Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II

Lời mở đầu

Hiện nay, trong điều kiện thị trờng ngày càng có thêm nhiều daonhnghiệp ra đời và lớn mạnh không ngừng Để có thể tồn tại và phát triển trongmôi trờng cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng, các doanh nghiệp cần phảixác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho Kết quả đầu ra là cao nhất với giácả và chất lợng sản phẩm có sức thu hút đối với từng ngời tiêu dùng

Đối với một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản đó đảm bảo quá trình sản xuất

đợc tiến hành bình thờng liên tục, đó là vật liệu tạo nên hình thái vật chất củasản phẩm Trong các doanh nghệp công nghiệp chi phí vật liệu thờng chiểm

tỷ trọng rất lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Bởi vậy sau khi đã có một dây chuyền sản xuất hiện đại, một lực lợng sảnxuất tốt thì vốn mà doanh nghiệp cần phải quan tâm đến là vật liệu Cácdoanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sửdụng, vừa để chống mọi hiện tợng xâm hại tài sản của đơn vị hoặc cá nhân

Để làm đợc điều này các doanh nghiệp cần phải sử dụng công cụ quản lý mà

kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò quan trọng

Là một đơn vị sản xuất công nghiệp phục vụ cho các công ty giầy da, maymặc, đông lạnh, thuốc là, bia rợu, bánh kẹo…sản phẩm của Xí nghiệp chủsản phẩm của Xí nghiệp chủyếu là bao bì carton Xí nghiệp luôn giữ đợc uy tín với khách hành về mặtchất lợng sản phẩm cũng nh số lợng sản phẩm đợc giao đúng hạn về mặt chấtlợng sản phẩm cũng nh số lợng sản phẩm đợc giao đúng hạn, đúng hợp đồng

ký Kết Xí nghiệp đang trong bớc dần dần khẳng định đợc vị trí của mìnhtrong ngành sản xuất bao bì Việc tổ chức kế toán ở Xí nghiệp đang dần cảitiến nhng trớc sự đổi mới của hệ thống kế toán đòi hỏi phải tiếp tục cải tiến

và hoàn thiện hơn nữa

Xuất phát từ những lý do trên cùng một thời gian dài học hỏi nghiên cứutại trờng ĐHKTQD Đợc thực tập tại bộ phận kế toán của Xí nghiệp SX giacông chế biến hàng XNK II - Công ty XNK Hải Phòng nhằm đi sau tìm hiểuthực tế công tác kế toán Vật liệu của một doanh nghiệp sản xuất, tìm ranhững u điểm và nhợc điểm trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu của

Xí nghiệp

Nội dung cơ bản của chuyên đề gồm:

Phần I : Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức

bộ máy quản lý của Xí nghiệp

Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên Vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II

Phần III : Đánh giá thực trạng và phơng hớng hoàn thiện kế toán nguyên Vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II

Phần I: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ

máy quản lý của Xí nghiệp

I Qúa trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp SX gia công chế biến

hàng XNK II- HP

Xuất phát từ khó khăn của sản xuất, Xí nghiệp SX gia công chế biến hàngXNK II là một đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty XNK HảiPhòng Trụ sở chính đợc đặt tại số 313 đờng Đà Nẵng- Ngô Quyền- HảiPhòng

Là một thành viên của Công ty XNK Hải Phòng, Xí nghiệp SXGC- CBhàng XNK II có đầy đủ t cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, đợc mởtài khoản tại Ngân hàng Công thơng và sử dụng con dấu theo quy định củaNhà nớc Kể từ khi thành lập năm 1964 là Xí nghiệp lông vũ mặt hàng sảnxuất chính là lông vịt , xơng gia súc xuất nhập khẩu ra nớc ngoài Đứng trớccơ chế kinh tế chuyển đổi và sự đòi hỏi của thị trờng Nhất là Hải Phòng thực

hiện thành phố mở tơng lai khu chế xuất ra đời cùng với sự phát triển của sảnxuất ở nhiều ngành nghề kinh tế mũi nhọn phía Bắc Đó là cơ sở đón nhận vềnhu cầu bao bì nói chung và bao bì carton nói riêng cho các loại sản phẩmkhác nhau.

Tại Hải Phòng đã có Xí nghiệp bao bì đợc xây dựng từ thập kỷ 70 với quymô năng lực nhỏ hàng năm công suất đạt 1.000 Tấn/năm cha đợc đầu t đổimới trang thiết bị Sau đó có cơ sở bao bì t nhân Minh Nghĩa và thêm Công

ty dịch vụ công nghiệp là các cơ sở bao bì địa phơng đã và đang đầu t dâychuyền bao bì carton cùng lúc với Chi nhánh bao bì thơng mại Nhng với cácdây chuyền này vẫn cha nâng cao sản lợng bao nhiêu và cha đáp ứng đủ nhucầu sử dụng cho các ngành và đơn vị nh Thuỷ sản, Nông thổ sản, lơng thực,thực phẩm, bia rợu bánh kẹo, thuốc lá, may mặc, da dầy…sản phẩm của Xí nghiệp chủ ngày càng pháttriển ở địa phơng Hải phòng và các tỉnh bạn lân cận khác

Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II còn có một cơ sở mặt bằngdiện tích kiến trúc hạ tầng phục vụ cho sản xuất cha sử dụng đến hoặc hiệusuất sử dụng cha cao, kém hiệu quả phù hợp cho đầu t sản xuất mặt hàng mới

là bao bì carton, còn nhiều yếu tố lớn khác để Xí nghiệp có thể dễ dàng,thuận lợi cho việc chuyển đổi mặt hàng sản xuất

Đó là những lý do mà Xí nghiệp chọn cho mình phơng hớng đa dạng hoámặt hàng sản xuất theo cơ chế thị tròng Việc làm này cũng nhằm mục đích

để duy trì sự tồn tại và ổn định của doanh nghiệp Tạo thêm việc làm chocông nhân với mục đích trên Ban lãnh đạo xí nghiệp đã làm văn bản đề nghịUBND Thành phố Hải Phòng cho phép đổi tên Xí nghiệp đồng thời chuyển

đổi loại hình sản xuất mới

Xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác các mặt hàng nh tôn, lới đánh cá, phụtùng ôtô Từ đó cho đến nay, Xí nghiệp đã ổn định và từng bớc đi lên

Mặc dù mới đợc thành lập và đi vào hoạt động số vốn ban đầu còn ít, máymóc còn thiếu, song với sự cố gắng và nỗ lực của Ban giám đốc các phòngban Xí nghiệp đã phối hợp chặt chẽ đề ra phơng án kế hoạch sẩn xuất kinhdoanh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, nhiệm vụ của Xí nghiệp trang bị máymóc thiết bị tiên tiến đa số nh Máy chặt , Máy xén…sản phẩm của Xí nghiệp chủ Trị giá tài sản trên700.000.000đ với công suất là 2,5 tỉ dòng carton/năm.Sản phẩm của Xínghiệp đạt chất lợng cao, gía cả hợp lý đợc các khách hàng tín nhiệm đặt

hàng tiêu thụ nh Công ty Châu Giang, Công ty Thành Công, Công ty giầyKainan, Công ty SX- XD xuất khẩu Gia lâm Công ty thuỷ sản Quảng Ninh Mặc dù là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty XNK Hải Phòngcha đủ t cách pháp nhân và gặp nhiều khó khăn về vốn, kỹ thuật song Xínghiệp đã không ngừng nghiên cứu thị trờng mở rộng sản xuất để kịp thời

đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hàng năm nộp ngân sách thực hiện nghĩa

vụ đầy đủ với Nhà nớc Tạo công ăn việc làm cho 120 cán bộ công nhân viêntrong Xí nghiệp

* Nhận xét: Qua các kỳ hầu hết các chỉ tiêu về sản lợng, lợi nhuận, thu nhập

của công nhân đều tăng dần lên Các chỉ tiêu này giúp đánh giá đợc hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Các nămsau đều có sự tăng trởng, phát triển hơn năm trớc Số lợng hàng hóa sản xuất

ra đều tiêu thụ hết thị trờng, từ khi bắt đầu sản xuất cho đến nay công ty đãdần đi vào ổn định và ngày càng có bớc phát triển hơn trên thị trờng Lợinhuận của công ty ngày càng tăng và tăng tơng đơng với tỷ lệ tăng sản lợng.

Do mới đầu t đi vào sản xuất lên trong những năm qua công ty đang đợc ởng chế độ u đãi đầu t, đợc miễn thuế thu nhập doanh nghiệp Việc sử dụnglao động và chế độ đối với ngừơi lao động luôn đợc công ty chú trọng quantâm lên thu nhập của công nhân luôn đợc đảm bảo trả đúng, trả đủ có nghĩa

h-là thanh toán tiền lơng và các khoản thu nhập đúng thời hạn, đảm bảo đầy đủcác chế độ khác cho công nhân theo đúng quy định của công ty và theo phápluật của nhà nớc

2 Phơng hớng mục tiêu của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II2.1 Phơng hớng chung:

- Không ngừng nghiên cứu cải tiến để duy trì, giữ vững và nâng cao chất ợng sản phẩm, đảm bảo giao hàng đúng hạn, đúng chủng loại, thoả mãn ngàycàng tốt hơn nhu cầu của khách hàng

l Sản xuất đạt và vợt kế hoạch trong năm, chất lợng sản phẩm ổn định

- Tiêu thụ ít nhất 95% sản phẩm bao bì do Xí nghiệp sản xuất ra

- Tất cả các lao động trong Xí nghiệp đều phải có đủ nhận thức cần thiết về

hệ thống quản lý chất lợng Xí nghiệp đang áp dụng

- Tỷ lệ lao động tốt 90%, loại trung bình 10%, không có loại yếu

2.2 Phơng hớng phát triển của Xí nghiệp sản xuất gia công hàng chế biếnXNK II trong những năm tới:

Do chi phí nguyên vật liệu chiểm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuấtcủa Công ty, cho nên để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, vấn đề

