TÌM HIỂU VỀ VẤN ĐỀ TRUYỀN THÔNG VÀ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Điều này rất quan trọng cho các nhà quản lý dự án và nhóm của họ để có đặt việc thể truyền thông tốt lên vị trí ưu tiên, đặc biệt là với các bên liên quan, như một sự quản lý hàng đầu..

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giáo viên hướng dẫn : TS Trần Đăng Hoan

Thành viên nhóm : Lê Quyết Tiến

Lê Thị Trâm Hoàng Văn Trang

Hải Phòng tháng 5 năm 2014

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 4

TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU 5

Chương I Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án 7

Chương II Xác định các bên liên quan 13

Chương III Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông 18

Chương IV Sự phân phối thông tin 22

Chương V Quản lý các bên liên quan 37

Chương VI Báo cáo thực hiện 40

Chương VII Các đề xuất để cải thiện truyền thông dự án 42

Chương VIII Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông dự án 61

KẾT LUẬN 67

- Thảo luận về quá trình xác định các tổ chức, cá nhân liên quan đến dự án

và làm thế nào để tạo ra một hồ sơ có được sự tham gia của các bên liên quan đồng thời có được chiến lược quản lý các bên liên quan

- Giải thích các yếu tố của việc lập kế hoạch truyền thông trong dự án và làm thế nào để tạo ra một kế hoạch quản lý truyền thông

- Mô tả các phương pháp khác nhau dùng để phân phối thông tin dự án và những lợi thế và bất lợi của từng phương pháp, thảo luận về tầm quan trọng của việc giải quyết nhu cầu thông tin cá nhân, và tính toán số lượng các kênh thông tin truyền thông cho dự án

- Nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý được các yêu cầu, kì vọng của các bên liên quan đến dự án

- Hiểu về việc làm thế nào thực hiện báo cáo hiệu năng giúp các tổ chức, cá nhân liên quan có được thông tin về tiến độ dự án

- Đưa ra được các phương pháp khác nhau để cải thiện truyền thông trong

dự án, chẳng hạn như quản lý xung đột, thực hiện được các cuộc họp có hiệu quả, sử dụng email và các công nghệ khác được hiệu quả, sử dụng được các mẫu

- Mô tả phần mềm làm sao có thể tăng cường, cải thiện quản lý truyền thông dự án

TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU

Peter Gumpert làm việc trong 1 công ty viễn thông lớn và ông đã có được nhiều sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình Ông thông minh, tài năng, và là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, nhưng chương trình mà ông sắp thực hiện "cáp quang ngầm đại dương" lớn hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bất

cứ dự án nào trước đây ông đã từng tham gia, chứ không nói đến là ông từng quản lý Chương trình này bao gồm một số dự án khác nhau, và Peter phụ trách giám sát tất cả Sự thay đổi của thị trường liên quan đến hệ thống viễn thông dưới biển, số lượng lớn các dự án liên quan đến thực hiện truyền thông và sự linh hoạt là các vấn đề quan trọng mà Peter cần quan tâm đến Sự thiếu hụt 1 sự kiện quan trọng trong dự án hay việc hoàn thành không đúng tiến độ sẽ làm công ty của ông sẽ phải chịu hình phạt tài chính rất lớn từ hàng ngàn USD mỗi ngày cho các dự án nhỏ và hơn 250.000 USD mỗi ngày cho các dự án lớn hơn Nhiều dự án phụ thuộc vào sự thành công của các dự án khác, vì vậy Peter đã

phải hiểu và chủ động quản lý những mặt rất quan trọng trong dự án

Peter đã tổ chức nhiều cuộc thảo luận không hình thức chính thức và chính thức thức với các nhà quản lý dự án để báo cáo với ông về chương trình này Ông đã làm việc với họ và người trợ lý điều hành dự án của mình, Christine Braun, để phát triển một kế hoạch truyền thông cho chương trình Tuy ông vẫn không chắc chắn nhưng đó là cách tốt nhất để phân phối thông tin và quản lý tất

cả những thay đổi không thể tránh khỏi sẽ xảy ra Ông cũng muốn phát triển những phương pháp phù hợp cho tất cả các nhà quản lý dự án có thể xây dựng

kế hoạch và theo dõi hiệu suất mà không gò bó sự sáng tạo và tự chủ của họ Christine gợi ý rằng họ có thể xem xét sử dụng một số công nghệ truyền thông mới để giữ cho thông tin dự án quan trọng được cập nhật và đồng bộ Mặc dù Peter biết rất nhiều về viễn thông và đường dây cáp quang, ông không phải là một chuyên gia trong việc sử dụng công nghệ thông tin để cải thiện quá trình liên lạc Và thực tế, đó cũng là một phần lý do ông cần tham khảo Christine, trợ

lý của ông Họ có thể thực sự phát triển một quy trình để giao tiếp đảm bảo linh hoạt và dễ sử dụng hay không? Trong khi thời gian là vấn đề cốt yếu và nhiều

dự án lại được thêm vào chương trình "cáp quang ngầm đại dương" mỗi tuần

Chương I Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án.

Nhiều chuyên gia đồng ý rằng sự thất bại về giao tiếp là mối đe dọa lớn nhất đối với sự thành công của bất kỳ dự án, đặc biệt là các dự án công nghệ thông tin Chúng ta có thể thấy nhiều vấn đề trong lĩnh vực kiến thức khác, chẳng hạn như một phạm vi không rõ ràng hoặc một lịch trình không thực tế, bộc lộ ra các vấn đề với truyền thông Điều này rất quan trọng cho các nhà quản

lý dự án và nhóm của họ để có đặt việc thể truyền thông tốt lên vị trí ưu tiên, đặc biệt là với các bên liên quan, như một sự quản lý hàng đầu Lĩnh vực công nghệ thông tin được liên tục thay đổi, và những thay đổi này mang theo rất nhiều thuật ngữ kỹ thuật Khi các chuyên gia máy tính có giao tiếp với các những người ngoài ngành, có thể kể đến là hầu hết các chuyên gia kinh doanh và quản lý cấp cao, thuật ngữ kỹ thuật thường có thể làm phức tạp vấn đề và gây nhầm lẫn những người không hiểu biết kỹ thuật Mặc dù hầu hết mọi người đều

sử dụng máy tính ngày nay nhưng khoảng cách giữa người dùng và các nhà phát triển vẫn tăng lên khi công nghệ ngày một tiến bộ Tất nhiên, không phải tất cả chuyên gia máy tính đều giao tiếp kém, hầu hết mọi người trong bất kỳ lĩnh vực nào đều có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ Thêm vào đó, hầu hết các hệ thống giáo dục đều tạo ra cho sinh viên tốt nghiệp công nghệ thông tin các kỹ năng công nghệ hơn là kĩ năng truyền thông và các kỹ năng xã hội Chương trình đào tạo cấp bằng liên quan đến CNTT hầu hết có nhiều yêu cầu kỹ thuật , nhưng rất ít yêu cầu các khóa học về truyền thông ( nói, viết, nghe ), tâm lý học,

xã hội học và nhân văn Mọi người thường cho rằng những kĩ năng đó dễ dàng

và việc tiếp thu các kĩ năng mềm là đơn giản, nhưng đó lại là những kỹ năng quan trọng, và như vậy, mọi người cần phải học và rèn luyện phát triển những kĩ năng đó

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các chuyên gia công nghệ thông tin cần

có nhiều những kỹ năng mềm thậm chí cần nhiều hơn cả các kỹ năng khác Chúng ta hoàn toàn không thể tách biệt kỹ năng công nghệ và kỹ năng mềm khi

làm việc trên các dự án công nghệ thông tin Đối với dự án thành công (Để các

dự án thành công), mỗi thành viên trong nhóm dự án cần cả hai loại kỹ năng và

nhu cầu (cần) phát triển chúng liên tục thông qua đào tạo chính quy và đào tạo trong công việc

Một bài báo trên tạp chí Hệ thống thông tin giáo dục (Giáo dục về các hệ thống thông tin) về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho các chuyên gia công nghệ thông tin dựa trên kết quả của nghiên cứu đã rút ra một số kết luận sau:

chung

Dựa trên các kết quả của nghiên cứu này chúng ta có thể rút ra một số kết luận chung như Đầu tiên, tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho các chuyên gia công nghệ thông tin là điều hiển nhiên để các chuyên gia hệ thống thông tin tham gia vào nhiều cuộc diễn thuyết ngắn không chính thức với một số ít người tại một thời điểm

Thứ hai, chúng ta có thể nhận thấy rằng hầu hết các thông tin liên lạc thực

sự là lời nói trong tự nhiên, nhưng đôi khi thông tin lại được hỗ trợ bởi các ghi chú hoặc đồ thị trên một bảng hoặc một tài liệu phát tay được thực hiện bởi máy tính

Thứ ba, hiển nhiên là mọi người luôn mong đợi các đồng nghiệp của họ lắng nghe một cách cẩn thận trong cuộc trao đổi và trả lời một cách chính xác vấn đề hiện tại họ đưa ra

Thứ tư, tất cả các chuyên gia hệ thống thông tin phải ý thức được thực tế

là họ sẽ phải tham gia vào một số cuộc diễn thuyết trước công chúng chính thức

Thứ năm, rõ ràng là các chuyên gia hệ thống thông tin phải có khả năng giao tiếp hiệu quả để thành công trong vị trí hiện tại của họ, nhưng họ cũng phải

được sự thăng tiến từ thấp đến vị trí cao hơn nếu các kỹ năng giao tiếp quan trọng có sự tiến bộ Khả năng giao tiếp bằng lời nói có vẻ là một yếu tố quan trọng trong thăng tiến nghề nghiệp.

Trong một nghiên cứu gần đây, các kết quả phản hồi một lần nữa thể hiện rằng các kỹ năng phi kỹ thuật là quan trọng nhất cho các chuyên gia, thậm chí cho cả những người ở mức độ mới bắt đầu:

Cuộc điều tra thăm dò xác nhận lại 1 lần nữa những phát hiện trước đó rằng các kỹ năng kỹ thuật không được coi là quan trọng nhất, đặc biệt là những đặc tính liên quan đến cá nhân và chuyên môn kinh doanh Những kỹ năng mềm quan trọng như một nền tảng cho tất cả các vị trí CNTT, và chúng nâng cao khả năng học tập và đảm bảo cho tương lai thăng tiến của các chuyên gia CNTT trong sự nghiệp của họ Tuy nhiên, kỹ năng công nghệ cũng rất quan trọng, mặc

dù công ty chỉ đòi hỏi đến một mức độ nhất định ( khả năng kỹ thuật khác nhau được yêu cầu cho công việc khác nhau ) Kỹ năng công nghệ giúp làm giảm khối lượng đào tạo cho các nhân viên mới và cho phép một số nhân viên mới bắt đầu có thể dễ dàng hòa hợp và làm việc hiệu quả ngay

Chương này sẽ làm nổi bật khía cạnh quan trọng của quản lý truyền thông

dự án, cung cấp một số gợi ý để cải thiện thông tin liên lạc, và mô tả làm thế nào

mà phần mềm có thể hỗ trợ trong việc quản lý thông tin liên lạc của dự án Mục tiêu của quản lý truyền thông dự án là đảm bảo tính kịp thời, tính thích hợp, phổ biến, thu thập, lưu trữ và sắp xếp thông tin dự án Có năm quá trình chính trong quản lý truyền thông dự án :

1 Xác định các bên liên quan bao gồm việc xác định tất cả mọi người tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án và xác định cách tốt nhất để quản lý các mối quan hệ với họ Các kết quả chính của quá trình này là một sự đăng ký của các bên liên quan và chiến lược quản lý các bên liên quan

2 Kế hoạch truyền thông liên quan đến việc xác định thông tin và nhu cầu

chúng, và làm thế nào thông tin sẽ đến được với họ Kết quả đầu ra của quá trình này bao gồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và cập nhật tài liệu dự án.

3 Phân phối thông tin liên quan đến việc làm cho thông tin cần thiết cho dự

án đến với các bên liên quan một cách kịp thời Kết quả chính của quá trình này

là cập nhật tài nguyên của quá trình tổ chức Tài nguyên của quá trình tổ chức bao gồm các kế hoạch chính thức và không chính thức, chính sách, thủ tục, hướng dẫn, hệ thống thông tin, hệ thống tài chính, hệ thống quản lý, bài học kinh nghiệm, và lịch sử thông tin các quá trình qua đó giúp mọi người hiểu, làm theo , và cải thiện quy trình kinh doanh trong tổ chức

4 Quản lý sự kì vọng của các bên liên quan bao gồm quản lý thông tin liên lạc để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan dự án và để giải quyết vấn đề Kết quả đầu ra của quá trình này là quá trình cập nhật tài nguyên của tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án , và cập nhật tài liệu dự án

5 Báo cáo hoạt động liên quan đến việc thu thập và phổ biến thông tin hiệu suất, bao gồm cả báo cáo tình trạng ,đo lường sự tiến bộ và dự báo Kết quả đầu

ra của quá trình này là báo cáo hiệu suất, cập nhật tài sản quá trình tổ chức , và yêu cầu thay đổi

Sơ đồ sau thể hiện tóm tắt các quá trình và kết quả đầu ra khi chúng diễn

ra trong một dự án điển hình

Khởi tạo

Quá trình: Xác định các bên liên quan

Kết quả đầu ra: Sự đăng ký các bên liên quan, chiến lược quản lý các bên liên quan

Lập kế hoạch

Quá trình: Lập kế hoạch truyền thông, giao tiếp

Kết quả đầu ra: Kế hoạch quản lý truyền thông, cập nhật tài liệu dự án

Thực hiện

Quá trình: Phân phối thông tin

Kết quả đầu ra: Cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức

Quá trình: Quản lý kỳ vọng các bên liên quan

Kết quả đầu ra: cập nhật tài sản quá trình tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án

Giám sát và kiểm soát

Quá trình: Báo cáo hoạt động

Kết quả đầu ra: Báo cáo hiệu suất, cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức, yêu cầu thay đổi

Bắt đầu dự án Kết thúc dự án

Tóm tắt quản lý thông tin dự án

Chương II Xác định các bên liên quan.

Nhắc lại kiến thức phần trước, chúng ta có các bên liên quan là những người có liên quan đến hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động dự án, bao gồm các nhà tài trợ dự án , nhóm dự án, nhân viên hỗ trợ , khách hàng, người dùng, nhà cung cấp, và ngay cả các đối thủ dự án Cũng nhớ lại rằng mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án là để đáp ứng hoặc vượt quá nhu cầu của các bên liên quan và các kỳ vọng vào dự án Để làm được điều đó , trước tiên chúng ta phải xác định các bên liên quan dự án cụ thể là ai Xác định một số các bên liên quan có thể là hiển nhiên, nhưng cũng có những người liên quan có thể sẽ khó xác định Ví dụ,

có thể đó là đối thủ cạnh tranh bên ngoài tổ chức hoặc thậm chí bên trong các tổ chức như người phản đối dự án hoặc những người không có kiến thức quản lý

dự án Các bên liên quan cũng có thể thay đổi trong một dự án do doanh thu của nhân viên, đối tác, và như vậy Điều quan trọng là sử dụng mạng lưới thông tin liên lạc không chính thức và chính thức để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được xác định

Một cách đơn giản để ghi lại các thông tin cơ bản về các bên liên quan là bằng cách tạo ra các đăng ký cho các bên liên quan, một tài liệu công cộng bao gồm các chi tiết liên quan đến các bên liên quan dự án sẽ được xác định Những chi tiết này bao gồm tên của người thuộc bên liên quan, vị trí, tổ chức làm việc, vai trò với dự án , và thông tin liên lạc Nó cũng có thể bao gồm thông tin về yêu cầu các bên liên quan và kỳ vọng của họ vào dự án Bảng sau đây là một ví dụ của một đăng ký các bên liên quan

Họ tên Vị trí Vị trí

dự án

Vai trò trong dự án

Thông tin liên lạc

Joe

Fleming

Giám đốc điều hành

Trong Nhà tài trợ joe_fleming@jwdconsulting.com

Erica Bell Giám

đốc quản lý

Ngoài Cố vấn kim_phuong@client1.com

Louise

Mills

Giám đốc quảng bá

Tạo lập một chiến lược quản lý các bên liên quan là một cách tiếp cận giúp tăng

sự hỗ trợ của các bên liên quan đó trong suốt dự án Nó bao gồm các thông tin

cơ bản, chẳng hạn như tên các bên liên quan, mức độ quan trọng trong dự án, mức độ ảnh hưởng của dự án, và các chiến lược quản lý tiềm năng để đạt được

hỗ trợ hoặc giảm những trở ngại từ đó các bên liên quan cụ thể Vì hầu hết các thông tin này có thể nhạy cảm, cần được coi là bí mật, thậm chí không được ghi lại, nhưng họ luôn xem việc quản lý các bên liên quan là một phần quan trọng trong công việc của họ

Ví dụ, Peter Gumpert , người quản lý chương trình được đề cập ở trên, làm việc với một vài đồng nghiệp quan trọng để phát triển một chiến lược quản

lý các bên liên quan Dù Peter đã phụ trách nhiều dự án với các bên liên quan khác nhau, nhưng việc quản lý các bên liên quan với ông luôn là rất quan trọng, ông cần biết những người liên quan quan trọng nhất và cần phân tích, làm thế nào để làm việc với họ Hình 1 cung cấp một ví dụ về một phần của chiến lược quản lý các bên liên quan Peter cho chương trình "Cáp quang ngầm đại dương"

Ví dụ này cũng bao gồm các mục từ sổ đăng ký các bên liên quan, chẳng hạn như vị trí các bên liên quan, cho dù người đó là nội bộ hay bên ngoài tổ chức Chú ý rằng các nhà quản lý dự án làm việc cùng Peter cũng được bao gồm trong chiến lược quản lý các bên liên quan

Điều quan trọng là để thực hiện phân tích các bên liên quan trong khi bắt đầu quá trình nhóm và giữ cho đăng ký các bên liên quan và các chiến lược quản

lý được cập nhật trong suốt dự án Như sự thay đổi các bên liên quan hay thay đổi các thông tin khác, việc cập nhật các tài liệu này là rất quan trọng Việc này cũng quan trọng khi sử dụng các thông tin phân tích các bên liên quan để lập kế hoạch truyền thông

dự án

Mức quan tâm

Mức ảnh hưởng

Chiến lược quản lý tiềm năng

John Huntz Quản lý dự

án cho các

dự án lớn (dưới

Peter)

Trong Cao Cao John làm việc tốt

nhưng anh ta thường bị rối loạn khi làm việc chung

do cách tiếp cận cứng nhắc của mình Cần giữ anh

ta trong khuôn khổ

dự án và nhắc nhở anh ta là 1 phần của

1 nhóm lớn

Carolyn

Morris

Phó chủ tịch viễn thông (sếp của Peter)

Trong Cao Cao Carolyn là người

phụ nữ đầu tiên tại công ty và vẫn còn thích chứng tỏ bản thân Gửi cho cô ấy các thông báo quan trọng và đừng bao giờ làm cô ấy ngạc nhiên

Subbu

Thangi

Trưởng tiểu bang Oregon

Ngoài Thấp Cao Subbu chịu trách

nhiệm về rất nhiều vấn đề hành chính, như giấy cấp phép cài đặt đường dây cáp quang Ông có rất nhiều dự án cần

quan tâm đến các

dự án của chúng tôi Lập một cuộc gặp

gỡ đặc biệt và ngắn gọn với ông ta để tăng mức độ được quan tâm của dự án

và thảo luận về các vấn đề quan trọng.Tom

Morgan

Giám đốc điều hành viễn thông của khách hàng

Ngoài Tầm trung Cao Tom là nhà tài trợ

của một số dự án của chúng tôi Cho anh ta quyền trên tất

cả các dự án đó để anh ta sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả

Hình 1: Chiến lược quản lý bên liên quan.

Chương III Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông

Bởi vì truyền thông là rất quan trọng vào các dự án, mỗi dự án phải bao gồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc hay các tài liệu hướng dẫn truyền thông của dự án Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc nên là một phần của kế hoạch quản lý tổng thể dự án Kế hoạch quản lý truyền thông sẽ thay đổi theo nhu cầu của dự án, nhưng một số loại kế hoạch bằng văn bản nên luôn luôn được chuẩn bị Ví dụ, đối với các dự án nhỏ, như dự án Quản lý trang mạng nội

bộ, kế hoạch quản lý thông tin liên lạc có thể là một phần hợp đồng của nhóm Đối với các dự án lớn, nó phải là một văn bản riêng Kế hoạch quản lý truyền thông cần phải giải quyết các mục sau đây:

- Yêu cầu thông tin liên lạc của các bên liên quan

- Thông tin được truyền đạt, bao gồm định dạng, nội dung và mức độ chi tiết

- Ai sẽ nhận được các thông tin và ai tạo ra các thông tin

- Phương pháp đề nghị hoặc các công nghệ để truyền đạt thông tin

- Tần số truyền thông

- Thủ tục để giải quyết vấn đề

- Thủ tục sửa đổi để cập nhật kế hoạch quản lý thông tin liên lạc

- Một danh mục các thuật ngữ phổ biến

Điều quan trọng là phải biết những thông tin gì, các loại thông tin nào sẽ được phân phối cho các bên liên quan Bằng cách phân tích nhu cầu thông tin liên lạc bên liên quan, chúng ta có thể tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vào việc tạo ra hoặc phổ biến thông tin không cần thiết Hình 2 cung cấp một phần của một bản phân tích truyền thông các bên liên quan và cho thấy rằng các bên liên quan nên có thông tin liên lạc được viết ra Lưu ý rằng việc phân tích thông tin liên lạc các bên liên quan bao gồm các thông tin như người liên lạc ứng với thông tin, hạn nộp, định dạng phù hợp dành cho các thông tin Chúng ta có thể tạo ra một bảng tương tự để hiển thị mà các bên liên quan nên tham dự các cuộc họp dự án Sẽ luôn luôn là một ý tưởng tốt với các phần bình luận, các loại bảng

để ghi lại, cân nhắc đặc biệt hoặc các chi tiết liên quan đến từng đối tượng, tài liệu ,hội họp

Bên liên quan Tài liệu Hình thức Người liên lạc Hạn

Quản lý khách

hàng

Báo cáo tình trạng hàng tháng

Văn bản

và họp mặt

Tina Erndt, Tom Silva

Ngày đầu tháng

Tư vấn kinh

doanh của khách

hàng

Báo cáo tình trạng hàng tháng

Văn bản Julie Grant,

Sergey Cristobal

Ngày đầu tháng

Tư vấn kĩ thuật

của khách hàng

Báo cáo tình trạng hàng tháng

Email Li Chau, Nancy

Micheals

Ngày đầu thángQuản lý nội bộ Báo cáo tình

trạng hàng tháng

Văn bản

và họp mặt

Bob Thomson Ngày đầu

Mạng nội bộ

Angie Liu Ngày đầu

tháng

Đào tạo nhà thầu

phụ

Kế hoạch đào tạo

Văn bản Jonathan Kraus 1 tháng

11

Phần mềm nhà

thầu phụ

Kế hoạch thực thi phần mềm

Email Najwa Gates 1 tháng 6

Hình 2: Phân tích truyền thông các bên liên quan.

Có được các bên liên quan xem xét và phê duyệt việc phân tích thông tin liên lạc sẽ đảm bảo rằng các thông tin là chính xác và hữu ích

Nhiều dự án không bao gồm đầy đủ thông tin ban đầu về thông tin liên lạc Người quản lý dự án, quản lý tổng thể, và các thành viên nhóm dự án sử dụng các kênh thông tin liên lạc hiện có để chuyển tiếp thông tin dự án là đủ Vấn đề với việc sử dụng các kênh truyền thông hiện nay là mỗi nhóm (cũng như các bên liên quan khác ) có nhu cầu thông tin liên lạc khác nhau Tạo ra một số

kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và xem xét nó với các bên liên quan dự án ngay từ ban đầu trong một dự án, sẽ giúp ngăn ngừa hoặc giảm bớt các vấn đề thông tin liên lạc sau này Nếu một tổ chức làm việc trên nhiều dự án, cần có tính nhất quán trong việc xử lý thông tin liên lạc dự án giúp các hoạt động đồng nhất và trơn tru hơn

Thông tin liên lạc phù hợp sẽ giúp các tổ chức cải thiện thông tin liên lạc

dự án, đặc biệt là cho các chương trình bao gồm nhiều dự án Ví dụ, Peter Gumpert , người quản lý chương trình "Cáp quang ngầm đại dương" trong trường hợp nêu trên, sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc có một kế hoạch quản

lý thông tin liên lạc mà tất cả các nhà quản lý dự án cấp dưới đã báo cáo với anh

ta, giúp anh ta phát triển và thực hiện theo Từ một vài các dự án có một số các bên liên quan cho đến việc phát triển một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc phối hợp Ví dụ, nếu khách hàng nhận được báo cáo tình trạng từ công ty Peter

có định dạng hoàn toàn khác nhau và thông tin không có tính liên quan từ các dự

án trong cùng một công ty, họ sẽ đặt câu hỏi về khả năng của công ty Peter về việc quản lý các chương trình lớn hơn

Thông tin liên quan đến nội dung của dự án thông tin liên lạc cần xuất phát từ cấu trúc chi tiết công việc (WBS) Trong thực tế, nhiều cấu trúc chi tiết công việc bao gồm một phần dành cho thông tin liên lạc dự án để đảm bảo rằng báo cáo thông tin quan trọng có thể được phát tán đi Nếu báo cáo thông tin cần thiết là một hoạt động được định nghĩa trong WBS, cần hiểu rõ ràng về những thông tin dự án để báo cáo như khi nào báo cáo, làm thế nào để báo cáo, những người có trách nhiệm tạo báo cáo , …

Chương IV Sự phân phối thông tin.

Phân bố được thông tin dự án cho đúng người, tại đúng thời điểm và trong định dạng phù hợp hữu ích là điều vô cùng quan trọng cho phát triển thông tin

dự án Phân tích thông tin liên lạc các bên liên quan tốt là một điểm khởi đầu tốt

để phân phối thông tin Người quản lý dự án và nhóm phải quyết định được xem

ai sẽ là người nhận được những thông tin, cũng như cách tốt nhất để phân phối thông tin? Gửi báo cáo thông tin dự án bằng văn bản liệu có đủ? Mở cuộc họp liệu có hiệu quả trong việc phân phối thông tin dự án? Hay các cuộc họp và các văn bản liệu có cần thiết cho phân phối thông tin dự án? Cách tốt nhất để phân phối thông tin cho các thành viên liên quan là gì?

Trong khi thực hiện dự án, nhóm dự án phải cân nhắc việc giải quyết vấn

đề phân phối thông tin Ví dụ, họ có thể sửa đổi các chính sách và thủ tục, hệ thống thông tin, hoặc kết hợp các công nghệ mới để cải thiện phân phối thông tin Chẳng hạn, Peter Gumpert , người quản lý chương trình nêu trên, có thể quyết định rằng việc cung cấp cho những nhân vật chủ chốt trong các dự án của mình các thiết bị cầm tay không dây, như một chiếc điện thoại iPhone hoặc BlackBerry, sẽ tăng cường thông tin liên lạc Ông sẽ cần phải yêu cầu khoản tiền

bổ sung để cung cấp các thiết bị và đào tạo họ về cách sử dụng chúng

Sau khi trả lời câu hỏi quan trọng liên quan đến truyền thông dự án, người quản lý dự án và nhóm của họ phải quyết định cách tốt nhất để phân phối thông tin Cân nhắc phân phối thông tin bao gồm việc sử dụng các công nghệ , truyền thông chính thức và không chính thức , và sự phức tạp của thông tin liên lạc

Sử dụng công nghệ để cải thiện việc phân phối thông tin

Công nghệ có thể tạo thuận lợi cho quá trình phân phối thông tin khi được

sử dụng đúng cách Hầu hết mọi người và doanh nghiệp đều dựa vào e -mail, tin nhắn, website, điện thoại, điện thoại di động, và các công nghệ khác nhau để giao tiếp Sử dụng hệ thống thông tin quản lý dự án nội bộ, chúng ta có thể tổ chức các tài liệu dự án, biên bản, yêu cầu của khách hàng… và như vậy sẽ làm luôn có được các thông tin lưu trữ dạng số Chúng ta có thể lưu trữ thông tin này trong phần mềm cục bộ hoặc lưu trữ nó trên mạng nội bộ , mạng mở rộng, hoặc Internet (nếu thông tin không phải là nhạy cảm) Lưu trữ các thông tin dự án dạng số có thể làm cho việc truy cập các dễ dàng hơn, do đó làm cho quá trình phân phối thông tin dễ dàng hơn Và việc ứng dụng công nghệ để tiến hành sao lưu bảo quản các dữ liệu quan trọng trong các trường hợp cũng rất cần thiết

CÓ ĐIỀU GÌ KHÔNG ỔN?

Viễn thông trên khắp châu Á đã bị gián đoạn nghiêm trọng vào 26 Tháng

12 năm 2006, sau khi trận động đất ở Đài Loan làm hư hỏng cáp ngầm dưới biển, gây ách tắc các dịch vụ Internet và cản trở giao dịch tài chính, đặc biệt là trong thị trường tiền tệ Sáu trong bảy hệ thống cáp ngầm dưới biển, chiếm 90 phần trăm khả năng viễn thông của khu vực, đã bị phá vỡ trong trận động đất và

dư chấn của nó Lưu lượng điện thoại quốc tế bị hạn chế ở một số quốc gia , và truy cập Internet với tốc độ cực chậm Trận động đất ban đầu đo được ở cường

độ 7,1 độ Richter của Cục Khảo sát Địa chất Hoa Kỳ Các công ty viễn thông của Philipin cho biết dịch vụ Internet của họ và các cuộc gọi điện thoại quốc tế

đã bị ảnh hưởng nghiệm trọng Ở Mỹ, công ty Globe Telecom cũng cho biết, dịch vụ viễn thông trên toàn nước Mỹ cũng đã bị gián đoạn

PCCW, công ty điện thoại lớn nhất tại Hồng Kông, cho biết ngày 27 tháng 12 họ đã mất đi một nửa dung lượng Internet của mình vì các dây cáp bị hỏng PCCW báo cáo các dịch vụ thoại đã trở lại bình thường vào ngày 29 Vào ngày 30 tháng 12 , các công ty viễn thông Singapore, các nhà điều hành lớn nhất Đông Nam Á về viễn thông, nói rằng cuộc gọi thoại và truy cập Internet đã trở lại bình thường Chunghwa Telecom cho biết chỉ có 1 phần trăm của khách hàng lớn trong nước sử dụng các đường truyền riêng còn bị hư hại ở thời điểm 30 Tháng 12 so với khoảng 30 phần trăm tại thời điểm ngay sau khi trận động đất Nhà khai thác đã được thay đổi tuyến giao thông đến các dòng khác và vệ tinh Hơn 80 phần trăm các cuộc gọi được thực hiện thông qua Chunghwa Telecom sang Hoa Kỳ, Canada, Nhật Bản , châu Âu và Trung Quốc có thể được kết nối vào ngày 31 Tháng 12, Trong khi trươc đó ngay sau trận động đất tỷ lệ này dưới

30 phần trăm Tuy nhiên, tờ Bloomberg News đưa tin vào ngày 31 tháng 12 rằng hầu hết người sử dụng Internet sẽ tiếp tục gặp truy cập chậm và đề nghị khách hàng giảm thiểu các hoạt động không cần thiết có yêu cầu băng thông lớn trên các kết nối quốc tế

"Các cuộc gọi điện thoại và kết nối Internet được dự báo sẽ tăng trong thời gian năm mới, nhưng chúng tôi đã chuẩn bị kế hoạch dự phòng trong trường hợp bất cứ điều gì xảy ra", Kim Cheol Kee, một phát ngôn viên của KT (công ty điện thoại và Internet lớn nhất Hàn Quốc) cho biết Tác động tài chính được giới hạn bởi thực tế là nhiều nhà điều hành và nhà đầu tư vẫn còn đang trong kỳ nghỉ May mắn thay, thị trường đã yên tĩnh và tình hình kinh doanh trở nên sáng suả

Phương pháp chính thức và không chính thức phân phối thông tin

Sẽ không đủ cơ sở cho các thành viên trong nhóm dự án cho rằng báo cáo tình trạng được nộp tới các nhà quản lý dự án và các bên liên quan sẽ được tất cả những người cần biết thông tin sẽ đọc tới Một số chuyên gia kỹ thuật có thể cho rằng nộp báo cáo tình trạng dự án là đủ nhưng đôi khi điều đó lại không đúng khi nhiều người thích các thông tin liên lạc không chính thức hơn Có 1 thống kê rằng 75 phần trăm dân số nói chung thích hướng ngoại, vì vậy họ thích nói chuyện với những người khác hơn là ngồi đọc các báo cáo được gửi tới Thông thường, nhiều chuyên gia (không trong ngành kỹ thuật) muốn có một cuộc trò chuyện hai chiều về thông tin dự án với các đồng nghiệp, thay vì đọc báo cáo chi tiết, email, hoặc vào các trang web để cố gắng tìm thông tin cần thiết

Thay vì tập trung vào việc nhận thông tin bằng cách đọc tài liệu kỹ thuật, nhiều đồng nghiệp và các nhà quản lý muốn được biết những người làm việc trong các dự án của họ và phát triển một mối quan hệ tin cậy với những người

đó Họ sử dụng các cuộc thảo luận không chính thức về dự án để phát triển các mối quan hệ Vì vậy, người quản lý dự án phải đảm bảo tốt các mối quan hệ thông qua giao tiếp tốt Nhiều chuyên gia tin rằng sự khác biệt giữa các nhà quản lý dự án và nhà quản lý dự án xuất sắc là khả năng phát triển và quản lý các mối quan hệ và sử dụng kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu

Phân phối thông tin hiệu quả phụ thuộc vào nhà quản lý dự án và các thành viên nhóm dự án có kỹ năng giao tiếp tốt hay không Giao tiếp bao gồm nhiều kĩ năng khác nhau như viết, nói và nghe, và nhân viên dự án cần phải sử dụng tất cả các kỹ năng đó trong công việc hàng ngày của họ Ngoài ra, những người khác nhau sẽ có mức độ quan tâm khác nhau và có được các thông tin khác nhau từ dự án Ví dụ, một nhà tài trợ dự án có thể thích được thông tin thông qua các cuộc thảo luận không chính thức được tổ chức mỗi tuần một lần tại quán cà phê Quản lý dự án cần phải nhận thức và tận dụng lợi thế của nhu cầu thông tin liên lạc đặc biệt này Nhà tài trợ dự án sẽ cung cấp phản hồi tốt hơn về dự án so với các cuộc đàm phán chính thức, họ có thể cung cấp thông qua một số hình thức truyền thông khác Cuộc trò chuyện không chính thức cho phép các nhà tài trợ dự án thực hiện vai trò lãnh đạo của mình và cung cấp những hiểu biết và thông tin rất quan trọng cho sự thành công của dự án và các

tổ chức Việc gặp mặt trực tiếp thường hiệu quả hơn thông tin điện tử , đặc biệt với các thông tin nhạy cảm

Phân phối thông tin quan trọng một cách hiệu quả và kịp thời.

Nhiều báo cáo bằng văn bản không chú ý việc cung cấp các thông tin quan trọng mà các nhà quản lý tốt và những người có chuyên môn kỹ thuật quan tâm Ví dụ, điều được coi là quan trọng bao gồm các thông tin chi tiết kỹ thuật (điều mà sẽ ảnh hưởng lớn đến tính năng hoạt động, sản xuất của sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty) như một phần của một dự án Nó thậm chí còn quan trọng hơn tài liệu ghi lại các thay đổi thông số kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến hiệu suất sản phẩm Ví dụ, nếu chương trình cáp quang ngầm đại dương bao gồm một dự

án như mua và cung cấp thiết bị lặn đặc biệt, nâng cao chất lượng các bình dưỡng khí, điều đó làm cho các thợ lặn có thể ở dưới nước lâu hơn Điều đó sẽ trở lên rất quan trọng để cho người khác biết về khả năng mới này Các thông tin

Mọi người thường có xu hướng không muốn báo cáo các tin xấu Nếu các nhà cung cấp bình dưỡng khí đứng đằng sau nhà sản xuất, người phụ trách dự án mua những bình dưỡng khí này có thể chờ đợi đến phút cuối cùng để báo cáo thông tin quan trọng này Giao tiếp thông qua việc mở các cuộc họp và các cuộc đàm phán không chính thức giúp mang lại thông tin quan trọng dù là tích cực hay tiêu cực.

Giao tiếp cũng giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn giữa nhân viên

dự án và các bên liên quan của dự án Người thực hiện hoặc phá vỡ dự án, và những người muốn hợp tác với nhau để có được một cảm nhận đúng đắn nhằm làm như thế nào cho một dự án diễn ra Nhiều người trích dẫn nghiên cứu nói rằng trong một cuộc gặp gỡ trực tiếp (mặt đối mặt), 58 phần trăm của giao tiếp

là thông qua ngôn ngữ cơ thể, 35 phần trăm thông qua cách các từ được nói, và chỉ 7 phần trăm thông qua các nội dung hay từ được nói Tác giả của thông tin này đã cẩn thận lưu ý rằng những tỷ lệ phần trăm là kết quả cụ thể cho một tập hợp cụ thể của các biến số Ngay cả khi tỷ lệ thực tế là khác nhau trong thông tin liên lạc dự án bằng lời nói ngày hôm nay, nó là an toàn để nói rằng điều quan trọng là phải chú ý đến nhiều hơn đến những từ ngữ thực tế người khác nói Giai điệu của một người thông qua tiếng nói và ngôn ngữ cơ thể nói lên về việc họ thực sự cảm thấy ntn.)

Vì dự án công nghệ thông tin thường đòi hỏi rất nhiều sự phối hợp, nên có các cuộc họp ngắn, thường xuyên sẽ là 1 ý tưởng tốt Ví dụ, một số nhà quản lý

dự án công nghệ thông tin yêu cầu tất cả nhân viên dự án tham dự một “cuộc họp đứng” mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi buổi sáng, tùy thuộc vào nhu cầu của dự

án Các cuộc họp đứng không có ghế, thiếu ghế buộc người dân phải tập trung vào những gì họ thực sự cần phải giao tiếp Nếu mọi người không thể đáp ứng việc tham dự trực tiếp, họ thường thông tin liên lạc thường xuyên qua điện thoại

di động, e-mail, tin nhắn, hoặc các công nghệ khác

Để khuyến khích việc gặp gỡ trực tiếp (mặt đối mặt), giao tiếp không chính thức, một số công ty đã xây dựng các chính sách mà người lao động không thể sử dụng e -mail giữa các giờ nhất định trong ngày làm việc hoặc thậm chí toàn bộ các ngày trong tuần Ví dụ, trong mùa hè năm 2004, Jeremy Burton, phó giám đốc tiếp thị của một công ty lớn Silicon Valley, ra lệnh trong bộ phận của mình rằng, thứ Sáu sẽ là ngày email tự do 240 người trong bộ phận của mình đã phải sử dụng điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp với mọi người, và người

vi phạm , những người đã sử dụng email sẽ bị phạt Một số công ty cũng đang tận dụng phần mềm mạng xã hội để tăng thông tin liên lạc không chính thức Trong năm 2008, Jeremy Burton , hiện là giám đốc điều hành của công ty phần mềm Serena, lập "Facebook Thứ Sáu" "Tôi đã nói với tất cả các nhân viên tôi cho phép vào ngày thứ sáu cho tất cả mọi người dành một hay hai giờ trên Facebook .! Tôi dám để bạn tham gia, và tôi đặt cược bạn sẽ tìm ra một thông tin gì đó mới về ai đó trong công ty mà bạn không bao giờ biết trước đây Burton muốn nhân viên của mình thông qua đó làm quen với nhau tốt hơn, nhưng ông cũng muốn để họ theo kịp với công nghệ luôn thay đổi từ đó họ có thể tiếp tục phát triển các sản phẩm phần mềm hữu ích

Lựa chọn những hình thức truyền thông thích hợp.

Hình 3 cung cấp các hướng dẫn từ Pratical Communications, Inc , một công ty tư vấn truyền thông, về việc sử dụng như thế nào cho tốt các loại phương tiện truyền thông, chẳng hạn như bản cứng, gọi điện thoại

1: Tuyệt vời – 2: Đầy đủ - 3: Không phù hợp

bản

Gọi điện

Thư thoại

Hình 3: Phương thức truyền thông

Hộp thư thoại, email, các cuộc họp và các trang web phù hợp với các nhu cầu giao tiếp khác nhau Ví dụ: Nếu bạn đã đang cố gắng để đánh giá cam kết của các bên liên quan trong một dự án thì một cuộc họp sẽ là phương tiện thích hợp nhất để sử dụng ( một cuộc họp mặt đối mặt sẽ là thích hợp hơn cả nhưng một cuộc họp trực tuyến nơi mà người tham gia có thể nhìn và nghe thấy nhau cũng có đủ điều kiện giống như 1 cuộc họp thông thường), các phương tiện truyền thông khác sẽ không thích hợp Quản lý dự án phải đánh giá nhu cầu của các tổ chức, dự án và các cá nhân trong việc xác định phương tiện truyền thông

để xử dụng và khi nào sử dụng Họ cũng phải được tiếp cận công nghệ mới để

tăng cường thông tin liên lạc và hợp tác như được mô tả trong “Cái gì đã đi đúng hướng”.

ĐIỀU GÌ ĐÃ ĐI ĐÚNG HƯỚNG?

Một nghiên cứu Frost & Sullivan năm 2006 được tài trợ bởi Verizon Business và Microsoft gọi là: Các cuộc họp vòng quanh thế giới: Tác động của hợp tác trong hoạt động kinh doanh cho thấy rằng sự hợp tác là một động lực chính cho tổng hiệu suất của các công ty trên toàn thế giới Tác động của sự hợp tác quan trọng gấp hai lần sự cạnh tranh trong việc theo đổi các cơ hội thị trường mới, và quan trọng gấp năm lần tác động của môi trường thị trường bên ngoài Nghiên cứu xác định sự hợp tác như một sự tương tác giữa các nền văn hóa và

kỹ nghệ như âm thanh và hội nghị Web, e-mail, và tin nhắn nhanh Các nhà nghiên cứu cũng tạo ra một phương pháp cụ thể đo lường sự hợp tác ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh như thế nào Trong số tất cả các công nghệ hợp tác được nghiên cứu, ba cái thường hiện diện trong các công ty có hiệu suất cao: hội nghị Web, hội nghị âm thanh, và các công nghệ lịch cuộc họp “Nghiên cứu này cho thấy một nhà lãnh đạo kinh doanh mới có thể thường xuyên quản lý một cách thành công hơn các công ty của họ và đạt được lợi thế cạnh tranh”, Brian - một phó chủ tịch của Frost & Sullivan đã nói như vậy

“Đo lường chất lượng và khả năng hợp tác trong một tổ chức, là một cơ hội cho nhà quản lý để ưu tiên đầu tư công nghệ, khuyến khích việc áp dụng các công cụ mới và mở đường thông tin liên lạc để cải thiện sự hợp tác”

Nghiên cứu cũng cho thấy có sự khác biệt về cách mọi người trong các nước khác nhau thích giao tiếp với nhau Những khác biệt nổi bật là một cơ hội cho sự hiểu biết văn hóa lớn hơn để cải thiện các nỗ lực hợp tác trên thế giới

Ví dụ:

âm thanh, video, và các công nghệ hội nghị web hơn người dân các khu vực khác Ngoài ra, họ có xu hướng đa nhiệm nhiều nhất trong một cuộc họp hội nghị.

- Châu Âu phát triển mạnh về tinh thần đồng đội hơn các đối tác của họ ở nơi khác và thích tương tác thực tế với những người khác Họ thường cảm thấy

là vô trách nhiệm khi không trả lời điện thoại, và họ muốn mọi người gọi lại họ lại hơn là để lại tin nhắn thư thoại

- Các chuyên gia trong khu vực Châu Á-Thái Bình Dương, nhiều hơn bất

cứ nơi nào khác, muốn được ngồi một chỗ liên tục trong giờ làm việc Kết quả

là, họ nhận thấy điện thoại là một công cụ không thể thiếu và thích nhắn tin bằng email

Nhu cầu truyền thông cá nhân và nhóm

Nhiều nhà quản lý hàng đầu nghĩ rằng họ chỉ có thể thêm nhiều người hơn vao một dự án đang bii chậm tiến độ Thật không may, phương pháp này thường gây ra nhiều thất bại vì sự phức tạp cuu a sự gia tăng truyền thông Trong cuốn sách nổi tiếng cua Frederick Brooks, The Mythical Man-Month, ông đã minh họa khái niệm này rất rõ ràng Con người không thể thay thế được cho các phần công việc Bạn không thể giả định rằng một công việc ban đầu được dự kiến sẽ mât hai tháng cho một người hoan thanh va có thể thực hiên được trong một tháng vơi hai người Một suy luââ n phổ biến là bạn không đưa ra chín phụ nữ đêể tạo ra một em bé trong một tháng

Ngoài việc nhận ra rằng con người la không thể thay đổi, hiểu sở thich cá nhân của mỗi người cũng quan trọng cho viêc giao tiếp con người có những đặc điểm tính cách khác nhau, thường ảnh hưởng đến sở thích giao tiếp của họ Ví

dụ, nếu bạn muốn khen ngợi một thanh viên trong nhóm dự án đã lam tốt một công việc, một người hướng nội sẽ thấy thoải mái hơn khi nhận được lời khen trong sự riêng tư, trong khi người hướng ngoại muốn mọi người nghe được lời

một cái gì đó phù hợp vơi bối canh lơn, trong khi một người nhạy cam muốn tâp trung hơn, chú ý tơi từng chi tiết Một người có suy nghĩ mạnh me sẽ muốn biết logic đằng sau thông tin, trong khi một người đa cam se muốn biết các thông tin đó anh hưởng đến cá nhân hoo cũng như những người khác như thế nào Một người có công viêc đánh giá se rât chú ý tơi hạn chót vơi vai lời nhắc nhở, trong khi một người biết nhân thức se cần sự hỗ trợ nhiều hơn trong viêc phát triển va

kế hoạch sau

Hiếm khi người nhận tin nhắn giải thích chính xác như người dự định gửi

Vì vậy, điều quan trọng là cung cấp nhiều phương pháp truyền thông và một môi trường thúc đẩy đối thoại cởi mở Điều quan trọng là nhà quản lý dự án và đội cua ho phai nhân thức được phong cách truyền thông riêng cua mình va sở thích những bên liên quan khác của dự án

Như mô tả trong chương trước, nhiều chuyên gia công nghệ thông tin có những đặc điểm tính cách khác so với moo i người, chẳng hạn như là hoo sống nội tâm hơn, trực quan, và theo định hướng để suy nghĩ ( trái ngược với cảm giác ) Những khác biệt cá nhân có thể dẫn đến hiểu lầm với những người hướng ngoại Ví dụ, một hướng dẫn sử dụng được viết bởi một chuyên gia công nghệ thông tin có thể không cung câp các bươc chi tiết ma hầu hết người dùng cần Nhiều người dùng cũng thích mặt đối mặt để học cách sử dụng một hệ thống mơi thay vì cố gắng để lam theo một hương dẫn người dùng một cách khó hiểu

Vị trí địa lý và nền văn hóa cũng ảnh hưởng đến sự phức tạp của truyền thông dự án Nếu các bên liên quan của dự án là ở các quốc gia khác nhau thì thường khó hoặc không thể sắp xếp thời gian cho giao tiếp hai chiều trong giờ làm việc bình thường Rào cản ngôn ngữ cũng có thể gây ra vấn đề trong truyền thông Cùng một từ có thể có ý nghĩa rất khác nhau trong nhưng ngôn ngữ khác nhau Ngày, giờ, và đơn vị đo khác cũng được giải thích khác nhau Nhưng

người lao động ở các cấp thấp hơn hoặc phụ nữ cung cấp thông tin cho các bài thuyết trình chính thức Một số nền văn hóa cũng bảo lưu văn bản để liên kết các cam kết.

Thiết lập các giai đoạn cho các tin tức truyền thông xấu

Điều này cũng quan trọng để đưa thông tin trong bối cảnh, đặc biệt là nếu

nó là tin xấu Một ví dụ thú vị của việc đưa tin xấu trong bối cảnh là trong lá thư

từ một sinh viên đại học gửi cho cha mẹ cô Các biến thể của lá thư này có thể được tìm thấy trên nhiều trang web

Bố mẹ thân yêu , hoặc con nên nói là bà và ông thân yêu ,

Vâng, con đang mang thai Không, con không kết hôn được kể từ khi Larry - bạn trai của con biị đuô i việc Ngươi Sử dụng lao động cuu a Larry dương như không đánh giá cao các kỹ năng anh đã học được kể từ khi anh ây tốt nghiệp phổ thông trung học Larry trông trẻ hơn nhiều so với bố, mặc dù anh già hơn bố 3 tuôi Con bỏ học đại học và nhận được một công việc vì vậy chúng con có thể có được một căn hộ trước khi em bé được sinh ra Con tìm thấy một căn hộ đẹp ở trên một nhà để xe tự động sửa chữa 24 giờ với cách nhiệt tốt nên khí thải và tiếng ồn sẽ không làm phiền chúng con Con rất hạnh phúc Con nghĩ bố mee cu ng sẽ vây.

Thân yêu, tái but: Ashley

P/s: Không có Larry nào hết, con không có thai, không có đám cưới nào sắp diễn ra cả, con không bỏ trường, nhưng con nhận được một điểm “D” trong môn Hóa học Con chỉ muốn bố mẹ thấy được một số tình huống.

Xác định Số kênh Truyền thông

Một khía cạnh quan trọng của phân phối thông tin là số lượng người tham gia vào một dự án Số lượng người tham gia tăng, sự phức tạp của thông tin liên lạc tăng vì có nhiều kênh thông tin liên lạc hơn hoặc có thêm nhiều cách giao tiếp Có một công thức đơn giản để xác định số lượng các kênh thông tin liên lạc

như số lượng người tham gia vào một dự án tăng lên Bạn có thể tính toán số lượng các kênh truyền thông như sau:

Số lượng các kênh thông tin liên lạc = n * (n-1 ) / 2

Trong đó n là số lượng người tham gia

Ví dụ, hai người có một kênh thông tin liên lạc : (2 (2 1) ) / 2 = 1

Ba người có ba kênh: ( 3 (3 1) ) / 2 = 3, bốn người có sáu kênh, năm người có

10, và như vậy Hình 10-2 minh họa khái niệm này Bạn có thể thấy là số lượng người giao tiếp tăng trên ba thì số lượng các kênh thông tin liên lạc tăng lên nhanh chóng Quản lý dự án nên cố gắng hạn chế quy mô của các đội hoặc nhóm phụ để tránh làm cho thông tin liên lạc không quá phức tạp Ví dụ, nếu ba người đang làm việc cùng nhau với một nhiệm vụ dự án cụ thể, họ có ba kênh truyền thông Nếu bạn thêm hai người vào đội của họ, bạn sẽ có số các kênh truyền là mười, tăng bảy Nếu bạn thêm ba nhiều người thay vì hai, bạn có 12 kênh truyền thông Bạn có thể dễ nhận thấy thông tin liên lạc trở nên phức tạp hơn khi bạn tăng kích thước nhóm Truyền thông tốt xem xét nhiều yếu tố trước khi quyết định làm thế nào để phân phối thông tin, bao gồm quy mô của nhóm, các loại thông tin, và các phương tiện truyền thông phù hợp Con người có xu hướng lạm dụng e -mail vì nó là một cách rẻ tiền, dễ dàng để gửi thông tin đến rất nhiều người Khi được hỏi lý do tại sao bạn không thường xuyên gửi e -mail cho một nhóm 100 người, ma chỉ gửi cho một nhóm năm người, một CIO tra lời

là một nhóm tăng về quy mô, bạn sẽ có nhiều các thách thức quản lý Giao tiếp