Công tác tổ chức quản lý hoạt động thông tin và quá trình thực tập tại thư viện quốc gia việt nam

Sau đây là bản báo cáothực tập tốt nghiệp của tôi: Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, bảng viết tắt, phụ lục, danh mục các tài liệutham khảo báo cáo gồm 3 chương: Chương I: Khái quát về T

LỜI CẢM ƠN

Sau khoảng thời gian thực tập ngoài cơ quan chúng em thấy mình trưởng thành lên rất nhiều và có thêm nhiều kinh nghiêm từ thực tế cho bản thân Trong quá trình hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp bên cạnh sự nỗ lực của bản thân em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo

và các bạn.

Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu và Khoa Văn hoá Thông tin và Xã hội đã liên hệ, sắp xếp và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian thực tập tốt nghiệp và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành thực tập tốt nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám Đốc TVQG VN,tất cả các anh (chị)

là trưởng, phó các phòng ban trong Thư viện Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là chị

Lê Thị Thanh Hà – Phó phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ, đã có nhiều chỉ dẫn quý báu trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp của em.

Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Lê Thanh Huyền – Trưởng khoa Văn Hoá Thông Tin và Xã hội, cô Đỗ Thị Thanh Mỹ - giáo viên chủ nhiệm lớp Cao đẳng Thông tin thư viện K3 và thầy Lê Ngọc Diệp đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp

đỡ em hoàn thành bài Báo cáo tốt nghiệp của mình.

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến tập thể lớp Cao đẳng Thông tin Thư viện K3 và bạn bè đã giúp đỡ động viên tôi trong suốt quá trình học tập và thời gian thực tập vừa qua.

Em xin chân thành cảm ơn!

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Quy tắc biên mục Anh - Mỹ 2

Bảng phân loại thập phân Dewey

Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc Tế

Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến

LỜI NÓI ĐẦU

“Tôi bước chân vào thư viện và khép cửa lại Như thế là tôi đã tách khỏi tínhtham lam, lòng tự ái, tệ say rượu và sự lười biếng cùng tất cả những thói hư tật xấu

do cái dốt nát, sự vô công dỗi nghề và cảnh sầu tư sinh ra Tôi đắm mình vào cáivĩnh hằng giữa những tác giả tuyệt diệu với niềm tự hào, với một cảm giác thoảmãn đến mức cảm thấy thương hại tất cả các ông quan lớn sang trọng và giàu cónhưng không được hưởng niềm hạnh phúc này ”.(D Henziut) Khi đọc câu nói nàychắc hẳn mỗi người trong chúng ta đều có những suy nghĩ của riêng mình và cùngđặt ra cho mình câu hỏi: Thư viện - Sách quan trọng thế nào với cuộc sống củachúng ta?

Bạn đã bao giờ tự hỏi mình thành công vì đâu chưa? Và đáp án của câu hỏi

ấy là gì? Chúng tôi, những người cán bộ thư viện tương lai chắc chắn với bạn rằngtrong vô vàn những yếu tố dẫn đến sự thành công của bạn không thể thiếu sách –món ăn tinh thần vô giá đối với mỗi chúng ta! Sách đã tổng hợp mọi trí tuệ, tinhhoa của con người, cả thế giới đã được thu nhỏ vào những trang sách Cho nên,sách sẽ giúp ta đi vào thế giới bao la, vô tận của thiên nhiên, của lịch sử xã hội loàingười Và vì thế sách giúp ta thành công Thư viện là nơi thu thập, xử lý, bảo quản,phổ biến nguồn tài nguyên vô giá ấy

Cùng với sự phát triển của đất nước, của các ngành, lĩnh vực, đặc biệt là sựphát triển vượt bậc của Công nghệ thông tin, với nhu cầu tin ngày một tăng cao,thư viện càng tỏ rõ tầm quan trọng của mình trong việc cung cấp thông tin theo haihướng: Truyền thống và Hiện đại Hơn nữa, thư viện là một trong năm thiết chếvăn hoá quan trọng của đất nước nên ngày càng được quan tâm, chú trọng đầu tư,phát triển Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội hiện đại, Sự nghiệp thư viện ở Việt

Nam đang từng bước chuyển mình mạnh mẽ, không ngừng đổi mới nhằm đáp ứngkịp thời nhu cầu về thông tin ngày càng cao của xã hội.

Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện và nguồn nhân lực để phát triểnngành thông tin – thư viện, trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội đã và đang chú trọngtuyển sinh và đào tạo nguồn nhân lực cho ngành để tạo ra đội ngũ cán bộ thư việntương lai cho đất nước Đào tao ở bất kỳ ngành học nào cũng cần có sự kết hợpgiữa lý thuyết và thực tiễn, Trường Cao Đẳng Nội Vụ và đặc biệt là Khoa Văn hoá– Thông tin và xã hội hàng năm đều tổ chức cho sinh viên cuối cấp ngành Thôngtin – thư viện đi thực tập để cọ xát với thực tiễn, thực hành với những lý thuyết đãđược đào tạo trong nhà trường Được sự quan tâm giúp đỡ và tạo điều kiện củaBan Giám hiệu Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội cùng Ban lãnh đạo Thư việnQuốc Gia Việt Nam, chúng em đã được tiếp nhận đến thực tập tại Thư Viện Quốcgia Việt Nam từ ngày 18/04 đến ngày 12/06/2011 Sau một thời gian thực tậpchúng em đã được học hỏi và trưởng thành lên rất nhiều Sau đây là bản báo cáothực tập tốt nghiệp của tôi:

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, bảng viết tắt, phụ lục, danh mục các tài liệutham khảo báo cáo gồm 3 chương:

Chương I: Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương II: Công tác tổ chức quản lý hoạt động Thông tin và quá trình thực tập tại Thư Viện Quốc gia Việt Nam

Chương III: Một số nhận xét và đề xuất.

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng vì khả năng của cá nhân có hạn và cònthiếu kinh nghiệm thực tế, chắc hẳn báo cáo không tránh khỏi những hạn chế vàthiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và của các bạnquan tâm đến chuyên ngành Thông tin Thư viện để bản báo cáo của tôi được hoànthiện hơn.