đặt ra là phải tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Tăng mức lãikinh doanh thì giải pháp cơ bản nhất là cần phải tiết kiệm nguyên Vật liệutrên cơ sỏ tổ chức, sử dụng tốt các lao động, sử dụng đủ và đúng đối tợng đểtránh lãng phí nhng vẫn đảm bảo cho sản xuất Tiến hành xây dựng lại quychế trả lơng cho phù hợp tình hình thực tế, đáp ứng đợc yêu cầu và nguyệnvọng của ngời lao động nhng phải tôn trọng nguyên tắc của pháp luật

Sơ đồ 1.2

Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp

Phó giám đốcphụ trách kinhdoanh

Phó giám đốcphụ trách sảnxuất

Phòng tổ

chức

Phòng kếtoán

Phòng kinh

Phân xởngtạo phôi

Phân xởnghoàn chỉnh Phân xởng in

II Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp sản xuất gia

công hàng XNK II

1 Đặc điểm chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Nh vậy bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp đợc tổ chức theo kiểu tập

trung trong đó:

* Giám đốc Xí nghiệp do Tổng giám đốc bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của

Giám đốc Xí nghiệp SXGC- CB hàng XNK II, chịu trách nhiệm trớc và pháp

luật Nhà nớc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đồng thời trực

- Công tác kinh tế tài chính, kế hoạch thống kê

- Công tác tiếp thị, tiêu thụ hàng hoá

* Phó giám đốc phụ trách SX : là ngời trực tiếp chỉ đạo các phân xởng từkhâu kỹ thuật đến điều độ sản xuất, trìn tự sắp xếp các đơn hàng nhằm đảmbảo tiến độ giao hàng cho khách hang, trực tiếp điều hành các phân xởngsản xuất theo đúng Mẫu mã, phẩm chất hàng hoá sản phẩm

* Phó giám đốc phụ trách KD : là ngời trực tiếp chỉ đạo khâu Marketingnhằm chiếm lĩnh và mở rộng thị trờng, quản lý trực tiếp khâu nguyên liệu

đầu vào nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho dâychuyền sản xuất hoạt động liên tục đúng tiến độ, tránh tình trạng thiếunguyên đầu vào và ngời lao động không có việc làm hoặc không làm liên tụcgây lãng phí

* Phòng tổng hợp tổ chức hành chính : có chức năng giúp việc và chịu tráchnhiệm hoàn toàn trớc Giám đốc Xí nghiệp trực tiếp thực hiện về công tác tổ chứclao động tiền lơng

- Nắm bắt chặt chẽ toàn bộ nhân lực, sắp xếp bố trí hợp lý trong dâychuyền

- Đề xuất các kiến nghị sắp xếp lực lợng gián tiếp tinh giảm gọn nhẹ

- Tổ chức tốt công tác hành chính, bảo vệ phục vụ tốt cho sản xuất

- Thờng xuyên báo cáo đúng định kỳ về công tác tổ chức lao động

- Quản lý theo dõi công tác khen thởng kỷ luật

- Quản lý theo dõi công văn đi đến chặt chẽ

* Phòng tài chính- kế toán có nhiệm vụ:

- Căn cứ vào đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp để lựa chọn đề ra hình thức

tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, xây dựng trình tự lập duyệt và luân chuyểnchứng từ kế toán trong Xí nghiệp một cách khoa học hợp lý theo đúng quy

định của Nhà nớc

- Tổ chức hệ thống kế toán- tài khoản kế toán áp dụng trong đơn vị phùhợp, tạo điều kiện cho việc điều hành và quản lý kinh tế tài chính của đơn vịchặt chẽ và có hiệu quả

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thờng xuyên và định kỳ kịp thời đúngchế độ của Nhà nớc và Tổng công ty

- Tổ chức tuần hoàn và chu chuyển vốn, thu hồi vốn, chấp hành chế độ tàichính Nhà nớc và quy định của Công ty việc điều hành các định mức chi phísản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp và dự toán chi phí khác.

- Tổ chức thông tin kinh tế tài chính kịp thời có hiệu qủa

- Phổ biến hớng dẫn các chế độ, chính sách của đảng và Nhà nớc về tàichính kế toán thông qua các văn bản cụ thể hoá bằng các quy định của đơnvị

- Trởng phòng tài vụ là ngời có trách nhiệm tham mu với Giám đốc kếhoạch kinh doanh, quản lý tài chính của Xí nghiệp

