Hoạt động của phòng lưu chiểu thư viện quốc gia Việt Nam

Đề tài về : Hoạt động của phòng lưu chiểu thư viện quốc gia Việt Nam

Lời nói đầu Trong thời đại thông tin bùng nổ ngày nay, nhu cầu cập nhật thôngtin của con ngời ngày càng tăng do đó các loại hình phơng tiện chuyểntải chúng cũng ngày càng phong phú, đa dạng Trong đó các ấn phẩmvăn hoá đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu đợc trong đời sốnghàng ngày

Có thể nói, xuất bản phẩm dân tộc là tấm gơng phản ánh đầy đủ cuộcsống xã hội của một đất nớc trên mọi lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn

luôn coi trọng việc thu nhận, bảo quản lâu dài các giá trị văn hoá chonhững thế hệ mai sau nghiên cứu, học tập, kế thừa những cái hay, cáidẹp, cái tinh tuý đã đợc sách vở, báo chí ghi lại

Chế độ lu chiểu văn hoá phẩm là một trong những hình thức quản lýcủa Nhà nớc đối với loại hình sách, báo, tạp chí cũng nh các xuất bảnphẩm khác Việc quản lý ấn phẩm xuất bản trên lãnh thổ quốc gia đợcNhà nớc giao cho Bộ Văn hoá Thông tin, Cục xuất bản, Vụ báo chí… Chính vì vậy, nhà n

và Th viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất trong cả nớc cónhiệm vụ nhận lu chiểu tất cả các xuất bản phẩm trên lãnh thổ ViệtNam

Th viện Quốc gia là trung tâm đầu não của hệ thống th viện trong cảnớc, là nơi cung cấp tài liệu, tri thức phong phú nhất, có thể đáp ứngnhu cầu của hầu hết các đối tợng bạn đọc Th viện Quốc gia tiêu biểucho nền văn hoá của dân tộc Việt Nam, lu trữ đầy đủ nhất các tài liệutrong nớc và nớc ngoài Ngoài ra Th viện Quốc gia còn là nơi mà côngtác nghiệp vụ th viện đợc chuẩn hoá và đợc thực thi tất cả các công đoạntrong qui trình xử lý tài liệu

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tàng trữ đời đời xuất bản phẩmdân tộc, để đi sâu nghiên cứu công tác lu chiểu ấn phẩm tại TVQG, tôi

đã chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt động của phòng lu chiểu Th viện Quốcgia Việt Nam” làm đề tài khoá luận của mình

Ngoài phần Lời nói đầu và Phụ lục, phần chính văn đợc chia làm ba

ch-ơng:

Chơng I : Khái quát về Th viện Quốc gia Việt Nam và công tác lu chiểuChơng II: Hoạt động của phòng lu chiểu Th viện Quốc giaViệt Nam

Chơng III : Kết luận và khuyến nghị

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phơng pháp

nh nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, phỏng vấn kinh nghiệm của cáccán bộ th viện và phân tích tổng hợp thông tin

Tuy có sự nỗ lực của bản thân song do trình độ còn hạn chế, thờigian không nhiều nên khoá luận không tránh khỏi những sơ sót nhất

định Kính mong các thày giáo, cô giáo, các cán bộ th viện và các bạngóp ý để khoá luận có ý nghĩa thiết thực hơn

Tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn tới Thạc sĩ Nguyễn Tiến Hiển, chú

Võ Quang Uẩn và các cán bộ phòng lu chiểu Th viện Quốc gia đã nhiệttình giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này

Hà Nội ngày 10 tháng 6 năm 2002 Sinh viên

Th viện Quốc gia, tiền thân là Th viện công cộng TW Đông Dơng,

đ-ợc thành lập năm 1917 Ngày 1/9/1919 Th viện chính thức mở cửa phục

vụ bạn đọc

Năm 1935 Th viện đổi tên thành Th viện Pierre Pasquier (tên củaviên Toàn quyền Đông Dơng Pháp) Thời kỳ này, kho sách của Th việnchủ yếu là tiếng Pháp và chỉ phục vụ bọn thực dân cai trị và một nhómquan lại tri thức ngời Việt xuất thân từ giai cấp bóc lột

Sau khi cách mạng Tháng 8 thành công, Th viện về tay chính quyềnnhân dân và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục Ngày 20/10/1945, Bộ tr -ởng Bộ Quốc gia Giáo dục Vũ Đình Hoè đã quyết định đổi tên Th việnPierre Pasquier thành Quốc Gia Th viện

Việc tổ chức lại th viện cha kịp tiến hành thì thực dân Pháp đã quaylại xâm lợc nớc ta lần thứ hai và Th viện trở thành công cụ tuyên truyềncho những chính sách phản động của chủ nghĩa thực dân

Năm 1953, theo Hiệp định Pháp – Việt, Th viện đợc sát nhập vàoViện Đại học và đổi thành Tổng Th viện Năm 1954, thực dân Pháp bạitrận hoàn toàn và phải rút về nớc Ngày 29/6/1957 Thủ tớng Chính phủnớc Việt Nam dân chủ cộng hoà đã ra quyết định thành lập Th việnQuốc gia Việt Nam do Bộ Văn hoá quản lý

Khi tiếp quản Th viện từ tay thực dân Pháp (1954), vốn tài liệu của

Th viện chỉ có khoảng 100.000 bản, cơ sở vật chất rất nghèo nàn, số cán

bộ chuyên môn ít, hầu nh không có bạn đọc Dựa trên những nguyên lý

Th viện học của V.I.Lênin, cùng với việc học tập kinh nghiệm thực tiễnphong phú của các th viện nớc ngoài, Th viện Quốc gia Việt Nam đã cónhiều biện pháp tiến hành cải tạo, tổ chức lại và hoạt động theo định h -ớng XHCN Qua 85 năm tồn tại và phát triển (1917 – 2002), vợt quanhiều khó khăn và thử thách, Th viện đã và đang từng bớc đi lên, trởthành một trung tâm thông tin đầu não của cả nớc

Hiện nay, vốn tài liệu của Th viện quốc gia Việt Nam có khoảng1.200.000 cuốn, 9000 tên báo tạp chí trong đó có hơn 50% là tiếng n ớcngoài, 2700 bản sách Hán Nôm, 9000 tên luận án, luận văn và nhiều ấnphẩm đặc biệt và vật mang tin khác nh tranh ảnh, bản đồ, CD-ROM… Chính vì vậy, nhà n

Đặc biệt Th viện có kho microfilm, microfic với khoảng 3000 bản tàiliệu Tài liệu ở Th viện Quốc gia đợc bổ sung theo các nguồn khác

nhau, một phần lớn là sách lu chiểu và sách có sẵn trong th viện khi tiếpquản từ tay thực dân Pháp, tuy nhiên cũng có những cuốn sách ngoạivăn hoặc sách nộp lu chiểu nhng số bản quá ít, trong khi cuốn sách lại

có giá trị nghiên cứu đối với bạn đọc, thì phòng bổ sung sẽ chịu tráchnhiệm mua ngoài thị trờng

Ngoài hai nguồn bổ sung trên còn một hình thức nữa là trao đổi ấnphẩm với nớc ngoài Hiện nay Th viện Quốc gia đang có quan hệ hợptác trao đổi tài liệu với 122 đơn vị của 32 nớc trên thế giới, trong đó các

đơn vị thờng xuyên trao đổi gồm có: Th viện Quốc hội Mỹ, Th việnQuốc gia Pháp, Th viện Quốc gia úc, Trung Quốc, ấn Độ, Singapore,

Th viện Liên bang Nga, Th viện trờng đại học Hawaii, đại học Cosnellcủa Mỹ, Hội đồng Anh, Quỹ Châu á, các tổ chức của Liên Hợp Quốc

nh Tổ chức Y tế thế giới WHO, Quĩ Nhi đồng Liên Hợp QuốcUNICEF… Chính vì vậy, nhà n

Năm 2001 vừa qua, Th viện Quốc gia đã cấp mới 10.177 thẻ độcgiả , tăng 2382 thẻ so với năm 2000, cho các đối tợng là cán bộ cácngành nghề (2673 thẻ chiếm 27%) và sinh viên (7504 thẻ chiếm 73%)

Số lợng độc giả đến Th viện trong năm 2001 là 208.920 lợt trong đóphòng đọc sách có 154.971 lợt bạn đọc, phòng báo tạp chí 48.250 lợt,phòng tra cứu 5399 lợt, phòng tài liệu nghiệp vụ 300 lợt Số độc giả đến

Th viện giảm hơn so với năm ngoái là do Th viện phải nghỉ phục vụ một

số ngày để chuyển kho và ổn định các phòng phục vụ tại khu nhà mới

1.2 Chức năng nhiệm vụ

Trong quyết định 401/TTG ngày 9/10/1976 của Thủ tớng Chính phủ

đã qui định Th viện Quốc gia là Th viện Trung ơng của nớc Cộng hoàXã hội Chủ nghĩa Việt Nam, do Bộ Văn hoá Thông tin quản lý và là thviện trọng điểm trong hệ thống th viện cả nớc Với vai trò trên, ngoàinhững nhiệm vụ và quyền hạn qui định chung cho một th viện (điều13,14 Pháp lệnh Th viện), Th viện Quốc gia còn có những nhiệm vụsau:

- Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dântộc) bằng cách thu nhận ấn phẩm đang xuất bản theo tinh thần Sắc

lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về lu chiểu, thu nhận các bản sao luận

án tiến sĩ, phó tiến sĩ và bằng phát minh sáng chế của ngời ViệtNam, su tầm bổ sung hoàn chỉnh ấn phẩm nớc ngoài nói về ViệtNam, tác phẩm của ngời Việt Nam c trú ở nớc ngoài, bản viết tay củacác danh nhân Việt Nam

- Xây dựng kho sách báo khoa học đáp ứng nhu cầu nghiên cứu trongnớc

- Luân chuyển sách báo, tài liệu Việt Nam và nớc ngoài thông qua hệthống th viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin phục vụ nhân dân các địaphơng

- Biên soạn các Th mục thống kê đăng ký, Tổng Th mục Việt Nam,

Th mục các th mục Việt Nam và các loại chuyên đề nhằm phục vụthông tin khoa học Biên soạn các loại Th mục giới thiệu sách mới.Tiến hành biên mục tập trung nhằm thống nhất công tác biên mụctrong hệ thống th viện cả nớc

- Hớng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống th viện, trớc hết là hệ thống thviện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin, đúc kết kinh nghiệm nghiệp vụ,tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ th viện, chủ động hợp tácvới các th viện khác trong công tác nghiên cứu lý luận, xây dựngkhoa học th viện, Th mục học Việt Nam và lịch sử sách báo ViệtNam

- Cùng các th viện lớn phối hợp một số hoạt động th viện nh biên soạnMục lục liên hợp, bổ sung sách báo nớc ngoài, trao đổi và cho mợngiữa các th viện

- Trao đổi sách báo và trao đổi th mục với nớc ngoài, tổ chức mợn vàcho mợn sách báo với nớc ngoài phục vụ cho nhu cầu nghiên cứutrong nớc và giới thiệu văn hoá Việt Nam ra nớc ngoài

- Thực hiện việc thông tin khoa học về văn hoá, nghệ thuật Làm côngtác tham mu giúp Bộ Văn hoá Thông tin chỉ đạo, quản lý sự nghiệp

th viện thống nhất trong cả nớc, góp phần đáng kể vào sự hình thành,củng cố và phát triển mạng lới th viện trong cả nớc

1.3 Cơ cấu tổ chức

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, bộ máy tổ chức của Th việnQuốc gia cần phải có một đội ngũ cán bộ công chức đông đảo mới cóthể hoàn thành các công việc đợc giao Hiện nay, Th viện Quốc gia có

132 lao động làm việc tại cơ quan trong đó có 113 ngời trong biên chế ,

19 ngời làm việc theo hợp đồng Hầu hết số công chức trong biên chế

đều có trình độ Cao đẳng trở lên, trong đó có 1 Tiến sĩ, 10 Thạc sĩ, 83

Cử nhân, còn lại là Trung cấp và Cao đẳng

Ngoài Ban Giám đốc (có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc), Th viện

đ-ợc chia thành 11 phòng ban gồm:

1 Phòng lu chiểu

2 Phòng bổ sung và trao đổi quốc tế

3 Phòng phân loại biên mục

kỳ sau còn có các văn bản trên da thú, xơng thú, mai rùa, thẻ tre… Chính vì vậy, nhà n

Việc phát minh ra giấy là một phát kiến vĩ đại của loài ngời trongviệc lu lại chữ viết Các nhà vua có cả một đội nô lệ chuyên chép sách,

những nô lệ biết viết và viết đẹp rất đợc nhà vua sủng ái Không chỉ saochép lại sách, các hoàng đế còn dùng quyền lực của mình để thu thập tàiliệu về th viện hoàng gia Tiêu biểu cho thời kỳ này là Th việnAlecxandri của vua Ptoleme II đợc mệnh danh là th viện lớn nhất thời

Th viện Quốc gia) Ngoài ra các nhà in cũng phải nộp mỗi tên sách 2bản cho th viện tỉnh Các th viện tỉnh giữ một bản còn 1 bản nộp lại cho

Th viện quốc gia

Nhà vua còn qui định mức phạt đối với các cơ quan không thực hiện

đúng nghĩa vụ Sau 24 giờ kể từ khi xuất bản phẩm đợc bán ra mà vẫncha nộp lu chiểu thì sẽ bị tịch thu toàn bộ, không đợc phép lu hành Sau Pháp, năm 1624, Hoàng đế Phecdinan Đệ Nhị đã ban hành luật

lu chiểu áp dụng trong lãnh thổ nớc Đức

Năm 1783, Liên bang Nga cũng áp dụng chế độ lu chiểu đối với xuấtbản phẩm Lúc đầu, các cơ quan xuất bản phải nộp lu chiểu 13 bản đốivới mỗi tên sách, sau đó giảm xuống còn 11 bản

Sau khi Cách mạng tháng 10 Nga thành công, Lênin, với cơng vị

ng-ời đứng đầu đất nớc, đã rất quan tâm đến việc gìn giữ di sản văn hoádân tộc Trong sắc lệnh Ngời đã ký về công tác th viện có qui định xuấtbản phẩm không chỉ nộp lu chiêủ cho Th viện Quốc gia mà còn đa vềcác th viện tỉnh nhằm xây dựng vốn tài liệu địa chí phục vụ nghiên cứu

và phát triển kinh tế, xã hội ở địa phơng

Nhìn chung, trên thế giới, chế độ lu chiểu ra đời khá sớm Một mặt,

lu chiểu giúp cho các Th viện quốc gia thu thập đầy đủ xuất bản phẩmtrên phạm vi lãnh thổ, mặt khác nó còn phản ánh trình độ phát triển văn

hoá của các quốc gia Một xã hội muốn phát triển là phải biết gìn giữnhững tinh hoa văn hoá chữ viết của dân tộc, bởi sách là kết quả củamột quá trình lao động lâu dài gian khổ, do nhân loại sáng tạo ra và lànhân tố quan trọng thúc đẩy xã hội tiến lên.

2.2 Các văn bản pháp luật về công tác lu chiểu

Trong mọi lĩnh vực của xã hội, luật pháp luôn đóng vai trò quantrọng trong việc giữ vững sự ổn định để cùng tồn tại và phát triển, vàvăn hóa cũng không là một ngoại lệ

Hiện nay, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học kỹ thuật, ợng thông tin cũng gia tăng nhanh chóng, các loại tài liệu xuất bản ngàycàng nhiều với nội dung và hình thức rất phong phú và đa dạng Do đóviệc lu giữ lại vốn tài liệu chữ viết của quốc gia là rất quan trọng Trớchết, đây là cơ sở giúp cho việc bảo tồn những di sản văn hoá lu truyềnqua nhiều thế hệ Nó còn phản ánh bộ mặt văn hoá của đất nớc về tìnhhình xuất bản, kỹ thuật in ấn, sự phát triển của đội ngũ những ngời sángtác cũng nh những biến cố, những thăng trầm lịch sử của dân tộc Luchiểu văn hoá phẩm là một hình thức pháp lý cần thiết để lu lại nhữngtinh hoa, những đặc sắc của thế hệ này truyền lại cho thế hệ sau

ở nớc ta, lu chiểu văn hoá phẩm đã xuất hiện khá lâu nhng ở mỗithời kỳ lịch sử nó tồn tại dới những hình thức khác nhau

Từ thời phong kiến, tuy cha có một văn bản pháp luật nào qui định rõnhng cha ông ta đã rất coi trọng việc gìn giữ những bản th tịch cổ Cácnhà vua cũng đã nhiều lần hạ chiếu su tầm sách vở về th viện hoàng gia

Đặc biệt, thời Lê còn ban hành một số chính sách nhằm quản lý việcxuất bản

Thời kỳ sau này, khi thực dân Pháp xâm lợc nớc ta, các kỹ thuật xuấtbản mới đợc áp dụng và các quan điểm chống Pháp cũng dần xuất hiện

Để tiến hành kiểm duyệt lợng tài liệu xuất bản, Thực dân Pháp đã banhành một số đạo luật, sắc lệnh:

+ Đạo luật ngày 29/7/1881 do chính phủ Pháp ban hành, qui định việc

nộp lu chiểu báo chí phục vụ cho việc kiểm soát và quản lý nội dung,phục vụ đờng lối thống trị của ngời Pháp

+ Thông t ngày 25/8/1900 của Thống sứ Bắc Kỳ về vấn đề nạp bản lu

chiểu

+ Nghị định ngày 31/1/1922 của Toàn quyền Đông Dơng (Anber Xaro)

về việc nạp bản lu chiểu chính thức cho ấn phẩm Nghị định này đánhdấu một bớc ngoặt quan trọng trong lịch sử lu chiểu văn hoá phẩm ởViệt Nam, lần đầu tiên có một văn bản pháp luật qui định khá chi tiếtcác điều khoản

Sau khi Cách Mạng Tháng Tám thành công, Nớc Việt Nam Dân ChủCộng Hoà ra đời và sau này là nớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa ViệtNam Với một hệ thống chính quyền non trẻ, có rất nhiều việc quốc gia

đại sự cần giải quyết nhng Đảng và Nhà nớc ta vẫn rất quan tâm đến vaitrò của việc tàng trữ văn hoá phẩm Ngày 31/1/1946, Chủ Tịch Hồ Chí

Minh đã ký Sắc lệnh 18/SL ngày 31/1/1946 gồm 6 chơng 19 điều qui

định: Các loại văn hoá phẩm phải nộp lu chiểu cho nhà nớc, số lợng bảnphải nộp, thời hạn nộp, và các hình phạt đối với các cơ quan không thực

ngày 11/6/1954 “Về việc lu chiểu văn hoá phẩm” do Thứ trởng Bộ Văn

hoá Đỗ Đức Dục ký, gửi các Sở, Ty văn hoá trong đó giao cho các Sở,

Ty văn hoá có trách nhiệm: theo dõi tình hình xuất bản ở địa phơngmình, kiểm tra, đôn đốc chặt chẽ việc nộp lu chiểu của các nhà in vàNXB, báo cáo hàng tháng cho cơ quan lu chiểu văn hoá phẩm theo mẫuthống kê của phòng lu chiểu văn hoá phẩm

Tuy nhiên, hoà bình cha đợc bao lâu thì năm 1954, Đế quốc Mỹ lạinhảy vào thế chân Pháp xâm lợc nớc ta Nớc ta lại bị chia cắt thành haimiền Nam Bắc Miền Bắc vẫn do Đảng ta lãnh đạo, còn miền Nam bị

Mỹ chiếm đóng Với chính sách dùng ngời Việt Nam trị ngời Việt Nam,

Đế quốc Mỹ đã thiết lập một chính quyền mới gọi là Nguỵ Quyền SàiGòn Trong thời gian chiếm đóng (từ 1954 đến 1975), do nhận thấy sựcần thiết phải kiểm duyệt báo chí ấn phẩm phục vụ cho mục đích chínhtrị của mình nên chế độ Ngụy quyền đã ban hành 3 văn bản có tínhpháp lệnh về chế độ lu chiểu

+ Sắc lệnh số 207 – GD ngày 10/10/1961 qui định chế độ nạp bản doTổng thống Ngụy Ngô Đình Diệm ban hành.

Khánh ký, thay đổi một số điều của sắc lệnh 207 – GD ngày10/10/1961

+ Luật số 014/73 ngày 30/11/1973 “Quy định chế độ nạp bản tại Việt

Nam” do Tổng thống Ngụy Nguyễn Văn Thiệu ký

Nhìn chung, cả ba văn bản trên đều qui định khá chi tiết về chế độ luchiểu Tuy nhiên chúng chỉ đợc áp dụng trong khu vực lãnh thổ từ Vĩtuyến 17 trở vào Còn ở miền Bắc, dới sự chỉ đạo đúng đắn của Đảng vàNhà nớc, nhân dân ta vẫn tiếp tục lao động sản xuất, chiến đấu vì miền

Nam ruột thịt Ngày 24/10/1961, Thứ trởng Bộ Văn Hoá Nguyễn Đức

ký và cho phép thành lập các nhà in, qui định chi tiết và hớng dẫn việc

thi hành chế độ nộp lu chiểu xuất bản phẩm Tiếp đó là Thông t số 67/

VH – QĐ ngày 11/3/1963 do Thứ trởng Bộ Văn hoá Nguyễn Đức Quỳ

ký sửa đổi qui định nộp ấn loát phẩm đối với các nhà in

Ngày 30/4/1975 miền Nam đợc hoàn toàn giải phóng, đất nớc ta thốngnhất hai miền, đi theo con đờng xã hội chủ nghĩa

Ngày 9/10/1976 Phó Thủ tớng Chính Phủ Nguyễn Duy Trinh ký Quyết

định 401/QĐ - TTg qui định về: “Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

của Th viện Quốc gia” Quyết định này gồm 5 điều, qui định Th việnQuốc gia đợc thu thập ấn phẩm xuất bản trên lãnh thổ quốc gia theo Sắclệnh 18/SL về chế độ lu chiểu văn hoá phẩm, kể cả luận án tiến sĩ, phótiến sĩ để xây dựng kho tàng ấn phẩm dân tộc

Tiếp đó là Thông t số 83/VHTT/VP ngày 29/6/1978 do Bộ trởng Bộ

Văn hoá Thông tin Nguyễn Văn Hiếu ký, hớng dẫn thi hành các luật lệ

về lu chiểu văn hoá phẩm Thông t nêu rõ tầm quan trọng, mục đích củaviệc nộp lu chiểu văn hoá phẩm, qui định các cơ quan nhận lu chiểu (ởtrung ơng là Th viện Quốc gia, ở địa phơng là UBND tỉnh và các Sở, Tyvăn hoá) Qui định các loại văn hoá phẩm phải nộp, đối tợng phải nộp,thủ tục nộp lu chiểu

Ngày 28/3/1985, Thông t liên bộ Viện Khoa học Việt Nam – Bộ Văn hóa số 617/TTLB do Thứ trởng Bộ Văn hoá Vũ Khắc Liên và Phó

Viện trởng Viện KHVN Nguyễn Văn Đạo ký, qui định và hớng dẫn chế

độ xuất bản và lu chiểu các loại lịch, trong đó qui định Th viện Quốcgia đợc nhận lu chiểu mỗi tên lịch 5 bản

Luật xuất bản do Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký và Chủ tịch

Hội đồng Nhà nớc Lê Đức Anh công bố ngày 19/7/1993 là một văn bản

có ý nghĩa rất lớn đối với công tác xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam.

Văn bản này gồm 6 chơng 45 điều qui định về sự quản lý nhà nớc đối

với hoạt động xuất bản Và Nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của

Chính phủ do Thủ tớng Võ Văn Kiệt ký nhằm hớng dẫn thi hành luậtxuất bản

Trong những văn bản đã nêu, Sắc lệnh 18/SL ngày 31/1/1946 và Nghị

định số 79/CP ngày 6/11/1993 là hai văn bản quan trọng nhất, có giá

trị pháp lý và phù hợp hơn cả, là cơ sở cho sự xuất hiện của những vănbản sau Tính đúng đắn của hai văn bản trên thể hiện ở sự quan tâm của

Đảng và Nhà nớc tới công tác xuất bản trên lãnh thổ quốc gia

Sắc lệnh ngày 31/1/1946 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký gồm 6 chơng,

19 điều Tất cả những điều luật trong sắc lệnh đều mang tính cụ thể rấtcao đến từng chi tiết Cụ thể:

- Chơng I: Cách tổ chức việc lu chiểu văn hoá phẩm: Qui định

những loại hình văn hoá phẩm phải nộp lu chiểu, những loại đợcmiễn nộp và chức năng của “Sở lu chiểu văn hoá phẩm”

- Chơng II: Lu chiểu văn hoá phẩm: Qui định số lợng bản nộp và

những thủ tục cần làm đối với sách nộp lu chiểu.(NXB nộp 8 bản,nhà in nộp 2 bản)

- Chơng III: Thể lệ nhà in hay nhà xuất bản phải tuân theo: Phải

nộp lu chiểu ngay sau khi hoàn thành Có thể gửi bu điện theo lốibảo đảm mà không mất tiền tem

- Chơng IV: Thể lệ nhà xuất bản phải tuân theo: Qui định những

cơ quan đợc coi là nhà xuất bản Qui định số bản nộp cụ thể đối vớitừng loại ấn phẩm( xuất bản phẩm tái bản, các bản mỹ lệ, đĩa hát,phim chiếu bóng, bản đàn… Chính vì vậy, nhà n)

- Chơng V: Hình phạt: Qui định hình phạt đối với NXB không tuân

theo luật Nếu cơ quan xuất bản nào không nộp hoặc nộp không đủ

số bản qui định thì sau một tháng thông báo không có hiệu quả, Sở luchiểu có quyền mua những bản thiếu, mọi phí tổn do nhà sản xuấtphải chịu Nếu không chịu trả thì giao cho toà án đòi theo pháp luật.Những ai cố ý không nộp sẽ bị phạt tiền theo qui định.

- Chơng VI: Những điều phụ tạp: Bộ trởng Bộ Quốc gia Giáo dục có

trách nhiệm tổ chức các Sở lu chiểu văn hoá phẩm

Sắc lệnh 18/SL có giá trị hết sức to lớn, là công cụ pháp lý quantrọng đầu tiên cho sự nghiệp lu chiểu của nớc ta và trên thực tế nó đãtồn tại và đợc thực thi trong suốt 50 năm qua Toàn bộ sắc lệnh toát lên

sự thống nhất trong đờng lối lãnh đạo của Đảng và Nhà nớc đối với chế

độ lu chiểu Tất cả xuất bản phẩm đợc xuất bản trên lãnh thổ nớc ViệtNam Dân Chủ Cộng Hoà đều phải tuân theo sắc lệnh, nộp lu chiểu chocác cơ quan chức năng Trong sắc lệnh ghi rõ:

- Nhà in hay nhà xuất bản phải nộp 2 bản văn hoá phẩm của mình

đứng in hay sản xuất.

- Nhà xuất bản phải nộp 8 bản văn hoá phẩm của mình sản xuất.

- Những văn hoá phẩm xuất bản không quá 300 bản chỉ phải nộp 1 bản.

Trong bối cảnh đất nớc gặp rất nhiều khó khăn, Nhà nớc non trẻ mới

ra đời, lại thêm thù trong giặc ngoài, nhng Đảng và Nhà nớc ta vẫn quantâm đến việc nhiệm vụ bảo tồn nền văn hoá dân tộc Với sắc lệnh này,

từ 1946 đến nay, TVQG đã thu thập đợc nhiều ấn phẩm, làm cho kho tàiliệu ngày càng phong phú và đa dạng, phản ánh trình độ phát triển củanhân dân ta trong các lĩnh vực văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật Đến năm 1993, do những đòi hỏi khách quan của xã hội, Luật xuấtbản ngày 19/7/1993 do Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký và sau

đó là Nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của Chính phủ do Thủ tớng

Võ Văn Kiệt ký đã đợc ban hành Đây là Nghị định hớng dẫn thi hành

Luật xuất bản và đợc xem là văn bản mới nhất về chế độ lu chiểu ở nớcta.

So với Sắc lệnh 1946, những qui định về lu chiểu xuất bản phẩmtrong văn bản này có một số chi tiết đợc sửa đổi đáng chú ý Đó là:

Trong thời hạn 7 ngày tr

bản hay tổ chức đợc phép xuất bản phải nộp 3 bản cho Bộ Văn hoá Thông tin theo phơng thức chuyển phát nhanh, 4 bản cho Th viện Quốc gia (những xuất bản phẩm in dới 300 bản chỉ nộp 1 bản)

Đây là một bớc tiến bộ của Nghị định so với Sắc lệnh 1946 Thay vì trớc

đây phải nộp 8 bản thì bây giờ chỉ phải nộp 4 bản Một sự thay đổi kịpthời giúp các nhà xuất bản tránh đợc những khó khăn khi chuyển từ chế

độ bao cấp sang cơ chế thị trờng Tuy nhiên, do Nghị định này chủ yếuhớng dẫn thi hành Luật xuất bản nên công tác lu chiểu chỉ chiếm mộtphần rất nhỏ Điều bất cập ở đây là Nghị định không nêu rõ những loại

ấn phẩm nào phải nộp lu chiểu, ấn phẩm nào không phải nộp, ngoài racũng cha có qui định rõ ràng về việc xử phạt vi phạt những hành vi viphạm Trong khi đó, hiện nay, với sự phát triển chóng mặt của khoa học

kỹ thuật đã có rất nhiều loại hình văn hoá phẩm mới ra đời trong đónhững ấn phẩm công nghệ cao chiếm một phần không nhỏ nh đĩa CD-

này sẽ gây một tổn thất rất lớn cho kho tàng văn hoá phẩm dân tộc Đâycũng là vấn đề đặt ra cho các cấp lãnh đạo, cần có những văn bản mớihoàn thiện hơn, để từ đó làm cơ sở cho TVQG hoàn thành tốt nhiệm vụcủa mình, đảm bảo thu nhận đầy đủ xuất bản phẩm trên lãnh thổ ViệtNam

Có thể khẳng định rằng, Luật lu chiểu là một thành tựu lịch sử củathế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Nó giúp cho việc gìn giữ và l-

u truyền những tinh hoa văn hoá của nhân loại từ thế hệ này sang thế hệkhác, đồng thời chuyển từ hình thức tự phát trở thành một qui định củaxã hội với những thể chế rõ ràng, buộc các tổ chức có liên quan phảituân theo một cách tự giác

Chơng II

Hoạt động của phòng lu chiểu

Th viện Quốc gia Việt Nam

1 Chức năng nhiệm vụ của phòng lu chiểu

Th viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất trong cả nớc đợcgiao nhiệm vụ thu nhận các xuất bản phẩm nộp lu chiểu và phòng luchiểu là một trong những phòng đặc trng nhất của Th viện

Tại đây, các xuất bản phẩm xuất bản trong nớc đợc gửi đến và đa vàokho lu trữ văn hoá dân tộc theo tinh thần của sắc lệnh số 18-SL do Chủtịch Hồ Chí Minh ký ngày 31/1/1946 Các xuất bản phẩm bao gồm các

chung là tất cả những ấn phẩm đợc xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam Căn cứ vào các qui định trên, phòng lu chiểu Th viện Quốc gia ViệtNam đợc giao các nhiệm vụ:

- Xây dựng chính sách bảo tồn và phát triển vốn tài liệu quốc giathông qua Luật xuất bản bằng việc su tầm đầy đủ các ấn phẩm xuấtbản trên phạm vi cả nớc.

- Đăng ký các ấn phẩm thu nhận từ nguồn lu chiểu và xử lý tài liệutheo qui định nghiệp vụ

- Biên soạn Th mục Quốc gia năm và tháng

Hiện nay số cán bộ đang làm việc tại phòng lu chiểu tổng cộng có 8ngời Ngoài 1 trởng phòng và 1 phó phòng chịu trách nhiệm chỉ đạochung nh viết kế hoạch, báo cáo hàng năm trình lên cấp trên, truyền đạt

số còn lại chia thành 2 tổ gồm

+ Tổ báo tạp chí: 3 ngời, trong đó

- 1 ngời nhận báo tạp chí, luận án lu chiểu

- 1 ngời đăng ký và vào sổ ấn phẩm và chia về các kho

- 1 ngời quản lý kho lu chiểu

+ Tổ sách: 3 ngời, trong đó

- 1 ngời nhận sách lu chiểu và nhập dữ liệu vào máy

- 1 ngời vào sổ lu chiểu và viết ký hiệu xếp kho

- 1 ngời đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho

Mỗi năm, trung bình phòng lu chiểu nhận đợc khoảng 8500- 9000 tênsách, xấp xỉ 30.000- 34.000 bản sách, khoảng 500- 550 tên báo, tạp chítơng đơng 22.000 bản, ngoài ra còn có luận án khoảng 400- 500 bản.Tất cả các loại xuất bản phẩm đều đợc phân chia một cách khoa học,không bị lẫn lộn, nhờ đó việc xử lý đợc dễ dàng thuận tiện hơn

2 Hoạt động của phòng lu chiểu

2.1 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lu chiểu

Công tác lu chiểu xuất bản phẩm dân tộc đóng vai trò rất quan trọngtrong việc gìn giữ và bảo vệ di sản t liệu của quốc gia Nhận thức rõ

điều này, phòng lu chiểu Th viện Quốc gia luôn đặt trách nhiệm lênhàng đầu Tuy nhiên, trong thời đại thông tin bùng nổ, lợng sách báomỗi năm một nhiều, việc xử lý không phải dễ Nhng với những nỗ lực

không ngừng, cán bộ phòng lu chiểu luôn phấn đấu hoàn thành tốtnhiệm vụ của mình Để làm việc một cách khoa học, cán bộ trongphòng đợc chia thành 2 tổ: Tổ sách và Tổ báo tạp chí

Có thể nói, việc xử lý sách lu chiểu là một công việc đòi hỏi độchính xác cao vì chỉ cần một sơ suất nhỏ, nếu số lu chiểu không đợc liêntục, bị khuyết hay bị cách quãng sẽ gây ra nhầm lẫn trong khi nhập dữliệu vào máy hoặc khó khăn cho các phòng kho khi thống kê sách hàngnăm… Chính vì vậy, nhà n

Các công đoạn trong dây chuyền xử lý sách lu chiểu bao gồm:

+ Thu nhận sách lu chiểu+ Vào sổ lu chiểu, viết ký hiệu xếp kho+ Viết và dán nhãn

+ Nhập thông tin vào máy tính+ Chuyển xuống phòng biên mục Các nhà xuất bản sau khi in sách xong phải nộp cho Th viện Quốcgia mỗi tên sách 4 bản ( dới 300 bản chỉ phải nộp 1 bản) và phải nộp tr-

ớc ít nhất 7 ngày trớc khi phát hành Việc nộp lu chiểu có thể trực tiếpmang đến hoặc gửi qua đờng bu điện Đối với những sách lu chiểu đợctrực tiếp mang đến Th viện thì đại diện nhà xuất bản phải có một quyển

sổ ký nhận sách lu chiểu, trong đó ghi:

Ngày tháng nộp lu chiểu

Số thứ tựTên sách

Số bản nộpChữ ký ngời nộpChữ ký ngời nhậnGhi chú

Còn đối với những sách đợc gửi theo đờng bu điện, Th viện Quốc gia sẽgửi Giấy báo nhận lu chiểu về nhà xuất bản, thông báo đã nhận đợc luchiểu theo mẫu ( Phụ lục 1) Tuy nhiên cũng có những trờng hợp dodịch vụ chuyển phát bu kiện ở nớc ta cha thật tốt, bu kiện có thể nhầmlẫn hoặc thất lạc nên dù cơ quan xuất bản đã nộp lu chiểu song Th viện

Quốc gia vẫn không nhận đợc, điều này gây tổn thất đáng kể cho cơquan xuất bản cũng nh cơ quan nhận lu chiểu.

Hiện nay trong nớc có 41 nhà xuất bản nộp lu chiểu tại Th viện Quốcgia, trong đó có 30 nhà xuất bản ở Trung ơng và 11 nhà xuất bản ở Địaphơng

Các nhà xuất bản ở Trung ơng bao gồm:

Trên đây là các NXB thờng xuyên có sách nộp lu chiểu về Th viện,ngoài ra còn có một số các cơ quan xuất bản không thờng xuyên nh cácBan, Ngành, các Bộ, các Cục, Vụ, Viện… Chính vì vậy, nhà n

VD: Ban Vật giá chính phủ, Bộ Kế hoạch và đầu t, Bộ Ngoại giao, CụcVăn hoá thông tin cơ sở, Vụ Báo chí, Bộ Văn hoá thông tin, Viện Thôngtin khoa học xã hội

Theo điều 13 khoản 2 của Nghị định79/CP đã nêu “NXB, tổ chức

đ-ợc phép xuất bản phải nộp lu chiểu 4 bản cho Th viện Quốc gia, (nhữngxuất bản phẩm in dới 300 bản chỉ nộp 1 bản)”

Thông thờng với mỗi tên sách các nhà xuất bản đều nộp lu chiểu 4bản tuy nhiên cũng có nhà xuất bản cố tình trốn tránh không nộp haychỉ nộp chiếu lệ 2 hoặc 3 bản, có nơi chỉ nộp 1 bản Đó là do trong tìnhhình kinh tế hiện nay, các nhà xuất bản phải tự hạch toán kinh doanhnên đối với các tài liệu có giá thành cao, nhất là các cuốn từ điển, báchkhoa th theo bộ, nhiều tập, nếu nộp 4 bản sẽ gây tốn kém cho nhà xuấtbản, mặt khác giá tiền cớc phí vận chuyển lại quá cao, đối với những

bản ở phía Nam thờng không gửi nộp lu chiểu theo nh qui định là 7ngày trớc khi phát hành mà thờng để dồn hàng tháng, hàng quí thậm chíhàng năm mới nộp một lần Điều này gây rất nhiều khó khăn cho Thviện trong việc biên soạn Th mục Quốc gia hàng tháng, hàng năm vì sốliệu không đợc cập nhật Để khắc phục tình trạng này, các cán bộ phòng

lu chiểu luôn theo dõi sát số lợng sách nộp lu chiểu của các nhà xuấtbản, nếu nộp thiếu sẽ gọi điện hoặc gửi giấy đòi lu chiểu (mẫu xem phụlục 2) Để thiết thực hơn, các cấp lãnh đạo cần có các văn bản qui định

rõ về luật lệ lu chiểu cũng nh các nghĩa vụ của các nhà xuất bản và tổchức đợc phép xuất bản, các chế độ thởng phạt rõ ràng đối với những cơquan thực hiện tốt và cha tốt công tác này Ngoài ra cũng nên có chínhsách giảm giá cớc vận chuyển đối với các cơ quan ở xa hoặc xuất bảnnhiều, nh vậy sẽ phần nào thúc đẩy tinh thần tự giác của các nhà xuấtbản

Song song với việc ký nhận sách với nhà xuất bản, phòng lu chiểucũng có một sổ theo dõi nhận lu chiểu của từng nhà xuất bản, trong đócũng ghi đầy đủ thông tin về sách nộp lu chiểu theo mẫu:

Tên nhà xuất bản:

Ngày STT Số

loại

Số ợng nộp

l-Môn loại

Ghi chú

Ngoại: Sách tiếng nớc ngoài

Phần ghi chú dùng để chú giải khi nhà xuất bản nộp băng đĩa, bản đồ,tranh ảnh… Chính vì vậy, nhà n

Sách sau khi đợc tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận xử lý Tại đâysách sẽ đợc vào sổ lu chiểu, viết ký hiệu xếp kho và dán nhãn, nhậpthông tin vào máy tính và phân chia về các kho

Sổ lu chiểu là sổ dùng để đăng ký số lu chiểu của sách Tuy qui định

về chế độ lu chiểu đã đợc ban hành từ năm 1922 nhng đến tháng 10năm 1954 sách nộp lu chiểu mới chính thức đợc ghi tên vào trong sổ luchiểu Hiện nay số đăng ký lu chiểu đã lên tới 137.218 tên sách

Sổ đăng ký lu chiểu bao gồm các thông tin

+ Số lu chiểu: số lu chiểu của xuất bản phẩm (theo số thứ tự)

+ Ngày nhận: ngày nhận xuất bản phẩm lu chiểu

+ Tên tác giả và tên sách: (theo trình tự mô tả ấn phẩm)

+ Địa chỉ, nhà xuất bản, năm xuất bản: (theo trình tự mô tả ISBD)+ Khổ sách

+ Số trang

+ Giá tiền đơn vị

+ Số lợng sách nhận

+ Phân phối: số lợng phân phối vào các kho

+ Ký hiệu kho: gồm tất cả các ký hiệu của các kho

(Mẫu xem phụ lục 3)

Với mỗi số lợng bản của một tên sách, ngời đăng ký lu chiểu có cáchviết ký hiệu và phân chia vào các kho khác nhau, sự khác biệt này cũngtuỳ thuộc vào khổ sách, sách khổ nhỏ có ký hiệu riêng, khổ to có kýhiệu riêng Các cuốn sách đều phải đợc đóng dấu của Th viện Quốc giavào trang tên sách và trang 17, riêng một cuốn không đóng dấu để đavào kho lu chiểu

Đối với sách có từ 4 bản trở lên sẽ đợc phân chia nh sau:

- 1 bản vào kho lu chiểu

- 1 bản vào kho phụ (là kho dự trữ Th viện Quốc gia lập nên đểchuẩn bị mở phòng phục vụ theo đối tợng bạn dọc.)

- Còn lại vào kho phòng đọc tổng hợp

Đối với sách có số bản ít hơn sẽ có thứ tự u tiên đa vào các kho là:

+ Kho lu chiểu+ Kho phòng đọc+ Kho phụ

Sở dĩ kho lu chiểu đợc u tiên hàng đầu trong việc chia sách là vì đây

là nơi thu thập, bảo quản xuất bản phẩm trên toàn cõi Việt Nam, là khotàng trữ đời đời xuất bản phẩm trong nớc Sách ở đây không đợc đem raphục vụ mà dùng để lu lại những tinh hoa văn hoá của dân tộc Đâychính là nhiệm vụ cơ bản nhất của phòng lu chiểu cũng nh của Th việnQuốc gia

Đối với trờng hợp sách chỉ có một bản thì cũng đợc đa vào kho luchiểu Nếu bạn đọc yêu cầu Th viện bổ sung hoặc cán bộ th viện nhận

thấy cuốn sách đó có giá trị lớn đối với công tác nghiên cứu của bạn đọcthì phòng bổ sung sẽ có trách nhiệm mua thêm để đa vào phòng đọcphục vụ độc giả Riêng đối với sách giáo khoa, sách truyện tranh thiếunhi thì trong quá trình xử lý sẽ chỉ đa về phòng đọc tổng hợp 1 bản, 1bản kho lu chiểu, 1 bản kho phụ, còn lại giao cho phòng bổ sung Phòng

bổ sung sẽ lu lại cuốn sách đó để đa lên phòng đọc khi cần (nếu sáchtrên phòng đọc bị mất hoặc hỏng) hoặc đem biếu tặng các th viện tỉnh,

+ Số ký hiệu kho phụ (nếu có)

Số lu chiểu đợc ghi ngoài bìa sách và mép trên bên trái của trang tênsách, không đợc ghi vào chỗ dùng để dán nhãn Số ký hiệu phòng đọc

và kho phụ ghi ở dới tên sách trong trang tên sách

Sách trong kho lu chiểu có đầy đủ ký hiệu của các kho khác là bởi nếusách ở phòng đọc bị mất hoặc thất lạc thì sau khi bổ sung hồi cố lại sẽ

đợc đăng ký ký hiệu cũ để tránh trờng hợp trên giá có chỗ trống

VD:

Vò TiÕn quúnh

tuyÓn chän 101 bµi v¨n hay

líp 12

VV01.1561%VV01.1562 VV01.531(P)

Cuèn ®a vµo kho lu chiÓu cã ký hiÖu: VV01.1559%VV01.1560

hiện nay khổ sách cũng có nhiều kích cỡ Việc viết ký hiệu đối với sách

lu chiểu cũng đợc chia thành các loại khổ sách khác nhau

VN: dùng cho sách tiếng Việt và khổ sách từ 19cm trở xuốngVV: dùng cho sách tiếng Việt và khổ sách từ 20 – 29cm

VL: dùng cho sách tiếng Việt và khổ sách từ 30cm trở lên

Đây là một việc làm rất khoa học và hữu ích, nhất là đối với một th viện

lu trữ nhiều sách nh Th viện Quốc gia vì chỉ cần nhìn vào ký hiệu,chúng ta đã có thể biết đợc cuốn sách này có kích cỡ là bao nhiêu, xử lýnăm nào, giúp cho việc tìm kiếm phục vụ bạn đọc đợc dễ dàng và nhanhchóng hơn

Không chỉ căn cứ vào khổ sách mà chúng ta còn có thể biết đợc vị tríchính xác của cuốn sách thông qua ký hiệu năm xử lý và ký hiệu xếpgiá

Ký hiệu năm xử lý ghi 2 số cuối của năm xử lý cuốn sách

Việc đánh ký hiệu theo thứ tự trên sẽ tạo cho ngời xử lý cũng nh ngờitìm tài liệu không bị nhầm lẫn vì mỗi cuốn sách chỉ có một vị trí duynhất trên giá

Sau khi vào sổ lu chiểu, sách đợc chuyển sang khâu nhập dữ liệu vàomáy tính Từ năm 1987 Th viện đã ứng dụng phần mềm CDS/ISIS vàocông tác quản lý và khai thác tài liệu Trớc đây phòng lu chiểu đảmnhận việc xử lý tiền máy, cập nhật CSDL đối với sách Việt, đồng thờidựa trên những thông tin đó để biên soạn TMQG Nhng do hiện nay l-ợng sách lu chiểu quá nhiều, các cán bộ không thể đồng thời hoàn tấtmọi công đoạn nên việc nhập dữ liệu hiện nay chỉ dùng để tra cứu trongnội bộ phòng và để quản lý đầu sách nộp lu chiểu Các thông tin chi tiết

về sách đợc phòng Phân loại biên mục nhập vào CSDL chính trên phòng

đọc và TMQG đợc xuất bản dựa trên kết quả nhập tin đó