BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo

Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàunước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thức toàn cầuhóa hội nhập ngày càng sâu rộng v

Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàunước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thức toàn cầuhóa hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng sự phát triển như

vũ bão của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và hoạt động củangười thư ký văn phòng nói riêng, đã góp một phần quan trọng trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức đơn vị và sự phát triển chung của đất nước

Để đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các ngành, các cấp, đồng thời nhận thứcđược vị trí quan trọng của công tác văn phòng ngày trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Nhằm giúp các cán bộ làm tốt công tác văn phòng trong tương lai nắm vững đượcnhững lý thuyết đã học vaò thực tiễn, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điềukiện cho sinh viên của trường nói chung và chúng em chuyên ngành thư ký vănphòng nói riêng đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức để nâng cao nghiệp vụ khi ratrường công tác, giúp chúng em có được những hành trang vững chắc bước vào đời

và đặc biệt thực hiện phương châm Giáo dục - Đào tạo của Đảng và Nhà nước đã

đề ra: “ Học đi đôi với hành “, “ Lý luận gắn với thực tế” thời gian đi thực tậpchính là dịp để chúng em tập dượt và rèn luyện đạo đức cùng với tác phong nghềnghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai

Trong thời gian đi thực tập từ 2/4 đến 25/5/2012 tai báo Giáo dục và Thời đại đãgiúp em làm quen được với công việc của 1 nhân viên văn phòng nói chung vàThư kí văn phòng nói riêng Góp phần bổ sung và củng cố kiến thức đã học được ởtrường, đồng thời học hỏi được nhiều thực tiễn quan phục vụ cho công tác chuyênmôn sau này Thời gian đi thực tập đã giúp em tổng hợp được những kinh nghiệm

bổ ích, đó là nguồn động viên, khích lệ giúp em ngày càng say mê công việc Đạtđược kết quả này chính là nhờ 1 phần sự giúp đỡ của nhà trường và toàn thể lãnhđạo, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong tòa soạn Báo Giáo dục và Thời đạihướng dẫn và tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn trường đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản các

kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ BáoGiáo dục và Thời đại đã giúp em củng cố kiến thức, tích lũy kinh nghiệm thực tếtạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp sau này của em

Trong quá trình viết bài báo cáo này mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo

và nhiều cán bộ của Báo quan tâm góp ý,giúp em có thêm kiến thức để hoàn chỉnhnội dung và hình thức Tuy nhiên bài viết này không tránh khỏi những thiếu xótnhất định, kính mong các thầy cô trong nhà trường góp ý kiến để bản báo cáo của

em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

1) Lý do chọn đề tài :

Trong thực tế hàng ngày tại các cơ quan, tổ chức luôn luôn cần được cung cấpthông tin để triển khai giải quyế nhiệm vụ được giao hoặc để tham mưu tư vấn cholãnh đạo Đồng thời lãnh đạo cơ quan cũng cần thông tin để ban hành các quyếtđịnh quản lý cho kịp thời và chính xác Là một sinh viên chuyên ngành Thư kívăn phòng thuộc khoa Quản trị văn phòng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đểhiểu rõ hơn về vai trò của người thư ký văn phòng trong việc thu thập, xử lý vàcung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan

2) Lịch sử nghiên cứu:

Lịch sử phát triển của nghề thư ký có cách đây hàng trăn năm gắn liền với sự pháttriển của chủ nghĩa tư bản Cũng từ đó xuất hiện những cuốn sách giáo khoa chủyếu viết về nhiệm vụ của người thư ký văn phòng bởi đây là công việc hàng ngàycủa thư ký là căn cứ đánh giá năng lực của người thư ký

3) Mục tiêu nghiên cứu:

Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo

4) Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của ngưới Thư ký văn phòng tại Báo Giáo dục vàThời đại

5) Vấn đề nghiên cứu:

Tìm hiểu vai trò của người Thư ký văn phòng

6) Phương pháp nghiên cứu:

Củng cố kiến thức lý luận về nghiệp vụ Thư ký đã được học tại trường

Thu thập thông tin, các tài liệu viết về vai trò của người thư ký trên mạng internet,sách, báo…

Nghiên cứu, tìm hiểu vai trò của người thư ký trong hoạt động thực tiễn tại BáoGiáo dục và Thời đại

7) Ý nghĩa đề tài:

Thông qua đề tài nghiên cứu này , từ việc tìm hiểu va trò của người thư ký vănphòng tại tòa soạn báo, em xin khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của ngườithư kí văn phòng hiện nay

I. Khái quát chung về đơn vị thực tập:

1. Tên cơ quan: Báo Giáo dục và Thời đại

2. Địa chỉ: 29B Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội

+Thông tin về tình hình giáo dục, tình hình kinh tế - xã hội trong và ngoài nước.Giới thiệu, tuyên truyền các mô hình dưới mô hình mới và điển hình tiên tiến tronglĩnh vực giáo dục và đào tạo Tham gia đấu tranh chống tham nhũng, tiêu cực.-Trao đổi thông tin và triển khai các dịch vụ trên cơ sở ợp tác với các cơ quan, tổchức, doanh nghiệp trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật Phối hợp với

các cơ quan truyền thông khác để thực hiện tốt nhiệm vụ tuyên truyền và phản ánhtình hình hoạt động giáo dục – đào tạo và kinh tế- - xã hội.

Tổng số cán bộ, viên chức của Báo hiện có là 86 người ( Hà Nội: 63 người,Tp.HCM : 17 người, Cần Thơ: 01 người, Đà Nẵng: 03 người,Nghệ An: 01 người,Thanh Hóa: 01 người ) Trình độ chuyên môn: Trung cấp – 04 người, Cao đẳng – 3người, Đại học – 62 người, Thạc sĩ – 08 người, Tiến sĩ -02 người ) và hiện đang có

04 đ/c đang học cao học, 01 đ/c đang làm nghiên cứu sinh

- Tổ chức đảng, đoàn thể:

+ Chi bộ Đảng Báo Giáo dục và Thời đại tại cơ quan chính ở Hà Nội có 16 Đảngviên, luôn đoàn kết, thống nhất với tinh thần chủ động sang tạo Trong những nămqua, chi bộ luôn lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ hính trị, công tác chínhtrị tư tưởng, công tác chuyên môn,công tác xây dựng Đảng, xây dựng đơn vị vàcác đoàn thể Nhiều năm liên tục Chi bộ đạt tiêu chuẩn trong sạch, vững mạnh Tại

cơ quan thường trú các tỉnh phía nam có 01chi bộ ( Với 03 đảng viên ) và tại vănphòng miền Trung – Tây nguyên có 01 chi bộ ( 03 đảng viên ).Cơ sở này luônhoàn thành tốt nhiệm vụ, là cơ sở trong sạch, vững mạnh

+ Tổ chức đoàn thể ( công đoàn và đoàn thanh niên ) luôn chăm lo đến đời sống,bảo vệ quyền của cán bộ, viên chức Trong những hoạt động chung của Ngành,các tổ chức đoàn thể của Báo cũng luôn tham gia tích cực Nhiều năm liền Congđoàn Báo đạt danh hiệu Công đoàn cơ sở vững mạnh, nhiều cá nhân điển hìnhđược tuyên dương, nhận bằng khen Công đoàn Báo được Công đoàn Ngành vàLiên đoàn lao động Việt Nam khen thưởng là đơn vị tiên tiến xuất sắc

Chi hội nhà báo Giáo dục và Thời đại là tổ chức nghề nghệp, quy tụ cấcnh chị làphóng viên, biên tập viên, họa sĩ, nhiếp ảnh,… có tác dụng đoàn kết và phấn đấutrong nghề ngiệp, đảm bảo và giữ vững phẩm chất người làm báo theo quy tắc đạodức báo chí Nhiều đồng chí và tập thể đoạt nhiều giải báo chí trong các năm 2004,

- Lúc này Báo đã có sự phát triển khá tốt có vị trí cao trong hệ thống báongành cả nước và là cơ quan báo chí đầu tầu của ngành Giáo dục – Đào tạo Độingũ cán bộ, phóng viên, biên tập viên được tôi luyện đã dần trưởng thành, được trẻhóa, chuẩn hóa và vượt chuẩn Cơ sở vật chất hiện tại tuy chưa thật o lớn song đãtương đối đầy đủ, đáp ứng được các khâu trong làm báo Hệ thống báo in phát triểnrộng, phát hành kịp thời và có số lượng ổn định

 Khó khăn:

Trong khoảng thời gian ngắn, Báo rơi vào tình trạng mất đoàn kết nội bộ do các vachạm giữa lãnh đạo cũ với một số cán bộ - phóng viên Động cơ công tác của nhiềungười thiếu đúng đắn Phân công công tác không hợp lý, tình trạng cào bằng trongquản lý khiến nhiều người không tích cực

Các ảnh hưởng do kinh tế suy thoái dẫn tới chi phí sản xuất cao, giá vật tư tăng,lợinhuận giảm Cơ sở vật chất cơ quan qua nhiều năm sử dụng bắt đầu xuống cấp.Báo điện tử mới đưa vào hoạt động cần phải đầu tư cả đội ngũ lẫn cơ sỏ vật chất

Quan hệ công tác của Báo với các đơn vị thuộc Bộ tuy đã được cải tiến một bướclớn, gần gũi hơn nhưng ần được tăng cường.

II. Thành tích đạt được trong 3 năm qua ( 2006 -2008)

1 Hiệu quả đạt được trên các mặt công tác, những nhiệm vụ trọng tâm đượcgiao trong các năm qua

1.1 Là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt đọng, nhưng Báo giáo

dục vàThời đại luôn xác định nhiệm vụ hàng đầu là thực hiện nhiệm vụ chính trị,kiên trì bám sát tôn chỉ mục đích và phản ánh kịp thời các sự kiện, đóng góp hiệuquả vào việc định hướng dư luận xã hội về giáo dục Nội dung các ấn phẩm củaBáo đã được dư luận đánh giá tốt, trong đó có những nhóm bài viết mang lại hiệuquả, góp phần định hướng dư luận xã hội như nhóm bài về vụ việc Trường THPTVân Tào và thầy giáo Đỗ Việt Khoa, về bộ chuẩn phát triển trẻ 5 tuổi về phươngpháp dạy học, về nhân cách nhà giáo…, đặc biệt là laotj bài về xung quanh việcgóp ý cho bộ sách giáo khoa phổ thông hiện hành ( Mới đây, trong giao ban Lãnhđạo báo chí do ban Tuyên giáo TW và Bộ Thông tin – Truyền thông chủ trì, Thứtrưởng Đỗ Qúy Doãn đã quán triệt chỉ đạo các báo khi biết về vấn đề sách giáokhoa cần phải theo quan điểm của Báo Giáo dục – Thời đại Báo đã được Bộtrưởng biểu dương vì đã đóng góp hiệu quả vào việc tuyên truyền cho đề án đổimới cơ chế tài chính giáo dục trong giao ban tháng 6/ 2009

1.2 Các ấn phẩm của Báo GD&TĐ đều có những cải thiện rõ rệt về nội dung và

+ Thay đổi măng-sec trên tất cả các ấn phẩm ừ đầu tháng 7/ 2009

+ Xây dựng lại và mở them nhiều chuyên trang, chuyên mục để nâng cao chấtlượng tờ báo

Trong vòng 3 năm 2006, 2007, 2008, ngoài việc đảm bảo việc cập nhật thông tincũng như duy trì các chuyên mục sẵn có, Báo đã có them nhiều chuyên mục mớinhư:

Ấn phẩm Đặc biệt tháng: trò chuyện trong tháng, Đời sống và pháp luật, Nối vòngtay lớn Ấn phẩm báo thường kỳ: góc nhìn sự kiện, sổ tay, siêu thị giải trí, du lịchmua sắm Đặc biệt với ấn phâmr Chủ nhật từ chỗ ít được chú trọng hơn so với ác

ấn phẩm khác của Báo nhưng trong 3 năm trở lại đây, Báo đã có sự đầu tư thíchđáng nhằm nâng cao chất lượng Nội dung ấn phẩm được cải thiện rõ rệt với nhiềuchuyên mục mới hấp dẫn mới như: Giáo dục vấn đề và suy ngẫm, Trò chuyện cuốituần, Diễn đàn chủ nhật, nhịp sống trẻ Câu chuyện thể thao, gương mặt nhà giáo…+Ấn phẩm đặc biệt tháng đã được nâng cấp một bước, xây dựng lại các trang vàchuyên mục, cải tiến hình thức trình bày, in toàn bộ từ số tháng 3/ 2009

- Trong 3 năm qua, hoạt động phát hành và kinh doanh của Báo đã có nhữngbước phát triển mạnh mẽ Doanh thu và lợi nhuận vượt mức kế hoạch đề ra và đạtmức tăng trưởng cao

Năm 2008, mặc dù thị trường có nhiều tác động mạnh mẽ có thể dẫn đến giảm sút

số lượng phát hành nhưng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ, viên chức Báo, sốlượng phát hành vẫn ở mức ổn định Năm 2008: tổng số lượng phát hành đạt5.279.939 bản, doanh thu đạt 30.774.247.968 đồng, tăng 15,1 % so với cùng kỳnăm 2007 6 tháng đầu năm 2009: tổng số lượng phát hành đạt 2.519.629 bản,doanh thu đạt 16.542.551.218 đồng, tăng 22,2 % so với cùng kỳ năm 2008

1.3 Nổi bật lên những thành tích đã đạt được trong năm qua là sự ra đời của Báo

Điện tử Giáo dục và Thời đại Với sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Bộ, Báo đãxây dựng thành công Báo điện tử Giáo dục & Thời đại – một ấn phẩm mới vớ nộidung phong phú, hình thức hấp dẫn

Báo điện tử Giáo dục & Thời đại đã ra mắt bạn đọc vào ngày 08/7/2009 Báo điện

tử Giáo dục & Thời đại được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, có giaodiện hiện đại, khả năng tương tác cao với bạn đọc, chứa lượng thông tin lớn, đượcquản trị kỹ thuật tốt, đảm bảo an ninh mạng, bảo đảm số lượng người truy cập lớntại một thời điểm với tốc độ truy cập nhanh

1.4 Bên cạnh các hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo còn tích cực tham gia các

hoạt động xã hội, từ thiện: quyên góp quần áo, sách vở, đồ dung học tập cho họcsinh khó khăn; thăm hỏi và tặng quà các cơ sở giáo dục khó khăn… Cụ thể: cùngvới lãnh đạo Sở Giáo dục – Đào tạo Hà Nội thăm và tặng quà chúc tết cho một sốgiáo viên khó khăn và có công; Thăm và tặng quà thầy giáo Bùi Văn Huyền 36năm dạy học phụ đạo miễn phí cho học sinh kém; Thăm và tặng quf cho trung tâmgiáo trẻ em khuyết tật Lệ Thủy, Quảng Bình; Tặng học bổng, sách vở cho học sinh

ở Tây Ninh; Tổ chức các chuyến tư vấn thi cho học sinh một số tỉnh Đông NamBộ…

1.5 Về đào tạo nguồn nhân lực

Lãnh đạo Báo luôn chú trọng việc đào tạo cũng như ổn định nguồn nhân lực nhằmđáp ứng ngày yêu cầu phát triển ngày càng cao của cơ quan Đã bổ nhiệm, tuyểnđược cán bộ có năng lực và phẩm chất tốt, có kinh nghiệm làm báo và kinh nghiệmquản lý phụ trách cơ quan thường trú, Văn phòng liên lạc Cần Thơ và Ban biên tậpbáo điện tử Dùng cơ chế cộng tác viên có thù lao để tăng cường cho những mảngnội dung thiếu phóng viên Có cơ chế thuận lợi để cán bộ, viên chức của Báo cóđiều kiện tốt nhất tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ Trong vòng 3năm qua nhiều cán bộ, viên chức đã trúng tuyển học các lớp sau đại học ( Tiến sĩ :

01 người, thạc sĩ: 04 người ) và các lớp nâng cao nghiệp vụ khác

2 Các giải pháp thực hiện đạt hiệu quả hoặc nguyên nhân dẫn đạt được thành tích:

2.1 Phối hợp chặt chẽ giữa Chi bộ, chính quyền và công đoàn Củng cố, điều

chỉnh, sắp xếp nhân sự phù hợp vớ nhiệm vụ Tạo điều kiện cho cán bộ, viên chứcđược đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ, phát huytiềm năng, từng bước hình thành những cây bút có thương hiệu Xây dựng nền nếplàm việc khoa học , hiệu quả, nhất là việc duy trì chế độ giao ban hang tuần, giảiquyết kịp thời những vấn đề nảy sinh trong chuyên môn và quản lý, từng bước thựchiện cơ chế quản lý theo chất lượng, hiệu quả công việc

2.2 Tăng cường quan hệ với các đơn vị chức năng của Bộ, các cơ sở Giáo dục –

Đào tạo, các trường đại học và chuyên nghiệp, các báo bạn Mở rộng quan hệ cộngtác viên, nhất là với những tác giả có tên tuổi

2.3 Xây dựng lại chuyên mục các ấn phẩm, bám sát các sự kiện, tăng cường

công tác biên tập để các bài viết được ngắn gọn, súc tích, có chiều sâu và tănglượng thông tin của mỗi số báo

2.4 Mở rộng quan hệ của Báo ra ngoài ngành, chú trọng xây dựng quan hệ với

các doanh nghiệp để đẩy mạnh quảng cáo, các dịch vụ có thu và các hoạt động xãhội từ thiện

2.5 Tăng cường các chuyến công tác địa phương để ở rộng hợp tác về nội dung,

phát hành, quảng cáo , chú trọng việc kết hợp phát hành của phóng viên khi dicông tác

2.6 Tăng cường các hoạt động sinh hoạt tập thể tạo môi trường làm việc thân

thiện

2.7 Phát huy sáng kiến, cải tiến, kinh nghiệm công tác để nâng cao hiệu suất

công tác chuyên môn, nghiệp vụ

3 Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới

3.1 Tiến hành cải tiến, nâng cao các ấn phẩm, tạo chuyển biến rõ về chất lượng,

cụ thể:

+ Báo sẽ tập trung nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo giữ đúng định hướngtuyên truyền của Đảng, Nhà nước và của Ngành, tạo dấu ấn và bản sắc riêng biệt.+ Tiếp tục nâng cao tính chuyên sâu, chuyên nghiệp, tăng cường hơn nữa các bàiphân tích của các chuyên gia có uy tín

+ Nâng cao tính chiến đấu, phản ánh nhanh và sâu các sự kiện thờ sự của Ngành,của xã hội, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc, áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trìnhlàm báo

3.2 Về công tác tổ chức , cán bộ

Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự của Báo, đặc biệt là các bộ phậnchuyên trách, cơ quan thường trú, văn phòng đại diện và mở thêm một số đại diệnthường trú, công tác viên trên một số địa bàn trọng điểm Tăng cường công tác đàotạo, nâng cao năng lực quản lý điều hành của đội ngũ lãnh đạo cấp phòng, ban,nghiên cứu bố trí, sắp xếp hợp lý đội ngũ cán bộ trong Cơ quan để tạo sự hợp lý,tăng hiệu quả công việc chung Hoàn chỉnh việc xây dựng hệ thốn văn bản, quytrình và quy chế làm việc của cơ quan

3.3 Về công tác Đảng, đoàn thể

Tăng cường sự phối hợp giữa các Ban biên tập và Chi ủy, trong lãnh đạo các mặtcông tác của cơ quan Phát huy hơn nữa dân chủ cơ sở và vai trò của các tổ chứcđoàn thể nhất là công đoàn và đoàn thanh niên trong việc vận động cán bộ, viênchức hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan Củng cố công tác xây dựng Đảng, chínhquyền và các đoàn thể; phấn đấu đưa tập thể Báo Giáo dục & Thời đại trở thànhđơn vị tiên tiến xuất sắc, xứng đáng với truyền thống 50 năm xây dựng và pháttriển

3.5 Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận trong thời gian từ 2006 đến

III Thực trạng công tác Thư kí tại Báo Giáo dục & Thời đại

1. Thực trạng công tác thư kí tại cơ quan:

1.1 Số lượng: một Thư kí riêng của Tổng Biên tập

1.2 Trình độ chuyên môn:

1.3 Thâm niên công tác:

1.4 Tuổi:

2 Đề xuất, kiến nghị:

Để khắc phục một số hạn chế và để công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin củangười Thư ký tại cơ quan đạt hiệu quả cao cũng như để quá trình đào tạo tại trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đạt kết quả cao tôi xin mạnh dạn đóng gópmột số ý kiếncủa mình góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của người Thư ký cũng như quátrình đào tạo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.

- Báo nên có them một thư ký nữa đẻ công tác thu thập , xử lý và cungcấpthông tin đạt hiệu quả cao hơn nữa

- Thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo nâng cao trình đọ nghiệp vụ chuyênmôn

- Ban lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn đến cán bộ nhân viên chức trong cơquan để họ yên tâm làm việc đạt hiệu quả cao hơn nữa

- Nhà trường cần mở rộng liên kết với các doanh nghiệp hơn nữa để sinh viên

có thể đi thực tập hoặc đi làm đúng chuyên môn nghiệp vụ của mình

Trên đây là một số ý kiến của bản thân em rất mong ý kiến của mình sẽ được lãnhđạo nhà trường cũng như quý cơ quan quan tâm, xem xét

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN

LÝ VÀ VAI TRÒ CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC THU THẬP,

XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC

I Khái niêm, đặc điểm, bản chất và vai trò của thông tin:

1 Khái niệm:

Trong thời kì khoa học kỹ thuật phát triển và đạt được những thành tựu rực rỡ nhưhiện nay thông tin đã trở thành” tài nguyên” quan trọng nhất Thông tin với nhữnggiá trị đích thực đã mang lại sức mạnh cho những ai biết nắm giữ nó

Thông tin rong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khácnhau về sự kiện đã xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài

có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thốngquản lý và môi trường xung quanh… được sử dụng để ban hành các quyết địnhquản lý

Như vậy có 2 nội dung cơ bản khi nêu khái niệm về thông tin

Thứ nhất: Thông tin là những tin tức đã được tập hợp và sử dụng để phục vụ chohoạt động quản lý của cơ quan.

Thứ hai: Thông tin trong hoạt động quản lý có ý nghĩa quan trọng trong việc giảiquyết các vấn đề cụ thể, thậm chí có thể ảnh hưởng trực tiếp tới họat động của cả

hệ thống

Thông tin cung cấp để phục vụ hoạt động quản lý phải được kiểm tra và xác địnhgiá trị chính xác Kết quả của giai đoạn này phụ thuộc vào quá trình truyền đạtthông tin với vai trò của người thư ký khi thu thập, cung cấp các thông tin Do đó,đây cũng là kỹ năng quan trọng nhất của người thư ký bởi thông tin có mặt trongmọi hoạt động của nhà quản lý

2. Đặc điểm của thông tin trong hoạt động quản lý:

2.1 Thông tin là tin tức cho nên không thể được hình thành theo ý chí chủ quan,

tùy tiện của từng cá nhân

2.2 Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý pahir là thông tin đã được thu thập,

xử lý

2.3 Gía trị của thông tin cung cấp phụ thuộc vào độ chính xác, kịp thời và đầy

đủ của thông tin

2.4 Thông tin có thể được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau.

3. Bản chất của thông tin trong hoạt động quản lý:

Thông tin sử dụng trong hoạt động quản lý pahir là những thông tin đã được thuthập, bảo quản, xử lý và xác định giá trị…do đó thông tin phải đảm bảo yêu cầu:

4. Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý:

Thông tin có vai trò, ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của nhà quản lý và cơquan Hàng ngày, hang giờ mỗi bộ phận trong cơ quan đều cần thông tin để thực

hiện chức năng, nhiệm vụ Nhà quản lý cần thông tin để ban hành các quyết địnhquản lý Các nguồn thông in được yêu cầu cung cấp là rất phong phú Có thể đó lànhững thông tin liên quan trực tiếp đến công việc của cơ quan, chủ trương, chínhsách của Đảng; quy định của pháp luật, thông tin về thị trường…hay các thông tin

có liên quan tới tính cách, năng lực, sức khỏe của đội ngũ nhân viên Mỗi loạithông tin có tính chất, giá trị riêng song đều thể hiện vai trò cơ bản trong hoạt độngcủa nhà quản lý Có thể xem xét một số vai rò cơ bản sau đây của thông tin

4.1 Trong việc ban hành các quyết định quản lý:

Quyết định quản lý là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực hiệnhoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo 1 hệ thống cấu trúc thống nhất đểthực hiện mục tiêu Dĩ nhiên các quyết định quản lý còn là sự thể hiện hành visáng tạo của nhà quản lý song giá trị của quyết định lại phụ thuộc vào tình hợppháp ( không trái pháp luật ) và tính hợp lý của bản thân quyết định Tính hợp pháptạo nên giá trị khách quan của quyết định song hiệu lực thực tế của quyết định lạiphụ thuộc vào tính hợp lý ( giá trị thực tiễn ) của chính quyết định ấy Nhà quản lýchỉ có thể làm được điều này nếu được cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủtrước khi ban hành quyết định Ở đây cần khẳng định vai trì cá nhân Thư ký khixây dựng hệ thống thông tin ổn định, riêng biệt phục vụ lãnh đạo

Như vậy có thể khẳng định giá trị thực tế của quyết định sẽ phụ thuộc vào cácnguồn thông tin cung cấp trước khi ban hành quyết định Điều này có nghĩa là nếuđược cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác nhà quản lý sẽ có cơ hội:

4.2 Trong việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát công việc:

Hoạt động hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lýliên quan đến nhiều nội dung khác nhau Đây có thể là việc xây dựng các kế hoạch,triển khai thực hiện kế hoạch, tốc độ thực hiện, chất lượng thực hiện hay những chi