1 Mở đầu1.1 Mục tiêu Mục tiêu của tài liệu này là nhằm định hướng cho các tư vấn viên xác định một cách rõ nét nhất các mong muốn cũng như yêu cầu của khách hàng trong việc triển khai mộ
Trang 1YÊU CẦU TRIỂN KHAI CRM
Mẫu này dành cho nhân viên tư vấn khi đi khảo sát nhu cầu của khách hàng nhằm để triển khai các hệ thống CRM Mục tiêu của đợt khảo sát là nhằm hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, hiểu rõ đặc điểm ngành, đặc điểm doanh nghiệp, đặc điểm khách hàng của doanh nghiệp từ đó đưa ra chiến lược CRM phù hợp với từng khách hàng cụ thể của Lạc Tiên Mẫu yêu cầu này là một phần không thể thiếu trong hợp đồng cuối cùng giữa Lạc Tiên và doanh nghiệp khách hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC TIÊN
Yêu cầu triển khai hệ thống CRM Ngày………./Đơn vị……….
Trang 21 Mở đầu
1.1 Mục tiêu
Mục tiêu của tài liệu này là nhằm định hướng cho các tư vấn viên xác định một cách rõ nét nhất các mong muốn cũng như yêu cầu của khách hàng trong việc triển khai một hệ thống CRM Mặc dù hiện nay các doanh nghiệp triển khai CRM chỉ ở dạng một hệ thống quản lý khách hàng (Customer Management) hơn là quản trị mối quan hệ với khách hàng nhưng Lạc Tiên vẫn khuyến cáo các tư vấn viên lấy đầy đủ các ý chính có trong tài liệu này nhằm đảm bảo tính khả thi, tính thực tiễn và khả năng thành công của dự án
Kết quả phải đạt được sau khi hoàn tất tài liệu là đơn vị triển khai CRM ( Lactien JSC) phải
có cái nhìn rõ nét về các chức năng mong đợi, các hệ thống cần kết nối, kiến trúc triển khai
hệ thống và cách đánh giá kết quả đạt được sau khi triển khai
Tài liệu thuộc bản quyền của Công ty cổ phần tin học Lạc Tiên
2 Tổng quan
2.1 Nguồn gốc tài liệu
Lactien JSC và khách hàng cùng giữ tài liệu và coi như là căn cứ để hai bên tiến hành thương lượng các bước tiếp theo Bất kỳ sự thay đổi nào đều phải được sự động ý của cả hai bên
2.2 Khách hàng
Mô tả một số thông tin quan trọng liên quan đến khách hàng: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email liên lạc, website, các chi nhánh, văn phòng, các thành phần tham gia vào dự án, số lượng user tham gia vào hệ thống, mong muốn khi triển khai hệ thống
Trang 3
Ví dụ: ABC là một công ty tư nhân chuyên về việc buôn bán và phân phối các sản phẩm trong ngành giấy Các sản phẩm của ABC bao gồm giấy in, giấy vệ sinh, bút bi, namce card, …Nếu chia ra thành các nhóm nhỏ hơn, tổng số sản phẩm của ABC lên tới hàng ngàn mặt hàng khác nhau Hiện tại ABC đang có một nhóm nhân viên văn phòng chuyên để thực hiện việc ghi nhận các yêu cầu của khách hàng và lưu trữ thông tin của họ Hai mươi đại lý trên địa bản các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long Họ mong muốn sẽ gia tăng con số này lên gấp 3 lần trong vòng 3 năm tới ABC mong muốn bắt đầu sử dụng các chiến dịch marketing, đặc biệt là Email marketing, SMS marketing để gửi tới khách hàng tiềm năng các sản phẩm của ABC cũng như các chương trình khuyến mãi của họ Mặc khác, họ cũng mong muốn giảm thiểu áp lực cho bộ phận nhận đặt hàng bằng cách bán hàng trực tuyến nhiều hơn…Mong muốn lớn nhất của họ là tích hợp hệ thống quản trị khách hàng với các nghiệp vụ của bộ phận bán hàng, bộ phận marketing và bộ phận chăm sóc khách hàng cũng như quản lý kho. 2.3 Hạ tầng CNTT hiện có Các mô tả dưới đây về hệ thống CNTT hiện có của doanh nghiệp
Trang 4
Các sự kiện dưới đây dựa trên thỏa thiaanj giữa hai bên trong quá trình khảo sát Tuy nhiên
có thể lịch này sẽ được thay đổi tùy vào tình hình thực tế và kết quả các bước làm việc giữa hai bên
Khảo sát
Chuyển giao tài liệu đề xuất, báo giá
Gặp mặt lần 2, giải thích các nội dung đề xuất
Khi có nhu cầu tham khảo thêm thông tin hoặc thắc mắc về bất kỳ vấn đề gì của bản đề xuất, xin vui lòng liên lạc với các bộ phận có thẩm quyền của Lạc Tiên theo các hướng dẫn dưới đây:
Trang 5Công ty cổ phần tin học Lạc Tiên
43 Vĩnh Nam, Phường 11, Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 08 22 11 5070 hoặc 0839 500 533
3.2 Khi thay đổi yêu cầu
Hai bên ( Lactien JSC) và khách hàng sẽ cùng bàn mục tiêu của dự án và các yêu cầu cần đạt được trước khi bắt tay vào triển khai Trong quá trình triển khai, các yêu cầu thay đổi về dự
án chỉ được chấp nhận khi người yêu cầu hoặc là trưởng dự án hoặc các thành viên khác có giấy ủy quyền
Trong bất kỳ trường hợp nào, sự thay đổi đều phải có chứng nhận bằng văn bản và lưu lại thành hồ sơ trong dự án
4 Mục tiêu, đặc tả và yêu cầu của dự án
Bao gồm cả chi tiết các vấn đề về kinh doanh và yêu cầu hệ thống Trong mỗi yêu cầu cần phải được mô tả chi tiết bao gồm từ chức năng đó là gì? Được sử dụng cho đối tượng nào? Mức độ ưu tiên ra sao?
Sử dụng danh sách dưới đây về các chức năng của một hệ thống CRM để lựa chọn chức năng mà khách hàng mong muốn
Trang 63 Lịch sử làm việc của Contact và Account
Dễ dàng lưu lại và đọc toàn bộ lịch sử làm việc của từng khách hàng với công ty
4 Thông tin của các Account
Bao gồm các thông tin về người chịu trách nhiệm, điện thoại, địa chỉ, faxx, website, ngành nghề kinh doanh, hoạt động của các doanh nghiệp…
5 Quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp
Quản lý tất cả các hoạt động của các nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm từ các hoạt động với khách hàng, giao việc giữa trường phòng và nhân viên…
6 Lịch sử đặt hàng và mua hàng
Dễ dàng truy lại các thông tin về việc gửi các bảng báo giá, các đơn đặt hàng của khách hàng
7 Tạo các bảng báo giá
Dễ dàng tạo ra các bảng báo giá dựa trên các sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp và gửi tới khách hàng thông qua email và lưu lại trên hệ thống
4.2 Call Center
1 Quản lý các cuộc gọi
Trang 7Quản lý các thông tin các cuộc gọi ra, vào của khách hàng và của nhân viên trong doanh nghiệp
Các hệ thống Call Center có thể được kết nối với CRM để phục vụ khách hàng tốt hơn
2 Quản lý khách hàng trung thành
Hệ thống CRM sẽ tự động lưu lại lịch sử làm việc của khách hàng với công ty và đưa họ vào các chương trình khách hàng trung thành của công ty khi các tiêu chí của khách hàng đáp ứng chương trình đề ra
3 Đánh giá các tiềm năng
Hệ thống CRM cho phép đưa vào các thông tin của khách hàng để đánh giá các mức độ tiềm năng của từng khách hàng cụ thể
4.3 Các dịch vụ cho khách hàng 1 Quản lý tài khoản khách hàng Dịch vụ này cho phép khách hàng đăng nhập và quản lý tài khoản của họ trực tuyến Việc quản lý này bao gồm cả việc thanh toán trực tuyến, đặt hàng trực tuyến, so sánh các chính sách của nhà cung cấp với tài khoản của họ…
2 Quản lý hợp đồng dịch vụ Hệ thống cho phép lưu các hợp đồng giữa công ty và khách hàng, trong đó mô tả vai trò và nhiệm vụ của từng bên trong việc thực hiện hợp đồng Ví dụ tiến độ thanh toán, tiến độ thực hiện hợp đồng, thời gian bảo hành
3 Quản lý các phản hồi của khách hàng Hệ thống CRM cho phép khách hàng thực hiện việc gửi các phản hồi hay các yêu cầu cho doanh nghiệp Người chịu trách nhiệm sẽ có nghĩa vụ tiếp nhận các yêu cầu và giao cho nhân viên dưới quyền xử lý
4 Quản lý việc bảo hành Thông tin về bảo hành, lịch sử bảo hành của doanh nghiệp với sản phẩm và dịch vụ
Trang 85 Quản lý việc gia hạn dịch vụ
Hệ thống CRM cho phép gia hạn các dịch vụ mà khách hàng muốn
6 Xử lý yêu cầu của khách hàng
Giao việc cho nhân viên dưới quyền xử lý các yêu cầu của khách hàng Có thể là một yêu cầu giải thích, yêu cầu báo giá, yêu cầu đổi hàng…
7 Quản lý tri thức
Hệ thống quản lý các tri thức đặc biệt trong công ty hoặc các câu hỏi thường gặp cho từng bộ phận, các tình huống giải đáp thắc mắc cho khách hàng…
8 Tạo các hoạt động, công việc, cuộc hẹn, cuộc gọi liên quan đến yêu cầu của khách hàng
9 Quản lý lịch sử làm việc của nhân viên liên quan đến yêu cầu của khách hàng
10.E-mail phản hồi tự động
Mộ email tự động sẽ được gửi tới khách hàng thông qua hệ thống CRM khi khách hàng tương tác với hệ thống
Trang 9
11 Hỗ trợ trực tuyến
Hệ thống hỗ trợ trực tuyến dành cho khách hàng và nhân viên chăm sóc khách hàng