* Phòng kinh doanh dịch vụ XNK

- Phụ trấch về kế hoạch, Vật t, kỹ thuật, tiếp thị,kcs

- Trởng phòng kinh doanh DV- XNK chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám

kế hoạch sử dụng vật t, nguyên liệu để cho phân xởng sản xuất

- Thiết kế mẫu hàng theo yêu cầu của khách hàng, khai thác nguồn hàng

- Trởng phòng kinh doanh XNK phải có trách nhiệm đi khai thác các nguồnhàng sản xuất và nguồn hàng xuất nhập khẩu uỷ thác, tham mu giúp việcGiám đốc Xí nghiệp trong các khâu xây dựng và chỉ đạo kế hoạch sản xuấthàng tháng, quý năm Lập các báo cáo tình hình sản xuất và kiểm tra chất l-ợng sản phẩm của Xí nghiệp trong công tác chỉ đạo điều hành sản xuất, côngtác điều động các nguồn lực để đảm bảo phục vụ các mục tiêu và nhiệm vụ

kế hoạch…sản phẩm của Xí nghiệp chủ

- Phân xởng hoàn chỉnh ( máy phụ): sau khi nhân đợc phôi phân xởng hoànchỉnh thiết kế hòm ( dài, rộng, cao, nắp) theo đơn đặt hàng của khách hàng

và phiếu điều độ sản xuất, sau đó lăn hằn, xén cạnh, chặt góc (các đờng gấp

và 4 cạnh của hòm) và cuối cùng là dập gim hoặc dán tai hòm tuỳ theo yêucầu cụ thể của khách hàng đến đây gọi là sản phẩm mộc

- Phân xởng chế bản - in : sau khi phân xởng hoàn chỉnh hoàn thành sảnphẩm mộc thì chuyển sang tổ in, tại đây bộ phận chế bản căn cứ vào tờlist(đơn đặt hàng của khách hàng) trên tờ list ngời ta hớng dẫn mẫu mã vàMarket in chế bản căn cứ vào đó làm phim , chụp lới, bộ phận in căn cứ vào

tờ list và những lới in pha mực và in lên mặt hòm, đây là khâu cuối cùng củamột chu trình làm bao bì carton, sau khi in là bó buộc thành phẩm nhập khohoặc xuất thẳng cho khách hàng

* Nhận xét chung về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp : Xí nghiệp sản xuất GC

CB hàng XNK II là một đơn vị có đầy đủ t cách pháp nhân, hoạt động kinhdoanh độc lập có con dấu và tài khoản riêng, địa bàn hoạt động tơng đối rộng

và đa dạng hoá mặt hàng Bộ máy quản lý và sắp xếp cơ cấu tổ chức nh hiệnnay là tơng đối hợp lý và chặt chẽ, tuy nhiên xí nghiệp nên xem xét và bố tríthêm bộ phận KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm, hạn chế tới mức tối đa hàng

bị sai, hỏng không đúng quy cách hoặc không đạt chất lợng vì nếu làm tốtkhâu này thì giảm một phần rất đáng kể những tiêu hao không đáng có từ đólợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũngcần và nên kiện toàn hệ thống kiểm tra chất lợng ở hầu hết các khâu có nhvậy thì chi phí mới giảm mà chi phí giảm thì lợi nhuận tăng, hàng đạt tiêuchuẩn chất lợng cao thì uy tín đợc bảo đảm khi đó khách hàng sẽ gắn bó vớidoanh nghiệp mình hơn

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Xí nghiệp SX gia công chế biến XNK II

+ Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp

Dây chuyền sản xuất bao bì carton phức tạp phải qua nhiều công đoạnhoàn thiện khác nhau, hao phí lao động trên một đơn vị sản phẩm lớn, côngnhân làm việc tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm trong môi trờng bụi và nhất lànóng bức Tuy nhiên đội ngũ công nhân Xí nghiệp có trình độ tay nghề cao,

am hiểu công nghệ, yêu nghành nghề cùng với chế độ kiểm tra chất lợng sảnphẳm nghiêm ngặt nên sản phẩm của Xí nghiệp luôn đảm bảo chất lợng và đ-

ợc các bạn hàng nh : Công ty Châu Giang, Công ty giầy Thành Công Công

ty bia Hải PHòng Công ty giầy Kainan, Công ty SX- DV xuất khẩu GiaLâm, Công ty thuỷ sản Quảng Ninh…sản phẩm của Xí nghiệp chủ đặt hàng tiêu thụ ngoài ra còn một sốbạn hàng thuộc khu công nghiệp NOMURA Hải Phòng nh Công ty HợpThịnh, Công ty ROSE cũng đặt hàng Xí nghiệp.

Hiện nay với dây chuyền máy móc thiết bị tiên tiến chủ yếu nhập ngoại

Xí nghiệp phấn đấu nâng cao chất lợng sản phẩm- tiết kiệm chi phí để lãitrên một đơn vị sẩn phẩm theo đơn đặt hàng lớn nhất và giảm giá thành đểcạnh tranh

* Quy trình công nghệ sản xuất

Xí nghiệp sản xuất bao bì đợc thành Lập nhằm sản xuất hòm carton, giấyKráp, bột với quy trình công nghệ chế biến theo kiểu liên tục Hầu hết cácmấy móc thiết bị dây chuyền của Xí nghiệp nh máy quấn, máy phun hồ, máyxén cạnh, máy chặt,…sản phẩm của Xí nghiệp chủđều đợc nhập vào và sản phẩm của Xí nghiệp qua cáccông đoạn đều đợc kiểm tra hết sức khắt khe và chất lợng theo tiêu chuẩn đãquy định

Xí nghiệp hiện có một dây chuyền sản xuất bao bì nằm trong khuôn viên

của nhà khung kho Tiệp với diện tích là 720m làm địa điểm chính sảnxuất,có kho chứa nguyên liệu,thành phẩm 200m phơng tiện trang bị của mộtdây chuyền sản xuất bao bì gồm các loại máy chủ yếu sau:

- Máy ca giấy - Máy quấy phun hồ

- Máy tráng parapin - Dàn xấy bằng điện

- Máy in mác bao bì - Máy xén cạnh, lăn hằn

- Máy đay chuyền 5 lớp

Kho nguyên

Máy lăn hằn ngang

Máy sóng II

Máy chặtMáy dán

Kho thành phẩm

Máy lăn hằn dọc

Máy ghimMáy cắt góc

Sơ đồ lắp đặt dây chuyền máy sản xuất bao bì

III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II

1.Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II

Phòng tài chính kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Xínghiệp, các nhân viên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trởng Nhiệm vụ của phòng là lập và thực hiện tốt kế hoạch tài chính nhằm đảmbảo một yêu cầu mà Xí nghiệp giao cho, tổ chức việc thu nhận chứng từ ghichép ban đầu chính xác trung thực hợp lý thống nhất biểu báo cáo tổng hợpchi phí

Bộ máy kế toán của Xí nghiệp là tập hợp những cán bộ công nhân viên kếtoán cùng với những trang thiết bị, phơng tiện, kỹ thuật tính toán để thựchiện toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp Là một công ty có quy mô nhỏ

địa bàn hoạt động tập trung do vậy Xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theomô hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung Theo mô hình này, toàn Xínghiệp tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạchtoán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tracông tác kế toán toàn Xí nghiệp

Bộ máy kế toán của Xí nghiệp gồm 6 ngời: Một kế toán trởng và 5 nhânviên kế toán( Thủ quỹ; Kế toán tiền mặt; Kế toán TSCĐ và kế toán tổng hợp;

Kế toán doanh thu tiêu thụ; Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền lơng kiêm kếtoán nguyên Vật liệu)

Sơ đồ 1.2

Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp

Kế toán trởng

Trong đó:

* Kế toán trởng phụ trách chung và trực tiếp lập báo cáo tài chính

* Kế toán sản xuất gồm 5 ngời và đợc phân công lao động nh sau:

1 Một kế toán phụ trách vốn bằng tiền và thanh toán

2 Một kế toán phụ trách tài sản cố định và Vật liệu, CCDC

3 Một thủ quỹ

4 Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành

5 Kế toán thành phẩm và tiêu thụ

Kế toánVật liệuTSCĐ

Kế toántổng hợpchi phí vàtính giá

thành

Kế toánthànhphẩm vàtiêu thụ

* Kế toán thanh toán tiền mặt: Lập kế hoạch tiền mặt, tổ chức kiểm tra đốichiếu với các bộ phận liên quan, lập chứng từ ghi sổ, lập bảng kê chi phí

đúng thời gian, theo dõi các khoản phải thu phải trả

* Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền lơng : Theo dõi các khoản tiền gửi , tiềnvay tại ngân hàng Hàng ngày nhận séc, lập bảng kê, đi nộp séc tại ngânhàng Thờng xuyên theo dõi số d của tài khoản tiền gửi Đồng thời thực hiện

kế toán tiền lơng theo đúng chế độ đảm bảo tính đúng đủ lơng cho ngời lao

động về đề xuất những biện pháp pháp lý Cuối tháng lập chứng từ ghi sổ vàgửi liên cho bộ phận kế toán tổng hợp

* Kế toán nguyên Vật liệu, CCDC : Định kỳ xuống kho nhận chứng từ, hớngdẫn kiểm tra cách ghi sổ, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho Mở sổ chi tiết từngloại vật t, lập chứng từ ghi sổ, phân bổ vật t vào đúng đối tợng sử dụng, đốichiếu kiểm tra với bộ phận khác

* Kế toán doanh thu tiêu thụ: Theo dõi đôn đốc các khoản nợ với kháchhàng, lập báo cáo công nợ Nhập chứng từ gốc hàng ngày, kiểm tra số liệu vềtính pháp lý của chứng từ, lập hoá đơn Mở sổ theo dõi tình hình thanh toánkhách hàng, đối chiếu số liệu, lập chứng từ ghi sổ đúng hạn

* Kế toán TSCĐ kiểm kê tổng hợp : Tổ chức mở sổ, thẻ chi tiết phản ánh sốlợng và giá trị TSCĐ, kiểm kê hớng dẫn các đơn vị ghi chép, theo dõi các tàisản , đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định Tổchức hạch toán chi tiết tài sản cố định và thờng xuyên đối chiếu với các bộphận liên quan lập chứng từ ghi sổ

