Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nộil

Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm về in ấn từ nguyên liệu giấy như bao bì chất lượng cao, nhãn mác sản phẩm, catalog, tờ rơi, tờ gấp … Do đó khó khăn lớn nhất mà công ty gặp phải đó l

LỜI MỞ ĐẦU

Quá trình toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế đã có tác động mạnh

mẽ đến nền kinh tế của Việt Nam Xu hướng tự do hoá thương mại đã mang lại nhiều cơ hội và cũng không ít thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập

tổ chức thương mại thế giới WTO thì càng cho thấy rõ những tác động của

nó Kể từ đầu năm 2008 đến nay, không ít những biến động về kinh tế thế giới

đã diễn ra và có tác động lớn đến kinh tế Việt Nam Các doanh nghiệp kinh doanh trong nước đã phải trải qua không ít những thăng trầm Trước tình hình

đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được hướng đi đúng đắn cho mình

để có thể chống chọi được với những bất lợi do biến động kinh tế quốc tế gây

ra

Công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nội là một công ty tư nhân nhưng nó cũng không tránh khỏi những tác động này Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm về in ấn từ nguyên liệu giấy như bao bì chất lượng cao, nhãn mác sản phẩm, catalog, tờ rơi, tờ gấp … Do đó khó khăn lớn nhất mà công ty gặp phải đó là sự biến động bất thường của thị trường nguyên vật liệu Công ty đã cố gắng nỗ lực khắc phục khó khăn để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua,

dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Được thực tập tại chính Công ty Bao Bì Hà Nội nơi em đang làm việc

đã giúp em cơ hội nắm bắt rõ hơn về cơ cấu tổ chức bộ máy vận hành của công ty, đặc biệt là cơ cấu tổ chức và quản lý của công tác kế toán Từ những

tìm hiểu thực tế đó em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nội” làm nội dung

chuyên đề tốt nghiệp của mình

Chuyên đề bao gồm 3 phần chính:

* Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội

* Phần 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội

* Phần 3: Đánh giá thực trạng và phương hướng nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH SX&XNK Bao Bì

Hà Nội

Từ những tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy được những tồn tại trong quá trình thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu và đưa ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại đây

PHẦN I:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX&XNK BAO BÌ HÀ NỘI

1.1 Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội

1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH SX&XNK bao bì Hà Nội được thành lập ngày 05 tháng

08 năm 2003 theo Quyết định số 0102009521/GPTL của Sở KH&ĐT Thành phố Hà Nội do 3 thành viên góp vốn với tổng số vốn điều lệ là 1 tỷ đồng Giám đốc công ty là người trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty chiếm 51% tổng số vốn góp Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, được phép vay vốn, ký kết hợp đồng, có con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định, được đăng ký theo luật Công ty, có tư cách pháp nhân đầy đủ

để mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật

Ngành nghề kinh doanh chính: sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về

in ấn từ nguyên liệu giấy như bao bì chất lượng cao, nhãn mác sản phẩm, catalog, tờ rơi, tờ gấp,…

Sau 5 năm thành lập và phát triển với cơ sở vật chất ban đầu rất thiếu thốn: thiếu máy móc, thiếu công nhân kỹ thuật lành nghề, phải đi thuê địa điểm và thay đổi địa điểm thường xuyên,… đến nay công ty đã có một hệ thống máy móc tương đối hoàn thiện với đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, có thể vận hành những máy móc kỹ thuật hiện đại Tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay là 60 người trong đó nhân viên quản lý là 8 người

Hoạt động của công ty ngày càng thu lại nhiều lợi nhuận, tạo điều kiện

mở rộng quy mô hoạt động của công ty Hoạt động kinh doanh mở rộng với

hệ thống khách hàng trải rộng trên khắp các địa bàn trong Thành phố Hà Nội cho đến các tỉnh miền trung như Thanh Hoá, Nghệ An… Theo đó chính sách lương thưởng đối cũng được củng cố giúp cho đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện tạo điều kiện cho người lao động gắn bó với công ty hơn

1.1.2 Tình hình hoạt động của công ty

Sau 5 năm thành lập công ty đã đạt được những bước tiến đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

1.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Chỉ sau vài năm thành lập, công ty đã có những bước phát triển vượt bậc trong hoạt động sản xuất kinh doanh Những con số trên báo cáo tài chính của công ty đã cho thấy rõ những thành tựu đạt được của công ty trong những năm gần đây Là công ty xuất phát với quy mô nhỏ nhưng do biết cách làm ăn hiệu quả nên công ty đã sử dụng đồng vốn của mình một cách hữu ích, đem lại hiệu quả kinh tế cao, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của công ty

So sánh kết quả hoạt động đạt được sau hai năm 2006 và 2007 có thể cho thấy được những bước tiến của công ty Bao Bì Hà Nội

Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2006, 2007

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Qua đây có thể thấy được hoạt động của công ty đang ngày một

phát triển hơn với mức lợi nhuận hàng năm tăng khoảng 30% so với năm

trước đó Doanh thu hàng năm tăng trên 65% Giao dich qua ngân hàng

cũng được phát triển hơn thể hiện qua các con số về doanh thu và chi phí của hoạt động tài chính Doanh thu hoạt động tài chính là tiền lãi thu

được trên tài khoản tiền gửi của công ty Còn chi phí tài chính là chi phí

về lãi vay và chi trả tiền cho khách hàng qua ngân hàng Trên bảng 1 ta

có thể thấy rằng các chỉ số này tăng với mức hơn 120%

1.1.2.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty

Về cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty trong những năm vừa qua cũng có nhiều thay đổi thể hiện ở bảng 2

Qua các chỉ số trên có thể thấy rằng cơ cấu tài sản ngắn hạn có sự tăng lên rõ rệt Trong đó khoản mục tiền mặt và khoản phải thu tăng mạnh nhất Điều này cho thấy lượng sản phẩm sản xuất và bán ra của công ty tăng lên

Còn hàng tồn kho có xu hướng giảm đi Điều này phản ánh tính thanh khoản của công ty đã tăng lên rõ rệt cho thấy khả năng thanh toán Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được đẩy mạnh, giảm hàng tồn trong kho, tăng lượng hàng xuất bán được

Về nguồn vốn, nợ phải trả của công ty năm 2007 tăng so với năm

2006 nhưng lượng tăng đều do tăng về nợ ngắn hạn Nguyên nhân là do công ty mở rộng quy mô sản xuất, cần có vốn ngắn hạn để mua nguyên vật liệu đầu vào nên lượng vốn huy động cần tăng thêm là hợp lý

Tổng tài sản và tổng nguồn vốn đều tăng lên nhưng cơ cấu tài sản

và nguồn vốn lại tương đối ổn định và cân đối Điều này cũng đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của việc sử dụng vốn

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) 1.1.2.3 Một số chỉ tiêu tài chính cơ bản của công ty

Các chỉ tiêu tài chính là căn cứ để phản ánh thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Chúng được rút ra từ báo cáo tài chính, phản ánh mối quan hệ giữa các giá trị tài sản, các tỷ lệ nguồn vốn, quan

hệ giữa tài sản và nguồn vốn cũng như các quan hệ với kết quả kinh doanh

Các chỉ tiêu dược thể hiện qua bảng sau:

Bảng 3: Một số chỉ tiêu cơ bản của công ty năm 2006, 2007

STT Chỉ tiêu Công thức Năm 2006 Năm 2007 So sánh

( Nguồn: phòng tài chính kế toán)

Qua các hệ số trên có thể thấy rằng hệ số tài trợ vốn chủ sở hữu của công ty là thấ Hay nói cách khác vốn đi vay của công ty chiếm tỷ trọng cao trong nguồn vốn Điều này sẽ gây khó khăn cho công ty trong thời kỳ kinh doanh đình đốn

Chỉ tiêu hệ số tài trợ tài sản dài hạn từ vốn chủ sở hữu của công ty đều

sở hữu ra còn được huy động từ vốn đi vay Điều này có thể làm giảm tính tự chủ của công ty trong hoạt động tài chính.

Hệ số thanh toán nhanh năm 2006 ở mức thấp nhưng sang năm 2007 đã

có sự cải thiện rõ rệt

Hệ số thanh toán trong 2 năm đều ở mức cao chứng tỏ tình hình tài chính của công ty rất ổn định, đây là nhân tố tích cực góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển

Nhìn chung trong những năm đầu hoạt động mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể Công ty luôn duy trì được cơ cấu tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính dần đi vào ổn định

Tuy nhiên cần có những biện pháp đưa ra nhằm nâng cao tính an toàn khi sử dụng vốn, nâng cao tỷ lệ lãi hơn nữa để đảm bảo công ty luôn vững mạnh trong mọi tình huống, ít bị chi phối bởi thị trường tài chính bên ngoài hơn

1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan tới kế toán nguyên vật liệu

1.1.3.1 Đặc điểm về sản phẩm

Công ty Bao Bì Hà Nội chuyên sản xuất mặt hàng bao bì theo đơn đặt hàng của khách hàng Các mặt hàng chủ đạo của công ty là bao bì hộp, toa, nhãn thuốc của các công ty Dược phẩm, bao bì hộp bánh kẹo, rượu bia

Các bao bì mặt hàng nổi tiếng mà công ty đã làm: hộp thuốc Paracetamol, hộp trà Giảo cổ lam, hộp thuốc xịt khử mùi Zhuchi, hộp bánh đậu xanh Nguyên hương, hộp bánh kẹo công ty Tràng An…

Bên cạnh đó còn có các sản phẩm như nhãn hàng các loại, tờ rơi, tờ quảng cáo sản phẩm…

Các mặt hàng của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã Sản phẩm in ấn phải đáp ứng được chính xác yêu cầu của khách hàng về kích thước, màu sắc chất liệu…

Các mặt hàng này đều được sản xuất từ nguyên liệu chính là giấy in Các loại giấy chính mà công ty sử dụng để in gồm có: giấy Couches, giấy Duplex, giấy Đề can, giấy Ivory, giấy tráng kim Các loại giấy này có xuất xứ

từ nhiều nước: Việt Nam, Inđônexia, Thái Lan, Hàn Quốc… Giấy được đặt mua theo kích thước và lô do công ty yêu cầu Đi kèm với nguyên liệu chính này còn bao gồm một loạt các vật liệu phụ khác phục vụ cho công việc in ấn như: mực in, keo, bản kẽm, … và nhiên liệu (cồn, dầu hoả)

Hầu hết các sản phẩm của công ty sản xuất được làm với số lượng lớn

và là sản phẩm truyền thống nên việc ổn định về chất lượng và giá thành cũng

là yếu tố rất cần thiết Điều này làm cho uy tín của công ty được nâng cao đồng thời cũng tạo ra nhiều cơ hội làm ăn cho công ty

Tuy những sản phẩm có kích thước nhỏ nhưng giá trị của sản phẩm lại rất lớn nên chỉ cần có một sơ xuất nhỏ là có thể gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty Giấy có chất lượng kém sẽ làm cho quá trình in ấn bị lỗi và sản phẩm không đạt được yêu cầu như mong muốn Sản phẩm thể hiện được nội dung yêu cầu của khách hàng, đảm bảo thu hút được sự chú ý của khách mua trên thị trường

Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hinh thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Đây là xuất phát điểm quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết

Các sản phẩm của công ty đều được sản xuất theo quy trình nhất định Mỗi công đoạn đều phải được phòng kế hoạch tính toán và lập kế hoạch cụ thể nhằm làm cho quy trình diễn ra nhanh chóng, chính xác nhất.

Bước đầu là khách hàng đưa mẫu đến cho công ty cùng với đơn đặt hàng có nêu rõ những yêu cầu cụ thể về sản phẩm

Sau khi hai bên đã thống nhất về giá cả cũng như thông tin về sản phẩm thì công ty tiến hành lập kế hoạch để sản xuất sản phẩm đó

Hệ thống dây chuyền máy móc mà công ty sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm được công ty trang bị đầy đủ Bao gồm 2 dây chuyền máy in Roland, máy Komary, máy xén, máy dập khuôn, máy bế hộp, máy cán láng

Các máy trên đều được nhập khẩu từ nước ngoài với chất lượng tốt và giá cả hợp lý Sự lựa chọn máy móc hợp lý cũng giúp cho công việc kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi Với hệ thống máy móc hiện đại như vậy công ty có thể đáp ứng được những nhu cầu rất cao của khách hàng Tuy nhiên gánh nặng đối với công ty là trong những năm đầu hoạt động sẽ thu ít lợi nhuận hơn do phải thu hồi vốn từ khấu hao máy móc thiết bị Khi thu hồi xong vốn đầu tư thì hoạt động của công ty sẽ thu về nguồn lợi nhuận cao hơn nữa

Tuy nhiên việc đảm bào cho dây chuyền hoạt động hiệu quả và cho ra được sản phẩm đạt chất lượng tốt phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu mà công ty nhập về

Giấy không đạt chất lượng tốt thì máy in sẽ không đạt được sản phẩm tốt Trên thực tế, những loại giấy mà công ty nhập mua đều phải được kiểm tra rất kỹ lưỡng mới quyết định mua Khi nguồn giấy đạt chất lượng cao thì máy in cũng hoạt động tốt hơn và những công đoạn sau sẽ suôn sẻ hơn

Mực in, dung môi pha không đúng tiêu chuẩn cũng làm cho chất lượng sản phẩm giảm đi Những loại vật liệu phụ được mua về dùng thử và nếu có phát sinh vấn đề gì sẽ trả lại nhà cung cấp ngay.

Việc yêu cầu kỹ thuật cao của máy móc thiết bị khiến cho công việc lựa chọn mua nguyên vật liệu của phòng kế hoạch cũng như việc kiểm tra chất lượng của thủ kho được tiến hành kỹ lưỡng hơn nhằm đảm bảo mục tiêu uy tín chất lượng đối với khách hàng Chính vì điều này mà giá thành sản phẩm

in của công ty luôn ở mức giá hợp lý và luôn đạt được chất lượng tốt, khách hàng làm ăn lâu dài với công ty vì uy tín của công ty

1.1.4 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý SXKD của công ty

Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bao Bì Hà Nội:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất – kinh doanh)

Phân xưởng sản xuất

GIÁM ĐỐC

Phòng kế hoạch sản xuất -

kinh doanh

Phòng tài chính kế toán

Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý rất gọn gàng và hiệu quả cao Giám đốc trực tiếp điều hành mọi công việc của công ty, chỉ đạo trực tiếp phòng kế hoạch để xác định kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể cho công ty Các phòng ban hỗ trợ lẫn nhau thực hiện công việc một cách trôi chảy, nhịp nhàng.

- Giám đốc:

Chỉ đạo và điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Công ty

- Phòng kế hoạch sản xuất và kinh doanh:

Với quy mô còn nhỏ hẹp cho nên có thể gọi đây là phòng tổng hợp, có nhiệm vụ phát triển về phương hướng kinh doanh, trên cơ sở đó thiết lập kế hoạch sản xuất cho từng thời kỳ, thời điểm Tiếp cận và mở rộng thị trường, kết hợp với phòng tài chính cân đối nguồn tài chính để chuẩn bị nguồn Nguyên liệu luôn luôn sẵn sàng cho phân xưởng sản xuất

- Phòng tài chính kế toán:

Thực hiện Công tác chỉ đạo nghiệp vụ toàn Công ty, theo dõi vào sổ sách kế toán toàn bộ các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty Phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với phòng kế hoạch Phòng kế toán có thể cung cấp số liệu cần thiết cho phòng kế hoạch về các nội dung có liên quan đến quá trình sản xuất như sự thay đổi giá cả nguyên vật liệu, tình hình sử dụng nguyên vật liệu hao hụt ra sao Đồng thời phòng kế toán cũng có thể lấy số liệu trực tiếp về kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch nhằm cân đối thu chi, đảm bảo khả năng thanh toán khi có nhu cầu nhập lô hàng mới về Quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp nhằm đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu diễn ra thuận lợi

- Phân xưởng sản xuất:

Là nơi diễn ra mọi hoạt động sản xuất của Công ty Tất cả mọi kế hoạch sản xuất trong năm đều được thực hiện ở phân xưởng Yêu cầu cao nhất cho Phân xưởng sản xuất đó là chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng theo đúng kế hoạch mà phòng kế hoạch xây dựng Phân xưởng chính là nơi tạo ra giá trị sản phẩm của công ty Tất cả các bước tạo thành sản phẩm cuối cùng đều được thực hiện tại phân xưởng sản xuất Mặt khác, việc quản lý nguyên vật liệu sau khi chuyển giao cho công nhân sản xuất cũng là một công việc hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự chính xác cao mới có thể phản ánh được đúng năng lực sản xuất cũng như hao phí sản xuất của công ty

Sự kết hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa các phòng ban, bộ phận dưới sự chỉ đạo chung giúp cho quá trình sản xuất đạt được hiệu quả cao Nó phải dựa trên sự đồng lòng của tất cả các cán bộ nhân viên của công ty

1.2 Thực tế tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH SX&XNK Bao Bì Hà Nội

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.1.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Cũng giống như bất kỳ cơ sở sản xuất nào, bộ phận kế toán của công ty thực hiện các chức năng kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán bán hàng,

kế toán tiền lương, thủ quỹ, kế toán thuế Các phân hệ công việc có liên hệ mật thiết với nhau nhằm tạo nên một hệ thống kế toán vững chắc, căn bản cho công ty Nhờ đó, việc làm ăn lãi lỗ, tình hình sản xuất của công ty mới được phản ánh một cách chính xác cho ban giám đốc biết Có thể nói phòng kế toán

và phòng kế hoạch là hai cánh tay đắc lực của giám đốc trong quá trình điều hành công việc sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1.2 Đặc điểm tổ chức phòng tài chính - kế toán.

Phòng tài chính - kế toán của Công ty gồm 5 nhân viên đảm nhận các công việc sau:

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp:

Là người đứng đầu bộ máy kế toán, là người có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế trong toàn đơn vị Đồng thời, là người hướng dẫn thể chế và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước Hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo việc hạch toán, lập kế hoạch tài chính, lập và chịu trách nhiệm trước Giám đôc Công ty về các báo cáo tài chính, các công tác tài chính, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về các số liệu Báo cáo tài chính

- Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ:

Kế toán trưởng kiêm

Là người lập bảng lương, tính phụ cấp, trợ cấp, thưởng, làm chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các chế độ khác cho từng đối tượng được hưởng Giám sát việc đi làm, nghỉ phép và chấm công cho cán bộ, công nhân viên Đồng thời, cũng là người quản lý, chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công

ty Căn cứ vào các chứng từ thu - chi đã được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp

để tiến hành thu chi tiền mặt, ngân phiếu phục vụ cho sản xuất - kinh doanh Khi xuất tiền cần phải có chữ ký đồng ý của giám đốc Công ty Hàng tháng, đối chiếu với kế toán công nợ đồng thời giúp kế toán công nợ trong khâu thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, các yếu tố đầu vào của sản xuất của Công ty Sau khi lập phiếu thu - phiếu chi, cần kiểm tra xem nếu phiếu thu - phiếu chi đó có hoá đơn tài chính thì lập bên hệ thống kế toán thuế theo định khoản của chứng từ phiếu thu - phiếu chi Hàng tháng, đến ngày 9 phải hoàn thành xong

- Kế toán bán hàng kiêm quản lý kho:

Là người theo dõi tình hình thực tế xuất nhập nguyên vật liệu chính, phụ, thành phẩm - hàng hoá Khi nhập kho nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với đơn đặt hàng.Khi xuất bán thành phẩm cần phải đối chiếu số lượng với lệnh sản xuất hoặc phiếu giao việc của Giám đốc Công ty hay người điều hành Cuối tháng kiểm kê kho nguyên vật liệu chính, phụ (chậm nhất ngày 03 phải chốt được số liệu của tháng trước); kiểm tra và lập bảng báo cáo số lượng xuất bán trong tháng Ngày 04 tới ngày 07 hàng tháng phải hoàn thành bảng báo cáo thành phẩm tồn cuối kỳ của tháng trước

- Kế toán công nợ:

Là người có nhiệm vụ theo dõi công nợ của Công ty, theo dõi sổ phụ nhân hàng, theo dõi viết hoá đơn cho khách hàng, lưu ý tuỳ từng nhóm khách hàng mà có cách theo dõi thích hợp để đảm bảo dễ dàng cho việc đối chiếu công nợ cũng như đảm bảo công nợ là thực tế; Phải đối chiếu công nợ với khách hàng (có biên bản xác nhận số dư công nợ), khoảng 1-2 tháng đối chiếu công nợ 1 lần tuỳ từng nhóm khách hàng Khi đối chiếu công nợ phải cùng với kế toán bán hàng kiêm thủ kho đối chiếu về số lượng xuất, số lượng xuất bán trong tháng

- Kế toán thuế:

Là người có nhiệm vụ vào hoá đơn mua - bán hàng hoá hàng tháng, kê khai thuế giá trị gia tăng, nộp tờ khai thuế và làm việc với cơ quan thuế Phải chịu trách nhiệm số liệu thuế kê khai hàng tháng phải khớp với số liệu trên hệ thống kế toán nội bộ và kế toán thuế Nói chung, kế toán thuế là người chịu trách nhiệm về hoá đơn thuế, báo cáo thuế với cơ quan thuế,…

Phòng kế toán tài vụ có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác Cụ thể:

- Với phòng kế hoạch sản xuất - kinh doanh:

Phòng tài chính - kế toán cung cấp số liệu để phòng kế hoạch sản xuất - kinh doanh để ra kế hoạch chuẩn bị nguồn nguyên vật liệu, các yếu tố sản xuất để luôn luôn sẵn sàng cho phân xưởng sản xuất Đồng thời, dựa vào số liệu của phòng tài chính - kế toán mà phòng kế hoạch có thể đánh giá về kế hoạch của mình đã đưa ra cho kỳ trước, chuẩn bị kế hoạch cho kỳ mới sát thực tế hơn

- Với các phân xưởng sản xuất:

Dựa vào số liệu của phòng tài chính - kế toán để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đội sản xuất trong phân xưởng sản xuất Ngược lại, phân xưởng sản xuất giúp kế toán của phòng tài chính - kế toán tập hợp chính xác số lượng nhập - xuất, số lượng thành phẩm, số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, đầu kỳ,… Phân xưởng sản xuất hoạt động có hiệu quả cho chất lượng sản phẩm tốt, tiến độ giao hang theo đúng kế hoạch là điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được hoàn thành

1.2.2 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty

1.2.2.1 Các chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.

- Niên độ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm tài chính

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam

- Chế độ kế toán áp dụng từ năm 2007: chế độ doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo QĐ 48/2006 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung trên phần mềm Fast

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp kế toán tài sản cố định: Phương pháp khấu hao áp dụng là khấu hao đường thẳng.

- Hình thức tổ chức công tác kế toán: hình thức kế toán tập trung

1.2.2.2 Đặc điểm phân hạch kế toán của từng bộ phận

a Hình thức kế toán áp dụng trong công ty

Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung Theo hình thức này, Công

Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết

Sổ cái tài khoản Sổ tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo tài chính

Ghi cuồi năm, quý, thángQuan hệ đối chiếu

Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình hạch toán kế toán

Quy trình hạch toán được thực hiện như sau:

Kế toán nhập số liệu từ chứng từ gốc vào các phiếu kế toán Từ các phiếu kế toán số liệu được lưu vào sổ chi tiết (sổ quỹ, sổ chi tiết công nợ…), đồng thời lưu vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt

Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu và thực hiện các bút toán kết chuyển

để đưa số liệu vào sổ cái tài khoản và bảng cân đối kế toán Số liệu được tổng hợp vào báo cáo tài chính

b Đặc điểm phân hạch kế toán của từng bộ phận

Các quy trình hạch toán được thể hiện qua các sơ đồ

* Bộ phận hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng là phương pháp thẻ song song Phương pháp này kết hợp sự theo dõi nguyên vật liệu giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu Cuối tháng sẽ tổng hợp và đối chiếu tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đưa ra số liệu chính xác nhất cung cấp cho các bộ phận khác

Hạch toán chi tiết đòi hỏi sự chính xác từ khâu nhập xuất nguyên vật ban đầu Vì kế toán nguyên vật liệu phải căn cứ vào số liệu của thủ kho để vào chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán

Phương pháp này được biểu diễn trên sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú:

Ghi hằng ngàyGhi cuối thángĐối chiếuThủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc giao nhận nguyên vật liệu để lên

“thẻ kho ” mở chi tiết cho từng kho và từng loại nguyên vật liệu

Kế toán công nợ phải trả căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho để cập nhật số lượng và giá thành từng nguyên vật liệu vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Cuối tháng kế toán và thủ kho tiền hành đối chiếu số liệu trên thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng Từ đó tổng hợp nên bảng Tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu hàng tháng và sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp Nhập - xuất tồn kho nguyên vật liệu Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Thẻ kho

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng kê tính giá)

Ví dụ:

Công ty nhập mua 5.000tờ giấy Ivory định lượng 300gr/m2 kích thước 790cm*1240cm với đơn giá 21.000đ/kg (giá trên đã bao gồm cả VAT 10%)

để in hộp Bioacemin 30gói của công ty dược Thành Công

Như vậy khối lượng của lô hàng được tính toán theo công thức:

Vậy số lượng của lô hàng là:

5000 x 0,3 x 0,79 x 1,24 = 1.469,4 (kg)

Đơn giá chưa thuế là: 21,000 : 1.1 = 19.090,9091 (đ/kg)Khi hàng về tới công ty thì thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá về chất lượng và số lượng theo đúng đơn đặt hàng của công ty Sau khi đã đáp ứng được yêu cầu thì thủ kho tiền hành nhập kho nguyên vật liệu chính và lập phiếu nhập kho, vào thẻ kho để theo dõi tình hình nguyên vật liệu

Đồng thời kế toán nguyên vật liệu dựa vào phiếu nhập kho và đơn đặt hàng để vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu mua về được nhập vào phiếu kế toán

Ghi nợ TK 1521, 1522: 1.469,4 x 19.090,9091 = 28.052.182đGhi nợ TK 13311 – VAT: 28.052.182 x 10% = 2.805.218đGhi có TK 111, 112, 331: 28.052.182 + 2.805.218 = 30.857.400đ

Khi đó trên bảng tổng hợp nguyên vật liệu sẽ có cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của lô hàng đó Điều này phục vụ cho việc tính giá trung bình nhập vào phiếu xuất kho khi xuất nguyên vật liệu sản xuất để tính chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và.

