnh đạo nhạy bén, biết nhìn xa trông rộng và đoàn kết nhất trí của ban lãnhđạo, ban lãnh đạo thường xuyên bám sát tình hình hoạt động của doanhnghiệp từ đó đưa ra những quyết sách phù hợp với thực tiễn

1.2 Nguồn lực con người

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi có lực lượng laođộng hùng hậu, có trình độ tay nghề cao, sáng tạo trong công việc, tuỳ theothời điểm và nhu cầu ở từng dự án cụ thể mà mỗi đơn vị trong công ty tuyểndụng, ký hợp đồng theo hình thức đào tạo, thử việc hay dài hạn

Trong quá trình hoạt động, công ty luôn chú ý đến đào tạo và phát triểncon người Năm 2005 Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi có

140 người trong đó có 31% là nữ và 69% là nam

Công ty liên tục đầu tư cho công nghệ và chuyên môn, do vậy trình độcủa các thành viên trong công ty giữ được ở mức khá cao: 10% trên đại học

và 81% đại học

Hàng năm công ty có tổ chức các hội thi tay nghề, tổ chức các lớp họcnâng cao tay nghề nhằm tạo ra một đội ngũ vững vàng chuyên môn, có khảnăng hoà nhập và đoàn kết tốt Cùng với việc nâng cao trình độ cho người laođộng, lãnh đạo tổng công ty còn có các chính sách hỗ trợ cho người lao độnggặp khó khăn, chế độ thưởng phạt phân minh từ đó kích thích người lao độnghăng say với công việc có ý thức trung thành và luôn hướng về công ty

Công ty có một môi trường, một không khí hoạt động kinh doanh hiệuquả, nghiêm túc Từ cấp lãnh đạo cao nhất đến từng cá nhân cá cán bộ côngnhân viên tạo thành một khối thống nhất, liên kết chặt chẽ Mọi người trongcông ty đều có tiếng nói riêng của mình khiến họ rất tự tin phát huy năng lựcsáng tạo của mình, nhiệt tình hết mình vì công ty Đây có thể nói là một môitrường rất lành mạnh để Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợiphát triển mạnh mẽ, toàn diện

1.3 Nguồn lực vô hình

Trong lĩnh vực kinh doanh của mình, Công ty TNHH thương mại và dịch

vụ Quảng Lợi có một uy tín lớn nhờ vào một đội ngũ cán bộ kỹ thuật nghề, máymóc công nghệ tiên tiến và đặc biệt là chất lượng các dự án mà công ty thực hiệnluôn nhận được những đánh giá tốt từ phía đối tác Công ty cũng đã trúng thầunhiều dự án lớn khó khăn, phức tạp và đều kết thúc thành công

2 Môi trường bên ngoài Công ty

2.1 Thị trường của công ty

Việt nam là một thị trường lớn với gần 80 triệu dân Dân tộc Việt Nam

là một dân tộc có phẩm chất cần cù, sáng tạo và hiếu học Đặc biệt là bướcsang thế kỷ XXI xu hướng toàn cầu hoá và là thời đại của công nghệ thông tinnên nhu cầu về các sản phẩm tin học tại Việt Nam rất cao Đây là cơ hội tốt

để công ty có điều kiện phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

2.2 Môi trường chính trị pháp luật

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Quảng Lợi hoạt động trong môitrường chính trị ổn định, vững vàng Đảng và nhà nước ta chủ trương thựchiện chính sách phát triển nền kinh tế nhiều thành phần nhằm phát huy tối đanguồn lực của các thành phần kinh tế xây dựng đất nước tiến theo con đườngXHCN Những chính sách, chế độ của Nhà nước đối với các hoạt động sảnxuất kinh doanh (SXKD) ngày càng được hoàn thiện, tạo điều kiện cho cácdoanh nghiệp phát triển

Tuy nhiên bên cạnh những điều kiện thuận lợi công ty cũng nhiều gặpkhó khăn, hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước còn chồng chéo, chưa rõràng, thủ tục hành chính còn rườm rà gây khó khăn trong quá trình sản xuấtkinh doanh

2.3 Môi trường công nghệ

Nền kinh tế của nước ta sau 15 năm đổi mới đã đạt được nhiều thànhtựu, tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng hàng năm Để hoà nhập với thế giới bênngoài Đảng và nhà nước ta chú trọng đến việc phát triển công nghệ thông tin,đây là điểm thuận lợi cho hoạt động của công ty Lãi suất cho vay của cácngân hàng Nhà nước giảm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trongviệc vay vốn để SXKD Mặt khác, tình hình tỷ giá hối đoái lại không ổn địnhlàm cho công ty gặp nhiều khó khăn trong việc nhập khẩu máy móc, thiết bịphục vụ cho SXKD

2.4 Môi trường cạnh tranh

Cùng hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu, SXKD nhập khẩu máy mócthiết bị với công ty còn có rất nhiều các công ty có tiềm lực mạnh, ngoài racòn có các công ty tư nhân, các công ty nước ngoài tham gia vào lĩnh vựcnày, điều này đòi hỏi nỗ lực của công ty trong việc chiếm lĩnh thị trường

III PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦACÔNG TY

1 Các mặt hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty.

1.1 Mặt hàng máy tính và các thiết bị tin học của công ty (từ 2002 đến nay)

Cũng như các công ty tin học khác, Công ty TNHH thương mại và dịch

vụ Quảng Lợi là một công ty kinh doanh thương mại và dịch vụ tin học Hiệnnay ở Việt Nam, chưa có công ty nào có khả năng sản xuất máy vi tính cũngnhư các thiết bị phụ kiện của nó, các công ty tin học chỉ làm nhiệm vụ phânphối lại các sản phẩm tin học của các công ty nước ngoài Các máy vi tínhtrên thị trường Việt nam chủ yếu sản xuất từ các nước Đông Nam Á như:Singapo, Đài Loan, Hàn Quốc, Malaixia và một lượng được sản xuất từ Mỹ

- Pentium II, III (từ 200MHz  850MHz)

* Máy tính xách tay (Notebook) từ đời 486 đến Pentium III

* Laptop: PC là loại máy tinh cá nhân mà chúng ta vẫn gặp hàng ngàychỉ dùng cho một người hoặc dùng làm trạm làm việc cho một số người

* Các dòng máy chủ:

- PC server: Là loại máy thông dụng nhất trên thị trường Việt Nam hiệnnay dùng để quản trị mạng cục bộ (LAN-Local Area Network), chỉ có thểdùng quản trị dữ liệu cho một công ty

- Main frame: Là loại máy quản trị mạng rộng (WAN- Wide AreaNetwork) dùng làm máy chủ cho hệ thống đòi hỏi các tốc độ xử lý cao, khảnăng truyền dữ liệu lớn và có lưu lượng thông tin lớn.