* Thuỷ quỹ

- Có nhiệm vụ giữ tiền của Xí nghiệp căn cứ vào chứng từ nh phiếu thu, chi

đã đợc Giám đốc Xí nghiệp và kế toán trởng duyệt làm thủ tục thu chi tiềnmặt Hàng ngày xác định và báo cáo số d tồn quỹ mỗi ngày kiểm kê niêmphong quỹ

- Đóng chứng từ theo thứ tự ghi sổ nhật ký chung và lu chứng từ kế toán của

Xí nghiệp

Mỗi bộ phận kế toán đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình.Songgiữa các bộ phận này có mối quan hệ khăng khít, hỗ trợ cho nhau giúp chocả bộ máy kế toán tiến hành đều đặn kịp thời đáp ứng công tác quản lý củaCông ty

* Mối quan hệ của các bộ phận kế toán

Mỗi nhân viên kế toán ở công ty đảm nhận một phần hành kế toán và kếtoán trởng là ngời chỉ đạo, hớng dẫn việc ghi chép, hạch toán toàn bộ côngtác kế toán ở phòng kế toán Mỗi nhân viên kế toán đảm bảoviệc ghi chép

đầy đủ, chính xác và tiến hành kiểm tra đôi chiếu lẫn nhau để đạt hiệu quảtối u

Đối với nhà nớc kế toán đảm bảo việc cung cấp số liệu chính xác để lậpbáo cấo thuế, là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng kiểm tra việcchấp hành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc, để điều hành và quản lý nền kinh

tế quốc dân

Đối với ngân hàng công ty tài khoản tiền gửi và kế toán tiền gửi ngânhàng là ngời thờng xuyên theo dõi số d trên tài khoản

Đối với các nhà đầu t, các khách hàng, các nhà cung cấp…sản phẩm của Xí nghiệp chủ kế toán giúp

họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định đầu t, mua hàng haybán hàng bằng việc cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính là trung thực vàkhách quan

2 Hình thức kế toán và đặc điểm các phần hành kế toán của từng bộ phận

- Sổ chi tiết : Các loại sổ chi tiết đợc dùng cho phần hành kế toán nh

- Sổ chi tiết Thu - Chi tiền mặt

- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết Vật liệu, CCDC

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Sổ chi tiết thanh tóan với ngời mua

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua

- Sổ chi tiết TSCĐ…sản phẩm của Xí nghiệp chủ

- Các loại sổ chi tiết này đợc mở theo Mẫu quy dịnh của Bộ Tài Chính

Khái quát kế toán tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế

biến hàng XNK II

Ghi h ng ng yàng ngày àng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu

* Nội dung công tác kế toán của Xí nghiệp

Xử lý nghiệp vụ:

+ Kiểm tra chứng từ + Xác định, định khoản + Phân loại chứng từ

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợpchi tiết

-Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.

Chứng từ Xí nghiệp sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợpvới yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Đồngthời những chứng từ này đợc lu giữ cẩn thận, đóng gói thành từng quyển theotừng quý, từng niên độ kế toán

Xí nghiệp không mở sổ để theo dõi ngoại tệ, các nghiệp vụ phát sinh liênquan đến ngoại tệ đều quy đổi theo tỷ giá của liên ngân hàng công bố tại thời

điểm phát sinh nghiệp vụ, sau đó mới ghi sổ

Xí nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

* Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản

Để cung cấp thông tin kế toán theo yều cầu quản lý nội bộ và cho cơ quanchức năng, Xí nghiệp thiết lập hệ thống báo cáo gồm:

- Bảng cân đổi kế toán

- Báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

- Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định

- Phân tích các chỉ tiêu tài chính

- Xí nghiệp lập báo cáo tài chính nội bộ theo từng quý , còn những báo cáonội bộ khác Xí nghiệp lập theo yêu cầu của quản lý: tháng, quý , năm

Báo cáo tài chính: gồm 05 loại theo quy định của chế độ kế toán Theo quy

định hiện hành( Quyết định số 48/2006/ QĐ- BTC ngày 14 tháng 09 năm

2006 của Bộ tài chính) hệ thống báo cáo tài chính gồm:

+ Bảng cân đổi kế toán ( Mẫu số B01- DNN): là một báo cáo tài chính tổnghợp, phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện co và nguồn hình thành tài sản

đó của Xí nghiệp tại một thời điểm nhất định( thời điểm báo cáo)

+ Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu số F01- DNN)

+ Kết quả hoạt động kinh doanh( Mẫu số B02- DNN)

+ Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc ( F02- DNN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09- DNN)

Xí nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm và nộp báo cáo cho cơ quanThuế, Ngân hàng, cơ quan thống kê.

