Kế toán tính giá thành sản phẩm ở Công ty bánh kẹo Hải Châu

Kế toán tính giá thành sản phẩm ở Công ty bánh kẹo Hải Châu

CHƯƠNG I Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán

tiền hàng tại công ty cổ phần thơng mại

và tin học hng long

I Tổng quát chung về Công ty Cổ phần Thơng mại và tin học Hng Long.

1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long đợc thành lập vào ngày 12/07/1997 Công ty có tên giao dịch là FUTURE COMPUTER Là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có t cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, có tài khoản riêng tại ngân hàng, đợc sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nớc quy định, hoạt động theo pháp luật của Nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trụ sở hoạt động: 482 - Trần Khát Chân - Q Hai Bà Trng- Hà Nội

Phone: 04.9741945

Fax: 04 9763159

Khi mới thành lập vào năm 1997 Công ty có quy mô còn khá khiêm tốn chủ yếu là hoạt động trong lĩnh vực đào tạo tin học Trong những ngày đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn và công nghệ Nhng sau một thời gian thích ứng với cơ chế mới Công ty đã và đang từng bớc đi lên làm ăn

có hiệu quả từ đó có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh ngày càng đáp ứng đợc tốt hơn nhu cầu của khách hàng

Công ty đã có thêm ba chi nhánh tại:

- Chi nhánh 1: Tại 188 Khâm Thiên, Q Đống Đa, Hà Nội

- Chi nhánh 2: Tại 16, ngõ 23, Hoàng Cầu, Q Đống Đa, Hà Nội

- Chi nhánh 3: Tại 157, Thái Hà, Q Đống Đa, Hà Nội

Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long là một doanh nghiệp

th-ơng mại hạch toán độc lập chuyên cung cấp các thiết bị tin học, các loại máy tính PC, máy Notebook, Server, Mainfrane, và cung cấp màn hình và máy tính…

đồng bộ của các hãng nổi tiếng nh: COMPAQ-IBM-DELL-HP đ… ợc nhập khẩu trực tiếp từ Nhật, Mỹ, úC,…ngoài ra Công ty còn cung cấp các dịch vụ về t vấn thiết kế lắp đặt các thiết bị về mạng Lan, Wireless Lan, và Internet, thiết kế các Website thơng mại điện tử, t vấn các giải pháp về công nghệ thông tin, các phần mềm ứng dụng theo yêu cầu khách hàng

Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung cha cao nh một số nghành trọng điểm nhng nhìn chung là ổn định, mọi chế độ u

đãi, khenthởng, kỷ luật trong công ty đều đợc thực hiện tốt Hàng năm công ty

đều hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

* Chức năng:

Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long là Công ty có chức năng kinh doanh các loại máy tính, máy in, máy Notebook, của các hãng nổi tiếng trên thế giới nh: IPM, COMPAQ, DELL trong đó hoạt động kinh doanh th… -

ơng mại và cung cấp dịch vụ là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ

- Thực hiện quá trình kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao động, bảo vệ môi trờng, tuân thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đã đăng ký

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao

động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội

Với chức năng và nhiệm vụ nh trên, công ty đã và đang tiến hành những hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trờng trong và

ngoài nớc Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham tổ chức thơng mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề ra là:

- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý

- Tăng cờng phát triển nguồn tài chính

- Xây dựng đầu t phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại

- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn

và ngắn hạn

- Tăng cờng hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nớc

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Bộ máy tổ chức của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tổ chức hớng nội, theo cấu trúc trực tuyến chức năng Mô hình tổ chức của Công ty rất đơn giản, linh hoạt đợc chia thành các tuyến chức năng phù hợp với chiến lợc kinh doanh

và quy mô của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty:

Cơ cấu tổ chức của công ty đợc chia thành 4 phòng ban và bộ phận kho Mỗi bộ phận đợc tổ chức tuỳ theo yêu cầu kinh doanh của Công ty

Chủ tịch hội

đồng quản trị (Tổng giám đốc)

P.kế toán

P kĩ thuật và bảo hành

P Tổ chức

P kinh doanh

và dự án

* Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm tổng giám đốc): Hoạch định mục

tiêu, chiến lợc kinh doanh của Công ty và điều hành, quản lý chung các hoạt

động của Công ty Đây cũng là ngời chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao và cũng là ngời đại diện của Công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật nhà nớc

* Phó tổng giám đốc: 02 ngời, chuyên t vấn cho giám đốc về các hoạch

định các mục tiêu chiến lợc kinh doanh cũng nh thẩm định các dự án kinh doanh và giúp cho giám đốc trong việc điều hành và quản lý Công ty

* Các phòng ban : Bao gồm :

- Phòng kinh doanh và dự án: Chức năng là tham mu cho tổng giám đốc

về các chiến lợc kinh doanh và tiếp thị cũng nh bán hàng Cung cấp và phân phối các sản phẩm dịch vụ, tiến hành các hoạt động kinh doanh, tiếp thị đến ng-

ời tiêu dùng và phân phối lại Thiết lập và giám sát thực hiện các dự án, phân phối các thiết bị mạng, máy tính xách tay, xây dựng và quản lý các Website, mạng nội bộ và t vấn các giải pháp về mạng Lan, Wan, Wireless Lan, Server

- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc mua bán và t vấn đồng thời chịu trách nhiệm ghi sổ sách, lập các quyết toán và các báo cáo tài chính của Công ty

- Phòng kỹ thuật và bảo hành: Nhiệm vụ chính là lắp đặt, bảo trì, bảo õng các sản phẩm và thiết bị tin học, t vấn, giải đáp về kỹ thuật, hỗ trợ khách

d Phòng tổ chức: Chuyên t vấn cho các phó tổng giám đốc và tổng giám

đốc về các vấn đề có liên quan đến việc tổ chức phòng ban, bộ phận trong công

ty Xây dựng chính sách tuyển dụng đãi ngộ đối với nhân viên trong công ty cũng nh xây dựng các quy chế nội quy làm việc của Công ty

1.4 Tình hình tài chính

Nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu là nguồn vốn góp từ các cổ

đông trong Công ty và một phần là từ nguồn vốn huy động trên thị trờng tài chính Trong cơ cấu nguồn vốn của Công ty tỷ lệ nguồn vốn chủ sở hữu luôn chiếm > 50% qua các năm do đó tình hình tự chủ về tài chính là khá ổn định, hệ

số an toàn trong kinh doanh là rất cao Mặt khác trong những năm gần đây do Công ty luôn thực hiện tốt đợc kế hoạch đã đề ra vì vậy mà kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty là rất tốt vài vậy mà Công ty luôn thực hiện đợc mục tiêu là bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của mình đồng thời tăng lợi ích cho các cổ đông Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ ngay từ trong nội bộ các bộ phận và các phòng ban

2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, từ yêu cầu tổ chức quản lý trong Công ty mà Công ty cổ phần thơng mại và tin học Hng Long tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung vì nh thế có thể khai thác đợc tối đa hiệu quả trong công tác kế toán, tạo sự linh hoạt, đơn giản lại có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và cũng phù hợp với đội ngũ nhân viên kế toán hiện có của Công ty

Hiện nay phòng kế toán của công ty có 10 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các bộ phận chịu sự điều hành và quản lý trực tiếp của kế toán trởng

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty nh sau:

kế toán trưởng

kế toán kho

kế toán công nợ

kế toán quỹ

kế toán

tài sản cố

định và

đầu tư

- Bộ phận kế toán kho: bao gồm 02 ngời chuyên quản lý tình hình xuất nhập kho và quản lý lợng hàng nhập kho của Công ty.

- Bộ phận kế toán công nợ: bao gồm 03 ngời trong đó đợc chia thành, hai ngời chuyên theo dõi và xử lý công nợ của doanh nghiệp với các đối tợng bên ngoài doanh nghiệp và một ngời chuyên theo dõi và xử lý công nợ trong nội bộ doanh nghiệp nh thanh toán lơng và các khoản phải trả đối với ngời lao động của Công ty

- Bộ phận kế toán tài sản cố định và đầu t: bao gồm 01 ngời chuyên quản

lý theo dõi, trích khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp và theo dõi tình hình đầu t hình thành nên tài sản cố định cho doanh nghiệp

-Bộ phận kế toán quỹ: bao gồm 04 ngời, trong đó có một thủ quỹ còn lại

là kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi và kế toán bán hàng của Công ty

Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ thực hiện là khác nhau chính vì vậy mà số lợng nhân viên ở các bộ phận này là khách nhau

2.2 Chính sách kế toán của Công ty.

Chế độ kế toán đang áp dụng: QĐ1141_TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995

Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung

Năm kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 200 kết thúc ngày 31…tháng 12 năm 200 …

Đơn vị tiền tệ đang sử dụng: VNĐ

Phơng pháp tính thuế: Phơng pháp khấu trừ thuế

Phơng pháp khấu hao: Đờng thẳng

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp bình quân liên hoàn.Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC MAN với hệ thống máy tính trong Công ty đợc nối mạng nội bộ Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý đợc chặt chẽ và làm đáng kể khối lợng công việc của các nhân viên kế toán

trình tự ghi kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

II Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long

1 Hạch toán ban đầu.

Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hớng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc từ các bộ phận chuyển lên nh: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn GTGT mua hàng, các giấy nhập xuất hàng hoá, giấy thanh toán tiền mua hàng, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào nhật ký chung,

sổ cái tài khoản có liên quan và các sổ chi tiết liên quan nh: sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, sổ chi tiết VAT, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, công cụ, dụng cụ,…

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

- Cuối tháng, kế toán trởng là ngời tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu, sổ sách với bảng kê chứng từ gốc, các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái các tài khoản

Cuối mỗi năm, dựa vào các tài liệu có liên quan, kế toán trởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho năm sau

Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:

* Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đ-

ợc ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ tài chính Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng những chứng từ do nội bộ doanh nghiệp tiến hành lập, theo hớng dẫn của bộ tài chính và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

- Kế toán trởng hớng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp

- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lu trữ chứng từ Tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Chất lợng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng,

đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) đợc quyết định trớc hết ở chất lợng hạch toán ban đầu Do đó kế toán trởng không chỉ hớng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ

mà còn phải tăng cờng công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh

tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và hạn chế các hiện tợng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty

* Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, Công ty sử dụng các chứng từ hoá

đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998, bao gồm:

- Hoá đơn GTGT ( hoá đơn đỏ ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với ngời bán, công ty yêu cầu ngời bán giao lại hoá đơn ( liên 2) Đây là căn cứ đầu

tiên mang tính chất pháp lý nhất Trong đó ngời bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định:

+ Giá bán: cha có thuế GTGT

+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán ( đã có thuế GTGT )

- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trờng hợp khi công ty mua hàng của

đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT

- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá đợc vận chuyển đến kho của doanh nghiệp,

bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán Nếu phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của ngời bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán Số liệu ghi trên phiếu nhập kho đợc lấy từ hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho

đợc lập thành 2 liên

+ Một liên giao cho kế toán kho

+ Một liên giao cho kế toán thanh toán của Công ty với ngời bán làm căn

cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331

Trong trờng hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho ngời cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên phòng kế toán thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi, trình ký duyệt sau đó chuyển chứng từ để kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Căn cứ vào hoá đơn, GTGT hay hoá đơn bán hàng do nhà cung cấp lập

- Bộ chứng từ mua hàng trong tháng bao gồm:

Mẫu số: 03GTGT

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng)

Tháng: 3 năm: 2006

Tên cơ sở: Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học

Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân, Q.Hai Bà Trng, Hà Nội

Hoá đơn, Chứng từ muavào Tên đơn vị, ngời

KX/2004B 0092278 01/03/2006 cty Apollo 0101213558 case máy tính 8,135,000 5% 406,750 KT/2004B 5312546 01/03/2006

cty vận tải Hoàng Tùng 0102605403

v/c tb máy tính 1,350,000 10% 135,000 KX/2005B 0020451 02/03/2006 cty cp kỹ nghệ Việt Yên 3303791444 màn hình 30,000,000 5% 1,500,000 KX/2004B 0092282 03/03/2006 cty Apollo 0101213558 Máy DELL 190,000,000 5% 9,500,000 KX/2005B 0020453 05/05/2006 cty cp kỹ nghệ Việt Yên 3303791444 máy in LAZE 540,960,000 5% 27,048,000 KX/2005B 0020456 04/05/2006

cty cp kỹ nghệ Việt Yên 3303791444 máy in laze 72,000,600 5% 3,600,030 KT/2004B 5322586 04/03/2006 cty vận tải Hoàng Tùng 0102605403 máy in 8,350,000 10% 835,000 KX/2005B 1189786 04/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 máy tính IBM 59,250,000 5% 2,962,500 KX/2005B 1133250 06/03/2006 Cty vận tải An Đông 01233265376-1 v/c main 1,500,000 10% 150,000 KT/2004B 0118965 15/03/2006 cty Trờng Thịnh 010001452-01 IBM 147,600,000 5% 7,380,000 KT/2004B 0118969 15/03/2006 cty Trờng Thịnh 010001452-01 IBM 172,500,000 5% 8,625,000 KX/2005B 1189702 16/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 IBM 24,560,000 5% 1,228,000 KX/2005B 1133263 24/03/2006 Cty vận tải An Đông 01233265376-1 v/tải 1,800,000 10% 180,000 KX/2004B 0092294 15/03/2006 cty Apollo 0101213558 tb máy tính 984,000 5% 49,200 GR/2004B 1130419 21/03/2006 cty máy tính Net 0100945911 main board 18,745,000 5% 937,250 KX/2005B 1189709 27/05/2006 cty Nhật Linh 00100372026 máy tính IBM 134,400,000 5% 6,720,000 KX/2005B 1133265 27/03/2006 Cty vận tải An Đông 01233265376-1 máy in 2,000,000 10% 200,000 KX/2004B 0026351 29/03/2006

C/h điện lạnh Hồng Phong 0101605403 tb văn phòng 3,500,000 10% 350,000 KX/2004B 0092389 30/03/2006 cty Apollo 0101213558 Màn hình 13,500,000 5% 675,000 KX/2005B 1189789 30/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 IBM 35,340,000 5% 1,767,000

Ngày 31 tháng 03 năm 2006

Mẫu số: 01GTKT- 3LL

Hoá đơn KT/2004B

Giá trị gia tăng Số 0118965

Liên 2 : ( Giao khách hàng )Ngày 15 tháng 03 năm 2006

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long

Địa chỉ: 482 Trần Khát Chân, Hai Bà Trng, Hà Nội

Số lợng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 147,600,000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT : 7,380,000 Tổng cộng tiền thanh toán : 154,980,000

Số tiền viết bằng chữ: một trăm năm mơi t triệu chín trăm tám mơi nghìn đồng chẵn.

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin Ban hành theo QĐ số: 1141/QĐ_TC/QĐ/CĐKT

Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Văn Huy ( Công ty Trờng Thịnh )

Địa chỉ : 276 Khâm Thiên, Hà Nội

Lý do chi: nhập máy tính IBM

Tôi là: Nguyễn Văn Huy Đơn vị: Công ty Trờng Thịnh

Đã nhận đủ số tiền ghi bằng chữ là: Một trăm năm mơi t triệu chín trăm tám mơi

Ghi sæ ngµy: Ghi sæ ngµy:

KÕ to¸n Chñ tµi kho¶n KÕ to¸n Trëng phßng kÕ to¸n KÕ to¸n Trëng phßngkÕ to¸n

2 KÕ to¸n tæng hîp nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty.

2.1 Tµi kho¶n sö dông.

KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng C«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n sau:

+ Tµi kho¶n 156 - Hµng ho¸

Tài khoản 156 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá trong kho và tại các quầy hàng của Công ty.

TK 156 có 2 TK cấp 2:

- TK 1561 - Giá mua hàng hoá

Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm kê, hàng nhập khẩu (đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) đều

đợc tập hợp vào bên nợ của TK 1561

TK 1561 chỉ tập hợp trị giá mua của hàng hoá mua vào không bao gồm thuế GTGT đầu vào

- TK 1562 - Chi phí thu mua

Khi mua hàng, nếu phát sinh chi phí (về vận chuyển, bốc xếp, ) đ… ợc tập hợp vào bên nợ của TK 1562 Cuối kỳ căn cứ vào bảng phân bổ chi phí mua hàng cho từng nhóm hàng, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ (tính vào giá vốn)

Công thức tính chi phí thu mua cho lợng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ:

Các loại chi phí này không bao gồm thuế GTGT

+ Tài khoản 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ

Công ty sử dụng tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Chí phí thu mua phát sinh trong

kỳ (tính theo từng nhóm hàng) Trị giá hàng tồn

kho đầu kỳ (tính theo từng nhóm hàng)

Trị giá hàng nhập kho phát sinh trong kỳ (tính theo từng nhóm hàng)

Trị giá hàng

đã tiêu thụ trong kỳ (tính theo từng nhóm hàng)

+ +

Để tiện lợi cho quá trình hạch toán, tính toán thuế GTGT đợc chặt chẽ, chính xác, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, tài khoản 133 đợc hạch toán chi tiết với 02 tài khoản cấp hai là:

- TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

- TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của TSCĐ

Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế GTGT sẽ dợc tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, một cách phù hợp

+ TK 331- Phải trả ngời bán

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty đối với các nhà cung cấp hàng hoá cho Công ty

TK 331 có hai tài khoản cấp 2 là:

TK 3311 – Phải trả cho ngời bán

TK 3339 – Phải trả cho ngời bán dài hạn

Tài khoản 3311 dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả đối với các nhà cung cấp hàng hoá cho Công ty có thời hạn thanh toán <= 12 tháng, còn tài khoản 3319 dùng để theo dõi các khoản nợ đối với các nhà cung cấp cấp có thời hạn thanh toán >12 tháng Cả hai tài khoản này đợc Công ty đăng ký chi tiết theo đối tợng công nợ, theo dõi và quản lý đối với từng nhà cung cấp

+ TK 111 - Tiền mặt

Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty Khi phát sinh các nghiệp

vụ liên quan đến tiền mặt đều đợc hạch toán vào TK 111 nhng chi tiết nh sau:

TK 1111: Tiền Việt Nam

TK 1112: Ngoại tệ

+ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng

Phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các khoản tiền gửi của Công

ty Hiện nay Công ty đang sử dụng 2 TK cấp hai là:

TK 1121- Tiền Việt Nam

TK 1122- Ngoại tệ

Công ty Cổ phần Thơng mại và Tin học Hng Long là một Công ty cổ phần ngoài việc huy động vốn thông qua con đờng phát hành cổ phiếu để tăng vốn chủ sở hữu, Công ty còn thờng xuyên sử dụng vốn huy động dới hình thức đi vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tài chính vì vậy Công ty sử dụng TK 311.+ TK 311- Vay ngắn hạn.

Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền mà Công ty đang vay các tổ chức tín dụng, cá nhân hoặc ngân hàng

+ TK 711 – Thu nhập khác

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thanh toán đợc ởng khi thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp và các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ mà Công ty đợc hởng nh từ nhợng bán, thanh lý TSCĐ, tiền phạt bồi thờng hợp đồng,

h-2.2 Trình tự hạch toán.

* Đối với trờng hợp mua hàng trực tiếp:

Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng Chứng từ trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT, hoặc hoá đơn bán hàng do ngời bán lập Hàng hoá đợc vận chuyển về kho của công ty, tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trớc khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho

* Đối với trờng hợp mua hàng theo phơng thức chuyển hàng

Khi hàng hoá đợc chuyển đến kho thì thủ kho kho kiểm nhận hàng hoá trớc khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho Thủ kho chỉ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT) Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT đợc chuyển lên phòng kế toán của Công ty để xử lý và lu giữ

Sơ đồ hạch toán:

TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331

Giá mua hàng hoá nhập kho Hàng giảm giá, trả lại ngời bán

Chi phí thu mua

TK 1331

Thuế GTGT đầu vào

TK 338 TK 138

Hµng ho¸ thõa ph¸t hiÖn khi Hµng ho¸ thiÕu ph¸t hiÖn khi

kiÓm kª kiÓm kª

+ Nếu mua hàng cha thanh toán thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 1561: 57 132 000

Nợ TK 1331: 2 856 600

Có TK 331: 59 988 600

Khi thanh toán cho ngời bán:

- Căn cứ vào bảng kê nộp séc, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán công nợ ghi:

+ Khi thanh toán tiền hàng trờng hợp đợc hởng chiết khấu

thanh toán kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu chi hoặc giấy

báo nợ của ngân hàng ghi:

Nợ TK 331 75 000 000

Có TK 711 1 500 000

Có TK 111, 112 73 500 000

+ Nếu mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền huy

động từ các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng Kế toán ghi:

Sau đó tuỳ vào nguyên nhân kế toán sẽ xử lý vào các tài khoản

+ Khi mua hàng nhập kho nếu phát sinh thừa hàng:

- Nếu thừa hàng với số lợng lớn mà xác định đợc ngay nguyên nhân do bên bán xuất thừa, Công ty không nhập kho mà kiểm nhận trị giá số hàng thừa giữ hộ cho bên bán

+ Nếu mua hàng phát sinh chi phí mua hàng kế toán căn cứ

vào phiếu chi, hoá đơn GTGT ghi:

Nợ TK 1562 2 000 000

Nợ TK 1331 200 000

Có TK 111 2 200 000

+ Nếu mua hàng phát sinh các trờng hợp giảm giá hoặc trả lại

kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 1561

Có TK 1331

+ Nếu trờng hợp hàng mua của Công ty đã về đến kho mà

chứng từ cha đến, Công ty sẽ kiểm nhận hàng hoá và đối chiếu với

hợp đồng nếu phù hợp tiến hành cho nhập kho ghi theo giá tạm tính

Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi:

- Nếu giá tạm tính khi nhập kho < giá ghi trên chứng từ thì kế toán tiến hành điều chỉnh tăng:

Nợ TK 156

Nợ TK 133

Có TK 331 + Nếu trờng hợp mua hàng chỉ có hoá đơn còn hàng cha về nhập kho, kế toán kiểm tra hoá đơn nếu thấy phù hợp mà chấp nhận thanh toán thì tiến hành

kê khai thuế GTGT và lu hoá đơn này vào tập hồ sơ theo dõi hàng mua

3 Quy trình hạch toán và ghi sổ của Công ty.

3.1 Quy trình hạch toán của Công ty.

Quy trình hạch toán cụ thể trong Công ty là:

Giải thích: : Kế toán viên nhập dữ liệu vào máy

: Máy tự động chuyển số liệu

: Đối chiếu, kiểm tra

Sổ chi tiết tài khoản Nhật ký chung

Sổ cái tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Đầu kỳ kế toán nhập dữ liệu đầu kỳ là số d đầu kỳ cho các tài khoản việc nhập này chỉ thực hiện một lần trong năm đầu tiên Công ty sử dụng phần mềm

kế toán Sau đó trong các năm tiếp theo công việc đó sẽ do máy tự động kết chuyển số d cuối kỳ của từng tài khoản thuộc loai 1 - tài sản lu động, loại 2 – tài sản cố định, loại 3 – nợ phải trả và loại 4 – nguồn vốn chủ sở hữu sang chính tài khoản đó trong năm tài chính tiếp theo

Trong kỳ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc các bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các chi nhánh của Công

ty chuyển đến phân loại xử lý rồi căn cứ vào đó cập nhật số liệu trên phần mềm

Khi lựa chọn đúng tài khoản rồi nếu là tài khoản đó có đăng ký chi tiết máy tự hiện ra một bảng chi tiết cho kế toán viên nhập luôn số liệu chi tiết.VD: Khi nhập kho đến cột TK Nợ ta lựa chọn bằng cách gõ số hiệu tài khoản là 156 vào cột TK Nợ máy cho ta một bảng chi tiết cho ta lựa chọn nhsau:

Sau khi đã lựa chọn đợc đúng mã vật t, tên vật t, đơn vị tính, còn các cột còn lại kế toán viên phải điền vào theo đúng ô quy định.

Nh vậy sau khi kết thúc quá trình nhập chứng từ thì máy tự động kết chuyển đến tất cảc các bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của Công ty

Cuối kỳ kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng số phát sinh trên nhật

ký chung phải bằng với số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản căn cứ vào sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái

* Kết cấu và phơng pháp ghi sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung đợc quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này

+ Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