Kỹ năng, nghiệp vụ trong công tác quản lý đất đai ở phường, thị trấn_Tài liệu ôn thi công chức ngành địa chính cấp xã

Trong công tác chuyển mục đích sử dụng đất * Lập Hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất theo quy định tại Điều 6 - TT 30/2014/TT- BTNMT Tại Điều 6 - Thông tư 30/2014/BTNMT quy định Hồ s

1.1 Xây dựng báo cáo thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất hàng năm của UBND phường, thị trấn

1.1.1 Trách nhiệm báo cáo hàng năm về kết quả thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất trên địa bàn phường, thị trấn

- UBND phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất trên địa bàn phường, thị trấn trong phương án quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp huyện đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định xét duyệt (Khoản 1, Điều 49 - Luật Đất đai 2013)

- UBND phường, thị trấn có trách nhiệm quản lý đất chưa sử dụng (Điều 58

- UBND phường, thị trấn có trách nhiệm báo cáo hàng năm về kết quả thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất trên địa bàn phường, thị trấn được quy định tại (Điểm a, Khoản 1, Điều 50 - Luật Đất đai 2013)

1.1.2 Viết báo cáo về việc thực hiện kế hoạch sử dụng đất hàng năm (mẫu 08 phần phụ lục)

Báo cáo về việc thực hiện kế hoạch sử dụng đất hàng năm của phường, thị

trấn có thể được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục số 08 - Thông tư số 29/2014/TT-BTNMT ngày 02 tháng 6 năm 2014 của Bộ tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi tắt là Thông tư số 29/2014/TT-BTNMT)

UBND phường, thị trấn phải có trách nhiệm báo cáo đầy đủ, chi tiết về tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng đất hàng năm trên địa bàn phường, thị trấn quản lý tính đến ngày 31 tháng 12 năm và tập trung chủ yếu vào các nội dung quy định tại các mục 2, mục 3 và mục 4 của Phụ lục số 08 - Thông tư số 29/2014/TT-BTNMT

Ủy ban nhân dân phường, thị trấn phải báo cáo đầy đủ, chi tiết về tình hình

thực hiện kế hoạch sử dụng đất hàng năm tính đến ngày 31 tháng 12 năm tại các mục 2, mục 3 và mục 4

Mục 2 Kết quả thực hiện kế hoạch sử dụng đất (theo các chỉ tiêu kế hoạch

đã được phê duyệt, đặc biệt đối với chỉ tiêu đất trồng lúa, đất chuyên trồng lúa nước, đất rừng đặc dụng, đất rừng phòng hộ):

2.1 Kết quả thực hiện các chỉ tiêu sử dụng đất (bảng 1 - phần phụ lục)

Từ Bảng diện tích hiện trạng sử dụng đất năm trước của phường, thị trấn UBND phường, thị trấn tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu sử dụng đất theo kế hoạch sử dụng đất hàng năm được giao tại địa bàn

Cần phân tích, đánh giá, làm rõ một số nội dung:

- Những chỉ tiêu sử dụng đất nào đã thực hiện tốt

- Những chỉ tiêu nào thực hiện còn chậm, nguyên nhân

- Những chỉ tiêu nào chưa hoặc không thực hiện được, chỉ ra nguyên nhân 2.2 Kết quả thực hiện kế hoạch chuyển mục đích sử dụng đất (bảng 2 -

phần phụ lục)

Ủy ban nhân dân phường, thị trấn có trách nhiệm báo cáo cụ thể kết quả kế hoạch chuyển mục đích sử dụng đất (Đất nông nghiệp chuyển sang đất phi nông nghiệp và Chuyển đổi cơ cấu sử dụng đất trong nội bộ đất nông nghiệp) trên địa bàn phường, thị trấn cụ thể theo bảng 2 – phần phụ lục

Cần phân tích, đánh giá, làm rõ một số nội dung:

- Những chỉ tiêu sử dụng đất nào đã thực hiện tốt

- Những chỉ tiêu nào thực hiện còn chậm, nguyên nhân

- Những chỉ tiêu nào chưa hoặc không thực hiện được, chỉ ra nguyên nhân, hướng đề xuất giải quyết

2.3 Kết quả thực hiện kế hoạch đưa đất chưa sử dụng vào sử dụng (bảng 3

- phần phụ lục)

UBND phường, thị trấn có trách nhiệm báo cáo cụ thể kết quả kế hoạch cải tạo đưa đất chưa sử dụng vào sử dụng trong kế hoạch sử dụng hàng năm cho mục đích nông nghiệp và phi nông nghiệp năm trên địa bàn phường, thị trấn cụ thể theo bảng bảng 3 - phần phụ lục

Cần phân tích, đánh giá, làm rõ một số nội dung:

- Những chỉ tiêu sử dụng đất nào đã thực hiện tốt

- Những chỉ tiêu nào thực hiện còn chậm, nguyên nhân

- Những chỉ tiêu nào chưa hoặc không thực hiện được, chỉ ra nguyên nhân, hướng đề xuất giải quyết

2.4 Kết quả thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất

để thực hiện các công trình, dự án (có danh mục công trình, dự án kèm theo bảng 4

và bảng 5 - phần phụ lục)

UBND phường, thị trấn báo cáo kết quả thu hồi đất giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất để thực hiện các công trình, dự án năm trên địa bàn phường, thị trấn theo bảng 4 và bảng 5 phần phụ lục

- Kết quả thu hồi đất để thực hiện các công trình, dự án trên địa bàn phường, thị trấn:

+ Nhóm đất nông nghiệp

+ Nhóm đất phi nông nghiệp

- Kết quả giao đất đất để thực hiện các công trình, dự án trên địa bàn phường, thị trấn:

+ Nhóm đất nông nghiệp

+ Nhóm đất phi nông nghiệp

- Kết quả cho thuê đất để thực hiện các công trình, dự án trên địa bàn phường, thị trấn:

+ Nhóm đất nông nghiệp

+ Nhóm đất phi nông nghiệp

- Kết quả cho phép chuyển mục đích sử dụng đất để thực hiện các công trình,

dự án trên địa bàn phường, thị trấn:

+ Nhóm đất nông nghiệp

+ Nhóm đất phi nông nghiệp

Cần phân tích, đánh giá, làm rõ một số nội dung:

- Những chỉ tiêu sử dụng đất nào đã thực hiện tốt

- Những chỉ tiêu nào thực hiện còn chậm, nguyên nhân

- Những chỉ tiêu nào chưa hoặc không thực hiện được, chỉ ra nguyên nhân, hướng đề xuất giải quyết

Mục 3 Đánh giá những mặt được, những tồn tại và nguyên nhân trong việc thực hiện kế hoạch sử dụng đất

- Những kết quả đạt được

1.2.1 Trong công tác giao đất, cho thuê đất

* Lập Hồ sơ giao đất, cho thuê đất không thông qua đấu giá quyền sử dụng đất đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giao đất, cho thuê đất của Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

- Tại Điều 4 - Thông tư số 30/2014/TT-BTNMT ngày 02/6/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi tắt là Thông tư số 30/2014/TT-BTNMT) quy định:

“ 1 Người xin giao đất, thuê đất nộp 01 bộ hồ sơ các giấy tờ quy định tại Điểm a và Điểm d Khoản 1 Điều 3 của Thông tư 30/2014/TT-BTNMT;

2 Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là cấp huyện) quyết định giao đất, cho thuê đất do Phòng Tài nguyên và Môi trường lập gồm:

a Các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 4 - Thông tư BTNMT;

30/2014/TT-b Văn bản thẩm định nhu cầu sử dụng đất; thẩm định điều kiện giao đất, cho thuê đất quy định tại Khoản 3 Điều 58 của Luật Đất đai và Điều 14 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ (sau đây gọi tắt là Nghị định số 43/2014/NĐ-CP);

c Tờ trình kèm theo dự thảo quyết định giao đất (Mẫu số 02) hoặc dự thảo quyết định cho thuê đất (Mẫu số 03) ban hành kèm theo Thông tư 30/2014/TT- BTNMT”

- Công chức địa chính hướng dẫn người sử dụng đất viết đầy đủ và chính xác các thông tin trong đơn xin giao đất hoặc đơn xin thuê đất theo đúng mẫu số

01 và chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất Hướng dẫn cho người sử dụng đất có nhu cầu xin giao đất, thuê đất lập bộ Hồ sơ xin giao đất, xin thuê đất đúng theo mẫu quy định tại Điểm a và Điểm d Khoản 1 Điều 3 của Thông tư 30/2014/TT-BTNMT, bao gồm:

+ Đơn xin giao đất, cho thuê đất theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư 30/2014/TT-BTNMT;

+ Trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất

Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm cung cấp trích lục bản đồ địa chính thửa đất đối với những nơi đã có bản đồ địa chính hoặc thực hiện trích

đo địa chính thửa đất theo yêu cầu của người xin giao đất, thuê đất

- Hướng dẫn người xin giao đất, cho thuê đất nộp hồ sơ tại cơ quan tài nguyên và môi trường

- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư có nhu cầu nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân phường, thị trấn thì Ủy ban nhân dân phường, thị trấn nơi

có đất tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho hộ gia đình, cá nhân và

cộng đồng dân cư trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả gải quyết, trừ trường hợp quy định tại Điểm b, Khoản 5 - Điều 60, Nghị định 43/2014/NĐ-CP

- Trường hợp hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư không đủ điều kiện giải quyết thì Ủy ban nhân dân phương, thị trấn có trách nhiệm trả lại

hồ sơ và thông báo rõ lý do không đủ điều kiện giải quyết cho của hộ gia đình,

cá nhân và cộng đồng dân cư theo quy định tại Điểm c, Khoản 5 - Điều 60, Nghị định 43/2014/NĐ-CP

- Thông báo về thời gian thực hiện thủ tục hành chính về giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư theo quy định tại Điều 61, Nghị định 43/2014/NĐ-CP: Thời gian thực hiện thủ tục giao đất, thuê đất là không quá 20 ngày không kể thời gian giải phóng mặt bằng

- Ủy ban nhân dân phường, thị trấn thực hiện việc lập hồ sơ cho thuê đất theo mẫu số 03 và 04 (Theo Thông tư 30/2014/TT-BTNMT)

- Cùng tham gia bàn giao đất và giấy chứng nhận trên thực địa

- Hồ sơ giao đất trên thực địa gồm:

+ Biên bản giao đất trên thực địa theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo Thông tư 30;

+ Biên bản giao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở

và tài sản khác gắn liền với đất (nếu có)

* Mẫu biểu đi kèm (mục 2 - phần phụ lục)

1.2.3 Trong công tác chuyển mục đích sử dụng đất

* Lập Hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất theo quy định tại Điều 6 - TT 30/2014/TT- BTNMT

Tại Điều 6 - Thông tư 30/2014/BTNMT quy định Hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất:

- Người sử dụng đất nộp 01 bộ hồ sơ đối với trường hợp chuyển mục đích

sử dụng đất phải được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hồ sơ gồm: + Đơn xin chuyển mục đích sử dụng đất

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

- Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất gồm:

+ Các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này;

+ Biên bản xác minh thực địa;

+ Bản sao bản thuyết minh dự án đầu tư đối với dự án không phải trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt, dự án không phải cấp giấy chứng nhận

đầu tư; bản sao báo cáo kinh tế - kỹ thuật của tổ chức sử dụng đất đối với trường hợp không phải lập dự án đầu tư xây dựng công trình; văn bản thẩm định nhu cầu sử dụng đất; thẩm định điều kiện cho phép chuyển mục đích sử dụng đất quy định tại Khoản 3 Điều 58 của Luật Đất đai và Điều 14 Nghị định

số 43/2014/NĐ-CP đã lập khi cấp giấy chứng nhận đầu tư hoặc thẩm định dự

án đầu tư hoặc xét duyệt dự án đối với dự án phải trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt, phải cấp giấy chứng nhận đầu tư;

+ Văn bản thẩm định nhu cầu sử dụng đất, thẩm định điều kiện cho phép chuyển mục đích sử dụng đất quy định tại Khoản 3 Điều 58 của Luật Đất đai và Điều 14 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP đối với dự án không phải trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt, không phải cấp giấy chứng nhận đầu tư và trường hợp không phải lập dự án đầu tư xây dựng công trình

Trường hợp hộ gia đình, cá nhân xin chuyển mục đích sử dụng đất nông nghiệp để sử dụng vào mục đích thương mại, dịch vụ với diện tích từ 0,5 héc ta trở lên thì phải bổ sung văn bản chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 59 của Luật Đất đai 2013;

đ) Trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất;

Tờ trình kèm theo dự thảo quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất theo Mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư này”

- Tương tự người sử dụng đất lập và nộp 01 bộ hồ sơ đối với trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất phải được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hồ sơ gồm:

+ Đơn xin chuyển mục đích sử dụng đất theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư này;

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền

sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

- Hướng dẫn người xin chuyển mục đích sử dụng đất nộp hồ sơ tại cơ quan tài nguyên và môi trường

- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư có nhu cầu nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân phường, thị trấn thì Ủy ban nhân dân phường, thị trấn nơi

có đất tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả gải quyết, trừ trường hợp quy định tại Điểm b, Khoản 5 - Điều 60, Nghị định 43/2014/NĐ-CP

- Trường hợp hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư không đủ điều kiện giải quyết thì Ủy ban nhân dân phương, thị trấn có trách nhiệm trả lại

hồ sơ và thông báo rõ lý do không đủ điều kiện giải quyết cho của hộ gia đình,

cá nhân và cộng đồng dân cư theo quy định tại Điểm c, Khoản 5 - Điều 60, Nghị định 43/2014/NĐ-CP

- Thông báo về thời gian thực hiện thủ tục hành chính về chuyển mục đích sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư theo quy định tại Điều 61, Nghị định 43/2014/NĐ-CP: Thời gian thực hiện thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất là không quá 15 ngày

- Ủy ban nhân dân phường, thị trấn thực hiện việc lập hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất theo mấu số 01 và 05 (Theo Thông tư 30/2014/TT-BTNMT)

* Mẫu đi kèm - mục 3 phần phụ lục

1.3 Một số kỹ năng nghiệp vụ trong công tác thu hồi đất và bồi thường, hỗ trợ, tái định cư

1.3.1 Trong công tác thu hồi đất

1.3.1.1 Hồ sơ trình ban hành thông báo thu hồi đất

Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền ban hành thông báo thu hồi đất gồm:

- Tờ trình kèm theo dự thảo thông báo thu hồi đất để thực hiện dự án theo Mẫu số 07 (mục 4 - phần phụ lục)

- Bản vẽ vị trí, ranh giới, diện tích khu đất thu hồi để thực hiện dự án (đã có trong kế hoạch sử dụng đất hang năm của cấp huyện)

- Trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với các thửa đất nằm trong ranh giới khu đất thu hồi để thực hiện dự án

1.3.1.2 Hồ sơ trình ban hành quyết định kiểm đến bắt buộc, quyết định cưỡng chế thực hiện quyết định kiểm đến bắt buộc

- Hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành kiểm đến bắt buộc do Phòng Tài nguyên và Môi trường lập:

+ Thông báo thu hồi đất

+ Văn bản đề nghị kiểm đến bắt buộc của Tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng

+ Báo cáo của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất thu hồi về quá trình vận động, thuyết phục người sử dụng đất theo quy định để thực hiện điều tra, khảo sát, kiểm đến

+ Trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất (đã

có khi lập hồ sơ trình ban hành thông báo thu hồi đất)

+ Tờ trình kèm theo dự thảo quyết định kiểm đến bắt buộc theo Mẫu số 08 (mục 4 - phần phụ lục)

- Hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định cưỡng chế thực hiện quyết định kiểm đến bắt buộc do Phòng Tài nguyên và Môi trường lập:

+ Quyết định kiểm đến bắt buộc

+ Văn bản đề nghị cưỡng chế kiểm đến bắt buộc của Tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng

+ Tờ trình kèm theo dự thảo quyết định cưỡng chế thực hiện quyết định kiểm đến bắt buộc theo Mẫu số 09 (mục 4 - phần phụ lục)

1.3.1.3 Hồ sơ trình ban hành quyết định thu hồi đất, quyết định cưỡng chế thu hồi đất

- Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền ban hành quyết định thu hồi đất gồm:

+ Thông báo thu hồi đất

+ Dự thảo phương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư đã được thẩm định và bản tổng hợp ý kiến đóng góp của người có đất bị thu hồi

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận sở hữu nhà ở

và quyền sử dụng đất ở

+ Trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất (đã

có khi lập hồ sơ trình ban hành thông báo thu hồi đất)

+ Tờ trình kèm theo dự thảo quyết định thu hồi đất Mẫu số 10 (mục 4 - phần phụ lục)

- Hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định cưỡng chế thu hồi đất do Phòng Tài nguyên và Môi trường lập gồm:

+ Quyết định thu hồi đất

+ Văn bản đề nghị cưỡng chế thu hồi đất của Tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng

+ Báo cáo của Ủy ban nhân dân cấp xã nới có đất thu hồi về quá trình vận động, thuyết phục người có đất thu hồi theo quyết định nhưng không chấp hành việc bàn giao đất cho Tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng

+ Tờ trình kèm theo dự thảo quyết định cưỡng chế thu hồi đất theo mẫu số

11 (mục 4 - phần phụ lục)

1.3.2 Trong công tác bồi thường và hỗ trợ, tái định cư

- Phối hợp với Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư thực hiện xác nhận đất đai, tài sản của người bị thu hồi;

- Xác nhận vào biên bản niêm yết công khai giá trị bồi thường, giải phóng mặt bằng (theo mẫu trong mục 5 - phần phụ lục)

- Xác nhận vào biên bản kết thúc công khai giá trị bồi thường, hỗ trợ giải phóng mặt bằng

2 Kỹ năng về đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; Thống kê, kiểm kê đất đai

2.1 Đăng ký đất đai lần đầu, tài sản gắn liền với đất và lập hồ sơ địa chính

2.1.1 Thủ tục đăng ký đất đai lần đầu và tài sản gắn liền với đất

2.1.1.1 Trình tự, thủ tục đăng ký đất đai lần đầu và tài sản gắn liền với đất

Thủ tục đăng ký đất đai lần đầu và tài sản gắn liền với đất được thực hiện thông qua các bước sau:

Bước 1: Người sử dụng đất làm hồ sơ đăng ký

Bước 2: Người sử dụng đất nộp hồ sơ

- UBND phường, thị trấn

- Văn phòng đăng ký đất đai

+ Trường hợp địa phương đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì hồ sơ tại nộp Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai

+ Trường hợp địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì hồ sơ được nộp tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc cấp huyện

Bước 3: Trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Trách nhiệm của UBND phường, thị trấn (trình bày cụ thể ở mục 1.2.2.1 phần chuyên để đăng ký, thống kê đất đai, cở sở dữ liệu đất đai )

- Trách nhiệm của Văn phòng đăng ký đất đai

- Trách nhiệm của cơ quan tài nguyên môi trường

- Trách nhiệm của UBND cấp huyện, tỉnh

2.1.1.2 Các loại giấy tờ được lập trong quá trình đăng ký đất đai lần đầu và tài sản gắn liền với đất

Mẫu số 04a/ĐK Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

Mẫu số 04b/ĐK Danh sách người sử dụng chung thửa đất, chủ sở hữu chung tài sản gắn liền với đất

Mẫu số 04c/ĐK Danh sách các thửa đất nông nghiệp của cùng một người sử dụng, người được giao quản lý đất

Mẫu số 04d/ĐK Danh sách tài sản gắn liền với đất trên cùng một thửa đất

Mẫu số 05/ĐK Phiếu lấy ý kiến của khu dân cư về nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất

Mẫu số 06/ĐK Danh sách công khai kết quả kiểm tra hồ sơ đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở

và tài sản khác gắn liền với đất Mẫu số 07/ĐK Phiếu lấy ý kiến về việc chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất

Mẫu số 08a/ĐK Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất của tổ chức, cơ sở tôn giáo

Mẫu số 08b/ĐK Thống kê các thửa đất (kèm theo Báo cáo rà soát hiện trạng quản lý, sử dụng đất)

Chú ý: Các loại giấy tờ trên được thể hiện phần phụ biểu

2.1.2 Lập hồ sơ địa chính

2.1.2.1 Lập sổ mục kê đất đai

* Khái niệm, mục đích lập sổ

- Khái niệm: Sổ mục kê đất đai là sổ ghi các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không có ranh giới khép kín trên bản đồ

- Mục đích lập sổ: Lập sổ mục kê đất để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin thửa đất, thống kê và kiểm kê đất đai

* Nguyên tắc lập sổ

- Lập chung cho các tờ bản đồ địa chính thuộc từng phường, thị trấn

- Thứ tự vào sổ theo thứ tự số hiệu của tờ bản đồ đã đo vẽ

- Mỗi tờ bản đồ vào theo thứ tự số hiệu thửa đất; ghi hết các thửa đất thì để cách số trang =1/3 số trang đã ghi cho tờ đó, tiếp theo ghi các đối tượng theo tuyến; sau đó mới vào sổ cho tờ bản đồ địa chính tiếp theo

* Cách ghi sổ mục kê đất đai

* Cách ghi trang nội dung sổ mục kê đất đai

- Dòng Số thứ tự tờ bản đồ: ghi số thứ tự của tờ bản đồ địa chính trong phạm vi mỗi phường, thị trấn theo quy định tại Quy phạm thành lập bản đồ địa chính do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành

- Cột 1: Số thứ tự thửa đất: ghi số thứ tự thửa đất từ số 01 đến số cuối cùng trên mỗi tờ bản đồ địa chính

- Cột 2: Tên người sử dụng, quản lý: ghi "Ông (hoặc Bà)", sau đó ghi họ và tên người đối với cá nhân (trong nước) sử dụng đất, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở; ghi “Hộ ông (hoặc Hộ bà)”, sau đó ghi họ và tên người đại diện đối với hộ gia đình sử dụng đất (chủ hộ) ; ghi tên tổ chức (trong nước) theo quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh đối với tổ chức sử dụng đất; ghi tên của tổ chức thực hiện dự án đầu tư theo giấy phép đầu tư được cấp đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài,

tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài là nhà đầu tư; ghi tên tổ chức được giao đất để quản lý và ghi “Giao QL” vào cột Ghi chú; ghi tên tổ chức có chức năng ngoại giao theo điều ước quốc tế hoặc thoả thuận ngoại giao đối với trường hợp

tổ chức có chức năng ngoại giao sử dụng đất; ghi tên thường gọi của cơ sở tôn giáo sử dụng đất; ghi tên thường gọi của cộng đồng dân cư sử dụng đất hoặc được giao đất rừng để quản lý, trường hợp được giao đất rừng để quản lý thì ghi

“Giao QL” vào cột Ghi chú; ghi "UBND phường, thị trấn" đối với đất giao cho

Uỷ ban nhân dân để sử dụng hoặc để quản lý, đối với đất nông nghiệp sử dụng

vào mục đích công ích thì ghi "Đất NN công ích" vào cột Ghi chú, đối với đất đã

xác định mục đích sử dụng nhưng chưa giao, chưa cho thuê thì ghi "Chưa CT" vào cột Ghi chú, đối với đất sử dụng vào mục đích công cộng giao cho Uỷ ban nhân dân quản lý thì ghi "Giao QL" vào cột Ghi chú Trường hợp thửa đất

G-có nhiều người sử dụng chung (kể cả trường hợp quyền sử dụng đất là tài sản chung của cả vợ và chồng, không kể trường hợp đất xây dựng nhà chung cư) thì ghi tên của tất cả mọi người sử dụng chung thửa đất vào các dòng dưới kế tiếp

và ghi “Đồng sử dụng đất” vào cột Ghi chú; ghi "Nhà chung cư" và ghi “Đồng sử dụng đất” vào cột Ghi chú đối với thửa đất xây dựng nhà chung cư đã bán căn

hộ

- Cột 3: Đối tượng sử dụng, quản lý: ghi đối tượng sử dụng đất bằng mã (ký hiệu) là "GDC" đối với hộ gia đình, cá nhân; "UBS" đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; "TKT" đối với tổ chức kinh tế trong nước; “TCN” đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và đơn vọi sự nghiệp của Nhà nước; "TKH" đối với tổ chức khác trong nước (bao gồm cả cơ sở tôn giáo); "TLD" đối với doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài;

"TVN" đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài; "TNG" đối với tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao; "CDS" đối với cộng đồng dân cư và ghi đối tượng được Nhà nước giao đất để quản lý bằng ký hiệu là "UBQ" đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; "TPQ" đối với Tổ chức phát triển quỹ đất; "TKQ" đối với

tổ chức khác; "CDQ" đối với cộng đồng dân cư

- Cột 4: Diện tích: ghi diện tích của thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2) làm tròn đến một (01) chữ số thập phân; trường hợp thửa đất do nhiều người sử dụng nhưng xác định được diện tích sử dụng riêng của mỗi người thì ghi diện tích sử dụng riêng đó vào dòng tương ứng với tên người sử dụng đất đã ghi ở cột Tên người sử dụng, quản lý Đối với đất ở có vườn, ao mà diện tích đất ở được công nhận có diện tích nhỏ hơn diện tích thửa đất thì ghi diện tích vào dòng dưới kế tiếp theo từng mục đích sử dụng và ghi mục đích sử dụng tương ứng vào cột Mục đích sử dụng; trường hợp nhiều người sử dụng chung thửa đất đó thì ghi diện tích theo từng mục đích ứng với từng người sử dụng ghi ở cột Tên người sử dụng, quản lý

- Cột: Mục đích sử dụng gồm bốn cột Cấp GCN, Quy hoạch, Kiểm kê, Chi tiết;

+ Cột 5: ghi mục đích sử dụng đất theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

đánh thêm dấu sao "*" vào góc trên bên phải của ký hiệu mục đích sử dụng đất

tại cột Cấp GCN Trường hợp thửa đất được sử dụng vào nhiều mục đích thì ghi mục đích sử dụng chính vào dòng ghi số thứ tự thửa đất, ghi các mục đích sử dụng phụ kết hợp vào các dòng dưới kế tiếp

Quy định mục đích sử dụng ghi trên cột Cấp GCN, Quy hoạch, Kiểm kê được thể hiện ở phần phụ biểu:

- Cột 10: Ghi chú ; ghi chú thích trong các trường hợp quy định tại cột 2; ghi loại bản đồ, sơ đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với nơi chưa đo vẽ bản đồ địa chính; ghi số thứ tự của các thửa đất mới đối với trường hợp tách thửa hoặc hợp thửa; ghi loại thông tin đã thay đổi; trường hợp thay đổi mục đích sử dụng đất thì ghi thêm ký hiệu “KKE-“ đối với mục đích sử dụng theo kiểm

kê, “GCN-“ đối với mục đích sử dụng theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,

“QHO-" đối với mục đích sử dụng theo quy hoạch, sau đó ghi nội dung thông tin thay đổi trong trường hợp có biến động về sử dụng đất mà không tạo thành thửa đất mới Nội dung tại cột Ghi chú về loại đối tượng sử dụng, quản lý, mục đích sử dụng của thửa đất và nội dung ghi chú về thửa đất được ghi bằng mã (ký hiệu) quy định tại các cột 2, 3, 5, 6 và cột 7 Nội dung ghi chú được ghi liên tục

từ dòng đầu trong cột Ghi chú theo thứ tự biến động của thửa đất trong cùng trang sổ mục kê đất đai; trường hợp hết chỗ ghi chú trong cột Ghi chú thì ghi vào cột Ghi chú của trang trống đầu tiên thuộc phần các trang sổ dành cho tờ

bản đồ đó; cuối cột ghi chú của trang đã hết chỗ ghi “Chuyển tiếp trang số (ghi

số thứ tự trang chuyển đến)”, đầu cột Ghi chú của trang chuyển đến ghi “Tiếp theo trang số (ghi số thứ tự của trang đã hết chỗ)”

* Ghi đường giao thông, hệ thống thuỷ lợi, các công trình khác theo tuyến

mà có sử dụng đất hoặc có hành lang bảo vệ an toàn; sông, ngòi, kênh, rạch, suối

và các đối tượng thủy văn khác theo tuyến; các khu vực đất chưa sử dụng mà không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ vào sổ mục kê đất đai theo quy định sau:

- Ghi số thứ tự từ số 01 trở đi đối với từng loại đối tượng như: đường giao thông; hệ thống thủy lợi; sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến; đất chưa sử dụng vào cột 1

- Ghi tên tổ chức được giao quản lý đối với từng đối tượng là đường giao thông; hệ thống thuỷ lợi (dẫn nước phục vụ cấp nước, thoát nước, tưới nước, tiêu nước, đê, đập); công trình khác theo tuyến; sông, ngòi, kênh, rạch, suối và đối tượng thủy văn khác theo tuyến; khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới khép kín thuộc mỗi tờ bản đồ địa chính (trường hợp chưa giao cho tổ chức quản lý thì ghi "UBND phường"); ghi loại đối tượng được giao quản lý vào cột Đối tượng sử dụng, quản lý vào cột 2; ghi tên từng đối tượng (nếu có) vào cột Ghi chú

- Ghi diện tích của phần đường giao thông, phần hệ thống thuỷ lợi, phần công trình khác theo tuyến, phần sông, ngòi, kênh, rạch, suối và đối tượng thủy văn khác theo tuyến, phần khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới khép kín trên phạm vi tờ bản đồ địa chính vảo cột 4

- Cột Mục đích sử dụng: ghi bằng ký hiệu quy ước đối với từng loại đối tượng như hướng dẫn ghi ở các cột : 5, 6, 7 và 8

- Thửa đất có nhà chung cư thì ngoài việc thể hiện thông tin về thửa đất và nhà chung cư theo quy định tại điểm 1 mục này; còn phải thể hiện kết quả đăng

ký theo từng căn hộ, từng văn phòng làm việc, cơ sở thương mại, dịch vụ (sau đây gọi chung là căn hộ chung cư) trong từng nhà chung cư; mỗi căn hộ chung

cư được thể hiện vào 01 trang riêng

- Việc chỉnh lý biến động trên sổ địa chính chỉ được thực hiện đối với các trường hợp đã hoàn thành thủ tục đăng ký biến động và có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật đất đai

- Trường hợp đăng ký biến động mà có thay đổi một trong các thông tin đã đăng ký trên sổ địa chính nhưng không hình thành thửa đất mới hoặc căn hộ mới thì cập nhật thông tin mới thay đổi vào trang đăng ký của thửa đất, căn hộ chung

cư đó để thay thế thông tin cũ đã thay đổi; thông tin cũ trước khi biến động sẽ được chuyển thành thông tin lịch sử để tra cứu khi cần thiết

Trường hợp đăng ký biến động mà hình thành thửa đất mới thì lập trang sổ địa chính mới để đăng ký cho thửa đất mới tách và thể hiện thông tin lịch sử hình thành thửa đất trên trang đăng ký của thửa mới đó

- Sau khi cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính cho mỗi trường hợp đăng ký, Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất nơi chưa thành lập văn phòng đăng ký đất đai (sau đây gọi là cơ quan đăng ký đất đai) thực hiện việc ký (điện tử) vào góc trên bên phải của trang sổ địa chính theo thẩm quyền

* Đăng ký thửa đất

Thửa đất: để thể hiện thông tin cơ bản của thửa đất bao gồm:

- Số thửa: thể hiện như quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 13; Điểm a

Khoản 2 Điều 14 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 2/6/2014 của Bộ tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi tắt là Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT )

- Số tờ bản đồ: thể hiện như quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 13 và Điểm

b Khoản 2 Điều 14 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Địa chỉ thửa đất: thể hiện như quy định tại Khoản 2 Điều 13 của Thông

tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Diện tích: thể hiện như quy định tại Khoản 4 Điều 13 và Khoản 4 Điều 14

của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Tài liệu đo đạc sử dụng: thể hiện như quy định tại Khoản 5 Điều 13 của

Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

* Người sử dụng đất/Người quản lý đất:

Lựa chọn loại đối tượng đăng ký để thể hiện, nếu là người sử dụng đất đăng ký thì thể hiện “Người sử dụng đất”; nếu là người quản lý đất thì thể hiện

“Người quản lý đất”

- Người thứ nhất:

Nội dung thông tin lần lượt thể hiện tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân

và địa chỉ của người đó theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 15 của Thông

tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Người thứ hai: được ghi đối với trường hợp thửa đất có nhiều người cùng

sử dụng chung thửa đất với người sử dụng đất thứ nhất

+ Nội dung thể hiện lần lượt từng người sử dụng đất (“Người thứ hai:”;

“Người thứ ba:”;…) và các thông tin về từng người như quy định đối Với người sử dụng đất thứ nhất

+ Trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng đất mà chưa xác định được hết tên người cùng sử dụng thì thể hiện thông tin của những người đã xác

định và tại cuối của điểm này thể hiện: “Còn một số người cùng sử dụng đất chưa xác định “

* Quyền sử dụng đất/quyền quản lý đất:

- Lựa chọn một trong hai loại quyền để thể hiện tương ứng với loại đối tượng đăng ký tại Mục 2; nếu đăng ký cho người sử dụng đất thì thể hiện

“Quyền sử dụng đất”, nếu đăng ký cho người được Nhà nước giao quản lý đất thì thể hiện “Quyền quản lý đất”

- Hình thức sử dụng

Hình thức sử dụng đất được thể hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

thuộc quyền sử dụng chung của ông A và bà B; có 30m2

thuộc quyền sử dụng chung của ông A

và bà C; có 30m2 thuộc quyền sử dụng riêng của ông A thì ghi: “40m2 sử dụng chung của ông A và bà B; 30m2

sử dụng chung của ông A và bà C; 30m2 sử dụng riêng của ông A”

- Loại đất :

+ Loại đất được thể hiện bằng tên theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều

16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa nước

+ Trường hợp thửa đất sử dụng đồng thời vào nhiều mục đích khác nhau (không phân biệt ranh giới sử dụng giữa các mục đích) thì thể hiện lần lượt các

mục đích sử dụng đó Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa nước; Đất nuôi trồng thủy sản

+ Trường hợp thửa đất sử dụng đồng thời vào nhiều mục đích mà trong đó

có mục đích chính, mục đích phụ theo quyết định giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc theo đăng ký của người sử dụng đất thì phải ghi chú thêm “là chính” hoặc “là phụ)” trong ngoặc đơn ( ) sau từng mục

đích Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa nước (là chính); Đất nuôi trồng thủy sản (là phụ)

+ Trường hợp thửa đất có nhiều mục đích sử dụng khác nhau mà xác định được diện tích theo từng mục đích sử dụng thì thể hiện từng mục đích sử dụng

và diện tích kèm theo Ví dụ: Đất ở đô thị 200m 2 ; Đất trồng cây lâu năm 300m 2

- Thời hạn sử dụng/quản lý:

Nội dung thông tin thể hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 16 của Thông

tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Nguồn gốc sử dụng:

Nguồn gốc sử dụng đất được thể hiện bằng tên gọi và mã (ký hiệu) đối Với

từng loại nguồn gốc trong các trường hợp như quy định tại Khoản 4 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Nghĩa vụ tài chính:

Nội dung thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai thể hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

Ví dụ:

+ Trường hợp đã thực hiện một phần nghĩa vụ tài chính thì thể hiện: Tiền

sử dụng đất phải nộp 350.000.000 đồng, đã nộp 200.000.000 đồng ngày 25/5/2010;

+ Trường hợp được miễn nghĩa vụ tài chính thì thể hiện: Tiền sử dụng đất được miễn nộp theo Quyết định số 250/QĐ-UBND ngày 15/10/2011 của UBND tỉnh;

+ Trường hợp không phải thực hiện nghĩa vụ tài chính thì thể hiện: Tiền sử dụng đất không phải nộp theo quy định tại Khoản 1 Điều 100 của Luật Đất đai 2013;

+ Trường hợp được giảm nghĩa vụ tài chính thì thể hiện: Tiền sử dụng đất

là 300.000.000 đồng, được giảm 50% theo Quyết định số 250/QĐ-UBND ngày 15/10/2011 của UBND tỉnh, đã nộp 100.000.000 đồng ngày 15/10/2012, số tiền

còn phải nộp: 50.000.000 đồng;

+ Trường hợp được nợ nghĩa vụ tài chính thì thể hiện: Nợ tiền sử dụng đất 200.000.000 đồng theo Thông báo số 156/TB-CCT ngày 23/5/2015 của Chi cục thuế quận Bắc Từ Liêm

+ Trường hợp được xoá nợ thì thể hiện: Đã được xoá nợ tiền sử dụng đất theo Quyết định số 299/QĐ-UBND ngày 15/10/2012 của UBND tỉnh Lào Cai;

+ Trường hợp đã nộp đủ số tiền sử dụng đất ghi nợ thì thể hiện: Đã nộp xong tiền sử dụng đất theo Giấy nộp tiền số 006523 ngày 23/5/2013; trường hợp

ghi nợ nhưng chưa xác định số tiền nợ thì khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính thể

hiện: Đã nộp xong tiền sử dụng đất số tiền nộp: 200.000.000 đồng (Hai trăm triệu đồng), theo Giấy nộp tiền số 006523 ngày 23/5/1998

- Hạn chế sử dụng:

+ Nội dung thông tin về hạn chế quyền sử dụng đất thể hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

Ví dụ: Trường hợp trong giấy tờ về nhận thừa kế quyền sử dụng đất có nội dung hạn chế về việc không được chuyển nhượng quyền sử dụng đất: Thửa đất chỉ được sử dụng mà không được chuyển nhượng theo văn bản thừa kế ngày 15 tháng 5 năm 2013

+ Trường hợp toàn bộ thửa đất thuộc hành lang bảo vệ an toàn Quốc lộ 1A:

Thửa đất thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình Quốc lộ 1A

- Quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề:

Nội dung quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề thể hiện theo quy định tại Khoản 7 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

* Tài sản gắn liền với đất

* Tài sản thứ nhất

- Tên loại tài sản

+ Trường hợp nhà ở thì thể hiện loại nhà: Nhà ở riêng lẻ; Nhà chung cư;

+ Trường hợp công trình xây dựng thì thể hiện tên công trình theo quyết định giao đất hoặc quy hoạch xây dựng chi tiết hoặc dự án đầu tư hoặc giấy phép đầu tư hoặc giấy phép xây dựng của cấp có thẩm quyền;

Trường hợp công trình có nhiều hạng mục khác nhau thì lần lượt thể hiện tên từng hạng mục chính của công trình theo quyết định giao đất hoặc quyết định phê duyệt quy hoạch xây dựng chi tiết hoặc dự án đầu tư được duyệt

Ví dụ: Nhà làm việc A1;

Nhà xưởng chế biến gỗ

+ Trường hợp rừng sản xuất là rừng trồng thì thể hiện “Rừng sản xuất là rừng trồng”

+ Trường hợp tài sản là cây lâu năm thì thể hiện tên loại “Cây lâu năm”

- Đặc điểm của tài sản

Đặc điểm của tài sản thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Chủ sở hữu tài sản thứ nhất:

+ Nội dung thông tin chủ sở hữu tài sản lần lượt thể hiện tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó theo quy định tại các Khoản 2, 3 và

4 Điều 15 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

+ Trường hợp chủ sở hữu tài sản đồng thời là người sử dụng đất thì thể hiện thêm: “Đồng thời là người sử dụng đất”

+ Trường hợp nhà chung cư để bán hoặc bán kết hợp cho thuê thì khi đăng

ký bán căn hộ đầu tiên phải thể hiện thêm: “Của các chủ sở hữu căn hộ chung cư được thể hiện chi tiết tại phần đăng ký căn hộ chung cư”

+ Hình thức sở hữu thể hiện thông tin theo quy định tại Khoản 3 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

+ Thời hạn được sở hữu thể hiện thông tin theo quy định tại Khoản 4 Điều

17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Chủ sở hữu tài sản thứ hai

+ Chỉ thể hiện đối với trường hợp tài sản tại điểm 4.1 của bản Hướng dẫn lập sổ địa chính điện tử (phụ biểu kèm thông tư 24/2014/TT-BTNMT)

+ Trường hợp tài sản có nhiều chủ cùng sở hữu tài mà chưa xác định được hết tên người cùng sở hữu thì thể hiện thông tin của những người đã xác định được; tại điểm cuối cùng của điểm 4.1 thể hiện: “Còn một số người khác cùng

sở hữu tài sản nhưng chưa xác định được”

* Tài sản thứ hai

- Thể hiện đối với trường hợp có nhiều tài sản và các thông tin được thể hiện như tài sản thứ nhất tại điểm 4.1của bản Hướng dẫn lập sổ địa chính điện tử (phụ biểu kèm thông tư 24/2014/TT-BTNMT)

- Trường hợp tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận mà thửa đất không có tài sản gắn liền với đất hoặc có tài sản gắn liền với đất nhưng người sử dụng đất (đồng thời là chủ sở hữu tài sản) chưa có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu tài sản hoặc có đề nghị chứng nhận quyền sở hữu tài sản nhưng không đủ điều kiện chứng nhận thì tại điểm ghi về tài sản gắn liền với đất trên được thể hiện bằng

dấu “-/-” Ví dụ: “Tài sản thứ 1: -/-”

* Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền Với đất

- Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: thể hiện ngày tháng năm cơ quan

có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu hợp lệ;

- Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: thể hiện ngày tháng năm cơ quan

đăng ký nhập thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào sổ địa chính;

- Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu: thể hiện theo quy định tại Khoản 2

Điều 18 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

Các loại giấy tờ pháp lý thể hiện phải được liên kết (có đường dẫn) với hồ

- Hồ sơ thủ tục đăng ký số: thể hiện số thứ tự của hồ sơ thủ tục đăng ký đất

đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 30 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

Số hồ sơ đăng ký phải được liên kết (có đường dẫn) với hồ sơ quét quy định tại Khoản 4 Điều 23 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

* Đăng ký căn hộ, văn phòng làm việc, cơ sở thương mại, dịch vụ trong nhà chung cư

- Tên tài sản: Thể hiện các thông tin như quy định tại Điểm a Khoản 6 Điều

17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Thuộc nhà chung cư (nhà hỗn hợp): Thể hiện các thông tin như quy định

tại Điểm b Khoản 6 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Chủ sở hữu: Thể hiện các thông tin như quy định tại Tiết 4.1 Mục IV của Hướng dẫn này

- Diện tích sàn căn hộ: Thể hiện như quy định tại Điểm d Khoản 6 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Hình thức sở hữu căn hộ: Thể hiện như quy định tại Điểm đ Khoản 6 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Hạng mục được sở hữu chung ngoài căn hộ: Thể hiện như quy định tại Điểm e Khoản 6 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

Ví dụ: Hành lang tầng 12; lối đi tầng 1; Phòng họp cộng đồng số 203 (100 m 2 ), cầu thang máy và các hạng mục khác theo quy định của Luật Nhà ở

- Thời hạn sở hữu: Thể hiện như quy định tại Điểm g Khoản 6 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

* Quyền sử dụng đất chung:

- Số thửa: thể hiện số hiệu của thửa đất có tòa nhà chung cư

- Số tờ bản đồ: thể hiện số hiệu tờ bản đồ địa chính nơi có thửa đất làm nhà

chung cư;

- Diện tích đất sử dụng chung: Thể hiện diện tích phần đất thuộc quyền sử

dụng chung của các chủ sở hữu căn hộ theo quy định của pháp luật và được ghi

trong hợp đồng mua bán nhà ở; đơn vị thể hiện là mét vuông (m 2) làm tròn số

đến một (01) chữ số thập phân

* Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền Với đất: Thể hiện các thông tin như hướng dẫn tại Khoản 5 Mục II của Hướng dẫn này

* Cập nhật, chỉnh lý biến động sổ địa chính được thực hiện như quy định đối Với trường hợp thay đổi về quyền sử dụng đất tại Khoản 6 Mục II của Hướng dẫn này

- Trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng đất, nhiều chủ cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất trên 1 thửa đất thì từng người sử dụng đất, từng chủ

sở hữu tài sản gắn liền với đất được đăng ký vào một trang sổ riêng Trong đó, trường hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không đồng thời là người sử dụng đất thì phải ghi “Chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất:”, sau đó mới ghi tên và địa chỉ của chủ sở hữu tài sản tại Mục 1- Người sử dụng đất

Sau khi ghi tên và địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tại dòng cuối Mục 1- Người sử dụng đất ghi thông tin: “Cùng sử dụng đất (hoặc cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất) Với… người khác đăng ký tại trang…, quyển số…”

- Loại đất ghi vào sổ địa chính tại cột Mục đích sử dụng đất thể hiện các loại đất theo quy định tại điểm các Điểm b và c Khoản 2 Điều 16 của Thông tư

số 24/2014/TT-BTNMT và ghi bằng mã đối với từng loại đất theo quy định về bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường

- Nguồn gốc sử dụng đất ghi vào cột Nguồn gốc sử dụng đất thể hiện bằng

mã đối với từng loại nguồn gốc theo quy định tại Khoản 4 Điều 16 của Thông tư

số 24/2014/TT-BTNMT

- Số vào sổ cấp Giấy chứng nhận ghi vào cột Số vào sổ cấp GCN ghi bằng chữ số Ả Rập gồm 5 chữ số theo số thứ tự vào sổ cấp Giấy chứng nhận ban hành kèm theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT và trước số thứ tự đó được ghi thêm chữ “CH” đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cấp GCN của Uỷ ban nhân dân cấp huyện; ghi thêm chữ “CT” đối với trường hợp cấp GCN thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; ghi thêm chữ “CS” đối với trường hợp Sở Tài

nguyên và Môi trường cấp GCN cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam

- Việc ghi tài sản gắn liền với đất được ghi vào Mục III - Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú theo quy định như sau:

+ Thông tin về tài sản gắn liền với đất được ghi vào trang đăng ký của người sử dụng thửa đất có tài sản đó, được ghi theo quy định tại Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT Trường hợp có nhiều tài sản thì lần lượt ghi từng tài sản theo quy định

Ví dụ: Nhà ở riêng lẻ, diện tích xây dựng: 50m 2 ; diện tích sàn: 250m 2 ; kết cấu: khung, sàn, trần bê tông, tường gạch; tổng số tầng: 5 tầng; cấp hạng: cấp II; chủ sở hữu: là người sử dụng đất; hình thức sở hữu: riêng; thời hạn được sở hữu: -/-; thuộc thửa đất số 35; tờ bản đồ số 15

+ Trường hợp người sử dụng đất không đồng thời là chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thì ghi thông tin về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất và tài sản của

người đó vào Mục III - Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú

thuộc trang đăng ký của người sử dụng thửa đất có tài sản đó theo quy định tại Điều 15 và Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT; tiếp theo ghi hình thức thuê hoặc mượn đất để tạo lập tài sản

Ví dụ: Nhà ở riêng lẻ, diện tích xây dựng: 50m 2 ; diện tích sàn: 250m 2 ; kết cấu: khung, sàn, trần bê tông, tường gạch; tổng số tầng: 5 tầng; cấp hạng: cấp II; thuộc quyền sở hữu của: ông Nguyễn Văn B, CMND số: 012345678999, địa chỉ thường trú: thôn Đoài, xã Hồng Lĩnh, huyện Duyên Hải, tỉnh Quảng Ninh; hình thức sở hữu: riêng; thời hạn được sở hữu: -/-; sở hữu tài sản trên thửa đất

số 35, tờ bản đồ số 15, thuê của người sử dụng đất

- Trường hợp đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý thì ghi thông tin về người được Nhà nước giao quản lý đất; thông tin về số thứ tự thửa đất, số thứ tự bản đồ, diện tích thửa đất, loại đất, nguồn gốc theo quy định tại các Điều 13, 14,

15 và 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Trường hợp người sử dụng đất đăng ký mà không có nhu cầu cấp GCN thì ghi nội dung thông tin theo quy định tại các Điều 13, 14, 15 và 16 của Thông

tư số 24/2014/TT-BTNMT; trong đó thời hạn sử dụng đất ghi “Chưa xác định”; nguồn gốc sử dụng đất ghi thời điểm bắt đầu sử dụng và lý do có đất sử dụng đất; số vào sổ cấp GCN ghi “Không đề nghị cấp GCN”; ghi “Nghĩa vụ tài chính:

chưa xác định” vào Mục III - Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú

- Trường hợp đăng ký đất mà không đủ điều kiện cấp GCN thì ghi nội dung thông tin theo quy định tại các Điều 13, 14, 15 và 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT; trong đó thời hạn sử dụng đất ghi “Tạm sử dụng”; nguồn gốc sử dụng đất ghi thời điểm bắt đầu sử dụng và lý do có đất sử dụng đất; số vào sổ cấp GCN ghi “Không đủ điều kiện cấp GCN”

- Trường hợp đăng ký quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề thì ghi vào

Mục III- Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú của trang Sổ

Địa chính của các thửa đất liên quan theo quy định tại Khoản 7 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

- Trường hợp đăng ký biến động thì thực hiện chỉnh lý biến động vào Sổ Địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường đối với loại sổ đã lập; trong đó phần “Nội dung ghi chú hoặc biến động và căn cứ pháp lý” tại Mục III của trang Sổ Địa chính được ghi nội dung đối với từng trường hợp biến động theo quy định tại Điều 19 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT

2.2 Thực hiện thủ tục đăng ký biến động và chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại phường, thị trấn

+ UBND phường, thị trấn nơi có đất hoặc có tài sản biến động

+ Văn phòng đăng ký đất đai đối với địa phương đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai; địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì nộp

hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc cấp huyện

- Bước 3: Trách nhiệm của cơ qua nhà nước có thẩm quyền

+ Trách nhiệm của UBND phường, thị trấn

+ Trách nhiệm của văn phòng đăng ký đất đai

+ Trách nhiệm của UBND cấp huyện và tỉnh

2.2.2 Chỉnh lý hồ sơ địa chính

2.2.2.1 Chỉnh lý sổ mục kê đất đai

- Trường hợp thửa đất có thay đổi diện tích mà không tạo thửa đất mới, thay đổi số thứ tự thửa đất, thay đổi tên người sử dụng, quản lý, thay đổi loại đối tượng sử dụng, quản lý, thay đổi mục đích sử dụng (ghi trong bốn cột Cấp GCN, Quy hoạch, Kiểm kê, Chi tiết) thì gạch bằng mực đỏ vào nội dung đã thay đổi (trừ trường hợp thay đổi về người sử dụng đất nhưng chưa chỉnh lý hoặc cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) và ghi nội dung mới vào cột Ghi chú của trang sổ

- Trường hợp tách thửa thì gạch ngang bằng mực đỏ vào toàn bộ dòng ghi thửa đất cũ; ghi "Tách thửa:", sau đó ghi số thứ tự của các thửa đất mới tách (ngăn cách bằng dấu phẩy) vào cột Ghi chú, đồng thời ghi nội dung thông tin về

các thửa đất mới tách vào dòng trống kế tiếp trên trang sổ cho tờ bản đồ địa chính

- Trường hợp hợp thửa thì gạch ngang bằng mực đỏ vào toàn bộ dòng ghi các thửa đất cũ; ghi "Hợp thửa:", sau đó ghi số thứ tự của thửa đất mới vào cột Ghi chú, đồng thời ghi nội dung thông tin của thửa đất mới vào dòng trống kế tiếp trên trang sổ cho tờ bản đồ địa chính

- Trường hợp thay đổi số hiệu của tờ bản đồ địa chính mà không thay đổi

số thứ tự các thửa đất thì gạch bằng mực đỏ số thứ tự cũ của tờ bản đồ và ghi số hiệu mới của tờ bản đồ vào vị trí kế tiếp bên phải của số hiệu cũ đã gạch Trường hợp thay đổi số hiệu của tờ bản đồ địa chính mà làm thay đổi số thứ tự của các thửa đất thì gạch bằng mực đỏ các trang sổ mục kê đất đai đã ghi cho tờ bản đồ đó và lập trang sổ mục kê đất đai mới cho tờ bản đồ đó

- Trường hợp các đối tượng có chiếm đất mà không hình thành thửa đất như đường giao thông; hệ thống thủy lợi; các công trình khác theo tuyến; sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thủy văn khác theo tuyến; khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới khép kín đã ghi trên sổ mục kê đất đai có thay đổi tên, thay đổi loại đối tượng quản lý, thay đổi ranh giới tính diện tích thì gạch bằng mực đỏ vào nội dung đã thay đổi và ghi nội dung mới vào cột Ghi chú

số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Trường hợp cho thuê tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Cho… (ghi tên và địa chỉ bên thuê) thuê… m2

(ghi tên loại tài sản gắn liền với đất cho thuê

và diện tích cho thuê nếu có), theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Trường hợp chủ đầu tư xây dựng hạ tầng trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế cho thuê, thuê lại

quyền sử dụng đất thì thể hiện: “Cho… (ghi tên và địa chỉ bên thuê, thuê lại) thuê (hoặc thuê lại) thửa đất (hoặc lụ) số , diện tích… m2, được cấp GCN số

seri và số vào sổ cấp GCN , theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Trường hợp xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền

sở hữu tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Đã xóa nội dung đăng ký cho thuê,

cho thuê lại… (ghi tài sản cho thuê) ngày …/…/… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ

sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với

đất thì thể hiện: “Thế chấp bằng… (ghi tên tài sản thế chấp là quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất hoặc quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất hoặc tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai) tại… (ghi tên và địa chỉ của bên nhận thế chấp) theo hồ sơ số (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đó đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Nội dung đăng ký thế chấp

ngày …/…/… có thay đổi… (ghi cụ thể nội dung trước và sau khi có thay đổi) theo hồ sơ số (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Trường hợp xoá đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn

liền với đất thì thể hiện: “Xóa nội dung đăng ký thế chấp ngày …/…/… theo hồ

sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất bằng hình thức chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, gúp vốn đối với toàn bộ

thửa đất thì thể hiện: “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,…) của… (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền Với đất theo thoả thuận trong hợp đồng thế chấp để xử lý nợ; quyết định hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giải quyết tranh chấp đất đai, khiếu nại, tố cỏo về đất đai, quyết định hoặc bản án của Toà án nhân dân, quyết định thi hành án của

cơ quan thi hành án đó được thi hành; văn bản công nhận kết quả đấu giá quyền sử dụng đất đối Với toàn bộ thửa đất thì thể hiện: “Nhận chuyển quyền theo…

(ghi căn cứ như: Thoả thuận trong hợp đồng thế chấp để xử lý nợ; quyết định giải quyết tranh chấp đất đai,…) của… (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất, một phần tài sản gắn liền với đất trong các trường hợp quy định tại Điểm c và Điểm d Khoản này

mà tạo thành các thửa đất mới thì tại phần đăng ký của bên chuyển quyền thể

hiện thông tin: “Đó tách thành các thửa đất số… (ghi lần lượt số thửa đất mới) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)” Các thửa đất mới tách được

đăng ký vào các trang sổ mới Tại phần ghi sự thay đổi trên trang đăng ký đối

với thửa đất mới của bên chuyển quyền được ghi: “Tách từ thửa đất số… (ghi số thửa đất trước khi tách ra) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)” Tại

phần ghi sự thay đổi trên trang đăng ký đối với thửa đất mới của bên nhận

chuyển quyền thể hiện: “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,…) … (ghi quyền sử dụng đất hoặc loại tài sản chuyển quyền ) của… (ghi tên

và địa chỉ của bên chuyển quyền), tách ra từ thửa đất số… (ghi số thửa đất trước khi tách ra để chuyển quyền), theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

Trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất, một phần tài sản gắn liền Với đất mà phần diện tích còn lại không thay đổi số hiệu thửa đất thì tại phần ghi sự thay đổi trên trang đăng ký của bên chuyển quyền thể hiện: “Chuyển

nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,…)… (ghi loại tài sản chuyển quyền), cho… (ghi tên và địa chỉ của người nhận chuyển quyền), diện tích… m2 (đối Với tài sản là nhà thì ghi diện tích xây dựng và diện tích sàn sử dụng), có số thửa mới là…(ghi số thửa đất mới tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký); diện tích còn lại là… m2, có số thửa là…”;

- Trường hợp xoá đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền

với đất thì thể hiện: “Xóa nội dung đăng ký gúp vốn ngày …/…/… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành của chung vợ và chồng thì thể hiện:

“Chuyển quyền… (ghi tên tài sản chuyển quyền) của… (ghi tên người đó chuyển quyền) thành của chung hai vợ chồng ông… và bà… (ghi tên của hai vợ chồng) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp phân chia quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình cho thành viờn hộ gia đình hoặc của nhóm người cựng sở hữu, sử dụng cho thành viên nhóm người đó theo thoả thuận hoặc theo quy định của pháp luật

thì tại trang đăng ký của thửa đất trước khi phân chia thể hiện: “Phân chia… (ghi tên tài sản phân chia) cho… (ghi tên và địa chỉ của người được phân chia), thửa đất số… (ghi số hiệu thửa đất được chia tách), diện tích… m2 (ghi diện tích tài sản được phân chia); diện tích còn lại là… m2, số thửa là… (nếu có thay đổi) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

- Trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đổi tên hoặc thay đổi thông tin về giấy tờ pháp nhân, nhân thân hoặc địa chỉ thì thể hiện:

“Người sử dụng đất (hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất) … (ghi nội dung thay đổi: Đổi tên, thay đổi giấy CMND, Giấy đăng ký kinh doanh,… địa chỉ) từ… thành… (ghi thông tin trước và sau khi thay đổi) theo hồ sơ số… (ghi mã

hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp chuyển đổi hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất thành doanh nghiệp tư nhân của hộ gia đình, cá nhân đó hoặc chuyển đổi hình thức doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở

hữu tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Người sử dụng đất (hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất) đổi tên từ… thành… (ghi tên và giấy tờ pháp nhân trước và sau khi chuyển đổi) do… (ghi hình thức thành lập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp chủ đầu tư xây dựng nhà chung cư để bán, để bán kết hợp cho thuê và đó được cấp Giấy chứng nhận đối Với đất thì khi đăng ký chuyển

nhượng căn hộ đầu tiờn, tại trang đăng ký của chủ đầu tư thể hiện: “Thửa đất

đổi… (ghi nội dung thay đổi) theo… (ghi tên văn bản về sự thay đổi quyền hạn chế) ngày …/…/…”;

+ Trường hợp chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề thì tại trang đăng ký của thửa đất thuộc bên trao và bên nhận quyền sử dụng hạn chế được ghi “Quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề đăng ký ngày …/…/… đó chấm

dứt… (ghi nội dung thay đổi) theo… (ghi tên văn bản về sự thay đổi quyền hạn chế) ngày …/…/…”;

- Trường hợp thay đổi diện tích do sạt lở tự nhiên toàn bộ thửa đất thì ghi

“Sạt lở tự nhiên cả thửa đất số… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

Trường hợp sạt lở tự nhiên một phần thửa đất thì thể hiện: “Sạt lở tự nhiên m2 theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất thì thể hiện: “Chuyển mục đích sử dụng từ đất… thành đất… (ghi mục đích sử dụng trước và sau khi được chuyển); nguồn gốc sử dụng đất chuyển thành…; thời hạn sử dụng đến…(ghi nguồn gốc và thời hạn sau khi chuyển mục đích có thay đổi nếu có) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

- Trường hợp chuyển mục đích sử dụng một phần thửa đất dẫn đến tách

thửa thì thể hiện: “Thửa đất đó tách thành các thửa… (ghi số hiệu các thửa đất

mới hình thành), chuyển mục đích sử dụng thửa đất số… diện tích… m2 (ghi số

hiệu và diện tích thửa đất chuyển mục đích sử dụng) thành đất… (ghi mục đích

sử dụng sau khi được chuyển), theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Tại trang đăng ký của thửa đất mới hình thành nhưng không chuyển mục

đích sử dụng đất thì thể hiện: “Được tách từ thửa đất số… (ghi số thửa đất trước khi tách) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

+ Tại trang đăng ký của thửa đất mới hình thành mà chuyển mục đích sử

dụng đất thì thể hiện: “Tách từ thửa đất số… (ghi số thửa đất trước khi tách), chuyển mục đích sử dụng từ… thành đất… (ghi mục đích sử dụng trước và sau khi được chuyển) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp gia hạn sử dụng đất thì thể hiện: “Gia hạn sử dụng đất đến ngày …/…/… theo Quyết định số ngày …/…/…, theo hồ sơ số… (ghi mã hồ

sơ thủ tục đăng ký)”

- Trường hợp người sử dụng đất chuyển từ hình thức thuê đất sang hình thức giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc chuyển từ hình thức thuê đất trả tiền hàng năm sang hình thức thuê đất trả tiền một lần hoặc chuyển từ hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sang hình thức giao đất có thu tiền hay thuê đất thì

thể hiện: “Chuyển hình thức sử dụng từ… sang hình thức (ghi hình thức sử dụng đất cụ thể trước và sau khi được chuyển) từ ngày …/…/… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp thay đổi thông tin về tài sản gắn liền với đất đó đăng ký thì

thể hiện: “… (ghi tên tài sản thay đổi) đó thay đổi… (ghi nội dung thông tin trước khi thay đổi và sau khi thay đổi) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

- Trường hợp thay đổi đối với những hạn chế về quyền sử dụng đất, tài sản

gắn liền với đất thì thể hiện: “Hạn chế về… (ghi nội dung hạn chế có thay đổi)

đó thay đổi… (ghi nội dung thay đổi hoặc bị bãi bỏ của hạn chế đó) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp phát hiện có sai sót, nhầm lẫn về nội dung thông tin trong hồ

sơ địa chính, Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Nội dung (ghi nội dung có sai sót) có sai sót, được đính chính lại là (ghi thông tin được sửa chữa lại) theo hồ

sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp thu hồi đất thì thể hiện: “Nhà nước thu hồi đất theo hồ sơ

số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

- Trường hợp hợp thửa thì thể hiện: “Hợp với các thửa đất số… (ghi số thứ

tự các thửa đất cũ hợp thành thửa đất mới) thành thửa đất số… (ghi số thứ tự thửa đất mới hợp thành) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)” Tại trang đăng ký của thửa đất mới thì thể hiện: “Hợp từ các thửa đất số… (ghi số thứ tự các thửa đất cũ hợp thành thửa đất mới) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

- Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Cấp đổi từ GCN cũ số… (ghi số phát hành và số vào sổ của giấy chứng nhận cũ), số vào sổ… theo

hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận bị mất thì thể hiện như sau:

+ Khi người sử dụng khai báo mất Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Khai báo mất Giấy chứng nhận ngày / / ”;

+ Khi cấp lại Giấy chứng nhận bị mất thì thể hiện: “Cấp lại GCN từ GCN

bị mất số… (ghi số phát hành và số vào sổ của giấy chứng nhận cũ), số vào sổ… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

- Trường hợp đo đạc lại cho riêng thửa đất mà có thay đổi số thửa, diện tích

thửa đất thì thể hiện: “… (ghi loại thông tin có thay đổi) thay đổi từ… (ghi thông tin trước khi thay đổi) thành… (thể hiện lần lượt các thông tin có thay đổi) do đo đạc lại ngày… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”

Ví dụ: Trường hợp đo đạc mà có thay đổi số thửa 30 thành số 115, diện tích

thửa đất thay đổi từ 600m2

thành 650m2 thì ghi: “Số thửa đất thay đổi từ số 30 thành số 115; diện tích thay đổi từ 600m 2

thành 650m 2 do đo đạc lại ngày 15 tháng 10 năm 2013”

Trường hợp thay đổi tên đơn vị hành chính, điều chỉnh địa giới hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì thể hiện:“Đổi tên… (ghi tên đơn vị hành chính trước thay đổi) thành (ghi tên mới của đơn vị hành chính)”

Ví dụ: Trường hợp thay đổi tên đơn vị hành chính huyện Từ Liêm thành quận Bắc Từ Liêm thì ghi: “Tên huyện thay đổi từ huyện Từ Liêm thành quận Bắc Từ Liêm”

2.2.2.3 Lập sổ theo dõi biến động đất đai

Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai được ghi theo quy định sau:

* Cột 1: Số thứ tự: ghi số thứ tự theo trình tự thời gian đăng ký biến động

về sử dụng đất; số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 đến hết trong mỗi năm

* Cột 2: Tên và địa chỉ của người đăng ký biến động:

- Trường hợp người sử dụng đất trực tiếp đăng ký biến động về sử dụng đất thì ghi họ và tên, địa chỉ nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người sử dụng đất

- Trường hợp người đăng ký biến động về sử dụng đất là người đại diện cho người sử dụng đất thì ghi họ và tên, số chứng minh nhân dân của người đăng ký "đại diện cho" và ghi tên, địa chỉ của người sử dụng đất vào dòng dưới kế tiếp

* Cột 3: Thời điểm đăng ký biến động: ghi ngày tháng năm đăng ký biến

động theo dạng "ngày … / … / … " và ghi giờ phút đăng ký biến động theo dạng

"… (ghi giờ) g … (ghi phút)" vào dòng tiếp theo

* Cột 4: Thửa đất biến động:

- Tại cột 5: Tờ bản đồ số: ghi số thứ tự của tờ bản đồ địa chính

- Tại cột 6: Thửa đất số: ghi số thứ tự của thửa đất trước khi có biến động

về sử dụng đất hoặc số thứ tự của thửa đất mới được tạo thành

* Cột 7: Nội dung biến động: ghi thông tin biến động về sử dụng đất theo quy định sau:

- Trường hợp Nhà nước giao đất, cho thuê đất thì ghi "được nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất" hoặc "được Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất" và ghi mục đích sử dụng đất được giao hoặc cho thửa theo quyết định giao đất, cho thuê đất

- Trường hợp người sử dụng đất cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất không thuộc khu công nghiệp; thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất mà không hình thành pháp nhân mới thì ghi như sau:

+ Trường cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất ghi: "Cho ông (hoặc bà,

hộ gia đình, tổ chức) … (ghi tên người thuê hoặc thuê lại đất) cả thửa đất (hoặc

diện tích … m2

đất)"

+ Trường hợp thế chấp bằng quyền sử dụng đất: "Thế chấp bằng cả thửa đất (hoặc diện tích … m2

đất) với Ngân hàng (hoặc ông, bà, hộ gia đình, tổ chức

kinh tế khác) … ( ghi tên người nhận thế chấp)"

+ Trường hợp bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất thì ghi: "Bảo lãnh cả thửa đất (hoặc diện tích … m2

đất) cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức) … (ghi tên người được bảo lãnh) với Ngân hàng (hoặc ông, bà, hộ gia đình, tổ chức kinh tế khác) … (ghi tên người nhận bảo lãnh)"

+ Trường hợp góp vốn bằng quyền sử dụng đất (không hình thành pháp nhân mới) ghi: "Góp vốn bằng cả thửa đất (hoặc diện tích … m2

- Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất đối với cả thửa đất thì ghi như sau: + Trường hợp chuyển đổi quyền sử dụng đất: "Chuyển đổi cho ông (hoặc

bà, hộ gia đình) … (ghi tên người nhận chuyển đổi)"

+ Trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất: "Chuyển nhượng cho

ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức kinh tế) … (ghi tên người nhận chuyển nhượng)"

+ Trường hợp để thừa kế quyền sử dụng đất: "Để thừa kế cho ông (hoặc bà,

hộ gia đình, tổ chức) … (ghi tên người nhận thừa kế)"

+ Trường hợp tặng cho quyền sử dụng đất: "Tặng cho cho ông (hoặc bà, hộ

gia đình, tổ chức) … (ghi tên người được tặng cho)"

+ Trường hợp góp vốn bằng quyền sử dụng đất mà hình thành pháp nhân

mới: "Góp vốn hình thành Công ty (hoặc tổ chức kinh tế khác) … (ghi tên tổ chức được hình thành do góp vốn)"

+ Trường hợp chuyển quyền theo bản án, quyết định của toà án; quyết định của cơ quan thi hành án: "Chuyển quyền cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức)

… (ghi tên người được nhận quyền sử dụng đất) theo bản án (hoặc quyết định

của Toà án hoặc quyết định của cơ quan thi hành án)"

+ Trường hợp chuyển quyền theo thỏa thuận xử lý nợ trong hợp đồng thế

chấp, bảo lãnh: "Chuyển quyền cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức) … (ghi tên người được nhận quyền sử dụng đất) theo thoả thuận xử lý nợ trong hợp

+ Trường hợp chuyển quyền theo quyết định hành chính giải quyết khiếu nại, tố cáo về đất đai của Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền: "Chuyển quyền cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức) theo quyết định hành chính giải quyết khiếu nại, tố cáo về đất đai"

- Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất đối với một phần thửa đất thì ghi như sau:

+ Trường hợp chuyển đổi quyền sử dụng đất: "Chuyển đổi diện tích … m2

đất cho ông (hoặc bà, hộ gia đình) … (ghi tên người nhận chuyển đổi); thửa đất còn lại số: … ; thửa đất đã chuyển quyền số: … (ghi số thứ tự các thửa đất tương ứng)"

+ Trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất: "Chuyển nhượng diện tích … m2

đất cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức kinh tế) … (ghi tên người nhận chuyển nhượng); thửa đất còn lại số: … ; thửa đất đã chuyển quyền số: … (ghi số thứ tự các thửa đất tương ứng)"

+ Trường hợp để thừa kế quyền sử dụng đất: "Để thừa kế diện tích … m2

đất cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức) … (tên người nhận thừa kế)); thửa đất còn lại số: … ; thửa đất đã chuyển quyền số: … (ghi số thứ tự các thửa đất tương ứng)"

+ Trường hợp tặng cho quyền sử dụng đất: "Tặng cho diện tích … m2

đất

cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức) … (ghi tên người được tặng cho); thửa đất còn lại số: … ; thửa đất đã chuyển quyền số: … (ghi số thứ tự các thửa đất tương ứng)"

+ Trường hợp góp vốn bằng quyền sử dụng đất mà hình thành pháp nhân mới: "Góp vốn bằng diện tích … m2

đất hình thành Công ty (hoặc tổ chức kinh

tế khác) … (ghi tên tổ chức được hình thành do góp vốn); thửa đất còn lại số: …

; thửa đất đã chuyển quyền số: … (ghi số thứ tự các thửa đất tương ứng)"

- Trường hợp doanh nghiệp đầu tư hạ tầng trong khu công nghiệp cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất thì ghi "Cho ông (hoặc bà, hộ gia đình, tổ chức

kinh tế) … (ghi tên người thuê hoặc thuê lại đất) thuê (hoặc thuê lại ) thửa đất

số … có diện tích … m2 (ghi số thứ tự và diện tích thửa đất) trong khu công

nghiệp"

- Trường hợp tách thửa đất thành nhiều thửa đất (tách thửa) thì ghi "thửa

đất tách ra thành … thửa (ghi số lượng thửa đất tách ra), trong đó thửa 1 có số

thứ tự: … Với diện tích … m2; thửa 2 có số thứ tự: … Với diện tích … m2; thửa

3 có số thứa tự: … Với diện tích … m2; … (ghi số thứ tự và diện tích các thửa đất hợp thành thửa đất mới)"

- Trường hợp hợp nhiều thửa đất thành một thửa đất (hợp thửa) thì ghi theo

thửa đất mới hợp thành Với nội dung "thửa đất hợp thành từ … thửa (ghi số lượng thửa đất hợp thành thửa đất mới) gồm các thửa có số thứ tự là …, , (ghi số thứ tự các thửa đất hợp thành thửa đất mới)"

- Trường hợp Nhà nước thu hồi đất cả thửa đất thì ghi "Nhà nước thu hồi đất"; trường hợp Nhà nước thu hồi đất một phần thửa đất thì ghi "Nhà nước thu hồi diện tích … m2

đất (ghi diện tích đất bị thu hồi); thửa đất còn lại số … có

diện tích … m2

(ghi số hiệu và diện tích thửa đất còn lại sau khi thu hồi)"

- Trường hợp Nhà nước trưng dụng đất thì ghi "Nhà nước trưng dụng đất (hoặc trưng dụng m2

đất"; trường hợp Nhà nước trả lại đất sau khi hết trưng dụng thì ghi "Nhà nước trả lại đất (hoặc m2

đất) sau khi hết trưng dụng"

- Trường hợp thửa đất sạt lở tự nhiên thì ghi "Sạt lở tự nhiên cả thửa đất (hoặc diện tích … m2

đất)"

- Trường hợp người sử dụng đất đổi tên thì ghi "Người sử dụng đất được

đổi tên là … (ghi tên mới của người sử dụng đất)"

+ Trường hợp cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi

"Cấp lại Giấy CN QSDĐ do bị mất có số phát hành là … (hoặc Cấp đổi Giấy

CN QSDĐ do bị rách nát (hoặc bị ố nhoè) có số phát hành là … "

- Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, chuyển

từ hình thức được Nhà nước cho thuê đất sang giao đất có thu tiền thì ghi "Mục đích sử dụng sau khi thay đổi là … (hoặc Thời hạn sử dụng sau khi thay đổi là

… hoặc Chuyển sang hình thức giao đất có thu tiền)"

2.2.2.4 Một số tình huống chỉnh lý hồ sơ địa chính

Số liệu thu thập được ở điểm a Mục 2.1.2.4 của thị trấn A huyện B tỉnh K đến năm 2013 có các biến động sau:

1 Tháng 10 năm 2013 hộ ông Mai Văn Hồng cho con trai 300 m2

đất (ODT = 100 m2; LNK = 300 m2); thuộc thửa đát số 14, tờ bản đồ số 2, diện tích 670,4 m2 (ODT=200,0 m2; LNK=470,4 m2) theo hồ sơ số: 01235.021892.CL.VP

2 Tháng 09 năm 2013 gia đình ông Ngô Xuân Hải được nhà nước giao đất

có thu tiển sử dụng đất 135,0 m2, thuộc thửa đất số 11, tờ bản đồ số 2, diện tích 269,0 m2, mục đích sử dụng BCS để gia đình ông Hải làm nhà ở

3 Tháng 11 năm 2013 gia đình ông Bùi Văn Minh đã làm thủ tục xin chuyển mục đích sử dụng 150 m2, sang đất ở đô thị, thuộc thửa đất số 16 tờ bản

đồ số 2, diện tích 1278,5 m2, mục đích sử dụng LNQ

4 Tháng 5 năm 2013 hộ ông Nguyễn Văn Hà thế chấp toàn bộ thửa đất số

1, tờ bản đồ số 2, diện tích 860,0 m2, mục đích sử dụng ODT Với ngân hàng NN phát triển nông thôn huyên B tỉnh K

Hãy thực hiện các nội dung sau cho 4 trường hợp biến động trên

- Thực hiện các thủ tục biến động

- Chỉnh lý sổ mục kê đất đai và sổ địa chính dạng giấy

- Vào sổ theo dõi biến động đất đai

2.3 Thống kê, kiểm kê đất đai

2.3.1 Phương pháp thực hiện thống kê đất đai

Phương pháp thực hiện thống kê đất đai ở phường, thị trấn như sau:

- Việc thống kê đất đai ở phường, thị trấnđược thực hiện trên cơ sở tổng

hợp các trường hợp biến động đất đai trong kỳ thống kê để làm căn cứ chỉnh lý

số liệu thống kê, kiểm kê đất đai của năm trước

Kết quả tổng hợp các trường hợp biến động đất đai phải được cập nhật vào

Bảng liệt kê danh sách các khoanh đất thống kê, kiểm kê đất đai của từng

phường, thị trấn

- Đối với các phường, thị trấn đã lập hồ sơ địa chính hoặc cơ sở dữ liệu đất

đai và đã được cập nhật đầy đủ, thường xuyên đối với các trường hợp được giao

đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất và đăng ký chuyển

quyền sử dụng đất thì việc tổng hợp các trường hợp biến động đất đai được thực

hiện căn cứ vào hồ sơ địa chính, có liên hệ với tình hình thực tế sử dụng đất để

tổng hợp; ngoài ra cần căn cứ vào các hồ sơ thanh tra, biên bản kiểm tra sử dụng

đất của các cấp đã thực hiện trong kỳ, có liên hệ thực tế việc chấp hành các kết

luận thanh tra, kiểm tra để tổng hợp bổ sung các trường hợp đã biến động chưa

làm thủ tục hành chính về đất đai theo quy định;

c) Đối với các phường, thị trấn đã có hồ sơ địa chính hoặc cơ sở dữ liệu đất

đai nhưng chưa được cập nhật, chỉnh lý đầy đủ, thường xuyên đối với các

trường hợp giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất và

đăng ký biến động chuyển quyền sử dụng đất trong kỳ thống kê thì việc tổng

hợp các trường hợp biến động đất đai được thực hiện căn cứ vào hồ sơ địa chính

và các hồ sơ giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, hồ

sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai, biên bản kiểm tra sử dụng đất

của các cấp trong kỳ có liên hệ tình hình sử dụng

2.3.3 Phương pháp thực hiện kiểm kê đất đai

Phương pháp thực hiện kiểm kê đất đai được thực hiện theo trình tự sau:

- Điều tra khoanh vẽ lên bản đồ địa chính

+ Khoanh vẽ dựa vào hồ sơ địa chính và các loại hồ sơ đăng ký biến động + Khoanh vẽ thực địa

+ Khoanh vẽ phải đánh số khoanh, trên mỗi khoanh phải viết mục đích sử

dụng và đối tượng sử dụng

- Kiểm tra bản đồ khoanh vẽ hồ sơ địa chính với khoanh vẽ thực địa

- Tổng hợp các khoanh vẽ trên bản đồ

- Tổng hợp diện tích toàn phường, thị trấn

3 Giới thiệu một số phần mềm xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

3.1 Phần mềm Elis

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm Elis

ELIS là một trong những sản phẩm của chương trình SEMLA

(Strengthening Environment Managament and Land Administration ) do Chính

phủ Thụy Điển tài trợ cho Bộ Tài nguyên và Môi trường, bản quyền thuộc về

Cục Công nghệ thông tin (CIREN) ELIS (Environment Land Information system) là một hệ thống thông tin tích hợp về đất đai và tài nguyên môi trường ELIS là giải pháp tổng thể cho thông tin ngành tài nguyên và môi trường

Hệ thống ELIS: do chương trình SEMLA được tổ chức công bố (2008) thiết kế chi tiết và phiên bản mẫu (prototype) cho hệ thống ELIS (Hệ thống thông tin đất đai và môi trường ) trong khuôn khổ dự án SEMLA Hệ thống ELIS gồm 4 phân hệ bao gồm : Phân hệ quản lý quy trình và hồ sơ (PMD), phân

hệ đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (LRC), phân hệ quản lý biến động đất đai và phân hệ quản lý điểm nóng môi trường (HPM) Điểm nổi bật của hệ thống ELIS là không chỉ quản lý các thông tin, dữ liệu đã qua xử lý

mà quản lý toàn bộ thông tin trong suốt quá trình xử lý các hồ sơ Với các quy trình được định nghĩa mềm dẻo trong hệ thống, các Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố dễ dàng quản lý tất cả các nghiệp vụ thông qua hệ thống máy tính Hệ thống ELIS hỗ trợ việc xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác

và theo dõi tất cả các bước trong việc xử lý thông tin Hệ thống cung cấp thông tin cho lãnh đạo để quản lý, điều hành, cung cấp thông tin cho người dân về tiến trình xử lý hồ sơ, cung cấp các công cụ cho các cán bộ xử lý hồ sơ qua hệ thống mạng máy tính nội bộ và Internet

3.1.2 Một số thao tác cơ bản với phần mềm ELIS

3.1.2.1 Khởi động chương trình

- Cách 1: Từ màn hình nền vào Start/Programs/CIREN-ELIS/ElisPersonal xuất hiện màn hình 2.1

Hình 2.1

Tại hình trên nhập: admin vào hộp Combo Tên đăng nhập/Enter, xuất hiện màn hình:

Hình 2.2

+ Cách 2: Từ màn hình Click đúp trái chuột vào biểu tượng xuất hiện màn hình như cách 1, các thao tác tiếp theo thực hiện như cách 1

3.1.2.2 Cấu hình triển khai

Để làm việc được với chương trình thì ngoài việc đăng nhập chương trình, còn phải thực hiện cấu hình triển khai Cấu hình triển khai cho phép việc thực hiện nhập, xử lý số liệu cho một đơn vị hành chính Muốn chương trình thực hiện cho tỉnh nào thì phải thực hiện cấu hình triển khai cho tỉnh đó Đây là bước bắt buộc của chương trình

- Mục đích: Dùng để chọn đơn vị hành chính cấp tỉnh được triển khai thực hiện

- Cách thực hiện: Từ hình 2.2; click chuột trái vào /

xuất hiện hình

Hình 2.3

- Tại hình 2.3

+ Hộp Combo Tên đơn vị xóa tên tỉnh đã có, nhập tên tỉnh cần triển khai:

+ Hộp Combo Tỉnh/Thành phố click chuột vào chọn tên tỉnh trùng với tên tỉnh vừa nhập ở hộp combo Tên đơn vị /Ghi lại xuất hiện thông báo

Click chuột OK/Thoát/OK

3.1.2.3 Các chức năng của cơ sở dữ liệu

* Tạo mới dữ liệu

Để làm việc cho một đơn vị hành chính xã, thị trấn và phường thì bước đầu tiên phải thực hiện đó là: tạo cho đơn vị hành chính cần làm việc một file dữ liệu trống vừa thuận lợi cho việc nhập dữ liệu và việc lưu dữ liệu, quản lý và khai thác dữ liệu cho đơn vị hành chính đó

- Mục đích: Muốn làm việc với một đơn vị hành chính cấp xã thì cần phải tạo ra một dữ liệu trắng (File trắng) cho đơn vị hành chính Sau đó mới nhập các thông tin và thực hiện các thao tác trên file trắng đó

- Các thao tác thực hiện: từ hình 2.2 click trái chuột vào Hệ thống/Tạo mới

dữ liệu xuất hiện cửa sổ

Hình 2.4 + Tại hộp combo: Quận/huyện, click chuột trái vào chọn một tên huyện cần nhập dữ liệu

+ Tại hộp combo: Phường/xã, click chuột trái vào chọn một tên Phường/xã cần nhập dữ liệu

+ Tại hộp combo: Thư mục lưu dữ liệu, click chuột trái vào Chọn… xuất hiện hộp thoại:

Tại hộp thoại trên click trái chuột vào: MyComputer/ Chọn ổ đĩa chứa file dữ liệu/Make New Folder xuất hiện một New Folder trên màn hình, nhập tên File cần lưu vào file mới tạo/OK/Tạo dữ liệu, xuất hiện một thông báo: chọn Yes

* Mở dữ liệu:

Thông thường khi tạo xong dữ liệu cho một đơn vị hành chính cấp xã, chương trình luôn hiển thị file dữ liệu vừa tạo Mặt khác trong chương trình có những file dữ liệu đã tạo từ trước vì vậy cần phải thực hiện mở dữ liệu

- Mục đích: Mở dữ liệu của một đơn vị hành chính cấp xã (vừa được tạo hoặc đã tạo từ trước) là để tiến hành thực hiện việc nhập các dữ liệu cho đơn vị hành chính đó

- Các bước thực hiện

+ Bước 1: Từ hình 2.2 vào Hệ thống/Mở dữ liệu, xuất hiện cửa sổ:

+ Bước 2: Chọn đường dẫn tới file dữ liệu cần mở bằng cách; từ cửa sổ trên click trái chuột vào Chọn…, xuất hiện cửa số sau:

Từ cửa sổ trên click chuột vào Mycomputer/chọn ổ đĩa chứa file dữ liệu cần mở/ chọn file cần mở/OK/Mở dữ liệu

3.1.2.4 Chuyển đổi dữ liệu và nhập dữ liệu

* Chuyển đổi dữ liệu

Khi file dữ liệu đã được tạo trong chương trình là một file dữ liệu trống

Để file dữ liệu có dữ liệu bản đồ của đơn vị hành chính đó thì cần thực hiện chức năng chuyển đổi dữ liệu

- Mục đích: Chuyển đổi dữ liệu bản đồ vào file để file dữ liệu có bản đồ

và dùng bản đồ đã chuyển đổ vào quá trình nhập dữ liệu cho file dữ liệu và xử lý

dữ liệu của chương trình

- Yêu cầu: File chuyển đổi dữ liệu phải đảm bảo:

+ Có bản đồ lưu ở một file trong ổ đĩa của máy tính

+ Bản đồ phải được biên tập chuẩn hóa theo đúng quy định của việc thành lập bản đồ địa chính

+ Mỗi lớp thông tin cần chuyển đổi vào hệ thống cần nằm trên các lớp (level) khác nhau, trong đó có một số lớp có level bắt buộc là: lớp Vùng thửa level: 62; Số thửa level 34; Loại đất level 35; Diện tích level 36

+ Các thửa đất trên bản đồ cần phải được đóng vùng, đảm bảo đúng quy trình thành lập bản đồ địa chính trên các phần mềm số hóa bản đồ địa chính

- Các bước tiến hành:

+ Bước 1: Mở màn hình chuyển đổi: Từ hình 2.1 click đúp chuột vào biểu

Hình 2.5

mẫu/Dữ liệu đồ họa/1000 Xuất hiện màn hình chuyển đổi dữ liệu sau:

Chú ý: dữ liệu thực hiện là dữ liệu mẫu của chứng trình, nhưng khi thực hiện cho một đơn vị hành chính nào thì chúng ta phải mở File dữ liệu có chứa bản đồ của xã thực hiện rồi làm theo các thao tác sau:

- Tại hộp: Quận/Huyện: Chọn huyện cần chuyển đổi dữ liệu

- Tại hộp: Phường/Xã: chọn xã cần chuyển dữ liệu

- Click chuột vào: Cập nhật từ lớp vùng thửa

- Level Vùng thửa: 62

•Cách nhập: Từ hình 2.2 vào: Bảng mã/Đơn vị hành chính, xuất hiện màn

hình giao diện sau:

Hình 2.7 Chương trình luôn mặc đinh nhập địa danh (Tỉnh-Huyện-Xã-Thôn xóm) trước Tuy nhiên ta thây đổi chế độ mặc định được bằng cách click chuột vào mục: (Tỉnh-Huyện-Xã-Địa danh) Hai danh mục này danh mục nào thực hiện trước cũng được song bắt buộc phải nhập cả hai địa danh trên

+ Nhập địa danh thôn xóm: từ cửa sổ trên click chuột lần lượt vào; Tỉnh;

huyện; xã để nhập mã cho các đơn vị hành chính, sau đó click chuột vào Thêm: nhập địa danh thôn, xóm vào hộp Combo: Tên ĐCHC/Ghi Cứ một lần Thêm ta

nhập được một địa danh

+ Nhập địa danh: Phía bên phải màn hình Click chuột vào chức năng

, cách nhập tương tự như cách nhập địa danh Thôn, xóm + Nhập mục đích sử dụng

• Mục đích: Nhập mục đích sử dụng nhằm phục vụ cho quá trình nhập đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

• Cách nhập: Chọn menu Bảng mã/Đơn vị hành chính, xuất hiện màn

hình giao diện sau:

Hình 2.8

Từ cửa sổ trên click chuột vào: Thêm sau đó thực hiện:

• Nhập ký hiệu mục đích vào hộp Combo Ký hiệu

• Mục đích sử dụng đẩy đủ vào hộp Combo Mục đích

• Nhập tên đầy đủ vào hộp Combo Tên đầy đủ

• Thời hạn sử dụng: Nếu thửa đất có thời hạn thì nhập ngày tháng năm hết hạn sử dụng; nếu đất sử dụng ổn định lâu dài thì nhập: Lâu dài

Nhập xong click chuột vào Ghi Muốn nhập mục đích khác lại click chuột

vào Thêm các thao tác nhập như cách nhập một mục đích sử dụng mục đích lần đầu

Chú ý:

•Cứ một lần Thêm ta chỉ nhập được một mục đích sử dụng

• Để nhập nhanh một mục đích sử dụng bằng cách: Từ hình 2.8 click chuột vào một mục đích cần nhập ở phần (Mục đích sử dụng) sau đó click chuột vào Sửa, di chuyển chuột vào hộp Combo Thời hạn và nhập thời hạn sử dụng