ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRƯỜNG THPT

Xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan cùng với sự tiến bộ của khoa học máy tính, dần dần có rất nhiều ứng dụng tin học vào các ngành nghề khác nhau, trợ giúp con người trong hoạt động

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA

TRƯỜNG THPT YÊN ĐỊNH I

- -TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRƯỜNG THPT

Họ và tên tác giả: Nguyễn Đức Hải Chức vụ: P.Hiệu trưởng

Đơn vị công tác: Trường THPT Yên Định I SKKN về lĩnh vực: Quản lý

Năm học 2010 - 2011

MỤC LỤC

PH N I : LÝ DO CH N Ầ Ọ ĐỀ TÀI 2

PH N II: N I DUNG C A Ầ Ộ Ủ ĐỀ TÀI 4

I XẾP LOẠI NỀ NẾP HÀNG TUẦN 4

1 C s xây d ng ph n m m: ơ ở ự ầ ề 4

2 Cách tính toán x p lo i n n p h ng tu n: ế ạ ề ế à ầ 5

3 S theo dõi ghi x p lo i n n p: ổ ế ạ ề ế 8

II TÍNH ĐIỂM GIÁO VIÊN BỘ MÔN 9

1 C s thi t l p: ơ ở ế ậ 9

2 Ph n thông tin Giáo viên d y ầ ạ 10

3 Ph n nh p i m b môn ầ ậ đ ể ộ 10

4 Ph n th ng kê i m c a l p d y ầ ố đ ể ủ ớ ạ 10

5 Chuy n i m v o ph n ch nhi m ể đ ể à ầ ủ ệ 12

III TÍNH ĐIỂM GIÁO VIÊN CHỦ NHIỆM 13

1 C s thi t l p ơ ở ế ậ 13

2 H ướ ng d n s d ng ch ẫ ử ụ ươ ng trình: .13

4 Nh p d li u ậ ữ ệ để ơ ế ớ 14 s k t l p: 5 In b ng t ng k t (Xem ph l c 8,9) ả ổ ế ụ ụ 15

IV QUẢN LÝ ĐIỂM ĐIỂM CÁC MÔN 15

1 C s thi t l p ơ ở ế ậ 15

2 H ướ ng d n s d ng ch ẫ ử ụ ươ ng trình 15

3 Nh p i m cho t ng b môn: ậ đ ể ừ ộ 18

4 S k t l p ch nhi m (xem ph l c 10,11) ơ ế ớ ủ ệ ụ ụ 19

5 In danh sách khen th ưở ng (Xem ph l c 12) ụ ụ 21

6.Xu t phi u liên l c (xem ph l c 13) ấ ế ạ ụ ụ 21

7 i u ch nh ch Đ ề ỉ ế độ in n ấ 22

PH N III K T LU N Ầ Ế Ậ 23

PHẦN IV PHỤ LỤC 24

PHẦN I : LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trên thế giới cũng như ở nước ta hiện nay, tin học là một ngành mũi nhọn

đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội và văn hóa

Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học càng lớn và ngược lại những thành tựu của tin học đang tác động trở lại, tạo điều kiện phát triển nhanh chóng cho sản xuất và cho xã hội

Xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan cùng với sự tiến bộ của khoa học máy tính, dần dần có rất nhiều ứng dụng tin học vào các ngành nghề khác nhau, trợ giúp con người trong hoạt động sản xuất, tiết kiệm được rất nhiều công sức và thời gian, đồng thời mang lại kết quả tin cậy và chính xác.

Tin học gần đây đã trở thành một công cụ gần gũi, thân thiết và không thể thiếu được đối với mỗi công ty, cơ quan, xí nghiệp, trường học… Chỉ thị số 58 – CT/TW của Bộ Chính trị Ban chấp hành TW Đảng đã chỉ rõ "ứng dụng và phát triển CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội Mục tiêu đến năm 2015 đảm bảo 100% học sinh trung cấp chuyên nghiệp và học nghề được đào tạo các kiến thức và kỹ năng ứng dụng về CNTT, 100% học sinh trung học cơ sở, 80% học sinh tiểu học được học tin học, đảm bảo đa số cán bộ viên chức được đào tạo CNTT trong công việc của mình”

Đối với GD&ĐT CNTT đóng một vai trò to lớn, Chỉ thị số

29/2001/CT-BGĐ&ĐT ngày 30/7/2001 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT đã chỉ rõ: “Đối với

GD&ĐT CNTT có tác động mạnh mẽ làm thay đổi nội dung, phương pháp, phương thức dạy và học” CNTT là phương tiện để tiến tới một “xã hội học tập”

Với sự phát triển của CNTT đã tạo ra cơ hội mới cho ngành GD&ĐT trong tất cả các lĩnh vực, từ quản lý giáo dục, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, giáo viên Hỗ trợ đắc lực cho phương pháp dạy học tích cực của hoạt động nhận thức của HS Việc ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành ngành Giáo dục đào tạo đã được triển khai từ khá sớm với các phần mềm quản lý tài chính, quản lý thi và tuyển sinh, quản lý cơ sở vật chất, hệ thống thư viện và học liệu…Trong những năm qua dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (Support to the Renovation of Education Management-viết tắt là SREM) do Cộng đồng Châu

Âu tài trợ Dự án có nhiệm vụ hỗ trợ Bộ thực hiện đổi mới quản lý giáo dục thông qua việc tăng cường khung pháp lý cho phân cấp quản lý và thực hiện Luật Giáo dục 2005, đồng thời xây dựng Hệ thống thông tin quản lý giáo dục, thực hiện đổi mới phương thức quản lý trên phạm vi toàn ngành đã và đang được triển khai từ cấp Sở đến các trường

Tuy nhiên các dự án đã triển khai có tầm rất lớn, quản lý được nhiều công việc của trường học, nhưng cũng có những một số hạn chế gây khó khăn ở các cấp cơ sở như: Yêu cầu cấu hình máy tính cao, khó sử dụng, chưa phù hợp với đa

số giáo viên nhất là yêu cầu về máy tính cá nhân của cán bộ giáo viên…

Trước tình hình đó bản thân tôi là một phó Hiệu trưởng trường THPT trong tỉnh, lập ra một số phần mềm ứng dụng Excel vào một số công việc của quản lý như:

1 Xếp loại nề nếp các lớp hàng tuần

2 Tính điểm giáo viên bộ môn

3 Tính điểm giáo viên chủ nhiệm

4 Quản lý điểm các môn

Sau 3 năm triển khai ở trường THPT Yên Định 1 và một số trường THPT khác đã sử dụng đã đánh giá có các yêu điểm sau:

- Cài đặt dễ dàng, không yêu cầu cấu hình máy (Chỉ cần máy có cài Excel)

- Giao diện dễ sử dụng (kể cả giáo viên không biết tin học vẫn sử dụng được)

- In kết quả thiết đặt trang hết sức tiết kiệm giấy in (mỗi lớp 2 trang A4)

- Sử dụng cho nhiều loại trường có nhiều Ban học khác nhau (có thể sử dụng cho cả TTGDTX và trường THCS)

- Tính toán nhanh chóng, chính xác, thống kê báo cáo chi tiết giúp cho Ban giám hiệu hoặc giáo viên chủ nhiệm xếp loại học sinh đúng với qui chế 40 và qui chế 51 của Bộ GD&ĐT

- In phiếu liên lạc chi tiết từng con điểm kiểm tra đến từng học sinh

PHẦN II: NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI

Gồm 4 ứng dụng lớn trong trường THPT hay dùng

1 Xếp loại nề nếp các lớp hàng tuần

2 Tính điểm giáo viên bộ môn

3 Tính điểm giáo viên chủ nhiệm

4 Quản lý điểm các môn

I XẾP LOẠI NỀ NẾP HÀNG TUẦN

1 Cơ sở xây dựng phần mềm:

Xuất phát từ việc đánh giá xếp loại nề nếp hàng tuần ở các trường THPT thường của giáo viên trực tuần xếp loại (tùy theo từng trường) xếp bằng tay không chính xác, mất thời gian nhiều Nhiều tuần khi giáo viên trực công bố thứ

tự xếp loại các lớp thì có sự sai sót rất lớn, làm nhiều lớp, nhiều giáo viên chủ nhiệm thắc mắc…

Để khác quan trong xếp loại, nhanh chóng, chính xác có kết quả và thống kê đưa vào hồ sơ lưu nhà trường tôi dùng phần mềm xếp loại nề nếp

2 Cách tính toán xếp loại nề nếp hàng tuần:

2.1 Nề nếp hàng tuần các lớp được tính theo thang điểm 100, mỗi lớp được

ứng trước 100 điểm (máy tự cho) Trong đó:

- Tiết chào cờ ngày thứ hai tính 10 điểm

- Sinh hoạt 15 phút đầu giờ tính 30 điểm

- Xếp loại giờ dạy theo sổ đầu bài 60 điểm

2.2 Điểm trừ nề nếp chào cờ

- Giáo viên chủ nhiệm vắng (không lý do) không đến chào cờ trừ 2 điểm

- Học sinh vắng không chào cờ trừ 0.25 điểm/HS (trừ 2 HS trực nhật)

- Xếp loại tiết sinh hoạt chào cờ: (hàng ngũ, ý thức, trật tự, thực hiện nội qui…) theo 4 loại: Tốt, Khá, TB , Yếu: Tốt 8 điểm, khá 5 điểm; TB 3 điểm; Yếu -2 (trừ 2 điểm)

- Máy tính thống kê cột điểm chào cờ lớp đạt được

2.3 Điểm trừ sinh hoạt 15 phút

- HS đi chậm trừ 0.25 điểm/HS

- Giáo viên chủ nhiệm có mặt sinh hoạt với lớp 3 buổi/tuần (mỗi buổi tính 2 điểm)

- Xếp loại sinh hoạt 15 phút theo 4 loại: Tốt, Khá, TB , Yếu: Tốt 8 điểm, khá 5 điểm; TB 3 điểm; Yếu -2 (trừ 2 điểm)

- Máy tính thống kê cột điểm 15 phút lớp đạt được

-2.4 Xếp loại theo sổ đầu bài:

- Nhập số giờ tốt, giờ khá, giờ TB và giờ yếu trong tuần theo sổ đầu bài

- Nếu tốt cả lớp đạt 60 điểm, không nhất thiết tuần đó lớp học bao nhiêu tiết (vì lý do các lớp khác nhau có thể số tiết học trong tuần khác nhau, hoặc do giáo viên ốm, công tác…)

- Khi lớp xếp giờ khá trở xuống sẽ bị trừ

+ Giờ khá thì bị trừ điểm 3 điểm/tiết+ Giờ TB thì bị trừ điểm 5 điểm/tiết+ Giờ Yếu thì bị trừ điểm 10 điểm/tiết

- Máy tự cộng tổng số tiết trong tuần, và tổng số điểm đạt được theo các tiết học trong sổ đầu bài

2.5 Điểm số bị trừ khác trong tuần

- Lớp sẽ bị trừ 10 điểm/HS một trong các hành vi sau

3 Sổ theo dõi ghi xếp loại nề nếp:

In 3 trang phần sheet: Ghi nhật ký lớp trực đóng thành quyển, theo học kỳ

để các lớp trực ghi nhật ký trước khi nhập dữ liệu vào máy (phụ lục 1, 2,3)

- Thống kê số giờ Tốt, khá, TB, Yếu theo sổ đầu bài

- Ghi nhận xét ưu điểm khuyết điểm trong tuần vào sổ ghi chép (dùng để nhận xét trực tuần)

- Nhập dữ liệu vào trong fiell: Xep loai nen nep.xls và in ký xác nhận

II TÍNH ĐIỂM GIÁO VIÊN BỘ MÔN

2 Phần thông tin Giáo viên dạy

- Chọn sheet Thông tin GV dạy

nhập môn, khối lớp, Họ tên giáo

viên dạy , năm học và các lớp

giáo viên trong tổ chuyên môn

- Đánh dấu x vào ô học sinh nữ (máy sẽ thống kê % nữ riêng)

- Nhập đến điểm thi học kỳ thì phần tổng kết điểm mới hiện

- Muốn đổi tên lớp thì chọn chuột phải vào tên lớp và chọn Rename gõ tên lớp theo trường qui định

4 Phần thống kê điểm của lớp dạy

(Xem thêm phụ lục 4,5,6)

- Khi nập điểm thi học kỳ xong thì máy hiện kết quả và thống kê phần dưới gồm thống kê điểm thi học kỳ (có thể thay đổi chỉ cần điều chỉnh quyê định điểm

- Thống kê điểm trung bình môn học kỳ 1, học kỳ 2 và cả năm

- Thống kê số lượng điểm giỏi, khá, TB yếu, kém theo lớp và theo môn học

5 Chuyển điểm vào phần chủ nhiệm

- Ta dùng chuột quét hết phần đã nhập điểm, sau đó nhấp chuột phải và chọn

copy

- Mở bảng điểm (bộ môn bên chương trình chia điểm), ta nhấp chuột vào

ô đầu tiên của các cột miệng, nhấp chuột phải và chọn Paste Special

+ Sau khi chọn Paste Special xong tiếp tục nháy chuột chọn Value trong cửa sổ hiện ra

và OK

III TÍNH ĐIỂM GIÁO VIÊN CHỦ NHIỆM

1 Cơ sở thiết lập

- Phần tính điểm của giáo viên chủ nhiệm này được dùng ở các trường khi có một số giáo viên tính điểm bằng tay, không nhập máy tính

- Khi đó giáo viên chủ nhiệm phải nhập điểm trung bình môn học (TBM) học

kỳ 1, học kỳ 2, còn điểm cả năm máy tự tính tính

- Chương trình có thể áp dụng cho cả hai cấp học: cấp THCS và THPT

- Chương trình ó thể thay đổi hệ số tính điểm của các môn học theo tình hình của trường

- Nhập ĐTB từng môn, số ngày nghỉ và hạnh kiểm của HS để chương trình Sơ kết lớp cuối HK và Tổng kết cuối năm học

- Và một số tính năng hữu ích khác như: In danh sách học sinh giỏi, học sinh tiên tiến; xếp theo hạng cao xuống thấp

2 Hướng dẫn sử dụng chương trình:

(lưu ý:dùng mã Unicode khi nhập dữ liệu)

Chương trình tính điểm này bắt buộc bạn phải nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đây (khi đó bạn mới có thể sử dụng được các chức năng của nó):

2.1 Nhập tên lớp

- Đối với cấp THCS: tuỳ người nhập (VD: 8A3)

- Đối với cấp THPT: chương trình quy định như sau:

- ban KHTN - ban KHXH - ban Cơ bản

Chẳng hạn 10A3: là lớp 10 thứ 3 trong các lớp 10 ban KHTN Nếu bạn không nhập theo quy ước thì bạn phải nhập tên ban (cách nhập: nhập các chữ viết tắt sau đây: KHTN, KHXH hay CB)

2.2 Nhập Họ tên GVCN (dùng mã Unicode khi nhập)

2.3 Năm học (VD: 2010 - 2011)

3 Hệ số tính điểm của các môn học (hệ số HKI, HKII)

(VD: đối với THPT ban cơ bản: văn và toán có hệ số 2, các môn khác hệ số 1) Chương trình đã được lập sẵn, khi các bạn nhập tên lớp vào thì chương trình

sẽ tự động điền hệ số các môn học vào đúng vị trí của nó trong bảng hệ số các môn học

Tuy nhiên, bạn cần xem lại các hệ số đó có đúng với tình hình thực tế ở lớp bạn, nếu thật sự khác thì bạn phải thay đổi các hệ số đó theo quy ước sau:

+ Môn HS không được học hoặc HS có được học nhưng môn đó lại không tham gia tính Điểm TB của học sinh thì các bạn phải nhập hệ số bằng 0

+ Nếu có môn HS chỉ học 1 Học 1 học kỳ thì các bạn khai báo hệ số môn đó bằng 1 ở học kỳ HS có học, HK còn lại các bạn nhập hệ số bằng 0 (vì HK này HS không học)

+ Nếu có môn chỉ có 1 bộ phận HS của lớp học (và môn này tính điểm) thì các bạn cứ khai báo hệ số cho môn đó nhưng khi nhập điểm của môn này cho HS

thì các bạn nhập chữ M cho những em không học (dĩ nhiên là vẫn nhập điểm của

các em có học 1 cách bình thường) hay xảy ra đối với môn TD

+ Đối với cấp THPT, nếu môn Nghề PT có đưa vào giảng dạy nhưng không

tham giá tính điểm mà chỉ tính khuyến khích (cộng điểm) thì khi điền hệ số cho môn này 0)

+ Đối với các môn Thể dục (cấp THPT), nếu đánh giá bằng nhận xét thì ở phần nhập hệ số cho các môn này cần phải nhập vào chữ NX

Lưu ý: khi bạn đã nhập tên lớp xong thì chương trình tự động điền các hệ số này cho bạn Bạn phải kiểm tra lại xem ở lớp bạn dạy, các môn và hệ số tính điểm của chúng có đúng như mặc định của chương trình không Nếu không đúng thì bạn phải nhập lại cho đúng.

