Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc nhóm 4

Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cũng đã có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng và tổ chức hy vọng rằng đây sẽ là nguồn nhân lực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai. Tuy nhiên, một khâu quan trọng mà bạn không nên xem nhẹ là công tác hậu tuyển dụng. Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm này sẽ giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc ở nhân viên mới. Điều này đồng nghĩa với việc công ty sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí dành cho việc tuyển dụng. Quá trình hội nhập là cực kỳ quan trọng không chỉ cho nhân viên mới mà ngay cả cho những nhân viên đang làm việc cho công ty. Ấn tượng về những ngày đầu tiên làm việc cho công ty sẽ là những kỷ niệm khó phai mờ với nhiều người. Vì vậy, tổ chức nên có chương trình đón tiếp nhân viên mới sao cho đáng nhớ và trân trọng.

Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc

Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cũng đã

có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng và tổ chức hy vọng rằng đây sẽ là nguồn nhânlực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai Tuy nhiên, một khâu quan trọng mà bạnkhông nên xem nhẹ là công tác "hậu tuyển dụng"

Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm này sẽ giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc ởnhân viên mới Điều này đồng nghĩa với việc công ty sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí dànhcho việc tuyển dụng

Quá trình hội nhập là cực kỳ quan trọng không chỉ cho nhân viên mới mà ngay cả chonhững nhân viên đang làm việc cho công ty Ấn tượng về những ngày đầu tiên làm việc cho công

ty sẽ là những kỷ niệm khó phai mờ với nhiều người Vì vậy, tổ chức nên có chương trình đóntiếp nhân viên mới sao cho đáng nhớ và trân trọng

1.2.Mục đích

 Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức

Làm cho nhân thích ứng với tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức

- Chính thức có nghĩa là tổ chức đó muốn nhân viên mới có năng suất càng sớm càng tốt

- Phi chính thức có nghĩa là nhân viên đó được đồng nghiệp chào hỏi với bàn tay rộng mở Nếu thực hiện không khéo thì nhân viên đó sẽ bị nhân viên cũ đùa cợt, chế diễu theo kiểu “ma cũ bắt nạt ma mới”

Thường các nhân viên nghỉ việc trong vai tháng đầu các giai đoạn khác do một sốnguyên nhân:

- Do thất bại trong chương trình hội nhập bởi vì nhân viên mới cảm thấy

cô đơn, không được đồng nghiệp chấp nhận Và càng cao hơn trong các xã hội có kì thị chủng tộc

- Sự cảm ứng lạc điệu càng cao thì các nhân viên này rất dễ nghỉ việc

“Sự cảm ứng lạc điệu” là sự khác biệt giữa cái người ta kì vọng tại nơi người ta làm việc với cái mà người ta thực sự tìm thấy được Hoặc nhân viên mới có thể không thích các chính sách liên quan đến công việc của công ty, không thích đồng nghiệp, sự kiểm soát của cấp trên…

 Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng

Với chương trình này sẽ giúp nhân viên mới hiểu được:

- Cấp trên đòi hỏi và tiêu chuẩn hoàn thành công việc của họ như thế nào, và khi hoàn thành công việc bằng hay trên mức chuẩn thị họ sẽ được thưởng qua việc tăng lương, tăng thưởng ra sao

- Giúp nhân viên mới hiểu biết về các quy định, chính sách của công ty…

 Giảm bớt sai lỗi và tiết kiệm thời gian

Một khi công nhân được trang bị mọi thông tin cần thiết, họ sẽ không mất thời gian hỏi người này người kia phải làm gì, làm thế nào, được đánh giá ra sao, lương bổng ra sao… Và cấp trên cũng đỡ mất thời gian giải thích và kiểm tra thường xuyên

 Nhân viên mới có thể dễ dàng bắt tay vào công việc ngay khi sau kết thúc chương trình

 Tạo một ấn tượng thuận lợi

Tạo cho nhân viên mới 1 ấn tượng tốt đẹp về công ty về mặt tình cảm; tránh tình trạng lo lắng ban đầu

2 Quy trình thực hiện chương trình hội nhập vào môi trường làm việc

Chương trình có thể là bài bản, chính quy, nghi thức và có thể là không bài bản, nghithức Thường thường chương trình do đồng nghiệp đảm trách thì không bài bản vàkhông chính quy, nghi thức nhằm mục đích chi nhân viên mới khỏi hoang mang vàkhỏi hiểu sai vê công ty hoặc có các thông tin không chính xác Đây là trường hợp chỉ

có một hay hai nhân viên mới vào làm việc trong một công ty nhỏ Tuy nhiên, khôngphải công ty nhỏ nào cũng áp dụng chương trình kiểu này, và cũng không phải công

ty lớn nào cũng áp dụng chương trình chính quy, nghi thức Tất cả còn tùy thuộc vàotừng tình huống cụ thể Trong phần này, chúng tôi sẽ đề cập chương trình hội nhậpvào môi trường làm việc bài bản, nghi thức

Dù là tổ chức thuộc loại hình nào thì chương trình chính quy bao giờ cũng bao gồmhai mức độ: chương trình hội nhập trên bình diện toàn công ty và chương trình thuộc

về bộ phận phòng ban chuyên môn nơi cá ứng viên mới sẽ trực tiếp làm việc Các giaiđoạn của chương trình hội nhập vào môi trường làm việc cũng theo thứ tuwh trên, vàsau cùng là giai đoạn theo dõi đánh giá

Lập kế hoạch hội nhập

2.1 Xây dựng kế hoạch

- Đối tượng được đào tạo

- Mục tiêu đào tạo nhân viên

- Các chương trình đào tạo nhân viên

- Ngân quỹ cho đào tạo nhân viên

- Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho đào tạo nhân viên

Hội nhập tổng quát

Hội nhập chuyên môn Theo dõi và đánh giá

Đóng góp, đáng giá

 Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới.

 Giúp cho công ty không bị nhân viên khiếu nại vô cớ hoặc khiếu nại là họ không biếtnên làm sai

 Nội dung

 Cung cấp thông tin tổng quát về tổ chức:

- Lịch sử hình thành và phát triển

- Truyền thống, phong tục, chuẩn mực tiêu chuẩn của công ty

- Cơ cấu của tổ chức doanh nghiệp

- Chức vụ và tên của các lãnh đạo

- Các phòng ban và chức vụ của nhân viên

 Thông tin về quy định, chính sách:

- Sản phẩm, dịch vụ do tổ chức cung ứng

- Chính sách và chuẩn mực của tổ chức

- Những quy định về kỷ luật

 Thông tin về lương thưởng, phúc lợi, trợ cấp:

- Cẩm nang của các nhân viên

- Mức lương, thang lương và ngày trả lương

- Các ngày nghỉ phép và nghỉ lễ

- Các giờ giải lao

- Các khả năng đào tạo và phát triển

- Bảo hiểm

- Kế hoạch nghỉ hưu

- Các dịch vụ do tổ chức cung ứng cho nhân viên

- Các chương trình giúp đỡ công nhân viên

 Thông tin về an toàn lao động, kỷ luật lao động:

- Sức khỏe an toàn

- Tiện nghi, dịch vụ y tế, ma túy, vệ sinh, an toàn, đền bù.

- Những quy định về kỷ luật

2.3.Hội nhập chuyên môn

 Đảm nhiệm: Cấp quản trị trực tiếp của nhân viên mới.

 Mục đích :

- Bồi dưỡng kĩ năng chuyên môn của các nhân viên mới:

+ Chưa có kinh nghiệm: giới thiệu công việc chuyên môn , đào tạo

+ Đã có kinh nghiệm: phối hợp chương trình đào tạo và chương trình HNVMTLV

=> Làm cho nhân viên làm việc hăng say, có năng suất , hứng thú trong công việc

- Giúp nhân viên mới làm quen với các đồng nghiệp trong công ty , tạo không khí thân thiện trong đơn vị

 Nội dung:

Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự sẽ trang bị cho nhân viên mới thông tin về chức năng của

bộ phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm với công việc, thủ tục, chính sách luật lệ và quy định

 Chức năng của bộ phận phòng ban:

- Mục đích và các mục tiêu ưu tiên hiện nay

- Cơ cấu tổ chức

- Các hoạt động

- Mối tương quan với các phòng ban khác

- Mối tương quan giữa các công việc bộ phận trong phòng ban

 Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc :

- Giải thích chi tiết công việc dựa vào bản mô tả công việc hiện tại và các kết quả mongđợi

- Giải thích tại sao công việc đó là quan trọng , mối tương quan của nó với các công việc khác

- Thảo luận các vấn đề khó khăn thường gặp và cách khắc phục

- Thời gian làm việc

- Nhu cầu giờ phụ trợ

- Phân công công việc thêm : thay đổi nhiệm vụ để thay thế một nhân viên vắng mặt

- Các vấn đề liên quan đến dụng cụ

- Các loại dịch vụ hỗ trợ và làm thế nào để được hỗ trợ

- Mối tương quan với thanh tra nhà nước

- Các tiêu chuẩn vệ sinh

- An ninh và chi phí cho an ninh

- Tiếp xúc với người ngoài

- Các quy định về làm việc riêng : ăn uống nghe điện thoại , nghỉ trưa

- Kiểm tra thiệt hại

- Bảng chấm công, giờ giấc

- Xin hoặc yêu cầu cung cấp dụng cụ

- Kiểm tra đánh giá công tác

- Thông báo đăng kí xóa công việc và yêu cầuái phân công

 Tham quan đơn vị phòng ban

Các đề tài trên đây quá nhiều không thể thực hiện trong 1 buổi hay 1 ngày như vậy sẽ tạo

sự nhàm chán dẫn đến hiệu quả tiêu cực

- Nên có các buổi báo cáo ngắn trong khoảng 2 tiếng và thực hiện làm nhiều ngày , nhiều buổi sẽ làm giảm khối lượng những điều cần nhớ mỗi buổi

- Nên có nhiều người giới thiệu như vậy sẽ cho nhân viên đó thấy được sự thân thiện bầu không khí thân mật của môi trường làm việc

- Không nên chỉ phát 1 cuốn gọi là cẩm nang như nhiều công ty thực hiện , điều đó mang lại hiệu quả cực thấp

2.3 Theo dõi và đánh giá

Bộ phận nhân sự phối hợp với bộ phận phòng ban đánh giá và theo dõi Trước tiên bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra xem công ty đã thực hiện đầy đủ chương trình này chưa Cấp quản trị trực tiếp không nên yêu cầu nhân viên mới nếu gặp chuyện gì khó khăn thì ghe qua , mà nên theo dõi động viên nhân viên mới , sẵn sàng trả lời bất kì câu hỏi nào gặp phải ngay tại thời điểm kiểm tra

Bảng đánh giá :

1 Bạn đã giới thiệu tóm tắt về doanh nghiệp chưa ?

2 Bạn đã giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức chưa

3 Bạn trao cẩm nang cho nhân viên chưa ?

4 Bạn đã giải thích công việc chưa

5 Bạn đã giới thiệu nhân viên mới với các dồng nghiệp chưa?

6 Bạn đã bố trí giới thiệu nơi làm việc cho nhân viên mới

chưa ?

7 Bạn đã có lời thông báo chào đón chưa?

8 Bạn có bảng danh mục HNVMLV không và bạn đã hoàn

Bộ phận nhân sự phối hợp bộ phận phòng ban :

- Yêu cầu nhân viên mới điền vào bảng câu hỏi mà không kí tên

- Phỏng vấn các nhân viên mới ngẫu nhiêu

- Có các buổi thảo luận nhóm với các nhân viên mới để thích ứng công việc

- Đánh giá và điều chỉnh lại chương trình hội nhập cho phù hợp với người nhân viên mới đó

3 Các yếu tố tác động đến quá trình hội nhập.

3.1 Nhân tố thuộc về doanh nghiệp

 Ngân sách đào tạo

Đào tạo hội nhập là hoạt động đòi hỏi những khoản chi phí nhất định như: chi phí thù laocho những người thực hiện và những người cộng tác trong đào tạo, huấn luyện, chi phí

trang thiết bị học tập,… Vì vậy cần phải có ngân quỹ riêng cho công tác đào tạo Ngânquỹ phải được thiết lập một cách đầy đủ và chính xác trên cơ sở khả năng tài chính củadoanh nghiệp và các mục tiêu, lợi ích của mỗi chương trình đào tạo Công tác đào hộinhập trong doanh nghiệp có tốt hay không phụ thuộc một phần không nhỏ vào ngân sáchdành cho đào tạo của doanh nghiệp Có nhiều doanh nghiệp rất quan tâm đến công tácđào tạo nhưng ngân sách dành cho việc đào tạo nhân viên không nhiều thì họ không thểthường xuyên và liên tục tổ chức các lớp học chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viêntrong doanh nghiệp Nếu ngân sách có hạn thì doanh nghiệp chỉ có thể đào tạo cho nhânviên theo hình thức đào tạo tại chỗ, với phương pháp này thì chi phí cho đào tạo sẽ thấp

mà giúp cho nhân viên nhanh chóng nắm băt công việc tuy nhiên nếu muốn nâng caotrình độ hơn nữa thì rất khó

 Trình độ đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp:

Trình độ của nhân viên trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đàotạo trong doanh nghiệp Nếu trong doanh nghiệp nhân viên đều có trình độ thì các nhânviên mới sẽ có nhiều cơ hội để học hỏi kinh nghiệm và việc hội nhập sẽ trở nên dễ dàng

và rút ngắn được thời gian thực hiện

 Nhà quản trị

Nhà quản trị là một yếu tố quyết định đến vấn đề đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp.Doanh nghiệp quan tâm đến công tác đào tạo hay không, có theo sát và nắm bắt được kịpthời nhu cầu đào tạo của nhân viên và của sự biến động thị trường hay không phụ thuộcrất nhiều vào nhà quản trị, nhân viên có gắn bó với doanh nghiệp hay không một phầncũng do nhà quản trị cóđược những đãi ngộ tốt dành cho nhân viên hay không (đãi ngộ vềlương, thưởng, chế độ, đào tạo…)

 Chiến lược kinh doanh, chiến lược nhân sự của doanh nghiệp

Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp cho biết mục tiêu của doanh nghiệp trong từnggiai đoạn phát triển Những mục tiêu này đặt ra các yêu cầu khác nhau về trình độ, nănglực chuyên môn… đối với tất cả các thành viên trong doanh nghiệp trong đó có nhóm các

nhân viên mới, để thích ứng với sự thay đổi của tổ chức, nhằm thực hiện tốt nhất mụctiêu đã đề ra.

 Điều kiện tổ chức công tác đào tạo

Yếu tố này là một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến phương pháp đào tạo Đây làđiều kiện cần thiết để phục vụ cho công tác đào tạo nhân viên Mỗi phương pháp đào tạođòi hỏi các phương tiện hỗ trợ phù hợp, nên nếu thiếu chúng thì công việc giảng dạy khó

có thểđạt được mục đích đề ra Ví dụ, với những doanh nghiệp chuyên về may mặc, giầy

da, hàng thủ công mỹ nghệ thì đào tạo tại chỗ và đào tạo nghề là thích hợp nhất, phù hợpvới trình độ cũng như yêu cầu của công việc, người lao động không phải nghỉ làm, vẫnđược chấm lương và vẫn có thể học nghiệp vụ Với những doang nghiệp làm thương mại,dịch vụ, tư vấn… Nhân viên có trình độ chuyên môn nhất định, nếu doanh nghiệp có khảnăng tổ chức các lớp học chuyên môn nghiệp vụ tại doanh nghiệp là một điều rất tốt tuynhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cóđiều kiện mở lớp tại doanh nghiệp hoặc mờigiảng viên về giảng tại doanh nghiệp cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã cử nhân viên

đi học các khoá học ngắn hạn ở các trung tâm hoặc trường đại học ở bên ngoài

3.2 Nhân tố thuộc về người lao động

 Đối tượng được đào tạo

Đối tượng đào tạo khác nhau cần phải có các hình thức và phương pháp đào tạo khácnhau Chẳng hạn để đào tạo nhân viên có thể sử dụng các phương pháp: kèm cặp, đào tạonghề dụng cụ mô phỏng… Để đào tạo nhà quản trị có thể sử dụng các phương pháp:nghiên cứu tình huống, mô hình ứng xử, nhập vai, luân phiên công việc

 Độ tuổi

Độ tuổi của nhân viên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đào tạo Với những nhânviên trẻ tuổi, nhân viên dễ tiếp thu những kiến thức từ các khoá học cả trong doanhnghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp do những nhân viên trẻ có khả năng tiếp thukiến thức nhanh, cập nhật thông tin thường xuyên cho nên dễ dàng tiếp xúc với côngnghệ mới, quan niệm kinh doanh và làm việc mới

 Mong muốn, nguyện vọng sau khi học xong

Trong doanh nghiệp nhu cầu đào tạo của mỗi người là khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vàophẩm chất, năng lực, ý chí phấn đấu vươn lên và cả điều kiện cá nhân của họ khi làm việctại doanh nghiệp Do đó để xác định chính xác nhu cầu đào tạo từ đó triển khai thực hiệnquá trình đào tạo nhân viên có hiệu quả, cần phải quan tâm đến nhu cầu đào tạo, nguyệnvọng của người lao động

3.3 Nhân tố thuộc về đặc thù công việc

 Tính chất công việc của người lao động trong doanh nghiệp

Căn cứ vào tính chất công việc của người lao động trong doanh nghiệp, nhà quản trị cóthể lựa chọn các hình thức và phương pháp đào tạo phù hợp

 Tiêu chuẩn thực hiện công việc

Mỗi công việc đòi hỏi kỹ năng và các hành vi cần thiết để thực hiện tốt công việc, đòi hỏicác năng lực, phẩm chất cần có của người lao động trong quá trình thực hiện công việc

Vì vậy, tiêu chuẩn thực hiện công việc đặt ra nội dung cần phải đào tạo đối với người laođộng Thông thường các doanh nghiệp thường dựa vào tiêu chuẩn thực hiện công việc đểxác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo nhân viên mới thực hiện công việclần đầu

4 Chương trình tái hội nhập vào môi trường làm việc.

Hầu hết các công ty đều chỉ chú trọng đến chương trình tái hội nhập vào môi trường làm việc của nhân viên mới mà lãng quên đi việc tái hội nhập đối với các nhân viên cũ Đúngnhư vậy , trong thời đại công nghệ thông tin đại chúng như hiện nay , mọi thứ đều có thể thay đổi trong 1 tích tắc , công ty cũng vậy , môi trường làm việc thay đổi liên tục , vì thếđòi hỏi sự thích nghi cực cao của các nhân viên Hơn thế nữa, những nhân viên cũ khi đến khoảng thời gian nào đó họ đã quá quen với công việc cũng như không khí làm việc

ấy , hứng thú và sự nhiệt tình của họ sẽ giảm xuống Vì vậy, việc f5 , làm mới không khí làm việc trong nhân viên cũ là công việc quan trọng chẳng kém gì việc hội nhập nhân viên mới Từ đó cải thiện môi trường làm việc, không khí thân thiện trong công ty , lấy

lại sự nhiệt tình đã phần nào giảm xuống của nhân viên cũ, giúp hiệu quả năng suất công việc tăng lên

II Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc tại

Công ty cổ phần gỗ GAGO.

1 Khái quát Công ty cổ phần gỗ GAGO

1.1.Quá trình hình thành và phát triển ở Công ty cổ phần gỗ GAGO

Công ty cổ phần gỗ GAGO với tên giao dịch là GAGO WOOD JOINT STOCKCOMPANY viết tắt là Công ty cổ phần gỗ GAGO.,JSC với trụ sở chính ở số 7/29 Văn Chương2,Phố Khâm Thiên, phường Văn Chương, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Công ty cổ phần gỗGAGO là nhà phân phối độc quyền sản phẩm sàn gỗ công nghiệp của tập đoàn Dongwha – mộttập đoàn với trên 60 năm kinh nghiệm sản xuất sản phẩm từ gỗ công nghiệp và là một trongnhững nhà sản xuất sàn gỗ công nghiệp hàng đầu thế giới

Mặc dù mới được thành lập vào tháng 2/2002 nhưng đến nay Công ty cổ phần gỗ GAGO

đã có hệ thống phân phối chính tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh với hơn 100 đại lý lớnnhỏ, tuy còn non trẻ nhưng đây cũng là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả

Qua quá trình phát triển và trưởng thành GAGO.,JSC Đã có những thành tựu đáng kểtrên thị trường sàn gỗ Là một nhà tiên phong trong lĩnh vực sàn gỗ công nghiệp tại Việt Nam.Công ty cổ phần gỗ GAGO đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường đó là 3 nămliền đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn (2004,2005,2006), huy chương vàng hội chợ “Xuất nhập khẩu và tiêu dùng”…

Sản phẩm chính của GAGO.,JSC là ván lát sàn công nghiệp, được sử dụng cho nhiềumục đích khác nhau: lát sàn nhàở, showroom, khách sạn, nhà hàng, công trình công cộng, sàn thiđấu thể thao, phòng tập luyện đa năng…

1.2.Cơ cấu bộ máy của Công ty cổ phần gỗ GAGO

Cơ cấu tổ chức: