Bàn về chế độ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện nay trong các doanh nghiệp

Tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng khi các hình thức tiền lương được áp dụng hợp lý nhất, sát thực với tình hình thực tế của từng đơn vị, sự cống hiến của mỗi người lao động

LỜI NÓI ĐẦU

Trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì vấn đề con người luôn được đặt lên hàng đầu Để thoả mãn nhu cầu của mình buộc con người phải vận động cả về trí óc lẫn chân tay để tạo ra kết quả lao động và chính kết quả lao động lại là một yếu tố chi phối lao động của con người, kết quả lao động hay nói chính xác hơn là lợi ích mà người lao động nhận được có thoả đáng hay không sẽ quyết định trực tiếp đến ý thức lao động của họ

Trong quá trình sản xuất, để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngưòi bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động Doanh nghiệp căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của người lao động để tính và trả thù lao cho người lao động dưới dạng tiền lương, thưởng, trợ cấp (phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền) Có đảm bảo được lợi ích cá nhân cho người lao động thì mới thúc đẩy người lao động đem hết khả năng, nỗ lực phấn đấu sáng tạo trong sản xuất, mới làm tăng năng suất lao động Nhưng để làm tốt điều này còn phải phụ thuộc rất nhiều vào chính sách tiền lương và công tác tổ chức hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp

Tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng khi các hình thức tiền lương được

áp dụng hợp lý nhất, sát thực với tình hình thực tế của từng đơn vị, sự cống hiến của mỗi người lao động Vì thế để lấy đề tài cho việc làm đề án môn học

em xin chọn đề tài:

“Bàn về chế độ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

hiện nay trong các doanh nghiệp”

Do còn thiếu kinh nghiệm trong thực tế và kiến thức còn hạn chế nên trong bài viết chắc em không thể tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ của thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn Cô Nguyễn Phương Hoa đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bài viết này!

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG

VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG

Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, tiền lương được hiểu là một phần thu nhập quốc dân , biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được Nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân, viên chức phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến Cơ chế thị trường với những đòi hỏi mới buộc chúng ta phải có những thay đổi lớn trong nhận thức, vì vậy, quan niệm về tiền lương cũng phải được đổi mới về cơ bản Để có nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm về tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

- Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất

- Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng, thoả thuận với nhau theo luật cung - cầu, giá cả trên thị trường lao động

Với ý nghĩa đó, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người sử dụng (Nhà nước, chủ doanh nghiệp ) phải trả cho người cung ứng lao động, tuân theo các nguyên tắc cung- cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước

Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì các chủ doanh nghiệp coi tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất Còn đối với người lao động (hay đúng hơn là người cung ứng sức lao động), tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu.

Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người cung ứng sức lao động là tiền lương Với ý nghĩa này, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới, hay đúng hơn là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng lực của lao động trong quá trình sản sinh ra các giá trị gia tăng

Do vậy quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình

Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm x• hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác Nhưng để làm tốt công tác hạch toán lao động và tiền lương thì kế toán phải làm tốt các nhiệm vụ sau:

1 Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động, tính lương và tính trên các khoản theo lương, phân

bổ các phần nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động

2 Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên kế toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ kế toán cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp

3 Lập báo cáo về lao động, tiền lương thuộc phần việc do mình phụ trách

4 Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí phân công năng suất lao động, đề suất các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp

II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP.

1- Phân loại lao động.

Tiền lương chính là tiền công trả cho người lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động mà người lao động đóng góp cho doanh nghiệp Mặt khác do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán ,cần thiết phải phân loại lao động (nghĩa là xắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định) Về mặt quản lý và hạch toán có thể phân loại lao động theo các tiêu thức sau:

* Phân theo thời gian lao động

Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng , tuyển dụng và huy động khi cần thiết

* Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất

Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động của doanh nghiệp thành 2 loại sau:

+ Lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

+ Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp

Theo cách này, toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3 loại :

- Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trính sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng

- Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường

- Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như các nhân viên quản lý hành chính

Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác , phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

* Phân loại theo nhóm lương:

Lao động trực tiếp và gián tiếp trong doanh nghiệp có nhiều mức lương theo bậc lương, thang lương, thông thường công nhân sản xuất trực tiếp có từ 1 đến 7 bậc lương

- Bậc 1 và bậc 2 bao gồm là phần lớn số lao động phổ thông chưa qua trường lớp đào tạo chuyên môn nào

- Bậc 3 và bậc 4 gồm những công nhân đ• qua một quá trình đào tạo

- Bậc 5 trở lên bao gồm những công nhân đ• qua trường lớp chuyên môn có

kỹ thuật cao

Việc phân loại theo nhóm lương rất cần thiết cho việc bố trí lao động, bố trí nhân sự công tác trong doanh nghiệp

2 Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động.

Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động Sổ này do phòng lao động và tiền lương lập (lập chung

cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động để quản lý nhân sự cả về mặt số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với người lao động.

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động Chứng từ để sử dụng hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của từng người lao động Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc trưởng các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từng người Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất

3 Các chế độ tiền lương

a Phân loại tiền lương

Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, được chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương nhhư phân loại theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian), phân loại theo đối tượng trả lương (lương gián tiếp, lương trực tiếp),phân loại theo chức năng tiền lương (lương sản xuất , lương bán hàng, lương quản lý), Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương được chia làm là tiền lương chính và tiền lương phụ

Tiền lương chính: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc tại doanh nghiệp bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền htưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương

Tiền lương phụ: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc tại doanh nghiệp nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, nghỉ lễ, tết, ngừng sản xuất

Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương

* Trả lương theo thời gian:

Đây là hình thức trả lương thường được áp dụng cho người lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị , tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - kế toán Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế Việc trả lương theo thời gian

có thể chia ra thành:

- Trả lương theo tháng: là việc trả lương cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động

Tiền lương tháng = Tiền lương cấp bậc + Các khoản phụ cấp (Nếu có)

- Trả lương theo tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc, được xác định trên cơ sở tiền lương tháng

Tiền lương tuần = Tiền lương tháng x 12/52(Tuần)

định trên cơ sở tiền lương tháng

Số ngày làm việc trong tháng theo quy định

(22 ngày)

Trong doanh nghiệp tiền lương ngày dùng để tính cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ việc tròn ngày đồng thời cũng là căn cứ để tính trợ cấp BHXH cho cán bộ công nhân viên khi họ hưởng trợ cấp theo quy định

* Tiền lương trả theo sản phẩm:

Tiền lương trả theo sản phẩm là một hình thức trả lương được áp dụng phổ biến trong khu vực sản xuất hiện nay, đó là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra Tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào đơn giá tiền lương sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và sản lượng mà họ làm ra với chất lượng theo tiêu chuẩn quy định Điều kiện để một doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương theo sản phẩm được chính xác và chặt chẽ là:

- Phải xây dựng được đơn giá tiền lương;

- Phải tổ chức tốt phần hạch toán ban đầu để xác định một cách chính xác kết quả lao động của từng người hoặc nhóm người lao động

- Phải có hệ thống kiểm tra kiếm soát chặt chẽ

Việc trả lương theo sản phẩm có thể được thực hiện dưới hình thức sau:

+ Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế:

Tiền lương theo

Tiền lương theo sản phẩm

Tiền lương của lao

Tỷ lệ lao động gián tiếp.

+ Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xây dựng đơn giá tiền lương tại các mức sản lượng khác nhau theo nguyên tắc: Đơn giá tiền lương ở mức sản lượng cao sẽ lớn hơn đơn giá tiền lương ở mức sản lượng thấp.

+ Trả lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt: Hình thức này giống một trong hai hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp và trực tiếp nhưng sử dụng thêm chế độ thưởng phạt cho người lao động

* Tiền lương khoán: Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành

+ Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành cuối cùng

+ Trả lương khoán theo quỹ lương: Doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành kế hoạch công tác

+ Trả lương khoán thu nhập: Đây là hình thức trả lương dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để hình thành quỹ lương chia cho người lao động

Ngoài chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế

độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, báo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp , phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

4 Quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.

a Quỹ tiền lương.

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng

Theo Nghị định 235/HĐBT ngày 18/09/1985, quỹ tiền lương bao gồm:

- Tiền lương tháng, ngày theo hệ thống thang bậc lương của Nhà nước

- Tiền lương trả theo sản phẩm

- Tiền lương công nhật trả cho người lao động

- Tiền lương cho những người đi hcọ nhưng vẫn thuộc biên chế

- Các loại tiền thưởng thường xuyên

b Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.

Theo chế độ hiện hành các khoản trích theo lương bao gồm: BHXH, BHYT, Kinh phí công đoàn

- Quỹ bảo hiểm xã hội: Là quỹ được dùng để đài thọ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau,thai sản, tai nạn lao động Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo một tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp lương thường xuyên

Theo quy định, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó người sử dụng lao động chịu 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% người lao động phải chịu được trừ vào thu nhập hàng tháng của họ

- Quỹ bảo hiểm y tế: Là quỹ dùng để trang trải các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí thuốc men cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp ốm đau, sinh đẻ Tỷ lệ trích của quỹ này là 3% trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động chịu 1% trừ vào thu nhập hàng tháng

- Kinh phí công đoàn: Theo chế độ hiện hành, kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích theo một tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương, tiền công

và phụ cấp thực tế phải trả cho người lao động tính vào chi phí kinh doanh.Theo chế độ hiện hành quy định tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% trong đó 1% doanh nghiệp phải nộp lên công đoàn cấp trên, 1% doanh nghiệp được phép giữ lại để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn cơ sở

III TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH

THEO LƯƠNG.

1 Chứng từ hạch toán.

Chứng từ để hạch toán tiền lương là bảng chấm công Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban trực tiếp ghi Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất

Ngoài ra chứng từ hạch toán tiền lương còn bao gồm: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, giấy báo ca, phiếu giao nhận sản phẩm

Lg theo thêi gian

Lg theo s¶n phÈm

Ph

ô cÊp

Tæng l¬ng ph¶i tr¶

C¸c kho¶n khÊu trõ

Sè tiÒn l¬ng cßn l¹i

Sè tiÒn

Ngêi lËp (Ký, Hä tªn)

2 Hạch toán tiền lương.

- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của cán bộ công nhân viên

- Số ứng trước tiền lương cho công nhân viên

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên

- Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh

*Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức.

Tài khoản 334 – Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên

- Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác

Nợ TK 641 : Tiền lương nhân viên bán hàng

Nợ TK 642 : Tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 4311: Tiền thưởng trích từ quỹ khen thưởng

Có TK 334 : Tổng tiền thưởng phải trả

- BHXH phải trả cho người lao động theo chế độ:

Nợ TK 3383

Có TK 334

- Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV:

Nợ TK 641, 642, 627, 623

Nợ TK 335 – Nếu doanh nghiệp trích trước tiền lương nghỉ phép

Có TK 334 : Phải trả người lao động