Lưu ý:

Nếu chương trình chưa mở các bảng tính cho bạn sử dụng thì bạn nên hiểu rằng bạn đã chưa nhập đủ các thông tin mà chương trình cần Bạn hãy trở về trang thông tin để xem lại, các ô nào còn có nền màu vàng là ô bạn cần bổ sung cho đủ

4 Nhập dữ liệu để sơ kết lớp:

+ Muốn Sơ kết HK nào thì nhấp chuột vào nút HK đó trong bảng Thông tin lớp

Chủ nhiệm

+ GVCN cần nhập ĐTB từng môn học của HS vào đúng ô của nó.

+ Đối với các môn đánh giá bằng nhận xét, cách mhập dữ liệu vào các ô của môn như sau:

G: Giỏi K: Khá Tb: Trung bình Y: Yếu Kém (không viết tắt) + GV phải nhập đầy đủ số ngày nghỉ của HS (vắng phép (P) và Vắng không phép (K)), hạnh kiểm của từng em vô cột hợp lý Cách nhập đã được hướng dẫn trong bảng tính (Khi nhập tự động GV sẽ được CTrình giới thiệu)

Lưu ý: môn nào HS được miễn thì GVCN phải nhập chữ M vào ô tương ứng cho

HS đó (nếu không chương trình sẽ không sơ kết cho HS đó) (Bạn phải làm việc

này vì nếu HS được miễn môn mà không được nhập chữ M (nghĩa là ô tương ứng

của em đó bị để trống) thì chương trình sẽ cho là em đó không học môn này Theo quy chế em HS đã nói không được Sơ kết.)

5 In bảng tổng kết (Xem phụ lục 8,9)

Chương trình đã được định dạng sẵn, vừa vặn để in ra khổ giấy A4 Nếu vì 1 vấn đề gì đó mà không thể in được một cách đầy đủ ra khổ giấy A4 thì có thể vào Page Setup để hiệu chỉnh trang in lại

IV QUẢN LÝ ĐIỂM ĐIỂM CÁC MÔN

1 Cơ sở thiết lập

- Đây là chương trình quản lý điểm toàn diện tất cả các môn Khi giáo viên

bộ môn nhập điểm xong, thì điểm tổng kết của giáo viên chủ nhiệm tự động hiện ra ở trang tổng kết điểm kỳ 1 (HKI), điểm kỳ 2(HKII) và điểm cả năm (C.Năm)

- Giáo viên chủ nhiệm chỉ cần nhập hạnh kiểm, ngày nghỉ là xong, chương trình tự động xếp loại học lực, lên lớp, ở lại, lưu ban, học sinh đạt danh hiệu học sinh giỏi, tiên tiến…theo đúng qui chế 40/2006 và qui chế 51 của Bộ GD&ĐT

2 Hướng dẫn sử dụng chương trình

2.1 Tính năng của chương trình:

- Áp dụng để quản lý điểm và thống kê - sơ kết lớp cho cả hai cấp học: cấp THCS và THPT theo quy chế 40/2006 và quyết định sửa đổi 51 của Bộ giáo dục mới ban hành

- Có thể thay đổi hệ số tính điểm của các môn học theo tình hình của trường.

- Nhập điểm và chia điểm TB của từng môn học, thống kê KQ xếp loại HS theo phân môn

- Nhập số ngày nghỉ và hạnh kiểm của HS để CT Sơ kết lớp cuối học kỳ và Tổng kết cuối năm học

- Xuất Phiếu liên lạc cho từng HS sau khi dữ liệu của các em đã được nhập vào đầy đủ

Và một số tính năng khác

1.2 Nhập thông tin bắt buộc cho chương trình:

(lưu ý: nên dùng bảng mã Unicode khi nhập dữ liệu)

Chương trình tính điểm này bắt buộc bạn phải nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đây (khi đó bạn mới có thể sử dụng được các chức năng của nó):

- Mục thông tin: vào sheel “Thông tin”

+ Ngõ tên lớp: Chọn tên lớp theo qui định của trường

+ Ban học : Chọn ban phù hợp với lớp:

KHTN: Ban khoa học tự nhiên (Toán, Lý, Hóa, Sinh: điểm hệ số 2)

KHXH: Ban khoa học xã hội (Văn, Sử , Địa, Ngoại ngữ: điểm hệ số 2) CB: Ban cơ bản (Điểm hệ số 2 theo môn qui định của trường)