- Midrange: Cũng là máy quản trị mạng rộng nhưng với qui mô nhỏhẹp, dùng cho công ty lớn, tốc độ truyền dữ liệu cao, tốc độ xử lý dữ liệu lớn

- Mini: Là loại máy dùng làm máy chủ cho một mạmg trung bình(MAN- Middle Area Network) dùng để quản trị mạng cho công ty lớn haymột số công ty có nhu cầu về thông tin dữ liệu không giới hạn trong nội bộcông ty

1.1.2.Thiết bị:

- Các thiết bị về mạng: LAN, WAN, MAN

- Các thiết bị ngoại vi: HP, Epson như:

+ Máy in: máy in kim, máy in Laser, máy in phun+ Máy vẽ (Plotter)

+ Máy quét (Scanner)Chất lượng sản phẩm luôn được công ty coi trọng hàng đầu Do vậy cácsản phẩm của công ty đều có chất lượng cao và luôn thoả mãn nhu cầu thịtrường ngay cả những khách hàng khó tính như các chuyên gia công nghệ.Thành công đó chính là nhờ sự bổ sung những mặt hàng mới được công tythực hiện một cách thường xuyên Sản phẩm công nghệ là sản phẩm của trítuệ nên nó thay đổi một cách thường xuyên để ngày càng đạt được các tínhnăng siêu việt nhằm phục vụ tối đa cho cuộc sống của con người Sự thay đổinày thường tập trung ở các hãng máy tính lớn trên thế giới như: IBM,Compaq, Samsung hay Oracle, Công ty luôn nỗ lực tìm kiếm và mang vềcho thị trường máy tính Việt Nam các sản phẩm mới nhất với tính năng ngàycàng cao Mỗi nhãn hiệu sản phẩm mà công ty đưa ra đều thể hiện tính độcđáo về chất lượng kiểu dáng, kích cỡ riêng của sản phẩm đáp ứng thị hiếu của

người tiêu dùng Với việc đa dạng hóa sản phẩm công ty đã không chỉ thoảmãn được nhiều thị hiếu phong phú của thị trường mà còn phủ kín đượcnhững khe hở của thị trường và ngăn chặn sự xâm nhập của đối thủ cạnhtranh

Các thiết bị máy in, máy quét ảnh, máy vẽ, card nối mạng, nút tậptrung, màn hình máy tính gọi chung là các thiết bị hỗ trợ thị trường của cácthiết bị hỗ trợ đang mạnh lên, trong thời gian tới công ty sẽ đầu tư nhiều hơnvào mảng thị trường này

1.2 Nguồn cung ứng hàng hoá của công ty

1.2.1.Theo mặt hàng :

Thị trường mua máy tính và các thiết bị hỗ trợ của công ty liên quanchặt chẽ với thị trường tin học thế giới Nguồn chính của công ty là nhập khẩu

từ nước ngoài đặc biệt là từ các hãng của Mỹ Mặt hàng chủ yếu của công ty

là sản phẩm của hãng: IBM, APC, Upselec, Compaq Packard, HewlettPackard, Intel, Cisco

Với qui mô ngày càng mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng củakhách hàng lượng nhập máy tính của công ty đặc biệt là các hãng máy chủđạo đều tăng qua các năm Lượng máy Compaq nhập vào năm 2003 tăng20.6% so với năm 2002, năm 2004 so với năm 2003 tăng ít hơn (8.2%) nhưngđến năm 2005 lượng máy Compaq công ty nhập vào tăng vọt lên 42.23% sovới năm 2004 Máy tính của hãng IBM công ty nhập vào cũng tăng đều quacác năm nhưng với số lượng ít hơn Sự tăng giảm của lượng nhập máy tínhcủa các hãng khác có phần không ổn định như hai hãng chính trên Ta có thểthấy được điều này qua bảng sau:

Lượng nhập máy tính theo hãng

Thực hiện

Chênh lệch

Kế hoạch

Thực hiện

Chênh lệch Tương

đối Tuyệt đối

Tương đối Tuyệt đốiCompaq 3,230 3,240 25 100.39% 6,970 6,978 8 100.11% IBM 1,950 1,997 47 102.41% 2,000 2,005 5 100.25%

Tổng 9,160 9,262 102 101.11% 9,950 9,969 19 100.19% Hãng

Máy tính

Kế hoạch

Thực hiện

Chênh lệch

Kế hoạch

Thực hiện

Chênh lệch Tương

đối Tuyệt đối

Tương đối Tuyệt đốiCompaq 6,890 6,890 0 100.00% 7,250 7,261 11 100.15% IBM 1,960 1,968 8 100.41% 2,050 2,074 24 101.17% Olivetti 980 986 6 100.61% 1,028 1,038 10 100.97% Tổng 9,830 9,844 14 100.14% 10,320 10,373 53 100.51%

Nguồn: Báo cáo của công ty Quảng Lợi

Bảng 1.1 Lượng nhập máy tính theo hãngCông ty thực hiện kế hoạch nhập khẩu máy rất sát với kế hoạch đặt ra.Trung bình một năm công ty nhập khẩu vượt kế hoạch 10-15 máy, điều này

là do công ty gặp thuận lợi để có thể tăng lượng nhập sao cho lợi nhuận đạtmức cao nhất có thể

Các thiết bị máy tính và thiết bị tin học mà công ty nhập vào từ cáchãng có uy tín lớn trên thị trường, đặc biệt là thiết bị mạng chủ yếu là củaAMP sau đó là các hãng 3COM và D-Link, trong đó AMP chiếm 79.4%,3COM chiếm 11.7%, AMP chiếm 8.18%

Các tháng trong năm 2005 kế hoạch nhập máy tính từ các hãng đượclập khá sát với nhu cầu của thị trường tuy nhiên việc thực hiện về lượng vượt

kế hoạch đề ra một lượng nhỏ Việc lập kế hoạch về mặt giá trị đòi hỏi ngườilập kế hoạch phải nắm rõ tình hình tài chính cho phép cũng như chi phí chomột đơn vị hàng hoá

1.2.2.Theo nước xuất khẩu :

Công ty nhập khẩu máy và thiết bị từ rất nhiều nước trong đó chủ yếu

là mặt hàng của Mỹ xuất qua Singapo Tổng giá trị nhập máy tính năm 2002

là 3,424,310 USD, tăng lên một lượng nhỏ 300,485.93 USD vào năm 2003nhưng giảm xuống 2,895,550.69 USD vào năm 2004 do lượng nhập giảm,nhưng tăng vọt lên 6,403,640.86 USD vào năm 2005 Phụ kiện máy tính đượcnhập khẩu từ rất nhiều nước như: Singapo, Malaixia, Mỹ, Đài Loan, TháiLan, Pháp, Canada, Hàn quốc, trong đó nhập từ Singapo, Malaixia, Đài Loan

là chủ yếu

Ngày nay công nghệ thông tin phát triển nhanh một cách thần kỳ, mặthàng máy tính và các thiết bị tin học được cải tiến hàng ngày hàng giờ Do đócông ty luôn cố gắng lập kế hoạch mua hàng sát với nhu cầu tiêu thụ đểtránh sự khấu hao vô hình - tiến bộ của khoa học kỹ thuật gây nên

Tỷ lệ

%

Lượngmáy bán

Tỷ lệ

%

Lượngmáy bán

Tỷ lệ

%

Tỷ lệ

%

Lượngmáy bán

Tỷ lệ

%

Lượngmáy bán

Tỷ lệ

%

Nguồn: báo cáo của công ty Quảng Lợi

Bảng 1.2: Lượng bán máy tính của công ty theo model (đơn vị: chiếc)

* Theo xuất xứ của hàng

Do nhu cầu về tính năng an toàn trong sử dụng máy tính tại các cơ quanNhà nước, các doanh nghiệp và các công ty lớn đồng thời trách nhiệm trongviệc bán các sản phẩm có thời gian bảo hành lâu dài để giữ uy tín trên thịtrường nên Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quảng Lợi không kinhdoanh máy Noname

Công ty chủ yếu bán máy Mỹ, đúng như kế hoạch đặt ra máy Mỹchiếm 90% lượng máy công ty bán ra và một lượng nhỏ các máy nhập từ EUđược bán theo yêu cầu cụ thể của một số khách hàng đặc biệt Hiện nay công

ty vẫn xác định máy Mỹ là mặt hàng chủ lực bởi vì các lý do: máy do hãngcủa Mỹ sản xuất có chất lượng và tính ổn định cao cả về giá cả và thông số kỹthuật, công ty là đại lý phân phối hàng đầu của các hãng máy tính Mỹ nên cónhiều lợi thế về nguồn hàng Năm 2002 lượng máy Mỹ bán ra là 7409 chiếm80% tổng lượng máy bán ra, năm 2003 là 8972 chiếm 90%, năm 2004 vànăm 2005 đều chiếm 92% tổng lượng nhập

Loại hàng

Kếhoạch

Thựchiện

Kếhoạch

Thựchiện

Kếhoạch

Thựchiện

Kếhoạch

ThựchiệnMáy in

(chiếc) 2100 2125 2500 2532 3000 3017 4000 4009

(chiếc) 4000 4032 4500 4500 6000 6024 6500 6512T/bị mạng

(triệu USD) 1,000 1,124 1,200 1,210 1,500 1,528 2,000 2,036

Nguồn: Báo cáo của công ty Quảng Lợi

Bảng 1.3: Lượng bán thiết bị ngoại vi

Theo kế hoạch đặt ra công ty bán các thiết bị tin học như máy in, thiết

bị mạng, UPS các thiết bị này cũng đem lại lợi nhuận không nhỏ cho côngty

1.3.2.Theo khu vực địa lý

Do chưa thiết lập được chi nhánh tại miền Nam nên thị trường bán máytính và các thiết bị tin học của công ty được chia thành miền Bắc và miềnTrung Có thể thấy thị trường miền Bắc luôn có số lượng máy bán chiếm tỷ lệlớn nhất, trung bình tới 70% lượng máy bán ra, vì vậy thị trường miền Bắcđược xem là thị trường trọng diểm của công ty

1.3.3 Theo đối tượng khách hàng

Công ty có khách hàng phong phú và đa dạng, từ các tổ chức thuộcchính phủ, cơ quan ngang bộ, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, trườnghọc đến từng cá nhân và hộ gia đình Tuy nhiên đối với mỗi khách hànglượng mua có sự khác biệt rõ rệt Thực tế cho thấy lượng mua chiếm khoảng70% hàng bán của công ty là các hộ gia đình

1.3.4 Theo hình thức bán

Thị trường bán buôn của công ty gắn liền với hệ thống các cửa hàng đại

lý, đây là thị trường quan trọng giúp công ty có nhiều quan hệ tốt với nhiềubạn hàng, là cơ sỏ mở rộng phân phối hơn nữa đây là thị trường rất ổn địnhtạo nên nhiều lợi thế cho công ty Thị trường dự án là thị trường trọng điểmcủa công ty, giá trị của thị trường dự án chiếm tỷ trọng lớn nhất trong lượng

bán của công ty với hàng loạt các hợp đồng lớn về cung cấp máy tính và cácthiết bị tin học và dịch vụ kèm theo cho các cơ quan nhà nước, ngân hàng,trường học Theo như kế hoạch đã đặt ra, trong các năm từ năm 1998 đến naythị trường cho dự án chiếm khoảng 55% thị trường cung cấp máy tính và cácthiết bị tin học của công ty, thị trường bán buôn chiếm 30%, còn lại 15% làthị trường bán lẻ

Với đà phát triển như hiện nay của công nghệ thông tin, các tổ chứcngân hàng, các cơ quan, trường học, sẽ liên tục đổi mới trang thiết bị nênduy trì tốt thị trường dự án sẽ mang lại lợi nhuận lớn cho công ty

Công ty tổ chức hệ thông phân phối khá hiệu quả do công ty rất chútrọng đến việc tổ chức công nghệ nghiệp vụ bán buôn là bán chuyển thẳng vàbán qua kho, trong đó sử dụng chủ yếu là hình thức bán qua kho, trong trườnghợp quá hạn hợp đồng hay do cấp bách về thời gian công ty sẽ áp dụng biệnpháp giao chuyển thẳng Đối tác của công ty trong bán buôn là các công ty,cửa hàng kinh doanh thiết bi tin học Đối với bạn hàng truyền thống và sảnphẩm truyền thống, công ty thường ký kết hợp đồng dài hạn với những điềukhoản ưu đãi nhất mà công ty có thể cung cấp

đối Tuyệt đối

Tương đối Tuyệt đốiM/tính

PC Compaq 2950 2964 14 100.47%

3,900,00 0

3,998,00 0

98,00

0 102.51%IBM 4100 4113 13 100.32% 5,200,00

0

5,205,00

0 5,000 100.10%Máy

in Laser 50 59 9 118.00% 44,000 50,900 6,900 115.68%

Phun

mực 70 75 5 107.14% 5,000 5,300 300 106.00%

Kim 5 5 0 100.00% 2,000 2,000 0 100.00% Thiết bị mạng 1200 1214 14 101.17% 97,000 99,500 2,500 102.58%

Nguồn: Báo cáo của công ty Quảng Lợi

Bảng 1.4: Kết quả bán buôn năm 2005 của công ty Quảng Lợi

Thị trường bán buôn và thị trường dự án đem lại doanh số chủ yếu chocông ty nhưng thị trường bán lẻ cũng góp phần tăng doanh số và uy tín của công

ty Nếu các đối tác trên thị trường bán buôn và thị trường dự án là cơ quan nhànước, các doanh nghiệp, cửa hàng lớn thì trên thị trường bán lẻ chủ yếu là các hộgia đình, cá nhân và doanh nghiệp nhỏ Mặc dù khách hàng có khả năng tàichính ở thị trường này là hạn chế song nó lại có tác dụng lớn trong việc nâng cao

uy tín của công ty trên thương trường Các mặt hàng bán lẻ của công ty cũngphong phú như bán buôn bao gồm sản phẩm hiện đại của các hãng nổi tiếng trênthế giới như: Compaq, IBM, Samsung, cùng dịch vụ kèm theo

1.4 Tình hình thực hiện kế hoạch dự trữ

Các giám đốc sản phẩm thường lên kế hoạch nhập hàng cho tháng sauvào ngày 15 của tháng trước, hàng sẽ được chuyển về công ty sau 15 ngày.Như vậy công ty không phải lập kế hoạch dự trữ

2 Phân tích tình hình hoạt động tiền lương của công ty

2.1 Tổng số lao động và kết cấu lao động của công ty

Đội ngũ cán bộ của Công ty TNHH thương mại và dich vụ Quảng Lợităng trưởng nhanh về số lượng và chất lượng Ngày đầu thành lập với sốngười 30 người nhưng đến năm 2005 số thành viên của Công ty TNHHthương mại và dich vụ Quảng Lợi đã tăng lên thành 140 người Sự tăngtrưởng về nhân lực cho thấy công ty đang ngày càng mở rộng qui mô pháttriển

70 100 125 140

Bảng 1.5: Nhân sự qua các năm

Đặc điểm tuyển nhân viên của Công ty TNHH thương mại và dich vụQuảng Lợi là công ty thường tuyển các sinh viên mới ra trường, có năng lực,lớp trước dìu lớp sau, đội ngũ trưởng thành qua công tác Hiện tại công ty cótuổi đời trung bình của các thành viên trong công ty là 28 tuổi

2.2 Công tác tổ chức lao động

Người lao động trong công ty được phân công đúng việc phù hợp vớikhả năng của từng người Thời gian làm việc của các nhân viên trong công tyđược sắp xếp hợp lý nhằm phát huy tối đa khả năng của mỗi người Mặt kháccác nội quy lao động chế độ đối với ngừơi ốm đau sinh nở được áp dụng đúngtheo quy định của nhà nước

2.3 Hiệu qủa sử dụng lao động

Với sự quan tâm sát sao đôn đốc động viên của Ban lãnh đạo công tyđối với nhân viên, nhân viên công ty luôn luôn nhiệt tình hăng hái trong côngviệc Nhiều sản phẩm độc đáo đã được nhân viên tìm tòi nghiên cứu ra

2.4 Tiền lương và tiền thưởng

Thu nhập bình quân mỗi nhân viên của công ty vào khoảng 2-4 triệuđồng/ tháng Ngoài ra công ty đều có thưởng quý, thưởng cho những nhânviên có thành tích xuất sắc trong công việc

3 Đánh giá về vốn và nguồn vốn của công ty

3.1 Tổng vốn và cơ cấu vốn kinh doanh của DN

- Tổng số vốn của công ty là: 50.000.000 VND

Trong đó số vốn kinh doanh là 40.000.000 VND

Vốn kinh doanh chiếm 80% tổng số vốn của công ty Lượng vốn nàyđáp ứng được phần nào những dự án nhỏ và vừa

3.2 Nguồn vốn và cơ cầu nguồn vốn

Nguồn vốn trong công ty từ ba nguồn: vốn tự có và vốn vay Trong đóvốn tự có chiếm 60% nguồn vốn trong công ty

4 Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

4.1 Đánh giá kết quả về tài chính:

Có đông đảo khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, doanh thucủa công ty không ngừng tăng lên Khởi đầu với mức vốn rất ít thậm nhưngđến năm 2005 doanh thu của công ty đã tăng lên con số 100 tỷ VNĐ Tốc độtăng trưởng của công ty trong 4 năm qua khoảng 50%, kể từ mức khởi đầuvốn của công ty đã tăng khoảng 85%/năm Nộp ngân sách Nhà nước trongvòng 4 năm (giai đoạn từ 2002-2005) hơn 10 tỷ VNĐ

12 25 51 100

45 39 32.7 26

B ảng 1.6: Doanh thu (tỷ đồng)

4.2 Đánh giá phương pháp tổ chức

Sức mạnh của Công ty TNHH thương mại và dich vụ Quảng Lợi là sứcmạnh chất xám, sức mạnh của nguồn nhân lực ở việc thu hút, nuôi dưỡng, sửdụng hiệu quả nhân lực, tuy nhiên chỉ dựa vào sức mạnh trí tuệ của từng cánhân là chưa đủ, các thành viên cần phải gắn kết với nhau trong một qui trìnhchung, qui trình chất lượng Qui trình không chỉ để bộ máy vận hành hợp lý,trơn chu, hiệu quả, tạo chất lượng cao các dịch vụ, nhận biết nhu cầu kháchhàng mà còn tạo ra cơ cấu hoạt động trong suốt để tăng cường tính tập thể,tính trách nhiệm của mỗi thành viên

- Thị trường tin học Việt Nam có môi trường phát triển rất tốt Môitrường đó là sự quan tâm, hỗ trợ của Đảng và của Nhà nước, là sự thuận lợi

về mặt địa lý có nhiều cơ hội tiếp xúc với các luồng văn hoá khác nhau đểtiếp thu các tinh hoa, tri thức, trình độ và tốc độ phát triển khoa học côngnghệ hiện đại, thêm vào đó là truyền thống cần cù chịu khó tìm tòi, sáng tạo,coi trọng hoạt động trí óc tư duy

- Hạ tầng kỹ thuật được đầu tư mạnh mẽ, nền khoa học kỹ thuật từngbước được hiện đại là chỗ dựa cho hoạt động kinh doanh các sản phẩm tin

học Không những thế việc gia nhập mạng máy tính toàn cầu- Internet giúpcho Công Ty TNHH thương mại và dich vụ Quảng Lợi rất nhiều trong việcthu thập thông tin, liên kết kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung ứng,

mở rộng thị trường đầu vào và đầu ra, tìm kiếm khách hàng

Mỗi người trong công ty như một thành viên trong Công ty TNHHthương mại và dịch vụ Quảng Lợi họ sống và làm việc hết mình vì tương laicủa công ty và vì chính lợi ích của họ Quảng Lợi làm việc rất khẩn trương vàhiệu quả, có được điều này trước hết là nhờ sự lãnh đạo của ban giám đốccông ty, những người giỏi về kỹ thuật, chuyên môn, nhiều kinh nghiệm trênthương trường , họ hiểu nhân viên và nắm vững mọi tình hình, diễn biến hoạtđộng của công ty do đó họ luôn đề ra được mục tiêu, phương hướng phát triểnmang tính khả thi Sau đó những người lãnh đạo đầy kinh nghiệm này lại biếtcách dùng người hợp lý Họ giao nhiệm vụ đến từng người cụ thể vì vậy mỗi

cá nhân trong công ty đều trực tiếp nắm được yêu cầu, trách nhiệm cũng nhưquyền quyết hạn của mình Thêm vào đó công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viênrất trẻ, năng động đầy nhiệt huyết, một không khí đoàn kết, gắn bó của toàn

bộ công ty từ cấp lãnh đạo đến nhân viên, điều đó giúp cho mỗi cá nhân cốgắng hết sức để hoàn thành nhiệm vụ được giao

Tuy nhiên những chính sách cụ thể để phát triển hoạt động kinh doanhmáy tính và các thiết bị tin học còn thiếu

- Sự chậm chễ trong việc xây dựng mạng lưới thông tin đã gây ra sựthiếu hụt, lạc hậu về thông tin so với khu vực và thế giới

- Thị trường tiêu thụ máy tính và các thiết bị tin học ở Việt Nam cònchưa ổn định gây khó khăn cho việc dự báo trong khi xây dựng kế hoạch kinhdoanh chúng

- Người Việt Nam ở nước ngoài tham gia các hoạt động kinh doanhmáy tính và các thiết bị tin học trong nước còn lẻ tẻ, tự phát, thiếu tổ chức

5 Các kiến nghị và đề xuất

Kiến nghị đối với doanh nghiệp:

Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tình và các thiết bị tinhọc của công ty TNHH thương mại và dich vụ Quảng Lợi là tiếp cận hợp lý

để đạt mục tiêu kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty Quátrình thực hiện kế hoạch đó diễn ra trong tương lai với sự tác động qua lạigiữa các yếu tố: sự phát triển của công ty với thời gian và tiền đề, căn cứ xâydựng và thực hiện vì vậy trong công tác xây dựng kế hoạch công ty phải xácđịnh thời gian hợp lý, bên cạnh đó phải xác định căn cứ vững chắc, các căn cứchủ yếu là:

- Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu của tiến bộkhoa học kỹ thuật công nghệ

- Căn cứ vào nhu cầu thị trường

Thị trường là yếu tố quan trọng mà công ty phải dựa vào đó để xâydựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tình và các thiết bị tin học, bởi vìsuy cho cùng thì mục đích của quá trình kinh doanh là nhằm thoả mãn tối đacác nhu cầu của thị trường đó thực hiện mục tiêu công ty đề ra Công tyTNHH thương mại và dich vụ Quảng Lợi phải nắm vững thị trường đầu vào

và thị trường đầu ra của mình, nhu cầu thị trường không phải yếu tố thuần tuý

về lượng mà biểu hiện qua chất lượng, cơ cấu chủng loại

- Căn cứ vào khả năng, nguồn lực của công ty

Kế hoạch kinh doanh chỉ mang tính khả thi cao khi nó nằm trong khảnăng của công ty Một kế hoạch với triển vọng tốt đẹp đến đâu đi nữa nhưngvượt quá khả năng nhân lực, tài lực của công ty thì cũng thể thực hiện được.Mặt khác việc đánh giá đúng khả năng sẽ giúp công ty khai thác được thế

mạnh của mình và tận dụng được lợi thế tương đối so với các đối thủ cạnhtranh.

- Căn cứ vào lợi ích kinh tế

Đó là lợi ích mà công ty có khả năng đạt được trong việc thoả mãn nhucầu thị trường tức là khi đề ra kế hoạch kinh doanh bất kỳ một mặt hàng máytính và các thiết bị tin học nào công ty cũng phải xem xét trong mối tươngquan với mức lợi nhuận mà công ty đạt được do hoạt động đó mang lại Công

ty không nên quá theo đổi mục tiêu mặt hàng mới nhất, hãng cung cấp nổitiếng nhất mà quên đi lợi nhuận chúng đem lại cho công ty là bao nhiêu Cónhư vậy kế hoạch đặt ra mới có hiệu quả

- Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật

Hệ thống định mức, tiêu chuẩn luôn là cơ sở quan trọng của công tác hoạchđịnh kế hoạch Sự biến đổi một cách nhanh chóng của môi trường kinh doanhđòi hỏi hệ thống này cần phải được xem xét và hoàn thiện sau mỗi chu kỳkinh doanh Hệ thống định mức trong kế hoạch kinh doanh máy tính và cácthiết bị tin học phải phù hợp với hệ thống định mức kế hoạch kinh doanhchung của công ty, có như vậy hoạt động kinh doanh của công ty mới thànhmột qui trình thống nhất và hiệu quả

6.Lý do lựa chọn đề tài

Tuy đã ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trong công ty nhưngphần mềm vẫn còn bộc lộ một số nhược điểm cơ bản sau:

- Đơn giản, vẫn còn mang nặng tính thủ công

- Mất nhiều thời gian trong việc nhập liệu và truy xuất thông tin

- Các bảng tính lương theo chế độ không được tích hợp chung vàochương trình

Từ thực tế đó, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Quảng Lợi” Việc

lựa chọn đề tài này xuất phát từ mong muốn tạo ra một chương trình phầnmềm có khả năng thống nhất các chức năng quản lý nhân sự, tin học hóacác nghiệp vụ quản lý nhằm giảm thiểu thời gian, công sức và chi phí chohoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp bản thân đang thực tập nóiriêng cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác nói chung.

Việc lựa chọn đề tài này còn xuất phát từ một thực tế là công nghệthông tin đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng cả trong nước lẫnngoài nước Vấn đề áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

đã, đang và sẽ là một trong những nhu cầu và xu hướng nhằm giảm thiểuthời gian, chi phí trong các công đoạn quản lý

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của đơn vị thực tập cũng như xu hướngphát triển tất yếu trong ngành công nghệ thông tin, em đã lựa chọn đề tài

“Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Thương mại v à dịch vụ Quảng Lợi” Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của:

- Cô giáo: Trần Thị Thu Hà – Giảng viên Khoa tin học kinh tế, Đại họcKinh tế Quốc Dân Hà Nội

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN PHÁT TRIỂN

MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNGTIN

1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý [2,trang 21]

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

2.Các bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý

- Nhân tố có sẵn:

+ Phần cứng + Con người

- Nhân tố thiết lập:

+ Phần mềm+ Dữ liệu + Các thủ tục

3.Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý :

Quản lý thông tin theo 3 cấp: + Cấp chiến lược

+ Cấp chiến thuật

+ Cấp tác nghiệp

Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược cónhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Từ đó họthiết lập các chính sách chung và hoạch định những đường lối phát triển

Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, cónghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt

ra ở mức cao hơn

Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả

và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt độngcủa tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩthuật

II PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢNLÝ

1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin quản lý[2,trang 99]

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin.Như chúng

ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý

và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêucầu phát triển hệ thống, nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa nhưyêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi hay sự thay đổi sách lược chínhtrị…Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau:

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin :

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

a Vấn đề về quản lý:

Vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp luôn là vấn đề quan trọnghàng đầu, bởi nếu chỉ kinh doanh tốt thì chưa đủ Muốn tồn tại trong một tổchức cần có sự quản lý theo những quy tắc nhất định Trước khi có máy tính,vấn đề quản lý thực sự là khó khăn và phức tạp Muốn thông báo một tin tứcmới tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người, nhiều ngày và rất có thểthông tin sẽ không còn xác thực khi đến các nhân viên Ngoài vấn đề truyền

đạt mệnh lệnh, yêu cầu thì vấn đề nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tinnhư: chính sách thuế, thông tin về khách hàng, về nhà cung cấp, về các đốithủ cạnh tranh….cũng cần được nhanh chóng và chính xác Điều này chỉ cóđược một cách dễ dàng khi dựa vào một hệ thống thông tin với một sự kết nốimạng Nhờ có được các thông tin chính xác, nhanh chóng nhà quản lý có thể

ra quyết định mang tính chiến lược

Ngày nay cùng với việc phát triển của kinh tế thị trường thì việc cáccông ty, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô là điều tất yếu Các công ty vớicác cơ sở làm việc không chỉ ở một nơi, một thành phố, trong nước mà ở khắpmọi nơi trên toàn đất nước thậm chí cả ở nước ngoài Vì vậy làm thế nào đểcác nhà quản lý chỉ ngồi một chỗ mà có thể nắm bắt tình hình ở khắp mọi nơi

Để làm được điều này đòi hỏi phải dựa vào công nghệ máy tính với một hệthống thông tin hiện đại Do đó, ngày nay quản lý thoát dần với thủ côngtruyền thống mà vẫn đem lại hiệu qủa cao

b Yêu cầu của nhà lãnh đạo:

Trong một doanh nghiệp không thể phủ nhận vai trò của nhà lãnh đạo.Những quyết định của nhà lãnh đạo là mệnh lệnh đối với toàn bộ cấp dưới

Do đó quyết định này càng đúng đắn thì thành công cho doanh nghiệp cànglớn Tuy nhiên để có được một quyết định mang tính chiến lược thì đòi hỏiphải có căn cứ xác đáng, phải dựa trên những nguồn thông tin nội bộ, bênngoài, dựa trên những gì đã có và dựa vào những vấn đề sẽ có khả năng xảy

ra Tuy nhiên một mình người lãnh đạo không thể tự mình thu thập đầy đủnhững tài liệu, phân tích và nghiên cứu chúng Do đó họ cần có công cụ bổtrợ để việc ra quyết định trở nên thuận tiện hơn Và hệ thống thông tin có tínhchuyên nghiệp và hiệu quả là điều cần thiết

c Yêu cầu của công nghệ:

Công nghệ tiên tiến hiện đại là điều kiện thuận lợi để một doanhnghiệp tạo được lợi thế trên thị trường hiện nay Do đó khi một công nghệmới ra đời thì kéo theo là sự tụt hậu của những công nghệ đã tồn tại Khi đócác công ty phải xem xét những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin củamình Cụ thể khi một phần mềm quản lý mới ra đời với nhiều ưu điểm nổi bật

và giải quyết được các yêu cầu mới của công ty thì tổ chức cần phải rà soát lại

hệ thống thông tin của mình để thay đổi hay cài đặt lại các chương trình khimuốn sử dụng phần mềm quản lý mới này

d Sự thay đổi sách lược chính trị:

Một nguyên nhân rất lớn buộc các doanh nghiệp phải thay đổi hệthống thông tin cũ đó là những sách lược chính trị Cập nhật những thông tin

về sách lược kinh tế chính trị là hết sức quan trọng, nó giúp cho doanh nghiệpđưa ra được những quyết định chuẩn xác

2 Các giai đoạn phát triển của một hệ thống thông tin quản lý [2,trang 15]

Muốn hệ thống thông tin được xây dựng chuẩn thì không thể tuỳ tiện

mà cần phải làm việc theo những giai đoạn sau:

Giai đoạn 1 :Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vàhiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiệntương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạnsau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi

về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đềcủa hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực củavấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệ thống vàxác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nộidung báo cáo phân tích chi tiết sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệthống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cáccông đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của

hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra ( nội dungcủa Outputs ), nội dung của cơ sở dữ liệu, ( các tệp, các quan hệ giữa cáctệp ), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện ( Các Xử lý ) và các dữ liệu

sẽ được nhập vào ( các inputs ) Mô hình logic sẽ phải được những người sửdụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4 :Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệthống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa môhình logic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy

dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựngchi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mụctiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích phải đánh giá các chi phí và lợi íchcủa mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽđược trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện.Người sử dụng sẽ chọn ra một phương án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ

mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn củagiai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn này

Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có Trước hết là mộttài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần c ho việc thựchiện kỹ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả

phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những côngđoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào / ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6 : Triển khai thiết kế hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềmtin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịutrách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướngdẫn về sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác hệ thống

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hê thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm

ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm cáccông đoạn:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

III GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SƠ Ở DỮ LIỆU VÀNGÔN NGỮ LẬP TRÌNH

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( database manager systerm ) [1,trang 25]

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống các chương trình máy tínhgiúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu Các hệ quản trị cơ sở dữliệu thường được các công ty phần mềm sản xuất và bán trên thị trường, các

hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng và nổi tiếng hiện nay như : VisualFoxpro, Visual Basic, my SQL, Microsoft Access…

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xâydựng các chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý cũng nhưtrong một số lĩnh vực khác Do vậy việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trìnhcho bài toán là rất quan trọng Mỗi bài toán đều có cách giải quyết khác nhautuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của người thực hiện bài toán đó.Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng nên việc lựa chọnngôn ngữ phải dựa trên những yêu cầu của bài toán

Dựa trên yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chươngtrình, phải tìm ra được một giải pháp phần mềm tối ưu Tức là phải đảm bảothông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp và thânthiện với người sử dụng Trên cơ sở phân tích bài toán và tìm hiểu các ngônngữ, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Visual Basis trong môi trường Access

để xây dựng chương trình

2 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình:

Trước kia các nhân viên chương trình quen với phong cách xây dựngcác chương trình trong môi trường MS-DOS, PC-DOS…nhưng từ khiMicrosoft Windown ra đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windownngày càng thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng Do đó một loạt cácngôn ngữ lập trình truyền thống Visual Basis, Pascal, C, Foxpro đã khai thác

khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú các đặc tính của ngôn ngữVisual basic, Visual C và Visual Foxpro.

Với Visual Basic 6.0 viên lập trình có thể xây dựng một chương trìnhứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windown rất dễ dàng chochính mình và người sử dụng Visual Basic 6.0 đã bổ sung nhiều tính năngmới so với các phiên bản trước

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 được hầu hết các công typhần mềm và một số lĩnh vực khác nước ta hiện nay sử dụng như là ngôn ngữlập trình chính cho sản phẩm của mình Có được điều này là do tính ưu việtcủa nó trong quản lý, kết nối cơ sở dữ liệu với nhau và khả năng tạo các bảngchọn cùng với hàng loạt các hàm, các lệnh rất thuận tiện trong việc tổ chứccác chương trình ứng dụng trong quản lý kinh tế, quản lý xã hội mà cácchương trình khác không thể có được Vì những lí do trên mà em chọn VisualBasic 6.0 là ngôn ngữ lập trình chính cho sản phẩm của mình

IV CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Sơ đồ luồng thông tin (IDF):

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thếgiới vật lý bắng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý

Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hóa

Tài liệu

Lưu ý

+ Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tênchỉ hướng

+ Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ

2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như

sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồmcác luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không

hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồluồng dữ liệu chỉ tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

- Các kí pháp dùng cho DFD:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tên người/bộ phận phát /nhận tt

Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý

tệp dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệuTiến trình xử lý

Kho dữ liệu

- Các mức DFD:

* Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram):

Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồnày không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ranội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể

bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh cònđược gọi là sơ đồ mức 0

* Phân rã sơ đồ:

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ

đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 …

- Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD:

+ Mỗi luồng dữ liệu phải có một từ trên luồng giữa xử lý và kho dữliệu

+ Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùngnhau thi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

+ Xử lý luôn phải được đánh mã số

+ Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

+ Tên cho xử lý phải là một động từ

+ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khácvới luồng ra từ một xử lý

+ Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

+ Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

+ Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng mức phân rã

+ Luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích củamột DFD con phải là luồng ra của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi

là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD

+ Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy.Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gíc trong các từ điển hệthống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thườngdùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình vàhai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống

Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức

độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổchức to hay nhỏ Ngày nay một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiềuphần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống Một số phầnmềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từđiển hệ thống Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanhhơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ

nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên

sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích

IV.CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂNSỰ:

1 Các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu

Từ khi máy tính điện tử xuất hiện thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng

ra đời để lưu trữ, bảo quản, xử lý và tìm kiếm thông tin Hệ quản trị cơ sở dữliệu là một phần mềm mà ta có thể tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm từmột cơ sở dữ liệu hay tập hợp các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu liên quan đếnmột số khái niêm sau đây:

- Thực thể(entity) là một đối tượng nào đó mà người ta muốn quản lýthông tin liên quan đến nó, thực thể có thể là người, sự vật, hiện tượng haymột khái niệm nào đó, chẳng hạn thực thể cán bộ, thực thể sinh vật, thực thểphòng ban…

Mỗi thực thể có các thông tin liên quan mà ta cần lưu trữ gọi là cácthuộc tính(attribute), các thuộc tính là các yếu tố dữ liệu tách biệt mà ta khôngthể chia nhỏ được nữa, ví dụ như thực thể cán bộ có các thuộc tính như mãcán bộ, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, địa chỉ, điện thoại…

- Bảng(table) là nơi lưu trữ các thông tin về thực thể, ví dụ bảng

“HSCB” lưu trữ các thông tin về cán bộ

Mỗi bảng gồm các dòng (row) và các cột (column) Mỗi dòng là mộtbản ghi (record), mỗi cột là một trường (field) Ví dụ trong bảng “HSCB” có

n bản ghi, mỗi bản ghi lưu trữ các thông đầy đủ về 1 cá thể cụ thể

- Cơ sở dữ liệu (database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liênquan với nhau,ví dụ các bảng có liên quan đến “HSCB” là bảng

“DM_PhongBan”, “TieuSu”, “KhenThuong”, “KyLuat”…hợp thành cơ sở dữliệu nhân sự

Tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau gọi là hệ cơ sở dữ liệu(DataBase System), hay ngân hàng dữ liệu (Data Bank) Ví dụ ngân hàng dữ

liệu của trường đại học Kinh Tế Quốc Dân, khoa Tin học kinh tế gồm có cơ

sở dữ liệu giảng viên, cơ sở dữ liệu sinh viên, cơ sở dữ liệu về lịch giảng dạycủa giáo viên…

2 Cơ sở dữ liệu nhân sự

Như đã định nghĩa về cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu nhân sự là tập hợpcác bảng dữ liệu có quan hệ với nhau, được tạo lập, lưu trữ và xử lý trên cácthiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ chương trình quản trị

cơ sở dữ liệu nhằm cung cấp thông tin khác nhau cho người sử dụng vàonhững mục đích khác nhau Như vậy, theo khía cạnh nào đó có thể coi cơ sở

dữ liệu nhân sự là một tập hợp các bảng trong đó lưu trữ các dữ liệu liên quanđến công tác quản lý nhân sự

Cơ sở dữ liệu nhân sự bao gồm các tệp dữ liệu liên quan trực tiếp đếncán bộ như tệp hồ sơ cán bộ, các tệp dữ liệu để quản lý quá trình khen thưởng,

kỷ luật, quá trình công tác, tệp dữ liệu chứa các thông tin về sức khoẻ của cán

bộ sau mỗi lần khám định kỳ, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, danhmục tôn giáo, danh mục dân tộc…Nếu ứng dụng tin học vào công tác quản lýnhân sự thì dữ liệu nhân sự sẽ được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tínhđiện tử, bảo quản nhờ chương trình quản trị cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu nhân sự của cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản mọi thôngtin liên quan đến nguồn nhân lực của cơ quan, các dữ liệu được lưu trữ ởtrong cơ sở dữ liệu này cần thường xuyên được cập nhật để có thể đáp ứngcác nhu cầu thông tin trong thực tế Cơ sở dữ liệu nhân sự trong cơ quangiống như bộ nhớ của cơ quan, nó sẽ là nơi khai thác các thông tin liên quanđến nguồn nhân lực trong cơ quan, các thông tin này sẽ cung cấp cho các đốitượng sử dụng biết các thông tin về tình hình nhân sự trong cơ quan vào bất

cứ lúc nào, từ đó làm cơ sở để ra các quyết định

3 Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:

Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết

kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằngphương pháp mô hình hoá

a Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra:

Theo phương pháp này ta tiến hành các bước sau để thiết kế cơ sở dữliệu

Bước 1 Xác định các thông tin đầu ra:

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dung tần xuất và nơi nhận củachúng Ví dụ như với cơ sở dữ liệu nhân sự ta sẽ có các thông tin đầu ra nhưsau : danh sách cán bộ, danh sách khen thưởng, danh sách kỷ luật, danh sáchcán bộ theo độ tuổi, danh sách cán bộ về hưu…

Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từngđầu ra, trong bước này ta cần làm các công việc sau:

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

1 Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử thông tin cụthê

2 Đánh dấu các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh

3 Gạch chân các thuộc tính khoá

4 Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh

Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu

có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sáchcon có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nómột thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sáchgốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộkhoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộcnhư vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoáthành một danh sách con mới.

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá chính cho danh sách mới Đặt cho danhsách mới này một tên riêng biệt cho phù hợp với nội dung của các thuộc tínhtrong danh sách

Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàmvào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danhsách chứa quan hệ Z,Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

Mô tả các tệp

Sau khi đã tiến hành chuẩn hoá xong ta tiến hành mô tả các tệp dữ liệu

Bước 2 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu:

Từ mỗi đầu ra theo cách thức thực hiện của bước 1 sẽ tạo ra rất nhiềudanh sách và mỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý, có sự tồntại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả một thực thể thìtích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cảcác thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

Bước 3 Xác định khối lượng cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ:

- Xác định số lượng các bản ghi của từng tệp

- Xác định độ dài cho từng thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

Đối với mỗi tệp CSDL (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển choviệc tính toán khối lượng dữ liệu:

L(R) : độ dài của một bản ghi tính theo số lượng kí tự

N(R) : số lượng trung bình các bản ghi của R