CHƯƠNG I:

KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1.Giới thiệu chung

Hình 1: Thư viện Quốc gia Việt Nam

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất của

nước ta, là thư viện đứng đầu trong hệ thống Thư viện công cộng Nhà nước, làtrung tâm giao lưu, phát triển các mối quan hệ giữa các thư viện, các tổ chức trongnước và quốc tế, là nơi giữ gìn di sản thư tịch , toàn bộ tri thức và nền văn hoá củadân tộc

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Thư viện Quốc gia Việt Nam có tiền thân là Thư viện Đông Dương trựcthuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương , được thành lập theo Nghị địnhngày 29/11/1917 của A.Sarraut – Toàn quyền Pháp ở Đông Dương Trụ sở đặt tại

số 31 đường Trường Thi (nay là phố Tràng Thi) Hà Nội Ngày 1/09/1919 Thư việnchính thức mở cửa phục vụ bạn đọc

Năm 1935, Thư viện đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (tên của têntoàn quyền Đông Dương Pháp) Thời kỳ này, kho sách của thư viện chủ yếu làtiếng Pháp và chỉ phục vụ bọn thực đân cai trị và một nhóm quan lại tri thức ngườiViệt xuất thân từ giai cấp bóc lột

Sau khi Cách Mạng tháng Tám thành công, thư viện về tay chính quyềnnhân dân và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục Ngày 20/10/1945 Bộ trưởng BộQuốc gia giáo dục Vũ Đình Hoè đã quyết định đổi tên thư viện Pierre Pasquierthành Quốc gia Thư viện

Việc tổ chức lại thư viện chưa kịp tiến hành thì thực dân Pháp đã quay lạixâm lược nước ta lần thứ hai và thư viện trở thành công cụ tuyên truyền cho nhữngchính sách phản động của chủ nghĩa thực dân

Năm 1954, theo Hiệp định Pháp – Việt thư viện được sáp nhập vào Viện Đạihọc và đổi tên thành Tổng thư viện Năm 1954, thực dân Pháp bại trận hoàn toàn

và phải rút về nước Ngày 21/11/1958 Thủ Tướng chính phủ nước Việt Nam Dânchủ cộng hoà đã ra quyết định đổi tên thành Thư viện Quốc gia Việt Nam do BộVăn hoá Thể thao và Du lịch quản lý

Khi tiếp quản thư viện từ tay thực dân Pháp (1954), vốn tài liệu của thư việnchỉ có khoảng 100.000 bản, cơ sở vật chất rất nghèo nàn, số cán bộ chuyên môn ít,

hầu như không có bạn đọc Dựa trên những nguyên lý Thư viện học của V.I.Lênin,cùng với việc học tập kinh nghiệm thực tiễn phong phú của các thư viện nướcngoài, thư viện Quốc gia Việt Nam đã có nhiều biện pháp tiến hành cải tạo, tổ chứclại và hoạt động theo định hương Xã hội chủ nghĩa Qua hơn 90 năm tồn tại vàphát triển (1917 – 2011), vượt qua nhiều khó khăn và thử thách, thư viện đã vàđang từng bước đi lên, trở thành một trung tâm thông tin đầu não của cả nước.

Hiện nay, cùng với sự phát triển của thư viện, vốn tài liệu của Thư việnQuốc gia Việt Nam có khoảng 1.300.000 cuốn, 9000 tên báo, tạp chí (trong đó cóhơn 50% là tiếng nước ngoài), 5.625 bản sách Hán – Nôm, 15.600 tên Luận án,Luận văn và nhiều ấn phẩm đặc biệt, vật mang tin khác như: Tranh ảnh, bản đồ,CD-ROM…Đặc biệt, thư viện có kho microfilm, microfic với khoảng 3000 bản tàiliệu Tài liệu ở Thư viện Quốc gia được bổ sung theo các nguồn khác nhau, mộtphần chủ yếu là sách lưu chiểu và sách có sẵn trong thư viện khi tiếp quản từ taythực dân Pháp, tuy nhiên cũng có những cuốn sách ngoại văn hoặc sách nộp lưuchiểu nhưng số bản ít, trong khi sách lại có giá trị nghiên cứu đối với bạn đọc, thìphòng bổ sung sẽ chịu trách nhiệm mua ngoài thị trường

Ngoài hai nguồn bổ sung trên còn một hình thức nữa là trao đổi ấn phẩm vớinước ngoài Hiện nay, Thư viện Quốc gia đang có quan hệ trao đổi tài liệu với 122đơn vị của 32 nước trên thế giới, trong đó có các đơn vị thương xuyên trao đổi gồm

có : Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Quốc gia TrungQuốc, Singapore, Thư viện Liên bang Nga, Thư viện trường Đại Học Hawai, Đạihọc Consnell của Mỹ, Hội đồng Anh, Quỹ Châu Á, các tổ chức của Liên HợpQuốc như : Tổ chức Y tế WHO, Quỹ nhi đồng Liên Hợp Quốc UNICEF…

1.2.Chức năng, nhiệm vụ

Trong quyết định 401/TTG ngày 9/10/1976 của Thủ Tướng Chính phủ đãQuy định Thư viện Quốc gia là thư viện Trung ương của nước CHXHCN ViệtNam, do Bộ Văn Hoá Thông tin quản lý và là thư viện trọng điểm trong hệ thốngthư viện cả nước Với vai trò trên, ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn quy địnhchung cho một thư viện (điều 13, 14 Pháp lệnh Thư viện), Thư viện Quốc gia còn

có những nhiệm vụ quan trọng sau:

- Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm của dân tộc bằng cách thunhận ấn phẩm đang xuất bản theo tinh thần Sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 vềlưu chiểu, thu nhận các bản sao luận án Tiến sỹ, Phó tiến sỹ và băng phát minhsáng chế của người Việt Nam, tác phẩm của người Viêt Nam cư trú ở nước ngoài,bản viết tay của các danh nhân Việt Nam;

- Xây dựng kho sách báo khoa học đáp ứng nhu cầu nghiên cứu trong nước;

- Luân chuyển sách báo, tài liệu Việt Nam và nước ngoài thông qua hệ thốngthư viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin phục vụ nhân dân các địa phương;

- Biên soạn các Thư mục thống kê đăng ký, Tổng Thư mục Việt Nam, Thưmục các thư mục Việt Nam và các loại chuyên đề nhằm phục vụ thông tin khoahọc Biên soạn các loại Thư mục giới thiệu sách mới Tiến hành biên mục tập trungnhằm thông nhất công tác biên mục trong hệ thống thư viện cả nước

- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là Hệ thống thưviện thuộc Bộ Văn Hoá Thông tin(nay là Bộ Văn hoá Thể Thao va Du lịch), đúckết kinh nghiệm nghiệp vụ cho nhu cầu nghiên cứu trong nước và giới thiệu vănhoá Việt Nam ra nước ngoài

- Thực hiện việc thông tin khoa học về văn hoá, nghệ thuật Làm công táctham mưu giúp Bộ Văn Hoá Thông tin chỉ đạo, quản lý sự nghiệp thư viện thống

nhất trong cả nước, góp phần đáng kể vào sự hình thành, củng cố và phát triểnmạng lưới thư viện trong cả nước.

1.3 Nhân sự - Cơ cấu tổ chức

1.3.1 Nhân sự:

Hiện nay, TVQGVN có tổng số 173 cán bộ, viên chức và người lao độngtrong có 1 tiến sĩ, 16 thạc sĩ, 124 cử nhân thư viện và các ngành khác Số lượng vàtrình độ của đội ngũ cán bộ thư viện đã đáp ứng tốt các khâu công tác của thư viện,đảm bảo thư viện hoạt động ổn định, phục vụ tối ưu nhu cầu thông tin của ngườidùng tin

1.3.2 Cơ Cấu tổ chức

*Ban lãnh đạo: (có 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc)

- Giám đốc: PHAN THỊ KIM DUNG : Phụ trách chung toàn bộ công tác

của Thư viện; Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ngắn hạn, dài

hạn và hàng năm của đơn vị; Phụ trách trực tiếp công tác Hành chính, kế toán - Tổ

chức cán bộ, Tin học, Đối ngoại và Bảo quản

- Phó Giám đốc: LÊ VĂN VIẾT : Phụ trách về công tác nghiên cứu khoa

học, Tạp chí Thư viện Việt Nam

- Phó Giám đốc: ĐẶNG VĂN ỨC : Phụ trách khối phục vụ Bạn đọc: Các

phòng đọc Sách, Báo – Tạp chí, Thông tin Tư liệu

*Hội đồng tư vấn khoa học: Bao gồm các thành viên có chức năng nghiên

cứu, tư vấn, thông qua các đề tài nghiên cứu khoa học tại Thư viện

*Các phòng chức năng ( 13 phòng chức năng)

● Phòng Lưu chiểu: Xây dựng kế hoạch bảo tồn và phát triển vốn tài liệu

dân tộc bằng việc theo dõi, nhắc nhở các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, cơ quanthông tấn báo chí nộp đầy đủ các ấn phẩm xuất bản trên phạm vi cả nước

● Phòng Bổ sung – Trao đổi quốc tế: Bổ sung có chọn lọc và có hệ thống

các tài liệu nước ngoài cho thư viện, xây dựng một vốn tài liệu ngoại văn đáp ứngđược nhu cầu phong phú và đa dạng của độc giả

● Phòng Phân loại – Biên mục:

Xử lý kỹ thuật phần nội dung tài liệu các loại tài liệu nhập vào thư viện;Phối hợp với các phòng chức năng trong thư viện xây dựng cơ sở dữ liệunhằm phục vụ tốt nhất cho độc giả;

● Phòng Tin học: Tổ chức và quản lý hệ thống thông tin của Thư viện Quốc

gia Việt Nam; Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định đươc phân công

● Phòng Hành Chính tổ chức: Xây dựng, theo dõi việc thực hiện kế hoạch

tài chính Tham mưu về công tác tổ chức cán bộ Bảo đảm kinh phí, quản lý tàisản, cung ứng vật tư và cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của đơn vị

● Phòng Nghiên cứu khoa học và hướng dẫn nghiệp vụ: Tổ chức, quản lý

hoạt động nghiên cứu khoa học của đơn vị Hướng dẫn nghiệp vụ thư viện chomạng lưới thư viện cả nước theo sự phân công của Bộ Văn Hoá, Thể thao và dulịch

● Phòng Bảo quản: Tổ chức, quản lý hệ thống kho Thư viện Quốc gia Bảo

quản, giữ gìn và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc đến sử dụng vốn tài liệu của thư

● Phòng Báo – Tạp chí: Xử lý kỹ thuật theo nghiệp vụ, quản lý ấn phẩm

định kỳ trong nước và nước ngoài, tổ chức thông tin phục vụ cho mọi đối tượngkhai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Nhà nước

● Phòng Đọc sách: Tổ chức sử dụng và đáp ứng các yêu cầu đa dạng về

sách cho các loại đối tượng người đọc của Thư viện theo qui định của Nhà nước

● Phòng Quan hệ Quốc tế: Thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế của Thư

viện Quốc gia theo định hướng của Bộ Văn Hoá, Thể thao và Du lịch

● Phòng Thông Tin Tư liệu (Phòng Tra cứu): Tổ chức thực hiện công tác

tra cứu thông tin tư liệu, trả lời các yêu cầu thông tin (kể cả dưới dạng các bản thưmục) cho mọi đối tượng độc giả thư viện, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứuthông tin tư liệu của Thư viện Quốc gia

● Phòng Tạp chí Thư viện Việt Nam:

Công bố giới thiệu những công trình nghiên cứu khoa học về thư viện ở

trong và ngoài nước;

Thông tin giới thiệu các hoạt động thư viện trong và ngoài ngành;

Tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, chủtrương của ngành về Thư viện, thông tin, trao đổi nghiệp vụ thư viện cho các hệthống thư viện toàn quốc

● Phòng Bảo vệ: Bảo đảm an ninh trật tự cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ

thuật trong thư viện…

Trên đây là 13 phòng chức năng của TVQG VN, mỗi phòng đều có nhiệm

vụ riêng, phù hợp với cơ cấu, nhân sự của từng phòng, để thư viện có thể hoạt

1.4.Nguồn lực thông tin của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Theo số liệu thống kê năm 2010, Thư viện Quốc gia Việt Nam có hơn 1,5triệu bản sách, bao gồm:

● Sách Việt: Từ 1954 – 2010 trên 1,3 triệu bản;

● Sách Đông Dương: 67.600 bản;

● Báo, tạp chí: 8.677 tên;

● Sách ngoại văn: 89.328 bản;

● Sách Hán – Nôm: 5.265 bản;

● Kho Luận án tiến sĩ: 15.600 tên;

● Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các

vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trongnhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô

● Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh,ảnh , bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người ViệtNam viết và xuất bản ở nước ngoài

● Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài

đến nay đã số hóa được 2,5 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn là kho quý hiếmcủa thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh viết vềViệt Nam

● Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam

trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfilm

● Tài liệu đa phương tiện: trên 1.000 tên.