4.4 Thương mại điện tử
1 Bảo mật việc mua bán trực tuyến
2 Cá nhân hóa
Khách hàng đăng nhập bằng tài khoản cá nhân của họ có thể được hưởng các ưu đãi đặc biệt hoặc chỉ hiển thị các sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng
3 Cổng thông tin hoặc website
4 Quản lý như một CMS
5 Đặt hàng, xử lý đơn hàng và bán hàng
Quy trình xử lý bắt đầu từ việc khách hàng có yêu cầu về sản phẩm hoặc báo giá, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu tới người có trách nhiệm để xử lý
Trang 10
6 Bán chéo
Giới thiệu các sản phẩm mới tới khách hàng cũ
7 Thanh toán trực tuyến
Thông qua các hệ thống thanh toán trực tuyến hiện nay
8 Báo giá trực tuyến và tự động
Hệ thống cho phép khách hàng tự động lựa chọn nhu cầu và nhận bảng báo giá trực tuyến dựa trên nhu cầu đó
9 Cấu hình động
Khách hàng tự động lựa chọn các chức năng hay sản phẩm cho họ và từ đó có được các thông tin cần thiết như báo giá, thời gian làm việc, thời gian chuyển giao…
10 Giỏ hàng
Cho phép khách hàng có một giỏ hàng trực tuyến và mua sắm trực tuyến
4.5 Quản lý nhân sự
1 Tuyển dụng và đăng tuyển
Tạo một vị trí mới và đăng tuyển
2 Đánh giá nhân viên
Trang 11Đánh giá chéo, đánh giá theo cấp bậc và theo tiêu chí.
3 Đào tạo nhân viên Quản lý các khóa học trong doanh nghiệp
4 Quản lý tài sản Cho phép đăng ký sử dụng tài sản trong doanh nghiệp: book phòng họp, book xe…
5 Quản lý chính sách nhân sự Cho phép nhân viên được theo dõi các chính sách nhân sự của doanh nghiệp như ngày nghỉ, xin nghỉ phép, lương của mình, các phúc lợi khác
4.6 Các chức năng nâng cao 1 PDA và Smartphone Cho phép tác nghiệp trên Smartphone Cho phép đồng bộ dữ liệu với smartphone: addressbook, calendar, task list
2 E-mail
Đồng bộ dữ liệu với các email client
Trang 12Có hệ thống email client trên hệ thống.
3 Quản lý lịch làm việc và chấm công Tự tạo lịch làm việc Chấm công theo dự án Tạo các lịch gặp, các lịch gọi đến khách hàng
4 Quản lý kho Quản lý số lượng hàng tồn kho Cảnh báo khi hàng xuống dưới mức cho phép
5 Báo cáo thời gian và chi phí Báo cáo các công việc , tiến độ công việc theo người, theo nhóm Báo cáo tình hình thực hiện công việc được giao của từng người, từng phòng ban Báo cáo chi phí cho các dự án, các sự kiện đang diễn ra
Trang 13
6 Quản lý tri thức Hệ thống phải cho phép lưu lại các tài liệu, các thông tin, các biểu mẫu, sổ tay nhân viên, các tình huống xử lý hay…
4.7 Quản lý thông tin trong doanh nghiệp a Tin tức mới Lấy tin tức mới từ nội bộ công ty Tin tức từ các hệ thống khác
b File đính kèm Đính kèm file
c Quản lý tài liệu
Trang 14
d Kết nối với MS Office Xuất các thông tin sang file excel, word nếu cần thiết Nhập dữ liệu từ các file excel
4.8 Quản lý các tiềm năng 1 Chăm sóc tiềm năng Lưu lại các tiềm năng cho đến khi họ thành khách hàng của doanh nghiệp
2 Đánh giá Đánh giá các tiềm năng và các cơ hội bán hàng: ngày dự đoán kết thúc thương lượng, số tiền của dự án, khả năng chi trả của khách hàng, khả năng thành công của thương vụ
3 Quản lý quy trình bán hàng
4 Hỗ trợ nhóm bán hàng
Trang 15
4.9 Marketing 1 Quản lý chiến dịch markting Hệ thống CRM cho phép quản lý cá chiến dịch marketing trong doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý các email marketing và hiệu quả của các chiến dịch này
2 Cho phép định nghĩa các dạng khác nhau Không giới hạn số lượng và các dạng markting
3 Không giới hạn việc định nghĩa các trường Không giới hạn việc cho phép thêm – bớt các thông tin trong các chiến dịch marketing
4 Liên kết các Task với các Campaign Cho phép phân các công việc liên quan tới việc thực hiện các chiến dịch marketing, các buổi họp, các cuộc điện thoại…và phân việc xuống cho các nhóm, các phòng ban
5 Đính kèm file trong các chiến dịch
Trang 16Không giới hạn số lượng file
6 Lưu kinh phí và chi phí cho từng hoạt động của chiến dịch Lưu trữ kinh phí cho từng hoạt động và tổng hợp khi cần
7 Lưu E-mail, Fax, Phone, Mail của chiến dịch marketing
8 Liên kết với các phản hồi của Lead, Account, User, Contact, Opportunity trong mỗi chiến dịch
9 Liên kết với Gmap Liên kết với hệ thống thông tin địa lý để định vị các chiến dịch, định hướng sử dụng các Phương tiện đi lại…
Trang 17
10 Quản lý giá trị vòng đời của khác hàng
11 Các công cụ để kích thích khách hàng Các công cụ này có thể là các công cụ tương tác với khách hàng trong các chiến dịch marketing nhằm hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, nắm ngay được các phản hồi
12 Gửi thông tin theo yêu cầu Gửi các thông tin cần thiết như báo giá, dịch vụ, sản phẩm…khi có yêu cầu từ khách hàng
13 Công cụ soạn thư từ, email Soạn email trực tiếp trên hệ thống
Trang 18
14 Mail Merge
Lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu và chèn vào các email gửi tới khách hàng
15 Khảo sát khách hàng Khảo sát trực tuyến các nhu cầu, sở thích hay bất cứ thông tin nào mà bạn cảm thấy cần
4.10 Project Management 1 Giao việc
2 Đánh giá công việc
3 Lưu chi phí theo giờ
Trang 19
4 Lưu hóa đơn
4.11 Hệ thống báo cáo 1 Mẫu báo cáo định sẵn
2 Báo cáo theo yêu cầu User tự định nghĩa và xuất ra các báo cáo theo nhu cầu của mình
Trang 20
3 Công cụ dự báo và lên kế hoạch
Ước lượng thời gian thực hiện, các công việc sẽ làm, nguồn lực sử dụng…
4 Dashboard cho các chỉ số KPI
5 Khả năng thông báo khi có sự kiện mới Giả sử một buổi họp sắp diễn ra, hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn hoặc gửi email hoặc hiện ra một thông báo cho user khi đang online
4.12 Quản lý hoạt động kinh doanh 1 Opportunity Quản lý chi tiết các cơ hội kinh doanh
2 Quản lý quy trình kinh doanh
Trang 21
3 Theo dõi khách hàng và giao việc theo dõi cho một nhân viên kinh doanh
4 Báo cáo hoạt động kinh doanh
5 Từ báo giá tới đặt hàng Hệ thống cho phép tự động chuyển đổi từ một báo giá sang một đơn hàng hoặc một dự án
4.13 Time Management 1 Lịch làm việc Đồng bộ với Ms Outlook hoặc các chương trình khác Giao diện kéo thả
2 Công việc Hiển thị các công việc phải làm trên lịch
3 E-mail
Trang 22Email tích hợp trong chương trình
4 Fax
Kết nối với một máy fax cho phép gửi đi các nội dung cần thiết tới khách hàng
2 Giao việc lại
Chuyển công việc từ người này sang người kia một cách dễ dàng và có lưu lại lịch sử
3 Tạo một trigger để theo dõi một sự kiện
Một reminder cho buổi họp hoặc một dự án, một công việc phải làm
4.16 Yêu cầu kỹ thuật
1 Hệ điều hành hỗ trợ
Trang 245.2 Chi phí phân bổ trong các năm
Dự báo chi phí trong 5 năm
Phần cứng Bản quyền phần mềm
Mua công cụ của nhà cung
cấp khác Phần mềm Tài liệu và đào tạo
Bảo trì Cài đặt Kết nối với hệ thống khác
Nhập liệu Quản lý dự án
Dự phòng Khác