Khắc phục ô nhiễm không khí doanh nghiệp

tìm hiểu nguyên nhân và biên pháp khắc phúck

MỞ ĐẦU

Bạn là người có học vấn cao, am hiểu khoa học kỹ thuật, có khảnăng quản lý các công nghệ hiện đại, bạn là chủ một doanh nghiệp Điều đóđối với bạn thật là tuyệt vời, rất nhiều người ngưỡng mộ bạn, trong đó cóthể có cả tôi! Thật đấy Bạn có trong tay những bản kế hoạch hoạt động tốtnhất, có đội ngũ nhân viên là các cá nhân xuất sắc mà nhiều ông chủ khácmong đợi Dựa vào bản thân với vốn kiến thức mà bạn có, dựa vào các cánhân xuất sắc ấy bạn tin tưởng rằng doanh nghiệp mà mình đang lănh đạo

sẽ làm ăn phát đạt, lợi nhuận cao Nhưng thực tế lại không như bạn mongmuốn, các hoạt động không hoàn thành được hết kế hoạch đề ra, các cánhân bạn tin tưởng không phát huy được hết khả năng của mình,trong nội

bộ luôn phát sinh những mâu thuẫn khiến bạn lo lắng Bạn cảm thấy mìnhsai! Ban tự hỏi chính mình: Tại sao?

V.G.AFANAXEP, một nhà tâm lý học người Nga đă phát biểu nhưthế này: “ Con người không phải là một cái máy, ở con người không cónhững tay gạt, những nút bấm như ở máy để ấn xuống là có thể hướngnhững hoạt động của anh ta theo ý muốn của mình” Do đó mặc dù bạndang nắm trong tay những cá nhân xuất sắc, nhưng tập thể những các nhânxuất sắc ấy lại là một tập thể tồi Một tập thể không có sức mạnh như vốn

có của nó.Một câu hỏi đặt ra là: tại sao nắm trong tay một đội ngũ nhânviên giỏi với những bản kế hoạch hoàn hảo như vậy nhưng bạn không thểtạo nên sức mạnh thực sự cho doanh nghiệp của bạn? Vậy sức mạnh củadoanh nghiệp có từ đâu? Sức mạnh doanh nghiệp có từ các nhân viên xuấtsắc, từ cơ sở hạ tầng tốt, từ vốn kinh doanh dồi dào,… và một yếu tố quantrọng nữa là một ông chủ giỏi cả về kiến thức lẫn khả năng lănh đạo, điềuhành, phối hợp hoạt động của cả tập thể ấy, tạo ra một bầu không khí tậpthể tốt nhất có thể

Như vậy bầu không khí tập thể doanh nghiệp bạn đang bị ô nhiễm.Nguyên nhân và cách khắc phục nó như thế nào? Bạn, tôi, 35 cá nhân kháccủa lớp Kinh tế Năng lượng K46 và ….thầy Đỗ Văn Phức của chúng tôi sẽcùng bạn trao đổi, bàn bạc Hi vọng chúng ta sẽ tìm ra được những nguyênnhân sâu xa và cách khắc phục những sai sót khuyết điểm trên nhé!

I ĐIỀU PHỐI HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

Trong hoạt động kinh doanh trải qua rất nhiều bước, gói gọn lại nhưsau: Lập kế hoạch, tổ chức; điều hành, phối hợp; kiểm tra Trong đó quátrình điều hành phối hợp (điếu phối) là quá trình có sự tham gia của tất cảcác cá nhân trong doanh nghiệp Chính ở quá trình này, các biểu hiện tâm

lý diễn ra mạnh nhất, bởi tại đây có sự tương tác giữa ông chủ và nhânviên, giữa một bên là lợi ích của ông chủ và một bên là lợi ích của nhânviên, là nơi mà ông chủ biến các kế hoạch thành hiện thực thông qua hoạtđộng cụ thể có tham gia của các cá nhân trong doanh nghiệp

Điều phối được hiểu là việc điều hành (vận hành), phối hợp tất cả các hoạt động bộ phận trong doanh nghiệp đă được thiết kế nhằm thực hiện những gì đă hoach định.

Cụ thể thì điều phối là thực hiện các công việc sau đây:

1 Lập kế hoạch tiến độ trong nghiên cứu khoa học, kế hoạch điều

độ, kế hoạch tác nghiệp trong sản xuất kinh doanh, kế hoạch tácchiến trong quân đội, kế hoạch điều vận trong vận tải,…

2 Giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, các cá nhân

3 Đảm bảo điều kiện vật chất-kỹ thuật cần thiết cho các bộ phận,các cá nhân thực hiện, hoàn thành các công việc

4 Hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận, cá nhân thực hiện, hoàn thànhcác công việc theo tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ

5 Kiểm tra, đánh giá, thưởng phạt các bộ phận, cá nhân…

Thực hiện công tác điều phối phải đáp ứng các yêu cầu sau:

1- Bám sát mục đích, mục tiêu, yêu cầu về chất lượng, thời hạn, sảnlượng đã hoạch định, nhất trí thông qua

2- Giảm thiểu trục trặc, trở ngại và khắc phục chúng nhanh nhất, íttốn kém nhất.

3- Tạo được các điều kiện, tiền đề cho tái sản xuất mở rộng, cho pháttriển, hiệu quả trong tương lai, không rơi vào tình trạng “bóc nhắn cắn dài”,chỉ cốt thành tích trước mắt, vô trách nhiệm với hậu quả sau này

Đảm nhiệm, thực hiện công tác điều phối phải là người còn trẻ, khỏe, đượcđào tạo chính qui, hiểu biết sâu rộng, năng động, sáng tạo, có khả năng tùy

cơ ứng biến

1.1 Lập kế hoạch tiến độ, kế hoạch tác nghiệp

Ngày nay, trong sản xuất xã hội nói chung và trong doanh nghiệp nóiriêng là rất phức tạp và đa dạng, và ở các quá trình đó mỗi tập thể, mỗi cánhân chỉ có thể làm được một số sản phẩm hay một số công việc nhất định.Lấy ví dụ, dù là đơn giản nhất như doanh nghiệp sản xuất gạch đất nungcũng phải diễn ra trong một không gian và một thời gian xác định Một cánhân, một bộ phận chỉ có thể thực hiện được một phần của quá trình đó Vàmọi hoạt động này đều có sự liên kết hữu cơ, mật thiết với nhau để tạo rasản phẩm Chính vì vậy điều trọng yếu là phải xác định được yêu cầu về sựtham gia của con người vào từng công việc cụ thể trong toàn bộ với thờigian tối ưu Có như vậy thì sản phẩm tạo ra mới đảm bảo chất lượng vớichi phí và thời gian ít nhất

Đối với người lănh đạo, trước khi đưa một kế hoạch công việc nàođấy vào hoạt động thực tiễn thì cần thiết là xem nên làm công việc ấy nhưthế nào, bao gồm bao nhiêu giai đoạn Mặc dù trong bản kế hoạch đă cóđưa ra nội dung công việc và phương pháp tiến hành, nhưng đó mới chỉ làtrên giấy tờ và chưa cụ thể hết cho tiến độ hoàn thành công việc Bản kếhoạch cũng chưa nêu rõ để hoàn thành công việc thì cần tập trung nhân lực

vật lực ở bước nào nhiều hơn bước nào Chính vì vậy người lănh đạo phảithiết kế hoàn chỉnh, cụ thể cho công việc trước khi tiến hành hoạt động

Trước hết là kế hoạch điều động nhân lực Với một hoạt động

cụ thể cần nhân, vật, lực nhất định, người lãnh đạo điều động nhân, vật, lựcphù hợp tránh được lãng phí nguồn lực đồng thời khiến hoạt động điễn ranhanh hơn Không phải bất cứ công việc nào thì nhiều người cũng làmnhanh hơn ít người Một ví dụ đơn giản là một chiếc xe đẩy có 6 tay nắm

để đẩy, nếu có cho 7 người đẩy đi chăng nữa thì người thứ 7 cũng khôngthể tham gia, ngược lại có khi còn làm rối những người kia Nhưng nếu ítngười quá thì quá sức dẫn đến không hoàn thành công việc hay hiệu quảkhông cao Xác định nguồn nhân, vật, lực cho hoạt động ko nên thừa vàcàng không nên thiếu.Ngày nay, trong sản xuất kinh doanh điều trọng yếu

là phải xác định được yêu cầu về sự tham gia của con người Giải quyết tốtvấn đề đó không những giúp cho việc chuẩn bị nhân lực mà còn góp phầnquan trọng vào việc hoàn thành từng công việc với chi phí ít nhất, đảm bảochất lượng và thời gian Người lãnh đạo thông minh là người biết với côngviệc đó thì cần huy động bao nhiêu nhân, vật, lực cho vừa đủ

Với các công việc phức tạp, bao gồm nhiều bước nhỏ có thể chuyênmôn hóa thì nên chia nhỏ ra cho nhiều thành viên cùng tham gia Chẳnghan, có công việc xúc đất từ dưới hầm mang đi đổ, có thể cho ba ngườicùng làm, một người xúc đất từ dưới hầm đổ lên miệng hầm, một ngườixúc từ miệng hầm lên xe, còn một người đẩy xe đất đi đổ

Không chỉ huy động nguồn nhân, vật, lực mà còn phải đề ra kếhoạch tiến độ cho công việc Kế hoạch tiến độ là xác định khối lượng côngviệc, thời gian cùng thứ tự ưu tiên của chúng trong quá trình hoạt động, từ

đó xác lập thời gian biểu cho hoạt động và kiểm soát được quá trình thựchiện công việc Lập kế hoạch tiến độ ta phải tính toán toán khối lượng côngviệc, xác định các bước cần thiết để hoàn thành công việc theo kế hoạch, và

tính toán khối lượng công việc cho từng bộ phận, từng cá nhân và toàn bộdoanh nghiệp Sau đó sắp xếp công việc theo thứ tự thời gian và trật tự ưutiên để thực hiện hoạt động cho từng bộ phận, từng cá nhân và toàn bộdoanh nghiệp Cụ thể bao gồm xác định thời gian bắt đầu và kết thúc côngviệc (hình 1) và lên biểu đồ tiến độ công việc cho từng hạng mục và chotừng bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp (hình 2).

kế hoạch tiến độ nói chung là quá trình phân chia kế hoạch hoạt động theothời gian một cách phù hợp Đây là cơ sở ban đầu để xác định mức độ hoànthành công việc, là những căn cứ để khen thưởng

1.2 Giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, các cá nhân

Giao nhiệm vụ là giao công việc cụ thể cho các bộ phận, các cá nhân

cụ thể Giao nhiệm vụ ở đây hoàn toàn khác với lập kế hoạch nguồn nhân

sự ở bước trên Ở trên mới chỉ xác định ở bước nào, giai đoạn nào, côngviệc nào cần huy động nguồn nhân lực ra sao, thời gian yêu cầu cho mỗihoạt động như thế nào, còn ở đây là chỉ ra những con người cụ thể sẽ làmcông việc nào, bước nào Trong năm công việc của điều phối thì đây làcông việc quan trọng nhất, vai trò của tâm lý thể hiện mạnh nhất Đâychính là thể hiện “cách dụng người” của ông chủ doanh nghiệp “Cáchdụng người” thể hiện trình độ của ông chủ và ảnh hưởng trực tiếp, mạnhnhất đến hiệu quả công việc

Giao công việc là gì giao cho các bộ phận, cá nhân các công việ; xác định trách nhiệm và quyền hạn; quyền lợi và lợi ích của cá nhân, bộ phận thực hiện công việc.

Mỗi cá nhân, tập thể có một năng lực riêng, khả năng riêng phù hợpvới những công việc khác nhau Một nhân viên marketing tốt chưa chắc đăquản lý sản xuất tốt, không thể giao cho phòng nhân sự làm báo cáo tàichính cuối năm được Trong nền kinh tế thị trường “đứng ngồi không đúngchỗ” trước hết làm hại cho bản thân, sau đó làm hại cho công việc, sựnghiệp chung của doanh nghiệp Ở nước ta, trong những năm đầu trong giaiđoạn kiến thiết đất nước dx mắc phải sai lầm này khi đưa các tướng tátrong quân ngũ sang nắm giữ chức vụ quản lý và làm kinh tế, thực tế họđều là những cá nhân thành công trong quân ngũ, có thành tích cao, nhưngkhi đưa sang vị trí mới thì kết quả không như mong đợi Vì vậy cần thiếtphải biết được năng lực, khả năng làm việc của các nhân viên dưới quyền

để có thể giao nhiệm vụ phù hợp

Trong thực tế hoạt động không phải lúc nào cũng có thể tập hợpquanh mình những con người tài biết việc, nhưng nếu khéo léo dùng thìmỗi người đều có thể bộc lộ tài năng nào đó góp phần hoàn thành công việc

chung Không có người nào giỏi hơn người nào Con dao cạo râu không quíhơn con dao dựa, vì nếu ta cần chặt cây, đéo gỗ thì nó có lợi ích gì cho tađâu, mặc dù nó rất bén, nhiều khi con dao cùn lại có ích cho ta hơn Giá trịcon người là tương đối, đứng về phương diện “tài” mỗi người đều có một

số “tài” bộc lộ hoặc “tiềm ẩn”, mà người khéo léo dùng có thể làm chonhững người đó có điều kiện “trổ tài” và càng thêm gắn bó với người lãnhđạo, quản lý Chẳng hạn, một người hiếu động, nếu dùng vào các việc đòihỏi phải chuyên chú, nghiền ngẫm hàng buổi để nghiên cứu, xem xét, thìchắc là người này không làm không tốt công việc được giao và sẽ sinh rachán nản Nhưng nếu người đó được làm công việc chạy bên ngoài, đảmbảo hiệu quả sẽ cao hơn nhiều, vì đấy vốn là sở trường của họ Ngay cảnhững người có thành kiến, nếu biết khéo léo dùng “tài”, đối xử thành thật,

có tình người thì họ cũng làm được nhiều công việc mà người khác khônglàm nổi

Khi giao việc cho một nhóm người cần quan tâm đến khả năng cùnglàm việc của các cá nhân trong nhóm, cụ thể hơn là xem các cá nhân trongnhóm có hợp nhau không Khả năng làm việc của nhóm là tổng cộng cáckhả năng làm việc của cá nhân và được nhân thêm một hệ sô xét đến mức

độ bổ sung cho nhâu về thế mạnh, xét đến mức độ thi đua, động viên,tương trợ khi làm việc bên nhau, cùng chung mục đích, cùng ràng buộc vàokết quả cuối cùng của hoạt động Ông bà ta từ xưa đã dạy: “Ngưu tầmngưu, mã tầm mã” Trong hoạt động người ta thường mong muốn đượccùng làm việc với những người hợp với mình “Hợp” ở đây không nhấtthiết phải toàn diện, mà có thể chỉ một vài khía cạnh cơ bản để dễ dàng đốithoại với nhau như: cùng ham lợi, cùng tính nết, cùng say mê với bóng đá,cùng thích nhậu,… , cùng có những suy nghĩ giống nhau về công việc

Trong giao việc, tránh giao cho một người nhiều công tác không cóliên quan gì đến nhau Thế giới có sự phát triển như ngày hôm nay là nhờ

các cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và mức độ chuyên môn hóa ngàycàng cao trong công việc, vì thế không có lý do gì lại đi giao cho hai cánhân có khả năng, trách nhiệm, thuận lợi như nhau, một anh đảm nhiệmcông việc trong Nam và ngoài Bắc còn một anh đảm nhiệm ở miền Trung,đây là một ví dụ đơn giản nhất.

Bàn về cách dùng người khi giao công việc, ngày nay các nhà quản

lý thường quan tâm đến khí chất (tính khí) của người được giao việc Khíchất phần nhiều là biểu hiện ra bên ngoài của bản chất tâm lý gắn liền vớihai quá trình: hưng phấn và ức chế Khí chất ảnh hưởng đáng kể đến hiệuquả ứng xử, hành động

Con người khi hành động, có các xử thể trước mỗi tình huống rất đadạng, không ai hoàn toàn giống ai Thoạt nhìn ta có thể cho là không có quiluật tâm lý hành vi con người, nhưng xem xét ta vẫn thấy có tính qui luật.Hành vi của con người phụ thuộc vào khí chất mỗi người Có nhiều loại khíchất và mỗi loại khí chất thường có những hành vi nhất định Có 4 loại khí

chất cơ bản: Tính nóng, tính hoạt, tính lạnh và tính yếu đuối

Tính nóng là mẫu người có độ nhanh nhạy cao, phát hiện vấn đề,

phát khởi ý kiến, hành động nhanh,….hoạt động thiên về cơ bắp Nhưng cónhược điểm là nhiều khi suy nghĩ không đủ độ chín, khả năng kiềm chếkém nên khi bị tác động của yếu tố “nghịch” thì phản ứng, xử sự khôngbình thường, không theo ý muốn, dễ xúc phạm người khác Người tínhnóng phù hợp với các công việc khai phá ban đầu và ít thời gian bàn căithảo luận, nhưng khó đảm nhận thành công các công việc đòi hỏi kiên trì,chứa đựng nhiều mâu thuẫn, tiềm năng xung đột (ví dụ như làm quản lý)

Tính hoạt là mẫu người lý tưởng cho công việc phức tạp cao, công

việc có quan hệ với nhiều người, có nhiều tình huống bất ngờ, gay cấn.Mẫu người này có tác phong tự tin, hoạt bát, vui vẻ, thích nghi tốt, nhiều

sáng kiến, lắm mưu nhiều mẹo.Người tính hoạt khắc phục được nhượcđiểm của người tính nóng

Tính lạnh là mẫu người lì lợm, mẫu người phớt lờ, có độ nhanh

nhạy thua kém người tính nóng và tính hoạt Nhưng người tính lạnh tự kìmchế để có ứng xử, hành động sáng suốt, chính xác

Tính yếu đuối là loại người có khả năng phản ứng thấp Loại người

này chậm chạm trong suy nghĩ, cư xử và hành động, hay lo ngai, tự ty…Họthường suy nghĩ tiêu cực, khó thích nghi với thay đổi môi trường Mẫungười này không hợp với công việc

Trong hoạt động, các nhà quản lý cũng quan tâm đến lứa tuổi và

giới tính Hai yếu tố này có những tác động quan trọng đến khả năng làm

việc của các cá nhân

Với người lao động trẻ là giai đoạn chứa đựng nhiều biến đổi, triển

vọng và cơ hội… Đây là giai đoạn con người cố gắng khẳng định mình,định hình lối sống, là lứa tuổi ưa thực nghiệm, ưa tìm kiếm Tâm lý đặctrưng của lứa tuổi này là: Quyết định nhanh chóng và mạnh mẽ; hăng hái,xông pha, xả thân quên mình mỗi khi ý thức được ý nghĩa công việc và của

sự tham gia; dễ tuyệt đối hóa, thần tượng hóa, dễ bị kích động, dễ quyếtđịnh phiến diện; nếu thành công thì sung sướng cao độ để tiến lên chinhphục các đỉnh cao tiếp theo hoặc chủ quan sai lầm sau đó; nếu thất bại thìchán chường, lung lạc mạnh mẽ….Những công việc phù hợp hơn với họ lànhững công việc nặng nhọc, nguy hiểm, đột xuất, xa gia đình lâu, ít phứctạp về quan hệ… Người lao động trẻ tuổi mong muốn nhận được các đối

xử, đăi ngộ như tin tưởng họ khi giao nhiệm vụ, hướng dẫn cụ thể; độngviên, khen ngợi kịp thời; cho đi học, tiếp xúc với các công nghệ mới, quản

lý hiện đai,…

Với người lao động trung niên thì sức khỏe và trí lực đă phát triển

đến một mức độ cao và hoàn thiện; kinh nghiệm công tác và kinh nghiệm

sống đầy đủ; sự nghiệp và gia đình ổn định… Dao động tâm lý ít Khả nănglàm việc rất tôt Các công việc cần tới cơ bắp và trí tuệ đều được giải quyếtkhá nhanh chóng và thuận lợi Trong thời kỳ này, vốn kinh nghiệm đượctích lũy nhiều nên việc giải quyết vấn đề đă trở nên nhanh chóng, hiệu quả

và chính xác hơn Độ tuổi này đă trưởng thành chính thức nên khả năngđộc lập rất cao, do đo nhu cầu về tài chính cũng phát sinh, độ tuổ này cấnrất nhiều tiền Đồng thời họ cũng khát khao muốn được làm việc độc lập đểkhẳng định chỗ đứng, địa vị trong xă hội bằng cách lao động, học tập hếtmình Gánh nặng đè nén tâm lý lên những người ở độ tuổi này là tạo chomình một cuộc sống yên ổn, đầy đủ bằng mọi cách

Khi có gia đình là thêm gánh nặng cho họ Nhưng cũng chính vìgánh nặng này mà họ càng tích cực hơn trong công việc để duy trì, dưỡngnuôi tổ ấm của mình Độ tuổi này đă học được cách kiềm chế sự bộc lộ cáccăng thẳng cảm xúc và tìm lối thoát một cách tích cực Khi nhiều tuổi hơnmột chút, đây là đỉnh cao của một đời người cả về sức khỏe, kiến thức vàkinh nghiệm tích lũy Điều này đă tạo thuận lợi cho những người ở độ tuổinày có cơ hội làm bất cứ việc gì, không ngần ngại và hoàn toàn có hiệuquả Thể lực, kiến thức, kinh nghiệm tích lũy giúp họ tự tin trong việc hoànthành mọi việc, mọi ý định Mọi suy nghĩ đều được xuất phát từ nhữngđánh giá tổng hợp, từ đó tạo ra hiệu quả công việc

Người lao động cao niên, con người có nhận thức cao, kinh nghiệm

phong phú, song tính bảo thủ lớn, khả năng thích ứng với thay đổi môitrường là thấp Tâm lý lo âu do thể lực bắt đầu giảm, hiệu quả lao động trựctiếp giảm

Trong hoạt động thực tiễn không phải ngẫu nhiên mà có những côngviệc chỉ có nam giới làm và nữ giới coi đó là công việc hiển nhiên của pháinam, lại có những công việc chỉ dành cho nữ giới Mặc dù ngày nay, quan

hệ nam nữ là bình đẳng, nhưng cần phân biệt rõ đấy là bình đẳng trong giao

tiếp, phân chia quyền lợi,… còn về mặt khả năng, tuy có cố gắng nhưngkhông giống nhau được, mỗi bên đều có những sở trường riêng Chẳnghạn, khi nhỏ tuổi thì các bé gái nói và làm văn hay, lưu loát hơn bé trai,nhưng các bé trai lại lắp ghép mô hình đồ chơi, tìm phương hướng nhanhhơn bé gái.

Do sự phát triển của lịch sử cũng như do đặc điểm tâm lý giới tính,nam giới thường có vai trò và vị trí trong xă hội lớn hơn phụ nữ Về kinh

tế, nam giới chiếm vai trò chủ yếu trong hoạt động thu nhập kinh tế ở mỗigia đình, họ chiếm tỉ lệ cao trong các hoạt động xă hội Về vị trí xă hội namgiới cũng chiếm vị trí chủ yếu trong lănh đạo xă hội và các tổ chức kinh tế.Người nam giới trong hoạt động thường bộc lộ là người khỏe hơn, mạnh

mẽ hơn, sôi động hơn, thô bạo hơn, linh hoạt hơn, dũng cảm hơn, song lạilười nhác trong các công việc nội trợ hàng ngày Người phụ nữ tuy yếu hơnnam giới song họ có nhiều đặc tính tốt như hiền lành, chịu khó, kiên trì, tếnhị, dịu dàng, khóe léo trong tất cả các hoạt động, vì vậy dường như họ phùhợp hơn đối với công việc trong gia đình Nếu nữ giới tham gia hoạt động

xă hội mà gánh nặng gia đình lại dồn lên đầu họ thì họ vất vả hơn nam giớinhiều Đây chính là những yếu tố trên là mầm mống của những mâu thuẫntrong gia đình làm cản trở sự tham gia hoạt động xă hội của phụ nữ

Bên cạnh đó người phụ nữ và nam giới đều có những đặc điểm tâm

lý riêng mà người quản lý cấn nắm bắt

Đối với nữ giới: Có tính bị động và ỷ lại; hay so sánh, suy bì; nhạy

cảm; kiên trì, bảo thủ Chính vì vậy trong khi giao việc cho phụ nữ cần chú

ý đến sự bình đẳng, tôn trọng nữ giới trong công tác cũng như trong sinhhoạt Có thái độ lịch sự, văn minh, có tinh thần giúp đỡ phụ nữ Ngườiquản lý phải cân nhắc kỹ xem công việc có phù hợp không trước khi giaoviệc cho nhân viên nữ Đồng thời tạo điều kiện cho họ tự hoàn thành nhiệm

vụ Nhưng cũng không nên quá nuông chiều họ, nhiều khi như vậy sẽ để lạihậu quả không hay.

Đối với nam giới luôn khao khát quyền lực và của cải; ưa chinh

phục, khám phá; thích được âu yếm chiều chuộng Là trụ cột trong giađình, nam giới luôn đặt việc tìm kiếm nguồn sống, sự nghiệp lên hàng đầu.Tiền bạc, của cải không những chỉ là công cụ đảm bảo cho cuộc sống màcòn là một biểu tượng của quyền lực Nam giới không chịu sự áp đặt củangười khác vị họ luôn muốn chứng minh khă năng của họ và khẳng định vịthế của họ

Ông bà ta đă dạy rằng: “ Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, làm quản lý bạn phải nắm được năng lực, tâm lý nhân viên để giao việc phù hợp Nếu không nắm bắt kỹ thì hiệu quả hoạt động giảm, nhiều khi còn gây ra những mâu thuẫn không giải quyết được Nhưng “biết người” rồi,

“dùng người” rồi, lại phải “dùng cho đúng”, đó là phải xác định trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích của cá nhân, tập thể khi giao việc

Xác định trách nhiệm mỗi cá nhân và của cả tập thể khi giao côngviệc làm cho đối tượng được giao ý thức đầy đủ về công việc mình sẽ làm.Lấy đó làm căn cứ xác định mức độ hoàn thành công việc, khen thưởngcũng như chịu trách nhiệm trước cấp trên Có một ví dụ như sau giúp tanhìn nhận rõ vai trò của việc xác định trách nhiệm và quyền hạn: Ông giámđốc nọ giao cho hai người có cấp bậc ngang nhau đi làm một công việc,nhưng ông lại không nói rõ ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là người

ra quyết định cuối cùng và người ki phải nghe theo Chính vì vậy mà xảy raxung đột giữa hai người về phương pháp và cách giải quyết công việc đượcgiao dẫn đến không hoàn thành được công việc Ông bà ta từng nói: “Mộtchuồng không thể có hai hổ”, “Một nước không thể có hai vua” thiết nghĩcũng đúng trong hoàn cảnh này Con người luôn mong muốn có được lợiích cao nhất mà chỉ phải bỏ ra ít công sức nhất Các cá nhân luôn có sự so

sánh với các cá nhân khác xem mình có được hưởng lợi ích đầy đủ không,vai trò xă hội của mình như thế nào.

Con người làm việc là để thu được lợi ích nhằm thõa măn nhu cầunào đấy dù trực tiếp hay gián tiếp Vì thế không có lý gì có thể phủ nhậnđiều này Vai trò của người quản lý là phải làm sao giúp con người nhận rõđược công việc chính là làm cho chính bản thân mình, của cá nhân mình.Trong trường hợp ngược lại, sẽ không đưa lại cho tập thể tất cả những gì

mà họ có thể đưa lại, không tận dụng được hết năng lực và khả năng củahọ

1.3 Đảm bảo điều kiện vật chất-kỹ thuật cần thiết cho bộ phận,

cá nhân thực hiện, hoàn thành các công việc

Làm bất cứ công việc nào cũng cần có đầy đủ các yếu tố lực Ông bà ta cũng dạy rằng: “Có bột mới gột nên hồ”, vì vậy cung cấpđầy đủ các điều kiện vật chất cho cá nhân, tập thể là điều kiện đủ để hoànthành công việc Không chỉ dừng lại ở đấy, mà còn nên cung cấp điều kiệnvạt chất-kỹ thuật để các cá nhân có điều kiện nghiên cứu, sáng tạo Khôngnhớ tên công ty, nhưng tôi biết rằng công ty này đă cho nhân viên thoải máilấy các hóa chất mang về nhà để nghiên cứu, và có phòng thí nghiệm đầy

nhân-vật-đủ phương tiện cho các cá nhân muốn tại công ty

1.4 Hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận, cá nhân thực hiện, hoàn thành các công việc theo tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ…

Con người không làm gì không có lợi cho bản thân mình, và cũngkhông làm những việc không phải của mình Cái đó trở thành tâm lý ăn sâuvào tiềm thức mỗi người Trong quá trình hoạt động, phải làm sao chuyểnmục tiêu tập thể và cá nhân thành mục tiêu mới, mục tiêu này dung hòa haimục tiêu trên Luôn theo dõi hoạt động giúp nhà quản lý biết được mức độ

hoàn thành công việc, đồng thời nắm bắt kịp thời các hoạt động chệch quĩđạo, phát hiện được các cá nhân có hoạt động hết mình hay không

1.5 Kiểm tra, đánh giá, thưởng phạt các bộ phận, cá nhân

Kiểm tra, đánh giá giúp nhà quản lý đưa ra chính sách nhân, vật, lựcphù hợp Ví dụ, để làm cơ sở, căn cứ cho quyết định nâng bậc lương và cáckhoản tiền thưởng khác; kết quả này cũng được gửi lại cho các cá nhân, tậpthể để họ có thể hiểu rõ cấp trên nhìn nhận thành quả của họ như thế nào,đồng thời giúp họ nhận ra các mặt tốt và chưa tốt của mình Kết quả nàycòn được dùng để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển tiềm năng nhânlực

Có nhiều cách đánh giá, mỗi cách đều có mặt ưu, khuyết điểm riêngcủa mình, và có khả năng tương trợ cho nhau, vì thế trên thực tế thườngdùng song song nhiều phương pháp

Phương pháp viết thành văn bản, tức trình bày dưới dạng văn bản sởtrường, mặt yếu kém, thành tích trước đây và tiềm năng của cấp dưới.Người đánh giá chú trọng vào những điểm then chốt mà có thể dựa vào đóphân biệt thành quả hoạt động có hiệu quả hay không có hiệu quả Cũng cónghĩa là người đánh giá ghi những điểm có thể rất nhỏ nhưng có thể chứngminh hoạt động của cấp dưới đặc biệt có hiệu quả Điều quan trọng ở đây làchỉ ghi những điểm cụ thể, không đánh giá chung chung hay đặc trưng cátính của một người nào Nếu có thể thì ghi lại những điểm then chốt củamột người nào đó thì có thể cung cấp những ví dụ cụ thể, chỉ rõ cho cấpdưới biết những việc làm nào của họ là có triển vọng hoặc không có triểnvọng

Phương pháp khác là cho điểm các chỉ tiêu theo mức độ (thường là 5mức độ tương ứng từ 1 đến 5 điểm) Các chỉ tiêu chấm điểm là các sự việc

cụ thể, không nói về thành tích cá nhân Các hành vi được chấm điểm phải

cụ thể và có thể định lượng được

Có hình thức khen thưởng đối với các bộ phận, cá nhân hoàn thành tốtcác nhiệm vụ Đồng thời có hình phạt đối với bộ phân, cá nhân không hoànthành nhiệm vụ Hiện nay, đối với các nước có nền văn hóa kinh doanh ưachuộng tâm lý như Nhật Bản, bao giờ cũng có hình thức: thu nhập=tiềnlương+tiền thưởng

Đối với các nhân viên trẻ chưa lập gia đình thì phần thưởng chiếmnhiều hơn, tạo tâm lý sung sướng cho họ, bởi đây là khoản không phải báocáo với gia đình, đồng thời hãnh diện với bạn bè

Đối với những người lập gia đình, họ mong muốn có thu nhập ổn định

để lo cho các khoản chi tiêu cố định thường xuyên của gia đình, vì vậy tiềnlương chiếm phần nhiều hơn

Người Nhật còn trả lương vào phong bì dán kín làm cho mọi ngườikhông biết thu nhập của nhau, gây sự tò mò và tránh sự cạnh tranh khônglành mạnh

Khi khen thưởng hay khiển trách cần làm cho người được khenthưởng hay bị khiển trách nhận thấy sự chân thành của cấp trên đối vớithành tích hay khuyết điểm của mình Những ông chủ thường tìm mọi cách

để khen thưởng và khuyến khích nhân viên của mình sao cho họ tự coimình là nhà vô địch Một ví dụ điển hình trong nghiên cứu của Peters vàWaterman: “Gần nửa đêm, một nhà khoa học vội vàng đến nhà ông chủtịch với một kết quả nghiên cứu sẵn sàng đưa vào sản xuất Sửng sốt về kếtquả nghiên cứu, không biết thưởng cho tác giả ra sao, ông chủ tịch lục lọitrong ngăn kéo bàn giấy tìm thấy một cái gì đó, rồi hướng về phía tác giả,nói: Đây này, rồi đưa ra một quả chuối Đấy là tất cả cái mà ông tìm được

để thưởng cho nhà khoa học lúc đó Từ hôm đó trở về sau, một cái que xiên

nướng thịt, một quả chuối, là phần thưởng cao có thể nhận được vì thànhtựu khoa học được đưa vào hoạt động ở nơi đó”

Các doanh nghiệp Nhật Bản lại có kinh nghiệm khen chê làm cho cấp dưới tốt lên:

3 Tìm cơ hội khen người mới vào để họ tự

tin trong công việc.

3 Không đột ngột quát tháo, hãy chỉnh lại chỗ sai rồi giảng cho họ biết để sửa chữa.

4 Khen người thất bại hoặc nản chí để họ

lấy lại niềm tin.

4 Không để tình cảm riêng xen vào Hãy

tỏ rõ sự thông cảm và hi vọng hơn khi trách.

5 Đặt niềm tin vào sự nỗ lực hoặc tiến bộ,

khen ý chí, lòng kiên cường. 5 Không giáo điều với cấp dưới Với tưcách là người cùng làm việc, chỉ cho họ

thấy chỗ sai.

6 Nêu việc tôt và khen trước mọi người 6 Nên nói thẳng, không mỉa mai, chì triết.

7 Mượn lời khen (lời bình) của người

khác, lời đồn để khen 7 Không nên chỉ căn cứ vào hậu quả, màphải phân tích cả nguyên nhân.

8 Đánh giá rõ ràng chỗ tốt và khen, sau đó

chú ý nhẹ để xúc tiến sửa chỗ còn yếu.

8 Không trách tập thể Không coi họ như người phạm tội Gợi lại công lao của họ để

II NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA ĐIỀU PHỐI YẾU KÉM

Mỗi hoạt động đều có mục đích, mục tiêu cần đạt tới, những yêu cầucần được đảm bảo Điều phối hoạt động yếu kém là không hoàn thành đượcmục đích, mục tiêu đã đề ra, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủcác yêu cầu cho hoạt động Yếu kém thể hiện ở không biết phân chia côngviệc, với các công việc phức tạp việc chia nhỏ thành các bước là cần thiết

Nó không chỉ giúp nhà quản lý có thể chuyên môn hóa các hoạt động màcòn còn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn Lấy lại ví dụđào đất từ dưới hầm đã đưa ra trên (mục 1.1), việc chia nhỏ công việc thành

3 hoạt động nhỏ như vậy có thể tránh nhiều thao tác thừa, chuyên môn hóahoạt động của từng người đồng thời loại bỏ được khó khăn khi chuyển từthao tác này sang thao tác khác của cùng một người

Huy động nhân lực không phù hợp khiến hoạt động không thực hiệnđược hay thức hiện không hiệu quả; điều này dễ thấy ở việc huy động thiếunhân lực hay thừa nhân lực Không chỉ việc huy động nhân lực mà cả tronglập kế hoạch tiến độ Một công việc phải thực hiện qua nhiều giai đoạn,mỗi giai đoạn là một khối lượng công việc nhỏ, nếu không xác định được

nó và thời gian bắt đầu cũng như thời gian kết thúc sẽ không sắp xếp thứ tựhoạt động khoa học các hoạt động nhỏ theo thời gian Có những việc phảithực hiện song song ngay từ đầu, lại có những việc thực hiện lùi lại, làmsao khi cần đến kết quả của công việc đó cho thực hiện một bước hoạt độngnào đấy của công việc ban đầu thì đã sẵn sàng

Đề ra kế hoạch tiến độ phù hợp làm cho người được giao công việclàm tập trung hơn Nếu như thời gian quá dài cho một công việc dễ dàng sẽlàm cho người được giao việc sao nhãng, làm dây dưa, năng suất và hiệuquả không cao Lập kế hoạch tiến độ thiếu khoa học sẽ gây lệch lạc, không

ăn khớp hoạt động của các bộ phận, sử dụng nguồn lực không chi phí sovới chi phí hợp lý