Xí nghiệp hạch toán kế tổng hợp hàng hoá, công cụ dụng cụ theo phơngpháp kiểm kê định kỳ và kế tóan chi tiết theo phơng pháp thẻ song song vàxuất kho theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Theo phơng pháp này nhữnghàng hoá, công cụ dụng cụ nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc thìmới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê thờng xuyên : khimua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá căn cứ vào hoá đơn muahàng hoặc vận chuyển, phiếu nhập kho,…sản phẩm của Xí nghiệp chủđể ghi nhận trị giắthực tế hàngmua vào Tài khoản 152 Khi xuất sử dụng, hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vàocuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê

- Lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức côngtác kế tóan tập trung ở Xí nghiệp là phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt độnsản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ để thuận tiệncho việc ghi chép, kế toán ở Xí nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời và chínhxác theo yều cầu quản lý

- Xuất phát từ yêu cầu quản lý và trong công tác hạch toán là đảm bảo việccung cấp thông tin nhanh nhất, hiệu quả và có độ chính xác cao, Xí nghiệp

đã tổ chức trang bị các phơng tiện hiện đại để áp dụng trong công tác kế tóan

nh máy vi tính cá nhân, fax, máy photo, điện thoại

3 Đặc điểm các phần hành kế toán của từng bộ phận

giảm thanh lý và lâp biên bản thẻ TSCĐ

sử dụng tính đợc mức khấu hao tăng, vào bảng tính và phân bổ khấu hao.

- Căn cứ vào chứng từ thanh lý, nhợng bán sổ theo dõi TSCĐ để xác địnhTSCĐ cho , biếu, tặng, hết hạn sử dụng…sản phẩm của Xí nghiệp chủ để xác định mức khấu hao giảmsau đó vào bảng tính và phân bổ khấu hao kỳ này( hoặc quý này) Từ bảngtính phân bổ khấu hao vào sổ chi phí ( giá vốn, quản lý bán hàng )

TSCĐ đã

khấu haohết

Bảng tính vàphân bổ khấuhao kỳ này

Chứng từ tăng,

B¸o c¸o tµi chÝnh

B¶ng tæng hîp chi tiÕt

Sæ ®¨ng ký

chøng tõ

Báo cáo kế toán

Thẻ tínhgiá thành

Sổ cái Tk 154,

621, 622, 623,627

Sổ đăng kí

chứng từ ghi

sổ

Bảng đốichiếu số phátsinhBáo cáo kế toán

 Hạch toán xác định kết quả kinh doanh

- Sản phẩm, hànghoá nhập xuất

- Giá vốn tập hợpkết chuyển

- Doanh thu, giảmdoanh thu

- Chi phí, kết quả

Bên cạnh đó Xí nghiệp còn sử dụng rất nhiều vật liệu phụ khác cùng với vậtliệu chính tham gia quá trình sản xuất:

- Đinh ghim

- Nhựa dán

- Nến trắng

Bảng sao kêGiấy báo nợ

Kiểm tra đốichiếu

- Mực in

- Dầu…sản phẩm của Xí nghiệp chủ

Hiện nay các loại vật liệu dùng cho công nghệ sản xuất bao bì carton của

Xí nghiệp thờng nhập trong và ngoài tỉnh, giá cả ít biến động đây cũng là

điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp về việc đỡ phải dự trữ nhiều ở kho

Do việc tổ chức quản lý, tình hình thu mua và sử dụng vật t là phức tạp

đòi hỏi cán bộ phòng kế toán vật liệu phải có trình độ và trách nhiệm Trongcông việc có rất nhiều chủng loại vật t nên đòi hỏi Xí nghiệp phải có hệthống kho tàng đủ tiêu chuẩn quy định để đảm bảo cho việc bảo quản vật t Muốn quản lý tốt để đảm bảo cho việc bảo quản vật t Xí nghiệp yêu cầuphải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu Có nh vậymới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lợng vật t cho quá trìnhsản xuất tạo điều kiện cho Xí nghiệp hoạt động liên tục Trong đó công tác

kế toán là biện pháp vô cùng quan trọng và không thể thiếu với danh mục vềnguyên vật liệu hết sức phong phú và đa dạng, để thuận tiện cho công táchạch toán và áp dụng trên máy vi tính nguyên vật liệu của Xí nghiệp đợcphản ánh trên tài khoản 152 chi tiết cho từng đối tợng nguyên vật liệu

Mặc dù Xí nghiệp mới đi vào sản xuất mặt hàng bao bì carton, với tuổi

đời còn rất trẻ song tập thể cán bộ công nhân Xí nghiệp luôn có bớc đi đúnghớng, đầu t máy móc thiết bị kỹ thuật, tiết kiệm chi phí đặc biệt Xí nghiệp đãxây dựng đợc định mức tiêu hao về nguyên vật liệu chính trong gía thành sảnphẩm, đây chính là căn cứ cơ sở để đánh giá trình độ quản lý và sử dụngnguyên vật liệu vào sản xuất

Vật liệu sử dụng trong Xí nghiệp gồm nhiều loại khác nhau về côngdụng, quy cách, phẩm cấp, chất lợng…sản phẩm của Xí nghiệp chủĐể giúp cho công tác hạch toán chínhxác một khối lợng vật liệu nhiều chủng loại, kế toán vật liệu của Xí nghiệp

đã tiến hành phân loại vật liệu Việc phân loại Vật liệu phải đa vào tiêu thứcnhất định, vào mỗi loại nhóm tơng ứng phù hợp ở Xí nghiệp sản xuất bao bì

đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nộidung kinh tế và công dụng của từng thứ Vật liệu trong sản xuất kinh doanh,vật liệu chia thành các loại sau:

* Nguyên Vật liệu chính;

- Giấy Kráp

- Bột

* Nguyên Vật liệu phụ:

* Phụ tùng thay thế : vòng bi các loại…sản phẩm của Xí nghiệp chủ

* Phế liệu thu hồi: giấy vụn

2.Tính giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng

Vật liệu mua ngoài nhập kho nguyên vật liệu chính nh giấy krap, bột tinh.Căn cứ vào hợp đồng GTGT khi nguyên vật liệu về thủ kho căn cứ vào lợnghàng thực tế và hàng ghi trên hoá đơn, giá trên hoá đơn đợc giám đốc kýduyệt, thủ kho kiểm tra số lợng, chủng loại theo yêu cầu và làm thủ tục nhậpkho theo số lợng thực tế kế toán vật t

Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho

Nguyên Phòng Thủ kho kiểm tra phiếu vật liệu vật t nhập kho

Liên 1: Lu gốc

Liên 2: Dùng để thanh toán- trả tiền

Liên 3: Thủ kho giữ đề vào thẻ kho

* Đối với nguyên vật liệu

Giá nhập

Giá mua ghi trênhoá đơn(không bao gồmthuế GTGT)

+

Các chiphí liênquan

_ Các khoản

giảm giá

Đối với phế liệu nhập kho thì giá nhập kho bằng giá bán phế liệu ghi trên hoá đơn bán hàng

b/ Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

* Thủ tục xuất kho vật liệu

Nguyên vật liệu của Xí nghiệp đợc dùng cho sản xuất hòm carton khi các

đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t phòng kế toán lập phiếu kho thành 3liên

Tiêu chuẩn Phiếu xuất Đơn vịSản xuất kho sử dụng

Liên 1: Lu gốc( thủ kho giữ)

Liên 2: Căn cứ tính giá thành

Liên 3: Phòng kế toán giữ

* Tính giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ xác định gía trị của chúng trongnguyên tắc và tiêu thức nhất định, về tính giá vật liệu là khâu quan trongtrong tổ chức kế toán vật liệu Phơng pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rấtlớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán Vật liệu.Tại

Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II giá thực tế vật liệu xuấtkho theo giá bình quân gia quyền đợc kế toán tính nh sau:

Giá trị NVL xuất dùng = Số lợng NVL xuất

dùng trong kỳ x

Đơn giá bìnhquân gia quyền

II./ Kế toán chi tiết nguyên Vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất gia công chế biến hàng XNK II.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kếtoán nhằm mục đích theo dõi tình hình xuất- nhập- tồn kho cho từng thứ, loạivật t cả về số lợng, chủng loại, giá trị Vật liệu sử dụng ở Xí nghiệp rất đadạng, nghiệp vụ xuất nhập diễn ra hàng ngày Do đó nhiệm vụ kế toán chitiết Vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc.

Để tổ chức đợc toàn bộ công tác kế toán vật liệu và kế toán chi tiết vậtliệu thì trớc hết phải bằng phơng pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cảnghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu Những chứng từ này là cơ sởpháp lý để ghi sổ kế toán, thực tế tại Xí nghiệp chứng từ kế toán đợc sử dụngtrong phần hành kế toán

1 Chứng từ

1.1 Kế toán nhập

- Hợp đồng mua bán

- HĐGTGT

- Phiếu chi ( trả bằng tiền mặt)

- Giấy báo nợ ( trả bằng tiền gửi ngân hàng)

- Khế ớc vay( thanh toán bằng tiền vay)

- Phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm kê Vật t

1.2 Kế toán xuất:

- Lệnh xuất kho

- Phiếu xuất kho

2 Kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song

- Thẻ kho

- Sổ chi tiết Vật t

- Bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn

* Trình tự ghi chép cụ thể nh sau:

+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho ghi chép biến động của từng danh điểmvật liệu theo từng kho và từng ngời chịu trách nhiệm Vật chất theo chỉ tiêu sốlợng

Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho thủ kho vào thẻ kho để theo dõi số lợngnhập, xuất tồn của từng loại vật t ở kho

Ví dụ: thẻ kho ngày 1 tháng 11 năm 2006 tờ số 21 thể hiện

Số lợng nhập gồm:

Ví dụ: Căn cứ vào thẻ kho do thủ kho lập kế toán vào sổ chi tiết vật t D cuối

kỳ kế toán thống kê đợc số vật liệu nhập xuất nh sau:

- Số lợng nhập: 43.000kg giấy krap

- Số lợng xuất: 20.000kg giấy krap

- Số lợng tồn cuối kỳ: 24.000 kg giấy krap

Sổ chi tiết vật

t

Bảng tổng hợp nhậpxuất tồn

Sổ kế toán tổng hợpPhiếu nhập

kho