Ngoài ra nguồn tài liệu dưới dạng CSDL của thư viện bao gồm:

- CSDL Thư mục: trên 400.000 biểu ghi

- CSDL Bài trích Báo, Tạp chí: 58.000 biểu ghi, tương đương với 60 tên

Hiện nay TVQG VN có một đội ngũ cán bộ đông đảo bao gồm gần 200 cán

bộ Trong đó 01 Tiến sỹ, 10 Thạc Sỹ, 83 Cử nhân, còn lại là Trung cấp và CaoĐẳng

1.6 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin

1.6.1 Cơ sở vật chất

TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại vàđồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc,

phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hiện hạ tầng

cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả

1.6.2 Hạ tầng công nghệ thông tin

Hệ thống trang thiết bị của TVQGVN đã không ngừng được đầu tư, quacác dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: “Xây dựng hệ thống thông tinthư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN” (2001), “Nâng cao hệ thống thông tinthư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và Thư viện 61 tỉnh thành phố” (2003);Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tạiTVQGVN và hệ thống Thư viện công cộng (2005); Mở rộng và nâng cấp hệ thốngthư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và hệ thống TVCC (2006); Tăng cườngnăng lực tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (2007, 2009), bao gồm:

● 15 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chứcnăng: Quản trị thư viện điện tử ILIB, thư viện số DLIB, bộ sưu tập sách Hán Nôm

- NLVNPF, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truycập Internet/Intranet…

● 260 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thưviện và văn phòng, được nối mạng Internet băng thông rộng, phục vụ cho công tác

xử lý tài liệu của đơn vị Trong đó có: 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện,

20 máy phục vụ cho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọctra cứu tài liệu thư viện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng bantrong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác

và sinh viên của các trường đại học và cao đẳng Bên cạnh đó còn có cả người đọc

là công an, bộ đội, giáo viên phổ thông, người về hưu…

Để phục vụ người đọc một cách toàn diện và hiệu quả thì cần thực hiệnnguyên tắc phục vụ có phân biệt Cơ sở quan trọng của công tác phục vụ có phânbiệt là việc phân loại người đọc và phân loại các yêu cầu của họ thành các nhóm để

dễ nhận biết, thuận tiện cho công tác nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu một cách sátthực nhất

Dựa trên cơ sở nguyên tắc phục vụ có phân biệt, có thể phân người đọcthành 4 nhóm chính như sau:

- Cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy Trong đó cán bộ thư viện là lực

lượng chủ yếu chiếm ưu thế Tuy số lượng không lớn nhưng đây là đối tượng quan

chuyên ngành hoạt động của họ Nhóm người đọc này do tiếp xúc quen với tài liệunên họ biết cách khai thác và sử dụng thư viện, định hướng rõ nét, biết trình bàyyêu cầu và nhu cầu khá chính xác, nắm vững nguồn tài liệu của ngành mình Đây

là nhóm người đọc có nhiều thông tin phản hồi đóng góp cho sự hoàn thiện của thưviện

- Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý: Bao gồm các cán bộ lãnh

đạo của nhà nước, cán bộ cục, vụ, viện của một số ngành nào đó Đối tượng nàykhông nhiều chỉ chiếm 4% trong số người đọc là cán bộ đến thư viện Đối tượngnày quan tâm đến những tài liệu mang tính tổng hợp, có tính chất chỉ đạo, địnhhướng cho một hay nhiều ngành khoa học Vì vậy, Thư viện Quốc gia Việt Namluôn giành sự ưu ái quan tâm cả về chất lượng phục vụ cũng như thời gian phục vụcho đối tượng này

- Nhóm người đọc thuộc lĩnh vực khoa học ứng dụng, sản xuất, kinh doanh

mà chủ yếu là các kỹ sư tham gia trực tiếp đến quá trình sản xuất, kinh doanh của

xã hội Đối tượng này có đặc điểm là họ cần đọc những tài liệu thực hành cụ thể,tài liệu mô tả các quy trình sản xuất, các thiết bi nằm trong dây chuyền công nghệ,tài liệu về pháp quy sản xuất Do cơ chế cạnh tranh thị trường đòi hỏi phải tìm hiểu

và cải tiến trong quá trình sản xuất nên hiện nay đối tượng này đã đến thư việnngày càng đông hơn

- Sinh viên các trường đại học: Đây là lực lượng đông đảo chiếm 6070%

trong tổng số người đọc đến làm thẻ và mỗi năm thì số lượng này tăng lên khôngngừng Đối tượng này có nhu cầu rất đa dạng và phong phú xuất phát từ đặc thù vàtính chất của mỗi trường đại học với các chuyên ngành khác nhau Họ là các đốitượng thường xuyên nhất của thư viện Qua sổ theo dõi bạn đọc thì hằng ngày có

khoảng hơn 500 lượt bạn đọc thì có khoảng 50 lượt người là cán bộ, còn lại là sinh

viên Hiện nay, Thư viện có nhiêm vụ đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của

sinh viên của hơn 40 trường đại học trong phạm vi khu vực Hà Nội Chính vì vậy,Thư viện Quốc gia Việt Nam là một địa chỉ đáng tin cậy cho đối tượng sinh viênđến học tập và nghiên cứu

Bên cạnh đó là phương pháp phân tích qua phiếu điều tra Kết quả cho thấy

số cán bộ có trình độ thạc sĩ trở lên chiếm 10,1% tổng số người đọc, trong đó sốngười giáo sư và phó giáo sư chiếm 4%

Ngoài ra phân chia theo khu vực hoạt động thể hiện qua biểu đồ sau:

- Cán bộ nghiên cứu chiếm: 13,2%

- Cán bộ giảng dạy đại học chiếm: 8,9%

- Cán bộ quản lý chiếm: 6,3%

- Giáo viên cấp II – III chiếm: 3,2%

- Phóng viên chiếm: 4,7%

- Nhà sản xuất – kinh doanh chiếm: 6,3%

- Sinh viên năm cuối của các trường đại học chiếm: 67%

- Các lĩnh vực khác chiếm: 4,7%

13.2

8.9

6.3 3.2 4.7 6.3 67

4.7

Cán bộ nghiên cứu Cán bộ giảng dạy đại học Cán bộ quản lý

Giáo viên cấp II - III Phóng viên Nhà sản xuất - kinh doanh Sinh viên năm cuối của các trường đại học

Các lĩnh vực khác

Hình 2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu thành phần bạn đọc tại TVQGVN

Qua biểu đồ cho thấy: Nếu như trước đây người đọc là cán bộ nghiên cứu,

kỹ sư, cán bộ giảng dạy thì gần đây, cán bộ nghiên cứu đã giảm đi rất nhiều, sốlượng sinh viên tăng lên đáng kể và ngày càng trở thành đối tượng phục vụ chủ yếucủa Thư viện Quốc gia Việt Nam Điều này chứng tỏ nhu cầu, lòng ham mê nghiêncứu của sinh viên – những nhà khoa học tương lai, nguồn nhân lực khoa học vàcông nghệ rất quan trọng và không thể thiếu được trong công cuộc công nghiệphoá, hiện đại hoá của đất nước Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ giảng dạy nghiên cứu làlực lượng nòng cốt để vun đắp và bồi dưỡng xây dựng kiến thức cho lớp trẻ

Đồng thời hiện nay, thành phần bạn đọc là cán bộ đến Thư viện cũng phongphú, đa dạng hơn trước Họ không chỉ là các nhà chuyên môn, các cán bộ giảngdạy nghiên cứu mà còn có thêm người đọc ở một số lĩnh vực khác như quản lý, sảnxuất – kinh doanh, bộ đội, phóng viên báo chí, cán bộ đã nghỉ hưu…

Như vậy, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiếp nhận và phục vụ cho mọi đốitượng ở các lĩnh vực hoạt động xã hội khác nhau, từng bước trở thành thư việnkhoa học tổng hợp đáp ứng được thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu

CHƯƠNG II:

CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC THÔNG TIN VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1 Công tác tổ chức, quản lý hoạt động khai thác thông tin tại Thư viện

Quốc gia Việt Nam

1.1 Công tác bổ sung vốn tài liệu

TVQGVN là thư viện công cộng lớn nhất trong cả nước với số lượng, thànhphần độc giả lớn nhất trong cả nước Vì vậy, đòi hỏi TVQGVN phải có số lượngtài liệu lớn, đa dạng, phong phú và có thể đáp ứng một cách tối đa nhu cầu của bạnđọc, NDT Để làm tốt xứ mệnh đóTVQG phải chú trọng đến công tác thu thập, bổsung vốn tài liệu về tất cả các ngành, các lĩnh vực Khoa học cho mọi đối tượng bạnđọc sử dụng thư viện Ở TVQGVN Phòng Lưu Chiểu và Phòng Bổ sung – hợp tácQuốc tế có trách nhiệm thực hiện công tác thu thập, bổ sung vốn tài liệu

Công việc bổ sung tài liệu gồm các quá trình chính sau: Tiếp cận nguồn tàiliệu, chọn hình thức và phương thức bổ sung Do vậy để công tác bổ sung tài liệu

có hiệu quả thì trước hết các cơ quan thông tin thư viện cần phải có một chính sách

phát triển nguồn mà “chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một

công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan’’ Chính sách phát triển nguồn tin là kim chỉ nam cho các hoạt động xây

dựng nguồn tin, nó đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổsung, đồng thời cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống Cơ quanThông tin Thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các Cơ quan TT-TV trở nên dễdàng hơn

1.1.1 Kinh phí bổ sung

Kinh phí bổ sung tài liệu ở TVQGVN hàng năm do Nhà nước đầu tư,khoảng 100.000 USD/ năm Số kinh phí này khá hạn chế nên hàng năm TVQG VNchỉ dành để mua tài liệu Ngoại văn.

1.1.2 Diện tài liệu bổ sung

Xác định diện bổ sung cho tài liệu là vấn đề quan trọng hàng đầu trong côngtác bổ sung vốn tài liệu Để xác định được diện bổ sung đòi hỏi các cán bộ bổ sungphải có kinh nghiệm, sự hiểu biết…và phải xây dựng được chính sách bổ sung hợp

lý Ở TVQGVN tài liệu được bổ sung chủ yếu qua nguồn lưu chiểu, tặng biếu, traođổi…và mua về (số lượng mua hạn chế)

Do những đặc thù trên nên TVQGVN chú trọng bổ sung một số loại hình tàiliệu như:

- Những tài liệu Tiếng nước ngoài (tài liệu Ngoại văn) mà có ý nghĩa, giá

trị, phù hợp với nhu cầu của bạn đọc, NDT;

- Những tài liệu quý hiếm mà ở TVQG chưa có;

- Những tài liệu có giá trị bị mất mát, hỏng, thất lạc…;

- Những tài liệu mà các Nhà xuất bản, cơ quan xuất bản nộp còn thiếu bản

(đối với các tài liệu có giá trị trao đổi…)

- Ngoài dạng tài liệu là sách còn bổ sung các tài liệu dạng khác như: băng,

*Nguồn Lưu chiểu: Theo Sắc lệnh số 18 – SL Ngày 31/1/1946 về Lưu

chiểu, TVQGVN có quyền thu nhận toàn bộ các ấn phẩm của các Nhà xuất bảntrong nước Mỗi ấn phẩm được xuất bản phải nộp 05 bản cho Thư viện Quốc gia.Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của TVQGVN, ngoài các xuất bản phẩm là sách,báo, tạp chí thì TVQG còn thu nhận các bản Luận án Tiến Sỹ của người Việt Nambảo vệ trong nước và nước ngoài Nhờ nguồn Lưu chiểu mà vốn tài liệu của TVQGngày càng trở nên phong phú, đa dạng ngày càng thoả mãn tối đa nhu cầu củangười đọc, NDT

*Nguồn tặng biếu: TVQGVN thường nhận được sách tặng biếu do các tổ

chức quốc tế như: Các Đại sứ quán, Liên Hợp Quốc, Quỹ Châu Á, Ngân hàng Thếgiới

*Nguồn trao đổi: TVQGVN thường xuyên trao đổi với 75 TVQG, các

trường Đại học của hơn 30 nước trên thế giới Khi nhận tài liệu về phải trao đổi đi

01 tên tài liệu đổi lấy một tên tài liệu…

*Nguồn mua: Nguồn mua ở TVQGVN rất ít, chủ yếu là mua sách ngoại:

Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức…

Thư viện Quốc gia Việt Nam rất chú trọng tới việc bổ sung vốn sách báobằng việc mua trực tiếp Nguồn bổ sung này trở nên quan trọng khi Nhà nước cấpngoại tệ, từ những năm 1990, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Nhà nước cungcấp cho 100.000 USD để mua tài liệu ngoại văn Trước mắt do số ngoại tệ có hạn,nên Thư viện dành phần lớn tiền để mua báo, tạp chí nước ngoài, đồng thời códành một số ngoại tệ để mua sách mà nội dung phản ánh những thành tựu mới nhất

về khoa học và công nghệ, đặc biệt chú trọng những ngành mũi nhọn như Tin học,Môi trường, Dầu khí, Sinh học, Chế tạo máy

Việc trao đổi tài liệu nước ngoài kết hợp đặt mua sách báo đã tạo cho vốn tàiliệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam ngày một phong phú Tuy nhiên, công tácđặt mua sách báo cũng gặp phải một số khó khăn:

● Đa số sách báo về đến Thư viện có giá thành cao so với bìa giá, ngoài racòn chịu thêm những phụ phí khác như: Thuế, vận chuyển

● Số tên sách báo tạp chí đặt mua của công ty xuất nhập khẩuXUNHASABA so với nước ngoài chiếm tỷ lệ nhỏ so với sổ tên sách báo hiện cótrên thế giới

● Nhiều loại báo tạp chí khi về tới Thư viện Quốc gia Việt Nam chậm hơn

so với số tên báo tạp chí có trên thế giới

Để hoàn thiện hơn nữa công tác đặt mua sách báo phục vụ cho công tác xâydựng vốn tài liệu thì Thư viện Quốc gia Việt Nam cần có những biện pháp hữu

Thư viện chỉ lập chính sách bổ sung cho những tài liệu quý hiếm, tài liệuNgoại Văn phù hợp với nhu cầu của NDT và chức năng của Thư viện hoặc nhữngtài liệu có giá trị mà các nhà xuất bản nộp Lưu chiểu thiếu bản.

Hiện nay, công tác bổ sung tài liệu tại TVQGVN được tiến hành với sự hỗtrợ của phân hệ (modue) Bổ sung của phần mềm Ilib Phân hệ này với nhiều tiệních đã giúp Cán bộ bổ sung tiết kiệm được thời gian, công sức, có thể quản lý côngtác bổ sung có hiệu quả như: Tích hợp mã vạch, Quản lý kho, thống kê tài liệu…tránh bổ sung dư thừa, trùng lặp, lãng phí Đồng thời, phân hệ Bổ sung cũng hỗ trợviệc quản lý bổ sung ấn phẩm qua nguồn Trao đổi, Biếu tặng…

*Công tác thanh lý tài liệu

Bổ sung không chỉ là quá trình tăng cường cho vốn tài liệu của thư viện cả

về số lượng và chất lượng mà còn là quá trình tăng cường cho vốn tài liệu luônluôn ở trạng thái hoạt động Như vậy công tác bổ sung bao gồm cả hai hoạt độngthu thập tài liệu mới có giá trị, đồng thời giải phóng những tài liệu không còn giátrị, đó là công tác thanh lý tài liệu

Để công tác thanh lý tài liệu đảm bảo đúng yêu cầu và khoa học, việc xâydựng tiêu chí chung cho các tài liệu thanh lý là cần thiết Người ta thường dựa vào

03 yếu tố của tài liệu để tiến hành thanh lý Đó là: Giá trị sử dụng(về hình thức): tốt hay cũ nát.Giá trị chất lượng(về nội dung): còn giá trị khoa học hay đã lỗi thời Giá trị số lượng: có trùng bản hay không? Trùng bao nhiêu bản? Có thể đề

xuất mốt số tiêu chí chung để thanh lý tài liệu tại TVQGVN như sau:

-Tài liệu trùng bản trên 5 bản

-Tài liệu đã tái bản, chỉ giữ lại 1 hoặc 2 bản cũ để tham khảo

-Tài liệu lạc hậu về mặt khoa học,

1.2 Hoạt động xử lý thông tin

Hiện nay, cùng với sự phát triển bùng nổ của CNTT và KHKT việc ứngdụng CNTT hiện đại vào công tác của tất cả các tổ chức, cơ quan Nhà nước là việc

vô cùng cấp thiết, và hầu hết các cơ quan, tổ chức đều đã và đang thực hiện.TVQGVN cũng là một cơ quan nằm trong đó Thư viện đã và đang ứng dụng mộtcách tối đa có thể CNTT trong mọi hoạt động của Thư viện như: Quản lý vốn tàiliệu, Quản lý bạn đọc, …

Xử lý thông tin là khâu đang được áp dụng rộng rãi trong thư viện ,vì đây làmột trong những khâu công tác nghiệp vụ quan trọng nhất quyết định đến chấtlượng các sản phẩm thông tin – thư viện

Xử lý thông tin bao gồm : Xử lý hình thức và Xử lý nội dung

1.2.1 Xử lý hình thức

* Mô tả tài liệu

Mô tả là công đoạn đầu tiên và quan trọng giúp nhận dạng 1 tài liệu Mô tảtài liệu là việc lựa chọn những yếu tố cần thiết để thông báo cho người sử dụng vàthiết lập các điểm truy nhập nhằm tìm kiếm được tài liệu đó

Toàn bộ tài liệu trong thư viện được mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD tạođiều kiện cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông tin trong và ngoàinước, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng

Hiện nay, Thư viện đang hướng đến việc xử lý tài liệu trực tiếp trên máy,không thông qua phiếu mô tả thủ công như trước nữa Hơn nữa, Thư viện còn liênkết với các nhà xuất bản biên mục, mô tả tài liệu ngay tại nhà xuất bản Làm đượcđiều này chắc chắn Thư viện sẽ giảm được móc xích nhỏ trong công tác xử lý tài

Nói chung, hiện nay công tác Mô tả tài liệu ở TVQGVN rất chính xác, khoahọc, hợp lý.

1.2.2 Xử lý nội dung

Xử lý nội dung tài liệu là một tập hợp các công đoạn kỹ thuật, ở đó người ta

mô tả nội dung tài liệu cùng với những sản phẩm của chúng Đó là: Phân loại, định

từ khoá, tóm tắt tài liệu

* Phân loại: Mục đích của việc phân loại tài liệu là tổ chức sắp xếp tài liệu

theo nội dung, giúp NDT tìm hiểu thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng,chính xác

Hiện nay, TVQGVN đang sử dụng Khung phân loại DDC ấn bản 14( rútgọn) Nhưng còn một số tài liệu trước đấy sử dụng Khung phân loại BBK Thưviện đang tiến hành chuyển những tài liệu này về Khung phân loại DDC

Việc sử dụng ký hiệu đối với kho mở bị hạn chế, cán bộ phân loại chỉ đượclựa chọn một ký hiệu duy nhất do tài liệu chỉ có một ký hiệu xếp giá duy nhất trongkho Điều này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có kỹ năng bao quát nội dung tài liệu đểđịnh ra một ký hiệu chung nhất, hoặc nhận định được nội dung nào là nội dungchiếm phần đa trong tài liệu để tìm được ký hiệu chính xác nhất có thể

Các bước phân loại được CBTV của TVQGVN thực hiện tỉ mỉ, cẩn trọng,bởi đây là một trong những phần việc phức tạp nhất Đối với những kho tài liệu sắpxếp theo môn loại tri thức, nếu phân loại sai sẽ dẫn đến việc tạo công cụ tra cứutìm tin không chính xác Ngoài ra, việc định ký hiệu sai cũng ảnh hưởng đến việcđịnh từ khoá định chủ đề, tóm tắt tài liệu…

* Định từ khoá: Định từ khoá là việc trọng tâm của mọi hệ thống thông tin

nó cho phép ta có thể lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chínhxác Công việc này được tiến hành ngay khi tóm tắt, định ký hiệu phân loại cho tàiliệu

Định từ khóa là một nội dung cần được làm chính xác cao và thống nhất.Bởi trong quá trình lập biểu ghi xây dựng CSDL, việc định từ khoá thống nhất sẽgiúp cho việc khai thác CSDL đạt hiệu quả cao Như vậy, chất lượng hiệu quả củahoạt động dịch vụ thông tin phụ thuộc rất nhiều vào yêu tố này Để thực hiện tốtcông tác định từ khóa, ngoài việc sắp xếp bố trí những cán bộ có năng lực chuyênmôn xử lý tài liệu, lập biểu ghi, đánh từ khoá cần có cán bộ chuyên trách để hiệuđính, kiểm tra trước khi duyệt CSDL.

* Tóm tắt

Tóm tắt nội dung cho tài liệu là công việc khá quan trọng, giúp cho bạn đọckhi tra tìm tài liệu sẽ phần nào tiếp cận được với nội dung chính của tài liệu

Hiện nay, ở TVQGVN thực hiện tóm tắt cho cả sách, Luận án ngay trên máy

để có thể cung cấp thông tin cấp 2 về tài liệu cho bạn đọc

Việc tóm tắt nội dung cho tài liệu cũng cần CBTV phải có kỹ năng phântích, tổng hợp để có thể có được bản tóm tắt ngắn gọn, đầy đủ nhất Công việc nàyđược CBTV ở TVQGVN thực hiên khá tốt

1.3 Công tác tổ chức phục vụ bạn đọc và các dịch vụ thông tin

Công tác phục vụ bạn đọc là nhiệm vụ chủ yếu, là mục đích hoạt động vàtồn tại của một thư viện Thông qua công tác phục vụ bạn đọc chúng ta có thể đánhgiá được tình hình, chất lượng hoạt động của một thư viện Cũng qua chất lượngphục vụ bạn đọc ta có thể đánh giá kết quả các khâu công tác nghiệp vụ

TVQGVN đã và đang từng bước thay đổi phương thức phục vụ bạn đọcnhằm nâng cao chất lượng phục vụ, thoả mãn mọi nhu cầu của bạn đọc khi đến vớithư viện

Giám Đốc TVQGVN nói với CBTV rằng “ Không bao giờ được trả lời

“Không” với bạn đọc” Qua câu nói đó chúng ta cũng có thể hiếu được công tác

phục vụ bạn đọc ở TVQGVN như thế nào.Thư viện luôn luôn coi trọng công tácphục vụ bạn đọc, đặt công tác phục vụ bạn đọc lên hàng đầu.

*Công tác phục vụ bạn đọc tại TVQG VN

Hiện tại TVQGVN có các Phòng phục vụ bạn đọc Đó là:

- Phòng Đọc theo yêu cầu

- Phòng Đọc Tự chọn sách Khoa học Xã hội và Nhân Văn

- Phòng Đọc Tự chọn sách Khoa học Tự nhiên và Ứng dụng

- Phòng Đọc Đa ngôn ngữ

- Phòng Tra cứu

- Phòng Đọc Đa phương tiện…

Bạn đọc đến với thư viện dù ở Phòng đọc theo yêu cầu, Phòng đọc Tự chọn,hay Phòng Đa phương tiện… đều được thoả mãn mọi nhu cầu về tài liệu, được thủthư hướng dẫn tỉ mỉ về cách tra cứu tài liệu, cách viết phiếu yêu cầu hoặc giới thiệunhững tài liệu có nội dung phù hợp với đề tài bạn đọc đang nghiên cứu, những tàiliệu mới được bổ sung vào kho sách

“ Sự hài lòng của bạn đọc chính là thước đo sự thành công trong công tácphục vụ bạn đọc của thư viện” Những số liệu về lượt bạn đọc được thống kê sauđây phần nào nói lên chất lượng của công tác phục vụ bạn đọc tại TVQGVN:

Thống kê Lượt bạn đọc của TVQG năm 2010:

Qua đó chúng ta có thể hiểu được phần nào chất lượng công tác phục vụ bạnđọc tại TVQGVN Không chỉ dừng lại ở đó, TVQGVN vẫn đang ngày càng chútrọng hơn nữa đến công tác phục vụ bạn đọc để có thể hoàn thiện và đạt đượcnhững kết quả cao hơn.

*Các dịch vụ thư viện tại TVQG VN

Tại TVQGVN hiện nay có các dịch vụ về:

- Tài liệu tham khảo: Cung cấp các thông tin tra cứu tài liệu theo yêu cầu

- Thông tin thư mục: Tra cứu, cung cấp thông tin thư mục, tra cứu, cung cấp

thông tin thư mục theo yêu cầu

- Thông tin văn hóa nghệ thuật: Tra cứu, cung cấp thông tin thư mục tạp chí

về văn hóa

- Dịch vụ Internet: Phục vụ, sử dụng, tra cứu thông tin internet, sử dụng các

cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử

- Các dịch vụ kĩ thuật: Photo tài liệu, in ấn, số hoá tài liệu, chuyển dạng tài

và làm thẻ trực tiếp tại phòng cấp thẻ của thư viện

1.4.Công tác tổ chức khai thác nguồn tin

Để thúc đẩy việc khai thác nguồn lực thông tin, TVQG VN tổ chức các loại công cụ tra cứu sau: Mục lục dạng phiếu,Thư mục Quốc gia, mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC), ngoài ra bạn đọc còn có thể tra cứu trên CSDL

● Hệ thống mục lục thư viện.( Mục lục dạng phiếu): Đây là một trong những

bộ phận cấu thành bộ máy tra cứu thư mục thống nhất của Thư viện, tạo thành cơ

cấu phục vụ tra cứu to lớn và phức tạp Hệ thống mục lục phản ánh toàn bộ khosách của Thư viện.

Hệ thống mục lục cho phép NDT xác định được vị trí (địa chỉ) của tài liệukhi biết một số thông tin về tài liệu như: Tên tác giả, tên tài liệu, chủ đề nội dungcủa tài liệu, môn loại khoa học…Tuỳ thuộc vào cách tổ chức mục lục mà NDT tìmtới các nhóm thông tin về tài liệu khác nhau để tìm tin trong mục lục tương ứng

● Thư mục Quốc gia Việt Nam Là bản thư mục do TVQG VN biên soạn

hàng năm nhằm mục đích cung cấp thông tin thư mục về tài liệu đến bạn đọc, đểbạn đọc có thể tra cứu tài liệu đã và sắp xuất bản

●Mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC):

Modul OPAC là cổng thông tin cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên

và dịch vụ thư viện theo cách riêng, phù hợp với từng nhu cầu của từng cá nhân.Giúp cộng đồng bạn đọc và thư viện giao tiếp với nhau được phù hợp và hiệu quả,

có thể tích hợp trên mạng Internet, Intranet để tạo ra một môi trường phục vụ bạnđọc tra cứu sử dụng thông tin do thư viện cung cấp vào mọi lúc, mọi nơi Ngượclại thư viện cũng có thể điều tra và thống kê mọi lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm vànhận ý kiến phản hồi từ bạn đọc

Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữabạn đọc với thư viện và giữa bạn đọc với thư viện khác Tính năng tra cứu liên thưviện qua giao thức Z39.50 giúp thư viện kết nối, khai thác, chia sẽ tài nguyên vàdịch vụ của mình với các thư viện khác không chỉ trong nước mà còn có thể ở bất

cứ nơi nào trên mạng Internet

Phân hệ này còn giúp thư viện mang tới bạn đọc không chỉ những ấn phẩm

ở dạng truyền thống mà còn những ấn phẩm ở dạng điện tử Đặc biệt khả năng tìmkiếm toàn văn trên format dữ liệu văn bản khác nhau ( word, excel,…) và hỗ trợmọi bảng mã tiếng việt thông dụng sẽ giúp việc khai thác cơ sở dữ liệu số hoá ấn

Với OPAC bạn đọc có thể tra cứu theo nhiều cách khác nhau: tìm đơn giản(tên sách, tên tác giả, từ khoá,…) tìm nâng cao với hiệu quả cao Phân hệ này đangđược NDT tại TVQG VN sử dụng thường xuyên cho việc tra cứu của mình NDTtại thư viện đã làm quen nhanh chóng với hình thức tra cứu hiện đại và số lượng tracứu trên máy tăng dần, tra cứu trên hệ thống mục lục truyền thống đang giảm dần.

Hình 5:Bảng so sánh việc sử dụng công cụ tra cứu truyền thống và hiện đại

●Các cơ sở dữ liệu trên máy tính: Thực hiện việc tin học hóa thư viện, trong

những năm gần đây, Thư viện đã xây dựng các cơ sở dữ liệu trên máy tính và đưa

ra phục vụ bạn đọc Các cơ sở dữ liệu được xây dựng trên phần mềm quản trị ILIB.Đây là phần mềm quản trị với nhiều tính năng ưu việt rất phù hợp với việc xử lýmột khối lượng tài liệu khổng lồ của Thư viện Từ năm 1993, Thư viện đã bắt đầutrang bị máy tính để phục vụ cho việc tìm tài liệu của người đọc Lúc đầu chỉ đặtmáy ở phòng Tra cứu thông tin để cán bộ thư viện tìm tin theo yêu cầu của bạnđọc, sau này đã bổ sung thêm nhiều máy và đưa ra phòng Đọc cho người đọc tự tracứu

Mục đích của việc đưa máy tính vào thực hiện tin học hóa các khâu công táccủa Thư viện nhằm xử lý, khai thác thông tin, tư liệu Tài liệu được xử lý và đưa

vào máy một lần thì người đọc có thể sử dụng, khai thác ở đầu ra nhiều lần vớinhiều yêu cầu khác nhau mà thư mục truyền thống không thể đáp ứng được.

Cốt lõi của việc tin học hóa là việc xây dựng cơ sở dữ liệu Tất cả các thôngtin về sách Việt Nam mới xuất bản và sách ngoại mới nhập vào Thư viện Quốc giaViệt Nam đều được đưa vào máy tính Những năm gần đây, cơ sở dữ liệu này cònbao quát các biểu ghi có được do xử lý hồi cố tài liệu Hiện nay, cơ sở dữ liệu sách

có khoảng 230.000 biểu ghi (Trừ sách có hệ ngôn ngữ Slavơ và chữ tượng hình) đãnhập vào Thư viện Quốc gia Việt Nam từ năm 1953 đến nay Hiện nay, cơ sở dữliệu sách đã hòa mạng chuyển giao cho các Thư viện tỉnh

Năm 1992, Thư viện Quốc gia Việt Nam hình thành xong mạng LAN, nốimáy tính của tất cả các phòng với máy chủ đặt tại phòng tin học Hiện nay, cácphòng đọc sách, đọc báo, tạp chí đều lắp đặt trung bình 4-5 terminal để phục vụbạn đọc Bên cạnh đó, năm 1994, Thư viện Quốc gia Việt Nam trở thành trung tâmcủa mạng WAN nối máy tính với các thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước Nhờ

có mạng WAN đã được thiết lập, các thư viện tỉnh, thành phố đã có thể sử dụngđược tất cả các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng ở Thư viện Quốc gia Việt Nam vàocông tác của mình Một điều quan trọng nữa là Thư viện Quốc gia Việt Nam đãtiến hành nối INTERNET thông qua viện tin học và đồng thời xây dựng mối quan

hệ với Thư viện các nước trong khu vực và trên thế giới trong việc trao đổi tài liệu

và các hoạt động nghiệp vụ

Theo số liệu thống kê gần đây, tổng số cơ sở dữ liệu của Thư viện như sau:

1.5.Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin và các chuẩn nghiệp vụ 1.5.1 Ứng dụng Công nghệ thông trong thư viện

Cùng với thời đại bùng nổ CNTT hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào cácngành khoa học, các cơ quan Nhà nước là hết sức phổ biến và rộng rãi NgànhThông tin – thư viện cũng không ngoại lệ, nó đã và đang được áp dụng hiện đạihoá, tự động hoá, áp dụng CNTT TVQG VN là Thư viện đứng đầu trong cả nước,

vì vậy luôn đóng vai trò đi đầu trong việc áp dụng thành tựu công nghệ mới vàoquá trình hoạt động của thư viện TVQG VN là khách hàng quen thuộc của Công

ty CMC từ lâu với việc sử dụng phần mềm thư viện Ilib.(Từ tháng 11/2003)

Từ khi được đưa vào sử dụng, phần mềm Ilib đã góp phần hỗ trợ rất nhiềutrong hoạt động thông tin thư viện nhờ những tính năng vượt trội, đa dạng của nó

Giới thiệu phần mềm Ilib: