TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO

MỤC LỤC Lời cảm ơn 04 Lời nói đầu 05 Trang thông tin sinh viên và cơ quan thực tập 07 Chương I: KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 08 1.1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 08 1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 09 1.2.1.Tình hình đặc điểm của trường THCS Trần Hưng Đạo. 09 1.2.1.1.Đặc điểm 09 1.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 09 1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trần Hưng Đạo. 10 1.2.3 Nhân sự và bố trí nhân sự. 10 1.2.4 Cơ sở vật chất của nhà trường. 12 Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 12 2.1. Soạn thảo văn bản và kỹ năng sử dụng máy tính. 12 2.1.1 Soạn thảo văn bản 13 2.1.2 Thực hiện quy trình soạn thảo văn bản 14 2.1.3 Thể thức các văn bản do cơ quan ban hành 16 2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ 16 2.1.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản 17 2.1.3.3 Số và ký hiệu văn bản 17 2.1.3.4 Địa điểm và thời gian ban hành văn bản 18 2.1.3.5 Tên và trích yêu nội dung văn bản 18 2.1.3.6 Nội dung văn bản 18 2.1.3.7 Nơi nhận 19 2.1.3.8 Chữ ký và thể thức để ký 20 2.2 Duyệt văn bản 22 2.3 Đánh máy 22 2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.4.1 Những quy định chung 24 2.4.2 Các loại con dấu 24 2.4.3 Đối với trường THCS Trần Hưng Đạo 24 2.4.4 Nguyên tắc đóng dấu của trường THCS Trần Hưng Đạo 25 2.4.5 Quy định về việc bảo quản và sử dụng con dấu 25 2.5 Quá trình tiếp nhận văn bản đến – đi và vào sổ văn bản 26 2.5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến 26 2.5.2. Quá Trình sử lý văn bản 26 2.5.3. Công việc vào sổ dăn kí. 26 2.5.4. Trình và chuyển giao văn bản 27 2.5.5. Giải quyết công văn đi 27 2.6 Sử dụng các trang thiết bị văn phòng 28 2.6.1 Điện thoại 29 2.6.2 Máy photo 29 2.6.3 Máy fax 29 2.6.4 Máy tính 29 2.6.5 Máy đánh chữ 29 2.7 Công tác lập hồ sơ 30 2.8 Công tác thu thập,bổ sung tài liệu của trường THCS Trần Hưng Đạo 30 2.8.1 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 33 2.8.2 Công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ 33 2.8.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.8.4 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ 34 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36 3.1. Kết luận 36 3.1.1 Thuận lợi 36 3.1.2 Nhận xét về tình hình sử dụng và ban hành văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 3.1.3 Nhận xét quá trình soạn thảo văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 +3.1.4 Nhận xét về thể thức văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 3.2. Kiến nghị 37 3.2.1 Đối với cơ sở thực tập 37 3.2.2 Đối với nhà trường 37

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG

Tác giả: Nguyễn Thị Liễu

LỚP : K33 Ngành Quản Trị Văn Phòng

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô

giáo trong khoa Quản trị văn phòng – Trường Cao Đẳng Văn Hóa

Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang đã trang bị cho tôi những kiến thức

vững chắc làm hành trang cho tôi sau này khi rời khỏi ghế nhà trường

Đặc biệt tôi xin cảm ơn đến thầy Nguyễn Đức Quyền đã tận tình

hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập

Tiếp theo tôi cũng xin cảm ơn Trường THCS Trần Hưng Đạo

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành tốt kỳ thực tập tốt

nghiệp vừa rồi Đồng thời tôi xin cảm ơn tất cả các thầy cô trong bộ

phận đã tận tình giúp đỡ tôi trong 4 tuần vừa qua để tôi có thể hoàn

thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp này

Trong thời gian thực tập tôi đã được ứng dụng các kiến thức

được học ở trường vào trong thực tế để làm tốt công tác Bên cạnh đó,

tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm quý báu trong quá trình thực

tập bổ sung thêm sự hiểu biết của bản thân về công tác văn thư

Vì thời gian thực tập có hạn nên sự tìm hiểu của bản thân đang

còn có hạn chế và sai sót, tôi mong các thầy cô giáo góp ý để bài báo

cáo của tôi hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Lời cảm ơn 04

Lời nói đầu 05

Trang thông tin sinh viên và cơ quan thực tập 07

Chương I: KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 08

1.1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 08

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP 09

1.2.1.Tình hình đặc điểm của trường THCS Trần Hưng Đạo 09

1.2.1.1.Đặc điểm 09

1.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 09

1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trần Hưng Đạo 10

1.2.3 Nhân sự và bố trí nhân sự 10

1.2.4 Cơ sở vật chất của nhà trường 12

Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 12

2.1 Soạn thảo văn bản và kỹ năng sử dụng máy tính 12

2.1.1 Soạn thảo văn bản 13

2.1.2 Thực hiện quy trình soạn thảo văn bản 14

2.1.3 Thể thức các văn bản do cơ quan ban hành 16

2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ 16

2.1.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản 17

2.1.3.3 Số và ký hiệu văn bản 17

2.1.3.4 Địa điểm và thời gian ban hành văn bản 18

2.1.3.5 Tên và trích yêu nội dung văn bản 18

2.1.3.6 Nội dung văn bản 18

2.1.3.7 Nơi nhận 19

2.1.3.8 Chữ ký và thể thức để ký 20

2.3 Đánh máy 22

2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24

2.4.1 Những quy định chung 24

2.4.2 Các loại con dấu 24

2.4.3 Đối với trường THCS Trần Hưng Đạo 24

2.4.4 Nguyên tắc đóng dấu của trường THCS Trần Hưng Đạo 25

2.4.5 Quy định về việc bảo quản và sử dụng con dấu 25

2.5 Quá trình tiếp nhận văn bản đến – đi và vào sổ văn bản 26

2.5.1 Nguyên tắc giải quyết văn bản đến 26

2.5.2 Quá Trình sử lý văn bản 26

2.5.3 Công việc vào sổ dăn kí 26

2.5.4 Trình và chuyển giao văn bản 27

2.5.5 Giải quyết công văn đi 27

2.6 Sử dụng các trang thiết bị văn phòng 28

2.6.1 Điện thoại 29

2.6.2 Máy photo 29

2.6.3 Máy fax 29

2.6.4 Máy tính 29

2.6.5 Máy đánh chữ 29

2.7 Công tác lập hồ sơ 30

2.8 Công tác thu thập,bổ sung tài liệu của trường THCS Trần Hưng Đạo 30

2.8.1 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 33

2.8.2 Công tác thống kê - kiểm tra tài liệu lưu trữ 33

2.8.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 33

2.8.4 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ 34

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36

3.1 Kết luận 36

3.1.1 Thuận lợi 36

3.1.2 Nhận xét về tình hình sử dụng và ban hành văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36

3.1.3 Nhận xét quá trình soạn thảo văn bản của Trường THCS Trần Hưng

Đạo 36

+3.1.4 Nhận xét về thể thức văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo .36 3.2 Kiến nghị 37

3.2.1 Đối với cơ sở thực tập 37

3.2.2 Đối với nhà trường 37

LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong quá trính học tập của học sinh- sinhviên ở trường Thực tập tốt nghiệp giúp chúng ta tiếp cận với thực tế nhiều hơn Từ nhữngkiến thức đã học chúng ta áp dụng vào thực tế và cũng là bước đầu giúp chúng ta hoàn thànhtốt hơn về nghiệp vụ của mình

Trong qua trình hoạt động của cơ quan, bên cạnh sử dụng các trang thiết bị hiện đại thìviệc sử dụng các văn bản giấy tờ chiếm một vị trí rất lớn trong quản lý hành chính chủ yếu

Vì mỗi cơ quan muốn thể hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đều phải dungđến các loại văn bản để thể hiện chủ trương, đường lối, chính sách của cơ quan với các cơquan khác Từ đó có cơ sở phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên để trao đổi hoặc phối hợpvới các cơ quan hữu quan và ghi nhận những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt độnghàng ngày cuả mỗi cơ quan đơn vị

Đối với Trường THCS Trần Hưng Đạo đây là cơ quan hành chính sự nghiệp đóng tạiđịa phương Để giúp cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định

và cũng nhằm phục vụ kịp thời nhanh chóng, đạt hiệu quả hơn trong công việc của cơ quan

Do đó cần phải có những cán bộ nhân viên văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành, yêu nghề để thực hiện công tác tốt hơn nữa

Vì vậy tôi đã chọn Trường THCS Trần Hưng Đạo làm đề tài thực tập tốt nghiệp vàcũng là hành trang giúp tôi bước vào đời Qua đó nhờ sự quan tâm chỉ bảo tận tình của cácThầy cô giáo đang công tác trong Trường THCS Trần Hưng Đạo đồng thời là sự dạy bảo củacác thầy cô giáo ở trường CĐVH-NTDL Nha Trang đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi sau khi

ra trường

Qua đợt thực tập này rất có ích cho bản thân tôi, giúp tôi vận dụng những gì đã học ởtrường vào thực tiễn một cách đúng đắn, đảm bảo cho công tác công văn giấy tờ được thựchiện thống nhất theo các quy định của Nhà nước đã ban hành

Nhằm thực hiện tốt phương châm “Học đi đôi với hành” của Đảng và Nhà nước Được

sự hướng dẫn của Ban giám hiệu nhà trường và sự chấp thuận của Trường THCS Trần HưngĐạo đã giúp tôi hoàn thành quá trình thực tập từ ngày 25/12/2011 đến 20 tháng 01 năm 2012Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi gồm có 4 chương như sau:

Chương I: Khái quát vài nét về ngành Quản trị văn phòng và Trường THCS Trần Hưng Đạo

Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Trường học

Chương III: Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại trường.

Chương IV: Kết luận

Với tấm long biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo và cáccán bộ giáo viên chuyên môn trường Cao Đẳng VH-NTDL Nha Trang, đặc biệt là giáo viên

hướng dẫn Nguyễn Đức Quyền đã tận tình chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập.

Tuy thời gian thực tập quá ngắn và khả năng có hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp củatôi không sao tránh khỏi những sai sót Tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của quý thầy côgiáo cùng ban lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo để tôi hoàn thành báo cáo được tốt

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN

1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

2 Ngày tháng năm sinh: 06/03/1980

3 Quê Quán: Cẩm Hà – Cẩm Xuyên – Hà Tĩnh

4 Nơi cư trú: Thị trấn EaPốk- Huyện CưM’gar – Tỉnh ĐăkLăk

II THÔNG TIN KHÁC:

Khóa 33 – Khoa Quản Trị Văn Phòng

Khóa học: 2010 – 2012

CưM’gar, ngày 05 tháng 2 năm 2012

Người báo cáo

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Trường THCs Trần Hưng Đạo

ĐT: 0500.3530.116

Địa chỉ: Thôn 6 - Thị Trấn EaPốk – Huyện ĐăkLăk

CưM’gar-2 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:

- Hiệu trưởng : Ông Nguyễn Văn Mạnh

- Phó Hiệu trưởng: Ông Nguyễn Tiến Hoàn

Các bộ phận trong cơ quan:

CHƯƠNG I

KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS

TRẦN HƯNG ĐẠO

1 1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thôngtin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảmbảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào,

nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽthúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả cóthể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan,đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức vàhoạt động của cơ quan, đơn vị Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiếnthức cơ bản trong quá trình quản lý Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trongquá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý và tổ chức thựchiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định cho phù hợp với mục tiêu

đã đề ra Chúng ta thấy trong các hoạt động, không có khâu nào không cần đến văn bản Vìthế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thứccủa một văn bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp vớimục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi Ngoài ra một nhà quản trị cònphải am hiểu nhiều lĩnh vực về Kinh Tế, Văn Hóa, Xã Hội …và phải am hiểu Pháp luật vàcách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành hoạt động trong văn phòng cáckhâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học và trang bịcho mình một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ của công tác Văn thư, soạn thảo và banhành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị

Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng:

Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo trình độ Cao đẳngngành Quản trị văn phòng Đây là đợt thực tập của cả khóa học, được thực hiện sau khi đãxong chương trình lý thuyết - thực hành tại trường.

Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu khảo sát vàthực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành văn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan,doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thựctiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ ngànhQuản trị văn phòng

Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệutài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP.

1.2.1.Tình hình đặc điểm của trường THCS Trần Hưng Đạo.

1.2.1.1.Đặc điểm

Trường THCS Trần Hưng Đạo tọa lạc trên địa bàn thôn 6 – Thị trấn EaPốk- HuyệnCưM’gar – Tỉnh ĐăkLăk Là một cơ sở Giáo Dục thuộc thị trấn EaPốk Được thành lập theoQuyết định số 23/01/1996 có diện tích tự nhiên là 12.426.5km, và gần một ngàn học sinh từcác thôn, buôn về học nơi đây

Địa giới hành chính trường học:

- Phía Đông giáo xã Adrơng

- Phía Tây giáp xã EaMnang

- Phía Bắc giáp xã Quảng Tiến

- Phia Nam giáp với xã Cưsuê

1.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn.

 Chức năng

Là cơ sở giáo dục bậc THCS nối tiếp nhau trong hệ thống giáo dục quốc dân nhằm hoànchỉnh học vấn cho học sinh phổ thông

 Nhiệm vụ và quyền hạn.

* Trường THCS Trần Hưng Đạo có những nhiệm vụ và quyền hạn sau.

- Tổ chức giảng dạy, học tập các hoạt động giáo dục khác theo chương trình giáo dục trunghọc cơ sở do bộ trưởng bộ giáo dục và đào tạo ban hành Tiếp nhận học sinh, vận động học

sinh bỏ học đến trường, thực hiện kế hoạch giáo dục phổ cập, giáo dục THCS trong phạm vicộng đồng theo quy định của Nhà nước.

- Quản lý giáo viên, nhân viên và học sinh, quản lý việc sử dụng đất đai trưởng sở trang thiết

bị và tài chính theo đúng quy định của Pháp luật

- Phối hợp với gia đình học sinh tổ chức cá nhân trong cộng đồng thực hiện các hoạt độnggiáo dục Tổ chức giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trongphạm vi cộng đồng

- Thực hiện các nhiệm vụ và các quyền hạn theo quy định của Pháp luật

1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trần Hưng Đạo.

- Trường THCS Trần Hưng Đạo trước những năm 1996 là trường cấp I, II Nguyễn ViếtXuân, nhưng vì điều kiện là số lượng họ sinh ở các thôn buôn quá đông và đi lại rất khó khăn

và xa

- Điều kiện đi học của các em gặp rất nhiều khó khăn cho nên việc mở thêm một trường cấp

II ở thôn 6 là rất phù hợp với mạng lưới trường học và yêu cầu phát triển kinh tế - Xã hộicủa địa phương nhằm tạo điều kiện cho các em học tập được tốt

- Đến năm 1996 thì trường THCS Trần Hưng Đạo được thành lập với 45 giáo viên và 03nhân viên, có gân một ngàn học sinh với 22 lớp học từ khối 6 – 9 chia thành hai buổi sang

* Phó Hiệu trưởng được phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo từng lĩnhvực chuyên môn và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các nhiệm vụ được phân công.

* Phòng Tổ chức Hành chính và Tài vụ: Quản lý hồ sơ Cán bộ giáo viên nhân chức, điềuđộng luân chuyển cán bộ - viên chức; Thống kê tiền lương, chế độ chính sách của cán bộ -viên chức và học sinh; Công tác văn thư; Bảo vệ; Kế toán đơn vị

* Phòng Đoàn – Đội: Quản lý học sinh; Công tác giáo vụ

* Phòng Thư viện: Phục vụ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh mượn sách tham khảo,sách giáo khoa và các loại báo chí

* Phòng Thiết bị: Phục vụ công tác đồ dùng dạy học cho giáo viên và học sinh

* Phòng Y tế: Là nơi nghỉ ngơi cho giáo viên, nhân viên và học sinh mỗi khi đau ốm

Sơ đồ tổ chức của trường

Hiệu trưởng

Phó hiệu trưởng

Hàn

h chín

h – Tài vụ

Thư

viện Thi

ế

t bị Đoà

n –

Đội

Y t ế Bảo

vệ

1.2.4 Cơ sở vật chất của nhà trường.

Trường THCS Trần Hưng Đạo gồm có 10 phòng học kiên cố, và có 4 phòng bán kiên cố

- Trường ban hành các loại văn bản như: Tờ trình, Quyết định, Báo cáo, Công văn, Nghịquyết……vv Trong đó cũng có các văn bản sai thể thức

+ Công văn đến (Văn bản đến) chưa đạt tiêu chuẩn Việt Nam về lề, trang, phông chữ, không

có dấu đến

- Có văn bản còn thiếu số như: /BC-PGD, chưa có ngày tháng năm của văn bản

+ Công văn đi (Văn bản đi):

Báo cáo sơ kết học kỳ I năm học 2008-2009 chưa có số ký hiệu văn bản

+ Việc đăng ký vào sổ thì hầu hết trường tôi đều đăng ký tất cả các loại văn bản theo đúngquy định của nhà nước

- Với nguồn văn bản được cung cấp từ cán bộ công tác văn thư của cơ quan thực tập, tôi biếtđược số lượng văn bản sản sinh trong năm học 2008-2009

- Với các loại văn bản do trường THCS Trần Hưng Đạo ban hành như trên nên số lượng vănbản ban ành trong năm cũng không nhiều và số lượng được thống nhất cụ thể sau:

- Các loại văn bản do Hiệu trưởng ban hành như: Nghị quyết, Quyết định, Báo cáo, Thôngbáo và một số loại văn bản khác

Năm Quyết

định

Thôngbáo

Biênbản

Kếhoạch

Báocáo

Tờtrình

Vănbảnkhác

Tổngcộng

Ghichú

2.1 Soạn thảo văn bản và kỹ năng sử dụng máy tính.

2.1.1 Soạn thảo văn bản

- Ở mục này cán bộ văn thư cần nắm rõ yếu tố đó là kỹ thuật trong cách soạn thảo văn bản có

hai phần quan trọng đó là Bố cục và cách hành văn

- Các văn bản đi ở trưởng THCS Trần Hưng Đạo do Hiệu trưởng soạn thảo và cán bộ vănthư cũng nghe thầy giải thích, vì vậy tôi cũng được thấy trực tiếp nên quá trình soạn thảo củatrường tôi đã thấy rõ

- Qua khảo sát thì tôi nhận thấy rằng mọi thao tác trình bày thể thức văn bản đều đúng vớitrong lý thuyết như tôi đã trình bày ở phần sơ đồ thể thức văn bản trên thì ở trường THCSTrần Hưng Đạo đảm bảo đầy đủ các yếu tố thông tin của văn bản vì Hiệu trưởng trường soạnthảo văn bản rất tỉ mỹ

Vd:

PHÒNG GD&ĐT CƯM’GAR CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Số:20/QĐ-TH EaPốk, ngày 14 tháng 01 năm 2011

- Số và ký hiệu được trình bày đúng với thể thức của Nhà nước

- Ngoài ra khi soạn thảo Hiệu trưởng còn xác định được nội dung, đối tượng của văn bản,xác định được mục đích của việc ban hành văn bản nên khi soạn thảo văn bản Hiệu trưởngsoạn không có gì là khó khăn cả

- Nhưng khi tôi tra tìm văn bản tôi thấy rằng có một số công văn không có số của văn bản

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

(về việc khen thưởng học sinh đạt HSG cấp trường năm học 2011-2012)

1.2- Báo cáo: là loại văn bản do Trường THCS Trần Hưng Đạo áp dụng để phản ánh tìnhhình của một vấn đề, một vụ việc hoặc của một cá nhân trong một thời gian nhất định

Ví dụ:

BÁO CÁO

(Báo cáo sơ kết học kỳ 1 năm học 2011 - 2012 )

- Báo cáo chuyên đề: Như Báo cáo sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua, nghiên cứu khoahọc

BÁO CÁO

“sơ kết phong trào thi đua “học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”

- Báo cáo đột xuất: như Báo cáo về một vụ việc, một sự việc, một vấn đề đột xuất xảy ratrong quá trình hoạt động của Trường:

BÁO CÁO

“về việc chuẩn bị thực tập tốt nghiệp cho học sinh K11”

1.3- Biên bản: là loại văn bản do Trường THCS Trần Hưng Đạo áp dụng để ghi lại những vụviệc, những vấn đề đã và đang xảy ra trong phạm vi và thời gian xác định để làm chứng cứgiải quyết công việc

Ví dụ:

- Biên bản hội họp: chỉ ghi lại diễn biến về một vụ việc, một sự việc, một vấn đề cụ thể

BIÊN BẢN

“Họp triển khai công tác phổ cập giáo dục năm học 2011 – 2012”

- Ngoài ra Trường THCS Trần Hưng Đạo còn thực hiện các văn bản hành chính thôngthường như:

+ Công văn hướng dẫn

+ Công văn chỉ đạo

+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở

+ Công văn đề nghị, yêu cầu

+ Công văn hỏi ý kiến

+ Công văn trả lời

+ Công văn giao dịch

+ Công văn mời dự hội, họp

Để phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của Trường

2.1.2 Thực hiện quy trình soạn thảo văn bản:

- Công tác soạn thảo văn bản của Trường do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng và bộ phận chứcnăng khác thực hiện, phần đánh máy do Văn thư và người soạn thảo văn bản thực hiện (hiệntại các bộ phận chuyên môn đã được trang bị máy vi tính nên văn bản được người soạn thảotrên máy vi tính của mình), phần sao nhân và trình ký do nhân viên Văn thư đảm nhiệm

- Văn bản là phương tiện quản lý Nhà nước không thể thiếu được trong hoạt động, điều hànhcủa cơ quan, do đó văn bản quản lý Nhà nước có rất nhiều dạng về thể loại không giốngnhau, nên tất cả việc soạn thảo văn bản phải được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: xác định mục đích, tính chất của việc ban hành văn bản nhằm giải quyết vấn đề gì

và tính chất của nó ra sao?

Bước 2: Xác định tên loại văn bản:

Sau khi xác định được mục đích ban hành văn bản, phải lựa chọn những văn bản của cấp trênhoặc những quy phạm pháp luật phù hợp để áp dụng cho đúng với mục đích ban hành vănbản, phù hợp với mục đích giải quyết công việc và phù hợp với thẩm quyền ban hành vănbản của cơ quan

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin được xem là một khâu quan trọng trong quá trình soạnthảo văn bản, nếu làm tốt được khâu này thì văn bản sẽ đạt mục đích, hiệu quả cao vàngược lại

Bước 4: Việc xây dựng đề cương và viết bản thảo, đòi hỏi phải thể hiện rõ ràng bố cục và

khái quát được những nội dung định đưa vào văn bản

Bước 5: Duyệt bản thảo:

Sau khi văn bản đã thảo xong, cán bộ thảo văn bản trình lên lãnh đạo xem và xét duyệt lại.Người duyệt phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xem xét nội dung của bảnthảo phù hợp công việc

+ Loại văn bản được sử dụng trong bản thảo

+ Nội dung văn bản được thảo ra

+ Hình thức trình bày, thể thức và ngôn ngữ dùng trong bản thảo

+ Cơ sở pháp lý và tính thống nhất thể hiện trong bản thảo

- Hoàn thiện văn bản về mặt thể thức:

Khi văn bản đã soạn thảo và đánh máy sạch đẹp, đúng theo quy định thể thức văn bản và đãđược đọc kiểm tra lại, nhân viên văn thư trình Hiệu trưởng ký, sao nhân, đóng dấu, đăng kývào sổ “Công văn đi”, ghi số ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản phát hành

Văn bản gửi đi qua đường bưu điện (nếu cơ quan nhận ở xa) và gửi trực tiếp (nếu cơ quannhận ở gần)

Các văn bản gửi đi đều có một văn bản đã lưu ở văn thư và một bản ở người soạn thảo ra vănbản.

2.1.3 Thể thức các văn bản do cơ quan ban hành

- Thể thức văn bản là một tổng thể các thành phần của một văn bản hành chính được trìnhbày theo một cấu trúc nhất định và mang một ý nghĩa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiệnthuận lợi cho việc sử dụng văn bản, thể hiện giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản

- Nhìn chung văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày đầy đủ các thànhphần bắt buộc như Quốc hiệu, tác giả văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh và thời gian banhành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chữ ký và thể thức ký, đóngdấu cơ quan Vị trí và trình bày các thành phần trên cũng trình bày theo Thông tư số55/TTLT-BNV và Văn phòng Chính phủ ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản quản lý Nhà nước, tuy nhiên cũng có một số thành phần trên văn bản mà

cơ quan trình bày chưa đúng như hướng dẫn tại văn bản nêu trên

2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ

- Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên Quốc gia và chế độ chính trị mà Nhà nước và Quốcgia đó thực thi

- Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải, trang đầu của văn bản, dòng đầu

“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày bằng phông chữ in hoa TimesNew Roman cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, dòng dưới “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” trìnhbày bằng phông chữ thường Times New Roman,, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, có gạchnối ở giữa, phía dưới có dòng gạch ngang nét liền kéo dài hết dòng chữ

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo trình bày như sau:

* Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPNV thì phải sửa lại như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2.1.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản

- Tên cơ quan ban hành được trình bày ở góc trái, phía trên trang đầu của văn bản Nếu cơquan ban hành có cơ quan chủ quản thì tên cơ quan chủ quản trình bày phía trên tên cơ quan,đơn vị ban hành văn bản Dòng trên trình bày tên cơ quan chủ quản bằng phông chữ in hoaTimes New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng Dòng tên cơ quan, đơn vị trình bày bằngphông chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm Phía dưới cóđường gạch ngang nét liền, dài khoảng ½ so với tên cơ quan đặt và đặt cân đối ở giữa.

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:

* Ví dụ:

PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN CƯM’GAR

Trường THCS Trần Hưng Đạo

Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:

PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN CƯM’GAR

Trường THCS Trần Hưng Đạo

2.1.3.3 Số và ký hiệu văn bản

- Số là thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư

- Ký hiệu là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, đơn vị ban hành ra văn bản

- Số và ký hiệu được tình bày dưới phần tác giả văn bản, số của văn bản được trình bày bằngchữ Ả Rập, ký hiệu của văn bản trình bày bằng phông chữ Times New Roman, số và ký hiệu

có cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số và ký hiệu được ngăn cách bởi một dấu gạch chéo (/).Dưới chữ viết tắt tên loại văn bản với chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành ra văn bảnđược ngăn cách bởi một dấu gạch ngang (-)

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:

Ví dụ:

Số: 15/QĐ-TH

Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:

Số: 15/QĐ/TH

2.1.3.4 Địa điểm và thời gian ban hành văn bản

- Địa điểm ban hành văn bản là nơi cơ quan ban hành văn hành đặt trụ sở

- Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký và đóng dấu Hay nóicách khác là ngày, tháng, năm văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

- Địa điểm và thời gian ban hành văn bản được trinh bày dưới phần tiêu ngữ, sát lề phải, kiểuchữ nghiêng, phông chữ thường Times New Roman, cỡ chữ 13-14

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày theo đúng Thông tư số55/2005/TTLT-BNV-VPCP như sau:

CưM’gar, ngày 20 tháng 01 năm 2011

2.1.3.5 Tên và trích yêu nội dung văn bản

- Tên loại là tên của văn bản (quyết định, báo cáo, thông báo…) trích yếu nội dung là câutóm tắt, ngắn gọn và chính xác nội dung chính của văn bản

- Đối với văn bản có tên gọi cụ thể thì trích yếu nội dung trình bày dưới tên gọi như:

+ Tên loại trình bày bằng phông chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ 14-15, kiểu chữđứng, đậm

+ Trích yếu nội dung trình bày bằng phông chữ thường Times New Roman,cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng, đậm

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:

* Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO

(V/v nâng bậc lương thường xuyên đối với công chức viên chức)

Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng bậc lương thường xuyên đối với công chức viên chức.

2.1.3.6 Nội dung văn bản

- Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin được đề cập đến, đây là phần chính của văn bản, đápứng mục đích ban hành văn bản

- Nội dung văn bản trình bày canh đều lề trái, lề phải, nằm chính giữa văn bản Nội dungtrình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, khoảng cáchgiữa hai đoạn từ 3-6 point, dòng đầu mỗi đoạn lùi vào 1 Tab (khoảng 1,27 cm) và viết hoachữ cái đầu, mỗi đoạn cách nhau một dòng trắng

Phần nội dung văn bản: Trường THCS Trần Hưng Đạo trình bày đúng như quy định tạiThông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005.

2.1.3.7 Nơi nhận

- Là tên cơ quan, đơn vị,cá nhân tiếp nhận và xử lý văn bản, Đối với văn bản có tên loại cụthể thì chữ nơi nhận trình bày phía dưới, góc trái trang cuối của văn bản khoảng 3 dòng, dướithể thức ký một dòng

- Chữ “Nơi nhận” được trình bày phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm,nghiêng, sau chữ “Nơi nhận” có dấu 2 chấm (:) và nội dung của phần nơi nhận được trìnhbày cỡ chữ 11, đầu mỗi nội dung có dấu gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;),dòng cuối cùng ghi lưu văn thư và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và kết thúc bằngdấu chấm (.)

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau: