phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương trình quản lý bán hàng

nhau làm việc  1 quý là 6 tuần chúng tôi sẽ lập bảng kiểm kê để bầu ra nhân viên tốt, người đó sẽ được thưởng theo chế độ công ty  Thường chúng tôi sẽ tuyển theo chế độ công ty, ví dụ

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM

Đề Tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin : Chương trình quản lý bán hàng :

Lớp 13CĐ -TP1:

PHẠM KHẮC HÙNG

HUỲNH MINH TÚ

TRƯƠNG MINH QUANG

LA LUÂN KIỆT

LÂM VŨ TRƯỜNG GIANG

Trang 2

Phần A :KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

BẢNG KẾ HOẠCH TỔNG QUAN

I Kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý bán hàng

Người lập: nhóm 2 ngày 30/9/2014

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Quy trình đặt hàng Hiểu tất cả

các chu trình đặt hàng của khách hàng

30/9/2014 30/9/2014

2 Quản lí nhà cung cấp Hiểu về việc

tìm kiếm nhà cung cấp tốt

30/9/2014 30/9/2014

3 Quản lí nhân viên Hiểu về các

ưu đãi cho nhân viên và huấn luyện nhân viên

30/9/2014 30/9/2014

4 Quản lí khách hàng Hiểu về lí do

tại sao khách hàng đến với cửa hàng

30/9/2014 30/9/2014

5 Thống kê 30/9/2014 30/9/2014

Người thực hiện: Phạm Khắc Hùng

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15

QPN

Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014 Thời điểm bắt đầu: 14h5’

Trang 3

Thời điểm kết thúc: 14h55’

Đối tượng:

 Tư vấn bán hàng

 Các vấn đề lien quan tới đặt hàng

sản phẩm

 Người được hỏi là nhân viên chuyên nhận các đơn đặt hàng

qua mạng hoặc qua điện thoại

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

 Xin phép ghi âm

 Chủ đề cập nhật: vấn đề đặt hàng

và ưu đãi khi là khách hàng quen

 Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng

diễn ra ở đâu và như thế nào?

 Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng

tận nơi hay khách phải tới lấy?

 Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu

thì tôi có những ưu đãi gì không?

 Câu hỏi 4: Nếu hủy đơn hàng thì

phải làm sao?

Ước lượng thời gian:

 1phút

 2phút

 10 phút

Dự kiến tổng cộng: 50’

Dự án: Xây dựng chương trình quản

lý bán hàng

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài 14h5’, Ngày 30/9/2014

Người hỏi: Phạm Khắc Hùng Câu hỏi: Ghi chú:

Chủ đề :

 Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng

diễn ra như thế nào và ở đâu

 Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng

tận nơi không hay khách phải tới

lấy?

 Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu

năm thì tôi có được ưu đãi gì

không?

Trả lời:

 Đơn hàng của khách thường diễn

ra ở cửa hàng, trên mạng và qua điện thoại

 Chúng tôi sẽ giao cho bạn trong vòng 3 ngày kể từ khi đặt hàng, sẽ miễn phí ship trong nội thành và

có tính ship nếu bạn ở ngoại thành

 Sẽ nhanh hơn vì chúng tôi đã rõ thông tin của bạn, và còn có ưu đãi giảm giá 10% cho khách hàng lâu năm nữa

Trang 4

 Nếu tôi hủy đơn hàng thì phải làm

sao?

Nhận xét:

 Bạn phải hủy đơn hàng trong 1 ngày kể từ khi đặt hàng

Người thực hiện: Trương Minh Quang

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn Người phỏng vấn: Trương Minh Quang Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15

QPN

Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h5’ ngày 30/9/2014

Thời gian kết thúc:14h30’

Đối tượng: Phụ trách việc tìm kiếm nhà

cung cấp tốt cho cửa hàng

Người được hỏi là trưởng nhân viên sale

Chương trình:

 Giới thiệu

Chủ đề cập nhật: việc tìm kiếm nhà

cung cấp tốt

 Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà

cung cấp ở đâu

 Cẩu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản

phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay

không?

Tổng hợp các thông tin thu thập

Kết thúc phỏng vấn

Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã

cung cấp

 1phút

 2phút

 10phút

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn Người phỏng vấn: Trương Minh Quang Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15

QPN

Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h5’

Thời gian kết thúc: 14h30’

 Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà

cung cấp ở đâu

 Câu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản

phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay

 Thường sẽ có 1 nhóm nhân viên sale đi tìm kiếm nhà cung cấp cho

chúng tôi

 Chúng tôi sẽ có sự chọn lọc cẩn thận để chọn ra được lọai sản

Trang 5

không? phẩm tốt nhất

Nhận xét:

Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15

QPN

Đối tượng:

 Trưởng quản lí nhân viên

 Dữ liệu thu thập là các vấn đề

xoay quanh nhân viên

 Người được hỏi là nhân viên trưởng của cửa hàng

Chương trình:

 Giới thiệu

Chủ đề cập nhật: việc quản lí nhân

viên

Chủ đề 1:

 Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn

quản lí nhân viên như thế nào?

 Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ của

nhân viên?

 Cảu hỏi 3: Bạn tuyển nhân viên

theo định kì hay là cần mới

tuyển?

 Câu hỏi 4: Đội ngũ nhân viên của

bạn có được huấn luyện khi tiếp

cách ứng xử với khách hàng

không?

Ước lựơng thời gian:

 1phút

 2phút

 20phút

 10phút

Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15

QPN

Chủ đề 1:

 Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn

quản lí nhân viên như thế nào?

Trả lời:

 Nhân viên của chúng tôi chia ra mỗi người 1 khu trực luân phiên

Trang 6

 Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ

nhân viên như thế nào?

 Bạn tuyển nhân viên theo định kì

hay là cần mới tuyển?

 Đội ngũ nhân viên của bạn có

được huấn luyện khi tiếp xúc với

khách hàng không?

nhau làm việc

 1 quý là 6 tuần chúng tôi sẽ lập bảng kiểm kê để bầu ra nhân viên tốt, người đó sẽ được thưởng theo chế độ công ty

 Thường chúng tôi sẽ tuyển theo chế độ công ty, ví dụ như đơn hàng về quá nhiều thì chúng tôi sẽ tuyển nhân viên bán thời gian

 Có, các nhân viên của chúng tôi được huấn luyện bài bản các giao tiếp ứng xử thân thiện với khách hàng

Nhận xét:

Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN Thời gian hẹn: 17h

Thời gian bắt đầu: 17h5’

Thời gian kết thúc:

Đối tượng:

 Thuộc bộ phận chăm sóc khách

hàng

 Dữ liệu thu thập là các vấn đề lien

quan tới khách hàng

Người được hỏi là nhân viên trong bộ phận chăm sóc khách hàng

Chương trình:

 Giới thiệu

Chủ đề cập nhật: việc làm thế nào để

khách hàng biết tới cửa hàng

 Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách

hàng cho cửa hàng như thế nào?

 Câu hỏi 2: Khách hàng biết đến

cửa hàng do đâu?

 Câu hỏi 3: Bạn có những chương

 1phút

 2phút

 20phút

 20 phút

Trang 7

trình ưu đãi gì cho khách hàng

Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN Thời gian hẹn: 17h

Chủ đề:

 Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách

hàng cho cửa hàng như thế nào?

 Khách hàng biết đến cửa hàng do

đâu?

 Bạn có những chương trình ưu

đãi gì cho khách hàng

Trả lời:

 Thường sẽ có đội ngũ sale đi tiếp thị và giới thiệu sản phẩm để khách hàng chú ý tới chúng tôi hơn

 Quảng cáo trên mạng, nhiều ưu đãi hấp dẫn, thông tin báo đài

 Khách hàng sẽ được tặng thẻ VIP, giảm 10%, cứ mỗi tháng sẽ có chương trình ưu đãi quà tặng, bốc thăm

Nhận xét:

Người thực hiện: Huỳnh Minh Tú

Người được hỏi: Hoàng Minh Châu Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014

Đối tượng:

Trưởng kho

Dữ liệu thu thập là quá trình nhập xuất

hàng trong kho

Người được hỏi là nhân viên thủ kho

Chương trình:

 Giới thiệu

 Chủ đề cập nhật: các vấn đề về

hàng trong kho

 Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng

 1phút

 2phút

 30phút

Trang 8

trong kho như thế nào?

 Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay

nhập kho thì có cần làm thủ tục gì

không?

 10phút

Người được hỏi: Hoàng Minh Châu Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014

Chủ đề:

 Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng

trong kho như thế nào?

 Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay

nhập kho thì có cần làm thủ tục gì

không?

Trả lời:

 Chúng tôi phải thường xuyên kiểm tra xem hàng nào còn, hàng nào hết trong kho để báo lại cho khâu bán hàng, khi khách hỏi thì

có thể biết là hàng còn hay hết

 Có, phải thông qua các thủ tục giấy tờ để xuất họăc nhập hàng, mọi vấn đề lien quan đến kho đều phải có sự thông qua của trưởng kho

Nhận xét:

Người thực hiện: La Luân Kiệt, Lâm Vũ Trường Giang

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn Người phỏng vấn: La Luân Kiệt, Lâm Vũ

Trường Giang Địa chỉ: tại 20/3 Nguyễn Hồng Đào Thời gian hẹn: 30/09/2014

Thời điểm bắt đầu: 13h30 Thời điểm kết thúc: 14h30 + Đối tượng được hỏi: Nhân viên bán hàng

+ Cần thu thập dữ liệu: Về cách bán hàng, thanh

toán, bảo hành sản phẩm dành khách hàng, …

+ Thoả thuận: Nắm được cách thức bán hàng,qui

trình bán hàng, các chương trình khuyễn mãi, hình

thức thanh toán

Chương trình:

• Giới thiệu

• Tổng quan dự án

• Kế hoạch phỏng vấn

• Các chủ đề:

 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời

Ước tính thời gian:

• 2 phút

• 1 phút

• 10 phút

Trang 9

• Tổng hợp lại nội dung

• Xin ý kiến người được hỏi

• Kết thúc cuộc phỏng vấn

• 10phút

• 10 phút

• 3 phút

• 2 phút

• 1 phút

Thời gian dự kiến: 50 phút

Phiếu phỏng vấn

Dự án: Bán Hàng Tiểu dự án: Nắm được cách thức bán

hàng,qui trình bán hàng

Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn Ngày: 30/09/2014

Trang 10

Câu hỏi:

Câu 1: Khi khách mua sản phẩm của anh thì anh

sẽ xử lí như thế nào?

Câu 2: Khi anh lập hoá đơn thì anh cần lưu trữ

những thông tin gì của khách hàng?

Câu 3: Và anh có mấy loại hoá đơn?

Câu 4: Vậy các hình thức thanh toán của các

anh là gì?

Câu 5: Còn bán theo hình thức trả góp thì có

được áp dụng ko?

Câu 6: Vậy khi khách hàng đến bảo hành sản

phẩm thì các anh sẽ làm gì?

Câu 7: Vậy khi xuất xong hoá đơn, những thông

tin đó các anh có lưu trữ lại hay ko? Nếu có thì ở

đâu?

Câu 8: Vậy khi khách hàng đặt hàng qua mạng

hoặc trực tiếp thì sao?

Trả lời:

Câu 1: Khi nhận được yêu cầu của khách hàng thì chúng tôi sẽ xem khách hàng cần mặt hàng nào, từ đó chúng tôi sẽ kiểm tra số liệu trong kho, nếu có đầy đủ thì chúng tôi xuất hoá đơn bán hàng cho khách hàng Câu 2: Trong hoá đơn chúng tôi sẽ lưu lại

mã hoá đơn, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã hàng hoá bán ra, số lượng, đơn giá bán

Câu 3: Ở đây chúng tôi có 2 loại hoá đơn: 1 loại là hoá đơn bán cho những khách hàng bình thường và 1 hoá đơn là cho các khách hàng có thông tin và địa chỉ công ty của khách hàng đó đang làm

Câu 4: Hình thức thanh toán của chúng tôi là tiền mặt hoặc thẻ tín dụng ngân hàng Nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt Câu 5: Có, vì xã hội ngày càng phát triễn cũng song song với nhu cầu con người ngày càng cao nên chúng tôi có hình thức trả góp

Và trong hoá đơn trả góp chúng tôi sẽ lưu lại những thông tin của khách hàng như: CMND và hộ khẩu có công chứng, và thu nhập cá nhân cũng như công việc của khách hàng đó

Câu 6: Khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm thì chúng tôi sẽ đối chiếu với hoá đơn được mua trước đó.Nếu trùng khớp thì chúng tôi sẽ nhận bảo hành còn ngược lại chúng tôi sẽ trả sản phẩm cho khách hàng.Và sau đó nhờ bộ phận sửa chữa Câu 7: Khi xuất hoá đơn thì chúng tôi sẽ xuất ra 2 liên, 1 liên thì chúng tôi giữ lại để lưu vào hệ thống cơ sỡ còn liên còn lại chúng tôi sẽ gửi cho khách hàng

Câu 8: Lúc đó chúng tôi sẽ nhận một phần tiền cọc và sau đó xuất hoá đơn tạm cho khách hàng Và khi có hàng thì chúng tôi liên lạc cho khách hàng để lấy hàng và nhận khoản tiền còn lại sau đó xuất hoá đơn

II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

Trang 11

1.1 Môi trường hoạt động của một số cửa hàng

Các cửa hàng nhập nhiều lọai sản phẩm từ các nhà cung cấp đã được chọn lọc cẩn thận để bán cho khách hàng các sản phẩm thật tốt và đảm bảo Các sản phẩm được trưng bày và lưu trữ trong kho hàng sau đó cung cấp tới các đối tượng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn thường xuyên

1.2 Các hoạt động và nguyên tắc quản lý

Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng quần áo chúng tôi đã thu thập

được các thông tin Việc quản lý kinh doanh được dựa trên các nguyên tắc chung từ việc

nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ Sau

đây là các nguyên tắc quản lý:

Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập

một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về

mặt hàng như nhà sản xuất, số lượng, giá nhập Sau khi hàng được nhập về kiểm tra các

thông tin của mặt hàng và cần lưu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu

Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán

Bán hàng: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh

Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không

rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của

khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng xuất

gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lượng, giá bán.cuối

cùng đơn hàng được lưu vào kho dữ liệu

Xuất hàng:khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu

được nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lượng, và

tiến hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều được lưu trữ trong sổ

xuất hàng

Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng được lưu trữ trong cơ sở

dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất Thanh toán đơn hàng nhập được thực

hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đưa ra các số liệu cần thanh toán đối với

Trang 12

nhà thanh toán như số lượng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà sản xuất Việc thanh toán đơn hàng xuất được thực hiện tương tự với khách hàng nhưng việc thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không được nợ, còn các khách hàng là đối tác làm ăn thường xuyên thì có thể nợ

Thống kê:Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về

hàng hóa cũng như các hóa đơn nhập xuất, sau đó đưa ra những con số cụ thể như số lượng hàng tồn kho, số dư nợ với nhà sản xuất, số dư nợ của khách hàng quen, dựa trên các số liệu thống kê được đưa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó Dựa trên các số liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo cáo về tình trạng kinh doanh cho người quản lý

Bảo hành:Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở cửa

hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời trao cho khách hàng sản phẩm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành Bộ phận bảo hành có trách nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu thanh toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ được lưu lại trong sổ bảo hành

Tìm kếm:chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc điểm của mặt hàng Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, hoặc đơn hàng

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	289,52 KB