Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại lưu trữ Bộ Kế hoạch và đầu tư

Để tài liệu lưu trữ của Cục là các hồ sơ, dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài được mang ra khai thác, sử dụng cho việc quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngo

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

LÊ THỊ HẰNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA

CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN

TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014

Tác giả luận văn

Lê Thị Hằng

\

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đại học Quốc gia Hà Nội cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng các đồng nghiệp trong phòng cũng như các cán bộ, công chức của cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Dương Văn Khảm đã giúp tôi hoàn thành luận văn này

Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn có

sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước Nhưng do tính chất phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn

để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014

Học viên

Lê Thị Hằng

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI

LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO

QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

1.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của Cục Đầu tư nước

ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

18

1.2.1 Thành phần tài liệu 18

1.2.2 Nội dung tài liệu 20

1.2.3 Khối lượng tài liệu 22

1.3 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản

tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

23

1.3.1 Đặc điểm tài liệu 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI

THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC

NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ

HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

29

2.1 Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục 29

Đầu tư nước ngoài phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài

liệu

2.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài 29

2.1.2 Tổ chức bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài 40 2.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước

ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ

54

2.3 Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư

nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ

41

2.3.1 Văn bản hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu

trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư và của Cục Đầu tư nước ngoài

41

2.3.2 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khối tài liệu 45

2.3.3 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu 46

2.3.4 Đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu 49

2.3.5 Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu 51

2.3.6 Số lượng hồ sơ giấy phép được mang ra khai thác, sử dụng 52

2.3.7 Đánh giá hiệu quả khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu

tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ

53

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA

CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI

LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

58

3.1 Nhận xét chung về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của Cục

Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ

3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản

tại Lưu trữ Bộ

64

3.2.1 Về phía cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ 64

3.2.2 Về phía Về phía Cục Đầu tư nước ngoài 68

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ chỉ phát huy giá trị khi tài liệu đó được mang ra sử dụng, phục vụ cho các mục đích chính đáng của cá nhân, tổ chức, cơ quan Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là một nghiệp vụ đặc biệt quan trọng và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ

Vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết được đặt ra tại các lưu trữ cơ quan hay các trung tâm lưu trữ hiện nay Lưu trữ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng không nằm ngoài phạm vi đó

Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan trực thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực kế hoạch, đầu tư phát triển và thống kê Chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài là một trong những chức năng chính, đặc thù của cơ quan Bộ Chức năng này được giao cho Cục Đầu tư nước ngoài - đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư Để thực hiện chức năng này, Cục phải giải quyết tốt các nhiệm vụ được Bộ giao phó Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ đó, Cục đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu chuyên môn, có ý nghĩa quốc gia và có giá trị trên nhiều mặt đó là các hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài Đây là khối hồ sơ tài liệu chiếm đa số trong tổng số khối lượng tài liệu của Cục Mặt khác, do Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có vị trí, vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của

Bộ nên hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục có giá trị về nhiều mặt như trong quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài; trong phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, ngoại giao

Tuy Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có tư cách pháp nhân, được thành lập kho lưu trữ riêng nhưng do các điều kiện khách quan tác động vào nên Cục

chưa xây dựng được kho lưu trữ mà hầu hết tất cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục đều được lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Đây cũng chính là một thực trạng tồn tại cần giải quyết của Cục, nhưng vấn đề lưu trữ tài liệu của Cục không phải được giải quyết trong ngày một ngày hai mà vẫn tồn tại một thực tế là tài liệu hồ sư dự án của Cục vẫn được thường xuyên nộp lưu và bảo quản tại Lưu trữ Bộ Trực tiếp quản lý khối tài liệu này chính là Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư hay còn gọi là Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Để tài liệu lưu trữ của Cục là các hồ sơ,

dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài được mang ra khai thác, sử dụng cho việc quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam hay Việt Nam ra nước ngoài, hay xử lý các công việc chuyên môn hoặc phục vụ các hoạt động khác thì vấn đề bức thiết được đặt ra là Lưu trữ Bộ

Kế hoạch và Đầu tư phải thực hiện tốt công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu này Đây chính là một nhiệm vụ chính của Lưu trữ Bộ cần thực hiện

Xuất phát từ thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Bộ nói chung cũng như công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu

tư nói riêng và đứng trên góc độ một cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ tại Bộ, một người nghiên cứu về khoa học lưu trữ, chúng tôi nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư vẫn còn nhiều vấn đề phải suy ngẫm, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu vẫn còn nhiều điểm hạn chế, dẫn đến hiệu quả của công tác này đạt được chưa cao

Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu hồ sơ

dự án đầu tư của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ, chúng tôi đã chọn đề tài

“ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư ” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa

học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là:

- Nghiên cứu, giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa khối tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Từ đó khẳng định giá trị tài liệu trong hoạt động quản lý nhà nước, giải quyết công việc chuyên môn, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu sử dụng khác

- Thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án đầu

tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài tại Lưu trữ Bộ

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác

và sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án này tại Lưu trữ Bộ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu:

- Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

- Tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Phạm vi nghiên cứu:

Tài liệu nghiên cứu: Chúng tôi tập trung nghiên cứu khối tài liệu dự án hồ

sơ đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Các hồ sơ, tài liệu khác thuộc Lưu trữ Bộ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài

Không gian nghiên cứu: Tuy Cục là đơn vị được tổ chức lưu trữ riêng nhưng vì điều kiện khách quan tác động vào, Cục chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng nên tài liệu của Cục là các hồ sơ dự án vẫn thường xuyên được nộp lưu

và hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ, vì thế không gian nghiên cứu chúng tôi khảo sát ở đây là công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở Lưu trữ Bộ nhưng trong phạm vi tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ như:

- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài để thấy được thành phần, đặc điểm, nội dung, giá trị tài liệu của Cục hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ

- Khảo sát tình hình công tác tổ chức khoa học tài liệu và bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ

- Khảo sát tình hình công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ trên các mặt như các quy định về khai thác, sử dụng tài liệu; nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; các hình thức khai thác, đối tượng khai thác, số lượng độc giả khai thác, số lượng hồ sơ được khai thác

- Nghiên cứu, xác định giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau, nền tảng là phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê Nin Đó là:

- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê Nin;

- Phương pháp phân tích chức năng;

Một là phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê Nin là phương pháp nghiên cứu khoa học của mọi ngành khoa học khác nhau, là hệ thống các phương pháp

về nghiên cứu khoa học, phương pháp này cho chúng ta cái nhìn rõ ràng và đúng đắn về bản chất của vấn đề cần nghiên cứu Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đứng trên lập trường tư tưởng và sử dụng phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê Nin để giải quyết các vấn đề, nhiệm vụ đặt ra

Hai là phương pháp phân tích chức năng, phương pháp này được chúng tôi vận dụng trong việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu

tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư Từ việc phân tích chức năng, nhiệm

vụ Cục, chúng ta thấy được các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Cục

và ý nghĩa, giá trị của nó đối với hoạt động của các đơn vị nói riêng và của cơ quan nói chung

Ba là phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp này được chúng tôi vận dụng để tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng khối tài liệu và tình hình thực hiện nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Từ thực trạng đó đưa ra một vài nhận xét về những điểm đã làm được cũng như những tồn tại, hạn chế cần khắc phục, để từ đây đưa ra một số giải pháp góp phần giúp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ

Bốn là phương pháp phân tích, phương pháp này được sử dụng trong việc phân tích, đánh giá giá trị tài liệu, phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ cũng như ưu, nhược điểm trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu để đưa ra những giái pháp hợp

lý

Năm là phương pháp hệ thống được sử dụng trong việc hệ thống các nhóm tài liệu, hệ thống nhu cầu khai thác tài liệu, hệ thống các nhóm hồ sơ được khai thác

Sáu là phương pháp phỏng vấn được sử dụng trong việc phỏng vấn các đối tượng độc giả là cán bộ, chuyên viên của Cục Đầu tư nước ngoài đến Lưu trữ Bộ khai thác, sử dụng khối tài liệu

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Trước hết chúng ta nhận thấy đã có rất nhiều các công trình nghiên cứu về vấn đề công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Sau đây chúng tôi xin điểm qua về lịch sử nghiên cứu vấn đề này như sau:

Trước hết là sách, giáo trình về công tác lưu trữ Nói đến lý luận về khoa học lưu trữ chúng ta không thể không nhắc tới cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm Trong cuốn sách này có đề cập đến

lý luận, thực tiễn công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thứ hai là các luận văn thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng liên quan đến công tác khai thác và sử dụng tài liệu Hầu hết các luận văn này đi vào nghiên cứu ở 2 hướng chính là công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm các mục đích khác nhau như: Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng năm 2010 của Nguyễn Anh Thư “Khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong giai đoạn mới và hội nhập quốc tế”; Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lưu trữ năm 2007 của Trần

Phương Hoa “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia

III phục vụ cho biên soạn lịch sử cơ quan cấp Bộ”; Luận văn thạc sĩ khoa học

ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Hà Thị Tú Anh năm 2002 là “Tổ chức lưu

trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số tòa soạn báo ở Hà Nội”…và hướng nghiên cứu về thực

trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu và đưa ra giải pháp như: Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng năm 2009 của Phạm Thị

Chung “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và

Đào tạo”; Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Hà

Văn Huề năm 2002 về “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử

dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”; Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Đinh Văn

Mạnh năm 2009 về “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các

công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải và những giải pháp”;

Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Trần

Việt Hà năm 2008 về “Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt

động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”…

Thứ ba là các khóa luận, báo cáo khoa học, niên luận liên quan đến công tác khai thác và sử dụng tài liệu Các đề tài thuộc nhóm này cũng có nhiều loại nhưng đa phần vẫn là tìm hiểu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan

cụ thể, tại trung tâm lưu trữ như Khóa luận tốt nghiệp năm 2004 của Đào Thị

Thu Hiền là “Tìm hiểu về tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Quốc

gia III”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2007 của Bùi Thị Ngọc Thủy về “Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội: Thực trạng và giải pháp”; Khóa luận tốt ngiệp năm 2008 của Nguyễn Thị Vân “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp”; và

nhóm các đề tài đi nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho

việc gì như Khóa luận tốt nghiệp năm 2002 của Trịnh Thị Hà “Tổ chức khai thác

và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc quản lý nhà nước về đất đai ở thành phố Hà Nội”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2002 của Đặng Thị Hồng “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự phát triển kinh tế thủ đô Hà Nội trong thời kỳ đổi mới”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2009 của Lương Thị Tuyền

“Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận tại cơ quan Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam”…

Thứ tư là các bài viết trên báo, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam Có rất nhiều các nghiên cứu được đăng tải trên các báo, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt

Nam như bài viết “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc biên soạn lịch sử địa

phương” của Lâm Bá Nam và Vũ Thị Phụng tại tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3

năm 1991; bài viết “Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm lưu trữ quốc gia III” được đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1

năm 1998; bài viết “Một số vấn đề về sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của Vũ

Thị Phụng được đăng trên tạp chí lưu trữ số 2 năm 1994…

Tóm lại, trong các đề tài nghiên cứu hay các bài viết trên thường mang tính lý luận chung hoặc đi vào tìm hiểu một khía cạnh về khai thác, sử dụng tài liệu như sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích gì hoặc về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu ở một cơ quan cụ thể Nhưng chúng ta có thể thấy rằng, chưa có bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào tìm hiểu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mà cụ thể là hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Đây chính là điểm khác biệt quan trọng trong đề tài của chúng tôi với các đề tài khác Vì vậy, tôi có thể khẳng định đề tài luận văn “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư ” của chúng tôi không trùng với bất cứ đề tài nào đã được nghiên cứu trước đây

7 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo:

Để nghiên cứu luận văn này, chúng tôi sử dụng một số loại tài liệu tham khảo như:

Một là: Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Kế hoạch

và Đầu tư về công tác lưu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.`

- Luật Lưu trữ được thông qua tại kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII ngày

11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về hướng dẫn chi tiết một số điều trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12 tháng 5 năm 2004 của Bộ trưởng

Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ quan, trong đó có các quy định về công tác lưu trữ;

- Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000

Hai là: Một số sách, giáo trình về công tác lưu trữ

- Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm

- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền

- Giáo trình Công tác văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm

Ba là: Các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận tốt nghiệp, các luận văn thạc sĩ viết về đề tài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và các bài báo, bài viết nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

Bốn là: Kỷ yếu hội nghị khoa học về khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hồ sơ tài liệu và báo cáo tổng kết công tác lưu trữ các năm

8 Đóng góp của luận văn:

Luận văn của chúng tôi được bảo vệ thành công sẽ góp phần:

- Bổ sung thêm lý luận chung về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Kết quả của luận văn là đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ Từ đó giúp cho Lưu trữ Bộ chú trọng hơn tới công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này và có cơ sở trong việc đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,

sử dụng khối tài liệu đặc thù này

- Ngoài ra, luận văn còn giúp nâng cao nhận thức của cán bộ lưu trữ, các độc giả trong và ngoài cơ quan về giá trị tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài, từ

đó khẳng định giá trị, ý nghĩa chuyên môn to lớn của khối tài liệu đặc biệt này

9 Bố cục của luận văn:

Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được chia làm 3 chương như sau:

Chương 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Đây là chương đầu tiên của luận văn, trong chương này chúng tôi sẽ giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài Từ đó giới thiệu về thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác và sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Tại chương này, chúng tôi đi vào khảo sát tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ trên các mặt như khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu để phục vụ cho công tác

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; khảo sát thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu Từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ

Chương 3: Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch

và Đầu tư Đây là chương cuối cùng của luận văn, tại chương này chúng tôi đưa

ra một vài nhận xét về những ưu điểm đặt được, những tồn tại, hạn chế cần khắc phục trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Từ đó nghiên cứu, trình bày về một số giải pháp mà chúng tôi cho là khả thi để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, gợi ý, chỉ bảo của các thầy cô trên khoa và đặc biệt là Phó giáo

sư, tiến sĩ Dương Văn Khảm - người đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này Do trình độ bản thân còn hạn chế cũng như thời gian nghiên cứu còn ít nên luận văn vẫn còn nhiều điều thiếu sót, hạn chế cần được chỉnh sửa, bổ sung Với tinh thần cầu thị, tôi rất mong nhận được sự góp ý, chia sẻ của các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn chỉnh hơn, có khả năng được thực hiện và được áp dụng có hiệu quả đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO QUẢN

TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài

1.1.1 Chức năng:

Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài

1.1.2 Nhiệm vụ:

Cục Đầu tư nước ngoài có các nhiệm vụ như sau:

Thứ nhất là làm đầu mối giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Bộ và các

Bộ, ngành, địa phương soạn thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, danh mục các

dự án kêu gọi vốn đầu tư 3ực tiếp từ nước ngoài trong từng thời ký phù hợp với quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung của cả nước để trình cấp có thẩm quyền quyết định, kiến nghị việc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết

Thứ hai là về tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư: Làm đầu mối tổng hợp kết quả về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài phục vụ công tác tổng hợp

kế hoạch kinh tế quốc dân; tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề liên quan đến chủ trương chung về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả và hiệu quả kinh tế xã hội của hoạt động đầu tư nước ngoài

và đầu tư ra nước ngoài gắn với đánh giá hiệu quả đầu tư chung; xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo quy chế của Bộ; thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánh giá về tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài

Thứ ba là về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách: Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về đầu tư nước ngoài và

đầu tư ra nước ngoài; phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều ước quốc tế liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; tham gia các chương trình hợp tác liên Chính phủ, các nhóm công tác với các nước, các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách liên quan đến đầu tư; làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật liên quan đến đầu tư

Thứ tư là về quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài: Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; kiến nghị và xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tư; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn thực hiện thủ tục về đầu tư, quy định thống nhất chế độ báo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; đối với dự án BOT; BTO, BT thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tham gia thẩm tra, chủ trì thực hiện thủ tục điều chỉnh các dự án BOT; BTO, BT; trình Bộ trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư khi dự án được chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư khi dự án không được chấp nhận; tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực hiện thủ tục đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án đầu tư ra nước ngoài

Thứ năm là về xúc tiến đầu tư: làm đầu mối thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động xúc tiến đầu tư, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chiến lược, kế hoạch, chính sách, định hướng đầu tư; tổng hợp, xây dựng, điều chỉnh chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư; tổng hợp, tổ chức thẩm tra, xây dựng, hướng dẫn việc xây dựng, làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp đề án, theo dõi, kiểm tra, giám sát và tổng hợp tình hình thực hiện chương trình xúc tiến đầu

tư quốc gia; tổ chức hoạt động xúc tiến đầu tư, tổ chức gặp gỡ, tiếp xúc nhà đầu

tư, hỗ trợ nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội, vận động xúc tiến đầu tư theo chương trình trọng điểm

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, cơ cấu tổ chức của Cục bao gồm các phòng và trung tâm sau:

- Phòng Tổng hợp và Thông tin;

- Phòng Chính sách;

- Phòng Đầu tư nước ngoài;

- Phòng Đầu tư ra nước ngoài;

- Phòng Xúc tiến đầu tư;

- Văn phòng Cục;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam;

Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, vì vậy tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài được lập thành Phông Lưu trữ riêng gọi là Phông Lưu trữ Cục Đầu tư nước ngoài Về cơ bản, Cục được xây dựng kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của Cục Nhưng do tác động của điều kiện khách quan nên Cục Đầu tư nước ngoài chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng, vì vậy hầu hết hồ sơ, tài liệu của Cục hiện tại vẫn đang được thu nộp và bảo quản tại kho lưu trữ Bộ Kế hoạch

và Đầu tư Sỡ dĩ Cục Đầu tư nước ngoài chưa xây dựng được kho lưu trữ là do điều kiện trụ sở chật chội, cơ sở hạ tầng và nguồn kinh phí cho chi ngân sách còn hạn chế Hiện nay, trong kho lưu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hồ sơ tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài chiếm một phần khá lớn, chiếm khoảng 1/3 tổng số lượng tài liệu có trong kho Mặt khác, xét trên khía cạnh thực tế thì đây là một khối tài liệu đặc biệt có ý nghĩa, được khai thác nhiều nhưng công tác tổ chức

khai thác, sử dụng khối tài liệu này còn nhiều bất cập, vì thế nên hiệu quả khai thác, sử dụng khối tài liệu này còn chưa cao Cũng xuất phát từ thực tế này nên luận văn của chúng tôi đi sâu vào việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu

tư Từ tình hình thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài, trên các mặt ưu nhược điểm, chúng tôi sẽ đưa ra các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này

1.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.2.1 Thành phần tài liệu:

Qua khảo sát của tôi, hiện tại trong kho lưu trữ của Bộ đang bảo quản các loại hồ sơ dự án theo hệ thống số giấy phép Có nhiều loại hệ thống số giấy phép khác nhau như hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài, hệ thống số giấy phép đầu tư ra nước ngoài, hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho các địa phương được lấy số theo địa phương có dự án được cấp phép Thành phần khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu

tư bao gồm 3 nhóm cơ bản đó là:

Thứ nhất là các hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các

công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam Đây là khối lượng hồ sơ chủ

yếu của Cục Đầu tư nước ngoài Các hồ sơ, tài liệu dự án thuộc nhóm này sau khi được chuyển vào nộp lưu tại Lưu trữ Bộ bao gồm có 3 loại cơ bản: một là các hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép; hai là các hồ sơ trả lời chủ trương không có số giấy phép; ba là các hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép nên không có số giấy phép Trong ba loại hình hồ sơ này thì loại

hồ sơ dự án được cấp phép có số giấy phép chiếm số lượng chủ yếu, được bảo quản vĩnh viễn, góp phần hình thành lên khối lượng hồ sơ chính của Cục Đầu tư nước ngoài Còn các hồ sơ trả lời chủ trương và các hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép chiếm một lượng nhỏ, khối tài liệu này hiện vẫn

đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ nhưng chưa được xác định thời hạn bảo quản

để có thể loại hủy tài liệu theo quy định

Thứ hai là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài Đây là nhóm thành phần tài liệu chiếm số lượng ít trong kho Hệ thống số giấy phép đầu tư ra nước ngoài bao gồm các số giấy phép mà

Bộ cấp phép thành lập các công ty có vốn đầu tư ra nước ngoài Hệ thống số giấy phép này được đánh số liên tục theo số từng giấy phép đầu tư nước ngoài, mỗi số giấy phép là một hồ sơ, hàng năm tiếp tục thu, bổ sung tài liệu vào các hồ sơ theo số giấy phép nhưng hiện tại loại hình đầu tư này khi cấp phép được lấy số giấy phép riêng, không theo thứ tự hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài nữa Ngoài những hồ sơ, dự án đầu tư ra nước ngoài được đánh số riêng thì hiện tại trong kho Lưu trữ Bộ đang bảo quản 15 hồ sơ, giấy phép đầu tư ra nước ngoài được đánh số riêng như vậy

Thứ ba là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp phép và quản lý Hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho các địa phương bao gồm các giấy phép cấp cho các địa phương Mỗi địa phương hay mỗi đơn vị hành chính tỉnh sẽ có một hệ thống số giấy phép được đánh số từ 01 cho đến hết Hiện nay Lưu trữ Bộ tiến hành đóng

hồ sơ, không bổ sung tài liệu vào hồ sơ, các tài liệu sản sinh ra lưu trữ tại hồ sơ cấp phép của tỉnh đó, trừ một số trường hợp đặc biệt do Bộ quản lý

Mặt khác nếu phân chia theo số giấy phép thì có nhiều hệ thống số giấy phép nhưng có hai hệ thống số giấy phép chính là hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài và hệ thống số giấy phép đầu tư ra nước ngoài Đây là hai hệ thống

số giấy phép chính của Cục, hai hệ thống số giấy phép này đang hoạt động và sản sinh ra tài liệu nộp về Lưu trữ Bộ Đó là:

Hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài bao gồm các số giấy phép mà Bộ cấp phép thành lập các công ty có vốn đầu tư nước ngoài Hệ thống số giấy phép này được đánh số từ số giấy phép số 01 cho đến hết theo số thứ tự tăng dần, hệ

thống số giấy phép này được đánh số liên tục, mỗi số giấy phép là một hồ sơ dự

án cấp phép Hiện tại, Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã tiến hành phân chia số giấy phép này theo 3 loại bao gồm hồ sơ cấp phép cho các công ty đã giải thể, hồ

sơ cấp phép cho các công ty đang hoạt động và hồ sơ cấp phép cho các công ty

đã được phân cấp về địa phương Hồ sơ cấp phép dự án các công ty đã giải thể không hình thành ra tài liệu thì đóng hồ sơ lại, hồ sơ cấp phép dự án các công ty đang hoạt động, vẫn sản sinh ra tài liệu thì Lưu trữ Bộ vấn tiếp tục thu tài liệu để

bổ sung vào từng hồ sơ theo số giấy phép Hồ sơ cấp phép dự án các công ty đã phân cấp về từng địa phương thì do địa phương quản lý, tiến hành đóng hồ sơ, không bổ sung tài liệu vào hồ sơ Còn đối với hệ thống số giấy phép đầu tư ra nước ngoài thì trước kia cũng được đánh số liên tục theo hệ thống số giấy phép của đầu tư nước ngoài nhưng hiện nay do số lượng các doanh nghiệp hình thành nhiều, có nhiều hình thức đầu tư khác nhau nên đã lấy số riêng cho các giấy phép này

1.2.2 Nội dung tài liệu:

Nội dung khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Đầu

tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư phản ánh rõ nét quá trình thành lập, cấp phép đầu tư thành lập, hoạt động cho các công

ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam và các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài Tài liệu lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư là một khối tài liệu chuyên môn, đó chính là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty nên khối tài liệu này có những đặc điểm riêng biệt mà những đặc điểm này chỉ có khối tài liệu này mới có, những tài liệu hành chính khác không có được

Thứ nhất: Khối tài liệu này có nội dung phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm

vụ của Cục Đầu tư nước ngoài nói riêng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Bộ

Kế hoạch và Đầu tư nói chung Do chức năng, nhiệm vụ của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong lĩnh vực quản lý nhà nước đối với đầu tư

nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài có nội dung là trình Bộ trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư khi dự án được chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư khi dự án không được chấp nhận, tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực hiện thủ tục đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án đầu tư ra nước ngoài nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ này, Cục Đầu tư nước ngoài sẽ sản sinh ra một khối tài liệu cấp giấy chứng nhận đầu tư rất lớn, từ đó hình thành ra

hồ sơ hoạt động của các công ty, doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đầu tư, khối tài liệu này chiếm khối lượng lớn, chủ yếu của tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài Từ đó dẫn đến việc tổ chức phân loại, tổ chức bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này theo giấy chứng nhận đầu tư hay là số giấy phép

Số giấy phép chính là đặc trưng chủ yếu của khối tài liệu này Trong 3 loại hình hồ sơ cấp phép đầu tư cho các dự án được nói đến ở trên là hồ sơ cấp phép cho các công ty đã giải thể, hồ sơ cấp phép cho các công ty đang hoạt động và hồ

sơ cấp phép cho các công ty đã được phân cấp về địa phương thì Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư còn lưu trữ các hồ sơ tài liệu hồ sơ cấp phép dự án các công ty vẫn đang hoạt động, hàng ngày sản sinh ra tài liệu nộp về Lưu trữ Bộ còn đối với

2 loại hồ sơ cấp phép cho dự án đã giải thể và các dự án đã phân cấp thì Lưu trữ

Bộ tiến hành đóng hồ sơ, thực hiện nghiệp vụ giao nộp khối tài liệu này vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Thứ hai: Khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có nội dung phản ánh quy trình, thủ tục cấp giấy chứng nhận đầu tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Mỗi một hồ sơ cấp phép đầu tư đều phải có các tài liệu phản ánh sự hoạt động của doanh nghiệp như là hồ sơ năng lực công ty, vốn điều lệ của công ty, các dự án đã triển khai, báo cáo tài chính một số năm… và phải trải qua các giai đoạn thẩm định nhất định được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật vì thế nên khối tài liệu này phản ánh rõ ràng điều đó

Thứ ba: Khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có nội dung phản ánh rõ nét tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của nước ta Dựa trên sự thống kê rõ ràng và đầy đủ của các số giấy phép chúng ta có thể thấy được số lượng các doanh nghiệp, quốc gia đầu tư, số vốn đầu tư cũng như hình thức đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam hay của Việt Nam ra nước ngoài như thế nào

Cụ thể về hình thức đầu tư có nhiều loại như hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp nhà nước…Các số liệu thống

kê này được thể hiện rõ nét trong các hồ sơ giấy phép trên

1.2.3 Khối lượng tài liệu:

Thời gian hình thành tài liệu trong Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư là từ năm 1995 đến nay, tức là từ năm Bộ ra đời theo Nghị định số 75/CP của Chính phủ ngày 01 tháng 11 năm 1995 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức

bộ máy Bộ Kế hoạch và Đầu tư Trong quá trình hoạt động, phát triển của Bộ đã

có nhiều lần có sự thay đổi về tổ chức bộ máy đó là quá trình sáp nhập, chia tách, đổi tên đã dẫn tới sự thay đổi về số lượng tài liệu và cách thức tổ chức các phông lưu trữ trong Lưu trữ Bộ

Hiện tại trong Kho lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang bảo quản tài liệu của 4 phông đó là:

- Tài liệu thuộc Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tư có thời gian từ năm 1995 trở lại đây

- Tài liệu thuộc Phông Cục Đầu tư nước ngoài có thời gian từ năm 1988 trở lại đây Đây là một phông có hồ sơ, tài liệu chiếm khối lượng lớn trong kho Lưu trữ Bộ

- Tài liệu thuộc Phông Cục Phát triển doanh nghiệp

- Tài liệu thuộc Phông Cục Quản lý đấu thầu

Tài liệu thuộc Phông Ủy ban kế hoạch nhà nước từ năm 1995 trở về trước (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) là phông đóng đã được nộp lưu về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Trong khuôn khổ của luận văn, chúng tôi chỉ đề cập đến khối lượng tài liệu của Phông Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ

Qua thực tế khảo sát cho thấy Lưu trữ Bộ hiện đang lưu trữ 1140 hồ sơ cấp phép cho các công ty còn đang hoạt động tương đương với 1140 số giấy phép được bảo quản trong 1350 hộp đựng tài liệu tương đương với khoảng 180 mét giá tài liệu được bảo quản trong 3 kho lưu trữ với diện tích khoảng 52m2vuông mặt sàn Còn đối với loại hình hồ sơ cấp phép đã giải thể và phân cấp thì Phòng Lưu trữ - Thư viện thuộc Bộ đã tiến hành giao nộp 754 số giấy phép hồ sơ các dự án phân cấp tương đương với 754 hồ sơ được bảo quản trong 306 hộp đựng tài liệu và tiến hành giao nộp 841 số giấy phép hồ sơ các dự án giải thể tương đương với 841 hồ sơ được bảo quản trong 316 hộp đựng tài liệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Ngoài ra, trong kho Lưu trữ Bộ đang quản lý một khối lượng hồ sơ cấp phép cho các địa phương, hồ sơ tài liệu được bảo quản trong 90 cặp đựng tài liệu tương đương khoảng 12m giá

1.3 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.3.1 Đặc điểm tài liệu:

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, giải quyết công việc chuyên môn của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có một số đặc điểm như sau:

Thứ nhất là đặc điểm về thời gian của tài liệu: Tuy Bộ Kế hoạch và Đầu tư được thành lập từ năm 1995 nhưng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mà trước đây là Vụ Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch

và Đầu tư lại có thời gian từ năm 1988 đến nay Sỡ dĩ có tình trạng như vậy là vì

tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ được phân loại theo hình thức đầu tư và theo số giấy phép, tài liệu thuộc số giấy phép nào thì phân loại về số giấy phép đó nên có những tài liệu của những số giấy phép cấp phép từ lâu, có thời gian tài liệu bắt đầu từ khi doanh nghiệp được cấp số giấy phép đó hoạt động Mặt khác doanh nghiệp, công ty được cấp giấy phép đầu tư đang hoạt động hoặc vì một số lý do đặc biệt nào đó thì tài liệu vẫn được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tránh việc hồ sơ, tài liệu bị xé lẻ Vì vậy thời gian tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ có đôi chút đặc biệt như vậy

Thứ hai là đặc điểm về tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu của Cục Đầu

tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có thời gian khá dài từ năm 1988 trở lại đây nên dẫn đến tình trạng vật lý của tài liệu cũng có nhiều điểm đặc biệt Cụ thể đó là trong khối tài liệu này có những tài liệu đã cũ, có nhiều tài liệu bị mờ chữ khó đọc do tài liệu được chế bản chủ yếu bởi kỹ thuật đánh máy chữ với chất liệu giấy và mực in không tốt (tài liệu từ những năm 2000 trở về trước) và tài liệu những năm gần đây (từ năm 2000 đến nay) có tình trạng vật lý tốt hơn, tài liệu còn nguyên vẹn, mới do tài liệu được chế bản bởi kỹ thuật máy vi tính trên chất liệu giấy in và mực in tốt

Thứ ba là đặc điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Do đặc thù

là hồ sơ cấp giấy phép đầu tư của Cục Đầu tư nước ngoài nên các hồ sơ được lập theo đặc trưng số giấy phép Tất cả các tài liệu có nội dung liên quan đến số giấy phép nào thì được lập thành hồ sơ cấp phép cho công ty đó Vì vậy, trong hồ sơ ngoài văn bản được hình thành từ Cục thì bên cạnh đó còn có nhiều văn bản do các công ty soạn thảo ra gửi về Cục, từ đó dẫn đến một thực tế là đặc điểm trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong hồ sơ của Cục Đầu tư nước ngoài rất phong phú và đa rạng, mỗi một doanh nghiệp khác nhau có cách trình bày văn bản khác nhau, không theo một tiêu chuẩn riêng của cơ quan nhà nước

1.3.2 Ý nghĩa tài liệu:

Khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư thể hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Cục nói riêng và của Bộ nói chung trong quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài, đó là nhiệm vụ chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cá quy định về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; kiến nghị và xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tư; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn thực hiện thủ tục về đầu tư, quy định thống nhất chế độ báo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; đối với dự án BOT; BTO, BT thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tham gia thẩm tra, chủ trì thực hiện thủ tục điều chỉnh các dự án BOT; BTO, BT; trình Bộ trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư khi dự án được chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư khi dự án không được chấp nhận; tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực hiện thủ tục đăng

ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án đầu tư ra nước ngoài Tài liệu của Cục là các hồ sơ tài liệu về xúc tiến đầu tư, đầu tư trong nước, đầu

tư ra nước ngoài, đầu tư các địa phương thể hiện rõ một mặt hoạt động về chính sách đầu tư của quốc gia qua từng thời kỳ, chỉ số đầu tư trong nước và nước ngoài…Đây là khối tài liệu lưu trữ vô cùng ý nghĩa, có giá trị về nhiều mặt như giá trị ý nghĩa trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu về lĩnh vực đầu tư, phát triển kinh tế - xã hội, thanh tra kiểm tra…

Thứ nhất là ý nghĩa của khối tài liệu trong lĩnh vực quản lý nhà nước Do khối tài liệu này sản sinh ra trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước về đầu tư nước ngoài được Chính phủ giao cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư nên nó đặc biệt có

ý nghĩa trong việc quản lý nhà nước về đầu tư Đó chính là ý nghĩa của khối tài liệu trong việc đề ra các chương trình, chiến lược, kế hoạch và các chính sách quốc gia về đầu tư Thật vậy thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đầu tư nước ngoài mà Bộ Kế hoạch và Đầu tư được Chính phủ giao cho thì việc đề ra

các chiến lược, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn là một nhiệm vụ quan trọng và cốt yếu Để thực hiện tốt nhiệm vụ này thì các hồ sơ, tài liệu cũng là một công cụ nghiên cứu quan trọng không thể thiếu được Nghiên cứu các hồ sơ đầu tư trong nước hay đầu tư nước ngoài theo thời kỳ sẽ cho các nhà quản lý có cái nhìn suyên suốt để có thể hoạch định được các chính sách phù hợp với thời đại mới

Thứ hai là ý nghĩa của khối tài liệu trong việc giải quyết các công việc chuyên môn, cung cấp các số liệu xác thực để lập báo cáo tổng kết và các loại báo cáo công tác chuyên môn của chuyên viên Thật vậy hàng năm thì các cán

bộ, chuyên viên của Cục Đầu tư nước ngoài phải lập rất nhiều các loại báo cáo

để tổng kết công việc, để lập được các loại báo cáo này thì họ đã khai thác khối tài liệu này rất nhiều Vì thế khối tài liệu này phát huy được ý nghĩa, giá trị sử dụng của nó

Thứ ba là trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, khối tài liệu của Cục Đầu

tư nước ngoài cũng phát huy được những giá trị của nó Thật vậy, công tác nghiên cứu khoa học của Cục Đầu tư nước ngoài nói chung cũng như của các đơn vị trực thuộc Bộ nói riêng phát triển mạnh mẽ Hàng năm có rất nhiều các đề tài nghiên cứu được triển khai, thực hiện, hoàn thiện được nộp về Thư viện Bộ Đây là những đề tài, những công trình nghiên cứu thực tiễn cũng như lý luận rất hữu ích, trong đó các đề tài nghiên cứu về lĩnh vực đầu tư được thực hiện rất nhiều như chính sách đầu tư….Để thực hiện được những đề tài nghiên cứu này thì thực tiễn về đầu tư là một phần không thể thiếu mà thực tiễn này lại được cụ thể hóa tại các hồ sơ, tài liệu lưu trữ Vì thế khai thác, sử dụng và nghiên cứu khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài sẽ là một phần không thể thiếu khi nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực này

Thứ tư là trong lĩnh vực thanh tra, kiểm tra Trong lĩnh vực này thì việc khai thác, sử dụng khối tài liệu sẽ phát huy được ý nghĩa, giá trị của nó trong thực tiễn, điều này được thể hiện ở chỗ các hồ sơ, tài liệu đóng vai trò là các

bằng chứng, chứng cớ trong việc kiểm tra, thanh tra hay xử lý các vi phạm của các doanh nghiệp Thật vậy, hàng năm có rất nhiều các vụ việc, các doanh nghiệp được tiến hành thanh kiểm tra về tình hình hoạt động của doanh nghiệp hay là sự hoạt động có theo đúng pháp luật không của các dự án, doanh nghiệp

Để làm được điều này thì các đoàn thanh kiểm tra và các chuyên viên, lãnh đạo của Cục Đầu tư nước ngoài phải khai thác khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ Trong các vụ việc, vụ kiện cần thanh kiểm tra thì tài liệu lưu trữ chính là bằng chứng, chứng cớ và cung cấp các số liệu để phục vụ công việc

Tiểu kết chương 1:

Tài liệu hồ sơ dự án hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài Khối tài liệu này chiếm một phần khá lớn trong tổng số khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại đây, đây là khối tài liệu có nội dung phong phú, có

ý nghĩa, giá trị trên nhiều mặt và đây cũng là khối tài liệu thường xuyên được khai thác, sử dụng tại Lưu trữ Bộ Để phát huy được tốt giá trị của khối tài liệu này, vấn đề đặt ra cho Lưu trữ Bộ là phải tổ chức khai thác, sử dụng cho tốt khối tài liệu này

Thậy vậy, hiện tại Lưu trữ Bộ cũng đã tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này với các hình thức tổ chức khai thác, nội quy khai thác, bố trí nhân lực và vật lực phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này được diễn ra như thế nào, đã đạt được những thành tựu ra sao và còn những hạn chế gì còn tồn tại cần khắc phục thì chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu nội dung này ở chương 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG

BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

2.1 Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu

2.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài:

2.1.1.1 Phân loại tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài

Phân loại tài liệu là một nghiệp vụ đặc biệt quan trọng của công tác lưu trữ, để có thể tổ chức khoa học tài liệu thì phân loại tài liệu đóng vai trò quyết định

Qua quá trình khảo sát, làm việc và tiếp cận thực tế đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Bộ, chúng tôi thấy khối tài liệu này được phân loại như sau:

Bước 1: Toàn bộ khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài được chia thành

3 nhóm lớn theo đặc trưng nội dung của tài liệu như sau:

Nhóm lớn 1: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công

ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam

Nhóm lớn 2: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công

ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài

Nhóm lớn 3: Khối hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư cho các công

ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lý

Bước 2: Trong mỗi nhóm lớn này, tài liệu lại được chia ra thành các nhóm nhỏ hơn theo các đặc trưng phân loại khác nhau:

Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 1: Hồ sơ liên quan đến việc cấp

phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam được chia thành 3 nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng tính chất của dự án, đó là:

- Hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép

- Hồ sơ trả lời chủ trương không có số giấy phép

- Hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép nên không có số giấy phép

Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 2: Hồ sơ liên quan đến việc cấp

phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài Khối tài liệu này được chia thành 2 nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng tính chất của

dự án, đó là:

- Hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài

- Trả lời các hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài không được cấp phép

Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 3: Khối hồ sơ liên quan đến việc

cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch

và Đầu tư quản lý Khối tài liệu này được chia thành các nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng phân loại là tên các tỉnh, thành phố

- Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Bình Dương

- Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Hải Dương

- Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Lào Cai

- Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Đồng Nai

Bước 3: Trong mỗi nhóm nhỏ hơn này, tài liệu lại tiếp tục được phân chia

ra thành các đơn vị nhỏ nhất là hồ sơ theo các đặc trưng phân loại khác nhau:

Đặc biệt trong nhóm tài liệu thứ nhất thuộc nhóm lớn 1 là nhóm nhỏ hơn

Hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép, tài liệu tiếp tục được phân chia

thành 3 nhóm nhỏ hơn nữa như sau, sau đó mới được phân chia thành hồ sơ:

- Hồ sơ cấp phép cho các công ty đã giải thể

- Hồ sơ cấp phép cho các công ty đang hoạt động

- Hồ sơ cấp phép cho các công ty đã được phân cấp về địa phương

Một là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài Khối tài liệu

này sau khi được chia thành các nhóm nhỏ hơn, trong từng nhóm nhỏ hơn này tài

liệu lại tiếp tục được chia thành các nhóm nhỏ nhất là hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, các hồ sơ được đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần, mỗi một giấy phép cấp phép thành lập một công ty là một hồ sơ

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước ngoài đã giải thể

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh khách sạn Indochine Đà Nẵng, Giấy phép số 1301/GP ngày 4 tháng 7 năm 1995

…

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước ngoài đã phân cấp cho địa phương

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty quốc tế sản xuất hợp chất cao cấp Hà Nội (HIPC), giấy phép số 2009/GP ngày 8 tháng 12 năm 1997

…

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước ngoài đang hoạt động

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty cổ phần hữu hạn VEDAN Việt Nam, Giấy phép số 171/GP ngày 4 tháng 6 năm 1991

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh phát triển địa ốc Sài Gòn, Giấy phép số 3472/BKH-GCNĐT ngày 16 tháng 9 năm 2005

…

Hai là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài Khối tài

liệu này sau khi được chia thành 2 nhóm nhỏ hơn, tài liệu lại tiếp tục được chi thành các nhóm nhỏ nhất là hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, các hồ sơ được đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần, mỗi một giấy phép cấp phép thành lập một công ty là một hồ sơ

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư ra nước ngoài

- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty SCAVI DENESAVAN tại Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào, Giấy phép số 101/BKH-ĐTRNN ngày 11 tháng 4 năm 2008

…

Trả lời các hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài không được cấp phép Các hồ

sơ không được cấp phép này được chia theo đặc trưng vấn đề, trả lời mỗi công ty

là một vấn đề, một hồ sơ

- Hồ sơ về việc trả lời công ty trách nhiệm hữu hạn Sao Ánh Dương về đầu tư ra ngước ngoài năm 2008

…

Ba là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án cấp phép cho địa phương Khối

tài liệu này sau khi được chia thành các nhóm nhỏ hơn theo các tỉnh, thành phố, trong các nhóm nhỏ hơn này tài liệu lại được phân chia thành các nhóm nhỏ nhất

là hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, các hồ sơ được đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần

Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Bình Dương

- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đại Long, Giấy phép số 89/GP-BD ngày 5 tháng 6 năm 1998

…

Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Hải Dương

- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất gỗ

ép La Thị, Giấy phép số 102/GP-HD ngày 14 tháng 2 năm 2000

…

Trên đây chúng tôi đã trình bày phương án phân loại chi tiết cho khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư mà hiện tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang sử dụng Do các đặc điểm riêng biệt của tài liệu là các hồ sơ giấy phép cấp phép đầu tư thành lập, cấp phép hoạt động cho các công ty nên phương án phân loại cho khối tài liệu cũng mang tính đặc thù, khác biệt so với các loại tài liệu khác Đặc trưng phân loại chính, quan trọng nhất mà chúng tôi sử dụng để phân loại cho khối tài liệu này là đặc trưng số giấy phép, dựa vào đặc trưng này mới có thể phân loại tài liệu thành đơn vị nhỏ nhất là hồ sơ để đưa vào bảo quản và tra tìm phục vụ

cho khai thác sử dụng Phương án phân loại này sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư một cách chặt chẽ và khoa học nhất, tài liệu sau khi được phân chia theo phương

án phân loại này sẽ được quản lý tốt mang lại hiệu quả khai thác, sử dụng cao

Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư có đặc thù riêng, bao gồm các loại hồ sơ giấy phép được sếp theo thứ tự số giấy phép tăng dần từ 01 đến hết, chính do đặc điểm này nên đối với khối tài liệu này chúng ta phải xây dựng một phương án phân loại phù hợp nhất để có thể quản lý tốt và tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất Sau khi nghiên cứu kỹ thực tế tài liệu chúng tôi đã xây dựng một phương

án phân loại riêng cho khối tài liệu, theo tôi đây là phương án phân loại hợp lý nhất có thể áp dụng đối với khối tài liệu sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - đơn vị sản sinh ra khối tài liệu đặc thù riêng, có ý nghĩa, giá trị lớn thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của Cục Đầu tư nước ngoài nói riêng và của Bộ Kế hoạch và Đầu tư nói chung

2.1.1.2 Xác định giá trị tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài

Theo Khoản 14 Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Xác định giá trị

tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong đó có một mục quy định thời hạn bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mới được xây dựng năm 2012 nhưng việc xác định giá trị tài liệu đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài đã được thực hiện từ lâu, không phụ thuộc vào thời hạn bảo quản của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trên Thực tế cho thấy tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang

bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ yếu là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty, doanh nghiệp mà không có đa dạng các loại hồ sơ khác được liệt kê trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Thực tế công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư được thực hiện như sau:

Một là các hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công ty

có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam Các hồ sơ, tài liệu dự án thuộc nhóm này sau khi được chuyển vào nộp lưu tại Lưu trữ Bộ và căn cứ trên đặc điểm hoạt động được chia làm 3 dạng: một là các hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép; hai là các hồ sơ trả lời chủ trương không có số giấy phép; ba là các hồ

sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép nên không có số giấy phép Trong ba loại hình hồ sơ này thì loại hồ sơ dự án được cấp phép có số giấy phép được xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn còn các hồ sơ trả lời chủ trương và các hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép chưa được xác định thời hạn bảo quản cụ thể Đối với loại hình hồ sơ dự án được cấp phép có số giấy phép lại được chia làm 3 loại là hồ sơ doanh nghiệp đã phân cấp, hồ sơ doanh nghiệp đã giải thể và hồ sơ doanh nghiệp đang hoạt động Đối với loại hồ sơ doanh nghiệp đã phân cấp, hồ sơ doanh nghiệp đã giải thể được Lưu trữ Bộ xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và được nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Còn đối với hồ sơ doanh nghiệp đang hoạt động được bảo quản tại Lưu trữ Bộ để tiến hành công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

Hai là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài hay còn gọi là đầu tư ra nước ngoài, do đặc điểm là trước kia lấy số giấy phép liên tiếp với loại hình đầu tư nước ngoài nên các hồ sơ cũ được xác định giá trị tài liệu theo khối tài liệu được nhắc đến ở phần 1, còn những số giấy phép đã lấy số riêng được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Thứ ba là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp phép và quản lý Hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho các địa phương này hiện tại vẫn chưa thực hiện được nghiệp

vụ xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản, khối tài liệu này vẫn được bảo quản tại Lưu trữ Bộ

Từ thực tế công tác xác định giá trị tài liệu chúng ta có thể thấy được những ưu điểm cũng như những tồn tại, hạn chế trong công tác này Ưu điểm thể hiện ở chỗ Lưu trữ Bộ đã từng bước thực hiện xác định thời hạn bảo quản cho hồ

sơ, tài liệu và đã thực hiện việc giao nộp các hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhược điểm thể hiện ở chỗ là công tác này còn thực hiện xác định thời hạn bảo quản tài liệu một cách chung chung, chưa cụ thể, khối tài liệu cấp phép cho địa phương vẫn chưa được thực hiện nghiệp vụ này Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị được thành lập Phông Lưu trữ riêng nên Cục cần quan tâm xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho riêng mình Nếu Cục thực hiện được sẽ giúp cho Lưu trữ Bộ có căn cứ khoa học, chính xác để định thời hạn bảo quản cho dạng hồ sơ cấp phép này

2.1.1.3 Xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài

Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu là phương tiện dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu trong các kho lưu trữ Đây là loại công cụ tìm kiếm thông tin quan trọng, giúp cho các cán bộ lưu trữ tra tìm được hồ sơ một cách nhanh chóng và dễ dàng, vì thế việc xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu là đặc biệt quan trọng

và cần thiết Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu trong các kho lưu trữ có nhiều loại như mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu, cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ tài liệu…Hiện tại, mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu tài liệu được sử dụng phổ biến và nhiều nhất trong các kho lưu trữ

Qua khảo sát thực tế về nghiệp vụ xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài cho thấy Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã và đang

sử dụng một loại công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu duy nhất là mục lục hồ sơ Hiện tại, Phòng Lưu trữ đang quản lý mục lục hồ sơ tài liệu của các dự án cấp phép hoạt động cho các doanh nghiệp đang hoạt động Do đặc thù riêng biệt của khối tài liệu này nên mục lục hồ sơ để tra cứu hiện tại như sau:

01 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư

hợp tác kinh doanh trục vớt tàu đắm

(Thụy Điển)

144

5 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư

thành lập công ty liên doanh

Gemasa Corporation

71

13 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư

thành lập công ty liên doanh thống

nhất Hotel Metropole

435

13 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư

thành lập công ty liên doanh thống

nhất Hotel Metropole

415

13 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư

thành lập công ty liên doanh thống

nhất Hotel Metropole

435

16 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư

thành lập công ty ô tô Isuzu Việt

Nam

74