Đồng thời dựa vào số liệu trên kế toán theo dõi công nợ phải trả cũng

sẽ theo dõi được tình hình công nợ một cách chính xác, cụ thể

Trong trường hợp hàng mua theo lô hàng kích thước lớn và gửi tại kho của nhà cung cấp để khi nào cần giấy kích thước cụ thể thì mới yêu cầu nhà cung cấp xả giấy theo đúng kích thước và chuyển về công ty thì việc hạch toán được thực hiện như sau:

Thủ kho vào sổ riêng theo dõi số lượng trong đơn hàng và số lượng hàng bên cung cấp xuất trả theo từng lô yêu cầu Khi nào hết lô hàng thì coi như đơn đặt hàng đã được thực hiện xong thủ kho chỉ vào thẻ kho khi hàng được đưa về tại công ty theo yêu cầu của phòng kế hoạch

Đối với kế toàn nguyên vật liệu thì thực hiện hai bước:

Khi đặt hàng và được nhà cung cấp chấp nhận thì thực hiện hạch toán bút toán nhằm theo dõi công nợ và hàng trên đường đi như sau:

Ghi nợ TK 151 – hàng trên đường đi: tổng khối lượng hàng và giá trị hàng

Ghi có TK 331: Tổng giá trị đơn hàng

Khi có nhu cầu sử dụng thì phòng kế hoạch đưa đơn hàng sang cho nhà cung cấp yêu cầu xả hàng theo đúng kích thước Nhà cung cấp đưa hàng sang cho công ty, song song với việc thủ kho nhập kho và vào thẻ kho thì kế toán nguyên vật liệu thực hiện bút toán:

Ghi nợ TK 1521: số lượng hàng (có thể nhỏ hơn tổng giá trị của lô hàng)

Ghi có TK 151

Quá trình được thực hiện cho đến khi lô hàng được giao hết và số dư của tài khoản 151 - hàng hoá đang trên đường đi bằng 0

- Xuất nguyên vật liệu:

Phòng kế hoạch viết phiếu yêu cầu sản xuất Theo ví dụ trên thì sản xuất hộp Bioacemin cần 1.500tờ giấy Iovry với định lượng và kích thước như trên

kế toán tổng hợp thực hiện bút toán tính giá trung bình Sau đó giá trung bình

sẽ tự động nhập vào các phiếu kế toán chi tiết

- Kiểm kê :

Cuối hàng thàng, thủ kho và kế toán nguyên vật liệu thực hiện việc kiểm tra đối chiếu giữa tồn thực tế nguyên vật liệu và tồn trên số chi tiết kế toán Khi phát sinh thừa hay thiếu nguyên vật liệu do nguyên nhân hao hụt, mất giấy, thì kế toán thực hiện các bút toán sau:

Nếu thừa nguyên vật liệu:

Ghi nợ TK 152: số lượng thừaGhi có TK 338, 711

Khi đó nguyên vật liệu thừa được đưa vào số liệu tồn kho và nhờ đó hao phí nguyên vật liệu trong tháng sẽ được giảm đi Do đó chi phí sản xuất

* Hạch toán tổng hợp thành phẩm:

Thành phẩm sau khi sản xuất xong được nhập và kho do kế toán thành phẩm quản lý Công đoạn này là sự kết hợp theo dõi giữa kế toán bàn hàng và thủ kho thành phẩm

Khi xuất hàng cho khách thì thủ kho phải nhập vào thẻ kho và lập phiếu xuất kho Kế toán bán hàng căn cứ vào đó và căn cứ vào giá thành do phòng

kế hoạch tính toán để vào phiếu kế toán theo dõi công nợ phải thu của khách hàng ( tài khoản 131)

Nhập kho thành phẩm:

Ghi nợ TK 155: số lượng hàng x giá vốn hàng bánGhi có TK 154